Reglas De Gestión- Jcdecaux México V2.0.pdf

“REGLAS DE GESTIÓN”

MÉXICO

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REVISADO POR Alejandro CarrilloGerente de Control de Ingresos Alexie Notari-Directora de Contraloría Humberto-ZamudioControl Interno

VALIDADO POR Dir. General, Dir. Comercial, Dir. Jurídica, Dir. Operaciones, Dir. De Finanzas, Dir. De Patrimonio y Sub Dirección de Agencias

1.- OBJETIVO Definir, establecer y dar a conocer el proceso de trabajo desde que se recibe una orden, se genera la venta hasta la facturación y cobranza. (Order to Cash)

2.- ALCANCE El presente procedimiento es para uso de Comercial, Operaciones, Patrimonio y las áreas que según lo convengan

3.- RESPONSABILIDADES 3.1 Directivos • • • •

Guiar su cumplimiento Revisar procesos que requieran adecuarse a las reglas descritas Proveer recursos que aseguren su factibilidad Lograr alinear su aplicación

3.2 Gerencias • • • •

Guiar su implementación Difundir su cumplimiento en las sucursales del país Promover adecuadamente Ser corresponsables de la difusión total en el país

3.3 Equipo Comercial •

Apoyar y garantizar que las reglas y compromisos se cumplan y lleven a cabo a cabalidad

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4.- GLOSARIO Agencia de Publicidad: Se encarga de planificar y realizar comunicaciones en masa y provee su talento para el desarrollo de las ventas. Prestan servicios relacionados con la ejecución y difusión de campañas publicitarias. Analista de Facturación (AF): Personal encargado del timbrado de la factura para generar el CFDI (Archivos XML & PDF) Asistente Comercial (AC): Personal encargado de dar asistencia de la venta al área Comercial y es el contacto con las demás áreas Buró de Crédito: Es una empresa mexicana constituida para integrar y proporcionar información previa al otorgamiento de un crédito; que en el caso de JCDecaux será empleado para evaluar el riesgo o dificultad de recuperar la retribución del servicio prestado. Centrales de Medios: Son aquellas agencias de alto volumen de venta y generalmente son multinacionales. CFDI: Comprobante Fiscal Digital, documento electrónico formado por dos archivos con extensión “PDF” y “XML” respectivamente. Complemento de pago: Comprobante fiscal de los pagos recibidos por los clientes, está formado por los archivos PDF y XML. Coordinador de Campaña (CC): Personal encargado de la conversión de la venta (revisión de documentación para la conversión), de facturación y Cobranza Coordinador de Tráfico (CT): Personal encargado de dar seguimiento y coordinar las colocaciones, retiros, etc. de todas las campañas. Son el enlace entre Comercial y Operaciones.

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Coordinador de la Venta (CDV): Personal encargado de revisar que los apartados y blocks sean conforme a la política así mismo que las tarifas sean las aprobadas, las conversiones estén dentro de las reglas de gestión y asegurarse que los contratos sean firmados. Datos Maestros de Clientes: Datos que son necesarios en los sistemas informáticos y que se consideran confidenciales DSO: Days Sales Outstanding. Los días en los cuales la cartera se recupera Koloko: Es una aplicación móvil reflejo del sistema que usa Operaciones para dar entrada a los materiales y hacer las comprobaciones de colocación. Módulo ADV: Módulo del Sistema llamado Sistema de Administración de Ventas, el cual permite la gestión de todos los contratos de todos los negocios. MU: Mobiliario Urbano PNO: Procedimiento Normalizado de Operación Política: documento elaborado para orientar un desarrollo corporativo a una ideología de toma de decisiones que dirija al cumplimiento de objetivos. SAP: Sistema Informático que se utiliza para el área financiera y contable

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5.- REGLAS DE GESTIÓN 1. Preventa 1.1. Alta de Clientes 1.1.1. Proceso 1.1.2. Política 1.2. Otorgamiento y disponibilidad de crédito 1.2.1. Buró de crédito 1.2.2. Niveles de autorización de crédito 1.3. Política de Apartado y Block 1.3.1. Proceso de firma de contratos 1.4. Condiciones Comerciales 1.4.1. Periodo de Facturación 1.4.2. Días de Crédito 1.4.3. Condiciones por parte del cliente para Fotos Comprobatorias 1.4.4. Solicitud de Monitoreo Comercial Mensual Externo 1.4.5. Comisiones de agencias 1.4.6. Solicitudes de facturación 1.4.7. Ingresos por realizar 2. Conversión a Venta 2.1. Política 2.2. Proceso de manejo de excepciones (campañas quemadas) 2.3. Condiciones de aceptación de venta 2.3.1. Precios 2.3.2. Periodo 2.3.3. Documentación 3. Diseño 3.1. Evaluación de artes, y autorizaciones 3.2. criterios para evaluar cuando un arte es correcto 4. Impresiones 4.1. Proceso Impresiones 5

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4.2. Asignación del Impresor 4.3. Pruebas de color 4.4. Impresión por reposición 4.5. Política de Impresiones a cargo del cliente o con cargo a JCDecaux 4.6. Proceso y política de envío de lonas por parte de cliente 5. Tráfico 5.1. Seguimiento a órdenes colocaciones/retiros 5.2. Análisis de trabajos realizados 5.3. Monitoreo mensual 5.4. Tiempo de respuesta máximo 5.5. Calidad / atención a Anomalías 6. Operaciones 6.1. Procedimiento de trabajos 6.2. Tiempos de colocación 6.3. Retiros 6.4. Procedimiento de gestión con Patrimonio. (evitar tiempos quemados) 6.5. Programación de Medios Digitales 6.6. Koloko (en proceso de desarrollo) 7. Fotos Comprobatorias/ Pruebas de Colocación 7.1. Procedimiento y Política de Pruebas de Colocación 7.2. Revisión de fotografía por el AC/ Cierre de Orden de Trabajo 8. Publicidad Móvil (Buses) 8.1. Proceso de Publicidad Móvil 8.2. Cambio de arte 8.3. Renovación contrato 8.4. Retiro de campaña 8.5. Tiempo de respuesta máximo 9. Facturación 9.1. Proceso 9.2. Lineamiento para aceptación de facturas por parte de nuestros clientes 9.3. Seguimiento a facturación evitando incidir en No facturado 6

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9.4. Carga de Facturación a SAP 10. Cobranza 10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5. 10.6. 10.7.

Proceso de seguimiento a cartera vencida Proceso sobre complemento de pago Seguimiento a DSO Proceso de recuperación de cartera vencida. Criterios para envío a Buró de Crédito Criterios para envío a Incobrables. Proceso de conciliación clientes/agencias

11. Reporte de Ingresos 11.1. Weekly Sales 11.2. Reconocimiento de ingreso 11.3. Flash 11.4. Cierre de mes 12. Venta de Pantallas Digitales

6.- ANEXOS 7. INDICADORES

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1. PREVENTA 1.1

Alta de Clientes 1.1.1 Proceso

Previo a iniciar alta de clientes, el Coordinador de Campaña (CC) revisa con Contraloría de Ingresos (CI) que el cliente no esté dado de alta. Así mismo CI deberá informar al AC o CC si la solicitud está incorrecta o incompleta para el puntual seguimiento. La respuesta se debe dar en un máximo de 24 hrs. El alta de clientes lo solicita el AC a CC a través de la solicitud de alta disponible en el Sistema de Autorización Electrónica en Plataforma incluyendo los siguientes datos: a) Sucursal b) Razón Social c) Domicilio Fiscal d) CLABE Este proceso será evaluado puntualmente a través de un indicador. 1.1.2 Política Los documentos obligatorios que el AC debe enviar al CC y que serán almacenados en la carpeta compartida son: a) Credencial de Elector (cliente o representante legal) b) Comprobante de domicilio no mayor a 3 meses de antigüedad, mismos datos que en la solicitud de alta c) Inscripción de RFC d) Encabezado de estado de cuenta donde se muestre CLABE, Nombre o Razón Social y RFC e) En caso de ser Persona Moral, acta constitutiva o poder notarial donde se indique el Representante Legal con poder de celebrar contratos de compra por el monto negociado f) Aviso de privacidad g) En caso de que el cliente sea extranjero se deberá contar con formato W-9 (ver anexo I) 8

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h) En caso de que se trate de agencia comisionable se deberá celebrar contrato convenio a través de la Subdirección de Agencias, siguiendo el proceso de alta de agencias. Dependiendo de la negociación entre JCDecaux y Agencia será el boiler (formato) de contrato a usarse, que se revisará con el Departamento Jurídico. i) Los contratos con agencias o centrales de medios arriba de un monto de colocación en venta por 100 K Euros deberán tener autorización por parte de la Región. j) El alta de agencias la solicita el AC a Compras, ya que se da de alta como un proveedor (revisar con Compras el proceso y documentos necesarios). El alta de agencias en sistema se solicita al CC con la misma documentación de alta de cliente, pero adjuntando el correo de autorización de la Subdirección de Agencias sobre el porcentaje de comisión. k) Obtener la confirmación del cliente sobre los atributos fiscales que deben llevar sus facturas l) Obtener la consulta de cumplimiento de obligaciones fiscales Este proceso será evaluado puntualmente a través de un indicador. 1.2

Otorgamiento y disponibilidad de Crédito 1.2.1 Buró de Crédito

Será obligatorio contar con la calificación obtenida del Buró de Crédito en los siguientes casos: a) El crédito solicitado es mayor a $500,000. b) El plazo de crédito solicitado es mayor a 30 días. c) A solicitud del Director de Finanzas o del Director Comercial. 1.2.2 Niveles de autorización de crédito En caso de alta de cliente, alta de agencia o incremento de crédito disponible, los niveles de autorización de crédito serán como se marcan a continuación:

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Director Director Director General o Contralor de Comercial Comercial Dir. Ingresos Finanzas Monto

< 500,000

< 500,000 < 1 MDP

> 1 MDP

Días de Crédito

< 30 días

< 45 días

> 60 días

< 60 días

En caso de solicitar incremento de crédito o días de crédito y tengan saldo vencido mayor al 10% de la venta respecto al año anterior, será sujeto a aprobación por Dirección de Finanzas o Dirección General presentando el estado de cuenta y características comerciales del cliente (giro de la empresa, tipo de cliente y volumen de venta mensual). Se consideran clientes bloqueados aquellos que presenten saldo vencido, y podrán ser desbloqueados según los niveles de autorización que se indican:

Contralor de Ingresos

Días Saldo Vencido < 30 días

Director Comercial

< 45 días

Director de Finanzas

< 90 días

Director General

> 90 días

Nota: Se clasificarán los clientes de acuerdo con su nivel de riesgo: a) Nivel de riesgo bajo: si en 12 meses no ha estado en cartera vencida b) Nivel de riesgo medio: si en 12 meses ha estado en cartera vencida, pero ha cumplido sus promesas de pago c) Nivel de riesgo alto: si en 12 meses a estado en cartera vencida y por lo menos una vez ha incumplido su promesa de pago

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Política de apartado y block

El apartado surge de la necesidad de garantizar los sitios de los cuales se tenga confirmación por parte del cliente y que, por cuestiones administrativas ajenas a JCD, tales como: que el cliente no pueda darnos de alta como proveedor o procesos internos (alta de cliente) no permitan la conversión del contrato de forma oportuna. El apartado se puede otorgar únicamente bajo las siguientes condiciones: 1) Alta de cliente: El AC deberá enviar correo o carta del cliente a CDV con confirmación de sitios, adjuntando también la solicitud de alta de cliente (3 días máximo de apartado) 2) Recorrido foráneo y local: se deberá anexar propuesta enviada a cliente con los espacios especificados, así como el plan de recorrido. (3 días máximo de apartado) 3) En caso de prórroga: solo aplica para alta de clientes cuando la documentación tiene retraso. (3 días máximo de apartado) a) Negociaciones especiales: será evaluado y autorizado en cada caso por Dirección Comercial, previa autorización de Gerente regional; será evaluado monto de contratación, periodo y disponibilidad de producto 4) Clientes Protegidos (caso de renovación) Dichos apartados deben ser aprobados por el Director Regional, Gerente o Jefe de Grupo por escrito con copia a CDV CDV realizará diariamente verificación al azar de que estos apartados siguen estas reglas. En caso de que CDV detecte casos fuera de estas reglas se levantará acta administrativa al ejecutivo ¿Cuándo no se aprobará un apartado? 1. 2. 3. 4.

No hay apartados en pantallas digitales No hay apartados sobre inventario de terceros No aplica para venta en esquema de Floatings, saldos o bonificaciones No se pueden apartar sitios que no hayan sido confirmados por cliente

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5. De igual forma queda prohibido convertir un sitio previamente apartado por un cliente y convertir con otro cliente de este ejecutivo ¿Cuándo puedo generar un block? 1. Se coloca en Block solo aquellas propuestas que han sido confirmadas por el cliente por escrito, en periodo, precio y ubicaciones, por lo que está prohibido colocar en block espacios sin precios y ubicaciones definidas; existe el estatus solo para casos en los que el contrato está en firma o envío. 2. Los espacios pueden permanecer en Block hasta por 3 días; las extensiones de tiempo en Block serán evaluadas y aprobadas por Dirección Comercial. Los apartados en sistema hechos por el AC serán evaluados diariamente por CDV para asegurar que se cumpla esta política. Este proceso será evaluado puntualmente a través de un indicador. 1.3.1 Proceso de firma de contrato a) Una vez confirmada la venta, el AC deberá primero verificar que exista un contrato marco previo con el cliente en cuestión, si no existe, se genera un contrato nuevo, si ya existe un contrato marco sólo se tendrá que generar un Anexo a dicho contrato, esto para no estar generando contratos nuevos cada vez que haya una contratación. De esta forma solo tendremos un contrato marco base con el cliente y varios anexos a dicho contrato. b) El anexo deberá completarse con la información de la negociación: precios del contrato, sitios, periodo de exhibición, una breve descripción de la campaña, versión, etc. c) Una vez llenado el dicho anexo se envía al cliente para su revisión, en caso de no tener comentarios se imprime para firma del cliente. d) Una vez firmado el contrato (cuando aplique) por parte del cliente, el AC deberá entregar al Departamento Jurídico para revisión y firma quien a su vez tendrá 3 días hábiles para la firma de este y se entregará al Departamento de Finanzas para la segunda firma, quién tendrá 3 días para la firma y devolución.

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e) Es imperativo que quién firme (tanto el contrato como el (los) anexo (s)) por parte del cliente tenga las facultades suficientes (poder notarial) para adquirir la obligación frente a JCDecaux. f) En caso de existir cualquier comentario o cambio por parte del cliente se irán recorriendo los días de entrega del contrato hasta que quede aceptado por ambas partes. g) Revisar con el cliente la vigencia del contrato, si lo necesita anual o indeterminado. h) El AC deberá asegurarse que la persona que firmó sea quién se dio de alta en el sistema con las facultades suficientes. Firmas en contratos Deberán firmarse por el Departamento Jurídico y el Departamento de Finanzas en el Corporativo. Firmas en Anexos • • • •

Los anexos podrán ser firmados por los Directores Regionales México siempre que estos no superen la cantidad de 100,000 Euros. Los anexos que firmen los Directores Regionales deberán obligatoriamente ser enviados al Corporativo para Control y seguimiento al AC/CC correspondiente. Si los anexos superan la cantidad referida previamente deberán ser enviados al corporativo para la gestión de la misma. Es imperativo que quién firme por parte del cliente tenga las facultades suficientes (poder notarial) para adquirir la obligación frente a JCDecaux.

Documentación Requerida En caso de ser un cliente nuevo, el AC deberá adjuntar la siguiente información: Personas Morales a. Acta constitutiva con inscripción en el RPPC. b. Poder con inscripción en el RPPC. c. RFC d. ID oficial y vigente de apoderado / representante 13

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e. Comprobante de domicilio a nombre de la empresa cuya antigüedad no sea mayor a 2 meses f. Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales g. Para los que tengan empleados, alta en el IMSS y cumplimiento de obligaciones ante el IMSS h. Que no aparezca en el Directorio de Proveedores y Contratistas Sancionados (www.directoriosancionados.funcionpublica.gob.mx) Personas físicas a) RFC b) ID oficial y vigente c) Comprobante de domicilio a nombre de la persona física cuya antigüedad no sea mayor a 2 meses d) Opinión del cumplimiento de obligaciones fiscales e) Que no aparezca en el Directorio de Proveedores y Contratistas Sancionados www.directoriosancionados.funcionpublica.gob.mx) Cuando el cliente es quién elabora el contrato, el AC deberá enviarlo por correo a nuestro Departamento Jurídico (DJ) para su revisión; en caso de que no haya alguna observación, DJ da el Vo.Bo. para que el cliente firme y nos lo envíe para nuestra firma, el tiempo para esto será de cinco días hábiles posterior a la recepción del contrato original. 1.4

Condiciones Comerciales

Por cada solicitud de Anexo, sea por primera compra, renovación o compra adicional el ejecutivo y/o AC deberán indicar las siguientes condiciones del cliente: 1.4.1 Periodo de Facturación Periodo y/o fechas en que se emitirán las facturas correspondientes al servicio por prestar.

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1.4.2 Días de crédito a) Fecha en que se recibirá el pago de la(s) factura(s). b) Si es necesario que el cliente sea revisado en buró de crédito, se integra dicha cláusula. 1.4.3 Condiciones por parte del cliente para fotos comprobatorias Indicar las condiciones con las que el cliente acepta la comprobación del servicio prestado, ejemplo: a) Foto comprobatoria(s). b) Monitoreo. c) Formato de entrega de comprobatorias. 1.4.4 Solicitud de Monitoreo Comercial Externo a) El AC solicita vía correo electrónico a Tráfico, con previo VoBo del Jefe de Equipo o Director Regional y con copia a Coord. De Calidad, quienes serán los autorizadores. b) La solicitud deberá venir acompañada con la información completa: sitios a monitorear, periodo de exhibición, temporalidad de monitoreo, horarios de monitoreo (día y/o noche), en caso de que sea con un proveedor en específico también se tiene que informar. c) En caso de que el cliente solicite monitoreo por medio de la Agencia, Comercial también tiene que enterar de esta autorización a Tráfico para el correcto seguimiento y pago al proveedor (en caso de que sí proceda). Nota: este servicio se cargará al centro de costos del Área Comercial 1.4.5 Comisiones de Agencias El AC debe indicar la comisión de agencia en caso de que aplique y formalizar a través de una carta firmada por el cliente y dirigida a JCDecaux, donde manifieste que se involucrará una agencia la cual comisionará sobre los recursos del cliente. Todo ello firmado por los representantes legales del cliente y la agencia. (Modelo de carta pendiente en elaboración entre Subdirección de Agencias y Jurídico)

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1.4.6 Solicitudes de facturación El AC debe indicar los parámetros con los que se debe emitir una factura, ejemplo: a) Concepto por utilizar en la facturación b) Método de pago, Forma de pago c) Uso del CFDI d) Notas 1.4.7 Ingresos por realizar El AC deberá enviar por correo al CC el formato de Orden de Aceptación de Servicio (ver ejemplo en anexo II) en caso de que reúna los siguientes requisitos: a) Pago realizado por anticipado b) Se cuenta con factura equivalente al valor pagado c) Es por exhibición futura 1.4.8 Contratos “Floating” a) Un contrato Floating es cuando al cliente se le otorga la posibilidad de utilizar en una campaña sitios disponibles (que no están vendidos) con la opción de reubicarse en caso de que el sitio se venda. b) Solo se puede otorgar un sitio Floating bajo solicitud del Director Regional, Gerente o jefe de Grupo al Director Comercial c) En caso de aprobación se tiene que afectar un ingreso mínimo al sitio floating y por tipo de activos: • Gran Formato (con tarifa sugerida mayor a 20,000 MXN): $2,000 MXN • Gran Formato (con tarifa sugerida menor a 20,000 MXN): 10% de la tarifa sugerida • Puentes: $1,500 MXN • Kioscos: $1,500 MXN d) En caso de que haya venta de algún sitio que esté ocupado por un Floating, el AC deberá solicitar el retiro del arte del cliente en Floating para colocar el arte del cliente que ya pagó por el sitio, así mismo el Ejecutivo y/o AC tendrá que buscar la reubicación del sitio en las mismas condiciones de tarifas rotativas y solicitar a Tráfico la colocación de esta lona. 16

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e) Si es necesario, se ingresa cláusula de Floating para ingresar en condiciones especiales.

