Parametros De Zeus.docx

Informática Aplicada (Sistema de Distribución)

Leydi Arleni Urrego Carvajal

Administración Turística y Hotelera Quinto Semestre Universidad del Tolima – IDEAD Ibagué – Tolima 2019

Parámetros de Zeus Los paramentos de Zeus es un sistema donde están los datos generales que un necesita para realizar sus tareas, por ejemplo, datos de agencias, de las habitaciones, de los clientes, etc. Para ingresar a los parámetros de Zeus se debe hacer lo siguiente: 

Ir a inicio de Windows y buscar parámetros de Zeus, dar clic en el icono.

Icono de acceso



Una vez que haya entrado al sistema de Zeus, debe de ingresar sus datos de usuario y contraseña. Clic en conectar.

Nombre del Usuario con el que desea ingresar Clave del usuario

Presione para iniciar la sesion.

Presione para salir del sistema

Figura 1 Inicio de sesiónX

Nota: Los usuarios y contraseña son creados en la opción “seguridad” de ZEUS FRONT. Una vez valido su usuario y contraseña, entrará al sistema de Zeus, en el cual aparecerá la ventana principal mostrando la barra de menú.

Barra de menús

Figura 2 Ventana principal de PARÁMETROSX

Para saber en qué consiste el menú de parámetros de Zeus, primero se debe conocer la opción de estándar de estos parámetros. 

Barra de herramientas de estándar de Zeus: Permite realizar varias tareas.

Menú de los parámetros de Zeus: En el menú principal se encuentran opciones para buscar, crear y modificar los parámetros generales o datos generales.

Figura 3 Menú ParámetrosX

A continuación, se explicará algunas opciones del menú principal: 

Printer Setup: Indica en que impresora se desea imprimir los reportes de Zeus.

Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)X



Información demográfica – países: Se puede buscar, crear y modificar los datos del país, procedencia y destino de los huéspedes.

Figura 5 PaísesX

Código: Son número, letras o combinaciones que el usuario asigna libremente para identificar un país. Nombre: Es el nombre del país. Código DAS: Es un código equivalente para el país proporcionado por el departamento administrativo de seguridad – Colombia (DAS), es utilizado para los informes de entrada y salida que se debe suministrar para un organismo de control. Para ingresar un país: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle al país. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos del país, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar un país: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el nombre del país que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar un país: 1. Se busca el país que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar un país: 1. Localizar el país que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si este país se ha borrado 

Información demográfica – departamentos:

Se puede buscar, crear, modificar y borrar los departamentos, los cuales serán asignados a diferentes ciudades.

Figura 6 DepartamentosX

Código: Son número, letras o combinaciones que el usuario asigna libremente para identificar un departamento. Nombre: Es el nombre del departamento. Para ingresar un departamento: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle al departamento. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos del departamento, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar un departamento: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el nombre del departamento que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar un departamento: 1. Se busca el departamento que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar

Para borrar un departamento: 1. Localizar el departamento que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si este departamento se ha borrado 

Información demográfica – ciudades: Se puede crear, modificar, buscar y borrar las ciudades de procedencia y destinos del huésped.

Figura 7 CiudadesX

Código: Son número, letras o combinaciones que el usuario asigna libremente para identificar un país. Nombre: Es el nombre del país. Departamento: Código del departamento al que pertenece la ciudad País: País al que pertenece la ciudad Código DAS: Es un código equivalente para la ciudad proporcionado por el departamento administrativo de seguridad – Colombia (DAS), es utilizado para los informes de entrada y salida que se debe suministrar para un organismo de control. Equivalencia: Código para el manejo de interfaces externas que manejan codificaciones diferentes a Zeus hoteles. Para ingresar una ciudad: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle a la ciudad. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición.

3. Ingresar los datos de la ciudad, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar una ciudad: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el nombre de la ciudad que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar una ciudad: 1. Se busca la ciudad que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar una ciudad: 1. Localizar la ciudad que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si la ciudad se ha borrado 

Agencias: Permite crear, modificar, borrar y buscar de las agencias de viajes que trabajan con el hotel, así como las oficinas de las que se realiza las ventas directas del hotel conocidas como agencia - oficina. La información de las agencias de viajes se requiere en las reservas y en el registro del huésped, es un dato obligatorio al momento de ingresarlo.

