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COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

1. Fallas en la comunicación y como eliminarlas

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Las fallas en la comunicación pueden ser tanto externas como internas, en este caso vamos a centrarnos específicamente dentro de la empresa es decir, internamente no saber manejar las emociones negativas puede traer consecuencias para la empresa ya que al dar instrucciones en un momento de enojo o estrés a un empleado este puede sentirse intimidado y esto será transmitido a los clientes SOLUCIÓN: Implementar talleres del manejo de las emociones tanto grupales como individuales para saber cómo actuar frente a estas situaciones.

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La comunicación no verbal juega un papel importante también en este caso, ya que se puede afirmar algo pero negarlo con el cuerpo, gestos importantes que transmiten mensajes equivocados como no mantener la mirada fija o un saludo débil puede reflejar inseguridad hacia la otra persona y dificultar la comunicación. SOLUCIÓN: En este caso no se trata de fingir, sino ser naturales, mantener las facciones relajadas y de esta manera reflejar confianza.

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Los medios electrónicos se consideran como canales los cuales en este caso no benefician en la empresa en cuanto a reemplazo de una llamada o una reunión sobre todo si se trata de una noticia difícil, en este caso el receptor puede pasar días sin abrir este mensaje lo cual dificulta la comunicación pronta o recibimiento de la información, por otra parte la ortografía y buena redacción es crucial para dar una imagen de profesionalismo. SOLUCIÓN: Implementar el taller de redacción ejecutiva y profesional este se enfoca en líderes con problemas de redacción y lectura.

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Hablarle igual a todos al entablar una conversación sin tener en cuenta la edad, el nivel académico o el cargo laboral de la persona puede transmitir monotonía, falta de creatividad y sobre todo conocimiento SOLUCIÓN: Siempre tener seguridad y conocimiento sobre la persona a la cual vamos a dirigirnos, hablarle con el lenguaje y el contexto al que está acostumbrado.

2. En este caso relacionan la comunicación cuando un docente enseña a sus estudiantes y esto es un claro ejemplo de cuándo puede fallar la comunicación o el mensaje que se quiere transmitir de esta manera: 

EMISOR: El emisor en este caso el profesor falla cuando no expresa con claridad el mensaje que quiere transmitir y sobre todo cuando se confunde y olvida partes importantes de la información, el tono de voz también es importante porque debe ser alto y claro de manera que sea más fácil para dar a conocer el mensaje. SOLUCION: Tener un amplio conocimiento del tema del cual se va a tratar, hacer un estudio o análisis de la información recolectada previamente para aclarar dudas o ampliar el conocimiento de tal manera que a la hora de dar el mensaje se tenga todo claro por si surgen dudas durante la explicación o transmisión de la información.

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MENSAJE: Deben ser mensajes claros y concisos para que puedan ser fáciles de entender para el receptor o de lo contrario no se transmitirá nada un ejemplo de esto es: Por ejemplo, hay un anuncio en el diario que dice: “Arriendo departamento en Santiago”. Algunos lectores podrían pensar que la persona que puso el aviso tiene un departamento en Santiago y desea arrendarlo a alguien. Sin embargo, otros lectores podrían creer que la persona que puso el aviso es quien necesita arrendar un departamento que quede en Santiago. El emisor de ese mensaje lo construyó de buena forma, pero no se dio cuenta de que era ambiguo, es decir, de que podía interpretarse o entenderse de dos maneras diferente. SOLUCIÓN: Se debe tener una idea clara o escoger un mensaje específico el cual será concreto y se encargara de transmitir de manera rápida y de manera que el receptor tome de manera directa el mensaje, con la correcta utilización de términos que sean entendibles para las personas y no generen duda.

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CÓDIGO: No todos los códigos son efectivos para todas las personas ni en todas las situaciones. Al momento de elegir uno, el emisor debe cerciorarse de dos cosas. Primero, de que el receptor maneja ese código, es decir, de que lo entiende y, segundo, de que el receptor podrá captar el código en la situación en que se encuentra. Por ejemplo, un niño (emisor) quiere transmitir a una niña (receptor) que ella le gusta. Pero se lo dice en alemán. Si la niña no sabe alemán, no podrá entender el mensaje. El código ha sido el elemento que falló para que se realizara la comunicación. En otro caso, si el niño le hace su declaración a la niña en el idioma que ella entienda, pero se lo dice en una fiesta, con la música a todo volumen y mucha gente conversando alrededor, lo más probable es que ella no oiga nada. Entonces, el código oral tampoco fue el apropiado. Tal vez, en esa situación hubiera sido preferible el uso de un código no lingüístico gestual. SOLUCIÓN: La solución para este problema que plantean es tener claro los códigos de comunicación que maneja la persona para saber cómo dirigirse a ella/el si no se tiene un conocimiento previo sobre los códigos que maneja la otra persona es mejor entablar una conversación de modo general de tal forma ir conociendo mediante la charla los códigos que maneja la persona hasta tener el conocimiento que se necesita entablar o dar a conocer el tema clave o el tema central para que el entendimiento sea total y no exista confusiones o malos entendidos a la hora de establecer la comunicación o el tema tratado no sea de total entendimiento.

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RECEPTOR: La mayoría de las veces cuando el receptor no entiende el mensaje es porque falta concentración, somnoliento y no centra toda su atención en entender o comprender el mensaje que le están transmitiendo así el resto de los elementos estén en orden. SOLUCIÓN: Al entablar una conversación con otra persona es necesario prestar atención y dar a conocer que está atento al tema el cual están tratando, demostrar interés y sobre todo estar atento a pequeños detalles que unen la situación o información fuera del tema lo cual puede generar más confianza entre receptor y emisor.

 ¿COMO ESCOGER EL CANAL DE COMUNICACIÓN APROPIADO?

El canal de comunicación debe elegirse de acuerdo a la situación, un ejemplo de esto es dentro de la organización un comunicado escrito a veces no tiene tanto impacto como uno oral, por otra parte es necesario conocer la situación y como dirigirnos a la persona, la comunicación frente a frente es una buena opción a la hora de transmitir un mensaje a un grupo de personas, otro ejemplo son las teleconferencias que son muy utilizadas en la actualidad por las grandes empresas cuando existe cierta distancia que dificulta la comunicación pero de alguna forma se quiere tener un contacto más directo o personal, el teléfono o correo de voz es otra opción la cual no es muy viable en una organización para temas como conferencias, reuniones pero por otra parte facilitan la comunicación o la mejora constante de la empresa desde cualquier punto, la comunicación escrita es crucial en las empresas mediante esta se realizan cartas, memorándums, boletines, informes, mensajes inmediatos entre otros que se utilizan a diario en todas las empresas, los correos electrónicos por otra parte son una herramienta que puede ayudar al desempeño o comunicación entre empresarios/ empleados y clientes para dar a conocer su producto para resaltar las mejoras continuas pero respecto a temas estrictamente internos de la empresa es mejor manejarlos de manera personal de frente con eso no habrán malos entendidos y la información se dará a conocer correctamente y por ultimo pero no menos importante los mensajes inmediatos esta herramienta es de carácter inmediato permite intercambiar mensajes en tiempo real mediante un computador, esta herramienta se utiliza más que todo de manera interna entre administrativos y directivos en la empresa sobre los labores que se realicen en la empresa.