2. CONVERSIÓN A VENTA 2.1 Política El CC reconoce una venta para que sea convertida en sistema cuando cumple todas las siguientes condiciones: a) El AC entrega a CC el Contrato o el Anexo firmado por el cliente que tenga el poder legal para hacerlo. b) Que la Agencia o el cliente ha enviado una Orden de Compra (ODC) o una Orden de Aceptación de Servicio (ODA) c) Que el Cliente ha entregado Orden de Aceptación de Servicio (ODA) en caso de pago anticipado. d) En caso de intercambio, se haya documentado y aprobado (Comercial, Contraloría de Finanzas, Contraloría de Ingresos). e) El AC debe enviar los artes a Diseño al menos 8 días antes del inicio de la campaña, quién a su vez deberá enviar al AC los artes en baja en un máximo de 48 hrs. Considerar los siguientes criterios: • Dependiendo del medio en donde se va a exhibir la campaña, revisar que las condiciones de venta no contravengan a los intereses y buenas costumbres de la empresa. Ej: revisar las restricciones en la ficha del sitio • No se puede convertir un contrato que tenga menos de 8 días previos a la colocación cuando tenga impresión y menos de 4 días cuando solo sea colocación. Nota: siempre se debe indicar en cualquier momento la fecha de inicio y fin de campaña de cada sitio, para que dicho dato sea conocido por todos y todas las áreas involucradas se comprometan a cumplir con esta fecha, y contar con la validación del cliente.

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2.2 Proceso de manejo de excepciones (campañas quemadas) Cualquier solicitud de conversión que no cumpla con los tiempos idóneos para cumplir con la impresión y colocación en tiempo (8 días) se debe solicitar autorización al Departamento de Control de Ingresos y Control de Calidad para dar prioridad a esta colocación sobre las demás campañas que si vienen bien programadas. Tráfico solicitará esta autorización a las direcciones Comercial y Operaciones, una vez el ejecutivo lo manifieste. 2.3 Condiciones de aceptación de venta 2.3.1 Precios: Política Comercial de descuentos y bonificaciones Previo a que el Ejecutivo Comercial presente su propuesta al cliente, éste deberá revisar con su N+1 (Director Regional, Gerente o jefe de equipo, según aplique) cuál es el descuento que se le puede ofrecer al cliente conforme a las siguientes reglas: a) Para otorgar un descuento superior a 15%, el ejecutivo comercial necesita la aprobación de su N+1 (Director Regional, Gerente o Jefe de Grupo) b) Para otorgar un descuento superior al 25% el Director Regional, Gerente o Jefe de Grupo deberán solicitar la aprobación del Director Comercial. c) Para otorgar un descuento superior al 50% o caras gratuitas, el Director Comercial necesita la aprobación del Director General. d) No está permitido otorgar bonificaciones de tiempo de exhibición ni caras gratuitas a los clientes. e) En caso de que en la negociación con el cliente se tenga que incluir caras adicionales sin costo a las caras contratadas tendrá que ser validado por la Dirección Comercial.

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2.3.2 Periodo: Política de Venta a futuro. Con el objetivo de mejorar la planificación de ventas, mediante el establecimiento de un sistema de mayor flexibilidad en torno a la planeación de nuestros clientes, JCDecaux facilitará la venta de activos a futuro para planta de GF. Para premiar lealtad y manejo de relación con nuestros mejores clientes, se establece una nueva categoría de clientes (Protegido), quienes tendrán derecho a proteger su planta para renovación. Existen dos tipos de clientes que entran en la categoría de Protegidos: 1. Permanente: Cuando el tiempo de contratación es de 6 meses consecutivos mínimo 2. Temporal: Son los nuevos clientes o clientes regulares con contratación mayor a 1MDP Dichos clientes tendrán el derecho de proteger su planta en los periodos que están establecidos a la fecha actual por el sistema. (disponibilidad por vencer a 60 días y disponibilidad virtual a 30 días). ¿Qué implica de vender a futuro? 1. Todo el inventario estará abierto sin restricción de fecha y temporalidad, respetando los limitantes de clientes Protegidos (Planta Fija o Temporal mayor a 1 MDP) 2.3.4 Documentación para aceptar la venta: a) El AC entrega a CC el Contrato o el Anexo firmado por el cliente que tenga el poder legal para hacerlo. b) Que la Agencia o el cliente ha enviado una Orden de Compra (ODC) o una Orden de Aceptación de Servicio (ODA) c) Que el Cliente ha entregado Orden de Aceptación de Servicio (ODA) en caso de pago anticipado. d) En caso de intercambio, se haya documentado y aprobado (Comercial, Contraloría de Finanzas, Contraloría de Ingresos).

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3. DISEÑO 3.1 Evaluación de artes y autorizaciones Inicia cuando el Ejecutivo y/o AC envían materiales para su revisión al área de Diseño al menos 10 días antes del inicio de la campaña, estos deberán ser enviados preferentemente por WeTransfer o un medio público; los medios privados ocasionalmente presentan problemas de acceso o transferencia por nuestra red corporativa, evitarlos en medida de lo posible, ya que el equipo de Diseño no está capacitado en su funcionamiento ni se podrá hacer responsable de esto. Para toda solicitud, ya sea de revisión o adaptación de arte el AC deberá adjuntar la siguiente información para poder realizarla: a) Nombre y tipo de mueble o área (Gran Formato, Mobiliario Urbano, Kiosco, Centros Comerciales, Macrobus, vallas, etc) donde se colocará el anuncio (digital o impreso), Ciudad o plaza donde esté ubicado (para centros comerciales el nombre de la plaza) b) Anexar ficha técnica (anuncio especial, cajetilla, puentes dobles, kioscos, y centros comerciales de acuerdo con el mueble) c) En caso de no contar con ficha técnica anexar medidas: base x altura del mueble o área que corresponde el anuncio d) En digitales enviar el modelo que marca en el sistema por su tamaño y característica como Pantalla tipo A, B o C; Kiosco mediano o grande; Puente doble o sencillo, Centros Comerciales: Mupi video Wall horizontal, vertical etc. e) Mandar el versionario (relación medida-versión) cuando el cliente determine mandar varias versiones a colocar en diferentes muebles. f) Antes de revisar, se debe adjuntar cualquier instrucción especial o comentario que el cliente solicite, si requiere adaptación o enviará artes completos Nota: el AC debe enviar artes a Diseño aun cuando el cliente vaya a imprimir, ya que se deben revisar y confirmar que la publicidad que se exhibirá no contraviene a los valores y políticas de la empresa.

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3.2 Criterios para evaluar cuando un arte es correcto a) Diseño confirma que los materiales cumplan con las especificaciones requeridas y envía material ajustado (arte en baja) para Vo.Bo. del cliente. b) En caso de que el material no venga con las especificaciones indicadas se informará al AC para que haga extensiva tal información al cliente. c) Diseño tiene un máximo de 24 hrs para dar esta información al AC. d) El ejecutivo y/o AC previo al envío de arte a Diseño deben evaluar si el arte cumple con los lineamientos de usos y buenas costumbres, adicional a que no contravenga a los intereses de la empresa y/o socios comerciales. 3.2.1 Materiales para muebles impresos a) Una vez aprobado el arte, el AC procede a solicitar el servicio de impresión a la Jefa Nacional de Impresos b) Impresos valida que la información venga completa y correcta para así asignar el proveedor que se encargara de esta producción. c) Diseño sube al FTP del impresor asignado los materiales a imprimir 3.2.2 Materiales para muebles digitales a) Una vez aprobado el arte, Diseño envía material al Área Digital (equipo de Raúl Abaonza en Operaciones) para su programación, ellos lo realizan una vez que hayan recibido la solicitud del AC vía correo electrónico donde se incluyan los números de ordenes de trabajo (flujos) correspondientes y la vigencia de la campaña 3.2.3 Formatos para entrega de materiales a revisión: a) En los casos donde el archivo ya viene adaptado a la medida del mueble puede venir en formato JPEG o PDF b) Cuando es necesario hacer adaptaciones los archivos tendrán que estar en formato AI o PSD c) Se manejan al 10% del tamaño real

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4. IMPRESIONES 4.1. Proceso impresiones a) Una vez aprobado el arte por el cliente, el AC procede a solicitar el servicio de impresión al depto. de Impresos, el cual debe de cumplir con los requisitos: 1. Versión asignada por parte de Diseño 2. Medidas del material a imprimir 3. Material que se usará para la producción 4. Prueba de color autorizada (inciso 4.3) 5. Costo de la producción cuando es con cargo a cliente o “0” cuando sea con cargo a JCDecaux (política de impreso 4.5) b) Impresos valida que la información venga completa y correcta para así asignar el proveedor que se encargara de dicha esta producción. c) Cuando la información no esté correcta o completa, la solicitud será declinada, en ese momento se informa al AC acerca de esto, dando el detalle del rechazo d) Diseño sube al FTP del impresor asignado los materiales a imprimir, el mismo día que se hace la asignación de impresor. e) Impresos tiene un máximo de 24 hrs para asignar impresor después de recibida la solicitud del AC f) El impresor se da por enterado de la producción, imprime los materiales y envía a cada una de las sucursales correspondientes. Importante: En caso de que haya una aprobación de un contrato global, como control interno es necesario desglosar el costo de impresión del costo de exhibición, es decir, se debe facturar por separado. Si el cliente solicita una factura global se puede hacer, pero se tendría hacer una factura interna para nuestros registros en donde se refleje el desglose de tarifas. 4.2 Asignación del Impresor a) Impresos es el área autorizada para asignar al impresor y es quien enviará el material a imprimir, en ninguna circunstancia el AC, o área comercial enviarán material directamente al impresor.

