نظم المعلومات

‫مقدمة‬ ‫مما لشك فيه أننا نمر حاليا بحقبة زمنية يطق عيها "عصر المعلومات" ‪ .‬حيث نمي حجم ودرجة‬ ‫تعقيد وتداخل المعلومات التي يحتاجها الفرد والمنظمة إلى حد سواء ‪ .‬وظاهرة المعلومات التي‬ ‫نرى معالمها وظواهرها هي نتاج التطورات بارزة في تاريخ البشرية ‪ .‬وتتسم ثورة المعلومات‬ ‫المعاصرة بما يلي ‪:‬‬ ‫•ظهور مبتكرات التقنية في معالجة المعلومات ‪.‬‬ ‫•النمو المترامي في عدد وحجم ودرجة تعقيد منظمات المجتمع المعاصرة ‪.‬‬ ‫•انتشار نظم المعلومات التي تبني على البشر واللت ‪.‬‬ ‫ومن هنا أصبحت نظم المعلومات وتكنولوجياتها تلعب دورا رئيسيا وحاكما لبقاء أي منظمة سواء‬ ‫كانت عامة أو خاصة ونجاحها في أداء أعمالها بفاعلية وكفاءة وجودة عالية ‪.‬‬ ‫وسوف نتعرض في البحث المقدم النقاط التالية‪:‬‬ ‫‪o‬معنى نظم المعلومات‬ ‫‪o‬أهداف نظم المعلومات‬ ‫‪o‬أنواع نظم المعلومات المبنية على الكمبيوتر‬ ‫‪o‬مفهوم قاعدة البيانات‬ ‫‪o‬خصائص ومزايا قواعد البيانات‬ ‫‪o‬نماذج بناء قواعد البيانات ‪.‬‬ ‫‪o‬مثال لنظام معلومات آلي لحدى المكتبات في مصر ‪.‬‬

‫معنى نظمأوالمعلومات‬ ‫يعرف نظام المعلومات بأنه " يتضمن عناصر الفراد والجراءات والطرق والتنظيم‬ ‫والبرامج والجهزة الضرورية للحصول على البيانات وتخزينها وتحليلها واسترجاعها‬ ‫لكي يمكن التوصل للمعومات منها "‬ ‫وقد يعرف نظام المعلومات أيضا بأنه " مجموعة من الستعدادات والدوات والفراد‬ ‫التي تتفاعل وتتداخل في تدفقات البيانات الرسمية وشبه الرسمية وغير الرسمية داخل أي‬ ‫تنظيم " فإذا سنت مجموعة من القوانين واللوائح والجراءات التي تتعلق بقنوات‬ ‫التصال ومدى صدور المعلومات والخصائص الخرى لتدفقات المعلومات يطلق على‬ ‫نظام المعلومات بأنه نظام رسمي وفيما عدا ذلك فقد يطلق عليه نظام غير رسمي أو شبه‬ ‫رسمي ‪ .‬من هذا المفهوم يتضح أنه يتواجد في كل تنظيم أو منظمة هذه الوجه الثلثة من‬ ‫النظم التي يكمل كل منها الخر ‪.‬‬ ‫وقبل أن نتطرق إلى النقاط الخرى نود أن نشير إلى تعريفات كل من نظم المعلومات‬ ‫الدارية و نظم المعلومات الوثائقية ‪.‬‬ ‫‪-1‬نظم المعلومات الدارية ‪:‬‬ ‫يعرف نظام المعلومات الدارية بأنه " يحصل على البيانات من مصادرها الصلية ثم يقوم‬ ‫بإرسالها في قنوات لتشغيلها وترتيبها وتلخيصها لتصل من قنوات عكسية إلى متخذي القرارات ‪،‬‬ ‫ويتم ذلك إما يدويا أو ميكنيا أو آليا ‪".‬ويوضح هذا التعريف بأن العملية الدارية من تخطيط‬ ‫وتنظيم ورقابة ومتابعة تتطلب تزويد الكوادر الدارية المختلفة بالمنظمة بالمعلومات الكافية‬ ‫والدقيقة والفورية المساعدة في عمليات اتخاذ القرارات وتنفيذها ‪.‬‬

‫‪-2‬نظم المعلومات الوثائقية ‪:‬‬ ‫يعرف نظام المعلومات الوثائقي بأنه " تجميع من الطرق والقنوات التي تسمح بوصف‬ ‫وتكشيف وتلخيص الوثائق مرة واحدة وتحويل البيانات المتوفرة بالطريقة التي تستخدم‬ ‫في تلبية الحاجات العديدة للمعومات "‬