Figura 8 Agencias de ViajeX

Los datos que se solicitan son: Código: Son número, letras o combinaciones que el usuario asigna libremente para identificar un país. Se recomienda asignar cuatro números iniciados por 0001. La codificación también puede ser generada automáticamente, para ello debe estar adecuadamente parametrizado el sistema, para lo cual debe solicitar instrucciones a Zeus Tecnología. Una vez parametrizado podrá escribir la palabra NUEVO en el campo, y al presionar el botón Guardar el sistema asignará el consecutivo correspondiente. En estos casos no podrá ingresar códigos libremente. Al llegar al consecutivo 9999 el sistema iniciará por el A000 y así sucesivamente. Nombre: Debe digitar la razón social de la agencia o bien el nombre de la oficina en caso de ser una agencia-oficina. Dirección: Debe Digitar La Dirección Comercial De La Agencia o la ubicación de la agencia-oficina. NIT: Debe digitar el Número de documento legal la agencia. Puede definir por parámetro si el número de documento aquí digitado se debe validar contra Zeus Contabilidad. Esta funcionalidad puede activarla desde los parámetros de Hotel y debe tener en cuenta puede requerir de parámetros especiales en el servidor para conectar la base de datos de hoteles con la de contabilidad. En caso de estar ingresando una agencia nueva o modificar el NIT de una existente, si escribimos un número NIT que ya existe entre las agencias están creadas, al hacer clic en el botón Guardar, el sistema despliega un mensaje indicando que ese número NIT ya existe para otra agencia; aparece el código y el nombre de las agencias que tienen ese mismo número NIT y se pregunta si se desea continuar y crear la agencia con ese mismo NIT, o no continuar y modificar el NIT.

Allotment en habitaciones: Número máximo de habitaciones que puede vender la agencia. Ciudad: Debe digitar el código de la ciudad a la que pertenece la Agencia o utilizar, recuerde que puede hacer uso del botón ayuda para localizar el código en caso que lo desconozca. Teléfono: Debe digitar el o los números telefónicos de la agencia. Telex: Debe digitar el número de télex de la agencia. Encargado: Debe digitar el nombre de la persona encargada de las relaciones entre la agencia y el hotel. Cargo: Debe digitar el cargo de la persona encargada de las relaciones entre la agencia y el hotel. Telefax: Debe digitar el número de telefax o fax de la agencia. Porcentaje de comisión: Debe digitar el porcentaje de comisión al cual tiene derecho la agencia sobre las ventas realizadas. Crédito: Haga Clic en el recuadro si la agencia de viajes tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que está utilizando no es un usuario autorizado. Agencia – oficina: Como se mencionó anteriormente, las ventas realizadas directamente por el hotel deben ser registradas como ventas de agencia-oficina, es decir, las oficinas que hacen ventas del hotel deben ser creadas como agencias y tener seleccionada la opción Agencia-Oficina. Cuenta bancaria: Número de cuenta en la que se realizan las consignaciones de la agencia. Mail: Correo electrónico de la agencia. Ejecutiva de cuenta: Código de la ejecutiva de cuenta del hotel encargada de la agencia. Puede utilizar la ayuda para obtener la lista de ejecutivas existentes.

Revisión a partir del día: Permite indicar a partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la agencia. Especiales Segmentación: Código del segmento y subsegmentos al que pertenece la agencia y que puede será asignado de forma automática a los huéspedes si así se define. Asignar al huésped: Marque esta casilla si quiere que el sistema asigne de forma automática la segmentación de la agencia a los huéspedes que hagan reserva por esta agencia. Tenga en cuenta el parámetro general de HOTEL que indica si se asignara la segmentación de la reserva o la empresa (parámetro: ASIGNACION DE SEGMENTO EN LA RESERVA) Categoría fiscal: Indique el código de categoría al que pertenece la agencia y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a esta agencia. Validar categoría: Define si al evaluar la agencia en el proceso de facturación se tendrá en cuenta la categoría asignada a la agencia. Si no se marca la casilla al hacer una factura CXC a esta agencia el sistema no calculará las retenciones. Remisión a partir del día: Especifique desde que fecha el sistema no aceptará la generación de facturas y obligará a la emisión de una remisión. Por Ejemplo: si coloca 25, el sistema a partir de ese día y hasta final de mes no permitirá hacer facturas a esta agencia. Días de vencimiento de facturas: Por defecto existe un parámetro que específica para las facturas generadas desde Front, cuantos serán los días de vencimiento. Si la agencia tiene un número de días de vencimiento diferentes a ese parámetro general, indique en este campo cuantos días. Datos Contables

