Paper Ilmiah

Paper Ilmiah Manfaat Enterprise Resource Planning dalam Perusahaan serta pengenalan Software ERP (SAP) Andreas Sandhi Kuncoro (0800778494) Abstrak Dalam pengelolaan sebuah perusahaan diperlukan suatu cara yang dapat meningkatkan kinerja dan efisiensi dalam pengaturan sistem kerja yang baik. Banyak cara dapat dilakukan untuk mencapai yang ingin dituju oleh perusahaan dalam menuju ke arah tersebut. Caracara yang banyak dilakukan adalah dengan melakukan BPR ( Business Process Reengineering). Dengan BRP, perusahaan dapat mencapai hasil yang diinginkan oleh pimpinan perusahaan. Pada umumnya, perusahaan yang memulai bisnis dari kecil menggunakan sistem secara manual. Hal ini dilakukan karena perusahaan belum melihat dimana tingkat ke-komples-an dalam mengelola aliran informasi baik informasi secara tertulis maupun lisan dari berbagai tingkat dalam organisasi dalam perusahaan tersebut. Semakin besarnya perusahaan, maka tingkat ke-kompleks-an perusahaan akan berubah secara signifikan apabila perusahaan tersebut mulai memasuki dunia global atau internasional. Maka, dengan adanya analisa seperti itu, saya ingin mengetahui lebih lanjut bagaimana perusahaan dalam melakukan pengimplementasian ERP dalam meningkatkan hal-hal yang telah disebutkan di atas. Pendahuluan Apakah itu Enterprise Resource Planning? Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, kita lihat dari pendahulunya. Pada awal ERP yaitu disebut sebagai Manufacturing Resource Planning (MRP II). Tujuan perusahaan menggunakan MRP sendiri adalah untuk mengelola pada bagian manajemen proses-proses manufakturing. Hal ini sangat mendukung banyak perusahaan besar dalam pengaturan hal-hal kecil seperti jumlah bahan baku yang diperlukan untuk membuat sebuah barang jadi, contohnya kendaraan motor. Barapa jumlah baut yang digunakan dan lain sebagainya. 1Jadi definisi ERP adalah perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, erkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, engadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan engintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources; sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif. 1

http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task=view&id=12&Itemid=2 1

Sebelum mambahas lebih lanjut, saya akan menerangkan skema yang menjadi ruang lingkup dalam ERP ( gambar 1 ) Pada Gambar tersebut, pada bagian kiri disebut sebagai kompleksitas dalam tingkat manufaktur dalam perusahaan. Penjelasan mengenai kolom tersebut adalah 1. Special Project Project-project yang memiliki tingkat komplesitas kerja yang tinggi dan produk yang dhasilkan tidak stabil contohnya adalah project pembuatan bahan-bahan, pembangunan kilang minyak 2. Make-to Order Project yang dihasilkan adalah tergantung dari suatu pesanan yang dilakukan contohnya adalah pembuatan pesawat terbang yang sesuai dengan keinginan pemiliknya dan segala sesuatu yang bersifat custom 3. Assemble-to Order Project yang dilakukan dengan tingkat pesanan yang stabil dan terus menerus contohnya adalah pabrik sepeda motor, pabrik mobil mewah seperti BMW, Harley Davidson, Maybach 4. Individual Mechanical Engineering Project yang dikerjakan sendiri dan tingkat ke-kompleks-an nya tidak terlalu tinggi contohnya adalah project pembuatan 5. Assemble According to Catalog Project yang dikerjakan jika ada pesanan yang sudah ada dalam daftar catalog, sehingga produk yang dihasilkan sesuai dengan daftar tersebut 6. Make-to-Stock Project yang dikerjakan secara terus menerus untuk menyediakan stok yang diwajibkan selalu ada karena ada pesanan yang mungkin tidak terduga 7. Production by lot-size Project yang dikerjakan berdasarkan jumlah yang ditargetkan contohnya adalah pembuatan emas batangan 8. Repetitive Manufacturing Project yang dikerjakan secara berulang dan dibuat dengan hasil yang sama tanpa target yang ingin dicapai 9. Process Manufacturing Project yang dikerjakan untuk mencapai hasil sesuai proses yang sama contohnya adalah pembuatan mie ayam, bencampuran bahan-bahan kimia 10. Continous Manufacturing Project yang dikerjakan secara terus menerus dan memiliki tingkat ke-kompleks-an yang rendah. Dengan adanya definisi dari Scope manufacturing dalam ERP, kita dapat membedakan tingkat kesulitan yang dihadapi oleh perusahaan dalam mengelola perubahan yang ingin dilakukan dan menjadikannya batasan-batasan sehingga sesuai dengan harapan yang ingin dicapai. 2

Berikut beberapa contoh bagus yang diambil dari sumber di internet mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan. Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat penjualannya di tengah industri yang sedang menurun. Wakil presiden bidang penjualan menjelaskan, "Kita berhasil menangkap bisnis dari saingansaingan kita. Berkat ERP, kini kita dapat mengirim lebih cepat dari mereka dan tepat waktu." Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan daya saing yang signifikan. Wakil presiden bidang logistik menyatakan, "ERP menyediakan kunci untuk menjadi perusahaan global. Keputusan dapat diambil dengan data yang akurat dan dengan proses yang menghubungkan demand dan supply di berbagai belahan dunia. Perubahan ini bernilai miliaran bagi kami dalam penjualan di seluruh dunia." 2

