Pesi Oct 29

PLAN DE SISTEMAS DE INFORMACION

1. OBTENER EL CONSENSO: A) Establecer el alcance del estudio: El sector del automóvil esta caracterizado por capacidad excesiva, alta competencia, precios reales en disminución y alta tasa de cambio. Las ensambladoras buscan la fabricación del vehiculo “Hecho por demanda”, intentando reducir inventario y errores de previsión, esto produce redes de empresas interdependientes, con un componente integracionista elevado. Esto incrementa el alcance del estudio a entornos distribuidos y con criticidad en el tiempo debido a los pedidos en secuencia. Las áreas precisas donde se requerirá sistematización de la información en una primera fase serán: • Área financiera y contable. • Planta: en los proceso físicos de ensamblaje y su control mas no la robotización (muy costoso en nuestro entorno). • Producción • Sistema de alta gerencia (toma de decisiones). • Permitir excelente comunicación entre los diferentes departamentos. Este estudio permitirá el conocimiento de la empresa en general y sobre todo cuales son los puntos que requieren apoyo por parte del departamento de sistemas, por medio de la definición de las necesidades de cada una de las unidades organizacionales. B) Conseguir los Objetivos: • Definir las funciones de procesamiento de la información (consultas, generación de reportes y procesamiento), que los departamentos individuales puedan hacer o soportados por el Departamento de Sistemas. • Unificar los datos y estructuras, para que signifique lo mismo para todas las áreas. • Obtener un desarrollo de los sistemas de información de vanguardia, cumpliendo todos los requerimientos y normas de la ingeniería del software actual. • Permitir a la alta gerencia un permanente control de las distintas dependencias y buen monitoreo (tipo Control de Mando Integrado). • Apoyar desde el área de sistemas todos los factores críticos de éxito de la empresa.

C) Identificar las razones de ser del negocio para el estudio: Alcance: (resuelto en el punto A). Objetivos: (resuelto en punto B). Ventajas del estudio BPS: Obtener la estimación de costos de la sistematización, para evaluar viabilidad y grado de complejidad del mismo. • Diferenciar y tener presente los distintos elementos relevantes que se tendrían en cuenta a la hora de implementarlo. • Saber que tipo de sistema de información (físico) es el más adecuado: ya sea distribuido, centralizado, vía Web etc. • Se tendrá un conocimiento global de la empresa, pero desde la perspectiva del departamento de sistemas, para lograr alinear los objetivos del departamento de sistemas con los objetivos empresariales generales, de manera que se brinde un apoyo mutuo que aporte a la empresa elementos claves para que i9ncrementen la ventaja competitiva •

Obstáculos para su culminación satisfactoria: • Mala determinación de las diferentes funciones de procesamiento de datos. • Definición no precisa de los roles y responsabilidades de cada departamento. • No tener claridad sobre los privilegios de las personas para acceder a diferentes tipos de información. • Mala disposición de los participantes. D) Seleccionar el líder del equipo: Por consenso general se eligió a la ingeniera Juan Camilo Marin como gerente de sistemas. De él depende en gran medida el éxito del estudio. Sus actividades serán:  Conducir las sesiones de orientación del líder del estudio  Conducir una revisión de la empresa, por parte de los miembros del equipo, al iniciar el estudio  Programar y confirmar las sesiones ejecutivas  Manejar la logística del estudio, incluyendo la administración diaria  Resolver conflictos e inconvenientes  Proveer recursos materiales  Revisar avances  Mantener el cumplimiento del cronograma E) Seleccionar el equipo que realizará el estudio: se encarga de determinar las necesidades de información y la naturaleza de sus operaciones de procesamiento de datos a mediano plazo. Características del participante:

• •

Capaz de entender y manejar analíticamente los problemas cuyas opiniones serán valiosas Ser de nivel medio o alto en la jerarquía gerencial

Responsabilidades del participante: • Participar en algunas, sino en todas, las entrevistas • Analizar la información y las expectativas de los ejecutivos, recibidas en el estudio • Sacar conclusiones y ejecutar los reportes Si el trabajo no pudiera hacerse con personal de tiempo completo, se trabajará medio tiempo pero considerando: • Acordar el tiempo, esfuerzo y tareas requeridas que se mantengan dentro del programa de trabajo. • No se pierda el entusiasmo por el trabajo por tener actividades BSP por períodos. • Aprovechar los tiempos en que no se sesione el equipo para hacer labores de diagramación, actualización de documentos, etc. El equipo de trabajo será de 14 miembros y el tiempo de trabajo es de 8 a 12 semanas. El equipo y sus responsabilidades iniciales; en los anexos se registrara cualquier modificación en estas asignaciones: Hernán Alonso

1.

Obtener el Consenso

2. Prepararse Estudio Alejandra Jorge Andrés

Edwin

para

el

3. Inicio del Estudio 4. Definición de Procesos de Negocios 5. Definir las Bases del Negocio (Entidades de Negocios y Clases de Datos)

Jhoam Álvaro Hernán Wilson Andrés Carlos Andrés

6. Definir la Arquitectura de Información 7. Analizar el Soporte del Sistema Actual 8. Entrevistas

a

los

Ejecutivos 9. Definir Hallazgos Conclusiones

y

Cristian 10. Determinar Prioridades Arquitectura

de

las la

Deicy 11. Administración Recursos Información

de de

Miyerlay Yeny

12. Desarrollo de recomendaciones 13.Reporte de resultados

Julián Camilo

Consolidación del estudio y publicación en el grupo

F) Instruir el equipo de estudio acerca del trabajo a desarrollar: • Plan de trabajo y cronograma:

G) Capacitar el equipo de trabajo acerca de la metodología BSP: Profundizar a titulo individual en una primera instancia en la metodología con un plan establecido. La lectura minuciosa de los puntos que se van desarrollando es de vital importancia para unificar criterios mas adelante.

2. Prepararse para el Estudio a. Obtener y equipar una oficina para la realización del trabajo para las entrevistas La obtención y equipamiento de la oficina se realiza con la adquisición de elementos como: comunicaciones telefónicas, conexión Internet, equipamiento informático (computador e impresora) y conexión con otros ordenadores de la oficina en una red interna, además de un pizarron, muebles y una mesa para la realización de las entrevistas a los ejecutivos de la empresa. b. Revisar los objetivos del estudio elaborados por el líder. En una reunión previa con la líder se estimo que los objetivos cumplían con el lineamiento que debe llevar la empresa en su área de sistemas para el buen funcionamiento de esta en todos sus aspectos y de forma integrada. c. Determinar los hechos a recolectar: hechos del negocio y hechos de sistemas de información. Es conveniente usar una base de datos. Todos los hechos del negocio se encuentran definidos en los documentos legales de la empresa como son: plan estratégico, la descripción de procesos, el plan de negocios y la constitución legal. A continuación se examinan todos los hechos del negocio y todos los componentes a recolectar: Hechos del Negocio - Categorías:  Ambiente: • Economía: la economía de la empresa es estable y en un buen momento para inversión pues esta recién constituida. • • • • • •

Gobierno: la forma en que se gobierna la empresa esta descrita a través de los documentos y por tanto si existe registro de ello. Reglamentación: si existe un registro de reglamentación; especialmente la constitución legal de la empresa Clientes: si existe registro de ellos en los documentos. Proveedores: si existe registro de ellos en los documentos Competidores: Existe registro o descripción de ellos en el plan de negocios. Posición de la empresa: en la constitución legal de la empresa se encuentra estipulada la fecha de su creación, percibiendo que es una empresa muy nueva y que por lo tanto apenas esta empezando este proceso

•

Tecnología: estas se mencionan en los FCE y en la definición del software necesario en los procesos de la empresa.

 Objetivos: • Misión: si hay registro de misión • Objetivos del negocio: si hay registro de objetivos del negocio en el plan estratégico • Metas: se encuentran definidas en el plan estratégico y es equivalente a los objetivos. • Objetivos de cada una de las principales funciones y líneas de producto: los objetivos de la línea de producción se encuentran definidos en el plan estratégico.  Organización: • Organigrama de la empresa: si hay registro del cronograma de la empresa. • Organigrama de las dependencias, con nombres y número de personas, expectativas de cambio: no se encontró registro de este.  Planeación: • de procesos: si existe registro de los procesos que se llevan a cabo en la empresa. • de calendarios: no se encontró información existente en los documentos acerca de calendarios • planes de negocio con los principales proyectos: si existe registro de esto. • recursos: solo se encuentra definido el capital inicial y el resto se maneja a través del modulo de software para este fin. • cronogramas: no hay registro de estos en los documentos. • financiación: no se encontró registro escrito de esto pero hay un modulo de software para este fin. • principales estudios: se encontró su descripción en el plan estratégico. • fuerza de trabajo y comités formados durante los últimos 3 años, con información de actividades, miembros, estatus y resultados: al ser una empresa tan nuevase cuenta con registro del perfil y los miembros que debe tener el equipo humano de la empresa pero no de sus actividades.  Medición y Control: • Nombres y contenidos de las principales medidas y control del negocio tales como: reportes, proyectos y sus controles: no se encontró nada de medidas de control. • Todo lo necesario para medir el estado de cada factor crítico de éxito: se encontraron los FCE pero no como medirlos.  Operaciones:

• • • • •

Productos y marcas: si hay descripción de productos y marcas a producir por la empresa. Distribución geográfica: hay descripción de la ubicación geográfica. funciones ejecutadas en cada localidad: no hay varias localidades estadísticas financieras: no hay registro de estadísticas. estadísticas de medición como número de vendedores, de empleados, facturas, clientes, despachos, órdenes de compra y similares: no hay descripción de esta parte en los documentos del negocio.