‫ثانياالمعلومات ‪:‬‬ ‫أهداف نظم‬

‫يمكن استنباط الهداف التي تعمل على تحقيقها نظم المعلومات من خلل المعاني السابقة‬ ‫ومن هذه الهداف مايلي ‪:‬‬ ‫‪-1‬المساعدة في ربط الهداف العديدة التي تتواجد في المنظمة وتوجيهها جميعا‬ ‫نحو تحقيق الهداف العامة الشاملة ‪.‬‬ ‫‪ -2‬ربط النظم الفرعية العديدة معا في كيان متكامل يعمل على تنسيق تدفقات‬ ‫البيانات وتوفير المعلومات الصحيحة والملئمة لمن يطلبها ‪.‬‬ ‫‪-3‬تسهيل عمليات اتخاذ القرارات على كافة نوعياتها ومستوياتها عن طريق‬ ‫توفير المعلومات المنتقاه والملئمة في الشكل السليم والتوقيت الصحيح‬ ‫لمساعدة في تقرير مسار الداء والفعل ‪.‬‬ ‫‪-4‬توفير العناصر الملئمة من المعلومات لغراض المتابعة والرقابة وقياس‬ ‫الداء ويتضمن ذلك التالي ‪:‬‬ ‫‪‬تطابق معومات العمليات والممارسات الجارية مع‬ ‫معلومات الخطط والسياسات والمعايير المحددة من قبل ‪.‬‬ ‫‪‬قياس المعلومات التي توضح فاعلية وكفاءة كل نشاط‬ ‫رئيسي بمدى مساهمته في تحقيق الهداف العامة للمنظمة ‪.‬‬ ‫‪‬ربط بيانات مساهمات الفراد في مزاولة المهام‬ ‫والمسئوليات عن طريق تحقيق الهداف ‪.‬‬ ‫‪‬التعرف على معلومات عن النشطة الجارية من حيث‬ ‫معدلت التنفيذ الحالية والتوقعات المستقبلية ‪.‬‬ ‫‪‬تأمين حداثة ودقة المعلومات ‪.‬‬ ‫‪‬منع الزدواجية في البيانات والجراءات واستبعاد‬ ‫اللضروري منها ‪.‬‬ ‫‪-5‬تبسيط سبل وأساليب إعداد وإنتاج التقارير على كافة أنواعها وأشكالها مثل ‪:‬‬ ‫‪‬تقارير الداء‬ ‫‪‬التقارير المحاسبية والمالية‬ ‫‪‬تقارير إنجاز المشروعات‬ ‫‪‬تقارير الجودة القتصادية‬ ‫‪-6‬الرقابة على تداول أوعية البيانات المختلفة في المنظمة مثل النماذج‬ ‫والمستندات والسجلت ‪....‬الخ على أن يراعى في ذلك عدة معايير منها ‪:‬‬ ‫‪‬توحيد أشكال ونوعيات أوعية البيانات ‪.‬‬ ‫‪‬تقنين عناصر البيانات ‪.‬‬ ‫‪‬الحد من تكرار الوثائق وعناصر البيانات ‪.‬‬ ‫‪‬تحديد سبل تدفق البيانات ‪.‬‬ ‫‪‬تحديد مسئوليات حفظ البيانات وكيفية استرجاع المعلومات ‪.‬‬ ‫مما سبق يتضح أن الهدف الساسي لنظام المعلومات الذي قد يتواجد في أي منظمة هو‬ ‫مد كافة المستخدمين والمنتفعين منه بالمعلومات الضرورية التي يحتاجون إليها في‬

‫حياتهم لتنمية مداركهم ومعارفهم وصقل مزاولتهم العملية وإكسابهم توجيهات وخبرات‬ ‫تسهم في تحقيق الهداف التي يسعون إليها ‪.‬‬ ‫ومن المهم الن التعرف على الخصائص التي تتسم بها نظم المعلومات ومن أهم هذه الخصائص‬ ‫مايلي ‪-:‬‬ ‫‪ -1‬الوجهة النفعية من النظام والتي تتمثل في الهدف أو الهداف التي من أجلها أنشيء‬ ‫وصمم النظام ‪ ،‬فقد يصمم نظام المعلومات لخدمة البحث والتطوير بصفة عامة على‬ ‫المستوى الوطني مثل ‪ ،‬أو البحوث والتطوير في ميدان علمي محدد أو في إطار منظمة‬ ‫معينة ‪.‬‬ ‫‪ -2‬المشاركة في التطوير حيث أنه ل يمكن أن تنشأ نظم المعلومات بمعزل عن‬ ‫مستخدميها المنتفعين بخدماتها ‪ ،‬فتصمم وتطور النظم لخدمة حاجات المستخدمين من‬ ‫المعلومات لذلك يجب أن يشارك المستخدمين في تطويرها ‪.‬‬ ‫‪ -3‬التكامل ويعتبر خاصية أساسية أو جوهرية لي نظام معلومات ‪ ،‬فعن طريق التكامل‬ ‫يمكن ربط نظم معلومات التطبيقات الوظيفية معا لنتاج أو تخليق معلومات مشتركة‬ ‫يمكن تقبلها أو تفهمها بأسلوب أحسن وأجدى لمنظمة ‪.‬‬ ‫‪ -4‬مسارات البيانات المشتركة فمن المألوف توفر مجموعة أساسية من الوثائق الساسية‬ ‫في أي منظمة تشتمل على كم كبير من البيانات التي تؤثر على مهام وظيفية ‪ ،‬هذه‬ ‫البيانات التي تتواجد قرب مصادرها يجب أن تجمع وتسجل مرة واحدة وتتبع مسارات‬ ‫مشتركة ؛ حتى يمكن تجنب التكرار والحشو في التخزين والتوزيع من قبل النظم أو‬ ‫النشطة العديدة المتواجدة في المنظمة ‪.‬‬ ‫‪ -5‬النظم الفرعية حيث تتسم نظم المعلومات بأنها تشتمل على عدة نظم معلومات فرعية‬ ‫ولكنها تترابط وتتكامل معا في إطار نظام المعلومات ‪ ،‬أي انه في خطة تطوير نظام‬ ‫المعلومات يجب تحديد مكوناته من النظم الفرعية التي تخدم المجالت الوظيفية المعينة‬ ‫بالمنظمة أو تخدم نوعيات معينة من المستخدمين وفقا لهتماماتهم أو درجة التعمق في‬ ‫المعلومات المخرجة التي تلبي طلباتهم ‪.‬‬ ‫‪ -6‬نظم إدارة قواعد البيانات تتسم نظم المعلومات الحديثة بتواجد نظم إدارة قواعد‬ ‫البيانات ‪ (Data Base Management Systems (DBMS‬التي صارت طريقة‬ ‫شائعة ومألوفة لتداول كميات كبيرة من البيانات ‪ ،‬ويسمح نظام إدارة قواعد البيانات‬ ‫لمستخدمين عديدين من النتفاع بها في وقت واحد بحيث يكون كل منهم مستقل عن‬ ‫الخر ويصل إلى ملفها الرئيسي أو مستودعها المركزي بطريقة متزامنة ‪.‬‬ ‫‪ -7‬تطبيق نظم الكمبيوتر فمن الخصائص الساسية لنظم المعلومات الحديثة والمتطورة‬ ‫استخدام نظام الكمبيوتر التي تسهم في زيادة الفاعلية والكفاءة فيما يتصل بالسرعة في‬ ‫المعالجة والقدرة الستيعابية لكم كبير من البيانات ‪ ،‬فالحاجة لتوفير نظم كمبيوتر تسهم‬ ‫فيما يلي ‪-:‬‬ ‫‪‬توفير القدرة على أداء عمليات عديدة تساعد في الدراسات الخاصة مثل التحليل‬ ‫الحصائي ومعالجة البيانات وعرض مؤشراتها بيانيا‬ ‫‪‬إعداد تقارير خاصة مبنية على التساؤلت من قبل المستخدم‬ ‫‪‬تحليل البيانات المختزنة في قاعدة البيانات بأقل صعوبة وتأخير‬ ‫‪‬استخدام أساليب برمجة سهلة ومباشرة‬

