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PRINCIPALES HOJAS DE CÁLCULO

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MICROSOFT EXCEL: PAQUETE DE OFICINA MICROSOFT OFFICE.

Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo. Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corp. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo. La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación de Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel. CARACTERISTICAS: 1- CELDAS Es una matriz bidimensional de columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y conocida cuadrícula de la presentación de Excel. La información se introduce en las celdas, que es el pequeño rectángulo donde cada fila y columna se encuentran. Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por letras—de izquierda a derecha—en la fila guía ubicada en el tope. Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente—de arriba hacia abajo— en la columna guía a la izquierda. De esta manera, cada celda es fácilmente identificable con la letra y el número de la columna y fila que le corresponda. Con un simple click en la celda deseada, Excel te permite seleccionar para comenzar a introducir tanto letras como números. 2- HOJA DE TRABAJO Es el nombre que se le da a la sábana completa de cuadrículas donde están todas las celdas. Las últimas versiones del programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas, desde la ‘A’ hasta la última identificada con las letras ‘XFD’. Las hojas de trabajo están identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que pueden renombrarse a la necesidad del usuario.

3- LIBROS DE TRABAJO Es el nombre común de los archivos de Excel los cuales pueden contener varias hojas de trabajo. Para cambiar entre hojas de trabajo basta con seleccionar las etiquetas ubicadas abajo y a la izquierda de la pantalla del programa. Tradicionalmente los libros de trabajo eran guardados en archivos con la extensión ‘.XLS’, pero desde la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’. Las nuevas versiones aún pueden abrir los archivos con extensión vieja, pero en caso contrario es necesario la instalación de un paquete de compatibilidad. 4- CINTAS DE OPCIONES Desde la versión 2007, los programas del paquete de Microsoft Office reemplazaron el menú tradicional por cintas con las opciones dispuestas en iconos. Son una especie de menú visual donde las opciones se mantienen abiertas. Cada cinta contiene una serie de funciones relacionadas con íconos característicos. Por ejemplo, la cinta de “Inicio” tiene las opciones más comunes como tipo, color y tamaño de fuente; la cinta de “Insertar” contiene las funciones de insertado de tablas, cuadros, imágenes, entre otros.

5- FÓRMULAS Además de números y texto, las celdas pueden contener fórmulas y esta es la peculiaridad que hace de Excel una hoja de cálculo por excelencia. Con las formulas, Excel presenta el resultado de una operación matemática en la celda seleccionada. Ejemplo: al escribir “=3+5” en una celda, el programa mostrará el número “8”. Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los datos numéricos insertados en las celdas. Al ingresar dentro de la formula la identificación de las celdas involucradas, el programa realiza la operación, y también mantiene los resultados actualizados en caso de que las cifras en las celdas involucradas cambien. Ejemplo: al escribir en la celda C3 la fórmula “=A3+B3”, Excel sumará los valores que haya en las celdas A3 y B3 y mostrará el resultado en C3. Si los valores fueras 3 y 5 respectivamente, el resultado sería 8. Si se cambiase 5 por 9 en la celda B3, el resultado en C3 se actualizaría a 12. Todas las operaciones de aritmética básica pueden calcularse con fórmulas de Excel en sus hojas de trabajo.

6- FUNCIONES Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más complejas y especializadas que pudieran agregarse a las formulas, como por ejemplo operaciones matemáticas y trigonométricas como la resta, seno y coseno; financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas, referenciales y lógicas. En cada celda puede haber sólo una formula, pero cada formula puede contener múltiples funciones.

8- TABLAS DE EXCEL Es una herramienta de almacenamiento estructural de datos tabulares en una selección de columnas y filas que el programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para el posterior manejo por parte del usuario. 9- TABLAS DINÁMICAS También llamadas tablas pivote, permite el análisis de grandes cantidades de datos dentro de las hojas de trabajo para luego presentarlos en reportes complejos o tablas sin necesidad de escribir formulas.

10- MACROS Son pequeños programas que se escriben en lenguaje de programación de Visual Basic o “VBA” (Visual Basic for Applications) que ayudan a la automatización de procesos y operaciones en las hojas de trabajo. Es una característica para usuarios avanzados que permite programar conectividades en las bases de datos, hacer analíticos, formularios, algoritmos, filtros, búsquedas web, entre otros.