Dengan adanya penggunaan ERP di dalam perusahaan maka dapat diketahui apa saja perubahan yang dapat dicapai, yaitu • Meningkatkan kualitas dan jumlah informasi yang dapat dihasilkan • Dengan adanya pemakaian ERP, dapat melakukan banyak aktifitas tanpa batasan apapun, kecuali yang tidak berhubungan dengan bagian divisi tersebut. • Integrasi – Pemanfaatan waktu yang dibutuhkan dalam pengelolaan manager dapat lebih diefektifkan • Transparansi – Karyawan dapat memonitor banyak pekerjaan secara langsung dan cepat. Setelah kita melihat lebih jauh mengenai apakah itu ERP, maka saya ingin melanjutkan pada bagian pengenalan software ERP yaitu SAP. Sebelumnya saya akan membahas modul-modul yang terdapat dalam ERP. Tujuan adanya pembagian modul-modul dalam ERP ini, adalah untuk membatasi ruang lingkup yang dapat dikelola oleh end-user baik secara pribadi maupun secara kelompok. Karena dalam pemakaian modul ERP ini, tujuan menggunakan kelompok agar modul yang dihasilkan dapat terintrasi dengan modul-modul lainnya. (dalam hal ini yang saya bahas adalah hubungan tim developer dengan edn-user – agar terjadi kesesuaian pengolahan informasi). Modul yang ada antara lain. • engineering data control ( Pengaturan informasi data ) contohnya bill of materials, process plan and work centre data • sales, purchase and inventory ( Penjualan, Pembelian dan Pengadaan Barang ) contohnya sales and distribution, inventory and purchase • material requirement planning ( Perencanaan Ketersediaan Bahan Baku ) contohnya MRP • resource flow management (Manajemen Aliran Sumber Daya ) contohnya production scheduling, finance and human resources management • works documentation ( Pendokumentasian Kerja )contohnya work order, shop order release, material issue release and route cards for parts and assemblies • shop floor control and management ( Manajemen Pengaturan Cara Kerja – Aliran Pembuatan Barang) 2

http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task=view&id=12&Itemid=2 3

•

and others like costing, maintenance management, logistics management and MIS. ( dan bagian lainnya seperti pembiayaan, manajemen perawatan dan logistic serta MIS) Modul –modul tersebut akan saya bahas sebagai berikut. 1. Engineering data control Modul ini adalah modul utama yang dibuat untuk melakukan pengaturan lalu lintas informasi dalam perusahaan. Pengaturan lalu lintas. Seperti pada bagian pabrikasi mengenai produk yang ingin dibuat supaya sesuai dengan prototype yang telah dihasilkan 2. Sales, purchase dan inventory Modul ini adalah bagian modul yang lebih mengelola hubungan perusahaan dengan barang yang dikelola. Barang tersebut baik yang digunakan untuk bahan baku pembuatan perusahaan, barang jadi yang ingin dibeli oleh customer dan barang yang ada dibagian gudang untuk stok 3. Material requirement planning Modul ini adalah bagaimana sistem dapat mengelola pengaturan jadwal yang harus dikerjakan oleh sistem pada perusahaan lain atau orang yang berwenang untuk bertanggung jawab atas ketersediaan jumlah barang yang dibutuhkan sehingga barang tersebut tidak kehabisan stok dan pabrik dapat terus melakukan pembuatan produk tersebut 4. Resource flow management Modul ini adalah bertanggung jawab untuk mengelola bagaimana perusahaan dapat mengatur ke-efektif-an dalam melakukan aliran pembuatan barang jadi, dimulai dari bahan baku sampai barang jadi. Selain itu juga mengatur aliran informasi dalam tiap-tiap departemen agar dapat berjalan dengan lancar 5. Works documentation Modul ini adalah mencatat setiap aktifitas dalam melakukan manufacturing dalam perusahaan baik dari segi informasi maupun produk. Dengan adanya work documentation, perusahaan dapat lebih dengan mudah untuk meng-trace masalah yang ada, selain itu memperbaiki dan melakukan improvement dalam melakukan produksi selanjutnya. Menurut saya, bagian ini yang nantinya akan menjadi knowledge management perusahaan, jika dikelola dengan maksimal 6. Shop floor control and management Modul ini adalah mengatur pos-pos yang terdapat dalam setiap poin dalam melakukan produksi seperti dalam dunia industry otomotif, bagian pengecatan, dan bagian besar lainnya (pengelasan). 7. And other like costing, maintenance management, logistic management and MIS Modul- modul lainnya seperti pembiayaan, perawatan dan logistic perusahaan serta pengelolaan sistem informasi. Semuanya ini diperlukan modulnya masing-masing sehingga perusahaan dapat dengan jelas menentukan focus yang ingin dicapai dengan membagi-bagi tugas kepada tiap-tiap bagian dalam perusahaannya. Setelah kita mengetahui dengan jelas apa sajakah modul-modul yang terdapat di dalam perusahaan ERP, sekarang saya akan membahas lebih lanjut mengenai software yang menjadi pendukung perusahaan dalam menerapkan ERP ini. Yaitu SAP. Apakah itu SAP

