Pengendalian Intern.docx

PENGENDALIAN INTERN SWISS BELHOTEL KENDARI

DISUSUN OLEH :

MUH. TEGAR MAULID PERDANA 186601234

STIE 66 KENDARI 2019

1

Abstrak Skripsi ini bertujuan untuk menganalisis pengendalian internal pada swiss belhotel kendari (SBKN). SBKN didirikan oleh PT. Panca Gading Sejahtra adalah perusahaan yang bergerak di bidang perhotelan, perdagangan maupun jasa. Seiring meningkatnya persaingan dalam industri ini, membuat para pelaku usaha harus meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Salah satu caranya adalah melakukan pengendalian Internal pada proses pelayanan. Dari analisis yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa PT Panca Gading Sejahtra telah menerapkan pengendalian internal yang cukup baik yang sesuai dengan keadaan yang dihadapi perusahaan saat ini namun tetap memerlukan perbaikan di beberapa bagian dari segi pengendalian internalnya.

2

Pendahuluan Saat ini tentu perusahaan harus terus meningkatkan kinerja, efektivitas, dan efisiensi perusahaan untuk dapat terus bersaing dengan perusahaan baik dari dalam negeri maupun dari luar negeri. untuk mencapai hal-hal di atas tentu perusahaan harus mempunyai sistem yaitu sistem pengendalian internal. Perusahaan dalam industri apapun tentu memerlukan sistem pengendalian internal yang baik, begitu pula dengan perusahaan yang bergerak dalam industri manufaktur perhiasan. Dalam industri manufaktur perhiasan dengan banyaknya proses produksi yang sangat kompleks, tentu yang diharapkan para perusahaan adalah proses produksi ini dapat berjalan secara efisien dan efektif. Terdapat beberapa isu, pemain di industri manufaktur tentu rentan juga terhadap risiko kehilangan barang yang bisa disebabkan secara sengaja seperti pencurian barang oleh karyawan maupun secara tidak sengaja karena sistem pengendalian yang kurang baik, prosedur produksi tidak dijalankan dengan baik sehingga menghasilkan kualitas barang yang kurang baik, dan sebagainya. Perusahaan tentu berusaha agar proses pelayanan dapat dilaksanakan dengan baik, ekonomis, serta mencegah timbulnya hambatan-hambatan yang dapat mengganggu kegiatan operasi perusahaan.

3

PEMBAHASAN

Pengertian Sistem Pengendalian Internal (SPI) Suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yangdikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjagakeamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yangtelah ditetapkan.Sistem Pengendalian Internal yang handal dan efektif dapat memberikan informasi yang tepat bagi manajer maupun dewan direksi yang bagus untuk men gambil keputusan maupunkebijakan yang tepat untuk pencapaian tujuan perusahaan yang lebih efektif pula.Sistem Pengendalian Internal berfungsi sebagai pengatur sumberdaya yang telah ada untukdapat difungsikan secara maksimal guna memperoleh pengembalian (gains) yang maksimal pula dengan pendekatan perancangan yang menggunakan asas Cost-Benefit.Dari definisi di atas dapat kita lihat bahwa tujuan adanya pengendalian intern : 1. Menjaga kekayaan organisasi. 2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Dilihat dari tujuan tersebut maka sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua yaitu:

4

1. Pengendalian Intern Akuntansi (Preventive Controls) Pengendalian Intern Akuntansi dibuat untuk mencegah terjadinya inefisiensi yang tujuannyaadalah menjaga kekayaan perusahaan dan memeriksa keakuratan data akuntansi. Contoh :adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab antar unit organisasi. 2. Pengendalian Intern Administratif (Feedback Controls). Pengendalian Administratif dibuat untuk mendorong dilakukannya efisiensi dan mendorongdipatuhinya kebijakkan manajemen (dikerjakan setelah adanya pengendalian akuntansi)Contoh : pemeriksaan laporan untuk mencari penyimpangan yang ada, untuk kemudiandiambil tindakan

