Pegasus Mail In Der Verwaltung

Pegasus Mail in der Verwaltung Das Kompendium Thomas Riehm Referat III A 2 LMU München

LUDWIG-MAXIMILIANS-UNIVERSITÄT MÜNCHEN

Pegasus Mail in der Verwaltung

 Thomas Riehm, Referat III A 2, LMU München Ludwigstr. 27/II • 80539 München Telefon 089/2180-3563 • Fax 089/28 45 43 [email protected]

Pegasus Mail V. 2.53 von David Harris ([email protected]) Deutsche Version von Henning Stams ([email protected])

Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis ................................................................................................iv

KAPIT EL 1: EINFÜHRUNG

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Warum Electronic Mail in der Verwaltung? .................................................................1 Immer erreichbar – wann Sie wollen....................................................................................... 1 Versenden von Dateien .......................................................................................................... 1

Über dieses Handbuch..................................................................................................2

KAPIT EL 2: ERST E SCHRIT T E

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Starten von Pegasus Mail .............................................................................................3 Die Benutzeroberfläche ................................................................................................3 Erstellen einer neuen Nachricht ...................................................................................5 E-Mail-Adressen..................................................................................................................... 5 Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch........................................................................ 6 Einfügen einer kürzlich verwendeten Adresse ......................................................................... 8 Der Inhalt der Nachricht ......................................................................................................... 9 Verwenden von Signaturen..................................................................................................... 9 Senden der Nachricht........................................................................................................... 11

Behandlung eingetroffener Nachrichten ...................................................................12 Nachrichten öffnen ............................................................................................................... 13 Vom System erzeugte Nachrichten....................................................................................... 15 Nachrichten beantworten...................................................................................................... 15 Nachrichten weiterleiten ....................................................................................................... 16 Nachrichten speichern.......................................................................................................... 17 Nachrichten drucken ............................................................................................................ 18 Nachrichten löschen............................................................................................................. 19

KAPIT EL 3: ERWEIT ERT E FUNKT IONEN

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Umgang mit Ablageordnern .......................................................................................21 Die Ordnerverwaltung .......................................................................................................... 21 Vorgegebene Ordner............................................................................................................ 21 Benutzerdefinierte Ordner..................................................................................................... 22 Ordner anlegen............................................................................................................... 22 Ordner und Schubladen .................................................................................................. 23 Der Ordner „Ausgangskopien“ .............................................................................................. 23

Arbeiten mit Adreßbüchern ........................................................................................25 Sortieren und Suchen von Einträgen .................................................................................... 25 Eigene Adreßbücher............................................................................................................. 25

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Erstellen, Umbenennen und Löschen von Adreßbüchern..................................................25 Einträge erstellen, ändern und löschen ............................................................................26

Versenden von Telefonnotizen.................................................................................. 27 Arbeiten mit Vorlagen................................................................................................. 29 Erstellen einer Vorlage ..........................................................................................................30 Verwenden der Vorlage.........................................................................................................30

Arbeiten mit Verteilerlisten ........................................................................................ 31 Verteilerlisten erstellen ..........................................................................................................31 Verteilerlisten verwenden ......................................................................................................33

Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln)...................................... 34 Typen von Filterregeln ..........................................................................................................34 Bestätigungen automatisch in einen Ordner verschieben.......................................................35 Bestimmte Nachrichten automatisch weiterleiten...................................................................37

Automatische Urlaubsbenachrichtigungen .............................................................. 38 Benachrichtigungen aktivieren...............................................................................................38 Benachrichtigungen deaktivieren...........................................................................................39

KAPIT EL 4: VERSENDEN VON ANLAGEN

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Anlagen versenden..................................................................................................... 41 Anfügen einer Datei an eine Nachricht...................................................................................41 Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten....................................................43 Schutz der Anlagen vor Manipulation durch den Empfänger ..................................................44 Schutz von WinWord-Dokumenten ..................................................................................45 Schutz von Excel-Tabellen...............................................................................................45

Eingehende Anlagen bearbeiten................................................................................ 46 Anlagen anzeigen .................................................................................................................47 Anlagen permanent speichern und bearbeiten .......................................................................47 Bearbeitete Dateien weiterleiten ............................................................................................48

KAPIT EL 5: SICHERHEIT SASPEKT E

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Schutz Ihrer Nachrichten ........................................................................................... 49 Gefälschte Absender .................................................................................................. 50 Einsatz von PGP für optimale Sicherheit .................................................................. 51 Überblick ..............................................................................................................................52 Initialisierung von PGP .........................................................................................................52 Öffentlichen Schlüssel extrahieren ...................................................................................53 Eingabe des PGP-Paßwortes in Pegasus Mail .................................................................53 Digitale Unterschriften...........................................................................................................54 Anfügen einer digitalen Unterschrift .................................................................................54 Überprüfen einer digitalen Unterschrift .............................................................................55 Verschlüsselung von Nachrichten..........................................................................................56 Ausgehende Nachrichten verschlüsseln ...........................................................................57 Eingetroffene Nachrichten entschlüsseln..........................................................................57 Austauschen von öffentlichen Schlüsseln ..............................................................................58 Öffentlichen Schlüssel versenden ....................................................................................59

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Öffentlichen Schlüssel empfangen .................................................................................. 60

ANHANG A: FRAGEN UND ANT WORT EN

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Allgemeine Fragen ......................................................................................................61 Fragen zum Starten von Pegasus Mail ................................................................................. 61 Fragen zum Erstellen und Versenden von Nachrichten ......................................................... 62 Fragen zum Empfangen von Nachrichten ............................................................................. 62

Umgang mit Anlagen ..................................................................................................63 Umgang mit Adreßbüchern ........................................................................................64 Umgang mit Ablageordnern .......................................................................................65 Verschlüsselung, digitale Unterschriften ..................................................................66

ANHANG B: ST ICHWORT VERZEICHNIS

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Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Der Bildschirm von Pegasus Mail ......................................................... 4 Abbildung 2: Neue Nachricht verfassen...................................................................... 5 Abbildung 3: Adreßbuchauswahl ................................................................................ 7 Abbildung 4: Adreßbuch „Personal“........................................................................... 7 Abbildung 5: Kürzlich benutzte Adressen .................................................................. 8 Abbildung 6: Ein Signatursatz für dienstliche Signaturen....................................... 10 Abbildung 7: Benachrichtigung wegen neuer Nachricht ......................................... 12 Abbildung 8: Der Eingangsordner............................................................................. 13 Abbildung 9: Neu eingetroffene Nachricht................................................................ 15 Abbildung 10: Beantworten einer Nachricht............................................................. 16 Abbildung 11: Nachricht weiterleiten ........................................................................ 16 Abbildung 12: Nachricht drucken.............................................................................. 18 Abbildung 13: Ordnerverwaltung .............................................................................. 22 Abbildung 14: Erstellung eines neuen Ordners ....................................................... 22 Abbildung 15: Liste der vorhandenen Adreßbücher ................................................ 25 Abbildung 16: Ein persönliches Adreßbuch ............................................................. 26 Abbildung 17: Eintrag im persönlichen Adreßbuch definieren ............................... 27 Abbildung 18: Erstellen einer Telefonnotiz............................................................... 29 Abbildung 19: Übersicht der Verteilerlisten.............................................................. 31 Abbildung 20: Verteilerliste anlegen ......................................................................... 32 Abbildung 21: Empfänger in Verteilerlisten aufnehmen .......................................... 32 Abbildung 22: Filterregeln für neue Post vor dem Öffnen des Eingangsordners .. 36 Abbildung 23: Filterregel für Sendebestätigungen .................................................. 36 Abbildung 24: Filterregel zum Weiterleiten bestimmter Nachrichten...................... 38 Abbildung 25: Anfügen einer Excel-Tabelle an eine Nachricht ............................... 42 Abbildung 26: Dokument aus WinWord verschicken ............................................... 44 Abbildung 27: Nachricht mit Anlagen ....................................................................... 46 Abbildung 28: Einstellungen für die Verschlüsselung von Nachrichten ................ 54 Abbildung 29: Anfügen einer digitalen Unterschrift................................................. 55 Abbildung 30: Gültige digitale Unterschrift .............................................................. 56 Abbildung 31: Nachricht verschlüsseln .................................................................... 57 Abbildung 32: Eingabe des Nachrichtenschlüssels................................................. 58

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Kapitel

1 Kapitel 1: Einführung Never touch a running system. (alte EDV-Weisheit)

Warum Electronic Mail in der Verwaltung? Immer erreichbar – wann Sie wollen Wie oft ist Ihnen schon die folgende Situation passiert: Sie möchten einem Kollegen unbedingt eine Frage stellen, aber sein Telefon ist entweder ständig besetzt oder er antwortet nicht, weil er gerade außer Haus ist. Nun blieben Ihnen bisher zwei Möglichkeiten: Entweder warten Sie mit dem Telefonhörer in der Hand, bis der Kollege wieder erreichbar ist, oder Sie schicken Ihre Information oder Frage mit der Hauspost, was aber beides sehr zeitintensiv sein kann. Auch beim Fax können Sie nicht sicher sein, ob es ihn tatsächlich erreicht, denn wer hat schon ein Faxgerät im Zimmer? Mit Electronic Mail haben Sie nun noch eine dritte Möglichkeit: Sie schicken Ihre Information oder Frage als Nachricht über das Verwaltungsnetz. Nach wenigen Sekunden liegt sie im elektronischen Postfach des Empfängers, wo er sie bei der nächsten Gelegenheit finden wird. In der Zwischenzeit können Sie weiterarbeiten und sicher sein, daß Ihr Kollege die Nachricht zur Kenntnis nehmen (und hoffentlich beantworten) wird, sobald er wieder an seinem Arbeitsplatz sitzt. Aber auch als Empfänger elektronischer Post werden Sie die Vorteile gegenüber dem Telefon schätzen lernen: Kein Anruf reißt Sie mehr aus Sitzungen oder aus der Arbeit. Sie können Ihre Nachrichten bearbeiten, wenn Sie dafür Zeit haben. Versenden von Dateien Die nächste Arbeitserleichterung betrifft den Versand von Dokumenten: Häufig wird ein Bericht im Laufe seines „Lebens“ unzählige Male ausgedruckt, weitergefaxt oder per Hauspost gesendet, mit Anmerkungen versehen, kopiert, zurückgeschickt, überarbeitet, ausgedruckt, weitergefaxt ... 1

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Mit Electronic Mail können Sie Ihre Dokumente als Datei versenden, d.h. Sie sparen sich das Ausdrucken und faxen, Ihre Mitarbeiter und/oder Vorgesetzten können Anmerkungen unmittelbar in der Datei vornehmen (Sie kennen die „Überarbeiten“-Funktion von WinWord 6.0?). Am Ende entscheiden Sie darüber, welche Anmerkungen in die Endfassung eingehen, dann wird das Dokument erstmalig gedruckt (Näheres zum Versenden von Dokumenten finden Sie im Kapitel 3 auf Seite 41). Daß dies nicht vom ersten Tag an funktionieren wird, ist klar. Aber Electronic Mail bietet Ihnen schon heute die Möglichkeiten für intelligentes WorkflowManagement, die Sie nach und nach nutzen können. Selbstverständlich kann E-Mail das Ausdrucken und Abheften von Dokumenten nicht vollständig ersetzen; vieles wird nach wie vor nur in Papierform abgewikkelt werden. Aber ein großer Teil der Anfragen und Antworten kann per E-Mail erledigt werden.

Über dieses Handbuch Dieses Handbuch soll Anfängern den Einstieg in die Welt der elektronischen Kommunikation per E-Mail erleichtern und auch fortgeschrittenen Anwendern zum Nachschlagen bei auftretenden Problemen dienen. Daher ist das Handbuch in drei größere Abschnitte unterteilt:

• Im ersten Abschnitt, „Erste Schritte“, wird in schrittweisen Anleitungen der Weg bis zum Versenden der ersten eigenen Nachricht erklärt.

• Der zweite Abschnitt mit den Kapiteln „Erweiterte Funktionen“ und „Versenden von Anlagen“ dient der Vertiefung besonderer Fragen, die das Arbeiten mit Pegasus Mail effizienter gestalten. Sie sind also eher für fortgeschrittene Anwender geeignet.

• Im Anhang A auf Seite 61 sind schließlich häufig auftretende Probleme beim Umgang mit Pegasus Mail in Form von Fragen und Antworten aufgelistet. Falls Sie also auf ein konkretes Problem stoßen, können Sie zuerst dort nachschlagen, um eine Lösung zu finden. Falls dennoch weitergehende Probleme oder Fragen auftreten, stehen Ihnen die Mitarbeiter des Referats III A 2 gerne telefonisch und per E-Mail zur Verfügung. Außerdem besitzt Pegasus Mail, wie fast jedes Windows-Programm, eine ausführliche Online-Hilfe, die Sie mit der Taste „F1“ oder dem Menübefehl „Hilfe/Spezifische Hilfe“ bzw. „Hilfe/Index“ aufrufen können. Hier finden Sie umfangreiche Detailinformationen zu allen Funktionen von Pegasus Mail.

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Kapitel

2 Kapitel 2: Erste Schritte Auch Zwerge haben klein angefangen Dieses Kapitel soll Sie Schritt für Schritt beim Erstellen und Versenden Ihrer ersten elektronischen Nachricht begleiten.

Starten von Pegasus Mail Damit Sie mit Pegasus Mail überhaupt arbeiten können, muß Ihr PC vernetzt sein. Außerdem müssen Sie beim Programmstart auch am Netzwerk angemeldet sein. Auf allen vernetzten PCs der Universitätsverwaltung ist im Programm-Manager eine Programmgruppe namens "Intranet" eingerichtet sein. Öffnen Sie zuerst diese Programmgruppe (mit einem Doppelklick auf das Gruppensymbol). Hier finden Sie das Symbol „Pegasus Mail“ (oder auch „winpmail“): Starten Sie nun das Programm, ebenfalls durch Doppelklick auf das Symbol.

Die Benutzeroberfläche Nun haben Sie den Bildschirm aus Abbildung 1 vor sich. Wenn Sie bereits mit Pegasus Mail gearbeitet haben, kann es sein, daß das Programm sich Ihre letzten Bildschirmeinstellungen „gemerkt“ hat, so daß bereits Fenster (etwa Ablageordner oder Adreßbücher) geöffnet sind. Wichtigstes Arbeitsinstrument in Pegasus Mail ist die Menüleiste, über die Sie alle Befehle ausführen können. Im folgenden Text werden Menübefehle immer in der Form „Menüname/Menübefehl(/Unterbefehl)“ angegeben, z.B. „Datei/ Neue Nachricht schreiben“ für den Befehl „Neue Nachricht schreiben“ aus dem Menü „Datei“.

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Abbildung 1: Der Bildschirm von Pegasus Mail

Unter der Menüleiste finden Sie die Symbolleiste, in der die wichtigsten, am häufigsten benötigten Befehle quasi als „Abkürzung“ enthalten sind. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf ein Symbol fahren, ohne eine Maustaste zu drücken, erscheint nach einer kurzen Weile ein kleines Fenster mit dem Namen des Befehls, den Sie mit diesem Symbol erreichen können. Unterhalb der Symbolleiste befindet sich der Arbeitsbereich, in dem Sie neue Fenster öffnen, etwa für Ablageordner oder zum Schreiben oder Lesen von Nachrichten. In Abbildung 1 sind bereits zwei Fenster geöffnet: Die „Ordnerverwaltung“ und der „Eingangsordner“. Am unteren Bildschirmrand schließlich liegt die Statusleiste, die Sie stets über den aktuellen Zustand von Pegasus Mail informiert, etwa über die Zahl der neuen Nachrichten oder den Arbeitsfortschritt beim Laden sehr großer Nachrichten.