‫ثالثاالمعلومات المبنية على الكمبيوتر‬ ‫أنواع نظم‬ ‫تنقسم نظم المعلومات المبنية على الكمبيوتر كما هو موضح بالشكل التالي إلى ‪-:‬‬

‫نظم المعومات المبنية‬ ‫على الكمبيوتر‬

‫نظم معالجة‬ ‫الفعال‬ ‫والتصرفات‬

‫المراجعة‬

‫نظم المساندة‬ ‫الدارية‬

‫الستثناء‬

‫التساؤل‬

‫‪ -1‬نظم معالجة الفعال والتصرفات ‪-:‬‬ ‫تصمم هذه النظم من القاعدة إلى القمة وتشتمل على الفعال والحركات التقليدية وتؤدي إلى‬ ‫المساعدة في تجميع وتخزين وتداول كميات كبيرة من البيانات والتقارير عن النشطة اليومية ‪،‬‬ ‫وتصنف هذه النظم إلى نوعين ‪-:‬‬ ‫‪ -1‬نظم معلومات المراجعة وتشتمل على تطبيقات فردية عن ‪:‬‬ ‫•الحسابات المدفوعة‬ ‫•المخزون‬ ‫•الطلبات‬ ‫•الجور والمرتبات‬ ‫•الفراد‬ ‫وتوفر وتنتج هذه النظم ذات الوجهة التطبيقية الوظيفية تقارير معيارية مفصلة عن‬ ‫النشطة اليومية أو السبوعية أو الشهرية ‪.‬‬ ‫‪ -2‬نظم معلومات الستثناءات وتشتمل على تطبيقات عن ‪:‬‬ ‫•الحسابات المستلمة‬ ‫•متغيرات الميزانية‬ ‫•إدارة المشروع‬ ‫•تخطيط القوى العاملة‬ ‫وتعالج هذه النظم تقارير النشاط المفصلة حيث تحدد أوضاع الستثناءات المختلفة ‪،‬‬ ‫والتصفح أو الستخدام لهذه التقارير يكون من خلل التقارير لمحاولة الوصول إلى‬ ‫اكتشاف الوحدات أو البنود التي فوق حدود المعدل أو أقل منه ‪.‬‬ ‫‪ -2‬نظم المساندة الدارية ‪-:‬‬ ‫تصمم هذه النظم من أعلى إلى أسفل ‪ ،‬وتعتبر هذه النظم ذات وجهة إدارية أكثر من نظم‬ ‫التطبيقات الدارية وتطلب تواجد لغات نظم إدارة قواعد البيانات تساؤل قوية وأجهزة‬ ‫كمبيوتر ذات قدرات عالية ‪ ،‬وتصنف هذه النظم إلى النوعين التاليين ‪-:‬‬ ‫‪ -1‬نظم معلومات التساؤل وتشتمل على‪:‬‬ ‫‪‬الطلبات العشوائية للحصول على المعلومات‬ ‫‪‬التقارير المتسمة بالمرونة‬

‫التحليل‬

‫‪‬إجابة استفسارات المستخدم‬ ‫وتحتاج هذه النظم إلى توفير " قاعدة بيانات " ذات قدرات تساؤل تتسم بالمرونة تساعد المديرين‬ ‫في تصميم وتغيير تقارير المراجعة والستثناءات الخاصة بهم ‪.‬‬ ‫‪ -2‬نظم المعلومات التحليلية وتشتمل على ‪:‬‬ ‫‪(Decision Support Systems (DSS‬‬ ‫‪‬نظم مساندة القرار‬ ‫‪‬الدوات التحليلية‬ ‫‪‬المحاكاة‬ ‫وتقدم قدرات كبيرة في تحليل البيانات عن طريق إعداد النماذج والمحاكاة والحصائيات ‪،‬‬ ‫وتشتمل على قواعد بيانات ملئمة لمساندة القرارات الدارية ‪ ،‬مثل إعداد قوائم الميزانيات‬ ‫‪ Spread Sheets‬والبحث في التقارير لعداد قوائم الميزانيات وحساباتها للجماليات‬ ‫والتنبؤات وإعداد رسومات فهم أو عرض النتائج ‪.‬‬

‫مفهوم رابع‬ ‫قاعدة البيانات‬ ‫قاعدة البيانات تعرف بأنها تشتمل على مجموعة من البيانات المختزنة والمنظمة بطريقة تفي‬ ‫بمتطلبات المستخدم لكل البيانات ‪.‬‬ ‫وبعبارة أخرى يمكن أن نطلق على قاعدة البيانات بأنها " مجموعات بيانات موحدة تستخدم‬ ‫بواسطة نظم عديدة للمعلومات ‪ .‬ويعتمد شكل وسعة ودرجة تكامل البيانات على الحتياجات‬ ‫النابعة من إدخال البيانات مضافا إليها اعتبارات التكلفة التي تضمنها وتشتمل على تكاليف‬ ‫الحصول على البيانات وحفظها وتداولها ‪ ،‬والبعاد الفنية المختلفة المتصلة بالوقت والسعة‬ ‫والعلقات والصحة والمن "‬ ‫والشكل التالي يوضح مفهوم تداول البيانات في قاعدة البيانات‬