4

3

SAP adalah Sistem Application Product in Data Processing. Jadi secara garis besar dari pengartian secara umum adalah produk sistem aplikasi yang memiliki peranan penting dalam pengolahan data. Sebenarnya bahasa asli dari SAP itu sendiri berasal dari bahasa jerman, yaitu singkatan dari Sisteme, Anwendungen, Podukte in der Datenverarbeitung. Pengenalan lebih lanjut mengenai sejarah dibuatnya Software SAP. Dibuat pada tahun 1972 oleh empat orang yang merupakan karyawan dari perusahaan IBM antara lain Wellenreuther, Hector, Platner dan Tschira. Pada awalnya software ini terbentuk sebelum tahun 1977 memiliki nama Sistems Analysis and Program Development. Ke-empat orang pendiri software SAP melihat bahwa dalam perusahaan, pengintegrasian antar departemen memilki kekurangan dalam banyak sisi terutama dalam pengaturan iformasi dalam tiap departemen. Dengan dasar tersebut, SAP langsung membuat software yang dapat mengkover segala aspek dalam perusahaan. Perkembangan Software SAP Seiring dengan perjalanan waktu, Software SAP ini juga memiliki banyak perubahan. Hal ini dapat dilihat dari evolusi ERP (gambar 2) Pada tahun 80an, SAP R/2. Software SAP lebih memfokuskan diri pada bagian Automation dalam perusahaan. Bagaimana suatu system dapat bekerja secara otomatis tanpa adanya sentuhan tangan manusia yang akan memperlambat suatu kinerja produksi suatu barang. Dalam tahun-tahun 80an otomatisasi perusahaan merupakan hal yang selalu dikejar-kejar karena merupakan suatu keunggulan kompetitif yang terjadi pada masa tersebut. Selain itu yang saya ketahui maksud dari R/2 adalah SoftwareSAP 2 Tier ( Release 2) maksud dari 2 tier adalah Bagian Aplikasi dan Database digabung menjadi satu kesatuan serta dengan End-User sendiri. Jadi dapat dikatakan bahwa R/2 adalah masa-masa dimana perusahaan melakukan pengotomatisasian dalam pengelolaan informasi. Pada tahun 90an, SAP R/3, Software SAP mulai melakukan peningkatan Efisiensi dan Kontrol dalam pengelolaan informasi. Pengelolaan dan kontrol ini dilakukan dengan melakukan Release 3, sama seperti hal diatas, maka perusahaan mulai membagi 2 bagian antara Aplikasi dan Database. Selain alasan trend seperti pada tahun 80an sebelumnya, pada tahun-tahun awal ini banyak terdapat penyimpanan data yang tidak perlu seperti informasi pada tahun-tahun sebelumnya. Sehingga efisiensi dalam jumlah database akan semakin berkurang dan dapat memakan biaya untuk jumlah ketersediaan hardware dalam perusahaan. Alasan lainnya adalah perusahaan mulai melihat hubungan yang dilakukan dengan perusahaan di luar perusahaan sendiri. Seperti Perusahaan Suplier maupun perusahaan Customer. Hal ini mulai diperhatikan pada tahun 90an. Memasuki masa-masa persaingan sekarang ini, perusahaan diperlukan suatu strategi yang lebih canggih yaitu bagaimana perusahaan dapat meningkatkan nilai perusahaan dengan strategi-trategi yang dipakai untuk mencapai nilai tersebut. Hal – hal yang dapat dilakukan adalah dengan melakukan database secara terpisah agar tiap-tiap cabang perusahaan dapat mengelola informasi dengan lebih cepat dan mudah. Bagian-bagian dalam Software ERP SAP ini dibagi menjadi 3 yaitu 1. Application 2. Basis 3. Developmen

3

Modul SAP01 5

Bagian Application Dalam area ini, konsep yang diterapkan lebih bersifat secara functional (melakukan pencatatan dalam berbagai macam transaksi) Yang termasuk dalam bagian Application area ini adalah seperti pada ( gambar IV ) Dalam gambar tersebut yang harus ada adalah 6 bagian yang terdapat di atas yaitu Prodution Planning, Materials Management, Sales and Distribution, Financial Accounting, Controlling dan Fixed Assets Management. • Dalam Production Planning, perusahaan melakukan perencanaan dalam melakukan produksi ( seperti yang telah dijelaskan di awal pendahuluan ), perusahaan yang besar harus memiliki bagian ini, terutama untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang manufacturing produk. Namun hal ini juga dapat dilakukan untuk perusahaan jasa seperti bank. Contohnya produk tabungan dan asuransi yang dapat diatur. • Dalam Material Management, perusahaan melakukan pengaturan mengenai bahan baku yang dibutuhkan dalam membuat sebuah produk yang sempurna. Bagian ini bertanggung jawab pada material yang dibutuhkan selama proses produksi dilakukan dan menjaga ketersediaan bahan baku pada waktunya. • Dalam Sales and Distrbution, perusahaan melakukan pengendalian antar penjualan dan penyaluran barang-barang yang telah dihasilkan. Dengan harapan jumlah barang yang dihasilkan tidak mengalami kekurangan stok maupun ketidak lengkapan varian produk yang diinginkan oleh customernya. Disamping itu, perusahaan juga dapat memberikan masukan pada bagian production Planning untuk melakukan inovasi terhadap produk yang selama ini dihasilkan oleh perusahaan. • Dalam Financial Accounting, perusahaan menjaga arus kas keuangan agar terjadi arus kas yang lancar dan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Ini merupakan bagian yang terpenting dalam perusahaan ibarat darah pada manusia. Tanpa aliran kas yang lancar, maka produksi dan bagian-bagian lainnya akan terhambat pula. Maka diperlukan aliran kas yang baik dan sesuai dengan jalur yang tepat baik masuk terhadap customer dan tagihan-tagihannya serta terhadap supplier dan hutang-hutang terhadap mereka disampin ke-dua aliran tersebut juga adanya bank dan tagihan pajak dari pemerintah. Hal tersebut sangat mendukung dalam tetap berjalannya suatu perusahaan. • Dalam Controlling dan Fixed Assets Management, perusahaan mengelola alat-alat produksi yang dimiliki oleh perusahaan. Alat-alat tersebut merupakan asset tetap yang merupakan factor utama dalam melakukan produksi dalam perusahaan manufacturing. Perusahaan manufacturing harus melakukan pengelolaan dalam asset-aset yang dimilikinya serta menghitung umur dan berap tingkat penyusutan yang terjadi terhadap alat tersebut. Sehingga dapat terkontrol dan menjadi keterlangsungan proses produksi, jangan sampai ditengah-tengah produksi alat tersebut mengalami kerusakan karena kelalaian dalam melakukan perawatan dan hal lain di luar dugaan. 6

