Penerapan Supply Chain Management Dan Mrp Di Pt X

I.

Pendahuluan Para pelaku bisnis pada saat ini dituntut untuk menjalankan bisnisnya secara

effisien dan efektif dikarenakan tuntutan persaingan yang semakin ketat. Kecepatan pengiriman dan ketersediaan barang pada pelanggan menjadi faktor yang sangat krusial dikarenakan jika kalah cepat dari pesaing mereka dapat kehilangan pelanggan. Disamping itu mereka juga dituntut untuk mengurangi biaya operasional sehingga harga yang dipatok dapat kompetitif. Oleh karena itu dibutuhkan integerasi yang baik dari supplier hingga pendistribusian barang. Integrasi tersebut dinamakan supply chain management. Dengan tercapainya kordinasi yang baik antara rantai pasok sebuah perusahaan maka di tiap channel rantai pasok tidak akan mengalami kekurangan ataupun kelebihan barang. Sehingga penurunan biaya pun dapat dicapai. Jika sebuah perusahaan memegang barang terlalu banyak maka biaya yang akan timbul semakin mahal, biaya-biaya tersebut timbul dari: 1. Harus menempatkan karyawan yang lebih banyak untuk mengurus barang

selama penyimpanan. 2. Akan timbul biaya perawatan yang lebih selama barang tersebut disimpan, sebagai contoh ice cream maka akan dibutuhkan lemari pendingin yang lebih banyak sebagai dampaknya biaya listrik pun meningkat Permintaan pasar terhadap suatu barang sangat fluktuatif sehingga ketersediaan barang di suatu perusahaan harus dapat flexibel. Jika perusahaan tidak dapat merespon kebutuhan pasar maka akibatnya kepuasan pelanggan akan menurun yang dapat berakibat kehilangan pelanggan. Demi menjaga ketersediaan barang maka pemasok harus dapat merespon secara cepat apa dan berapa banyak barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Maka adanya kolaborasi yang baik antara sebuah perusahaan dan pemasok harus bagus demi menjamin ketersediaan barang mentah yang nantinya akan diproses oleh perusahaan menjadi barang jadi. Dengan kolaborasi yang baik dapat menghilangkan hal-hal yang dapat memperlambat proses pengiriman barang ke pelanggan seperti lead time yang terlalu lama karena pemasok tidak siap akan permintaan yang fluktuatif dapat di cegah, jalur distribusi barang dari perusahaan ke distributor dapat dipersingkat. Semua itu akan berdampak kepada kepuasan pelanggan yang meningkat sehingga kesetiaan pelanggan untuk menggunakan produk tersebut meningkat. Page 1

Seperti kita ketahui bahwa di marketing ada yang namanya marketing mix yaitu product, place, price dan promotion. Maka dengan kolaborasi yang baik dari pemasok hingga distributor maka perusahaan dapat memenangkan product, place dan price. Dikarenakan kualitas barang yang dihasilkan akan meningkat, kecepatan dan ketersediaan barang terjamin dan harga yang dijual dapat kompetitif dikarenakan proses yang efektif dan efisien. II. Tinjauan Pustaka Supply Chain Management Supply chain management adalah suatu aktifitas pengintegrasian dari membeli bahan mentah dan pelayanan, merubahnya menjadi suatu produk dan mengirimkan barang melalui sistem distribusi yang tersedia. Tujuan utama dari supply chain management adalah untuk memenuhi kebutuhan pelanggan melalui penggunaan sunber daya yang efektif, termasuk kefektifan chanel distribusi, kapasitas ketersediaan barang dan pengunaan sumber daya manusia. Supply chain management tidak hanya integrasi dari faktor eksternal tetapi juga dari faktor internal seperti purchasing, produksi, keuangan dan lain -lain.

