Planificacion Y Preparacion De Decisiones

PLANIFICACION Y PREPARACION DE DECISIONES. PLANIFICACION: Planificación equivale, en su concepto, a configuración del futuro. Planificar es seguir un proceso encaminado a fijar y desarrollar objetivos y/o medidas que conduzcan a alcanzar la totalidad , o bien, uno determinado de estos objetivos. OBJETIVO FINAL Y OBJETIVO FORMAL DE LA PLANIFICACION -

El objetivo final, que interpreta el estado material que debe alcanzarse, y El objetivo formal, que recoge la relación pretendida entre los medios aplicados y el resultado.

OBJETIVO TOTAL Y OBJETIVOS PARCIALES. Generalmente, en el ámbito empresarial, se entiende por objetivo total el de la empresa y objetivo parcial el de un campo de actividad o el de un departamento, siempre que pueda subdividirse en objetivos parciales. Los objetivos parciales pueden considerarse, por un lado, como estaciones de un proceso que se integran en el objetivo total y, por otro, como elementos independientes entre si cuya agregación constituye dicho objetivo. Por motivos lógicos y racionales, la fijación y el desarrollo de ambos tipos de objetivos parciales exigen el mismo proceso , es decir, un planificación sucesiva o escalonada. Es evidente la necesidad de seguir tal procedimiento en el caso de los objetivos que constituyen estaciones de un proceso; pero también deben fijarse y desarrollarse de manera racional los objetivos parciales susceptibles de perseguirse independientemente, de manera optima, con el objetivo parcial dominante con respecto al cual han de configurarse los primeros, en orden sucesivo de importancia. DETALLE, PRECISION Y PLAZO EN LA FIJACION DE OBJETIVOS -

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Planificación global y detallada: La planificación global (también llamada planificación general), únicamente recoge a grandes rangos el objetivo total; por el contrario; la planificación detallada incluye todas las particularidades (objetivos parciales). Planificación aproximativa y rigurosa: Se refieren a la precisión con que se fija el objetivo: la primera se basa en cifras aproximadas; la segunda en cifras exactas. Planificación a corto y a largo plazo: Estos conceptos se refieren a la extensión temporal de la planificación. En general, se distingue entre planificación a corto plazo (1/2 año), planificación a medio plazo (1/2 a 3 años) y planificación a largo plazo (mas de 3 años). Esta división puede variar según el objetivo y el campo de actividad a que se refiere la planificación.

La dependencia entre las características de detalle, precisión y plazo es manifiesta: la planificación global tiende a la planificación aproximativa, ya que, económicamente, es absurdo considerar una planificación global como si fuera rigurosa. Por el contrario, la planificación detallada exige una planificación rigurosa, puesto que, en este caso, es necesario conocer cifras exactas. La planificación a largo plazo tiene que considerarse exclusivamente como planificación aproximativa, ya que no es posible recoger exactamente los factores determinantes para períodos largos de tiempo. Por lo tanto, la planificación a corto plazo tiende a ser planificación a corto plazo tiende a ser planificación rigurosa.

FRECUENCIA DE LA PLANIFICACION Bajo el aspecto de la frecuencia de la fijación de objetivos, hay que distinguir entre planificación continua (efectuada periódicamente) y planificación discontinua (efectuada una vez, o esporádicamente). CONCEPTO DE LA PLANIFICACION EN LA ECONOMIA DE LA EMPRESA. El concepto de planificación, dentro de la economía de la empresa, se interpreta de distinto modo según su contenido y extensión. La literatura especializada establece diferentes aspectos o características esenciales que determinan la definición. A continuación se resumen los aspectos mas importantes: -

La planificación es un proceso ordenado (concebido) hacia el futuro, mediante el cual se anticipa al porvenir de la actividad de una empresa. - La planificación consiste en la elaboración de los distintos cursos, entre los cuales pueden desarrollarse la acción. - En tanto que los objetivos pueden recogerse cuantitativamente, la planificación representa una programación y, simultáneamente, un cálculo de las ventajas. - La planificación es instrumento de mando de la dirección de la empresa. Al mismo tiempo, es un medio para alcanzar, de modo racional, el objetivo y configurar racionalmente la actividad empresarial. Solamente en su totalidad, estas definiciones pueden interpretar el concepto---el abstracto complejo de contenido y función de la planificación--- en la economía de la empresa. LA JERARQUIA DE LA EMPRESA Y LA PLANIFICACION Dependiendo de la magnitud y la forma de organización de la empresa, varía la distribución de las competencias que los distintos planos de dirección tienen en la planificación. No obstante, pueden distinguirse tres niveles que corresponden a las divisiones usuales de la dirección de empresas: -

La planificación en la dirección de la empresa.

