Memorándum Circular 09-2016-sunafil - Informe 2606-2015-mtpe - Boletas Y Contratos - Uso De La Firma Digital.pdf

"Decenio de las personas con Discapacidad en el Perú" 1

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"Año de la consdlidación del Mar de Grau"

MEMORÁNDUM CIRCULAR N° 09 - 2016-SUNAFIL/ILM Para

: SUB INTENDENCIAS DE RESOLUCIÓN SUPERVISORES INSPECTORES

Asunto

: Se comunica opinión jurídica emanada por la Oficina General de Asesoría Jurídica del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo sobre el uso de la firma digital en contratos de trabajo y boletas de pago

Referencia Fecha

Informe N° 2606-2015-MTPE/4/8 (H. R. N° 260-2016-EXT) : Jesús María,

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Me dirijo a ustedes, en relación al documento de la referencia, emitido por la Oficina General de Asesoría Jurídica, del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, absolviendo la consulta formulada por la Municipalidad de Santiago de Surco, relativa al uso de la firma digital en los contratos de trabajo,y boletas de pago,' la misma que se traslada a conocimiento de ustédes para los fines que se estimen pertinentes. Estando a ello, solicitamos hacer de conocimiento del personal a su cargo la opinión vertida en I el referido Info rme. Atentamente, FGV/ggg 1

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"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"

INFORME N
6 -2015-MTPE/4/8

PARA

: Dr. EDUARDO ALONSO GARCÍA BIRIMISA Jefe de la Oficina General de Asesoría Jurídica

ASUNTO

: consulta sobre firma digitalizada en contratos de trabajo y boletas de pago.

REF.

: Oficio N° 418-2015-SUNAFIL/SG (H.R. N° 154343-2015-EXT)

FECHA

Tengo el agrado de dirigirme a usted para saludarle muy cordialmente y al mismo tiempo informarle lo siguiente. I. ANTECEDENTES Mediante Oficio N° 236-2015-SGGTH-GAF-MSS, la Municipalidad de Santiago de Surco consulta a SUNAFIL sobre la viabilidad de implementar la firma digitalizada o escaneada en los Contratos y Adendas del personal CAS sujeto al DL N° 1057, así como en las boletas de pago del personal y pensionistas de dicha entidad. Mediante el documento de la referencia, la SUNAFIL remite a este Ministerio la 1 referida consulta para su atención. II. BASE LEGAL > Código Civil Peruano. > Ley N° 27269 — Ley de Firmas y Certificados Digitales. > Decreto Supremo N° 001-98-TR — Normas reglamentarias relativas a obligación de los empleadores de llevar Planillas de Pago, modificado por Decreto Supremo N° 009-2011-TR. > Decreto Supremo N° 003-97-TR — Texto Único Ordenado del D.L. N° 728, Ley de Productividad y Competitividad Laboral (LPCL). III. ANÁLISIS En relación al uso de las firmas digitales en las boletas de pago del personal, el último párrafo del artículo 18 del Decreto Supremo N° 001-98-TR, que regula normas reglamentarias relativas a obligación de los empleadores de llevar Planillas de Pago, establece que "...[e]n los casos que se cuente con más de cien trabajadores, la firma ológrafa y el sellado manual de las boletas de pago podrán ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores, e inscripción en el registro de firmas a cargo de Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo"; Sin embargo, la Página 1 de 3

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Ministerio de Trabáj9-, y•Prornóción,del Ei-npleo

