Plan Automatizacion Procesos Femp

Plan director para la automatización de procedimientos ELABORADO MIGUEL ANGEL OLIVARES PEREZ COORDINADOR DE LA SECCION 3 (director de informatica y comunicaciones del Ayuntamiento de Pinto)

REVISADO MIEMBROS SECCIÓN 3: SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DE LAS COMUNICACIONES APLICADOS A LA MEJORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS LOCALES.

APROBADO SECRETARIO DE LA COMISION DE MODERNIZACION Y CALIDAD DE LA FEDERACION ESPAÑOLA DE MUNICIPIOS Y PROVINCIAS

D. Miguel A. Olivares Pérez

Dña. Carmen Mayoral Peña D. Jorge de la Rosa (Ayuntamiento de Alcobendas). D. Iñigo Marcos Sagarzazu (Ayuntamiento de Irun). D. Manuel Serrano Canon (Ayuntamiento de Málaga) D. Miguel Angel Olivares Pérez (Ayuntamiento de Pinto). Dña. Virginia Moreno Bonilla (Ayuntamiento de Leganes) D. Celso Perdomo (Cabildo Insular de Gran Canaria) Dña. Mª. Merce Rovira i Regás (Ayuntamiento de Girona)

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Índice 1.-Introducción .......................................... 2.-Situación Actual .................................... 3.-Coyuntura General ................................ 4.-Oportunidades y riesgos ........................ 5.-Objetivo Concreto .................................. 6.-Estrategias ............................................ 7.-Contenido del Proyecto .........................

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7.1.-Objetivos del plan ................................ 7.2.-Infraestructura informática necesaria para implementar el Proyecto ......................

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7.2.1.-Introducción ........................................................ 7.2.2.-Infraestructura de referencia ...............................

14 17

7.3.-Manual de procedimientos administrativos ............................................

7.3.1.-Introducción ........................................................ 7.3.2.-Licencia de apertura de nueva actividad inocua ... 7.3.3.-Licencia de apertura de nueva actividad calificada 7.3.4.-Cambio de titularidad de licencia de actividad inocua ................................................................................. 7.3.5.-Símbolos ..............................................................

7.4.-El programa informático Control de Expedientes ................................................. 7.4.1.-Introducción 7.4.2.-Subsistemas 7.4.3.-Metodología de implementación 7.4.4.-Contexto 7.4.5.-Descripción de los actores 7.4.6.-Descripción de la organización 7.4.7.-Los actuantes 7.4.8.-Ejercicios 7.4.9.-Ficha técnica del expediente 7.4.10.-Documentos 7.4.11.-Plantillas 7.4.12.-Regla de inicio del trámite (RIT)

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1.- Introducción: Sin entrar en el tópico de la oportunidad que las nuevas tecnologías aportan a la mejora de la gestión municipal, hay algunas tendencias que permiten anticipar grandes cambios y que permitirán aprovechar la oportunidad que se nos brinda para poner las bases necesarias en tecnología, organización y calidad para hacer un uso adecuado y productivo de las bases de datos, la tecnología y el personal que trabaja en la administración pública: Tenemos que tener claro que nos encontramos inmersos en la Sociedad del Conocimiento. La Administración Pública se tiene que adaptar al nuevo escenario: •

Aprender a comunicar

•

Reducir la grieta digital

•

Cumplir las expectativas que generan las nuevas tecnologías

•

Aplicar las tecnologías de la información y las comunicaciones

•

Posibilitar el acceso 7x24

•

Interactuar en la relación ciudadano-administración

Conocer es la premisa para innovar. Se debe tender hacia un servicio de calidad entendido como un servicio que satisfaga a los grupos de interés de la organización (Ciudadanos, trabajadores, políticos y proveedores).

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2.- Situación Actual: Es conocido el impulso que la administración en general está realizando para desarrollar y aprovechar las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones orientadas a la llamada e-administración, así conocemos: e-Europe 2002 – Desarrollar la Administración en línea. Representa el compromiso político de los Estados Miembros para incorporarse a la Sociedad de la Información, evitando, mediante la acción positiva, la info-exclusión. INFO XXI – La sociedad de la información para todos. Conjunto de iniciativas (más de 300 acciones y proyectos) que representan un importante impulso para el desarrollo de la Sociedad de la Información en España. El Libro Blanco de la Administración Proyecto SICRES Estos programas persiguen, en el ámbito público: 1. Información pública de fácil acceso y trámites más sencillos y cómodos. 2. Fomentar eficacia, transparencia y la oferta de servicios de calidad. 3. Acceso electrónico generalizado a los principales servicios públicos.

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3.- Coyuntura General: La Administración Local se encuentra hoy ante una nueva etapa de modernización. Se trata de una necesidad ineludible promovida desde diferentes ámbitos de la sociedad en la cual se entrecruzan distintas lógicas: económica, social, política y tecnológica. Por su amplitud y naturaleza este proceso modernizador es coherente con las corrientes que, fuera de nuestras fronteras, propugnan crear un nuevo paradigma de Administración Pública. El modelo de Administración Local desarrollado en los últimos años, caracterizado por su apego a las soluciones burocráticas, ya sea por su celo reglamentista o por su afán por múltiples mecanismos de control, no sirve para atender las demandas del nuevo siglo ni para organizar una administración estructurada alrededor de la información y el conocimiento y que, además, debe relacionarse e interactuar con un entorno altamente cambiante y cada vez más exigente. NECESIDAD DE CAMBIO El entorno del gobierno local se ha modificado notablemente en estos últimos años. La sociedad se ha vuelto más dinámica y compleja. Los procesos de cambio son rápidos y turbulentos, y algunos de ellos provocan cierto grado de incertidumbre. Han surgido nuevos fenómenos que demandan respuestas creativas e innovadoras. Existen numerosos factores que presionan para que las Administraciones Públicas cambien. Ha surgido un nuevo contexto que ha puesto en crisis el modelo tradicional de Administración Pública. Por ello, no es aventurado pronosticar que las Administraciones Públicas futuras se parecerán muy poco a las actuales. Algunos de los factores que presionan a favor de este cambio son: Influencia de los factores económicos. Impacto de las nuevas tecnologías. Búsqueda de una nueva legitimidad. Nuevo sentido de lo local. Demanda de un nuevo modelo de gestión.

