Pengembangan Knowledge Management Di

PENGEMBANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DI DALAM ORGANISASI BISNIS Anton Agus Setyawan Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah Surakarta Abstracts In the knowledge-based economy age, knowledge becomes an important variable in increasing the performance of business organizations. Many corporations survive in the hardest business competition due to their ability to manage their knowledge deposits. This article discusses knowledge management using intellectual capital approach. Intellectual capital could be gained from two resources, they are: human capital and structural capital. Chief of Knowledge Officer is a person in the company who responsible of managing the knowledge deposits. Business organization will achieve their goals (profit and customer satisfaction), if they are be able to manage their knowledge effectively. Keywords : intellectual capital, human capital, structural capital, knowledge management. PENDAHULUAN Mengelola suatu organisasi bisnis ternyata tidak hanya tergantung pada berapa besarnya uang yang kita miliki atau semua jenis aset kasat mata lainnya. Dalam konteks perekonomian abad informasi, ada kekayaan lain perusahaan yang jauh lebih penting, yaitu : pengetahuan. Kenyataannya perusahaan–perusahaan multinasional yang menguasai perekonomian dunia, sangat tergantung pada “pengetahuan“ yang mereka miliki. Contohnya perusahaan sepatu

Nike yang menguasai pasar dengan “hanya” memegang hak cipta

produknya (Kasali, 2000). Atau perusahaan Netscape Communications, suatu perusahaan software computer, yang nilai sahamnya meningkat $250.00 hanya dalam waktu 3 tahun (Stewart, 1997). Pengetahuan di dalam suatu perusahaan adalah bagian dari intangible assets perusahaan tersebut. Kesuksesan suatu perusahaan dalam menghadapi persaingan sangat tergantung pada strategi manajemen pengetahuan daripada strategi pengalokasian aset phisik dan keuangan (Bontis, Dragonneti, Jacobsen & Roos,1999, h 2). Realitas ini menyebabkan para eksekutif seharusnya lebih memperhatikan intangible assets yang dimiliki perusahaannya. Konsekwensinya perusahaan harus mengeksploitasi tacit knowledgesesuatu yang berharga yang diperoleh seseorang dari pengalaman, instuisi atau belajar (Tapscott, 1998). Mengelola penetahuan bukan hal yang mudah. Dalam strategi manajemen 1

yang terintegrasi, kesulitan dalam mengelola pengetahuan adalah sifatnya yang abstrak (sulit diukur),tetapi secara riil dapat dirasakan. Seperti yang diungkapkan oleh Al Ries (1996), perusahaan yang mempunyai kemampuan bertahan hidup paling tinggi adalah mereka yang berorientasi pada “kompetensi inti”.

Untuk

melakukan

hal

tersebut,

perusahaan

harus

menjaga

“persediaan

pengetahuannya“. Ada tiga jenis pengetahuan yang menjadi pusat dari setiap kompetensi : pengetahuan umum, pengetahuan spesifik industri dan pengetahuan spesifik perusahaan (Leonard- Barton seperti dikutip oleh Micklethwait & Wooldridge,1998, h 92). Artikel ini mencoba menguraikan, bagaimana mengelola pengetahuan didalam suatu perusahaan. KONSEP INTELLECTUAL CAPITAL Dalam memahami knowledge management, artikel ini menggunakan pendekatan intellectual capital. Intellectual capital adalah materi intelektual pengetahuan, informasi, hak cipta intelektual, pengalaman yang dapat digunakan untuk menciptakan kekayaan (Stewart,1997). Intellectual capital dapat diperoleh dari dua sumber yaitu: modal manusia dan modal struktural (Bontis, et all). Konsep ini dapat dilihat dari gambar “the value distinction tree” berikut : Total Value Financial Capital

Intellectual Capital Human Capital

Competence

Attitude

Structural Capital Intellectual Agility

Relationship

Organisation

Renewal and Development

Sumber: Bontis, Dragonnetti, Jacobsen & Ross, 1999, h 12.

