Ejemplo De Investigación Sistema Latinium.docx

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

La incidencia del sistema contable “Latinium” influye en el rendimiento del departamento de bodega la empresa “Máxima Medical”.

Katherin Elizabeth Jami Panchi Curso: CA1-2

Julio, 2017

TABLA DE CONTENIDO º

GLOSARIO .............................................................................................................................. 1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 4 CAPÍTULO I ............................................................................................................................ 5 Empresa Máxima Medical Cía. Ltda...................................................................................... 5 CAPÍTULO II .......................................................................................................................... 8 MARCO TEÓRICO ............................................................................................................... 8 CAPÍTULO III ....................................................................................................................... 13 PROCESAMIENTO DE DATOS ........................................................................................ 13 CAPÍTULO IV ....................................................................................................................... 18 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................................................... 18 CRONOGRAMA ................................................................................................................... 19 PRESUPUESTO .................................................................................................................... 19 BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................... 20 ANEXOS ................................................................................................................................. 21

GLOSARIO 1.

Autoestima: Es un proceso interno que comienza con aceptarse a uno mismo, proceso interno para considerarse a sí mismo.

2.

Autonomía: Capacidad de una persona o cosa para ejercer independencia de otra persona o cosa.

3.

Bodega: Lugar, en el que se almacena productos, resguardándolos.

4.

Cognitiva: Conjunto de procesos y mecanismos que permiten al individuo procesar una cierta información, ya sea a través de los sentidos o la experiencia, aunque usualmente se requiere de ambos.

5.

Comunicación: es un elemento vital en la vida de los seres humanos, y es social de la propia razón.

6.

Conductas: Respuesta del organismo considerado como un todo, apretar una palanca, mantener una conversación.

7.

Contabilidad: Sistema de control y registro de los gastos e ingresos y demás operaciones económicas que realiza una empresa o entidad.

8.

Empresa: unidad económica caracterizada por una organización de diversos elementos, bajo la dirección de un empresario, que puede ser una persona física o jurídica, cuya finalidad es la realización de una actividad industrial o comercial.

9.

Estabilidad: Hace referencia a la permanencia de las características de un elemento o de una situación a través del tiempo, de su condición estable o constante.

10. Incidencia: Influencia de determinada cosa en un asunto o efecto que causa en él. 11. Individuo: Persona independiente respecto de los demás, un ser autónomo que se define por su capacidad racional y su fuerza de voluntad. 12. Motivación: Considerada como el impulso a una persona a elegir o realizar una acción entre aquellas alternativas que se presentan en una determinada situación. 13. Necesidad: Cualquier cosa que resulta indispensable para que algo suceda, exista o para un fin. 14. Paradigma: Es el resultado de usos y costumbres, de creencias establecidas de verdades a medias, un paradigma es ley, hasta que es desbancado por otro nuevo.

15. Percepción: Puede hacer mención a un determinado conocimiento, a una idea o a la sensación que surge a raíz de una impresión material derivada de nuestros sentidos. 16. Propósitos: Es la intención o el ánimo por el que se realiza o se deja de realizar una acción. Se trata del objetivo que se pretende alcanzar.

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17. Rendimiento: Producto o utilidad que da una cosa o una persona durante un período determinado. 18. Satisfacer: Dar a alguien algo que estaba esperando. 19. Software: Conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora realizar determinadas tareas. 20. Teoría: Conjunto de ideas base de un determinado tema, que busca transmitir una visión general de algunos aspectos de la realidad. Está constituida por un conjunto de hipótesis.

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RESUMEN El presente proyecto se basa en la investigación sobre la incidencia del sistema contable “Latinium” influye en el rendimiento del departamento de bodega de la empresa Máxima Medical Cía. Ltda, iniciando con la problemática que plantea sobre el sistema contable al que lo maneja ciertos departamentos de la empresa, genera conflictos ya que existe el ingreso de datos erróneos o también fallas del sistema contable por la falta de experiencia de su uso. Lo que quiere decir entonces que el software contable da beneficios a la empresa, pero así mismo puede proporcionar información errónea por el mal uso por parte de los trabajadores que posiblemente no asistieron al curso de manejo sistema contable, por ende no conocen sus funciones. El departamento de bodega es el encargado de despachar e ingresar los productos o materiales de la empresa se ve más afectado que los otros departamentos, la posible causa puede ser que han recibido más curso sobre ventas y negociación, por lo que se genera problemas como la aparición de faltantes o sobrantes para el departamento y la empresa. En conclusión es que por el mal uso del sistema contable “Latinium” y la falta de cursos que se debe dar al personal seguirá dando problemas a la empresa por los datos que no son verdadero, deberá existir apoyo para todos los departamentos y buscar personal capacitado para mejorar el rendimiento de todos y no solo bodega.