‫المستخدمون‬ ‫و طلبات‬ ‫الحصول على‬ ‫المنتجون‬ ‫المعلومات‬

‫أخصائيو النظم‬

‫ملفات قاعدة‬ ‫البيانات‬

‫أي أن نفس الفراد المستفيدين من منتجات نظم المعلومات يعتبروا مسئولين أيضا عن إمداد‬ ‫قاعدة البيانات بالمدخلت ‪ ،‬وتمر الطلبات المختلفة الخاصة بالمعلومات النابعة منها إلى اخصائي‬ ‫النظم الذين يعدون برامج التطبيقات التي تتداول وتعالج البيانات عن طريقها ‪ ،‬أما المعلومات‬ ‫النابعة فترجع مرة أخرى إلى منتجها ‪.‬‬ ‫ومن ذلك يتضح أن نظام إدارة قاعدة البيانات يحتوي على ثلث مكونات رئيسية تتمثل في ‪-:‬‬ ‫‪‬قاعدة البيانات المتكاملة بملفها الرئيسي وملفات بياناتها المختلفة ‪.‬‬ ‫‪‬برامج التطبيقات المختلفة التي تخدم النظم الفرعية بالمنظمة ‪.‬‬ ‫‪‬المستفيدون المستهدفون بمستوياتهم وتخصصاتهم المتعددة والمتنوعة‪.‬‬ ‫ويعبر عن هذه المكونات في الشكل التالي ‪:‬‬

‫ملفات قاعدة‬ ‫البيانات‬

‫مستفيد (‪)1‬‬

‫برنامج (‪)1‬‬

‫مستفيد (‪)2‬‬

‫برنامج (‪)2‬‬

‫برنامج (‪)3‬‬

‫مستفيد (‪)3‬‬

‫المستفيدون‬

‫برامج التطبيقات‬

‫من الشكل السابق تتضح معالم قاعدة البيانات المتكاملة وهي تجميع من البيانات المختزنة على‬ ‫أقراص أو اسطوانات ممغنطة أو أي وسائل تخزين أخرى ‪ ،‬كما يتوفر لنظام إدارة قاعدة البيانات‬ ‫مجموعة من برامج التطبيقات التي يمكن أن تشغل لمعالجة البيانات المختزنة لتنفيذ عديد من‬ ‫العمليات مثل الضافة والحذف والتحديث والسترجاع والمن ‪.‬أما المكون الثالث فيختص‬ ‫بالمستخدمين المستهدفين الذين يتعاملون مع قاعدة البيانات من خلل النهايات الطرفية البعيدة ‪.‬‬ ‫وحيث أن قاعدة البيانات تتسم بالتكامل فإنه يمكن لكثر من مستخدم أن يتعامل معها بطريقة آلية‬ ‫ويكون مستقل عن الخر في نفس الوقت ‪.‬‬

‫خامس ومزايا قواعد البيانات‬ ‫خصائص‬ ‫يتوفر لقواعد البيانات العديد من الخصائص التي تميزها وتصفها وتفرق بينها وبين‬ ‫برامج التطبيقات المتفرقة وفيما يلي ملخص لهذه الخصائص ‪-:‬‬ ‫‪-1‬استقللية البيانات ‪Data independence‬‬ ‫تعتبر هذه الخاصية من الدوافع الرئيسية التي أدت إلى تطوير وتطبيق نظم إدارة‬ ‫قواعد البيانات في المنظمات المختلفة ‪ .‬حيث أن هذا المفهوم يكون جليا لمبرمجي‬ ‫التطبيقات الذين يعدون البرامج من وجهة نظر تتصف بالمخطط الفكري‬ ‫‪ Conceptual schema‬في تنظيم البيانات ‪ .‬وبذلك تحفظ البيانات في نطاق قاعدة‬ ‫البيانات بصفة مستقلة عن برامج التطبيق التي ل تتأثر بواسطة أي تغيرات في تنظيم‬ ‫البيانات ماديا ‪.‬‬ ‫‪-2‬مركزية البيانات ‪Data centralization‬‬ ‫توضح هذه الخاصية أن نموذج قاعدة البيانات يحفظ شكل واحد مقنن للبيانات بدل‬ ‫من أشكال عديدة ‪ .‬وقد طورت خاصية المركزية كامتداد نظم المعلومات حيث يحفظ‬ ‫كل تطبيق ملفاته الخاصة في إطار مركزي موحد ‪.‬‬ ‫وتعتبر الوظيفة الساسية لداري قاعدة البيانات ‪Database Abministrator‬‬ ‫‪ ((DBA‬تأمين سلمة وأمن البيانات ومتابعة مركزياتها الموحدة حد من التكرار‬ ‫والحشو الذي ل داعي له ‪.‬‬ ‫‪-3‬تقليل الحشو ‪Reduction of redundency‬‬

