PIN–COM ICT INFORMATICS COMPUTER TEKNOLOGY
MICROSOFT WORD MICROSOFT EXCEL MICROSOFT POWERPOINT MICROSOFT ACCESS (For Own User Only)
1
PRESENTS
MICROSOFT WINDOWS ADOBE PAGE MAKER COREL DRAW MICROSOFT WORD MICROSOFT EXCEL
PIN-COM ICT INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOG
2
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
KATA PENGANTAR Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, khalik langit dan bumi. Karena dengan penyertaan-Nya kami dapat menyelesaikan buku ini. Kami juga mengucapakan banyak terima kasih kepada seluruh team ICT dan pihak lain yang telah bekerjasama dalam penyusuanan isi buku ini. Yang pertama sekali kami ucapakan banyak terima kasih kepada : 1. Ketua Yayasan Perguruan Inti Nusantara Bapak Robin Kartolo. 2. Bapak Koordinator Perguruan Inti Nusantara Bapak Winter Situmorang 3. Kepala Bagian ICT Bapak Frans Tambos Manurung 4. Seluruh personil team ICT -
Ranto Sirait
-
Junianto
-
Sri Raudah
-
Keriyani
5. Dan seluruh pihak – pihak yang telah mendukung dalam pengadaan buku ini. Mengingat perkembangan jaman pada saat ini, maka secara garis besar bahwa setiap manusia mau tidak mau harus mengeerti dan mau ikut dalam perkemabangan jaman tersebut. Oleh sebab itu bagian terpenting dari kemajuan teknologi tersebut tidak terlepas dari kemajuan sistem informasi melalui perkembangan pengetahuan ilmu komputer sendiri dalam mempersiapkan Sumber Daya Manusia yang matang agar bisa turut dalam perkembangan tersebut. Maka untuk menjawab pertanyaan diatas dihadirkanlah suatu lembaga pendidikan Koputer terpadu yang mendedikasikan dirinya dalam menyediaan Sumber Daya Manusia yang terampil dengan kurun waktu yang singkat dan murah yang dibutuhkan oleh Zaman tentunya. Maka sebagai alat kami dalam menyampaikan penerapan ilmu komputer ini, kami menghadirkan buku pegangan siswa dalam mempelajari Ilmu Komputer yaitu :
. Dengan tujuan
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
i
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
agar sipemabaca buku dapat lebih mengerti arti penting keberadaan komputer ditengah tengah masyarakat. Demikianlah sepatah dua kata yang bisa kami ucapkan, dan kami sangat meminta dukungan saudara melalui saran dan kritik kepada tem penulis ICT tentunya. Terima kasih atas partisipasi anda. Team Penulis,
ICT TEAM
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
ii
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR........................................................................................i DAFTAR ISI...................................................................................................iii BAB I MENGENAL MICROSOFT WORD...........................................................vii MEMULAI MICROSOFT WORD...........................................................vii MENGGESER KURSOR.........................................................................viii MENGHAPUS TEKS.................................................................................ix FORMAT KARAKTER.............................................................................ix OPERASI FILE..........................................................................................ix BAB II BLOCK DAN PERPINDAHAN HALAMAN.............................................................xi OPERASI BLOCK.....................................................................................xi PERUBAHAN PADA TEKS YANG TELAH DIKETIK..........................xi DROP CAPS..............................................................................................xii PERPINDAHAN HALAMAN..................................................................xii BAB III PARAGRAPH...............................................................................................xiv PARAGRAPH...........................................................................................xiv PENGHENTIAN TABULASI...................................................................xv PARAGRAPH INDENTASI......................................................................xv MENGUBAH DEFAULT RULER LINE.................................................xvi SPASI BARIS...........................................................................................xvi BAB IV MENCARI, MENGGANTI DAN AUTOCORRECT.............................xviii Mencari, Mengganti dan AutoCorrect....................................................xviii Pemotongan Kata/Hypenation................................................................xviii Koreksi Otomatis......................................................................................xix BAB V LEBIH LANJUT TENTANG DOKUMEN, ..............................................xxi SPELLER CHECK AND THESAURUS....................................................xxi Header dan Footer ...................................................................................xxi Pembuatan Nomor Halaman.....................................................................xxi Footnote and Endnote ............................................................................xxii Pengecekan Ejaan atau Spelling.............................................................xxiii Mencari Sinonim dan Antonim ..............................................................xxiv BAB VI KOLOM KORAN.........................................................................................................xxv Kolom Koran...........................................................................................xxv Membuat Bingkai.......................................................................................26 Memberi Arsiran........................................................................................27 BAB VII MEMBUAT TABEL............................................................................................................28 Membuat Tabel..........................................................................................28 Tinggi Baris................................................................................................31 Format Tabel dengan Autoformat .............................................................31 Masukkan Nomor,Pengurutan dan Perhitungan........................................31
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
iii
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Masukkan nomor , Pengurutan dan Perhitungan.......................................31 BAB VIII STYLE, DAFTAR ISI DAN INDEKS.........................................................................34 Daftar Isi...................................................................................................34 Indeks.........................................................................................................35 BAB IX MAIL MERGE (SURAT MASSAL)............................................................37 Mail Merge.................................................................................................37 BAB XI WORDART, CLIPART GALLERY, EQUATION, dan DRAWING...............................41 WordArt.....................................................................................................41 ClipArt Gallery..........................................................................................43 MICROSOFT EQUATION ....................................................................................................................45 DRAWING................................................................................................46 AUTOSHAPES..........................................................................................47 MEMBUAT TEXT BOX...........................................................................48 BAB XII PENGATURAN HALAMAN DAN MENCETAK NASKAH................................................50 Pengaturan Halaman..................................................................................50 Mencetak Dokumen...................................................................................52 BAB I MENGENAL MICROSOFT EXCEL..................................................................................47 Mengaktifkan Microsoft Excel..................................................................47 Beberapa Istilah ........................................................................................48 Type Data ..................................................................................................49 Menyimpan Worksheet..............................................................................49 Menutup Lembar Kerja dan Membentuk Lembar Kerja Baru...................50 Keluar dari Microsoft Excel.......................................................................50 BAB II MENGEDIT WORKSHEET & WORKBOOK.........................................51 Edit Worksheet...........................................................................................51 Edit Work Book.........................................................................................52 BAB III FORMAT CELL...............................................................................................................54 FORMAT CELL........................................................................................54 Alignment (Perataan Teks).........................................................................54 Border (Garis Bingkai)..............................................................................55 Patterns (Warna Cell).................................................................................56 Format Row Haight (tinggi baris).............................................................56 Format Cell(s) dengan Autoformat............................................................56 ALAMAT CELL........................................................................................56 BAB IV FUNGSI RUMUS...........................................................................................................59 Fungsi Statistik...........................................................................................59 Fungsi Logika............................................................................................59 Fungsi String/Text......................................................................................60 Fungsi Look Up.........................................................................................61
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
iv
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB V MEMBUAT GRAFIK..........................................................................................................62 Membuat Grafik.........................................................................................62 Mengubah Posisi dan Ukuran Grafik.........................................................64 Menghapus Grafik Yang Sudah Ditempatkan............................................64 Menata Grafik Yang Sudah Ditempatkan..................................................64 Mengubah Sudut Pandang Grafik 3-D.......................................................64 BAB VI DATABASE....................................................................................................66 Mengurutkan Database..............................................................................66 Menyaring Database dengan AutoFilter....................................................66 Menyaring DataBase Dengan Advanced Filter..........................................67 Form...........................................................................................................67 BAB VII SUBTOTALS ..........................................................................................................................69 Menyiapkan Subtotals dalam daftar data...................................................69 Operasi Subtotals.......................................................................................69 BAB VIII PIVOT TABLE............................................................................................................70 Membuat Pivot Table Dan Pivotchart........................................................70 Mengubah Tabel Pivot...............................................................................71 Menambah Data.........................................................................................71 Memformat Tabel Pivot.............................................................................71 Mengganti Fungsi Sub Total......................................................................72 Atur Penempatan Nama Field Pada Tabel Puvot......................................72 BAB IX MENCETAK LEMBAR KERJA.................................................................73 Menampilkan Worksheet sebelum mencetak.............................................73 Mengatur Worksheet agar muat dalam satu halaman................................73 Mengatur Margin.......................................................................................73 Menambahkan Header And Footer............................................................73 Membuat Judul Kolom Berulang...............................................................74 Membatalakn Pencetakan..........................................................................74 BAB I MENGENAL POWERPOINT..............................................................................................74 Aktifkan Microsoft PowerPoint.................................................................74 Membuat Presentasi Dengan Blank Presentation......................................74 Mengatur Format tampilan Text................................................................75 Menyalin Format Tampilan Text................................................................75 Menyimpan Presentase..............................................................................75 Membuka File Presentase..........................................................................75 Bekerja Dengan Slide Sorter......................................................................75 Menghapus Slide........................................................................................76 Mengcopy Slide.........................................................................................76 Mennyisip Slide Baru................................................................................76 Menambah catatan atau keterangan pada Slide.........................................76 Menggunakan dan mengatur Bullet...........................................................77 BAB II MENYUNTING ISI SLIDE DAN AUTOCONTENT WIZARD..............78
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
v
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Menyunting Judul dan Isi Slide.................................................................78 Menagtur Jarak Spasi.................................................................................78 Memberi Warna atau Motif pada Latar Belakang Object teks...................78 Memberi Garis Bingkai Object Text..........................................................78 Mengatur Ukuran dan Rotasi Object Text.................................................78 Membuat Presentase Baru dengan AutoConte Wizard..............................79 Membuat Presentase Baru dengan Template.............................................80 Mengganti Layout Slide.............................................................................80 Memilih Pola Warna Slide.........................................................................80 Memilih Latar Belakang Slide...................................................................80 Menempatkan Object ke dalam Slide........................................................80 Menempatan Object Gambar Atau Clip Art...............................................81 Menempatkan Object Gambar Atau Clipart Dengan Perintah Insert ........81 Memidahkan Posisi Object Gambar Atau Clipart......................................81 Menempatkan Icon CD Audio Pada Slide.................................................81 Menempatkan Tombol Aksi (Action Button).............................................81 BAB III TABEL DAN GRAFIK................................................................................................83 Menyisip Tabel Data Pada Slide................................................................83 Menambah Grafik Dan Bingkai Pada Tabel..............................................83 Menambah Motif Dan Warna Latar Belakang Pada Table........................84 Mengatur Format Tampilan Teks Pada Table............................................84 Menyisip Baris Pada Table........................................................................84 Menghapus Table Yang Sudah Ada............................................................85 Grafik.........................................................................................................85 Datasheet....................................................................................................85 BAB IV PRESENTASE ELEKTRONIK..............................................................................................87 Menjalankan Presentase dengan Fasilitas Slide Show...............................87 Mengatur Slide Yang Akan Ditampilakan.................................................87 Fasilitas Slide Timing................................................................................87 Mengatur Efek Transisi Peralihan Slide....................................................87 Memberi efek khusus Tampilan Text Pada saat Slide Ditampilkan...........88 Memberi Efek Khusus Pada Objek............................................................88 BAB V CHART ORGANIZATION DAN CETAK.................................................................90 Organization Chart.....................................................................................90 Memilih dan Menghapus Kotak Dialog.....................................................90 Memasukkan Informasi ke dalam Diagram Organisasi.............................90 Mengganti Jenis Diagram..........................................................................90 Menambah Bayangan Kotak Diagram.......................................................90 Memformat garis Penghubung Diagram....................................................91 Menambah Garis........................................................................................91 Slide Master...............................................................................................91 Cetak hasil Presentase................................................................................91 BAB I MEMULAI ACCESS..........................................................................................................92 Menjalankan Accses...................................................................................92 Membuka File Database............................................................................92
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
vi
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Merancang Database atau tabel :...............................................................94 Jenis – jenis Data pada Accses...................................................................94 BAB II TABEL DAN PROPERTI FIELD..............................................................................97 Field Size...................................................................................................97 Properti Field Database..............................................................................97 BAB III QUERY ..........................................................................................................................99 Tahapan Pembuatan ..................................................................................99 BAB IV QUERY II....................................................................................................................101 Menampilkan data sebagian / membaca dari posisi tertentu...................101 Menampilkan data dengan kondisi tertentu.............................................101 Menampilkan data menggunkan fungsi – fungsi tanggal........................101 Pembuatan Query Delete.........................................................................101 BAB V FORM ........................................................................................................................103 Perancangan Form dengan menggunakan wizard....................................103 Penggunaan Form tanpa menggunakan Wizard.......................................104 Pembentukan Unbound Baru Pada Form.................................................106 BAB VI REPORT ........................................................................................................................108 Pembuatana Laporan Dengan Auto Report..............................................108 Pembuatan Laporan Dengan Menggunakan Report Wizard....................108 Pembuatan Laporan Tanpa Report Wizard..............................................110
BAB I MENGENAL MICROSOFT WORD
M
icrosoft Word adalah aplikasi pengolahan kata (word processor) yang diproduksi oleh sebuah perusahaan informatika terkenal di Dunia yaitu Microsoft Coorporation. Unutk menjkalankan program ini, terlebih dahulu harus mengenal dan menjalankan windows. Jadi Microsoft Word hanya bisa dijalankan pada program windows, walaupun sekarang sudah banyak terdapat program – program seperti Linux dan lain –lain.
MEMULAI MICROSOFT WORD Klik tombol Start, Program, Microsoft Office, Microsoft Word Untuk mengenal lebih jelas bagaimana tampilan Microsoft Word dapat dilihat dibawah ini : Title Bar
Menu Bar
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
Tool Bar
vii
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Horizontal Ruler
Text Boundaries
Horizontal Scroll Bar
Status Bar
a. Lajur judul (title bar) Merupakan tempat dimana nama program yang sedang aktif tercantum b. Lajur menu (menu bar) Merupakan tempat semua perintah – perintah yang digunakan dalam mengolah kata pada Microsoft Word c. Jendela dokumen Adalah area pengetikan atau lembar kerja pada Microsoft Word d. Lajur gulung Ada dua buah lajur gulung yaitu lajur gulung Vertikal dan Horizontal
MENGGESER KURSOR •
•
Menggunakan Keyboard Panah kanan : pindah satu karakter ke kanan Panah kiri : pindah satu karakter ke kiri Panah bawah : pindah saru baris ke bawah Panah atas : pindah satu baris ke atas Ctrl + panah kanan : pindah satu kata ke kanan Ctrl + panah kiri : pindah satu kata ke kiri Ctrl + panah bawah : pindah satu paragraph ke bawah Ctrl + panah atas : pindah satu paragraph ke atas Ctrl + Home : Pindah kle awal dokument Ctrl + End : Pindah ke akhir dokumen Ctrl + Pgup : pindah kepuncak dokumen Ctrl + Pgdwn : pindah kebawah dokumen Menggunakan Mouse Cara ini terbilang cepat untuk memindahkan kursor pada layar yang aktif. Dengancara ini mengarahkan mouse pada daerah yang diinginkan lalu klik.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
viii
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
MENGHAPUS TEKS Backspase Delete Ctrl + Backspace Ctrl + Delete
: hapus karakter di sebelah kiri kursor yang aktif : hapus karakter di sebelah kanan kursor yang aktif : hapus kata di kiri kursor : hapus kata di kanan kursor
FORMAT KARAKTER Format karakter meliputi font (model huruf), font size (ukuran huruf) • Gaya huruf (font style) Efek – efek percetakan yang dapat dibuat antara lain : Reguler : huruf biasa atau normal Italic : huruf bentuk miring Bold : huruf cetak tebal Underline : huruf bergaris bawah • Memformat huruf melalui kotak dialog 1. letakkan kursor pada daerah yang diketik/diformat, tekan Ctrl + D atau klik format, kemudian pilih font. 2. Dengan menggunakan mouse pilih efek huruf yang diinginkan pada kotak pilihan font 3. tentukan gaya hurufnya pada kotak pilihan font style 4. ketik besar huruf atau pilihan font size 5. Jenis underline atau garis bawah :
OPERASI FILE 6. Membentuk dokumen baru dapat dilakukan dengan cara - file, New - Atau dengan cara shortcut ^N 7. Menyimpan dokumen pada word - File, Save (^S) Ketik nama file pada file nama dalam kotak dialog kemudian pilih yes. - File, Save As (F12) Untuk menyimpan ulang dokumen dengan nama lain 8. Membuka dokumen pada word - File, Open (^O) Untuk membuka tekan tombol Open. 9. Pengaturan tampilan dokumen Didalam pengaturan ini word menyediakan berbagai fasilitas yang mempengaruhi tampilan di word dari menu View antara lain ; FullScreen, Normal, Page Layout, On Line Layout, Zoom, dll. 10. Keluar dari Microsoft Word
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
ix
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
-
Pilih Menu File, kemudian pilih Exit Tekan tombol Alt + F4
LATIHAN : 1. Coba jalankan Microsoft word anda 2. Coba jelaskan penunujuk mouse pada elemen – elemen layar word 3. Tuliskan perbedaaan tampilan : Normal, Online Layout, Full Screen dan Zoom 4. Ketikkan naskah berikut ini dengan jenis huruf Arial, Font Size 20 untuk judul dan 14 untuk teks
EDPS EDPS adalah singkatan dari Electronics Data Processing System. Yang dimaksud dengan EDPS adalah segala sesuatu mengenai komputer. EDPS terdiri dari tiga bagian yaitu ; hardware, software, dan brainware. Hardware disebut juga dengan perangkat keras, yaitu segala sesuatu mengenai pernagkat keras dari komputer itu sendiri. Misalnya monitor, keyboard, printer, modem, dan lain – lain. SOFTWARE atau perngkat lunak adalah semua mengenai program – program yang berjalan dalam komputer tersebut. Siftware juga sangat mempengaruhi hardware yang ada dalam komputer. Sebagai contoh dari perangkat lunak adalah Ms. Dos, Ms. Word, Ms. Excel, dll. BRAINWARE adalah pemakai komputer itu sendiri, disebut juga dengan USER. Ketiga inilah yang disebut debgan EDPS, yaitu suatu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. 11. simpan dengan didalam folder dengan nama folder adalah nama anda dan nama file adalah EDPS
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
x
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB II BLOCK DAN PERPINDAHAN HALAMAN
OPERASI BLOCK Cara untuk membuat blok ; a. Menggunakan Keyboard Shift + panah kanan : memblok satu karakter ke kanan Shift + panah kiri : memblok satu karakter ke kiri Shift + panah bawah : memblok satu baris ke bawah Shift + panah atas : memblok satu baris ke atas Shift + Ctrl + panah atas : memblok satu kata ke kanan Shift + Ctrl + panah kiri : memblok satu kata ke kiri Shift + Ctrl + panah bawah: memblok satu parahraph ke bawah Shift + Ctrl + panah atas : memblok satu paragraph ke atas Shift + Home : Memblok dari kursor aktif ke awal dokumen Shift + End : memblok dari kursor aktif ke akhir documen b. Menggunakan Mouse Arahkan mouse ke daerah yang diinginkan lalu klik ganda untuk blok satu kata dan Ctrl + Klik untuk memblok satu kalimat. Setelah melakukan operasi blok ini kita dapat membuat efef – efek pada karakter yang dipilih seperti menghapus, mewarnai, dll.