 Soporte de Sistemas de Información: El sistema de información de la empresa es relativamente nuevo, esta adaptado a las necesidades de la organización y soporta cada uno de los procesos desarrollados dentro de ella, desde la producción pasando por las finanzas, el mercadeo y la gestión del talento humano A continuación se examinan todos los hechos de Sistemas de Información y todos los componentes a recolectar: Hechos de Sistemas de Información:  Modos de operación (Bases de datos, sistemas distribuidos, etc.): Aunque no se encuentra registro escrito de la Base de Datos utilizada esta está unificada para la convergencia de los datos y su movimiento por todas las áreas de interés sin que halla duplicación o pérdida de datos. En cuanto a sistemas distribuidos no se encontró registro de ellos.  Requerimientos de sistemas y su justificación: El sistema de información de la empresa consta de los siguientes módulos: RECURSOS HUMANOS La Planificación del recurso humano sirve para garantizar que, en forma constante y adecuada se cuente con el personal que se necesite. Este es un proceso permanente que tiene como objetivo mantener a Ensamblajes de Caldas Ltda. Provista del personal indicado, esto se hace mediante el reclutamiento y selección del mejor personal, para nuestra actividad empresarial. Gestión del talento humano. Evaluación del desempeño. Pago de la nómina.

Control de asistencia. La Contabilidad La viabilidad de proyectos El pago de servicios Las inversiones La administración de recursos financieros.

Finanzas (FI) El módulo FI satisface todas las necesidades internacionales que debe cumplir el departamento de gestión financiera de una empresa. Algunas de sus funcionalidades son las siguientes: • • • • •

Gestión y representación de todos los datos de contabilidad, según el principio del registro por documentos Flujo de datos abierto e integrado, asegurado por actualizaciones automáticas Disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas auxiliares con la contabilidad del libro Mayor Preparación de información operativa para ayudar a la toma de decisiones estratégicas La integración de FI con otros módulos asegura que se reflejen exactamente los movimientos logísticos de mercancías (tales como las entradas y salidas de mercaderías) en las actualizaciones de contabilidad basadas en valor.

El área funcional FI comprende los siguientes subcomponentes: • • • • • • •

Libro Mayor (FI-GL) Cuentas a pagar (FI-AP) Cuentas a cobrar (FI-AR) Contabilidad bancaria (FI-BL) Activos fijos (FI-AA) Control presupuestario (FI-FM) Gestión de viajes (FI-TV)

Recursos humanos (HR)

El módulo HR comprende distintos procesos como la planificación de recursos necesarios, el reclutamiento y la selección, la gestión del personal, la liquidación de haberes, el desarrollo del personal y la capacitación. Los principales subcomponentes son los siguientes: •

•

•

Gestión de personal (PA): Centraliza las actividades relacionadas con los recursos humanos y contribuye a las tareas de planificación. Incluye el proceso de contratación de personal y ofrece un marco flexible para crear y gestionar paquetes de beneficios diseñados especialmente. Gestión de tiempos (PT): Contempla los procesos que implican la planificación, registro y valoración del trabajo interno y externo realizado por los empleados, así como los tiempos de ausentismo. Proporciona información a otros procesos empresariales tales como la determinación de costos de personal y la creación de facturas. Cálculo de nómina (PY): Se utilizar para calcular la remuneración de cada empleado. Consta, además, de una serie de procesos derivados de la legislación de cada país, en términos de beneficios sociales, seguridad laboral y asistencia médica.

Business Intelligence (BI) El componente de Business Intelligence (BI) ofrece las funcionalidades necesarias para una perfecta integración de la información en toda la empresa. Permite identificar y analizar datos de fuentes dispares, para tomar decisiones acertadas. Las funcionalidades clave incluyen: •

•

•

•

Data Warehousing: Permite construir almacenes de datos, modelos de negocio y una arquitectura de la información acordes con la estructura de la empresa, y administrar datos de fuentes diversas. Inteligencia de negocios: Permite acceder a información y presentar datos, buscar patrones e identificar excepciones, a través de procesamiento analítico, data mining y alertas. Insight de negocios: Permite crear informes para análisis, dar respaldo a decisiones en todo nivel y ofrecer aplicaciones de inteligencia de negocios a través de Internet y dispositivos móviles. Planeación

Gestión de la organización. Desarrollo de personal. Formación y gestión de eventos. Planificación del trabajo.

Además es una herramienta importante para la toma de decisiones ante los datos proporcionados por el resto de las aplicaciones. Realiza un análisis de los datos más importantes de la empresa, de su consolidación, de las subsidiarias, análisis de resultados, rentabilidades, etc..., en resumen, sirve para apoyar las decisiones de la gerencia de la empresa. Los cuatro componentes principales son: Executive Information Sistem. Es una colección de herramientas que ayudan a analizar rápidamente los datos más importantes de la empresa, y obtener información actual sobre el estado de la empresa. Magnament Consolidations. consolidados.

De

él

se

obtienen

informes

financieros

Profit Center Accounting. Contabilidad de centros de beneficios; permite el análisis de los resultados. Business Planing and Budgeting. Planificación y presupuestación; apoya las decisiones sobre inversiones en la corporación. En resumen, se enfoca en capacidades de gestión y medición, ya que permite monitorear los progresos, ofrecer plantillas de informes, garantizar datos coherentes y colaborar en la toma de decisiones.

Modulo Planeamiento de la producción (PP) Los procesos empresariales de control y planificación de la producción forman una parte compleja y bastante extensa dentro de las aplicaciones logísticas. Contiene módulos para las diferentes fases, tareas y metodologías utilizadas en la planificación (cantidades de productos, tipos, tiempo de suministro de los materiales, etc.) además del proceso mismo de la producción. Este módulo permite la conexión con sistemas externos de control de plantas, pudiendo gestionar así distintos tipos de éstas. Los principales componentes del módulo PP son los siguientes: • • • •

PP-ATO. Órdenes de ensamblaje. PP-BD. Datos básicos de producción. PP-CRP. Planificación de capacidad. PP-KAB. Kanban / Just-inTime.

• • • • • • • •

PP-MP. Planificación maestra. PP-MRP. Planificación de necesidades de material. PP-PDC. Recolección de datos de planta. PP-PI. Planificación de la producción para industrias por proceso. PP-REM. Fabricación repetitiva. PP-SFC. Órdenes de producción. PP-SOP. Planificación de operaciones y ventas. PP-IS. Sistema de información de producción.

Modulo Gestión de Materiales (MM) Este módulo comprende todas las actividades y funciones logísticas relacionadas con la adquisición y el aprovisionamiento (compras) y el control (inventario, almacenes) de la cadena de suministro. Los componentes más importantes de MM son: •

•

•

MM-EDI. Intercambio electrónico de datos o Electronic Data Interchange. Se utiliza como un estándar para el intercambio de mensajes comerciales entre empresas. MM-IM. Gestión de inventario. La gestión del inventario se convierte en una gran herramienta para la planificación, y permite comparar los materiales pedidos con los recibidos. Contiene enlaces directos con los módulos de compras y control de calidad. Con este módulo siempre se tiene registrado el control de stocks actualizado, dado que todo movimiento de material es inmediatamente reflejado en el sistema. MM-IV. Verificación de facturas. Herramienta adecuada para evitar pagar más de lo necesario. Maneja información directamente de los módulos contables y de control de costes, y permite definir grados de tolerancia, analizando los movimientos de materiales.

MM-PUR. Compras. Este componente incluye un gran número de operaciones para mejorar la gestión y optimizar el proceso de compras: gestión solicitudes de compras, establecimiento de límites de pedidos, comparación de precios de proveedores, acuerdos marco, estado de los pedidos; que permite planificar materiales y gestionar stocks (cuanto y cuando aprovisionarse). *También provee ordenes de compra. * garantiza la previsión, prevención, aprovisionamiento de materias primas.

solución

de

errores

Resultados: ·

Plan de producción especificando fechas y contenidos.

en

el

·

Plan de aprovisionamiento de las compras e informes de excepción.

Funciones Básicas: 1.

Calculo de requerimientos netos.

2.

Definición del tamaño del lote.

3.

Desfase en el tiempo.

4.

Explosión de materiales.

5.

Iteración.

El procedimiento del MRP está basado en dos ideas esenciales: A. La demanda de la mayoría de los artículos no es independiente, únicamente lo es la de los productos terminados. B. Las necesidades de cada artículo y el momento en que deben ser satisfechas estas necesidades, se pueden calcular a partir de unos datos bastantes sencillos: * Las demandas independientes * La estructura del producto Consiste esencialmente en un cálculo de necesidades netas de los artículos ( productos terminados, subconjuntos, componentes, materia prima, etc.) introduciendo un factor nuevo, no considerado en los métodos tradicionales de gestión de stocks, que es el plazo de fabricación o compra de cada uno de los artículos, lo que en definitiva conduce a modular a lo largo del tiempo las necesidades, ya que indica la oportunidad de fabricar ( o aprovisionar) los componentes con la debida planificación respecto a su utilización en la fase siguiente de fabricación. Características Específicas: Este modulo comprende la información obtenida de al menos tres fuentes o ficheros de Información principales que a su vez suelen ser generados por otros subsistemas específicos, pudiendo concebirse como un proceso cuyas entradas son:  El plan maestro de producción, el cual contiene las cantidades y fechas en que han de estar disponibles los productos de la planta que están sometidos a demanda externa (productos finales fundamentalmente y, posiblemente, piezas de repuesto).  El estado del inventario, que recoge las cantidades de cada una de las referencias de la planta que están disponibles o en curso de fabricación. En este último caso ha de conocerse la fecha de recepción de las mismas.  La lista de materiales, que representa la estructura de fabricación en la empresa. En concreto, ha de conocerse el árbol de fabricación de cada una de las referencias que aparecen en el Plan Maestro de Producción. A partir de estos datos la explosión de las necesidades proporciona como resultado la siguiente información:

- El plan de producción de cada uno de los ítems que han de ser fabricados, especificando cantidades y fechas en que han de ser lanzadas las órdenes de fabricación. Para calcular las cargas de trabajo de cada una de las secciones de la planta y posteriormente para establecer el programa detallado de fabricación. - El plan de aprovisionamiento, detallando las fechas y tamaños de los pedidos a proveedores para todas aquellas referencias que son adquiridas en el exterior. - El informe de excepciones, que permite conocer que‚ órdenes de fabricación van retrasadas y cuales son sus posibles repercusiones sobre el plan de producción y en última instancia sobre las fechas de entrega de los pedidos a los clientes. Se comprende la importancia de esta información con vistas a renegociar‚ estas si es posible o, alternativamente, el lanzamiento de órdenes de fabricación urgentes, adquisición en el exterior, contratación de horas extraordinarias u otras medidas que el supervisor o responsable de producción considere oportunas. Así pues, la explosión de las necesidades de fabricación no es más que el proceso por el que las demandas externas correspondientes a los productos finales son traducidas en órdenes concretas de fabricación y aprovisionamiento para cada uno de los items que intervienen en el proceso productivo. Dichas entrados son procesadas por el programa que, mediante la explosión de necesidades, da lugar al denominado Plan de Materiales o Programa de Producción, indicativo de los pedidos de fabricación y de compras. Dicho plan forma parte lo de los denominados informes primarios. los cuales constituyen una de las salidas del modulo. Las otra, son los denominados informes secundarios o residuales y las transacciones de inventarios, Estas últimas sirven para actualizar el Fichero de Registro de Inventarios en función de los datos obtenidos en el proceso del calculo desarrollado por el modulo. Con lo hasta aquí expuesto, se puede definir el sistema planeacion de requerimiento de materiales originario y enumerar sus características básicas. Quizá la definición más difundida es la que lo conceptualiza como un sistema de planificación de componentes de fabricación que, mediante un conjunto de procedimientos lógicamente relacionados, traduce un programa maestro de producción en necesidades reales de componentes, con fechas y cantidades. En conclusión: 1. Esta orientado a los productos, dado que, a partir de las necesidades de estos, planifica las de componentes necesarios. 2. Es prospectivo, pues la planificación se basa en las necesidades futuras de los productos. 3. Realiza un decalaje de tiempo de las necesidades de ítems en función de los tiempos de suministro, estableciendo las fechas de emisión y entrega de pedidos. En relación con este tema, hay que recordar que el modulo de compras toma el TS como un dato fijo, por lo que es importante que ‚este sea reducido al mínimo antes de aceptarlo como tal. 4. No tiene en cuenta las restricciones de capacidad. por lo que no asegura que el plan de pedidos sea viable.

5.

Es una base de datos integrada que debe ser empleada por las diferentes áreas de la empresa.

•

MM-WM. Gestión de almacenes. Este módulo permite gestionar estructuras complejas de almacenes, controlar áreas remotas de almacenamiento, optimizar rutas de transportes, etc. Se enlaza perfectamente con las aplicaciones de ventas y distribución, así como la gestión de inversiones.

Modulo Control de Calidad (QM) Como parte integral del conjunto de aplicaciones logísticas, los componentes del modulo QM se encargan de realizar todas aquellas tareas que implican la planificación de la calidad, el control, las inspecciones y el cumplimiento de los estándares de calidad normalizados internacionalmente. Las tareas principales de la aplicación QM tienen que ver con el control de calidad de los procesos de ventas y distribución, la gestión de materiales, y todos los temas de calidad relacionados con la producción. Los principales componentes del módulo QM son los siguientes: • • • • •

QM-CA. Certificados de calidad. QM-IM. Inspecciones. QM-PT. Herramientas de planificación. QM-QC. Control de calidad. QM-QN. Notificaciones.

Modulo Planeación de Mantenimiento (PM) El modulo PM se encarga del mantenimiento complejo de los sistemas de control de plantas. Incluye soporte para disponer de representaciones gráficas de las plantas de producción y se puede conectar con sistemas de información geográfica (SIG), y contener diagramas detallados. Incluye soporte para la gestión de problemas operativos y de mantenimiento, de los equipos, de los costes y de las solicitudes de pedidos de compras. Permite identificar rápidamente los puntos débiles y planificar el mantenimiento preventivo. Los submódulos o componentes del sistema PM son los siguientes: • • • • •

PM-EQM Equipos y objetos técnicos. PM-PRM Mantenimiento preventivo. PM-PRO Proyectos de mantenimiento. PM-IS Sistema de información de PM. PM-SM Gestión de servicios, encargado del control y gestión de servicios a los clientes. Entre sus funciones se encuentran la

administración de la base instalada gestión de peticiones de servicio, acuerdos y garantías, e incluso facturación periódica.

AUTOMATIZACION Soluciones empresariales: Software de medida industrial y sistemas de control que comprenden un ordenador central y uno o más campos de datos y unidades de control, y un software para controlar datos remotamente localizados en unidades I/O (conectadas, en fabricación, para el equipamiento en las plantas) que, si extensamente dispersas, usa telemetría para la adquisición de datos HMI (human/machine interface), que son herramientas de visualización para representar y animar los datos—por ejemplo, configuraciones de equipamiento/proceso y flujos de actividad reales y planeados—para que los operadores puedan comprenderlo mejor. Modulo de gestión de información de automatización: Permite entregar información de tiempo real a los usuarios de la empresa y dar visibilidad de datos corporativos a los centros de operación de forma segura, ágil y eficiente; es decir conectar las operaciones de tiempo real y los niveles de campo con quienes toman decisiones informadas en la empresa. Cuenta además con la interfase PM-PCS 4.0 (Gestión de Plantas - Sistemas de Control de Procesos) Esta avanzada funcionalidad nos permite reducir costos operacionales y maximizar la calidad y sensibilidad en la toma de decisiones corporativa.

MERCADEO Modulo Ventas y distribución: Los distintos componentes del modulo de ventas y distribución permiten gestionar todos los aspectos de las actividades comerciales de ventas: pedidos, promociones, competencia, ofertas, seguimiento de llamadas, planificación, campañas, etc. Las aplicaciones del modulo son de las que conllevan un proceso de interrelación mas intenso con el resto de módulos del sistema: producción, materiales, contabilidad, coste, calidad, proyectos, recursos humanos…, Los principales componentes de SD son:

•

Ventas y distribución: funciones básicas: Realizar funciones básicas comerciales, como verificar créditos de clientes, disponibilidad, precios, condiciones, etc.

•

Soporte a ventas: Incluye funciones para soportar tanto a ventas como a los empleados de marketing, permitiendo realizar campañas, analizar los productos de la competencia, informar sobre los clientes potenciales, etc.

•

Intercambio electrónico de datos. Soporte de EDI para intercambio estándar de documentos comerciales con otras empresas.

•

Datos maestros. Algunos de los datos maestros gestionados por Ventas y distribución son los productos, condiciones comerciales, acuerdos, etc.

•

Envíos. Entre las funciones principales de este componente se encuentran la gestión de las entregas, recogidas de materiales, impresión de albaranes, información para planificar el transporte, etc.

•

Ventas. Es el componente central del modulo Ventas y distribución encargado de funciones como la realización de ofertas, ofrecer respuestas a los clientes sobre productos, atender reclamaciones, y de las transacciones comerciales de ventas.

•

Transporte. Es el componente encargado de gestionar los medios de trasporte y sus costes, monitorizar los envíos, etc.

JEFE DE INGENIERÍA

Procesos que implican adquisición Software Procesos y software 1. Diseño del producto con levantamiento de planos. 2. selección y pruebas de los materiales a utilizar 3. Investigación de laboratorio para asegurarse de que si es seguro y preciso el diseño realizado. 4. Desarrollo del Producto. Ingeniería Colaborativa y Knowledge Management Modulo que que, centrado en el proceso productivo, brinda soluciones 3d que abarcan aspectos de Diseño, Ingeniería y Manufactura. Es utilizado

Más allá de la funcionalidad de un CAD para modelado geométrico focalizado en el diseño, ofrece las características PLM (Product Lifecycle Management) (link a PLM) para resolver en forma completa e integrada todo el proceso de desarrollo de producto, desde sus especificaciones conceptuales hasta su puesta en servicio. Disciplinas: Diseño mecánico: Modelización basada en especificaciones para el diseño de piezas, diseño de montajes y planos integrados Estilizado y diseño de formas: Creación y modificación de superficies con diseño libre y diseño complejo Síntesis de producto: Automatización y validación de datos de diseño y fabricación Ingeniería de equipamientos y sistemas: Diseño e integración de sistemas eléctricos, mecánicos y de fluidos en una maqueta 3D digital Análisis: Análisis estructuras rápido y fácil de cualquier tipo de montaje Mecanizado: Cartera de productos basados en conocimientos 3D, incorporados en una infraestructura sencilla e integrada, que cubre todas las aplicaciones CAM especializadas Infraestructura: Plataforma escalable para la creación colaborativa de productos y la gestión de datos de producto Formación (aprendizaje basado en Web) : Formación, en cualquier momento y en todas partes, con un compañero todo el día Desarrollo de aplicaciones (CAA RADE): Plataforma que permite a los desarrolladores y clientes ampliar la cartera de aplicaciones PLM

Solución que facilita la ingeniería colaborativa y multidisciplinaria en tiempo real, incluyendo el diseño estilístico y de formas, maqueta digital, diseño mecánico de producto y herramental, ingeniería de sistemas y equipos, operaciones de mecanizado y matricería, simulación de mecanismos y análisis de elementos finitos.