Mengapa ke-enam bagian tersebut harus ada dalam suatu perusahaan. Maksudnya adalah perusahaan yang besar dan ideal. Karena itu merupakan bagian inti pokok dalam suatu perusahaan dalam pengelolaan informasi. Dan untuk mengetahui bagaimana perusahaan membutuhkan bagian-bagian diatas harus diketahui dari analisis proses bisnisnya. Model umum dalam system ERP (gambar V ) Setelah kita mengetahui bagaimana dan apa saja bagian – bagian yang terdapat dalam software ERP SAP, sekarang yang akan saya bahas adalah model umum yang terdapat di dalam ERP itu sendiri. Dalam gambar V, ada empat bagian penting yang dikerjakan dalam proses ERP system yaitu 1. Strategic and business planning-Materials 2. Operational planning and execution-Material 3. Strategic and business planning-Resources 4. Operational planning and materials-Resources Sekarang saya akan menjelaskan mengenai struktur gambar yang terdapat pada gambar tersebut. 1. Strategic and business planning-Materials a. New product introduction ( pengenalan akan produk baru yang ingin dihasilkan ) b. Product pricing ( penentuan harga dalam memasuki pasar ) c. Bill of materials ( jumlah biaya yang dibutuhkan untuk melakukan produksi terhadap barang tersebut ) d. Long range forecasting and capacity planning ( perencanaan jangka panjang dan perencanaan kapasitas mengenai jumlah barang yang diproduksi ) e. Engineering change management ( melakukan persiapan yang dibutuhkan untuk perubahan-perubahan dalam pabrikasi ) 2. Operational planning and execution-Material a. Routing ( pengaturan jalur yang dilalui dalam perencanaan operasional ) b. Supplier management ( mengelola supplier yang berhubungan dengan perusahaan ) c. Order processing ( melakukan proses pemesanan terhadap bahan baku dengan supplier ) d. Inventory/warehouse management ( pengaturan pada bagian gudang dan penyimpanan barang jadi ) e. Forecasting ( Peramalan ) f. Distribution management ( mengelola pembagian proses distribusi ) g. Scheduling and WIP management ( perencanaan dan pengaturan bagian otomatisasi ) 3. Strategic and business planning-Resources a. Intelligent resource planning (perencanaan sumber informasi ) 7

b. Human resource planning ( Perencanaan sumber daya manusia ) c. Quality management ( pengelolaan manajemen perusahaan )

4. Operational planning and materials-Resources a. Payroll ( penggajian ) b. Recruitment ( perekrutan karyawan baru ) c. Costing and budgeting ( pembiayan dan Anggaran ) d. Maintenance engineering and scheduling ( perawatan sumber daya dan penjadwalan ) e. Job evaluation and performance appraisal ( pengevaluasian pekerjaan dan kinerja yang telah dilakukan ) f. Quality control and planning ( Perencanaan pengendalian kualitas ) g. Fixed asset management ( pengaturan asset tetap perusahan ) h. Resource MIS ( ketersediaan sumber daya system informasi ) Ke-empat bagian tersebut merupakan prose yang dilakukan dalam ERP. Hal ini dapat dibandingkan dengan software ERP SAP yang memiliki ke-kompleks-an yang lebih tinggi. Ke seluruhan dari model tersebut memiliki peran masing-masing yang dapat dilakukan di berbagai macam platform, facility, manufacturing, currency dan lingual atau bahasa. Infrastruktur ERP Selanjutnya kita akan membahas pada bagian infrastuktur dalam ERP sama seperti pada bagian yang diatas mengenai 2 tier, 3 tier. Tapi sebelum kita membahas yang terdapat di dalam software SAP maka kita perlu mengenal lebih yang terdapat dalam bagian ERP. ( gambar VI ) Gambar tersebut adalah contoh infrastruktur yang terdapat dalam ERP sebuah perusahaan, bagian yang terdapat dalam perusahaan ini pada umumnya dibagi dalam 3 tier yaitu Client, Application Logic System dan Data. Di dalam sebuah client dapat digunakan berbagai macam bentuk yaitu Web Browser, Applet, dan Application. Bagian ini adalah yang menjadi user-interface antara user dengan system. Dengan bantuan yang bermacam-macam, maka system dapat dikendalikan dengan mudah dan tidak terpaku pada 1 jenis interface saja. Pada Applcation Logic System, di sinilah terjadi proses pengendalian informasi tersebut dilakukan. Namun untuk menerima perintah yang dapat dikerjakan oleh system dibagi menjadi 2 bagian yaitu bagian web-server dan ada yang langsung seberti EJB. Dalam webserver, yang diterima dari client adalah dengan menggunakan Web-browser dan applet. Web-browser adalah suatu interface yang dibuat untuk melakukan perintah dalam berbagai macam OS (jadi web-browser dapat menjadi perantara jik kita sedang berada di luar perusahaan, yang akan kita bahas nanti). 4Sedangkan applet sendiri adalah suatu program java yang dapat digunakan sebagai cross platform sehingga dapat diperintah dari luar perusahaan sama seperti web-browser. Sedangkan untuk bagian Application sendiri adalah 4

http://www.webhosts4free.com/definitions/applet.php 8

modul yang langsung berhubungan dengan EJB bagian pengolahan system ERP. Yang dilakukan di dalam web-server sendiri adalah mengolah informasi tersebut dalam JVM ( Java Virtual Machine ) yang sebelum masuk ke dalam program utama ERP diperlukan security manager agar sesuai dengan jenis user yang digunakan ( secara prakteknya user sendiri sudah ditentukan di awal sebelum kita masuk, namun hal ini dilakukan agar keamanan system lebih terjaga). Akhir dari pengolahan data dalam Application Logic System adalah dengan masuk ke dalam bagian database. Yang dibagi menjadi 3 bagian yaitu SAPSB, Oracle, dan dan Informix. Penjelasan mengenai infrastuktur di atas hanya sebagai contoh ERP perusahaan, jadi tidak setiap perusahaan memiliki infrastruktur yang sama. Networking ERP System Setalh infrastuktur dalam ERP perusahaan, maka kita perlu tahu bagaimana bentuk jaringan yang ada di dalam sebuah perusahaan ERP. ( gambar VII ) Pada perusahaan , hubungan antar tiap departemen dalam perusahaan harus selalu dijaga dan dapa dikontrol dengan baik. Modul-modul dalam tiap bagian departemen diharapkan mampu untuk saling berhubungan satu dengan yang lain. Seperti dalam gambar VII, module A, module B, dan module C memiliki jalur pararel yang saling berhubungan dengan proses yang dilakukan di tengah-tengah jalur tersebut. Yang pada akhirnya jalur tersebut akan berakhir di bagian server. Hal tersebut juga terjadi pada bagian Work Unit. Work Unit ini merupakan bagian yang sama penting seperti halnya modul-modul sebelumnya. Dengan bentuk networking yang seperti ini, maka tiap-tiap modul dapat memperoleh data dengan satu server tempat penyimpanan data yang dapat diambil lagi dari modul yang lain. Sehingga diplikasi data tidak mungkin dapat terjadi. Hal ini sangat mempercepat dalam perolehan data dari departemen lain ( dalam perusahaan ). Untuk memperoleh data dari departemen lain, perusahaan dapat mencari informasi tersebut dengan mengambil data yang disimpan di dalam server, sehingga proses pengambilan data dapat lebih cepat didukung dengan process yang terjadi sebelum masuk ke dalam server. Dengan adanya jaringan ada satu hal penting yang perlu kita perhatikan, yaitu bagaimana dengan tingkat keamanan dalam jaringan local tersebut dan bagaimana jika perusahaan sudah memasuki dalam perusahaan multi nasional yang dapat dimasukin oleh berbagai macam negara. Pada dasarnya untuk keamanan memiliki bentuk yang sama yaitu dengan adanya password dan meng-encrypt password yang dikirim ke login manager. Di dalam login manager ini, password yang dikirim dari user akan di-decrypt kembali dan memberikan authentication, authorization dan encryption data. Diharapkan dengan system keamanan yang seperti ini, data yang terdapat di dalam perusahaan akan lebih aman dan terkontrol oleh login manager. Authorization dalam System ERP Dalam melakukan suatu login ke dalam sebuah system ERP, sangat dibutuhkan yang disebut dengan Authorization. Jadi authorization itu sendiri adalah hak yang diberikan agar 9