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b) Se asignan de acuerdo con la localidad, y en algunas ocasiones por el cliente (debido a que algunos de ellos ya tienen autorizados los pantones con cierto impresor) 4.3 Pruebas de color a) Las pruebas de color se solicitan vía correo electrónico a Impresos; este a su vez pide a Diseño que suba los materiales al portal del impresor asignado para que trabajen con ellas. b) El impresor genera las pruebas de color y entrega las mismas donde le sea indicado por el área de impresos. c) El ejecutivo deberá llevar la prueba de color al cliente para confirmar cual es la elegida y obtener autorización del cliente. El cliente debe firmar la prueba autorizada al ejecutivo misma que deberá resguardarse como comprobante de lo que el cliente autorizó d) En caso de que no sea aprobada, Impresos solicitará al impresor nuevamente las pruebas con los cambios solicitados por el cliente Nota: Es mandatorio que los ejecutivos las entreguen personalmente o bien se responsabilicen y coordinen con impresos y el cliente de la entrega correcta de las mismas en caso de que el ejecutivo no pueda asistir personalmente a la entrega. 4.4 Impresión por Reposición a) Cuando el Vendedor / Operaciones / el Cliente detecten alguna anomalía y la reporten vía correo electrónico, nos servirá de soporte para solicitar la reposición del material b) Los principales motivos para solicitar la reposición son: 1. Lona rota 2. Lona con grafiti 3. Lona con versión incorrecta 4. Lona impresa en material equivocado 5. Lona robada 6. Lona con medida diferente 7. Lona entregada en mal estado / mal sellada 8. Lona por reubicación y sea una medida diferente 9. Lona entregada en otro destino 23

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4.5 Política de impresiones a cargo del Cliente o con cargo a JCDecaux a) Dentro de la negociación de contratación se define si JCDecaux cubre determinado número de impresiones, cuando sea este el caso, el AC deberá solicitar la impresión desde el módulo de flujos y el costo de producción será “0” b) Cuando se ha excedido el número máximo de impresiones, el AC deberá solicitar la impresión desde el “módulo ADV”, incluyendo el costo de la producción en caso de que el cliente cubra dicho monto. c) Si JCDecaux cubre el costo, igualmente la solicitud será a través del “módulo ADV”, pero con el costo en “0”, en observaciones se pondrá el nombre del Gerente o Director que autoriza, y vía correo electrónico el soporte de este. d) Si las solicitudes de impresión son menores a 30 m2 o el precio de venta es menos a $50.00 MXN por m2, se requerirá la autorización especial de Dirección Comercial antes de imprimir. 4.6 Proceso y Política de envío de lonas por parte del cliente a) Es importante y necesario que cada vez que el cliente imprima por su cuenta y vaya a enviar sus lonas a nuestras bodegas el AC les solicite el número de guía y nombre de paquetería del envío e incluirlo en la orden de trabajo de colocación (flujo). b) Si la entrega del material es local, el AC, debe indicar el día y de preferencia la hora en que se entregarán los materiales en la bodega. Si el AC no cuenta con esta información no se puede hacer la orden de trabajo (flujo de colocación). De esta forma nos aseguramos con el cliente del envío y/o entrega de los materiales en tiempo para poder colocar. c) Cada lona que envía el cliente debe de traer una etiqueta de identificación, se propone la etiqueta similar a la que se referencia en anexo III. d) Las lonas deben traer los siguientes datos básicos para identificación: Nombre de cliente, número de sitio y versión. e) Si es agencia deberá de indicar también el nombre del cliente a exhibir para que operaciones pueda identificar el material y a cuál campaña se refiere. f) A las lonas que no traigan ningún dato de identificación no se les dará prioridad para revisión y dependiendo de la carga de trabajo de la sucursal, el almacenista determinará un día de la semana para abrir dichas lonas identificarlas y enviar un reporte a Tráfico quién lo revisará con el área Comercial. 24

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5. TRÁFICO 5.1 Seguimiento a Ordenes de Colocaciones/ Retiros a) El Coordinador de Tráfico revisa en sistema las ordenes de trabajo (flujos) lanzados (impresión, colocación y/o retiro) b) El CT da seguimiento a la impresión, colocación, retiro y foto comprobatoria con las áreas involucradas c) El CT envía la información a cada sucursal donde se exhiba la campaña solicitada; el AC debe de indicar siempre en las “observaciones” del sistema todo lo que necesita que Operaciones tome en cuenta para el trabajo a realizar, fechas de inicio de la campaña, indicaciones especiales etc, ya que dicha información no se incluye en la orden de colocación inicial. d) El CT planifica y coordina con los Jefes de Operaciones las instalaciones en las fechas en las que se debe hacer la colocación y si existe alguna especificación adicional en la toma de testigos se les informa para que puedan programarlos e) El CT confirma la orden de retiro de las diferentes campañas de acuerdo con las vigencias establecidas, fin de campaña y cuando así lo solicite el AC a través del sistema. f) El CT informa a los AC sobre la instalación realizada o cualquier contratiempo que se genere en la misma. 5.2 Análisis de Trabajos Realizados a) Con base en la información generada en sistema se realiza de forma semanal el reporte de análisis de flujo para cada una de las sucursales. b) Dicho reporte informa del porcentaje de conformidad de tiempos de colocación/ retiros realizados por el equipo de operaciones, porcentaje de trabajos con cuadrillas internas y porcentaje de trabajos con externos; así como el cumplimiento en tiempo de la recepción de las lonas en los almacenes.

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c) Se revisa que los flujos que se lanzaron se hayan cerrado de forma correcta y en el tiempo establecido d) Todos los retrasos imputables a operaciones se reportan indicando el motivo del retraso. e) Se retiran del reporte los flujos que no son imputables a la empresa, en estos casos se corrigen en el sistema para que arrojen la información correcta. f) En caso de que exista algún factor ajeno a la empresa se retira del dicho reporte, ejemplo: cuando las lonas impresas por el cliente aún no sean recibidas. g) Se envía información a cada una de las sucursales, Direcciones Regionales y Dirección General h) Todos los casos de retrasos son seguidos de cerca con las áreas involucradas 5.3 Monitoreo Mensual a) Tráfico solicita a CDV el listado de la planta de venta del mes b) Esta misma se depura y envía a los AC para que regresen el archivo con los sitios que quieren que sean monitoreados, indicando fechas y comentarios de tomas especiales c) Conforme se va recibiendo la información de los AC, se vuelve a concentrar para que en la fecha indicada se envíe la información d) Cada 25-26 del mes se envía el reporte de monitoreo mensual aplicable para el mes siguiente para que cada sucursal pueda ir programando con anticipación la toma fotográfica. e) Tráfico da seguimiento a estos testigos, que se suban en tiempo y con las características indicadas en el reporte. f) En caso de que de alguna lona está rota, o se la hayan robado se informa al AC para la reimpresión g) Testigos mensuales fuera de tiempo deberán enviar solicitud al área de Tráfico h) Dichas fotos se suben en las carpetas de monitoreo de las sucursales (\\10.236.76.102)(Z:) en el día establecido y solicitado por el AC. 26

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Este proceso es evaluado puntualmente a través de un indicador. 5.4 Tiempos de Respuesta máximos a) Impresión 4 días hábiles b) Instalación y foto comprobatoria 4 días hábiles c) Cada lona recibida después de las 16 hrs ya no podrá ser programada para el día siguiente inmediato puesto que ya se tiene una programación previa. d) Las urgencias y prioridades deben ser gestionadas a través de Tráfico con previa autorización de la Dirección Comercial y/o Dirección de Operaciones siempre y cuando proceda y se pueda hacer además de que se indicarían las campañas que se recorren o dejan de colocar en determinado día por atender la urgencia. Tiempo máximo total: 8 días hábiles a partir de abrir la orden de trabajo (flujo) Este proceso es evaluado puntualmente a través de un indicador. 5.5 Anomalías a) Las anomalías son incidencia causadas por factores naturales que afectan directamente el nivel de servicio ofrecido a nuestros clientes. b) Las anomalías deben ser reportadas en sistema y únicamente es necesario levantar un reporte por sitio, en caso de tener algún inconveniente en la plataforma o no contar con acceso en el momento esta se puede enviar vía e-mail a [email protected] en el cual se le estará dando un seguimiento puntual a cada una de las anomalías y de igual manera se les estará informando en cuanto la corrección se haya atendido enviando fotos comprobatorias del sitio.

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5.5.1 Tiempos y días de solución. Las anomalías se atienden dentro del lapso de 5 días hábiles contados a partir de la fecha del reporte enviada por sistema o vía e-mail, esto estará sujeto a el tipo de anomalía que se presente en el sitio. 5.5.2 Tipos de anomalías. * LONA ROTA o ROBADA: Para este tipo de anomalías se consideran 4 días para impresión y 4 días para colocación siempre y cuando nosotros imprimamos, en el caso que el cliente envié sus materiales se empezará a contar a partir del día que llega a el material de reposición a nuestras bodegas y se contaran los 4 días para su colocación. *GRAFITI: En este tipo de anomalías deber ser considerado varios factores, ya que operaciones acudirá al sitio y evaluara el tema, si en el mejor de los casos se puede limpiar el grafiti en el momento se realizará, en caso de que por el tipo de tinta utilizado no se pueda remover es necesario solicitar la reposición de la lona y esta será retirada del sitio si así lo consideran conveniente, y se aplicara el mismo proceso de 4 días de impresión y 4 días de colocación. *TENSAR LONA: Las anomalías que sean reportadas por este tipo serán atendidas en un lapso de 3 días hábiles. * SITIO APAGADO: Para este tipo de anomalías el tiempo establecido para su reparación es de 5 días hábiles, cabe mencionar que esto dependiendo del trabajo que se requiera para su reparación ya que en ocasiones se depende de otras instancias para su funcionamiento.

