Osia

L’uso di SAP nella funzione di reporting: “Il caso dell’Ufficio Studi”

Gruppo 10 LOSIA : Dall’Agnol Silvia Peruzzo Francesca Schifano Emanuela

1.Introduzione. Lo scopo della nostra ricerca è quello di analizzare l’applicazione del software Sap nella funzione di reporting. Infatti Sap non è solo uno strumento di data-entry ma essendo un sistema integrato, favorisce la raccolta e la rielaborazione dei dati per produrre informazioni in uscita. Noi ci occuperemo in particolare della sua applicazione all’interno dell’Ufficio Studi dell’Università di Trento. L’Ufficio Studi è parte della struttura decisionale dell’Ateneo ed è compreso all’interno dell’area di pianificazione, amministrazione e finanza. La direzione di pianificazione, amministrazione e finanza presidia i processi di programmazione e controllo di gestione, facilitando l’attivazione di flussi informativi tra le diverse parti del sistema, supporta gli organi di governo d’Ateneo e il Management nel processo decisionale, fornendo le informazioni necessarie in una tempistica adeguata. Le funzioni svolte dall’Ufficio dell’Ateneo sono le seguenti: 

Studi

all’interno

organizzazione e gestione della rilevazione sulla valutazione della qualità della didattica;

 adempimento legato alle rilevazioni statistiche organizzate da enti esterni quali MIUR,ISTAT,COMUNE DI TRENTO,CRUI, consorzio ALMALAUREA e PAT; 

supporto statistico e raccolta dati finalizzati ad integrare le attività del Rettorato, del Nucleo di Valutazione e della direzione Generale;

 supporto statistico e di raccolta dati finalizzati alle attività di programmazione di Ateneo;  servizio di raccolta, di elaborazione e di invio di dati su richiesta di utenti interni ed esterni (es. l’Osservatorio statistico); 

organizzazione e gestione di indagini statistiche ricorrenti su alcune tematiche che si possono considerare rilevanti al fine di una migliore organizzazione dell’Ateneo;

 organizzazione e gestione di indagini statistiche spot a richiesta. Cominceremo con l’analisi della clip5 “Ufficio Studi”, dove è contenuta l’intervista ad Andrea Mongera, direttore dei sistemi informativi, e ad Alex Pellacani, dirigente dell’area di pianificazione, amministrazione e finanza, dalla quale abbiamo ricavato degli spunti per la nostra ricerca. Abbiamo trovato

particolarmente interessanti le seguenti affermazioni degli intervistati:

• “ conoscere il sistema e i suoi legami per poter lavorare con l’informazione (…)” • “nel controllo di gestione si tratta di supportare delle decisioni al di fuori dell’attività ordinaria (…)” • “conoscere il sistema come strumento per ottenere informazioni, per elaborare simulazioni, per anticipare eventi è qualcosa che va oltre il singolo dato (…)”. A questo punto possiamo definire la nostra domanda di ricerca che è quella di analizzare come la funzione di reporting svolta da Sap supporta il processo decisionale all’interno dell’Ufficio Studi.

2.Letteratura. Il nostro punto di riferimento letterario è costituito dall’articolo “Standardized data and singular situations” di Petter G. Almklov. Questo saggio discute la relazione che sussiste tra le rappresentazioni di una forma di conoscenza standardizzata e le pratiche di lavoro collocate in un contesto organizzativo ad alta intensità di conoscenza. Almklov, partendo dall’osservazione

diretta del lavoro di una squadra di tecnici alla ricerca di un nuovo bacino petrolifero, mostra come gli attori cerchino di dare senso alla loro attività attraverso la lettura dei dati raccolti che vengono utilizzati creativamente al fine di esplorare e individuare il punto più adatto della superficie. Attraverso questo caso pratico l’autore analizza il rapporto che intercorre tra le conoscenze dei vari attori e gli strumenti simbolici che essi hanno a disposizione, argomentando che l’abilità ritenuta cruciale per operare in un tale contesto di lavoro consiste nel riuscire a gestire i passaggi tra l’ambito puramente standardizzato dei dati e l’ambito del “singolare”, cioè delle esperienze particolari dei vari attori. Per indicare il lavoro nei vari contesti Almklov utilizza i concetti di “decontestualizzazione” e “ricontestualizzazione”. Partendo dal presupposto che ogni fatto per essere compreso deve essere considerato alla luce di una certa situazione, il termine decontestualizzazione non significa “privo di contesto”, bensì è un processo in cui le informazioni vengono ricomposte in modo tale da permettere a un soggetto qualsiasi di capirle senza ulteriori dettagli riguardo all’ ambiente originario da cui provengono. Si può così vedere la creazione di entità semantiche in maniera decontestualizzata, cioè senza legami con un particolare terreno, come un processo epistemologico che getta le fondamenta