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SUN: STAROFFICE CALC, PAQUETE STAROFFICE.

StarOffice Calc es una hoja electrónica de cálculo, que permite introducir datos para hacer cálculos y manejar bases de datos. StarOffice Calc puede organizar y presentar la información de una forma clara, así como también puede realizar operaciones matemáticas, graficar información y manejar datos fácilmente.

CARACTERISTICAS: Una de las características principales de StarOffice Calc, es su flexibilidad, por ejemplo: Sí se realiza un cambio de datos en la hoja de cálculo, StarOffice Calc los vuelve a calcular de forma automática, y también ajusta los gráficos a los datos de la nueva información. StarOffice Calc trabaja con hojas de cálculo que se integran en libros de trabajo; es decir, un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y cada libro de trabajo puede llegar a tener cientos de hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo es una cuadrícula formada por filas y columnas. Las columnas son secciones verticales de una hoja de cálculo y están rotuladas desde la “A” a la “Z” y con combinaciones de letras. Las filas son secciones horizontales (renglones) de la hoja de cálculo y están numeradas a partir del número 1. Aunque la ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo, ésta se compone de 32,000 filas y 256 columnas. A continuación se presenta la imagen del área de trabajo de una hoja de cálculo de StarOffice Calc.

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REFERENCIA ABSOLUTA Y RELATIVA EN EXCEL

Las referencias de celdas se da por medio de rangos, lo cuales están en una hoja de cálculo. Estas referencias se usan para las formulas, las cuales al momento de aplicarlas puedes distribuirlas en dos tipos. Referencias relativas Son aquellas que varían según se muevan de ubicación mediante la hoja de cálculo, lo cual quiere decir que se llegan a adaptar cuando son movidas, tanto por una fila o columna. Referencias absolutas Se usa cuando se desea copiar en una celda una referencia, la cual permanezca constante al momento de cambiar de ubicación (fila o columna). Para esto se usa el símbolo $ antes de poner la formula en la hoja de cálculo.

NOTA: Tenemos una base de datos sobre el inventario de una empresa que vende ropa en general, en el margen de utilidad se observa cómo se usa una referencia absoluta , a la cual se le antepone el signo $ para fijar los valores.

MEZCLA DE REFERENCIAS RELATIVAS Y ABSOLUTAS Así mismo, las referencias relativas y absolutas también se puede mezclar y usar en al mismo tiempo como se muestra en el ejemplo, líneas abajo.

NOTA: Se ha tomado como referencia el ejercicio anterior solamente se le a agregado el precio de venta, con el cual nos muestra una combinación de uso de una referencia absoluta para el margen de utilidad y una referencia relativa para la parte del precio de venta.

REFERENCIAS A RANGOS Las referencias tanto relativas y absolutas se aplican mediante los rangos, para eso vamos a ver un ejemplo en el Excel.

NOTA: En este caso si también lo ponemos en una referencia absoluta, pasa lo mismo puedes mover el rango del total de polos donde deseas y no va variar la fórmula.

TIPOS DE GRÁFICOS EN EXCEL Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la información adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos. Gráficos de columna: Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

Gráficos de línea: Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.

Gráficos circulares: También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

Gráficos de Barra: Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.

Gráficos de Área: Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea.

Gráficos XY (Dispersión): Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores.

Gráfico de anillos: Los gráficos de anillos nos permiten mostrar los datos como un porcentaje del total, en ese sentido son similares a los gráficos de circulares (gráficos de pie). Con estos gráficos podemos fácilmente enfocar nuestra atención en el tamaño de cada sección del anillo.