Actualmente las administraciones públicas no gozan de la plena confianza de los ciudadanos

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4.- Oportunidad: •

Las tendencias en urbanismo: las CCAA están iniciando proyectos hacia la normalización del planeamiento, la cartografía y el catastro (Madrid, Canarias, Navarra y Baleares) con sistemas del Información territorial que tienden la unificación de los grandes elementos territoriales: la cartografía básica, el parcelario, el callejero y toponimia, la ordenación y gestión urbanas y que puede llegar a la finca registral.

•

Los modelos de gestión municipal unificada: con mayor o menor rigor y sistematización, los Ayuntamientos deben abordar la necesidad de construir un sistema de información que separe claramente el núcleo de datos corporativo de las aplicaciones y herramientas sectoriales que resuelven las tareas de carga, validación, explotación y difusión de esa información.

•

Las Comunidades Autónomas y los Ayuntamientos pueden formar parte de un sistema de beneficios mutuos en el que la Comunidad transfiere medios, tecnología, formación e información supramunicipal a los Ayuntamientos a cambio de información municipal o participación en la gestión. Esta interacción puede recibir un apoyo significativo por parte de las entidades de derecho público como la FEMP o las Cámaras de Comercio.

•

Dado el peso específico que el urbanismo tiene en las administraciones locales tanto a nivel organizativo como económico y financiero, creemos que empezar por estos departamentos o concejalías es la situación ideal ya que precisa del apoyo y trabajo de otros departamentos claves en la organización y que arrastraran a éstos a la modernización, organización y adaptación (hacienda, Régimen interno, Secretaría ......)

•

La Comunidad de Madrid acaba de adjudicar el contrato para la elaboración de la sistematización de las determinaciones del planeamiento urbanístico para su integración en la base de datos de urbanismo, con el fin de homogeneizar conceptual y terminológicamente las determinaciones de planeamiento. Con ello obligará a todas las administraciones locales de la comunidad a adaptarse a estas determinaciones, y la intención de este trabajo es el preparar a los ayuntamientos de la mejor forma posible para esta adaptación y aprovechar esta situación para modernizar los procedimientos generales de la administración local.

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5.- Objetivo: Preparar a los Ayuntamientos para afrontar estas oportunidades con una estrategia escalable: Será muy complicado embarcar a los Ayuntamientos pequeños y medianos en proyectos tecnológicos maximalistas que implican grandes recursos humanos y materiales y tienen plazos de realización prolongados sin resultados visibles a corto plazo. Deben ofrecerse servicios y sistemas para resolver necesidades concretas, con tiempos de implantación que se midan en semanas y que ofrezcan resultados inmediatos. Pero estos servicios deben ser producto de una cuidadosa selección y adaptación para funcionen como partes de un sistema y no como piezas independientes e incluso incompatibles. En este aspecto las experiencias de Canarias, Navarra o Pinto son un ejemplo perfecto de creación de sistemas de información mediante la sucesiva agregación de subsistemas compatibles y coordinados entre sí, en unos casos por propia iniciativa municipal como Pinto, en otros por transferencia tecnológica desde los Cabildos. Conseguir la creación o puesta a punto de las bases de datos municipales lo más homogéneas posibles. El objetivo principal es la solución para las administraciones locales para adaptarse a la nueva normativa y tomar esto como base para el cambio de la cultura burocrática, al ciudadano como centro de atención

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6.- Estrategias: •

Los Ayuntamientos deben ver el proyecto como una oferta de servicios, no como una asistencia puntual que “instala y desaparece” sino como un apoyo permanente y de mejora continua.

•

Se debe hacer ver que se parte de una experiencia constatable, no se trata de utilizar a los Ayuntamientos como conejillos de Indias.

•

Aunque se resuelvan áreas municipales concretas hay una directriz de integración y de consolidación progresiva de un sistema de información municipal.

•

No obligar a los ayuntamientos al cambio de aplicaciones que ya tengan en uso, sino orientar sobre las mejores aplicaciones a aquellas que estén interesadas en adquirir o cambiar. 1. Desarrollo de un concepto de la actividad informática, formándose una visión de hacia dónde se necesita dirigir a la Organización. Se trata, en definitiva, de cubrir las necesidades de información, informática y comunicaciones del Organismo, de Intranet/Internet, en un marco de servicio público, asegurando su calidad científico–técnica, la satisfacción de los ciudadanos y de los trabajadores del sistema, con un aprovechamiento óptimo de los recursos. 2. Transformación de la misión en objetivos específicos de resultados. La misión anteriormente enunciada, se traduce en objetivos específicos, donde los sistemas de información, informática y comunicaciones juegan un papel trascendental. Más en concreto, se trata de reducir los costes operativos, con un control de la información al servicio de la dirección y de los responsables de los servicios, mejorando la calidad en la atención de los ciudadanos, en salud o enfermedad, aportando calidad, eficacia y productividad a la cadena de valor del Organismo. En esta fase, es obvio considerar la importancia de la implantación de la Intranet/Internet Corporativa como metodología de información y comunicación en el concepto más integral del término que podamos pensar. 3. Elaboración de una estrategia que permitirá lograr el resultado pretendido, en la clave esencial de la participación: la consecución de los objetivos en informática, con los que se está comprometido, no es posible sin tener en cuenta a los profesionales en el sentido más genérico del término, rescatando la esencia de la gestión integral. Es una

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responsabilidad estratégica y así se debe recoge en las líneas básicas de actuación del Organismo. 4. Implantación y puesta en práctica la estrategia seleccionada de manera eficiente y eficaz. Dicha estrategia se centra en la búsqueda de la mayor eficacia, descentralización, desconcentración y coordinación, aunque el efecto facilitador de las comunicaciones en vía telemática, de voz, dato e imagen, es decir, la utilización de navegadores/ browsers, deje de cuestionar en sentido estricto en qué lugar se tomen las decisiones o se sitúen los servicios de información. Es indudable el denominador común en estas acciones específicas, a través de la economía y el beneficio de escala. 5. Evaluación del proceso, la estructura y el resultado, revisando la situación e iniciando ajustes correctivos en la misión, objetivos, estrategias e implantación, donde lo importante será emitir juicios bien informados, constituyéndonos en sustitutos bien informados del usuario del sistema, en el esquema de la evaluación formativa y siendo la piedra angular de la ética profesional en dicho trabajo evaluativo, trabajar con una conciencia social informada.

