Utilizarea Tehnicii De Calcul în Controlul Cantitativ, Evaluarea şi Urmărirea îndeplinirii Programelor De Producţie Pentru Firme Specializate în Construcţii-montaj

STUDIU DE CAZ PRIVIND UTILIZAREA TEHNICII DE CALCUL ÎN CONTROLUL CANTITATIV, EVALUAREA ŞI URMĂRIREA ÎNDEPLINIRII PROGRAMELOR DE PRODUCŢIE PENTRU FIRME SPECIALIZATE ÎN CONSTRUCŢII-MONTAJ CONF.DR.ING. LIVIU ION MĂNDUC ING.CĂLIN COSMA PREP.ING.MARIUS RUSSU ABSTRACT Cet étude de cas met en évidence la contribution de la géstion judicieuse des ressources matérielles pour assurer la réntabilité des activités des entreprises specialisées en constructions et montage énergétique. La rentabilisation des activités productives de la société commerciale SC ELM Electromontaj Cluj SA a été obtenue par l'utilisation de la technique de calcul à l'aide de laquelle on a executé le côntrole quantitatif, l'analyse de l'évaluation et la poursuite de l'accomplissement des programmes de production preliminée. 1. INTRODUCERE Firmele profilate pe executarea de lucrări de construcţii montaj în domeniul electroenergetic desfăşoară o activitate deosebit de complexă, care are un specific aparte datorită faptului că activitatea de producţie se desfăşoară în mediul exterior organizaţiei, în condiţii variate, impuse de cerinţele beneficiarilor atât din ţară cât şi din străinătate, finalizată în principal prin : - lucrări de construcţii şi montare a staţiilor electrice de transformare şi conexiuni de 0,4-750 kv; - baterii staţionare clasice; - lucrări de montare a liniilor electrice aeriene de transport şi distribuţie de 0,4-750 kv şi a liniilor electrice subterane de 0,4-ll0 kv; - lucrări electroenergetice aferente instalaţiilor de tracţiune feroviară şi urbană: electrificări CF, troleibuze, tramvaie ,staţii de redresare; - lucrări de construcţii montaj micro-hidrocentrale; - lucrări de modernizări şi reparaţii capitale la toate categoriile de lucrări enumerate mai sus. Programările curente ale execuţiei acestor tipuri de lucrări, trebuie să ţină seamă de condiţiile locale şi momentane, de fluctuaţii ale mediului şi de perturbaţii ca de exemplu: apariţia, pe parcurs, a unor contracte avantajoase la export, urgenţe provocate de întârzieri sau dereglări în aprovizionare, lipsa unor înlocuitori pentru materialele de import, defectarea unor utilaje,etc. Este evident, că în această situaţie trebuie să se facă uz de cele mai performante metode de eficientizare a activităţilor productive pe care ştiinţa managementului le pune la dispoziţie, prin realizarea controlului cantitativ, evaluarea şi urmărirea îndeplinirii programelor de producţie cu ajutorul tehnicii de calcul. Documentaţia necesară programării şi lansării în execuţie a acestor tipuri de lucrări este elaborată şi controlată de către Serviciul Producţie din cadrul fiecărei firme. Metodele de control cantitativ al realizării programelor de producţie se efectuează actualmente pe bază de program grafic ceea ce prezintă dezavantajul imposibilităţii de a determina cu precizie încadrarea consumurilor de materiale aferente diferitelor obiecte şi faze ale execuţiei obiectivelor derivate conform planificărilor şi programelor prestabilite. Pentru a contracara aceste slăbiciuni se are în vedere elaborarea în cadrul serviciului producţie a unor programe cu ajutorul cărora să se efectueze controlul cantitativ, să se evalueze şi urmărească îndeplinirea programelor de producţie pe baza documentelor şi a stocurilor. De asemenea, aceste programe dau posibilitatea elaborării unor documentaţii mai judicioase privind limitarea consumurilor la nivelul celor prevăzute în ofertele lucrărilor. Finalizarea studiului de caz constă în conceperea şi implementarea