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"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"

vigencia de dicho artículo está sujeta a la implementación del referido registro de firmas, de acuerdo al artículo 3 del Decreto Supremo N° 009-2011-TR. Asimismo, de la revisión conjunta de los artículos 18, 19 y 20 del Decreto Supremo N° 001-98-TR, se puede deducir que, en concreto, los empleadores están obligados a firmar las boletas de pago, entregarlas, hacerlas firmar por los trabajadores y guardar una constancia de la recepción de las boletas de pago por parte de los trabajadores. En cuanto al uso de'la firma digital para loS contratos de trabajo: consideramos que, en aplicación del artículo 141 del Código Civil, la manifestación de la voluntad del trabajador podrá realizarse de forma oral o escrita, es decir, que es viable que los contratos de trabajo sean suscritos por las partes mediante el uso de la firma digital. Ahora bien, conforme al artículo 3 de la Ley N° 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, la firma digital se define como "(...) aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único, ,,asociadas una clave,. privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada": ,Entonces, la firma digital i tiene igual validez/ y eficacia jurídica que una firma manuscrita u otra análoga en tanto esté ligada a un certificado digital que, al ser otorgado por una Entidad de Certificación determinada, confirma la identidad del titular de la firma, garantizando la autenticidad de la misma; por lo que es necesario contar con la firma digital para que la boleta de pago y el contrato de trabajo tengan validez en el mundo virtual. En ese sentido, se evidencia que la firma digital es un recurso distinto a una firma escaneada o en pdf, la cual no guarda las medidas de seguridad ni garantías correspondientes para su uso a través de medios electrónicos. Es así que para cumplir con la obligación de entregar las boletas de pago a los trabajadores, el empleador o su representante deberá contar con un certificado digital, así como tramitar un certificado digital para cada uno de los trabajadores, toda vez que la obligación actual exige la firma del trabajador en la boleta de pago como prueba de recepción de la misma; por lo que sólo tendría validez y eficacia jurídica la boleta de pago enviada mediante el empleo de tecnologías de información, en la cual se consigne la firma digital del empleador y del trabajador, conforme a la Ley N° 27269 y su Reglamento. El mismo razonamiento aplica para los contratos de trabajo a plazo determinado, y es que conforme al artículo 72 de la LPCL, estos contratos se celebran por escrito y se presentan ante la Autoridad Administrativa de Trabajo para su registro. Por otro lado, es pertinente señalar que mediante Resolución Ministerial N° 242-2014TR, del 11 de noviembre de 2014, se dispuso la publicación del Proyecto de "Decreto Supremo que modifica el Decreto Supremo N° 001-98-TR para implementar la boleta de pago electrónica", en el que se regula el envío de la boleta de pago al trabajador a

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"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú" "Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"

través de medios electrónicos, para lo cual el empleador deberá firmarla digitalmente, conforme a la Ley N° 27269 y su Reglamento. Asimismo, en el referido Proyecto se regula el uso de la Casilla Única Laboral por parte de los trabajadores, mediante la cual tendrán acceso a sus boletas de pago electrónicas así como a otros documentos vinculados a la relación laboral como contratos de trabajo, notificaciones administrativas, etc.; a través del portal virtual del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. Cabe señalar que la notificación de la boleta de pago electrónica se considerara efectuada con el solo envío de la misma a la Casilla Única Laboral del trabajador respectivo; por lo que, no sería necesario contar con la firma del trabajador. V. CONCLUSIONES En opinión de esta Oficina, el uso de las firmas digitales para las boletas de pago y para los contratos de trabajo son viables en tanto que el empleador cuente con el respectivo ,,,certificado digital y tramitar certificados digitales para todos sus trabajadores a fin de cumplir con las obligaciones señaladas en la normativa expuesta en el desarrollo del presente informe. Es todo cuanto informo a usted para los fines que consiidere pertinentes. Atentamente,

Miguel Antonio Hiedo Reyes Consultor Oficina General de Asesoría Jurídica

Lima, Con la conformidad del funcionario que suscribe, remítase el presente informe y sus antecedentes a la Secretaría General del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. Atentamente,

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DUARDO ALONSO GARCIA BIRIMISA

ral de Asgs°efé de la Oficina General de Asesoría Jurídica

MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCIÓN DEL EMPLEO

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Salaverry N° 655 Jesús María

PERÚ

Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral

"Año Lima,

apacidad en el Perú" "Decenio de las Personas con Disc ón" y del Fortalecimiento de la Educaci de la Diversificación Productiva

