Portable Document Format

P O RTA B L E

DOCUMENT

F O R M AT

NOV 2008

MAQUETACIÓN

1. ¿QUÉ ES EL FORMATO PDF DE ADOBE? 2. OPCIONES DE EXPORTACIÓN 3. CONFIGURACIONES ESTÁNDAR 4. INCRUSTAR PDF EN InDesign 5. REVISIÓN

L ¿Qué es el formato PDF de Adobe?

El PDF es independiente de plataforma pues existen visores gratuitos para Windows, MacOS y Unix. La edición es más compleja porque requiere un programa de edición o que genere los PDF y estos suelen ser de pago y casi exclusivos de las plataformas MacOS y Windows. Las últimas versiones del visor gratuito ajustan el recorrido del texto para pantallas pequeñas (como Palm) e incorporan lectores sintéticos para personas con problemas de visión.

as siglas PDF son de Portable Document Format (formato de documento portátil). Es un estándar para la distribución y visualización electrónica de documentos enteros. Conserva la maquetación, la tipografía, las imágenes de mapas de bits, la transparencia y las ilustraciones vectoriales creadas en distintas aplicaciones. También puede contener archivos adjuntos o incrustados como animaciones en Flash o modelos en 3D. Por todo esto es un formato muy versátil. Para distribución por Internet es ideal por permitir contenidos multimedia, imágenes comprimidas al mínimo, formularios que se pueden rellenar, tablas de contenido y enlaces externos a páginas de Internet. En prensa, sus capacidades de gestión de color y de conservación de la maquetación son ideales porque portan toda la información necesaria para poder hacer las separaciones de tintas. Incluyen a su vez informaciones de trapping, marcas de sangrado, corte, imágenes a alta calidad y tipografías incrustadas. Tal es la penetración de este formato en la industria gráfica que el PDF cuenta con estándares PDF/X específicos para impresión. En el aspecto técnico se deriva del lenguaje de descripción de página PostScript 3, que fue y sigue siendo un estándar en la preimpresión e impresión tanto como lo es el PDF. El mayor añadido de los PDF es su capacidad de contener elementos multimedia, hipervínculos y tablas de contenido. MAQUETACIÓN 08

3

Opciones de exportación

Generales Desde el diálogo de exportación de InDesign se pueden ajustar infinidad de opciones que repercuten en la funcionalidad, tamaño y contenido del PDF creado. Algunas de estas opciones son:

▸▸ Estándar:  Especifica un formato PDF/X. ▸▸ Compatibilidad:  Especifica que versión mínima ▸▸ ▸▸

▸▸

▸▸ Los archivos PDF, junto con las aplicaciones que podían ver y crear este tipo de documentos, comenzaron a desarrollarse a partir de 1991, y su adopción comercial y general era muy reducida. Su software se distribuía como software de licencia comercial. En esa época el visor de documentos PDF estaba disponible de forma gratuita, pero no de forma libre. 4

MAQUETACIÓN 08

▸▸ ▸▸ ▸▸

de visor de PDF será necesaria para ver el archivo. Páginas:  Se puede exportar todo o un intervalo en la forma inicio-fin. Pliegos:  Supone que cada doble página (o las páginas que quepan en una cara de cada pliego de la maquetación) se exporten como una sola página. Incrustar miniaturas de página:  Añade una miniatura de baja resolución para que aparezca en los cuadros de diálogo de InDesign y otras aplicaciones a la hora de importarlos. Optimizar para visualización rápida en la web:  Reestructura la disposición interna de los datos para que se pueda cargar secuencialmente mientras se ven las primeras páginas. El texto y las ilustraciones lineales se comprimen sin tener en cuenta la configuración del panel Compresión. Crear PDF etiquetado:  Etiqueta el PDF basándose en el contenido de la maquetación de InDesign. Ver PDF después de exportar:  Abre el visor de PDF instalado después de crear el archivo. Crear capas:  Guarda en el PDF todas las capas de InDesign incluso las no visibles

▸▸ Marcas y sangrados:  Especifica las marcas ▸▸ ▸▸

▸▸

▸▸ ▸▸ ▸▸ ▸▸ El archivo PDF puede crearse desde varias aplicaciones exportando el archivo, como es el caso de los programas de OpenOffice.org y también podrá hacerlo con el Service Pack 2 (SP2) del paquete ofimático Microsoft Office 2007, con lanzamiento anunciado por Microsoft para algún momento del primer semestre de 2009.

