Perencanaan Strategis Ti_r1.2

Perencanaan Strategis Sistem/Teknologi Informasi Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Perubahan Peran TI  Peran Tradisional  TI mengikuti bisnis 

Sistem/teknologi mendukung operasional bisnis

 Peran Baru  TI mengarahkan bisnis 



Sistem/teknologi mendukung operasional bisnis dan Sistem/teknologi mempengaruhi cara bekerja di masa yad.

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Model Manajemen Informasi Perusahaan Sektor Teknologi

Sektor Bisnis Rencana Strategis Perusahaan

Organisasiorganisasi bisnis

dampak

Peluang-peluang Teknologi Informasi

penyesuaia n

Arsitektur Teknologi Informasi

Sumber: Parker, M., Benson, R.m & Trainer, E. (1988). Information Economics: Linking Information Technology and Business Performance Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Jenis-jenis Perencanaan  Ada tiga jenis perencanaan : 

Perencanaan yang bersifat Strategis (Perencanaan jangka panjang, berlaku 3-5 tahun)  Contoh





: Perencanaan yang bersifat Taktis (Perencanaan jangka menengah, berlaku 1-2 tahun)  Contoh : Perencanaan yang bersifat Operasional (Perencanaan jangka pendek 6 months - 1 year)  Contoh :

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Perencanaan Strategis  Merupakan proses pengembangan dan

perbaikan model dari kondisi organisasi aktual maupun yang akan datang termasuk didalamnya strategi transisinya  Hasil akhirnya dapat berupa keluaran seperti:   

Pernyataan Visi & Misi Pernyataan Sasaran dan Tujuan Pernyataan Strategi Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Perencanaan Strategis  Visi dan Misi  Visi mendefinisikan tentang apa yang akan dicapai dalam suatu perencanaan strategis  Misi adalah tujuan dan alasan eksistensi lembaga, apa yang akan dihasilkan, apa yang akan dilaksanakan serta peran apa yang akan dimainkan oleh lembaga.  Tujuan 



Sejumlah penyataan yang menjabarkan tujuan-tujuan baik kualitatif maupun suatu organisasi dalam mencapai sasaran yang diinginkan Tujuan merupakan faktor kritis untuk keberhasilan

 Strategi Kompetitif  Metoda yang digunakan organisasi untuk mencapai visi, misi dan tujuan organisasi tersebut di atas. Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Perencanaan Strategis S/TI  “Merupakan proses untuk menentukan tujuan-

tujuan implementasi sistem/teknologi informasi dan mengidentifikasi sistem/teknologi informasi yang potensial untuk diterapkan dalam organisasi tersebut.” Lederer and Sethi (1988)

 Secara sederhana dapat diartikan – pengkajian

informasi kebutuhan-kebutuhan suatu organisasi dan pendefinisian sistem, database dan teknologi yang dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi tersebut.

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Perencanaan Strategis S/TI  Merupakan rencana “bagaimana” dan “apa”

sistem/teknologi yang tepat bagi organisasi.  Penyetaraan antara tujuan-tujuan bisnis organisasi dan penggunaan sistem/teknologi informasi untuk mendukung bisnis.  Catatan : In the past IS Planning was

differentiated to IT Planning. Now, due to the rapid growth of technology there is relatively no difference between IS and IT Planning Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Perencanaan Strategis S/TI  Mengapa Perencanaan Sistem/Teknologi Informasi

itu penting?  

  

Karena strategi sistem/teknologi informasi menetapkan pemanfaatan strategis teknologi dalam suatu organisasi. Perencanaan sistem/teknologi informasi memastikan investasi teknologi yang efisien dan efektif yang mendukung kegiatan bisnis. Saat ini sistem/teknologi informasi semakin menjadi faktor yang kritis terhadap kesuksesan suatu organisasi. Penggunaan sistem/teknologi informasi dalam kegiatan bisnis semakin meningkat Sistem/teknologi informasi dapat mempengaruhi kinerja dan performansi relatif suatu organisasi. Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Strategi S/TI dalam konteks bisnis Strategi Bisnis

• Ketetapan-ketetapan bisnis • Tujuan dan sasaran • Strategi kompetitif

Dukungan terhadap bisnis

Arahan-arahan bisnis

Strategi SI

• Berbasiskan bisnis • Berorientasi pd kebutuhan Kebutuhan-kebutuhan dan prioritas • Fokus pd aplikasi

Infrastruktur dan Layanan

Strategi TI

• Berbasiskan kegiatan • Berorientasi pd Supply • Fokus pd teknologi Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Sasaran-sasaran Kritis  Penyetaraan (Alignment) 



Sasaran sistem dan teknologi informasi harus disetarakan dengan sasaran-sasaran bisnis Memastikan bahwa sistem dan teknologi informasi bergerak sesuai dengan tujuan dan arahan bisnis

 Fleksibilitas   

Teknologi berubah dengan sangat cepat Lingkungan bisnis berubah cepat Penggunaan standar  kunci utama fleksibiltas

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Penyetaraan S/TI dengan Bisnis  Penggunaan terbaik sumberdaya S/TI untuk

memenuhi tujuan-tujuan organisasi.  Secara umum penyetaraan (alignment) merupakan langkah/tahap pengalokasian sumberdaya organisasi.  Peran sumberdaya S/TI sebagai faktor kompetitif penting semakin meningkat, sehingga pengelolaan sumberdaya S/TI juga semakin bertambah penting.

