Pen Gurus An Harta Kerajaan Tanpa Pembaziran

KERTAS ULANGAN PENILAIAN TK3 DG44 (P & P) PENGURUSAN HARTA KERAJAAN TANPA PEMBAZIRAN DEFINISI HARTA KERAJAAN  Harta Kerajaan ialah harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau dipindah milik  Seseorang yang mempunyai kemahiran, mutu dan kegunaan yang bernilai serta boleh memanfaatkan pihak tertentu samada individu / organisasi tertentu juga dianggap sebagai aset/harta kerajaan.

DEFINISI PENGURUSAN HARTA KERAJAAN  Proses menjaga, mengawal, memelihara, mengendali dan menyenggara harta berbentuk fizikal yang mempunyai nilai dan diperolehi sama ada untuk digunakan terus atau bagi masa akan datang dalam pengeluaran barang siap atau perkhidmatan  Proses pengendalian tersebut bermula sejak harta diperolehi sehingga ianya dilupuskan atau dihapuskira

KATEGORI HARTA KERAJAAN  Harta Kerajaan dibahagikan kepada 2 kategori iaitu :1.

Tetap a) Tanah

- di bawah bidang kuasa Ketua Pengarah Tanah dan Galian (KPTG)

b) Bangunan 2.

- di bawah bidang kuasa Jabatan Kerja Raya (JKR)

Beralih a) Harta Modal b) Inventori c) Bekalan Pejabat 1

d) Stok Dalam Stor

HARTA BERALIH  Harta Modal  Harta benda/barang tak luak yang kos perolehan asalnya RM 500.00 ke atas tiap-tiap satu serta memerlukan penyenggaraan dari semasa ke semasa. Harta benda tersebut tidak termasuk semua jenis perabot, permaidani, langsir, pinggan mangkuk dan seumpamanya walau apa pun kos perolehan asalnya. Contohnya kenderaan, loji, mesin, peralatan, komputer dll.  Inventori  Harta benda/barang tak luak yang kos perolehan asalnya kurang RM 500.00 tiap-tiap satu, tidak memerlukan penyenggaraan biasa dan termasuk semua perabot, permaidani, langsir, pinggan mangkuk dan seumpamanya tanpa mengira kos. Contohnya mesin/peralatan, perabot, permaidani, langsir, pinggan mangkuk dll.  Bekalan Pejabat  Harta benda/barang tak luak yang terlalu rendah nilainya serta tidak ekonomik dikesan satu persatu. Contohnya stapler, punch, gunting, pisau, tray, pen/pensil, alat pengasah dll  Stok Dalam Stor  Item stok yang disimpan di dalam sesebuah stor Jabatan untuk diedarkan kepada pengguna dari semasa ke semasa mengikut keperluannya. Contohnya alat ganti, kenderaan/mesin, alatulis, hardware, pakaian, peralatan pelbagai dll.

ASPEK PENGURUSAN HARTA KERAJAAN 1.

Perolehan 2

2.

Pendaftaran

3.

Pemeriksaan

4.

Penyenggaraan

5. Pelupusan dan Hapuskira 6. Kehilangan 7. Pengurus stor

PERATURAN / GARIS PANDUAN PERBENDAHARAAN BAGI PENGURUSAN HARTA KERAJAAN YANG BERALIH 1. Harta Modal, Inventori & Bekalan Pejabat ( Pek. Perbendaharaan Bil. 2/91). Semua harta modal, inventori & bekalan pejabat hendaklah didaftarkan menggunakan borang-borang seperti berikut : Daftar Harta Modal (KEW 312, 312A)  Daftar Inventori (KEW 313)  Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW 314)  Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (KEW 315) 2. Pengurusan Stor Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS) 3. Pengurusan Kenderaan Kerajaan (Bukan SPANCO) – Pek. Perbendaharaan Bil. 2/80) 4. Pengurusan Kenderaan Kerajaan Yang Terlibat Dalam Kemalangan (Pek. Perbendaharaan Bil.7/85) 5. Garis Panduan Pemberian dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam (Pek. Perkhidmatan Bil. 3/98) 6. Tatacara Pelupusan Barang-Barang Kerajaan (Surat Pek. Perbendaharaan Bil. 2/97) 7. Penglibatan Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan Stor/Aset Kerajaan (Surat Pek. Perbendaharaan Bil. 12/95) 3

8. Pengurusan Penyelenggaraan Aset (Budaya Senggaraan) (Surat Pek. Am Bil. 2/95 dari JPM) 9. Tatacara Pelupusan Barang-Barang Rampasan / Lucut Hak Kementerian / Jabatan tertentu seperti Kastam, JPJ, Kem. Perdagangan Dalam Negeri dll 10. Pengurusan Tanah Yang Diambil balik oleh Kerajaan Persekutuan Untuk ProjekProjek Pembangunan

ISU DAN MASALAH PENGURUSAN ASET KERAJAAN 1. Tiada rekod/tiada rekod yang sempurna bagi semua harta modal, inventori dan bekalan pejabat 1. Tiada sistem maklumat harta modal, inventori dan bekalan pejabat bagi sesuatu Jabatan atau secara bersepadu di peringkat Kementerian dan di Agensi Pusat seperti Perbendaharaan 3. Penyimpanan rekod rumit dan melibatkan banyak harta modal, inventori dan bekalan pejabat 3. Pemeriksaan tidak dibuat oleh pegawai bertanggungjawab atau Pegawai Pengawal 5. Tahap penggunaan harta modal dan inventori secara ekonomik tidak difahami dan diselaraskan 5. Penyenggaraan ke atas harta modal tidak dilaksanakan mengikut jadual atau pun tidak dilaksanakan langsung

PERANAN PEGAWAI DALAM PENGURUSAN HARTA KERAJAAN SUPAYA TIDAK BERLAKU PEMBAZIRAN 1. Mengawasi aktiviti perolehan dan pengurusan stor/aset •

Memantau dan menilai program/aktiviti perolehan bekalan , perkhidmatan, penyelenggaraan prasarana dan aset.