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6. OPERACIONES 6.1 Procedimiento de trabajos: a) Una colocación comienza su proceso formal una vez que almacén le da entrada al material y el Jefe de Operaciones programa la colocación en el Sistema. b) El Jefe de Operaciones conforme a su carga de trabajo del día a colocar asigna una cuadrilla interna o externa. c) En el momento de la colocación, la cuadrilla debe tomar las fotos comprobatorias que se subirán al Sistema d) Las fotos se suben al sistema a más tardar dentro de los 4 días que se tienen para hacer la colocación. 6.2 Tiempos de colocación: a) Para el caso de materiales que se imprimen a través de JCDecaux con proveedores de impresión se va rastreando el proceso de impresión y envío del material a través de Tráfico junto con el equipo de Impresión y se da seguimiento con los almacenes para las entregas y recepciones en tiempo b) Se tienen 4 días máximo para realizar cualquier colocación y subir la foto comprobatoria después de llegado el material al almacén c) Considerar que en algunos sitios el acceso depende del Arrendador, la solicitud de acceso la hace Operaciones a Patrimonio. d) El AC puede informar a Tráfico desde que el ejecutivo está en negociación con el cliente para que se puedan ir planeando los tiempos de colocación con las diferentes sucursales involucradas, esto sería lo ideal para que Tráfico junto con los Jefes de Operación y Patrimonio puedan ir programando los trabajos con base a la “Fecha de inicio de campaña” y no con base a las fechas arrojadas por default en el sistema. e) Los almacenes tienen la consigna de dar entrada al material el mismo día de llegada de la lona si es antes de las 16 hrs o bien el día siguiente hábil si es después de este horario. f) Después de las 16 hrs no se le dará ingreso al sistema sino hasta el siguiente día a primera hora

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g) Se recomienda ampliamente, sobre todo en campañas que son grandes, que el AC o ejecutivo informe de esto a Tráfico para que a su vez vayan avisando a las sucursales y éstas organicen sus cargas de trabajo de tal forma que se cumpla el objetivo de hacer la colocación puntual. Este proceso es evaluado puntualmente a través de un indicador. 6.3 Retiros a) El AC debe solicitar los retiros en sistema hasta 4 días antes del vencimiento del contrato o campaña para que el equipo de operaciones pueda programar dicho trabajo con cuadrillas internas o externas b) Operaciones no puede hacer ningún retiro si éste no es solicitado previamente a través del sistema. c) Es responsabilidad del equipo Comercial hacer la solicitud en tiempo y forma para no incurrir, en penalizaciones de ninguna índole. d) Es necesario hacer solicitud de retiro en todos los medios incluso para retiro de vinil en forrado de kioscos. e) No es necesario solicitar retiros en pantallas f) Por situaciones climáticas, habrá ocasiones en que se tengan que hacer retiros de lonas, por seguridad, para más información referirse al Proceso de Contingencias Climáticas localizado en el equipo de Operaciones. g) Así mismo por situaciones climáticas, en ocasiones en las que no se pueda realizar algún trabajo se realizará tan pronto el clima se regularice h) En cualquiera de estas situaciones, el jefe de Operaciones informará a Tráfico, quien a su vez informará al equipo Comercial. 6.4 Procedimiento de gestión con Patrimonio. (evitar tiempos quemados) a) Como comentado en el punto 6.2, hay que considerar que tenemos sitios en los cuales se debe de solicitar acceso al arrendador, y estos accesos se deben de pedir en algunos casos hasta con 48 hrs de anticipación, por lo que se sugiere que el AC vaya informando a Tráfico de estos sitios que estén en semáforo amarillo o rojo para que Patrimonio pueda ir gestionando los accesos.

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6.5 Programación de Medios Digitales a) La solicitud de programación de pantallas y demás medios digitales la solicita el AC a través de correo electrónico al equipo Digital localizado en Operaciones y con copia a Tráfico. b) La información que debe contener dicha solicitud es: • Nombre del cliente • Fecha de inicio • Adjuntar Archivo (s) en baja de acuerdo con el tipo de pantalla a programar, previamente revisado por Diseño. • Sitios y anexo a programar • En caso de necesitar cambio de arte indicar si los artes adjuntos se agregan a lo ya exhibido o se necesita cambio total. • Especificar periodo de exhibición de la versión, horarios, etc., en caso de que así se requiera. • No se realizarán programaciones, si no se encuentra convertida la venta en sistema • Las reubicaciones, cancelaciones y renovaciones de pantallas, después de realizarlas en sistema hay que notificarlo a esta área para realizar los movimientos en la exhibición. • En el correo también deberán incluir los flujos para que el equipo de Tráfico coordine con Operaciones la toma fotográfica de cada versión. Nota: Si se trata de una bonificación/ regalo/ floating deberán de anexar en el correo de solicitud de programación, la autorización de la Dirección Comercial (Frederic Brun), indicando que no es una venta como tal. El correo deberá ser dirigido en copia a Coordinación de la venta, Ingresos y Tráfico. Las fotos comprobatorias de estas exhibiciones serán las propias fotos tomadas desde la cámara ubicada en la pantalla (ojo de pescado). Por favor de considerarlo pues NO se programará nada que no contenga estas indicaciones

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6.6 Koloko (en proceso de desarrollo) a) Aplicación móvil para teléfonos Android asignados a cuadrillas de operaciones. Dicha aplicación es un reflejo del sistema con la cual se le puede dar entrada inmediata a los materiales al almacén, así mismo, los flujos de colocación cuando son programados y asignados a una cuadrilla, ésta podrá visualizarlos en su teléfono y actualizar el flujo con fotos tomadas al momento de hacer la colocación. b) Nota: actualmente, dicha aplicación está siendo utilizada por las cuadrillas internas de la CDMX y a la brevedad se podrá usar a nivel nacional.

7. FOTOS COMPROBATORIAS / PRUEBAS DE COLOCACIÓN 7.1 Procedimiento y política de pruebas de colocación a) Posterior a la colocación, la cuadrilla debe tomar las fotografías comprobatorias de la colocación en 3 vistas: Vista Corta, Vista Media y Vista Larga (ver ejemplo en anexo IV Fotos comprobatorias) b) Las fotos comprobatorias se subirán a través de la aplicación móvil “Koloko” (ver Koloko en apartado 6.5) justo en el momento de la colocación. c) O bien si no se cuenta con la aplicación móvil, la cuadrilla deberá tomar las fotos en el momento de la instalación y actualizar la orden de trabajo con las fotografías el mismo día que se realizó la colocación. 7.2 Revisión de fotografía por AC/ Cierre de Orden de Trabajo a) Una vez que Operaciones actualiza la orden de trabajo con la foto de comprobación de la colocación el AC debe revisar la fotografía y asegurarse que cumple con los requerimientos Comerciales, en caso de que la fotografía no sea satisfactoria se debe solicitar a Tráfico que se sustituya la misma. Operaciones deberá enviar la fotografía correcta en un lapso no mayor a 24 hrs. b) Si la fotografía es correcta el AC debe cerrar las ordenes de trabajo correspondientes, un máximo de 3 días después de que se colocó la foto. 32

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c) Diariamente el AC debe revisar las ordenes de trabajo que tengan ya fotos comprobatorias y cerrar dichas órdenes. No debe haber ordenes abiertas que ya estén con foto comprobatoria pues esto retrasa la facturación. d) El ejecutivo y/o AC deberán solicitar la factura antes del día 15 del mes siguiente del periodo devengado. Salvo otras modalidades acordadas.

Este proceso será evaluado puntualmente a través de un indicador

8. PUBLICIDAD MÓVIL (BUSES) 8.1 Proceso de Publicidad Móvil a) Ejecutivo Comercial y/o AC solicita disponibilidad a Patrimonio b) Patrimonio contacta al o los concesionarios que correspondan para solicitar disponibilidad, una vez que éstos proporcionen la información, Patrimonio regresa con el Ejecutivo Comercial para proporcionar rutas disponibles. Comercial lo revisa con el cliente y se tienen máximo 24 hrs para confirmar al concesionario si se quiere o no la propuesta ya que de lo contrario nos arriesgamos a perder dicha disponibilidad. c) Patrimonio confirma con concesionario las rutas seleccionadas por el cliente y confirman tarifas y plantillas a usar. d) Comercial debe consultar al cliente desde este momento si va a requerir monitoreo y si es así indicar la temporalidad desde un inicio, ya que el concesionario debe considerarlo en tiempo para organizar la entrega. e) AC envía artes a Diseño para hacer adaptaciones quien debe regresarlos al ejecutivo para Vobo del cliente f) Una vez ya validado el arte por el cliente, el ejecutivo solicita el anexo y contrato a su AC, quién deberá contactar a Patrimonio para la validación de sus costos, 33

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g) h) i) j)

k)

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disponibilidad y número de rutas contratadas, así mismo en este mismo paso CDV autoriza el contrato. Nota: si el contrato incluye agencia o central de medios validar con Subdirección de Agencias el porcentaje. Cuando el arte está aprobado Patrimonio da el ok y VoBo al concesionario para la impresión y sube costos En este punto se involucra a Tráfico (Publicidad Móvil) quién asignará plantillas genéricas en sistema. Patrimonio asigna y libera la impresión con el o los concesionarios elegidos para la campaña Tráfico (Publicidad Móvil) da seguimiento con el concesionario al status de la impresión, colocación y envío de fotos comprobatorias, actualiza los flujos con las fotos y el AC puede cerrar los flujos AC puede solicitar la factura

8.2 Cambio de Arte (buses) a) Ejecutivo Comercial y/o AC solicita a Patrimonio y Tráfico (Publicidad Móvil) realizar cambio de arte dentro del periodo del contrato vigente. b) Equipo de Publicidad Móvil (Patrimonio) contacta al o los concesionarios que correspondan para informar y prevenirles del próximo cambio de arte. c) El ejecutivo envía artes a Diseño para hacer adaptaciones d) AC crea nueva solicitud de impresión, Patrimonio da ok a concesionario para la impresión e) Tráfico (Publicidad Móvil) dan seguimiento con el concesionario del status de la impresión, llegada de materiales, colocación y envío de fotos comprobatorias, actualizan los flujos con las fotos y el AC puede cerrar los flujos.