Erstellen einer neuen Nachricht Nachdem Sie sich jetzt in der Benutzeroberfläche von Pegasus Mail erst einmal orientiert haben, können Sie gleich daran gehen, die erste Nachricht zu erstellen und zu versenden. Der erste Schritt zum Erstellen einer neuen Nachricht ist der Menübefehl „Datei/Neue Nachricht schreiben“. Als eiliger Benutzer können Sie auch alternativ das Symbol „Neue Nachricht“ aus der Symbolleiste auswählen oder die Tasten-

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Abbildung 2: Neue Nachricht verfassen

kombination Strg+N (N wie Neu) drücken. Es erscheint das Fenster aus Abbildung 2. Hier können Sie nun Ihre Nachricht adressieren und schreiben. E-Mail-Adressen Damit Ihre Nachricht den Empfänger auch erreicht, muß sie – wie die Briefpost – die richtige Empfängeradresse enthalten. Dafür tragen Sie die Adresse in das Feld „An:“ ein. Innerhalb der Universitätsverwaltung wurde für die Form der Adressen folgender Standard festgelegt: [email protected]

Falls Sie Mail lediglich innerhalb der Verwaltung versenden (eine Verbindung zum weltweiten Internet ist erst in der Testphase), können Sie die organisatorische Zuweisung (@Verwaltung.Uni-Muenchen.de) auch weglassen, da der Empfänger sich innerhalb der Verwaltung befindet und daher über Vorname.Nachname bereits eindeutig identifiziert wird. In unserem Beispiel tragen Sie also einfach „Martina.Kellner“ in das Feld „An:“ ein. Wenn Sie die Nachricht an einen Empfänger außerhalb der Universitätsverwaltung (etwa an ein Institut) versenden möchten, so müssen Sie dessen vollständige Adresse kennen, die nach dem Schema „[email protected]“ aufgebaut sein sollte. Wegen der langen Instituts- und Fakultätsbezeichnungen, die für die E-Mail-Adressen von den Fakultäten teilweise abgekürzt wurden, gibt es aber leider keine logische Regel, aus der Sie auf die Adresse schließen können: Häufig entfällt z.B. die Institutsbezeichnung oder es wird ein Zusatz eingefügt. Sie müssen sich also von jedem Nachrichtenempfänger 5

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die E-Mail-Adresse erfragen oder ihn bitten, Ihnen zuerst eine Mail zu schicken, damit Sie darauf antworten können, wobei die Adresse dann automatisch eingetragen wird (siehe dazu das Kapitel „Nachrichten beantworten“ auf Seite 15). Falls Sie Ihre Nachricht an mehrere Empfänger versenden möchten, können Sie gleich im Feld „An:“ alle Empfängeradressen durch Kommata getrennt angeben, also z.B. „Martina.Kellner, Thomas.Riehm“. Alternativ können Sie auch weitere Empfänger in das Feld „Kopie an:“ eintragen. Die Nachricht wird in beiden Fällen allen eingetragenen Empfängern zugestellt. Zusätzlich können Sie Nachrichten auch direkt an Dienststellen versenden, ohne daß Sie einen Empfänger namentlich benennen (z.B. IIIA2@Verwaltung. Uni-Muenchen.de bzw. bei Nachrichten innerhalb des Verwaltungsnetzes auch nur IIIA2). Dann wird die Nachricht an eine oder mehrere Personen ausgeliefert, die von der jeweiligen Dienststelle zum Empfänger bestimmt wurden. Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch Allerdings können Sie sich vielleicht nicht alle Adressen so leicht merken (evtl. fällt Ihnen auch der Vorname nicht ein, oder Sie kennen nur die Dienststelle, nicht den Namen Ihres Ansprechpartners. Dafür wurden für Sie bereits fertige Adreßbücher mit Pegasus Mail installiert, in denen alle in der Universitätsverwaltung vergebenen Adressen enthalten sind. Zusätzlich können Sie auch eigene Adreßbücher anlegen, in die Sie ihre „Favoriten“ aufnehmen, damit Sie sich die Adressen nicht alle merken müssen. In eigene Adreßbücher können Sie selbstverständlich auch externe Mail-Adressen mit aufnehmen (siehe dazu ausführlich das Kapitel „Arbeiten mit Adreßbüchern“ auf Seite 25). Die verschiedenen Adreßbücher können Sie mit dem Menübefehl „Adressen/ Adreßbücher“, der Taste „F3“ oder dem Symbol „Adreßbücher“ anzeigen lassen. Sie sehen dann das Fenster aus Abbildung 3.

Abbildung 3: Adreßbuchauswahl

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Dort finden Sie in jedem Fall die beiden vorgegebenen Adreßbücher, „Personal“ und „Dienststellen“. Das erste enthält ein automatisch erstelltes Personenregister der Universitätsverwaltung, in dem alle Personen mit Mail-Anschluß erfaßt sind. Im zweiten Adreßbuch, „Dienststellen“, finden Sie eine Auflistung aller Dienststellen der Universitätsverwaltung (Falls Ihre Dienststelle nicht aufgelistet sein sollte, informieren Sie bitte die Netzbetriebsgruppe unter [email protected], damit Ihre Dienststelle eingetragenwird ). Wenn Sie eine Nachricht unmittelbar an eine Dienststelle senden, so wird sie dort von einer oder mehreren zuständigen Personen empfangen (die Personen sind im Adreßbuch unten aufgelistet, wenn Sie einen Eintrag markieren). Diese Empfänger werden die Nachricht dann an die zuständige Person weiterleiten. Allerdings führt dies naturgemäß zu Verzögerungen, wenn die Empfänger die Nachricht nicht selbst bearbeiten können. Daher wird empfohlen, die Nachricht nur dann an die Dienststelle (und nicht unmittelbar an den Sachbearbeiter) zu senden, wenn der Name des zuständigen Sachbearbeiters nicht bekannt ist. Öffnen Sie nun das Adreßbuch „Personal“ entweder durch einen Doppelklick auf „Personal“ oder durch einfaches Anklicken (Markieren) und folgendem Klick auf „Öffnen“. Sie sehen dann ein Adreßbuch wie in Abbildung 4, in dem die Namen der jeweiligen Personen sowie ihre Dienststelle und Telefonnummer aufgelistet sind. Sie können die Adreßbücher also nicht nur zum E-Mail-Versand, sondern auch zum Nachschlagen der Telefonnummern verwenden! Wenn Sie nun im Adreßbuch den oder die gewünschten Empfänger markiert ha-

Abbildung 4: Adreßbuch „Personal“

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ben (mit Strg+Mausklick können Sie eine Mehrfachauswahl treffen), wählen Sie die Schaltfläche „Einfügen“, damit die ausgewählten Adressen als Empfänger in Ihre aktuelle Nachricht eingetragen werden. Alternativ können Sie die Namen auch per „Drag’n’Drop“ mit der Maus in das Feld „An:“ Ihrer neuen Nachricht ziehen. Schließlich können Sie auch auf einen Namen in einem Adreßbuch doppelklicken: Dann wird eine neue Nachricht erstellt, in deren Empfängerfeld automatisch die ausgewählte Person eingetragen wird. Wenn Sie alle Adressen übernommen haben, können Sie mit Klick auf die Schaltfläche „Fertig“ das Adreßbuch schließen. In Ihrer Nachricht erscheint jetzt aber nicht die Mail-Adresse der ausgewählten Person, sondern der persönliche Name, wie er im Adreßbuch gespeichert ist (z.B. „Kellner; Martina“ oder „Retter; Dr. Kurt“). Erst beim Abschicken der Nachricht wird Pegasus Mail hierfür die Mail-Adresse aus dem Adreßbuch eintragen (also „Martina.Kellner“ bzw. „Kurt.Retter“). Einfügen einer kürzlich verwendeten Adresse Falls Sie Ihre Nachrichten immer wieder an die gleichen Personen schicken möchten, gibt es noch einen komfortableren Weg zu den jeweiligen Adressen: Neben den Feldern „An:“ und „Kopie an:“ befindet sich eine Schaltfläche mit einem Fragezeichen. Mit einem Klick auf diese Schaltfläche öffnen Sie ein Fenster mit den zuletzt benutzten Adressen (siehe Abbildung 5). Auch hier können Sie mit Doppelklick auf eine Adresse oder mittels „Drag’n’Drop“, d.h. Ziehen mit der Maus, die Adresse in das Feld „An:“ bzw. „Kopie an:“ übernehmen, so daß Sie diese nicht immer wieder aufs neue tippen müssen.

Abbildung 5: Kürzlich benutzte Adressen

Das Fenster können Sie schließen, indem Sie auf die Schaltfläche „Fertig“ klicken. Der Inhalt der Nachricht Nachdem Sie so den Empfänger Ihrer Nachricht festgelegt haben, sollten Sie als nächstes den Betreff Ihrer Nachricht eingeben. Die Nachricht kommt zwar auch ohne eine Betreff-Angabe an, aber Sie werden es selbst sehr bald zu schätzen lernen, wenn Nachrichten eine aussagekräftige „Betreff“-Zeile enthalten, damit Sie die Nachrichten sortieren und wiederfinden können. Für den weiteren Inhalt Ihrer Nachricht sind Sie selbst verantwortlich. Sie können hier so viel eintragen wie Sie möchten. Wenn Sie die angefangene Nachricht vielleicht zwischenspeichern möchten, um sie zu einem späteren Zeitpunkt zu be8

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enden, können Sie dies über die „Vorlagen“-Funktion erledigen (siehe dazu „Arbeiten mit Vorlagen“ auf Seite 29). Da Electronic Mail eine Erfindung aus den USA ist, sollten Sie aber beachten, daß viele Mailprogramme nach wie vor nicht mit deutschen Umlauten zusammenarbeiten. Pegasus Mail kann deutsche Umlaute verarbeiten, so daß Sie im verwaltungsinternen Verkehr keine Rücksicht nehmen müssen. Für Nachrichten an externe Empfänger sollten Sie allerdings aufpassen, daß Sie keine Umlaute verwenden, sondern immer nur ae, oe, ue und ss statt ä, ö, ü, und ß schreiben, solange Sie nicht sicher sind, daß Ihr Empfänger auch ein „umlautfähiges“ Mailprogramm einsetzt. Besonderheiten gelten noch für den Zeilenumbruch von Pegasus Mail: Das Programm führt automatisch während des Schreibens einer Nachricht einen Zeilenumbruch durch. Das ist wichtig, da die meisten Empfänger-Programme das nicht selbst können, so daß Nachrichten mit zu langen Zeilen faktisch unlesbar werden. Damit der Zeilenumbruch ordnungsgemäß abläuft, sollten Sie zwei Absätze immer durch Leerzeilen trennen, damit Pegasus Mail sie beim Umbruch nicht wieder zu einem Absatz zusammenfaßt. Verwenden von Signaturen Um Ihre Nachricht zu signieren, können Sie (quasi statt eines Briefbogens) in Pegasus Mail auch automatische Signaturen verwenden, in denen Ihr Name und Ihre Dienststellenbezeichnung enthalten ist. Eine solche Signatur kann von Pegasus Mail dann automatisch an jede Nachricht angehängt werden. Zunächst müssen Sie hierfür eine maßen vor:

Signatur erstellen.

Gehen Sie dafür folgender-

1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“ aus. 2. Wählen Sie die Kategorie „Signaturen“. Wie Sie sehen können, können Sie in Pegasus Mail bis zu 10 Signatursätze definieren; in der Regel werden Sie aber nur einen Signatursatz (für dienstliche Nachrichten) benötigen, evtl. einen zweiten für Privates. 3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Bearb.“ neben dem ersten Signatursatz. 4. Sie sehen dann das Fenster aus Abbildung 6. Hier können Sie eine kurze Bezeichnung des Signatursatzes eintragen (etwa: Dienstliche Signaturen) und dann für die möglichen Empfängerkreise (lokal, d.h. innerhalb der Universitätsverwaltung, und Internet, d.h. außerhalb der Verwaltung) Signaturen festlegen. Die Signatur für MHS-Nachrichten ist innerhalb der Universitätsverwaltung ohne Bedeutung.

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Aus der Signatur sollte auf jeden Fall der Name und die Dienststelle des Absenders hervorgehen (vgl. dazu die Signaturen in Abbildung 6). Diese Signaturen können Sie dann durch Klick auf die Schaltfläche „Speichern“ abspeichern, und dann stehen Ihnen Ihre vordefinierten Signaturen bei allen Nachrichten zur Verfügung. Sie aktivieren einen bestimmten Signatursatz, indem Sie beim Erstellen der Nachricht das Kontrollkästchen „Signatur“ aktivieren. Es erscheint eine Dialogbox, in der Sie nach dem gewünschten Signatursatz gefragt werden (hier finden Sie Ihre Kurzbezeichnung wieder). Wenn Sie „Ab jetzt als Standard“ aktivieren, wird für jede neue Nachricht (bis Sie das auf dem gleichen Wege wieder ändern) der ausgewählte Signatursatz verwendet. Pegasus Mail wählt dann aus dem Signatursatz automatisch je nach Empfänger die richtige Signatur (lokal oder Internet) aus und fügt sie unten zu Ihrer Nachricht hinzu. Senden der Nachricht Wenn Sie mit dem Inhalt zufrieden sind, können Sie Ihre Nachricht versenden. Am einfachsten geht das mit einem Klick auf die Schaltfläche „Senden“ oder mit der Tastenkombination Strg+Return. Vorher können Sie aber noch einige Optionen für den Versand einstellen:

• Mit der Option „Lesebestätigung“ veranlassen Sie das Mailprogramm

Abbildung 6: Ein Signatursatz für dienstliche Signaturen

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des Empfängers Ihrer Nachricht, eine Rückmeldung (ebenfalls per Email) zu versenden, sobald er Ihre Nachricht öffnet. In der Regel wird dies bedeuten, daß er die Nachricht auch tatsächlich gelesen hat. Sie erhalten dann eine automatisch generierte Nachricht mit dem Betreff „RCPT: ...“ oder „Reading Confirmation“ (der Betreff wechselt je nach dem Mailprogramm des Empfängers). Allerdings ist diese Option nicht besonders zuverlässig, da nur wenige Mailprogramme auch tatsächlich Lesebestätigungen versenden. Lediglich bei Pegasus Mail können Sie mit einiger Sicherheit davon ausgehen, daß Sie tatsächlich eine Lesebestätigung erhalten.

• Mit der Option „Zustellbestätigung“ können Sie den Mail-Server Ihres Empfängers veranlassen, Ihnen (ebenfalls per E-Mail) eine Bestätigung zuzuschicken, sobald die Nachricht im Postfach eingetroffen ist, also für den Empfänger bereitliegt. Diese Bestätigung enthält den Betreff „Sendebestaetigung“ oder „Delivery Confirmation“ (wenn der Empfänger einen englischsprachigen Mail-Server einsetzt). Diese Option ist zwar zuverlässiger als die Lesebestätigung; trotzdem versenden leider nicht alle Mail-Server Zustellbestätigungen, so daß Sie sich wieder nicht auf das Ergebnis verlassen können. Innerhalb der Universitätsverwaltung funktionieren aber beide Mechanismen.

• Mit der Option „Ausgangskopie“ können Sie sich automatisch eine Kopie Ihrer Nachricht in einen Ablageordner Ihrer Wahl legen lassen. So sind Sie stets informiert, was Sie wann wem gesendet haben. Welcher Ordner die Ausgangskopien aufnimmt, können Sie über den Menüpunkt Extras/Optionen“ in der Kategorie „Allgemeine Einstellungen“ im Feld „Ordner für Ausgangskopien“ festlegen. Es empfiehlt sich ein eigener Ordner namens „Ausgangskopien“ (vgl. dazu das Kapitel „Der Ordner „Ausgangskopien“ auf Seite 23).

• Wenn Sie beim Versand der Nachricht die Option „Dringend“ aktivieren, wird Ihre Nachricht nicht etwa schneller zugestellt (innerhalb der Universitätsverwaltung trifft eine Nachricht sowieso in wenigen Sekunden bei ihrem Empfänger ein; bei Nachrichten in die „weite Welt“ kann es bis zu mehreren Minuten dauern), sondern sie wird beim Empfänger besonders gekennzeichnet (in Pegasus Mail etwa in roter Farbe dargestellt). Diese Option sollten Sie – damit sie nicht aussagelos wird – nur sparsam verwenden, wenn Ihr Anliegen wirklich dringend ist.

• Mit der Option „Verschlüsseln“ schließlich können Sie Ihre Nachricht verschlüsseln, so daß nur der Empfänger, für den die Nachricht bestimmt ist, den Inhalt der Nachricht wieder entschlüsseln kann. So

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können Sie den Inhalt der Nachricht vor unbefugtem Zugriff schützen. Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel „Verschlüsselung von Nachrichten“ auf Seite 56. Wenn Sie die gewünschten Optionen eingestellt haben, können Sie Ihre Nachricht durch Klick auf „Senden“ oder Strg+Return abschicken. Der Empfänger wird dann umgehend vom Eintreffen Ihrer Nachricht informiert.

Behandlung eingetroffener Nachrichten Wenn Sie gerade am Netzwerk angemeldet sind, bemerken Sie das Eintreffen anhand einer „Netware Broadcast Message“ (vgl. Abbildung 7), die Sie auf die neue Nachricht hinweist, sofern Sie gerade am Netzwerk angemeldet sind.

Abbildung 7: Benachrichtigung wegen neuer Nachricht

Sollten Sie nicht angemeldet sein, etwa weil Sie gerade nicht im Hause sind, werden Sie beim nächsten Anmeldevorgang informiert, daß neue Nachrichten eingetroffen sind. Dann können Sie Pegasus Mail starten (vgl. Seite. 3), um die neuen Nachrichten zu lesen bzw. zu bearbeiten. Nachrichten öffnen Neu eingetroffene Nachrichten legt Pegasus Mail zunächst im Eingangsordner ab. Diesen öffnen Sie am schnellsten mit dem Symbol „Neue Post lesen“ aus der Symbolleiste, über den Menübefehl „Datei/Eingangspost lesen“ oder mit der Tastaturabkürzung Strg+L (L wie Lesen). Dann erscheint der Eingangsordner, in dem alle neuen und die noch ungelesenen Nachrichten enthalten sind (vgl. Abbildung 8).

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Abbildung 8: Der Eingangsordner

Vor manchen Nachrichten sehen Sie bestimmte Symbole, die Ihnen zusätzliche Informationen über die jeweilige Nachricht geben. So steht etwa vor der sechsten Nachricht ein Quadrat, das bedeutet: Diese Nachricht hat Anlagen bzw. besteht aus mehreren Teilen. Das Lesen solcher Nachrichten geschieht ein wenig anders als im Normalfall. Es ist daher erst unten im Kapitel „Eingehende Anlagen bearbeiten“ auf Seite 46 beschrieben.