Dari gambar diatas terlihat bahwa, human capital dapat diperoleh dari tiga sumber, yaitu : kompetensi, perilaku dan kemampuan intelektual. Sedangkan structural capital dapat diperoleh dari tiga sumber juga, yaitu: hubungan, organisasi serta pembaharuan dan pengembangan. Ada konsep lain tentang intellectual capital yang dikemukakan oleh Thomas A. Stewart (1997) yang menambah satu lagi sumber intellectual capital, yaitu: 2

modal pelanggan. Modal pelanggan adalah kedalaman (penetrasi), keluasan (ruang lingkup) dan profitabilitas dari organisasi (Saint Onge, 1998). Namun, dalam tulisan ini karena keterbatasan referensi, hanya akan dibahas dua sumber intellectual capital, yaitu: human capital dan structural capital. Human Capital Modal manusia dalam manajemen pengetahuan mempunyai arti yang sangat penting. Manusia dalam konteks manajemen pengetahuan adalah sumber pengetahuan, inovasi dan pembaharuan. Modal manusia adalah kemampuan individual yang dibutuhkan organisasi dalam memecahkan masalah yang dihadapi pelanggan (Saint Onge, 1998). Oleh penulis lain diungkapkan, modal manusia adalah sekumpulan dari intangible resources yang berada di sekitar anggota organisasi (Bontis, et al ). Untuk membentuk organisasi bisnis yang berbasis pengetahuan diperlukan dua hal, yaitu: kompetensi dan komitmen (Ulrich,1998 ). Kemudian, untuk meningkatkan kompetensi sumber daya manusia diperlukan lima hal: 1. Buy, yaitu mencari bakat-bakat baru dari luar organisasi maupun dalam organisasi. 2. Build, yaitu melatih dan mengembangkan karyawan berbakat. 3. Borrow, yaitu mencari ide baru dengan bermitra dengan pihak luar (konsultan dan perusahaan swasta). 4. Bounce, melakukan mutasi karyawan yang memiliki kinerja rendah. 5. Bind, mempertahankan karyawan yang berkualitas. Sedangkan untuk mengembangkan komitmen sumber daya manusia dipelukan : 1. Control: mengawasi karyawan dalam proses pengambilan keputusan saat melakukan pekerjaan mereka. 2. Strategy or Vision : menawarkan pada karyawan visi dan arah yang membuat mereka memiliki kemauan untuk bekerja keras. 3. Challenging

Work:

menyediakan

pekerjaan–pekerjaan

simulasi

untuk

meningkatkan kemampuan karyawan. 4. Collaboration and Teamwork: membentuk tim untuk menyelesaikan pekerjaan. 5. Work Culture: mempertahankan lingkungan kerja yang menyenangkan. 6. Shared Gains: memberikan kompensasi yang pantas kepada karyawan yang mampu menyelesaikan pekerjaan dengan baik. 7. Communications: membagi informasi kepada karyawan. 3