2. Memastikan perolehan dirancang 4

•

Merancang

dan

mengurus

program/aktiviti

perolehan

bekalan

dan

perkhidmatan selaras dengan dasar-dasar •

Merancang dan mengurus program/aktiviti penyelenggaraan prasarana dan aset-aset kerajaan mengikut jangka masa dan piawaian yang ditetapkan dengan kos yang efektif.

3. Memastikan penyelenggaraan semua aset •

Langkah Pertama adalah untuk melantik seorang Pegawai Kanan yang bertanggungjawab atas semua aspek penyelenggaraan aset di agensi.

•

Langkah Kedua adalah penyediaan Daftar Aset Penyelenggaraan. Daftar ini akan menyenaraikan semua aset agensi yang memerlukan penyelenggaraan bagi memastikan ia sentiasa dalam keadaan yang selamat dan berfungsi.

•

Langkah Ketiga ialah pewujudan Jadual Penyelenggaraan untuk setiap item dalam Daftar Aset penyelenggaraan. Jadual ini perlu memperincikan segala jenis penyelenggaraan dan kekerapannya untuk item tersebut

•

Langkah Keempat ialah merancangkan Pelan Operasi Penyelenggaraan. Pelan ini akan menentukan aktiviti penyelenggaraan untuk semua item dalam Daftar Aset Penyelenggaraan yang harus dijalankan untuk sesuatu jangka waktu iaitu setiap hari, 1 minggu, I bulan, 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun

4. Menjalankan pemeriksaan •

Penilaian Program Penyelenggaraan yang dilaksanakan untuk membantu aktiviti penilaian ini adalah sangat mustahak bahawa rekod-rekod disimpan mengenai segala jenis penyelenggaraan yang dilakukan. Maklumat yang disimpan adalah untuk menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai, mengenalpasti usahausaha penyelenggaraan yang perlu serta mempastikan kesesuaian jenis penyelenggaraan yang dijalankan.

5. Memastikan pengurusan stor diberi perhatian yang wajar 5

*

Penerimaan

*

Verifikasi stok

*

Penyimpanan

*

Pemeriksaan stor

*

Pengeluaran

*

Pemeriksaan

*

Keusangan mengejut

*

Pelupusan

6. Menubuhkan JKPAK (Jawatankuasa Pengurusan Harta Kerajaan) Setiap Kementerian perlu mewujudkan satu JKPAK di peringkat Kementerian. JKPAK dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal / Ketua Setiausaha Kementerian atau Timbalannya dan hendaklah bersidang sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan. Setiap Kementerian dan Jabatan melantik seorang Pegawai Aset Kementerian / Jabatan dan tugas ini dimasukkan di dalam senarai tugas pegawai berkenaan. Pegawai ini akan bertindak sebagai Urusetia bagi JKPAK berkenaan. JKPAK adalah bertanggungjawab untuk :•

Memonitor segala aspek yang berkaitan dengan pengurusan aset/stor di Kementerian / Jabatan masing-masing

•

Mengenalpasti masalah / kelemahan yang dihadapi oleh Kementerian / Jabatan dan memberi cadangan / syor untuk mengatasinya

•

Mengadakan mesyuarat secara tetap dan berterusan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 3 bulan. Sesalinan minit mesyuarat tersebut hendaklah dikemukan kepada Kementerian Kewangan.

7 Menyediakan laporan-laporan  Sijil verifikasi stok – Lampiran T setiap 6 bulan (TPS 199)  Laporan hapuskira – Lampiran U2 tidak lewat dari Mac (TPS 220) 6

 Sijil Tahunan pemeriksaan stok/inventori – Lampiran W tidak lewat dari bulan Mac (TPS 221,239)  Laporan verifikasi stok – Lampiran U1 pada

bulan berikut (TPS 200)

 Kadar Pusingan Stok – Lampiran N, TPS 121aporan pengiraan stok – bulan Disember setiap tahun

PENUTUP Kerajaan telah membelanjakan sejumlah wang yang besar dalam menyediakan pelbagai kemudahan dan perbelanjaan bagi menguruskan sesebuah organisasi. Ketidakcekapan mengurus harta kerajaan akan membebankan kewangan serta menjejaskan reputasi kerajaan, memberi kesan kepada kualiti dan kecekapan perkhidmatan, keselamatan dan kepuasan pengguna.

Pengurusan harta kerajaan yang komprehensif dan bersepadu yang meranggumi perancangan, pewujudan, penggunaan, penyelenggaraan, pemeriksaan, pelupusan dan hapuskira hendaklah dilaksanakan bagi memastikan harta kerajaan sentiasa berada dalam keadaan sempurna, selamat digunakan, penggunaan yang ekonomik dan menjamin jangka hayat yang lebih lama.

Lain-lain artikel layari www.mediajaya.my

7