Sumber: Wikipedia

Supply chain management akan membahas seluruh aktifitas dari suatu perusahaan mulai dari level strategis, level tactical dan level operasional. Kebijakan strategis menyangkut kebijakan jangka panjang perusahaan seperti dimana mengambil bahan baku, dimana membangun distribution center, bagaimana moda pendistribusian, dan lain-lain. Kebijakan taktis menetukan Page 2

parameter-parameter perusahaan seperti menentukan reorder level. Kebijakan operasional berkaitan dengan kegiatan sehari-hari seperti pembelian material, penjadwalan pembelian bahan baku, penjadwalan pengiriman dan lain-lain. Hal yang paling susah dilakukan dalam menjalankan supply chain adalah kolaborasi antara seluruh komponen di dalam rantai pasok dikarenakan setiap komponen tersebut mempunyai struktur perusahaan dan budaya yang berbeda. Karena itu untuk menyatukannya harus dilakukan hal-hal sebagai berikut: 1. Menciptakan komitmen dan penyamaan persepsi dalam kolaborasi untuk menciptakan hal ini maka perlu disadari bahwa kolaborasi ini bertujuan agar kinerja untuk menyampaikan nilai ke pelanggan dapat berjalan secara efektif dan efisien. 2. Menghilangkan rintangan yang ada dalam pengkolaborasian untuk

mencapai hal itu maka diperlukan jaringan informasi yang terbuka bagi seluruh elemen didalam rantai pasok, rasionalisasi dan simplifikasi, pengukuran performa supply chain, membangun kepercayaan antara setiap elemen di dalam rantai pasok. 3. Peningkatan kinerja secara terus menerus di dalam rantai pasok. Dikarenakan lingkungan bisnis yang selau berubah maka diperlukan hubungan dalam rantai pasok harus flexibel dan dinamis. Jika tidak maka kolaborasi tersebut tidak akan dapat merespon tantangan dalam dunia bisnis. Ada dua fokus utama dalam suply chain yaitu efesiensi yang tinggi (costefficiancy) dan responsiveness yang tinggi. Dalam melakukan semua aktifitas supply chain diusahakan dengan biaya yang rendah untuk mencapai hal itu maka diperlukan untuk menentukan channel yang dipilih harus berbiaya rendah dan menentukan jumlah gudang yang tidak terlalu banyak tetapi dapat memenuhi kebutuhan sehingga tidak ada keterlambatan pasokan barang.

E-Procurement E-procurement adalah penggunaan internet sebagai fasilitas untuk mendukung pembelian. E- procurement mempercepat pembelian, mengurangi Page 3

biaya dan mengintegerasikan seluruh elemen di dalam rantai pasok, meningkatkan daya saing perusahaan. Supply chain yang dilakukan secara tradisional semua aktifitas pencatatan dilakukan dengan menggunakan kertas sebagai contoh pemesanan barang, invoice, dokumen-dokumen pendukung, nota pembayaran, dan lain-lain. Dengan menggunakan E-procurement maka dapat mengurangi aktifitas yang mengunakan kertas untuk pencatatan. Electronic Ordering and Fund Transfer Pemesanan barang yang dilakukan secara elektronik dan pembayaran pembelian barang adalah suatu metode yang dilakukan untuk mempercepat proses dan mengurangi paperworks. Transaksi antar perusahaan biasanya menggunakan electronics data interchange (EDI). Untuk mendukung EDI maka diperlukan suatu standard format data yang akan di transfer sehingga penganalisaan oleh komputer kedua perusahaan dapat terjadi. EDI sebagai sarana pertukaran data secara virtual untuk seluruh komponen bisnis kedua perusahaan. EDI juga dapat digunakan untuk advanced shipping notice, yang memberitahukan kepada pembeli bahwa vendor sudah siap untuk mengirimkan barang. Material Requirments Planning (MRP) Material Reqirements Planning adalah suatu metode perencanaan berapa banyak material yang akan digunakan dan dibeli yang menggunakan bill-of material, inventory, jadwal penerimaan barang dan master production schedule.