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INTRODUCCIÓN El presente proyecto de investigación hace referencia a la incidencia que tiene el sistema o software contable con el rendimiento del departamento de bodega en la empresa Máxima Medical, que se encarga de distribuir insumos médicos. Dentro de la problemática planteada se menciona que el sistema contable da beneficios como disminuir la carga diaria de trabajo que realiza la empresa, ahorrando tiempo, pero la mala utilización como ingresar datos erróneos se obtendrá resultados no verídicos. El mal uso del software influye en el rendimiento del departamento de bodega, pues si no se obtiene datos reales de la existencia de insumos como esperar que los trabajadores del departamento tengan el conocimiento de cuál es la cantidad exacta para poder despachar correctamente el material. Esta investigación tiene como objetivo determinar la incidencia del sistema contable “Latinium”, influye en el rendimiento del departamento de bodego, en la empresa “Máxima Medical”, en mayo – julio 2017, del mismo modo se deriva objetivos específicos que son identificar las causas del mal funcionamiento del software e identificar las consecuencias del mal uso del sistema contable. El beneficio que brinda el sistema contable a una empresa hace referencia al manejo del tiempo porque proporciona la información actualizada de forma instantánea y cumple con las tareas de forma instantánea que antes consumía la mayor parte del día realizarlo manualmente, pero para que el departamento de bodega también lo maneje correctamente debe tener conocimiento de todas las funciones que brinda el software, logrando que ya no exista datos erróneos y evitando que la empresa genere pérdidas económicas e inclusive de clientes. En la hipótesis de trabajo se plantea que la exactitud de información proporcionada por el sistema contable afecta la venta de productos, lo que quiere decir es que si no hay datos verídicos se puede ofrecer suministros médicos que no existe en la empresa a los clientes; la hipótesis nula es lo contrario de la de trabajo, como hipótesis descriptiva se tiene la seguridad de información que proporciona el software, rapidez, información o datos verídicos, influye en las ventas , y la hipótesis estadística determina que de cada 10 datos 7 son ingresados perfectamente al sistema. En base a las hipótesis establecidas se plantea la variable independiente que es la exactitud de información proporcionada por el sistema contable que no depende de nada, como variable dependiente es la venta de productos, pues de esta determinará los resultados que tenga la empresa, ya sea ganancia o pérdida del período y en la variable interviniente se centra las funciones que tiene el software contable y las políticas de la empresa, ya que estos elementos no se puede cambiar en la investigación. La población de la investigación cuenta con un mínimo de 40 personas, que han sido seleccionadas por ser empleados de la empresa, de tal manera que por ser un grupo pequeño de empleados, la muestra se considera de 35 a 40 personas. Tomando en cuenta el tipo de investigación que se realizó. Se utilizó fuentes primarias como es la búsqueda de información que debe ser confiable y cierta; y como fuentes secundarias se realizó una investigación en base a las funciones del sistema contable. La técnica e instrumento que ha sido considerada para la realización de este proyecto es la aplicación de una encuesta o cuestionario a los empleados de la empresa, para conocer el modo de uso que le dan los trabajadores al software contable. Para la tabulación, observación y análisis de la información recopilada en las encuestas, se hará el uso del programa de computación Excel, el mismo que permite la elaboración de gráficas como pasteles que demuestren los resultados obtenidos en esta investigación. El presente proyecto de investigación está organizado por los siguientes capítulos: Capítulo I: Empresa Máxima Medical. Capítulo II: Marco Teórico Capítulo III: Procesamiento de la Información Capítulo IV: Conclusiones y Recomendaciones

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CAPÍTULO I Empresa Máxima Medical Cía. Ltda. Reseña histórica Máxima Medical Cía. Ltda. Servicio y Calidad Total, es una empresa proveedora de soluciones efectivas y rentables en insumos, equipos e instrumentales médicos a Clientes del Sector de la Salud, constituyéndose como el principal y mejor aliado, brindando un servicio de excelencia y logrando su satisfacción permanente. Mediante un equipo humano competente, comprometidos con el mejoramiento continuo de los procesos. Máxima Medical inició sus operaciones en el mercado nacional ecuatoriano en el año de 1999 y actualmente tiene 18 años de trayectoria como distribuidores autorizados a nivel nacional. Comercializa una amplia gama de insumos, equipos, partes e instrumental médico, mediante la compra-venta de los mismos, realizando la promoción, asesoría, toma de pedidos, despacho de ellos, mediante un servicio de entrega ágil y oportuna, a los principales hospitales públicos, privados, y principales clínicas a nivel nacional. Cuenta con profesionales competentes y preparados en Planificación, Administración y Gestión de Negocios con el propósito de garantizar acuerdos y alianzas estratégicas con nuestros clientes y proveedores asegurando permanentes relaciones comerciales que conlleven a un Ganar – Ganar y calidad de servicio a través de SGC ISO 9001-2008. La administración actual en este Siglo XXI, demanda grandes compromisos en este entorno tan competitivo como es el sector de la salud en donde nuestros clientes cada día son más exigentes y requieren calidad en el producto y especialmente en el servicio. Por eso nuestro logotipo refleja lo que ofrecemos: Servicio y Calidad Total. Misión La misión que esta empresa se estableció al iniciarse como una compañía limitada fue proveer soluciones efectivas y rentables, mediante la distribución de insumos médicos, equipos, dispositivos, instrumental e implantes, de reconocidas marcas mundiales, brindando asesoría y servicios de calidad, con talento humano motivado, ético y profesional, para lograr la satisfacción del cliente. Visión La empresa de la misma forma esperando funcionar durante muchos años más, estableció como visión empresarial ser reconocidos para el año 2015 como la primera elección y el mejor aliado estratégico para nuestros clientes, usuarios, pacientes y proveedores del sector salud en el mercado ecuatoriano. Política de Calidad Somos una Empresa proveedora de Insumos, Instrumental y Equipos Médicos a Clientes del sector de la salud, mediante un equipo humano competente, comprometido con el mejoramiento continuo de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, en cumplimiento con los requisitos legales y reglamentarios de nuestros clientes aplicables a los productos que comercializamos. Valores Amor a Dios Ética Trabajo en equipo Excelencia en el servicio Honestidad Puntualidad

