Penjelasan.docx

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Microsoft Access (Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Sampai saat ini Microsoft Acces mempunyai beberapa versi dan yang paling sering digunakan adalah Microsoft Acces 2007. Namun semakin berjalannya waktu Microsoft Acces berkembang sampai versi Microsoft Acces 2016. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Microsoft Access banyak digunakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam organisasi, perusahaan maupun para programmer yang membuat sebuah system untuk memanipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP).

1

1.2 Tujuan Makalah Tujuan dibuatnya makalah ini adalah untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Aplikasi Basis Data semester 2 AMIK BSI Purwokerto. Selain itu, kami berharap di buatnya makalah ini bukan hanya untuk tugas yang di berikan semata, akan tetapi bisa membantu semua orang dalam hal mempelajari ilmu pengetahuan Aplikasi Basis Data yang khususnya pembuatan basis data menggunakan Mc. Acces. Bukan hanya mampu mempelajari namun bisa mengembangkan kemampuan yang dimiliki oleh semua orang untuk menjadi Programmer yang handal khususnya dalam pembuatan Basis Data.

2

BAB II PEMBAHASAN 2.1 Konsep Dasar Ms. Acces dan Database 2.1.1

Pengertian Ms. Acces Microsoft Access merupakan sebuah program aplikasi basis data dengan model relasional. Dengan Ms. Access, kita dapat mengolah berbagai jenis data serta membuat hasil akhir berupa laporan dengan tampilan yang lebih menarik.

2.1.2

Pengertian Database/Basis Data Basis Data adalah suatu susunan atau kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan simpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dengan menggunakan computer sehingga mampu menyediakan informasi yang diperlukan pemakainya. Basis Data/Database digunakan suatu tempat yang digunakan untuk menampung beberapa objek Tabel, Query, Form, Report, dan lainnya. Contoh Program database yaitu database untuk toko alat tulis, laundry, perpustakaan, penjualan berbagai produk, toko elektronik, dan lain-lain. Prinsip utama Basis Data adalah pengaturan data atau arsip. Sedangkan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan data atau arsip. Sistem Basis Data merupakan perpaduan antara Basis Data dan Sistem Manajemen Basis Data (DBMS). DBMS (Database Management System) adalah software yang menangani semua akses ke basis data. Contoh dari DBMS yaitu Microsoft Access, MySQL, Oracle, Server 2000, Interbase, Paradox, dan Lain-Lain.

3

2.2 Langkah dan Listing Program Dalam makalah ini, kami selaku penyusun membuat sebuah database yang mempunyai tema “LAUNDRY”. Berikut adalah langkah-langkah beserta listing program dari masing-masing bagian database yang kami buat.

2.2.1

Membuat ERD (Entity Relational Diagram) 1. Identifikasi Entitas .

No 1 2 3 4

Nama Calon Entitas Barang Customer Transaksi Detail

2. Menentukan Atribut Key. Kd_brg

tb_barang

Kd_custom

tb_customer

no_trans

tb_transaksi

3. Identifikasi Relasi.

No 1 2

Nama Calon Relasi Melakukan Mempunyai

4

4. Membuat Design Perkiraan.

5. Menentukan Kardinalitas.

kd_custom

tb_customer

1 kd_custom melakukan

kd_brg no_trans

M tb_transaksi

tb_barang

M

N mempunyai

no_trans

kd_brg

no_trans

5

6. Melengkapi Design Atribut.

kd_custom

nm_custom

alamat telepon

tb_customer

no_trans no_trans

kd_custom

1 melakukan

kd_brg no_trans

jumbel

M M

tb_transaksi

tb_detail

N no_trans

no_trans

tgl_trans tb_barang

harga

kd_brg jumbel

6

2.2.2

Membuat Logical Relational Structure (LRS)

tb_transaksi no_trans tgl_trans kd_custom

tb_customer kd_custom nm_custom alamat telepon

tb_barang kd_brg nm_brg harga

2.2.3

tb_detail no_trans kd_brg jumbel

Membuat Database 1. Buka Program Microsoft Acces. 2.

Klik pilihan Blank Database atau klik tab File  New dan pilih Blank Database untuk membuat database baru.