o no imprimibles. Si se usa esta opción en una salida con marcas éstas saldrán en una capa aparte. La ventaja que ofrece es que se pueden generar distintas salidas desde un solo PDF haciendo visibles o invisibles según que capas. Marcadores:  Los marcadores son enlaces a secciones o páginas dentro del PDF. Se generan según las tablas de contenido y los marcadores de la maquetación. Hipervínculos:  Son enlaces a páginas web o archivos externos. Se generan a partir de la paleta de hipervínculos de InDesign. Guías visibles y rejilla base:  Exporta las guías de margen, de regla, de columna y rejillas base, que normalmente no son imprimibles. Objetos no imprimibles:  Exporta los objetos marcados como «No imprimibles» en la paleta Atributos. Elementos interactivos:  Admite elementos multimedia de audio y video. Se puede decidir si se vinculan o incrustan según la configuración individual de cada objeto, todos incrustados o todos vinculados.

También hay otras pestañas:

▸▸ Compresión:  Especifica las opciones de calidad y resolución para imágenes de tono continuo en color (RGB y CMYK), escala de grises y línea.

▸▸

▸▸

de registro, sangrado, corte e indicaciones. También permite imprimir una tira de control. Salida:  Controla la configuración de la gestión de color en archivos PDF/X. Avanzadas:  Controla como se incrustan las fuentes, el OPI (manejo de archivos gráficos enlazados en la maquetación), el acoplado de transparencias y las instrucciones de JDF en el archivo PDF. Seguridad:  Gestiona los permisos dados al visor del archivo y las contraseñas. Estas opciones no estarán disponibles si ha elegido un estándar PDF/X. Resumen:  Muestra un resumen de las características generales del archivo así como posibles problemas o advertencias si se exige que se adhiera a un determinado estándar o configuración.

Seguridad El nivel de cifrado de los archivos protegidos por contraseña depende de la versión con la que se busque compatibilidad. Se debe tener en cuenta que una configuración de cifrado válida para Acrobat 4 (PDF 1.3) no se podrá abrir con versiones anteriores.

▸▸ Solicitar contraseña para abrir el documento:  ▸▸ ▸▸

▸▸

Exige una contraseña al abrir. Utilizar contraseña para limitar la impresión, edición y otras tareas:  No se impide la apertura pero sí se impide o limitan otras características. Impresión permitida:  Se puede configurar el documento para que no se pueda imprimir, se pueda pero restringido a 150 ppp o sin restricciones. Cambios permitidos:  Configura los cambios permitidos en los programas de edición. MAQUETACIÓN 08

5

▸▸

▸▸

Hay varios niveles: 1) se permite la inserción, rotación y eliminación de páginas, 2) se permite rellenar los formularios y añadir firmas digitales 3) permite todo excepto extraer páginas. Permitir copia de texto, imágenes y otro contenido:  Permite la extracción de contenidos del archivo. Los usuarios con problemas de visión podrán leer el texto con un sintetizador. Permitir metadatos de texto sin formato:  Permite a los usuarios copiar y extraer contenido del PDF.

Color Las opciones disponibles dependen del estándar de PDF elegido.

▸▸

▸▸ Conversión de color:  Estas opciones administran

▸▸

6

MAQUETACIÓN 08

las conversiones de colores definidos en espacios CMYK y RGB. Se puede evitar la conversión y dar por buenos los valores del documento, que es la opción típica de los PDF/X-3, o bien convertir los colores a un perfil de destino, que es la opción típica de los PDF/X-1a. Si se elige convertir, la conversión puede ser de todos los colores o sólo de aquellos elementos con etiquetas (perfiles) distintos al de destino. Si selecciona la opción «Convertir a destino (conservar valores)» se convertirán todos los objetos con colores especificados en un perfil distinto del de destino mientras que los objetos sin etiqueta, los nativos (texto y vectores) y el arte lineal conservarán los valores. La conversión se hace entre el perfil seleccionado como espacio de trabajo y el de destino. Inclusión de perfiles:  Determina si se deben incluir

los perfiles de origen en el propio archivo PDF. Si la aplicación o dispositivo de salida hace la conversión entre los espacios de los objetos y la salida deben incluirse los perfiles. Este el caso de los PDF/X-3, con los que la conversión no se hace al crear el PDF sino que se ejecuta al llegar al dispositivo de salida y se hace la conversión entre los perfiles incrustados y el perfil de salida que se elija entonces. Si por el contrario la aplicación o dispositivo de salida no hace la conversión, sino que ésta se hace durante la creación del PDF, no se requiere la inclusión de ningún perfil puesto que los valores que le llegan están ya convertidos. Este el caso de los PDF/X-1a. En ambos casos, lo que si se requiere es que se especifique el perfil de calidad de salida. En un PDF/X-1a, puesto que la conversión se hace al crear el archivo y los perfiles no se incrustan, se debe indicar en que condiciones de salida se debe imprimir para asegurar que