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Servicios La Calidad del servicio que proporciona Máxima Medical se fundamenta en SGC (Sistema de Gestión de Calidad) cuyo alcance es: La Promoción, Comercialización y Distribución de Insumos, Instrumental y Equipos médicos de marcas reconocidas a nivel mundial en el sector de la salud. Es así como cuenta con personal especializado en cada una de las líneas que comercializamos para brindar el servicio y la asesoría adecuada. Dicta charlas sobre los productos, garantizando su adecuado y correcto uso, manejo, rotación y mantenimiento. Brinda un servicio de post-venta con una constante asesoría en el producto. Asegura a los proveedores una cobertura de mercado en los negocios en los que ellos no pueden llegar por diversas circunstancias, sea por estrategias de precios, crédito, distancia, y por la fortaleza en la capacidad logística y financiera. Cuenta con un equipo administrativo y de ventas altamente capacitado para afrontar los retos y requerimientos de los clientes, satisfaciendo sus necesidades de manera oportuna. Organización-Organigrama A continuación se detalla la organización de cada departamento de la empresa mediante la representación de un organigrama; mostrando también algunas de las actividades de cada una de las personas en cada cargo tomado. Organigrama estructural de la Empresa “Máxima Medical”

Fuente: Medical, M. (2012). Organigrama. http://www.maximamedical.org/organigrama.html

Organigrama

estructural.

Recuperado

de

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Departamentos Área Estratégica Gerencia General, Gerencia Comercial, Administrador. Área Administrativa Financiera Cuenta con personal capacitado en el manejo de nuestra área financiera determinando de manera óptima las necesidades de recursos financieros mediante el planteamiento de las necesidades, descripción de los recursos disponibles, previsión de los recursos y cálculo de las necesidades de la financiación interna y externa teniendo en cuenta los costes, plazos y otras condiciones contractuales, las condiciones fiscales y la estructura financiera de la empresa con el fin de obtener un equilibrio y un adecuado nivel de eficiencia y rentabilidad con nuestros clientes. Área de Servicio al Cliente Cuenta con personal capacitado en actividades de Servicio al Cliente con el propósito de garantizar de una manera adecuada y oportuna la atención al cliente externo, interno y proveedores que acudan a nuestras oficinas o nos contacten por teléfono, además de entregar soporte a las labores comerciales, de compras, ventas y administrativas. Área de Bodega Cuenta con personal capacitado en actividades de bodega y logística para recibir, ingresar, ordenar y despachar los productos que la empresa comercializa en todas sus líneas de manera óptima, eficaz y siguiendo las Buenas Prácticas de Almacenamiento manteniendo inventarios óptimos de acuerdo a la rotación y planificación establecida en las diferentes bodegas.

