Pola Ketenagaan Custemer Service.docx

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL A. Pola Ketenagaan dan Kualitas Custemer Service No

1. 2.

Nama Jabatan

Koordinator Billing Pelaksana

Kualifikasi Pendidikan Sertifikat/Pelatihan

Kebutuhan

SMA

BHD, APAR

1 Orang

Jumlah Staf di RSU Amira 1 Orang

SMA

BHD, APAR

10 Orang

10 Orang

B. Dasar Perhitungan Ketenagaan Custemer Service Penyusunan perencanaan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ( Work Load Indicator Need) mengacu pada KEPMENKES RI NO. 81/MENKES/SK/2004 1. Penentuan Waktu Kerja KODE FAKTOR JUMLAH KET A Hari Kerja (6 X 52 Minggu) 312 Hari/tahun B Cuti Tahunan 12 Hari/tahun C Pendidikan / Pelatihan 0 Hari/tahun D Hari Libur Nasional 21 Hari/tahun E Ketidakhadiran rata-rata 5 Hari/tahun F Waktu Kerja 7 Jam/Hari G Waktu Kerja Tersedia (312- ( 12+0+21+5) X 7 Jam/Tahun (A-(B+C+D+E)) X F = 1918 x (60 menit)

TOTAL

1918 115.080

Jam /tahun Menit/tahun

C. Dasar Perhitungan ketenagaan Bagian Custemer Service 1. Tujuannya adalah : Diperolehnya data atau jenis unit kerja dan SDM yang bertanggung jawab dalam melaksanakan kegitan atau tugas sesuai dengan kompetensi, standar profesi dan standar layanan. 2. Menyusun Standar Beban Kerja a. Beban kerja masing-masing SDM Meliputi :  Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap2 kegiatan pokok adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok oleh masing-masing kategori SDM.



Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM adalah Volume atau kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM Rumus Standar Beban Kerja Waktu Kerja Tersedia Rata rata waktu kegiatan pokok

Bagian

Uraian Tugas

1 Customer Service

2 Memberikan informasi (fasilitas, jadwal praktek dokter, dan acara-acara yang berlangsung, dll) kepada pelanggan baik yang datang langsung, melalui telepon, maupun sarana komunikasi lain, agar pelanggan mengetahui dan tetap menggunakan fasilitas pelayanan rumah sakit. Sebagai mediasi pelanggan dalam menyampaikan dan menangani keluhan demi memberikan kepuasan terhadap pelanggan terhadap pelayanan. Menerima seluruh keluhan/ masukan dari pelanggan dan melaporkan kepada supervisor customer service. Berkoordinasi dengan unit terkait untuk keluhan/ masukan yang diperoleh untuk mendapatkan pemecahan masalah yang cepat dan tepat. Turut serta dalam kegiatan promosi dalam bentuk publikasi masa guna meningkatkan jumlah pelanggan. Melakukan kunjungan pasien rawat inap pada satu

Rata-rata Waktu (menit) 3 3

Waktu (menit/m inggu) 4

Waktu Kerja /Tahun 5 36

Waktu Kerja Tersedia 6 115.081

Standar Beban Kerja (6:5) 7 3196.66

4

48

115.081

2397.5

3

36

115.081

3196.66

5

60

115.081

1918

5

60

115.081

1918

5

60

115.081

1918

hari kerja setelah pasien masuk rawat. Melakukan kunjungan pada pasien rawat inap yang berulang tahun. Menghubungi pasien post rawat inap sesuai klasifikasi pasien follow up call. Memastikan poster, spanduk atau alat promosi lain di RSU Amira Purwakarta terpasang sesuai dengan hari.

3

36

115.081

3196.66

5

60

115.081

1918

5

60

115.081

1918

3. MENYUSUN STANDAR KELONGGARAN Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaikan suatu kegiatn yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tingkat rendahnya kualits atau jumlah kegiatan pokok/pelyanan .

