Administración Del Efectivo Aporte.docx

ADMINISTRACIÓN DEL EFECTIVO

El efectivo es el recurso más importante que tiene toda empresa, por lo que su administración correcta es crucial para la adecuada y eficaz operatividad de esta. El efectivo es lo que le permite a la empresa invertir, comprar de activos, mercancías, materia prima, pago de nómina, pago de pasivos, etc. La empresa debe mantener una disponibilidad de efectivo suficiente para cubrir sus necesidades mínimas, además de disponer de la capacidad suficiente para tender eventuales necesidades adicionales de efectivo. La planeación y proyección adecuada del flujo de efectivo necesario para el correcto funcionamiento de la empresa, es una herramienta de gran importancia para maximizar la utilización de los recursos. Se debe tener especial cuidado en no tener exceso de efectivo, puesto que éste con el paso de tiempo pierde su poder adquisitivo, por tanto, cualquier exceso de efectivo debe ser invertido rápidamente para así evitar la erosión de su capacidad adquisitiva, y garantizar una rentabilidad adecuada de esos recursos. Esto requiere necesariamente de una proyección realista y precisa de las entradas y salidas de efectivo, puesto que en todo momento la empresa debe conocer con exactitud la cantidad de efectivo con que dispone o dispondrá en el corto plazo para así proyectar la inversión de cualquier exceso de efectivo resultante en un periodo determinado. El dinero disponible en caja, en las cuentas corrientes o de ahorro no genera rentabilidad alguna, por lo que en lo posible no debe existir dinero en estos medios, pues como ya se expuso, lo único que se consigue es que pierda su poder adquisitivo durante el tiempo que esté en ese estado considerando los bajos rendimientos que reconocen los bancos.

Parte del el exceso de efectivo, se debe ocupar en inversiones de corto plazo que permitan su rápida recuperación en caso de necesidad urgente del mismo, puesto que no es prudente exponer a la empresa a una eventual escasez de efectivo para solventar posibles contingencias, que de presentarse y no disponer del efectivo necesario, se debe recurrir a endeudamiento, lo que indudablemente representa un costo financiero que en muchas ocasiones es superior a la rentabilidad generada por las inversiones a corto plazo. Esto implica que debe existir un correcto equilibrio en el manejo del efectivo. No debe haber más de lo necesario, puesto que implica pérdida de poder adquisitivo y representa un importante costo de oportunidad. Tampoco puede haber menos del necesario puesto que en casos de urgencia se debe recurrir a recursos externos los que son de alto costo. De ahí la gran importancia de una efectiva proyección de los flujos de efectivo de la empresa que garanticen el conocimiento anticipado de la disponibilidades futuras de efectivo, para así mismo proyectar la salidas de efectivo tanto para inversión como para el cubrimiento de las necesidades operativas. Un efectivo bien administrado evita, por un lado de tener recursos ociosos, y por otro lado, exponer a la empresa a recurrir terceros con el costo que esto implica.

¿QUÉ ES EL PUNTO DE EQUILIBRIO?

El análisis de punto de equilibrio permite conocer cuánto hace falta vender para no perder dinero. El primer objetivo de toda empresa o proyecto de inversión es asegurar que los ingresos cubran todos los costos asociados a producirlos. Cuando esto sucede, se dice que la empresa opera en su punto de equilibrio. Por encima de este punto, se genera rentabilidad; por debajo, se opera a pérdida. En esa situación no se gana ni se pierde dinero.

Calcular este punto ayuda a anticipar si un negocio será rentable, y a realizar ajustes para optimizar su desempeño. En esencia, se trata de saber qué cantidad, en dinero o unidades, es necesario vender como mínimo para no perder dinero. Conocer ese dato no solo es vital para fijar precios, sino que es extremadamente importante para orientar y planificar los esfuerzos de marketing necesarios para lograr ventas. ¿Cómo calcularlo? El punto de equilibrio puede ser analizado en términos de unidades vendidas (producto o servicios prestados) o en montos de dinero. Las fórmulas para su cálculo son: 

Punto de equilibrio (unidades)= CF/(PVun-CVun), donde CF es el total de los costos fijos, PVun es el precio de venta unitario y CVun es el costo variable unitario.