PERUBAHAN PADA TEKS YANG TELAH DIKETIK Word juga menyediakan perubahan teks yang yang diketik seperti huruf besar manjadi huruf kecil dan sebagainya dengan menggunakan cara sebagai berikut ; 1. Blok teks yang akan diproses 2. Format, Change Case 3. Klik salah satu pilihan yang ada : a. Sentence case b. Upper case c. Toggle case d. Lower case e. Title case
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xi
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
DROP CAPS Drop caps atau dropped capital letter adalah huruf pertama dalam paragraph yang ditampilkan lebih besar dan lebih mencolok untuk memberikan drop caps pada awal paragraph ikuti langkah langkah berikut ini : 4. Block huruf yang akan diberikan drop caps dari paragraph yang dipilih. 5. Klik menu Format, pilih Drop Caps 6. Pada position pilihlah jenis drop caps yang anda inginkan None batalkan drop caps Dropped rata dengan margin kiri Inmargin berada di dalam margin kiri 7. Option : pilihlah jenis huruf 8. Lines To Drops : jumlah baris (tinggi) untuk menempatkan drop caps 9. Distance : jarak yang dibutuhkan dengan teks yang ada di sebelah kanannya 10. Klik Ok jika sudah selesai
PERPINDAHAN HALAMAN Bila kita sedang mengetik dalam word dan apabila halaman tersebut sudah penuh maka secara otomatis dia akan berpindah. Namun ada kalanya kita ingin berpindah kehalaman berikutnya sementara halaman yang masih kita kerjakan belum penuh maka dapat kita lakukan dengan cara sebagai berikut : 1. Pilih Inset, Break 2. Pilih Page Break 3. Klik Ok Atau dapat juga dilakukan dengan cara yang lebih cepat yaitu : Ctrl + Enter LATIHAN : 1. Ketik naskah dibawah ini : OPENING AND CLOSING
O
pening conversation and bringing a conversation to an essential part of our everyday languange. You already know how to say “hello” and “goodbye” but in tihis lesson you will study in more details how americans performs these function. You might notice some similarities, as well as difference, if you compare american conversation openings and closingswith those your native culture.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xii
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
In the dialoques that follow, listen carefully to what the speakers say to greet each other and what they say to indicate that the conversation is over. Notice especially how many interchanges it takes to end a conversation. 2. Simpan dengan nama file latihan-2 3. Cobalah memprktekkan memblok dengan menggunakan keyboard dan mouse 4. duplikasikan naskah tersebut dengan menngunakan Cut, Copy, paste
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xiii
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB III PARAGRAPH
PARAGRAPH Menentukan perataan Microsioft Word mengenal 4 perataan Rata kanan Rata kiri Rata penuh Rata Tengah Langkah – lanngkah dalam melakukan perataan adalah sebgai berikut : Letakkan kursor pada paragraph atau blok yang akan diautr perataannya ; Format paragraph Klik indent and spacing
Melalui drop down aligment pilih : Left rata kiri Right rata kanan Justified rata penuh Cebtered rata tengah Klik Ok Atau dapat juga dilakukan dengan cara menekan shortcut sebagai berikut : - ^ E Rata Tengah - ^R Rata Kanan - ^J Rata Penuh - ^L Rata Kiri
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xiv
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
PENGHENTIAN TABULASI Tab stop digunakan unutk meletakkan teks dari margin kiri. Default unutk tabulasi yang dibuat oleh Microsoft Word adalah 0.5 inchi. Bila tab ditekan maka kursor akan berpindah atau berhenti pada tab stop berikutnya Jenis – jenis tab stop : Ada lima jenis penghentian tabulasi yaitu : Left rata kiri Right rata kanan Centerd rata tengah Bar Berupa garis tegak Decimal Rata pada desimal Berikut ini akan diuraikan mengenai penghentian tabulasi : Pilih menu Format Tabs Ketik angka posisi tab stop dengan mengklik salah satu tombol pilihan Pilih perataan tab stop seperti yang diatas Pilih penghubung antara tabulasi yang satu dengan yang lain o None tanpa penghubung o …… Penghubung berupa titik o ------ Penghubung berupa garis putus – putus o Penghubung berupa garis lurus Klik tombol set Ulangi langkah diatas untuk langkah berikutnya Klik Ok Untuk menghapus seluruh tabn stop dapat menekan tombol Clear all dan Ok
PARAGRAPH INDENTASI Umumnya paragraph berawal dari margin kanan ke margin kiri. Awal pargraph ini dapat diubah dengan menggunakan indentasi. Indentasi paragraph ke suatu tab stop Pada kondisi normal, jika dilakukan indentasi maka indentasi akan berada di tab stop. Untuk menggeser tab stop dapat dilakukan dengan cara dibawah ini : - letakkan kursor atau blok paragraph yang akan dibuat indentsainya - Untuk menambah indentasi kliok icon decrease indent pada toolbar atau tekan ^M dan mengurangi tekan icon decrease atau tekan Shift + ^M Mengatur indentasi : - letakkan kursor atau blok paragraph yang akan dibuat indentsainya - Format, paragraph - Klik tab indent and spacing - Isi jarak pada kotak pengisian left and right
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xv
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
-
-
Unutk indentasi baris pertama klik drop down special. Lalu pilihlah first line pada daftar yang akan ditampilkan. Selanjutnya pada kotak By isikan jarak indentasinya Ok
MENGUBAH DEFAULT RULER LINE Ini berguna dalam mengubah ukuran ruler pada word, dapat dilakukan dengan langkah – langkah sebagai berikut : - Tools - Options - Pilih tab general - Klik drop down measurementunit, pilihlah ukuran yang anda inginkan.
SPASI BARIS Spasi baris merupakan spasi antar baris. Baisanya defaultnya adalah satu dan tergantung pada jenis hurufnya. • Letakkan kursor atau blok kata atau paragraph yang akan di atur spasinya • Format, paragraph • Klik Indent and spacing • Klik drop down line spacing dan pilihlah - Single spasi tunggal (Ctrl + 1) - Double spasi ganda (Ctrl + 2) - 1,5 Lines sapsi satu setengah (Ctrl + 5) - At least spasi minimum - Exacty spasi yang digunakan akan sama tidak tergantung pada jenis hurufnya • Klik tombol Ok LATIHAN : 1. Ketikkan daftar ini dibawah ini dengan mengunakan tabulasi dan bila sudah selesai simpan dengan nama dokumen DAFTAR ISI. DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR....................................................................................... UCAPAN TERIMAKASIH.............................................................................. DAFTAR ISI.................................................................................................... ABSTRAKSI....................................................................................................
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xvi
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB I LATAR BELAKANG PENELITIAN A. Pokok permasalahan............................................................................ B. Metode Penelitian................................................................................. C. Sistematika Penulisan Laporan............................................................. BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah Berdirinya Perusahaan............................................................. B. Struktur Organisasi dan Manajemen..................................................... BAB III PENGUMPULAN DATA A. Data Perkembangan Jumlah penduduk................................................. B. Data Konsumsi dengan 10 tahun terakhir............................................. BAB IV PEMECAHAN MASALAH A. Metode Regresi Linear......................................................................... B. Metode Explotion Smoothing............................................................... C. Metode Simulasi Komputer.................................................................. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan........................................................................................... B. Saran..................................................................................................... DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xvii
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB IV MENCARI, MENGGANTI DAN AUTOCORRECT
Mencari, Mengganti dan AutoCorrect AutoCorrect secara otomatis mengoreksi beberapa ejaan yang sering salah pengetikkannya. Sebagai contoh, Anda mengetikan “and” maka Word secara otomatis akan mengganti dengan “and”. Selain itu juga dapat menyisipkan secara otomatis seperti teks, grafik, dan simbol. Berikut ini petunjuk bagaimana menambahkan masukan autocorrect sesuai kebutuhan anda, contoh untuk menuliskan kata “utk” yang semestinya “untuk”. Pada menu Tools, pilih perintah AutoCorrect. Pastikan pada menu Replace text as you type adalah aktif. Dalam kotak isian Replace ketiklah kata yang sering anda gunakan misalnya “utk” Dalam kotak isian With ketiklah teks kata koreksinya, misalnya “untuk”. Klik tombol “Add” untuk menambahkan masukan AutoCorrect Sewaktu anda mengetikan kode AutoCorrect (sebagai contoh, utk) diikuti dengan spasi, maka Word akan menggantinya dengan koreksinya dalam hal ini untuk.
Pemotongan Kata/Hypenation
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xviii
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Dilakukan untuk menghindari ruang yang terlalu lebar pada setiap kata. Pada prosedur ini kata yang dipotong akan diberikan tanda hubung ( - ) atau Optional Hypen. a. Mengaktifkan Pemotongan Kata Tools, language, hypenation Tandailah kotak Automatic Hypenate Documents Klik tombol OK b. Memilih Kamus Tools, language, set language Pilih bahasa yang digunakan pada kotak daftar merk selected text as word memberikan default kamus Inggris-Amerika atau English (US)
Koreksi Otomatis Fasilitas ini digunakan untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan kecil yang terjadi pada saat pengetikan. Misalnya yagn akan diperbaiki menjadi yang atau suatu frase dsb menjadi dan sebagainya, juga memasukkan teks yang sulit mengetiknya seperti kvaerner cukup dengan mengetikkan k saja, maka word akan memperbaiki secara otomatis kvaerner. A. Aktifkan Koreksi Otomatis Tools, autocorrect kotak dialog AutoCorrect akan muncul. Klik atau beri tanda pada kotak replace text as you type Jika setiap kata dsb dikoreksi menjadi dan sebagainya maka ketiklah kata dsb pada kotak replace dan kata dan sebagainya pada kotak teks with. Klik tombol add klik tombol OK Jika anda mengetik teks dsb maka word akan berubah menjadi dan sebagainya. B. Menghapus Data Koreksi Otomatis
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xix
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Tools atau AutoCorrect Klik data yang akan dihapus Klik tombol delete Klik tombol Ok
C. Pilihan Koreksi Otomatis Correct two initial capitals (Koreksi pengetikan dua huruf kapital terus menerus menjadi huruf pertama yang kapital) Capitalize first letter of sentences (Setiap awal kalimat menjadi huruf kapital) Capitalize names of days (nama hari diawali dengan huruf kapital, hanya berlaku jika terdapat dalam kamus bahasa word). Correct accidential usage of CAPS LOCK key (memperbaiki teks karena kesalahan penekanan tombol Caps Lock. Replace text as you type (Koreksi langsung pada saat mengetik) LATIHAN 1. Jalankan Microsoft Word 2. Buatlah AutoCorrect berikut : k (komunikasi) PCS (Personal Communications Services) Sehingga bila kita ingin mengetik kata komunikasi cukup menekan huruf k saja dan untuk mengetik Personal Communications Services cukup mengetik PCS saja. 3. Ketik teks di bawah ini dan aktifkan pemotongan kata/hypenation text Akses wireless broardband sudah bisa dinikmati tahun ini, teknologi ini mampu menghadirkan akses internet dengan kecepatan sangat cepat, TV kabel, komunikasi data dengan audio visual yang memungkinkan melakukan tele conference dengan mudah. AT & T Wireless telah membeli spektrum broadband PCS (Personal Communications Services) 1900 MHz yang mampu melayani kebutuhan seluruh AS pada awal 2002 kemarin.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xx
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB V LEBIH LANJUT TENTANG DOKUMEN, SPELLER CHECK AND THESAURUS
Header dan Footer Header adalah teks yang dicetak di setiap halaman pada lokasi Top Margin sedangkan Footer akan dicetak pada lokasi Bottom Margin. Pembuatan Header dan Footer dilakukan dengan klik menu View, pilih Header and Footer. Insert Page Number Format Page Number
Switch Between
Page Setup
Show Previous
Show
Next Header and Footer
Insert Page Number, untuk pembuatan nomor halaman Format Page Number, untuk pengaturan nomor halaman Page Setup, untuk pengaturan halaman Switch Between Header and Footer, untuk pindah ke Footer atau kembali ke Header. Show Previous, pindah ke halaman sebelumnya Show Next, pindah ke halaman berikutnya Close, untuk mengakhiri pembuatan Header dan Footer.
Pembuatan Nomor Halaman Ada dua bentuk penomoran halaman, pertama adalah penomoran halaman dengan letak nomor halaman yang berbeda misal terdapat perbedaan letak pada halaman pertama, dan kedua bentuk penomoran halaman yang tetap atau sama dari awal sampai akhir. Untuk bentuk pertama hanya dapat diperoleh saat
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xxi
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
pembuatan header and footer sedangkan bentuk kedua dilakukan dengan klik menu Insert kemudian pilih Page Numbers. Position, untuk menentukan nomor halaman terletak di atas halaman (Top of Page) atau di bawah (Bottom of Page) Aligment, untuk menentukan nomor halaman terletak di sebelah kiri, tengah atau kanan. Show Number On First Page, untuk pembuatan nomor halaman dari halaman pertama. Klik tombol Format untuk pengaturan nomor halaman. Number Format, untuk menentukan bentuk urutan nomor halaman, misal : 1,2,3 atau i, ii, iii atau a, b, c Page Numbering Continue From Previous Section, nomor halaman dimulai dari nomor pertama dari Number Format yang dipilih. Start at, untuk menentukan nomor halaman dimulai dari berapa
Footnote and Endnote Catatan kaki atau footnote dan catatan akhir atau endnote yang biasanya digunakan pada naskah bersifat ilmiah. Hal ini dibuat untuk memberikan keterangan untuk kalimat tertentu. Default footnote angka arab (1,2,3,...) dan endnote angka romawi kecil (i,ii,iii,..) Membuat catatan kaki dan catatan akhir : 1. Letakkan kursor pada posisi di mana note akan diberikan. 2. Insert, Reference, footnote atau endnote.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xxii
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
3. Klik auto number untuk penomoran otomatis atau bila menghendaki tanda note yang lain klik tombol custom mark lalu ketik maksimum 10 karakter. 4. Klik OK 5. Klok tombol close untuk menutup jendela. Shortcut membuat footnote : Ctrl + Alt + F membuat endnote : Ctrl + Alt + E Menghapus Note 1. Pilih atau blok nomor atau lambang note yang akan dihapus 2. Tekan del atau backspace Menuju Ke Suatu Note 1. Edit, Go To 2. Pilih footnote atau endnote di kotak daftar go to what 3. Pada kotak enter footnote number/enter endnote number, isikan nomor footnote atau end note. 4. Klik tombol go to 5. Klik tombol OK
Pengecekan Ejaan atau Spelling
Blok teks yang akan dicek, jika tidak maka keseluruhan dokumen akan dicek ejaannya. Klik tools, spelling and grammar atau tekan F7. Kata yang salah akan disorot dan ditampilkan di kotak Not In Dictionary, karena kata itu tidak ditemukan dalam kamus, maka word menyarankan beberapa pilihan sebagai pengganti pada kotak daftar suggestion atau jika yang ada maksud tidak tertera pada kotak tersebut, ketiklah penggantinya pada kotak change to.
Selanjutnya pilih salah satu tombol berikut ini : Change ubah kata yang disorot dengan kata pengganti yang telah dipilih. Change all ganti semua kata yang ada dalam dokumen Ignore
lewati semua kata yang ada dalam dokumen
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xxiii
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Ignore all
lewati seluruh kata tersebut karena sudah benar ejaannya.
Add
masukkan kata tersebut ke dalam kamus.
Klik cancel untuk menghentikan pengecekan
Mencari Sinonim dan Antonim Mencari Sinonim dan Antonim kata disebut juga Thesaurus Cara menggunakan Thesaurus : 1. Letakkan kursor pada kata yang akan diganti sinonim atau antonimnya. 2. Tools, language, Thesaurus atau shift + F7 3. Kata yang dicari akan muncul pada kottak looked up 4. Suatu kata dapat mempunyai beberapa arti misalnya sebagai kata benda (noun) atau kata kerja (verb). Pilih arti yang anda inginkan pada kotak meanings untuk mencari antonyms. Pada kotak replace with synonims (antonyms) tercantum kata-kata sinonim atau antonimnya. 5. Bila bermaksud mengganti kata, sorotlah sinonim/antonimnya lalu klik tombol replace. 6. Untuk mengganti sinonim atau antonim kata yang ada di kotak di daftar replace with synonims sorotlah kata itu lalu klik tombol look up. 7. Klik tombol previous untuk kembali ke kata-kata sebelumnya. 8. Tekan tombol cancel untuk keluar dari kotak dialog.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xxiv
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB VI KOLOM KORAN
Kolom Koran Pembuatan kolom akan lebih mudah jika anda menyelesaikan pengetikan naskah terlebih dahulu. Pada bagian yang akan dibuat kolom anda blok untuk memulai pembuatan kolom. Setelah itu dari menu Format pilih Columns
Number Of Columns, untuk menentukan jumlah kolom yang akan dibuat. Line Between, untuk memberi garis pembatas antar kolom Width, menunjukkan lebar kolom Spacing, untuk mengatur lebar jarak antar kolom Equal Columns Width, agar semua kolom lebarnya sama.
Contoh
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
xxv
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Berpindah Kolom Jika kolom pertama telah penuh terisi, maka secara otomatis kolom akan berpindah ke kolom berikutnya. Ada kalanya seorang operator ingin berpindah ke kolom berikutnya walaupun kolom pertama belum mencapai batas bawah halaman. Untuk itu tekan ctrl + shift + enter atau ikuti langkah-langkah berikut ini : 1. Letakkan kursor di baris akhir kolom sebelumnya. 2. Insert, break 3. Pilih tombol column break 4. Klik tombol OK Membuat Judul yang membentang di antara kolom 1. Blok Judul teks 2. Klik tombol columns pada standard toolbar, klik gambar satu kolom pada toolbar 3. Klik tombol center pada toolbar Membuat Kolom Seimbang Setelah selesai melakukan pengetikan, biasanya kolom terakhir terlihat lebih pendek dari kolom sebelumnya. Untuk membuat kolom tersebut seimbang ikutilah prosedur berikut ini : 1. Letakkan kursor pada akhir teks dari kolom terakhir. 2. Insert, break 3. Pilih continous pada section break, Klik OK. Membatalkan Kolom Jika suatu kolom akan dibatalkan, letakkan kursor pada daerah yang akan dibatalkan kolomnya. Klik menu format, columns dan pilih bentuk satu kolom.