Master Production Schedule (MPS)

Page 4

MPS adalah timetable yang berisi tentang informasi apa yang harus diproduksi dan kapan produksi tersebut dilakukan. Dengan kata lain adalah perencanaan tentang produksi, persediaan, dan lain-lain. Tujuan perencanaan ini adalah untuk mengoptimalkan produksi, untuk mengidentifikasi hambatan, dan mengantisipasi kebutuhan barang mentah. Input untuk perencanaan ini berasal dari rencana keuangan, permintaan pelanggan, ketersediaan mesin, ketersediaan tenaga kerja, kinerja pemasok dan pertimbangan-pertimbangan lain. Besaran kontribusi dari setiap input bervariasi. Penggunaan MPS adalah untuk: 1. Memberikan top management informasi yang diperlukan untuk merencanakan dan mengkontrol proses dari produksi 2. Mengikatkan keseluruhan recana bisinis perusahaan dan memberikan

peramalan secara detail untuk keperluan produksi Bill of Material (BOM) Bill of Material adalah suat daftar komponen, deskripsi dari setiap komponen dan jumlah dari masing komponen yang akan digunakan untuk membuat suatu produk. Accurate Inventory Record Management persediaan yang baik sangat penting bagi penerapan MRP sistem. Bila suatu perusahaan tidak bisa menyediakan informasi persediaan dengan akurat maka MRP tidak akan dapat berkerja Purchase Orders Outstanding Ketika pembelian barang dilaksanakan maka catatan informasi dari pembelian tersebut dan jadwal kapan barang akan datang harus bisa diakses oleh divisi perencanaan. Hanya dengan data dari pembelian yang lengkap seseorang dapat membuat perencanaan proses produksi yang bagus dan penerapan MRP secara efektif. Lead Time Ketika manager menentukan kapan komponen dibutuhkan, mereka juga menentukan kapan mereka dapat mendapatkan komponen tersebut. Waktu yang Page 5

dibutuhkan untuk mendapatkan suatu komponen dinamakan lead time. Lead time untuk komponen-komponen di dalam manufacture termasuk perpindahan, setup dan perakitan. III. Studi Kasus Sebuah perusahaan multinasional yang terletak di German menerapkan supply chain management dan material requirement planning dalam kegiatan operasional mereka. Tujuan penerapan SCM dikarenakan selama ini waktu respon pemasok untuk menyediakan barang sangat lambat yang berakibat kapasitas produksi menurun. Tujuan penerapan MRP dikarenakan selama ini perusahaan mengalami masalah dalam pengelolaan persediaan mereka, terkadang terlalu berlebih dan terkadang kehabisan persediaan. Pelanggan mereka adalah manufaktur jadi tidak ke pengguna langsung. Perusahaan tersebut adalah termasuk market leader di industrinya. Dalam paper ini akan membahas bagaimana pengimplementasian supply chain management dan material requirement planning di perusahaan tersebut.

IV. Pembahasan Masalah

Dalam meningkatkan kolaborasi antara perusahaan dan pemasok maka perusahaan mengembangkan electronic data interchange. Dimana yang memungkinkan perusahaan dan pemasok untuk bertukar data secara elektronik. Pemasok dapat melihat data di master production schedule perusahaan sehingga pemasok dapat memperkirakan kapan perusahaan membutuhkan barang. Perusahaan juga dapat melihat berapa banyak dan tipe apa saja yang tersedia di gudang pemasok. Hal ini dibutuhkan bagi perusahaan untuk mengetahui berapa banyak barang yang bisa didapatkan segera. Ketika pemasok siap mengirimkan barang ke perusahaan maka pemasok akan mengirimkan pemberitahuan ke perusahaan bahwa barang akan dikirim. Jika persediaan perusahaan sudah Page 6