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8.3 Renovación de contrato (buses) a) Ejecutivo Comercial y/o AC solicita a Patrimonio la disponibilidad para poder realizar renovación de contrato 15 días antes del vencimiento de éste. Esta fecha es la que nos pide el concesionario para poder garantizar la disponibilidad de las mismas unidades. b) Patrimonio contacta al o los concesionarios que correspondan para solicitar renovación, una vez que éstos proporcionen la información, Patrimonio regresa con el comercial para confirmar que las rutas siguen vigentes y pueden renovar. Se tienen máximo 24 hrs para confirmar al concesionario, de lo contrario nos arriesgamos a perder dicha disponibilidad. c) CDV revisa contrato y autoriza renovación de este, si no es necesario cambio de arte aquí termina el proceso o bien si habrá cambio de arte se hace el proceso de “Cambio de arte”. d) Es necesario involucrar a Tráfico (Publicidad Móvil) cuando exista una solicitud y en cuyo caso la confirmación de renovación para que se pueda dar el seguimiento oportuno a la solicitud de testigos de monitoreo, etc 8.4 Retiro de Campaña (buses) a) Ejecutivo Comercial y/o AC solicita a Patrimonio y Tráfico (Publicidad Móvil) el retiro de los artes con 5 días de anticipación al vencimiento del contrato b) Tráfico (Publicidad Móvil) contacta al o los concesionarios que correspondan para solicitar el retiro, se confirma el retiro de los artes por parte del concesionario y si es necesario se envían fotos del retiro. Deben solicitarse en el momento de pedir el retiro. c) No será necesario lanzar flujos de retiro d) Importante: El ejecutivo siempre deberá de confirmar el retiro de los autobuses en el tiempo estipulado, ya que Patrimonio y Tráfico (Publicidad Móvil) desconocen si

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el ejecutivo tiene o tendrá una negociación de renovación/ extensión de contrato y no retirarán nada sino hasta obtener previa indicación de Comercial. 8.5 Tiempo de Respuesta máximo (campañas con menos de 20 unidades contratadas) a) Concesionario proporciona la disponibilidad: 48 hrs b) Comercial revisa con cliente que está ok con la propuesta de rutas y regresa con Patrimonio: 24 hrs (podría ser más, pero corremos el riesgo de perder la disponibilidad y tener que volver a solicitar a concesionario nuevas rutas) c) Envío de arte a diseño para adaptación y regreso al cliente: 24 hrs d) Pasar anexo y contrato, confirmar tarifas en sistema, subir plantillas y autorizar el contrato: 24 hrs e) Impresión: 48 hrs local y 72 hrs foráneo (por el envío) f) Colocación: 48 hrs después de la impresión g) Envío de comprobaciones de instalación (de noche): 24 hrs después de la colocación h) Envío de testigos de día por parte del concesionario: 48 hrs después de la colocación i) Actualización de flujos con fotos: 48 hrs j) Cualquier solicitud recibida después de las 15 hrs (horario CDMX) empieza a contar al siguiente día hábil. Tiempo máximo total del proceso: 14 días hábiles desde la solicitud de disponibilidad Tiempo máximo para colocación de campaña: 10 días hábiles Notas: • El Dummy sólo es una representación gráfica, puede haber ligera variación en la instalación • Las rutas pueden sufrir variaciones de acuerdo con instrucciones municipales y/o delegacionales • Las rutas están sujetas a disponibilidad • Debido a la logística de las rutas el tiempo en la instalación puede reducirse o aumentar 36

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Considerar que Patrimonio puede sugerir rutas rotativas dependiendo de la plaza y la disponibilidad Debido a condiciones climatológicas hay zonas del país en donde la colocación nocturna no se puede llevar a cabo, ej: Tijuana Si el cliente requiere pruebas de color, las mismas deben solicitarse a Patrimonio 3 días antes de presentárselas al cliente, el concesionario hará la impresión y envío de las mismas a la dirección que se le indique.

9. FACTURACIÓN 9.1. Proceso a) La factura se emitirá de acuerdo con las condiciones comerciales y de facturación que haya acordado el Ejecutivo Comercial con el Cliente. Una vez que se cierra la orden de trabajo (flujo) el AC debe comenzar con la gestión para hacer la solicitud de factura. b) Acorde a las condiciones comerciales pactadas en el contrato entre el cliente y las razones sociales de JCD, se procederá para la emisión de la factura y la forma de cobro de acuerdo a los días de crédito. c) Si en el contrato se estipula pago anticipado o de contado de los servicios, el AC realiza la solicitud de facturación en el sistema con base a la ODC (Orden de Compra) emitida por el Cliente o la Agencia. d) El AC debe verificar el Contrato, la ODC deberá especificar la razón social de JCDecaux con la cual se debe facturar. e) El AC debe revisar los sitios y tarifas que se deben incluir en la solicitud de la factura que va a emitir en el sistema y que también revisará el Coordinador de Campaña. f) El AC debe revisar que los importes (Tarifas), sitios, periodos, descripciones y leyendas especiales estén correctas y acorde a los contratos, instrucciones del cliente y anexos ya aprobados. 37

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g) El AC debe revisar que la fecha en que debe elaborar la solicitud es la correcta para que el cliente no tenga objeción respecto a la recepción de la factura y los plazos de pago pactados. h) El AC debe revisar que los datos fiscales del cliente son los correctos, tales como Nombre, RFC, domicilio fiscal, etc. i) El AC debe revisar que las condiciones fiscales son las correctas acorde a las instrucciones del cliente, tales como Método de Pago, Forma de Pago, Uso del CFDI. j) Una vez que el AC ha revisado que los conceptos a facturar son los correctos procede a enviar la solicitud de facturación al CC para la emisión del CFDI. 9.2 Lineamiento para aceptación de facturas por parte de nuestros clientes a) Los clientes se asignan a cada CC de acuerdo con la zona y tipo de cliente que tengan asignado, los clientes se clasifican como sigue; Clientes Directos, Agencias y Centrales. b) Cada CC deberá revisar los requisitos que para cada uno de sus clientes se deben reunir para que nos acepte de forma correcta las facturas (CFDI) y asegurarse de que las ha recibido para que el pago sea en los tiempos estipulados en su crédito. c) Cada CC deberá revisar los datos de facturación y condiciones comerciales tales como: • Datos generales fiscales de la facturación • Método de pago • Forma de pago • Uso del CFDI • Condiciones de crédito d) También deberá reunir la documentación usada como soporte para enviar al cliente, tal como: • Testigos Legibles • Orden de Compra • Contratos • Anexos • Caratula de Estado de Cuenta Bancario, etc. 38

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e) Una vez recabada la documentación, el CC deberá hacer llegar la factura (archivo XML & PDF) junto con sus respectivos soportes al cliente y asegurarse de que sean recibidos, la forma de envío puede ser mediante: • Correo Electrónico • Físicamente • Portal del Cliente • Correo Electrónico y Físicamente • Correo Electrónico y Portal • Portal y Físicamente f) La forma de recabar el acuse de recibo de la factura por parte de nuestro cliente deberá ser con lo siguiente: • Respuesta del cliente mediante correo electrónico • Sello de Acuse de recibo físico • Acuse de aceptación de Portal del Cliente g) La facturación (XML & PDF) y sus respectivos soportes deberán ser enviados al cliente dentro de los 5 días siguientes a la fecha de su emisión. h) Para validar las características, condiciones, forma de envío y contacto del cliente existe una carpeta compartida en la que se encuentra un archivo por cada región y ahí se estipulan estas condiciones de los clientes, la cual puede ser consultada y actualizada por los CC; este archivo puede servir para llevar a cabo el check list de requisitos de envío y recuperación de cartera. i) El CC debe validar que la solicitud de facturación coincide con un anexo vigente y asegurarse de que no es una solicitud duplicada, así como una revisión general de la factura para validar la razón social, RFC, método de pago, forma de pago, uso del CFDI, etc. j) Si el CC detecta alguna inconsistencia en la solicitud de facturación NO dará tramite a la generación del CFDI y deberá verificar con el AC y/o Ejecutivo si la solicitud es correcta, en caso de ser incorrecta se deberá eliminar la solicitud e informarle al AC y al Ejecutivo para que se vuelva a hacer la nueva solicitud de factura. Este aviso debe darse el mismo día de recibida la solicitud.

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k) Si la solicitud de facturación coincide con un anexo vigente, no hay solicitud duplicada o no detecta ninguna inconsistencia el CC procederá a dar trámite en el sistema para la generación del CFDI (archivos XML & PDF). l) Al generarse el CFDI los archivos XML y PDF se guardan en el servidor en carpetas compartidas por el personal de Facturación, Crédito y Cobranza en donde están clasificadas por fecha de timbrado y por razón social que emite la factura (CFDI) m) El CC compila los testigos, contratos, ODC, conciliación con el cliente, Validación del Portal del SAT, Validación del Portal del Cliente y demás soportes necesarios que deberán acompañar a los CFDI’s que enviará por correo y/o ingresará al portal del cliente y/o se entregará físicamente al cliente. n) Si la factura y sus soportes necesarios se envían por correo el CC deberá obtener el acuse de aceptación por la misma vía. o) Si la factura y sus soportes necesarios deben ingresarse al portal del cliente, el CC deberá obtener el acuse de ingreso del portal. p) Si la factura y sus soportes necesarios deben entregarse físicamente, el CC deberá integrar el expediente completo que entregará al Gestor quien obtendrá el acuse de recibido por el cliente con sello y firma de quien le recibe, el cual deberá entregar al CC. q) Los acuses de envío y recepción se deberán resguardar en carpetas compartidas que serán necesarias para el seguimiento y reclamación al cobro.

9.3 Seguimiento a facturación evitando incidir en No facturado a) Se deberá dar seguimiento a la facturación mensual mediante una conciliación semanal sobre la cual se pueda identificar el importe del mes que se devenga y la facturación emitida, para lo cual es necesario tener lo siguiente: I.

Reporte de Facturación y Notas de Crédito, el cual debe reunir el requisito de “integridad”, es decir, que el reporte debe salir de forma directa de nuestro sistema de facturación sin que se le tenga que retrabajar de forma manual. 40

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II.

III.