Integración de Plataformas ARCHIVO – WORK FLOW – RENTAS – SERV. SOCIALES – PADRON – NOMINAS – CONTABILIDAD – CARTOGRAFIA – CAD – REGISTRO – SOCIOS – POLICIA – ELECCIONES- TRANSCRIPCION DE PLENOS – CAMARAS GRABACION ...

P A G I N A W E B

BASE DE DATOS UNIFICADA BD

BD

DOCUMENTAL ALFANUMERICA

Servicio de Atención Ciudadana

BD GRAFICA

I N T R A N E T

Carta de Servicios

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•

Se debe avanzar en una estrategia de adelgazamiento progresivo del aparato informático municipal, de forma que se aplane la curva actual de incremento costes de implantación y mantenimiento informáticos e incluso se llegue a su reducción, mediante estas acciones: o Iniciar el proceso de migración de aplicaciones y repositorios hacia Internet (soluciones .Net o Java) o Externalizar el servicio informático, administración del hosting. o Externalizar otros servicios municipales ahí donde no sea posible asumirlo por la propia administración. o Modernización progresiva de las administraciones locales. o Iniciar o continuar el camino hacia la calidad y mejora continua. o Basarse en experiencias demostrables y en funcionamiento supervisadas y avaladas de alguna forma por la FEMP.

En el mismo orden de cosas, la estrategia informática implica, en síntesis, los siguientes aspectos: • Sistemas para el tratamiento de la información: diseño, desarrollo e implantación de sistemas de información y bancos de datos, • Redes de comunicación y transmisión de datos: creación de la Red Corporativa de Comunicaciones del organismo, en una clara apuesta por la conectividad integral de sistemas y comunicaciones, con objeto de definir los protocolos de comunicaciones más convenientes para la organización e integrar todos los circuitos y protocolos actualmente existentes a través del sistema más adecuado a cada necesidad. • Sistemas para la automatización de los centros, unidades administrativas y servicios, a través de la creación del sistema de comunicaciones interno y externo, en la plataforma Intranet Corporativa, con la creación de un Web Site. • La protección y seguridad de los datos y medios informáticos, mediante la implantación rigurosa de lo dispuesto en la Ley Orgánica Reguladora del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal (LORTAD), en todas las plataformas de comunicación que utilice la

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Organización, atendiendo igualmente a lo previsto en la Directiva 95/46/CE, que desarrolla y clarifica las condiciones en que son lícitos los tratamientos de datos personales. Ello implica desarrollos relativos a la calidad de los datos, a la legitimación del tratamiento de datos, de las categorías especiales de datos personales y de la libertad de expresión, a la información del interesado, al derecho de acceso del interesado a los datos, con excepciones y limitaciones al derecho de oposición, a la confidencialidad y seguridad del tratamiento, y a los procedimientos de notificación a la autoridad de control, controles previos y publicidad de los tratamientos.

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7.1.- Objetivos del plan Una parte muy importante de la actividad de la administración local gira en torno a la tramitación de expedientes. Los expedientes se generan en las distintas unidades administrativas y su tramitación está regulada estatalmente o por acuerdos municipales. Es decir, un expediente implica una serie de pasos establecidos y regulados que, en la mayoría de los casos, tienen una incidencia en sujetos físicos o jurídicos. Un expediente debe considerarse desde una perspectiva interna (trabajo administrativo municipal) y también desde una perspectiva externa (de interés para el solicitante o afectado). Un expediente, visto desde la perspectiva administrativa municipal, es un nuevo trabajo a desarrollar. Probablemente estarán afectados varios funcionarios en su tramitación, serán necesarios acuerdos de Comisión de Gobierno o Pleno, deberán ser notificados los acuerdos, etc. Además de todo esto, están los plazos a cumplir, hay que resolver determinados expedientes en un determinado periodo de tiempo, realizar una o varias notificaciones en un momento concreto de la tramitación, etc. Resumiendo, cada expediente tiene multitud de trámites y es necesario realizarlos en unos plazos establecidos. Desde la perspectiva externa, el ciudadano espera la resolución del expediente siempre con impaciencia. Las tramitaciones toman cierto tiempo y el ciudadano desea, en determinados momentos, conocer en que situación se encuentra “su expediente”. Hasta ahora el método utilizado para conocer el estado de su expediente era la visita al funcionario que se encargaba, o se encargó en determinado momento, de la tramitación; la respuesta a la solicitud del ciudadano puede requerir buscar el expediente, examinarlo, contactar con el funcionario que ahora lleva determinado trámite, etc. Resumiendo, el ciudadano desea conocer la situación actual de su expediente y de lo que falta para su conclusión.

El objetivo del presente plan es ayudar a los Ayuntamiento en la gestión de sus expedientes por medios informáticos para mejorar la calidad del servicio prestado en los dos siguientes aspectos: 1.- Gestión de los expedientes. 2.- Información a los interesados.

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7.2.- Infraestructura informática necesaria para implementar la automatización de procedimientos

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7.2.1.- Introducción La puesta en funcionamiento de un programa informático de control de expedientes requiere determinadas actuaciones preliminares y la construcción de cierta infraestructura informática. Por ejemplo, si un departamento va a utilizar el programa Control de Expedientes es necesario que la información de los tipos de expedientes, los documentos de esos expedientes, las personas que pueden tener acceso a la información y multitud de datos mas, residan en una base de datos relacional (Oracle, Informix, SQLServer,etc.). Debe existir una red local que posibilite la comunicación entre los diversos ordenadores y también debe existir un mínimo de tecnología para Intranet e Internet. Estas tecnologías son baratas, fáciles de instalar y de utilizar. Los costes de la inversión realizada se amortizan rápidamente y, dependiendo de las posibilidades económicas se puede ir expandiendo las prestaciones iniciales. Las actuaciones a desarrollar dependerán de la infraestructura informática que actualmente tiene el Ayuntamiento mas que (o además de) el numero de habitantes del municipio. Es decir, puede que un Ayuntamiento relativamente pequeño (3.000 habitantes) tenga una infraestructura informática mucho más desarrollada que uno más grande. Por ello haremos una división de los tipos de Ayuntamientos no por su población sino por el estado de su infraestructura informática. No obstante se dan cifras de población pero, insistimos, sólo como indicación.