Punto de equilibrio (montos de ventas) = CF/(1-(CVun/PVun))

Para estimar el punto de equilibrio es importante clasificar correctamente los costos, lo que puede requerir el asesoramiento de un contador o analista financiero. ¿Cómo se usa? A modo de ejemplo, supongamos el caso de undelivery de pizza que tiene costos fijos calculados en $15.000 mensuales. Cada pizza se vende a $30 pesos y el costo unitario variable asciende a $14. Esto ubicaría el punto de equilibrio en: 

Punto de equilibrio (unidades)= 15.000/(30-14) = 937,5 ≈938 pizzas



Punto de equilibrio (montos de ventas) = 15.000/(1-(14/30)=$28.125

Es decir, que la pizzería en cuestión no gana dinero hasta haber vendido 938 pizzas por mes, que equivale a una facturación de $28.125. Por debajo de esos valores, el dinero ingresado solo permite cubrir los costos del negocio.

Estos resultados pueden ser usados para fijar objetivos de ventas o efectuar un análisis enfocado en optimizar el rendimiento de cada venta individual o a la totalidad de la estructura. Por ejemplo, se podría pensar en formas aumentar el precio sin reducir las ventas o en reducir los costos variables unitarios al conseguir un proveedor diferente de harina o queso. Otro análisis podría enfocarse en intentar reducir los costos fijos del negocio. El análisis del punto de equilibrio es una herramienta poderosa de toma de decisiones y administración puede ser aplicada sin importar el tamaño o la especialidad de la pyme.

EL PRESUPUESTO DE FLUJO DE CAJA O PRESUPUESTO DE FLUJO DE EFECTIVO

Es

un tipo

de

presupuesto que

pertenece

a

un

presupuesto

mayor:

el presupuesto de tesorería. Este tipo de presupuesto tiene la finalidad de hacer una estimación del dinero que dispone la empresa en un periodo de tiempo concreto. Para que sirve el presupuesto de flujo de efectivo El presupuesto de efectivo tiene la ventaja de saber en todo momento el dinero que cuenta la empresa en un periodo de tiempo concreto. Se trata de una ocurrencia de entradas y salidas de efectivo en un periodo de tiempo. Este presupuesto sirve para establecer los pasos a seguir de las empresas en un periodo a corto plazo. El presupuesto de caja aporta datos sobre las cifras que indican el saldo final en la caja. De este modo podemos saber si la empresa tiene un excedente de efectivo que necesitará invertir, o por el contrario un déficit al que hacer frente. Como se hace un presupuesto de flujo de caja

La elaboración de este tipo de presupuesto es algo complejo, ya que las partidas que se deben contemplar son indicadores específicos y variables. Las partes que consta un presupuesto de efectivo son las siguientes: o

Flujo de entradas: se trata de los ingresos previstos de la empresa

o

Flujo de salidas: en este caso hablamos de los gastos previstos

o

Flujo de efectivo neto: es la diferencia entre los ingresos y las salidas

o

Efectivo final: en este caso se trata de la suma de efectivo inicial más el flujo de efectivo neto del periodo que comprende el presupuesto

o

Saldo de efectivo excedente: es la cantidad de efectivo que cuenta la empresa

Para realizar un presupuesto de caja recomendamos la utilización de un plantilla de presupuesto que nos ayude a completar la información. Descargando una plantilla ya elaborada nos aseguramos que estén incluidos todos los campos pertinentes. Antes de hacer un presupuesto de caja es posible que tengamos que crear primero el presupuesto de gastos o el de ventas, ya que son presupuestos de tesorería que se complementan. Con toda esta información contable se pueden tomar decisiones estratégicas para la empresa. Una empresa que espera excedentes de caja puede programar inversiones, si por el contrario la empresa espera déficit es interesante contar con mecanismos de financiación para hacer frente esta situación.

ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL EFECTIVO

Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la administración del efectivo son las siguientes:



Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin dañar la posición crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables.



Utilizar el inventario lo más rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una pérdida de ventas.



Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible, sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables

para

alcanzar

este

objetivo.

Las implicaciones globales de estas estrategias pueden ponerse de manifiesto observando los ciclos de caja y la rotación del efectivo. La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad. El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados. La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa. El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de

la

compañía

para

uso

personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes: 

Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.



Promover la contabilización adecuada de los datos.



Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.



Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE TENER DINERO EN EFECTIVO

Ventajas 

Protección en contra el robo de identidad. Al utilizar dinero efectivo para pagar nuestros gastos, disminuimos en gran medida el riesgo de que nos clonen nuestra tarjeta de crédito o de débito.



Menor propensión al gasto. Si tenemos un monto relativamente bajo de efectivo con nosotros, y desechamos la idea de utilizar la tarjeta de crédito, eso nos obligará a limitar nuestro gasto y es una vía excelente para adoptar hábitos para lograr una vida más frugal, es decir, una vida con gastos innecesarios llevados al mínimo. Esto no aplica si vamos de compras con cantidades grandes de efectivo.



Evita que caigamos en una espiral de deuda. Utilizado de manera inteligente, el efectivo nos lleva a gastar dinero que en realidad tenemos. Debemos recordar que al utilizar las tarjetas de crédito para pagar nuestras cosas, quizás estemos gastando dinero que en realidad no poseemos.

Desventajas 

El efectivo puede estar sujeto a robo o pérdida. Así como disminuye la probabilidad de que nos clonen las tarjetas, cuando cargamos efectivo éste puede ser robado o simplemente se nos puede perder.



Es más difícil el rastreo de los gastos. Al utilizar las diferentes tarjetas para efectuar nuestros pagos, estos se ven reflejados a fin de mes en nuestros estados de cuenta. El uso de efectivo hace este rastreo un poco mas difícil, y requiere un esfuerzo extra de parte de nosotros para poder saber con precisión en qué gastamos nuestro dinero.



Impide que crees un historial de crédito. Si todos tus gastos los realizas en efectivo, quizás no puedas crear un historial crediticio, bien sea con la utilización de las tarjetas de crédito, o de préstamos asociados a dichas tarjetas. Como saben no soy partidario del uso del crédito para comprar bienes de consumo, pero muy bien ese historial puede ser utilizado para obtener un crédito comercial para iniciar o expandir un emprendimiento.

Estas son sólo algunas ventajas y desventajas de utilizar efectivo. Mi consejo es que cada uno analice su perfil y sus preferencias para que utilicen el efectivo de la manera más apropiada. Una opción interesante es la utilización de la tarjeta de débito, eso fusiona lo mejor de los dos mundos, del efectivo y del dinero plástico. De hecho, creo que debemos fomentar y acostumbrarnos a la utilización de este tipo de dinero, ya que muchos gobiernos están considerando llegar a tener economías en la que el uso del efectivo sea muy bajo o cash free.

EFECTOS DE ATRASAR EL PAGO

En tiempos de crisis puede ser muy habitual estar tentado de no pagar alguna factura o simplemente no poder pagarla porque la situación aprieta y no lo permite. Es importante que recuerdes que normalmente los períodos para poder abonar un servicio después del impago son de entre 15 y 20 días naturales, según el servicio, y que en muchos casos se puede prorrogar sin consecuencias hasta 1 mes.

Es muy importante que conozcas los plazos con que cuenta para abonar una factura impagada y evitar dejar tener el servicio asociado que puede ser más o menos necesario. Por supuesto las facturas siempre llegan de forma puntual, y si no lo hacer, el cargo en el banco sí que llega puntual y sin falta. Si el problema lo tenemos nosotros los plazos y la puntualidad no son la tónica, si no debes dinero los tiempos de atención se dilatan hasta la desesperación en algunos casos.

