It-richtlinie Für Den Mittelstand

Manfred W. Petz - Innovations-Management – Vordere Karlstraße 12, 73033 Göppingen

Thema: IT-Investitionen in Bezug auf Rechnungswesen, Controlling, etc. Was sind die Trends? Was ist sinnvoll? Wieviel Software braucht ein Mittelständler? ITStrategie intern? Der Mittelstand muß seine Investitionen im IT-Bereich heute sehr gut überlegen, da er bei einem nicht durchdachten Architekturmodell mit erheblichen Folgekosten, sowohl bei Hardware, wie auch bei Softwarelizenzen rechnen muß. Eine wichtige Komponente sind auch die internen Personalkosten, welche einen erheblichen Teil der laufenden IT-Budgets benötigen. Die größte Gefahr besteht nach wie vor noch darin, im Bereich der IT-Experten, Abhängigkeiten zu schaffen, die auf einzelne Wissensträger fokussiert sind und beim Ausfall derselben zu dramatischen Einbrüchen und Qualitätsverlusten in der Verfügbarkeit der IT hervorrufen können. Dies gilt im besonderen bei einer Entscheidung die Office-Architektur mit Open-Source zu betreiben, was gut funktionieren kann, wenn man im eigenen Haus genügend Know how vorhält, welches duplizierbar und transparent dokumentiert ist. Deshalb gilt bei allen IT-Entscheidungen, vor allem im Mittelstand, die Transparenz der Prozesse, dem sämtliche Entscheidungen folgen müssen. Welche IT-Strategie in Bezug auf die Systemarchitektur umgesetzt wird, hängt von der Unternehmensstruktur ab und von den vorhanden Komponenten. Grundsätzlich sollten dabei die zukunftsweisenden Verfahren der Internettechnologie im Vordergrund stehen. Dazu gibt es entsprechende Architekturmodelle (s. Anlage), die sich zunächst an den Office-Kommunikationssystemen ausrichten, da diese für den Anwender die Arbeitsweise an seinem Arbeitsplatz am stärksten beeinflussen. Somit ist die wichtigste Entscheidung die Festlegung auf die Groupware-Plattform Lotus Notes, Microsoft, Open Source oder evtl. auch Aussenseitersysteme wie Groupwise (wobei sich Novell durch den Kauf von Suse eindeutig in Richtung Open Source bewegt) bzw. Oracle. Grundsätzlich sollte man sich hier für Standards entscheiden. Aus Kostengründen bietet sich durchaus Open Source an, was jedoch einen höheren Organisationaufwand im Verhältnis zu den eingesparten Lizenzen erfordert und wie bereits erwähnt Experten-Know-how im eigenen Hause voraussetzt. Das Hauptkommunikationsmedium für die allgemeinen Office-Tätigkeiten wird künftig immer stärker der Browser sein. Allerdings muss man für spezielle Arbeitsweisen, wie z.B. sach- und fachbezogene Tätigkeiten im Bereich Controlling, Finanzwesen und Buchhaltung nach wie vor auf spezielle Anwendungsoberflächen achten, da hier der Browser eher Einschränkungen mit sich bringt. Deshalb ist bei der Auswahl eines ERP (Enterprise Ressource Planning)-Systemes nicht unbedingt eine Browsergestütze Oberfläche für den Hauptanwender entscheidungsrelevant, sondern hier muss die Ergonomie im Vordergrund stehen. Trotzdem sollte ein gesicherter Zugriff von außen auf Daten möglich sein, jedoch nur für informative Anforderungen. Wichtig ist die Integration der Anwendungen über eine einheitliche Oberfläche und die muss heute als Firmenportal über einen Internet-Homepage-Einstieg auch im Mittelstand zum Standard werden. Der einzelne Anwender muss sofort nachdem er sich am System identifiziert und angemeldet hat in seine Hauptanwendung navigiert werden und im allgemeinen Kommunikationsnetz der Firma verfügbar sein (schwarze Bretter, eMail, Infosysteme und Wissensdatenbanken). Damit werden für den Anwender sämtliche

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nachgelagerten Systeme nicht mehr sichtbar und sollten dies auch nicht sein. Die darunterliegende IT-Architketur ist ausschließlich nach den Anforderungen der Anwender auszurichten und dementsprechend sollten auch die ERP-Systeme und damit verbundene Vorgangsbearbeitungen und Dokumentenflüsse aufgebaut sein. Also gilt hier für den Mittelstand die Auswahl der notwendigen Systemkomponenten nach dem Best Practice-Modell und der Tatsache dass man nicht immer 100% Leistung erhält, da diese oft in den letzten 10% einen immensen Kostensprung verursachen. Sofern man noch nicht zuviel in überkomplexe ERP-Systeme, wie dies z.B. von SAP angeboten investiert hat sollte man die Vorgangsbearbeitung, die Serviceprozesse und alle Internetinteraktion stark an der Office- (Groupware)Plattform orientieren und dort primär die Workflows abwickeln. Das ERP-System sollte so konfiguriert sein, dass es alle Finanz-, Controlling- und Buchhaltungsdaten verarbeiten und liefern kann und für das Informationsmanagement die notwendigen Schnittstellen für Datenselektionen aufweise, die wiederum in herkömmlichen Reportingsystemen aus dem Groupware oder Business-Intelligence-Umfeld verarbeitet werden können und für die Managementinformationen entsprechend aufbereitet werden können. Sämtliche Report und Abfragen in den ERP-Systemen abzuwickeln, hat sich oft als sehr teuer, komplex und unflexibel erwiesen. Also heißt die Devise für den Mittelstand: ERPSysteme so schlank wie möglich zu fahren und mit den Office- und Internetkomponenten die Flexibilität der Vorgangsbearbeitungen, des Datenaustausches und des Reportings umzusetzen. Welches ERP-System dabei eingesetzt wird ist dann nur noch abhängig von der Marktdurchdringung, den laufenden Kosten und des prozentualen Einsatzgrades nach Installation. Dieser sollten sehr hoch sein, damit man unnötige Folgekosten im vorab vermeidet – dies muss übrigens mit dem ERP-Anbieter im Vorfeld sehr deutlich geklärt sein.