‫تختص هذه الخاصية بالحد من التكرار وتقليل الحشو والسهاب الذي كان سائدا من‬ ‫قبل في برامج التطبيقات المتواجدة في نظم معالجة البيانات ‪ ،‬وباستخدام هذه الصفة‬ ‫أمكن الوصول إلى ‪:‬‬ ‫‪‬تجنب عدم التوافق ‪Inconsistency‬‬ ‫‪‬الحد من حذف نسخ عديد من نفس البيانات‬ ‫‪‬حذف البيانات الزائدة عن الحاجة‬ ‫‪‬توفير مساحة التخزين بحذف الحشو والتكرار‬ ‫‪‬المشاركة في البيانات ‪ Data sharing‬بين‬ ‫أكثر من مستخدم‬ ‫‪-4‬تكامل البيانات ‪Data integrity‬‬ ‫تتميز نظم إدارة قواعد البيانات بخاصية التكاملية لوحدة بياناتها ‪ .‬حيث أن الفعل‬ ‫والتصرف ‪ Transaction‬تعتبر الوحدة النووية ‪ Atomic unit‬أصغر وحدة لتنفيذ‬ ‫تتابع مجموعة من العمليات تؤدي في شموليتها ‪ Entirety‬أو ل تنجز مطلقا ‪.‬‬ ‫‪-5‬خصوصية وأمن النظام ‪Data privacy and security‬‬ ‫في إطار قواعد البيانات يمكن التأكد من أن الوصول المعتمد هو الذي له الحق في‬ ‫استخدامها ‪ .‬فخصوصية وأمن البيانات تعتبر من البرامج الروتينية الهامة التي‬ ‫يضمها نظام إدارة قواعد البيانات وبذلك يجب أل تكون البيانات المختزنة في قاعدة‬ ‫البيانات عرضة للفقد أو السرقة أو الطلع غير المعتمد أو غير المرخص به ‪.‬‬ ‫‪ -6‬توفير البيانات ‪Data availability‬‬ ‫تقدم نظم إدارة قواعد البيانات مجموعة من القدرات العالية المتصلة بتوفر البيانات‬ ‫وإمكانية البحث فيها ‪ .‬ومن هذه القدرات ما يلي ‪:‬‬ ‫‪‬الوصول المتزامن ‪ Concurrent access‬لقاعدة البيانات عن طريق‬ ‫برامج مستخدمين متعددين ‪Multi-users‬‬ ‫‪‬مسارات الوصول المتعدد للبيانات ‪ Multiple access‬التي توفر برامج‬ ‫تطبيق تؤدي إلى توفير بيانات أكثر من طريقة وصول مفرد لقاعدة البيانات‬ ‫‪.‬‬ ‫‪‬أسلوب غلق البرنامج نهائيا ‪ Deadlock‬ويؤكد ذلك أن أسلوب المعالجة‬ ‫المستمرة يحاول معالجة برنامج تطبيق أو أكثر لغلق السجلت التي ل‬ ‫يشارك فيها البيانات المطلوبة ‪.‬‬ ‫‪‬تصفح قاعدة البيانات ‪ DB scan‬تسهل إمكانية التساؤل بدون الحاجة لكتابة‬ ‫برنامج تطبيق خاص بذلك ‪.‬‬ ‫‪‬لغة التساؤل ‪ Query language‬تساعد في إنتاج الجابة على التساؤلت‬ ‫وإخراج التقارير المطلوبة بدون الحاجة لتوفير خبرات مميزة متخصصة‬ ‫لداء ذلك ‪.‬‬ ‫وبذلك تسهم خاصية توفير قواعد البيانات بقدراتها المتنوعة في مساعدة الباحث على توجيه‬ ‫عدد من السئلة والتساؤلت ذات التنوع الواسع لما تحويه قاعدة البيانات من بيانات مختزنة‬ ‫فيها ‪ .‬وتكون هذه التساؤلت متدفقة ومصممة سلفا حتى يمكن التعامل معها بالبحث السريع ‪.‬‬ ‫وبذلك تعتمد إمكانية البحث في قاعدة البيانات على توفر معايير بحث مختلفة خاصة بالتنظيم‬ ‫الطبيعي للبيانات ‪.‬‬

‫خامسقواعد البيانات‬ ‫نماذج بناء‬ ‫سنعرض الن أربعة نماذج ‪ Models‬أساسية لبناء قواعد البيانات ‪ ،‬وهي ‪-:‬‬

‫‪.1‬نموذج قاعدة البيانات الهرمية‬ ‫‪.2‬نموذج قاعدة البيانات المبنية على العلقات‬ ‫‪.3‬نموذج قاعدة البيانات الشبكية‬ ‫‪.4‬نموذج قاعدة البيانات الموزعة‬ ‫وسوف نقوم بعرض كل نموذج باختصار على حدة فيما يلي‪:‬‬ ‫‪-1‬نموذج قاعدة البيانات الهرمية ‪Hierarchical datdbase model‬‬ ‫يمثل هذا النموذج السلوب أو الهيكل الهرمي أو التسلسلي للتعامل مع البيانات ‪ .‬كما يشار إيه‬ ‫بهيكل الشجرة المعكوسة ‪ Inverted tree structure‬ويعتبر أكثر النماذج تطبيقا وأسهلها‬ ‫فهما ‪ .‬ويطلق على كل عنصر في هذا الهيكل بالمحور ‪ . Node‬وفي هذا النموذج الهرمي‬ ‫يتم تحويل كل العلقات إلى علقة أب وابن ‪ Father-and-son‬أو علقة واحد لكثير ‪One-‬‬ ‫‪ ، to-many‬حيث ل يوجد عنصر واحد في هذا النموذج بل قد يكون له أكثر من منبع واحد‪.‬‬ ‫والشكل التالي يوضح هذا التركيب الهرمي ‪:‬‬

‫النموذج الهرمي لقاعدة البيانات‬

‫‪-2‬نموذج قاعدة البيانات المبنية على العلقات ‪Relational database model‬‬ ‫النظرة إلى هذا النموذج توضح أن قاعدة البيانات المبنية على العلقات تنظم على أساس‬ ‫ملف واحد أو مجموعة من الملفات التي يتم تحويل العلقات فيها إلى جداول ذات البعد‬ ‫الواحد ‪ One-dimensial-table‬تتواجد فيها العلقات والحالت بصورة معينة تكون‬ ‫مريحة لمن يستخدمها ويتعامل معها ‪ .‬ويوضح الشكل التالي التركيب المبني على العلقات‬ ‫في تنظيم وبناء قاعدة البيانات ‪:‬‬

