Gestión De Valor

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1. INTRODUCCIÓN La Gestión del Valor es una metodología de innovación y mejora continua de demostrada eficacia en su aplicación a numerosas áreas de gestión empresarial, y de especial utilidad en las fases de diseño (y rediseño) de producto. Utilizando adecuadamente las herramientas de Análisis y Gestión del Valor, es posible convertir las tareas más rutinarias en procesos creativos e innovadores que transforman poco a poco la mentalidad empresarial y que se apoyan en unos espectaculares resultados a corto y medio plazo, traducidos en reducciones de costes, mejora de la calidad, incremento de la comunicación y, en definitiva, son la base de una moderna y eficaz gestión empresarial que tiene que girar entorno a la adaptación y mejora continua, el trabajo en equipo, la creatividad y la innovación. La Innovación, por norma general, es una asignatura pendiente para las pequeñas y medianas empresas, ya que normalmente no disponen de suficientes recursos técnicos y humanos para acometer proyectos; por otro lado siempre se encuentran inmersas en el día a día de su actividad y con problemas urgentes a resolver y en ellas existe cierto temor a los cambios. El objeto del proyecto del que se ha extraído esta comunicación ha sido el estudio de una metodología de trabajo para promover la Innovación en las pymes gallegas mediante la incorporación de la Metodología de Análisis y Gestión del Valor. La aproximación que se ha utilizado ha sido la de enfocar los esfuerzos sobre uno de los productos fabricados por la empresa, empleando la metodología de Análisis del valor para estudiar todas las fases por las que pasa, desde el diseño inicial hasta la expedición al cliente.

De esta

manera,

se pretenden

descubrir aquellas

actividades para las que se obtengan valores límite del parámetro “Valor”, que indicarán dónde se deberá actuar para obtener mejoras en el proceso productivo de la empresa.

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Las mejoras propuestas podrán afectar no solo al diseño o rediseño del producto, sino a las actividades de fabricación, logística, aprovisionamientos,

etc.,

y

deberán

ser

cuantificables

económicamente, de manera que se pueda interesar a la gerencia de la empresa en la capacidad de transformación e innovación de las herramientas de Análisis y Gestión del Valor.

2. METODOLOGÍA DE ANÁLISIS DE VALOR El Análisis de Valor es un método organizado, creativo y realmente efectivo para atacar problemas y/o efectuar mejoras en cualquier área de gestión de la organización (diseño, planificación, desarrollo, ingeniería, producción, etc.) mediante un proceso de diseño funcional y económico y cuyo objetivo es incrementar el valor (aumentar la calidad / reducir el coste) de un objeto (producto, proceso, servicio). Los conceptos básicos de Análisis de Valor son: •

NECESIDAD: Aquello que es necesario o deseado para el cliente tanto interno (de la empresa) como externo.

•

FUNCIÓN: Características esperadas o inducidas de un objeto en orden a satisfacer las necesidades de los clientes.

•

VALOR: Relación entre la contribución de las funciones a la satisfacción de las necesidades y el coste de dichas funciones.

•

OBJETO DE VALOR: Producto, proceso y/o servicio potencial o existente al cual se le aplica la metodología de AV.

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El Análisis del Valor se fundamenta en la aplicación sistemática de un plan de trabajo metódico y estricto, llamado lógica, que se compone de seis etapas: •

FASE I:

Preparación / Orientación

•

FASE II:

Información

•

FASE III:

Análisis Funcional y de Costes

•

FASE IV:

Innovación / Creatividad

•

FASE V:

Evaluación de alternativas

•

FASE VI:

Implantación de alternativas

Las

tres

primeras

fases

tienen

como

objeto

determinar

las

necesidades del usuario en relación al objeto de estudio y formularlas en funciones a realizar por éste. Las tres últimas fases tienen por objeto, partiendo de las funciones, crear o rediseñar un nuevo objeto de valor que dé respuesta a las necesidades del cliente, maximizando el valor aportado. En cada fase se llevan acabo diferentes tareas y actividades y se utilizan diversas herramientas específicas y complementarias. La aplicación de la metodología (lógica) requiere de una organización del equipo de trabajo (dinámica). El equipo de trabajo deberá ser de carácter multidisciplinar y podrá estar

integrado por 6-8

personas

de

diferentes

áreas

de

la

organización (diseño, producción, calidad, mantenimiento, finanzas, comercial), con asesores externos en caso de ser necesario. Los miembros

del

responsabilidades

equipo y

de

tareas

trabajo

tendrán

encomendadas,

unas

que

funciones,

deberán

estar

claramente delimitadas desde un principio.