kita dapat memiliki akses untuk menuju ke arah yang ingin kita tuju. Dalam bagian authorization ini, bagian yang sangat penting untuk diperhatikan oleh ABAPer sebagai software engineer software SAP, bagaimana menentukan tingkat-tingkat authorization user untuk masuk ke modul-modul yang merupakan bagian dari wewenang si user tersebut. Di dalam sebuah perusahaan ada user yang berwenang untuk melihat seluruh data dari perusahaan dan ada yang hanya memiliki bagian tertentu saja untuk mengatur data yang masuk. Modul-modul yang ada di dalam perusahaan seperti Finance, Purchasing, Sales, Warehouse, dan Planning adalah modul penting dalam perusahaan yang setiap kali kita melakukan perubahan, maka akan masuk ke dalam transactional database manager. Bagian ini bagian sebelum transaksi disimpan dalam database. Integration dalam system ERP Proses integrasi adalah bagaimana hubungan ERP dalam perusahaan tersebut dengan system-sistem yang ada di luar perusahaan. Seperti bagaimana hubungan supplier dan customer serta bank dan pemerintah. Pengaturan integrasi dalam system ERP dapat dijelaskan seperti berikut. ( gambar VII )

Pada gambar tersebut, perusahaan yang memiliki banyak unit-unit kerja (unit bisnis) seperti bagian sales, purchasing, accounting, dll mereka saling berhubungan satu sama lain agar terjadi suatu integrasi lintas departemen. Pada masa –masa sebelum adanya intergrasi, perusahaan memiliki system sendiri-sendiri dalam tiap-tiap departemen meskipun di dalam suatu perusahaan yang sama. Maka peningkatan kinerja perusahaan tersebut terjadi hanya di dalam departemen itu saja dan tidak memiliki ke-efektif-an di dalam perusahaan. Selain itu hubungan yang dilakuka oleh tiap-tiap departemen dilakukan dengan cara menggunakan kertas laporan yang menimbulkan ketidakefektifan dalam penggunaan sumber daya. Dengan adanya proses integrasi ini, perusahaan dapat meningkatkan kinerja baik dari segi efisiensi maupun efektifitas. Pada perusahaan-perusahaan jaman sekarang ini, jika ingin kuat dalam melakuka persaingan di dalam bisnis maka diperlukan suatu jaringan. Baik jaringan di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan. Selain itu diperlukan infrastruktur yang kuat dan memadai sesuai dengan kapasitas dari perusahaan. Pada gambar tersebut, keunggulan perusahaan yang menggunakan ERP adalah proses integrasi dalam hal pengiriman informasi yang lebih cepat dengan media elektronik dan dapat saling berhubungan lintas departemen. Di dalam suatu jaringan computer, maka perlu adanya application server yang bertugas untuk mengatur lalu lintas informasi yang tersedia di dalam database. Jadi hubungan-hubungan dalam perusahaan itu sangat penting dalam meningkatkan daya saing perusahaan. Contoh integrasi yang terjadi di luar perusahaan adalah bagaimana perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengiriman informasi ke dalam kantor cabang lain di luar kota. Proses integrasi ini memerlukan proses yang cukup lama agar disesuaikan dengan bagaimana bentuk budaya di Negara tersebut (bahasa, user interface, dll) semuanya dapat diintegrasikan dengan sistem ERP. Biaya dalam Penerapan ERP 10