Al permitir la reutilización de conocimientos de diseño de producto y acelerar los ciclos de desarrollo, ayuda a dar una respuesta más rápida a las necesidades del mercado y a liberar de tareas innecesarias a los ingenieros para que puedan dedicar su tiempo a la creatividad y capacidad de innovación. Extiende la aplicación de la ingeniería colaborativa a lo largo de toda la cadena de suministro, a partir de una robusta base de información estratégica PPR (Producto-Procesos-Recursos). La base de datos utilizada es la misma para todos los módulos . Por otro lado las características de esta Base de Datos son de alta envergadura y buena persistencia de los datos.  Estadísticas de dimensionamiento como número de programas: En promedio el uso de programas esta dado por los procesos que se llevan a cabo en la empresa los cuales tratan de agilizar e integrar todas las tareas que en ella se lleva a cabo. Estos programas no se encuentran definidos como numero de aplicaciones sueltas trabajando en áreas independientes sino como los módulos que dan soporte a los diferentes procesos que se dan en la empresa integrados como un único programa u aplicación. Hasta el momento hay registro escrito de siete de estos con sus diferentes submódulos.  tareas por período, usuarios, archivos, elementos de datos, etc: no se encuentra registro de esto.  Edad de las aplicaciones: la edad de las aplicaciones que actualmente están en uso tiene un estimado de pocas semanas (aproximadamente 6 u 8 semanas) d. Seleccionar y orientar las entrevistas y programarlas Se realizaran entrevistas con los ejecutivos de las diferentes áreas de la organización con el fin de verificar que los datos obtenidos en el proceso de captura de procesos estén acordes con la realidad de los que ellos llevan a cabo. e. Desarrollar un plan de trabajo del estudio: actividades, cronograma, informe final. Con la elaboración de este documento, el cronograma de entrevistas y los formatos de actividades se hace entrega del informe final de la preparación para el estudio BSP. f. Completar las hojas de control de tareas

Los formatos para el control de tareas se encuentran en los anexos. g. Establecer el soporte administrativo: resúmenes de reuniones, planes de trabajo, reportes de estado, análisis, diagramas, reporte final, etc Los formatos para el control de tareas se encuentran en los anexos.

3. Inicio del Estudio En consenso con todos los integrantes del equipo se realizó una reunión en la cual se analizó el estado actual de la empresa. Como una empresa naciente se puede observar que el plan de negocios y el plan estratégico empresarial se encuentran bien constituidos de acuerdo con su razón de ser y con los objetivos empresariales, se pretende que con su estructura orgánica, los planteamientos realizados y el compromiso de todos los equipos de trabajo se cumplan cada una de las metas propuestas encaminadas hacia la visión de la empresa. La empresa se encuentra actualmente en proceso de construcción del área de tecnologías de información, a pesar de contar con algunos elementos como buenas herramientas software y el personal capacitado, aún hay que mejorar muchas cosas como la integración de todos los módulos en un solo sistema integral, y la estructuración de los sistemas en toda la empresa. A partir de esta reunión surgieron los siguientes tópicos: Misión Instaurar las tecnologías de información como parte fundamental de la estrategia de negocio de Ensamblajes de Caldas, realizando un análisis detallado sobre los requerimientos de cada equipo de trabajo e integrándolos en un sistema que permita alcanzar un mayor rendimiento enfocado hacia la visión. Objetivos Después de analizar los objetivos planteados en la fase anterior, se establece que están bien planteados y por tanto permanecen así: •

•

Definir los funciones de procesamiento de la información (consultas, generación de reportes y procesamiento), que los departamentos individuales puedan hacer o soportados por el Departamento de Sistemas. Unificar los datos y estructuras, para que signifique lo mismo para todas las áreas.

• • •

Obtener un desarrollo de los sistemas de información de vanguardia, cumpliendo todos los requerimientos y normas de la ingeniería del software actual. Permitir a la alta gerencia un permanente control de las distintas dependencias y buen monitoreo (tipo Control de Mando Integrado). Apoyar desde el área de sistemas todos los factores críticos de éxito de la empresa.

Historia y antecedentes del procesamiento de datos Por ser Ensamblajes de Caldas una empresa muy nueva en el sector, no existe ninguna base sobre otros planes de tecnologías de información, el estudio que se está desarrollando actualmente es totalmente nuevo. Los componentes en tecnologías de información con que cuenta la empresa son pocos sin embargo existe el personal capacitado y los recursos para integrar estas tecnologías como parte importante en el negocio. En la fase anterior se han definido los requisitos para cada una de las áreas de la empresa y después de analizarlas se han aprobado como las necesarias para soportar con el SI. Organización de la función de sistemas de información Ensamblajes de Caldas puede considerarse como una empresa industrial, en ella se involucran muchos procesos que dependen de información de muchos tipos como por ejemplo las finanzas, los inventarios y muchas otras más. Los sistemas de información deben ser una parte fundamental para la empresa, debe involucrase como parte del negocio. Por lo tanto se define un departamento de Sistemas encargado de todo lo relacionado con las tecnologías que información que allí operen. En cada dependencia de la empresa deberá operar un modulo que apoye los procesos que allí se lleven a cabo. También deberá existir un Sistema general que integre a todos los módulos y permite tener control sobre todos los procesos de la empresa. Como anteriormente se ha mencionado en los requerimientos de sistemas, las áreas de la empresa a tener en cuenta para implementar los sistemas de información que apoyen sus procesos son: • • • • • • • •

Mercadeo Planeación Automatización Recursos humanos Producción Compras Ingeniería Gerencia

La función de cada una de ellas es definida en la fase 2 en la parte de Sistemas planeados. Vistazo de los principales sistemas de aplicación instalados y planeados Para las dependencias de la empresa se tiene previstos los siguientes sistemas: Mercadeo: Módulo de Ventas y distribución. Planeación: Módulo para planificación y presupuestación. Automatización: Módulo de gestión de información, de automatización y de soluciones industriales. Recursos Humanos: Módulo de Recursos Humanos. Producción: Módulos de planeamiento de la producción, gestión de materiales, control de calidad y planeamiento del mantenimiento. Compras: Módulo para inventarios, materiales y plan de producción. Ingeniería: Módulos de diseño mecánico, síntesis del producto, infraestructura y desarrollo de aplicaciones. Funciones disponibles en el momento para los usuarios Por el momento se los usuarios cuentan con aplicaciones de oficina para documentar los diferentes procesos que en la empresa se realizan, también existe un software financiero que cumple con las normas impuestas por la ley. La parte de producción, mercadeo y ventas también cuenta con soporte por parte del SI Relaciones con los usuarios Cada dependencia de la empresa cuenta con una persona a cargo la cual está atenta a cada una de las solicitudes de requerimientos del área de sistemas como también dispuesta a aportar sus inquietudes y opiniones de mejoramiento para su área por medio de las tecnologías de información, por parte del área de sistemas se tiene una excelente comunicación con cada uno de los usuarios de las aplicaciones y se pretende generar espacios para capacitación y adaptación a las nuevas tecnologías. Problemas claves y metas Uno de los inconvenientes más marcados es la adaptación a las nuevas tecnologías, ya que para su buena ejecución se requiere de algún tiempo de preparación para su manejo y mejor aprovechamiento. Otra dificultad puede ser

los altos costos en que incurre la empresa para adoptar todas estas herramientas. La principal meta para este plan de sistemas de información es que finalizando el estudio en cuestión se puedan implementar todas las herramientas tecnológicas propuestas para cada una de las dependencias de la empresa. Además que estas puedan recuperar la inversión rápidamente y permita obtener unas mayores utilidades para el negocio. Además, convertir al departamento de sistemas en una de las mas fuerte fuentes de ventaja competitiva con la que cuente la empresa.

4. PROCESOS DE NEGOCIOS DE ENSAMBLAJES DE CALDAS Con los procesos de negocios, se pretende que en Ensamblajes de Caldas se tomen decisiones y desarrollen actividades conjuntas que sean útiles para el manejo de los recursos económicos; para cumplir con lo anterior, se requiere la participación de todo el equipo de trabajo. Lista de procesos con su respectiva descripción:  Procesos Subprocesos  Implementar programas de mercadeo integrados que coordinen el precio, el producto, la distribución y comunicaciones de nuestra oferta Fecha inicio: 27 septiembre de 2007 Fecha final: 4 diciembre de 2007 Etapa: Abierta  Establecer objetivos de mercadeo. Realización de Objetivo general Realización de objetivos específicos Fecha inicio: 6 septiembre de 2007 Fecha final: 20 septiembre de 2007 Etapa: Cerrada  Elegir los planes de mercado mas adecuados para la empresa basados en alternativas, beneficios y probabilidad de éxito. Desarrollar un análisis de costos propios y de la competencia Analizar e identificar nuestros clientes Analizar los recursos empleados por vehículo Fecha inicio: 27 septiembre de 2007 Fecha final: 4 diciembre de 2007 Etapa: Abierta  Evaluar información general que compete a la empresa, incluyendo aspectos como: tamaño del mercado, comportamiento y necesidades del

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consumidor; de igual manera, acerca de los cambios económicos, socioculturales, políticos y legales que se presenten en el entorno. Determinar la viabilidad de Ensamblajes de Caldas Fecha inicio: 2 octubre de 2007 Fecha final: 18 octubre de 2007 Etapa: Abierta Monitorear continuamente las actividades de la competencia para descubrir sus estrategias actuales o en curso. Fecha inicio: 27 septiembre de 2007 Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Tomar decisiones en todo lo relacionado con el producto, la marca, publicidad, distribución, servicio, posicionamiento, precio, promoción, y ventas, con el fin de guiar a todo el personal a un mismo destino: el éxito Realizar juntas por sectores Fecha inicio: Frecuentemente, de acuerdo a la Junta directiva Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Obtener cambios deseados en el mercado objetivo, coordinar y administrar todas las actividades de mercadeo. Fecha inicio: 27 septiembre de 2007 Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Dar soluciones acertadas con el objetivo de poder mantener el consenso entre los miembros de un equipo de diferentes departamentos con miras a la futura dirección adecuada de Ensamblajes de Caldas. Llevar a cabo balances por periodos (bimestrales, trimestrales, etc.) a cada sector de nuestra empresa Fecha inicio: Frecuentemente, de acuerdo a la Junta directiva Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Llevar a cabo acciones alternativas para enfrentar los problemas, aprovechar las oportunidades y evitar las amenazas, además de una evaluación de éstas alternativas con sus correspondientes proyecciones de ventas y de utilidades. Desarrollar la matriz DOFA Realizar informes acerca de los objetivos planteados, indicar si se cumplen o no Fecha inicio: Frecuentemente, de acuerdo a la Junta directiva Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Evaluar cuidadosamente el impacto que puede tener para Ensamblajes de Caldas sus fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas y ventajas competitivas. Se pueden identificar esas ventajas competitivas mediante los programas de mercadeo ya mencionados, que coordinen el precio, producto, la distribución y las comunicaciones de nuestra oferta de bienes o servicios (que serían los vehículos) para satisfacer las necesidades de un mercado meta (clientes potenciales).