Nivel 1 Ayuntamientos que disponen de ordenadores personales pero que no están conectados en red local. También englobaríamos aquí aquellos que tienen ciertos ordenadores conectados pero que de ninguna manera se puede hablar de red local general del Ayuntamiento. Pueden ser municipios de menos de 3.000 habitantes. Actuaciones necesarias: 1.- Instalar una red local. La red local es imprescindible desde cualquier punto de vista y debe incluir todas las dependencias municipales aunque estén situadas en edificios distintos. Es posible construir una red de estas características con un coste relativamente bajo y los beneficios a corto y largo plazo son muy importantes. Es posible, en esta red, incluir también los servicios telefónicos. El proyecto puede realizarse por fases, incluyendo primero los edificios más importantes y continuando con el resto. En cualquier

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caso el proyecto debe incluir la totalidad de los edificios municipales en la mayoría de los casos. La red local se compone, además del cableado, de los equipos y sistemas operativos necesarios para su funcionamiento. 2.- Disponer de un servidor de base de datos. Los sistemas gestores de bases de datos tienen en estos momentos precios razonables como para que se utilicen en todo tipo de municipios. No es recomendable conservar la información y los datos en otro tipo de sistemas. Se pueden ir adquiriendo las licencias según las necesidades de trabajo. 3.- Intranet y conexión a Internet. El coste es reducido y los beneficios son muy importantes. Control de Expedientes utiliza ampliamente estos servicios.

Nivel 2 Ayuntamientos con red local plenamente operativa en uno o varios edificios municipales pero que no están interconectadas entre si o, en caso de estarlo, no comparten los recursos plenamente. Pueden ser municipios de 3.000 a 15.000 habitantes). Actuaciones necesarias: 1.- Interconectar las diversas dependencias municipales para formar una red corporativa. Puede que los edificios estén ya interconectados; si no es así, se debe realizar un proyecto de interconexión para incorporar todas las dependencias. 2.- Uno o varios servidores de base de datos. Puede suceder que existan varios sistemas gestores de bases de datos de fabricantes distintos que se han ido instalando en determinados departamentos. Si ello es así, podría ser interesante tratar de unificar los productos para una sola base de datos con el fin de reducir el mantenimiento y optimizar recursos. 3.- Dependiendo del municipio podría instalarse una base de datos gráfica y catastral que, además, sería utilizada por Control de Expedientes para georeferenciar los expedientes. 3.- Intranet e Internet.

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Nivel 3 Ayuntamientos con redes corporativas plenamente desarrolladas en las que todas sus dependencias estas interconectadas y comparten los recursos de una manera eficiente, con control de usuarios, Intranet, presencia en la Web, etc. Pueden ser municipios de 15.000 a 200.00 habitantes. Actuaciones necesarias: 1.- Dado que, probablemente, ya tenga instalada una base de datos alfanumérica se debería instalar una base de datos gráfica y catastral. 2.- Los documentos que componen un expediente pueden ser de tipos muy diversos: texto, planos de CAD, audio, video, etc. Todos estos documentos pueden guardarse en el sistema de archivos utilizado; puede instalarse una base de datos documental para el tratamiento mas sofisticado de los documentos y su posterior archivo. Control de Expedientes puede utilizar el sistema de archivos o una base de datos documental.

Nivel 4 Grandes municipios con sistemas informáticos sofisticados. Actuaciones necesarias: 1.- Instalar un Control de Expedientes.

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7.2.2.- Infraestructura informática de referencia Como puede deducirse de las páginas anteriores, el sistema informático es la red local interconectada con Internet. En este apartado indicamos esta idea de una forma gráfica y resaltamos ciertos aspectos importantes de la infraestructura informática. Es decir, el sistema informático consta de: 1.- La red local corporativa con los mecanismos de seguridad adecuados. 2.- Un sistema gestor de base de datos alfanumérica (Oracle, Informix, SQLServer, etc.) y, si se puede, un sistema de información geográfico y catastral además de una base de datos documental. 3.- Intranet e Internet. 4.- Herramientas ofimáticas. 5.- Los programas informáticos necesarios para gestionar los datos almacenados en las bases de datos (contabilidad, gestión tributaria, padrón de habitantes, Control de Expedientes, etc.). Estos puntos se observan el la siguiente figura:

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Internet

Firewall Router

Servidor WEB

Otros servidores

Ciudadano

LAN 1

Servidores bases de datos

Servidores departamentales o corporativos

Router

Funcionario

Funcionario LAN n

Servidores departamentales o corporativos Funcionario

Funcionario

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7.3.- Manual de procedimientos administrativos

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7.3.1.- Introducción •Para saber qué hacemos, cómo lo hacemos y por qué: Catálogo de procedimientos •Para rediseñar: Reingeniería de procedimientos •Para implantar un sistema de información de gestión de flujos de trabajo: Herramienta CONTROL DE EXPEDIENTES (Control de Expedientes, •Para transmitir una nueva cultura: Planes de Modernización, Planes de Calidad, Planes estratégicos, etc. •Para actuar y mejorar: Conocer a través de la evaluación continua. Como en todos los proyectos es necesario contar con: •Liderazgo para el cambio: Una persona de la dirección con el peso necesario para que el proyecto se inicie y mantenga su fuerza •Comunicación adecuada y continua del proyecto: Si queremos que se produzca un cambio real, es imprescindible implicar a la organización y comunicarle los avances durante todo el proyecto. •El equipo del proyecto: Un equipo de profesionales con la capacidad necesaria para afrontarlo. •Medir el impacto de las acciones realizadas: Durante toda la vida del proyecto debe haber un sistema de retroalimentación de los objetivos, que pueden hacer cambiar prioridades.

Catalogo de procedimient

Reingeniería de

Diseño del procedimien

Validación y pruebas

Formación

Puesta en marcha

Manual de Procedimien BASE DE DATOS Sección Técnica de Sistemas deBD Información yBD de las Comunicaciones aplicados a la mejora de BD ALFANUM DOCUME los Servicios Públicos PLANI Página 20 de 44

El manual de procedimientos comprende los detalles de tramitación de cada tipo de expediente de cada negociado o departamento del Ayuntamiento. Para cada tipo de expediente se indican dos aspectos fundamentales: 1.- Los documentos iniciales, los tiempos de resolución, la descripción del procedimiento, etc. 2.- El diagrama de la tramitación.

