Panduan Ringkasan Manual Sap

1. TAJUK Sistem Analisis Peperiksaan (Dalaman) SAPHC 2. TUJUAN Sistem Analisis Peperiksaan ini adalah untuk mendapatkan data / maklumat bagi membantu pihak pengurusan Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah dan Sekolah mengenalpasti potensi pencapaian murid dalam peperiksaan. Dengan maklumat ini pihak pengurusan akan dapat membuat perancangan akademik dan mengenal pasti kelemahan sama ada di peringkat sekolah, daerah dan negeri untuk tindakan susulan secara lebih berkesan. 3. PELAKSANAAN Sistem Analisis Peperiksaan (SAP) ini berupaya memproses data keputusan peperiksaan yang tersenarai sahaja setiap bulan. Aplikasi ini boleh digunakan oleh guru tingkatan / mata pelajaran bagi memproses data peperiksaan tingkatan dan kemudiannya data disalin ke disket untuk digabung diperingkat sekolah. Pihak sekolah boleh menghantar data ’text file’ dalam disket ke PPD mengikut jenis peperiksaan setiap aliran. Jabatan Pelajaran Negeri akan mendapatkan data melalui PPD untuk digabung ke dalam sistem Versi JPN mengikut setiap jenis peperiksaan. Aplikasi ini juga berupaya membuat laporan-laporan lain seperti baucer tuisyen dan lain-lain mengikut kehendak pengguna dengan menentukan murid yang berkaitan sahaja. Data calon ini akan sentiasa ujud bersama data lain-lain peperiksaan apabila dihantar ke PPD. Ringkasan Latihan (Tunjukcara) 1. Cara Instalasi Program dan keperluan komputer. 2. Cara pertama kali hendak menggunakan SAP (Sistem Analisis Peperiksaan). 2.1 Daftar Daerah. 2.2 Daftar Sekolah. 2.3 Maklumat peperiksaan (Tahun, Jenis peperiksan, Kod sekolah, Tingkatan atau kelas, Nama guru tingkatan), 2.4 Daftar Mata Pelajaran. 2.5 Daftar Pelajar dan cara memilih murid tertentu yang terlibat dengan tuisyen Hikmah atau lain-lain. 2.6 Masukkan Logo sekolah 2.7 Tentukan Skala Gred. 3. Membuat semakan maklumat sekolah 4. Cara untuk memasukkan markah dan diproses. 4.1. Mengikut kolompok mata pelajaran 4.2. Mengikut setap mata pelajaran 5. Membuat penambahan / perubahan / pembetulan markah atau calon. 6. Membuat semak laporan dan membuat setup dan cetak. 7. Cara untuk menambah ujian / peperiksaan seterusnya 8. Cara untuk mengesport data yang diperlukan untuk PPD / JPN dan semakan data yang ada dalam disket. 8.1 Eksport data ke A 8.2 Eksport data ke C (data akan berada dalam folder C: SAPR16 atau SAP123 atau SAP45. 9. Cara mengimport data dengan 2 cara. 9.1 Import dari A 9.2 Import dari C 10. Cara untuk mengecilkan saiz fail Sistem (SAP). 11. Cara untuk menyalin alpikasi / data sebagai backup. 12. Cara untuk menentukan setiap satu sistem untuk satu aliran.

1

CARTA ALIRAN KERJA ANALISIS PEPERIKSAAN DALAMAN PERINGKAT SEKOLAH 1) Daftar - Lalui 7 proses ikut urutan 01 – 07 (Rajah 1)

1.1. Masukkan nama PPD 1.2. Masukkan kod sekolah dan nama sekolah 1.3. Masukkan maklumat kelas dan peperiksaan. atau Import data dari Aplikasi SMM 1.4. Masukkan MP yang di ambil dalam satu kelas. 1.5. Nama pelajar dan No. KP. 1.6. Pastikan ada kod sekolah. Logo tidak dimestikan. 1.7. Semak skala gred berdasarkan sekolah.

Rajah 1

2) Masukkan maklumat kelas dan peperiksaan. atau Import data dari Aplikasi SMM (Rajah 2)

2.1. Tekan butang Import data HEM dan Klik pilih kelas 2.2 Lengkapkan maklumat (Ruangan A) 2.3 Tekan Refresh (Ruangan B) 2.4 Klik pada Kod kawaalan kelas. contoh JEE1234/2004/7/02/1A iaitu kod sek / Tahun / Jenis pep/Bulan pep / Ting. 2.5 Tekan Kemaskini – Data akan terbena. 2.6. Tekan butang daftar nama pelajar, senarai nama pelajar akan tersedia. 2.7. Tekan butang daftar mata pelajaran dan pilih MP yang hendak didaftarkan. 2.8. Untuk Tambah Peperiksaan. Seterusnya ulangi 2.1 hingga 2.5

Rajah 2

Daftar mata pelajaran

Daftar pelajar

3) Masuk Markah

3.1. Tekan Refresh (Rajah 3) 3.2. Lengkapkan maklumat (Rajah 3) 3.3. Di menu utama Tekan butang Masuk markah (Rajah 4) Masuk Markah – Masuk markah atau Klik pada kotak kosong untuk TH dan kosongkan untuk pelajar tidak ambil mata pelajaran.