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CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO El Sistema Contable El software de sistemas son el conjunto de programas que permiten al usuario relacionarse con la computadora y hacer un uso de la misma, por ejemplos los sistemas operativos, Windows, Unix y Linux etc... Es definido como “un tipo software que incluye el sistema operativo y los programas de utilidad, es el encargado de gestionar estos detalles y otros muchos sin que el usuario se entere de ello”5 El sistema operativo “es un sistema de programas que lleva a cabo una serie de operaciones técnicas, desde la comunicación básica con los periféricos a complejas tareas de comunicación y seguridad dentro de una red.”6 Es decir, como se había comentado, el sistema operativo es el interlocutor entre la computadora y los usuarios, para que puedan utilizarse los programas de aplicación, los cuales permite la realización de tareas específicas como se verá a continuación. “Sistema es un conjunto ordenado de componentes que interactúan entre sí, Contable hace referencia a aquello que tiene que ver con la contabilidad, la cual se refiere al control y registro de gastos e ingresos y demás operaciones económicas” (Soto, 2015, p.3), entonces se llama “Software o sistema contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las de tareas de contabilidad” (Ramírez, 2014, p. 6), está diseñado para brindar a la empresa una herramienta completa y fácil de manejar llevando a cabo el control de la misma. La finalidad de “Un sistema de contabilidad, consta de un proceso contable, el cual abarca todas las fases, desde que la transacción comercial se lleva a cabo hasta que los estados financieros son entregados al usuario” (Ortiz y Toca, 2012, p. 18), teniendo acceso a una información verídica sobre la empresa. En un software Contable se puede registrar y procesar transacciones históricas que una empresa genera, estás funciones son: Compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, otros. Consiste en los métodos y registros para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar las transacciones de una entidad, así como mantener la contabilización del activo y pasivo que le son relativos. También se puede decir que sistema contable radica en la documentación mercantil, los registros y los informes, además del conjunto de procedimientos que se emplean para registrar las transacciones y reportar sus efectos. El Sistema contable latinium es una software contable ecuatoriano, en donde se lleva a cabo todas las transacciones de la empresa, “Latinium disminuye la carga diaria de trabajo en su empresa y logra ahorrar tiempo ingresando información, sus reportes muestran con claridad el inventario y a través de la información investigar como armonizar sus diferentes áreas para conseguir metas (…)” (Cevallos, 2008, p.6). También se puede agregar que está diseñado para realizar los formularios del Servicio de Rentas Internas (SRI). Si bien es cierto al sistema lo maneja tanto departamento de bodega como financiero, y a la vez servicio al cliente, lo que posiblemente causa varios problemas como: Ingresar datos erróneos, fallas en el sistema, la falta de experiencia en el manejo de del software y que exista faltantes, sobrantes en el departamento de bodega, por lo que es necesario conocer completamente al sistema y poder utilizarlo correctamente. Los sistemas de contabilidad comúnmente utilizados van desde sistemas manuales que utilizan diarios especiales para facilitar los procesos de asientos en el diario y mayor, hasta sofisticados sistemas por computadora que llevan los registros contables en cintas magnéticas bajo procesos electrónicos de datos. Cualquiera de estas dos formas que se utilice es de mucha importancia para la empresa, ya que de las dos formas se obtiene información contable que es de mucha importancia para la toma de decisiones dentro de la empresa. El ingreso de datos es rápido y sencillo, diseñado para optimizar el tiempo de digitación y de minimizar errores de operación. Por ejemplo, el usuario puede definir Tipos de Asientos Rápidos los cuales son un esquema de un tipo de asiento determinado. Una vez configurado cuántas líneas va a tener el asiento, qué cuentas va a manejar y establecidas las fórmulas entre los importes de las distintas líneas, se puede llegar a ingresar una factura digitando solamente un importe.

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Características       

Flexibilidad.- Permite la adaptación de esquema del programa a los requerimientos de la empresa. Compatibilidad.- Permite importar y exportar información con otros programas. Fácil Manejo.- Consulta inmediata de información contable a cualquier nivel. Exacta.- Responder con exactitud a los datos consignados en los documentos originales, ya sean estas facturas, cheques y otros. Verdadera y Fidedigna.- Los registros e informes deben expresar la real situación de los hechos. Clara.- La información debe ser representada de tal forma que su contenido no induzca a error y comprendida. Oportuna.- Disponible al momento en que se requiera su información.

Existen programas que sin perder su estructura pueden ser adaptados en algunos aspectos a las necesidades de la organización, esto se conoce como programas semi flexibles, y permiten disminuir tiempos en el desarrollo de programas para la empresa. Otras empresas, no cubren sus necesidades de información mediante la adquisición de programas semi flexibles; por esta razón deben desarrollar programas hechos a la medida del giro de su negocio (programas flexibles) pues el fin es proporcionar una automatización de sus operaciones y la producción de información financiera en tiempo real, para maximizar los recursos con los que cuenta. Esto trae como consecuencia un buen control en las transacciones de la empresa. Mencionado anteriormente que el sistema proporciona información actualizada de los datos ingresados en todos los periodos. Según Picazo, G. (2012) afirma: Un sistema de información se entiende que “es un subsistema que soporta las necesidades de información de otros procesos comerciales dentro de una empresa. Su propósito es ayudar a los empleados de la empresa a obtener y utilizar la información, a comunicarse con otras personas dentro y fuera de la empresa y a tomar decisiones eficaces”12 Como se mencionó previamente un sistema de información debe tener entrada de información, procesamiento de las mismas y un resultado final. (p. 27). Por lo que se debe ingresar datos correctos, sin alterar ningún valor de las transacciones que realizó la empresa. Para la Gestión de Alquiler de Equipos 



 



Inventario de equipos: Mantiene minuto a minuto cifras correctas, permitiendo consultar en cualquier momento la disponibilidad y ubicación de cada equipo. Mantiene actualizado el inventario automáticamente, permitiendo que los usuarios puedan consultar en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo con acceso a internet, la disponibilidad y las cantidades actuales de equipo en bodega. Gestión de clientes: Consulta en cuestión de segundos, el historial de alquileres, entregas de equipos, devoluciones, obras asociadas, facturas generadas y pagos recibidos de cualquier cliente. Permite llevar el control sobre cada interacción con los clientes, permitiéndole proporcionar información inmediata sobre el estado actual de sus alquileres. Entregas y devoluciones: Permite registrar cada entrega de equipos y cada devolución, llevando el control sobre la ubicación de cada equipo y el total que van acumulando en alquiler. Gestión de obras: Nos permite saber cuáles equipos se han entregado, cuantos han sido devueltos, cuantos equipos se encuentran en el almacén, cuánto debe por concepto de alquiler, qué facturas se han generado. Facturación: Calcula el valor pendiente que debe un cliente por concepto de alquiler. Permite definir un rango de fechas en la cual debe calcular el valor pendiente de alquiler.