La tarea de la dirección de la empresa estriba principalmente en la formulación y desarrollo de los objetivos de fin y de formas válidos para el sistema total. La planificación de la dirección de la empresa representa, por tanto, una planificación de marco que abarca el sistema total. Esta forma de planificación se denomina también planificación estratégica. -

La planificación en el nivel medio de la dirección.

Las tareas de la planificación que incumben al plano medio de la dirección, estriban esencialmente en transformar los objetivos válidos para el sistema total en planes que contengan instrucciones de ejecución para los niveles de realización, en los correspondientes campos de actividad (planificación táctica). La planificación en el nivel medio de dirección incluye la configuración de sucesivos subsistemas (planificación estructural) y el indagar y definir los correspondientes objetivos parciales. La planificación parece encontrar su <situación óptima> en este nivel de la dirección. -

La planificación en el nivel inferior de la dirección:

Cuando se trata de una organización de planificación descentralizada, la tarea en el nivel inferior de la dirección consiste en indagar y definir los objetivos particulares que no han hallan sido dados por el nivel de la dirección, para la ejecución, o bien en formular y desarrollar sucesivamente la función de mando en los objetivos parciales que conciernen al curso del proceso correspondiente. En general, la tarea de planificación de este nivel de la dirección consiste en disposiciones. Resulta imposible hacer un reparto exacto, con validez general, de las competencias que los distintos niveles de la dirección tienen en la planificación. EL PROCESO DE LA PLANIFICACION La planificación comienza con la crítica del estado actual al comprobar la existencia de un problema, es decir, de una desviación entre el estado nominal y el actual. El estado nominal puede estar basado en una norma ---un determinado nivel de cantidad o de calidad, o bien en una relación dada entre los resultados a este nivel y el gasto financiero o de tiempo---, así como también en un concepto de mejora todavía indeterminado. Por lo tanto, la planificación tiene por motivo la pretensión de hacer realidad un estado ya alcanzado anteriormente o claramente alcanzable, o bien alcanzar un estado deseable, cuya realización y realizabilidad son todavía desconocidas. El proceso racional de la planificación se completa a través de los siguientes pasos: Paso 1. Fijación Del Objetivo de la Planificación. El proceso de planificación comienza, necesariamente, con la fijación de su objetivo, es decir, del fin de la planificación. Este objetivo no debe confundirse, lógicamente, con el objetivo que se desarrolla en el proceso de planificación y que luego se formula en el plan. El objetivo de la planificación puede consistir en alcanzar (dentro del campo cuantitativo, con resultados expresados en magnitudes matemáticas) un estado determinado que puede estar previsto en una norma, o bien, haberse fijado racionalmente a partir del análisis. Por tanto, en este caso el objeto de la planificación es fijar y desarrollar medidas, o bien objetivos parciales por medio de los cuales pueda satisfacerse la norma o el objetivo de nivel pretendidos. Si la desviación entre el estado nominal y el actual está constituida por la diferencia que existe entre este último y otro estado mejor. Indeterminado, en este caso el objetivo de la planificación es averiguar el estado mejorado que puede alcanzarse y formular esto como objeto. La búsqueda y fijación de las correspondientes medidas u objetivos parciales exige un segundo proceso de planificación. Paso 2. Diagnóstico. Se entiende por diagnosticar la acción de caracterizar un problema reconocido por determinado síntomas, considerando el factor crítico (el factor variable independiente, al cual se reduce la desviación estado nominal-estado actual) y las interdependencias y dependencias funcionales entre todos los factores implicados. (El factor crítico puede presentarse, también, como el producto de dos o mas factores que sean variables independientes). El diagnóstico comienza con la descripción exacta de los síntomas. A continuación se identifica y delimita el sistema a través de la combinación de factores, por cuyo efecto se presentan los síntomas. Luego, con ayuda de las técnicas de análisis, se hacen transparentes las dependencias entre los factores implicados y se averigua el factor