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Fecha inicio: Frecuentemente, de acuerdo a la Junta directiva Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Supervisar la aplicación de los esfuerzos de mercadeo tales como publicidad y precios. Fecha inicio: Frecuentemente, cuando el grupo de mercadeo lo considere Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Realizar un balance de los costos operativos del sistema, como medida fundamental de eficiencia económica. Identificar si nuestros ingresos son superiores que los egresos, además de que los primeros sean los suficientes para seguir en la actividad de Ensamblaje de vehículos Fecha inicio: Frecuentemente, de acuerdo a la producción Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Solicitar cotizaciones de materiales requeridos por nuestra compañía, en mira de encontrar calidad y bajo costo Realizar constante una comunicación con nuestros proveedores Llevar un estudio sobre ofertas dadas por los proveedores ya mencionados Crear alianzas o contratos en los cuales, el primer beneficiado sea Ensamblajes de Caldas Fecha inicio: De acuerdo a la solicitud de material Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Crear mejores condiciones ambientales de trabajo Mejorar la disposición de la fábrica, taller y lugar de trabajo, así como también el diseño del equipo e instalaciones. Economizar el esfuerzo humano y reducir la fatiga innecesaria Fecha inicio: Cada vez que se genere ensambles de vehículos Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Llevar a cabo el ensamble de los automotores, con el mínimo gasto de recursos (materiales, dinero, humano) Realizar soldadura para armar la carrocería de los vehículos, atendiendo a las medidas estándar para cada modelo y a los puntos de aplicación de la cabina maestra Pintura: se pasa por el área de desoxidantes, incluyendo la aplicación de anticorrosivos por electrólisis y por inmersión vertical automática en el Túnel de Tratamiento de Superficies Pruebas de calidad y tecnología; que significa revisión de cada proceso y avance en el ensamblado de todos los carros Fecha inicio: Frecuentemente Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Maximizar el tiempo de vida de la maquinaria, que nos genere menos costos en mantenimiento

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Llevar un manejo adecuado de todos los equipos de producción, y realizar inventarios para un control general Fecha inicio: Frecuentemente Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Ejecutar acciones jurídicas, para buscar el funcionamiento correcto de la empresa en cuanto a normas y leyes establecidas a nivel nacional e internacional Investigar y seleccionar textos jurídicos e informaciones de interés para la tramitación de procesos Preparar certificados de documentación con el fin de asesorar a los titulares en el desempeño de sus funciones. Verificar el cumplimento de la empresa en cuanto a deberes hacia el medio ambiente: derecho ambiental, comercial, del consumidor, y bioética Coordinar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo, con el fin de asegurar el correcto funcionamiento de la maquinaria y producción de coches por parte de la misma Verificar de los repuestos de las máquinas Hacer seguimiento y control de los servicios de reparación Fecha inicio: Frecuentemente Fecha final: Proceso constante, durante un periodo establecido; por ejemplo, cada cuatro (4) meses Etapa: Abierta Implementar sistemas de información que permitan a los administradores de planta configurar, vigilar, diagnosticar y calibrar los dispositivos remotos de campo así como realizar mejoras en línea Velar por la seguridad del sistema de información desarrollado Administrar la base de datos que hace parte del sistema Monitorear constantemente la red y otras telecomunicaciones para que en ningún momento el sistema falle Fecha inicio: Septiembre 11 de 2007 Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta Automatizar procesos, llegando inclusive a la robotización, evitando la participación de los obreros en tareas generadoras de enfermedades y accidentes laborales Combinar dispositivos inteligentes de campo, normas estándar abiertas y sistemas de automatización y software modular para mejorar de forma fácil y significativa los resultados de los procesos y del negocio. Plantear el uso de nuevas tecnologías, que puedan modernizar de manera incremental sus operaciones con los avances más modernos en automatización de plantas, sin tiempo muerto ni interrupción de los planes de producción. Fecha inicio: Frecuentemente Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta

 Realizar una constante comunicación con los clientes y/o usuarios finales para hacer un seguimiento o diagnóstico sobre nuestros coches y sobre la satisfacción general del cliente. Llevar una “Hoja de seguimiento por cada vehículo ensamblado con su respectivo dueño” Fecha inicio: Frecuentemente Fecha final: Proceso constante Etapa: Abierta

De lo anterior se deduce que todos los miembros de Ensamblajes de Caldas juegan un papel fundamental para el avance y posicionamiento de nuestra empresa; por eso es necesario constantemente planes de motivación, estimulación y sentido de pertenencia hacia la empresa, esto con la finalidad de que todos se sientan satisfechos con su labor, y la Junta Directiva se sienta atraída por el alto rendimiento de sus empleados. Matriz Procesos-Organización: Permite representar tanto las funciones de la Organización (procesos), como las responsabilidades de los distintos departamentos en que se estructura. PROCESOS

RESPONSABLES

Implementar programas de mercadeo

Equipo de mercadeo Junta directiva Grupo de gerencias Equipo de mercadeo Junta directiva Grupo de gerencias Equipo de mercadeo Todos los miembros de la compañía, segmentados por áreas Mercadeo Ventas Junta directiva Grupo de gerencias Planta Producción Planeación Ingeniería Todos los miembros de la compañía, segmentados por áreas Todos los miembros de la compañía, segmentados por áreas Alta gerencia

Establecer objetivos de mercadeo Elegir los planes de mercado Evaluar información general que compete a la empresa Monitorear continuamente las actividades de la competencia Tomar decisiones Obtener cambios deseados en el mercado objetivo

Dar soluciones acertadas Llevar a cabo acciones alternativas para enfrentar los problemas Evaluar cuidadosamente el impacto que puede

tener para Ensamblajes de Caldas sus fortalezas, Mercadeo debilidades, oportunidades, amenazas y ventajas Planta competitivas Administración y finanzas Junta directiva Supervisar la aplicación de los esfuerzos de Alta gerencia mercadeo Planta Planeación Administración y finanzas Realizar un balance de los costos operativos del Sistemas sistema Mercadeo Planta Solicitar cotizaciones de materiales requeridos por Producción nuestra compañía Ingeniería Administración y finanzas Crear mejores condiciones ambientales de trabajo Jefe de Producción Llevar a cabo el ensamble de automóviles Planta Producción Planta Maximizar el tiempo de vida de la maquinaria Producción Planeación Asesor Jurídico Ejecutar acciones jurídicas Planta Producción Coordinar los programas de mantenimiento Mantenimiento preventivo y correctivo Implementar Sistemas de Información Área de Automatización Área de Sistemas Automatizar procesos Área de Automatización Área de Sistemas Realizar una constante comunicación con los Ventas clientes y/o usuarios finales

5. DEFINICIÓN BASES DEL NEGOCIO (ENTIDADES DE NEGOCIOS Y CLASES DE DATOS) DE ENSAMBLAJES DE CALDAS Ltda. Lista de entidades -

Gerente Representante Legal Grupo de gerencias Equipo de mercadeo Junta directiva Representante área Plan de negocios Plan Estratégico Equipo de mercadeo y ventas Equipo de plantación Equipo de sistemas Equipo admin. y financiero Equipo de planta Equipo de gestión de calidad Equipo de mantenimiento Equipo de automatización Equipo de producción Equipo jurídico

-

Cliente Oferta Mercado Producto Vehículo Disponibilidad Producto Stock Ingreso por venta Factura venta Despachos Inversión Garantía Cronograma de mantenimiento

-

Empleado Vendedor Supervisor Auditor

-

Sede Bodega Parqueadero Maquinaria Proveedor Orden de compra

-

Compra Egreso por compra Partes Materia prima Puerta Chasis Motor Ejes Transmisión Ruedas Escape Aire acondicionado Parabrisas Vidrio ventana Manijas Tapicería Volante Palanca de cambios Caja de velocidades Caja de dirección Gatos Hidráulicos de dirección Latonería Vidrio Trasero Lámparas Batería Tanque combustible Sistema eléctrico Sistema de inyección Tornillos de ¾ pulgada Tornillos de ½ pulgada Tornillos de pulgada Pernos ¾ pulgada Pernos de ½ pulgada Pernos de pulgada Chazos Espárragos Frenos Remaches Abrazaderas Empaquetadura Hidráulica Empaquetadura Transmisión Empaquetadura Refrigeración Empaquetadura Ventanas Empaquetadura Parabrisas Empaquetadura Hauser Pintura

Clases de Datos Usadas Equipo de mercadeo Producto Vendedor Stock Junta directiva Grupo de gerencias Equipo de mercadeo Equipo jurídico

Proceso

Clases Creadas

Datos

Implementar programas oferta de mercadeo Establecer objetivos de Plan estratégico mercadeo

Monitorear Equipo de mercadeo y continuamente ventas actividades de competencia Cliente Producto Vendedor Venta Stock Gerente Equipo de mercadeo y ventas Equipo de plantación Evaluar DOFA Equipo de sistemas Equipo admin. y financiero Equipo de planta Materia Prima Proveedor Comité de plantación Equipo de planta Equipo de Producción Administración y finanzas Bodega Comité planeación Equipo jurídico Empleados Maquinaria Partes Equipo Planta Equipo de mantenimiento Equipo de Planeación Equipo de producción Equipo financiero Equipo Planta Equipo de Planeación Equipo de producción Equipo financiero Equipo de gerencias Equipo de mercadeo y

de

las Análisis Competencia la Ingreso por Venta Factura venta

Plan de Negocios

Solicitar cotizaciones de materiales Compra requeridos por nuestra compañía Conducir mercado

estudio

de Estudio

Ensamblar automóviles

Maximizar maquinaria

vida

Producto Cronograma mantenimiento

de

Implementar Sistemas de Información Sistema de información general

ventas Equipo de sistemas Equipo Planta Equipo de Planeación Equipo de producción Equipo financiero Equipo de automatización Equipo de gerencias Equipo de mercadeo y ventas Equipo financiero

Automatizar procesos

Plan de Automatización

comunicación con los clientes y/o usuarios Plan de finales Clientes

motivación

6. DEFINICIÓN DE LA ARQUITECTURA DE INFORMACIÓN En esta etapa se determina el portafolio de aplicaciones necesario para sostener las estrategias, operaciones y estructura de la organización, determinando la visión global de los recursos de información en cuanto a procesos y sus prioridades en un orden de precedencia, permitiendo clarificar la relación que existe entre las aplicaciones y necesidades de información de las áreas funcionales.