CONCENTRACION DEL DINERO EN UN SOLO BANCO

Al tener el dinero en un solo banco se minimizan los gastos en comisiones y de gestión; además, por lo general, el usuario se beneficia de una mejor atención como cliente preferente, ya que tiene el capital concentrado en una sola entidad.

Si se decide conservar el dinero en un solo banco hay que tener en cuenta una serie de aspectos: 

Si se posee una entidad de confianza, conviene consultar y leer atentamente todos los productos que ofrezca.



Tener clara la idea de lo que se necesita, y no ir a tientas. No ceder a presiones de ofertas instantáneas, ni firmar "a la primera".



Siempre preguntar: rentabilidad, si se puede disponer del dinero y a qué coste, fiscalidad, y gastos.



Leer la letra pequeña.



Si se sospecha que ocultan información, hay que acudir inmediatamente a los organismos oficiales de consumo.

Exigencias mínimas ante el banco

Tanto si la decisión es mantener todo el ahorro en un solo banco como si se opta por diversificar el dinero hay que exigir: ·

Buenas prestaciones y rentabilidad competitiva: el producto debe ser muy

bueno por los intereses que produce, o exigir muy poco a cambio (bajo coste). Las cuentas que más interesan son aquéllas que devuelven el dinero por algún servicio domiciliado, y pagan intereses por la cantidad ingresada. ·

Servicios básicos gratis: ingresos y domiciliación de recibos no deben

inducir a gastos de gestión. La entidad, además, tiene que demostrar respeto por la Recomendación Europea sobre Medios de Pago, que limita la responsabilidad del usuario en caso de pérdida o robo.

INVERSION DEL EFECTIVO OCIOSO

El efectivo ocioso en las empresas es el recurso financiero que esta "parado" por decirlo de algún modo, y no te está generando un rendimiento. Por tanto, la inversión del efectivo ocioso consiste en "poner ese dinero a trabajar" Para lo cual, se pueden evaluar diversas opciones de acuerdo con lo que más convenga a la empresa. Se puede invertir en bonos, o certificados, etc. a fin de generar un rendimiento. El efectivo ocioso es aquel que surge de la diferencia entre el efectivo disponible en la empresa y el efectivo necesario para afrontar el negocio sin tener problemas de liquidez. La inversión de este consiste en darle una utilidad al mismo para obtener un rendimiento extra ya que el dinero quieto no sirve para nada.

FLOTANTE

Cando extendemos un cheque, pasa cierto tiempo antes de que los fondos se saquen de la cuenta de cheques. Este retardo se debe al tiempo que el cheque pasa en el correo, el tiempo que se necesita para procesar el cheque y el tiempo que el

banco tarda en restar su monto del saldo de la cuenta. Durante ese retardo la compañía se beneficia por un flotante. El flotante es la diferencia entre el saldo disponible en el banco y el saldo en libros de la compañía. Hay dos clases de flotante: Flotante de desembolso. Cuando extendemos un cheque, nuestro saldo en libros se reduce en el monto del cheque, pero nuestro saldo disponible o cobrado en el banco no se reduce sino hasta que el cheque por fin se aplica. Flotante de cobro. El flotante puede ser positivo o negativo. Si se recibe un cheque y se deposita en el banco. En tanto los fondos no se acrediten a la cuenta, el saldo en libros será más alto que el saldo real. Técnicas de manejo del flotante Las empresas utilizan varias técnicas para manejar el flotante: a) Transferencias electrónicas. Los pagos grandes se pueden efectuar con transferencias electrónicas en lugar de cheques de papel. Aunque es más costosa la transferencia.  Desembolso controlado. Esta técnica podría utilizar cuentas de desembolso en varios bancos además de la cuenta maestra en el banco principal de la compañía. Los bancos notifican a la compañía cuánto dinero se necesita, y la compañía envía entonces los fondos necesarios a los bancos electrónicamente. Por otro lado, el banco avisa a la compañía cuando hay fondos en exceso y se los envía electrónicamente. c) Procesamiento centralizado de cuentas por pagar. Al centralizar las cuentas por pagar, un gerente de efectivo sabe cuándo se deben pagar todas las facturas y puede asegurarse de que haya fondos disponibles y las facturas se paguen a tiempo. Un pago oportuno de las facturas crea buenas relaciones con los proveedores. Además, la compañía evita castigos por pago tardío y al mismo tiempo reduce sus saldos de efectivo.