3. Pada bagian File Name ketik nama file database yaitu Database Laundry. 4. Pilih lokasi penyimpanan dengan menekan tombol Browser.

7

5. Kemudian, klik Create sehingga akan menampilkan jendela database dan jendela tabel.

2.2.4

Membuat Tabel 1. Pilih tab Create pada grup tables, kemudian klik icon Table Design sehingga akan tampil jendela design tabel.

2. Ketik nama field pada Field Name.

8

3. Tentukan tipe data pada Data type , kemudian isi description jika diperlukan.

4. Aktifkan field kd_customer, kemudian klik tombol Primary Key untuk menjadikan field tersebut menjadi sebuah primary dalam sebuah table.

5. Klik tombol Save pada “Quick Acces Toolbar” untuk menyimpan tabel.

6. Lalu ketikkan nama tabel pada Table Name dan beri nama tb_barang.

9

7. Kemudian untuk pengisian tabel, klik icon View, lalu isilah sebanyak 6 record untuk tabel barang.

8. Kemudian, buatlah tb_customer, tb_detail, dan tb_transaksi, dengan cara yang sama. Dengan ketentuan: a. tb_customer

Field Name kd_custom nm_custom alamat telepon

Data Type Short text Short text Short text Short text

Field Size 10 50 50 15

Isilah tabel dengan data dibawah ini:

10

Keterangan Kode Customer Nama Customer Alamat No Telepon

b. tb_detail

Field Name no_trans kd_brg jumbel

Data Type Short text Short text Number

Field Size 225 225

Keterangan Combo Box: tb_transaksi combo Box: tb_barang

Isilah tabel dengan data dibawah ini:

c. tb_transaksi

Field Name no_trans tgl_trans kd_custom

Data Type Short text Date/time Short text

Field Size 225 225

Keterangan

Combo Box: tb_customer

Isilah dengan data dibawah ini:

11

2.2.5

Merelasikan Tabel 1.

Pada jendela database aktif, klik tombol Relationship pada tab Database Tools group Relations, sehingga akan tampil jendela Relationship.

2.

Pilih semua tabel yang akan direlasikan dengan mengeblok semua tabel, lalu klik Add, kemudian klik tombol Close untuk menutup kotak dialog Show Table.

3. Kemudian buatlah link antara tabel-tabel tersebut berdasarkan field kunci relasi pada masing-masing tabel. Sebgai contoh, antara kd_brg dalam tb_barang dan kd_brg dalam tb_detail dapat direlasikan dengan cara field kunci kd_brg (tb_barang) di drag ke kd_brg(tb_detail). 4. Kemudian akan tampil kotak dialog Edit Relationship . Ceklist ketiga Check box yang terdiri dari Enforece Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, dan Cascade Delete Related Records, lalu klik tombol Create.

12

5. Selanjutnya dengan cara yang sama buatlah relasi pada tabel-tabel

yang lain. Dan hasilnya sebagai berikut:

2.2.6

Membuat Query Tabel 1. Pilih tab Create, klik tombol Query Design sehingga akan tampil jendela Query dan kotak dialog Show Table. 2. Jika Query dan Show table sudah tampil, pilih tab table lalu blok semua pilihan tb_brg, tb_customer, tb_detail dan tb transaksi lalu klik Add 3. Lalu klik tombol Close untuk menutup jendela. 4. Pilih masing” field yang akan digunakan lalu beri tanda cek mark, seperti gambar dibawah ini:

5. Klik view => simpan dengan nama Query jual

13

6. Tambahkan field berupa rumus(ekspresi) dengan langkah berikut: a. Klik kanan pada sebelah field jumbel yang kosong. Pilih Build lalu isikan

rumus

pada

kolom

builder

dengan

rumus:

subtotal:[harga]*[jumbel] klik ok. b. Jika ada yang formatnya dollar lalu klik kanan dalam kolom yang sama , pilih properties, cari format => standard.

2.2.7

Membuat Form Query 1. Pilih tab Create, pada group form pilih Form Wizard. 2. Pada kolom Tables/Query, pilih tabel yang akan dibuat form. Tabel yang harus dibuat form adalah tabel barang, tabel customer dan tabel transaksi. 3. Lalu akan muncul daftar field yang ada pada tabel tersebut di kolom available field. 4. Gunakan tanda > untuk memilih field yang akan digunakan (satu persatu). 5. Gunakan tanda >> untuk memilih semua field. 6. Kemudian, klik Next, pada pemilihan layout untuk form pilih Columnar  Klik Next.

