M3 - Organización Y Administración De La Empresa

MÓDULO

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Área: NEGOCIOS Curso: FUNDAMENTOS DE CONTROL DE GESTIÓN Módulo: Sistema de Control de Gestión

Área: NEGOCIOS Curso: FUNDAMENTOS DE CONTROL DE GESTIÓN

1. Introducción...................................................................................................................................................... 1 2. Control de gestión ............................................................................................................................................ 2 2.1 Niveles del control de gestión ..................................................................................................................................... 3 a. Primer nivel ............................................................................................................................................................... 3 b. Segundo nivel ............................................................................................................................................................ 3 c. Tercer nivel ................................................................................................................................................................ 3 2.2 Control de gestión y sistema de control de gestión .................................................................................................... 4 2.3 Factores que influyen sobre el control de gestión ...................................................................................................... 5 2.4 Requisitos del control de gestión ................................................................................................................................ 5 2.5 Objetivos del control de gestión .................................................................................................................................. 6

3. Sistema de control de gestión .......................................................................................................................... 6 3.1 Principales áreas de control......................................................................................................................................... 7

4. Elementos que afectan el diseño de un sistema de control de gestión ........................................................... 7 4.1 Información ................................................................................................................................................................. 7 4.2 Estructura organizacional ............................................................................................................................................ 8 4.3 Procesos ....................................................................................................................................................................... 9

5. Cadena de Valor................................................................................................................................................ 9 6. Componentes del sistema de control de gestión ........................................................................................... 10 6.1 Diseño de un sistema de control de gestión.............................................................................................................. 10 6.2 Implantación, puesta en marcha y seguimiento de un sistema de control de gestión ............................................. 11

7. Cierre .............................................................................................................................................................. 12

Gestión deGestión Controlde deControl Sistemade Sistema

Índice

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Sistema de Control de Gestión

Control de gestión

Niveles del control de gestión Primer nivel Segundo nivel

Sistema de control de gestión Principales áreas de control

Elementos que afectan el diseño de un sistema de control de gestión

Información

Estructura organizacional

Tercer nivel Control de gestión y sistema de control de gestión

Procesos

Cadena de Valor

Componentes del sistema de control de gestión Diseño de un sistema de control de gestión

Implantación, puesta en marcha y seguimiento de un sistema de control de gestión

Factores que influyen sobre el control de gestión Requisitos del control de gestión Objetivos del control de gestión

Comprende el concepto de Control de Gestión, además de conocer el funcionamiento, las áreas, los componentes y las etapas para que un Sistema de Control de Gestión sea implementado de manera efectiva en las distintas organizaciones

Gestión deGestión Controlde deControl Sistemade Sistema

Mapa de Contenido

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Usted va manejando en una carretera en que la velocidad máxima es 120 km/h. Analicemos los 4 elementos de un sistema de control bajo esta situación:

Detector o sensor

Evaluador

Ejecutor

Red de comunicaciones

Corresponde al indicador que mide lo que ocurre en cada momento. Sus ojos miden la velocidad al cual usted se encuentra manejando, mirando el velocímetro del auto. Es el indicador que compara lo que ocurre con algunos estándares o expectativas. En este caso su cerebro compara la velocidad actual con la permitida. Corresponde a la alteración del comportamiento si es necesario. Su pie es el encargado de soltar o pisar el acelerador. Es el instrumento que transmite la información entre el detector y el evaluador y entre el evaluador y el ejecutor. El sistema de comunicación lo conforman sus nervios ya que son los que transmiten la información de los ojos al cerebro y del cerebro a sus pies.

Estos cuatro elementos son básicos de cualquier sistema de control, y si pensamos en el contexto de una organización, estos elementos también están presentes. Los detectores Los evaluadores

Son quienes informan lo que ocurre en la organización. Son los encargados de comparar dicha información con el estado deseado.