programului privind controlulul cantitativ, evaluarea şi urmărirea îndeplinirii programelor de producţie în cadrul S.C. ELM Electromontaj Cluj S.A. 2. CONSIDERAŢII TEORETICE. Controlul producţiei este subactivitatea care furnizează informaţii referitoare la pregătirea fabricaţiei şi îndeplinirea programelor operative lunare. Controlul pregătirii proceselor de producţie are ca scop obţinerea informaţiilor privind utilizarea resurselor materiale necesare realizării programelor de producţie. Controlul îndeplinirii programelor de producţie se referă la : - obţinerea informaţiilor curente despre desfăşurarea efectivă a activităţilor componente ale procesului de producţie. - analiza, în cazul apariţiei abaterilor de la sarcinile programate, a factorilor perturbatori şi luarea măsurilor operative pentru prevenirea şi eliminarea efectelor negative ale acestora asupra rezultatelor procesului de producţie. Activităţile care presupun realizarea controlului cantitativ, a evaluării şi urmăririi îndeplinirii programelor de producţie sunt coordonate de compartimentul ”Dispecerizarea producţiei" . În cazul firmelor care fac obiectul prezentului studiu de caz, din cauza particularităţilor structurii organizatorice şi a desfăşurării procesului de producţie, obiectivul de bază al activităţii de dispecerizare îl constituie urmărirea respectării termenelor de livrare internă a comenzilor, precum şi controlul desfăşurării activităţilor de execuţie a programelor de producţie în toate subunităţile componente (centrală şi reprezentanţe). În acest fel activitatea de dispecerizare a producţiei furnizează informaţiile necesare evaluării gradului de îndeplinire a programelor de producţie. În urma corelării acestor evaluări cu previziunea cererii pentru perioadele imediat următoare se oferă managementului operaţional al întreprinderii baza ajustării programelor, mergând până la reprogramarea exeuţiei lucrărilor. Controlul îndeplinirii programelor de producţie în întreprinderile specializate în construcţii montaj presupune proiectarea unui sistem informaţional care să genereze în prima etapă datele necesare controlului cantitativ, urmând ca în etapele următoare să se rezolve problema controlului calităţii şi a costurilor de execuţie a lucrărilor. Pentru realizarea controlului cantitativ al îndeplinirii programelor de producţie este necesară parcurgerea următoarelor etape: - înregistrarea realizărilor cantitative şi a consumurilor de materiale pe documente tipizate ; - compararea realizărilor cu sarcinile programate precum şi cu consumurile efectuate ; - evaluarea abaterilor faţă de programarea iniţială şi determinarea cauzelor care le-au generat ; - luarea deciziilor de corectare a abaterilor. Prelucrarea automată a datelor cuprinse în primele două etape este sintetizată în rapoarte specifice care stau la baza analizelor şi intervenţiilor personalului de specialitate în procesele de producţie. 3. CONTROLUL CANTITATIV, EVALUAREA ŞI URMĂRIREA REALIZĂRII PROGRAMELOR DE PRODUCŢIE CU AJUTORUL TEHNICII DE CALCUL. 3.1. Programarea şi lansarea producţiei. 3.1.1. Informaţia iniţială şi bazele de date necesare. Principalele compartimente implicate în colaborarea cu serviciul producţie la realizarea acestui program, prin furnizarea informaţiilor necesare elaborării documentelor de gestiune a materialelor sunt : - Serv. ofertare- contractare - Serv. contabilitate - Serv. decontare producţie

3.1.2. Întocmirea şi prelucrarea documentelor primare pentru evidenţa materialelor Aplicaţia are ca obiectiv prelucrarea automată a datelor privind evidenţa stocurilor de materiale ,obţinerea de informaţii exacte şi complete asupra situaţiei lucrărilor, precum şi furnizarea informaţiilor către celelalte aplicaţii din firmă, îndeosebi Contabilitatea Generală. În urma rulării programului, rapoartele întocmite sunt: - cataloage (de materiale, investiţii); - lista de verificare a consistenţei bazelor de date (intrări,ieşiri); - lista stocurilor în timp real (disponibil); - ofertele lucrărilor - consumurile pe fiecare lucrare şi cumulate pe reprezentanţe; - analiza bazei materiale (ABM); - necesarul de materiale actualizat permanent pe lucrări, reprezentanţe şi firmă. Pentru funcţionarea în bune condiţii a aplicaţiei sunt necesare următoarele codificări: a. Codificarea materialelor b. Codificarea gestiunilor c. Codificarea activităţilor Pentru a putea urmări consumurile în contabilitatea de gestiune se stabileşte următoarea codificare a activităţilor: 1. Activitatea de bază (contul de gestiune 921) - Producţie C+M 2. Activităţi auxiliare (contul de gestiune 922) - Producţie industrială d. Codificarea obiectivelor Pentru a urmări ofertele şi consumurile de materiale pe lucrări şi comenzi, se utilizează catalogul de obiective, pentru lucrări de C+M şi comenzi de producţie industrială, cu următoarea structură: d. Codificarea documentelor După tipul operaţiunii, documentele sunt împărţite în: documente de intrare (I) şi documente de ieşire (E). 3.2. Aplicaţia practică. Programul ELMA-BONURI este realizat în FoxPro for Windows 2.6 şi are ca şi obiectiv principal gestionarea mai exactă a resurselor materiale ale unei firme prin introducerea bonurilor de consum, precum şi a intrărilor cu ajutorul calculatorului. Interfaţa programului cuprinde următoarele opţiuni, cuprinse în organigrama din fig. 2. Prin program, la fiecare introducere a bonurilor de consum în baza de date se efectuează actualizarea stocurilor existente, a consumurilor înregistrate, precum şi calculul necesarului de materiale pentru fiecare lucrare, ţinând cont de oferta acesteia. Există şi opţiunea înlocuirii unui material din ofertă cu un altul, existent în cantitate suficientă în stoc, operaţie care nu afectează necesarul de material pe lucrarea respectivă, ci doar stocul materialului care a fost înlocuit. Totodată, prin opţiunile de vizualizare din program se poate face o urmărire reală detaliată a stocurilor şi a consumurilor în vederea încadrării în oferta contractată. Programul oferă şi posibilitatea reactualizării catalogului de materiale existent prin selectarea opţiunii "Introducere material" cuprinsă în meniu . Se generează, de asemenea, un fişier care va fi preluat în programele de contabilitate (COMPAS), aşa încât gestiunea materialelor să poată fi urmărită nu