El Software contable se asemeja más a la actualidad y en base a la tecnología va generando más facilidad y comodidad a las personas que lo maneje.

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Departamento de Bodega Según Maldonado y Villalva (2011) afirman que “Una bodega básicamente es un espacio donde se almacenan mercaderías, ya sea materia prima, producto semi-terminado o producto en espera de lo que será su siguiente proceso” (p.3) El objetivo de un departamento de bodega es “Organizar la gestión de almacenaje, operación y control de las bodegas de tal forma que estén protegidos el personal, equipos, materiales, y herramientas que se almacena y manipulan” (Echanique, 2010, p.1), bodega es una de las áreas principales para el funcionamiento de la organización. Según Maldonado y Villalva afirman “En ellas se almacenan los productos necesarios para la elaboración y comercialización; un tema vital en cualquier negocio” (p.1) Almacén El espacio en donde se ubicará los materiales, suministros, otros de la empresa debe ser amplio y muy higiénico. Según Forteza, C. (2008) afirma que: En este curso entenderemos por almacén el edificio o local donde se depositan géneros de cualquier especie: materias primas, mercancías, herramientas, materiales para el mantenimiento y limpieza, productos semiterminados o en proceso de elaboración, productos para su venta. El almacén debe ser un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de la empresa, mientras no son requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos, mercancías o servicios. (p. 4) Por lo que se debe tener cuidado y prevenir daños irreparables para la empresa y trabajadores en sí. Condiciones básicas de almacenamiento El departamento de bodega tiene reglas básicas, aquellas que son muy importantes para el manejo de los materiales. Según Cabrera, Á. (2008) afirma: Para todos los niveles de insumos, los elementos o artículos deberán estar claramente identificados. Las cubiertas utilizadas para protección deberán, facilitar el drenaje y permitir una buena circulación del aire. Se practicarán métodos de limpieza y cuidado en las áreas de almacenamiento. Éstas deberán estar limpias de basura, restos de embalajes, tierra y otros desperdicios contaminantes, como aceites, grasas, ácidos, etc. Se debe contar con extintores adecuados contra incendios y en condiciones operables, dependiendo del tipo de material acopiado en cada área de almacenamiento. Se contará con un sistema para evitar la entrada y/o eliminación de roedores en las zonas de almacenamiento, que puedan ocasionar daños físicos o contaminación material. Queda estrictamente prohibido fumar, el consumo de alimentos y bebidas en las áreas de almacenamiento. (p. 7). Las condiciones deben ser estrictamente aplicadas para todo el personal que se encuentra en el departamento para evitar consecuencias. ALMACENAMIENTO El Encargado de Bodega para el almacenamiento de los artículos considerando y previendo lo siguiente: Anaqueles, estantes, casilleros, lugares y sitios destinados para almacenar artículos, están identificados de forma numérica. Todo artículo tiene un espacio de ubicación, de acuerdo a su volumen, tamaño, peso, forma, fragilidad y toxicidad. Artículos de mayor rotación están ubicados en lugares accesibles, en grupos homogéneos de fácil alcance; y los de lenta rotación en sitios que no obstaculicen el acceso a los de rápida rotación., el acomodamiento y estiramiento es adecuado, considerando la fragilidad del artículo, procurando ubicar a la mano los de mayor

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tiempo de almacenaje, para que se cumpla con el principio general de almacenamiento: “El primero en entrar, ha de ser el primero en salir”. Garantiza la libre movilidad al personal de Bodega, procura el espacio apropiado para la recepción, despacho, pre-despacho y pasillos, realiza los pre-despachos con anticipación de acuerdo con la programación, evita días pico de congestionamiento. Los artículos de tamaño pequeño y valor significativo están resguardados en anaqueles con llave. El Encargado de Bodega recepcionará los materiales, preparara el espacio adecuado para colocarlos en el sitio correspondiente. Cuando sean repuestos, accesorios, materiales u otros que requieren de cuidados especiales, se entregaran con rapidez para evitar daños y deterioros de los mismos. El Encargado de Bodega procede al desembalaje de atados, cajas, paquetes, etc. sin romper o dañar los materiales, tratando de conservar los envases que sean posibles. Estos envases vacíos (cajas, cartones, sacos, bidones, etc.), se separan y ordenan fuera de la Bodega, para ser usados posteriormente en el despacho. También debe proceder una vez recibido los materiales, conforme a la entrada de Bodega para su almacenamiento, a colocarlas en la ubicación prevista utilizando las técnicas y normas de almacenamiento. Recepción de mercaderías La Recepción está relacionada con el control de ingreso de materiales a la bodega de almacenamiento. El encargado de la recepción o de la bodega debe recibir las materias primas, materiales, repuestos y mercaderías, adquiridas por la empresa. Para la recepción de estas mercaderías debe actuar en conjunto con un representante del Departamento que solicitó el artículo, verificando que ellos correspondan a alguna Orden de Compra de la Empresa y que sean los especificados. Cuando sea necesario una revisión técnica, debe solicitar la participación del solicitante de la compra. Es bueno comunicar un calendario incluyendo el horario al departamento de adquisiciones de su empresa para que este lo incluya en la orden de compra o en la nota de pedido del proveedor 