los valores CMYK del archivo serán aptos en la salida y los valores colorimétricos se conserven. En un PDF/X-3, puesto que no se hace gestión ni conversión de los valores, la indicación de calidad de salida sirve para indicar al destinatario cual es la preferencia del autor para la impresión, pero no es algo que impida al impresor cambiar de salida a última hora pues los valores no se han convertido y siempre se puede hacer la conversión a la salida que sea en el momento de imprimir. Por esta razón los X-3 son típicos para envíos a varias máquinas de condiciones muy distintas o cuando no se sabe a priori cual será la maquina de salida. Simular sobreimpresión:  Simula el aspecto de la sobreimpresión al verlo en el visor de PDF cuando dos objetos están sobreimpresos el uno sobre el otro. Si no está activada se deberá activar la simulación de sobreimpresión en el visor de PDF o de lo contrario se verán como objetos opacos. Esta opción no tiene influencia sobre la separación de las tintas.

Resolución La configuración de las opciones de esta pestaña dependerá mucho del uso que vaya a tener el PDF. La difusión web exige que el tamaño de archivo sea mínimo aunque se pierda bastante calidad. En impresión las exigencias son justamente las opuestas. Las configuraciones se dividen en tres secciones: imágenes a color, imágenes de escala de grises e imágenes monocromáticas. Cada sección está idénticamente dividida en tres subgrupos de opciones:

▸▸ Disminución de resolución:  Esta opción actúa

▸▸

▸▸

a partir de una resolución superior a la indicada en el cuadro inferior «Para imágenes de más de» reduciéndolas a lo que se le indique. Las imágenes que no entren en ese filtro se quedan como están. Existen tres tipos de disminuciones: medio, submuestreo y bicúbico. El que mejor resultado da en imágenes de tono continuo es el último. Compresión:  Se ofrecen varios niveles de compresión. Las opciones que no tienen pérdida de calidad son «ninguna», «ZIP» o «JPEG 2000» si se usa la opción «Sin pérdida» de calidad. Las opciones con pérdida de calidad son «JPEG» y «JPEG 2000». Las opciones «CCIT» y «RLE» no tienen pérdida y están sólo disponibles para imágenes de 1 bit. JPEG 2000 sólo está disponible para PDF 1.5 (Acrobat 6). Calidad de imagen:  Aquí se ajusta el grado de compresión para los algoritmos JPEG y JPEG 2000.

Aparte tenemos dos opciones adicionales:

▸▸ Comprimir texto y arte lineal:  Comprime sin ▸▸ Típicamente, una compresión ZIP alcanza un 40% de tamaño respecto a una maquetación sin compresión. La compresión JPEG 2000 sin pérdida reduce hasta un 22% pero exige que el receptor tenga al menos la versión 1.6 de Acrobat Reader.

pérdida el texto y las imágenes de arte lineal. Recortar datos de imagen a marcos:  Descarta los datos de imagen que quedan fuera de página, marco o trazado de recorte.

Avanzado ▸▸ Subconjunto si el porcentaje de caracteres usado es inferior a:  Define si las fuentes tipográficas se deben incrustar parcialmente

▸▸ ▸▸

(subconjunto) o en su totalidad. Incrustarlas enteras aumenta el tamaño de archivo pero permite la edición posterior. 100% significa que a no ser que se usen todos los caracteres se hará un subconjunto; para forzar la incrustación total se debe escribir 0%. OPI:  Permite omitir selectivamente los gráficos enlazados para asignarlos luego desde un servidor de OPI (un RIP por ejemplo). Acoplador de transparencia:  Ajusta la resolución para el acoplamiento (rasterizado) de las transparencias (objetos transparente, sombras, bordes difusos, y demás efectos). MAQUETACIÓN 08

7

Configuraciones estándar

Tanto Acrobat Professional como InDesign incluyen unas configuraciones estándar con valores predeterminados desde fábrica. Entre todas cubren todo el rango de necesidades de una amplia gama de usuarios: de la impresión de alta calidad al uso para web de baja resolución.