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Reporte de “Anexos” vigentes, y que contenga el devengo estimado por los meses que estará vigente. Deberá contemplar también los servicios complementarios tales como las impresiones, buses, para poder conciliar las cifras con el importe total de la facturación, este reporte deberá contener las condiciones de facturación. Reporte de la facturación No ligada a un contrato y que aplique a facturas emitidas por concepto de pago anticipado (Ingresos por Devengar)

b) Se deberá hacer la conciliación de forma semanal respecto a lo devengado y a lo facturado e identificar lo siguiente: I. Facturación Duplicada II. Pendiente de Facturar del Periodo III. Errores de Importe c) La conciliación se hará de forma semanal los viernes. d) El resultado de la conciliación se hará llegar a los AC mediante correo electrónico _MX Administración de Ventas [email protected] los días lunes de cada semana con copia a los Ejecutivos y al Director del Área Comercial para que puedan hacer su labor de obtención de ODC, Contrato, etc. y puedan concluir la facturación del mes devengado de acuerdo a las condiciones pactadas con el Cliente. e) El AC y/o Ejecutivo deberá justificar el motivo por el cual no se pudo realizar la facturación dentro de las condiciones pactadas con el cliente por el periodo mensual de cada conciliación mensual. Todo el proceso de facturación es evaluado puntualmente a través de un indicador 9.4 Carga de Facturación a SAP a) Tener definidos los pasos a seguir para un registro contable correcto de la facturación en el ERP Contable SAP. b) El procedimiento es aplicable a todas las áreas involucradas de forma directa e indirectamente al registro contable de la facturación generada por las razones

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sociales que emiten facturas derivadas de la prestación de un servicio o venta de algún bien material Las siguientes áreas tienen la responsabilidad de su cumplimiento de forma estricta: Contralor de Ingresos, Responsable de Datos Maestros de Clientes, Analista de Facturación y personal de contabilidad relacionado con el reconocimiento de los ingresos. La facturación generada diariamente mediante el Sistema, del día 01 del mes hasta la fecha programada del cierre mensual, se hace de forma masiva por medio de una interfase diaria con la información de la facturación del día anterior. Del día siguiente a la fecha del cierre contable hasta el último día del mes no se hace carga masiva de facturación, se suspende la carga automática, la facturación que se genere durante estos días se sube a SAP los primeros días del mes siguiente con fecha del primer día. Para hacer la carga a SAP se procede de la siguiente forma: I. El área de TI genera archivo .txt de Plataforma por la facturación emitida en el día. II. Si la factura o nota de crédito no está timbrada el reporte de carga masiva no la considera. I. El área de TI mediante “carga masiva” carga la facturación a SAP durante la noche II. Los registros contables se hacen por cada una de las compañías que facturan (Actualmente JCDecaux, Vendor, CMI y Eumex) III. Los registros contables que se generan por la facturación son: Cargo a Clientes con abono a las cuentas de IVA Trasladado, Ingreso Diferido, Ingresos por Buses, Ingresos por Impresiones, etc. según corresponda. IV. Los registros contables que se generan por la emisión de Notas de Crédito hacen el registro contrario al registro de la factura.

g) Al día siguiente de la facturación se validan los registros contables generados por la carga masiva de facturación del día anterior para validar que los registros correspondan al 100% de las facturas y notas de crédito emitidas. h) Si no sube una factura o nota de crédito, se valida si esta timbró o no y se le reporta al área de TI para que la procese y suba el registro a SAP. 42

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i) Si no se timbró un CFDI se reporta a TI para que gestione con el proveedor de timbrado (PAC), el timbrado o nos dé una respuesta para cancelar el documento y volver a procesar el CFDI. j) Si se cancela el CFDI por no haber timbrado se deberá volver a realizar el CFDI para que timbre de forma normal y suba el registro mediante carga masiva a SAP. k) En los casos que excepcionalmente no se logra hacer una carga de un CFDI a SAP mediante carga masiva se hará en forma manual por un personal del área de Contabilidad. l) Se deberá llevar un control de la facturación cargada de forma diaria y un control de conciliación de la facturación de carga en forma mensual Plataforma Vs SAP.

10 COBRANZA 10.1 Proceso de seguimiento a cartera vencida Categorización de cartera. a) El reporte de “Dashboard de Cartera de Clientes” da los parámetros necesarios para determinar si es o no una cartera vencida. Este reporte se actualiza cada viernes considerando los comentarios de la semana previa. b) La cartera vencida es segmentada por Región, Tipo de cliente (Directo, Agencia, Central), Ejecutivo de ventas asignado actual. c) El reporte de cartera por Región se comparte en Share Point y por correo electrónico para consulta y actualización por ejecutivos de ventas. d) La cartera se clasifica en vigente y vencida. (1-30 días, de 31 -60 días, de 61-90 días, de 91-120 días de 120 -180 días y mayor a 180 días) e) A los clientes con cartera vencida, el CC le notificará respecto a su adeudo y se le invita a ponerse al corriente en sus pagos, obteniendo fecha compromiso de pago. Recepción de comentarios en Share Point por el CC y Ejecutivo con los datos básicos: 1) Fecha de actualización 2) Estatus, catalogada en: 43

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a. De riesgo I. No se reconoce deuda. II. No se logra contacto con cliente. III. Se reconoce deuda, pero no hay intención de pago. IV. Promesa de pago no cumplida.

3) 4) 5)

6) 7)

b. De bajo riesgo: I. Diferencia de montos (Conciliación por anomalías, tarifas, periodo). II. En proceso de refacturación. III. En espera de cumplimiento de Pago. IV. Factura No recibida en tiempo. V. En proceso de cambio de razón social. Comentarios sobre estatus. Fecha de último estatus. Acciones: a) Bloqueo. b) Notificación vía correo electrónico. c) Notificación vía telefónica. d) Visita Física. e) Amenaza de envío a Buró o Legal f) Conciliación. g) Convenio de pago cerrado. h) Refacturación i) Envío de Facturas o refacturación. j) Envío a legal. k) Envío a reserva. Fecha de última acción. Fecha compromiso de recuperación.

Del mismo reporte identificar la cartera a vencer en los próximos 10 días hábiles y notificar a cliente o solicitar convenio de pago, notificar acuerdo a Ejecutivo Comercial; en caso de requerir cambios sobre la facturación, será validada por Contralor de Ingresos.

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10.2 Proceso sobre complemento de pago a) El Complemento de Pago se debe emitir por cada pago recibido de nuestros clientes, el cual deberá ser emitido y entregado a los clientes dentro de los plazos legales para que pueda ser válido de forma fiscal. b) El CC recibe de Tesorería reporte de bancos diario. c) Identifica depósitos pertenecientes a clientes d) Aplica el pago en Sistema e) Mediante Aplicación de TI-ATEB se genera el Complemento de Pago y su Timbrado f) El complemento de pago (XML & PDF) se deposita en carpetas compartidas de Facturación clasificadas por fecha del timbrado, cada día se genera una carpeta de nombre “P” y ahí se deposita en forma automática ambos archivos. g) El CC se encarga de identificar el Complemento de Pago respectivo y hace su envío mediante: • Correo Electrónico • Portal del Cliente h) El CC se asegura del envío mediante la confirmación del cliente vía correo o el acuse emitido por el portal del cliente. 10.3 Seguimiento a DSO. a) Reporte que CI debe entregar de forma mensual al área de finanzas. b) Para su cálculo se utiliza el saldo de la cartera, las ventas, facturación, devengo y pendiente de facturar. c) Se debe tener el reporte de cartera por cada razón social que factura identificando las “bad debts” 10.4 Proceso de recuperación de cartera vencida a) El CC debe preparar estado de cuenta del cliente con el importe total de su adeudo y el importe de su saldo vencido especificando los días de atraso. b) Enviar estado de cuenta al cliente y al ejecutivo e informar los números de cuenta bancarios a los que nos puede hacer el pago, el envío puede ser al contacto vía correo electrónico y en su caso enviarlo al domicilio del cliente para obtener el acuse de recibo. 45

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c) El CC debe realizar contacto con el cliente vía telefónica y en su caso, presencial, para realizar las aclaraciones necesarias. d) En caso de que sean necesarios ajustes al Estado de Cuenta derivados del acercamiento con cliente se procede a realizarlos, previa validación del área Comercial ya sean a favor o en contra. e) Si hubo correcciones al Estado de Cuenta, el CC deberá enviar al cliente la respectiva corrección, comprometiéndolo mediante un convenio o promesa de pago. f) El CC debe obtener convenio o promesa de pago firmado por ambas partes, estipulando fechas y montos del convenio, así como las penas convencionales pertinentes. g) El CC debe hacer contacto con el cliente 3 días previos a cada fecha estipulada en el convenio para recordarle respecto al cumplimiento del convenio. h) El CC debe agradecer al cliente de forma verbal o mediante correo cada pago que realice. i) Una vez realizado el pago por el cliente y conciliados los saldos entre ambas partes, el CC deberá emitir una carta finiquito, al último día del mes por el que se haya realizado la conciliación de saldos y que no tenga el cliente adeudos anteriores. j) Todos los acuerdos firmados por ambas partes, comunicados y las cartas finiquito se depositarán en las carpetas compartidas del área para la evidencia de las negociaciones. 10.5 Criterios para envío a buró de crédito. a) Cuando se da de alta un cliente nuevo, uno de los requisitos es solicitar la carta de buró de crédito, la cual debe demostrar un buen historial crediticio, para poder otorgarle crédito en JCDecaux. b) El reporte a Buró de Crédito se hace de forma mensual sobre las cuentas vencidas, este reporte se envía dentro de los 10 primeros días de cada mes, deben considerarse los siguientes criterios: I. II. III. IV. V.

Cuentas con saldo vencido mayor a 120 días. Número de Facturas Importe de las Facturas Vencidas En caso de Agencias Directas y Centrales no aplica En caso de clientes especiales y con quienes se tiene ya alguna negociación tampoco aplica 46

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VI. No se deben incluir en el reporte clientes con saldo cero a excepción de que se trate de clientes que se deben dar de baja del Buró de Crédito. VII. Se reportan saldos mayores a $100,000.00 MXN (Cien mil pesos) VIII. Se reportan saldos menores a $100,000.00 MXN (Cien mil pesos) cuando la cuenta no ha mostrado operaciones durante más de 6 meses IX. Previo aviso de envío a Buró de Crédito y aprobado por Dirección Comercial y dirección de Finanzas c) Hay posibilidades de enviar un reporte extraordinario al Buró de Crédito solo en casos excepcionales, cuando se debe quitar a un cliente del Buró de Crédito. d) La página a la que se envían los reportes es: www.vpnbc.com.mx, para su envío se requiere usuario y contraseña. e) La compañía que está afiliada al Buró de Crédito es “Vendor Publicidad Exterior, S de RL de CV”, por medio de esta razón social se hace el reporte a Buró de Crédito. f) La mecánica para reportar las altas y bajas al Buró de Crédito es la siguiente: I.