 



Materiales, equipos o herramientas de proveedores: Cada vez que llegue a la bodega una entrega de materiales, el Jefe de bodega o quien él designe, deberá cotejar la guía de despacho con lo recibido. Luego, el Jefe de bodega, debe dar los vistos buenos correspondientes de los ingresos efectivos, en el módulo de bodega de construye, en la opción Ingreso por orden de compra. Esto tiene como finalidad que el material recibido quede ingresado al inventario de bodega central. Materiales, equipos o herramientas devueltos a bodega central luego de finalizada una obra. Cada vez que finalice una obra, el Bodeguero en conjunto con el Administrador de obra o quien él designe, catalogarán los materiales que deberán ser almacenados en cajas para respaldo de garantía. Cada una de ellas deberá ser rotulada utilizando el formato Material para garantía que se encontrará disponible en la intranet de la empresa. Este debe pegarse en forma visible en una de las caras laterales de cada caja, de tal manera de facilitar su identificación. Para el resto de los excedentes se utilizará el mismo procedimiento de recepción de material a bodega. Será la obra la encargada de deshacerse de sus escombros, basura y cualquier tipo de material inservible, los cuales no serán recibidos en bodega central.

Traslado de materiales e insumos El Administrador de la obra solicitará a bodega central, vía email, su necesidad de traslado, la cual será respondida por el Jefe de bodega central. Se debe describir lo trasladado, ya sea de bodega central a obra o entre las obras, en una Guía de despacho en la cual se deberá dejar indicado como mínimo los siguientes antecedentes. Según Cabera, Á. (2018):  

Datos del cliente Nombre, Ruc y firma del transportista

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   

Número de la orden de compra (si es que aplica) Lugar de procedencia y destino Descripción de lo trasladado y código (si es que aplica) Fecha

Para el uso de los abastos y suministros se debe usar el principio de primero ingresado primero en salir (FIFO), es decir, que cuando llegan las productos nuevos hay que guardarlos detrás o en un espacio separado de los productos que estaban con anterioridad Etiquetado y envasado Para que el producto llegue a su destino debe ser empacado con medidas de seguridad. Según Cabrera, Á. (2008) afirma: El empaque de artículos, incluyendo el envasado y marcación (o etiquetado), constituye un elemento esencial para la conservación y protección de los mismos, un empaque deficiente o inadecuado es costoso, aumenta los desperdicios, ocasionan gastos adicionales de reemplazo o reparación de los artículos dañados, añadiéndose, a todo esto, la inevitable pérdida de tiempo. Empacar quiere decir preparar un artículo para ser almacenado o transportado, el empaque comprende el flete, cuando sea necesario, la envoltura, el amortiguamiento, el amarre, la colocación en el envase de embarque y la marcación, todas estas operaciones van destinadas a proteger los artículos contra daños, prevenir pérdidas o averías, a facilitar su manejo e identificación. Los artículos que se adquieran deben ser comprados con envase y de preferencia con empaque uniforme, debidamente marcados e identificados. Esta práctica nos facilitará las operaciones de empaque y marcación interna en nuestro almacén. (p. 6)

El departamento de bodega debe encargarse de que los productos estén en buen estado para proceder a vender a los clientes, satisfaciendo sus necesidades, logrando que la empresa sea más grande y reconocida por su buen servicio.

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CAPÍTULO III PROCESAMIENTO DE DATOS

Tabla N 1. Cursos de capacitación Nº

Opción

Frecuencia Porcentaje

1

Balanced Scorecard

0

0%

2

Contabilidad y Finanzas

13

37%

3

Manejo Sistema Contable

13

37%

4

Ventas y Negociación

9

26%

35

100%

Total

0% Balanced Scorecard 26%

37%

Contabilidad y Finanzas Manejo Sistema Contable

37%

Ventas y Negociación

Figura I: Cursos de Capacitación Análisis: Por lo tanto los cursos de capacitación que más se proporcionan en la empresa son Contabilidad y Finanzas y Manejo Sistema Contable, debido a que el personal debe saber que herramientas utilizar en su trabajo para poder presentar correctamente y sin error alguno, ya que el utilizar alguna de estas funciones sin conocimiento puede traer consecuencias graves, por lo que se debe prevenir dando a conocer a todos los trabajadores el uso adecuado para cada movimiento que se realice.