5

1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian intern adalah hal yang mendasar dalam komponen pengendalian intern. Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan, prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur, dewan komisaris, dan pemilik suatu satuan usaha tersebut. Dari pengertian lingkungan pengendalian tersebut, dapat diketahui bahwa efektivitas pengendalian dalam suatu organisasi terletak pada sikap manajemen. Lingkungan yang membentuk disiplin dan struktur dalam organisasi. Perhotelan mempunyai keunggulan untuk dapat membangun lingkungan pengendalian yang kuat. Karyawan yang dimiliki relatif sedikit dan berinteraksi dengan frekuensi lebih sering sehingga memudahkan pembentukan budaya dan penanaman etik perusahaan. Selain itu hal-hal yang tidak normal atau tidak wajar akan dapat segera dideteksi. Beberapa perusahaan telah melaksanakan penanaman integritas dan nilai etika kepada karyawannya. Pemilik atau Owner mengartikulasikan nilai integritas dan etika dengan menunjukkan teladan dalam mengoperasikan bisnisnya.. Karyawan yang bertindak tidak jujur, seperti mencuri aset perusahaan atau penggelapan diberi hukuman. Hukuman, selain memberikan efek jera kepada karyawan, juga memberikan pesan bahwa manajemen konsisten dalam memegang integritas dan nilai etika. Sistem Akuntansi Perhotelan adalah suatu bentuk pelaporan keuangan dasar atau pencatatan semua jurnal transaksi baik transaksi harian maupun suatu periode tertentu. Sistem Akuntansi

6

Perhotelan dimaksudkan dan ditujukan sebagai bahan bimbingan dalam penyusunan dan penyajian data keuangan, dan sebagai panduan yang mencakup -dasar akuntansi keuangan seperti pada sistem akuntansi pada umumnya.

Sistem akuntansi perhotelan juga sebagai alat yang menyediakan sarana yang lebih akurat dan mudah untuk dimengerti dalam menganalisa sistem keuangan oleh manajemen hotel yang bertujuan sebagai bahan dasar pengembangan kebijakan keuangan hotel di masa akan datang.

Pada pencatatan sistem akuntansi perhotelan, pencatatan rekening dibagi menjadi dua bagian utama. Bagian pertama terdiri dari format dan persyaratan penyajian laporan yang terkait dengan keuangan dan lainnya. Laporan dijelaskan baik dalam bentuk narasi dan format khusus. Dan bagian kedua yaitu memberikan nama pada rekening dan chart account.

Siklus akuntansi pada usaha perhotelan secara garis besar sama dengan siklus akuntansi pada jenis usaha lainnya. Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan transaksi berakhir dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual maupun menggunakan aplikasi komputer. Beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu. Untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, di akhir periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan. Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar (Room

7

Revenue), penjualan makanan dan penjualan minuman (Food and Beverage Revenue), di mana di satu sisi menjual jasa dan di sisi lainnya menjual barang. Berbeda dengan usaha-usaha lainnya, penjualan pada usaha hotel mempunyai keunikan tersendiri, yaitu: a. Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa. b. Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga individu yang relatif rendah, hampir sama dengan usaha retail. c. Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti yang dilakukan oleh perusahaan manufaktur. d. Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stocks) untuk dapat menjual produk berupa jasa. e. Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service (tax and service)

8

2. Sistem Akuntansi Dalam setiap periode akuntansi dan siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan transaksi berakhir dengan post closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual ataupun menggunakan aplikasi komputer. beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu: 1) Penjualan produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, diakhir periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan. 2) Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement), merupakan transaksi dari penagihan dan penjualan tunai harian dimana hasil penagiahn, penjualan tunai dan pengeluarankas harian dicatat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank. 3) Pembelian produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat buku khusus pebelian, diakhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian. 4) Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia membuat rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan tersebut bekerja. Dasar akuntasi untuk usaha hotel menggunakan double-entry bookkeeping, dimana setiap entry data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama. Siklus akuntansi secara umum pada perhotelan:

9

1) Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan kredit. 2) General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual. 3) Trial balance, menunjukan daftar saldo akun dalam suatu periode. 4) Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan pada akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan atau tahunan.