crítico. Estas informaciones sirven de base para el desarrollo de las soluciones posibles, en una fase siguiente. Paso 3. Desarrollo de las Soluciones Posibles. El centro del desarrollo de las soluciones posibles lo ocupa el factor crítico. En esta fase, se le varia conceptualmente y se examina a fondo, o se calcula, la influencia de la variaciones sobre los restante factores y sobre el resultado. Una vez conocidas las relaciones, la formas o valores del factor crítico que posibilita alcanzar el estado nominal u otro óptimo, sin causar efectos secundarios negativos, deben formularse y considerarse con posibles soluciones. Puesto que los factores pueden expresarse en magnitudes matemáticas y las dependencias en fórmulas, en esta fase se utilizan actualmente cada vez mas las técnicas matemáticas de obtención de soluciones. Paso 4. Decisión. Basándose en la informaciones preparadas, se comparan las alternativas y se elige como solución la que resulte más apropiada para la fijación del objetivo. En primer lugar se comprueban las alternativas averiguadas, teniendo en cuenta los criterios previstos, a efectos de descubrir posibles errores en la planificación. En general, la decisión necesita todavía de otros criterios que no se consideraron en la fase procedente, por ejemplo, la posibilidad práctica de ejecución, las soluciones optimas averiguadas matemáticamente, etcétera. También deben tenerse en cuenta los problemas potenciales que podrían plantearse a través de una solución. Paso 5. Establecimiento Del Plan. En esta fase se fija como objetivo de la planificación la alternativa de solución anteriormente elegida. De acuerdo con el objetivo, el plan puede consistir en la indicación de resultados (presupuesto, plan de producción, etc.), en la fijación de plazos (plan de marchas, plan de tiempos), en la ordenación de espacios (plan de estructuras, plan de construcciones) y otros que se prevean como objeto (estado nominal) para los niveles de realización. Debe tenerse en cuenta que la exactitud de los datos del estado nominal es básica para efectuar la comprobación eficiente de cada realización. ANALISIS DE LA SITUACIÓN DE SALUD El análisis de la situación de salud, conlleva necesariamente a realizar el análisis de la demanda y de la oferta de servicios de salud, así como identificar, analizar y priorizar los problemas que se derivan de dicho estudio, a nivel de los establecimientos de salud. En ese contexto, debemos desarrollar los conceptos que se emplean con el objeto de unificar criterios. ANALISIS DE DEMANDA Necesidad: Es la carencia de las cosas que son indispensables para la conservación de la vida. Demanda: Es la necesidad expresada en requerimiento de servicios de salud, condicionada por el tiempo.

Tipos de Demanda: -

Demanda Observada. Es aquella que corresponde al uso real o efectivo de los servicios de salud, y que es registrada en las estadísticas de los establecimientos de salud.

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Demanda Potencial. Es la que corresponde a las personas que en la situación actual necesitan de una atención en sus servicios de salud y que no acuden, pero que deberían o podrían hacerlo. No han acudido al servicio de salud por diversas razones (económicas, distancias, costumbres, etc. ).

Métodos para la estimación de las necesidades y demanda de servicios de salud. Dichos métodos utilizan información de fuentes primarias (encuestas, grupos de trabajo) y de fuentes secundarias (registros históricos, informes, etc.). La estimación de necesidades de servicios de salud, se realiza básicamente mediante encuestas, dirigidas a la población, con el fin de revelar información sobre si han sufrido en un período reciente de alguna enfermedad, o algún accidente, si se atendió o no, por quien fue atendido, motivo por los que no se atendió, etc. La principal limitante de está técnica es que se requiere de un importante esfuerzo técnico y económico, para determinar la muestra representativa y su tamaño, para asegurar un nivel de confianza y un mínimo margen de error. La estimación de la demanda observada, en cambio, se realiza tomando como base los registros históricos de servicios de salud brindados por los establecimientos de salud. Se procesa la información y se presentan en cuadros de salida que son previamente diseñados de acuerdo al tipo de información que se desea analizar. ¿Qué debemos hacer para atender la demanda potencial? En primer lugar debemos ampliar la cobertura de los establecimientos de salud, lo cual significa que debemos tratar de atender la demanda potencial, hasta donde los recursos y capacidades lo permitan, lo cual obliga a desarrollar el rol del gerente moderno y a utilizar los conceptos y herramientas de marketing. ANALISIS DE LA OFERTA En la realidad se observa que los establecimientos de salud, en su mayoría, no ofrecen una oferta adecuada, ya que adolecen de una serie de limitaciones, carencias, deficiencias y problemas, tales como recursos humanos, infraestructura y equipo, insumo y materiales, capacidad de producción, y recursos financieros, que afectan la calidad de la atención. Al respecto, se conceptualiza oferta como la capacidad que tiene un establecimiento de salud para producir servicios de salud. Los componentes de la oferta, que en conjunto permiten ofrecer los servicios de calidad al usuario, son los recursos humanos, infraestructura y equipos, recursos materiales, recursos financieros, tecnología y calidad de la atención. Si uno de los componentes falla, el establecimiento no será capaz de ofrecer servicios de calidad y oportunidad que esperan los usuarios.