Cuenta CXC: Debe digitar el código de cuenta contable correspondiente a “cuentas por cobrar agencias”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Este código solo es solicitado si la agencia tiene crédito con el hotel. Puede utilizar la ayuda para localizarlo.

Cuenta CXC US: Debe digitar el código de cuenta contable para dólares correspondiente a “cuentas por cobrar agencias”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Observaciones

Contiene un campo para ingresar anotaciones sobre la agencia que pueda considerar importante tener en el sistema. Contactos

Lista de personas asociadas a la agencia y que son catalogadas como contactos para el hotel. Aquellas que laborando para la agencia realizan ventas para el hotel convirtiéndose en contactos directos para este último. Para ingresar una agencia: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle a la agencia. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos de la agencia, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar una agencia: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el nombre de la agencia que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar una agencia:

1. Se busca la agencia que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar una agencia: 1. Localizar la agencia que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si la agencia se ha borrado Contactos de agencias Las ventanas de las agencias permiten ingresar los contactos con los que se cuenta en cada agencia creada con el fin de tener un registro completo que permita llevar información detallada de los mismo. Para modificar los contactos de las agencias: 1. Localizar la agencia que desea modificar, se utiliza la opción de buscar. 2. Una vez localizado se presiona el botón editar que está ubicado al lado derecho de la cuadricula del contacto de la agencia.

3. Se despliega la siguiente ventana.

Figura 9 Definición de Contactos para AgenciasX

Estando ubicado en esta ventana podrá ingresar o borrar los contactos asociados a la agencia así:

Para ingresar un contacto de agencia 1. Presione el botón Adicionar Contacto. 2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el código del contacto a ingresar, digítelo o búsquelo utilizando el botón de ayuda. 3. Presione el botón Guardar. Notará que el contacto aparece en la cuadrícula. Para eliminar un contacto de una agencia 1. Presione sobre el contacto que desea eliminar. 2. Presione el botón Eliminar Contacto. 3. Confirme el borrado. El botón Listado de Contactos: Muestra la lista de contactos activos de la agencia, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula. El botón Listado de Contactos General: Muestra la lista de contactos activos y borrado de la agencia seleccionada, los primeros son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula, mientras que los segundos se identifican con la letra B. También notará que muestra los contactos borrados con letras de color rojo. Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo caso quedarán dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s) con estado B. Restricción de planes En la barra de herramientas el botón de restricción de Planes le permite seleccionar cuales son los planes que la agencia no puede vender. Por defecto las reservas de una agencia se pueden hacer en cualquiera de los planes activos. Para hacer la restricción seleccione el botón Restricciones y en la ventana desplegada seleccione los planes que desea restringir marcando la casilla de la derecha. Presione el botón guardar y luego salga de la opción. 

Aerolíneas Se puede crear, modificar, buscar o borrar aerolíneas. Una vez codificadas, podrá indicar la aerolínea por la que arriban los huéspedes lo que a su vez le permitirá obtener datos estadísticos al respecto.

Figura 10 AerolíneasX

Código: Números, letras o combinación de estos que identifican la aerolínea. La codificación es asignada libremente por el usuario. Nombre: Nombre de la aerolínea. Ciudad: Digite el código de la ciudad a la que pertenece la aerolínea. Puede utilizar el botón ayuda (o la tecla f4) que se encuentra en la parte superior para efectuar la búsqueda de este. Al frente le aparecerá el nombre y el país correspondiente a la ciudad. Dirección: Digite la dirección comercial de la aerolínea. NIT: Digite el NIT o número de identificación de la aerolínea. En caso de estar ingresando una agencia nueva o modificar el NIT de una existente, si escribimos un número NIT que ya existe entre las agencias están creadas, al hacer clic en el botón Guardar, el sistema despliega un mensaje indicando que ese número NIT ya existe para otra agencia; aparece el código y el nombre de las agencias que tienen ese mismo número NIT y se pregunta si se desea continuar y crear la agencia con ese mismo NIT, o no continuar y modificar el NIT.