Membuat Bingkai Bingkai teks/paragraf 1. Sorot/blok paragraf yang akan diberi bingkai 2. Format, border and shading 3. Klik salah satu icon pada bagian setting None : tidak ada bingkai/batalkan bingkai Box : bingkai berupa kotak di sekeliling paragraf Shadow : memberi bingkai dengan bayangan 4. Pada bagian border, klik salah satu garis batas untuk memberikan atau menghilangkan garis batas. Dan untuk memberikan atau menghilangkan garis batas antar paragraf klik garis batas antar paragraf. 5. Isikan jarak antara teks dan garis batas pada kotak from text. Default adalah 1 point 6. Pilih jenis garis dan ketebalan garis serta warna pada bingkai line.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
26
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Bingkai Halaman 1. Format, border and shading 2. Klik tab page border 3. Klik salah satu ikon pada bagian setting None : tidak ada bingkai/batalkan bingkai Box : bingkai berupa kotak di sekeliling paragraf Shadow : Memberi bingkai dengan bayangan 4. Pada bagian border klik salah satu garis batas untuk memberikan atau menghilangkan garis batas. Dan untuk memberikan atau menghilangkan garis batas antar paragraf. 5. Pada bagian art bisa dipilih bentuk border yang lebih menarik lagi. 6. Tentukan ketebalan dan warna bingkai. 7. Pada bagian option bisa ditentukan jarak antara bingkai yang dipilih dengan teks ataupun jarak bingkai dengan tepi halamn. 8. Klik OK
Memberi Arsiran
Blok atau sorot paragraf yang akan diarsir Format, Border and Shading Klik Shading Pilih jenis arsiran pada bagian daftar shading. Pilih warna dasar pada kotak foreground, pilihan auto berarti hitam. Pilih warna latar belakang pada kotak background. Pilihan auto berarti putih.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
27
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB VII MEMBUAT TABEL Microsoft Word menyediakan pula fasilitas yang canggih dalam pembuatan tabel. Disini para operator tidak perlu bersusah payah untuk membuat suatu tabel. Berikut ini akan dibahas mengenai pembuatan dan penyuntingan tabel serta perhitungan didalam tabel.
Membuat Tabel 1. Letakkan kursor pada tempat tabel akan dibuat 2. Klik menu tabel, insert tabel
3. 4. 5. 6.
Number of Columns tentukan jumlah kolom ,maksimum 31 kolom Number of Rows tentukan jumlah baris Klik Auto maka tabel akan membentang dari margin kiri ke margin kanan Klik OK
Memindahkan kursor dalam tabel : Cara yang tercepat adalah dengan menggunakan mouse lalu klik. Berikut ini diterangkan prosedur-prosedur memindahkan prosedur dengan menggunakan tombol keyboard. Tab : pindah ke cell berikutnya Shift + Tab : pindah ke cell sebelumnya Panah kiri / kanan : pindah ke karakter berikutnya atau sebelumnya Panah atas / bawah : pindah ke cell atas atau bawah Alt + Home : pindah ke cell pertama pada baris aktif Alt + End : pindah ke cell pertama pada baris aktif Alt + PgUp : pindah ke cell pertama dalam kolom Alt + PgDn : pindah ke cell terakhir dalam kolom. Menambah Baris dan Kolom : 1. Pilih baris / kolom sebanyak jumlah baris yang akan ditambah 2. Tabel, insert row / coloumn
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
28
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Menghapus Sel, Baris atau Kolom : Menghapus Cell : 1. Pilih cell yang akan dihapus 2. Klik menu tabel ,delete cell. 3. Pilih salah satu pilihan yang ada : Shift cells left menghapus sel yang telah dipilih , lalu sel yang dikanan akan bergeser kekiri . Shift cells up menghapus sel yang telah dipilih , sel yang dibawahnya akan naik ke atas. Delete entire row menghapus seluruh baris pada sel yang telah dipilih Delete entire coloumn menghapus seluruh kolom pada posisi sel yang telah dipilih. 4. Klik OK Menghapus Baris dan Kolom : 1. Pilih baris atau kolom yang akan dihapus 2. Tabel ,delete row untuk menghapus baris yang telah dipilih Menggabung Cell : 1. Pilih sel yang akan digabung 2. Table, Marge Cell Sel yang telah terpilih akan digabung.Jika sel tersebut tidak kosong maka isi masing-masing akan digabung menjadi suatu paragraf. Membagi Cell : 1. Pilih cell yang akan dibagi 2. Tabel, split cells 3. Number of coloumns isyilah untuk menentukan akan dipecah menjadi bberapa kolom 4. Klik OK Buat Judul Tabel : Jika panjang tabel lebih dari satu halaman maka judul yang dibuat pada halaman pertama tidak akan terlihat pada halaman kedua. Jika anda menggunakan fasilitas ini maka judul tersebut akan diulang pada setiap halaman. Cara membuatnya dengan mengikuti langkah-langkah berikut : 1. Pilih satu atau beberapa baris yang akan dijadikan judul 2. Tabel ,heading Judul ini hanya akan dilakukan jika halaman tabel sudah penuh. Jika perpindahan halaman dilakukan secara manual dengan menekan ctrl + enter pengulangan judul tidak akan dilakukan.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
29
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
LATIHAN -13 Ketikkan surat dan tabel berikut ini dan simpan dengan nama file LATIHAN-13 : PT.INDAH LESTARI AGUNG Jl.Prof.H.M. Yamin , SH No. 508-510 Medan telp.4557494 Medan –Indonesia Medan, 25 Juni 2007 Kepada Yth : Ibu Yanie Marketing Manager Quart Corp Jl. Jend. Sudirman No.15 Dengan Hormat, Kami telah mempelajari dan membaca surat penawaran yang ibu kirimkan, dengan ini kami menyatakan tertarik untuk memesan buku seperti yang dibawah ini : NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
NAMA BUKU Kamus Komputer Panduan menggunakan word 8.0 MS-excel bagi pemula Pemrograman bahasa clipper 5.3 Microsoft Office 2000 Corel Draw 9.0 Daceasy Accounting Adabe Page Maker 5.0 Microsoft Accses 2000 Visual database Total
JUMLAH BUKU
HARGA BUKU
JUMLAH
5 7
12.500 30.000
60.000 210.000
4 2
20.000 10.000
80.000 20.000
1 2 3 3 4 3 34
34.000 30.000 30.000 25.000 25.000 30.000
34.000 90.000 60.000 75.000 100.000 90.000 739.000
Demikianlah surat ini kami perbuat untuk segera mendapat balasan. Mengenai masalah finansialnya sudah kami transfer melalui PIN Financial Bank. Terima Kasih
Mrs.Chery-Yani General Manager
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
30
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Tinggi Baris 1. Tabel cell height and widht 2. Klik Row 3. Tekanlah drop down height of row untuk menentukan pilihan tinggi baris yang diinginkan : Auto : pengaturan tinggi baris dilakukan secara otomatis sesuai dengan ukuran huruf yang ada. At least : menentukan tinggi baris minimum Excatly : penentuan tinggi baris secara manual 4. Pada kotak allow row to break across page tandailah dengan cara klik.Bila tanda kotak cek ini ditandai ,maka jika teks tidak dimuat pada halaman itu maka akan dilanjutkan pada halaman berikutnya. 5. Klik previous row untuk melihat baris sebelumnya atau next row baris berikutny . 6. Klik OK
Format Tabel dengan Autoformat 1. Letakkan kursor pada tabel yang akan diformat 2. Tabel ,auto format 3. Pilih format yang ditentukan pada daftar format 4. Bila menghendaki format tertentu, maka tandai kotak border ,shading,font,color.Bila Kotak Autofit ditandai maka lebar setiap kolom akan disesuaikan dengan panjang data. 5. Format khusus pada beberapa bagian tabel dapat dibuat dengan menandai Heading Rows (baris judul).First coloumn (kolom pertama,Last Row(baris terakhir),Last Coloumn(kolom terakhir). Hilangkan tanda pilihan bila format khusus tidak diinginka. 6.Klik OK
Masukkan Nomor,Pengurutan dan Perhitungan Masukkan nomor : 1. Sorot sel ,baris atau kolom yang akan diisi nomor 2. Format , bullet and numbering 3. Pilih style penomoran 4. Klik modify untuk memodifikasi,klik OK
Masukkan nomor , Pengurutan dan Perhitungan Masukkan nomor : 1. Sorot sel, baris atau kolom yang akan diisi nomor 2. Format, bullet and numbering 3. Pilih Style penomoran
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
31
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
4. Klik modify untuk memodifikasi ,klik ok Sorting Data / Urutkan Data : 1. Blok tabel yang akan disortir 2. Tabel sort 3. Tentukan apakah baris pertama merupakan judul dengan memilih salah satu tombol pemilihan dibagian My List Has yaitu : • Text data berupa teks • Number data berupa angka • Date data berupa tanggal Tentukan model sortir dengan memilih o Ascending Sortir menaik (A-Z) o Descending Sortir menurun (Z-A) 4. Klik OK D. Perhitungan Sum untuk penjumlahan Average untuk menghitung rata-rata Count untuk mencari banyaknya data Max untuk mencari nilai tertinggi Min untuk mencari nilai terendah Operator perhitungan yang dapat digunakan : * untuk kali - untuk pengurangan / untuk bagi ^ untuk perpangkatan + untuk penjumlahan ( ) untuk pengelompokan Khusus untuk fungsi dapat dilakukan seperti : = SUM (above) → jumlahkan data di atas = SUM (left) → jumlahkan data diatas = SUM (A1;A3) → jumlahkan data pada sel A1 hingga A3 = A3 * B3 → kalikan data pada sel A3 dengan cell B3 =(A1+A2+A3)/3 →jumlahkan isi sel A1 dengan A2 dan A3 lalu hasilnya dibagi dengan3 LATIHAN 14 1.Ketiklah penawaran daftar barang berikut ini dan jumlahkanlah masing-masing tabel dengan menggunakan fasilitas perhitungan dan setelah selesai simpan dengan nama latihan 14 2.Kemudian coba urutkan data tabel berdasarkan nama barang secara Ascending 3. Isikan nomor dengan menggunakan bullet and numbering 4.Hitung jumlah dan total dengan menggunakan rumus yang benar. Medan, 25 Juni 2007
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
32
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Kepada Yth : Pimpinan James Corporation Jl. Imam Bonjol No.1 Medan Dengan Hormat, Dengan ini kami beritahukan kepada Ibu untuk segera mengirimkan perangkat keras yang tertera pada tabel di bawah ini seperti yang telah kita bicarakan : NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
NAMA BARANG Komputer acer mate P233MMX Printer HP 6L Printer Buble Jet RAM Mouse Modem UPS Processor Pentium MMX Monitor Adaptor Jumlah
BANYAK HARGA(Rp) 10 2.500.000 2 1.000.000 4 900.000 5 400.000 10 75.000 3 250.000 5 1.000.000 10 250.000 12 300.000 12 75.000 ………..
TOTAL ………… …………. …………. …………… ……………. …………… …………… …………… ………… ………….
Demikialah untuk dimaklumi, dan atas kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.
Mrs.Chery-Yani HRD Departement
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
33
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB VIII STYLE, DAFTAR ISI DAN INDEKS
Daftar Isi Daftar isi yang berisikan judul dan halaman dibuat untuk mempermudah menentu kan atau mencari kasus-kasus tertentu. Sebelum membuat daftar isi ,formatlah semua judul atau sub judul yang akan dijadikan daftar isi. Memformat judul sebagai daftar isi : 1. Sorot atau blok judul yang akan dijadiakan daftar isi 2. Klik drop down icon style pada toolbar formatting. 3. Pilih style heading 1,heading 2, heading 3 dan seterusnya. 4. Ulangi langkah diatas untuk jadi judul yang lain. Menampilkan Daftar Isi Pada Dokumen 1. Letakkan kursor diakhir dokumen 2. Sembunyikan semua teks yang tidak dicetak (hidden teks) 3. Insert, Indeks And Tables 4. Klik Table of Content 5. Pada kotak formats akan muncul beberapa model daftar isi .Pilihlah salah satu dari daftar isi tersebut .Lihatlah kotak preview sebagai alat peraganya. 6. Tandai kotak show page number untuk mencantumkan nomor halaman. 7. Tandai kotak right align page number agar nomor halaman diletakkan rata kanan. 8. Klik OK Daftar isi akan memberikan kode {TOC}yang merupakan singkatan dari tabels of contents.Adakalanya daftar isi yang dibuat bukan hanya judul yang ada dalam dokumen. Ikutilah langkah berikut ini untuk membuat daftar isi yang tidak berasal dari judul : 1. Letakkan kursor pada data yang akan dimasukkan menjadi daftar isi 2. Insert,Field 3. Pada kotak daftar categories pilih index and tables 4. Pada kotak field codes akan ditampilkan teks TC tekanlah spasi . Ketik teks dengan diapit oleh tanda kutip lalu diikuti \l (back slash dan huruf l) 5. Klik OK Memodifikasi Daftar Isi : 1. Jika dokumen yang sudah diperbaiki, maka daftar isi yang telah dibuat tidak cocok lagi dengan nomor halaman yang ada. Untuk daftar isi perlu dimodifikasikan atau diperbaharui dengan cara : 2. Letakkan kursor pada daftar isi yang akan diperbaharui ,tekan F9 3. Pilih :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
34
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
• •
Update page number only untuk memperbaiki nomor halaman saja Update entire table untuk memeperbaiki seluruh daftar isi.
Indeks Indeks adalah daftar yang disusun untuk memudahkan pembaca mencari masalah tertentu yang dibahas dalam dokumen. Indeks akan dicetak secara otomatis setiap masalah atau point yang telah ditandai dengan format/syntax. : masalah / kasus ,halaman. Indeks itu sendiri terdiri dari main entry (data kepala) dan sub entry (data bagian) dan disusun berdasarkan abjad. Berikut ini akan diterangkan tata cara untuk membuat indeks : 1. Sorotlah teks / kata yang akan dijadikan sebagai indeks 2. Klik menu insert, index and table 3. Klik tab index 4. Klik Mark Entry 5. Langkah 2,3,4 dapat anda ganti dengan menekan tombol Alt + Shift + X 6. Ketiklah teks pada kotak sub entry jika ingin memasukkan data pada sub entry 7. Pilihlah tampilan nomor halaman untuk indeks entry tersebut yaitu nomor halaman yang akan dicatumkan dengan menandai kotak bold (tebal) atau italic (miring) atau keduanya pada bagian page number format. 8. Kemudian klik mark untuk menandai teks tersebut sebagai indeks atau klik mark all untuk menandai semua kata yang sama dengan yang diblok sebagai indeks. 9. Klik tombol close untuk menutup kotak dialog mark in deks entry. Data indeks ini akan ditandai dengan {XE}.Dimana XE adalah singkatan dari index entry yang merupakan teks tersembunyi (hidden teks) yakni teks yang tidak akan muncul saat dokumen dicetak ke printer. Untuk menyembunyikan dan menampilkan hidden teks tersebut dapat dilakukan dengan mengklik icon show / hide pada toolbar standart atau dengan perintah berikut : 1. Tools,Option 2. Klik tab view 3. Beri tanda √ pada hidden teks untuk menampilkan dan hilangkan tanda √ untuk menyembunykannya. Data indeks ini dapat dihapus dengan cara meletakkan kursor (mentorotnya) pada {XE} lalu tekanlah delete atau backspace. Selanjutnya untuk menampilkan daftar indeks tersebut kedalam dokumen, lakukanlah perintah berikut : 1. Klik menu insert , indeks and table 2. Tentukan bentuk format indeks yang diinginkan termasuk jumlah kolom 3. Klik OK LATIHAN 15 1 Ketiklah teks dibawah ini :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
35
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Dihalaman 1 BAB I LATAR BELAKANG PENELITIAN A.Pokok Pembahasan B. Metode Penelitian C. Sistematika Penulisan Laporan Dihalaman 2 BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A.Sejarah Berdirinya Perusahaan B. Struktur Organisasi dan Manajemen Dihalaman 3 BAB III PEMECAHAN MASALAH A.Teory X B.Teory Y Dihalaman 4 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran Dihalaman 6 LAMPIRAN 2. Formatlah judul dan sub judul tersebut dengan style 3. Bentuklah daftar isi dihalaman terakhir 4. Bukalah salah satu file latihan anda 5. Dengan bantuan pembimbing cobalah buat indeks dari dokumen anda tersebut.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
36
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB IX MAIL MERGE (SURAT MASSAL)
Mail Merge Mail Merge atau sering juga disebut surat berantai adalah surat yang ditunjukkan untuk beberapa orang yang berbeda dengan isi yang sama, misalnya surat undangan ,surat pemberitahuan , dll. Membuat surat missal beberapa waktu dulu bahkan sampai saat ini masih ada orang yang membuat dengan cara konvensional seperti contoh berikut ini: Medan,17 Oktober 2006 Kepada Yth : ………………………………. ……………………………. ………………….. Dengan Hormat, Dengan ini perlu kami beritahukan kepada saudara, bahwa saudara belum melunasi biaya kursus untuk bulan ini. Untuk itu kami beri waktu kepada saudara untuk melunasinya sampai tanggal 30 November 2006.Atas perhatian anda kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Mrs.Chery-Yani Surat ini lalu diperbanyak dengan menggunakan fotocopy , lalu mengisi setiap titik –titik dengan menggunakan tulisan tangan. Untuk mengantisipasi kesulitan tersebut diatas,maka word juga menyediakan fasilitas mail merge agar dapat menulis dan mengirimkan surat dengan mudah. 1. File Mail Merge Diperlukan dua buah file untuk menggunakan fasilitas mail merge, file pertama berupa dokumen utama dan file yang berikutnya berupa sumber data. Dokumen utama berisi seluruh teks surat yang akan dikirimkan dan file sumber data berisi data/informasi yang isinya tidak sama. 2. Sumber Data Sebagai contoh kita akan membuat surat diatas dengan data sebagai berikut :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
37
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Nama Alamat Kota Koko Jl.Jamin Ginting No.339 Medan Sahara Jl.Karya No.91 Medan Amin Jl.Sutomo No.17 Medan Kumpulan data ini dinamakan database .Jika susunan seperti diatas maka kolom nama ,alamat dan kota dinamakan Field,lalu masing-masing baris dinamakan record. 3. Membuat dokumen Utama Ikuti cara-cara berikut ini untuk membuat dokumen utama : 1. File,new atau Ctrl +N untuk membuat dokumen utama. 2. Tools, MailMerge 3. Klik create pada baian main document lalu klik from letter. 4. Klik active document 5. Klik gate data lalu pilih create data sources 6. Hapus semua field yang tertera pada kotak daftar field name and header row dengan cara klik remove field name sampai daftar yang tertera dihapus. 7. Isikan field yang baru pada kotak teks field name sebagai contoh nama lalu klik add field name.Ulangi cara untuk ingat . a. Aturan pembuatan nama field : • Maksimum 40 karakter • Diawali dengan huruf • Tidak menggunakan spasi ,jika akan dibuat spasi maka gantilah spasi dengan underscore(-). b. Menata urutan field Untuk pemindahan field,pilihlah field yang akan dipindahkan ke posisi yang baru dengan cara pilih panah keatas atau kebawah pada bagian move. 8. Klik tombol OK lalu kotak dialog save data source ditampilkan. Ketikkanlah nama filenya 9. Klik tombol OK lalu klik tombol edit data source. 10. Isikan data-data mulai dari record pertam hingga terakhir.Setelah selesai mengetikkan satu record,klik add new. 11. Klik tombol OK lalu word akan kembali ke document utama. 12. Ketik document Mail Merge 13. Untuk meletakkan field pada documen utama,klik insert merge field pada mail merge toolbar,maka daftar field akan ditampilkan ,pilih salah satu field,nama field akan diapit oleh << >>(chevron). 14. Tool Mail Merge 15. Klik tombol merge untuk melakukan proses mail merge 16. Cetak dokumen dengan perintah,file print atau CTRL+P
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
38
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
4. Revisi Sumber Data Data yang sudah dibuat ada kemungkinan perlu penambahan atau perlu perbaikkan.Cara –cara menambah atau memperbaiki adalah seperti dibawah ini: 1. Kursor tetap berada pada data source 2. Klik edit pada bagian data source 3. Pilih file sumber data yang akan diperbaiki 4. Masuklah record yang akan diperbaiki dengan cara : • Ketiklah nomor record pada bagian kotak record lalu klik OK. • Klik find untuk mencari data tertentu Isi data yang akan dicari pada kotak find what dan nama field tempat pencarian data akan dilakukan.Bila data tidak ditemukan maka word akan menanyakan apakah data yang akan dicari dari awal lalu klik yes.Jika data yang muncul bukan data yang diharapkan klik find next untuk mencari data berikutnya. 5. Lakukan Penyuntingan 6. Hal – hal yang lain yang dapat dilakukan : • Melihat file sumber data dengan klik view maka data ditampilkan dalam bentuk table. • Klik tombol restore untuk membatalkan penyuntingan • Klik tombol add new untuk membuat record yang baru. • Klik tombol delete untuk menghapus record tertentu. LATIHAN 16 1. Bukalah semua file latihan yang pernah anda simpan didisket 2. Gabungkan dengan cara penggandaan antar file 3. Buatlah indeks dan daftar isinya,kemudian simpan dengan nama latihan 7 4. Buatlah file mail merge dengan sumber data sebagai berikut : Field ke 3 No. 142/JK/MB/I/98 142/JK/MB/I/98 Nama Vinna Alamat Jl.Mas No.15 5 Kota Medan Tanggal 2 oktober 2006 2003 Jumlah 12.000.000
Data ke -1
Data ke 2 data
142/JK/MB/98 Koko Maruap Jl.Jamin Ginting 339 Jl.ngalengkong Medan 4 November 2006
Siantar 12 desember
25.000.000
14.000.000
5. Dokumen utama sebagai berikut :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
39
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
NUSANTARA BANK Jl.Prof.H.M.Yamin No. 508-510 Medan Telp:77202984 Medan E-mail : [email protected] Medan, 17 Oktober 2006 No :<<no>> Hal : Jawaban Kredit Lamp : Kepada Yth : <> <>,<> Dengan Hormat, Menjawab surat permohonan saudara tanggal <>mengenai permohonan kredit, setelah mempelajari berkas-berkas yang saudara lampirkan,maka dengan ini direktur Nusantara Bank memutuskan untuk meluluskan permohonan saudara yang berjumlah <<jumlah>> dengan bunga 7% per tahun. Sesuai dengan keputusan yang telah saudar ketahui ,maka saudara harus mampu melunasi kredit saudara tersebut selama 3 tahun. Demikian untuk dijadikan perhatian. Mrs.Cherry-Yani Direktur
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
40
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB XI WORDART, CLIPART GALLERY, EQUATION, dan DRAWING
WordArt WordArt adalah fasilirtas yang digunakan untuk membuat model – model huruf yang artistik atau membuat suatu tulisan sehingga tampil lebih indah dan menarik. Langkah – langkah penggunaannya adalah sebagai berikut : 1. Klik menu Insert yang ada di Menu Bar 2. Lalu arahkan kursor ke Picture, lalu klik WordArt atau dapat dilakukan dengan langsung mengklik icon Insert WordArt yang ada pada Toolbar Drawing
maka akan tampil kotak dialog seperti gambar di bawah ini
Kotak Dialog WordArt Gallery 3. Pilih salah satu model WordArt yang diinginkan 4. Klik tombol OK, akan muncul tampilan sebagai berikut :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
41
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
5. Tuliskan teks yang anda inginkan, misalnya Perguruan Inti Nusantara, kemudian klik OK, maka akan tampil hasilnya seperti gambar di bawah ini
Hasil WordArt Mengedit WordArt Kita dapat mengedit WordArt yag telah kita susun dengan cara : 1.
