Peningkatan Kinerja An Melalui Erp

Peningkatan Kinerja Perusahaan Melalui Enterprise Resource Planning (ERP) Sebuah Overview

Integrasi bukan lagi keinginan melainkan keharusan untuk mencegah pengambilan keputusan yang memakan waktu lama serta mengurangi pemborosan sumberdaya perusahaan.

Peningkatan kinerja perusahaan diperkirakan akan dapat dicapai melalui penerapan solusi teknologi informasi, salah satunya ERP (Enterprise Resource Planning). Benarkah demikian? Sedih memang, setelah beberapa hari menyiapkan kebutuhan material dan accessoriesnya untuk memperbaiki kebocoran pada pipa distribusi diameter 2 inch, mendapat informasi bahwa persediaan material tersebut kosong, harus diorder dulu. Padahal puluhan pelanggan bolak-balik komplain sudah 3 hari tidak mendapat air. Sementara itu Bagian Umum, masih sibuk menyusun laporan persediaan barang, yang harus di cocokan dengan laporan pengadaan barang dan pemakaian barang. Bagaimana dengan situasi fisik (stok) yang ada digudang ? Itu harus opname dulu! Ini ada selisih, sisanya dimana ya? Tanya petugas auditor (BPKP). Kita lihat di bagian keuangan/ akuntansi sudah beberapa minggu sibuk menyusun laporan keuangan yang harus dilaporkan pada waktu 3 bulan yang lalu.

Pentingnya integrasi Integrasi bukan lagi keinginan, melainkan keharusan. Inilah kesimpulan sang Direktur setelah rapat yang melelahkan itu. Direktur, sampai pada kesimpulan itu setelah rapat koordinasi dengan para manajernya, yang memakan waktu lama dan berdebat di angka-angka yang tidak pernah klop. Belum lagi akibat sampingnya, seperti timbulnya kesalahpahaman dan pemborosan sumberdaya perusahaan. Masalah yang sama akan terulang lagi pada rapat koordinasi berikutnya. Data yang ditunjukkan oleh manajer keuangannya akan berbeda dengan manajer umum dan cabang. Demikian juga, antara satu manajer dengan manajer lainnya. Jangan berharap bahwa laporan tersebut merupakan laporan bulan ini, untuk laporan bulan lalupun masih terjadi perbedaan. Mungkinkah menyediakan suatu sistem dengan beberapa modul yang diterapkan akan mampu membawa perusahaannya menjadi “weruh sakdurunge winarah” – tahu sebelum kejadian. Sehingga dengan mudah dapat mengantisipasi kebutuhan barang, kas dan kapasitas di masa depan.

Barangkali ERP solusinya? Proyek ERP? Bagaimana cara kerjanya? Apa saja yang dibutuhkan agar proyek ERP tersebut sukses? Alternatif apa saja yang tersedia untuk menyukseskannya?

ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua data, busines proses dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan.

Apa itu ERP? ERP (Enterprise Resource Planning) sebuah akronim yang memang belum menggambarkan makna yang sebenarnya. Agar mudah memahaminya, abaikan kata Planning dan Resource, tapi perhatikan kata Enterprise. Di kata Enterprise itulah letak makna ERP yang sebenarnya. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua data, busines process, pada departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen hubungan langgangan, HRD, distribusi, produksi atau keuangan. Meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Sebagai contoh, order kebutuhan bahan kimia, operasi dan instalasi yang dicatat di departemen distribsi/produksi akan secara otomatis diketahui kapan harus dikirim oleh bagian gudang. Begitu juga, bagian keuangan akan mengetahui kapan kas akan masuk dari pelanggan. Berkurangnya jumlah barang di gudang secara otomatis akan diketahui pula oleh bagian Distribusi, Keuangan dan produksi. Jika jumlah barang mencapai kondisi tertentu, sistem akan membuat permintaan pengadaan barang. Saat itu, informasi mengenai bahan operasi yang dibutuhkan telah pula disajikan oleh sistem. Setelah bagian perencanaan, distribusi, produksi me-review informasi dan menyetujuinya, secara otomatis informasi akan mengalir ke bagian pembelian, yang memungkinkannya