Tabla N 2. Uso del sistema contable Nº

Opción

Frecuencia Porcentaje

1

Todos los días

26

2

Cuatro veces a la semana

3

9%

3

Tres veces a la semana

6

17%

4

Menos de dos

0

0%

35

100%

Total

74%

0%

Todos los días

17%

Cuatro veces a la semana

9%

Tres veces a la semana 74%

Menos de dos veces a la semana

Figura II: Uso del sistema contable

Análisis: Se infiere que el sistema contable se utiliza todos los días por los trabajadores en la empresa Máxima Medical Cía. Ltda., debido a que se ingresa datos de compras, ventas, retenciones y otras funciones más que proporciona el sistema frecuentemente y puede haber pérdida de información si se lo ingresa otros días que no corresponden a la fecha de realización de la transacción y eso puede generar conflictos y problemas para la organización que generará consecuencias no benéficas para los empleados y empleador.

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Tabla N 3. Dificultad del sistema contable Nº

Opción

5

14%

21

60%

1

Muy fácil de manejar

2

Fácil de manejar

3

Medianamente fácil de manejar

9

26%

4

Difícil de manejar

0

0%

35

100%

Total

0%

Frecuencia Porcentaje

Muy fácil de manejar

14% 26%

Fácil de manejar Medianamente fácil de manejar 60%

Difícil de manejar

Figura III: Dificultad del sistema contable

Análisis: Se infiere que el sistema contable es fácil de manejar ya que sus funciones no son tan complejas y son entendibles para los trabajadores, debido a que en la empresa sí dio a conocer a sus empleados, sin embargo hay personas que lo consideran medianamente fácil de manejar, esto puede ser por que los empleados no asistieron al curso sobre el manejo del sistema, por lo tanto se les dificulta un poco entender sus funciones, generando posiblemente errores.

Tabla N 4. Función del sistema contable Opción

Nº 1

Ingreso de información , compras y ventas

2

Liquidaciones

3

Obligaciones tributarias

4

Retenciones

Total

Frecuencia Porcentaje 19

54%

6

17%

5

14%

5

14%

35

100%

Ingreso de información Compras y Ventas Liquidaciones

14% 15% 54% 17%

Obligaciones tributarias Retenciones

Figura IV: Función del sistema contable

Análisis: Por lo tanto la función más utilizada es el de ingreso de información, compras y ventas, debido a que los movimientos que genera la empresa son de compra y venta, por lo tanto la información ingresa al sistema contable inmediatamente para tener al día datos verídicos sobre el rendimiento de la organización y la información está dispuesta para cuando el empleador requiera en algún momento, así evitando algunas sanciones que puedan darse por no ingresar los datos.

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Tabla N 5. Falencias del sistema contable Nº

Opción

Frecuencia Porcentaje

1

Una vez al mes

7

20%

2

Dos veces al mes

7

20%

3

Tres veces al mes

7

20%

4

Más de cuatro veces al mes

14

40%

35

100%

Total

Una vez al mes

20%

Dos veces al mes

40% 20%

Tres veces al mes Más de cuatro veces al mes

20%

Figura V: Falencias del sistema contable

Análisis: Se infiere que el sistema contable presenta falencias más de cuatro veces al mes, puede ser debido a que el sistema es ocupado por muchas personas a la vez generando errores y sobre todo causa que el sistema colapse, este puede ser un motivo por el que la empresa pierda su información, proporcionando datos erróneos a los trabajadores y por lo tanto al empleador.

Tabla N 6. Solución ante la pérdida de información Nº

Opción

Frecuencia Porcentaje 24

69%

7

20%

Tener impreso todos los procesos

4

11%

Descontar al personal

0

0%

35

100%

1

Tener respaldo en otra carpeta

2

Contratar un técnico

3 4

Total

0% Tener respaldo en otra carpeta

11%

Contratar un técnico

20% 69%

Tener impreso todos los procesos Descontar al personal

Figura VI: Solución ante la pérdida de información

Análisis: Se infiere que la solución más conveniente ante la pérdida de información es que se debe tener respaldo de los movimientos que la empresa realiza en otra carpeta, es decir que para prevenir, la información debe estar guardada en otro medio que controle el supervisor evitando que la empresa tenga problemas externos tanto económico como de otro tipo con los clientes e interno con los trabajadores, y otra posible solución sería que se debe contratar a un técnico preferiblemente que provenga de la empresa que es dueña del sistema contable.

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Tabla N 7. Departamentos que utilizan el sistema contable Nº 1

Opción Bodega

Frecuencia Porcentaje Bodega

10

29%

4

11%

2

Recursos Humanos

3

Servicio al cliente

10

29%

Financiero

11

31%

4

29%

31%

11%

35

Servicio al cliente Financiero

29%

Total

Recursos Humanos

100% Figura VII: Departamentos que utilizan el sistema contable

Análisis: Se infiere que el departamento financiero utiliza el sistema contable, debido a que es el encargado de generar los pagos y también recibir, bodega porque se encarga de despachar y recibir los productos dependiendo de su transacción, ingresando la información al sistema y servicio al cliente porque se encarga de negociar con los clientes y alguno de los casos también generan facturas, por lo que se puede decir que si en la empresa existe datos erróneos puede encontrarse en alguno de estos departamento e inclusive el de recursos humanos.