Aunque los gráficos de anillos son similares a los gráficos circulares se diferencian porque pueden contener más de una serie de datos. Cada serie de datos que se trace agregará un nuevo anillo al gráfico. El gráfico mostrado en la imagen anterior representa una sola serie de datos, en el siguiente ejemplo muestro el efecto sobre el gráfico al especificar dos series de datos:

x En este ejemplo el anillo de datos interior representa la serie del año 2010 y el anillo exterior la serie datos del 2011. Cada nueva serie de datos que se agregue irá añadiendo un anillo exterior al gráfico. Aunque los múltiples anillos podrían ser una característica única de este tipo de gráficos debes tener cuidado en no sobre utilizarlos o de lo contrario tus gráficos serán difíciles de entender con tantos anillos juntos. Gráfico de anillos seccionado: El primer tipo de gráfico de anillos es el mostrado en las imágenes previas. El segundo tipo es conocido como gráfico de anillos seccionado el cual enfatiza la contribución de cada una de las partes al darles un espacio entre cada una de ellas.

Inserta un gráfico de anillos en tu hoja de Excel seleccionándolo desde la ficha Insertar en el grupo Gráficos, al pulsar el botón Otros. Gráficos de burbuja: Los gráficos de burbuja nos permiten mostrar tres dimensiones de datos en un gráfico de dos dimensiones. El gráfico de burbuja es una variación del gráfico de dispersión en donde los puntos son reemplazados por burbujas. El tamaño de las burbujas es lo que representa la tercera dimensión de datos en el gráfico. Las burbujas se grafican de acuerdo a los valores de X y de Y mientras que su tamaño será proporcional al tercer valor. Los gráficos de burbuja son frecuentemente utilizados para presentar información financiera ya que los diferentes tamaños de las burbujas enfatizan adecuadamente los diferentes valores financieros. Para crear un gráfico de burbuja debemos dar un formato adecuado a nuestros datos. En primer lugar debemos tener una tabla de datos con tres columnas y asegurarnos de que el orden sea el siguiente: valores x, valores y, valores z (tamaño de burbuja).

Posteriormente debemos ir a la ficha Insertar y seleccionar el botón Otros que se encuentra dentro del grupo Gráficos y entonces seleccionar la opción Burbuja.

Excel tomará los datos de la tabla y creará el gráfico de burbuja correspondiente:

Es este gráfico de burbuja tenemos el número de productos desplegado en el eje horizontal, las ventas en el eje vertical y el porcentaje de mercado está representado por el tamaño de las burbujas. Es muy fácil con este gráfico identificar de inmediato la burbuja más grande, la cual representará el mayor porcentaje de mercado, mientras que será evidente la ubicación de la burbuja con el menor tamaño. Gráfico de burbuja con efecto 3-d: Cuando creamos un gráfico de burbuja podemos también elegir la opción de tener un gráfico con efecto 3-D. Compara el resultado al cambiar el tipo de gráfico del ejemplo anterior por un gráfico con efecto 3-D:

Gráficos de dispersión: Los gráficos de dispersión también son conocidos como gráficos XY y su función principal es la de mostrar la relación que existe entre los valores numéricos de diferentes series de datos sobre los ejes de coordenadas XY. Considera la siguiente tabla de datos de temperaturas en grados Celsius donde la primera columna tiene la hora del día, la segunda columna la temperatura prevista y la tercera columna la temperatura real.

Para crear el gráfico de dispersión selecciona la tabla de datos y en la ficha Insertar dentro del grupo Gráficos selecciona el botón Dispersión y posteriormente la opción Dispersión solo con marcadores.

Excel insertará el gráfico de dispersión en la hoja el cual será similar al mostrado en la imagen de arriba. A parte de este tipo de gráfico de dispersión con marcadores se encuentran aquellos que utilizan líneas. Por ejemplo, tomando la misma tabla de datos, un Gráfico de Dispersión con líneas rectas y marcadores se verá de la siguiente manera:

Algunos podrían argumentar que este tipo de gráfico de dispersión es similar a un gráfico de líneas y aunque de primera vista parecieran idénticos existen algunas diferencias importantes entre ellos. USAR GRÁFICO DE DISPERSIÓN O GRÁFICO DE LÍNEA Los gráficos de dispersión se utilizan generalmente para comparar valores numéricos como datos estadísticos, científicos y de ingeniería. La razón por la que se utilizan para este tipo de datos es porque un gráfico de dispersión tiene más opciones en cuanto a la escala del eje horizontal como por ejemplo el poder utilizar una escala logarítmica.