Structural Capital Selain sumber daya manusia , organisasi perusahaan itu sendiri mempunyai peran penting dalam mengelola asset pengetahuan perusahaan. Structural Capital berhubungan erat dengan organisasi perusahaan. Structural Capital adalah kemampuan organisasi dalam memenuhi kebutuhan konsumen (Saint Onge, 1998 ). Substansi dari modal struktural adalah pengetahuan yang berada disekitar kegiatan rutin perusahaan . Pengetahuan tersebut meliputi semua intangible resources yang berada di dalam organisasi (Bontis, et al). Sebagian dari kategori modal struktural berkaitan dengan hak legal kepemilikan; teknologi, penemuan, data, publikasi, dan proses yang dapat dipatenkan, diberi hak cipta, atau dilindungi hukum rahasia dagang (Stewart, 1997). Didalam perusahaan, modal struktural berkaitan erat dengan departemen riset dan pengembangan. Oleh karena itu, perusahaan yang ingin memenangi persaingan harus memberdayakan departemen riset dan pengembangannya. Bahkan, beberapa perusahaan “pengetahuan” yang beroperasi di cyberspace, menawarkan produk-produk dari pengelolaan modal struktural ini. Contohnya, situs Knexa.com yang menjadi semacam “perantara” bagi jual beli produk – produk yang sarat pengetahuan. Di dalam situs tersebut dapat kita jumpai produk – produk yang mungkin terasa asing bagi kita, namun ternyata banyak diminati berbagai organisasi bisnis ataupun organisasi nir- laba. Salah satu contoh produk yang diminati di situs ini adalah”Buku panduan pemadam kebakaran” yang ditulis dari riset yang dilakukan sebuah Departemen Pemadam Kebakaran di salah satu kota di Kanada. Produkproduk itu walaupun nampak sepele tetapi mempunyai nilai guna yang sangat tinggi. Intellectual capital adalah dasar bagi pembahasan manajemen pengetahuan, kelemahan dari pendekatan ini adalah cara pengukurannya yang masih perlu diperdebatkan. Bahkan matrix perhitungannya masih dalam taraf pengembangan (Bontis, et al). Tetapi, konsep ini mampu menjelaskan manajemen pengetahuan secara lebih komprehensif. CKO : SANG PENGELOLA PENGETAHUAN Untuk mengelola pengetahuan didalam perusahaan, diperlukan seorang eksekutif yang mempunyai kompetensi, kapabilitas dan komitmen. Pengelola pengetahuan di dalam sebuah perusahaan, lazim disebut CKO atau Chief Knowledge Officer. Perusahaanperusahaan seperti Skandia, Microsoft, Netscape atasu Arthur Andersen sudah mempunyai 4

seorang CKO untuk mengelola persediaan pengetahuan mereka. Menurut Nick Bontis (2000) peranan CKO di dalam perusahaan adalah sebagai : 1. CKO sebagai alat pengetahuan Aktivitas seorang CKO dalam menjalankan fungsi ini antara lain: -

Mengusahakan stabilitas di dalam suasana lingkungan yang cepat berubah.

-

Mempercepat pengiriman produk

-

Menciptakan efisiensi didalam mata rantai pengetahuan dengan cara membagi sumber daya secara sinergis.

-

Memungkinkan terjadinya proses spesialisasi.

Yang tidak kalah pentingnya, di dalam menjalankan fungsi ini adalah kemampuan seorang CKO dalam mengetahui kondisi “pengetahuan” didalam perusahaannya. Alat untuk menganalisis persediaan pengetahuan, adalah “Knowledge Awaraness Matrix” . Matrik ini digambarkan sebagai berikut: We Know

We Know

What We Know

What We Don’t Know

We Don’t Know

We Don’t Know

What We Know

What We Don’t Know

Sumber : Bontis, 2000, h 6

Penjelasan : -

Kuadran kiri atas adalah keadaan ideal dari persediaan pengetahuan suatu perusahaan, dimana pengetahuan berada dalam keadaan terintegrasi dan tidak memerlukan lagi tambahan dari training ataupun penambahan manajer baru.

-

Kuadran kedua atas mengharuskan CKO untuk menambah persediaan pengetahuan dari sumber- sumber internal.

-

Kuadran kiri bawah adalah keadaan dimana CKO harus menggali pengetahuan yang sebenarnya telah dimiliki perusahaan, namun tidak terdeteksi.

-

Kuadran kanan bawah adalah situasi dimana CKO harus menambah pengetahuan perusahaan dari sumber-sumber eksternal.