1. Membuat bagan dan menerangkan rerangka konseptual akuntansi FASB telah menerbitkan Statement of Financial Accounting Concepts yang berhubungan dengan pelaporan keuangan entitas bisnis, yaitu: a. SFAC No.1, “Obyectives of Financial Reporting By Business Enterprise” b. SFAC No.2, “Qualitative Characteritics of Accounting Information” c. SFAC No.3, “Elements of Financial Statements of Business Enterprises”

10

d. SFAC No.5, “Recognition and measurement I financial statements of Business Enterprise” e. SFAC No.6, “Elements of Financial Statements” f. SFAC No.7, “Using cash flow information and present value in accounting Measurements” g. SFAC No.8, “Conceptual framework for Financial reporting” 2. Menerangkan dan membedakan sistem dan prosedur akuntansi Sistem dapat dijelaskan dari dua pendekatan, yaitu: pendekatan prosedur dan pendekatan komponen. Dari pendekatan prosedur, sistem adalah kumpulan dari prosedur-proseduryang dilengkapi dengan formulir dan catatan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Bisa dikatakan sistem akuntansi terdiri dari subsistem yang saling berkaitan. Cecil Gillespie (1971) menyatakan bahwa sistem akuntansi terdiri dari: 1. Subsistem akuntansi Utama 2. Subsistem penjualan dan penerimaan uang 3. Subsistem penjualan dan pengeluaran uang 4. Subsistem pencatatan waktu dan penggajian 5. Subsistem produksi dan biaya produksi

11

Sistem informasi mempunyai enam buah komponen, yaitu: 1) Komponen Input Input dari sistem informasi berupa data yang akan diolah oleh sistem informasi. Data sistem informasi perlu ditangkap dan dicatat di dokumen dasar. Fungsi dokumen dasar, yaitu: a. Untuk menunjukan jenis dari data yang dikumpulkan. b. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten, dan akurat. c. Data disebutkan satu persatu, sehingga data akuntansi akan lengkap. d. Sebagai alat pendistribusi data antar departemen, karena tembusan atau copynya diberikan ke departemen lain. e. Sebagai pembuktian bahwa transaksi tersebut sah, sehingga sangat berguna audit trail. f. Dapat digunakan sebagai buck up dari file-file komputer.

2) Komponen Model Model-model yang digunakan dalam sistem informasi dapat berupa model logika dan model matematika. 3) Komponen Output

12

Output dari sistem informasi dibuat dengan menggunakan data yang ada di data base dan diproses menggunakan model tertentu. 4) Komponen data base Data base adalah kumpulan dari data base yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 5) Komponen Teknologi Tekonologi merupakan komponen yang penting dari sistem informasi. 6) Komponen Kontrol Komponen kontrol diperlukan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan dari sistem informasi adalah informasi yang akurat. Pengendalian umum dapat terdiri dari: a. Pengendalian organisasi b. Pengendalian dokumentasi c. Pengendalian perangkat keras d. Pengendalian keamanan fisik e. Pengendalian keamanan data f. Pengendalian komunikasi

13

a. Struktur organisasi

14

Tugasnya yaitu :    

       

General Manager yang memilik tugas terkait dengan sistem operasional Sekretaris yang bertugas untuk membantu General manager seperti membuat agenda kegiatan untuk general manager. Executive Assistant Manager Residence memiliki tugas untuk mengepalai para manager pada lini yang pertama (direktur pemasaran, chief engineering, HRD, front office manager, manager Food & baverage, manager accounting, chief security, House Keeping) Direktur pemasaran atau Marketing director bertugas untuk menangani masalah pemasaran hotel Chief engineering bertugas untuk melakukan perbaikan Direktur HRD bertugas untuk menangani para karyawan Manager front office menangani bagian depan hotel (registrasi, check in, dll) Manager Food and Beverage menangani pengelolaan makanan dan juga minuman Manager accounting bertugas untuk pendataan dan administrasi Chief security bertugas untuk keamanan House Keeping adalah bagian struktur organisasi hotelyang bertugas untuk menangani kerapian atau kebersihan fasilitas di hotel.

15

3. Proses Prosedur Pengendalian Standar Operasional Prosedur Hotel dibuat dalam rangka memberikan batas-batas dari sebuah departemen dalam melakukan tugasnya sesuai dengan standar, sehingga para karyawan hotel memiliki acuan yang menjadi titik berat dari sebuah pekerjaan, dan bila suatu ketika sebuah pekerjaan melenceng jauh dari standar yang ada, maka kinerja karyawan tersebut bisa dinilai dan ditelaah untuk dikoreksi dan ditanggulangi sehingga tidak berujung menjadi pemutusan hubungan kerja yang disebabkan oleh kinerja yang tidak sesuai dengan yang diharapkan. standar ini mencakup seluruh departemen perhotelan tanpa terkecuali yang menuntun para staf departemen untuk bekerja keras dan disiplin dalam mencapai tujuan yang telah tertera dalam standar operasional tersebut, adapun standar operasional tersebut mencakup berbagai macam departemen seperti : 1. Standar Operasional Prosedur Bar dan Restoran 2. Standar Operasional Prosedur Dapur 3. Standar Operasional Prosedur Front Office 4. Standar Operasional Prosedur Bagian Reservasi 5. Standar Operasional Prosedur House Keeping 6. Standar Operasional Prosedur Akunting 7. Standar Operasional Prosedur Enginering 8. Standar Operasional Prosedur Sale Marketing

