Resolución Caso Ferroley - Seguimiento Y Evaluación De Vendedores

RESOLUCIÓN CASO DE EVALUACIÓN MÓDULO 2

EMPRESA: FERROLEY, S.A. Seguimiento y evaluación de vendedores

Autores:




Juan José Romero Crusat Oscar López Quintero Ángel Fernández Carro

INDICE

Planteamiento y preguntas……………………………………………………………………………………………………………………3

Respuesta 1: Cálculo par de par de ventas e índice de eficacia…………………………………………………………5

Respuesta 2: Preparación de la entrevista anual…………………………………………………………………………………6

Manual de evaluación………………………………………………………………………………………………6

Guía confidencial para el entrevistador…………………………………………………………………11

Formulario de evaluación para la entrevista…………………………………………………………14

2

PLANTEAMIENTO Y PREGUNTAS FERROLEY, S.A.

Fabricante de herramientas y útiles de ferretería




Establecida en Cantabria




Empresa mediana en su sector




Buena imagen de calidad en el mercado




Distribución en España y Portugal




Canales: grandes superficies y ferreterías

Estamos a mediados de diciembre de 2004. Por segundo año hay que evaluar a los vendedores:




Antonio Gómez




Elsa Payá




Jose Luis Portón




Enrique Sigueiro





Datos de resultados (facturación, objetivos, % cobertura, ratios visita / pedido y cancelaciones)

Contamos con...

Datos de métodos (gestión de tiempo, organización / informes, índice de satisfacción de clientes, conocimiento de producto y capacidad de participar y cooperar)

Antonio Gómez Facturación Objetivo Desviación % consecuc.

Enero 5.000 6.000 -1.000 83

febrero 23.700 20.000 3.700 119

Marzo 42.115 45.000 -2.885 94

Abril 34.670 60.000 -25.330 58

Mayo 86.010 75.000 11.010 115

Junio 97.285 100.000 -2.715 97

acumulado 288.780 306.000 -17.220 94

0,3 3

0,5 4

0,7 4

0,4 3

1 1

0,8 0

0,6 2,5

Ventas/visitas Cancelaciones Gestión tiempo Organización informes Hacia clientes Conocimiento producto Participación y cooper. Total

3 2 2 3 1

3 3 3 3 1

4 3 3 1 1

2 3 3 2 3

4 3 3 4 3

4 3 4 4 4

3,3 2,8 3 2,8 2,2

11

13

12

13

17

19

14,1

Elsa Payá Facturación Objetivo Desviación % consecuc.

2003 831.000 850.000 -19.000 98

2004 1.090.000 1.000.000 90.000 109

Acumulado 1.921.000 1.850.000 71.000 104

0,6 14

0,7 9

0,65 11,5

Ventas/visitas Cancelaciones Gestión tiempo Organización informes Hacia clientes Conocimiento producto Participación y cooper. Total

4 3 4 3 3

4 3 4 4 4

4 3 4 3,5 3,5

17

19

18

3

Jose Luis Portón Facturación Objetivo Desviación % consecuc.

2002 1.090.000 1.000.000 90.000 109

2003 890.300 1.170.000 -279.700 76

Acumulado 1.980.300 2.170.000 -189.700 91

0,7 9

0,5 18

0,6 13,5

Ventas/visitas Cancelaciones Gestión tiempo Organización informes Hacia clientes Conocimiento producto Participación y cooper. Total

4 3 4 4 3

3 2 3 1 2

3,5 2,5 3,5 2,5 2,5

18

11

14,5

2004

Acumulado

Ernesto Sigueiro 2003 Facturación Objetivo Desviación % consecuc.

890.300 1.170.000 -279.700 76

1.420.000 1.325.000 95.000 107

2.310.300 2.495.000 -184.700 93

0,5 18

0,9 7

0,7 12,5

Ventas/visitas Cancelaciones Gestión tiempo Organización informes Hacia clientes Conocimiento producto Participación y cooper. Total

3 2 3 1 2

4 5 5 4 4

3,5 3,5 4 2,5 3

11

22

16,5

SE NOS PIDE...

1)

Calcular los pares de ventas y los índices de eficacia de cada vendedor.

2)

Preparar las preguntas para la evaluación sobre: a.

Organización del trabajo

b.

Informes

c.

Formación y perfeccionamiento

d.

Otros medios necesarios



Preparar las respuestas probables que puedan surgir en el feed-back



Completar el documento aportado en el módulo sobre entrevista de seguimiento de vendedores.

4

RESPUESTA 1: Cálculo par de par de ventas e índice de eficacia

Consideraciones previas:

Para el cálculo de los pares de ventas necesitamos conocer los objetivos fijados para el último ejercicio (2004) y dar por hecho que estas cifras se corresponden con el potencial de mercado de cada territorio. De esta manera conoceremos el potencial relativo de cada uno de los vendedores en su zona y al aplicar este porcentaje sobre la facturación total conseguida sabemos el par de ventas individual de los vendedores. Posteriormente, hallamos el porcentaje de desviación del objetivo y nos sale el índice de eficacia de cada vendedor. Para que los números sean homogéneos y comparables entre sí, se deben dar por buenas las siguientes premisas:

a.

Para el caso de Antonio Gómez, que lleva 6 meses en la empresa y por tanto su objetivo corresponde a ese periodo, prevemos que el objetivo para todo el año es el doble del marcado. Para las ventas seguimos el mismo procedimiento y multiplicamos por 2 el resultado obtenido. Si no hacemos esta extrapolación no podremos hacer los cálculos, puesto que en el caso de Antonio sólo nos dan resultados de 6 meses y en el resto resultados anuales.

b.