Teléfono: Números telefónicos de la aerolínea. Teléfono 2: Permite registrar un segundo número para comunicase con la agencia

FAX: Número de teléfono para envío de facsímiles a la aerolínea. Encargado: Nombre de la persona encargada de las relaciones entre la aerolínea y el hotel. Cargo: Cargo de la persona encargada de las relaciones entre la aerolínea y el hotel. Crédito: Presione clic en el cuadro si la aerolínea tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que está utilizando no es un usuario autorizado. % descuento: Porcentaje de descuento que el hotel le va a ofrecer a ésta aerolínea. Cuenta contable: Código de cuenta correspondiente a “cuentas por cobrar aerolíneas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “cuentas contables” de este módulo. Puede utilizar el botón ayuda (tecla f4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es solicitado si la aerolínea tiene crédito con el hotel. Para ingresar una aerolínea: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle a la aerolineas. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos de la aerolínea, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar una aerolínea: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el nombre de la aerolínea que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar una aerolínea: 1. Se busca la aerolínea que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar una aerolínea: 1. Localizar la aerolínea que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar

3. Confirmar si la aerolínea se ha borrado 

Empresas La mayoría de los huéspedes llegan respaldados de las empresas. Esta opción permite crear, modificar, borrar y buscar de estas empresas.

Figura 11 EmpresasX

Para ingresar una empresa: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle a la empresa. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos de la empresa, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar una empresa: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el nombre de la empresa que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados

4. Clic en el registro que desea Para modificar una empresa: 1. Se busca la empresa que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar una empresa: 1. Localizar la empresa que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si la empresa se ha borrado 

Habitaciones Es común encontrar en los hoteles variedad en lo que concierne a las características de las habitaciones. Estas diferencias que identifican las habitaciones, nos permiten a su vez dar nombres a estas. A estos nombres, tales como: Suite, Júnior, Estándar, Presidencial, etc. Se les conoce en ZEUS como tipos de habitación

Figura 12 Tipos de HabitaciónX

Tipo de habitación: Código del tipo de habitación, que puede se numérico o alfanumérico. Si al digitar el código del tipo de habitación ya existe, el sistema traerá todos los datos y quedaran en modo edición o modificación. Descripción: Debe digitar la descripción del tipo de habitación. Total de habitaciones: Es el número total de habitaciones que han sido creadas con este tipo. Este campo no es modificable y lo va calculando el sistema automáticamente cada vez que se crea una habitación.

Capacidad: Debe digitar el número máximo de personas que se pueden alojar en este tipo de habitación. Especificaciones: Aquí puede indicar las especificaciones que tienen las habitaciones de este tipo. Valor persona adicional en $: Digite el valor excedente en pesos que se le debe cargar a la tarifa por concepto de persona adicional, este campo es de carácter informativo. Valor persona adicional en US: Digite el valor excedente en dólares que le debe cargar a la tarifa por persona adicional, este campo es de carácter informativo. Rango: Permite indicar mediante números el nivel en que se encuentra la habitación. Mediante este sistema se ubica cual habitación es de mayor categoría que otra y así se determinan los Upgrade Tipo de habitación superior: Indique el tipo de habitación del siguiente rango, con mayor jerarquía, entre todos los tipos de habitaciones. Centro de costo: Puede indicar un centro de costo particular por cada tipo de habitación, si no lo indica el sistema tomara el centro de costo asociado al cargo. Terrenos equivalentes: Indica cantidad de Terrenos que ocupa ese Tipo de Habitación. De esta manera el sistema podrá calcular cuántos Terrenos se ocuparán cada vez que se haga uso de una Habitación de ese Tipo. Básicamente lo que se necesita es crear por cada Tipo de Habitación, una cantidad de Habitaciones tal que la suma de los terrenos equivalentes de todas, llegue al tope de terrenos asignado al Complejo al que pertenecen. En otras palabras, si para un complejo acepto varios tipos de carpas (2 personas, 4 personas, 10 personas, etc.), cada una de ellas finalmente según su tamaño ocupará un número de terrenos y por cada una debe crear un tipo de habitación. Luego desde el maestro de habitaciones deben crearse tantas carpas como puedan estar al mismo tiempo para ocupar el máximo de terrenos disponibles por tipo. Para ingresar una habitación: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle a la habitación. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos de la habitación, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar una habitación: 1. Clic en la opción buscar