Klik hasil WordArt, maka akan tampil kotak kendali dan tombol Toolbar Word Art aktif seperti Gambar hasil WordArt diatas. 2. Untuk mengedit teksnya anda tinggal mengklik tombol Edit Teks … pada toolbar WordArt. Selain itu anda juga bisa klik ganda pada Word Art yang terpasang pada dokumen, maka akan tampil kotak dialog seperti Gambar Kotak Dialog Edit WordArt Text di atas. 3. Ketikkan teks baru, misalnya : PIN COM. Pada kotak Edit tersebut kita juga bisa mengganti jenis font dengan klik pilihan pada item Font, misalnya Book Antiqua, dan mengganti ukuran huruf dengan klik pilihan pada item Size, Bold. Pengeditan ini bisa di lihat pada gambar di bawah ini.
Pengeditan WordArt Klik OK, hasil pengeditan akan ditampilkan pada dokumen anda.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
42
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Latihan Buatlah WordArt seperti di bawah ini :
ClipArt Gallery Clip Art adalah kumpulan gambar – gambar yang dapat di sisipkan pada sebuah naskah. Cara menyisipkan Clip Art 1. Letakkan pointer pada lokasi penyisipan Clip Art 2. Klik menu Insert yang ada di Menu Bar 3. Lalu arahkan kursor ke Picture, lalu klik Clip Art atau dapat dilakukan dengan langsung mengklik icon Insert Clip Art yang ada pada Toolbar Drawing
maka akan tampil kotak dialog seperti gambar di bawah ini
Kotak Dialog Microsoft Clip Art Gallery
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
43
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
4. Klik menu Go untuk melihat kategori gambar yang ada. 5. Pilih salah satu kategori dengan klik pada ikon kategori yang dipilih, maka Anda akan menjumpai beberapa pilihan gambar yang terdapat di dalam kategori tersebut. 6. Jika anda batal memilih sebuah kategori, anda dapat kembali ke Clip Art Catalogs dengan klik pada menu Modify sehingga anda dapat mencoba untuk memilih kategori yang lain 7. Klik pada gambar yang akan di sisipkan kemudian Drag ke tempat yang sudah di tentukan 8. Setelah gambar di sisipkan, tutup Clip Catalogs dengan klik pada icon Close ( X ) pada kotak dialog Clip Art
MENENTUKAN BENTUK PENYISIPAN CLIP ART Setiap Clip Art yang telah disisipkan, tetapi anda belum menentukan bentuk penyisipannya, maka gambar akan mendesak teks ke atas dan ke bawah. Untuk pengaturanya klik icon Text Wrapping yang terdapat pada toolbar Picture. In Line With Text, Gambar akan berada di Teks pada baris pertama Square, Gambar menyisip pada naskah berbentuk kotak Tight, Teks disekililing gambar akan mengikuti bentuk gambar yang di sisipkan Behind Text, Gambar menyatu dengan teks dan terletak di belakangnya In Front Of Text, Gambar menyatu dengan teks dan terletak di depannya Top And Bottom, Teks teresak gambar ke atas dan kebawah Through, Teks di sekililing gambar akan mengikuti bentuk gambar yang disipkan dan mengisi pada celah – celah gambar
Pilihan Pada Text Wrapping
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
44
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Latihan Baru – baru sebuah Perusahaan jasa Internet, EasyEverything membuka sebuah café internet terbesar di dunia di pusat kta New York Amerika Serikat. Kafe Internet tersebut didirikan tepatnya di kawasan niaga terpadu Timessequare. Di sini pengunjung dapat menjelajahi Internet melalui 800 web terminal selama 24 jam nonstop. Selain di Amerika Serikat kafe ini juga didirikan di Jerman yakni di kota Munich.
MICROSOFT EQUATION Microsoft Equation adalah fasilitas yang di sediakan Ms Office untuk pengetikan rumus. Memulai Equation 1. Dari menu Insert pada Menu Bar pilih Object 2. Pilih Microsoft Equation 3.0, kemudian klik OK Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini
Menu Equation 3. Setiap penulisan rumus akan di mulai dengan memilih salah satu bentuk / kategori rumus yang di sediakan pada menu Equation 4. Setelah rumus selesai di ketik, untuk mengakhiri Equation lakukan dengan klik di tempat kosong 5. Untuk memperbaiki rumus yag telah selesai, lakukan dengan Klik ganda pada rumus yang akan di perbaiki
Latihan
Buatlah rumus seperti dibawah ini :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
45
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
∞
π(a
1.
1 − uu e du = ∫ 2 0
2.
2 H 2 + 2O2 = 2 H 2 O
3.
1 2
3 4 4 5
4.
ax 2 +abx +c 2
a
> 0)
6 7
Microsoft Equation adalah fasilitas yang di sediakan Ms Office untuk pengetikan rumus.
DRAWING Drawing adalah seperangkat fasilitas yang di sediakan Word untuk menggambar Obyek – obyek tertentu berupa garis, lingkaran, kotak atau untuk mendesain sebuah gambar tertentu. Untuk memulai penggambaran, tampilkan toolbar drawing dengan cara mengklik View > Toolbar > Drawing Tampilan Toolbar Drawing tampak seperti di bawah ini :
Untuk menggambar bentuk – bentuk seperti garis lurus, segi empat, ellips, garis lengkung, anda cukup mengklik di iconnya masing – masing. Selain itu anda dapat menyisipkan fasilitas Word Art, mengatur warna gambar, warna garis atau teks, ketebalan garis, bayangan bingkai dan jenis bingkai. Untuk membuat gambar bebas dapat di lakukan melalui icon AuthoShapes. Di dalam icon AuthoShapes anda dapat membuat berbagai jenis garis, Basic Shapes, Block Arrow, Flow Chart, Stars and Banners dan Callouts. Untuk mengedit gambar yang sudah di buat, anda harus mengaktifkannya / menyorot objek gambar yang akan di edit tersebut. Untuk mempermudah dan
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
46
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
mempercepat pekerjaaan dalam menduplikasi beberapa objek gambarsekaligus anda dapat mengelompokkan beberapa objek gambar menjadi satudengan menggunakan peintah Group dari icon Draw. Apabila ingin membuka pengelompokkan ini agar masing – masing objek dapat berdiri sendiri lagi, gunakan perintah Ungroup. Layar pengeditan dapat kita bagi menjadi 3 lapisan yakni bagian depan, bagian teks itu sendiri, dan bagian belakang teks. Anda dapat menempatkan objek gambar pada posisi yang anda tentukan melalui perintah order pada icon Draw. Ada 6 gambar yang mengatur posisi objek gambar yaitu : Bring To Front, Send To Back, Bring Forward, Send Backward, Bring In Front Of Text dan Send Behind Text. Free Rotate Untuk memutar suatu Objek. Line Untuk menggambar garis lurus. Arrow Untuk menggambar garis lurus dengan anak panah pada ujung garis. Rectangle Untuk menggambar obyek berbentuk kotak. Oval Untuk menggambar obyek berbentuk lingkaran. Text Box Untuk menggambar obyek berbentuk kotak yang berisi teks. Fill Color Untuk memberi warna suatu obyek. Line color Untuk menentukan warna suatu garis atau garis pada tepi sebuah obyek. Line Style Untuk menentukan tebal garis. Dash style Untuk mengubah garis lurus menjadi titik-titik. Arrow Style Untuk memberi anak panah pada ujung garis lurus. Shadow Untuk memberi efek bayangan pada obyek 3-D Untuk mengubah suatu obyek menjadi bentuk tiga dimensi.
AUTOSHAPES Selain Obyek dasar berupa garis, kotak dan lingkaran disediakan juga fasilitas AutoShape untuk pembuatan bentuk obyek yang lain.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
47
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Gambar AutoShapes
Latihan
Buatlah gambar-gambar berikut ini dengan menggunakan Auto Shapes :
SMILE
PIN Emank Paling
MEMBUAT TEXT BOX Aktifkan menu Insert, lalu arahkan kursor mouse ke Text Box atau dapat juga dilakukan dengan mengklik icon Text Box yang ada pada toolbar drawing Sehingga muncul tulisan “ Create Your Drawing Here “ di dalam kotak, lalu tekan tombol Delete pada keyboard. Tempatkan pointer di area dokumen untuk menentukan posisi Text box, yaitu titik awal untuk pojok kiri atas Text Box. Geser mouse ke arah yang kamu inginkan untuk pembentukan Text Box, misalnya ke bawah atau diagonal. Pada saat mouse di geser di layar muncul kotak persegi dengan garis putus-putus. Kotak ini menunjukkan ukuran Text Box yang terbentuk sampai kamu melepaskan penekanan tombol mouse. Setelah dilakukan ukuran yang sesuai, lepaskan penekanan tombol mouse. Contoh pemasangan Text Box adalah sebagai berikut :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
48
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Penggandaan Text Box Cara paenggandaan Text Box hampir sama dengan pemindahan Text Box, yaitu dengan drag mouse sambil menekan tombol Ctrl, jadi cara menggandakanya adalah : Aktifkan Text Box yang akan digandakan dengan klik Text Box. Disekililing Text Box akan muncul kotak pengendali ukuran. Tekan dan tahan tombol CTRL lalu tempatkan pointer di sisi Text Box yang akan di gandakan . Sambil menekan tombol CTRL, drag untuk menentukan posisi Text Box baru. Selama penggeseran pointer mouse, terlihat kotak persegi dengan garis putus-putus sebagai penunujuk posisi Text Box baru.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
49
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB XII PENGATURAN HALAMAN DAN MENCETAK NASKAH
Pengaturan Halaman Pengaturan halaman sebaiknya dilakukan sebelum memulai pengetikan naskah. Langkah-langkah pengaturanyya adalah sebagai berikut : Klik menu File yang ada pada Menu Bar, Lalu arahkan kursor ke Page Setup MARGINS Margin , Jarak tepi halaman - Top, jarak naskah dari tepi atas halaman - Bottom, Jarak naskah dari tepi bawah halaman - Left, Jarak naskah dari tepi kiri halaman - Right, Jarak naskah dari tepi kanan halaman - Gutter, ruang yang di sediakan untuk penjilidan pada naskah buku Orientation - Portrait, untuk naskah dengan orientasi vertikal - Landscape, untuk naskah dengan orientasi Horizontal
Pengaturan Margin
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
50
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
PAPER Paper Size - Paper Size, untuk memilih ukuran kertas yang telah di sediakan oleh printer - Width, menunjukkan lebar dari ukuran kertas yang dipilih dan dapat di gunakan untuk menentukan sendiri lebar kertas. - Height, menunjukkan panjang dari ukuran kertas yang dipilih dan dapat di gunakan untuk menentukan sendiri panjang kertas.
Paper Source Cara pencetakan dokumen tergantung pada fasilitas yang di sediakan oleh printer yang di pilih, diantaranya : - Manual Feed, printer akan berhenti setiap selesai mencetak satu lembar - Default Tray, untuk mencetak dokumen dengan kertas kontinyu - Auto Feeder, printer mencetak tanpa berhenti dari halaman pertama sampai halaman terakhir.
Pengaturan Paper LAYOUT Header and Footer - Different Odd and Event, teks header dan footer akan berbeda antara halaman ganjil dan genap. - Different First Page, teks header dan footer akan berbeda pada halaman pertama. - Fasilitas ini dapat digunakan untuk pembuatan nomor halaman. Vertical Alignment
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
51
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
- Top, teks yang diketik akan dimulai dari tepi atas halaman - Center, teks yang diketik akan dimulai dari tengah halaman - Justified, teks akan menjadi penuh dari tepi atas sampai bawah halaman. - Bottom, teks yang diketik akan dimulai dari tepi bawah halaman F
rom Edge - Header, jarak teks header dari tepi atas halaman - Footer , jarak teks footer dari tepi bawah halaman
Mencetak Dokumen Buka dokumen yang akan di cetak, kemudian dari menu File, lalu Print atau dapat juga dilakukan dengan langsung mengklik icon Print yang ada di Toolbar Standard. Printer Name, harus terisi dan sesuai dengan driver printer yang akan dui gunakan untuk mencetak dokumen Number Of Copies, untuk menentukan jumlah pencetakan tiap lembar Page Range, untuk menentukan halaman yang akan di cetak - ALL, semua halaman di cetak - CURRENT, hanya mencetak halaman lokasi Insertion Point - PAGE, hanya mencetak halaman tertentu yang di kehendaki dengan mengetikkan nomor halaman yang akan di cetak, misal : 1 , 3 , 5 – 7 OK, untuk memulai pencetakan
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
52
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Pencetakan Dokumen
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
53
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB I MENGENAL MICROSOFT EXCEL
Mengaktifkan Microsoft Excel Microsoft Excel adalah sebuah program aplikasi spreadsheet. Microsoft Excel adalah aplikasi pengolahan angka yang sangat populer dan canggih. Saat ini yang dapat digunkan untuk mengatur, menyediakan maupun menganalisa data dan mempresentasikannya ke dalam bentuk grafik/diagram. Tampilan Layar Excel Untuk membuka Excel, kliklah tombol Start di lajur taskbar di bagian bawah layar Window anda, lalu klik All Programs. Biasanya Excel tersimpan dalam Folder Microsoft Office. Kliklah folder tersebut dan kliklah Microsoft Excel. Setelah anda membuka Excel, tampilan di layar monitor anda akan seperti gambar di bawah ini :
Keterangan : A. Title Bar Mencantumkan nama program yaitu Microsoft Excel B. Menu Bar
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
47
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Baris menu adalah menu perintah dalam Microsoft Excel yang dapat diaktifkan dengan menekan tombol ALT dengan salah satu huruf yang bergaris bawah pada menu perintah. C. Tool Bar Daerah tempat melekatnya icon-icon microsoft Excel D. Formula Bar Daerah tempat menuliskan fungsi rumus Microsoft Excel E. Name Box Daerah tempat nama suatu range lembaran kerja Microsft Excel F. Scrool Bar Lajur penggulung yang berfungsi untuk menggulung layar dari kiri ke kanan atau dari atas ke bawah.
Beberapa Istilah a. Worksheet (lembaran Kerja) Adalah daerah tempat kita memasukkan data-data, worksheet tersebut terdiri dari sejumlah baris (Row) dan Kolom (Column). b. Workbook Pada MS-Excel kita dapat menyimpanb beberapa worksheet di dalamsebuah file saja. File ini disebut workbook. Dengan adanya workbook dapat mempermudah kita dalam mengorganisasi file-file kita sesuai dengan kelompok atau bidang tertentu, misalnya : bidang pemasaran yang terdiri dari worksheet seperti : Penjual, Produk, Laporan. c. Cell Perpotongan kolom (Column) dan baris
Cel B5 d. Pointer Cell
Pointer Cell A1
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
48
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
e. Range Kumpulan dari 2 (dua) cell atau lebih yang membentuk suatu kelompok daerah (ditandai dengan warna hitam.