Abbildung 9: Neu eingetroffene Nachricht

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Ein Kreis vor einer Nachricht (wie bei der zweiten und dritten Nachricht) bedeutet, daß Sie auf diese Nachricht bereits geantwortet haben; ein Haken schließlich (wie bei den ersten vier) bedeutet, daß Sie diese Nachricht bereits gelesen haben. Eine neu eingetroffene Nachricht öffnen Sie am einfachsten mit einem Doppelklick auf die Zeile im Eingangsordner. Alternativ können Sie die Nachricht auch mit einem einfachen Mausklick markieren und dann die Schaltfläche „Öffnen“ im Eingangsordner anklicken. Sie sehen die eingetroffene Nachricht dann in einem Fenster wie in Abbildung 9. Hier können Sie selbstverständlich die Nachricht zunächst einmal lesen. Vom System erzeugte Nachrichten Bestimmte Nachrichten haben einen technischen Inhalt und werden automatisch von Mail-Servern oder Mailprogrammen erzeugt. Sie stammen meist vom Absender „Mailer-Daemon“ oder „Postmaster“ (die Bezeichnung wechselt von Mailserver zu Mailserver). Solche Nachrichten sind zum einen die Ihnen bereits bekannten Zustell- und Lesebestätigungen (bei den Lesebestätigungen ist als Absender der Empfänger Ihrer Nachricht eingetragen), zum anderen aber auch Fehlermeldungen, falls bei der Auslieferung Ihrer Nachricht ein Fehler aufgetreten ist. Solche Fehlermeldungen tragen in der Regel den Betreff „Sendefehler“ oder „Delivery failure“ und enthalten eine mehr oder weniger detaillierte Beschreibung des Fehlers, allerdings meistens in englischer Sprache (sofern die Meldung nicht aus dem Verwaltungsnetz stammt). Die einzelnen Bedeutungen solcher Fehlermeldungen können Sie im Anhang B unter „Fragen zum Empfangen von Nachrichten“ auf Seite 62 ersehen. Nachrichten beantworten Wenn Sie eine eingetroffene Nachricht gelesen haben, werden Sie vielleicht den Wunsch verspüren, sie sogleich zu beantworten. Hierfür klicken Sie einfach – sei es im Eingangsordner, sei es im Nachrichtenfenster – auf die Schaltfläche „Beantworten“. Dann erscheint eine Dialogbox, in der Sie nach einigen Optionen für die Antwort gefragt werden. Die einzelnen Optionen bedeuten folgendes:

•

„Original Kopie-An: Feld übernehmen“ und „Antwort an alle ursprünglichen Empfänger“:

Ihre Antwort wird nicht nur an den Absender der Nachricht gesendet, sondern an alle, die der Absender in das Feld „Kopie an:“ eingetragen hatte bzw. sogar an alle Empfänger, d.h. auch die, die im Feld „An:“ eingegeben waren. Diese Option sollten Sie also aktivieren, wenn Ihre Antwort für alle Adressaten der ursprünglichen Nachricht wichtig ist. Andernfalls sollten Sie die Option deaktivieren, 14

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damit keine unnötige Belästigung durch überflüssige Nachrichten verursacht wird.

•

„Originaltext in Antwort übernehmen“:

Wenn Sie diese Option aktivieren, wird der Text der eingegangenen Nachricht komplett in Ihre Nachricht übernommen, wo Sie dann einzelne Zeilen löschen können. Wenn die Nachricht, die Sie beantworten möchten, einige Fragen enthält, so gehört es in der E-Mail-Welt zum guten Ton, die Fragen mit zurückzuschicken, damit der Fragesteller Ihre Antworten auch einordnen kann. Auch im übrigen empfiehlt es sich, den wesentlichen Inhalt der Nachricht wieder zurückzuschicken, damit der Empfänger weiß, worauf Sie sich beziehen. Wenn Sie den Originaltext in die Antwort übernehmen, sollten Sie auch die Option „Originaltext auskommentieren“ aktivieren, damit der Originaltext durch „>“-Zeichen am Anfang der Zeile gekennzeichnet wird. So kann der Empfänger leicht zwischen seinem und Ihrem Text unterscheiden (vgl. das Beispiel in Abbildung 10).

Wenn Sie die gewünschten Optionen eingestellt haben, klicken Sie auf „OK“ (bzw. betätigen Sie die Return-Taste), und ein Fenster mit der AntwortNachricht erscheint (vgl. Abbildung 10). Das Besondere daran ist, daß Pegasus Mail automatisch bereits den Empfänger sowie den Betreff der Nachricht eingetragen hat. Als Betreff wird automatisch ein „Re:“ vor den Betreff der Originalnachricht gehängt, damit der Empfänger die Nachricht einordnen kann. Falls Sie die Option „Originaltext in Antwort übernehmen“ ausgewählt haben, übernimmt Pegasus Mail auch automatisch die Nachricht in das Fenster, wo Sie die unnötigen Zeilen löschen und dann Ihre Antworten einfügen können. Im übrigen können Sie hier Ihre Nachricht ohne weitere Besonderheiten schreiben und

Abbildung 10: Beantworten einer Nachricht

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in der im Kapitel „Erstellen einer neuen Nachricht“ auf Seite 5 beschriebenen Form versenden. Nachrichten weiterleiten Manchmal werden Sie eine Nachricht, die Sie erhalten haben, an einen Kollegen oder eine Kollegin weiterleiten möchten, sei es, weil die Nachricht irrtümlich bei Ihnen angekommen ist, sei es, weil Sie möchten, daß Ihr Kollege davon Kenntnis nehmen sollte. Hierfür gibt es die Schaltfläche "Weiterleiten" sowohl im Nachrichten- als auch im Ordnerfenster. Nach einem Klick auf "Weiterleiten" erscheint das Fenster aus Abbildung 11, in dem Sie die Adresse des Empfängers eintragen können. Auch hier steht Ihnen wieder die Schaltfläche mit dem Fragezeichen zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie kürzlich verwendete Adressen eintragen können (siehe oben „Einfügen einer kürzlich verwendeten Adresse“ auf Seite 8). Zudem können Sie die Option „Nachricht vor der Weiterleitung editieren“ aktivieren, um die Nachricht noch einmal im Editor-Fenster bearbeiten zu können. So können Sie noch Anmerkungen zu der Nachricht hinzufügen oder uninteressante Teile löschen. Dort können Sie die Nachricht wie gewohnt bearbeiten und schließlich absenden. Dabei trägt Pegasus Mail automatisch Sie als den Absender ein, damit keine gefälschten Inhalte versandt werden können. Schließlich können Sie, falls die weitergeleitete Nachricht angeben, daß diese mit weitergeleitet werden sollen.

Anlagen

enthielt, auch

Nachrichten speichern Nachdem Sie Ihre Nachricht gelesen und eventuell sogar schon beantwortet haben, werden Sie sie abspeichern wollen. Dafür bestehen in Pegasus Mail zwei Möglichkeiten:

• Die wichtigste Möglichkeit ist, die Nachricht in einen

Ablageordner

abzuspeichern. Sie können in Pegasus Mail eine Reihe von Ablageordnern definieren, in die Sie alle Ihre Nachrichten aufteilen können.

Abbildung 11: Nachricht weiterleiten

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Mit den Symbolen „Verschieben“ und „Kopieren“ können Sie Nachrichten in diese Ordner verschieben (d.h. das Original wird gelöscht) und kopieren (d.h. das Original bleibt erhalten): Nach einem Klick auf eines der beiden Symbole erscheint eine Liste mit den verfügbaren Ordnern. Mit Doppelklick (oder einfachem Klick und „Öffnen“) können Sie dann bestimmen, in welchen Ordner die Nachricht abgelegt werden soll. Alternativ können Sie Nachrichten auch einfach mit der Maus aus einem Ordner (z.B. dem Eingangsordner) in einen anderen Ordner bei gedrückter Maustaste ziehen („Drag’n’Drop“), um sie zu verschieben. Nähere Informationen zum Umgang mit Ablageordnern, insbesondere über das Anlegen eigener Ordner, finden Sie im Kapitel „Umgang mit Ablageordnern“ auf Seite 21.

• Sie können die Nachricht aber auch als einfachen Text in eine Datei speichern (exportieren).

Diese Datei können Sie mit einem Textverarbeitungsprogramm weiterbearbeiten oder in andere Dokumente einbinden. Dazu können Sie einfach auf das Symbol „Speichern“ in der Symbolleiste klicken oder den Menübefehl „Ordner/Nachrichten exportieren“ auswählen. In der dann folgenden Dialogbox wählen Sie das Laufwerk, das Verzeichnis und den Dateinamen Ihrer Textdatei, und mit Klick auf „OK“ wird die Nachricht gespeichert. Durch das Speichern in eine Datei wird die Lage der Nachricht in einem Ablageordner aber nicht berührt, d.h. die Nachricht befindet sich nach wie vor im selben Ordner wie vorher. Im übrigen müssen Sie sich um die Erhaltung Ihrer Nachrichten keine Sorgen machen: Gelöscht werden sie nur auf Ihre ausdrückliche Anweisung. Selbst wenn Sie die Nachrichten also nicht in Ablageordner kopieren oder in eine Datei exportieren, bleiben sie zunächst im Eingangsordner und werden dann, sobald Sie diesen schließen, automatisch in den „Hauptordner“ verschoben. Nachrichten drucken Eine empfangene Nachricht können Sie ausdrucken, indem Sie sie zuerst im Eingangsordner (oder einem anderen Ordner) mit einfachem Mausklick markieren und dann das Symbol „Drucken“ in der Symbolleiste oder den Menübefehl „Datei/Drucken“ auswählen. Es erscheint eine Dialogbox, in der Sie die Einstellungen für den Druck vornehmen können (siehe Abbildung 12). Die wichtigsten Parameter sind hier

•

Schriftarten:

Da das E-Mail-Format keine Informationen über die Schriftart enthält, müssen Sie selbst festlegen, in welcher Schriftart und -größe die Nachrichten ausgedruckt werden sollen. Klicken Sie 17

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Abbildung 12: Nachricht drucken

hierfür auf das Symbol „Schriftart“ und wählen Sie in der folgenden Dialogbox die Schriftart und -größe nach Ihrem Geschmack. Empfehlenswert ist z.B. Arial in einer Größe von 12pt.

•

Kopfeinträge:

Wie Sie wahrscheinlich bereits bemerkt haben, befindet sich am Kopf jeder Nachricht eine Reihe von Einträgen, die dazu dienen, den Transport der Nachrichten über die Mailserver zu ermöglichen und andere technische Informationen zu übermitteln. Die Kopfeinträge können leicht eine halbe Seite in Anspruch nehmen. Deswegen empfiehlt es sich, nur die „Wesentlichen Kopfeinträge“ drucken zu lassen (Absender, Empfänger; Betreff...), und manchmal sogar von diesen nur die erste Zeile: Wenn eine Nachricht an viele Empfänger gerichtet ist, müssen schließlich nicht alle ausgedruckt werden!

Durch Klick auf „OK“ wird Ihre Nachricht auf dem Standarddrucker ausgedruckt. Nachrichten löschen Nachrichten, die Sie nicht mehr benötigen, können Sie ganz einfach löschen, indem Sie die Nachricht(en) in einem Ordner markieren (mit Mausklick oder, wenn Sie mehrere markieren möchten, Strg+Mausklick) und dann entweder die Taste „Entf“ (Entfernen) drücken oder auf das Symbol „Löschen“ klicken. Nach einer Sicherheitsabfrage werden die Nachrichten dann zunächst in den Ordner „Papierkorb“ verschoben. Erst beim Verlassen von Pegasus Mail werden die Nachrichten tatsächlich gelöscht, so daß Sie bei irrtümlichen Löschaktionen die Nachrichten noch aus dem Ordner retten können.

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Kapitel

3 Kapitel 3: Erweiterte Funktionen Aller Anfang ist leicht, und die letzten Stufen werden am seltensten erstiegen (J.W. von Goethe)

Umgang mit Ablageordnern In Pegasus Mail haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten in sog. Ablageordner abzulegen. So können Sie die Nachrichten jederzeit wiederfinden und zu einem späteren Zeitpunkt beantworten oder weiterleiten. Die Ordnerverwaltung Das „Herzstück“ dieser Nachrichtenablage ist die sog. „Ordnerverwaltung“. Sie öffnen dieses Fenster mit dem Symbol „Ablageordner“ aus der Symbolleiste oder mit dem Menübefehl „Datei/Ordnerverwaltung“. Sie sehen dann ein Fenster wie in Abbildung 13, nur daß bei Ihnen zunächst weniger Ordner vorhanden sind. Wie der Verzeichnisbaum Ihrer Festplatte, den Sie im Datei-Manager von Windows sehen können, sind hier die Ordner Ihrer Nachrichtenablage aufgelistet. Die Zahlen am Zeilenende geben für jeden Ordner an, wie viele Nachrichten sich derzeit darin befinden, und wie viele davon noch ungelesen sind. Zudem sind alle Ordner, in denen sich neue Post befindet, grün dargestellt. Vorgegebene Ordner In Pegasus Mail sind bereits zwei Ordner vom System vorgegeben: Der „Eingangsordner“, in dem sich alle neu eingetroffenen Nachrichten befinden, sowie der

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„Hauptordner“, in den alle bereits gelesenen Nachrichten automatisch verschoben werden, wenn Sie den Eingangsordner schließen. Den Eingangsordner können Sie leider nicht von der Ordnerverwaltung aus öffnen; er ist ein „Spezialordner“, in den Sie auch keine Nachrichten kopieren oder verschieben können. Sie können ihn nur mit dem Symbol „Neue Post lesen“ ansehen. Abbildung 13: Ordnerverwaltung

Zusätzlich zu den eben genannten Systemordnern kann es vorübergehend noch einen Ordner „Papierkorb“ geben, in den die Nachrichten verschoben werden, die Sie gelöscht haben. Der Ordner wird erst beim Verlassen von Pegasus Mail mitsamt seinem Inhalt gelöscht. Benutzerdefinierte Ordner Zusätzlich zu diesen vom System vorgegebenen Ordnern sollten Sie, um die Arbeit mit Pegasus Mail so effizient wie möglich zu gestalten, eigene Ordner anlegen, in die Sie ihre Nachrichten einordnen. Hierfür öffnen Sie das Fenster „Ordnerverwaltung“ mit dem Symbol „Ablageordner“ oder dem Menübefehl „Datei/Ordnerverwaltung“ (vgl. Abbildung 13). Ordner anlegen

Mit der Schaltfläche „Anlegen“ können Sie nun einen neuen Ablageordner anlegen. Sie müssen dafür lediglich einen Namen für den Ordner festlegen (vgl. Abbildung 14). Das Feld für den Dateinamen können Sie hier immer freilassen; es gibt lediglich an, wo Pegasus Mail die Nachrichten intern speichert. Für Sie ist immer nur der Ordnername selbst relevant. angelegt werden sollten, kann nicht allgemein festgelegt werden. Es empfiehlt sich in der Regel, Ordner nach Sachgebieten zu gliedern. Vielleicht Welche Ordner

Abbildung 14: Erstellung eines neuen Ordners

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möchten Sie auch eigene Ordner für Nachrichten von bestimmten Absendern anlegen, damit Sie deren Nachrichten einfach wiederfinden können. Mit einem Klick auf „OK“ ist der Ordner angelegt, und Sie können Nachrichten in den Ordner verschieben oder kopieren. Sie finden Ihren Ordner wieder, indem Sie die „Ordnerverwaltung“ öffnen und dort per Doppelklick den Inhalt des Ordners anzeigen lassen. Ordner und Schubladen

Zusätzlich bietet Pegasus Mail Ihnen die Möglichkeit, mit Hilfe sog. „Schubladen“ Ihre Ordner selbst wieder hierarchisch zu gliedern. Sie könnten also auf der obersten Ebene Schubladen für Ihre wichtigsten Arbeitsgebiete festlegen und dann in jeder Schublade einen Ordner für „aktuelle Vorgänge“ und einen für „Ablage“ anlegen (wie im Beispiel für die Kurse). So können Sie alle eingegangenen Nachrichten übersichtlich ablegen, um sie jederzeit wiederzufinden. Eine Schublade erstellen Sie genau wie einen Ordner, nur daß Sie in der Dialogbox „Benennung eines Ordners oder einer Schublade“ (Abbildung 14) rechts die Option „Schublade“ anwählen. Die Verteilung der eingegangenen Nachrichten auf Ihre Ordner und Schubladen kann Pegasus Mail auch für Sie automatisieren. Hierzu verwenden Sie die Funktion „Filterregeln“ (vgl. „Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln)“ auf Seite 34). Der Ordner „Ausgangskopien“ Ein Ordner, der zwar vom System nicht vorgegeben ist, den Sie aber unbedingt anlegen sollten, ist der Ordner „Ausgangskopien“: In diesen Ordner können Sie Kopien von allen gesendeten Nachrichten ablegen lassen, damit Sie sich stets vergewissern können, was Sie versendet haben. 1. Öffnen Sie das Fenster „Ordnerverwaltung“ mit dem Symbol „Ablageordner“ oder dem Menübefehl „Datei/Ordnerverwaltung“. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anlegen“, um einen neuen Ordner anzulegen. 3. Geben Sie als vollen Namen „Ausgangskopien“ ein und aktivieren Sie den Typ „Ordner“; das Feld „Dateiname“ können Sie frei lassen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „OK“. 4. Schließen Sie die „Ordnerverwaltung“.

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Damit haben Sie den Ordner „Ausgangskopien“ erstellt. Nun müssen Sie Pegasus Mail noch dazu bewegen, Kopien aller ausgehenden Nachrichten in diesen Ordner abzulegen: 5. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“.

6. In der nun erscheinenden Dialogbox finden Sie das Feld „Ordner für Ausgangskopien“ mit der Schaltfläche „Auswahl“ daneben. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Auswahl der Ordner zu erhalten. 7. Wählen Sie hier den soeben angelegten Ordner „Ausgangskopien“ aus und klicken Sie auf „Öffnen“ (oder doppelklicken Sie auf den Ordnernamen). 8. Bestätigen Sie Ihre Einstellung mit „OK“ im Fenster „Allgemeine Einstellungen“. Ab jetzt können Sie beim Erstellen neuer Nachrichten mit der Option „Ausgangskopie“ bestimmen, daß eine Kopie der ausgehenden Nachricht in den Ordner „Ausgangskopien“ abgelegt wird (vgl. das Kapitel „Senden der Nachricht“ auf Seite 11).