Con el fin de ilustrar estas ideas se indica el diagrama de la tramitación para tres tipos de expedientes: Licencia de apertura de nueva actividad inocua. Licencia de apertura de nueva actividad calificada. Cambio de titularidad de licencia de actividad inocua.

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7.3.2.- Licencia de apertura de nueva actividad inocua Inicio del expedient

Informe sanitario

Comunicar al solicitante las medidas correctoras

Visita de los técnicos a la actividad

Informe técnico de industria

Informe de medio ambiente

Elaboración del informe técnico definitivo

Denegar

Audiencia al interesado

Otorgar Informes técnicos y jurídicos de la audiencia

Comprobar medidas correctoras

Elaborar propuesta de denegación

Elaborar propuesta de otorgamiento

Comisión de gobierno

Finalizar expediente

Informe de condiciones urbanísticas

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7.3.3.- Licencia de apertura de nueva actividad calificada Comisión de gobierno

Inicio del expediente

Remisión expediente a comisión de medio ambiente Publicar en tablón anuncios

Notificar a vecinos

Medidas correctoras

Publicar en BOCAM

Informe de la comisión de medio-ambiente

Audiencia interesados

Informe técnico para licencia provisional Denegar

Comprobar medidas

Otorgar

Informe de la audiencia

Comisión de gobierno

Denegada Otorgada Comunicar solicitante y pedir informes definitivos

Comunicar solicitante

Informe sanitario

Finalizar expediente

Medidas correctoras

Comprobar medidas

Informe industria

Informe medioambiente

Informe técnico para licencia definitiva Otorgar Denegar

Informe condiciones urbanísticas

Audiencia interesados

Informe de la audiencia

Comunicar solicitante Comisión de gobierno

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7.3.4.- Cambio de titularidad en licencia de actividad inocua

Inicio del expediente

Análisis del anterior expediente de apertura

Actividad distinta la original

Local cerrado mas de seis meses consecutivos

Es la misma actividad y no ha sido cerrado

Comunicar solicitante debe iniciar nueva tramitación

Medidas correctoras

Finalizar expediente

Comprobar medidas

Visita e informe de los técnicos de comprobación e inspección Denegar

Elaborar propuesta de denegación

Comunicar solicitante

Audiencia interesados

Informe de la audiencia

Elaborar propuesta de otorgamiento

Comisión de gobierno

Otorga

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7.3.5.- Símbolos .

Inicio o fin

Informe técnico

Trámite de inicio o fin. Aparece con la línea mas gruesa

Trámite normal. Aparece con la línea fina

Transición normal

Transiciones de inicio y fin de un subtrámite

Cualquiera de las transiciones de entrada dispara la salida

Se deben cumplir todas las transiciones de entrada para disparar la salida

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7.4.- El programa informático Control de Expedientes

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7.4.1.- Introducción Las empresas públicas y privadas se enfrentan cada día con una demanda de servicios y productos más sofisticados, de mas calidad y a un precio mas barato. Además, los productos deben cambiar rápidamente y se debe colaborar muy estrechamente con otras empresas para la realización del producto final. Es necesario que el flujo de trabajo que genera cada proceso esté debidamente estudiado, sistematizado y optimizado; que las tareas las efectúen las personas adecuadas, en el tiempo estipulado y con el menor coste. El análisis y solución de esta importante actividad ha sido estudiada ampliamente y existen en el mercado productos muy sofisticados capaces de adaptarse a prácticamente todas las situaciones. Todos ellos se agrupan bajo la denominación de sistemas gestores de flujo de trabajo o workflows. La idea central es independizar las tareas a realizar de su procesamiento en el espacio y tiempo; de la misma forma que los sistemas gestores de base de datos independizan el proceso o tarea de los datos. Se consideran los siguientes aspectos de un workflow: 1.- Cómo se definen los procesos o expedientes a realizar. 2.- Cómo se controla, en la práctica, su realización. 3.- Integración general en el proceso productivo. Definición de los procesos La definición de un proceso o un tipo de expediente es una fase imprescindible y se debe poder realizar lo mas rápida y sencillamente posible para que en la práctica pueda funcionar. Los workflows generalistas admiten multitud de variantes, condiciones de disparo de procesos, definiciones de datos, etc. que resulta imposible implementar en muchos casos porque exige una especialización muy importante; el tiempo de aprendizaje puede consumir el tiempo disponible y la complejidad puede arruinar los factores de éxito mas críticos. Realización de los procesos Una vez que se ha definido el proceso o tipo de expediente, el motor del workflow debe hacer que una vez creado dicho proceso o expediente, vaya

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controlando las tareas a realizar, los plazos, las personas que lo ejecutan, los documentos que se generan, etc. Control de Expedientes adopta la filosofía general de los sistemas workflow y lo especializa en los procesos administrativos directos o indirectos. Por ello se habla de tipos de expedientes en vez de procesos y de trámites en vez de tareas. Un proceso administrativo directo es, por ejemplo, la concesión de un préstamo bancario, el pago de determinados impuestos, etc. La idea fundamental es que se producen documentos entre distintos departamentos internos y alguien explícitamente termina su trámite con cierto grado de responsabilidad sobre él. Un proceso administrativo indirecto es aquel que controla la secuencia de tareas físicas que realizan otros sistemas pero que no los controla o dispara. Por ejemplo, un taller realiza una serie de piezas que tienen un proceso y unos plazos. Se puede seguir la traza de que procesos hay que hacer, en que orden deben ser realizados y por que personas, pero no disparan o controlan los procesos de producción. El objetivo de un Control de Expedientes es el control de procesos administrativos directos o indirectos de una forma sencilla que pueda ser realizada por personas con poco entrenamiento e implantado de una forma rápida en el proceso productivo. Un Control de Expedientes necesita un sistema gestor de bases de datos como Oracle, DB2, Informix, etc obligatoriamente para poder funcionar. Opcionalmente el cliente puede utilizar una base de datos documental para la gestión de los documentos o utilizar el sistema de archivos que considere oportuno. Los documentos pueden ser instancias en papel, cintas de vídeo, planos de CAD, etc. todo este conjunto de documentos debe ser incorporado a un expediente y visualizado y editado de forma rápida y sencilla. También puede referir los expedientes a elementos del territorio mediante el enlace con el SIG (sistema de información geográfica) si lo desea. Integración general Independientemente del control que el workflow ejerza sobre el conjunto de herramientas productivas, siempre será necesario implementar la comunicación interpersonal entre los distintos actuantes. La comunicación personal es necesaria por múltiples motivos: Los workflows no pueden abarcar el 100% de los trabajos a realizar, existen condiciones no previstas, es

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necesario atender consultas, etc. La integración general se consigue por medio de un sistema de correo electrónico integrado en Control de Expedientes.