Los ejecutores

Son quienes están a cargo de tomar las acciones correctoras una vez percibidas diferencias significativas entre el estado actual y el deseado.

La red de comunicación

Corresponde a los sistemas de comunicación que informan a los directivos sobre lo que ocurre en la organización y su comparación con el estado deseado.

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1. Introducción

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  

El estándar no está predeterminado. El control de la gestión no es automático, requiere de coordinación entre individuos y en su mayor parte es autocontrol. La relación entre la percepción de la necesidad de actuar y la decisión sobre las medidas a tomar para obtener el resultado deseado puede no ser clara.

2. Control de gestión Iniciemos con algunas definiciones de los autores Robert y Vijay (2003), quienes sostienen que “El proceso de control de gestión es el proceso por el cual los directivos de todos los niveles se aseguran de que las personas a las que supervisan implantan sus estrategias formuladas. El control de gestión es el proceso por el cual los directivos influencian a otros miembros de la organización para que implanten las estrategias de la organización”. El control de gestión implica un conjunto de actividades, entre las cuales se incluye:     

Planificación de lo que la organización deber hacer. Coordinación de actividades de distintas partes de la organización. Comunicación y evaluación de la información. Decisión, si corresponde, de las acciones a tomar. Influencia en las personas para que cambien su comportamiento.

Además, el control de gestión es un instrumento que permite obtener información necesaria, fiable y oportuna para la toma de decisiones tanto estratégicas como operativas. Por otro lado, permite el aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos que tiene la organización para la consecución de sus objetivos.

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Sin embargo, existen algunas consideraciones significativas dentro de la organización que se deben mencionar:

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Crear y aplicar un sistema de control de gestión posee distintos niveles, los cuales siguen un orden.

a. Primer nivel Da respuesta a cómo la organización evoluciona día a día. Permite identificar cuáles son las ventajas competitivas y los riesgos. Valora el funcionamiento de los procesos administrativos de los distintos departamentos y la estructura organizacional. Permite conocer de manera inmediata los resultados obtenidos por la organización, además de poder compararlos con periodos anteriores.

b. Segundo nivel Establece un sistema de control presupuestario que responde a lo que sucederá a corto plazo. Anticipa el futuro (a corto y mediano plazo) coordinando los recursos de la organización. Permite analizar y corregir las desviaciones de los resultados obtenidos, redefiniendo los objetivos y responsabilidades. Elabora informes de manera mensual que permite comparar los resultados reales con los presupuestados.

c. Tercer nivel Consiste en un sistema integrado de gestión que da respuesta a la evolución de la organización a largo plazo. Permite anticipar los resultados de la estrategia, los riesgos, contingencias y amenazas. Ayuda a gestionar la empresa en función de responsabilidades y objetivos, si se requiere, permite modificar la estrategia de corto y largo plazo en función de los resultados obtenidos. Elabora el plan estratégico de la organización, el cual incluye los objetivos y planes por departamentos o unidades o áreas.

Primer nivel: Existe un mínimo control

Segundo nivel: Existe un control presupuestario y un sistema de previsiones

Tercer nivel: Existe un control de gestión integrado en toda la empresa

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2.1 Niveles del control de gestión

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2.2 Control de gestión y sistema de control de gestión El sistema de control de gestión es un proceso conformado por distintos elementos que implica a la organización en su totalidad, cuyo fin es entregar información para poder controlar la gestión de la organización en toda su extensión. El sistema de control de gestión debe poder permitir saber exactamente el cómo, cuándo y dónde se han utilizado los recursos de la organización (recursos económicos, productivos, técnicos, humanos, etc.), los cuales se ponen a disposición de los diferentes responsables y obtener así los resultados en función de los objetivos previstos.