Mes 1 se envía reporte a Buró de Crédito por los adeudos considerados como vencidos reflejando número de facturas e importe.

II.

Mes 2 nos paga el cliente, para reportar su baja se debe incluir en el reporte del mes con un número de facturas igual a cero y con un saldo de cero pesos.

10.6 Criterios para envío a incobrables. a) En junta semanal con director comercial, director de finanzas, contralor y contralor de facturación para definir los clientes que serán bloqueados y enviados a incobrables.

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10.7 Proceso de conciliación clientes/agencias a) Dependiendo el acuerdo de temporalidad para conciliar y pagar comisiones determinado en el contrato; el área de agencias recibirá por parte de los Tradings (Negociadores) de cada Central; las cifras correspondientes a ventas de clientes que representen. b) La Subdirección de agencias compartirá dichos montos a la Sub Gerencia de Ingresos quien validará en el sistema que toda la venta reflejada haya sido cobrada en tiempo y forma. En caso de ser así, se hace el cálculo correspondiente de la comisión según contrato acordado y firmado. c) La subdirección de agencias pide VoBo de ello a la Central. Posterior se emite la carta de conciliación firmada por ambas partes y la central emite su factura correspondiente. d) En caso de no haber sido cobrada alguna factura de venta, la Sub Gerencia de ingresos solicitará a la central su pronta liquidación para continuar con el trámite de conciliación y pago.

11 REPORTE DE INGRESOS 11.1 Weekly Sales a) Es el reporte de ingreso que se prepara y presenta semanalmente y provee información de la venta que se ha generado desde el inicio de año a la fecha que se prepara y pronostica la venta por el remanente del año por el rubro de exhibición. b) Una vez que el cliente y ejecutivo definen los términos de la exhibición y que se cumplen las siguientes condiciones: Contrato firmado u Orden de Compra, o el Pago anticipado, así como la aceptación de servicio, el contrato en Block pasará a Convertido, por lo que el Reporte de Venta incluye todos los contratos que hayan sido convertidos en el sistema. c) Para preparar Weekly Sales se requiere generar del sistema (ADV), los siguientes reportes de venta: 48

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REVISADO POR Alejandro CarrilloGerente de Control de Ingresos Alexie Notari-Directora de Contraloría Humberto-ZamudioControl Interno

VALIDADO POR Dir. General, Dir. Comercial, Dir. Jurídica, Dir. Operaciones, Dir. De Finanzas, Dir. De Patrimonio y Sub Dirección de Agencias

I.

d)

e)

f)

g) h)

Reporte de Venta (Incluye Carteleras, Pantallas, Puentes, Kioscos, Centros Comerciales, Vallas, Aero pasillos, Macrobus, Antenas). II. Contratos de Autobuses. III. Reporte de Ventas Mobiliario Urbano. Adicionalmente los Facturación entrega Reporte de Notas de Crédito que afectan a la venta (Anomalías, Renegociaciones, etc.), que disminuyen el importe de la venta semanal. Se genera también un listado de cancelaciones, con los formatos que son autorizados por la Dirección Comercial y que se aplicarán en sistema y al reporte de la semana. Para el cierre de mes además de las notas de crédito se reflejan los Ajustes al Ingreso autorizados que se han procesado en plataforma y que son cancelaciones de períodos anteriores que no se han facturado. Se realiza el cálculo de la venta neta de la semana, descontando el importe de la comisión de agencias por contrato y línea de negocio. Por cada segmento de negocio se prepara un archivo resumen como el siguiente: Ventas Bridges

En K Moneda Local Ventas Netas 2018 JANUARY FEBRUARY MARCH APRIL MAY JUNE JULY AUGUST SEPTEMBER OCTOBER NOVEMBER DECEMBER TOTAL

4.50%

6,421 6,490 7,219 7,509 7,963 8,605 8,746 8,831 8,723 7,879 8,223 6,380 92,990

Ventas Shopping Malls 4.50%

3,710 3,620 3,377 3,621 5,056 3,832 3,723 3,760 3,567 3,791 3,794 4,442 46,293

Ventas Telmex Walls

Ventas Kiosks

Ventas Macrobus

Ventas Pasillos AICM

Aeropuerto s OMA

Ventas Totales

578 1,125 (45)

11,614 11,627 12,408 13,481 14,373 14,095 14,313 14,369 14,301 13,112 13,310 12,129 159,133

Ventas pendiente de OC

Provision BV

Ventas ventas netas pendiente de OC

Ventas de la semana anterior

Weekly Movement

Presupuesto

%

11,231 10,871 11,554 12,630 13,221 13,209 13,261 13,323 13,376 12,201 11,973 10,908 147,759

391 280 671

12,051 12,815 15,071 14,390 25,552 13,606 14,990 24,451 21,141 15,479 15,186 18,204 202,935

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 3% 2% 0%

8.00%

496 448 356 348 362 350 361 361 358 410 330 341 4,520

109 139

-

159 430 604 539 774 154 85 88 3,081

878 930 878 878 878 878 878 878 878 878 878 878 10,591

1,658

-

-

(383) (756) (854) (851) (1,152) (886) (1,052) (1,047) (925) (910) (946) (941) (10,703)

-

11,231 10,871 11,554 12,630 13,221 13,209 13,261 13,323 13,376 12,201 12,364 11,189 148,430

i) Los reportes son enviados al área Comercial, Finanzas y a la Región todos los viernes. j) Posteriormente estos datos se capturan y se publican en Saphir.

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11.2 Reconocimiento de Ingreso a) El reporte de devengo es la base para el Reconocimiento de Ingreso sólo que debe cumplir con ciertos criterios para su aplicación como tal. b) Cuando un contrato tiene el estatus de convertido, es considerado como venta y es entonces cuando se inicia el proceso de colocación, a la cual se da seguimiento a través del Sistema y en el caso de Mobiliario Urbano a través de Tráfico (MU) c) Las combinaciones de criterios son las siguientes:

CONVERTIDO

COLOCADO

ARTE TARDÍA

CONTRATO VENCIDO

d) Se considera Arte Tardía cuando un anuncio no ha sido colocado por causa imputable al cliente, (que no se haya recibido el arte 5 días antes del inicio de la exhibición) esto se marca en el reporte y permite reconocer el ingreso del sitiocontrato. e) En el caso de Contrato Vencido se trata de una marca que se utiliza en casos poco comunes y que por alguna razón no hayan cumplido alguna regla lo cual permite el reconocimiento. f) Si no existe un flujo de colocación el sistema no reconocerá el ingreso y en el caso de renovaciones reconoce la colocación como automática. g) En el caso de Autobuses, los criterios son los siguientes:

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AUTORIZADO

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COLOCADO

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CONTRATO VENCIDO

h) Estos criterios se basan en el Reporte de Venta ya que actualmente no hay un Reporte de Reconocimiento de Ingreso para este rubro. Se reconoce por tanto con base en colocación y facturación i) Para el caso de los impresos, se plasman los números de Plataforma que se muestran en el de Impresiones de Arte con cargo al Cliente. j) Este punto también toma en cuenta lo facturado del período, por el momento no hay un Reporte de Reconocimiento para Impresos. Este proceso será evaluado puntualmente a través de un indicador. 11.3 Flash a) Representa el mejor estimado de cierre de ingreso para el período actual como para períodos futuros del año. b) Se basa en el reporte de Venta, de WS, Notas de Crédito, Ajustes, Venta de Lonas, e Impresos, así como de los riesgos y oportunidades potenciales en las que trabaja el área comercial. c) Es preparado alrededor de semana y media antes del cierre de mes y a diferencia del WS, en éste deben presentarse los rubros Impresos, Antenas, Lonas y otros adicionales a la exhibición. d) Finanzas envía la versión final a la región con las explicaciones sobre las variaciones más relevantes.

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11.4 Cierre de Mes a) Para el cierre de mes se obtiene la siguiente información:

b) Reportes de Reconocimiento de Ingresos de Mobiliario Urbano, Carteleras y medios CMI, Weekly Sales c) Reportes de Venta. d) Reportes de Facturación y Notas de Crédito e) Reporte de Artes o Impresos. f) Reporte de Venta de Lonas y Chatarras. g) Reporte de Ajustes al Ingreso. h) Provisiones.

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12. Venta de Pantallas Digitales A partir de hoy se define de la siguiente forma las reglas de la colocación de las cajas en GF digitales: Cliente A: cliente que paga una tarifa comercial “normal” para una colocación de 1 flip Reglas de colocación de clientes A: mínimo 1/8 del tiempo de exhibición Cliente B: cliente horario / programático (Cadreon) paga para un flip por horario o días Reglas de colocación de clientes B: se exhibe durante las horas contratadas en un mínimo de 1/8 de tiempo de exhibición Cliente C: rotativo pagado. El cliente paga un precio menor a cambio de no tener garantía de duración de exhibición. Reglas de colocación de clientes C: si la disponibilidad lo permite (hasta 8 flips vendidos) tiene la misma regla que el cliente A y en caso de indisponibilidad la prioridad seria dada a los clientes Ay B para bajar la mitad de la frecuencia de exhibición de los clientes C Cliente D: rotativo gratis Reglas de colocación de clientes D: mismas reglas de exhibición que cliente C y en caso de conflicto de disponibilidad la prioridad seria dada al cliente C

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6.- ANEXOS. ANEXO I. Formulario W-9

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ANEXO II. Formato de Orden de Aceptación (ODA) Ejemplo

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ANEXO III. Ejemplo de etiqueta para identificar materiales

# Sitio Material (sustrato) en que se imprime

CLIENTE: Razón social del cliente final VERSION: Nombre del arte impreso NOMBRE DEL IMPRESOR: Empresa que imprime MEDIDA: base (mts) x altura (mts) DIRECCION DE COLOCACION: Dirección del # de sitio

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ANEXO IV. -Instrucciones a Operaciones sobre la toma fotográfica. Guía de Monitoreo

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7.- INDICADORES Matriz de Control presentada por cada equipo involucrado

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