7.4.2.- Subsistemas CONTROL DE EXPEDIENTES consta de los siguientes subsistemas o programas específicos: 1.2.3.4.5.-

Diseñador de procedimientos administrativos Definición de expedientes Gestión de expedientes Administración del área de gestión Consultas del ciudadano

1.- Subsistema diseñador de procedimientos administrativos Es una herramienta de análisis y diseño que permite la descripción de la reforma administrativa que se pretende realizar, analiza sus objetivos y propone un conjunto de soluciones y alternativas; especifica los tipos de expedientes a realizar, los estados y sus tareas asociadas, etc. Este subsistema se desarrolla en tecnología cliente/servidor de dos niveles. Los objetivos de este subsistema son: 1.- Descripción de los objetivos fundamentales de la reforma administrativa tales como mayor rapidez en la resolución de los expedientes, menor costo administrativo, mayor información a los ciudadanos y a los órganos políticos, mejora de la organización departamental y de personal, etc. 2.- La elaboración del manual de procedimientos donde se muestra los distintos tipos de expedientes, los estados por los que pasan, etc. El manual de procedimientos elaborado servirá para su utilización como fuente de referencia en las oficinas de información, edición de folletos informativos, etc. 3.- La elaboración del organigrama municipal de departamentos, negociados, etc. y el conjunto de roles y personas que desempeñan las diferentes funciones administrativas. El personal y sus categorías laborales puede ser cargado desde un fichero ya que normalmente será controlado desde un programa específico de recursos humanos. 4.- El número de los diferentes tipos de expedientes que se pueden gestionar.

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5.- La elaboración de los criterios de funcionamiento como pueden ser la categoría del personal en los distintos departamentos, la infraestructura requerida, etc. 6.- Permite la realización de simulaciones y realización de estadísticas de los distintos tipos de expedientes. 7.- Permite la actualización del subsistema definición de expedientes mediante la carga de un fichero tipo script en el lenguaje de definición de procesos administrativos. 2.- Subsistema definición de expedientes Este subsistema permite la definición de la organización y de los tipos de expedientes que el sistema controlará. Este subsistema se desarrolla en tecnología cliente/servidor de dos niveles.. Los objetivos de este subsistema son: 1.- Contener toda la lógica de actualización de la base de datos de definición de los expedientes 2.- Contiene una interfaz de usuario para ser utiliza por el administrador de CONTROL DE EXPEDIENTES en la que se puede definir y actualizar directamente datos de organización y de tipos de expedientes. La actualización desde este subsistema se realiza contra el sistema en producción, lo que puede ocasionar inconvenientes de funcionamiento si no lo hace la persona con la adecuada preparación. El mejor mecanismo es realizar los cambios en el subsistema diseñador de procedimientos administrativos y, una vez comprobada su validez, cargarlos desde este módulo. 3.- El módulo de configuración se ocupa de los procedimientos de configuración y del control de los accesos a los expedientes y documentos dependiendo de los usuarios. 3.- Subsistema gestión de expedientes Registra los expedientes y documentos reales, las fechas de ejecución de los distintos trámites, etc. Este módulo se utiliza en Intranet y es accesible, con los permisos adecuados, por todos los actuantes. Los objetivos de este subsistema son: 1.- Crear los expedientes reales de acuerdo con las definiciones dadas en los tipos de expedientes.

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2.- Crear y controlar los documentos de cada expediente. 3.- Avisar en caso de superar los días críticos o de aviso. 4.- Señalar a cada actuante su lista de trabajos pendientes. 4.- Subsistema administración del área de gestión Comprende todos los procesos específicos del administrador del área de gestión. Estos procesos se realizan a través de la Intranet . Los objetivos de este subsistema son: 1.- Permitir que el administrador dentro de su área controle los roles necesarios para cada tarea. 2.- Asignar actuantes a roles. 3.- Poner a los actuantes como disponibles o no. 5.- Consultas del ciudadano Permite a los ciudadanos la consulta del estado de sus expedientes. Estos procesos se realizan a través de Internet . Los objetivos de este subsistema son: 1.- Permitir la consulta del estado de los expedientes. 2.- Enviar y recibir documentos del expediente.

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7.4.3.- Metodología de implantación Para la correcta implantación de CONTROL DE EXPEDIENTES es necesario seguir una determinada metodología que se resume a continuación: 1.- Análisis y diseño de los procedimientos administrativos. Con el subsistema diseñador de procedimientos administrativos se elabora el manual de procedimientos, organigrama, definición de roles, etc. Se genera un fichero para ser cargado desde el subsistema de definición de expedientes. Este fichero es un script en un lenguaje de definición de procedimientos administrativos.

2.- Definición de los tipos de expedientes El fichero generado se carga desde este subsistema, se comprueba su validez y a continuación se produce la actualización de la base de datos de producción. Si no se ha utilizado el subsistema anterior debe introducirse manualmente los tipos de expedientes, organización etc. Estas introducciones se realizan directamente en la base de datos de producción

3.- Gestión de los expedientes Los expedientes y documentos reales siguiendo los caminos definidos por su tipo concreto.