Standar operasional ini saya berikan sesuai dengan standar yang dilakukan di suatu perusahaan hospitality yang memiliki berbagai macam departemen departemen perhotelan yang berbeda-beda

16

dengaan SOP yang berbeda pula, namun terkadang kita banyak menemukan standar operasional prosedur yang tidak jauh berbeda antara hotel yang satu dengan yang lainnya.

a. Front office 2. Reservasi melalui telepon, hal ini sering kita temukan juga bahwa nomor telepon hotel dipegang langsung oleh bagian front office dan kemudian akan dilanjutkan dengan internal call ke departemen yang diinginkan tamu, akan tetapi terkadang seorang staff front office memiliki kewenangan untuk menerima bookingan melalui telepon tetapi ini berlaku di beberapa hotel yang memiliki kapasitas medium atau menengah seperti boutique hotel atau hotel bintang tiga, uraian reservasi telepon seperti di bawah ini : 

Greeting ke tamu, sesuai dengan waktu saat menerima telepon.



Menanyakan nama tamu secara lengkap.



Menanyakan tipe kamar dan berapa hari tamu akan menginap.



Memberikan harga kamar kepada tamu apabila harga telah disepakati maka proses reservasi dilanjutkan.



Meminta nomor telepon tamu dan nomor kredit card sebagai garansi.

17



Menjelaskan ke tamu tentang prosedur reservasi dan prosedur pembatalan reservasi secara lengkap dan benar.



Menutup pembicaraan telepon dengan greeting, ucapan terima kasih dan tak lupa menyebutkan nama tamu tersebut.



Menuliskan detail di formulir reservasi, input ke system, dan file sesuai tanggal dan bulannya.

3. Tamu check in, bagaimana kita akan memperlihatkan keramah tamahan hotel kita dalam melayani tamu yang menjadi pokok utama yang harus disiapkan, dan pemilihan kata tersantun yang kita punya dalam memberikan penjelasan yang akurat dan benar tanpa mengada-ada dan juga menjadi sebuah referensi bagi hotel tersebut. adapun tata caranya seperti dibawah ini : 

Sambut tamu di depan hotel dan ucapkan selamat datang.



Membawakan tas/koper tamu ke lobby.



Mempersilahkan tamu untuk duduk.



Menyuguhkan ke tamu welcome drink dan cold towel.



Jelaskan dan informasikan kepada tamu tentang service dan fasilitas hotel.



Jelaskan dan informasikan kepada tamu waktu breakfast dan afternoon tea.



Siapkan peta Gili Trawangan dan jelaskan kepada tamu secara terperinci

18



Jelaskan dan informasikan kepada tamu tentang aktifitas dan fasilitas di Gili Trawangan dan Lombok.

4. Registrasi adalah hal yang sangat penting dalam memadukan antara booking yang sudah ada dengan booking berdasarkan sumber baik itu online ataupun offline booking, registrasi ini dibutuhkan sebagai tanda bahwa tamu pernah menginap di hotel tersebut, dan mungkin akan ada ditemukan secarik kata yang merupakan term dan kondisi atau juga aturan dalam rangka tamu menginap, hal ini diberikan untuk memberikan protek jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan dalam ruang lingkup perhotelan. langkah-langkahnya sebagai berikut : 

Menyerahkan formulir registrasi untuk dilengkapi oleh tamu.



Meminta passport tamu untuk di foto copy.



Mempersilahkan kepada tamu untuk mengisi formulir registrasi dengan lengkap.



Tamu dan Resepsionis harus menandatangani formulir registrasi yang telah lengkap diisi.



Menyimpan registrasi tamu di file Front Office sesuai dengan nomor kamar.



Mempersilahkan dan mengantar tamu ke kamar.



Membawa tas dan koper tamu ke kamar

19

B. Departemen lain Setiap departeman memiliki SOP masing – masing yang dijadikan acuan dalam bekerja meskipun terkadang kesalahan juga masih dapat terjadi.

20