Untuk dapat melakukan seluruh proses tersebut, maka diperlukan biaya-biaya yang dapat mendukung system ERP dapat berjalan dengan lancar. Namun pada kenyataannya, pengalokasian biaya yang diperlukan untuk melakukan penerapan system ERP tidaklah sedikit, dan bila ditanyakan mengenai Return Of Value dari biaya yang telah dikeluarkan tidak dapat dengan mudah dijelaskan kembali. Hal ini dapat terjadi demikian karena memang untuk penerapaan system ERP tidak dapat dicapai dalam waktu satu maupun dua tahun, melainkan lebih dari lima tahun, perusahaan baru dapat menikmati hasil yang diberikan dengan melakukan pengimplementasian system ERP. Secara garis besar, biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pengimplementasian system ERP adalah • Software ( 40% - 60% ) • Added Hardware ( 20% - 25%) • Implementation service ( lebih besar dari biaya lainnya) Biaya yang dikeluarkan untuk Software sebesar 40% - 60%, hal ini tergantung dari jumlah modul yang ingin dibeli oleh perusahaan. Modul dalam system ERP dapat dibeli secara terpisah, tergantung dari letak focus yang ingin dilakukan improvement dalam perusahaan. Untuk Added Hardware sebesar 20% - 25%, dalam melakukan perancangan infrastruktur system ERP diperlukan penambahan-penambahan dari berbagai macam segi. Yaitu hardware. Hal ini sangat penting, karena hardware merupakan bagian vital dalam proses dan penyimpanan informasi yang dicatat dari tahun ke tahun. Bagian yang sangat memakan banyak biaya adalan Implementation Service, biaya yang dikeluarkan tidak dapat dihitung karena pasti banyak memakan dana yang tidak sedikit. Implementasian dalam perusahaan, adalah hal yang paling penting juga dalam ke-tiga bagian dalam pembiayaan system ERP. Implementation Service ini adalah bagian di mana perusahaan yang sudah siap untuk memasang system tersebut menjadi system yang dapat dipakai untuk kelangsungan proses bisnis perusahaan. Hal ini dapat dimaklumi dengan jumlah biaya yang sangat besar, karena system ERP dapat disesuaikan dengan kebutuhan usernya, jadi perusahaan dapat melakukan penyesuaian yang ada dengan system sebelumnya tetapi dengan bentuk integrasi yang lebih terstruktur dan terintegrasi. Untuk memberikan gambaran mengenai biaya yang dibutuhkan dalam proses implementasi ERP dibagi lagi menjadi 3 bagian yaitu: 1. SME ( Small-Medium-Size) US$ 50,000 – US$ 700,000 2. Medium Size US$ 700,000 – US$ 3 Million 3. Large Size Lebih dari US$ 3 Million Yang menjadi patokan besar kecilnya perusahaan adalah jumlah karyawan yang ada di dalam perusahaan tersebut ( skala perusahaan amerika ). Struktur Proyek System ERP 11

Setelah kita mengetahui jumlah biaya yang dibutuhkan untuk membuat proyek ERP dalam perusahaan, kita dapat mulai merencanakan bagaimana proses yang perlu dilakukan dalam implementasi system ERP. Yang pertama perlu kita lakukan adalah membuat struktur proyek system ERP. ( Gambar VIII ) Dalam gambar VIII ini, struktur organisasi dalam pengerjaan software ERP adalah dipimpin oleh Steering Committee (SC) kemudian Project Manager (PM) dan tim implementation serta anggota-anggota di bawahnya. Pada level I : Steering Committtee Anggotanya antara lain : • Project sponsor Sebagai pemberi biaya yang diperlukan dalam melakukan implementasi ERP • Other senior manager General Manager dalam perusahaan yang mengetahui proses bisnis yang terjadi dalam unit bisnis yang dikerjakan serta informasi yang dibutuhkan • Internal Project Manager Manager yang memiliki wewenang dalam unit bisnis yang sedang dikerjakan dan mengetahui proses bisnis yang dilakukan • External PM Manager dari unit bisnis yang lain untuk memberikan informasiyang dibutuhkan Pada level II : Project Manager Anggotanya antara lain : • Internal Project Manager Manager yang memiliki wewenang dalam unit bisnis yang sedang dikerjakan dan mengetahui proses bisnis yang dilakukan • External Project Manager Manager dari unit bisnis yang lain untuk memberikan informasiyang dibutuhkan Pada level III :Implementation Team Anggotanya antara lain : • Vendor Assigned Consultant Konsultan dari perusahaan vendor lainnya yang mendukung implementasian ERP dalam perusahaan, sebagai praktisi • Team Leader Pemimpin Team dalam implementasi bertanggung jawab untuk keberhasilan dari implementasi yang dilakukan Pada Stuktur organisasi pengimplementasian project system ERP, peran Internal Project Manager dan External Project Manager sangat penting, karena mereka yang mengetahui secara persis bagaimana proses bisnis di dalam unit bisnis tersebut berjalan. Mak bentuk penyesuaian di sinilah yang memiliki biaya yang besar. Bagaimana informasi yang 12

diberikan oleh Internal dan External Project Manager dapat diimplementasikan ke dalam bentuk system informasi yang berguna dan terintegrasi dalam seluruh bagian perusahaan. Jalur Project System ERP Pentingnya penyusunan struktur proyek ERP, perusahaan sudah mulai dapat menjalankan jalur yang dapat dimulai untuk menyerjakan proyek ERP. Inilah gambar jalur yang ditempuh untuk menyelesaikan system ERP. ( gambar IX )

Jalur dalam melakukan pekerjaan implementasi system ERP memililiki langkah-langkah yang tetap dan dapat memiliki jalur yang sesuai dengan bagian-bagian yang ada. Tiap-tiap langkah dalam jalur tersebut harus dilewati dengan sempurna, karena dengan melalui jalur tersebut, dapat dipastikan bahwa implementasi system ERP yang ada dapat selesai dengan hasil yang sesuai dengan keinginan user. Berikut penjelasan dari jalur yang dilalui dalam pengimplementasian system ERP. 1. Project Preparation • Initial Project Planning Melakukan penentuan modul yang akan dikerjakan • Project Procedures Membuat prosedur langkah kerja • Training Pelatihan • Project kickoff Memulai project • Technical Requirement Planning Perencanaan kebutuhan Teknikal seperti software dan hardware • Quality Check Melakukan pengontrolan kualitas dalam langkah pertama 2. Business Blue Print • Project Management Mengatur proyek yang sedang berjalan dalam bentuk blue print • Organizational Change Management Mempersiapkan perubahan dalam manajemen • Develop System Environment Menyiapkan lingkungan terhadap system baru • Training Pelatihan • Business Organizational Structure Membentuk struktur organisasi dalam bisnis • Business Process Definition Mendefinisikan proses bisnis 13

•

User Roles and Authorication Memberikan authorisasi dan aturan terhadap user • Quality Check Melakukan pengontrolan kualitas dalam langkah kedua 3. Realization • Project Management Mempersiapkan dalam realiasi project • Organizational Change Management Perubahan yang harus dilakukan dalam realisasi proyek • Training pelatihan • Baseline Configuration and Confirmation Pengaturan system dan konfirmasi terhadap system yang siap dipakai • System Management Mengatur system • Final Configuration and Confirmation Tahap akhir dalam pengaturan dan konfirmasi akhir • Develop Programs, Interfaces etc Membentuk tampilan user dan program yang dibutuhkan • Final Integration Test Pengetesan akhir • Quality Check Melakukan pengontrolan kualitas dalam langkah ketiga 4. Final Preparation • Project Management Persiapan dalam mengatur pada tahap persiapan akhir • End User Training Pelatihan terhadap pemakai • System Management Mengecek managemen system ERP • System Test Melakukan beta testing • Detailed Project Planning Melihat ulang rencana proyek awal • Cut over Mengalihkan system yang lama ke system yang baru • Quality Check Melakukan pengontrolan kualitas dalam langkah ke-empat 5. Go Love and Support 14