2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el nombre de la habtación que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar una habitación: 1. Se busca la habitación que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar una habitación: 1. Localizar la habitación que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si la habitación se ha borrado 

Huéspedes / clientes Permite ingresar los clientes y los huéspedes del hotel. Es importante anotar que los huéspedes que se registran en el hotel al igual que los que hace reservas son creados automáticamente como clientes.

Figura 13 Huéspedes o ClientesX

Para ingresar un huésped: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle al huésped. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos del huésped, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar un huésped: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el nombre del huésped que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar un huésped: 1. Se busca el huésped que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar un huésped: 1. Localizar al huésped que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si el huésped se ha borrado 

Preferencias En busca de dar el mejor servicio al cliente, es importante para el hotel conocer de ellos la mayor cantidad de información posible con el fin de armar perfiles específicos. Entre los datos más importantes se resaltan los gustos, requerimientos, necesidades o exigencias del huésped, gracias a las cuales su estadía es más placentera. Zeus Hoteles cataloga esta información como preferencias, las cuales a

través de códigos se pueden estandarizar con lo que se logra obtener control e información estadística muy importante. Es importante tener en cuenta que al momento de asignar las preferencias a los huéspedes cada uno de los códigos ingresados pueden ser ampliamente detallados, en otras palabras, dar una explicación específica.

Figura 14 Preferencias de HuéspedesX

Para ingresar una Preferencia de Huésped 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código de la Preferencia de Huésped. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición. 3. Ingrese los datos de la Preferencia. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas. Para localizar una Preferencia de Huésped 1. 2. 3. 4. 5.

Presione el botón Buscar de la barra de herramientas. En la ventana desplegada ingrese el código de la Preferencia de Huésped. Presione el botón Buscar. ZEUS muestra una ventana con los registros encontrados. Presione la tecla enter sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Preferencia de Huésped 1. Localice la Preferencia de Huésped utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados.

4. Presione el botón Grabar. Para borrar una Preferencia de Huésped 1. Localice la Preferencia utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. 3. Confirme el borrado. 

Cargos Antes de entrar en detalle con respecto a la parametrización de los cargos es importante resaltar que está es una de las opciones más importantes entre los parámetros, ya que los cargos son base fundamental en las principales tareas del sistema como veremos más adelante. Un cargo en Zeus es todo ítem que pueda afectar la cuenta de un huésped, aumentándola o disminuyéndola, es decir, los cargos son todos los consumos que tiene un huésped como también los abonos o descuentos que se le realizan. Un ejemplo de un cargo que incrementa (Débito) la cuenta de un huésped es el “Servicio de Habitación” mientras que un “Descuento de Gerencia” el decremento (Crédito).

Figura 15 Definición de CargosX

Para ingresar un cargo: 1. Clic en la opción nuevo

2. Digite el código que desea asignarle al cargo. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos del cargo, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar un cargo: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el cargo que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar un cargo: 1. Se busca el cargo que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar un cargo: 1. Localizar la cargo que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si el cargo se ha borrado 

Temporadas La nueva versión de Zeus Hoteles separa el manejo de las temporadas en dos estilos diferentes, pero no excluyentes. La estructura estándar de temporadas no sufre cambio alguno permitiendo el manejo de rango de fechas para las temporadas, gracias a las cuales el sistema puede indicar cuales habitaciones cambian su tarifa por el cambio de temporadas y cuáles no. Esta opción conocida anteriormente simplemente como temporadas y que ahora toma el nombre de Temporadas Estándares permite indicar al sistema las fechas de iniciación y finalización de las temporadas altas y bajas que se manejan un año.