2. CKO sebagai penjaga kepercayaan. 5

Sebuah perusahaan yang berbasis pengetahuan, sangat menghargai ide. Ide didapat dari semua sumber-sumber yang ada didalam perusahaan, dalam hal ini karyawanlah sumber dari berbagai ide tersebut. Dalam proses penggalian ide ini diperlukan proses brainstorming. Dalam proses inilah, peran CKO sangat penting, karena keberanian dan kepercayaan karyawan terhadap CKO akan menjamin terjaringnya ide-ide karyawan yang bermanfaat bagi kepentingan perusahaan. 3. CKO sebagai instruktur total. Aktivitas seorang CKO dalam menjalankan peran ini adalah: -

Bekerja sama dengan departemen sumber daya manusia, khususnya staf pelatihan dan pengembangan dalam memperdayakan pengetahuan karyawan

-

Mengembangkan “peta pengetahuan” semacam cetak biru yang berisi lokasi (termasuk: personil, meja, filing cabinet, alamat e-mail atau directory, perpustakaan, dsb) sumber pengetahuan di dalam perusahaan.

4. CKO sebagai pengguna teknologi. Bagaimanapun CKO harus menggunakan teknologi sebagai alat bantu dalam mengelola perusahaan, hal ini dilakukan agar tercipta efisiensi dalam proses tersebut. Penggunaan teknologi tersebut antara lain untuk menciptakan: -

Informasi yang akurat : alat-alat pendukungnya termasuk pesan-pesan e-mail dan bulletin – board.

-

Pengelolaan dokumen : dokumen di simpan didalam database yang rapi dan mudah di akses oleh seluruh anggota organisasi. Dokumen yang dikelola termasuk juga kertas kerja, grafik, audio dan video.

-

Kelompok kerja : kelompok kerja memfokuskan diri pada pengelolaan “ingatan” perusahaan, artinya setiap individu harus menstransfer pengetahuannya kepada kelompok kerja. Atau dengan kata lain alat ini adalah otak dari operasionalisasi perusahaan .

-

Sistem yang terintegrasi : adanya sistem yang terintegrasi menjamin tidak akan terjadi overllaping antara masing- masing departemen di dalam perusahaan.

5. CKO sebagai akuntan. Laporan keuangan pengetahuan seharusnya dapat diwujudkan dalam angka. Tetapi disinilah masalahnya, membuat laporan keuangan untuk intangible assets bukan pekerjaan mudah. Salah satu perusahaan yang mampu menerbitkan laporan 6

keuangan pengetahuan adalah Skandia, sebuah perusahaan asuransi dan keuangan terkemuka ( Management Review,1999). Berikut contoh dari laporan keuangan tersebut. Financial Focus Return on capital employed ( %) Operating Result (MSEK) Value added/employee (SEK 000s) Costumer Focus Number od contracts Savings/contract(SEK 000S) Surrender ratio (%) Points of sale

1997

1994

21.9 1.027 2.616

12.2 115 1.666

189,104 499 4.4 45,881

59,089 333 4.2 11,573

Human Focus Number of employees, full time Number of managers Of whorn, women Training expense/employee(SEK 000s)

599 88 50 2.7

220 62 13 9.8

Process Focus Number of contracs / employee Adm. Exp/gross premiums written (%) IT expense/admin. Expense (%)

316 3.5 8.1

269 2.9 8.8

Renewal & Development Focus Share of gross premiums written form new launches (%) Increase in net premiums written (%) Development expense/adm.exp. Share of staff under 40 years (%)