• • •

Production Support Mendukung proses produksi dalam system yang telah berjalan Ongoing KPI Management Pengelolaan integrasi antar tiap cabang Project End Proyek selesai dikerjakan

Dalam melakukan tahapan-tahapan di atas, ada bagian-bagian yang selalu diulang karena untuk meyakinkan apakah dalam tiap-tiap langkah tersebut, system dapat selesai dengan tepat waktu. Dengan selesainya system yang telah dapat di rancang, maka system dapat berjalan dan hal perlu diperhatikan adalah bagian pengembangan untuk beberapa tahun mendatang dan perawatan server agar selalu tetap terintegrasi dengan baik. Bila tidak diperlukan apa yang disebut dengn tuning system yang ada. Jadi tuning sendiri adalah bagaimana system dapat berjalan dengan lancar agar tidak terjadi bottle neck di system tersebut karena kapasitar data yang masuk sudah terlalu banyak. Perawatan Sistem ERP dan Tugas Seorang Consultan ERP Dalam tahapan akhir sebuah system ERP yang perlu diketahui adalah bagaimana cara melakukan perawatan sebuah system yang ada sehingga system dapat berjalan sesuai dengan yang kita harapkan. Pada bagian ini, saya akan menjelaskan apa saja peran yang menjadi pendukung suatu system ERP dapat berjalan. Consultant. Dengan consultant, system ERP dalam perusahaan dapat diselesaikan dengan lebih mudah. Pekerjaan dari seorang konsultan ERP terutama software SAP adalah mengetahui proses bisnis dari perusahaan yang terjadi dimulai dari hulu sampai hilir, sehingga seluruh bagian yang dikerjakan dapat terlihat secara transparan. Maka biaya untuk membayar seorang konsultan software ERP dalam bentuk dollar. Konsultan system SAP ada dua bagian yaitu 1. Bagian Function Aplikasi yang di sini adalah konsultan lebih menguasai pada bagian-bagian tertentu dalam modul yang ada di software SAP. Maka dengan mengundang seorang konsultan untuk sebuah modul, maka hanya bagian modul tersebut yang memiliki bagian yang terselesaikan. Biaya yang diperlukan untuk memanggil seorang konsultan Function cukup mahal sekitar 5 $1000 - $12000 dalam sekali perawatan system. 2. Bagian ABAPer ABAP adalah program yang digunakan untuk membuat software SAP, dengan memanggil seorang ABAPer, software yang ada dapat dirawat secara keseluruhan karena orang ini memiliki keahlian yang lebih luas dibandingkan dengan Bagian Function. Perusahaan yang memanggil orang ini untuk melakukan maintenance software SAP akan memiliki biaya lebih tinggi.

5

testimony Yayan Irianto 15

Keahlian yang dimiliki oleh seorang ABAPer adalah menguasai platform SAP ( baik client maupun server ) contohnya windows / linux. Selain itu program java juga sangat penting diperlukan keahlian. Untuk bagian database biasa bagian ini menggunakan SAPBD. Dan platform yang digunakan untuk mengerjakan software SAP disebut NetWaver. Bagian yang diselesaikan oleh ERP Consultant Pada tahap akhir yang perlu diperhatikan adalah lingkup kerja yang diberikan untuk SAP Consultant antara lain. ( gambar X ) Pada gambar tersebut, bagian kiri disebut function dan kanan adalah tugas yang diberikan. 6 Daftar ini merupakan Bills of Material yang dikerjakan oleh seorang konsultan ERP., yaitu 1. Process Planning a. Routing Pengaturan jalur perencanaan b. Assembly instruction Instruksi prosedur produksi 2. Production scheduling dispotion store a. Production sequence ( assembly sequence ) Tahapan pengolahan produk b. Demand management Manajemen kebutuhan c. Allocate of component/materials Alokasi kebutuhan komponen/material d. Availability control Pengendalian ketersediaan bahan baku 3. Manufacturing and assembly a. Reservation Melakukan pemesanan b. List of product hierarchy ( -structure ) Jenis produk yang dihasilkan c. Summary of requirement component/assemblies Hasil informasi kebutuhan komponen produksi d. Distribution Penyaluran barang 4. Purchasing a. Purchase of finished parts/raw material Pembelian bahan baku b. Outside supply Melakukan supply dari luar c. Pricing Menentukan harga yang diibutuhkan 6