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Tren dalam perencanaan S/TI  Kegiatan perencanaan S/TI dilakukan secara

formal sebagai bagian integral organisasi seiring dengan meningkatnya dominansi S/TI.  Perencanaan S/TI akan dilakukan lebih cepat sesuai dengan cepatnya perkembangan teknologi.  Pemahaman terpisah antara Rencana Bisinis, Rencana S/TI dan Implementasi S/TI akan semakin kabur seiring dengan menguatnya S/TI dalam pengendalian bisnis.

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Manfaat Perencanaan Strategis SI/TI Informasi  Menjawab pertanyaan-pertanyan berikut :     

Apa yang kita lakukan disini? Dimana kita saat ini berada? Apa yang ingin kita capai? Apa yang kita butuhkan untuk mencapainya? Bagaimana dan dengan cara apa kita akan mencapainya?

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Hasil yang dicapai tanpa perencanaan S/TI  Proyek-proyek S/TI yang gagal  Lemahnya arahan yang jelas pada proyek-

proyek S/TI, ruang lingkup yang kabur, tidak adanya identifikasi terhadap faktor-faktor kritis keberhasilan (Critical Success Factors).  Pemanfaatan investasi S/TI yang tidak efisien  Kondite buruk bagi profesional S/TI akibat kegagalan implementasi S/TI

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Perencanaan S/TI di Indonesia  Adanya tendensi bahwa perencanaan kurang

dianggap penting.  Tidak adanya keluaran yang bersifat ‘tangible’ ataupun ‘less realizable’ dari hasil suatu perencanaan S/TI  apa yang diimplementasikan seringkali berbeda dengan apa yang direncanakan.  Banyak organisasi menjalankan proyek-proyek S/TI, tanpa adanya terlebih dahulu suatu perencanaan S/TI.  Hanya digunakan sebagai justifikasi untuk kebutuhan audit (persyaratan administratif / formalitas) Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Perencanaan S/TI di Indonesia  Hanya digunakan sebagai justifikasi untuk

 

 

kebutuhan audit (persyaratan administratif / formalitas) Lemahnya attitude untuk dokumentasi. Perencanaan S/TI sering dianggap hanya merupakan tanggung jawab unit-unit terkait (divisi TI, div komputer), bukan tanggung jawab organisasi secar keseluruhan. Realtiv sulit untuk dilaksanakan Level kedewasaan (maturity level) organisasiorganisasi yang ada umunya masih rendah. Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Perencanaan S/TI di Indonesia  Pasar S/TI masih sangat didominasi dan

dikendalikan oleh profesional-profesional “teknis” S/TI (vendor)  Di beberapa tempat adanya budaya tidak menerima bantahan, kritikan ataupun debat yang merupakan bagian dari perbaikanperbaikan suatu perencanaan  Membutuhkan proses yang dikendalikan oleh fasilitator serta keterlibatan penuh konsultan yang memiliki kepekaan psikologis maupun kepekaan budaya. Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Komponen-komponen Konsep Perencanaan Strategis S/TI Informasi

Sasaran

Implementasi Praktis

SDM

Sistem/ Teknologi Informasi Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Komponen-komponen Praktis Perencanaan Strategis S/TI Strategi Organisasi

Saling mempengaruhi Arsitektur S/ TI

Rencana Pelaksanaan

Bagian dari Arsitektur S/TI

Rencana Pembiayaan

Rencana Strategis S/ TI

Portofolio Aplikasi

Analisa Peluang S/ TI

Pengkajian SDM Pengkajian Kebutuhan

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Proses Perencanaan Strategis SI/TI  Umumnya dilakukan setelah proses

perencanaan bisnis  Proses perencanaan strategis hendaknya dianggap sebagai bagian terintegrasi dari suatu perencanaan bisnis, bukan merupakan proyek S/TI.  Inisiasi hendaknya datang dari pimpinan organisasi, bukan dari seorang manajer S/TI

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Proses Perencanaan Strategis SI/TI  Pendekatan Tipikal

Perencanaan S/TI

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Proses Perencanaan Strategis SI/TI  Secara umum ada tiga Kegiatan Utama:   

Penggambaran Kondisi Aktual Penggambaran Sasaran (Kondisi y.a.d) Pengembangan Rencana Peralihan dan Strategi

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Penggambaran Kondisi Aktual  Top-down Planning  Metodologi yang bersifat generik untuk memperoleh pemahaman luas kebutuhankebutuhan S/TI dari keseluruhan organisasi  Bottom-up Planning 

Metodologi yang bersifat generik yang mengidentifikasikan dan mendefinisikan proyekproyek pengembangan S/TI guna pemecahan masalah-masalah operasional bisnis, maupun meningkatkan keunggulan untuk meraih peluangpeluang bisnis.