14

7. Untuk judul disesuaikan dengan form yang akan dibuat, jika sudah diberi judul  Klik Next.

15

2.2.8

Membuat Form dan Subform 1. Pilih tab Create, pada group form pilih Form Wizard 2. Pada kolom Tables/Query, pilih tb_transaksi  pindahkan semua field. 3. Kemudian kembali ke kolom Tables/Query, pilih queryjual  pindahkan semua field kecuali no_trans.

4. Klik Next. 5. Pada View Data pilih by tb_transaksi  Klik Next.

16

6. Pada pemilihan Layout untuk form, pilihlah jenis Datasheet  Klik Next. 7. Beri nama form transaksi layanan dan subform transaksi  Klik Finish.

2.2.9

Menambahkan Text Box Pada Form 1. Buka form transaksi, pilih Design View. 2. Tambahkan Text Box

pada tab design ke dalam design subform.

3. Lalu pada bagian Property Sheet, pilih Label12  Klik All isi caption dengan “Total Bayar”. 4. Kemudian klik View sehingga akan muncul tampilan Form Transaksi Layanan yang siap digunakan. 17

2.2.10 Membuat Navigasi beserta Message Box 1. Masuk ke Design View 2. Pilih Button

di tab Design, sehingga akan muncul Command

Button Wizard. 3. Pilih jenis Button -Record Navigation : navigasi record Exp: next, previous, go to last, go to first -Record Operation : mengolah data record Exp: save, delete, add new -Form Operation: melakukan operasi pada form Exp: open, close, print 4. Pilih tampilan Button berupa Picture sehingga akan menghasilkan navigasi berupa gambar.

18

5. Tuliskan nama command Button atau abaikan, Karena jika menggunakan

Picture

tidak

berpengaruh



Klik

Finish.

6. Ulangi pembuatan Button pada setiap form. 7. Setelah semua Button telah selesai, kemudian klik kanan pada salah satu Button untuk memberikan Message Box dengan cara pilih Build Event, sehingga akan tampil Macro Builder yang sudah ada pada tombol yang bersangkutan, untuk menambahakan pesan/message box pada pilihan pilih Message dan isikan data berikut:

19

2.2.11 Membuat Laporan Barang dan Customer 1. Pilih tab Create, pada group Reports klik Report Wizard sehingga akan menampilkan kotak dialog Report Wizard. 2. Pada Tables/Query pilih tb_brg (Tabel barang), kemudian klik >> untuk memilih semua field yang akan digunakan dalam laporan  Klik Next.

3. Pilih field kunci untuk mengelompokan laporan  Klik Next.

20

4. Kemudian tentukan field kunci untuk pengurutan data dengan klik tombol drop down pada nomor 1 dan field kd_brg  Klik Ascending  Klik Next.

5. Pilihlah layout untuk tampilan dari laporan dengan memilih Tabular dan pada bagian orientation pilih Potrait  Klik Next. 6. Beri judul laporan dengan nama Laporan Barang  Klik Finish.

7. Pilih jendela design, kemudian atur tampilan laporan dengan mengaktifkan Design View kemudian atur dengan tab Format.

21

8. Jika sudah sesuai keinginan  Klik Report View untuk melihat hasil tampilan laporan.

9. Lakukan cara yang sama untuk membuat Laporan Data Customer sehingga tampilan akhirnya akan menghasilkan tampilan seperti dibawah ini:

22

2.2.12 Membuat Laporan Transaksi Layanan 1. Pilih tab Create, pada group Reports klik Report Wizard sehingga akan menampilkan kotak dialog Report Wizard. 2. Pada Tables/Query pilih tb_customer (Tabel Customer) dan queryjual semua field  Klik Next. 3. Pilih field kunci untuk mengelompokan laporan  Klik Ascending  Klik Next. 4. Pilih tampilan layout dengan menggunakan Tabular dan pilih orientation dengan menggunakan Potrait  Klik Next. 5. Berilah judul dengan judul Laporan Transaksi Layanan  Klik Finish. 6. Lalu edit tampilan laporan jika perlu, dengan menggunakan tab Format. 7. Jika sudah selesai mengedit tampilan sesuai dengan yang diinginkan,  Klik View untuk melihat tampilan Laporan Transaksi Layanan seperti dibawah ini:

23

2.2.13 Membuat Form Utama Form Utama merupakan form yang pertama kali dijalankan dan berisi tombol-tombol yang berhubungan dengan form-form dan laporan yang lainnya. Berikut adalah langkah-langkah membuat form utama: 1. Aktifkan Design View pada group View di tab Home. 2. Kemudian pada Form Design Tools pilih tab Design. Pilih Option Group, lalu drag ke bawah dan letakan dalam jendela Form Design Tools. 3. Klik Frame. Pada bagian Property Sheet pilih label1  pilih Format  isi caption: FORMAT MASTER. 4. Lalu kembali klik tab Design, kemudian buatlah Button dan letakan didalam Option Group dari FORMAT MASTER  isi caption : MASTER CUSTOMER. 5. Ulangi langkah ke-3 dan ke-4 untuk membuat Button yang captionnya berisi MASTER BARANG. 6. Kemudian kembali ke Form Design Tools pilih tab Design. Pilih Option Group, lalu drag ke bawah dan letakan dalam jendela Form Design Tools. 7. Selanjutnya klik Frame. Pada bagian Property Sheet pilih label5  pilih Format  isi caption: FORM TRANSAKSI. 8. Lalu kembali klik tab Design, kemudian buatlah Button dan letakan didalam Option Group dari FORM TRANSAKSI  isi caption : TRANSAKSI LAYANAN. 9. Ulangi langkah ke-6, kemudian lakukan langkah ke-7 pilih Label9 dengan caption LAPORAN. 10. Kemudian buatlah Button didalam Option Group dari LAPORAN  isi caption: LAPORAN CUSTOMER. 11. Ulangi

lagi

dengan

Button

TRANSAKSI.

24

yang

diisi

caption

LAPORAN

12. Jika sudah selesai, edit sesuai dengan keinginan  Klik tab Format  Klik View untuk melihat form yang sudah jadi, seperti tampilan dibawah ini:

25

2.3 Penjelasan Program 2.3.1 Entity Relational Diagram dan Logical Relational Structure Entity Relational Diagram merupakan pemodelan basis data dengan menggunakan diagram relasi antar entitas, dapat dilakukan dengan menggunakan suatu pemodelan basis data. Simbol/Notasi yang digunakan dalam program kami: 1. Atribut Notasi yang menjelaskan karakteristik suatu entitas dan juga relasinya. Atribut dapat dijadikan sebagai key yang bersifat unik Primary Key. 2. Entitas

Notasi yang mewakili suatu objek dengan karakteristik sama yang dilengkapi oleh atribut, sehingga pada suatu lingkungan nyata setiap objek akan berbeda dengan objek lainnya. 3. Relasi Notasi yang digunakan untuk menghubungkan beberapa entitas berdasarkan fakta pada suatu lingkungan.

4. Garis Penghubung

Notasi untuk merangkai keterkaitan antara notasi-notasi yang digunakan seperti Entitas, Relasi dan Atribut.

26

Logical Relational Structure merupakan representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan entitas. Dalam program kami untuk menentukan Kardinalitas, Jumlah Tabel dan Foreign Key kami menggunakan One to Many: Relasi 1:M (Satu ke banyak) yang membentuk 2 tabel. Namun masih ada relasi cara lainnya, seperti Many to Many : Relasi M:N (Banyak ke banyak) akan membentuk 3 tabel dan One to One: Relasi 1:1(Satu ke satu) yang membentuk 2 tabel.