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El equipo de trabajo debe estar integrado por personas creativas, con capacidad de trabajo en equipo, conocedoras del objeto de análisis de valor, con experiencia en la empresa y formadas en la metodología de AV. Desarrollar un proyecto de Análisis y Gestión del Valor en una empresa supone acometer de forma ordenada esta serie de fases o etapas que constituirá la metodología de trabajo. A continuación se presenta una metodología que describe las fases anteriores,

proponiendo

las

herramientas

a

utilizar,

así

como

facilitando una lista de chequeo que permita verificar si se dispone de la información necesaria para el paso de una fase a la siguiente.

3. DESARROLLO DE LA IMPLANTACIÓN FASE 1 PREPARACIÓN / ORIENTACIÓN Objetivos •

Definir el Proyecto (objeto de AV) y su alcance.

•

Determinar los objetivos del Proyecto y cuantificarlos.

•

Seleccionar el Equipo de Trabajo y responsable (coordinador).

•

Planificar el trabajo, nº de reuniones, duración, frecuencia de las mismas.

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Herramientas más comunes •

Diagrama de Gantt (planificación de actividades).

Lista de chequeo CONCIENCIACIÓN •

¿Está la dirección de la empresa directamente implicada en el proyecto?

•

¿Es consciente de los recursos y tiempo de personal necesarios para llevar a cabo la aplicación de la metodología de AV?

•

¿Está realmente convencida de la utilidad de la aplicación de la metodología?

•

¿Está el equipo de trabajo dispuesto a participar en todas las reuniones y seguir la metodología de trabajo tal y como indique el coordinador?

SELECCIÓN DEL OBJETO DE AV •

¿El objeto de AV seleccionado es un producto, proceso o servicio de la empresa?

•

¿Está claramente especificado y descrito?

•

¿Se ha concretado el alcance del mismo?

•

¿Se ha involucrado la dirección en la elección del objeto de AV?

•

¿Se ha seleccionado el objeto de AV conforme a la estrategia definida por la empresa?

DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS •

¿Se han especificado claramente los objetivos de la aplicación?

•

¿Se han cuantificado?

•

¿Son objetivos alcanzables y realistas?

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•

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¿Se han seleccionado los objetivos conforme a la estrategia definida por la empresa?

SELECCIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO •

¿Es un equipo multidisciplinar?

•

¿Está

compuesto

por

más

de

4

personas

(incluido

el

coordinador)? •

¿Se ha elegido un coordinador?

•

¿Está compuesto por personal experto en diferentes áreas de la empresa

que

influyan

en

el análisis

del

objeto

de

AV

seleccionado? •

¿Es posible que exista una atmósfera de confianza y libertad entre los integrantes del equipo de trabajo?

•

¿Los componentes del equipo de trabajo han recibido un curso de formación en Análisis del Valor?

PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO / RECURSOS •

¿Se ha determinado la duración del proyecto de AV?

•

¿Se ha determinado el número previsto de reuniones?

•

¿Se ha determinado la duración estimada de cada una de las reuniones?

•

¿Se ha determinado la frecuencia con que se llevarán a cabo las reuniones?

•

¿Se ha establecido con anterioridad la agenda prevista de cada reunión?

•

¿Se han determinado los recursos materiales necesarios para llevar a cabo el proyecto?

•

¿Dispone la empresa de dichos recursos?

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FASE 2 INFORMACIÓN Objetivos •

Recoger datos e información relativa al Objeto de AV, tanto interna como externa a la empresa (información técnica, costes, competencia, normativa, etc.).