Arbeiten mit Adreßbüchern Bereits im Kapitel „Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch“ auf Seite 6 haben Sie die vorgegebenen Adreßbücher „Personal“ und „Dienststellen“ verwendet, um Mail-Adressen von Empfängern herauszufinden und in Ihre Nachrichten einzusetzen. Wenn Sie nun mit dem Symbol „Adreßbücher“ oder dem Menübefehl „Adressen/Adreßbücher“ das Fenster „Adreßbuchauswahl“ (siehe Abbildung 15) öffnen,

Abbildung 15: Liste der vorhandenen Adreßbücher

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finden Sie zunächst wieder nur die beiden System-Adreßbücher, „Dienststellen“ und „Personal“. Diese sind blau dargestellt, um sie als System-Adreßbücher zu kennzeichnen, d.h. Sie können hier keine Einträge verändern. Sortieren und Suchen von Einträgen Ein geöffnetes Adreßbuch können Sie nach den verschiedenen Spalten sortieren, indem Sie im Menü „Adreßbuch“ entweder den Befehl „Nach Index sortieren“ oder „Nach Name sortieren“ auswählen. Wenn Sie nach einem bestimmten Namen oder Namensteil suchen möchten, können Sie das mit dem Menübefehl „Bearbeiten/Suchen“ tun: Es erscheint ein kleines Fenster, in dem Sie den gewünschten Namensteil (z.B. Kellner) eintragen können. Mit Klick auf „OK“ wird der erste passende Eintrag markiert. Falls Sie im Suchfenster die Option „Alle Fundstellen markieren“ eingestellt haben, werden sogar alle Einträge, die den gewünschten Teil enthalten, markiert. Das ist z.B. nützlich, wenn eine Nachricht an eine Nachricht an ein ganzes Referat, d.h. an jeden einzelnen Mitarbeiter versandt werden soll. Hierfür geben Sie im Suchfenster die Referatsbezeichnung in der dortigen Schreibweise (z.B. „IIIA2“) ein und wählen Sie „Alle Fundstellen markieren“ aus. Damit werden alle Einträge, die die gewünschte Referatsbezeichnung enthalten, markiert. Eigene Adreßbücher Für die alltägliche Arbeit sind die vom System vorgegebenen Adreßbücher „Personal“ und „Dienststellen“ häufig nicht ausreichend, weil sie entweder zu unübersichtlich sind oder für Sie wichtige Einträge (außerhalb der Verwaltung) nicht enthalten. Daher wird im folgenden beschrieben, wie Sie sich eigene Adreßbücher nach Ihren Bedürfnissen erstellen können. Erstellen, Umbenennen und Löschen von Adreßbüchern

Um nun ein eigenes Adreßbuch für Ihre persönlichen Einträge zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das Fenster „Adreßbuchauswahl“ (Menübefehl „Adressen/ Adreßbücher“ oder Taste F3). 2. Wählen Sie die Schaltfläche „Anlegen“. 3. In der dann erscheinenden Dialogbox geben Sie einen Namen für Ihr Adreßbuch ein, z.B. „Persönliche Adressen“. Das Feld „Dateiname“ können Sie frei lassen. 4. Klicken Sie auf „OK“, um das Adreßbuch mit dem neuen Namen anzulegen.

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Falls Sie sich später einmal entschließen, das Adreßbuch umzubenennen, können Sie das mit der Schaltfläche „Ändern“ im Fenster „Adreßbuchauswahl“ tun, nachdem Sie das Buch in der Liste durch einen einfachen Mausklick markiert haben. können Sie ein Adreßbuch mit der Schaltfläche „Löschen“, wobei Sie das Buch ebenfalls zuvor durch einfachen Mausklick markiert haben müssen. Löschen

Einträge erstellen, ändern und löschen

Um in ein Adreßbuch Namen aufzunehmen, müssen Sie das Adreßbuch zunächst öffnen. Das geschieht mit einem Doppelklick auf das Adreßbuch im Fenster „Adreßbuchauswahl“ oder durch Markieren des Adreßbuchs mit einfachen Mausklick und anschließendem Klick auf die Schaltfläche „Öffnen“.

Abbildung 16: Ein persönliches Adreßbuch

Sie sehen dann ein Fenster wie in Abbildung 16, wobei vorerst noch keine Einträge vorhanden sind. Einen neuen Eintrag erstellen Sie nun mit der Schaltfläche „Zufügen“. Sie erhalten dann ein Eingabeformular wie in Abbildung 17, in das Sie all gewünschten Informationen zu einem Eintrag eingeben können. Beachten Sie hierbei bitte, daß die Felder „Name“ und „E-Mail-Adresse“ obligatorisch sind. Ohne diese Eingaben kann Pegasus Mail den Eintrag nicht abspeichern. In das Feld „Index“ können Sie ein Kürzel aufnehmen, der den Eintrag charakterisiert. Der einzige Nutzen dieses Feldes liegt darin, daß Sie ein Adreßbuch nach diesem Feld sortieren können, um so gleichartige Einträge beieinander zu sehen.

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Abbildung 17: Eintrag im persönlichen Adreßbuch definieren

Im Beispiel von Abbildung 16 können Sie beispielsweise private („PRIV“) und dienstliche („LMU“) Einträge getrennt voneinander anzeigen lassen. Wenn Sie alle gewünschten Informationen eingegeben haben (selbstverständlich müssen Sie nicht alle Felder ausfüllen), speichern Sie den Eintrag durch Klick auf „OK“. Falls Sie einen bereits bestehenden Eintrag nachträglich verändern möchten, markieren Sie einfach den betreffenden Eintrag im Adreßbuch mit einem einfachen Mausklick und wählen Sie die Schaltfläche „Bearbeiten“. Dann erscheint wieder das Fenster aus Abbildung 17, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können. Schließlich können Sie einen Eintrag aus einem Adreßbuch löschen, indem Sie ihn markieren und die Schaltfläche „Löschen“ (oder die Taste „Entf“) betätigen.

Versenden von Telefonnotizen Häufig werden Sie E-Mail benutzen wollen, um einen Kollegen von einem Anruf zu benachrichtigen, den Sie für Ihn entgegengenommen haben. Für diese Telefonnotizen enthält Pegasus Mail ein eigenes Modul, mit dem Sie diese komfortabel und übersichtlich erstellen können. Beim Erfassen eines Anrufs können Sie folgendermaßen vorgehen: 1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Erweiterungen/Telefonnotiz“ oder das Symbol „Telefonnotiz“ in der Symbolleiste: Das Fenster „Telefonnotiz“ (vgl. Abbildung 18) wird geöffnet. 2. Tragen Sie den Empfänger der Telefonnotiz in das Feld „An:“ ein. Auch hier können Sie mit einem Klick auf das Fragezeichen-Symbol eine Liste der kürzlich verwendeten Adressen erhalten (vgl. Seite 8). 25

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3. Füllen Sie die Felder mit den Informationen über den Anrufer aus. Dabei können Sie auch einzelne Felder frei lassen. 4. Falls Sie noch eine Nachricht ausrichten möchten, können Sie diese unten im Feld „Nachricht“ eintragen. 5. Stellen Sie ein, ob Sie eine Zustell- oder Lesebestätigung erhalten möchten und versenden Sie die Telefonnotiz mit der Schaltfläche „Senden“.

Abbildung 18: Erstellen einer Telefonnotiz

Beim Empfänger der Telefonnotiz trifft diese als ganz „normale“ Nachricht ein, in der die Informationen, die Sie in die Notiz eingetragen haben, als Text enthalten sind. Diese Funktion können Sie am effektivsten nutzen, wenn Sie die Telefonnotiz ausfüllen, während Sie noch mit dem Anrufer sprechen.

Arbeiten mit Vorlagen Wenn Sie häufig gleiche oder ähnliche Nachrichten versenden müssen, werden Sie sich wahrscheinlich wünschen, daß Sie eine Nachricht einmal abspeichern kön-

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nen, um dann immer wieder darauf zurückzugreifen, evtl. mit leichten Änderungen (Dauervorlage). Oder Sie möchten eine angefangene Nachricht nicht gleich abschicken, sondern erst einmal zwischenspeichern und zu einem späteren Zeitpunkt beenden und abschicken. Für diese Aufgaben bietet Pegasus Mail die Möglichkeit, Nachrichten als Vorlagen abzuspeichern, damit Sie sie zu einem späteren wieder hervorholen können. Erstellen einer Vorlage Um eine Vorlage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Erstellen Sie eine neue Nachricht wie üblich (vgl. „Erstellen einer neuen Nachricht“ auf Seite 5) und füllen Sie den Inhalt so weit aus, wie die Vorlage gehen soll. Wenn es sich um eine Dauervorlage handeln soll, sollten Sie also in der Regel den Empfänger nicht eintragen. Bei der bloßen Zwischenspeicherung müssen Sie keine Besonderheiten berücksichtigen. 2. Wählen Sie den Menübefehl „Nachricht/Speichern“ oder das Symbol „Speichern“ aus der Symbolleiste. In einer Dialogbox fordert Sie Pegasus Mail zur Eingabe eines Vorlagennamens auf. 3. Geben Sie der Vorlage einen aussagekräftigen Namen (Sie sind nicht an die 8.3-Konventionen für Dateinamen gebunden!). 4. Wenn Sie die Nachricht nicht nur zwischenspeichern, sondern als Dauervorlage möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Als Dauervorlage speichern“. Damit wird die Vorlage nach der späteren Verwendung nicht gelöscht. 5. Die angefangene Nachricht können Sie nun entweder zu Ende führen oder den Vorgang abbrechen, wenn Sie die Nachricht gerade nicht mehr brauchen. Von nun an steht Ihnen die Vorlage für neue Nachrichten zur Verfügung. Verwenden der Vorlage Wenn Sie nun auf Ihre Vorlage zugreifen möchten, um eine neue Nachricht zu erstellen oder um eine zwischengespeicherte Nachricht zu beenden und abzuschicken, wählen Sie einfach anstatt „Neue Nachricht erstellen“ den Menübefehl „Datei/Vorlage öffnen“.

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Es erscheint dann ein Fenster mit einer Liste aller Ihrer Vorlagen, aus der Sie eine mit Doppelklick (oder einfachem Klick und anschließendem Klick auf „Öffnen“) auswählen können. Sie finden sich dann im Nachrichten-Editor wieder, wo die Nachricht so weit ausgefüllt ist, wie sie in der Vorlage abgespeichert war. Sobald sie die Nachricht abschicken, wird die Vorlage gelöscht, wenn Sie sie nicht als Dauervorlage gespeichert haben.

Arbeiten mit Verteilerlisten Wenn Sie des öfteren Nachrichten an einen großen, gleichbleibenden Adressatenkreis (etwa alle Mitarbeiter eines Referats) verschicken müssen, werden Sie es bald leid sein, alle Adressen ständig von Hand einzutragen. Daher sieht Pegasus Mail die Möglichkeit vor, Verteilerlisten anzulegen, die den Adressatenkreis enthalten, damit Sie als Empfänger einer Nachricht nur noch die Liste und nicht mehr alle Empfänger einzeln eintragen müssen. Verteilerlisten erstellen Um eine Verteilerliste anzulegen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den Menübefehl „Adressen/Verteilerlisten“ oder das Symbol „Verteilerlisten“ aus der Symbolleiste. Es erscheint ein Übersichtsfenster mit allen aktuell vorhandenen Verteilerlisten (vgl. Abbildung 19).

Abbildung 19: Übersicht der Verteilerlisten

2. Wählen Sie dann die Schaltfläche „Neue Liste“, um eine neue Verteilerliste zu erstellen. 3. In der nun erscheinenden Dialogbox (vgl. Abbildung 20) müssen Sie für die Liste einen Namen vergeben, unter dem Sie sie identifizieren können. In das Dateinamen-Feld müssen Sie nichts eingeben; Pegasus Mail vergibt dann automatisch einen Namen für die Listendatei.

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Abbildung 20: Verteilerliste anlegen

4. Mit dem Klick auf „OK“ ist die Liste angelegt. Sie sehen dann in der Übersicht der Verteilerlisten (Abbildung 19) einen Eintrag mit dem Namen Ihrer Liste und dem zugehörigen, automatisch vergebenen Dateinamen (LISTxxxx.PML). 5. Nun müssen Sie die einzelnen Empfänger in Ihre Liste eintragen. Klikken Sie dazu im Übersichtsfenster auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. 6. Es erscheint ein Fenster wie in Abbildung 21. Hier können Sie die einzelnen Einträge und Optionen der Liste festlegen:

• Der Titel der Liste ist der Name, den Sie beim Anlegen de Liste vergeben haben.

• In das Feld „An:“ sollten Sie unbedingt eine aussagekräftige Kurzbezeichnung der Liste in Anführungszeichen, gefolgt von Ihrer eigenen Mail-Adresse in spitzen Klammern (das sind die „Größer“und „Kleiner“-Zeichen) eintragen. Der Inhalt dieses Feldes ist für die Empfänger der Nachrichten sichtbar und wird als abstrakter Empfänger angezeigt (siehe dazu Abbildung 21).

Abbildung 21: Empfänger in Verteilerlisten aufnehmen

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Antwort an: Wenn Sie möchten, daß Antworten auf eine Nachricht, die an die Verteilerliste geschickt wurde, an eine bestimmte Adresse gelangen, dann tragen Sie diese hier ein. Wenn Sie dieses Feld freilassen, werden die Antworten an Sie persönlich gesendet. Lesebestätigung, Zustellbestätigung, Dringend, Signatur:

Diese Felder haben dieselbe Bedeutung wie ihre Pendants im Nachrichteneditor, haben aber Vorrang vor den gleichnamigen Feldern dort.

• In das Feld „Adressen“ schließlich tragen Sie die einzelnen Empfänger für die Verteilerliste ein. Wenn Sie die Mail-Adressen auswendig wissen, können Sie sie von Hand einfügen. Ansonsten können Sie auch mit der Maus eine Nachricht von einem Absender aus einem beliebigen Ordner in die Adressenliste ziehen, um seine Adresse dort einzufügen (Drag’n’Drop). 7. Wenn Sie alle Adressen eingetragen haben, speichern Sie die Liste durch Klick auf „Speichern“. Falls Sie später neue Einträge hinzufügen oder alte löschen möchten, öffnen Sie die Liste einfach wieder mit „Bearbeiten“ und verändern Sie die Empfängerliste. Damit ist die Verteilerliste fertig, und Sie können in Zukunft auf sie zugreifen. Verteilerlisten verwenden Um eine Nachricht an eine Verteilerliste (d.h. an alle eingetragenen Empfänger) zu versenden gibt es mehrere Wege: Am einfachsten wird das Übersichtsfenster der Verteilerlisten (Abbildung 19) mit dem Menübefehl „Adressen/Verteilerlisten“ geöffnet und dann mit einem Doppelklick auf eine Liste eine neue Nachricht erstellt, in der bereits der Listenname als Empfänger eingetragen ist (@LISTxxxx.PML). Alternativ können Sie auch mit der Maus eine Liste aus diesem Übersichtsfenster in ein Adreßfeld einer bereits begonnenen Nachricht ziehen (Drag’n’Drop). Dieses Verfahren ist aber manchmal zu umständlich. Daher empfiehlt es sich, für eine Verteilerliste immer auch einen Adreßbucheintrag (in Ihrem persönlichen Adreßbuch, vgl. „Eigene Adreßbücher“ auf Seite 25) zu erstellen, der als Name eine sinnvolle Bezeichnung der Verteilerliste (z.B. den Titel der Liste) und als EMail-Adresse den Dateinamen der Verteilerliste mit einem führenden „@“ enthält, also z.B. „@LIST56F2.PML“. Den Dateinamen der Liste entnehmen Sie bitte dem Übersichtsfenster der Verteilerlisten (vgl. Abbildung 19). Danach können Sie als Empfänger einer Nachricht immer den Namen aus dem Adreßbuch eingeben, und Pegasus Mail sucht dann automatisch den entsprechenden Listendateinamen heraus und schickt die Nachricht an alle Mitglieder der Verteilerliste. 30

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Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln) Wenn Sie eine Weile mit Ihren eigenen Ablageordnern gearbeitet haben, wird Ihnen wahrscheinlich auffallen, daß Sie mit bestimmten Nachrichten immer das gleiche tun: Sie verschieben oder kopieren alle Nachrichten, die bestimmte Kriterien erfüllen (z.B. alle Lese- und Sendebestätigungen oder alle Nachrichten von einem bestimmten Absender), in einen dafür vorgesehenen Ablageordner, bevor oder nachdem Sie sie gelesen haben. Diese Tätigkeit können Sie in Pegasus Mail automatisieren, indem Sie dem Programm die Kriterien nennen, nach denen bestimmte Aktionen (z.B. Verschieben oder Löschen von Nachrichten) ausgeführt werden sollen. Ein häufiger Anwendungsfall ist beispielsweise eine Filterregel, die alle eingetroffenen Sende- und Lesebestätigungen automatisch in einen Ordner „Bestätigungen“ verschiebt, damit diese nicht immer im Eingangsordner liegen bleiben. Denn diese Bestätigungen wird man nur noch in Problemfällen benötigen, wenn der Empfänger meint, die Nachricht nicht empfangen zu haben. Typen von Filterregeln Für Filterregeln gibt es in Pegasus Mail vier Möglichkeiten:

• Filterregeln für neue Post vor dem Öffnen des Eingangsordners: Diese Regeln werden auf alle neu eingetroffenen Nachrichten angewendet, bevor Sie den Eingangsordner öffnen (Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neue Post/Bei geöffnetem Ordner“). Mit diesen Regeln sollte vorsichtig umgegangen werden, da Nachrichten unter Umständen sofort in andere Ordner verschoben werden, ohne daß sie je im Eingangsordner zu sehen waren. Dieses Verhalten wird nur in Ausnahmefällen (etwa für Sende- und Lesebestätigungen) erwünscht sein.

