Outils Gestion Temps

ROYAUME DU MAROC

Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

Outils de gestion du temps

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION SECTEUR NTIC

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Sommaire 1. Introduction..........................................................................................2 2. Les T.I.C. et le temps :..........................................................................3 3. Agenda papier ou informatique.................................................................3 3.1. L’agenda papier : ............................................................................4 3.1.1. Les bonnes caractéristiques :........................................................4 3.1.2. Les actions :...............................................................................4 3.1.3. Planning journalier :....................................................................5 3.1.4. Répertoire téléphonique :.............................................................5 3.1.5. Pages de notes :.........................................................................5 3.2. L’assistant électronique (Organiser) :..................................................6 3.2.1. Les fonctions de l’assistant :.........................................................6 3.2.2. Saisie des données et fonctions spécifiques:...................................7 4. Les logiciels de gestion (Outlook) : ..........................................................8 4.1. Présentation.....................................................................................8 4.2. Fonctions du logiciel..........................................................................8 4.3. Avantages du logiciel.........................................................................9 4.4. Inconvénients du logiciel :.................................................................9 4.5. Le couplage avec la téléphonie mobile :..............................................9 5. Les Plannings .....................................................................................10 5.1. Les matériels utilisés :.....................................................................10 5.1.1. Les plannings à fiches en T (ou à épaule),.....................................11 5.1.2. Les plannings à gouttières (ou à bandelette),................................11 5.1.3. Les plannings effaçables.............................................................12 5.1.4. Les plannings magnétiques ........................................................12 5.1.5. Les limites................................................................................13 6. Les Documents utiles ...........................................................................13 6.1. La check list ou liste de contrôle........................................................13 6.2. Les post-it......................................................................................13 6.3. L’éphéméride.................................................................................13 6.4. Les imprimés courants :...................................................................14

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1.Introduction Pour nous aider à maîtriser notre temps ou notre emploi du temps, nous pouvons nous appuyer sur un certain nombre d’outils à notre disposition. Ils sont de différentes natures, sur différents supports et peuvent être utilisés parfois de manière complémentaires. Ce document passe en revue les différents outils à notre disposition pour planifier et suivre les ou nos activités.

Assistant électronique

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2.Les T.I.C. 1 et le temps : Vous venez d’acheter un assistant numérique dernier cri. Séduit par son design et ses fonctionnalités, vous êtes persuadé de tenir enfin la solution à votre problème de gestion du temps ! Jusqu’au moment où, en essayant de le domestiquer, vous vous rendez compte qu’il n’est qu’un élément du système, qu’il vous prend un temps fou et qu’il ne répond que partiellement à vos besoins… Le mode d’emploi des TIC n’est pas toujours aussi simple qu’on le dit. Il faut parfois beaucoup de temps pour apprendre à les maîtriser, et l’apprentissage et le rodage sont de plus en plus chronophages. Les TIC font réellement gagner du temps lorsqu’elles permettent de traiter l’information : réalisation de calculs, de recherches, travail à distance avec partage des données… Rester dans la course du temps, c’est donc se tenir informé de ce qui se fait sans pour autant s’aliéner aux technologies.

3.Agenda papier ou informatique Il convient de trouver l’outil qui vous convient le mieux et de tenir compte des contraintes organisationnelles de l’entreprise.

Technologies de l’Information et de la Communication : informatique, Internet, Messagerie électronique, Agenda électronique (Palm)… 1

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3.1.

L’agenda papier :

Un agenda constitue une mémoire : il aide à réfléchir, à prévoir, à fixer le temps utile aux activités. L’agenda a l’avantage d’être un bon support pour la prise de rendez-vous et facile à emporter. Il a l’inconvénient d’être insuffisant pour bien gérer son temps. Pour bien organiser son temps, il est essentiel de noter précisément les événements, les rendez-vous et les engagements à venir. Vous trouverez plusieurs sortes d’agenda, comparez-les et choisissez le mieux adapté à vos besoins. Pour se servir d’un agenda, il faut une certaine discipline. Vous devez d’abord vous habituer à y inscrire tous les rendez-vous et événements prévus ; Veillez à ce qu’il soit toujours à jour et consultez le régulièrement pour vérifier vos engagements. Chaque jour planifiez d’importantes tâches liées à des événements fixés et veillez à les effectuer dans les délais prévus. N’oubliez pas de réserver du temps pour les imprévus.