ERP merupakan evolusi dari MRP – Material Requirement Planning menjadi MRP II – Manufacturing Resource Planning, yang kemudian menjadi ERP – Enterprise Resource Planning.

menghubungi pemasok untuk negosiasi harga dan pengiriman. Saat itu, bagian pembelian juga mendapatkan berbagai informasi berharga mengenai kinerja para pemasoknya. Setelah kesepakatan diperoleh, order pembelian dibuat dengan menekan satu tombol dan informasi rencana kedatangan barang telah sampai di bagian penerimaan barang. Sementara itu, bagian keuangan akan memperoleh informasi berapa jumlah uang yang harus disiapkan untuk order pembelian. Demikian seterusnya, sehingga keseluruhan alur proses bisnis di perusahaan tersebut menjadi sangat efisien. Perubahan-perubahan yang terjadi di satu bagian dapat diantisipasi dengan baik oleh bagian terkait lainnya. ERP, meski banyak analis dan vendor perangkat lunak mendefinisikan berbeda-beda, namun maknanya relatif sama. Ada yang menyebutnya ERP, karena merupakan evolusi dari MRP – Material Requirement Planning menjadi MRP II – Manufacturing Resource Planning, yang kemudian menjadi ERP – Enterprise Resource Planning. Ada juga yang menyebut ERM – Enterprise Resource Management, sekedar mendekatkan makna dan akronimnya. Suatu sistem yang mengelola seluruh sumberdaya perusahaan. ERM ini yang kemudian mendorong munculnya jargon baru TI, seperti CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), PLM (Product Lifecycle Management) dan SRM (Supplier Relationship Management). Jargon-jargon baru itu, pada intinya, adalah pemanfaatan lebih lanjut suatu sistem yang fokus utamanya adalah customer untuk CRM, rantai pergerakan barang untuk SCM, daur hidup produk untuk PLM serta supplier untuk SRM. Posisi ERM ada di tengah-tengah dan dikelilingi oleh CRM, SCM, PLM dan SRM. Terdapat banyak sistem aplikasi (software) yang masuk katagori ERP, diantaranya Agresso Business World. Informasi lebih lanjut mengenai ERP dapat diselisik melalui http://www.google.com. Dan contoh sistem aplikasinya adalah Agresso http://www.agresso.com

About Agresso Business World Agresso is the ERP Market’s Definition of Agility

Agresso memiliki kemampuan ERP … with no expire date terus dapat diterapkan. Perubahan dalam rangka adaptasi yang dilakukan tidak dimulai dengan redesign dan re-programming.

Agresso menawarkan paket ERP yang terintegrasi penuh untuk perusahaan yang memberikan layanan professional atau sektor publik yang meliputi : • Manajemen Kinerja Bisnis (Perusahaan) • Manajamen Pengelolaan Bisnis (Perusahaan) • Keuangan • Pengelolaan sumber daya manusia. • Penggajian • Pengadaan, stock, inventory • Manajemen Projek

Kemampuan Agility yang dimiliki agresso. Agility adalah kemampuan untuk beradaptasi dan mengadopsi dengan mudah dan cepat. Agility tidak sinonim dengan flexibility. Adaptasi dan adopsi tata laksana organisasi dan business process dalam organisasi tidak hanya pada saat memulai implementasi tetapi juga pada periode sistem apkikasi sedang jalan. Dengan kata lain Agresso memiliki kemampuan ERP … with no expire date terus dapat diterapkan. Perubahan dalam Angka adaptasi yang dilakukan tidak dimulai dengan redesign dan reprogramming.

Lebih 2400 organisasi dan perusahaan di 100 negara merasakan manfaat agresso: City of Oslo, City of Stockholm, Royal Borough of Windsor Maidenhead, Parliaments of various countries, University of Gothenburg, Leeds Metropolitan University, Red Cross, Save the Children and Action against Hunger, Logica CMG, Hogg Robinson, 3i, Halcrow Group, Det Norske Veritas, Adecco, Saab, Skanska,Securitas, Bravida, Axa, Mondial Assistance, Pathe Cinemas, Radio. PT. Inowa Prima Consult, Haskoning, PT. Tirta Inti Drenthe, PT. Tirta Remu (Sorong), PT. Warbesrendi (Biak), PT. Air Manado (Manado). Dalam rangka Bantuan Tsunami Aceh, PDAM Tirta Mountala (Aceh Besar), PDAM Tirta Daroy (Banda Aceh), PDAM Tirta Monpase (Aceh Utara).