• Filterregeln für neue Post

nach dem Schließen des Eingangsordners:

Diese Regeln sind die häufigste Variante. Sie bewirken eine automatische Nachrichtenablage in bestimmte Ordner, nachdem die Nachricht im Eingangsordner erschienen ist und evtl. gelesen wurde (Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neue Post/Bei geschlossenem Ordner“).

• Filterregeln für

Ausgangskopien:

Diese Regeln werden immer dann ausgeführt, wenn eine Ausgangskopie einer Nachricht gespeichert wird. Hier können Sie also differenzierte Kriterien für Ausgangskopien angeben und die Kopien in verschiedene Ordner speichern (Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für Ausgangskopien“).

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(Menübefehl „Extras/Filterregeln/Allgemeine Filterregeln“): Diese Regeln werden nicht automatisch ausgeführt (wie die beiden ersten Varianten für neue Post), sondern nur auf besondere Anforderung hin (mit dem Menübefehl „Extras/Filterregeln/Allgemeine Filterregeln auf Ordner anwenden“). Allgemeine Filterregeln

Im folgenden beschränkt sich dieses Handbuch auf die beiden ersten Typen, die Filterregeln für neue Post. Die anderen beiden Typen werden in der Praxis sehr selten benötigt und sind zudem in der Bedienung mit den ersten weitgehend identisch. Als Beispiel werden hier zwei Regelkombinationen erstellt: Eine zum automatischen Verschieben von Sende- und Lesebestätigungen in einen Ordner „Bestätigungen“, und eine zum automatischen Weiterleiten von Nachrichten eines bestimmten Absenders an einen anderen Mail-Empfänger. Bestätigungen automatisch in einen Ordner verschieben Die Sende- und Lesebestätigungen, die Sie sich vielleicht zuschicken lassen (siehe unter „Senden der Nachricht“ auf Seite 11), werden Sie nicht immer lesen möchten. In der Regel werden sie nur dann benötigt, wenn wirklich einmal Zweifel aufkommen, ob eine Nachricht ihren Empfänger erreicht hat und wenn nicht, woran der Fehler liegt. Deswegen genügt es meistens, wenn diese Bestätigungen gar nicht erst im Eingangsordner auftauchen, sondern von vornherein in einen besonderen Ordner „Bestätigungen“ verschoben werden, in dem Sie bei Bedarf nachsehen können. Dafür können Sie also Filterregeln definieren, die vor dem Öffnen des Eingangsordners ausgeführt werden. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor: 1. Erstellen Sie einen Ordner „Bestätigungen“ (vgl. „Ordner anlegen“ auf Seite 22). 2. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neue Post/Bei geöffnetem Ordner“. Es erscheint ein Fenster wie in Abbildung 23. Hier sind alle momentan definierten Regeln aufgelistet, die vor dem Öffnen des Eingangsordner ausgeführt werden. Bei Ihnen müßte das Feld leer sein bis auf die Zeile „Ende der Liste“. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Regel zufügen“, um eine neue Regel zu erstellen. Diese erste Regel soll alle Nachrichten mit dem Betreff „Sendebestaetigung“ erfassen und in den Ordner „Bestätigungen“ verschieben. 4. Sie sehen jetzt ein Fenster wie in Abbildung 22. Hier können Sie nun die Kriterien für die Filterregel sowie die auszuführende Aktion ange32

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Abbildung 23: Filterregeln für neue Post vor dem Öffnen des Eingangsordners

ben. Für die Sendebestätigungen (in der deutschsprachigen Version) ist also entscheidend, daß der Kopfeintrag „Betreff“ den Text „Sendebestaetigung“ enthält. 5. Als nächstes legen Sie fest, welche Aktion Pegasus Mail vornehmen soll, wenn der Suchtext gefunden wird. Wählen Sie hier „Verschieben“ aus der Liste aus. 6. Es erscheint eine Dialogbox mit einer Auswahl Ihrer Ordner. Wählen Sie hier den gerade erstellten Ordner „Bestätigungen“ aus und klicken Sie auf „Öffnen“ (oder doppelklicken Sie auf den Ordnernamen). Nun sollte die Filterregel aussehen wie in Abbildung 22. 7. Bestätigen Sie die erste Filterregel mit „OK“. 8. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 je einmal für die Suchtexte „Return receipt“, „delivery confirmation“ (verschiedene englischsprachige Sendebestätigungen) und „RCPT“ (Lesebestätigungen).

Abbildung 22: Filterregel für Sendebestätigungen

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9. Ihre Filterregeln müßten nun aussehen wie in Abbildung 23. Speichern Sie diese mit der Schaltfläche „Speichern“ ab, damit sie von nun an in Aktion treten. Ab jetzt werden Sie also keine Bestätigungen mehr in Ihrem Eingangsordner auffinden, weil diese direkt im Ordner „Bestätigungen“ abgelegt werden. Bestimmte Nachrichten automatisch weiterleiten Mit einer anderen Filterregel sollen alle Nachrichten eines (erfundenen) Absenders „Bernd Schäfer“ an einen Kollegen weitergeleitet werden, aber erst nach dem Schließen des Eingangsordners, so daß Sie die Nachrichten zuerst im Eingangsordner finden und dort lesen können. Die Nachricht wird aber nicht gelöscht, sonder nur wie üblich nach dem Lesen in den „Hauptordner“ verschoben. Diese Filterregel erstellen Sie folgendermaßen: 1. Öffnen Sie das Fenster für die Filterregeln nach dem Schließen des Eingangsordners mit dem Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neue Post/Bei geschlossenem Ordner“. Das Fenster müßte aussehen wie in Abbildung 23, nur ohne Regeln. 2. Erstellen Sie eine neue Regel mit der Schaltfläche „Regel zufügen“. 3. Legen Sie die Kriterien für die Nachrichten fest: Hier muß die Absenderadresse der Nachricht den Suchtext „Bernd Schäfer“ enthalten, um die Aktion auszulösen. Vielleicht möchten Sie auch statt dessen alle Nachrichten mit einem bestimmten Schlagwort im Betreff an einen zuständigen Kollegen weiterleiten; dafür müssen Sie als Kopfeintrag „Betreff“ auswählen und das entsprechende Schlagwort als „Suchtext“ eingeben. 4. Als Aktion wählen Sie „Weiterleiten“ aus. Im dann folgenden Fenster tragen Sie die Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen. 5. Nach einem Klick auf „OK“ zur Bestätigung der Adresse müßte Ihre Filterregel aussehen wie in Abbildung 24. Bestätigen Sie die Regel mit „OK“ und speichern Sie dann den Regelsatz mit der Schaltfläche „Speichern“. Von nun an werden alle Nachrichten, die die von Ihnen definierten Kriterien erfüllen (also vom Absender „Bernd Schäfer“ stammen), beim Schließen des Eingangsordners (spätestens beim Schließen von Pegasus Mail ) automatisch an die von Ihnen gewählte Adresse weiterleiten.

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Abbildung 24: Filterregel zum Weiterleiten bestimmter Nachrichten

Automatische Urlaubsbenachrichtigungen Pegasus Mail bietet die Möglichkeit, die Absender von Nachrichten automatisch davon zu informieren, daß Sie z.B. gerade im Urlaub sind und daher die Nachricht in der nächsten Zeit nicht lesen werden. Mit dieser Funktion können Sie die Absender auch darauf hinweisen, daß sie die Nachricht in dringenden Fällen an Ihren Vertreter senden können. Benachrichtigungen aktivieren Die Funktion für automatische Benachrichtigungen aktivieren Sie (am letzten Arbeitstag vor Urlaubsbeginn) folgendermaßen: 1. Verlassen Sie Pegasus Mail. 2. Starten Sie den Windows-Editor aus der Gruppe „Zubehör“ im Programm-Manager. 3. Schreiben Sie den Text, den Sie den Absendern zukommen lassen möchten. Dieser Text sollte die Dauer Ihres Urlaubes, der Name und die Mail-Adresse Ihres Vertreters sowie ein Hinweis darauf enthalten, daß die Nachricht Ihnen zugestellt wurde und daher nicht nochmal versendet werden muß. 4. Speichern Sie diese Datei unter dem Dateinamen „AREPLY.PM“ im Verzeichnis „h:\pmail“. Damit ist der Versand von Benachrichtigungen aktiviert. Jede Personen, die Ihnen von nun an eine Nachricht schreibt, wird den Inhalt der eben erstellten Datei als Antwort bekommen.

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Die Nachricht wird Ihnen aber dennoch zugestellt. Ihr Vertreter erhält keine automatische Kopie der Nachrichten, auch wenn sein Name in der Datei auftaucht. Es ist Sache des Absenders, die Nachricht in dringenden Fällen an Ihren Vertreter zu schicken. Benachrichtigungen deaktivieren Sobald Sie aus dem Urlaub zurück sind, sollten Sie den Versand von Urlaubsbenachrichtigungen unbedingt wieder deaktivieren. Andernfalls würden immer weiter Benachrichtigungen verschickt. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Verlassen Sie Pegasus Mail. 2. Starten Sie den Datei-Manager aus der Hauptgruppe des ProgrammManagers. 3. Wechseln Sie auf das Laufwerk „h:“ und dort in das Verzeichnis „pmail“. 4. Wählen Sie die Datei „AREPLY.PM“ durch einfachen Mausklick aus. 5. Wenn Sie die Benachrichtigung nicht mehr benötigen, Datei mit dem Menübefehl „Datei/Löschen“.

löschen

Sie die

Falls Sie die Benachrichtigung für den nächsten Anlaß aufheben möchten, ändern Sie lediglich den Dateinamen mit dem Menübefehl „Datei/Umbenennen“, z.B. auf „areply.txt“. Bei Ihrem nächsten Urlaub können Sie nun diese Datei mit dem Editor öffnen, müssen dann nur noch das Datum Ihrer Rückkehr ändern und speichern diese Datei dann wieder unter „AREPLY.PM“ ab, um die Benachrichtigungen wieder zu aktivieren.

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Kapitel

4 Kapitel 4: Versenden von Anlagen Die Einführung von E-Mail wird zum papierlosen Büro führen (EDV-Witz, um 1980) Der Hauptvorteil der elektronischen Post liegt – neben der hohen Geschwindigkeit – darin, daß Sie auch Dateien, d.h. Dokumente aus beliebigen Anwendungen, die sich auf Ihrer Festplatte oder einem Netzwerklaufwerk befinden, als Anlagen versenden können. Der Empfänger Ihrer Nachricht kann diese Anlagen dann bei sich abspeichern und ausdrucken oder weiterbearbeiten, sofern er auch das entsprechende Programm (z.B. WinWord oder Excel) zur Verfügung hat.

Anlagen versenden Um eine Datei als Anlage zu einer Nachricht zu versenden, müssen Sie zunächst eine Nachricht erstellen, wie Sie es gewöhnt sind, d.h. Sie geben den Empfänger an und verfassen vielleicht ein Anschreiben, in dem Sie ihn auf die Anlage hinweisen. Sie sollten auch darauf hinweisen, mit welchem Programm die Anlage erstellt wurde, damit der Empfänger weiß, wie er sie ansehen und bearbeiten kann. Anfügen einer Datei an eine Nachricht Wenn Sie die Nachricht fertiggestellt haben, 1. Wechseln Sie am linken Rand des Nachrichten-Editors auf das Register „Anlagen“ (siehe Abbildung 25) oder wählen Sie den Menübefehl „Nachricht/Anlagen“.

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Register „Editor“ Register „Anlagen“

Abbildung 25: Anfügen einer Excel-Tabelle an eine Nachricht

2. In dem dann erscheinenden Fenster wählen Sie zunächst das Laufwerk aus, in dem sich die Datei befindet, dann das Verzeichnis und schließlich den Dateinamen. 3. Fügen Sie dann den Dateinamen der Liste der aktuellen Anlagen hinzu, indem Sie entweder auf den Dateinamen doppelklicken oder die Schaltfläche „Zufügen“ anwählen. Beachten Sie bitte, daß die versendete Datei gerade nicht geöffnet sein darf! 4. In der Regel wird Pegasus Mail selbständig den Dateityp ermitteln (im Beispiel: Excel-sheet, also „Excel-Arbeitsblatt“); diese Dateitypen sind international genormt und daher leider in englischer Sprache. 5. Auch über die Kodierung sollten Sie sich keine Gedanken machen. Es handelt sich hierbei nicht um Verschlüsselung, sondern lediglich um das Verfahren, in dem die Binärdaten Ihrer Datei in ein versandfähiges Mailformat umgewandelt werden. Pegasus Mail wird hier das richtige Verfahren auswählen, so daß Sie die Einstellung „Mailer decides“ beibehalten können. Wenn Sie möchten, können Sie nach dem gleichen Verfahren noch mehrere Anlagen hinzufügen oder auch – mit der Schaltfläche „Entfernen“ – wieder aus der Liste entfernen, falls Sie sich vertan haben. Wenn Sie mit dem Hinzufügen der Anlagen fertig sind, können Sie entweder mit dem Register „Editor“ bzw. dem Menübefehl „Nachricht/Editor“ wieder zu Ihrem Nachrichtentext zurückkehren, um ihn weiterzubearbeiten, oder direkt mit der Schaltfläche „Senden“ die Nachricht abschicken.

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Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten Die eben beschriebene Methode zum Versenden von Anlagen funktioniert für alle Arten von Dateien, unabhängig von dem Anwendungsprogramm, mit dem Sie sie erstellt haben. Für WinWord, das am häufigsten verwendete Anwendungsprogramm, wurde eine Möglichkeit geschaffen, wie Sie Dokumente wesentlich komfortabler direkt aus dem Programm heraus verschicken können. Hierfür sollte bei Ihnen das Symbol „DokumentVerschicken“ in der Symbolleiste direkt neben dem Symbol „Speichern“ installiert sein. Wenn es noch fehlt, sehen Sie bitte im „Fragen und Antworten“-Teil auf Seite 63 nach, wie Sie es installieren können. Dieses Makro bietet zwei Versandmodi:

•

Dokument als Anlage verschicken.

•

Dokument als Text verschicken.

Hiermit wird das Dokument einer neuen Nachricht als Anlage hinzugefügt. Verwenden Sie diese Option, wenn der Empfänger über WinWord auf seinem Rechner verfügt und alle Formatierungen erhalten bleiben sollen. Hier wird das Dokument (oder ein markierter Teil davon) in den Nachrichtentext einer E-Mail-Nachricht übernommen. Dabei gehen alle Formatierungen aus WinWord verloren. Verwenden Sie diese Option, wenn der Empfänger nicht über WinWord verfügt und Sie auf die Formatierungen, Grafiken und Tabellen verzichten können. Mit dieser Option können Sie auch nur markierten Text verschicken, indem Sie zuerst im Dokument den gewünschten Ausschnitt markieren.

Um nun ein WinWord-Dokument zu verschicken, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie das Dokument in WinWord. 2. Klicken Sie auf das Symbol „DokumentVerschicken“ in der Symbolleiste oder wählen Sie den Menübefehl „Datei/Senden“, wenn er vorhanden ist. 3. In die nun erscheinende Dialogbox (siehe Abbildung 26) tragen Sie den Empfänger Ihrer Nachricht sowie den Betreff ein. 4. Wählen Sie die Versandart aus und geben Sie an, ob Sie die Nachricht in Pegasus Mail weiterbearbeiten möchten (um etwa noch ein Anschreiben zu formulieren), oder das Dokument sofort senden möchten.

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Abbildung 26: Dokument aus WinWord verschicken

5. Falls Sie Ihre Version von Pegasus Mail mit einem Paßwort geschützt haben (siehe unten „Schutz Ihrer Nachrichten“ auf Seite 49), tragen Sie dieses bitte im kleinen „Passwort“-Feld ein. 6. Klicken Sie zum Verschicken des Dokuments auf die Schaltfläche „Senden“ oder betätigen Sie die Return-Taste. Nun wird Pegasus Mail gestartet, eine neue Nachricht erstellt und das aktive Dokument entweder als Anlage angefügt oder der Text in die Nachricht eingegeben. Je nach Ihrer Einstellung wird die Nachricht dann entweder gleich versandt, oder Pegasus Mail bleibt im Vordergrund geöffnet, damit Sie weitere Eingaben in die neue Nachricht machen können. Schutz der Anlagen vor Manipulation durch den Empfänger Wenn Sie Ihre Dateien als Anlagen versenden, so haben Sie zwar den großen Vorteil, daß der Empfänger Ihrer Nachricht unmittelbar an Ihrer Datei weiterarbeiten kann. Dieser Vorteil kann aber auch zu einem Nachteil werden: Denn manchmal soll eine Person ein Dokument nur zur Kenntnis nehmen, ohne sie verändern zu können. Wenn Sie hier als Absender von Dokumenten keine Vorkehrungen treffen, wird der Manipulation Tür und Tor geöffnet, weil die Empfänger Ihrer Dokumente diese nachträglich verändern können, um Ihnen die manipulierte Fassung „in die Schuhe zu schieben“. Der Dokumentschutz ist von Anwendung zu Anwendung verschieden geregelt; viele Programme bieten überhaupt keine Möglichkeit dazu. Im folgenden soll exemplarisch der Schutz von WinWord- und Excel-Dokumenten beschrieben werden. Falls Sie auf Dokumente aus anderen Anwendungen schützen müssen, wenden Sie sich bitte an Ref. III A 2 für weitere Informationen.

