παρουσιάζω, άρα υπάρχω!

«Παρουσιάζω, άρα υπάρχω…» Συντάκτης κειμένου: Γιώργος Τζιράλης (http://gtziralis.com ) Η αριστεία στην τέχνη της παρουσίασης αποτελεί απαραίτητο συστατικό, αν όχι ικανή συνθήκη, για την επιτυχία στα περισσότερα των αγωνισμάτων του επαγγελματικού στίβου. Η εξαιρετική απόδοση παρουσία κοινού δεν αποτελεί υποχρέωση και προνόμιο μονάχα για αθλητές και καλλιτέχνες, αλλά εντέλει για κάθε επιχειρηματία, στέλεχος ή φοιτητή. Παρά τη σημασία της αυτή, ωστόσο, η ικανότητα του παρουσιάζειν κατά κανόνα δεν καλλιεργείται, εκλαμβάνεται ως δεδομένη και στατική, τελικά χαρακτηρίζεται από τον πάγιο μύθο της περιγραφής περί ‘χαρίσματος’ και όχι ως βελτιώσιμη μέσω μεθοδικής εργασίας δεξιότητα. Οι συνέπειες γίνονται αισθητές σε κάθε περίσταση. • •

Αλήθεια, πόσες φορές έχετε αποκοιμηθεί κατά τη διάρκεια μίας παρουσίασης ή έχετε αποχωρήσει στην αρχή της επειδή αισθάνεστε ότι χάνετε τον χρόνο σας; Και πόσες είναι οι παρουσιάσεις εκείνες τις οποίες μνημονεύετε ακόμα και σήμερα;

Σίγουρα η τεχνική μίας παρουσίασης είναι ικανότητα που στηρίζεται και αξιοποιεί πρωτίστως τα προσωπικά χαρακτηριστικά του ομιλητή, παρά αναφέρεται σε γενικής εφαρμογής μοτίβα. Ωστόσο, κάποιες αρχές είναι μάλλον οικουμενικές και η -συχνήπαράβασή τους προκαλεί εκ των πραγμάτων την απώλεια της προσοχής του ακροατηρίου, αν όχι τον εκνευρισμό του.

Επιχειρώ να διατυπώσω λοιπόν, κάποιες γενικές κατευθύνσεις, υπό τη μορφή εγχειριδίου εμπειρικών κανόνων:

1. Το Powerpoint δεν είναι σκοπός, είναι μέσο. Ο σκοπός μίας παρουσίασης δεν είναι να εμφανίσετε ένα ελκυστικό αρχείο Powerpoint, αλλά να μεταδώσετε αποτελεσματικά το μύνημά σας στο κοινό.  Κεντρικό πρόσωπο μίας παρουσίασης δεν είναι οι διαφάνειες, είστε εσείς.  Οι διαφάνειες βρίσκονται εκεί για να υποστηρίξουν το έργο σας, όχι εσείς για να υποστηρίξετε τις διαφάνειες.

2. Το Powerpoint δεν είναι Word. Αν έχετε κάποιο κείμενο για το κοινό σας, τυπώστε το και μοιράστε το σε όλους. Το Powerpoint δεν προορίζεται γι’ αυτό τον σκοπό. Προσωπικά, δεν διαβάζω ποτέ διαφάνεια με περισσότερες από 20 λέξεις. Στοιχηματίζω κι εσείς το ίδιο.  Κρατήστε λοιπόν στη διαφάνεια την πιο σημαντική έννοια, τις λέξεις-κλειδιά σε λίγα bullets και ως εκεί. Τα υπόλοιπα τα ακούμε.  Αν βλέπουμε και ακούμε τα ίδια, μάλλον σε λίγη ώρα σταματάμε είτε να βλέπουμε, είτε να ακούμε. Οι αισθήσεις του ακροατή πρέπει να λειτουργούν συμπληρωματικά, η επικάλυψη κουράζει.

3. Το Powerpoint δεν είναι σημειωματάριο. Συνηθίζετε να κολάτε post-it στην είσοδο του σπιτιού σας; Τυπώνετε Τ-shirt με τη λίστα για τα ψώνια σας; Υποθέτω πως όχι.

Τότε, σταματήστε να γράφετε κείμενο στις διαφάνειες ‘για να το θυμηθείτε στην παρουσίαση’.  Αν χρειάζεστε οδηγίες και λεπτομέρειες, κρατήστε ένα χαρτί με σημειώσεις. Τόσο απλά.

4. Το Powerpoint δεν είναι αναμνηστικό. Συχνά παρατηρώ πως το 30% του ωφέλιμου χώρου μιας διαφάνειας καλύπτεται από όνομα, τηλέφωνο, email, fax και website του ομιλόντα και της εταιρείας του, γεωγραφικές συντεταγμένες, ημερομηνία και ώρα της περίστασης, αναλυτικά το αντικείμενο αυτής και άλλες τέτοιες απόλυτα απαραίτητες για την εξέλιξη της παρουσίασης πληροφορίες. Πιστέψτε με, όμως, δεν χρειάζονται.  Αρκούν τα περισσότερο σημαντικά από αυτά τα δεδομένα, στην αρχή ή και στο τέλος της παρουσίασης.