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En resumen, el primer nivel de control permite gestionar de manera eficiente. Ese es el paso previo a la fijación de objetivos y elaboración de presupuesto, ya que para realizar estas acciones se necesita de información fiable y actual. A partir de la información obtenida en el primer nivel comienza el segundo nivel, se puede confeccionar el control presupuestario y asignar responsabilidades y objetivos a cada área en forma de presupuesto. Luego de haber concretado los dos niveles inferiores se llega al último nivel, el cual se anticipa al futuro de la organización por medio del establecimiento de un sistema de análisis y evaluación continua de las estrategias.

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Son aquellos factores que determinan el futuro, las exigencias y niveles de calidad de todos los componentes del sistema de control de gestión. Factores internos   

  

Estructura y sistema de organización. Estilo de dirección de los estrategas o propietarios. Manera de plasmar la estrategia y las prestaciones de los sistemas de información. Personal y sistema de retribución. Existencia de un controlador de gestión y su nivel de autonomía. Existencia de la necesidad de poseer control y un sistema de control de gestión.

Factores externos      

Mercados internacionales. Competencia. Posibilidad de ampliar los productos y mercados del sector. Nuevas exigencias de los clientes. Legislación del país o la región. Tecnologías para mejorar promoción.

2.4 Requisitos del control de gestión Son aquellas características que deben cumplirse para que todo sistema de control sea eficaz para alcanzar los objetivos:       

Permitir conocer que la empresa está siendo controlada y si se controla lo que es verdaderamente importante. Debe contener un sistema de control preventivo que permita prever la evolución los futuros acontecimientos. Debe servir para controlar el nivel de cumplimiento de los resultados obtenidos en base a los objetivos. Debe prestar la información necesaria a cada área para la toma decisiones y el control de objetivos. Debe medir la capacidad de los recursos para que estos sean eficaces. Debe conseguir la motivación de los individuos para lograr los objetivos. Debe servir para toda la empresa y ser utilizado por los responsables.

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2.3 Factores que influyen sobre el control de gestión

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        

Controlar la evolución de la empresa mediante datos económicos e indicadores. Atribuir responsabilidades para la definición de objetivos y para su cumplimiento. Desarrollar un sistema de control a corto plazo mediante el informe de control de gestión. Establecer un sistema de control a largo plazo mediante la planificación estratégica. Optimizar el funcionamiento del sistema de información. Medir el desempeño de cada responsable en el cumplimiento de objetivos. Desarrollar reportes o informes de control de gestión para medir aspectos claves de la organización. Evaluar el nivel de implementación de la planificación estratégica. Medir la eficacia de la gestión de la organización.

3. Sistema de control de gestión Es un sistema forma que permite la formulación de objetivos, monitoreo, evaluación y retroalimentación que entrega información a la alta dirección de una organización en cuanto a si la estrategia y la estructura de la empresa satisfacen el logro de los objetivos. Sus principales características son:

Flexible

Debe ser lo suficientemente “flexible” para permitir la respuesta a sucesos inesperados.

Exacto

Debe entregar “información exacta” que refleje la imagen real sobre el desempeño organizacional.

Oportuno

Debe entregar información en “forma oportuna” para que los gerentes tomen decisiones con información actualizada.

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2.5 Objetivos del control de gestión

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Área de producción

Esta área es la encargada del proceso de manufactura o fabricación y existe el control de producción, de calidad, de costos, de tiempos de producción, de inventarios, de operaciones productivas, de desperdicios, de mantenimiento y conservación, entre otros.

Área comercial

Esta área se encarga de comercializar los productos o servicios y existe el control de ventas, de propaganda, de costos, entre otros.

Área financiera

Esta área se encarga de todos los recursos financieros de la organización y existe el control presupuestario, de costos entre otros.

Área de recursos humanos

Esta área es la encargada de administrar al personal de la empresa y existe el control de asistencia y retrasos, de vacaciones, de salarios.