Range A1 : B2
Type Data Type Data terbagi atas dua jenis, yaitu : Konstanta Data yang diketik langsung di Cell yang aktif, dapat berupa text, data tanggal, waktu, mata uang (currency), presentase, pecahan dan notasi ilmiah Rumus Rangkaian dari tipe konstanta, alamat cell, nama cell/range atau fungsi operator yang dapat menghasilkan nilai yang baru. Fungsi operator yang sering digunakan adalah : + Tambah / Bagi % Persen = sama dengan > lebih besar >= Lebih besar sama dengan
- kurang * Kali ^ pangkat <> Tidak sama dengan < Lebih kecil <= Lebih kecil sama dengan
Menyimpan Worksheet Penyimpanan dokumen, dapat dilakukan dari menu File. Pilih Save saat penyimpanan dokumen pertama kali. Ketikkan nama dokumen pada File Name dengan ketentuan pemberian nama dokumen maksimal 254 karakter tanpa tanda ktip dan tentukan folder tujuan penyimpanan dokumen dari Save In kemudian klik Ok. Pilih Save As.., dengan pilihan ini anda dapat melakukan penggantian nama atau folder tujuan penyimpanan dokumen. Untuk penyimpanan dokumen yang telah disimpan sebelumnya tanpa ada penggantian pada nama atau folder tujuan penyimpanan dokumen, dapat anda lakukan secara mudah dengan klik pada icon Save pada toolbar standard.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
49
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Menutup Lembar Kerja dan Membentuk Lembar Kerja Baru Untuk menutup suatu lembar kerja dapat kita lakukan dengan cara mengaktifkan menu File, Close sedangkan untuk membentuk lembar kerja baru adalah dengan mengaktifkan menu File, New (^N).
Keluar dari Microsoft Excel File, Exit (Alt F4) muncul : Do you want to save the change you made to Book1?” Pilihan Yes untuk menyimpan lembar kerja Pilihan No untuk langsung keluar tanpa menyimpan lembar kerja. Pilihan Cancel untuk membatalkan perintah.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
50
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB II MENGEDIT WORKSHEET & WORKBOOK Pengolahan data pada worksheet todak terlepas dari proses pengeditan (perbaikan). Pengeditan dapat dilakukan secara manual yaitu mengedit isi cell dengan mengetikkan kembali data pada cell, mengklik ganda dengan mouse (tombl F2 pada keyboard) atau dengan bantuan menu.
Edit Worksheet a. Undo Untuk membatalkan perintah yang pernah anda lakukan. Caranya: 1.Klik gambar untuk undo b. Redo Untuk mengulang kembali perintah yang pernah di Undo. Caranya : 1. Klik gambar ini untuk redo c. Cut and Paste (Move) Digunakan untuk memindahkan suatu data yang ada pada Sheet ke daerah lainnya. Blok data yang mau dipindahkan dengan memindahkan mouse. Dari menu Edit pilih submenu Cut (CTRL+ X) Tempatkan Pointer Cell pada cell lain sebagai tempat yang baru. Dari menu Edit pilih submenu Paste (CTRL + V) d. Copy And Paste (Copy) Digunakan untuk menggandakan suatu data yang ada pada Sheet ke daerah lainnya. Caranya : Blok data yang mau digandakan dengan menggunakan mouse. Dari menu Edit pilih summenu Copy ( CTRL + C) Tempatkan Pointer Cell pada cell lain sebagai tempat hasil salinan. Dari menu Edit submenu Paste (CTRL + V). e. Copy dengan Fill Handle • Blok data yang mau di copy • Arahkan mouse pada Fill Handle, kemudian tariklah Fill Handle ke arah bawah, atas, kiri atau kanan sesuai dengan kebutuhan anda. • Lepaskan Tombol mouse (Lihat contoh dibawah ini ) :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
51
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
f. Fill Berguna untuk pengisian data yang mempunyai nilai urut , mis : Nomor Urut • Ketikkan pada Cell awal angka, misalnya : 1 • Dengan tombol kanan mouse drag fill handle ke arah yang anda inginkan (mis : kebawah).Pada fill shortcut menu pilih series.
G. Delete • Blok cell data yang malu dihapus atau di delete • Klik tombol kanan mouse, delete (membuka menu delete).
Keterangan : Shift Cells Left, pilih ini untuk menghapus data sekaligus menarik data yang ada disebelah kanan untuk menempati cell yang datanya telah dihapus. Shift Cells Up,pilih ini untuk menghapus data sekaligus menarik data yang ada disebelah bawah untuk menempati cell yang datanya telah dihapus. Entery Row, pilih ini untuk menghapus seluruh data pada baris dimana terdapat pointer cell Entery Coloumn, pilih ini untuk menghapus seluruh data pada kolom pada Pointer Cell.
Edit Work Book a. Insert WorkSheet. Yaitu : untuk menambah worksheet yang baru dari suatu workbook. Caranya : • Klik kanan pada Sheet Tab yang mau anda hapus • Pilih Insert • Didialog insert pilih worksheet lalu OK
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
52
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
b. Delete • Yaitu : untuk menghapus sheet dihapus • Pilih Delete, OK c. Rename • Yaitu : Untuk mengganti nama sheet yang dipilih dengan nama yang baru Caranya : • Klik kanan pada sheet tab sheet yang mau diganti namanya. • Pilih rename • Ketik nama yang baru lalu ENTER d. Move Sheet • Yaitu memindahkan Work Sheet atau merubah posisinya. Caranya : • Klik pada sheet tab sheet yang anda Move,tahan dan tarilah mouse anda untukm memindahkan sheet tersebut ke lokasi lain. • Lepaskan tombol Mouse e. Copy Sheet • Yaitu : mengcopy worksheet sekaligus datanya. Caranya : • Tekan tombol CTRL bersama dengan itu klik pada Sheet yang mau di copy,tahan dan tariklah kelokasi lain untuk mengcopy sheet tersebut. • Lepaskan tombol Mouse. f. Group Sheets • Tekan tombol CTRL berasama dengan itu klik pada sheet tab sheet yang mau digroup. • Ketiklah data pada salah satu sheet yang dipilih. • Klik kanan pada salah satu sheet tab dan pilih Ungroup.
BAHAN PRAKTEK BAB II MENGEDIT WORKSHEET & WORKBOOK - Buatlah data penjualan berikut dan kerjakanlah pertanyaan dibawah ini : - Gantilah nama setiap sheet - Untuk No.gunakan fill series. - Cobalah mempraktekkan materi yang telah diteorikan tadi.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
53
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB III FORMAT CELL Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa data-data yang dapat dimassukkan ke dalam worksheet adalah dasta tanggal, mata uang (currency), presentasi, pecahan atau notasi ilmiah, dan lain sebagainya. Untuk memformat data sehingga informasi menjadi lebih komunikatif dan lebih bermakna jelas dapat dilakukan dengan cara yaitu Format Cell
FORMAT CELL 1.Number Block cell (s) yang mau diformat. Klik menu format, Cells..
Keterangan : Pilih Category Number yang mau anda format. Aturlah setting lainnya, misal : Decimal Places , Symbol, Negative Number, dll, dan akhirnya klik OK
Alignment (Perataan Teks) Block cell yang mau anda format teksnya. Klik menu format, Cells, Alignment. Keterangan :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
54
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Text Alignment Horizontal Klik panah bawah lalu pilih posisi text secara mendatar. Text Alignment Vertical Klik panah lalu pilih posisi text secara tegak. Orientation Aturlah cara aliran text dan sudut kemiringan text terhadap cell Wrap Text Jika dipilih menyebabkan setiap text yang melebihi ukuran cell akan diletakkan di bagian bawah. Shrink to fit Jika dipilih menyebabkan setiap text yang melebihi ukuran cell akan diperkecil sehingga muat di dalam satu cell. Merge Cells Menyatukan beberapa cell untuk kembali normal anda harus mematikannya.
Border (Garis Bingkai) Pilih suatu cell atau bagian cell (s) yang mau diformat bingkainya (border) Klik menu Format, Cells, Border.
Keterangan : Pada Line Style : Pilih jenis garis Pada Color : pilih warna garis Pada border klik tombol-tombol border yang sesuai untuk menambah atau menghilngkan border. Klik OK bila sudah selesai.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
55
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Patterns (Warna Cell) Pilih suatu cell atau block bagian cell (s) yang mau diformat warna cellnya. Klik panah bawah di gambar ini pada toolbar dan pilih warna isi yang ada. 5. Format Painter Untuk mengcopy format, cell (s) dari cell (s) lainnya, misalnya : Font, Number, Borders, Patterns, dll. Klik cell yang mau dicopy formatnya. Klik gambar ini di toolbar satu kali, untuk mengcopykan format cell tersebut hanya satu cell saja. Atau klik gambar tersebut 2 (dua) kali untuk mengcopykan format cell tersebut pada beberapa cell. Setelah penunjuk mouse berubah tanda, bawalah tanda tersebut pada cell yang ingin anda format. Block cell(s) tersebut. Lakukan langkah serupa untuk cell lainnya. Untuk keluar dari Format Painter cukup menekan ESC satu kali.
Format Row Haight (tinggi baris) Block cell(s) yang berisi data dan pilih : Column : Jika atur lebar kolom dengan menentukan sendiri nilainya. Autofit Selection jika atur lebar kolom dengan penyesuaian terhadap lebar kolom datanya.
Format Cell(s) dengan Autoformat. Sorot range yang akan diformat Format, Autoformat Pilih salah satu dari 17 tabel Format (format tabel) Klik OK
ALAMAT CELL 1. Referensi Relatif Apabila pada Cell B2 anda menuliskan alamat = B2*A3, kemudian Cell B3 disalinkan ke Cell B4 hingga B11, maka pada Cell B4 akan terbaca pada formula bar bahwa isinya bukan = B2*A4, dan seterusnya. Dengan demikian dapat disimpulkan suatu Cell berisi referensi mengenai alamat Cell yang lain, maka bila disalinkan Cell di bawahnya, alamat Cell referensi tersebut juga
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
56
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
akan ikut turun sejumlah langkah turunnya hasil salinan. Dan apabila disalinkan ke samping, alamat itu akan turut bergeser ke samping pula. Dengan demikian alamat Cell B2 yang digunakan sebagai referensi pada Cell B3 bersifat RELATIF ATAU TIDAK TERIKAT. Perhatikan contoh penggunaannya :
2. Referensi Absolut Apabila pada saat menyalin alamat suatu Cell anda tidak menginginkan referensi itu berubah, maka alamat Cell itu harus dibuat absolut atau alamat mutlak. Lakukan cara berikut : Klik Cell B3 Ketikkan tanda = lalu klik Cell A3*B2 Sebelum menekan ENTER tekan tombol F4, sehingga anda akan melihat bahwa nama kolom B pada formula bar tampak $F$4 Tekan ENTER Dengan proses tersebut alamat Cell B2 yang tertulis pada Cell A1 adalah berupa referensi absolut. Apabila B2 disalinkan ke mana saja hasilnya tetap akan terbaca $B$1. Untuk menulis alamat Cell absolut, selain dengan meletakkan titik sisip pada karakter nama kolom.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
57
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
58
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB IV FUNGSI RUMUS
Fungsi Statistik Beberapa fungsi yang dipergunakan dalam Statistik dalam Excel adalah sebagai berikut : SUM : artinya menjumlajkan data dalam suatu list/ daftar/ range Bentuk Umum: =SUM(Range) AVERAGE : artinya menghitung rata – rata dari range yang dipilih Bentuk Umum: =AVERAGE(Range) COUNT : artinya menghitung banyaknya data dalam range yang dipilih Bentuk Umum: =COUNT(range) MAX : menampilkan jumlah data yang memiliki nilai tertinggi Bentuk Umum: = MAX(Range) MIN : menampilkan jumlah data yang memiliki nilai terendah Bentuk Umum: =MIN(Range) STDEV : memberikan standart Deviasi dalam range Bentuk Umum: =STDEV(Range) VAR : memberikan Variance dalam list atau range Bentuk umum =VAR(Range) LARGE : memberikan bilangan terbesar ke – n dalam range Bentuk Umum : =LARGE(Range) SMALL : memberikan data terkecil ke – n dalam range Bentuk Umum: =SMALL(Range)
Fungsi Logika Sebelum kita mempelajari fungsi logika ada baiknya kita mengenal beberapa expresi logika dalam fungsi logika. Antara lain : = Sama dengan < Lebih Kecil > Lebih Besar <= Lebih kecil sama dengan >= Lebih Besar sama dengan <> Tidak sama dengan Fungsi And dan Or Bentuk Umum: = AND(Expresi_logika1,expresi_logika2,………..) =OR(expresi_logika1,expresi_logika2,………….)
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
59
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
AND memberikan nilai TRUE jika semua persyaratan dipenuhi, sementara OR nilainya bernilai TRUE jika memenuhi salah satu persyaratan. Fungsi IF Tunggal Fungsi ini digunakan jika menekui dua pilihan yakni dengan bentuk umumnya adalah sebagai berikut : = IF(expresi_logika1, jawaban1, jawaban2) Fungsi IF Majemuk Fungsi If majemuk digunakan bila menemui banyak pilihan jawaban atau alternatif, bentuk umumnya adalah : = IF(expresi_logika1,jawaban1,IF(expresi_logika2,jawaban2,IF(expresi_lo gika n,jawaban n,jawaban n+1)))
Fungsi String/Text Fungsi text biasanya digunakan untuk mengambil beberapa karakter dari suatu text atau argument, diantaranya : =MID(Text, Posisi Awal, banyaknya karakter) Fungsi left digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri yang dipilih contoh seperti berikut : =LEFT(Text, banyaknya karakter) =left(“Nusantara”,4) hasilnya adalah Nusa Fungsi Right digunakan untuk mengambil sejumalah karakter dari posisi sebelah kanan. Contoh seperti berikut : =RIGHT(Text, banyaknya karakter) =Right(“Nusantara”,4) hasilnya adalah tara Fungsi Mid digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari sebelah tengah. Contohnya adalah sebagai berikut : =MID(Text,Posisi awal, Jumlah karakter) =MID(“Nusantara”,7,5) hasilnya adalah santa
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
60
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Fungsi Look Up Fungsi Vlookup dan Hlookup digunakan untuk membaca suatu tabel. Fungsi Vlookup adalah membaca tabel Vertikal dan Hlookup adalah untuk membaca tabel Horizontal Bentuk umum dari Vlookup adalah sebagai berikut : =Vlookup(nilai dicari, tabel yang dibaca, nomor kolom) Contoh : =Vlookup(B3,$A$9:$B$12,2) Bentuk umum dari Hlookup adalah sebagai berikut : = Hlookup(nilai dicari, tabel yang dibaca, nomor kolom) Contoh : =Hlookup(B3,$A$9:$B$12,2)
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
61
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB V MEMBUAT GRAFIK Ketika anda membuat presentasi atau menampilkan perkembangan atau perubahan dalam sebuah laporan, data tidak dapat menggambarkan gagasan atau persepsi .Anda selektif representasi grafik.Dengan menggunakan grafik anda dapat membuat data lebih mudah dimengerti.Anda dapat membuat grafik untuk menampilkan perubahan data dari waktu kewaktu , atau menunjukan bagianbagian dari data dapat menyatu ke satu bagian. Chart adalah grafik yang dibentuk dari data pada worksheet. Ms.Exel menyediakan fasilitas chart agar nilai-nilai pada worksheet yang didefenisikan dalam data seri dan data poin dapat ditampilkan dalam bentuk grafik batang ,garis,kolomatau bentuk lain.
Membuat Grafik Untuk menentukan jenis grafik yang diinginkan (Chart Type) dan memilih model grafik yang diinginkan (chart Sub Type) untuk melanjutkan proses selanjutnya klik next. Misalnya : DAFTAR PENERIMAAN PEGAWAI NAMA CALON PEGAWAI Bambang Candra Heriyanti Tantri Ria Setiadi
NILAI TEST TULISAN 75 90 65 86 100 76
NILAI TEST LISAN 56 45 87 34 56 99
Untuk membuat grafik berdasarkan data diatas kita dapat menggunakan bantuan Chart Wizard,ikutilah langkah berikut ini : 1. Sorotbrange data yang akan anda buat grafiknya (range data yang anda sorot sebaiknya mencakup judul baris danjudul kolomnya). 2. Klik menu insert,chart atau klik tombol toolbar chart wizard.Kotak dalog char wizard step 1 of 4 akan ditampilkan. Pada kotak dialog tersebut klik tab Standart Types, kemudian lakukan pemilihan berikut ini : • Daftar pilihan Chart Type, pilih dan klik jenis tampilan grafik yang anda inginkan. • Kota pilihan Chart Sub-type,pilih dan klik format tampilan grafik yang anda inginkan .
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
62
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
•
Untuk melihat contoh tampilan grafik,klik dan tahan tombol mouse pada tombol perintah Press and Hold to View Sample, kemudian klik next. 3. Chart Wizard-Step 2 of 4-Chart Source Data akan ditampilkan. • Pada kotak isian Data range,kemudian lakukan pemilihan berikut ini : Mengklik tombol pemilihan range (tombol callapse dialogs). Tetapi karena anda sudah menyorot range data tersebut sebelumnya ,maka secara otomatis kotak isian tersebut akan terisi. • Pada series in, beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan untuk pengam Bilan data series yang akan anda gunakan.Anda bisa memilih berdasarkan kolom atau baris.Apabila dibutuhkan anda dapat menentukan dan mengatur lebih lanjut pengambilan data series, dengan cara mengklik tab series .Setelah anda melakukan pemilihan klik tombol perintah next. 4. Kotak dialog Chart Wizard-Step 3 of 4 akan ditampilkan
1. 2. 3. 4.
