PT WARU ABADI Gresik - Indonesia
PROSEDUR PEMASARAN
No. Dokumen
P/PMS/06
No. Revisi
00
Tgl. Berlaku
1 Nopember 2003
Halaman
1 dari 3
PENAGIHAN DAN PEMBAYARAN PIUTANG
Daftar Penerima : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
Direktur Utama Direktur Operasi Kabag Keuangan Kabag Pemasaran I Kabag Pemasaran II Kabag Pemasaran III Kepala Satuan Pengawasan Intern Kepala Seksi Akuntansi Kepala Seksi Keuangan Kepala Seksi Umum dan Kepegawaian Kepala Seksi Sistem Informasi Manajemen Kepala Unit Perdagangan Bahan Bangunan Kepala Unit Konstruksi dan Kayu Olahan
Keterangan
X
Nama
Uncontrolled
Disusun
Controlled
Diperiksa
Joni Gunawan, S.Sos, MM
Disetujui
Ir. Moelyanto
Control Number
Komite Bangmen
Tanda Tangan
PT WARU ABADI Gresik - Indonesia
I.
PROSEDUR PENAGIHAN DAN PEMBAYARAN PIUTANG
No. Dokumen
P/PMS/06
No. Revisi
00
Tgl. Berlaku
1 Nopember 2003
Halaman
2 dari 3
TUJUAN & RUANG LINGKUP Tujuan Prosedur : - Memastikan bahwa pelaksanaan penagihan dan pembayaran piutang di Unit Perdagangan Bahan Bangunan telah dijalankan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. - Memastikan bahwa personil yang terkait dapat melaksanakan tugas dengan baik dan lancar. - Membuat metode kerja untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan. Ruang Lingkup Prosedur : Prosedur ini meliputi mekanisme penagihan dan pembayaran piutang di Unit Perdagangan Bahan Bangunan.
II. ISTILAH & SINGKATAN - ACC - FP - DP - Ur. Adm. - Ptg
: Persetujuan : Faktur Penjualan : Dokumen Penagihan : Urusan Administrasi : Petugas
III. TANGGUNG JAWAB 3.1. Kepala Unit Perdagangan Bahan Bangunan - bertanggung jawab dalam mengkoordinir penagihan dan pembayaran piutang di Unit Perdagangan Bahan Bangunan yang dipimpinnya. - bertanggung jawab dalam pengendalian administrasi piutang unit operasional. 3.2. Urusan Administrasi Keuangan - bertanggung jawab dalam memeriksa buku penagihan atas piutang pelanggan yang akan jatuh tempo dan memberitahukan ke petugas penagihan sebelum tanggal jatuh tempo dan memberitahukan piutang yang telah melebihi jatuh tempo pembayaran ke Kepala Unit. - bertanggung jawab dalam menyimpan hasil penagihan atas pembayaran piutang baik dalam bentuk uang tunai/cek/BG dari sub kontraktor (pelanggan). - bertanggung jawab dalam menyimpan Faktur Penjualan dan Dokumen Penagihan. - bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi administrasi piutang. 3.3 Petugas Penjualan - bertanggung jawab dalam melakukan penagihan, menyerahkan hasil pembayaran piutang ke Urusan Administrasi Keuangan, menyerahkan Faktur Penjualan /Dokumen Penagihan jika tidak ada pembayaran dari sub kontraktor (pelanggan). - bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi administrasi piutang.
Hal : 3 dari 3
PROSEDUR PENAGIHAN DAN PEMBAYARAN PIUTANG NO
KETERANGAN
1.
Ur. Adm. Keuangan setiap hari melakukan pemeriksaan Buku Penagihan atas piutang pelanggan yang akan jatuh tempo untuk ditagihkan.
2.
Setelah dilakukan pengecekan dan pemilihan atas piutang yang akan ditagih, Ur. Adm. Keuangan menuliskannya dalam Buku Penagihan dan memintakan persetujuan Kepala Unit Perdagangan Bahan Bangunan.
3.
Ur. Adm
PETUGAS PENJUALAN
KEUANGAN
KEPALA UNIT
SUB KONTRAKTOR
AWAL
1. BUKU PENAGIHAN
Berdasarkan Buku Penagihan yang telah disetujui oleh Kepala Unit, Ur. Adm. Keuangan menyerahkan Faktur Penjualan/Dokumen Penagihan ke Ptg. Penjualan, dimana Ptg. Penjualan harus memberikan paraf/tanda tangan di Buku Penagihan yang merupakan bukti penerimaan dari Ur. Adm. Keuangan.
2. ACC
4.
Setelah menerima FP/Dokumen Penagihan, Ptg. Penjualan melakukan penagihan ke Sub Kontraktor (pelanggan).
5.
Ptg. Penjualan menyerahkan hasil penagihan (uang tunai/Cek/BG) atau FP/Dokumen Penagihan (jika tidak ada pembayaran) Ur. Adm. Keuangan. Pada saat serah terima tersebut Ptg. Penjualan dan Ur. Adm. Keuangan harus membubuhkan tanda tangan di Buku Penagihan.
CEK
3.
5. 6.
Setiap sore hari Kepala Unit Perdaganagan Bahan Bangunan harus memberikan persetujuan dan pengesahan pada Buku Penagihan serta berkewajiban mengontrol Faktur Penjualan / Dokumen Penagihan. Faktur Penjualan dan Dokumen Penagihan harus disimpan di dalam brankas yang dipegang oleh Ur. Adm. Keuangan. Pada saat penerimaan pembayaran piutang dari Sub Kontraktor (pelanggan) diharuskan dalam bentuk : 1. Cek yang dituliskan PT. Waru Abadi dengan mencoret atas pembawa. 2. BG yang dituliskan no. rekening PT. Waru Abadi pada Bank Pusat atau Bank Unit. Setelah menerima pembayaran dari sub Kontraktor (pelanggan), berdasarkan Buku Penagihan diharapkan Kepala Unit menghubungi pelanggan untuk konfirmasi pembayaran.
4.
FP/DP
PENAGIHAN
SERAH TERIMA
5. SERAH TERIMA
Buku Penagihan
FP/DP Tunai/Cek/BG
6. ACC
SELESAI
CATATAN - Apabila menerima BG atas nama pihak ketiga diharuskan diberi stempel toko dan tanda tangan pemberi BG di balik BG dan di nota pembayaran. (tetapi hal ini diharapkan tidak terjadi)
R/PMS/01
LAPORAN ORDER DAN RELEASE PENJUALAN HARIAN No. Tanggal NO
PELANGGAN
ORDER
KWANTUM RELEASE
Ur. Adm Keuangan
(
: AB/CD/bl.th :
SISA
JUMLAH (Rp) ORDER RELEASE
PLAFON KREDIT
Petugas Penjualan
)
KETERANGAN : - AB menjelaskan tanggal laporan (01 s/d 13) - CD menjelaskan kode Unit Perdagangan Bahan Bangunan
(
SISA PLAFON KREDIT
JANGKA MENGETAHUI WAKTU (Hari) KA. UNIT
KETERANGAN
Petugas Gudang
)
(
)
R/PMS/02
BUKU EKSPEDISI PENAGIHAN DOKUMEN TGL. JATUH TEMPO NO PELANGGAN PENAGIHAN TGL SPJ JUMLAH
TANGGAL PENYERAHAN PENAGIHAN
MENYETUJUI KA. UNIT
PENYERAHAN KEMBALI PEMBAYARAN DOKUMEN TANGGAL KETERANGAN (TUNAI/CEK/BG) JUMLAH PENAGIHAN