3.1.1.

Les bonnes caractéristiques :

1. L’agenda doit être maniable et peu encombrant ; Il doit permettre de noter toutes les informations nécessaires aux activités personnelles et professionnelles ;

2. Il comportera les rubriques de base concernant : Les actions : une liste journalière des tâches à effectuer, les priorités, l’objectif ; •

•

La planification : planning hebdomadaire, mensuel, annuel ;

•

Les informations courantes : adresses, téléphones ;

•

Des pages disponibles pour les notes.

3.1.2.

journalier,

Les actions :

La rubrique « A faire »

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Outils de gestion du temps Les tâches à réaliser y sont listées avec indication du degré d’urgence et du degré d’importance (tâche de type A). La rubrique « Téléphoner » Une liste des appels, avec le nom des interlocuteurs accompagné d’un mot-clé résumant l’objet de l’appel, y figurera. Toute remarque concernant l’heure d’appel et la disponibilité des interlocuteurs sera notée. La rubrique « Objectif » Y sera inscrit l’objectif de la journée : ce qui doit être réalisé absolument dans la journée.

3.1.3.

Planning journalier :

Les rendez-vous de la journée y sont notés : prendre soin de noter la durée prévue et éventuellement le temps de déplacement. Il est alors conseillé de tracer un rectangle pour visualiser au mieux l’espace-temps réservé à l’activité. Il est préférable d’écrire au crayon à papier afin de pouvoir procéder par la suite à des modifications courantes. La page restera ainsi plus lisible. A côté de l’heure du rendez-vous il est recommandé de noter le nom de l’interlocuteur et ses coordonnées téléphoniques pour éviter les oublis.

3.1.4.

Répertoire téléphonique :

Le répertoire des adresses et téléphones vous permet d’avoir toujours sous la main les numéros que vous utilisez fréquemment.

3.1.5.

Pages de notes :

Ces pages sont très utiles pour écrire rapidement au fur et à mesure que les choses surviennent : une idées, un thème de projet, une question, un objectif…

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3.2.

L’assistant électronique (Organiser) :

Il est de faible encombrement. Les différentes fonctions apparaissent à l’écran sous forme d’icônes. Il est utilisé avec un stylet et peut être en communication avec l’ordinateur. L’assistant électronique permet de : planifier facilement, • de stocker des informations sur les contacts, • de prendre des notes, • d’effectuer des calculs simples, • de suivre les dépenses… •

3.2.1.

Les fonctions de l’assistant :

1 – Un agenda avec la possibilité : • de saisir les rendez-vous ; une alarme peut être activée pour rappeler le rendez-vous ou la réunion importante ; • d’afficher l’emploi du temps sur la semaine, mettre en évidence les plages libres et les chevauchements ; • de créer des rappels pour un événement prévu comme un anniversaire. 2 – Une liste de tâches qui : • indique tout ce qu’il y a à faire, • affecte un niveau de priorité et une date d’échéance, • trie à partir de ces critères. 3 – Un répertoire des adresses et numéros de téléphone avec la possibilité : • d’affecter une catégorie pour un classement, • d’associer une note à chaque adresse pour entrer des informations complémentaires. 4 – Une calculatrice pour effectuer des calculs élémentaires et enregistrer des valeurs. 5 – Un bloc-notes pour saisir des notes ou messages qui pourront être regroupés par catégories. 6 – Un suivi des dépenses avec enregistrement du montant, de la date, du mode de paiement, un classement par catégorie et un suivi des fournisseurs.