En los datos de Jose Luis Portón encontramos una incoherencia entre el enunciado y el cuadro de datos, puesto que en el primer caso habla de dos años comparativos (2003 y 2004) y en las tablas figuran los años 2002 y 2003. Para poder hacer la comparación necesitamos saber el objetivo del ejercicio 2004 y por ello tomamos como bueno el dato del enunciado y damos por hecho que el error está en el encabezado de la tabla.

RESOLUCIÓN: en negrita figuran reflejados los datos solicitados

Vendedor

Objetivo

Potencial

Ventas

Par de

año 2004

relativo

año 2004

ventas

A. GÓMEZ

612.000

14,90%

577.560

ELSA PAYÁ

1.000.000

24,35%

J.L.PORTÓN

1.170.000

28,49%

E.SIGUEIRO

1.325.000

TOTAL

4.107.000

Desviación

INDICE DE EFICACIA

592.701

-15.141

97,45%

1.090.000

968.609

+121.391

112,53%

890.300

1.133.292

-242.992

78,56%

32,26%

1.420.000

1.283.258

+136.742

110,66%

100%

3.977.860

5

RESPUESTA 2: Preparación de la entrevista anual

Para la preparación de la entrevista individual hemos elaborado tres documentos diferentes, cuya finalidad pasamos a detallar:

1. MANUAL DE EVALUACIÓN 2. GUÍA CONFIDENCIAL PARA EL ENTREVISTADOR 3. FORMULARIO DE EVALUACIÓN

1.

MANUAL DE EVALUACIÓN.

Este documento incluye una explicación pormenorizada de todos los parámetros merecedores de ser incluidos en el “formulario de evaluación” del vendedor. Como se podrá ver en su momento, dicho formulario consta de los siguientes apartados:

1.1

Hoja de presentación

1.2

Presentación de resultados del vendedor

1.3

Hoja de evaluación cuantitativa

1.4

Hoja de evaluación de métodos y competencias

1.5

Hoja de evaluación del proceso de venta

1.6

Hoja de sondeo de motivación y aspiraciones

1.7

Hoja de valoración final

A continuación se describen cada uno de los apartados anteriores:

1.1 Hoja de presentación.-

Incluye el nombre del vendedor evaluado, el nombre del evaluador y la fecha de la entrevista.

1.2. Presentación de resultados del vendedor.-

Con este documento se pretende tener “a golpe de vista” los datos relevantes del vendedor. En la primera tabla se incluyen todos los datos con los que contamos y se establece una comparación con el año anterior (en el caso de vendedores con más de un año de antigüedad). En la segunda tabla se refleja una comparativa entre vendedores de los siguientes parámetros: objetivo planteado, potencial relativo, ventas conseguidas, par de ventas, desviación sobre objetivo e índice de eficacia, todo ello correspondiente al ejercicio objetivo de la evaluación. Ello nos permitirá establecer comparaciones entre las distintas personas de modo que exista un patrón para saber si los datos personales son buenos o no. El siguiente gráfico refleja la evolución de las competencias examinadas y permite observar la evolución de los distintos parámetros cualitativos de cada vendedor de un ejercicio a otro. Finalmente se presentan unos breves comentarios valorativos de todos los datos reflejados y los antecedentes con los que se contaba. Todo ello servirá para intercambiar opiniones con el vendedor.

1.3. Hoja de evaluación cuantitativa.-

6

Una vez finalizado el feed-back sobre la planilla anterior, se pasará a plasmar en esta hoja las conclusiones sacadas. Para ello se trabajará sobre una serie de cuestiones preestablecidas y habrá cabida para todas cuantas cuestiones merezcan ser reflejadas. Se hará un seguimiento de cumplimiento de todos los objetivos aquí reflejados, con la periodicidad que se establezca en cada caso.

1.4. Hoja de evaluación de métodos y competencias.-

Como se puede ver en los datos individuales de los vendedores, existen 5 competencias que están siendo evaluadas anualmente: gestión del tiempo, organización e informes, orientación hacia clientes, conocimiento de productos y participación y cooperación. A continuación se describen todos los niveles de cada una de esas competencias:

NIVEL 1

2

3

4

5

GESTIÓN DEL TIEMPO •

Programa las visitas de un día para otro

•

Cumple al 50 % los plazos previstos

•

Envía los pedidos en un plazo de 48 horas

•

Tiene programadas las visitas de los siguientes 7 días

•

Cumple al 70 % los plazos previstos

•

Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada

•

Envía los pedidos diariamente

•

Tiene programadas las visitas de los siguientes 15 días

•

Cumple al 90% los plazos previstos

•

Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada

•

Traspasa “in situ” las nuevas anotaciones a las fichas de los clientes

•

Envía los pedidos diariamente

•

Tiene programadas las visitas de los siguientes 15 días

•

Cumple al 90% los plazos previstos

•

Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada

•

Traspasa “in situ” las nuevas anotaciones a las fichas de los clientes

•

Resuelve de un día para otro las peticiones que le plantean los clientes

•

Envía los pedidos diariamente

•

Tiene programadas las visitas de todo el mes

•

Cumple al 100% los plazos previstos

•

Revisa su planificación diariamente antes de comenzar la jornada

•

Traspasa “in situ” las nuevas anotaciones a las fichas de los clientes

•

Resuelve en el día las peticiones que le plantean los clientes

•

Optimiza las rutas para perder el mínimo tiempo posible en los desplazamientos

•

Envía los pedidos diariamente

Parte eliminada, solo disponible para determinados usuarios

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