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Schutz von WinWord-Dokumenten

In Microsoft Word 6.0 (WinWord) schützen Sie ein Dokument mit dem Menübefehl „Extras/Dokument schützen“. In der erscheinenden Dialogbox können Sie aus drei Varianten auswählen:

•

Überarbeitungen:

•

Anmerkungen:

•

Formulareingabe:

Der Empfänger Ihres Dokuments darf zwar Änderungen vornehmen; diese werden aber durch eine andersfarbige Darstellung und einen Strich am Rand gekennzeichnet, so daß ersichtlich ist, daß der Text nicht von Ihnen, sondern von jemand anders stammt. Der Empfänger darf den Text des Dokuments nicht verändern, darf aber mit dem Menübefehl „Einfügen/Anmerkung“ Anmerkungen zu Ihrem Text einfügen, die mit dem Dokument gespeichert werden. Alle Veränderungen des Textes sind gesperrt. Falls Ihr Dokument Formularfelder enthält, dürfen diese ausgefüllt werden. Enthält Ihr Dokument keine Felder (wie die meisten Dokumente), sind überhaupt keine Änderungen möglich, d.h. der Text kann nur gelesen und ausgedruckt werden.

Jede dieser Optionen erfordert die Angabe eines Kennwortes, mit dem der entsprechende Schutz wieder aufgehoben werden kann. Nach der Aktivierung eines Dokumentschutzes gilt dieser Schutz für alle Zugriffe auf das jeweilige Dokument, d.h. auch für Sie. Wenn Sie (nach dem Verschicken der Nachricht) den Schutz wieder aufheben möchten, verwenden Sie den Menübefehl „Extras/Dokumentschutz aufheben“ und geben Sie das vorher gewählte Kennwort ein. Schutz von Excel-Tabellen

In Microsoft Excel 5.0 schützen Sie Ihre Tabellen mit dem Menübefehl „Extras/Dokument schützen/Blatt“. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie alle Kontrollkästchen, um alle Komponenten Ihrer Tabelle zu schützen, vor allem die „Inhalte“, d.h. die Zellinhalte. Geben Sie dann ein Schreibschutzkennwort ein, das Sie nur an solche Personen weitergeben, die berechtigt sein sollen, Änderungen an der Tabelle vorzunehmen. Sobald Sie die Tabelle nun gespeichert haben, können an ihr keine Veränderungen mehr (auch von Ihnen nicht!) vorgenommen werden. Jetzt können Sie die Tabelle als Anlage einer Nachricht versenden, ohne daß der Empfänger Veränderungen vornehmen kann. Allerdings können Sie auch hier erst wieder mit der Tabelle arbeiten, wenn Sie den Dokumentschutz (nach dem Versenden der Nachricht) wieder aufheben, und zwar mit dem Menübefehl „Extras/Dokument schützen/Blattschutz aufheben“.

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Excel fragt Sie dann nach dem zuvor eingetragenen Kennwort, und nach dessen Eingabe können Sie mit der Tabelle weiterarbeiten wie gewohnt.

Eingehende Anlagen bearbeiten Daß eine neu eingetroffene Nachricht Anlagen enthält, erkennen Sie an dem kleinen Quadrat, das sich im Eingangsordner vor der Nachricht befindet. Wenn Sie eine solche Nachricht öffnen, erscheint ein besonderes Fenster wie in Abbildung 27, das in mehrere Bereiche aufgeteilt ist. Hier sind unten die einzelnen Bestandteile der Nachricht aufgelistet:

Abbildung 27: Nachricht mit Anlagen

• Hinter

verbirgt sich der eigentliche Text der Nachricht, also das Anschreiben. „Mail message body“

•

„Information about this message“

•

„File xxx, type yyy“

enthält einen kurzen (leider englischsprachigen) Text, der den Inhalt der Anlage und den verwendeten Kodierungsmechanismus beschreibt. Diesen Teil können Sie getrost ignorieren, da Pegasus Mail automatisch das richtige Verfahren zur Dekodierung auswählt. ist die Anlage selbst, also das angehängte Doku-

ment.

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Anlagen anzeigen Um einen dieser Teile als Nachricht, d.h. als einfachen Text, anzusehen, markieren Sie ihn in der Liste und wählen Sie die Schaltfläche „Öffnen“ oder doppelklicken Sie auf ihn. Diese Methode funktioniert aber nur bei Teilen, die tatsächlich als Text versendet wurden (das Anschreiben oder einfache Textdateien als Anlage), nicht bei Dokumenten aus anderen Anwendungen wie z.B. WinWord oder Excel. Derartige Dokumente aus anderen Anwendungen können Sie mit der Schaltfläche „Ansicht“ anzeigen lassen. Pegasus Mail extrahiert diese Dokumente dann aus der Nachricht und speichert sie unter einem temporären Dateinamen im Verzeichnis c:\temp ab. Sie können die Anlage dann nur ansehen und ausdrucken. Nach dem Verlassen der jeweiligen Anwendung wird die temporäre Datei wieder gelöscht. Anlagen permanent speichern und bearbeiten Wenn Sie die Anlage auch weiterbearbeiten und permanent speichern möchten, müssen Sie sie unter einem neuen Dateinamen speichern. Wählen Sie hierfür entweder das Symbol „Speichern“ oder „Speichern & Bearbeiten“, je nachdem, ob Sie die Anlage nur speichern oder auch gleich mit der entsprechenden Anwendung öffnen und bearbeiten möchten. In beiden Fällen fragt Sie Pegasus Mail zuerst nach dem Dateinamen, unter dem das Dokument abgelegt werden soll. Wählen Sie hier den gewünschten Pfad und Dateinamen aus. Dann wird die zugehörige Anwendung gestartet und die Anlage geladen. Warnung!

In Anlagen zu elektronischen Nachrichten können sich Computerviren verbergen. Dies betrifft zum einen ausführbare Programme (Endungen .exe und .com), zum anderen aber auch Dokumente aus Anwendungen wie Word, Excel oder Access. Öffnen Sie solche Anlagen nur, wenn sie von einem vertrauenswürdigen Absender stammen und der Absender telefonisch bestätigt hat, daß die Anlage von ihm ist.

Bearbeitete Dateien weiterleiten Nach dem Speichern befinden sich die eingegangenen Anlagen auf Ihrer Festplatte (oder einem Netzwerklaufwerk). Die ursprüngliche Anlage der eingegangenen Nachricht bleibt aber unverändert als Anlage einer Nachricht in Pegasus Mail erhalten. Wenn Sie nun die Anlage überarbeiten, schlagen sich Ihre Änderungen nur in Ihrer Kopie der Anlage nieder, nicht auch in der Nachricht selbst.

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Um die überarbeitete Fassung der Datei an eine andere Person weiterzuleiten (oder an den Absender zurückzuleiten), genügt es also nicht, wenn Sie die ursprüngliche Nachricht mit der Anlage weiterleiten. Vielmehr müssen Sie eine neue Nachricht erstellen und Ihre überarbeitete Fassung dieser Nachricht als Anlage anfügen (siehe oben auf Seite 41)

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Kapitel

5 Kapitel 5: Sicherheitsaspekte Ein Netz ist nur so sicher wie seine Benutzer Leider ist Electronic Mail ein Medium, das von sich aus keinerlei Sicherheitsvorkehrungen bietet. Hierbei sind besonders zwei „wunde Punkte“ hervorzuheben:

• Der

einer Nachricht kann mit verhältnismäßig geringem Aufwand gefälscht werden (vergleichbar mit einem maschinengeschriebenen Brief). Wenn Sie eine Nachricht erhalten, können Sie also nicht absolut darauf vertrauen, daß die Nachricht von dem Absender stammt, der Ihnen angezeigt wird (dazu unten mehr). Absender

• In Anlagen zu Nachrichten können sog. Makroviren versandt werden. Das sind z.B. ausführbare Programme, die sich z.B. in „harmlosen“ WinWord-Dokumenten verstecken und in Aktion treten, sobald Sie das Dokument öffnen. Das gleiche kann passieren, wenn Sie ausführbare Programme als Anlagen erhalten.

Schutz Ihrer Nachrichten Ein erster Schritt zum Schutz Ihrer eigenen Nachrichten vor Fremdeinwirkung ist, Ihre Version von Pegasus Mail mit einem Paßwort zu schützen, so daß nur Sie selbst Zugang zu Ihren Ablageordnern haben. Außerdem können Sie auf diese Weise verhindern, daß unbefugte Personen Ihr Pegasus Mail-Programm verwenden, um Nachrichten unter Ihrem Absender zu versenden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“.

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2. In der dann erscheinenden Dialogbox wählen Sie die Kategorie „Allgemeine Einstellungen“. 3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Beim Starten nach Netware-Paßwort fragen“. 4. Bestätigen Sie die Änderung mit „OK“. In Zukunft wird Pegasus Mail Sie bei jedem Programmstart nach Ihrem aktuellen Paßwort fragen (das ist das gleiche Paßwort wie das, das Sie beim Anmelden am Netzwerk verwenden). Damit diese Sicherheitsmaßnahme wirkt, müssen Sie Pegasus Mail selbstverständlich immer beenden, wenn Sie Ihren Arbeitsplatz verlassen.

Gefälschte Absender Wie bereits erwähnt, ist es relativ einfach, den Absender einer Nachricht zu fälschen. Dies liegt nicht etwa an dem eingesetzten Mail-Programm, sondern ist eine Folge des Internet-Mailtransports. Es ist dadurch möglich, sowohl den wahren Absender völlig zu verschleiern als auch sogar einen ganz anderen Absender vorzutäuschen. Dies kann zu zwei problematischen Folgen führen:

•

oder anderweitig strafbaren Inhalts werden anonym oder gar unter einem existierenden Namen versendet. Sollten Sie je eine solche Nachricht erhalten, denken Sie bitte daran, daß die Absenderangabe gefälscht sein könnte, bevor Sie rechtliche Schritte gegen den vermeintlichen Absender einleiten. Außerdem informieren Sie bitte unverzüglich Ref. III A 2, damit eine Rückverfolgung versucht werden kann. Nachrichten beleidigenden

• Unter dem „Deckmantel“ eines vertrauenswürdigen Absenders können Anlagen versendet werden, die Viren bzw. trojanische Pferde enthalten. Das sind z.B. ausführbare Programmteile, die entweder in Dokumenten (WinWord, Excel oder Access) oder in anderen Programmen versteckt sind und z.B. die Festplatte Ihres Computers löschen oder Daten auf dem Netzwerk zerstören könnten. Eine zentrale Inhaltskontrolle aller eingehenden Nachrichten auf diese Fälschungen wäre aus Sicherheitsgründen sicherlich wünschenswert. Derzeit ist sie aber technisch nicht möglich und vor allem auch aus rechtlichen Gründen (Briefgeheimnis!) zumindest bedenklich. Daher muß sich derzeit jeder Anwender selbst davor schützen. Hierzu können einige Grundregeln aufgestellt werden:

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1. Wenn Sie eine Nachricht zweifelhaften Inhaltes bekommen, fragen Sie zuerst beim Absender nach, ob er Ihnen diese Nachricht auch wirklich geschickt hat (via Telefon oder Fax). 2.

Öffnen Sie niemals Anlagen, von denen Sie nicht genau wissen, was sich dahinter verbirgt! Fragen Sie auch hier lieber noch einmal beim Absender

nach, ob er Ihnen diese Anlage gesendet hat. Zwar ist es theoretisch denkbar, daß die Anlage auf dem Weg der Nachricht abgefangen und manipuliert wurde. Dies ist aber extrem schwierig und daher sehr unwahrscheinlich. 3. Optimale Sicherheit erhalten Sie erst, wenn sowohl der Absender der Nachricht als auch Sie selbst PGP einsetzen (siehe unten) und die Nachricht mit einer digitalen Unterschrift versehen ist. Überprüfen Sie dann die digitale Unterschrift mit dem Menübefehl „Anzeige/Spezielles/Digitale Signatur suchen/bestätigen“. Damit kann gewährleistet werden, daß der Inhalt der Nachricht nicht manipuliert wurde und tatsächlich vom angegebenen Absender stammt. Wegen der hohen Sensibilität der Daten auf dem Verwaltungsnetz müssen die o.g. Grundsätze strikt eingehalten werden, um großen Schaden zu vermeiden.

Einsatz von PGP für optimale Sicherheit PGP (Pretty Good Privacy) ist ein Zusatzprogramm, mit dem auf zwei Wegen optimale Sicherheit im Mailverkehr erreicht werden kann:

• Nachrichten können mit einer fälschungssicheren digitalen Unterschrift versehen werden. Damit kann zuverlässig festgestellt werden, ob die Nachricht von dem angegebenen Absender stammt, und daß sie nicht auf dem Weg zum Empfänger unbefugt verändert wurde.

• Nachrichten können zudem in einer Weise verschlüsselt werden, daß nur noch der Empfänger (nicht einmal der Absender) sie wieder entschlüsseln kann. Der Algorithmus hierfür ist so sicher, daß alle derzeit auf der Welt vorhandenen Rechner mehrere Millionen Jahre bräuchten, um eine einzige Nachricht zu entschlüsseln. Dieses Programm ist durch ein Zusatzmodul (geschrieben von John Navas) in Pegasus Mail integriert, so daß Sie diese Funktionen direkt beim Senden und Empfangen von Nachrichten nutzen können. Jedoch sollten Sie die Verschlüsselungsfunktionen nur dann nutzen, wenn es sich wirklich um schützenswerte Nachrichten handelt. Die unnötige Verschlüsselung von Nachrichten kann im Vertretungsfall zu großen Komplikationen führen,

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wenn nicht einmal der Vertreter in der Lage ist, die Nachricht wieder zu entschlüsseln. Überblick PGP verwendet eine sog. Public Key/Private Key-Methode, um die Daten so sicher wie möglich zu verschlüsseln. Deren Grundgedanke ist, daß zum Verschlüsseln einer Nachricht ein anderer Schlüssel nötig ist als zum entschlüsseln. Dabei ist der Zusammenhang zwischen dem frei verfügbaren („public“) VerschlüsselungsSchlüssel und dem streng geheimen („private“) Entschlüsselungs-Schlüssel nicht ermittelbar, da der public key durch einen „Einbahn“-Algorithmus aus dem private key berechnet wird, der keinen Rückschluß zuläßt. In jedem Fall muß derjenige, der Ihnen eine verschlüsselte Nachricht zukommen lassen möchte, im Besitz Ihres public key sein, um eine Nachricht damit verschlüsseln zu können. Diesen Schlüssel können Sie ihm gefahrlos in einer Mail übermitteln, da er eben nur zum Verschlüsseln, nicht zum Entschlüsseln funktioniert. Umgekehrt benötigen Sie den public key einer Person, um entweder diesem eine verschlüsselte Mail senden oder seine digitale Unterschrift prüfen zu können. Jede Person, die PGP einsetzt, wird Ihnen mitteilen, wie Sie ihren public key erhalten können (häufig geschieht dies durch eine Mail mit dem Betreff „SEND PGP KEY“). Innerhalb der Universitätsverwaltung werden alle public keys, die auf diese Art erhalten werden (sowohl die der Mitarbeiter als auch die von externen Personen) zentral gespeichert, damit möglichst viele public keys bereits vorhanden sind und nicht erst ermittelt werden müssen. Initialisierung von PGP Vor dem ersten Einsatz von PGP müssen Sie Ihr ganz persönliches Paar von public und private keys erstellen lassen. Wenden Sie sich hierzu bitte an die Netzbetriebsgruppe des Ref. III A 2 ([email protected]), damit Ihr persönliches Schlüsselpaar sicher erstellt und beglaubigt werden kann. Öffentlichen Schlüssel extrahieren

Damit Ihnen andere Personen nun verschlüsselte Nachrichten schicken können und Ihre digitale Unterschrift verifizieren können, müssen Sie diesen Personen Ihren öffentlichen Schlüssel zusenden. Bitte beachten Sie, daß dieses Verfahren nur für Personen außerhalb des Verwaltungsnetzes nötig ist, deren Schlüssel noch nicht zentral gespeichertist. Sobald Ihr Schlüsselpaar erstellt wurde, steht Ihr öffentlicher Schlüssel automatisch allen anderen Mitarbeitern der Universitätsverwaltung zur Verfügung. Eine versandfähige Version Ihres öffentlichen Schlüssels wurde dabei nach „h:\pmail\public.asc“ extrahiert. Diese Datei können

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Sie gefahrlos einer Person zuschicken, die eine verschlüsselte Nachricht an Sie versenden möchte, indem Sie die Datei in eine Nachricht einfügen (siehe dazu unten „Öffentlichen Schlüssel versenden“ auf Seite 59). Eingabe des PGP-Paßwortes in Pegasus Mail

Nach diesen Schritten können Sie PGP zusammen mit Pegasus Mail verwenden. Jedoch fragt Pegasus Mail Sie beim digitalen Signieren und beim Entschlüsseln von Nachrichten immer aufs Neue nach Ihrem PGP-Paßwort, was bei häufigem PGP-Verkehr sehr lästig werden kann. Daher können Sie Ihr Paßwort dauerhaft einspeichern. Gehen Sie hierfür folgendermaßen vor: 1. Starten Sie Pegasus Mail. 2. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“ 3. Aktivieren Sie die Kategorie „Nachrichten-Editor“. 4. Wählen Sie im Feld „Standard-Schlüsselmethode“ den Eintrag „(JN) PGP Public Key“ aus, damit PGP als Standard-Verschlüsseler verwendet wird. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Beim Start fragen“ hinter dem Feld „Standard-Paßwort“, damit Pegasus Mail Sie nur noch einmal beim Programmstart nach Ihrem geheimen PGP-Paßwort fragt. Dieses Paßwort bleibt dann bis zum Beenden von Pegasus Mail gespeichert. 6. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch noch festlegen, daß jede Nachricht, die Sie versenden, automatisch mit Ihrer digitalen Unterschrift versehen wird. Ihre Einstellungen sollten dann aussehen wie in Abbildung 28.

