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“Propuesta de Elaboración de Manual de Normas y Procedimientos del Procesos de Fiscalización del Sistema Eléctrico Nacional” Luis Rosales Caracas, Venezuela Septiembre 2018

Estando en la cima, primordialmente del rendimiento económico, es cuando más debemos recordar que mejorando nuestro personal e implementando nuevas estrategias, revisando, actualizando e innovando en nuestros procesos, productos y servicios es que logramos perdurar rentables en el tiempo…

Estrategias • Satisfacción de las comunidades, instituciones y empresas en el ámbito nacional. Idealización. • Mayor eficiencia y rentabilidad (mejor control, flexibilidad organización, rápida adecuación a los cambios, etc.). • Modelo Replicable.

Objetivo General del Proyecto • Documentar los procesos organizacionales de la Fiscalización del Sistema Eléctrico Nacional, con el fin de contribuir al desarrollo del modelo de gestión basado en procesos cuyos elementos son el manual de procesos, normas y procedimientos, aplicación de un modelo de competencias, todos esto centrados en el servicio al cliente y una cadena de suministro eficiente.

Objetivos Específicos 1. Rediseñar y documentar los procesos de gestión de Fiscalización del Sistema Eléctrico Nacional 2. Evaluar y definir una Estructura Organizacional en función de los procesos ya rediseñados, y las Políticas del Ministerio del Poder Popular para la Energía Eléctrica en el área de la Fiscalización.

3. Diseñar la estrategia comunicacional a través de talleres, foros y otros medios.

Objetivos Específicos 6. Adiestrar al personal en: •

El nuevo proceso del ámbito de su competencia.

•

En el manejo de las políticas y normas de la Gestión de Fiscalización.

•

En Calidad de Servicio.

Alcance 1. Los procesos organizacionales incluidos en esta propuesta son los que soportan a las funciones previa y post de Fiscalización del Ministerio del Poder Popular para la Energía Eléctrica. 2. Se entregan los manuales en formato Word, ppt, visio, los cuales pueden ser colocados en una Intranet. 3. La capacitación propuesta contempla tres talleres de procesos, realizados una vez culminados los manuales.

Alcance 4. No es responsabilidad o alcance de la propuesta el diseño organizacional (organigrama), descripción de cargos, modelo de competencias. Sin embargo, se recomienda trabajar en conjunto con las personas responsables de RRHH para ser consistente al modelo de gestión objetivo.

Contexto 1. Diseño y ejecución de estrategias del proyecto. 2. Recopilación de Información y definición de objetivos. 3. Diseño y elaboración procedimientos.

de

normas

4. Documentación/transcripción del Manual. 5. Implantación normas y procedimientos. 6. Seguimiento y control de la implantación.

y

Diseño y ejecución de estrategias del proyecto

ACTIVIDADES 1

2

Instruir a todos los niveles de la dirección para indicar, donde debe invertir sus mejores esfuerzos y al exponer la necesidad imperiosa de cambiar con el fin de ofrecer al cliente una verdadera experiencia que vaya más allá de sus expectativas. Obtenerse de los niveles superiores de la dirección la autorización que produce el apoyo con que deben contar los consultores para desarrollar el manual.

4

Crear un comité de dirección destinado a apoyar las actividades del proyecto con personal adscrito a la dirección. Seleccionar el personal especialista en fiscalización, organización, reclutamiento y selección y sistemas del personal que conformará el equipo que apoyará el proyecto.

5

Identificar y/o validar las ventajas competitivas actuales y definir una estrategia corporativa para alcanzar la posición deseada.

6

Comprender los distintos niveles de procesos y procedimientos de gestión ideales.

3

Nota: El tiempo estimado es de 2 meses a 5 horas por semana.

Diseño y ejecución de estrategias del proyecto

ACTIVIDADES 7

Fijar el alcance del proyecto.

8

Planificar, coordinar y supervisar el proyecto en sus actividades a fin de influir en el cumplimiento de los objetivos y apoyar sus iniciativas a todo nivel.

9

Apoyar en el análisis de la información recolectada para diseñar los procedimientos, estructura organizacional.

10

Realizar el seguimiento y control del Proyecto.

Recopilación de Información y definición de objetivos. ACTIVIDADES 1

Obtener las principales fuentes de información en las instancias de la organización, tales como: información relevante, los archivos y centros de documentación, que concentren la información requerida.

2

Levantar y analizar fuentes de procesos ideales para la creación del Centro de Servicios al Cliente de la empresa.

3

Identificar y analizar las expectativas del cliente en cuanto al Centro de Servicios al Cliente.