5. Οι γνώσεις σας στο Powerpoint δεν είναι για επίδειξη. Γνωρίζετε να χειρίζεστε άψογα το λογισμικό. Πώς να αλλάζετε background, master layout και, κυρίως, animation σε κάθε slide. Μπράβο. Τώρα, σταματήστε. Μάθετε πως και τα παιδιά στο δημοτικό μαθαίνουν Powerpoint. Και τα καταφέρνουν μια χαρά. Μην κάνετε λοιπόν κατάχρηση του εργαλείου.  Επιλέξτε κάποιες βασικές ρυθμίσεις και τέλος. Και, παρακαλώ, όχι πολλά animations. Αλλιώς ας δούμε τέννις.

6. The KISS principle (αλλιώς: Keep It Simple, Stupid!) Θυμηθείτε: Όσο λιγότερα διακριτά χαρακτηριστικά έχει μία διαφάνεια, τόσο περισσότερο θα εστιάσει το κοινό σε αυτά.  Επιλέξτε τα σημαντικότερα και κρατήστε μόνο αυτά. Το ίδιο και για την παρουσίαση συνολικά. Αν έχετε 100 διαγράμματα, επιλέξτε τα 5 πιο σημαντικά.  Κάντε εσείς για λογαριασμό του ακροατή την περίληψη των αποτελεσμάτων. Οδηγήστε τον ομαλά στο διαυγές συμπέρασμα.

7. Επικοινωνήστε με το κοινό Στόχος της παρουσίασης είναι το ακροατήριο. Επομένως, διαμορφώστε τα περιεχόμενα και το ύφος ανάλογα με την περίσταση. Και, κυρίως, ακούστε το κοινό.

 Προσαρμοστείτε στις αντιδράσεις του. Μιλήστε περισσότερο από όσο είχατε προγραμματίσει για κάτι που προξενεί το ενδιαφέρον, λιγότερο για κάτι που τους μοιάζει αδιάφορο.

8. Επιδείξτε πάθος, αυτοπεποίθηση Αν θεωρείτε πως η παρουσίασή σας δεν έχει θέση ή λόγο ύπαρξης, καλύτερα μην την επιχειρήσετε καθόλου. Αν δεν πιστεύετε εσείς στη δουλειά και τις ιδέες σας, μην αναμένετε να πείσετε τους ακροατές σας.  Η γλώσσα του σώματος είναι απόλυτα ειλικρινής και αρκετά ισχυρή για να διαμορφώσει εν πολλοίς και την αντίδρασή τους.  Σε περίπτωση που τα παραπάνω παραπέμπουν περισσότερο στη συσχέτιση και επικοινωνία ενός καλλιτέχνη με το κοινό του, ορθώς, οι παραλληλισμοί είναι υπαρκτοί, αν και μη εμφανείς σε πρώτη ανάγνωση.  Ο ομιλητής δίνει εντέλει την παράστασή του, και ως τέτοια πρέπει να αντιμετωπίζει την παρουσία του από την αρχή ως το τέλος.

9. Ο χρόνος είναι χρήμα Και για εσάς και για τους ακροατές σας. Η γη γυρίζει. Και όλα τα σώματα υπακούουν στο νόμο της βαρύτητας. Τα γνωρίζουμε όλοι αυτά. Ας μην επαναλαμβάνουμε κοινοτοπίες και τα αυτονόητα σε κάθε παρουσίαση. Πολύ σύντομη εισαγωγή και κατευθείαν στο προκείμενο.  Το ενδιαφέρον πρέπει να βρίσκεται στο ακέραιο καθ’ όλη τη διάρκεια της ομιλίας, επίσης οι χρονικοί περιορισμοί πρέπει να τηρούνται ευλαβικά.  Καλύτερα τελειώστε νωρίτερα. Πέντε λεπτά παραπάνω κοστίζουν αρκετά, ιδίως αν αποτιμήσει κανείς το συνολικό δυναμικό των παρευρισκομένων, επίσης μειώνει αντιστοίχως την περισσότερο σημαντική ανάδραση των ακροατών και το ακόμα περισσότερο σημαντικό networking που ακολουθεί.

10. Ψάξτε, πειραματιστείτε, βελτιωθείτε Αναζητείστε βέλτιστες πρακτικές,  για παράδειγμα τον κανόνα 10/20/30 που προτείνει ο Guy Kawasaki (10 διαφάνειες, 20 λεπτά, 30pt font),  αποκτήστε τακτική πρόσβαση σε μία ανανεώσιμη πηγή ιδεών (προτείνω το presentationzen.com),

 πειραματιστείτε με εναλλακτικές τεχνοτροπίες παρουσίασης, για παράδειγμα αυτή του ευαγγελιστή του anti-copyright Lawrence Lessig. Εστιάστε στα σημαντικά ζητήματα και επικεντρωθείτε σε αυτά,  για παράδειγμα μάθετε πως ένας από τους καλύτερους παρουσιαστές στον κόσμο, ο Steve Jobs, εμφανίζεται κάθε φορά με τα ίδια ακριβώς λιτά ρούχα, ούτως ώστε να μην αποσπά την προσοχή των θεατών του κάτι δευτερεύουσας σημασίας όπως θεωρεί την ένδυση.  ‘Η ακόμα γνωρίστε ριζοσπαστικές μεθόδους επικοινωνίας και καινοτομήστε! Ολοκληρώνοντας, μη ξεχνάτε ότι μοναδικός δρόμος για να αναπτύξετε μία εξαιρετική ικανότητα παρουσιάσεων είναι μονάχα ο δύσβατος των συνεχών πειραματισμών και της διαρκούς βελτίωσης.

Το παραπάνω κείμενο δημοσιεύθηκε στο opencoffee.gr στις 27.07.2007.