Abbildung 28: Einstellungen für die Verschlüsselung von Nachrichten

7. Bestätigen Sie diese Einstellungen mit „OK“. Beachten Sie aber, daß Ihr PGP-Paßwort jetzt jedem zur Verfügung steht, der Ihre laufende Pegasus Mail-Version bedient. Lassen Sie den PC also nie unbeaufsichtigt, während Pegasus Mail läuft!

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Digitale Unterschriften Eine digitale Unterschrift ist ein separater Block von Buchstaben und Ziffern am Ende einer Nachricht. Dieser Block wird aus der Nachricht erzeugt und mit dem geheimen („private“) Schlüssel des Absenders verschlüsselt. Anhand dessen öffentlichen Schlüssels kann nun der Empfänger feststellen, ob die Nachricht auf dem Wege zu ihm verändert wurde bzw. ob die Nachricht tatsächlich vom eingetragenen Absender stammt. Solange Ihre Nachricht keine Anlagen enthält, können Sie die digitale Unterschrift immer verwenden, auch wenn der Empfänger PGP nicht einsetzt, da der Nachrichtentext unverändert lesbar bleibt und nur zusätzlich die Unterschrift angefügt wird. Anfügen einer digitalen Unterschrift

Wenn Sie eine Nachricht erstellen, können Sie eine digitale Unterschrift anfügen, indem Sie im Nachrichten-Editor während des Erstellens der Nachricht das Kontrollkästchen „Verschlüsselt“ aktivieren. Dies müssen Sie nur tun, wenn Sie nicht schon das automatische Signieren voreingestellt haben; dann ist das Kontrollkästchen „Verschlüsselt“ ohnehin schon aktiviert! Wenn Sie auf das Kontrollkästchen „Verschlüsselt“ klicken, werden Sie nach den Verschlüsselungsoptionen gefragt (siehe Abbildung 29):

Abbildung 29: Anfügen einer digitalen Unterschrift

1. Stellen Sie sicher, daß als Verschlüsselungsmethode „(JN) PGP Public Key“ eingetragen ist. Diese können Sie auch automatisch eintragen lassen (vgl. oben Nr. 4 auf Seite 53). 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Digitale Unterschrift“. 3. Falls Sie das PGP-Paßwort nicht bereits beim Programmstart eingegeben haben (siehe oben auf Seite 53), müssen Sie es in das Feld „Paßwort“ eintragen. 50

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4. Bestätigen Sie die Verschlüsselungsoptionen mit „OK“. Nun können Sie Ihre Nachricht abschicken, und PGP wird automatisch Ihre eindeutige digitale Unterschrift anfügen. Dies sehen Sie aber nicht in der Nachricht, da die Unterschrift erst nach dem Abschicken angefügt wird. Warnung!

Wenn Sie eine Nachricht mit Anhängen versenden, sollten Sie entweder die Anhänge als Anlagen statt als Beilagen versenden (siehe dazu im Kapitel „Häufig gestellte Fragen“ den Abschnitt „Verschlüsselung, digitale Unterschriften“ auf Seite 66), die gesamte Nachricht verschlüsseln oder auf die digitale Unterschrift verzichten, da andernfalls der Empfänger die Anlagen eventuell nicht lesen kann.

Überprüfen einer digitalen Unterschrift

Sie erkennen eine digitale Unterschrift daran, daß am Ende ein Block von Zahlen und Buchstaben steht, der etwa so aussieht: -----BEGIN PGP SIGNATURE----Version: 2.6.3i Charset: latin1 QB1AwUBMut7T5Nco8XO/UH1AQE1dwMAmOSL8gvhrvzCA0VVRoqwJXyPzAp8nGfZ GdqOCaaUC/qzCeJc2WZ9Da3OnWQjVIHIBH+D+LUc9dOO8Z6+L6EIFRCkzEzg9gF lT89qPzDeaNbwPUpDJ2D+LIoHFHPoWQX =pUMp -----END PGP SIGNATURE-----

Wenn Sie eine Nachricht mit einer solchen digitalen Unterschrift erhalten, können Sie diese Unterschrift überprüfen, indem Sie den Menübefehl „Anzeige/Spezielles/Digitale Signatur suchen/bestätigen“ auswählen. PGP wird dann gestartet und wird Ihnen melden, ob die gefundene Signatur einem bekannten öffentlichen Schlüssel entspricht oder nicht.

Abbildung 30: Gültige digitale Unterschrift

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Wenn PGP meldet, daß eine gültige Unterschrift gefunden wurde (vgl. Abbildung 30), stammt die Nachricht tatsächlich vom angegebenen Absender. Bei einer ungültigen Unterschrift wird zusätzlich angegeben, warum die Unterschrift ungültig ist. Der häufigste Fall wird sein, daß der zugehörige öffentliche Schlüssel nicht im „Schlüsselbund“ gespeichert ist. Die Meldung lautet dann: „WARNUNG: Ich kann den passenden öffentlichen Schlüssel nicht finden“. In diesem Falle müssen Sie den Absender bitten, Ihnen seinen öffentlichen Schlüssel zuzusenden (siehe dazu „Öffentlichen Schlüssel empfangen“ auf Seite 60. Falls tatsächlich die Meldung „WARNUNG: Die Unterschrift stimmt nicht mit dem Datei-Inhalt überein“ erscheinen sollte, wurde Ihre Nachricht gefälscht! Informieren Sie dann bitte umgehend das Referat III A 2 und lassen Sie die Nachricht unverändert, damit eine Rückverfolgung der Nachricht versucht werden kann. Verschlüsselung von Nachrichten Die zweite wesentliche Funktion von PGP ist die sichere Verschlüsselung von Nachrichten: Ausgehende Nachrichten verschlüsseln

Um eine ausgehende Nachricht zu verschlüsseln, muß sich zuerst der öffentliche Schlüssel des Empfängers im Schlüsselbund befinden, da die Nachricht mit diesem codiert wird. Lesen Sie im Kapitel „Öffentlichen Schlüssel empfangen“ auf Seite 60, wie Sie den öffentlichen Schlüssel einer Person ermitteln und zum öffentlichen Schlüsselbund hinzufügen. Wessen öffentlicher Schlüssel zum Verschlüsseln der Nachricht verwendet wird, ermittelt Pegasus Mail automatisch anhand der Mail-Adresse des Empfängers. Um nun eine Nachricht zu verschlüsseln, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Erstellen Sie die neue Nachricht wie gewohnt. 2. Wenn Sie mit dem Schreiben des Textes fertig sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Verschlüsselt“ (falls das Kontrollkästchen bereits automatisch aktiviert ist, weil Sie eine digitale Unterschrift anfügen, doppelklicken Sie auf das Kontrollkästchen). 3. Nun erscheint die Dialogbox „Verschlüsselungsoptionen“, in der Sie das Kontrollkästchen „Verschlüsselung“ aktivieren (siehe Abbildung 31). 4. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit „OK“ und versenden Sie die Nachricht wie gewohnt.

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Abbildung 31: Nachricht verschlüsseln

Die Nachricht wird dann von PGP verschlüsselt und kann nur noch vom Empfänger (nicht einmal mehr von Ihnen selbst!) entschlüsselt werden. Eingetroffene Nachrichten entschlüsseln

Wenn Sie selbst eine verschlüsselte Nachricht erhalten, öffnen Sie sie wie gewohnt. Anstelle der Nachrichtenanzeige erscheint aber ein Fenster „Eingabe des Nachrichtenschlüssels“, das Sie zur Eingabe Ihres PGP-Paßwortes auffordert (siehe Abbildung 32).

Abbildung 32: Eingabe des Nachrichtenschlüssels

Geben Sie hier ihr PGP-Paßwort ein und bestätigen Sie es mit „OK“. Falls Sie Ihr PGP-Paßwort permanent in Pegasus Mail gespeichert haben, können Sie auch auf die Schaltfläche mit dem Sternchen neben dem Paßwort-Feld klicken, um das Standard-Paßwort einzutragen. PGP wird nun versuchen, die Nachricht zu entschlüsseln und in Pegasus Mail anzuzeigen. Sollte das Paßwort falsch gewesen sein, erscheint eine Fehlermeldung, und Pegasus Mail zeigt den verschlüsselten Text der Nachricht an.

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Austauschen von öffentlichen Schlüsseln Damit eine Person Ihnen eine verschlüsselte Nachricht zukommen lassen kann und in der Lage ist, Ihre digitale Unterschrift zu überprüfen, benötigt Sie Ihren öffentlichen Schlüssel. Ebenso brauchen Sie den öffentlichen Schlüssel des Empfängers, um ihm eine verschlüsselte Nachricht zu senden oder fremde digitale Unterschriften zu prüfen. Anmerkung

Innerhalb des Verwaltungsnetzes existiert nur ein „Schlüsselbund“ mit öffentlichen Schlüsseln, so daß Sie die öffentlichen Schlüssel aller Mitarbeiter, die PGP verwenden, ohnehin haben und sich nicht erst schicken lassen müssen. Das folgende Kapitel bezieht sich also nur auf den Austausch öffentlicher Schlüssel mit externen Personen.

Öffentlichen Schlüssel versenden

Um Ihren öffentlichen Schlüssel zu versenden, müssen Sie ihn zunächst in einer versandfähigen Form generieren. Das ist bereits oben im Kapitel „Öffentlichen Schlüssel extrahieren“ auf Seite 53 beschrieben worden, so daß sich danach ein Kopie Ihres öffentlichen Schlüssels in der Datei „h:\pmail\public.asc“ befindet. Wenn nun eine externe Person nach Ihrem öffentlichen Schlüssel fragt, können Sie ihm diese Datei folgendermaßen schicken: 1. Erstellen Sie eine neue Nachricht und tragen Sie den entsprechenden Empfänger ein. Falls er sie per E-mail um den Schlüssel gebeten hat, können Sie auch die Nachricht beantworten. 2. Stellen Sie sicher, daß der Inhalt der Nachricht leer ist. 3. Wählen Sie den Menübefehl „Nachricht/Text importieren“, geben Sie in der erscheinenden Dialogbox den Dateinamen „h:\pmail\public.asc“ ein und bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“. 4. Der Nachrichtentext enthält nun nach einigen Zeilen mit Ihrer E-MailAdresse die Zeile „BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK“ und danach eine lange Folge von Buchstaben und Zahlen, die Ihren öffentlichen Schlüssel darstellen. 5. Versenden Sie diese Nachricht Dieser Vorgang wird häufig mit Hilfe von Filterregeln automatisiert (vgl. hierzu „Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln)“ auf Seite 34), die auf einen bestimmten Betreff (in der Regel „SEND PGP KEY“) reagieren. 54

K AP I T E L

5 :

S I C H E R H E I T S AS P E K T E

Um eine solche Filterregel zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Filterregeln/Filterregeln für neue Post/Bei geöffnetem Ordner“, um Ihre Filterregeln für eingehende Nachrichten zu sehen. 2. Wählen Sie die Schaltfläche „Regel zufügen“ 3. Aktivieren Sie den Kopfeintrag „Betreff“, tragen Sie als Suchtext „^SEND PGP KEY“ ein (das Zeichen ^ bewirkt, daß nur die Nachrichten die Regel aktivieren, die genau den angegebenen Text enthalten), wählen Sie die Aktion „Textdatei senden“ aus und geben Sie als Dateinamen „h:\pmail\public.asc“ ein. Bestätigen Sie die Regel mit zweimal „OK“. 4. Speichern Sie Ihre Regeln für eingehende Nachrichten durch Klick auf „Speichern“. Nun wird auf jede Nachricht mit dem Betreff „SEND PGP KEY“ automatisch Ihr öffentlicher Schlüssel versendet. Wenn Sie möchten, können Sie noch eine Filterregel einfügen, die beim Schließen des Eingangsordners automatisch alle Nachrichten mit diesem Betreff in einen anderen Ordner verschiebt oder löscht (siehe dazu „Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln)“ auf Seite 34). Öffentlichen Schlüssel empfangen

Wenn Sie eine Person bitten, Ihnen ihren öffentlichen Schlüssel zuzusenden, wird bei Ihnen eine Nachricht eingehen, die ganz ähnlich aussieht wie Ihr öffentlicher Schlüssel, insbesondere den Text „BEGIN PGP PUBLIC KEY BLOCK“ enthält. Aus Sicherheitsgründen darf nur der PGP-Beauftragte des Ref. III A 2 diesen Schlüssel dem öffentlichen Schlüsselbund hinzufügen. Bitte leiten Sie diese Nachricht also an Ref. III A 2 ([email protected]) weiter.

55

Anhang

A Anhang A: Fragen und Antworten Eine interessante Frage... Die nächste bitte! Falls Sie Probleme mit Pegasus Mail für Windows haben, sollten Sie zuerst einmal in diesem Kapitel nachsehen, ob nicht schon jemand anders das gleiche Problem hatte und die Lösung hier dokumentiert ist. Sollten Sie hier keine Antwort finden, können Sie sich jederzeit an das Serviceteam des Ref. III A 2 wenden (EMail: [email protected], Telefon: 2180-2361).

Allgemeine Fragen Fragen zum Starten von Pegasus Mail




Ich kann die Gruppe „Intranet“ und das den. Was mache ich falsch?

Symbol „Pegasus Mail“

nicht fin-

Antwort:

Entweder sind Sie noch nicht an das Verwaltungsnetz angeschlossen (das erkennen Sie an dem roten Balken am oberen Bildschirmrand beim Login), oder Ihr PC wurde nicht ordnungsgemäß installiert. Wenden Sie sich bitte an Ref. III A 2 wegen der Installation des Programmes. Einstweilen können Sie Pegasus Mail aus dem Datei-Manager als I:\winpmail.exe starten.




Beim Starten von Pegasus Mail erscheint die Meldung „Das Arbeitsverzeichnis ist ungültig“ bzw. „Datei ... bzw. Komponente nicht gefunden...“

Antwort:

Wahrscheinlich sind Sie nicht am Netzwerk angemeldet. Beenden Sie bitte Windows und geben Sie „g:login↵“ ein, um sich beim Netzwerk anzumelden.

57

P E G AS U S




M AI L

I N

D E R

V E R W AL T U N G

Beim Start von Pegasus Mail erscheint nur kurz das Fenster mit dem Pferd und den Programminformationen, dann kommt aber kein Anfangsbildschirm.

Antwort:

Wahrscheinlich haben Sie kurz vorher Pegasus Mail gestartet und den Start abgebrochen, was das Programm „durcheinander gebracht“ hat. Verlassen Sie bitte Windows und starten Sie es erneut mit „win↵“. Versuchen Sie dann noch einmal, Pegasus Mail zu starten.

Fragen zum Erstellen und Versenden von Nachrichten




Ich stelle beim Schreiben meiner Nachrichten immer schöne Schriftarten ein. Der Empfänger sieht die Nachricht aber immer in einer ganz anderen Schrift. Was mache ich falsch?

Antwort:

Nichts. Electronic Mail ist ein Medium, das von sich aus keine Formatierungen wie z.B. Schriftarteinstellungen, Fettdruck, Blocksatz usw. überträgt. Die Einstellungen in Pegasus Mail besagen nur, wie der Absender die Nachricht sieht, werden aber nicht übertragen. Jeder Empfänger kann selbst einstellen, in welcher Schriftart er empfangene Nachrichten anzeigen lassen möchte. Wenn es wichtig ist, daß auch die Formatierungen übertragen werden, müssen Sie ein Dokument in WinWord erstellen und dieses Dokument als Anlage versenden (vgl. hierzu „Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten“ auf Seite 43).

Fragen zum Empfangen von Nachrichten




Ich erhalte Nachrichten mit dem Betreff „Return receipt“, „Delivery confirmation“ oder „RCPT: ...“. Der Inhalt der Nachrichten ist ziemlich unverständlich. Was mache ich falsch?

Antwort:

Nichts. Diese Nachrichten sind Sende- oder Lesebestätigungen von englischsprachigen Mailservern oder Mailprogrammen. Die Nachrichten besagen lediglich, daß Ihre Nachricht auf diesem Server angekommen ist und fehlerfrei zugestellt werden konnte. Sie entsprechen den Sendebestätigungen, die der Mailserver der Verwaltung in deutscher Sprache verschickt.

58

AN H AN G

A:

H ÄU F I G

G E S T E L L T E

F R AG E N

Umgang mit Anlagen 


Ich möchte ein WinWord-Dokument verschicken, wie es oben im Kapitel „Besonderheiten beim Versand von WinWord-Dokumenten“ auf Seite 43 beschrieben ist. Ich kann aber die dort beschriebenen Menübefehle bzw. Symbole nicht finden.

Antwort:

Bei Ihnen ist das Makro für den Versand von WinWord-Dokumenten nicht richtig installiert. Gehen Sie für die Installation folgendermaßen vor: 1. Starten Sie WinWord 6.0. 2. Wählen Sie den Menübefehl „Datei/Öffnen“. 3. Wechseln Sie in das Verzeichnis „I:\“. 4. Doppelklicken Sie auf den Dateinamen „install.doc“. 5. Nun läuft ein Makro ab, das die Menü- und Symbolleisten anpaßt. Bestätigen Sie den Beginn der Aktion mit „Ja“. Bestätigen Sie auch die Änderungen, die das Makro an Ihren Symbol- und Menüleisten vornimmt. 6. Am Ende teilt Ihnen WinWord mit, daß die Installation erfolgreich abgeschlossen wurde. Sollte statt dessen ein Fehler auftreten, notieren Sie bitte die Fehlermeldung und informieren Sie Ref. III A 2. Nach dem Schließen dieses Dokuments sind der Menübefehl „Datei/Senden“ und das entsprechende Symbol in der Symbolleiste eingetragen.