Cla Cronograma Plan Análisis Factura Plan de Plan de Plan de ses de datos Oferta Compra Estudio Producto de SIG Estratégico competencia venta negocios Automatización motivación Procesos mantenimiento Clientes Implementar programas de C U U U U mercadeo Establecer objetivos de C mercadeo Monitorear continuamente las actividades C U de la competencia Venta C U Conducir estudio de C U mercado Ensamblar C U automóviles Automatizar U C procesos Comunicación con los U C clientes y/o usuarios

Evaluar DOFA Solicitar cotizaciones de materiales requeridos por nuestra compañía Maximizar el tiempo de vida de la maquinaria Implementar Sistemas de Información Automatizar procesos Realizar una constante comunicación con los clientes y/o usuarios finales

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C: Relación de creación (fila crea columna) U: Relación de Uso

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De lo anterior se puede ver que las relaciones entre las clases de datos están dadas por el uso que determinados procesos hacen de la información disponible, de manera que algunas clases de datos son utilizadas por varios procesos así: El proceso de creación de planes de mercadeo, necesita de las clases de datos que tienen que ver con planeacion, tales como: Plan Estratégico, Análisis competencia, Oferta, Plan de motivación Clientes, Producto; además, es importante el proceso de análisis de la matriz DOFA de la empresa, la cual deberá se monitoreada por medio de medición de indicadores, para mantenerla actualizada y mejorar las debilidades y disminuir las amenazas. Las actividades de monitoreo de competencia, son útiles para los análisis de competencia y los planes de fidelizacion d clientes. La actividad principal de la emprenda (ensamblaje de automóviles) va de la mano con un buen plan de automatización El Sistema de información constituye la herramienta de apoyo a los procesos más críticos de la empresa, constituyendo parte fundamental del avance y desarrollo de las actividades de la empresa y generando una fuente de ventaja competitiva importante.

Análisis del Soporte de Sistema Actual PARTE A. Con este análisis se identifica cuáles dependencias están involucradas en los procesos de Ensamblajes de Caldas LTDA, también se identifican las dependencias que son apoyadas por el área de sistemas, con esto se busca conocer cuales de los sectores de la empresa reciben soporte para sus aplicaciones. • Se coloca una 'C' en la intersección donde los sistemas soportan actualmente una unidad o un proceso. •

Se coloca una 'P' si se está planeado insertar los sistemas en el proceso. Sist emas

Procesos Planear proyectos Diseñar proyectos Construir proyectos Conducir estudios Establecer objetivos de mercado Gestionar finanzas Gestionar calidad Controlar producción Mantener Maquinaria

Equipo Equipo de Equipo de Planeación de Mercadeo Sistemas P P

Equipo de Administració n y Finanzas

P P

C C C P P

C C C P

P P P P P

C

C

C P P

P

P

C

P

Equipo de Gestión y Calidad P P P P

Equipo de Mantenimiento

P

C C

Equipo de Automatizació n C C C P

P P C

Equipo de Control

C C C

Análisis del Soporte de Sistema Actual PARTE B. Esta matriz muestra claramente los datos que son compartidos por varios sistemas y ayuda a visualizar la necesidad de un diseño de bases de datos que garantice la consistencia de los datos. • Se coloca una 'X' en la intersección donde las clases son soportadas por cada sistema.

Clases de Datos Oferta

Plan Estratég ico

Análisis Compet encia

X X

X X

X X

Sistemas Actuales Área de Mercadeo Área de Planeación Área de Sistemas Área de Administración y Finanzas Área de Gestión y Calidad Área de Mantenimiento Área de Automatización Área de Control

X

X

X

Merma Stock

Ingreso por Venta

Factura Venta

Plan de Negocio s

Cotizaci ón

Balance de Ventas

X

X X X X

X X

X X

X

X X

X

X X

X

X

X

Balance de Sistema s X

X

X

X X X X X

8. ENTREVISTAS El objetivo principal de las entrevistas es determinar las necesidades de procesamiento de información por parte de los ejecutivos de la empresa, para establecer el grado de aceptación, utilización y satisfacción de los mismos con el SI de la empresa, así como determinar cuales son los procesos mas críticos que se realizan en la empresa y poder analizarse están siendo o no soportados desde el área de sistemas, específicamente con el sistema de información de la empresa Área Gerente sistemas

Necesidades de información de Para una buena gestión, se necesita tener información acerca de todos los procesos realizados en la empresa, e internamente se necesita información acerca del recurso humano, los planes estratégicos y los planes de contingencia.

Gerencia de Información personal administración de los empleados de Y finanzas Ensamblajes de

Problemas mas relevantes El sistema de información de la empresa, las redes, las BD, etc. soportados desde el área de sistemas son susceptibles a fallas.

Cambios hacia el futuro. El departamento de sistemas debe estar en constante cambio en el sentido de ayudar a la empresa a ir a la vanguardia en todos los aspectos, además, de ser flexible para adaptarse a los cambios de otras dependencias que puedan impactar la infraestructura de los negocios.

Cambio en el organigrama para privilegiar los sistemas

Importancia de las TI para la empresa. Contribuyen a un alineamiento estratégico entre todas las áreas organizacionales, lo cual a su vez ayuda a que los procesos se realicen de una manera óptima, esto conlleva a un trabajo y producto de calidad.

Responsabilidades Coordinar Realizar y aplicar los planes estratégicos de sistemas de información alineados con el plan estratégico empresarial Velar porque el departamento tenga un excelente flujo de comunicación entre los miembros; así mismo, documentar los procesos, y el software y el hardware Búsqueda de problemas financieros y de RH e

Caldas. Control asistencia. Contabilidad. Finanzas.

de

de información en la compañía. Mejoramiento en el nivel de automatización y computarización.

implementación de las mejores soluciones. Planificación del recurso humano. Gestión del talento humano. Evaluación del desempeño del personal. Pago de la nómina. Motivación del personal. Reforzamiento de la cultura organizacional. Control de asistencia.

9. HALLAZGOS Y CONCLUSIONES Entrevista efectuada: Gerencia de administración y finanzas Objetivos: - Los objetivos están claramente definidos y son soportados por el SI actual. Organización: - Las responsabilidades están bien definidas y asignadas en ésta área. - La gerencia del área es consciente del impacto en los SI de los cambios organizacionales. Planeación: - El PEE y el plan de negocio son las bases para estructurar el PESI. Medición y Control: - El control de la información de los empleados es deficiente, sobre todo en la parte de liquidación de nómina. - Debe mejorarse la forma en la que se calculan las deducciones para los empleados. - Debe llevarse a cabo una buena gestión de talento humano. Operaciones: - Se llevan a cabo operaciones como control de asistencia, liquidación de nómina y gestión del talento humano. - Las operaciones están cubiertas por el SI actual pero hay un déficit en la gestión del talento humano. - En la liquidación de nómina se presentan inconvenientes de exactitud. Soporte de Sistemas Actuales: - Actualmente el sistema no brinda el soporte adecuado para la gestión de talento humano.

- El departamento de sistemas tiene una buena imagen en esta dependencia, aunque el sistema de información tiene fallos, se reconoce la tecnología como una herramienta necesaria para el manejo de toda la información. - El usuario –en este caso los empleados– tiene un grado de insatisfacción por fallas como inexactitud de la información en la liquidación de nómina. En algunos casos aparecen deducciones que no aplican al empleado. - Se tiene clara la necesidad de mejorar el sistema pero aún no se tiene un plan definido para llevar a cabo esta mejora. Categorización de problemas -

Fallos en liquidación de nómina: Medición y Control, Operaciones, Soporte de Sistemas Actuales.

-

No hay gestión adecuada de talento humano: Operaciones, Soporte de Sistemas Actuales.

CONCLUSIONES (Administración y Finanzas) - Los objetivos del área están orientados con los del negocio, las responsabilidades y operaciones están definidas correctamente. - Se presenta inconformidad de los usuarios con el sistema de liquidación de nómina, dado que se hacen deducciones inexistentes en muchos casos. - La gestión del talento humano se hace de manera superficial, siendo un factor crítico para el mejoramiento de la productividad y la ventaja competitiva.