Rajah 4

Rajah 3 2

4) Ulasan Guru 4.1 . Lengkapkan maklumat (Rajah 3)2) 4.2. Di menu utama Tekan butang Ulasan Guru (Rajah 4) 4.3. Pilih Kod Kawalan dan tekan butang kemaskini ulasan guru 4.4. Double Klik Ayat dalam Simpanan Ulasan Guru 4.5. Ulasan akan masuk ke dalam ruangan ulasan guru 4.6. Ulasan Guru boleh dipinda mengikut kawalan guru 4.7. Isikan maklumat kedatangan seperti 123/124 Ulasan Guru – Pilih kod kawalan dan masukkan ulasan guru dengan Klik 2 x di ruang simpanan (boleh di tambah atau membuat ulasan sendiri)

5) Proses MP Tekan Butang Proses Mata Pelajaran dan system akan memproses data yang dimasukan untuk membuat paparan. Setiap perubahan atau impot data mestilah lakukan Proses MP.

6) Paparan Laporan Penuhkan ruangan sepertimana ruangan di Rajah 3 untuk setiap paparan laporan ya ng dipilih 6.1 Cetakan Analisis Tingkatan 6.2 Cetakan Analisis Sekolah 6.3 Cetakan Analisis Daerah

7) Utiliti 7.1 Kegunaan berdasarkan maklumat di butang yang disediakan.

7.2 Ekspot data kelas ke A , mestilah terlebih dahulu memenuhi rangan atau pilihan peperiksaan sepertimana ruangan di Rajah 3 7.3 Import Data Drive A untuk meyalin data dari disket.

3

3. PERTANYAAN SAP 1. Mengapa nama calon yang terlibat dengan baucer tuisyen dan lain-lain tidak terpapar - Jawapan: Nama pelajar / No KP / ras dan jentina di ruang daftar pelajar berlainan dengan nama yang ada dalam sistem atau tidak ditanda _/ pada ruang disediakan. 2. Bagaimana untuk padam nama murid yang ada dalam senarai masuk markah.. - Jawapan: Klik ruang sebelah kiri sekali dan tekan kekunci Delete 3. Bagaimana hendak tambah nama murid dalam senarai masuk markah - Jawapan: Daftarkan sebagai pelajar cicir di Menu Daftar Pelajar. 4. Kenapa paparan pada mark sheet dan slip calon berulang. - Jawapan: Daftar MP yang sama berulang kali atau susunan bil Mp tidak betul. 5. Perlukah buat semula jika dapat program baru - Jawapan: Hanya perlu eksport semua ke C dan Import dari C ke program yang baru. 6. Apa terjadi kalau daftar MP lebih dari yang dicadangkan - Jawapan: Mata pelajaran yang lebih tetap dikira dalam peratus atau gred. 7. Kenapa data kosong apabila di eksport ke disket atau ke C - Jawapan: Tidak melengkapkan diruang menu utama atau disket rosak. 8. Bagaimana hendak membetulkan kod sekolah. - Jawapan: Kod Sekolah tidak boleh dibetulkan. Perlu daftar mengikut senarai yang disediakan. 9. Bagaimana hendak membetulkan Nama sekolah, Kod bulan dan Jenis Peperiksaan. - Jawapan: Boleh dibetulkan dalam menu pembetulan kod dan nama sekolah di menu semak. 10. Bagaimana hendak tambah mata pelajar yang tidak ada dalam senarai. - Jawapan: Tidak boleh tambah mata pelajaran. 11. Kenapa nama daerah tidak terpapar. - Jawsapan: Tidak melengkapkan maklumat daerah. 12. Kenapa import dari A tidak boleh. - Jawapan: Disket rosak atau tiada data text file. 13. Kenapa tidak boleh import dari C. - Jawapan: Nama folder ditukar atau tidak ujud atau folder tidak berada di C. 14. Apa hendak dilakukan kalau semua data hilang dan tidak ada backup. - Jawapan: Tidak ada cara lain kenalah buat semula. 15. Bagaimana hendak mencetak dua slip dalam kertas saiz A4 - Jawapan: Dapatkan program fine Print. 16. Bagaimana hendak menyemak data yang tidak lengkap - Jawapan: Semak pada paparan analisis MP atau analisis di menu utama setiap kelas 17. Mengapa paparan program di Skrin menjadi besar - Jawapan: Tukar resolusion komputer kepada saiz 1024 x 768 pixels. 18. Bagaimana untuk menetapkan MP tertentu TIDAK di kira dalam gred dan peratus - Jawapan: Dalam Program SAPR16 dan SAP123 tanda _/ di menu daftar MP hendaklah dihilangkan. 19. Bagaimana hendak padam kelas yang tersalah bina - Jawapan: Pertama padam satu kelas di menu masuk markah, kedua padam maklumat kelas di menu tambah peperiksaan. 20. Dalam Program SAP45 , daftar MP1 mestilah Bahasa Melayu untuk menentukan calon gagal atau lulus dan semua mata pelajaran dikira dalam peratus atau gred) 21. Dalam SAPR16, MP1 hingga MP5 dan SAP123, MP1 hingga MP7 tetap dikira walau tanda _/ dihilangkan.Utamakan daftar matapelajaran teras dahulu. 22, Bagaimana hendak mengimport Data HEM. - Jawapan: Ikut panduan yang diberi dalam manual pengguna.

4