• Tab Titles,digunakan untuk membuat judul grafik Chart Title,diisi dengan judul grafik yang anda inginkan. Category (x) axis,diisi dengan judul untuk sumbu –x Series (y) axis, diisi dengan judul untuk sumbu y. Value (Z) axis, diisi dengan judul untuk sumbu –Z •
Tab Axes, digunakan untuk mengatur judul sumbu (axis). Anda dapat mengatur apakah judul sumbu category (x) axis,series (y) axis dan value (z) axis akan ditampilkan atau tidak. • Tab gridlines, digunakan untuk mengatur tampilan garis skala pembantu (grid). • Tab Legend, digunakan untuk mengatur tampilan legend grafik. 1. Kotak cek show legend, digunakan untuk menampilkan atau menghilagkan tampilan legend grafik. 2. Tombol pilihan yang ada pada kotak Placement, digunakan untuk mengatur letak penempatan legend grafik. • Tab Data Labels, digunakan untuk menempatkan label data pada grafik. Label data yang akan anda tempatkan bisa berupa teks atau berupa nilai data itu sendiri. • Tab Data Tabel, digunakan untuk menempatkan tabel data pada bagian bawah grafik. Setelah anda melakukan pemilihan,klik tmbol next. 5. Kotak dialog Chart Wizard-Step 4 of 4 akan ditampilkan. Pada kotak dalog tersebut beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut ini : o As newsheet, bila anda ingin menempatkan grafik pada lembar grafik yang terpisah dari lembar kerja data,namun masih dalam buku kerja yang sama.Tab lembar grafik tersebut defaultnya diberi nama
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
63
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
chart1,tetapi bila diperlukan anda dapat mengganti nama lembar grafik tersebut dengan nama lain. o As object in bila anda menempatkan grafik pada lembar kerja data secara bersamaan atau berdampingan. 6. Akhirnya Klik Tombol Perintah Finish Catatan : Pada saat menggunakan Chart Wizard apabila anda perlu kembali ke langkah sebelumnya karena ada perubahan pemilihan, cukup anda klik tombol perintah
Mengubah Posisi dan Ukuran Grafik Grafik yang sudah anda tempatkan pada lembar kerja yang sama dengan lembar kerja data, dapat anda ubah posisinya dengan menggunakan langkah berikut : 1. Arahkan penunjuk mouse pada posisi chart area pada grafik 2. Sambil tetap menekan tombol mouse (penunjuk mouse berubah bentuk menjadi simbol panah empat arah),geser (drag)mouse tersebut ke posisi baru yang anda inginkan . 3. Setelah berada pada posisi baru,lepas tombol mouse tersebut. Catatan : Untuk mengubah ukuran grafik yang sudah ada, anda tempatkan cukup dilakukan Dengan cara menggeser (drag) titik pegangannya.
Menghapus Grafik Yang Sudah Ditempatkan Untuk menghapus grafik yang sudah anda tempatkan, ikuti langkah –langkah berikut ini : 1. Pilih grafik yang akan anda hapus,dengan cara mengklik chart area dari grafik. 2. Pilih dan klik menu Edit ,Clear,All atau tekan tombol Delete.
Menata Grafik Yang Sudah Ditempatkan Anda dapat mengatur dan menata grafik yang sudah ditempatkan dengan menggunakan kotak dialog chart option. o Menggunakan Baris Toolbar Chart
Mengubah Sudut Pandang Grafik 3-D
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
64
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Untuk mempermudah analisa grafik,anda dapat mengubah sudut pandang grafik 3-D yang anda buat dengan menggunakan langkah berikut : 1. Pilih dan klik grafik yang akan anda ubah sudut pandangnya. 2. Pilih dan klik menu chart, 3 – D View.Kotak dialog 3-D view akan ditampilkan. 3. Pada kotak dialog 3-D View tersebut,ubahlah posisi sudut pandangnya sesuai dengan keinginan anda. Catatan : Untuk mengembalikan posisi sudut pandang grafik 3-D kembali ke bentuk semula (defaultnya)klik tombol perintah Default. 4. Klik OK BAHAN PRAKTEK BAB V 1. Buatlah Grafik 2 dimensi dan 3 dimensi berikut ini : 1999 2000 2001 TOYOTA 15 25 35 BMW 5 10 15 SUZUKI 20 30 40 MERCY 10 15 20
2002 45 20 50 25
2003 55 25 60 30
PRESENTASI PENJUALAN 1999 9% 2003 31%
2000 14% 2001 20%
2002 26% 1999
2000
2001
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
2002
2003
65
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB VI DATABASE
Mengurutkan Database Anda dapat mengurutkan data dalam suatu database atau tabel. Data dapat diurutkan beradasarkan satu atau beberapa kunci. Pengurutan ini dapat dilakukan dengan perintah – perintah berikut : • Taruh penunjuk sel di suatu sel dalam kolom yang akan anda urutkan • Klik menu Data, Sort
• •
•
Beri tanda atau klik salah satu tombol pilihan berikut : Ascending, dari yang terkecil sampai yang terbesar (A-Z atau 0-9) Descending, dari yang terbesar sampai yang terkecil (Z-A atau 9-0) Pada bagian My list has Header Row, jika menganggap baris pertama dari range adalah baris judul No Header Row, apabila anda tidak menyertakan baris judul pada range yang dipilih Klik OK
Menyaring Database dengan AutoFilter Langkah – langkah penyaringan AutoFilter : Sorot Range yang mencakup seluruh nama field (judul kolom) yang ada pada baris judul database Pilih dan klik menu Data, Filter, AutoFilter maka tombol panah penyaringan muncul di sebelah label kolom Klik panah filter
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
66
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Pilih label kolom
Menyaring DataBase Dengan Advanced Filter Perintah ini dapat dilakukan dengan cara sebgai berikut : Menu Data, Filter, Advanced Filter Keterangan : - Filter The List, In-palce : Hasil filter di daerah database range - Copy to Another Location : hasil filter dicopy ke daerah yang lain - List Range : database sumber penyaringan - Criteria Range : range filter yang harus dibuat pada cell lain - Copy to : hasil filter akan dicopy di tempat/range lain - Unique record Only : record yang sama hanya sekali ditampilkan.
Form Form digunakan sebgai formulir entry data. Jika kita ingin memasukkan data lewat perantara ini akan banyak membantu kiya manakala filed pada database itu banyak sekali. Perintah ini dapat dilakukan melalui : Menu Data, Form Keterangan : Tombol New untuk memasukkan data baru Delete untuk menghapus data secara permanen Restore untuk mematalkan perubahan akibat editing pada data itu Find Prev untuk mundur melihat record sebelumnya Find Next untuk maju melihat record selanjutnya dari record sekarang Criteria untuk mencari dengan cepat Close untuk keluar dari dialog Form LATIHAN : Buatlah database berikut sajian praktek dengan seksama yang diberikan pembimbing anda atas praktisi dari kemampuan teori yang dikuasai : BIMBINGAN TEST/STUDI “PIN” TEBINGTINGGI NAMA
JENIS KELAMIN
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
NILAI
67
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
SUSANTI AGUS IWAN SARI AHMED DIAN SASTRO PUTRA WIBOWO PUTRI DAVID ANDI SANTI CHERRY ROIDA SISKA FRANS JUNIANTO
P L P P L P P L L P L L P P P P L L
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
100 95 87 45 75 63 52 48 90 67 86 59 55 74 95 95 95 95
68
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB VII SUBTOTALS
Menyiapkan Subtotals dalam daftar data Fasilitas Substotal digunakan untuk menghitung Subtotal atau Grandtotal dari suatu tabel berdasarkan kriteria. Data diurutka terlebih dahulu atau dikelompokan Dengan mengguanakan Fasilitas Menu Data, Sort urutkan data yang akan diSubtotalkan Klik menu Data Klik Subtotals, maka tampil layar sebagai berikut : Ketikkan bagian pada pilihan At Each Change In: Ketikkan Sum pada pilihan Use Function : Klik dan tandai kotak gaji
Setelah melakukan cara yang diatas maka hasil tampilan yang muncul adalah sebagai berikut :
Operasi Subtotals Menghapus Sub Totals yang baru dibuat : 1. Data, SubTotals
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
69
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
2. Klik tombol Remove All Menghapus kerangka WorkSheet 1. Pilih sembarang sel dalam range 2. Data, Group Outline, Clear OutLine
BAB VIII PIVOT TABLE
Membuat Pivot Table Dan Pivotchart Untuk membuat dan menggunakan Pivot table dan PivotChart ikuti langkah berikut ini : 1. Sorot range yang mencakup seluruh nama field (judul kolom) sebagai baris judul database,berikut dengan seluruh data yang ada dibawahnya. 2. Pilih dan klik menu data,Pivot table and PivotCharart Report.Kotak dialog Pivot Table and PivotChart Wizard-Step 1of 3 akan ditampilkan Data Pivot Table. Pivot table Wizard ditampilkan.
3. Klik Tombol next 4. Masukkan range sebagai sumber data.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
70
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
5. Klik Tombol next langkah ke 3 dari Pivot Wizard muncul, dan klik tombol,layout untuk mengatur tatanan pivot tanle.
•
• • • •
Geserkan tombol nama field dari sisi kanan kotak dialog kebagian row,memindah kan tombol position ke bagian row berarti setiap posisi
akan ditampilkan dibaris terpisah dalam tabel pivot. Geserlah tombol nama field dari sisi kanan kotak dialog kedalam bagian Klik tombol next langkah ke 4 dari tabel pivot wizard akan muncul Klik tombol pivot starting cell, memasukkan nama file worksheet Klik finish
Mengubah Tabel Pivot Mungkin pertama kali membuat tabel pivot untuk laporan , anda kadang-kadang lupa tidak yakin data mana yang anda perlukan. Pada toolbar Query dan Pivot ada tombol-tombol yang dapat memudahkan anda untuk mengubah tabel pivot, yaitu antara lain : 1. Pivot Table Wizard → mengubah seluruh tabel 2. Pivot Table Field → mengubah file tertentu 3. Show Page → Memisahkan data ke halaman yang berbeda berdasarkan field yang dipilih 4. Refresh Data → Memperbaharui tabel pivot bila sumber , yaitu data dalam daftar asli berubah.
Menambah Data Pilih sel yang akan ditambahkan,kemudian klik tombol kanan mouse. • Menu Shortcut muncul • Pilih add data field
Memformat Tabel Pivot • • • •
Pilih sel Format autoformat Pilih Tabel Format Klik OK
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
71
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
•
Mengganti Fungsi Sub Total Fungsi sub total yang pertama pada tabel pivot adalah sum misalnya data itu data penjualan maka didapatkan sum of penjualan.Fungsi itu dapat kita ganti ke fungsi sub total yang lain dengan cara-cara dibawah ini : - Klik sel yang berisi fungsi sub total yang sekarang - Klik kanan tombol mouse dan pilih menu field - Pada kota Summarize by pilih fungsi total yang baru. - Klik OK
Atur Penempatan Nama Field Pada Tabel Puvot Posisi dari nama field pada tabel pivot masih dapat kita pertukarkan dengan cara mendrag nam field tersebut ke posisi yang diinginkan.Misalnya dari posisi Column. Sedangkan untuk menghilangkan nama field dari tabel pivot cukup drag nama field tersebut keluar tabel hingga muncul tanda silang pada nama field tersebut.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
72
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
BAB IX MENCETAK LEMBAR KERJA
Pada bab – bab terdahulu anda sudah mempelajari membuat rumus, memformat text dan membuat grafik. Sekarang anda akan menyajikan data atau grafik kepada orang lain. Maka anda akan mencetaknya dengan langkah – langkah sebagai berikut :
Menampilkan Worksheet sebelum mencetak Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut : a. pilih Worksheet yang akan di cetak b. File, PrintPreview c. Klik tombol Zoom untuk memperbesar atau memperkecil pada jendela preview d. Klik Close untuk menutup jendela
Mengatur Worksheet agar muat dalam satu halaman 1. File, Page Setup 2. Klik tabulasi Page 3. Dalam area Orientation : Potrait : mengubah halaman menjadi vertikal Landscape : mengubah halaman menjadi horizontal 4. Dalam bagian scalling Fit to one Page(s) wide by 1 tall untuk satu halaman Fit to two Page(s) wide by 1 tall untuk dua halaman
Mengatur Margin Langkah – langkahnya adalah : a. File, Pagesetup b. Klik tabulasi pada kotak dialog page setup Top batas margin atas Bottom batas margin bawah Left batas margin kiri Right batas margian kanan c. Klik tombol PrintPreview d. Klik tombol Close
Menambahkan Header And Footer Yang dimaksud denagn header adalah catatan kecil yang terdapat diatas atau dibawah naskah pencetakannya diulang untuk setiap halaman.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
73
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Word
Adapun langkah – langkahnya adalah sebagai berikut : File, PageSetup Klik tabulasi Header/footer dalam kotak dialog Klik panah bawah di sebelah kotak daftar header Klik panah bawah di sebelah kotak daftar footer Ketik text header dan footernya Klik tombol PrintPreview
Membuat Judul Kolom Berulang 5. 6. 7. 8.
File, Pagesetup Klik tabulasi Sheet Klik kotak rows to repeat at top Klik baris judul yang akan dimunculkan pada halaman berikutnya 9. Klik OK
Membatalakn Pencetakan -
Double klik pada icon priter Selnjutnya klik menu Document, cancel printing, tunggu sebentar maka proses pencetakan akan berhenti Untuk keluar, File, Exit
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
74
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
BAB I MENGENAL POWERPOINT
M
icrosoft PowerPoint merupakan program aplikasi presentasi yang paling canggih dan digemari sekarang ini. Dengan aplikasi ini anda bisa menampilkan slide di layar secara satu – persatu dengan berbagai efek – efek yang disediakan dalam aplikasi Microsoft PowerPoint.
Aktifkan Microsoft PowerPoint -
Klik tombol Start Pilih dan klik Program, Ms. Office, Ms. PowerPoint
Tampilan pertama pada saat Microsoft PowerPoint start up anda akan dihadapkan dengan berbagai pilihan untuk memulai Microsoft PowerPoint, seperti : -
AutoContent Wizard Merancang presentasi secara step by step atau langkah demi langkah Template Merancang presentasi dengan cara menggunakan beberapa pola standart yang terdiri dari pola warna, text dan lain – lain. Blank Presentation Merancang suatu presentase dari lembar kosong tanpa dilengkapi dengan pola warna background. Open An Exciting Presentation Merancang dengan membuuka file – file yang sudah ada.
Membuat Presentasi Dengan Blank Presentation -
Dari menu file, pilih new, maka akan muncul kotak dialog sebagai berikut Klik tab general Klik icon Blank Presentation Klik Ok maka akan timbul kotak dialog New Slide Pada kotak dialog New Slide pilih slide yang akan digunakan Klik OK
Agar fasilitas PowerPoint dapat digunakan secara efektif maka anda perlu memahami bebarapa jenis tampilan dari orientasi (views) yang disediakan PowerPoint, yang terdiri dari : a. Normal View Menampilkan slide dalam bentuk normal, lengkap dengan informasi data slide secara keseluruhan. b. Slide Sorter Menampilkan beberapa slide anda kedalam satu layar seperti sebuah album
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
74
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
c. Slide View Menapilkan slide perlembar kerja, digunakan untuk merancang slide, karena hanya menampilkan satu slide saja.
Mengatur Format tampilan Text 1. Blok teks yang akan diubah format tampilannya 2. Klik menu format, tentukan : o Font : Untuk memilih jenis font o Font Style : Untuk memilih gaya tampilan font o Effects : Untuk memilih gaya effek dari font o Color : Untuk memilih jenis warna font
Menyalin Format Tampilan Text Anda dapat menyalin format tampilan text yang sudah anda berikan pada object text tertentu untuk digunakan pada object text yang lain. Format tampilan text yang dapat anda salin ke tempat lain diantaranya bentuk huruf, gaya tampilan hurh, garis bawah dan lain – lain. Caranya : - Pilih text yang akan anda salin format tampilannya - Klik tombol format painter - Pilih atau blok teks yang akan menerima hasil salinan format tampilan text.
Menyimpan Presentase -
Klik menu file, save (^S) Pada pilihan Save In, pilih drive yang akan menampung data anda Pada kotak file Name, ketik nama filenya Klik tombol Save
Membuka File Presentase -
Dari Menu file, open (^O) Pada daftar pilihan Look In, tentukan pada drive mana data tersimpan Pada isian file name, ketikkan nama file yang akan dibuka Klik tombol Open
Bekerja Dengan Slide Sorter Caranya : -
Klik Slide Sorter View atau klik menu View, pilih Slide Sorter
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
75
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
Bentuk dari slide sorter yang akan menampilkan secara miniatur seluruh slide presentasi . Tampilan ini biasanya digunakan untuk : • Mengatur transisi dan efek tampilan silde • Mengatur urutan slide yang ingin anda presentasekan • Menyisip slide dan • Menghapus slide
Menghapus Slide -
Pilih slde yang akan anda hapus Pilih dan klik menu Edit, Delete Slide atau tekan tombol Delete pada Keyboard
Mengcopy Slide -
Klik menu Edit, Copy dan Paste untuk mengcopy atau ^C, ^V Klik menu Edit, Cut dan Paste untuk mengcopy slide atau ^X,^V
Mennyisip Slide Baru -
Klik slide yang akan anda sisipkan Pilih dan klik menu insert, new slide atau tekan ^M. kotak diaolog New, Slide akan ditampilkan. Pada kotak daftar pilihan choose and auto layout, pilih dan klik layout slide baru yang anda inginkan.