Además el gráfico de dispersión permite ajustar las escalas independientes de los ejes lo cual será de gran ayuda para revelar mayor información sobre los valores mostrados en el gráfico. Como regla general, si tienes una tabla de datos numéricos con información científica o estadística considera utilizar un gráfico de dispersión para poder analizar al máximo los datos. Graficar funciones matemáticas en Excel: Un gráfico de Excel es una buena alternativa para desplegar la información de una función matemática o trigonométrica. En esta ocasión mostraré dos técnicas para graficar funciones en Excel ya sean de una o de dos variables. Para este ejemplo graficaré la función Y = SEN(X) con la condición de mostrar los valores calculados para X desde -5 hasta +5 con incrementos de 0.5. Observa el resultado en la siguiente gráfica:

Las columnas A y B contienen los valores para X y para Y respectivamente. Por ejemplo, la celda B2 tiene la siguiente fórmula: =SENO(A2) De esta manera, para cada valor de X de la columna A, se calcula el valor de Y en la columna B. El gráfico utilizado es un gráfico de Dispersión con líneas rectas y marcadores. Para dar una vista similar a la que observas en la imagen superior debes hacer lo siguiente: Agregar líneas de división secundarias para los ejes horizontal y vertical. Para agregar estos ejes debes seleccionar el gráfico y en la ficha Presentación pulsar el botón Líneas de la cuadrícula y para cada eje seleccionar la opción Líneas de división principales y secundarias.

Mover las etiquetas del eje. De manera predeterminada el gráfico tendrá las etiquetas a un lado cada eje, pero si deseas moverlas por fuera de las líneas de división debes pulsar el botón Ejes, seleccionar cualquiera de los ejes primarios y posteriormente la opción Más opciones del eje que es la última de las opciones del menú. Se mostrará el cuadro de diálogo Dar formato a eje en donde deberás cambiar el valor para Etiquetas del eje y seleccionar la opción Bajo.

Para tener un gráfico de mayor exactitud será suficiente con agregar más valores a la columna A y además reducir los incrementos entre un valor y otro. GRAFICAR FUNCIONES DE DOS VARIABLES EN EXCEL También podemos graficar funciones en Excel que utilicen dos variables como la función Z =COS(X)*SEN(Y). Para graficar esta función tendré las siguientes condiciones: Se graficarán 16 valores de X en un rango de 0 a 3 con incrementos de 0.20 y se graficarán 16 valores de Y en un rango de 2 a 5 con incrementos de 0.20. Observa el resultado en la siguiente imagen:

El tipo de gráfico de Excel utilizado es un gráfico de Superficie 3D el cual puedes encontrar al pulsar el botón Otros en el grupo Gráficos de la ficha Insertar.

Antes de crear el gráfico debes de asegurarte de tener la tabla de datos adecuada de manera que el cruce entre una columna (X) y una fila (Y) tenga el resultado para Z utilizando la función definida. Por ejemplo, la celda C3 del ejemplo tiene la siguiente fórmula: =COS(C1)*SENO(A3) Por último recuerda que entre más valores se proporcionen, mayor detalle y exactitud tendrás al momento de graficar funciones matemáticas en Excel.

SUMA Combinar celdas o columnas en una suma no es tan fácil como escribir el nombre de cada celda y añadir el símbolo + en medio. La función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la expresión =SUMA(A1:A5). En este caso, sirve para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en medio. Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de celdas, como en el ejemplo anterior. Otro ejemplo sería =SUMA(5;B1:B5)para sumar el intervalo B1 a B5 y a su vez sumarle 5. Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar (+), restar (-), multiplicar (*) y dividir (/). Basta con usar el símbolo correspondiente. Ejemplo: =SUMA(A1:A10)*10 suma el intervalo entre A1 y A10 y multiplica el resultado por 10. SI Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde con un valor concreto, obtendrás la respuesta que hayas configurado. El ejemplo más sencillo es =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el valor 1, la respuesta será “Sí”. En caso contrario, en la celda de la función veremos “No”. La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo, nuestro presupuesto excede de cierta cantidad o nuestra cuenta acaba en números negativos. Para ello, podemos usar los símbolos mayor que y menor que. BUSCAR La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna. Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR (valor buscado; vector de comparación; (vector resultado) donde valor buscado es lo que estamos buscando a modo de referencia (número, texto, nombre de referencia…). El vector de comparación se refiere a dónde tenemos que buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo). En él [vector resultado] está lo que buscamos realmente, porque lo desconocemos, a través del valor buscado. Ejemplo: =BUSCAR(7;A2:A10;B2:B10) busca el valor 7 en las celdas comprendidas entre A2 y A10 y muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10. BUSCARV Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más práctica la función BUSCARV. La sintaxis es =BUSCARV(Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos ese valor; el número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).