‫النموذج المبني على العلقات‬

‫‪-3‬نموذج قاعدة البيانات الشبكية ‪Network database model‬‬ ‫ظهر هذا النموذج بناء على توصية مؤتمر لغات نظم البيانات ‪Data systems‬‬ ‫‪ languages‬الذي يعرف باصطلح (‪ (CODOSYL‬المنعقد في عام ‪ . 1978‬وقد شاع‬ ‫استخدام هذا النموذج في كثير من البرامج الجاهزة ‪ ،‬ويؤكد النموذج وصل السجلت ماديا‬ ‫خلل " مؤشرات ‪ " Pointers‬لكي يمكن التغلب على إمكانية الوصول المباشر خلل‬ ‫النموذج الهرمي ‪ .‬كما أن هذا النموذج يعتبر أكثر مرونة في تصميم نظم إدارة قاعدة‬ ‫البيانات عن طريق استخدام المخططات ‪ Schema‬التي توضح علقات البيانات بطريقة‬ ‫أفضل ‪ .‬ويتم التعبير عن البيانات في هذا النموذج بالعلقة التي توضح من كثير لكثير‬ ‫‪ ، Many-to-many‬والشكل التالي يوضح نموذج لقاعدة البيانات الشبكية ‪:‬‬

‫النموذج الشبكي‬

‫والنموذج الشبكي لقاعدة البيانات يشتمل على المكونات التالية التي قد يشترك في كثير منها‬ ‫النموذج المبني على العلقات أيضا ‪:‬‬ ‫‪ -1‬أداة التفسير التفاعلي ‪)Interactive Definition Facility )IDF‬‬ ‫وهي تسهل على تقديم سلسلة من العروض التي تظهر على الشاشة والتي يقود بعضها إلى أداء‬ ‫البعض الخر ‪ ،‬وتعتبر شاشات التفسير التفاعلي ‪ IDF‬سهلة الفهم والستخدام لجراء تصحيح‬ ‫الخطاء بطريقة مريحة ‪.‬‬ ‫‪ -2‬لغة تداول البيانات ‪)Data Manipulation Language )DML‬‬ ‫تستخدم عبارات لغة التداول التي قد تبنى على لغة البيزيك بواسطة المبرمج مع بعض برامج‬ ‫اللغة المستخدمة ‪ ،‬كما تسمح هذه اللغة في القيام ببعض وظائف الضبط والرقابة ‪.‬‬ ‫جـ ‪ -‬نظام ضبط قاعدة المعلومات ‪)Database control system )DBCS‬‬ ‫يشرف هذا البرنامج على كل النشطة المتصلة بنظام إدارة قاعدة البيانات ‪ ،‬كما يقوم بأداء عدة‬ ‫وظائف أخرى مثل‪:‬‬ ‫رقابة العمليات المتزامنة ‪ Concurrent‬باستخدام نفس قاعدة البيانات ‪.‬‬‫‪-‬حفظ سجلت الحالة ‪ Status registers‬في قاعدة البيانات ‪.‬‬

‫تداول عمليات التدقيق أو الختبار للوصول إلى الهدف أو الحل النهائي ‪.‬‬‫‪-8‬لغة تداول البيانات التفاعلية‬ ‫‪)Interavtive Data Manipulation Lanuage )IDML‬‬ ‫يقدم هذا المكون أداة تفاعلية تساعد في الوصول لقاعدة البيانات ‪ ،‬ويستخدم نفس العبارات‬ ‫والفعال الرئيسية التي تتوافر بواسطة لغة تداول البيانات ‪.‬‬ ‫‪-4‬نموذج قاعدة البيانات الموزعة ‪Distributed database model :‬‬ ‫في السنوات الحديثة أضحت قواعد البيانات الموزعة مجال هاما من مجالت معالجة‬ ‫المعلومات والتي يتوقع لها زيادة الهمية بمعدلت سريعة في المستقبل ‪ .‬ويستبعد هذا‬ ‫النموذج كثير من المعوقات التي تكمن في نماذج قواعد البيانات التي سبق توضيحها وبذلك‬ ‫يمكن لنموذج قاعدة البيانات الموزعة من أن يتواءم مع التنظيمات المركزية لكثير من‬ ‫المنظمات المعاصرة ‪ .‬وتعرف قاعدة البيانات الموزعة بأنها " قاعدة بيانات متكاملة تبنى‬ ‫على قمة شبكة كمبيوتر بدل من كمبيوتر واحد ‪ ،‬وتخزن البيانات التي تكون قاعدة البيانات‬ ‫في مواقع ‪ Sites‬مختلفة من الكمبيوتر ‪".‬‬

‫ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ‬ ‫مثال لنظام معلومات آلي لحدى المكتبات في مصر‬ ‫سنعرض الن مثال لنظام معلومات آلي لحدى المكتبات المصرية ‪ ،‬وكيفية مساعدة البرنامج‬ ‫للعاملين بالمكتبة ‪ ،‬ومدى الستفادة منه على الصالح العام للمكتبة ‪ ،‬وسنركز تحديدا على عملية‬ ‫العارة وكيفية مساعدة هذا النظام للعاملين بالمكتبة في هذا الشأن ‪.‬‬ ‫المكتبة في هذه الحالة هي مكتبة مبارك العامة والتي يبلغ عدد محطات العمل الخاصة بها‬ ‫(الفرع( يبلغ عددها تسعة محطات عمل على مستوى الجمهورية ‪ ،‬والنظام الذي سنناقشه هو‬ ‫النظام اللي يونيكورن وكيفية مساعدته لمناء المكتبة في عملية العارة ‪ ،‬وقبل أن نتطرق‬ ‫لوصف نظام اليونيكورن سوف نستعرض أهم المشكلت التي كانت تواجه أمناء المكتبة في‬ ‫الماضي في مجال العارة ‪،‬وفي أيجاز بسيط نذكر منها التالي ‪:‬‬ ‫‪.1‬عملية العارة كانت تتم بواسطة سجلت تسمى "سجلت العارة‬ ‫الخارجية" ومع كبر حجم المكتبة وكثرة الكتب وكذلك كثرة أعداد‬ ‫المستعيرين ‪ ،‬فأصبح من العناء على أمين المكتبة السيطرة على قوائم‬ ‫الوثائق المعارة ومعرفة ما إذا تجاوز المستعير المدة المحددة للعارة ‪.‬‬ ‫‪.2‬مع كبر حجم المكتبة وكثرة أعداد المستعيرين فقد كانت إجراءات العارة‬ ‫تأخذ الكثير من الوقت ‪ ،‬والسرعة مطلوبة خصوصا في المكتبات العامة‬ ‫لنها تواجه كم هائل من المطبوعات ‪.‬‬ ‫‪.3‬استخدام سجلت العارة كان يؤدي إلى تكرار في الجهد في كل مرة يتم‬ ‫فيها إجراء العارة ‪.‬‬