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Outils de gestion du temps Toutes ces informations sont enregistrées. Elles peuvent être sauvegardées sur un ordinateur. Un logiciel installé sur l’ordinateur facilite la mise à jour sur l’ordinateur des informations saisies sur l’assistant, ou la mise à jour de l’assistant avec les informations saisies sur l’ordinateur.

3.2.2.

Saisie des données et fonctions spécifiques:

Saisie de données : Les données peuvent être saisies : 

 

à l’aide du stylet et du clavier : un clavier est affiché à l’écran et les touches sont activées par l’action du stylet sur l’écran, grâce au stylet, sur l’écran, avec un système d’écriture simplifiée. A l’aide du clavier de l’ordinateur. Les données sont saisies sur l’ordinateur et importer sur l’assistant (logiciel de synchronisation).

Fonction Recherche : Des recherches à partir d’un mot peuvent être effectuées (fonction loupe). Nouvelles applications : Des applications peuvent compléter l’utilisation.

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4.Les logiciels de gestion (Outlook) : 4.1.

Présentation

Des logiciels, tels que Outlook ou Lotus Domino par exemple, sont des gestionnaires d’informations personnelles et du courrier électronique. Ils proposent des fonctions de gestion du calendrier, des contacts, des tâches et des notes.

4.2.

Fonctions du logiciel

Le calendrier Les rendez-vous peuvent être planifiés ainsi que les réunions ou les événements. Pour les rendez-vous ou les réunions, le temps peut être bloqué sur le calendrier. L’événement peut durer un ou plusieurs jours. Il apparaît dans le calendrier sous la forme de titres. La création de tâches Personnelles ou professionnelles, les tâches peuvent avoir lieu une seule fois ou se répéter de manière régulière : rapport à rédiger, réunion mensuelle et sa préparation… Le carnet d’adresses Le dossier « Contacts » est un carnet d’adresses. Il s’utilise pour stocker les adresses de messagerie, les différents numéros de téléphone et tout autre type d’informations. Ces numéros peuvent être triés, groupés ou filtrer en fonction d’une partie du nom ou de l’adresse. Grâce au modem, l’ordinateur peut : composer le numéro de téléphone de votre contact, chronométrer l’appel et en laisser une trace dans le journal. Les notes Les notes dans le logiciel sont équivalentes à des notes autocollantes. Elles permettent de rédiger des idées, des appels, des questions… Une note peut rester affichée pendant que vous travaillez sur votre ordinateur. La boîte de réception Elle affiche les messages électroniques reçus et permet l’envoi de courrier. Il est possible de gérer des messages : les déplacer, les transférer, les marquer ou créer une règle, par exemple une règle pour

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Outils de gestion du temps informer de l’arrivée d’un message important. On peut y créer des dossiers distincts pour stocker les messages selon leur expéditeur et construire une règle pour stocker directement le message reçu dans le dossier concerné. Un dossier « brouillon » enregistre les messages non envoyés qui peuvent alors être récupérés, complétés et envoyés ultérieurement. Le journal Le journal peut enregistrer des informations telles que : les messages électroniques, les demandes de réunions, de tâches et les réponses, les annulations de réunion, les interactions avec des contacts importants, des documents, des activités…

4.3.

Avantages du logiciel

Le logiciel de gestion de temps comme Outlook présente des avantages certains : Les ordinateurs étant en réseau, il est possible de mettre en commun les informations. Ainsi, pour la mise en place d’une réunion, vous pouvez fixer l’heure, la durée de la réunion, la liste des participants et grâce au logiciel et à la communication en réseau, vous recevez de manière automatique des mails vous indiquant la disponibilité ou pas des participants. Bien sûr ceci fonctionne très bien à condition que chacun ait mis à jour son planning. Autre avantage : la facilité d’utilisation. Ce logiciel reprend en effet un affichage commun : vous retrouvez une présentation familière des icônes.

4.4.