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Contexto Control

Subs. diseñador de procedimientos administrativos Base de datos de diseño

Analista de procesos administrativos WPDL API Subsistema definición de expedientes Bases de datos (Alfanumérica, documental y gráfica) de producción

Módulo organización. Módulo tipos de expedientes. Administrador

Servidor Web

Subsistema gestión de expedientes

Directivo Actuante

Subsistema administración área de gestión Registros de entrada y salida (RES) Administrador área de gestión Área Intranet Archivo general Área Internet

Ciudadano

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7.4.5.- Descripción de los actores Administrador CONTROL DE EXPEDIENTES La función principal del administrador de CONTROL DE EXPEDIENTES es introducir en el sistema los datos básicos de funcionamiento como las áreas administrativas con su estructura jerárquica, los tipos de expedientes y su tramitación derivada del documento titulado “Manual de procedimientos”, controlar globalmente los ejercicios, las estadísticas anuales ,etc. Debe ser una persona con autoridad en todas las áreas de la empresa. Actuante Un actuante es un empleado municipal que realiza alguna de las tareas necesarias durante el ciclo de vida de un expediente. Un actuante, en definitiva, es la persona que realiza el trabajo diario con los documentos y los expedientes. Todo actuante pertenece a un rol. Administrador de área de gestión Mientras el administrador de CONTROL DE EXPEDIENTES tiene autoridad en todas las áreas administrativas del Ayuntamiento, este actor tiene autoridad en su área de gestión y puede decidir cuando un ejercicio puede estar abierto o cerrado en su área y ver los contadores de expedientes y documentos. Controla y tiene acceso a todos los expedientes y documentos del área de gestión. Puede asignar actuantes a las diversas actividades, etc.. Registros de entrada y salida (RES) Muchos documentos provienen o van a los registros, debe estar asegurada una eficaz comunicación. Directivo Fundamentalmente está interesado en las estadísticas como total expedientes, tiempo medio de resolución de los mismos, grado cumplimiento, etc.

de de

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Archivo general Los expedientes terminan en el archivo general una vez finalizada su actuación, también puede ser necesario su activación desde el registro. Analista de procesos administrativos Es la persona encargada del análisis de los procesos administrativos y su plasmación en un manual de procedimientos que será introducido posteriormente en el subsistema de definición de expedientes.

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7.4.6.- Descripción de la organización Con el fin de facilitar la exposición llamaremos Organización a la infraestructura sobre la que se asienta el tipo de trabajo (expedientes) que se va a realizar en la Empresa. Comprende los siguientes temas: 1.- Áreas de gestión 2.- Actuantes 3.- Ejercicios Áreas de gestión Las áreas de gestión deben reflejar la estructura organizativa de la empresa. Esta estructura organizativa, normalmente jerárquica, se deriva del documento “Organigrama”. Es decir, la estructura de áreas de gestión adopta la forma: Area principal 1

Area principal n

Area1 nivel 1

Area2 nivel 1

---

AreaN nivel 1

Area1 nivel 2

Area2 nivel 2

---

AreaN nivel 2

Figura 1

Cada área de gestión depende de un área padre y, a su vez, puede tener una o varias áreas hijas, y así indefinidamente. Cada nivel organizativo puede tener un nombre determinado como negociado, sección, departamento, etc. Las áreas de trabajo se designan generalmente anteponiéndoles un título que puede simbolizar el nivel de jerarquía, responsabilidad, etc. Por ejemplo, Departamento, Negociado, etc. La denominación consistente del título es

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importante y se debe unificar con objeto de que el título indique lo que realmente se desea. Todas las áreas de gestión deben tener un jefe de área. Puede existir más de un nodo principal para el caso de querer desagregar la estructura organizativa en función de unidades independientes. La característica fundamental de las áreas de gestión es que definen un conjunto específico y concreto de tipos de expedientes. Es decir, las áreas de gestión se definen en base a una distribución de las tareas administrativas a desarrollar en la empresa y ese conjunto de tareas se concretan en los tipos de expedientes que cada área de gestión tiene definido en el manual de procedimientos. Las áreas de gestión tienen conexión con determinados registros de entrada y salida. Puede que existan varios registros de entrada y salida, cada área de gestión puede recibir y emitir documentos a un conjunto determinado de éstos registros.

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7.4.7.- Los actuantes Los actuantes siempre pertenecen orgánicamente a una (y sólo una) área de gestión, generalmente donde tienen su mesa de trabajo; puede suceder que algunos actuantes no pertenezcan a ningún área en concreto porque todavía no se le ha asignado a una en concreto o por alguna otra razón (está cedido por otro organismo, está pendiente de ser reasignado porque ha desaparecido su área de gestión, etc.); en este caso están englobados en la categoría “Sin área asignada” pero pueden ejecutar trámites de cualquier área en exactamente la misma forma que los primeros. Los actuantes, entre otros datos, tienen siempre una categoría laboral y una fecha de alta en la empresa. Estos dos datos servirán de indicación al jefe de área para valorar su posible inclusión en un determinado grupo de actuantes de un trámite concreto. Es de señalar que el administrador es libre de seleccionar cualquier usuario de cualquier categoría laboral para la realización del trámite. Cada trámite debe ser ejecutado siempre por un conjunto concreto de actuantes determinado por el administrador o por el jefe del área. El reparto de la carga de trabajo entre los miembros de dicho grupo puede realizarse de dos formas. En la primera forma existe un actuante del conjunto que se llama distribuidor que recibe siempre el trámite y después lo distribuye entre los miembros del conjunto. En la segunda forma todos los actuantes del grupo ven el trámite y cualquiera de ellos lo selecciona voluntariamente. Cuando un actuante está trabajando su estado es “Activo”; si está de baja por enfermedad, de vacaciones, etc. Su estado es “Inactivo” y no puede aceptar trámites. En determinadas circunstancias un actuante puede prestar apoyo a otras áreas de gestión realizando trámites de esas áreas. Por ejemplo, AFGarcia es administrativo asignado al departamento de Secretaría y en este departamento realiza una serie de trámites. Como dispone de tiempo libre, su jefe de área decide que, además, realice distintos trámites del área de Intervención. En este caso AFGarcia aparecerá como un actuante de Intervención en esos trámites (aunque orgánicamente pertenece al departamento de Secretaría). Todos los expedientes tienen una lista de actuantes que pueden tener el permiso de ver el expediente, el permiso de modificar los datos de la ficha técnica del expediente, o ambos permisos. Los trámites sólo puede modificarlos el actuante que tiene asignado el trámite.