2 2 DIC. 2015 L/SG

OFICIO N44 15-2015—SUNAFI

2 4 DIC. 2015 Señor Z RICARDO VELÁSQUEZ RAMÍRE Secretario General ión del Empleo Ministerio de Trabajo y Promoc

Presente.ASUNTO

:

boletas de ada en contratos de trabajo y Consulta sobre firma digitaliz pago

REFERENCIA

:

F-MSS

Oficio N° 236-2015-SGGTH-GA

De mi consideración: e el nto de la referencia, mediant e a usted, en relación al docume la de Tengo el agrado de dirigirm emita opinión sobre el uso de Surco solicita a la Sunafil ó tiag San de dad pali nici Mu cual la es contratIdos bajo el tratos y adendas de los servidor con los en da nea esca o ada a los firma digitaliz de pago del personal sujeto tivo N° 1057 y en las boletas 1057 N° régimen del Decreto Legisla tivo isla Leg , del Decreto trativa, de la actividad privada regímenes de la carrera adminis N° 20530. y pensionistas del Decreto Ley cación de la referida) firma as tienen que ver con la apli sult con s esta que a o end Atendi etas de pago, y a que la de trabajo como en las bol os trat con los en to tan a, del digitalizad rio de Trabajo y Promoción de firmas a cargo del Ministe se o, rrid implementación del registro ocu ha no aún 009-201-TR, ulo 2 del Decreto Supremo N° nte. Empleo, dispuesta por el artíc ndie espo la atención corr a a efectos de que se le brinde le corre traslado de esta consult Atentamente,

( RICARDO ENRIQUE PAJUELO BLISTAMAN Secretario General Superintendencia Nacional de Fisca'Izz-:.: • Laboral

Municipalidad dé Santiago de Surcó

'Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación/7

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DIC. 2815 SUPERiNTENOENCIA NACIONAL DE FISCALIZACIÓN LABORAL.

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OFICINA GENERAL DE ASP: .

SEÑORES OFICINA GENERAL DE ASESORIA JURIDICA SUNAFIL Av. Salaverry N° 655 Dist. Jesús María.-

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Firma:

De nuestra consideración: Es grato dirigirme a ustedes, a fin de expresarles mi cordial saludo y a la vez manifestarle que esta Subgerencia de Gestión del Talento Humano, ha efectuado la consulta a la Gerencia de Asesoría Jurídica de esta Corporación, sobre la viabilidad de implementar la r'firma digitalizada o ecaneada en los Confrátos y Adendas del pel-sonal CAS sujeto al DL N° 1057, y en las boletas de pago del personal sujeto a los Régimenes del DL N° 276, 728,1057 y pensionistas del Decreto Ley N° 20530. Mediante el nforme N° 303-2015-GAJ-MSS4 la Gerencia de Asesoría Jurídica de este Corporativo, ha opinado sobre la procedencia de aplicarse la firma digitalizada o escaneada en los Contratos y Adendas del personal CAS-DL N° 1057, y en las boletas de pago del personal sujeto a los Régimenes del DL N° 276, 728,1057 y pensionistas del Decreto Ley N° 20530, teniendo en consideración lo establecido en el Decreto Supremo N° 009-2011-TR y el Art. 18° del Decreto Supremo N° 001-98-TR. Respecto a ello, si bien la Gerencia de Asesoría Jurídica ha opinado que procede utilizar la firma digitalizada o scaneada conforme al Informe N° 303-2015-GAJ-MSS, que se adjunta, también se deberá contar con la opinión favorable de su entidad, motivo por el cual procedemos a efectuar la consulta sobre la viabilidad de implementar dicho procedimiento. Atentamente,

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE FISCALIZACIÓN LABORAL Unidad de Rade Documentan y Archivo

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Jr. Bolognesi 275, Plaza Mayor de Santiago de Surco. T. 411-5560 www.munisurco.gob.pe