Inconvénients du logiciel :

Les éléments de votre gestion sont disponibles sur votre ordinateur. Si c’est un poste fixe, vous disposez régulièrement de ces informations seulement si vous êtes sédentaire. Toutefois, si vous avez à vous déplacer, vous pouvez imprimer la liste des tâches ou des documents dont vous avez besoin.

4.5.

Le couplage avec la téléphonie mobile :

Aujourd’hui, de nouveaux outils sont apparus sur le marché qui permettent d’étendre la portée de nos agendas électroniques et organisers à notre fonctionnement nomade. Nous pouvons citer la technologie Blackberry ou Iphone, qui permettent dans leur dernière version de synchroniser nos agendas et nos courriers en permanence et en couplage avec la téléphonie mobile.

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5. Les Plannings Le planning mensuel est l’ossature de l’emploi du temps sur le mois. Il permet d’afficher les projets et leurs délais et ainsi favorise l’anticipation : réunions, déplacements, journées de formation, conférences… Le planning de l’année facilite la projection sur l’année. En règle générale, un planning est un tableau qui sert à visualiser :  

l’organisation d’un travail ou d’une activité, le déroulement d’une tâche ou d’une activité dans le temps.

On y visualise des prévisions, on y suit le déroulement d’un travail ou d’une activité, il permet d’effectuer des contrôles. Cependant il doit donc être mis à jour régulièrement.

5.1.

Les matériels utilisés :

Un planning peut être établi sur une simple feuille de papier. Mais il est souvent difficile d’y apporter des modifications. Aussi, l’entreprise peutelle acheter dans le commerce des matériels qui permettent une manipulation plus aisée et plus rapide.

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Outils de gestion du temps Les 4 types de plannings les plus répandus sont :

5.1.1.

Les plannings à fiches en T (ou à épaule),

5.1.2.

Les plannings à gouttières (ou à bandelette),

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5.1.3.

Les plannings effaçables

5.1.4.

Les plannings magnétiques

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5.1.5.

Les limites

Toutefois, dès que la situation est complexe à planifier (charges de travail des machines dans les ateliers, opérations à réaliser pour une construction importante, gestion de projet informatique, etc.) les entreprise utilisent des logiciels spécialisés dont Microsoft Projet est un exemple.Cependant les plannings traditionnels subsistent pour de nombreuses applications simples (réservation de salles dans une entreprise, de chambres dans un hôtel, emplois du temps, etc.).

6.Les Documents utiles 6.1.

La check list ou liste de contrôle

Liste des tâches à effectuer dans l’ordre des priorités, cette liste permet au fur et à mesure de leur réalisation d’annoter les tâches. On utilisera des couleurs pour regrouper les différentes tâches en catégorie ou visualiser leur importance (rouge). Un rapide coup d’œil permet de vérifier si toutes les tâches ont été réalisées ou si un oubli a été fait.

6.2.

Les post-it

Petite note de couleur, autocollante et repositionnable, le post-it a conquis nos bureaux. Il est un mémo appréciable, tant pour noter un appel téléphonique à passer, une idée, une tâche importante à ne pas oublier, ou localiser l’endroit d’une signature à apposer. Très pratique, il ne faut cependant pas qu’il envahisse l’espace de travail.

6.3.

L’éphéméride

Posé en évidence sur le bureau, il permet de noter rapidement numéros de téléphones, tâches urgentes, rendez-vous et rappels divers. C’est un bloc de feuilles de taille standardisée, datées, reliées par deux anneaux. Pour une utilisation optimale, la date du jour doit être apparente. Nota : ne rien porter de confidentiel sur l’éphéméride ; posé sur le bureau il reste à la portée de tous les regards.

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6.4.

Les imprimés courants : Que ce soit la fiche message ou le bordereau d’envoi de document, l’utilisation des imprimés dans l’entreprise est un facteur de gain de temps. Vous devez, dès que cela est possible, créer des imprimés avec l’aide de la bureautique de façon à simplifier la gestion de certaines tâches.

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