Standar beban kerja

=

Rata-rata waktu per factor kelonggaran Waktu kerja tersedia

4. Perhitungan Standar Kelonggaran No 1 2

Faktor Kelonggaran Rapat Isoma

Rata-rata Waktu (jam/tahun) 52 52

Waktu Kerja Tersedia 115.080 115.080

Standar Kelonggaran 0,0004 0.0004 0.0008

5. Perhitungan Kebutuhan Custemer Service Bagian 1 Customer Service

Uraian Tugas 2 Memberikan informasi (fasilitas, jadwal praktek dokter, dan acara-acara yang berlangsung, dll) kepada pelanggan baik yang datang langsung, melalui telepon, maupun sarana komunikasi lain, agar pelanggan mengetahui dan tetap menggunakan fasilitas pelayanan rumah sakit. Sebagai mediasi pelanggan dalam menyampaikan dan menangani keluhan demi memberikan kepuasan terhadap pelanggan terhadap pelayanan. Menerima seluruh keluhan/ masukan dari pelanggan dan melaporkan kepada supervisor customer service. Berkoordinasi dengan unit terkait untuk keluhan/ masukan yang diperoleh untuk mendapatkan pemecahan masalah yang cepat dan tepat. Turut serta dalam kegiatan promosi dalam bentuk publikasi masa guna meningkatkan jumlah pelanggan. Melakukan kunjungan pasien rawat inap pada satu hari kerja setelah pasien masuk rawat. Melakukan kunjungan pada pasien rawat inap yang berulang tahun. Menghubungi pasien post rawat inap sesuai klasifikasi pasien follow up call. Memastikan poster, spanduk atau alat promosi lain di RSU

Kualitas 3 A 3

4 B

5 C

4

6 D 1095

1460

3

156

5

260

5

1825

5

1825

3

1095

5

1825

5

1825

Amira Purwakarta terpasang sesuai dengan hari. Keterangan : A : Kuantitas Kegiatan Pokok harian B : Kuantitas Kegiatan pokoko Mingguan C : Kuantitas Kegiatan Pokok Bulanan D : Kuantitas Kegiatan Pokok Satu tahun 6. Kebutuhan Tenaga SDM Kebutuhan SDM = Kuantitas Kegiatan Pokok + Standar Kelonggran Standar Beban Kerja Bagian 1 Customer Service

Uraian Tugas 2

KG 3

SBK 4

Memberikan informasi (fasilitas, jadwal praktek dokter, dan acara-acara yang berlangsung, dll) kepada pelanggan baik yang datang langsung, melalui telepon, maupun sarana komunikasi lain, agar pelanggan mengetahui dan tetap menggunakan fasilitas pelayanan rumah sakit. Sebagai mediasi pelanggan dalam menyampaikan dan menangani keluhan demi memberikan kepuasan terhadap pelanggan terhadap pelayanan. Menerima seluruh keluhan/ masukan dari pelanggan dan melaporkan kepada supervisor customer service. Berkoordinasi dengan unit terkait untuk keluhan/ masukan yang diperoleh untuk mendapatkan pemecahan masalah yang cepat dan tepat. Turut serta dalam kegiatan promosi dalam bentuk publikasi masa guna

1095

3196.66

KT 5 (3:4) 0.345

1460

2397.5

0.608

156

3196.66

0.048

260

1918

0.135

1825

1918

0.951

meningkatkan jumlah pelanggan. Melakukan kunjungan pasien rawat inap pada satu hari kerja setelah pasien masuk rawat. Melakukan kunjungan pada pasien rawat inap yang berulang tahun. Menghubungi pasien post rawat inap sesuai klasifikasi pasien follow up call. Memastikan poster, spanduk atau alat promosi lain di RSU Amira Purwakarta terpasang sesuai dengan hari. Jumlah SK Kebutuhan Karyawan

1825

1918

0.951

1095

3196.66

0.345

1825

1918

0.951

1825

1918

0.951

Keterangan : KG : Kuantitas Kegiatan Selama Satu Tahun SK : Standar Kelonggaran SBK : Standa Beban Kerja KT : Waktu yang diperlukan karyawan ( KG/SBK)

5.285 0,0008 5 Karyawan