Figura 16 Definición de TemporadasX

Para ingresar la temporada: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle a la temporada. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos de la temporada, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar la temporada: 5. Clic en la opción buscar 6. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el nombre de la temporada que va a buscar y presionar el botón buscar 7. Zeus muestra los registros encontrados 8. Clic en el registro que desea Para modificar la temporada: 4. Se busca la temporada que se desea modificar en la opción buscar 5. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 6. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar la temporada: 4. Localizar la temporada que desea borrar en la opción buscar 5. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar

6. Confirmar si la temporada se ha borrado 

Planes Siempre que se registra un huésped en ZEUS o cuando se realiza una reserva es necesario especificar el plan con el que llega al hotel. Estos planes detallan a que servicios tiene derecho el huésped y que valores tiene cada uno. Un plan puede incluir solo el alojamiento o bien todos los cargos que el usuario desee, cada uno de los cuales puede ser personalizado. Esta flexibilidad permite al usuario definir planes que se adaptan a cualquier situación.

Figura 17 Ventana Para la creación de PlanesX

El proceso de auditoría nocturna genera y aplica a cada huésped los cargos que el plan incluye para el día. Por lo que la definición del plan debe ser cuidadosa. Un plan puede contener en su paquete cargos que sean controlados a través de vouchers. Los vouchers son tiquetes electrónicos que los puntos de ventas (POS) de ZEUS controlan y que le permiten conocer y regular los consumos. Un clásico ejemplo de un cargo que genera vouchers es el Desayuno.

Fecha inicial: Indique la fecha de iniciación de la temporada en formato Año-Mes-Día. Fecha final: Indique la fecha de finalización de la temporada en formato Año-Mes-Día.

Tipo de temporada: Debe hacer Clic en el tipo de temporada que está creando, Alta o Baja. Para ingresar un plan: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle al plan. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos del plan, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar un plan: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa el nombre del plan que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar los datos de un plan: 1. Se busca el plan que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar un plan: 1. Localizar el plan que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si el plan se ha borrado 

Tarifas Mediante esta opción se definen los valores de las habitaciones para cada tipo y clase de habitación. Las tarifas son codificadas a gusto del usuario y se puede crear tantas como sea necesario. Las tarifas estándares a diferencia de las especiales solo pueden ser asignadas a combinaciones de tipos y clases de habitaciones. Pueden ser creadas tantas tarifas como se requieran, se les debe asignar un rango de fechas en el cual el sistema se basará para detectar si existen tarifas disponibles o no. Las tarifas se asignan a los planes y una misma tarifa puede estar asignada a múltiples planes.

Si el plan maneja multitarifa por tipo y clase de habitación lo correcto es asignar una tarifa con valores ceros para que los valores no se vean afectado.

Figura 18 TarifasX

Tarifa: Digite el código de la tarifa, puede utilizar números y / o letras. En el campo siguiente digite la descripción de la tarifa Tipo de habitación: Debe digitar el tipo de habitación para la que rige esta tarifa. Utilice el icono de ayuda para buscar los tipos existentes. En la parte derecha aparecerá la descripción del tipo de habitación. Clase de habitación: Debe digitar la clase de habitación para la que se rige esta tarifa o utilizar el icono de ayuda que aparece en la parte superior derecha. En la parte de enfrente aparecerá la descripción de la clase de habitación. Fecha de inicio: Debe digitar la fecha desde donde empezará a regir esta tarifa en formato Año-Mes-Día. Si el sistema detecta que para esta tarifa y tipo-clase de habitación ya existe un registro grabado lo trae y se coloca en modo edición o modificación. Fecha final: Debe digitar la fecha hasta donde regirá esta tarifa en formato Año-Mes-Día. Valor en pesos: Debe digitar el valor en pesos asignado a esta tarifa para este tipo-clase de habitación en estas fechas. Valor en dólares: Debe digitar el valor en dólares asignado a esta tarifa para este tipo-clase de habitación en estas fechas. Inactiva: Marque esta casilla para indicar que la tarifa no está disponible para uso. Tenga en cuenta que si existe una habitación registrada que tenga un plan con tarifa inactiva, el sistema no le generará cargos de habitación Para ingresar las tarifas: 1. Clic en la opción nuevo

2. Digite el código que desea asignarle a las tarifas. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos de las tarifas, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar una tarifa: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa la tarifa que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar una tarifa: 1. Se busca la tarifa que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar los datos de las tarifas: 1. Localizar la tarifa que desea borrar en la opción buscar 4. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 5. Confirmar si la tarifa se ha borrado 

Descuentos Permite indicar al sistema los descuentos que le van a otorgar a los diferentes huéspedes, copropietarios, empresas, grupos, eventos.