•

Identificar los clientes, tanto internos como externos, del objeto de AV considerado.

•

Determinar la importancia relativa de cada uno de ellos.

•

Definir los medios de recogida de información. Identificar las fuentes de información y su importancia.

•

Identificar y cuantificar las necesidades de los clientes del Objeto de AV.

Herramientas más comunes •

Estudios de Mercado.

•

Brainstorming.

•

Matriz Clientes – Fuentes de Información.

•

Matriz Fuentes de Información – Necesidades.

•

Matriz de Ordenación Alternativa.

•

Método de las Comparaciones Apareadas.

Lista de chequeo RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN •

¿Se ha determinado la información relativa al objeto de AV a recopilar por el equipo de trabajo?

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•

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¿Es dicha información relevante y de utilidad para la aplicación considerando los objetivos inicialmente planteados?

•

¿Se ha recopilado información técnica referente al objeto de AV?

•

¿Se ha recopilado información sobre costes del objeto de AV?

•

¿Se ha recopilado información relativa a leyes o normativas que afecten al objeto de AV?

•

¿Se ha recopilado información relativa a la competencia?

•

¿Se ha recopilado toda la información especificada al comienzo de la fase?

IDENTIFICACIÓN DE LOS CLIENTES •

¿Se han identificado los clientes (tanto internos como externos) del objeto de AV?

•

¿Se ha determinado la importancia relativa de cada uno de los clientes identificados?

DETERMINACIÓN DE LAS FUENTES DE INFORMACIÓN Y SU IMPORTANCIA •

¿Se han identificado las fuentes de información?

•

¿Proporcionan dichas fuentes información fiable acerca del objeto de AV seleccionado?

•

¿Se ha determinado la importancia relativa de cada una de las fuentes de información

•

consideradas?

IDENTIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES Y SU IMPORTANCIA •

¿Se han identificado las necesidades actuales de los clientes?

•

¿Se han considerado las necesidades de todos los clientes identificados?

•

¿Se ha calculado la importancia relativa de cada una de las necesidades?

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FASE 3 ANÁLISIS FUNCIONAL Y DE COSTES Objetivos •

Llevar a cabo el Análisis Funcional del Objeto de AV. Se tendrán en cuenta las funciones relativas al usuario que describen lo que el objeto de AV hace o tienen que hacer para satisfacer las necesidades de los clientes durante su ciclo de vida.

•

Caracterizar las funciones.

•

Determinar la contribución de las funciones a la satisfacción de las necesidades de los clientes externos y/o internos.

•

Análisis de Costes de las funciones.

•

Comparar la contribución de las funciones a la satisfacción de las necesidades con el coste de obtenerlas: índices de valor de las funciones.

•

Si el objeto de AV es un producto, identificar los componentes del mismo y calcular su importancia funcional. Comparar la contribución de los componentes para el cumplimiento de las funciones con el coste de cada uno de ellos: índices de valor de los componentes.

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Herramientas más comunes •

Brainstorming.

•

Diagrama de Afinidad.

•

Matriz Necesidades – Funciones.

•

Matriz Funciones – Componentes.

Lista de chequeo DETERMINACIÓN DE LAS FUNCIONES Y SU IMPORTANCIA •

¿Se han identificado todas las funciones relativas al usuario del objeto de AV?

•

¿Se

han

expresado

las

funciones

como

un

VERBO

+

COMPLEMENTO? •

¿Ninguna función revela aspectos técnicos para llevarla a cabo?

•

¿Contribuyen todas ellas a satisfacer una o más de las necesidades identificadas anteriormente?

•

¿Se han identificado todas las funciones actuales y aquellas que no se llevan a cabo actualmente pero son necesarias para satisfacer alguna de las necesidades de los clientes?

•

¿Se han identificado cuáles son las funciones deseables e indeseables?

•

¿El cumplimiento de las funciones identificadas contempla la utilización del objeto de AV en todo el alcance definido anteriormente?

•

¿Se han caracterizado las funciones?

•

¿Se ha determinado la importancia relativa de cada una de las funciones para satisfacer las necesidades de los clientes?