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Penggambaran Kondisi Aktual  Fungsi-fungsi bisnis utama yg.perlu dukungan

sistem  Kemampuan sumberdaya S/TI yang ada :     

Hardware Software Database Telekomunikasi SDM

 Kesulitan pemenuhan kebutuhan bisnis  Antisipasi kebutuhan-kebutuhan yad.

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Penggambaran Kondisi Aktual  Pengkajian Kebutuhan/Kesenjangan S/TI  Menjawab pertanyaan : “Dimana kita berada dan kemana kita akan menuju (dalam konteks pemanfaatan S/TI) ?”  Kegunaan :  Menentukan prioritas utama langsung pada kebutuhan-kebutuhan S/TI.  Mengidentifikasikan komponen-komponen teknologi yang utama yang diperlukan.  Komponen :  Kebutuhan/Kesenjangan Arsitektur S/TI  Kebutuhan/Kesenjangan kemampuan SDM.

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Penggambaran Kondisi Aktual  Pengembangan matrix sebagai bahan referensi

uji-silang  

Unit terhadap Fungsi (Divisi SDM  Manajemen SDM dan pengembangan SDM) Fungsi  Fungsi terhadap Tujuan (Manajemen SDM dan pengembangan SDM  menghasilkan SDM yg terampil dan professional)  Fungsi terhadap Proses (Manajemen SDM dan pengembangan SDM  proses perekrutan pegawai, pelatihan, dsb.)  Fungsi terhadap Data (Manajemen SDM dan pengembangan SDM  Data Karyawan, Pendidikan, dsb.) Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Penggambaran Kondisi Aktual  Pengembangan matrix sebagai bahan referensi

uji-silang 

 

Proses:  Proses terhadap Data (Pelaporan Keuangan  Data Pemasukan dan Pengeluaran Organisasi)  Proses terhadap Aplikasi (Pelaporan Keuangan  Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi) Data terhadap Aplikasi (Data Personil Karyawan  Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian) Aplikasi terhadap Tujuan (Aplikasi Sistem Informasi Kepegawaian  membantu menangani permasalahan yang dihadapi dalam mengelola sumber daya manusia suatu organisasi.) Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Penggambaran Sasaran (Kondisi y.a.d)  Melakukan update terhadap daftar matriks

untuk menggambarkan sasaran yang akan dicapai.  Penjabaran proyek-proyek pengembangan sistem yang baru:  

Gambaran Umum Proyek Uraian ringkas implementasi

 Penjabaran kemampuan-kemampuan sistem

yang diinginkan: 

Hardware, Software, Database, Telekomunikasi, SDM Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Penggambaran Sasaran (Kondisi y.a.d)  Mengidentifikasikan Peluang-peluang S/TI 

Menggunakan metode-metode pendekatan yg. Ada :  Strategic grid (McFarlan)  Critical success factors (Rockart)  Value-chain analysis (Porter)  Competitive forces (Porter)  Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats (SWOT) analysis

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Pengembangan Rencana dan Strategi Peralihan  Penjabaran secara luas yg bersifat

komprehensif 

mengenai kebutuhan-kebutuhan pengembangan organisasi jangka pendek maupun jangka panjang

 Manajemen Strategi  Hendaknya disesuaikan dengan strategi organisasi  Arsitektur S/TI mempengaruhi strategi organisasi (juga sebaliknya)  Strategi organisasi membantu menentukan prioritas pertama Perencanaan Strategis S/TI

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Pengembangan Rencana dan Strategi Peralihan  Manajemen Strategi      

Rencana-rencana Akuisisi Milestones & Jadwal Penyesuaian Organisatoris Kendali manajemen Pelatihan-pelatihan utama Strategi SDM