4. Elementos que afectan el diseño de un sistema de control de gestión 4.1 Información Las decisiones adoptadas en la gestión empresarial se generan de manera sistemática. Para ello se requiere una etapa previa de recogida de datos, y la transformación de éstos, para posteriormente elaborar y analizar la información obtenida, con el fin de proporcionar “conocimiento”. La información siempre se encuentra presente en todas y cada una de las etapas del proceso de control de gestión. Además, el sistema de control utiliza información proveniente desde el entorno (mercado y competencia) como desde interior de la empresa, con el propósito de generar información adicional para mejorar y apoyar el proceso de toma de decisiones en una organización.

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3.1 Principales áreas de control

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Información sistematizada

Se encuentra estructurada y organizada bajo normas o procedimientos, pero solo sirve para determinados análisis.

Conjunto de datos dispersos

Cada área genera estos datos, pero su uso es exclusivo de dicha área.

IMPORTANTE Un sistema de control utiliza y combina dos tipos de información: información contable e información operativa.

4.2 Estructura organizacional Luego de la formulación de la estrategia, los directivos o la gerencia se deben preocupar de la estructura organizacional, ya que la estrategia se implementa por medio de ésta. La estructura indica claramente los siguientes aspectos:    

Unidades a controlar. Ámbito de gestión, de cada una de las unidades. Objetivos que se deben perseguir. Criterios utilizados para evaluar la gestión.

Existen dos categorías de estructura organizacional, el tipo de estructura influye en el diseño del sistema de control de gestión. Estructura funcional

Estructura por unidad de negocio

Cada directivo es responsable de una función específica (contabilidad, recursos humanos, entre otros).

Cada directivo es responsable de la mayoría de las actividades de su unidad de negocio y esta funciona como semi-independiente de la empresa.

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Existen dos tipos de fuentes internas de información:

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“Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse un proceso.” (Normas de Calidad ISO 9000). En toda organización para que los resultados que se desean lograr obtener se alcancen de manera eficiente, es necesario aglomerar las actividades entre sí, considerando que dichas actividades deben realizar una transformación de las entradas en salidas y que en dicha transformación se debe aportar valor, al tiempo que se ejerce un control sobre el conjunto de actividades. El hecho de considerar la actividades aglomeradas entre sí constituyen los procesos, permitiendo a la organización centrar su atención sobre "áreas de resultados" (los procesos deben obtener resultados) que son relevantes de conocer y analizar para el control del conjunto de actividades y para conducir a la organización hacia la obtención de los resultados deseados.

5. Cadena de Valor Es el conjunto de funciones o actividades que desarrolla la organización y que agregan valor a los productos que fabrica o al servicio que presta. Este concepto también puede definirse como el conjunto de actividades vinculadas que crean valor, estas actividades abarcan desde la adquisición de las materias primas provenientes de los proveedores, hasta las actividades finales correspondiente a la entrega del producto al consumidor o cliente final. Esta herramienta permite ver hacia el interior de una organización para la detección de una ventaja competitiva en las actividades que se realizan.

IMPORTANTE La cadena de valor permite visualizar y destacar tres áreas sumamente útiles: vínculos con los proveedores, vínculos con los clientes y vínculos entre los procesos internos de la empresa.

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4.3 Procesos

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6.1 Diseño de un sistema de control de gestión El diseño efectivo de un sistema de control de gestión se desarrolla mediante dos etapas: Selección y adaptación de las diferentes herramientas o componentes del control de gestión 

Se deben seleccionar para cada empresa las diferentes herramientas o componentes del sistema de control de gestión. La empresa no debe adaptarse al sistema de control de gestión estándar sino que es al revés, así cada empresa debe diseñar e implantar su sistema de control de gestión. Cada sistema de control de gestión debe adaptarse a las circunstancias de cada empresa e ir evolucionando según ella evolucione.





Necesidades globales de planificación y control

 



El sistema de control de gestión debe enfocar a la empresa en forma global. La selección de las herramientas debe estar en función de la planificación estratégica y del entorno (interno y externo) de la empresa. El diseño del sistema debe contemplar tanto las necesidades de planificar y controlar, como prever la forma de adaptarse a los cambios que se produzcan.