numai din punct de vedere cantitativ, ci şi valoric. 4. EVALUAREA ŞI URMĂRIREA ÎNDEPLINIRII PROGRAMELOR DE PRODUCŢIE. În urma aplicării programului ELMA BONURI cu privire la lucrarea Branşamente-Instalaţii Bârleşti executată în filiala Cluj s-a obţinut o situaţie , pe care calculatorul o pune la dispoziţia dispecerului , cuprinzând analiza bazei materiale (ABM): Folosindu-se de posibilităţile de opţiune oferite de programul ELMABonuri, dispecerul poate vizualiza oferta lucrării , obţinând informaţii referitoare la tipul şi cantităţile necesare din materialul selectat. În cadrul gestiunii acestui material sunt evidenţiate atât consumurile , cât şi stocurile de disponibil existente în firmă în momentul analizei. Analiza bazei materiale referitoare la acest articol cuprinde cantităţile pe tipuri de materiale ce urmează a fi asigurate, rezultate în urma calculelor privind necesarul de resurse. În practică se pot întâlni următoarele situaţii: - dacă tipul de material necesar există în stoc, în cantităţile cerute, este posibilă emiterea bonului nr.2 ; - dacă cererea executantului dintr-o anumită categorie de material depăşeşte cantitatea existentă în stoc (sau nu există momentan), este posibilă utilizarea unui înlocuitor ales din disponibil, cu condiţia compatibilităţii şi a încadrării lui în limita necesarului. 5. CONCLUZII Utilizarea controlului cantitativ, evaluarea şi urmărirea îndeplinirii programelor de producţie în scopul eficientizării activităţilor respective implică elaborarea şi evaluarea aproape în toate situaţiile a mai multor variante de programe pentru a oferi managerilor posibilitatea rezolvării echilibrate a unor probleme contradictorii precum: - costurile şi riscurile utilizării unei balanţe de materiale excedentare faţă de cererea internă, în comparaţie cu situaţia deficitară (momentană) la anumite articole; - costurile şi riscurile legate de adaptarea volumului necesarului de aprovizionat în funcţie de variaţia cererii interne, în comparaţie cu situaţia rezultată din păstrarea stocurilor la nivel constant şi corespunzător cererilor din perioadele de vârf, indiferent de variaţia sezonieră a acesteia. Aceste variante puse la dispoziţia managementului operaţional servesc la optimizarea procesului decizional. Având în vedere multitudinea factorilor de influenţă din mediul exterior cât şi a celor perturbatori atât interni cât şi externi, pentru realizarea unei gestiuni eficace, indispensabile exercitării unui management în timp real se impune cu stringenţă utilizarea mijloacelor moderne puse la dispoziţie de tehnica de calcul. În cadrul societăţii SC ELM Electromontaj Cluj SA prin controlul, evaluarea şi urmărirea programelor de producţie pe calculator s-a urmărit şi realizat : - gestionarea judicioasă a resurselor materiale interne; - caracterul preventiv al controlului în sensul depistării şi apoi eliminării factorilor materiali care ar duce la costuri suplimentare; - realizarea unei reprezentări reale şi în fiecare moment a situaţiei bazei materiale pe lucrări, reprezentanţe cât şi pe întreaga firmă; - optimizarea conducerii operative a producţiei prin facilitarea accesului la informaţiile furnizate de activităţile de control, urmărire şi evaluare a îndeplinirii programelor de producţie. 6. BIBLIOGRAFIE - George Moldoveanu - "Managementul operaţional al producţiei", Ed. Economică, 1996 - Vasile Baltac - "Informatica programării producţiei întreprinderilor industriale", Ed. Academiei, 1989

- Mihai Naghi - "Conducerea operativă a producţiei", Lito UBB, 1993 - Ioan S. Pop - "Conducerea, organizarea şi planificarea unităţilor economice industriale", vol. I şi II, Lito UBB, 1998 - L.Chiorean - "FoxPro. Comenzi şi funcţii", Ed. Microinformatica, 1994 - Gabriel Dima - "FoxPro", Ed. Teora, 1995 - xxx - Elaborarea procedurilor operaţionale, a instrucţiunilor de lucru şi de control, ELM-PO-005 - xxx - Procedură de sistem privind controlul documentelor şi al datelor, ELM-PS02 - xxx - Proceduri operaţionale privind programarea, pregătirea şi lansarea producţiei, ELM-PO-012 - xxx - Iniţierea şi documentarea de acţiuni corective şi preventive, ELM-PS-11/6