DETERMINACIÓN DEL COSTE DE LAS FUNCIONES SI EL OBJETO DE AV ES UN PROCESO O SERVICIO

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•

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¿Se han especificado todos los costes directos actuales del objeto de AV (mano de obra, energía, materiales, etc.)?

•

¿Se han calculado los costes directos en los que se incurre para el cumplimiento de cada una de las funciones identificadas?

•

¿Se ha determinado el porcentaje de costes de cada una de las funciones?

SI EL OBJETO DE AV ES UN PRODUCTO •

¿Se han identificado todos los componentes del producto?

•

¿Se ha determinado la importancia relativa de cada uno de los componentes del producto para

el cumplimiento de las

funciones? •

¿Se han especificado los costes actuales de los componentes?

•

¿Se ha determinado el porcentaje de costes de cada uno de los componentes?

DETERMINACIÓN DE LOS INDICES DE VALOR •

¿Comprende el equipo de trabajo el concepto de valor?

•

¿Se ha calculado los índices de valor de cada una de las funciones (o componentes) a través de la siguiente fórmula?:

ÍNDICE DE VALOR

función

= % IMPORTANCIA

función

/ % COSTES

función

•

¿Las funciones no llevadas a cabo actualmente tienen coste cero?

•

¿Se han interpretado los índices de valor y se han trasladado a la situación actual de las funciones?

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•

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¿Se ha dibujado la gráfica de los índices de valor para tener una vista gráfica de los valores obtenidos (mayor, igual o menor que 1)?

•

¿Se han identificado las principales funciones (o componentes) susceptibles de ser mejoradas/os teniendo en cuanta los índices de valor junto con los objetivos iniciales del proyecto?

FASE 4 INNOVACIÓN Y CREATIVIDAD Objetivos

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•

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Establecer criterios para generar nuevas ideas en base a los índices de valor obtenidos.

•

Generar ideas.

•

Agrupar las ideas generadas en alternativas.

Herramientas más comunes •

Brainstorming.

•

Diagrama de Afinidad.

•

Hilo conductor de Quintiliano.

•

Trituración.

•

Diagrama IAT para la generación de Alternativas.

•

Análisis Morfológico: general, secuencial.

•

El método de las palabras clave.

•

Sinéctica.

Lista de chequeo GENERACIÓN DE NUEVAS IDEAS •

¿Se ha utilizado alguna herramienta de creatividad?

•

¿Ha participado todo el equipo de trabajo en la generación de ideas?

•

¿Se ha centrado la generación de ideas en las funciones y aspectos susceptibles de ser mejoradas (identificadas en la fase anterior)?

•

¿Se han tenido en cuenta todas las ideas generadas?

•

¿Se ha confeccionado una lista con todas las ideas generadas?

TRATAMIENTO DE LAS IDEAS GENERADAS Y AGRUPACIÓN EN ALTERNATIVAS

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•

¿Se han agrupado las ideas generadas por afinidad?

•

¿Se han rechazado las ideas inviables?

•

¿Se han identificado las ideas independientes (compatibles o incompatibles)?

•

Una vez realizado esto, ¿se han determinado las diferentes alternativas agrupando ideas individuales?

•

¿Contribuyen estas alternativas a la mejora de al menos una de las funciones identificadas?

•

¿Se han considerado la viabilidad técnica y económica de las alternativas obtenidas?

•

¿Se han rechazado las ideas no viables?

•

¿Se han especificado claramente las alternativas obtenidas?

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FASE 5 EVALUACIÓN Objetivos •

Examinar y evaluar las alternativas según el conjunto de criterios de decisión elegidos.

•

Comparar bajo los mismos criterios las alternativas con la situación actual.

•

Desarrollar

las

propuestas

con

carácter

global

(estudios,

prototipos, pruebas, desarrollo industrial). •

Examinar la posibilidad de combinar diversos aspectos de las alternativas.

•

Elegir la alternativa que va a ser desarrollada.

Herramientas más comunes •

Análisis Multicriterio.

Lista de chequeo CRITERIOS DE EVALUACIÓN •

¿Se han determinado los criterios de evaluación tanto técnicos como económicos?