El diseño de un sistema de control de gestión está influenciado por una serie de aspectos que se deben tener en cuenta, a continuación se enumeran los aspectos más importantes:      

La manera en que se ha planteado la planificación estratégica. Organización de la empresa. Aspectos claves de la actividad de la empresa. El mercado competitivo de la empresa. Estado de evolución de la empresa. Tipo de organización, recursos, cultura y estilo de dirección.

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6. Componentes del sistema de control de gestión

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El proceso de puesta en marcha y seguimiento de un Sistema de Control de Gestión se realiza como sigue: N°

ETAPAS

DESCRIPCIÓN

1

Análisis y evaluación de la situación actual

Es necesario, antes de ponerse a realizar modificaciones y cambios, analizar y evaluar qué es lo que funciona correctamente, qué se puede mejorar, qué se debe cambiar y qué es lo que falta.

2

Mejora de los componentes ya existentes

Dado que el tiempo es un recurso escaso, antes de hacer grandes cambios se debe valorar si mejorando el sistema actual se puede alcanzar el objetivo previsto.

3

Implantación de los nuevos componentes

Una vez analizada y entendida toda la gestión actual se pueden empezar a poner mejoras y nuevas aportaciones.

4

Seguimiento y control de las mejoras en los ya existentes y en los nuevos componentes

Evaluar en un período de tiempo que se ha conseguido y que falta por conseguir.

5

Conseguir un modelo equilibrado y útil para la empresa

Si no se ha realizado un cambio total del sistema de control de gestión hemos de conseguir un sistema barato de mantener, que proporcione la información suficiente y estable.

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6.2 Implantación, puesta en marcha y seguimiento de un sistema de control de gestión

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Finalizando el segundo módulo, habrás entendido la importancia del control de gestión en la empresa, su amplitud de funcionamiento, extendiendo sus funciones desde tareas con mínimo requerimiento de control, el control presupuestario y la gestión integrada a nivel organizacional. Es importante mencionar que un control de gestión sin un sistema por el que se apoye pierde eficiencia, ya que la información siempre debe ser entregada de manera oportuna y exacta cada vez que sea requerida para un proceso de toma decisiones, otorgando un manejo adecuado de los recursos organizacionales para la consecución de los objetivos y permitiendo a la vez una evaluación continua de las estrategias implementadas. Iniciamos este módulo con los cuatro elementos de un proceso de control (detector, evaluador, ejecutor y red de comunicaciones), dando paso al desarrollo del concepto de control de gestión y posteriormente al sistema de control de gestión. Entregando los cimientos necesarios, en cuanto a conocimientos, al profesional de control de gestión.

APORTE A TU FORMACIÓN Al saber y comprender la importancia del Control de Gestión dentro de las organizaciones y cómo se desarrolla un Sistema de Control de Gestión, el egresado tendrá los conocimientos para analizar, detectar y proponer mejoras sustanciales en la manera que se realiza gestión en las organizaciones en aquellas áreas que se visualizan como susceptibles de mejorar, además de comprender el rol importante que posee la información, la estructura organizacional y los procesos que se llevan a cabo al interior de la empresa desde la adquisición de materias primas hasta las operaciones finales donde se entrega el servicio o se vende el producto ya fabricado al cliente final.

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7. Cierre

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Obligatoria López, M. (2009) El control de gestión en las organizaciones. El Cid Editor. Pág. 13 - 30

Complementaria Muñiz, L.(2004). El diseño de un sistema de control de gestión. España: Ediciones Deusto - Planeta de AgostiniProfesional y Formación S.L. Pág. 52 – 57 La Cadena de Valor de Michael Porter: https://www.youtube.com/watch?v=fsYvfsy3ek8

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Bibliografía

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