mencapai reorder point maka sistem akan memberitahukan kepada pemasok agar mengirim barang ke perusahaan. Melalui EDI perusahaan membagi peramalan akan permintaan selama satu tahun kedepan ke pemasok. Sehingga pemasok dapat mempersiapkan dan menjadwalkan kapan dan berapa banyak harus memproduksi barang. Diharapkan dengan melakukan hal tersebut maka persediaan barang mentah di perusahaan tidak terjadi kekurangan. Untuk mempermudah proses pembelian antara perusahaan dan pemasok maka dibuatlah e-procurement. Dengan sistem ini proses pembelian barang seperti pembuatan PO, lampiran document yang dibutuhkan, dan lain-lain dilakukan secara elekronik seingga dapat mempercepat proses pembelian barang. Perusahaan juga mengembangkan tracking system dimana dapat mengetahui posisi barang selama pengiriman dari pemasok. Dengan sistem ini perusahaan dapat mengetahui apakah barang mentah akan diterima tepat waktu atau ada keterlambatan. Hal ini dibutuhkan perusahaan agar dapat mengambil keputusan yang tepat jika ada keterlambatan. Tracking system ini tidak hanya dari pemasok ke perusahaan tetapi juga dari perusahaan ke pelanggan. Untuk mendukung supply chain maka perusahaan menerapkan material requirement planning. Dengan menerpakan MRP maka perusahaan dapat mengelola persediaannya dengan baik dan dapat mengestimasi dengan tepat kebutuhan persediaanya. Jika persediaan dapat dikelola dengan baik maka akan meningkatkan kolaborasi antara perusahaan dengan pemasok karena pemasok dapat mengetahui secara pasti kebutuhan perusahaan sehingga dapat membuat barang sesuai dengan kebutuhan dan mengirimkan barang tepat pada waktunya. Seperti diketahui komponen-komponen dalam MRP adalah informasi persediaan yang akurat, purchasing, MPS dan bill of material. Di dalam paper ini akan membahas implementasi dari setiap komponen pendukung MRP.

Page 7

Gambar 1: Diagram supply chain perusahaan

Seperti kita ketahui informasi yang akurat akan persediaan adalah kunci yang penting dalam kesuksesan penerapan MRP. Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan cepat tentang level persediaan atau aliran barang maka perusahaan ini memakai RFID.

Gambar 2: Penerapan RFID untuk kedatangan barang

Dapat kita lihat dari gambar 2 setelah barang diturunkan dari truk maka barang harus melewati RFID scanner yang gunanya akan mendata berapa banyak barang yang diterima dan tipe dari barang tersebut. Dari RFID scanner data dikirim ke database perusahaan. Data ini berguna bagi perusahaan untuk mengetahui jumlah persediaan yang ada di gudang mereka sehingga membantu untuk perencanaan proses produksi. Pada proses penyimpanan di gudang, setelah barang ditaruh di rak, lokasi barang tersebut dikirim. Data tersebut diperlukan untuk mengetahui lokasi barang sehingga ketika pengambilan barang langsung Page 8

dapat diketahui dimana barang akan diambil sehingga kinerja karyawan akan lebih efisien.

Gambar 3: Penerapan RFID untuk barang keluar dari gudang

Persediaan yang dikeluarkan untuk proses produksi harus dapat diketahui secara real time yang bertujuan agar para manager dapat mengetahui level persediaan mereka sehingga mereka dapat mengestimasi apakah persediaan mereka cukup untuk produksi yang akan datang. Jika dilakukan dengan sistem realtime, reorder point dapat diketahui dengan cepat sehingga keputusan untuk membeli barang kembali dapat dilakukan dengan cepat sehingga kehabisan persediaan dapat dihindarkan. Oleh karena itu perusahaan memasang RFID Scanner di pintu gudang mereka. Begitu forclift melewati pintu gudang, RFID scanner membaca berapa banyak barang yang dibawa dan type barang tersebut. Data tersebut dikirim ke database perusahaan, data di database perusahaan di update sesuai dengan barang dan tipe yang dibawa. Setelah itu dikirm e-mail ke bagian-bagian bersangkutan untuk memberikan informasi bahwa berapa banyak barang dan jenis barang sudah dikeluarkan dan menuju ke assembly line. Untuk ilustrasi proses tersebut dapat dilihat dari gambar 3. Sebelum barang dikeluarkan dari gudang maka perlu diperlukan verifikasi dari orang yang bertanggung jawab di gudang. Ketika proses produksi selesai tidak semua barang mentah yang dikeluarkan dari gudang dipakai dalam proses produksi. Oleh karena itu harus dikembalikan ke gudang. Ketika barang dikembalikan ke gudang RFID scanner membacanya dan setelah itu di verifikasi oleh orang gudang dan database perusahaan di update agar data jumlah barang mentah yang ada sesuai dengan jumlah yang digudang. Page 9