Menambah catatan atau keterangan pada Slide 1. Tampilkan slide yang akan diberi catatan atau keterangan 2. Arahkan penunujuk mouse pada kotak catatan yang telah disediakan kemudian klik satu kali 3. pada object text untuk catatan tersebut ketikkan catatan atau keterangan tersebut. 4. klik diluar object untuk mengakhiri
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
76
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
Menggunakan dan mengatur Bullet Bullet adalah sebuah tanda atau simbol yang biasa digunakan untuk membedakan item – item yang ada dalam slide presentase. Untuk memilih dan menagtur penggunaan bullet. Ikuti langkah – langkah berikut : 5. Pilih atau blok paragraph yang akan anda ubah bentuk bulletnya 6. Pilih dan klik menu format, bullet. Kotak dialog bullet akan muncul 7. pada daftar pilihan bullets from klik bullet yang anda inginkan 8. pada daftar pilihan color, pilih dan klik warna bullet yang anda inginkan 9. pada tombol daftar pilihan size, tentukan ukuran bullet yang ingin anda gunakan, klik OK. LATIHAN : 1. Rancanglah sebuah presentase yang berhubungan dengan kesehatan 2. judul – judul slide adalah : - Gedung rumah sakit - Manusia dan ruangan - Dokter dan perawat - Obat dan pegawai - Rawat inap dan rawat jalan Kemudaian tentukanlah bagian – bagiannya dengan urutan dan tingkatan permasalahanya 3. Simapan dengan nama kamu sendiri
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
77
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
BAB II MENYUNTING ISI SLIDE DAN AUTOCONTENT WIZARD
Menyunting Judul dan Isi Slide • • •
Arahkan penunjuk mouse pada judul atau isi slide yang akan disunting Pada objek text yang dipilih, tempatkan titik sisip (insertion point) pada posisi yang anda inginkan, kemudian lakukan penyuntingan judul atau isi slide Untuk mengakhiri proses penyuntingan, klik diluar object text
Menagtur Jarak Spasi • • • • •
Pilih judul atau isi slide yang akan anda atur jarak spasinya Klik menu format, line spacing Pada kotak Line Spacing, tentukan jarak spasi antar baris teks Pada kotak dialog Before Paragraph, tentukanlah jarak spasi dengan paragraph bawahnya Klik OK
Memberi Warna atau Motif pada Latar Belakang Object teks • • • • • • •
Klik menu View, Normal atau klik tombol tampilan slide View Pilih atau atau tampilkan slide yang anda inginkan Klik judul atau isi slide yang ingin anda beri warna latar belakangnya Klik menu format, Colors and Lines Pada daftar pilihan color yang ada di bagian Fill, pilih warna latar belakang object text. Pilih dan klik tombol print preview Klik OK
Memberi Garis Bingkai Object Text -
Klik menu View, Normal atau klik icon Slide View Klik judul atau isi judul yang ingin anda beri garis bingkai Klik menu format, Colors and Lines Klik tombol Preview OK
Mengatur Ukuran dan Rotasi Object Text -
Klik menu View, Normal atau klik tombol Slide View
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
78
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
-
-
Klik judul atau isi judul yang ingin anda atur ukuran dan rotasinya Klik menu format, autoshape. Kotak dialog format autoshape akan ditampilkan Pada kotak dialogue, klik tab Size Pada bagian Size and Rotate, lakukan pengisian berikut ini : a. Height, isi dengan tinggi object text b. Widht, isi dengan lebar text c. Rotation, isi dengan derajat kemiringan object Klik Preview, bila ingin menampilkannya pada monitor Ok
Membuat Presentase Baru dengan AutoConte Wizard -
-
-
Pada start up PowerPoint, pilih atau beri tanda pada tombol pilihan AutoConten Wizard, kemudian klik OK Klik tombol Next untuk melihat jenis presentase yang anda inginkan Setelah melakukan pemilihan type atau jenis yang anda inginkan selanjutnya klik tombol Next. Pada kotak dialog beritanda atau klik salah satu tombol pilihan, seperti : - Presentation, information Meeting Handout - Internet Kiosk kemudian klik tombol Next untuk presentasi Style a. On screen presentation, jika presentase langsung ditampilkan besertaan dengan segala animasinya. b. Web Presentation, yakni presentase langsung ditampilkan ke halaman web c. Black and White OverHeads, bila presentase dicetak langsung pada transparansi hitam putih d. Color Overheads, jika ingin dicetak pada transparansi berwarna e. 35mm Slides, Jika ingin dicetak pada film slide Setelah itu maka anda akan dihadapkan dengan kotak isian seperti berikut a. Prensentation Tittle, diisi dengna judul presentase b. Your name, diisi dengan nama anda atau nama presentator c. Additional information, diisi dengan informasi tambahan lain yang menunjang, setelah itu klik tombol Next atau klik kotak finish
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
79
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
Membuat Presentase Baru dengan Template Pada kotak dialog StartUp PowerPoint, pilih atau beri tanda pada tombol AutoContent Wizard, klik OK atau klik Menu File, New atau tekan ^N pada keyboard Klik tab Presentation Design Pada kotak dialog tersebut pilih pilih template yang anda inginkan. OK Pada kotak New Slide, klik Layout Slide yang anda gunakan OK
Mengganti Layout Slide Menu View, Normal atau klik tombol Slide View Tampilkan Slide yang akan diganti Menu Format, Slide Layout Pada kotak daftar pilihan Change the Layout of the Slide to, klik atau pilih slide yang anda inginkan Klik tombol Apply
Memilih Pola Warna Slide
Menu View, Normal atau tombol Slide View Pilih slide yang akan diberi pola warna slidenya Menu Format, Slide Color Scheme Klik tab Standart Pada kotak dialog Color Schemes, pilih pola warna yang anda inginkan Klik tombol Apply Atau klik tombol Apply to All jika ingin digunakan pada seluruh Slide
Memilih Latar Belakang Slide Menu View, Normal Tampilkan slide yang akan diganti latar belakngnya Menu Format, Banckground Pada kotak daftar pilihan Background Fill, pilih warna dan motif yang anda sukai Klik tombol perintah Apply
Menempatkan Object ke dalam Slide Menepatkan objek gambar pada Slide dapat dilakukan dengan cara Menu Insert, Picture, Clip art Atau anda dapat mengimport gambar dari aplikasi lain
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
80
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
Menempatan Object Gambar Atau Clip Art
Menu View, Normal Pilih Slide yang akan diberi gambar Klik menu Format, Slide Normal Pada kotak pilihan Change the Layout of the Slide to, pilih slide yang dapat diberi gambar Klik tombol Apply Untuk menempatkan Clip Art, klik dua kali pada kotak Clip Art yang telah disediakan. Kotak dialog Ms. Clip Galerry 3.0 akan ditampilkan Klik tab Clip Art Pilih Catagories Pilih gambar yang anda inginkan Klik tombol Insert
Menempatkan Object Gambar Atau Clipart Dengan Perintah Insert Picture Menu Insert, Picture Klik Clip Art, pilih tab Clip Art Pada pilihan catagories, pilih yang diinginkan Setelah itu klik perintah Insert
Memidahkan Posisi Object Gambar Atau Clipart Pilih objek gambar tersebut Dengan petunjuk mouse tetap pada posisi objek gambar, geser (drag) objek gambar tersebut ke posisi yang diinginkan.
Menempatkan Icon CD Audio Pada Slide Pilih dan tampilkan slide yang diinginkan Klik menu Insert, Movies and Sounds, Play CD AudioTrack Pada kotak dialog paly CD Audio Track, tentukan music pada track ke berapa yang akan dijalankan Klik OK
Menempatkan Tombol Aksi (Action Button) Pilih atau tampilkan slide yang akan anda inginkan Klik Toolbar AutoShape yang ada dibaris toolbar Drawing, kemudian pilih dan klik kelompok Action Buttons. Setelah itu silahkan memilih
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
81
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
salah satu tombol yang anda inginkan. Dengan langkah ini penunjuk mouse akan berubah bentuk menjadi simbol + (crosshair). Temptakan penunjuk tersebut ke posisi awal penempatan tombol aksi, kemudian klik dan geser sampai terbentukukuran tombol aksi yang anda inginkan. Kotak dialog Action Setting akan ditamilkan Pada kotak dialog tersebut, tentukan kegiatan apa yang akan dijalankan keika anda mengklik tombol aksi Klik OK. LATIHAN : 1. Pilihlah Presentase AutoContent Wizard 2. Pilihlah Sales / Marketing atau bila perlu tambahkan jenis presentase yang anda inginkan.
Pilih salah satu menu, misalnya : Marketing Kemudian klik next 3 kali Tuliskan judul presentase pada kotak isian Presentation Title Klik Next Klik Finish
3. Slide yang dibuatb minimal 10 dengan tampilan yang berbeda – beda 4. tampilkan hasil rancangan anda dilayar 5. Buatlah Slide, seperti gambar berikut :
6. Simpan dengan menggunakan perintah File, Save dengan nama.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
82
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
BAB III TABEL DAN GRAFIK
Menyisip Tabel Data Pada Slide Anda dapat melengkapi presentase anda dengan penyajian data berupa table. Untuk menggunakannya silahkan ikuti cara – cara berikut : 1. Klik menu View, Normal, atau klik tombol Slide view 2. pilih dan tampilkan slide yang akan anda tampilkan 3. klik menu insert, picture, insert table. Kotak dialog insert table akan ditampilkan
4. pada kotak isian Number Of Coloumns, ketikan jumlah kolom dan pada kotak isian Numbr Of Row, ketikkan jumlah baris 5. klik Ok Selain cara diatas anda juga dapat menggunakan cara seperti dibawah ini : - Klik menu View, Normal atau klik tombol tampilan Slide View - Pilih slide yang akan beri table data - Pilih dan klik tombol toolbar Insert Tabel - Tentukan jumlah baris dan kolom yang anda inginkan
Menambah Grafik Dan Bingkai Pada Tabel - Klik menu View, Normal atau klik tombol tampilan Slide View - Pilih slide yang akan beri table data - Double klik pada object table yang anda inginkan - Blok baris dan sel yang akan anda berikan bingkai - Klik menu Format, tabel - Klik tab Border
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
83
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
- Pada kotak dialog tersebut aturlah warna, posisi garis, bentuk dan ketebalannya - Klik OK
Menambah Motif Dan Warna Latar Belakang Pada Table Klik menu View, Normal atau klik tombol Slide View Tampilkan slide yang akan disunting, klik ganda table yang anda inginkan Blok table yang akan diberi warna atau motif latar belkangnya Klik menu format, table Klik tab Fill pada kotak dialog format table
Pada kotak dialog tersebut pilih dan klik motif dan warna latar belaknag table Klik OK
Mengatur Format Tampilan Teks Pada Table Klik menu View, Normal atau klik tombol Slide View Tampilkan slide yang akan disunting Blok table yang akan diberi format tampilan teksnya Klik menu format, font Pada kotak dialog tab font Pada kotak dialog tersebut pilih dan klik bentuk huruf, warna, gaya dan ukuran huruf yang akan digunakan Klik OK
Menyisip Baris Pada Table Klik menu View, Normal atau klik tombol Slide View Pilih atau tampilkan slide yang akan disunting Klik dua kali object yang anda inginkan Pilih dan klik baris tempat menempatkan baris baru Klik menu Tabel, Insert Rows.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
84
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
Menghapus Table Yang Sudah Ada Klik menu View, Normal atau klik tombol Slide View Pilih atau klik slide yang akan dihapus Klik object yang akan dihapus Klik menu Edit, Clear atau tekan tombol Delete pada keyboard
Grafik PowerPoint menyediakan berbagai fasilitas yang lengkap untuk merancang berbagia type grafik, terdiri dari 14 grafik standart dari masing – masing tipe seperti yang terdapat pada Excel.
Datasheet Datasheet mirip seperti Spreadsheet pada Excel yang berfungsi untuk menyimpan data – data dan grafik dalam bentuk garis dan kolom.
o Chart area : Seluruh bagian dari grafik o Plot area : area disekeliling dari grafik tersebut, tidak termasuk legend ataupun judul grafik o Floor and Walls : Elemen dari grafik yang memiliki efek 3-D o Legend : Kotak berisi nama katagori dari masing – masing warna pola grafik o Axes : Garis sumbu pada floor dan walls yang mempermudah pembacaan data pada sumbu – sumbu grafik o Gridlines : Garis Bantu pada floor dan walls yang mempermudah pembacaan dap pada sumbu – sumbu grafik
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
85
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
LATIHAN : 1. Rancanglah sebuah slide yang menggunakan table berikut : 2. Aturlah bentuk border table berikut : Kode Barang dd-111 Ed-121 Fd-132 dd-232
Nama Barang Komputer Buku Bon Keyboard Gitar
Jenis Barang Elektrik Kertas Elektrik Musik
Jumlah Barag 2000 3000 4000 3200
3. Dengan layout chart, buatlah sebuah grafik berdasarkan data berikut : Suku Bunga Rata – Rata Tertimbang Serikat Bank Indonesia Satu Bulan Jan 2000 11.64%
31 Mei 11.07%
7 Juli 11.13%
20 Juli 13.59%
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
15 Sept 14.53%
20 Des 14.53%
3 Jan 01 14.73%
86
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
BAB IV PRESENTASE ELEKTRONIK
Menjalankan Presentase dengan Fasilitas Slide Show Slide Show yang digunakan untuk menampilkan seluruh slide yang sudah dibuat dalam bentuk presentase elektronik di layar komputer. o Klik tombol Slide Show atau o Klik menu View, Slide Show atau o Klik menu Slide Show, View Show atau o Tekan F5 untuk menjalankan presentasi
Mengatur Slide Yang Akan Ditampilakan Sebelum kita menjalankan presentase dalam monitor ada baiknya kita mengatur slide – slide yang akan dijalankan terlebih dahulu : • Klik menu Slide Show, Set Up Show • Pada kotak Show Type beri tanda atau klik tombol pilihan Presented By Speaker (Full Screen) • Pada kotak Slide, beri tanda atau klik tombol pilihan berikut : - All bila ingin menampilkan seluruh Slide - From diisi dengan nomor slide awal dan to diisi dengan nomor slide terakhir • Pada kotak Advance slide beri tanda atau klik tombol pilihan Manually, untuk menampilkan slide demi slide presentase secara manusia • Klik Ok
Fasilitas Slide Timing Berfungsi dalam memberikan waktu yakni berapa menit atau detik slide akan ditampilkan dalam presentasi. • Klik menu Slide Show, Reharse Timings • Pada kotak dialog Reharse, klik tombol perintah bergambar anak panah ke bawah atau tekan Enter • Klik tombol Yes • Klik tombol Yes untuk melihat lamanya tampilan
Mengatur Efek Transisi Peralihan Slide Funsinya memberikan efek sewaktu slide akan berganti dengan slide yang lain dalm satu presentase. 1. Pilih Icon Slide Sorter View 2. Pilih Slide yang diinginkan
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
87
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
3. Klik menu Slide Show, Slide Transition atau klik tombol toolbar Transition. 4. Pada tombol daftar pilihan Effect, pilih slide transition dan kecepatannya 5. Pada kotak Advance, beri tanda kotak cek berikut : - On Mouse Click, bila anda beralih ke slide yang lain dengan menekan tombol entr - Automatically After… Second, bila anda menginginkan beralih ke slide yang lain dengan otomatis 6. Pada tombol daftar pilihan Sound, pilih efek suara yang anda inginkan ketika slide berganti 7. Pilih tombol Apply, tetapi jika ingin untuk semua slide maka cukup dengan menekan Apply to All.
Memberi efek khusus Tampilan Text Pada saat Slide Ditampilkan. -
Pilih Slide yang anda inginkan Pilih dan klik menu Slide Show, Preset Animation. Kemidian pilih dan klik efek khusus untuk text yang akan ditampilakan
Memberi Efek Khusus Pada Objek 1. 2. 3. 4. 5.
klik tombol Slide View, pilih slide yang anda inginkan Klik object yang akan anda beri animasi Klik menu Slide Show, Custom Animation Pada kotak dialog, klik tab Timing, lihat gamabar Pada kotak daftar pilihan Slide ObjectWithoutAnimation, pilih dan klik object yang akan anda beri efek animasi 6. Pada kotak Start Animation, beri tanda atau klik tombol pilihan animation. Dengan memilih ini maka object anda pilih akan ditempatkan pada kotak Animation Order 7. Untuk memilih efek animasi yang anda inginkan, klik tab effects terlebih dahulu. 8. Pada tombol daftar pilihan Entry Animation and Sound, pilih dan klik efek animasi dan bunyi suara yang anda inginkan 9. Untuk melihat hasil pemilihan efek animasi dan bunyi suaranya, pilih dan klik tombol perintah Preview 10. Klik OK LATIHAN : 1. Rancanglah sebuah presentase dengan pokok permasalahan • Menamopilkan Informasi tentang Inti Nusantara - Informasi pendaftaran - Biaya Sekolah - Lokasi Belajar - Sistem Pengajaran - Mata Pelajaran
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
88
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
- Situasi Sekolah Menampilkan Informasi Siswa - Biodata - Laporan Nilai - Alumninya - Kelulusan Tampilkan dalam berbagai Aniamsi yang menarik Waktu yang dipergunakan dalam presentase bebas Tentukan Waktunya dengan menggunakan Reharse Timing Simpan dengan nama Anda •
2. 3. 4. 5.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
89
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
BAB V CHART ORGANIZATION DAN CETAK
Organization Chart Microsoft Organization Chart merupakan aplikasi OLE yang dapat digunakan dalam Microsoft PowerPoint untuk merancang Organization Chart ( Strukutr organisasi) Cara yang dapat digunakan untuk menampilkan organization Chart ada dengan dua cara yaitu : 1. Dengan memilih AutoContent Wizard kemudian pilih Organization Chart 2. Dengan memilih Menu Insert, pilih Organization Chart Ada beberapa nama icon dalam membentuk suatu organization chart yakni : SubOrdinate, Menempatkan sebuah kotak satu tingkatan dibawah kotak asal (parent) Co-Worker, Menempatkan sebuah kotak di kanan dari parent CoWorker, menempatkan sebuah kotak Manager, menempatkan sebuah kotak satu tingkatan diatas parent Assistant, menempatkan sebuah kotak di bawah parent tetapi di atas posisi sub-ordinate
Memilih dan Menghapus Kotak Dialog -
Klik kotak diagram untuk memilih Dari Menu Edit pilih selected dan kemudian pilih Low Level Klik bagian kosong jendela diagram untuk menghapus pilihan atas kotak – kotak diagram tersebut
Memasukkan Informasi ke dalam Diagram Organisasi -
Pilih jenis diagramnya Letakkan pada kotak yang akan disambungkan Klik pada kotak tersebut
Mengganti Jenis Diagram -
Menu Style pilih jenis diagramnya Letakkan pointer diatas kotak tersebut dan klik
Menambah Bayangan Kotak Diagram -
Pilih kotak diagram Pada kotak Boxes pilih jenis bayangan
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
90
PERGURUAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Excel
Memformat garis Penghubung Diagram -
Menu Edit, Select, Connection lines Dari menu Boxes pilih Line Thickness dan kemudian pilih besar garis Klik bagian kosong pada jendela untuk menghapus pilihan garis – garis penghubung tersebut
Menambah Garis -
Pada standart Toolbar klik tombol Connection Lines Tool Tarik garis penghubung diantaranya dua kolom diagram
Slide Master Slide master adalah fasilitas PowerPoint yang sangat berdayaguna untuk mengatur format slide – slide yang telah jadi. Dengan master slide anda dapat mengatur warna latar belakang, warna, text, format text, dan menambah footer, tanggal dan waktu serta nomor slide untuk semua. Untuk berpidah ke tampilan Slide Master dapat menggunakan cara ; Menu View, Master, Slide master
Cetak hasil Presentase •
Klik menu File, Print
• • •
Tentukan halaman Slide Tentukan jenis Printer yang anda gunakan Klik OK
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
91
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
BAB I MEMULAI ACCESS Accsess merupakanapplikasi untuk mengolah Database. Pada Accses tesedia fasilitas yang memunjinkan kita untuk mengolah database secara optimal. Adapun fasilitas Accses yang disediakan antara lain : 1. Tabel sebagai tempat kumpulan data 2. Form sebagai tempat pengatur tampilan data 3. Query yaitu tempat dimana kita dapat menyaring data yang akan ditampilkan, dan 4. Report adalah tempat dimana kita dapat melaporkan data
Menjalankan Accses Adapun cara menjalankan Accses secara umum adalah sebgai berikut : Start pada Taskbar Pilih All Program Pilih Microsoft Office Pilih Microsoft Accses
Membuka File Database Setelah melakukan cara diatas maka Ms. Accses akan memunculkan tampilan sebagai berikut :
Pada kotak dialoge awal anda harus memilih salah satu option yang tersedia diatas seperti : Blank Accses Database, yaitu membuka Accses dengan tampilan kosong atau dimulai dari awal
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
92
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
AccsesDatabase Wizard, Pages and Projeckt, yaitu membuka Accses dengan bantuan langkah – langkah yang disediakan oleh Accses Open An Exciting File, yaitu membuka Accses dengan file yang sudah tersimpan atau yang sudah ada. Setelah memilih salah satu option yang ada diatas maka anda akan melihat tampilan seperti berikut :
Pada File Name ketikkan nama file yang akan menjadi judul Database dalam perancangan Database lanjutan. 1.1 Windows Database Database windows menyediakan cara dalam hal penampilan dan pengaturan object Database, seperti terlihat pada gambar. Adapun Database windows terdiri dari beberapa bagian yaitu :
• •
Toolbar Database window menyedikan cara dalam membuka database yang pernah ada dalam komputer, merancang yang baru serta mengatur tampilan dalam pelaporan dalam bentuk form Bar Object untuk menampilkan object database atau elemen – elemen yang ada pada Accses seperti Tables, Query, Form, Report, dan lain sebgainya
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
93
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
•
Group object Database yaitu menampilkan seluruh object yang dapat ditampung dalam accses, biasanya menapilkan database yang sejenis.