10. PRIORIDADES DE LA ARQUITECTURA Después de realizar el análisis en la empresa, se determinaron los requerimientos globales de información que la organización necesita para ejecutar sus actividades diarias y se concluyo que es indispensable mejorar la aplicación que se usa actualmente para la gestión de finanzas en la empresa, ya que presenta algunas deficiencias en cuanto al manejo de la pagos de los empleados, y la gestión del talento humano. Es necesario seleccionar de las aplicaciones más adecuadas para la empresa, para lo cual se realizara un análisis acerca de los beneficios que cada una de ellas le traerá y de los riesgos que conlleva su adquisición. Además es necesario definir su alcance y asegurar que existirá una perfecta integración con los otros sistemas de información de la empresa. Aunque inicialmente el desarrollo de nuevas tecnologías de información en la empresa requiere una inversión significativa, esto se ve compensado a largo plazo con los múltiples beneficios que pueden obtenerse, como reducción de costos de operación, mejora en la calidad y eficiencia del trabajo además de darle a la empresa la oportunidad de competir en el mercado. La creación de nuevos sistemas de información tendrá un gran impacto en Ensamblajes de Caldas porque ayudara a llevar un seguimiento y mejora de los procesos que se realizan en la empresa, como el control de la información de los empleados, la liquidación de nominas y la gestión del talento humano que en la actualidad presentan algunas fallas. Gracias a la adquisición de estas nuevas aplicaciones todo el personal estará en capacidad de mejorar la eficiencia y productividad de la empresa, todo esto con el fin de enfrentar la creciente competencia y la sobreproducción global. En Ensamblajes de Caldas es necesario planear sistemas de información de calidad para cumplir con las necesidades de los clientes, tanto internos como externos. Se debe disponer de una aplicación de software con módulos para las principales necesidades que se presentan en la empresa, como son la gestión de finanzas, gestión de calidad y control de la producción, que son de vital importancia para su desarrollo porque ayudan a mejorar de manera significativa los procesos y al fortalecimiento de las áreas estratégicas de la organización para el éxito en su gestión. Adicionalmente existen otros procesos secundarios, pero no menos importantes, que deben sistematizarse, estos son: planeación, diseño y construcción de proyectos, conducir estudios, establecer objetivos de mercado y mantener la maquinaria. Al analizar los resultados obtenidos de las entrevistas a los ejecutivos, se establecieron tanto las necesidades de alta prioridad para ensamblajes de Caldas, como los principales proyectos en tecnologías de información requeridos por la empresa para cumplir sus objetivos. Se determino que para

optimizar las funciones sustantivas de la empresa es necesario llevar a cabo un mejoramiento en los sistemas existentes que permita el logro de los siguientes objetivos: 1. Mejorar la administración de los recursos humanos. 2. Definir parámetros de operación en materia de costos en las diferentes unidades de producción y de servicios en la empresa. 3. Mejorar los procesos administrativos de los clientes y proveedores de la empresa. 4. Mejorar la administración y uso de los recursos materiales de la empresa. 5. Mejorar los sistemas que llevan a cabo el análisis de la información financiera, de medición de la operación económica empresarial, y manejo de nominas de los empleados. 6. Mejorar los sistemas de administración de la información de los empleados. 7. Mejorar los sistemas de gestión del talento humano de la empresa. 8. Garantizar el uso de información veraz que permita a los diferentes niveles corporativos, la toma de decisiones oportuna, y que de beneficio directo para la administración o prestación de los servicios. 9. Integración de los nuevos proyectos a través del modelaje de datos, herramientas de desarrollo y motores de bases de datos, que permitan garantizar la coherencia de las estructuras de datos en la empresa. 10. Implementar planes de capacitación en las tecnologías de Información que posee la empresa, para que faciliten los procesos de producción en la empresa, considerando insumos, procesos, productos y la administración de los inventarios. El mejoramiento del sistema de información en la empresa y/o la capacitacion de los empleados para optimizar su uso proporciona beneficios tangibles como: - Ahorro porque no es necesario involucrar más personal. - Mayor capacidad del manejo de archivos en términos de espacio y costo. - Mayor seguridad de almacenamiento en archivos. - Ahorro de operación, ya que eliminan errores en los procesos y se disminuye el tiempo empleado para una operación determinada.

Además nos aporta también beneficios intangibles ya que nos permiten ser más competitivos, incrementar la precisión de los procesos, y también mejora la imagen de la organización. Para la elección de los productos software que nos ayuden con el cumplimiento de los objetivos y apoyen los diferentes procesos productivos es necesario analizar previamente, los recursos económicos disponibles en la empresa y efectuar un estudio detallado de los sistemas que se ofertan en el mercado y sus respectivos costos y beneficios. En cuanto a la implementación lo más recomendable es comprar el software que mas se adapte a nuestras necesidades y no requiera modificaciones, porque aunque el gasto inicial que requiere es alto, comparado con el desarrollo propio de nuestras aplicaciones será mucho menor, pues el tiempo, la cantidad de desarrolladores, y los gastos adicionales que esto genera pueden representar perdidas considerables para la empresa.

11. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE INFORMACIÓN El progreso tecnológico que enfrenta el mundo de hoy exige mayores niveles de integración y conexión de las tecnologías de información en el mundo de los negocios, permitiendo una administración de los procesos de manera veloz y eficiente, lo que implica una reducción en los ciclos de los procesos. Como es evidente en nuestra empresa de ensamble de automóviles al igual que en muchas otras de carácter no muy similar al nuestro, la información se convierte en un activo cuyo valor no se puede cuantificar con facilidad. Para la obtención y el manejo eficiente de la información, es necesario implementar sistemas de tecnología que permitan una disposición de los datos las 24 horas, para agilizar los procesos de toma de decisiones y con ello responder rápidamente a los desafíos que continuamente demandan los cambios en el mercado y en la economía nacional. Como respuesta a lo anterior, en Ensamblajes de Caldas, los recursos disponibles para el manejo de la información y que dan soporte a las necesidades funcionales del negocio, si están implementadas de una manera adecuada, pues como se hace evidente en la definición de la arquitectura, cada segmento de la empresa o unidad funcional, tiene asociado el tipo de aplicaciones que requiere, estableciendo además el uso que cada entidad hace de las diferentes modulos dentro de la aplicación existente en nuestra empresa. Las soluciones empresariales que estamos utilizando, dan un soporte adecuado a las necesidades que cada área presenta, pues tanto la adquisición de datos como el mantenimiento de los mismos y su posterior recuperación, utilizados como soporte a la toma de decisiones, han representado un incremento en el flujo de producción, lo que se traduce en mayores ingresos. Es posible entonces determinar, que disponemos de una buena administración de los recursos de información, pues en cada área critica de la empresa se cuenta con sistemas que permiten entregar información de tiempo real a los usuarios de la empresa y dar visibilidad de los datos corporativos de forma segura, ágil y eficiente. Este tipo de soluciones es provista a algunas unidades de la empresa; pues en vista de que nuestra estadía en el mercado es relativamente corta el presupuesto disponible nos limita, pero como se menciona anteriormente las necesidades fundamentales del negocio están siendo subsanadas. Para enfrentar los problemas que puede generarnos el hecho de no disponer de una automatización total de las oficinas de nuestra empresa, deberá proponerse a la junta directiva una mayor inversión en esta área, porque como hemos visto, el disponer de tecnologías de información nos ha permitido percibir mayores ingresos, lo significa que de cierta manera el área financiera y la empresa en general, están siendo beneficiadas con su uso. El compromiso debe ser tanto del área de sistemas como del comité directivo, porque una buena inversión en sistemas (por supuesto bien justificada), será directamente proporcional a un incremento en los ingresos que se perciban después de un lapso de tiempo previamente presupuestado.

Después de realizar un análisis exhaustivo de las necesidades de la empresa, en relación a los sistemas de información de los que disponemos y de aquellos que son necesarios para el su correcto funcionamiento, es posible determinar que: •

•

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El procesamiento de los datos, permite agilizar la manera de realizar los negocios propios de la empresa, pues la toma de decisiones es mas eficiente, al considerar la situación actual y realizar proyecciones mas acertadas. La adquisición de las diferentes aplicaciones (modulos) se ha llevado a cabo siguiendo una serie de criterios, entre los cuales los mas relevantes han sido, los que permiten el funcionamiento diario de la empresa y corresponden a software utilizado para: gestión de finanzas, gestión de calidad y control de producción. En segundo lugar encontramos otro tipo de aplicaciones que no menos importantes, tienen un grado de prioridad un poco mas bajo y tienen relación con: la planeación, diseño y construcción de proyectos. Los planes a largo plazo en cuanto a sistemas de información tal vez no sean tan acertados, pues la evolución de los sistemas es tan rápida que muy probablemente en el momento de ejecutar tales planes podamos encontrar en el mercado software que nos provea mayor utilidad que aquel que consideramos en un comienzo; sin olvidar que igualmente los requerimientos de los negocios presentan también constantes cambios.

Para finalizar, es posible anotar que como en toda empresa se presentan inconvenientes, la nuestra no es la excepción, porque después de determinar el grado de soporte que brindan las tecnologías de información al desarrollo de las actividades de cada unidad funcional de la empresa y ante todo la eficiencia con la cual permiten incrementar la productividad, fue posible detectar que el control de la información de los empleados es deficiente, especialmente en las aplicaciones utilizadas para la liquidación de nómina, para lo cual se requiere mejorar la forma en la que se calculan las deducciones para los empleados, traducido en una buena gestión de talento humano.

12. RECOMENDACIONES Poner en marcha un plan de revisión al modulo del sistema de información relacionado con las finanzas de la empresa, ya que presenta algunas deficiencias que hacen difícil la optimización de este trabajo por parte de los ejecutivos y operarios involucrados en esta área. La idea es que se corrijan las deficiencias en un plazo máximo de 1 mes; lo cual estará a cargo del equipo de desarrollo de la empresa. Es conveniente realizar un plan de investigación que arroje conclusiones a cerca de cuales son las tendencias actuales del mercado en cuanto a la automatización de procesos que tienen que ver con nuestra actividad, incluyendo costos, para que posteriormente se pueda realizar un estudio de la viabilidad de la adquisición de lo que sea necesario para dicha automatización. Este proceso de investigación, debe realizarse inicialmente enfocado en la automatización de procesos, pero es importante que se siga llevando a cabo investigaciones que le permitan a ensamblajes de caldas ser pionero en TI; todo lo anterior, ayudara a fortalecer una de las debilidades identificadas en el plan estratégico empresarial, que tiene que ver con la inversión en investigación y desarrollo Uno de los enfoques administrativos mas importante que actualmente se aplica, es la adecuada gestión del talento humano, que va desde un exhaustivo proceso de reclutamiento, pasando por el seguimiento y evaluación de logros; teniendo en cuenta las remuneraciones y reconocimiento por dichos logros; por esta razón, es vital que el área de recursos humanos, se apoye mas en el soporte que el modulo de recursos humanos del SI de la empresa brinda; con el fin de aumentar la fidelización del cliente interno y corregir esta debilidad que tiene la empresa en cuanto a motivación de los empleados. La recomendación es entonces que a partir del momento que se den a conocer los resultados del PESI, se de un mejor uso de la herramienta de gestión de talento humano, aplicando un plan para la medición y el control de logros por empleado. Una buena opción, es utilizar indicadores de desempeño. Todo lo anterior, requiere que se desarrolle un plan a corto plazo de refuerzo a la capacitación de los empleados en cuanto a las tecnologías de información utilizadas.

