Plantilla-organización-eventos-2.0.xlsx

Plantilla para la Organización d Ejemplo Chek-list acciones

Características

Selecciona a los ponentes

Cuando selecciones a los ponentes, ten en cuenta lo siguiente: su conocimiento; su reconocimiento; su comunidad. De ello dependerá la calidad del evento

Escoge el lugar

Si quieres que tu evento sea 2.0, el espacio es importantísimo. Que tenga WIFI y cobertura 3G. Y a ser posible enchufes, siempre habrá quien gaste toda la batería

Utiliza plataformas de gestión de eventos

Utiliza plataformas que ya están preparadas para la gestión de eventos, tanto si el evento es gratuito como de pago. Podrás llegar a gente de fuera de tus redes y facilitar el acceso a los usuarios

Recuerda este acrónimo: el hashtag debe ser CUT, es decir: Crea un hashtag Corto - Único - Título. Este acrónimo concentra todo lo que exclusivo para el evento debe contener un hashtag Realiza acciones alrededor del hashtag

Concursos en Instagram, comunicación previa a los influencers, enviar información del evento a los ponentes (por si quieren realizar un post antes del evento)

Haz comunicación online y offline. Llega a todos los medios. Comunicación online y Piensa que, aunque sea un evento 2.0, a lo mejor te interesa offline que asista gente que no utiliza la red de forma habitual

Crea un Evento en Facebook

Organiza a tu equipo

Rellena bien todos los campos de la información del evento. Escoge un nombre breve y que contenga palabras clave. Indica fecha y hora. Pon sólo información relevante y estructúrala de forma muy visual. Genera interacción en el muro del evento Determina cuántas personas necesitarás gestionando el evento. ¿Hay más de un evento en paralelo? Selecciona a uno o más Community Manager con gran capacidad de escucha y una escritura eficaz para llevar las cuentas oficiales

Incluye pantallas laterales con visualización live de los tuits sobre tu hashtag. También puedes realizar algún concurso Involucrar a la audiencia "premio al más tuitero" o "premio al que interrumpa al ponente con esta frase", etc.

Presentaciones

Mide los resultados

Lo ideal es poder tener las presentaciones y subirlas al acabar la ponencia. Las puedes subir a SlideShare o si las has grabado en vídeo a Youtube

Los resultados servirán para: aprender y mejorar para futuras ediciones, poder pedir patrocinios

Plantilla de Organización de Ev Chek-list acciones Selecciona a los ponentes Escoge el lugar Utiliza plataformas de gestión de eventos Crea un hashtag exclusivo para el evento Realiza acciones alrededor del hashtag Comunicación online y offline Crea un Evento en Facebook Organiza a tu equipo Involucrar a la audiencia Presentaciones Mide los resultados

Características

ara la Organización de Eventos 2.0 Ejemplo Ejemplos

TED

Espacio Fundación Telefónica (Madrid)

Invitic, Eventbrite, Amiando, Ticketea

#TA2012 #EBE12 #SMP11

Concurso #SiQuieroTA2012 Folletos, tarjetas, vallas publicitarias, CDs, hojas con membrete, regalos para los asistentes (de patrocinadores o propios), Google AdWords, Publicidad de Facebook

Social Media Day

PR, Mentores, Community Manager, Técnicos, Logística, Azafatas, Prensa, Fotgrafo-vídeo Twitterfountain, Twitterfall, Visible Tweets, TweetChat, ParaTweet, Wiffiti, Twuubs, TweetWally

Slideshare, Prezi, YouTube Pirendo, Hootsuite, Meltwater, TweetReach, Cierzo. Algunas son de pago y otras gratuitas, dependerá de tu presupuesto. También se debe hacer un clipping para saber en qué medios se ha mencionado el evento

tilla de Organización de Eventos 2.0 Ejemplos

Eventos 2.0

Documentos adjuntos Lista de los ponentes. Debe incluir su contacto: mail, móvil, y la puedes enriquecer con número de seguidores en Twitter Pequeño plano del lugar: dónde están los lavabos, salidas de emergencia, puntos de luz, aforo máximo. Otro plano de cómo y dónde recibirás a los asistentes, en dónde estarán los registros, las pantallas, las azafatas con los micrófonos para las preguntas, los fotógrafos, etc. Listado de asistentes con los perfiles sociales de cada uno. Así se facilita el networking entre ellos. También les puedes facilitar en el registro una identificación con su nick de Twitter. Posibilidad de imprimir la entrada Debes tener previsto incluir el hashtag en tu cartelería offline, también en un lugar visible del lugar en donde se realizan las ponencias, y por último personalizar las presentaciones de los ponentes incluyendo el hashtag Calendario de fechas de concursos y redes sociales en las que se llevarán a cabo. A partir de estas redes se pueden conseguir influencers que animen a incrementar la participación Calendario de acciones y fechas previstas, así como resultados de las mismas

Exporta el listado de asistentes a un evento público con aplicaciones como Evuli

Listado de posibles "voluntarios" al evento. Seguro que habrá quienes quieran ayudar a dinamizar en redes sociales

Indica en todos los documentos que la gente esté atenta a las pantallas porque "habrá sorpresas..." ;)

Listado con títulos de todas las ponencias así como check-list de si las han enviado a la organización. Pedirlas como mínimo 1 semana antes y pedir autorización (por escrito) para subirlas a SlideShare

Listado que incluya todas las redes sociales en las que se quiera hacer un seguimiento, medición de resultados; lo óptimo es Twitter, pero puede ser que también se quiera analizar otras redes

ntos 2.0 Documentos adjuntos