BALANCE ENTRE DEMANDA Y OFERTA DE SERVICIOS DE SALUD. El objetivo de todo gerente y de su equipo de gestión debe ser el logro de un balance entre la demanda potencial que estima atender y la oferta de servicios que es capaz de atender el establecimiento de salud. Si la oferta no es suficiente para tender la demanda, a fin de aliviar o superar esa situación se sugiere seguir las siguientes pautas: -

Mejorar la productividad. Aumentar la capacidad de producción, con equipos de mayor capacidad, personal mas diestro o mejor capacitado. Mejorar la calidad y reducir errores.

PRIORIZACION Y ANALISIS DE PROBLEMAS: Luego de haber determinado la demanda del usuario y la oferta del establecimiento de salud, se tiene que priorizar y analizar los problemas, con el objeto de atender con eficiencia y eficacia las necesidades de salud de los usuarios. Existen diferentes técnicas y herramientas para priorizar los problemas, entre los cuales podemos citar a la tormenta de ideas, la matriz de priorización de problemas, el diagrama de Paretto, diagrama del ¿Por qué? Porque, diagrama de causa y efecto, etc. La importancia de la priorización de los problemas, reside en que nos permitirá formular y/o determinar los objetivos generales y específicos, las estrategias y actividades que formaran parte esencial y fundamental del Plan Operativo Institucional, con miras a mejorar la calidad de los servicios de salud y atender oportuna y adecuadamente las necesidades de salud de la población. METODOLOGIA DE SOLUCION DE PROBLEMAS Para que el grupo obtenga éxito en su proyecto es importante. -

Seguir el método paso a paso. No preocuparse con el paso siguiente. Agotar totalmente cada paso. Llevar registro del actividades.

PASO 1. DEFINICION DEL PROBLEMA 1. ESCOGER EL TEMA En caso que el grupo no tenga definido un tema utilizar la tormenta de ideas y después señalar por consenso cual es preferido por el grupo. 2. IDENTIFICAR EL PROBLEMA Los problemas normalmente se definen con la palabras: Dificultad de, exceso de, desajustes en, Descontrol de, Deficiencia, etc.

Considerar como problema todos los defectos, faltas, errores, pérdidas, reproceso, etc. Atención: No confundir la identificación del problema con su solución. 3. APROBAR EL PROYECTO Con un tema definido y el problema identificado, solicitar, por escrito la aprobación del jefe para el desarrollo del proyecto. PASO 2. COLECTA DE DATOS 1. PLANEAMIENTO DE LA COLECTA En reunían del grupo, decir y planear cuales son los datos que serán levantados. Deben ser levantados el máximo posible de datos, aunque algunos no sean utilizados, les ayudaran a comprender mejor el problema: Ejemplos de datos que pueden ser colectados: Cantidades, costos, calidad, rutina usada (Diagrama Secuencial Ishikawa). Para ello, el grupo puede utilizar: Ficha de colecta de datos Gráficos, Diseño etc. 2. LEVANTAMIENTO DE LOS DATOS Después de definir cuales datos serán colectados debe distribuirse la tarea de obtención de datos entre los miembros de grupo, para mayor rapidez el levantamiento de la información.

PASO 3. ANALISIS DE LOS DATOS Después del levantamiento de todos los datos, el grupo deberá analizar, debatir y organizar los datos. También deberá analizar sobre como el problema esta afectando el área y cuales son las consecuencias negativas que ello genera para el estableciendo de salud y para las personas. PASO 4. ELABORACION DE POSIBLES SOLUCIONES Una vez que el grupo descubre la causa o causas reales del problema, debe buscarse la solución. -

Levantar todas las soluciones posibles. Describir las soluciones presentadas

PASO 5. EVALUACION DE LAS POSIBLES SOLUCIONES Cada propuesta presentada en el quinto paso deberá ser analizada, probada y verificada. Para ello, el grupo puede utilizar exámenes, pruebas, análisis de laboratorio, opiniones técnicas, muestras, modelos reducidos, maquetas, proyectos-piloto, etc. PASO 6. DECISION

A partir de los resultados de las soluciones aprobadas en la fase anterior, el grupo deberá escoger la mas viable de la siguiente forma: - Es viable técnicamente. - Es viable económicamente - Es viable con la normas de la empresa? Comparar la situación “Antes” y “Después” PASO 7. IMPLANTACION Después de decidir sobre la mejor solución para el problema el grupo debe pasar a su implantación. En primer lugar, obtener aprobación del jefe. En seguida, implantar y hacer seguimiento a los resultados. Importante: Definir los procedimientos o especificar las acciones necesarias para que el problema no vuelva a ocurrir. Mas importante aun: Hacer seguimiento al cumplimiento de la solución y no olvidar su actualización. Hacer un informe o registro. No olvidar de mencionar: - Ganancias Sociales - Para el hombre. - Ganancias Materiales - Para el establecimiento de salud.