0.9 31.9 9.8 76

11.1 17.8 11.6 72

Sumber : Prototipe Laporan Modal Intelektual, Skandia, 1998

ORGANISASI JARINGAN Perusahaan dengan basis pengetahuan tidak lagi menggunakan organisasi hierarkis yang lamban, tetapi mengutamakan bentuk organisasi jaringan. Hal ini sebagai akibat dari perkembangan teknologi yang menyebabkan sistem hierarki tidak lagi efisien (Stewart, 1997). Sebuah jaringan kerja tidak lagi memerlukan pengawasan terhadap setiap pekerja, tetapi lebih kepada penilaian kinerja secara keseluruhan. Menurut Thomas A, Stewart (1997), tugas para manajer di dalam organisasi jaringan adalah DNA, yaitu: define (menerangkan), nurture ( memelihara ) dan allocate ( mengalokasikan). Tugas pertama, 7

yaitu menerangkan, berarti manajer harus menjelaskan berada dibisnis apa perusahaan tersebut, visi dan misi apa yang akan ditawarkan kepada para pelanggan. Kedua, memelihara berarti manajer harus memelihara sumber –sumber modal intelektual. Ketiga, mengalokasikan berarti manajer harus mampu mengalokasikan sumber – sumber daya yang ada di dalam perusahaan secara efisien. Konsep organisasi jaringan ini erat kaitannya dengan learning organization. Didalam organisasi jaringan, proses pembelajaran sangat diperlukan. Proses pembelajaran di dalam organisasi dapat dibagi menjadi 5 tingkatan, yaitu : pembelajaran tingkat individu, pembelajaran tingkat kelompok, pembelajaran tingkat organisasi, pembelajaran umpan – maju dan pembelajaran umpan balik (Bontis, Crossan & Hulland, 1999 ). Kelima tingkatan tersebut dapat didefinisikan sebagai berikut : 1. Pembelajaran tingkat individu : kompetensi, kemampuan dan motivasi individu dalam memenuhi tugas yang diberikan. 2. Pembelajaran tingkat kelompok : dinamisme kelompok dan berkembangnya rasa saling pengertian antar anggota kelompok. 3. Pembelajaran tingkat organisasi : kesatuan dari persediaan pengetahuan nonmanusia termasuk didalamnya sistem, struktur, strategi, prosedur dasn budaya, hal ini dikarenakan adanya lingkungan yang kompetitif. 4. Pembelajaran umpan–maju : bagaimana individu belajar umpan–maju ke dalam pembelajaran tingkat kelompok dan tingkat organisasi (a.l perubahan struktur, sistem, produk, strategi, prosedur, budaya). 5. Pembelajaran umpan balik : bagaimana proses pembelajaran yang mengelilingi organisasi ( a.l sistem, struktur, strategi ) mempengaruhi tingkat pembelajaran individu dan kelompok. STRATEGI MENGELOLA PENGETAHUAN Knowledge management merupakan langkah terintegrasi yang membutuhkan strategi dalam penerapannya. Kunci sukses pengelolaan pengetahuan tergantung dari kekuatan , tanggung jawab , kepemimpinan dan pembelajaran (Loyd, 1998). Kekuatan didalam knowledge management seperti “pisau bermata dua”, karena kekuatan selalu mengandung unsur pemaksaan, korupsi dan penyalahgunaan yang kesemuanya itu berakibat buruk pada perusahaan. Namun, kekuatan dapat pula menjadi dasar bagi proses pengambilan keputusan 8