‫نظام اليونيكورن‬ ‫يتيح نظام اليونيكورن للعاملين بالمكتبات أداء جميع العمليات المرتبطة بإجراءات العارة‬ ‫بسرعة وسهولة ‪ ،‬ويعتبر النظام الفرعي للعارة من أفضل النظم للتعامل مع تلك الجراءات‬ ‫سواء كانت مرتبطة بالمواد ‪ ،‬مثل ‪:‬‬ ‫• إعارة المواد‬ ‫• رد المواد‬

‫• إدراج الحجوزات‬ ‫• تجديد المواد‬ ‫• المطالبات‬ ‫أو تلك المرتبطة بالمستفيدين أنفسهم ‪ ،‬مثل ‪:‬‬ ‫• عرض مستفيد‬ ‫• تسجيل مستفيد‬ ‫• تعديل مستفيد‬ ‫• نسخ مستفيد‬ ‫• تأكيد العنوان‬ ‫• تجديد الشتراك‬ ‫• إيقاف مستفيد‬ ‫• إرسال رسالة‬ ‫• حذف مستفيد‬ ‫• الغاء حرمان مستفيد‬ ‫كما يتميز النظام بقدرة غير مسبوقة لتعريف سياسات العارة سواء لمكتبة مفردة أو لنظام‬ ‫مكتبات متعددة ‪ ،‬و ذلك من خلل إمكانية تعريف عدد غير محدود من‪:‬‬ ‫• سمات المستفيدين‬ ‫• أنواع المواد‬ ‫• المواقع‬ ‫• مدة العارة‬ ‫• قواعد الغرامات ‪.‬‬ ‫بالضافة إلى ذلك يتضمن النظام العديد من المكانيات المرتبطة بالعمليات التالية ‪:‬‬ ‫• إدارة العارة بين المكتبات‬ ‫• الخدمات الخارجية‬ ‫• العارة ‪ ،‬والحجز‬ ‫• التجديد‬ ‫• الستعلم تليفونياً ‪.‬‬ ‫كما يتيح النظام الفرعي للعارة إمكانية التعامل مع الحالت الخاصة في عمليات ‪ :‬العارة‬ ‫أو الحجز ‪ ،‬التجديد حيث يوفر النظام للمستفيد وسائل سهلة الستخدام للتعامل مع المشكلت‬ ‫التي قد تواجه مستخدم النظام بشكل جيد ‪.‬‬ ‫وسوف نتحدث الن عن الجراءات التالية‪:‬‬ ‫‪‬إعارة الكتب‬ ‫‪‬رد الكتب‬ ‫‪‬تجديد الكتب المعارة (كلها(‬ ‫‪‬تجديد كتاب معين‬ ‫‪‬دفع غرامات التأخير‬ ‫‪-1‬صفحة البدء ‪:‬‬ ‫بعد تنشيط أيقونة البرنامج من على سطح المكتب تظهر صفحة البدء محتوية على العمليات‬ ‫التي تقوم بها المكتبة ‪ ،‬وسوف نختار أيقونة العارة كما هو موضح بالشكل ‪-:‬‬

‫شكل يوضح صفحة البدء في نظام اليونيكورن والسهم يشير إلى أيقونة العارة‬

‫‪-2‬تسجيل مستفيد‬ ‫حيث تتم في هذه العملية إضافة مستعير ‪ ،‬ويتضمن ذلك سمة المستفيد (أطفال – شباب – كبار(‬ ‫مع تحديد البار كود الخاص بالمستفيد والمطبوع على ظهر الكارنيه الخاص به ‪.‬‬

‫شكل يوضح شاشة حوارية لدخال بيانات مستفيد سبق وأن تم حفظ بياناته سابقا‬

‫شكل يوضح شاشة حوارية لتسجيل بيانات مستفيد جديد‬

‫‪-3‬إعارة مادة‬ ‫حيث تهتم هذه الخاصية ببيانات المادة المعارة ‪ ،‬وكذلك الباركود الموضوع عليها ‪ ،‬وتأتي هذه‬ ‫الخاصية في الترتيب بعد تسجيل المستخدم ‪.‬‬

‫شكل يوضح شاشة حوارية توضح عملية إعارة كتب إلى مستفيد‬

‫‪-4‬رد الكتب (إعادة الكتب)‬ ‫ومهمة هذه الخاصية هو تسجيل التاريخ الذي أعاد فيه المستفيد ما قام باستعارته ‪ ،‬والتأكيد على‬ ‫عملية إعادة الكتب‬

‫شاشة حوارية توضح عملية رد الكتب المستعارة‬

‫‪ -5‬تجديد الكتب‬ ‫وتختص هذه الخاصية بتجديد أو مد مدة العارة إلى مدة إضافية ‪ ،‬حيث تنتهي مدة العارة بعد‬ ‫أسبوعين من تاريخ العارة وتشمل هذه الخصية الكتب المعارة ككل ‪.‬‬