per future elaborazioni. Se la decontestualizzazione è un processo di rimozione della conoscenza dal suo ambiente contestuale, la contestualizzazione è il suo opposto: ovvero è un modo per reintrodurre elementi umani, sociali,psicologici, legati alle particolari esperienze personali vissute dagli attori. È frequente infatti che le persone analizzando una certa situazione o con riferimento ad un set di dati tentino di far riferimento ad esperienze passate simili per cercare di arrivare a una spiegazione. L’autore in un passaggio così scrive:”Stereotypically, engineers are incessant calculators. The ones I observed certainly made many calculations, but in particolar evaluations the calculations were subordinated to more open-ended discussions and interpretations, often based on informal comparison with other wells”. A questo si può ricollegare il concetto di “abduction”, il quale indica un tipo di ragionamento che si sviluppa attraverso l’analogia: una ricerca delle somiglianze allo scopo di costruire regole euristiche ed eventualmente per elaborare e testare nuove ipotesi (“ Abductive reasoning is employed, for example, when a geologist reviews a new log, recognizes some similarities to a situation encountered a year or so ago, and supposes that even more similarities may be present”). In conclusione, un’attività ad alta intensità di lavoro e conoscenza (come quella di individuazione di un nuovo bacino petrolifero) è composta principalmente

da strumenti di comunicazione e coordinamento basati su un flusso di dati standardizzati; ma accanto a questo lato puramente quantitativo viene dimostrato come sia necessario, ai fini della comprensione e del conseguimento degli obiettivi, connettere i dati alla particolare situazione, al dato contesto in cui ci si trova ad operare attraverso un processo di decontestualizzazione e ricontestualizzazione, ed eventualmente anche di abduction.

I concetti elaborati da Almklov si rivelano di utile applicazione per la nostra ricerca. Il nostro obiettivo è quello di comprendere come l’elaborazione dei dati fornita da SAP possa supportare il processo decisionale all’interno dell’organizzazione-università. In particolare la lettura dei verbali del Consiglio di Amministrazione della facoltà ci consente di avere un’idea di come vengono prese le decisioni una volta che i dati utili sono stati forniti, in particolare per ciò che attiene ai dati relativi al bilancio e agli obiettivi di spesa: un settore, quello economico-contabile, nel quale l’apporto di SAP appare fondamentale per lo sviluppo del processo decisionale. A differenza del contesto osservato dallo studioso nella sua indagine (un contesto strettamente di carattere tecnicoscientifico), il nostro, ovvero il CDA di facoltà, è essenzialmente una riunione di persone. Questo ci

permette di osservare come una conoscenza standard, oggettiva, venga calata in un consesso di persone e come i dati, una volta contestualizzati, possano scontrarsi o incontrare resistenze da parte dei vari soggetti. In più, ciò ci permette di richiamare il concetto di abduction , quindi l’uso dell’analogia, per vedere come i soggetti cerchino di interpretare i dati alla luce delle loro conoscenze o esperienze simili passate.

3.Metodologia. Questo lavoro basato principalmente sull’analisi sociale di aspetti organizzativi sarà svolto utilizzando principalmente un metodo di ricerca qualitativo piuttosto che quantitativo cioè un’indagine fondata sulla valutazione di parametri qualitativi. Questo perché l’indagine qualitativa a differenza di quella quantitativa :  

è aperta, interattiva utilizza un approccio basato sull’osservazione diretta degli attori e dei processi decisionali

 l’osservatore è coinvolto personalmente e condivide le esperienze degli osservati 

il soggetto studiato è attivo.

4. Strumenti metodologici. Innanzitutto, si procederà attraverso la lettura dei verbali del Consiglio d’Amministrazione di Ateneo relativi all’anno 2008, al fine di comprendere al meglio l’applicazione effettiva di SAP come strumento a supporto dell’attività decisionale degli organi di governo. In particolare, faremo riferimento al verbale n. 2 del 12 dicembre 2008, in cui emergono alcuni interessanti spunti circa l’utilità del modello di reportistica SAP come supporto all’elaborazione del documento di bilancio di previsione esercizio finanziario 2009. Dalla lettura di questi documenti abbiamo quindi formulato una serie di domande che verranno poste a Chiara Canestrin, Responsabile della Divisione Pianificazione-Afferente all’Ufficio Pianificazione e Reporting.Esse sono le seguenti: 1. Prima dell’introduzione di SAP quali erano le fonti di dati su cui si basavano le decisioni del CdA? 2. (Com’è cambiata la creazione ed elaborazione di dati da quando in Ateneo si utilizza SAP?)

3. Quali sono i benefici portati ai processi organizzativi decisionali nell’uso dei “report”? 4. Con l’introduzione di SAP si può quantificare l’effetto economico e finanziario di ogni singola iniziativa intrapresa, prima come si procedeva per ottenere questi risultati? 5. Il passaggio alla contabilità economicopatrimoniale anche in fase preventiva che effetti ha sul confronto finale tra budget e consuntivo? 6. Cosa si intende con “area di rischio”? Come viene gestito e previsto il rischio? Che benefici può apportare l’uso di SAP? 7. SAP crea una previsione di budget a livello di Ateneo o può anche fornire dati specifici relativi alle singole Facoltà?