2.3.2

Objek Yang Terdapat Dalam Program 1. Tabel yaitu tempat untuk menyimpan data yang telah diolah dan mempunyai suatu tema tertentu. Terdiri dari Field dan Record yang keduanya ditempatkan pada bagian kolom dan baris. Contoh tabel dalam program kami: Tabel Barang (tb_brg), Tabel Customer (tb_customer),

Tabel

Detail(tb_detail),

dan

Tabel

Transaksi(tb_transaksi). 2. Query merupakan objek database yang digunakan untuk menyunting dan menganalisa data. Selain itu query juga digunakan untuk menginput data berupa rumus. Contoh: Querylayanan. 3. Form yaitu objek yang digunakan untuk menginput, menyunting data dan menambah kontrol-kontrol. Contoh: Form Barang, Form Customer, Form Transaksi Layanan, Form Transaksi, Form Utama, serta Subform Transaksi. 4. Report yaitu hasil akhir dari pengolahan data yang dapat ditampilkan dalam layar maupun dalam bentuk cetakan dengan diedit sesuai dengan kebutuhan dan juga dapat dimodifikasi. Contoh: Laporan Barang, Laporan Data Customer, dan Laporan Transaksi Layanan.

27

2.3.3

Tab Yang Sering Digunakan Dalam Program 1. File: menu yang terdiri dari beberapa tombol seperti New untuk membuat database baru, Open untuk membuka database atau database lain, Save untuk menyimpan database, Print untuk mencetak atau melihat database sebelum dicetak, dan Close untuk menutup database. 2. Home: dalam tab ini yang sering digunakan yaitu group View. Group View terdiri dari beberapa pilihan yaitu:  Design View untuk menampilkan design tabel dan query.  Datasheet View untuk menampilkan tabel dan query yang sudah di isi data.  Form View untuk melihat dan menjalankan program yang telah dibuat.  Layout View untuk mengedit atau mengubah tampilan form dan laporan/report.  Report View untuk melihat laporan yang sudah jadi. 3. Create: artinya membuat atau membangun. Jadi tab ini berhubungan dengan kegunaannya untuk membuat atau mengedit database. Pada tab create yang digunakan dalam program kami antara lain :  Table Design digunakan untuk mengisi data pada tabel.  Query Design untuk merelasikan beberapa tabel sehingga berubah atau menghasilkan query.  Report Wizard digunakan untuk menghasilkan laporan yang diinginkan. Seperti Laporan Barang, Customer dan Transaksi Layanan.

2.3.4

Tabel Dan Field Yang Ada Dalam Program 1. Table : Nama tabel dari field yang ditampilkan. Contoh: Tabel Barang, Tabel Customer, Tabel Transaksi, dan Tabel Detail. 2. Field : Nama field yang ingin ditampilkan. Contoh: kd_brg, nm_brg, harga, no_trans, jumbel, tgl_trans, kd_custom, nm_custom, alamat, dan telepon.

28

2.3.5

Kegunaan Dari Setiap Laporan 1. Laporan Barang: untuk melihat data berupa daftar jenis layanan laundry dan tarif laundry. 2. Laporan Data Customer: untuk melihat data berupa daftar pelanggan atau customer yang menggunakan layanan laundry. 3. Laporan Transaksi Layanan: untuk menunjukan jumlah transaksi layanan laundry dalam jangka waktu sehari. Dalam laporan transaksi layanan ini, laporan menampilkan nama pelanggan, tanggal, kode pelanggan, kode barang dan tarif atau harga.

29

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan 1. Tabel dalam database tidak boleh mengandung record (data) ganda, atau dengan kata lain tidak boleh ada redudancy data. Jika terdapat data yang sama, maka perlu dilihat kembali rancangan tabelnya. 2. Setiap tabel dalam database, harus memiliki field (kolom) yang unik. Field ini disebut sebagai Primary Key. 3. Tabel harus sudah normal. 4. Besar atau ukuran database hendaknya dibuat seminimal mungkin. Hal ini ditentukan oleh pemilihan tipe data yang tepat. 5. Merancang database hendaknya memperhatikan apakah rancangan dapat menampung data (record) sesuai yang dibutuhkan oleh aplikasi.

3.2 Saran 1. Semoga makalah ini bisa bermanfaat bagi siapa saja yang membacanya dalam memahami setiap langkah-langkah untuk membuat data base melalui Mc. Acces 2. Semoga makalah ini bisa menjadi sarana pembelajaran bagi pembaca.

30

DAFTAR PUSTAKA 1. http://riskigood.blogspot.co.id/ 2. http://aminsudiono21.blogspot.co.id/ 3. Modul ADB D3 BSI 2016

31