13. REPORTE DE RESULTADOS En el BSP (Business Systems Planning) que se desarrolló en la compañía Ensamblajes de Caldas se dieron hallazgos en los estudios como que el control de la información de los empleados es deficiente, la parte de liquidación de nómina presenta fallas como el cálculo ineficiente de las deducciones del personal; además la gestión de talento humano no es la mejor. Con estos hallazgos se concluye que es indispensable mejorar la aplicación que es usada actualmente para la gestión de finanzas en la parte de nomina en la empresa. A pesar de los inconvenientes presentados en el sistema de nomina podemos decir que disponemos de una buena arquitectura de información que aunque puede ser mejor, da a cada área critica de la empresa un sistema que le permiten entregar información en tiempo real a los usuarios de la empresa y dar visibilidad de los datos corporativos de forma segura, ágil y eficiente. Es importante resaltar que existen otros procesos secundarios en la empresa, pero no menos importantes, que deben sistematizarse, estos son: planeación, diseño y construcción de proyectos, conducción de estudios, establecimiento de objetivos de mercado y mantenimiento de la maquinaria. Se debe entonces busca dar mas apoyo al área de sistemas de la empresa con la inyección de recursos económicos que permita la construcción o adquisición de software que nos ayuden con el cumplimiento de los objetivos y apoyen los diferentes procesos productivos, eliminando así las deficiencias que se presentan en el sistema actual. Para afrontar los problemas que puede crearnos el no disponer de una automatización total los departamentos de nuestra empresa,

deberá

plantearse a la junta directiva una mayor inversión en esta área, porque como se ha visto, las tecnologías de información han permitido el acceso a mayores ingresos.

ANEXOS Anexo A Cronograma de entrevistas

Dom 23 Sep

ID

Task Name

Start

Finish

Duration 8

1

Entrevista con gerencia general

Entrevista con Gerencia de mercadeo Entrevista con Gerencia de 3 planeación Entrevista con Gerencia de 4 sistemas 2

5

Entrevista con Gerencia de planta

Entrevista con Gerencia de 6 administración Y finanzas

23/09/2007

23/09/2007

1h

23/09/2007

23/09/2007

1h

23/09/2007

23/09/2007

1h

23/09/2007

23/09/2007

1h

23/09/2007

23/09/2007

1h

23/09/2007

23/09/2007

1h

9

10

11

12

1

2

3

4

5

6

Anexo B Resúmenes de reuniones

ENSAMBLAJES DE CALDAS ACTA DE REUNIÓN Ciudad

Día 03

Manizales

Mes 10

Año 2007

Coordinador

ASISTENTES

Todo el equipo de trabajo

TEMAS TRATADOS

Revisión

de

Socialización

responsabilidades de

resultados

y

aclaración hasta

de el

dudas. momento

INQUIETUDES Y ACCIONES PENDIENTES El equipo debe comprometerse más con el cumplimiento del cronograma. Falta colaboración por parte de algunos ejecutivos para la recolección de información.

FECHA PRÓXIMA REUNIÓN FIRMA ENCARGADO

Sin definir

Anexo C Hojas de control de tareas Fecha: Octubre 03 2007 Area Tarea asignada Obtener el Consenso Prepararse para el Estudio Inicio del Estudio

Estad o Inicia da Inicia da Inicia da Inicia de da

Definición de Procesos Negocios Definir las Bases del Negocio Inicia (Entidades de Negocios y da Clases de Datos)

Muy Alta Muy Alta Muy Alta Muy Alta

Fecha estimada finalizaci on Octubre 05 2007 Octubre 05 2007 Octubre 06 2007 Octubre 06 2007

Muy Alta Muy Alta

Priorid ad

% complet ado 80%

Fecha finalizaci ón

Departam ento/ área

participantes

Sistemas

revisad a NO

Hernán Alonso 80%

Sistemas

NO Alejandra

80%

Sistemas

NO Jorge Andrés

80%

Sistemas

Octubre 06 2007

80%

Sistemas

Octubre 06 2007

80%

Sistemas

NO Edwin NO Jhoam

Definir la Arquitectura Información

de Inicia da

NO Álvaro Hernán

Analizar el Soporte Sistema Actual

del Inicia da

Muy Alta

Octubre 06 2007

80%

Sistemas

sin iniciar

Muy Alta

Octubre 06 2007

80%

Sistemas

NO Wilson Andrés

Entrevistas a los Ejecutivos

NO Carlos Andrés

Definir Hallazgos Conclusiones

y sin iniciar

Alta

Octubre 07 2007

0%

Sistemas

Determinar las Prioridades de sin la Arquitectura iniciar

Alta

Octubre 07 2007

0%

Sistemas

NO Cristian NO Deicy

Administración de Recursos sin de Información iniciar

Alta

Octubre 07 2007

0%

Sistemas

Desarrollo de recomendaciones Reporte de resultados

Alta

Octubre 07 2007 Octubre 07 2007 Octubre 07 2007

0%

Sistemas

0%

Sistemas

0%

Sistemas

NO Miyerlay

Consolidación del estudio y publicación en el grupo Area Asignada: Estado: Prioridad: Revisada:

sin iniciar sin iniciar sin iniciar

Alta Alta

NO Yeny NO Julián

Codigo del area al que pertenece la tarea Iniciada | sin iniciar | terminada | cancelada | postergada (1) Muy Alta | (2) Alta | (3) Media |(4) baja | (5) Muy baja Si | NO

NO Camilo

Anexo C Hojas de control de tareas Fecha: Octubre 17 2007 Area Tarea asignada Obtener el Consenso Prepararse para el Estudio Inicio del Estudio

Estad o termi nada termi nada termi nada termi de nada

Definición de Procesos Negocios Definir las Bases del Negocio termi (Entidades de Negocios y nada Clases de Datos)

Priorid ad Muy Alta Muy Alta Muy Alta Muy Alta

Fecha % estimada complet finalizaci ado on 100%

Fecha finalizaci ón

Departam ento/ área

participantes

Sistemas

revisad a NO

Hernán Alonso 100%

Sistemas

NO Alejandra

100%

Sistemas

NO Jorge Andrés

100%

Sistemas

Muy Alta

100%

Sistemas

Muy Alta

100%

Sistemas

NO Edwin NO Jhoam

Definir la Arquitectura Información

de

termi nada

NO Álvaro Hernán

Analizar el Soporte Sistema Actual

del

termi nada

Muy Alta

100%

Sistemas

termi nada

Muy Alta

100%

Sistemas

NO Wilson Andrés

Entrevistas a los Ejecutivos

NO Carlos Andrés

Definir Hallazgos Conclusiones

y

termi nada

Alta

100%

Sistemas

Determinar las Prioridades de termi la Arquitectura nada

Alta

100%

Sistemas

NO Cristian NO Deicy

Administración de Recursos termi de Información nada

Alta

100%

Sistemas

Desarrollo de recomendaciones Reporte de resultados

Alta

100%

Sistemas

Alta

100%

Sistemas

0%

Sistemas

NO Miyerlay

Consolidación del estudio y publicación en el grupo Área Asignada: Estado: Prioridad: Revisada:

termi nada termi nada sin iniciar

NO Yeny NO Julián

Alta

Octubre 18 2007

Código del área al que pertenece la tarea Iniciada | sin iniciar | terminada | cancelada | postergada (1) Muy Alta | (2) Alta | (3) Media |(4) baja | (5) Muy baja Si | NO

NO

Anexo C Hojas de control de tareas Fecha: Octubre 18 2007 Área Tarea asignada Obtener el Consenso Prepararse para el Estudio Inicio del Estudio

Estad o termi nada termi nada termi nada termi de nada

Definición de Procesos Negocios Definir las Bases del Negocio termi (Entidades de Negocios y nada Clases de Datos)

Priorid ad Muy Alta Muy Alta Muy Alta Muy Alta

Fecha % estimada complet finalizaci ado ón 100%

Fecha finalizaci ón

Departam ento/ área

participantes

Sistemas

revisad a SI

Hernán Alonso 100%

Sistemas

SI Alejandra

100%

Sistemas

SI Jorge Andrés

100%

Sistemas

Muy Alta

100%

Sistemas

Muy Alta

100%

Sistemas

SI Edwin SI Jhoam

Definir la Arquitectura Información

de

termi nada

SI Álvaro Hernán

Analizar el Soporte Sistema Actual

del

termi nada

Muy Alta

100%

Sistemas

termi nada

Muy Alta

100%

Sistemas

SI Wilson Andrés

Entrevistas a los Ejecutivos

SI Carlos Andrés

Definir Hallazgos Conclusiones

y

termi nada

Alta

100%

Sistemas

Determinar las Prioridades de termi la Arquitectura nada

Alta

100%

Sistemas

SI Cristian SI Deicy

Administración de Recursos termi de Información nada

Alta

100%

Sistemas

termi Alta nada termi Alta nada termin Alta ada

100%

Sistemas

100%

Sistemas

100%

Sistemas

SI Miyerlay

Desarrollo de recomendaciones Reporte de resultados Consolidación del estudio y publicación en el grupo Area Asignada: Estado: Prioridad: Revisada:

SI Yeny SI Julián

Código del área al que pertenece la tarea Iniciada | sin iniciar | terminada | cancelada | postergada (1) Muy Alta | (2) Alta | (3) Media |(4) baja | (5) Muy baja Si | NO

SI