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Los actuantes tienen tres niveles: 1.- Actuante.- Tiene acceso a través de Intranet a su bandeja de entrada y a los trámites y actuaciones correspondientes a ese trámite y puede ver los expedientes sobre los que realiza algún trámite. Nadie mas que él puede modificar el trámite que tiene asignado. 2.- Jefe de área.- Tiene acceso a las siguientes tareas dentro del ámbito de su área de trabajo: Asignar los actuantes que deben ejecutar los trámites y como se distribuirá la carga de trabajo entre ellos, asignar a cada actuante desde su área los permisos de acceso a los expedientes, cambiar el estado de los actuantes (activos o inactivos), cerrar el ejercicio en su área y poder modificar los contadores de expedientes y documentos. 3.- Administrador.- Puede realizar cualquier tarea. El nombre del actuante y su clave deben estar registrados en el sistema de seguridad.

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7.4.8.- Ejercicios El ejercicio se refiere al año natural y siempre debe existir un ejercicio por defecto en el que se crean los expedientes y documentos. Los expedientes y documentos de cada ejercicio deben tener una numeración consecutiva. Un ejercicio se puede abrir o cerrar a nivel global y a nivel de área de gestión. Cuando se cierra un ejercicio globalmente no se pueden dar de alta nuevos expedientes ni documentos en dicho ejercicio en ningún área de gestión. Cuando se inicia un ejercicio puede suceder que determinadas áreas de gestión tengan todavía documentos o expedientes del ejercicio finalizado y, al mismo tiempo, deban generar documentos del nuevo ejercicio. Para solucionar este problema cada área de gestión tiene su propio ejercicio abierto o cerrado y la posibilidad de cerrar globalmente el ejercicio asegura que ningún área de gestión permanece indefinidamente con el ejercicio abierto. Las reglas son: 1.- Un área de gestión puede tener un ejercicio abierto si y solo si está abierto a nivel global. 2.- Un área de gestión puede cerrar un ejercicio si y solo si está abierto a nivel global. 3.- Cuando se cierra un ejercicio a nivel global se cierran todos los ejercicios a nivel de área de gestión.

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7.4.9.- Ficha técnica del expediente Se denomina ficha técnica de un expediente a un conjunto relevante de datos que resumen las características más importantes del mismo. El administrador define para cada tipo de expediente los datos que debe contener la ficha técnica y en que momento (a la finalización de qué trámite) los debe solicitar el sistema. Los datos de la ficha técnica se van rellenando, pues, mediante la introducción de datos en el momento adecuado Por ejemplo, creamos un expediente del tipo indicado en la figura 2. Para crear el expediente es necesario indicar: Sujeto pasivo Creador del expediente Etc. El sistema asigna un número de expediente. Cuando el actuante termina de realizar “Trámite 1” debe indicar los siguientes datos para la ficha técnica: Fecha de finalización de la actuación. Grado de satisfacción del ciudadano. Etc. El actuante no puede finalizar “Trámite 1” si no ha rellenado los datos considerados obligatorios en la ficha técnica. Cuando otro actuante ha finalizado “Trámite 2” será requerido igualmente a rellenar los datos que para ese trámite se hayan definido.

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7.4.10.- Documentos Los documentos se producen en las áreas de gestión o llegan a dichas áreas procedentes del exterior o de otras áreas. Cuando un documento llega a un área de gestión (y se decide conservarlo) puede dar lugar a lo siguiente: 1.- El documento simplemente se archiva (por ejemplo revistas técnicas, publicidad, folletos internos, etc.). 2.- El documento debe ser incorporado a un expediente existente ya que se trata de contestaciones a requerimientos, información adicional, etc. En este caso el documento tendrá posiblemente un número de registro de entrada. Antes de incorporarlo al expediente se le asigna un número interno de documento y se imprime en lugar visible este número junto con el número de expediente al que pertenece. Es decir, el documento tiene tres números identificadores: El número de registro de entrada, el número de documento interno del departamento y el número de expediente al que pertenece. Si los documentos están en formato digital puede que no sea posible imprimir en su soporte el número de documento y expediente al que pertenece ya que el fichero puede carecer de soporte (fichero enviado por Internet). No obstante el documento (en este caso fichero) queda registrado en el sistema con los tres números identificadores. 3.- El documento origina la apertura de un expediente; por ejemplo, una petición de licencia de obra. Una vez abierto el expediente se incorpora al mismo de la misma forma que la indicada en el punto anterior.

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7.4.11.- Plantillas Para cada trámite de un tipo de expediente se pueden definir un conjunto de plantillas para que el actuante simplemente las adapte a las necesidades de su documento. Por ejemplo, un trámite debe enviar una notificación al ciudadano de presentar ciertos documentos adicionales. La plantilla tiene el cuerpo del escrito y se rellena automáticamente con ciertos datos del expediente. El actuante solo debe revisarla para producir su trabajo. Las plantillas se guardan en una base de datos documental o en el sistema de archivos del servidor y nadie, excepto el administrador, puede modificarlas. Cuando un usuario solicita una plantilla, se produce una copia de la misma y sobre esta copia trabaja el actuante; una vez terminado su trabajo, y si decide archivar el documento, dará a la copia un nombre de fichero y se la asignarán los números de documento y de expediente al que pertenece.

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7.4.12.- Regla de inicio del trámite (RIT) Se denomina regla de inicio del trámite a una función booleana de las transiciones de entrada que, en caso de verificarse, pone el trámite en estado “En ejecución” y, por tanto, aparece en la bandeja de entrada del actuante asignado al trámite. Esta regla no es necesaria para el trámite de inicio ya que éste se pone automáticamente “En ejecución” cuando se crea el expediente. La regla de inicio puede ser: 1.- OR (representada gráficamente por un círculo adicionado al trámite o bien por ausencia de círculo). 2.- AND (representada gráficamente por un triangulo adicionado al trámite) Es decir, sean las transiciones de entrada t1, t2,..,tn. Si la regla es de tipo OR, el trámite se inicia cuando se verifican cualquiera de las transiciones t1-tn y se pone en estado “En ejecución”. Si la regla es de tipo AND se deben verificar todas las transiciones; cuando ello sucede el trámite se pone en estado “En ejecución”. Con la primera transición se ha creado el trámite pero permanece en estado “En espera de mas datos” hasta que se cumpla la condición AND.

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