Ich habe eine Nachricht mit Anlagen erhalten. Pegasus Mail bietet mir aber nur die Möglichkeiten „Öffnen“ und „Speichern“; die Schaltflächen „Ansicht“ und „Speichern & Bearb.“ sind abgeblendet, wenn ich die Anlage markiere.

Antwort:

Pegasus Mail hat nicht erkannt, welches Format die Anlagen haben und konnte daher keine Anwendung zuordnen, mit der die Anlagen geöffnet werden sollen. Der einfachste Weg ist, die Anlage mit der Schaltfläche „Speichern“ auf die Festplatte zu speichern und dann manuell das zugehörige Programm zu starten (fragen Sie notfalls den Absender der Nachricht, welches Programm er verwendet hat).

59

P E G AS U S

M AI L

I N

D E R

V E R W AL T U N G

Alternativ können Sie für die Zukunft Pegasus Mail „beibringen“, welches Programm es für Anlagen dieses Typs verwenden soll. Gehen Sie dafür folgendermaßen vor: 1. Merken Sie sich die Endung des Dateinamens der Anlage. Im Beispiel wird von „.ppt“ ausgegangen (PowerPoint-Präsentation). 2. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“. 3. Wählen Sie die Kategorie „Anlagenbearbeitung“ aus. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zufügen“, um einen neuen Anlagentyp hinzuzufügen. 5. Tragen Sie die gemerkte Dateiendung (hier: „.ppt“) in das Feld „hier paßt:“ ein. 6. Wenn es sich bei der Anwendung um ein sauber installiertes WindowsProgramm handelt, können Sie Windows die passende Anlage finden lassen, andernfalls müssen Sie den Pfad zu dem gewünschten Programm eintragen Jetzt kann Pegasus Mail die Anlagen automatisch mit dem eingetragenen Programm öffnen.

Umgang mit Adreßbüchern 


Die im Kapitel „Einfügen einer Adresse aus einem Adreßbuch“ auf Seite 6 beschriebenen Adreßbücher „Personal“ und „Dienststellen“ kann ich nicht finden. Was ist falsch?

Antwort:

Wahrscheinlich arbeiten Sie mit der falschen Version von Pegasus Mail. Um das zu überprüfen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Beenden Sie Pegasus Mail. 2. Markieren Sie das Symbol „Pegasus Mail“ im Programm-Manager, mit dem Sie das Programm starten, durch einfachen Mausklick. 3. Wählen Sie im Programm-Manager den Menübefehl „Datei/Eigenschaften“ oder drücken Sie Alt+Eingabetaste. 4. Stellen Sie sicher, daß in der erscheinenden Dialogbox im Feld „Befehlszeile“ „I:\winpmail.exe“ und im Feld „Arbeitsverzeichnis“ „I:\“ steht.

60

AN H AN G

A:

H ÄU F I G

G E S T E L L T E

F R AG E N

5. Schließen Sie die Dialogbox mit „OK“. Sollten die Adreßbücher bei einem erneuten Start von Pegasus Mail immer noch nicht zu sehen sein, wenden Sie sich bitte an das Ref. III A 2.




Meine Dienststelle taucht nicht im um?

Adreßbuch „Dienststellen“

auf. War-

Antwort:

Das Adreßbuch „Dienststellen“ wird – anders als das Adreßbuch „Personal“ – von Hand erstellt. Deswegen kann es vorkommen, daß manche Dienststellen noch keine Gruppenadresse haben oder noch nicht im Adreßbuch „Dienststellen“ enthalten sind. Bitte informieren Sie das Serviceteam, damit Ihre Dienststelle eingetragen wird.

Umgang mit Ablageordnern 


Wie kann ich verhindern, daß Nachrichten automatisch in den „Hauptordner“ verschoben werden, wenn ich sie gelesen habe?

Antwort:

Sie können Pegasus Mail dazu zwingen, auch gelesene Nachrichten im Eingangsordner zu belassen. Wählen Sie dazu den Menübefehl „Extras/Optionen“ und die Kategorie „Allgemeine Einstellungen“. In der erscheinenden Dialogbox aktivieren Sie die Option „Gelesene neue Post im Ordner belassen“. Nun werden die Nachrichten nicht mehr automatisch in den Hauptordner verschoben, sondern Sie können selbst bestimmen, welche Nachrichten in welchen Ordner verschoben oder kopiert werden sollen. Vielleicht möchten Sie diese Aufgabe auch mit Filterregeln automatisieren (vgl. hierzu „Automatische Behandlung von Nachrichten (Filterregeln)“ auf Seite 34) Wenn Sie sich jetzt das nächste Mal am Netzwerk anmelden, erfahren Sie nicht nur, wie viele neu eingetroffene Nachrichten Sie erhalten haben, sondern auch noch, wie viele bereits gelesene Nachrichten sich noch im Eingangsordner befinden.




Seit ich die Filterregeln geändert habe, wie es im Kapitel „Bestätigungen automatisch in einen Ordner verschieben“ (Seite 35) beschrieben wurde, bekomme ich weder Lese- noch Sendebestätigungen, obwohl ich beim Nachrichtenversand die Optionen immer aktiviert habe.

Antwort:

Das war gerade der Sinn der Filterregeln. Sie finden die Bestätigungen jetzt nicht mehr im „Eingangsordner“, sondern im Ordner „Bestätigungen“, wohin sie durch die Filterregeln automatisch verschoben werden. 61

P E G AS U S

M AI L

I N

D E R

V E R W AL T U N G

Verschlüsselung, digitale Unterschriften 


Ich habe eine PGP-verschlüsselte Nachricht empfangen. Obwohl ich das richtige PGP-Paßwort eingegeben habe und keine Fehlermeldung erschienen ist, ist die Nachricht leer.

Antwort:

Vermutlich hat der Absender Ihrer Nachricht Umlaute verwendet und nicht richtig kodiert. Sie können die Nachricht trotzdem lesen, wenn Sie den Menübefehl „Anzeige/Kopfeinträge anzeigen“ auswählen. Sie werden dann erneut nach dem PGP-Paßwort gefragt und sehen dann – neben den vollen Kopfeinträgen – die gesamte Nachricht. Sie sollten dann aber den Absender dieser Nachricht informieren, damit er in Zukunft die Umlaute richtig codiert (siehe nächste Frage).




Wie kann ich Umlaute mit PGP verschlüsseln, so daß der Empfänger sie auch lesen kann?

Antwort:

Hierfür müssen Sie 8-Bit-Mime aktivieren. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“ und die Kategorie „Nachrichteneditor“ 2. Stellen Sie sicher, daß „MIME-Format“ auf „An“ steht. 3. Wechseln Sie in die Kategorie „Weitere Einstellungen“. 4. Aktivieren Sie das Feld „8-bit-MIME-Kodierung zulassen“. Die Warnmeldung danach können Sie getrost ignorieren; auf dem Mailsystem des Verwaltungsnetzes funktioniert dieses Verfahren einwandfrei. 5. Verlassen Sie das Optionsfenster mit der Schaltfläche „OK“.




Ich habe eine Nachricht mit Beilagen empfangen, die digital unterschrieben, aber nicht verschlüsselt ist. Wenn ich die Beilage anzeigen lassen möchte, sehe ich nur „Begin PGP Message“ und einen Bildschirm voller Buchstaben und Zahlen, nicht die erwartete Anlage.

Antwort:

Der Absender Ihrer Nachricht hat leider vergessen, daß Nachrichten mit Beilagen niemals nur mit digitaler Unterschrift versendet werden sollten. Sie müssen die Anlage nun manuell extrahieren: 1. Öffnen Sie die Nachricht im Eingangsordner, so daß Sie das Fenster mit der Beschreibung der Nachrichtenteile sehen. 62

AN H AN G

A:

H ÄU F I G

G E S T E L L T E

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2. Statt auf „Ansicht“ klicken Sie nun auf „Speichern“, um die signierte Nachricht auf Ihre Festplatte (oder Ihr Netzlaufwerk) zu speichern. In der erscheinenden Dialogbox wählen Sie den Dateinamen und das Verzeichnis aus, unter dem die Datei gespeichert werden soll, und merken Sie sich das genaue Verzeichnis (z.B. „c:\daten\winword“) und den Dateinamen (z.B. „netzwerk.doc“) 3. Minimieren Sie das Pegasus Mail-Fenster, um den Programm-Manager zu sehen. 4. Starten Sie die „MS-DOS-Eingabeaufforderung“ aus der Hauptgruppe des Programm-Managers. 5. Geben Sie folgende Befehle ein: cd c:\daten\winword↵ pgp c:netzwerk.doc -o c:netzwerk.doc↵

Dabei ersetzen Sie bitte „c:\daten\winword“ durch das Verzeichnis, in das Sie Ihre Datei gespeichert haben, und „netzwerk.doc“ durch Ihren Dateinamen. 6. PGP analysiert nun zuerst die digitale Unterschrift der Anlage und fragt Sie danach, ob Sie die Datei „netzwerk.doc“ (bzw. den von Ihnen gewählten Dateinamen) überschreiben möchten. Antworten Sie mit „j↵“, damit die codierte Datei mit der lesbaren Form überschrieben wird. 7. Beenden Sie die MS-DOS-Eingabeaufforderung mit „exit↵“. 8. Die Datei steht Ihnen jetzt mit der entsprechenden Anwendung (im Beispiel: WinWord) zur Verfügung. Da dieses Verfahren recht kompliziert ist, sollten Sie den Absender der Nachricht darauf hinweisen, daß er bitte entweder Nachrichten mit Anlagen nicht signiert oder gleichzeitig verschlüsselt. Alternativ kann er auch Beilagen statt Anlagen versenden (siehe nächste Frage).




Wie kann ich digital unterschriebene nicht verschlüsseln möchte?

Beilagen

versenden, wenn ich sie

Antwort:

Technisch ist es zwar möglich, digital unterschriebene Beilagen ohne Verschlüsselung zu versenden, aber für den Empfänger der Nachricht ist es sehr schwierig, diese Beilagen zu lesen (siehe vorherige Frage). Daher sollten Sie Ihre Beilagen unbedingt „als Anlagen“, d.h. in einer automatisch erzeugten separaten Nachricht, verschicken. 63

P E G AS U S

M AI L

I N

D E R

V E R W AL T U N G

Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie den Menübefehl „Extras/Optionen“. 2. Wählen Sie die Kategorie „Weitere Einstellungen“ aus. 3. Dort findet sich eine Option „Beilagen statt Anlagen senden“. Stellen Sie sicher, daß diese Option deaktiviert ist. 4. Schließen Sie das Optionenfenster mit „OK“. Ab jetzt können Sie bedenkenlos auch dann Anlagen versenden, wenn Sie Ihre Nachrichten digital unterschreiben, da die Anlage selbst nicht unterschrieben wird. Allerdings müssen Sie beachten, daß Anlagen dann auch nicht verschlüsselt werden, selbst wenn Sie die Nachricht verschlüsseln möchten. Daher sollten Sie die eben gemachten Einstellungen wieder rückgängig machen, wenn Sie auch Anlagen verschlüsselt senden möchten, d.h. die Option „Beilagen statt Anlagen senden“ aktivieren.

64

Anhang

B Anhang B: Stichwortverzeichnis (Hauptfundstellen sind jeweils kursiv gedruckt)

— A — siehe Ordner

Ablageordner Absender

9

Adresse in Nachricht übernehmen Eigenes Adreßbuch erstellen

7

39 14

Arbeitsbereich

6

15 4

Ausgangskopie Ordner festlegen

24, 30

Eintrag hinzufügen

59

WinWord-Dokumente Originaltext übernehmen

7, 22, 60, 61

Dienststellen

16

WinWord Dokumente Antwort

6, 22

Adreßbuch

Weiterleiten

11, 21 22

Ausgangskopien (Ordner)

21

Automatische Antwort

35

Eintrag löschen

25

Eintrag suchen

23

Eintrag verändern

25

Erstellen

23

Begin PGP Message

62

Löschen

24

Begin PGP Public Key Block

55

Personal

7, 22, 60

Beilagen

63

— B —

Persönliche Adressen

23

Benutzeroberfläche

Sortieren

23

Bestätigungen (Ordner)

24

Betreff

Umbenennen Adresse

siehe Mail-Adresse

Anlagen

37

An Nachricht anhängen

37

Ansicht nicht möglich

59

Anzeigen Bearbeiten Beilagen statt Anlagen senden Digitale Unterschrift

3 32 8, 14

— C — Computerviren

43

— D —

43 42, 43

Delivery Confirmation

64

Delivery Failure

51, 62

11, 14, 58 14

Dienststellen

Eingehende Anlagen lesen

13

Adreßbuch

7, 22

Extrahieren

42

Adreßbuch)

60, 61

Risiken

40

Schutz vor Manipulation

40

Schutz vor Viren

47

Anfügen

50

Speichern

43

Anlagen unterschreiben

63

Verknüpfte Anwendung festlegen

60

Probleme bei Anlagen

62

Nachrichten an Dienststellen verschicken 6 Digitale Unterschrift

65

47, 50

P E G AS U S

Überprüfen

51

Verwendung bei Anlagen

51

Dokumentschutz Drag’n’Drop

M AI L

I N

D E R

V E R W AL T U N G

— N —

40

Nachricht

8, 17, 30

Absenden

10, 26

Dringend

11

Als Vorlage Speichern

26

Drucken

17

Ausgangskopie erstellen

11

Automatisch ablegen

31

Automatisch weiterleiten

34 14

— E — Eingangsordner

12, 19

Beantworten

Entschlüsselung

53, 62

Bestätigungen automatisch ablegen lassen61

Excel

37

Betreff

Arbeitsblatt schützen

41

Dringend

11

Arbeitsblatt verschicken

37

Drucken

17

17

Eingetroffene Nachricht öffnen

Export von Nachrichten

Entschlüsseln

— F — Filterregeln

Erstellen 21, 31, 61

Allgemeine Filterregeln Beispiel

8, 14

32 32, 34, 55

14 53, 62 4

Gelöschte Nachrichten retten

18

In Datei speichern

17

Kopien verschicken

6

Bestätigungen automatisch ablegen lassen61

Lesen

12

Erstellen

32

Löschen

18

Für Ausgangskopien

31

Schriftart festlegen

58

Für neue Nachrichten

31

Speichern

16

Für neue Post

32

Umlaute verschlüsseln

62

Forward

16

Umlaute verwenden

Fragen

57

Urlaubsbenachrichtigung Verbleib gelesener Nachrichten

— G — Gesendete Post

Verschlüsseln 11

— H — Hauptordner

Internet

16

Weiterleiten

16

Zwischengespeicherte Nachricht beenden 27 17, 19, 34, 61

Zwischenspeichern

59

Öffentlicher Schlüssel Empfangen

— K — 18

48

Versand automatisieren

55

Versenden

54

Ordner 10, 12, 14, 26

48, 55

Speichern

Online-Hilfe

— L — Lesebestätigung

8, 26

— O — 5

Kopfeinträge

17, 61 11, 47, 52

Versenden

— I — install.doc

9 35

Anlegen

2 11, 16, 19 20, 32

Automatisch ablegen

32

Ausgangskopien

21

Löschen von Nachrichten

18

Benutzerdefiniert

20

Bestätigungen

— M — Mail-Adresse Aus Adreßbuch einfügen

Eingangsordner 5

Hauptordner

6

Nachrichten automatisch ablegen lassen32, 61

Kürzlich verwendete Adressen anzeigen8, 16

Papierkorb

Unbekannte Adresse ermitteln

6

Schubladen

28

Ordnerverwaltung

Verteilerlisten

32 4, 12, 19

Makroviren

43, 45, 46

Menüleiste

3

66

17, 19, 34, 61 18, 20 21 4, 19, 21

AN H AN G

B :

S T I C H W O R T V E R Z E I C H N I S

— P — Papierkorb (Ordner)

18, 20

Paßwortschutz

40, 45

Starten

3

Statusleiste

4

Symbolleiste

4

— T —

Pegasus Mail Benutzeroberfläche

3

Paßwortschutz

40, 45

Programmstart

3

Telefonnotiz

25

Trojanische Pferde

— U —

Personal Adreßbuch

7, 22, 60

PGP

Umlaute

48

Digitale Unterschrift

9, 62

Unterschrift

47

Arbeitsweise

45, 46

Automatisch

47, 50, 62

Digitale Unterschrift

9 47, 50, 62

Initialisierung

48

Urlaub

35

Leere Nachricht

62

Urlaubsbenachrichtigung

35

Nachricht manuell entschlüsseln

63

Aktivieren

35

Öffentlichen Schlüssel entgegennehmen48, 55

Deaktivieren

36

Öffentlichen Schlüssel speichern

48

Wiederverwenden

36

Öffentlichen Schlüssel versenden

54

Paßwort speichern

49

Umlaute verschlüsseln

62

Private Key

— V — Verschlüsselung

siehe Privater Schlüssel

Verteilerliste

11, 52, 62 28

Privater Schlüssel

48

Empfänger hinzufügen

29

Probleme

57

Erstellen

28

Nachricht an Liste schicken

30

Programmstart

3

Fehlermeldungen

57

Viren

Probleme

58

Vorlage

Symbol fehlt

57

Public Key

siehe Öffentlicher Schlüssel

43 8, 26

Erstellen

27

Verwenden

27

— R —

— W —

RCPT: ...

11, 58

Weitere Informationen

Reading Confirmation

10, 11

Weiterleiten

16

WinWord

37

Return receipt

58

Dokument

— S —

2

59

Dokument schützen

Schriftarten

17

Dokument verschicken

Schubladen

21

Schutz vor Viren

46

Sendefehler

14

Zeilenumbruch

Service

57

Zustellbestätigung

Signatur

9

Inhalt

9

41 37, 39

— Z — Automatisch ablegen

67

9 11, 14, 26 32