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Pengembangan Rencana dan Strategi Peralihan  Rencana Kerja Penerapan:  Penjabaran secara rinci proyek-proyek yang akan dilaksanakan.  Prioritas-prioritas pelaksanaan masing-masing proyek  Jadwal Proyek  Keterkaitan proyek  Kebutuhan-kebutuhan sumberdaya  Panduan Manajemen untuk Perubahan  Analisa Resiko (Solusi pemecahan Masalah)  Manajemen Pelaporan Perkembangan Proyek. Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Pengembangan Rencana dan Strategi Peralihan  Perencanaan Pembiayaan  Identifikasi sumber-sumber pembiayaan  Perencanaan S/TI membantu mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan realistik pembiayaan  Masalah-masalah pengadaan infrastruktur perlu difikirkan (mahal dan kompleks)  diterjemahkan melalui manfaat-manfaat terhadap organisasi (tangible maupun intangible) dan perhitungan ROI yg tepat.  Dukungan penuh dari pimpinan organisasi merupakan hal yg utama

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Pengembangan Rencana dan Strategi Peralihan  Kebutuhan-kebutuhan anggaran :    

Persyaratan-persyaratan (ROI, BEP) Penghematan-penghematan yg potensial Analisa Keuangan Siklus akuisisi (Cash Flow)

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Metodologi Perencanaan Strategis S/TI  Metodologi Perencanaan Strategis S/TI 



 

Kita dihadapkan pada alternatif-alternatif metodologi yang bervariasi dalam pelaksanaan perencanaan strategis S/TI Beberapa bersifat pragmatis dan terokus pada proses, beberapa bersifat akademis. Terstruktur maupun tidak terstruktur Masing metodologi memiliki pola pikir yang identik satu sama lain

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Metodologi CUSISP  Metodologi CUSISP (Context-Sensitive

Information Systems Planning) yang dikembangkan di Indonesia.      

Establish business context Establish IT context Determine application portfolio Determine systems and network architect Determine IT organization Determine financial planning.

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Metodologi CUSISP

P1: Establish Business Context P3: Determine Application Portfolio

P4: Determine Systems and Network Architect

P5: Determine IT Organization

P2: Establish IT Context

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

P6: Determine Financial Planning

Metodologi SP4IS  Metodologi SP4IS (Strategic Planning for Information

System)   

 

Determine context and scope Determine business information and support needs Assess current systems match to needs, and identify options to meet Determine strategy solutions Prepare and deliver implementation plan.

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Metodologi SP4IS

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Metodologi dari John Ward  Metodologi yg dikembangkan oleh John Ward

(Prof. Manajemen – Univ. Cranfield) :        

Determine internal business environment Determine external business environment Determine internal IS/IT environment Determine external IS/IT environment Define and select IS/IT strategy Define and select IS/IT management strategy Define and select Business IS strategy Define planning approach

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Metodologi dari John Ward Determine internal business environment Determine external business environment Determine external IS/T environment

Define and select Business IS strategy

Define and select IS/IT strategy

Needs Priority Define IS/IT planning approach

Service Architecture

Define and select IS/IT management strategy

Determine internal IS/T environment Determine Current Application Portfolio

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Define and select Future Application Portfolio

Metodologi Price Waterhouse Cooper  Metodologi yg dikembangkan oleh Konsultan

Manajemen S/TI Price Waterhouse Cooper :    

Determine business and information needs Define IS targets Define and select IS strategy Develop implementation plan

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Metodologi PWC

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Metodologi Metamodel

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Metodologi Generic

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

Metodologi Rencana Strategis Teknologi Informasi - MQBarokah 1

Domain Perencanaan

5

2 Penyelarasan Bisnis

Domain Penerapan

Penetapan Strategi TI Skala Prioritas

4

7

Kondisi Yang diharapkan

Rencana Implementasi

3

Implementasi Penerapan

Service Level Kondisi TI Aktual

Penetapan Strategi Organisasi TI

6

Kinerja Organisasi & Manajemen TI

Kendali & Penyesuaian Domain Kendali

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.

IT-Master Plan PT SI Methodology

Vision

Business Context Analysis • Business Strategy Alignment • Tools : • Gap Analysis (IT Awareness) • SWOT Analysis : • Strategic Envisioning (McFarlan) • Competitive Advantage (Porter) • Value Chain Analysis • CSF Analysis • IT-Master Plan Framework

Current Condition (Survey Data) • Application Software • Hardware & Infrastructure • IT Organization & Human Resources Problem Identification (Survey Data) • Application Software • Hardware & Infrastructure • IT Organization & Human Resources Issues, Concern & Needs (Survey Data) • Application Software • Hardware & Infrastructure • IT Organization & Human Resources

Implementation Strategy • IT Master Plan Framework Implementation • Implementation Strategy & Recommendation • Application Software • Hardware & Infrastructure Implementation Strategy • Implementation Strategy & Recommendation • IT Organization • Human Resources & Capacity Building • Business Strategy • Sourcing • Service Level Implementation Plan • Implementation Methodology • Project Management • Risk Management • Change Management • Implementation Schedule

Dipl.-Ing. Muhamad Taufiek, M.Kom.