Lebih dari 2400 organisasi dinamis pada 100 negara di dunia merasakan manfaat agresso. Seperti pada sektor publik : City of Oslo, City of Stockholm, Royal Borough of Windsor Maidenhead, Parliaments of various countries, University of Gothenburg, Leeds Metropolitan University, Red Cross, Save the Children and Action against Hunger. Sector Swasta : LogicaCMG, Hogg Robinson, 3i,Halcrow Group, Det Norske Veritas, Adecco, Saab, Skanska,Securitas, Bravida, Axa, Mondial Assistance, Pathe Cinemas, Radio. Perusahaan konsultan yang berkantor di Indonesia yang telah menerapkan agresso adalah: PT. Inowa Prima Consult, Haskoning, PT. Tirta Inti Drenthe PDAM yang telah menerapkan Agresso adalah di wilayah Indonesia timur : PT. Tirta Remu (Sorong), PT. Warbesrendi (Biak), PT. Air Manado (Manado). Dalam perrencanaan PDAM di Minahasa, Bitung, Ternate, Bacan, Ambon, Manokwari, Masohi, Jayapura, Wamena, Merauke Wilayah Indonesia Barat dalam rangka Bantuan Stunami Aceh, PDAM Tirta Mountala (Aceh Besar), PDAM Tirta Daroy (Banda Aceh), PDAM Tirta Monpase (Aceh utar). Dalam persiapan tahun 2007 Meulaboh, Sinabang, Nias (Tirta Umbu).

Diperlukan tim internal yang kuat staminanya untuk melayani tim konsultan untuk menuju perubahan. Mulai dari proses analisa, setting/ Pemrograman, testing sampai validasi dengan data yang mirip kenyataan.

Untuk mengimplementasikan ERP diperlukan beberapa perubahan. “Rata-rata butuh waktu sekitar satu sampai dua bulan untuk mengerjakan perubahan yang diminta. Diperlukan tim internal yang kuat staminanya untuk melayani tim konsultan yang membuat perubahan tersebut. Mulai dari proses analisa, setting/pemrograman, testing sampai validasi dengan data yang mirip kenyataan. Juga dibutuhkan komitmen support dari tim konsultan selama proses implementasi, terutama jika muncul bugs dari hasil perubahan tersebut.” “Pengalaman yang paling sulit adalah mendidik dan melatih karyawan dalam menggunakan dan memanfaatkan sistem. Karena terintegrasi, kesalahan yang terjadi juga terintegrasi. Begitu salah memasukkan data di bagian penerimaan barang, salah juga jumlah hutangnya. Ujung-ujungnya, salah juga hasil pembukuannya.” Dengan begitu, memasukkan data yang benar menjadi sangat penting. Dari pengalaman terlihat bahwa pendidikan dan pelatihan juga tak kalah pentingnya. Pendidikan akan meningkatkan accountability dan responsibility dari pengguna sistem. Karena, setiap departemen bertanggung jawab terhadap ketepatan waktu dan akurasi dari informasi yang diolahnya. Dari riset kecil yang dilakukan dapat dipahamai mengenai ERP. Pertama, tidak ada satupun software ERP yang langsung bisa jalan begitu saja tanpa ada perubahan-perubahan. Perubahannya bisa di software atau proses bisnis perusahaan atau kedua-duanya. Kedua, kondisi struktur data yang saat ini ada di perusahaan perlu diubah dengan membuat peng-kodean dan penamaan yang bisa digunakan oleh semua departemen. Kode dan nama mencakup semuanya mulai dari barang, supplier, pelanggan, mesin, pegawai, dan sebagainya. Faktor penting lainnya adalah akurasi data yang masuk ke dalam sistem. Namun penekanan utamanya adalah pembenahan human resources perusahaan. Bukan hanya training yang dibutuhkan, tetapi pendidikan yang berkesinambungan.