•

¿Se ha determinado la importancia relativa de cada uno de los criterios considerados teniendo en cuenta los objetivos del proyecto así como la estrategia de la empresa?

•

¿Se ha involucrado la dirección en la determinación de la importancia relativa de cada uno de los criterios de evaluación?

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•

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¿Los criterios seleccionados permiten la comparación entre las diferentes

alternativas

y

el

cumplimiento

actual

de

las

funciones? •

¿Se han identificado los diferentes niveles de satisfacción de cada uno de los criterios considerados (niveles cuantificados)?

•

¿Se ha utilizado una “tabla de conversión de logros” para asignar “puntos de satisfacción de los diferentes niveles de criterios para evaluar las diferentes alternativas?

•

¿Se ha utilizado la misma escala de puntuación para todos los criterios considerados?

EVALUACIÓN DE LAS DIFERENTES ALTERNATIVAS •

¿Se han estudiado minuciosamente la viabilidad técnica y económica

de

las

alternativas

que

han

sido

finalmente

seleccionadas? •

¿Se

han

rechazado

las

alternativas

no

viables

independientemente del tipo de no viabilidad? •

¿Se ha determinado cómo contribuyen todas las alternativas a la satisfacción de todos los criterios (puntos de satisfacción)?

•

¿Se ha calculado el valor de cada una de las alternativas teniendo en cuenta la importancia relativa de cada criterio?

•

¿Se ha identificado la alternativa de mayor valor?

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FASE 6 IMPLANTACIÓN Objetivos •

Planificar la implantación de la alternativa elegida a corto, medio o largo plazo.

•

Definir responsables y plazos.

•

Realizar el seguimiento de la implantación.

•

Hacer llegar la información de los logros obtenidos a toda la empresa.

Herramientas más comunes •

Diagrama de Gantt.

•

Diagrama de PERT.

Lista de chequeo CONCIENCIACIÓN •

¿La dirección de la empresa está realmente convencida de la implantación de la mejor alternativa?

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•

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¿Se ha implicado la dirección y los responsables de las áreas implicadas desde el comienzo de la implantación de la alternativa?

•

¿Dicho personal tiene la formación adecuada para llevar a cabo dicha implantación?

PLANIFICACIÓN •

¿Se han planificado todas las actividades a llevar a cabo para implantar la solución propuesta?

•

¿Se

han

especificado

los

recursos

técnicos

y

humanos

necesarios para llevar a cabo la implantación? •

¿La dirección de la empresa ha puesto a disposición del proyecto los recursos

•

necesarios?

•

¿Se ha definido una persona responsable para cada una de las fases?

•

¿Se han especificado y cuantificado los resultados a obtener de la implantación de cada una de las fases?

4. COMENTARIO El uso de herramientas de Análisis y Gestión del Valor, aplicadas a todas las fases de diseño y fabricación de productos, permite aprovechar las capacidades de creatividad e innovación existentes en cualquier empresa. En el caso de una pyme, es posible desarrollar una metodología para la implantación de estas técnicas sin realizar inversiones

significativas,

pudiendo

así

experimentarlas

y

beneficiarse de ellas como si se tratase de una empresa de mayor tamaño, y abriendo nuevas expectativas de mejora de la calidad y costes de sus productos.

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5. CONCLUSIONES •

La utilización de la metodología de Análisis y Gestión del Valor supone

para

las

pymes

incrementar

su

capacidad

para

acometer procesos de innovación, mejorando la calidad de los procesos y productos e incrementando consecuentemente su competitividad con una inversión de recursos humanos y materiales que puede considerarse mínima frente a los beneficios reportados. •

El enfoque que se propone en esta comunicación se apoya en una aproximación integral de la aplicación del Análisis de Valor a todas las fases de diseño y fabricación de uno de los productos

de

la

pyme,

de

forma

que,

sin

superar

las

posibilidades y capacidades disponibles en la empresa, se puedan obtener resultados satisfactorios que motiven a la gerencia a extender estas técnicas a otros productos. •

Explicar esas variables en una relación causa-efecto dará a los gerentes una visión más amplia de lo que pasa y cuál será la mejor elección en una decisión potencial.