Setelah barang selesai di produksi maka sebelum barang di bawa ke gudang barang harus di scan dengan RFID scanner. Informasi tentang barang tersebut seperti untuk siapa, berapa banyak, tipe dan lain-lain di masukan ke dalam database. Data itu nantinya akan dipakai oleh Master production schedule, untuk mengetahui berapa banyak barang yang sudah diproduksi sehingga dapat mengestimasi berapa banyak lagi bahan mentah yang dipakai untuk produksi dan apakah waktu penyelesaian sesuai dengan jadwal yang sudah direncanakan. Data itu juga berguna untuk departemen marketing sehingga mereka dapat memberitahukan kepada pelanggan berapa banyak yang sudah di produksi jika pelanggan menanyakannya. Terkadang pelanggan menanyakan hal tersebut karena mereka meminta agar barang yang sudah diproduksi dikirim dahulu, jadi pengiriman barang secara parsial tidak menunggu semuanya selesai. Perusahaan membikin peramalan untuk kebutuhan barang mentah selama satu tahun kedepan. Sumber data untuk peramalan adalah dari bagian marketing. Marketing membuat peramalan permintaan semua jenis barang selama satu tahun kedepan. Untuk membuat peramalan marketing menggunakan data history dari penjualan selama beberapa tahun kebelakang dan juga ditambahkan dengan peetumbuhan permintaan. Data peramalan tersebut juga menunjukan kapan permintaan puncak bagi perusahaan. Dari peramalan permintaan tersebut maka dapat diketahui kebutuhan dari setiap jenis bahan mentah setiap bulannya selama satu tahun kedepan. Untuk mengetahui bahan mentah apa saja yang diperlukan dapat kita lihat dari Bill of Material setiap jenis barang. Jumlah setiap barang mentah yang didapat dari peramalan harus di tambahkan lagi dengan jumlah yang tertentu. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya kenaikan permintaan secara mendadak sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaan tersebut. Peramalan tersebut sangat penting bagi perusahaan karena dapat menentukan kapan dan berapa banyak akan membeli barang mentah. Dengan permalan yang tepat maka akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon permintaan dari pelanggan dan juga dapat mengefesiensikan persediaan. Untuk mengetahui kapan barang yang dipesan akan diterima maka dapat melihat data dari bagian purchasing. Biasanya pemasok sudah memberikan tanggal tertentu barang bisa di terima oleh perusahaan tetapi dari tanggal yang dijanjikan oleh pemasok perusahaan memberikan jeda waktu lagi selama dua minggu. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi keterlambatan yang diakibatkan Page 10

oleh berbagai hal seperti kapal yang mengirim barang tidak dapat beroperasi, barang tertahan di kepabeanan, waktu penyelesaian barang pesanan terlambat, dan lain-lain. Jika hal ini tidak diantisipasi maka akan berakibat fatal bagi perusahaan, keterlambatan kedatangan dapat mengakibatkan persediaan di perusahaan kurang dan akan menimbulkan pemberhentian produksi karena tidak ada bahan mentah untuk diproduksi. Jika proses produksi berhenti maka akan menimbulkan keterlambatan pengiriman kepada pelanggan, yang dapat mengakibatkan kepuasan pelanggan ke perusahaan berkurang. Untuk membuat perencanaan persediaan di perusahan ini mendapatkan informasi dari database perusahaan yang salah satu input berasal dari RFID, informasi tentang kedatangan barang mentah yang dipesan dari purchasing, perencanaan produksi yang ada di MPS dan juga dari data peramalan. Pihak perusahaan memesan sejumlah barang yang sesuai dengan data peramalan dan jika permintaan meningkat maka pemesanan akan disesuaikan dengan permintaan. Kedatangan barang mentah disesuaikan dengan kebutuhan produksi yang datanya didapat dari master production schedule. Jika kita melihat dari gambar 4 (ilustrasi perencanaan persediaan) maka perusahaan akan menentukan tanggal kedatangan dari bahan mentah di lihat dari kebutuhan produksi. Ketika bahan mentah datang pertama kali maka akan diperiksan oleh bagian quality (incoming inspection) yang bertujuan untuk memastikan kualitas bahan mentah betul- betul bagus. Jika ada sebagian yang ditolak oleh bagian quality maka database harus di update berapa banyak barang yang ditolak dan diterima. Perusahaan juga menerapakan safety stock yang gunanya untuk berjagajaga apabila terjadi kebutuhan mendadak atau keterlambatan kedatangan barang. Untuk menentukan safety stok perusahaan menetapkan kebijakan, untuk bahan mentah yang perputarannya cepat maka perusahaan akan menyimpan dengan jumlah lebih banyak dibandingkan dengan barang mentah yang perputarannya tidak cepat.