Por ejemplo: =BUSCARV(D13;B2:E11;3;FALSO) D13 es el valor a buscar. En este caso se refiere al contenido de una celda.B2:E11 es un rango o intervalo donde se encuentra el valor que buscamos. 3es el número de la columna donde se encuentra el valor que queremos obtener. FALSO se refiere a que queremos obtener un valor concreto. COINCIDIR Con COINCIDIR buscamos un elemento en un intervalo de celdas y obtendremos la posición de ese elemento en el rango que hemos indicado. Ejemplo: =COINCIDIR(5;A1:A10;0) 5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se refiere a qué tipo de coincidencia buscamos. Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor buscado. 0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el valor menor que es mayor o igual que el valor buscado. Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que buscamos en número absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda. ELEGIR Con la función ELEGIR obtendremos un valor de una lista de hasta 254 posibles. En el ejemplo =ELEGIR(2;A2;A3;A4;A5) se mostrará el segundo valor del rango A2 a A5. Lamentablemente, tenemos que incluir cada celda en vez de indicar un intervalo. FECHA Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto, año, mes y día, por ese ordeng.

Por ejemplo, =FECHA(C2,A2,B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el día de la celda B2. Para evitar problemas, es recomendable mostrar los años con cuatro cifras. El resultado se mostrará con un formato u otro según lo tengamos configurado. Podemos cambiarlo desde Formato > Formato de celdas > Número > Fecha. DIAS La función DIAS sirve para mostrar el número de días transcurridos entre dos fechas distintas. Con la expresión =DIAS(fecha final; fecha inicial) obtendremos el resultado en forma de valor numérico. Ejemplo: =DIAS(A5;A1) o =DIAS(03/08/2003;05/03/1997). Las dos maneras son posibles. En este caso, el resultado será 2342 días. ENCONTRAR y ENCONTRARB Con estas dos funciones encontraremos una cadena de texto dentro de una segunda cadena. El resultado obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto. Ambas funciones se utilizan con la estructura =ENCONTRAR (texto buscado; dentro del texto; [núm_inicial]). En texto buscado indicamos la expresión escrita que buscamos entrecomillada. En dentro del texto indicamos la celda donde se encuentra, por ejemplo A1. Opcionalmente, podemos indicar un número inicial para que la búsqueda empiece a partir de un carácter concreto. Estas funciones te serán útiles si en una columna incluyes conceptos complejos combinados y necesitas extraer una parte. INDICE Por último, INDICE nos da un valor o referencia de una celda o matriz de celdas desde una tabla o rango. Con =INDICE(matriz; núm_fila; [núm_columna]) indicamos la matriz donde buscar (un rango entre dos celdas de una o más columnas), el número de la fila donde buscar y, si hay varias columnas en la matriz, el número de la columna donde devolver un valor. El resultado será este último valor. Ejemplo: =INDICE(A1:B5;2;2 donde A1:B5 es la matriz que integra las columnas A y B desde las filas 1 a 5. El primer 2 se refiere a que queremos el valor de la segunda fila, y como en la matriz hay dos columnas, incluimos otro 2 para indicar que queremos el valor de la segunda columna.

Elaborado por: Nicolás Guzmán FUENTES https://www.ecured.cu/Hoja_de_calculo https://definicion.de/excel/ https://www.lifeder.com/caracteristicas-de-excel/ http://www.cca.org.mx/cca/cursos/crs/html/modulos/modulo7/introduccion.htm https://www.excelintermedio.com/que-son-las-referencias-relativas-y-absolutas-en-excel/ https://blogthinkbig.com/las-10-funciones-de-excel-mas-importantes-segun-microsoft