Tabla N 8. Herramientas para realizar inventarios Nº 1

Opción

Frecuencia Porcentaje 4

2

Sistema o software contable Tarjetas Kárdex

8

23%

3

Conteo físico

13

37%

4

Manejo de saldos y movimiento por bodega

10

29%

35

100%

Total

11%

Sistema o software contable

11% 29%

Tarjetas Kárdex 23% Conteo físico

37%

Manejo de saldos y movimiento por bodega

Figura VIII: Herramientas para realizar inventarios

Análisis: Por lo tanto las herramientas que se utilizan para realizar inventarios por los trabajadores de la empresa es contar físicamente los productos, ya que este es un método muy utilizado y va de la mano con las tarjetas kárdex en donde se registra las salidas e ingresos de los productos, manejando los saldos actuales de cada mercadería o suministro, debido a que existe estos métodos muy poco se utiliza el sistema contable, porque existe demasiada información que no solo ingresa bodega.

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Tabla N 9. Motivos de faltantes o sobrantes Nº

Opción

Frecuencia Porcentaje

Ingreso de información errónea

17

49%

9

26%

3

Mal conteo físico de los materiales Falta de tiempo

3

9%

4

Falta de personal

6

17%

35

100%

1 2

Total

17% 9%

48%

Ingreso de información errónea Mal conteo físico de los materiales Falta de tiempo

26% Falta de personal

Figura IX: Motivos de faltantes o sobrantes

Análisis: Se infiere que el motivo de faltantes o sobrantes más probable es el de ingreso de información errónea, puede ser porque el personal no ingresa los datos correctos al sistema generando información no verídica, también puede ser al realizar los inventarios utilizando el método de conteo físico de materiales, ya que no se puede contabilizar con exactitud los productos, por lo que conlleva a la falta de personal que ayude y colabore a contar físicamente todos los productos que la empresa posee.

Tabla N 10. Departamentos que son afectados Nº 1 2 3 4

Opción

Frecuencia Porcentaje

Bodega

15

43%

Recursos Humanos

2

6%

Servicio al cliente

10

29%

Financiero

8

23%

35

100%

Total

Bodega 23% 43%

Recursos Humanos

Servicio al cliente 28%

Financiero 6%

Figura X: Departamentos que son afectados Análisis: Se infiere que el departamento más afectado es el de bodega, ya que es el encargado de despachar y recibir los productos acordados en la negociación, y si algún producto tiene daños produce devoluciones que no benefician al a empresa, posiblemente se genere más errores al ingresar las devoluciones, por lo tanto es el departamento que tiene llamadas de atención y por lo tanto servicio al cliente también, debido a que puede facturar un producto que no se requirió, por consiguiente financiero porque ya realizó los pagos establecidos.

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CAPÍTULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones La empresa Máxima Medical Cía. Ltda., proporciona a los trabajadores menos cursos sobre el manejo del sistema contable “Latinium”, generando que exista información errónea de los procesos que realiza la misma. El sistema contable “Latinium” presenta falencias al momento de ser utilizado, proporcionando de vez en cuando que alguna información se pierda. El departamento de bodega es el más afectado, debido a que son los encargados de ingresar y despachar la mayoría de información de procesos realizados. El ingreso de datos erróneos tiene un alto porcentaje, por lo que se generan los faltantes y sobrantes de productos al realizar el inventario. La empresa no tiene personal que apoye el conteo físico de los materiales, método por el cual también se genera faltantes o sobrantes Máxima Medical Cía. Ltda.

Recomendaciones Capacitar al personal con cursos de manejo del sistema contable las veces que sean necesarias para que se adapten a las todas las funciones que tiene “Latinium”. Resguardar la información en otra carpeta que el sistema no tenga contacto, para que no se pierda la información y tener respaldo físico de los procesos. Proporcionar una función a cada trabajador de bodega, es decir que no tenga múltiples funciones en el departamento. Revisar con rigurosidad la información de los procesos y movimientos de la empresa, antes de ser ingresada al sistema contable “Latinium” Contratar personal capacitado en generar inventarios y apoyar a los demás trabajadores en las funciones que fueron designados.

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CRONOGRAMA Mayo

Pasos 1

2

3

Junio 4

1

2

3

Julio 4

1

2

3

4

1. Aprobación del tema 2. Planteamiento de Problema 3. Objetivos 4. Justificación y Delimitación 5. Marco Referencial y Teórico 6. Tipos de Investigación, 7. Hipótesis y Variables 8. Diseño de la investigación 9. Población y Muestra 10. Obtención y recolección de información 11. Procesamiento de la información 12. Análisis 13. Informe

PRESUPUESTO

Ingresos Mayo

Gastos 5,00 Transporte

9,50

Junio

10,00 Alimentación

3,50

Julio

10,00 Anillado e Impresiones

5,00

Total

Internet

3,50

Copias

3,50

30,00 Total

25,00

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BIBLIOGRAFÍA Sarmiento, R. (1999). Contabilidad General.

Almería, B. (2010). Contabilidad Básica.

Gallardo, E. (2010). Administración de bodega. Vilcarromero, R. (2008). Aplicaciones Contables.

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ANEXOS Anexo A: Aprobación del tema Anexo B: Espina de pescado Anexo C: Encuesta aprobada Anexo D: Aprobación población y muestra

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