Page 11

Gambar 4: Ilustrasi perencanaan barang

Master production schedule di perusahaan ini terdapat informasi seperti nama perusahaan pemesan, tipe barang yang dipesan, bahan yang dipakai, jumlah pesanan, tanggal dibuat, tanggal selesai, tanggal pengiriman dan informasiinformasi lain yang dibutuhkan. Input pertama kali MPS untuk perusahaan ini adalah marketing. Marketing mendapakan pesanan dari pelanggan, pelanggan meminta tanggal pengiriman tertentu kepada marketing. Bagian marketing memeriksa MPS apakah pesanan pelanggan dapat dipenuhi. Jika tidak bisa maka marketing akan menawarkan tanggal pengiriman tertentu kepada pelanggan biasanya perbedaan antara tanggal yang diminta dan ditawarkan tidak lebih dari seminggu. Jika pelanggan sudah setuju maka marketing akan meneruskan kebagian planning. Bagian planning memeriksa apakah persediaan yang ada mencukupi, jika tidak mencukupi maka bagian planning akan memesan barang yang diperlukan ke pemasok. Bagian planning lalu menyiapakan Bill of Material. Bill of Material di gunakan untuk menyiapkan barang-barang yang akan dibutuhkan. Dalam perencanaan pemakaian barang juga diperhatikan berapa banyak barang yang jelek selama proses produksi. Jika faktor ini tidak diperhatikan maka akan timbul kekurangan barang. Untuk mencegah kerusakan mesin maka diperlukan perawatan berkala. Ketika mesin sedang dalam perawatan ataupun penambahan fitur baru maka kegiatan mesin harus dihentikan oleh karena itu diperlukan perencanaan yang baik

Page 12

kapan mesin akan dihentikan. Sehinga tidak akan mempengaruhi tanggal pengiriman barang yang sudah dijanjikan kepada pelanggan. Setiap mesin mempunyai karakteristik yang berbeda-beda, hal ini harus diperhatikan sebelum menentukan mesin mana yang digunakan untuk membuat pesanan tertentu. Jika tidak diperhatikan maka akan menimbulkan barang yang diproduksi tidak sesuai dengan standar kualitas perusahaan. V. Kesimpulan Perusahaan menerapkan supply chain management dan MRP dengan tujuan untuk meningkatkan kinerjanya. Untuk mendukung penerapan supply chain management perusahaan memakai electronic data interchange untuk menghubungkan antara perusahaan ke pemasok dan perusahaan ke customer. Dengan penerpan EDI maka dapat meningkatkan respon perusahaan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Dengan penerapan MRP maka perusahaan dapat mengelola persediaanya dengan lebih efektif dan efisien. Kekurangan persediaan dapat dihindarkan dan kelebihan persediaan yang bisa menjadi tambahan biaya dapat di cegah. VI. Rekomendasi Dikarenakan lingkungan dunia bisnis yang selalu berubah maka MRP dan SCM yang diterapkan oleh perusahaan harus bisa flexibel untuk menjawab tantangan tersebut. Kinerja bagus yang sudah didapatkan perusahaan dengan penerapan SCM dan MRP harus dipertahankan.

Daftar Pustaka Fawcett, S. E., Magnan, G. M., & McCarter, M. W. (2008). Three Stage Implementation Model For Supply Chain Collaboration. 29 (1). Heizer, J., & Barry, R. (2004). Operation Management. Upper Saddle: Pearson Prentice Hall.

Page 13

Universitas Krtisten Petra. (2003). Retrieved June 6, 2009, from http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?submit.x=18&submit.y=19&submit =prev&page=2&qual=high&submitval=prev&fname=%2Fjiunkpe%2Fs 1%2Ftmi%2F2003%2Fjiunkpe-ns-s1-2003-25499118-3273supply_chain-chapter2.pdf

Page 14