‫شاشة حوارية توضح تجديد لكل المواد المعارة لمستفيد ما‬

‫‪-6‬تجديد كتاب محدد‬ ‫وفي هذه الخاصية يتم تجديد أو مد مدة إعارة مادة معينة دون المواد الخرى لمدة‬ ‫أسبوعين إضافيين ‪.‬‬

‫شكل يوضح شاشة حوارية لتجديد مادة معارة محددة دون عن الكل‬

‫‪-7‬دفع غرامات التأخير‬ ‫وتهتم هذه الخاصية بالمستفيدين الذين قد تجاوزا مدة العارة دون إذن مسبق بالتجديد (العملية‬ ‫السابق ذكرها( وتحديد غرامة تأخير لكل مادة ‪ ،‬وإذا تجاوز المستفيد في التأخير يتم استدعاءه‬ ‫عن طريق بياناته المسجلة مسبقا على صفة مستفيد جديد ‪.‬‬

‫شكل يوضح شاشة حوارية لمستفيد متأخر وغرامات التأخير المطبقة عليه‬

‫مميزات نظام اليونيكورن‬ ‫‪ -1‬الجمع بين إمكانيات نظم إدارة قواعد البيانات العلئقية ‪ PDBMS‬ونظم استرجاع‬ ‫النصوص ‪ ، Retrieval Systems‬حيث يجمع النظام مزاياهم معا لتحقيق كفاءة‬ ‫الداء ‪.‬‬ ‫‪ -2‬إمكانية إدارة النظام لمكتبات أو مكتبة متعددة الفروع بحالت متنوعة من استقللية‬ ‫قاعدة البيانات وتعريف السياسات وذلك وفقاً لحتياجات المكتبة‪ ،‬مع عدم ضرورة‬ ‫اتفاق هذه المكتبات في النوع‪ ،‬والنظم الفرعية المستخدمة ‪.‬‬ ‫‪ -3‬الدعم الكامل لشبكة النترنت في مراحل عمل المكتبة المختلفة من القتناء‪ ،‬والمعالجة‬ ‫الفنية‪ ،‬والتاحة ‪.‬‬ ‫‪ -4‬عالي القدرة على التخصيص ‪ Highly User Configuration‬ومراعاة واستيعاب‬ ‫الحتياجات المحلية الخاصة بكل مكتبة ‪ ،‬وهو يحقق هذا التخصيص‬ ‫‪ Customization‬من خلل أساليب متعددة منها تعريف السياسات والشكال ‪،‬‬ ‫وتعريف وتهيئة النظام ‪.‬‬ ‫‪ -5‬متعدد اللغات؛ حيث يدعم يونيكورن بالضافة إلى العربية والنجليزية عدد من اللغات‬ ‫الخرى مثل اللغة الفرنسية والسبانية والصينية ‪.‬‬ ‫‪ -6‬أداة التحرير الكلي ‪ Global Editor Tool‬التي تسمح بتعديل قيم معينة في حقول‬ ‫مجموعة من التسجيلت المختارة أوكل التسجيلت بشكل شامل في دفعة واحدة ‪.‬‬ ‫تطبيقات اليونيكورن في مصر‬ ‫بالضافة إلى مكتبة مبارك العامة والتي تناولنا تحليل هذا النظام بها وأخذنها كمثال ‪ ،‬فقد‬ ‫بدأت مكتبة المعادي العامة بتطبيق هذا النظام بها وأيضا مكتبات التنمية الفكرية ‪.‬‬ ‫تطبيقات اليونيكورن في العالم العربي‬ ‫‪‬مكتبة وزارة القتصاد والتخطيط السعودية‬ ‫‪‬مكتبة الملك عبد العزيز بالمدينة المنورة‬ ‫‪‬مكتبة الكويت الوطنية‬

‫تقيمي لنظام اليونيكورن‬ ‫أود أن أشير إلى المشكلت التي كانت تواجه المكتبات في عملية العارة قديما ومدى‬ ‫وجودها بعد تطبيق نظام اليونيكورن فوجدنا التالي ‪:‬‬ ‫‪ -1‬أن النظام قد قام بميكنة سجلت العارة وإجراءاتها فقد أصبح بمقدور أمين‬ ‫المكتبة السيطرة على قوائم الوثائق المعارة ومعرفة من الذي استعارها وكم‬ ‫المدة المحددة لعارتها دون عناء ‪.‬‬ ‫‪ -2‬تحقيق مبدأ السرعة التي تحتاج إليه المكتبات العامة ‪.‬‬ ‫‪ -3‬ملئمة النظام للحجم المتزايد للنشاط الذي يتم في المكتبة ‪.‬‬ ‫‪ -4‬قضى نظام اليونيكورن على عملية تكرار الجهد ‪.‬‬ ‫وبعد البحث والدراسة وبسؤال العاملين بالمكتبة حصلنا على النتائج التالية بعد تطبيق نظام‬ ‫اليونيكورن ‪:‬‬ ‫‪‬يبلغ عدد العارة السنوية في مكتبة مبارك العامة ‪850‬ألف عملية‬ ‫إعارة من خلل اثنين إلى ثلث محطات عمل (أفرع( ‪.‬‬ ‫‪‬تم إجراء عمليات الجرد بالكامل لمقتنيات المكتبة (حوالي ‪ 180‬ألف‬ ‫مجلد( في خلل ثلثة أيام ولم يتم إغلق المكتبة أو إيقاف عمليات‬ ‫العارة‪.‬‬

‫قائمة المراجع‬

‫•نظم المعلومات في المنظمات المعاصرة ‪ ،‬د‪ /‬محمد محمد‬ ‫الهادي ‪ .‬دار الشروق ‪1989 ،‬‬ ‫•تكنولوجيا التصالت وشبكات المعلومات ‪ ،‬د‪ /‬محمد محمد‬ ‫الهادي ‪ .‬المكتبة الكاديمية ‪2001 ،‬‬

‫مواقع النترنت‬ ‫•‪www.arablib.com‬‬