sekaligus melatih tanggung jawab. Pada akhirnya kekuatan adalah kemampuan untuk menentukan pilihan. Perusahaan selalu menuntut agar seluruh komponen bertanggung jawab atas kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Unsur tanggung jawab ini memang tak bisa dipisahkan dari kekuatan. Keduanya akan selalu mempengaruhi proses pengambilan keputusan. Menurut Bruce Lloyd ( 1998 ), unsur tanggung jawab ini dapat dibagi menjadi empat kategori, yaitu : tanggung jawab personal, tanggung jawab terhadap mitra kerja, tanggung jawab terhadap pemilik modal dan tanggung jawab terhadap masyarakat. Kepemimpinan bertujuan untuk mewujudkan manajemen pengetahuan yang efektif dan efisien demi kepentingan organisasi dalam jangka panjang. Atau dapat diartikan sebagai kemampuan untuk bertindak secara efektif dan bertanggung jawab kepada mereka yang di pimpin. Manajemen pengetahuan selalu berarti proses pembelajaran yang terus menerus. Menghadapi perubahan berarti perusahaan harus mempunyai kemampuan untuk terus belajar, baik secara individu maupun organisasi. Proses pembelajaran yang terintegrasi dengan kekuatan, tanggung jawab dan kepemimpinan akan menjamin kualitas manajemen pengetahuan didalam perusahaan tersebut. KESIMPULAN Perekonomian berbasis pengetahuan bukan lagi konsep yang berlebihan, hal ini adalah kenyataan yang harus di hadapi setiap organisasi bisnis saat ini. Penggeseran daya saing suatu perusahaan dari keunggulan modal, menjadi keunggulan teknologi dan pengetahuan, menyebabkan manajemen pengetahuan menjadi penting bagi setiap perusahaan. Pengelolaan pengetahuan secara efektif dan efisien akan menjamin kelangsungan hidup perusahaan tersebut. Di dalam perusahaan berbasis pengetahuan peranan dari Chief of Knowledge Officer (CKO) menjadi demikian penting. Hal ini dikarenakan CKO bertanggung jawab atas pemanfaatan pengetahuan bagi kelangsungan hidup perusahaan. Pengelolaan pengetahuan secara efektif dan efisien akan meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mensikapi perubahan pasar yang dinamis, sehingga perusahaan mampu menyesuaikan diri dengan cepat dan tepat. Perusahaan berbasis pengetahuan bukan berarti harus memanfaatkan teknologi 9

tinggi, tetapi dengan mengelola informasi secara tepat dan mengalokasikannya dengan tepat pula. Oleh karena itu, selain memperhatikan persediaan asset kasat mata (modal aktiva lancar dan aktiva tetap), perusahaan harus selalu menambah persediaan pengetahuan yang bermanfaat bagi operasional perusahaan tersebut. Tantangan terbesar dari konsep knowledge management adalah mengembangkan alat ukur pengetahuan, yang sampai saat ini masih perlu banyak perbaikan. DAFTAR PUSTAKA Anonim (1999), Can Knowledge Be Measured ?, Management Review. Bontis, Crossan and Hulland ( 1999 ). “ Managing an Organizational Learning System By Aligning Stocks and Flows”, Publikasi Penelitian. Bontis, Nick ( 2000 ). “CKO wanted Evangelical Skills Necessary : A review of the Chief knowledge officer postion”, Kertas Kerja. Bontis, Dragonetti, Jacobsen and Roos ( 1999 ).” The Knowledge Toolbox : A Review of The Tools Available To Measure and Manage Intangible Resources”, European Management Journal 17 (4), 391 – 402. Kasali, Rhenald (2000). Ekonomi Mikro Sebagai Suplemen Bukan Substitusi Ekonomi Makro, Menggugat Masa Lalu Menggagas Masa Depan Ekonomi Indonesia, Jakarta , Kompas. Lloyd, Bruce (1998). Understanding The Power, Responsibility, Leadership and Learning Links : The Key to Succesful Knowledge Management, Journal of Systemic Knowledge Management. Micklethwait, John & Wooldridge, Andra (1998). The Witch Doctors: Memahami Ajaran Para Guru Manajemen, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Ries, Al (1996). Focus : Masa Depan Perusahaan Anda Ditentukan Oleh Fokus, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Stewart, Thomas. A (1997). Intellectual Capital : Kekayaan Baru Organisasi, PT Elex Media Komputindo, Jakarta. Saint – Onge, Hubert (1998). How Knowledge Management Adds Critical Value to Distribution Channel Management, Journal of Systemic Knowledge Management. Tapscott, Don (1998). Make Knowledge An Asset For The Whole Company, Computerworld, December. 10

Urlich, Dave (1998). Intellectual Capital = Competence x Commitment, Sloan Management Review,Winter Edition.

11