•

Finalmente, en los negocios, el desafío es transformar los modelos, que probaron ser sólidos desde la perspectiva del investigador, en herramientas útiles para el que los pondrá en práctica.

6. GESTION DE VALOR EN LA CADENA DEL NEGOCIO •

Comunicación en la Cadena o Acuerdos o Políticas Comunes

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o Ámbitos para el análisis conjunto de la problemática común o Relaciones de Cooperación. •

Desarrollo de Suministro o Apoyo Financiero o Apoyo

en

el

Desarrollo

de

Procesos

y/o

Mejoras

Tecnológicas o Acompañamiento en el Proceso de Mejoras de su Gestión Interna. •

Sistemas de Información o Se ha desarrollado una Plataforma Común (TI) o Hay Sistema de Información único y compatible (SI) o Hay Centralización de la Información que es compartida por todos .

•

Gestión de Control y Seguimiento o No

hay

Feedback

ni

Premios

y

Penalizaciones

a

proveedores en función de nivel de desempeño o Se realizan Análisis Periódico de las razones de éxitos y fracasos o Hay Indicadores que midan el nivel de calidad y servicio de proveedores o Se fijan Objetivos de Mejora, comparándolos con los de la competencia •

Gestión de Suministros y Compras o Existe Proactividad de Proveedores para mejorar sus costos operativos o Se estimula el Proceso de Desarrollo de Tecnológico de Proveedores o Hay Criterio de Lote Económico de Compra.

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•

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Gestión de Tercerización o Se tienen identificados los Criterios Relevantes a la hora de seleccionar los proveedores tercerizados. o Se hace una Revisión Periódica de la Estrategia de Tercerización

•

Orientación al Cliente o Se trabaja con el Cliente en el proceso de Desarrollo de NP o Se

realiza

un

Proceso

de

Feedback

Interno

sobre

necesidades y Nivel de Satisfacción. •

Involucración de la AD o Es Conocido por todos los criterios y el significado de Alineación o La AD participa personalmente en el logro de la alineación en la CV

•

Gestión de Tercerización o Se tiene claro cuáles son las Actividades más Conveniente Tercerizar o La Tercerización se utiliza y considera como Herramienta Competitiva Válida

•

Gestión de Compras o Se realizan Acuerdos Formales con cláusulas de no cumplimiento o Se realiza un Proceso de Selección y Homologación de Proveedores

•

Orientación al Cliente

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o El Cliente y sus Necesidades están bien Definidos o Hay Estrategias de Reducción de Barreras de Acceso al Servicio •

Planificación y Gestión Logística o Existe un Proceso cuidadoso de Previsión de Ventas o Hay Coordinación entre el Área Comercial y la Operativa o Se tienen en cuenta las Realidades Operativas de la empresa para la Planificación Operativa o Hay

Flexibilidad

para

Cambios

y/o

Adecuación

a

problemas

•

Gestión de Suministros o Hay

Flexibilidad

de

Proveedores

para

Solucionar

Problemas y/o adecuarse a Cambios

Gestión en la Supply Chain Seguimiento del Nivel de Producto y Servicio

Seguimiento en el Nivel de Gestióm

Relacionamiento y Comunicación en la Cadena Cooperación en el Desarrollo y la Mejora Acuerdos y Políticas Comunes para la Gestión y Desarrollo

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BIBLIOGRAFIA o LUQUE, M.A. Y MONTOYA, G. Introducción al Análisis del Valor.- Ed. Instituto Andaluz de Tecnología IAT. o ASOCIACIONES

EUROPEAS

DE

ANÁLISIS

DE

VALOR.

Glosario de Análisis de Valor. Ed. DG XIII. o BURÓN, I. Ingeniería y Análisis del Valor. o CONSEILL, D.G. Mercado Europeo de A.V. Ed. DG XIII. o CALDWELL, R.D. Value Engineering: A New Systematic Way of Determining Cost Reduction” Ed. Society of American Value Engineering (Proceedings of the S.A.V.E.)

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