Impresión de alta calidad Indicada para salida en impresoras de escritorio o de alta calidad para pruebas. Este valor fuerza la compatibilidad con PDF 1.4, reduce la resolución de las imágenes a color y escala de grises a 300 ppp y monocromas a 1200 ppp, incrusta subconjuntos en todas las fuentes, añade una etiqueta de salida, no cambia el color y no acopla las transparencias.

PDF/X-1a (2001 y 2003) Fuerza la compatibilidad con PDF 1.3 y X-1a. Si no puede cancela la operación o continúa pero el resultado no será un PDF/X. Reduce la resolución de 8

MAQUETACIÓN 08

las imágenes a color y escala de grises a 300 ppp y monocromas a 1200 ppp, incrusta subconjuntos en todas las fuentes, añade una etiqueta de salida, acopla las transparencias y convierte los colores a CMYK más tintas planas.

El software Adobe Reader es el estándar mundial para compartir documentos electrónicos. Es el único programa de visualización de archivos PDF que puede abrir todos los documentos PDF e interactuar con ellos. Utilice Adobe Reader para visualizar, buscar, firmar electrónicamente, verificar, imprimir archivos PDF de Adobe y colaborar en ellos.

PDF/X-3 (2002 y 2003) Fuerza la compatibilidad con PDF 1.3 y X-3. Hace lo mismo que la configuración para el X-1a pero con la diferencia que los colores no se convierten al espacio de salida si no que se dejan como están con un perfil asociado para hacer la conversión al espacio después (es decir, se hace gestión de color).

Calidad de impresión Indicada para salida en impresoras digitales de alta calidad, fotocomponedoras o CTP. No fuerza compatibilidad con PDF/X. Reduce la resolución

de las imágenes a color y escala de grises a 300 ppp y monocromas a 1200 ppp, incrusta subconjuntos en todas las fuentes, no acopla las transparencias y convierte los colores a CMYK.

Tamaño de archivo más pequeño Fuerza compatibilidad con PDF 1.5. Reduce la resolución de las imágenes a color a 100 ppp, las de escala de grises a 150 ppp y monocromas a 300 ppp, usa compresión JPEG baja, no incrusta fuentes, no acopla las transparencias y convierte los colores a sRGB.

PDF de contenido enriquecido Permite incluir etiquetas, hipervínculos, elementos interactivos y capas. Requiere que sea compatible con PDF 1.5 e incrusta subconjuntos de todas las fuentes.

MAQUETACIÓN 08

9

Incrustar PDF en InDesign

Desde InDesign puede importar archivos PDF con el comando «Colocar» como cualquier otro elemento gráfico. Para acceder a las opciones se debe activar la casilla «Mostrar opciones de importación» en el cuadro de diálogo del gestor de archivos. Se pueden elegir el intervalo de páginas así como el área visible. Si el archivo tiene contraseña se le pedirá al colocarlo; si tiene impresión restringida se le permitirá colocarlo. Un PDF colocado tiene varias áreas gráficas con las que recortar el gráfico importado:

Con el tiempo, los documentos PDF fueron adquiriendo popularidad de varias formas diferentes, como publicidad. Este tipo de documentos empezó a popularizarse considerablemente, hasta convertirse en un estándar. 10

MAQUETACIÓN 08

▸▸ Recortar: Muestra sólo el área que ▸▸ ▸▸ ▸▸

aparece en cualquier visor de PDF. Cortar:  Muestra el área marcada por las marcas de corte. Sangrado:  Muestra el área marcada por las marcas de sangrado. Medio:  Muestra el área marcada por el formato del papel.

Siempre que se tenga un monitor calibrado y perfilado de cierta calidad será posible hacer una previsualización bastante fiel del resultado.

Revisión

Este tipo de documento es visto como una página digital que está lista para imprimirse exactamente como se muestra en la pantalla, sin problemas de márgenes a la hora de imprimir, tal como sucede en otros documentos digitales.

Antes de enviar el trabajo a la filmadora el impresor debe comprobar que todo esté en orden. Programas como Acrobat Professional o PitStop ayudan a llevar a cabo este proceso. Incluye comprobar tipografías, perfiles de color y resolución de imágenes, grosor de las líneas… Otros procesos previos a la impresión incluyen ajuste de trapping, separación de tintas, imposición… En la actualidad los flujos de trabajo basados en JDF (Job Description Format, formato de descripción de trabajo) permiten llevar un seguimiento de las revisiones hechas y por hacer. MAQUETACIÓN 08

11

2008 © Pablo Trabajos Tamayo