Merancang Database atau tabel : Adapun cara – caranya adalah sebgai berikut : • Aktif pada window database • Tabel pada bar object • Create table In Design View • New • Design View • OK Tampilan database propertiesnya adalah sebagai berikut :
Tahapan pembentukan strukur tabel atau Database, adalah sebagai berikut : 1. Pada kotak Field Namenya ketikkan nama field yang akan dibuat Contoh : Nama 2. Pada Data Type ketikkan Type data yang akan dipergunakan Contoh : text 3. Pada description, tentukan keterangan yang berhubungan dengan field yang ditentukan 4. Ulangi langkah 1 – 3 diatas untuk membentuk field – field yang lain.
Jenis – jenis Data pada Accses Jenis Data Text Memo
Keterangan dan Batasan Adalah data yang berupa text dan tidak memerlukan angka atau perhitungan, panjang type data text adalah 255. Adalah data text yang panjang, biasanya untuk memberikan
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
94
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
keterangan dan lain – lain. Panjangnya adalah 64000 Adalah type data Numeric tidak berupa currency ataupun jenis ketelitian yang tinggi. Panjangnya sampai dengan 255 Date/Time Type data berupa tanggal atau waktu Currency Untuk menampungb data bilangan tanpa proses pembulatan. Berguna menampung data mata uang lain – lain. Bisa samapai 15 digit tingkat ketelitian Auto Adalah jenis type data yang secara otomatis dihasilka oleh Accses number ketika kita menambhakan record baru Yes/No Untuk menmpung dua macam keadaan, yakni yes or no Ole Menampung data yang berasal dari aplikasi lain Object Number
LATIHAN : 1. Aktifkan MS. Accses dan buat database baru dengan nama PT. MAJU BERSAMA MUNDUR SENDIRI 2. Bentuk tabel baru dengan struktur Database atau field – field Database sebagai berikut. Filed Name NIP NAMA TGL LAHIR ALAMAT KOTA BAGIAN
Type Text Text Date/Time Text Text Text
Field Size 7 25 20 15 15
3. Atur filed NIP sebagai priamri key, dan simpan strukutr database tabel dengan nama tabel karyawan 4. Isi tabel diatas dengan keterangan dibawah ini NIP
NAMA
TGL LAHIR
ALAMAT
9610254 9501266 9604563 9724335 9701021 9602626
Ade Sandra Hotma Joy Pungu Silaban Rina Girsang Mayer Simbolon Nurlintah
02/10/1965 10/10/1971 15/01/1987 17/08/1986 12/02/1985 02/03/1985
Jl. Bahagia No. 98 Jl. Pemuda No. 23 Jl. Pingpong No. 23 Jl. Sei Sibundong No. 22 Jl. Sei Sibundong No. 22 Jl. Darusalam No. 12
9724552
Lidya
05/06/1990
Jl. Pangururan No. 10
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
KOTA Medan Binjai Medan Medan Medan Pematang Siantar Pangururan
BAGIAN Administrasi Pemasaran Keuangan Pemasaran Keuangan Administrasi Keuangan
95
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
96
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
BAB II TABEL DAN PROPERTI FIELD Dalam pembuatan suatu tabel atau database bagian yang tidak kalah pentingnya adalah properti field, dimana properti field ini berguna dalam pembatasan pemasukan data.
Field Size Berfungsi untuk menentukan panjang pendeknya jumlah karakter yang dimasukkan untuk type data text. Field Size Byte Integer Long Integer Single Double
Batasan angka (range) 0 s.d 255 -32768 s.d 32768 -2174836848 s.d 2174836848 -34 x 1038 s.d 34 x 1038 -1797 x 10308 s.d 1797 x 10308
Desimal Tidak ada Tidak ada Tidak ada Ada Ada
Properti Field Database •
•
•
Format Mengatur tampilan data dilayar, Accses menyediakan format standart untuk data – data berikut : - Currency : “Rp. “#,##0 - Color : ![Warna]dalam bahasa Inggris - Date : MM/DD/YYYY - Dll Decimal Places Menagtur tampilan decimal dengan memberikan pemisah decimal diakhir dari tiap angka yang ditentukan Contoh : Rp. 1.000.000,75 Input Mask Sebagai aturan dalam pemasukan data atau penginputan data yang ditentukan khususnya untuk data – data tertentr. Contoh : - L, Khusus untuk penginputan data berupa karakter huruf - 0, Khusus digunkan sebagai format dalam penginputan data berupa angka - Dll
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
97
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
•
Caption Digunakan untuk membuat atau menampilkan label sebagai pengganti nama field dan biasanya ditampilkan pada kolom heading.
• Default Value Digunakan untuk memasukkan nilai tetap yang akan ditampilkan pada saat memasukkan record baru. •
Validation rule Digunakan untuk memasukkan data yang dapat diinput sesuai syarat yang ditetapkan dan bila syarat dipenuhi maka data akan dapat diinput. Contoh Bentuk Validation Arti In(“A”,”B”,”C”) Data yang hanya bisa diinput adalah A,B,C Like “A” Data yang diinput diawali dengan huruf “A" dan jumlah karakter bebas <> Data yang akan dimasukkan tidak mengijinkan angka 0 Between (“I”-“III”) Data yang bisa diinput antara I s.d III • • •
Validation Text Dugunakan untuk membuat pesan jika data yang akan dimasukkan tidak sesuai dengan yang diinginkan Allow Zero Length Berfungsi untuk menentukan apakah penggunaan 0 diijinka atau tidak Index Berfungsi untuk mengatur field yang akan ditampilkan apakah data diurutkan atau tidak. Jika pilihan “yes” maka data akan diurutkan tetapi jika tidak maka data tidak akan diurutkan.
LATIHAN 1: 1. Bentuk database atau tabel baru dengan nama karyawan : Field Name Type Field Size NIP Text 7 NAMA Text 25 GOLONGAN Text 1 STATUS Text 11 JUMLAH ANAK Text 2. Isi data dengan jumlah data sebanyak 10 record dan dengan ketentuan berikut : - Pengisian NIP seluruhnya berupa angka dan selain angka NIP tersebut tidak dapat diinput, warna untuk kolom NIP adalah Biru - Pengsian golongan hanya berupa golongan A, B, C selain dari itu maka tidak boleh dimasukkan - Pengisian status hanya dapat diisikan dengan kata “Sudah Kawin” atau “Belum Kawin” .
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
98
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
-
Jumlah anak berdasarkan status sebelumnya jika belum kawin maka jumlah anak adalah 0.
BAB III QUERY Query adalah salah satu elemen daripada Accses dalam menyaring data yang akan ditampilkan.
Tahapan Pembuatan - Aktif pada database window - Pada bagian bar object pilih Query - Klik View - Klik design View pada kotak dialogue new query - Muncul kotak dialogue show table
- Klik tab table/query/both - Klik nama yang akan digunakan - Klik add, Klik close - Tampilan Query adalah sebagai berikut :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
99
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
1. Table name Adalah nama tabel yang biasa digunakan dalam proses query. 2. Baris Field Digunkan dalam menampilkan judul field berasal dari nama tabel yang dipilih debelumnya. 3. Table Sebagai tempat untuk menampilkan nama tabel yang data fieldnya dipilih 4. Sort Sebagai tempat untuk menetukan option pengurutan data berdasarkan field tertentu 5. Show Sebagai tempat untuk menentukan apakah data field tertentu ditampilkan atau tidak dalam proses lanjutan. 6. Criteria Sebagai tepat untuk membuat kondisi jika data yang akan ditampilkan berdasarkan kondisi tertentu (and atau or) LATIHAN : 1. Aktif pada database window 2. aktifkan tab query 3. bentuk query baru dengan nama Hasil Laporan 4. Aktifkan Database yang dibentuk sebelumnya yakni “ Karyawan” 5. Field yang disispkan kedalam bagian atau baris field adalah : - NIP - Nama - Tgl Lahir - Kota - Bagian - Golongan - Status - Jumlah anak 5. Tampilkan data yang golongannya hanya A 6. Tampilkan golongna A dan Statusnya kawin 7. Tampilkan data yang tahun masuknya tahun 1970 8. Tampilkan data yang statusnya kawin dan jumkah anaknya >=3 orang 9. Tampilkan data yang statusnya kawin dan gaji pokoknya >=750000 10. Buat Filed baru dengan nama Bonus
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
100
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
BAB IV QUERY II
Setelah menguasai bagaimana membentuk dan menampilkan data pada query maka pada bab ini khususnya akan merancang atau melakukan proses lanjutan khususnya menampilkan data dengan mengunakan fungsi – fungsi tanggal serta pembentukan query baru dan penghapusan query.
Menampilkan data sebagian / membaca dari posisi tertentu Left Menampilkan data dari posisi kiri field kunci yang ditentukan BU : left([nama kunci],jumlah karakter) Right Menapilkan data dari posisi kanan filed kunci yang ditentukan BU : right([nama kunci], jumlah karakter0 Middle/mid Menampilkan data dari posisi tengah field kunci yang ditentukan BU : Mid([nama kunci], jumlah awal karakter, jumlah karakter)
Menampilkan data dengan kondisi tertentu Kondisi tunggal (if yang digunakan hanya 1) Menapilkan data berdasarkan dua buah kriteria yang ditetapkan BU : iif([kondisi], pernyataan a, pernyataan b) Kondisi majemuk (if yang digunakan lebih dari 1) Menampilkan data berdasarkan lebih dari satu kriteria. BU : iif([kondisi], pernyataan a, iif([kondisi b]), pernyataan b, pernyataan c)))
Menampilkan data menggunkan fungsi – fungsi tanggal Date part (“d”,[field tanggal]) Menampilkan tanggal berdasarkan tanggal yang ditetentukan sebelumnya pada database Date part (“m”,[field tanggal) Menampilkan bulan berdasarkan tanggal yang ditentukan sebelumnya pada database Date part (“yyyy”,[field tanngal) Menampilkan tahun berdasarkan tanggal yang ditentukan sebelumnya pada database.
Pembuatan Query Delete Digunakan khusus untuk menghapus sejumlah record yang memenuhi syarat/kriteria yang ditentukan. Record yang dihapus adalah semua record
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
101
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
yang ditandai dengan kriteria tertentu tersebut tanpa bisa memilih berdasarkan field – field tertentu saja. Langkah – langkah : Aktif pada window database Klik tab query Klik New Klik design View, ok Pilih database yang record – recordnya akan dihapus Masukkan tiap – tiap field ke dalam baris field Tentukan field yang akan dihapus Menu query Delete query Klik menu query klik run atau icon run Klik yes LATIHAN : 1. Aktifkan access, masuk pada tab query baru dengan nama laporan data produk 2. Aktifkqan database dengan nama Database tabel data produk 3. Pindahkan masing – masing field kedalam bagian atau baris field dengan cara yang anda ketahui 4. Isikan / buat field baru dengan nama field name barang dengan ketentuan sebagai berikut : - Jika 2 (dua) charakter dari kiri =”AA” Barangya adalah “Monitor” - Jika 2 (dua) charakter dari kiri =”AB” Barangnya adalah “Keyboard” - Jika 2 (dua) charakter dari kiri = “AC” Barangnya adalah “Harddisk” - Jika 2 (dua) charakter dari kiri =”AD” Barangnya adalah “Disket” 5. Isi/ buat filed baru dengan nama total bayar = harga produk * jumlah beli 6. Isikan dan buat field baru dengan nama discount dengan ketentuan memperoleh discount adalah sebagai berikut - Jika jumlah beli lebih besar atau sama dengan 7500 Diskon = 5%dari total bayar - Jika jumlah beli lebih dari atau sama dengan 5000 Diskon = 2 dari total bayar - Jika jumlah beli lebih kecil dari 5000 maka Diskon = 1,25 dari total bayar
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
102
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
BAB V FORM Form merupakan fasilitas yang disediakan oleh Access untuk perancangan da;am berbagai bentuk.
Perancangan Form dengan menggunakan wizard Langkah – langkahnya antara lain : - Aktif pada tampilan windows database - Pada bagian object, klik form - Klik new - Pada tampilan New Form, Klik Form Wizard - Pada drop down chose the table or query where data comes from, klik nama tabel atau query yang akan digunakan dalam pembuatan formulir. - Klik OK - Kotak dialogue wizard.
-
-
Klik tombol :”>” atau “>>” untuk memindahkan field – field yang tersedia pada bagian available field Klik next, maka akan muncul kotak dialogue
Tentukan bentuk satu tampilan standart form yang disediakan, contoh : columnar Klik next, maka muncul kotakl dialogue
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
103
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
-
-
Klik salah satu style yang disediakan oleh access untuk tampilan akhir yang berupa tampilan latar belakang dan memformat font, contoh : Expedition Klik next, maka akan muncul kotak dialogue.
Ketik nama formulir yang telah dibentuk dengan langkah – langkah yang telah disediakan tersebut, contoh : laporan nilai . Klik finish
Penggunaan Form tanpa menggunakan Wizard Adapun langkah – langkahnya adalah : - Aktif pada tampilan windows database - Pada bagian object, klik form - Klik new - Pada tampilan new, pilih design view - Pada drop down choose the table or where the query comes from, klik nama tabel atau query yang akan digunakan dalam perancangan formulir. - OK
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
104
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
1. Jenis – jenis control pada Access Bound Control Merupakan control yang ditanya berasal dari field yang ada pada tabel/database atau query yang dibentuk dalam form termasuk kedalam jenis ini. Unbound Control Merupakan control yang berdiri sendiri dan datanya tidak ada pada tabel/ database atau query yang dibentuk. 5.1 Toolbox
SELECT OBJECT
CONTROL WIZARD
LABEL
TEXTBOX
OPTION GROUP
TONGGLE BUTTON
OPTION BUTTON
CHECK BOX
COMBO BOX
LIST BOX
COMMAND BO
IMAGE
UNBOUND OBJE FRA FRAME
BOUND OBJECT
PAGE BREAK
TAB CONTROL
SUBFOR
LINE
RECTANGLE
MORE CONTROL
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
105
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
Pembentukan Unbound Baru Pada Form Langkah - langkahnya adalah sebagai berikut : • Klik icon text box • Drag pada area formulir • Atru tampilan unbound control sesuai kebutuhuhan • Beri text untuk unbound yang dibentuk LATIHAN : 1. Bentuk tabel baru dengan data karyawan Field name Type Field Size Nip Text 7 Nama Text 25 Golongan Text 1 Status Text 11 Jumlah Number 2. Rancangan form dengan nama data karyawan sebagai berikut (menggunakan design view )
3. Isikan bebarapa ketentuan untuk masing – masing bagian, dengan ketentuan sebagai berikut : Gaji diperoleh dengan ketentuan : • Jika golongan = A maka gaji = 750000 • Jika golongan = B maka gaji = 950000 • Jika golongan = C maka gaji = 1150000 4. Tunjangan status diisi dengan ketentuan Jika status = kawin maka tunjangan status = 15% * gaji Jika status = tidak kawin maka tunjangan status = 5 % * gaji 5. Tunjangan anak diisi dengan ketentuan sebagai berikut :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
106
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
Jika jumlah anak >= 3 maka tunjangan anak = 7,5%*gaji Jika jumlah anak >= 1 maka tunjangan anak = 3,5%*gaji Jika jumlah anak <=0 maka tunjangan anak = 0 6. Gaji kotor diisi dengan ketentuan sebagai berikut : Gaji + tunjangan status + tunjangan anak 7. Pajak dengan ketentuan : Jika gaji kotor >=1500000 maka pajak = 10%*gaji kotor Jika gaji kotor < 1500000 maka pajak = 0.5%* gaji kotor 8. Gaji bersih dihitung dengan : Gaji kotor – pajak 9. tambahkan penggunaan combo box /list box untuk status dengan ketentuan status yang yang harus diisika antara kawin atau tidak kawin 10. atur tampilan semenarik mungkin
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
107
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
BAB VI REPORT Report atau laporan dapat diartikan sebagai suatu bentuk olahan data yang akan dicetak menngunakan printer atau monitor, diamana datanya bersal dari tabel dan query yang dibentuk sebelumnya.
Pembuatana Laporan Dengan Auto Report Langkah – langkah adalah sebagai berikut : Aktif pada tampilan windows Database Pada object, klik report Klik new Pada new form, klik auto columnar Pada drop down choose the table or query where the object comes from, klik nama tabel atau query yang akan digunakan untuk pembuatan formulir Klik OK
Pembuatan Laporan Dengan Menggunakan Report Wizard Langkah – langkahnya adalah sebagai berikut : Aktif pada tampilan windows Database Pada object, klik report Klik new Pada new form, klik report wizard Pada drop down choose the table or query where the
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
108
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
object comes from, klik nama tabel atau query yang akan digunakan untuk pembuatan formulir Klik OK Klik tombol “>” atau “>>” untuk memindahkan field yang tersedia pada bagian available field Klik next maka akan muncul kotak dialog untuk menentukan field kunci untuk proses group
Klik tombol next maka akan muncul kotak dialog yang digunakan untuk mengurutkan data secara ascending atau descending.
Klik next maka akan muncul kotak dialog untuk menentukan bentuk keluaran data bentuk orientasi kertas
Klik next maka akan muncul kotak dialog untuk menentukan tampilan latar belakang dan format font untuk laporan.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
109
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
Klik tombol next maka akan muncul kotak dialog untuk menentukan nama laporan yang dibentuk tahapan – tahapan tersebut Klik finish
Pembuatan Laporan Tanpa Report Wizard Adapun langkah – langkahnya adalah : Aktif pada tampilan windows Database Pada object, klik form Klik new Pada new form, klik design view Pada drop down choose the table or query where the object comes from, klik nama tabel atau query yang akan digunakan untuk pembuatan formulir Klik OK, maka akan muncul kotak dialog perancangan sebagai berikut :
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
110
PENDIDIKAN INTI NUSANTARA COMPUTER Microsoft Power Point
Sisip field – filed tabel atau query kedalam tampilan yang ada pada jendela perancangan laporan. 6.4 Tampilan Jendeka Report Perancangan Design View • Report Header • Page Header • Group Header • Detail Selection • Page Footer • Report Footer LATIHAN : 1. Rancanglah report dengan menggunakan tabel atau data atau query dengan nama field data karyawan 2. kemudian bentuk laporan dengan menggunakan beberapa cara yang telah dipelajari 3. kemudian bentuk data masing – masing pada bagian bawah ini, sesuai dengan ketentuan report atau laporan.
INFORMATIC COMPUTER TECHNOLOGI
111