Modul seminar SAP 16

5. Sale and service a. Calculation of gross selling prices Perhitungan harga kotor penjualan b. List of substitutes Daftar pergantian barang 6. Accounting a. Preliminary costing Harga yang saat ini dilakukan b. Historic costing Pembiayaan masa lalu c. statistics Statistik biaya yang dilakukan Kesimpulan dan Penutup Jadi dalam suatu sebuah perusahaan, yang selalu melakukan inovasi baik dalam bentuk produk yang dihasilkan maupun dalam struktur organisasi dan proses prosedur yang dijalankan selama bertahun-tahun. Maka tingkat ke-komplek-an suatu system akan semakin bertambah. Dengan penambahan jumlah karyawan, varian produk yang dihasilkan, dan juga post-post pembiayaan dalam distribusi, gudang dan depatemement lainnya diperlukan suatu perubahan yang signifikan dan sangat mempengaruhi tingkat persaingan dalam dunia bisnis. Perusahaan yang ingin berubah, pasti akan melakukan BPR yaitu Business Process Reengineering. Salah satu BPR adalah dengan melakukan pengimplementasian ERP dalam perusahaan. ERP merupakan bagian inti dalam perusahaan. Bagian inti yang menghubungkan tiap-tiap departemen dalam tiap unit bisnis menjadi satu dan dapat berhubungan satu sama lain. Hubungan yang dilakukan antara lain proses pertukaran informasi yang semakin mudah, selain itu juga proses perkembangan bisnis ke depan yang memiliki banyak cabang di berbagai Negara, juga hubungan-hubungan yang terjadi di dalam partner bisnis perusahaan baik ke sesama perusahaan yang sejenis untuk melengkapi part produk yang dibutuhkan, untuk sebagai supplier bahan baku dasar sebagai material dasar untuk diolah kembali maupun untuk hubungannya dengan customer. Selain itu dalam bagian internal perusahaan, ke karyawan, ERP juga dapat digunakan sebagai alat untuk menentukan dalam pengambilan keputusan, alat berkomunikasi antara satu unit bisnis dengan unit bisnis yang lainnya, juga sebagai bagian dalam knowledge management. Untuk knowledge management, perusahaan mengelola informasi yang ada di dalam perusahaan untuk diolah kembali menjadi informasi yang dapat digunakan oleh karyawan lainnya yang memiliki masalah yang sama dan pernah diselesaikan. Sehingga dalam penyelesaian waktu yang dibutuhkan tidak memakan banyak dan semuanya akan dapat berjalan dengan lancar kembali. Selain itu untuk pengambilan keputusan dengan ERP yang terbaru saat ini contoh software yang sangat baik dalam melakukan ERP adalah SAP, yang menjadi nilai tambah adalah dengan adanya forecasting. Forecasting sangat baik untuk persiapan perusahaan dalam persaingan bisnis. Dengan adanya kemampuan forecasting, perusahaan akan mampu melihat kemampuan yang dapat diberikan oleh software SAP mengenai ketepatan dalam menentukan rencana di masa yang akan datang. 17

Dalam pengelolaan terhadap supplier, system ERP mendukung dalam supply barang dan juga untuk procurement. Procurement adalah persiapan yang dilakukan terhadap karyawan baru yang dapat dimiliki setiap karyawan baru, sehingga karyawan tersebut dapat bekerja dalam perusahaan tersebut. Dengan adanya procurement yang tersistematis maka akan dihasilkan karyawan yang memiliki loyalitas yang tinggi dan dapat bekerja dengan tepat dan sesuai karena sudah pernah melakukan hal tersebut pada saat training. Untuk dalam bagian partnership distribution, program-program yang diberikan oleh manager distribusi dapat dilakukan dengan lebih mudah, karena dengan forecasting yang diberikan oleh ERP. Proses distribusi menjadi lebih mudah dan dapat dikerjakan dengan lebih cepat. Dan juga terhadap customer perusahaan tersebut, dapat terlayani dengan baik teratur. Maksudnya adalah customer service dapat memiliki pencatatan terhadap customer perusahaan tersebut, customer memiliki keuntungan dengan program yang diberikan oleh pihak perusahaan Saran Penulis Semua yang dijelaskan dalam paper diatas merupakan bagian yang dimiliki oleh ERP sehingga dapat meningkatkan performa dan kinerja dalam perusahaan. Perusahaan saat ini sudah sangat banyak dan tingkat persaingan juga sangat tinggi semoga dengan adanya system ERP yang dimotori oleh software utama dari jerman memiliki dampak yang sangat baik bagi perusahaan penggunanya. Secara garis besar, system ERP dapat mendukung dengan point-ponit sebagai berikut : 1. meningkatkan performa perusahaan dalam kebutuhan proses bisnis pada setiap saat. 2. Tiap departemen dapat bekerja sama satu sama lain sehingga meningkatkan integrasi antas system perusahaan. 3. Mengurangi jumlah kesalahan dalam pertukaran informasi proses bisnis. 4. Mengurangi post-post pekerjaan yang tidak diperlukan dalam perusahaan 5. Meningkatkan keberhasilan dalam proses bisnis yang telah dilakukan 6. Mudah disesuaikan dengan metode bisnis yang ada di dalam perusahaan Dari point-point yang telah diberikan diatas maka penulis berharap, informasi yang dipaparkan dalam paper ini dapat berguna untuk menambah pengetahuan kalian dan dapat menceritakan kembali apa yang telah kalian baca. Selain itu paper ini dapat memberikan kalian gambaran yang secara jelas untuk kalian yang ingin memulai sebuah usaha dalam perusahaan keluarga maupun yang ingin bekerja sebagai konsultan perusahaan ERP. Dalam perusahaan besar pasti memiliki kebutuhan akan adanya ERP di dalam perusahaan, maka penulis berharap konsultan ERP yang ada di Indonesia akan semakin banyak dan dapat mengalahkan konsultan yang ada di India, karena untuk saat ini banyak konsultan ERP yang dihasilkan dari Negara India bekerja di Negara Indonesia. Sebagai gambaran yang perlu diketahui sebagai konsultan ERP adalah memiliki kesempatan untuk bekerja di luar negeri dan dapat bekerja pada perusahaan multi nasional.

18

Untuk saat ini, perusahaan yang menggunakan software ERP antara lain, dos ni ro ha, perusahaan makanan olahan pack pohckan di Ancol, PT. Telkom PT. Pertamina dan perusahaan-perusahaan lain terutama perusahaan kilang minyak.

Daftar Pustaka [1]http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task=view&id=12&Itemid =2 [2]http://www.erpweaver.com/index.php?option=com_content&task=view&id=12&Itemid =2 [3]Modul SAP01 [4]http://www.webhosts4free.com/definitions/applet.php [5]Testimony Yayan Irianto [6]Modul seminar SAP

19

LAMPIRAN

Gambar I

20

Gambar II

21

Gambar III

Gambar IV

22

Gambar V

Gambar VI

Gambar VII

Gambar VIII

23

Gambar IX

Gambar X

24

Riwayat Penulis Andreas Sandhi Kuncoro, lahir di Jakarta, 30 November 1985 Bercita-cita ingin menjadi arsitek, tetapi akhirnya masuk ke jurusan system informasi dan manajemen di universitas binus. Saat ini masih berkuliah di universitas binus dan telah memasuki semester delapan.

25