4

Elaborar fijar los objetivos (¿qué queremos conseguir?) que debe tener el proceso de creación del centro y la empresa.

5

Levantar y analizar fuentes de la organización para la creación de la estructura organizacional de la empresa.

6

Analizar las causas de la distancia entre los resultados y los fines.

Recopilación de Información y definición de objetivos. ACTIVIDADES 7

8

9

Organizar, clasificar y seleccionar la información recopilada, de forma tal que los posteriores pasos encuentren dicha observación adecuadamente presentada y concentrada. La información que ha sido recopilada, clasificada y registrada, deberá someterse a un análisis para detectar, entre otros aspectos, posibles lagunas y contradicciones en la misma. Clasificar y registrar los formatos en forma ágil y clara, es recomendable ordenar en carpetas en calidad de documentos fuente.

Especificar la información básica que se requiere en cuanto a: los órganos que integran dicha área el nivel jerárquico que ocupan en la estructura orgánica, las 10 relaciones que guardan entre ellos, la naturaleza de estas relaciones, y en su caso los puestos y el número de plazas que los integran.

Diseño y elaboración de normas y procedimientos. ACTIVIDADES 1

Crear de grupos de trabajo dirigidos por miembros de la empresa con un gran conocimiento los procesos.

2

Levantar y analizar fuentes de procesos ideales para la elaboración del manual.

3

Analizar las causas de la distancia entre los resultados y los fines.

4

Diseñar los procedimientos ideales partiendo de las necesidades de la direccón (Diagrama de flujo, procedimientos y normas, formatos).

5

Efectuar pruebas pilotos.

6

Prever todas las alternativas posibles y estudiarlas teniendo en cuenta los factores costo, riesgo, tiempo de implantación, viabilidad, etc.

7

Verificar las infraestructuras necesarias: equipos informáticos, espacio, maquinaria, sistemas, etc.

Documentación/transcripción del Manual. ACTIVIDADES 8

9

Apoyar en la identificación posibles debilidades en los procedimientos, estructura organizativa y Sistemas según sea el caso, efectuar correcciones según criterios de los especialistas en proceso. Editar los manuales contentivo de: portada del Manual, encabezado del documento, textos, hoja de formalización, marco normativo control de cambios, objetivo, alcance, políticas y normas, flujos o organigramas descripción del procedimientos mecanismos de control, formatos, glosario, lista de distribución, anexo(s).

Implantación normas y procedimientos. ACTIVIDADES 1

2

Gestionar el cambio del proceso actual al ideal y comprobar el cambio de paradigmas. Es aconsejable correcciones según criterios de los especialistas en proceso. Prever planes de contingencia.

3

Medir los resultados para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y analizar las causas de posibles desviaciones.

4

Elaborar cronograma de entrenamiento y capacitar al personal adscrito a la empresa a nivel organizacional.

5

Efectuar reuniones de sensibilización, a través de las cuales se comunica al personal los objetivos que se pretenden alcanzar y los beneficios que se pueden obtener, ya que es uno de los medios más efectivos que permite crear un clima de confianza y colaboración para el cambio.

Implantación normas y procedimientos. ACTIVIDADES 6

7

Informar por medio de boletines, tableros de comunicación y folletos informativos el día cero, lo cual es importante sobre todo cuando el cambio afecta toda la organización. Implantar y puesta en servicio los procedimientos ideales.

Seguimiento y control de la implantación. ACTIVIDADES 1

Evaluar los riesgos.

2

Realizar seguimiento y control.

3

Definir las actividades de control tendientes a neutralizarlos.

4

Realizar las comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de acuerdo con las circunstancias.

5

Efectuar las correcciones pertinentes según actividades definidas. Informar por medio de boletines, tableros de comunicación y folletos informativos las correcciones efectuadas.

Tiempo de Ejecución CONTEXTO 1

Diseño y ejecución de estrategias del proyecto.

2

Recopilación deI información y definición de objetivos.

3

Diseño y elaboración de normas y procedimientos.

4

Documentación/transcripción del Manual.

5

Implantación normas y Procedimientos

6

Seguimiento y control de la implantación

Nota: El tiempo estimado es de 2 meses a 5 horas por semana.

MESES 1

2

RESPONSABLE EJECUTOR

1 Especialista en Desarrollo Organizacional y/o Procesos

Metodología Para el logro de los objetivos en el plazo establecido y sin que se afecte el diario quehacer del personal, se prevé aplicar: •

Dinámica de Grupo.

•

Entrevistas.

•

Talleres de trabajo.