Figura 19 DescuentosX

Clasificación: Debe digitar el código del descuento. Descripción: Debe digitar la descripción del descuento. % descuento temporada baja: Debe digitar el porcentaje de descuento a aplicar en las fechas que han sido determinadas como temporada baja. % descuento temporada alta: Debe digitar el porcentaje de descuento a aplicar en las fechas que han sido determinadas como temporada alta. Cargo habitación a copropietario: Debe hacer Clic si desea que este descuento se aplique a los cargos de habitación. Cargo de consumo a copropietario: Debe hacer Clic si desea que este descuento se aplique a los cargos de consumo. Utiliza tarifa plena: Debe hacer Clic si este descuento se va a realizar con base en el valor de la tarifa plena. Para ingresar un descuento: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle al descuento. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar la información del descuento, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar un descuento: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa la palabra descuento que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar un descuento: 1. Se busca el descuento que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar

Para borrar un descuento: 1. Localizar el descuento que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si el descuento se ha borrado 

Tipos de voucher Recordemos que el voucher es un concepto introducido por ZEUS que permite llevar control de los consumos generados por un cargo de plan. Cuando en el desglose de un plan se indica que determinado cargo genera voucher, además se debe especificar que tipo de voucher generará. Estos tipos se crean mediante esta opción con las siguientes características.

Figura 20 Tipos de VoucherX

Código: Dígitos alfanuméricos que identifican el tipo de voucher. Descripción: Nombre del Tipo de voucher. Consumible en pos: Indica que es un voucher que será utilizado en el punto de venta de Zeus. Para ingresar un Voucher 1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas 2. Digite el código del Voucher. (Se muestra la descripción si ya existe) 3. Ingrese la descripción. 4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas. Para localizar un Tipo de Voucher 1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.

2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Tipo. 3. Presione el botón Buscar. 4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). 5. Presione la tecla enter sobre el registro deseado. Para modificar los datos de un Tipo de Voucher 1. Localice el Tipo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar. 2. Una vez localizado, presione el botón Editar. 3. Realice los cambios deseados. 4. Presione el botón Grabar. Para borrar un Tipo 1. Localice el Tipo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda. 2. Presione el botón Borrar. Confirme el borrado. 

Quejas Dada la importancia de los comentarios de los huéspedes y especialmente de sus quejas respecto al servicio. Mediante esta opción podrá crear al nivel general o a detalle los posibles tipos que quejas que se puedan aparecer.

Figura 21 Medios de ReservaX

Código: Dígitos alfanuméricos que identifican la Queja Descripción: Texto que describe la Queja

Para ingresar una queja: 1. Clic en la opción nuevo 2. Digite el código que desea asignarle a la queja. Nótese que, si ingresa un código que ya este, los datos de ese código se mostrarán para su edición. 3. Ingresar los datos de la queja, recuerda utilizar la opción de buscar para tener información y que este activa o desactiva de acuerdo si él tiene o no ayuda disponible. 4. Una vez ingresada la información, dar clic en grabar. Para buscar una queja: 1. Clic en la opción buscar 2. Se despliega la ventana de búsqueda, se ingresa la queja que va a buscar y presionar el botón buscar 3. Zeus muestra los registros encontrados 4. Clic en el registro que desea Para modificar una queja: 1. Se busca la queja que se desea modificar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción editar 3. Modificar la información y dar clic en la opción grabar Para borrar una queja: 1. Localizar la queja que desea borrar en la opción buscar 2. Una vez encontrado, dar clic en la opción borrar 3. Confirmar si la queja se ha borrado