d) Cajas de seguridad. Las cajas de seguridad son apartados postales a los que la compañía dirige los cheques que le llegan. Se contrata a un banco para que abra la caja de seguridad varias veces al día, procese los cheques y los cobre. Loa gerentes de efectivo enfrentan dos problemas: seleccionar la ubicación de las cajas de efectivo y asignar los clientes a cajas de efectivo específicas. Si sitúa estratégicamente cajas efectivo en todo el país y usa bancos eficientes, la compañía puede reducir su flotante.

SALDO MÍNIMO REQUERIDO

Publicado en diciembre 28, 2012 por Editor Publicado en Costos y presupuestos Es el saldo el cual les permite a las empresas poder cumplir con sus expectativas a corto plazo. Los presupuestos de estos conceptos de transacciones con efectivo que ya han sido preparados en este punto de proceso de la planificación constituyen la base para calcular los flujos planificados de salidas de efectivo. El método de los ingresos y desembolsos de efectivo exige la eliminación de las partidas que no entrañan efectivo (como la depreciación) en los correspondientes presupuestos de gastos que ya se han preparado. La experiencia y la política de la compañía en materia de descuentos sobre compras deben ser tomadas en cuenta en la estimación del lapso que transcurre entre la creación de las por pagar y el subsecuente pago de efectivo para la liquidación de estos pasivos. Deben también considerarse: – las acumulaciones de gastos o de pasivos o los pagos adelantados; los dividendos – los pagos del impuesto sobre la renta y al Seguro Social

La afluencia de fondos por concepto de préstamos, y el reembolso del principal con sus intereses, afectan tanto al flujo de efectivo como al impuesto sobre la renta.

Por lo tanto, existe una secuencia de cálculo que es única en cada situación y que usualmente debe ser observada al planificar los de salidas de efectivo. El efectivo se ha convertido en una mercancía cara, cuya tasa y disponibilidad fluctúan con una rapidez que el administrador financiero desconocía. Así pues, la actuación estratégica y la capacidad del empresario y los directores serán vitales para lograr una buena liquidez. La solución es: – En primer lugar, financiar el crecimiento normal de la empresa mediante el flujo de efectivo generado por la misma. – En segundo lugar, obtener financiamiento a través de moneda nacional o bien en moneda extranjera, de acuerdo con la generación de flujos del proyecto para el cual se desea el financiamiento. – En tercero, recurrir a aportaciones adicionales de capital. Es recomendable que al llevar a cabo la elaboración del presupuesto de efectivo y determinar un faltante no se acuda en forma instantánea al banco. Lo sano es: – Analizar cada una de las políticas de las diferentes partidas de capital de trabajo. – Determinar si es factible reducir el periodo de cobro y el periodo de existencia de materias primas. – Considerar la posibilidad de acortar el periodo de existencia de artículos terminados. – Ampliar el plazo de pago a proveedores con el objeto de resolver los faltantes a través de una reasignación de flujo de fondos. Desgraciadamente, en la cultura financiera de la mayoría de las empresas latinoamericanas, la primera acción que se toma ante un faltante siempre es proceder a la obtención de un préstamo, olvidando que en muchas ocasiones la solución existe dentro de la entidad misma.

Es necesario recordar que la liquidez de una empresa depende directamente de una buena o mala administración de su capital de trabajo. La meta siempre debe ser acortar el tiempo entre el uso y la recuperación del efectivo en cada una de las etapas del ciclo del capital de trabajo. Lo ideal es usar lo menos que se pueda de efectivo y recuperarlo lo más pronto posible.