Operador De As

VENEZUELA, 2001

Maracay, 2001

Jaime A. Montañés L.

Jaime A. Montañés L. Jaime A. Montañés L. Jaime A. Montañés L. Jaime A. Montañés L. Lic. Bexáis Pariata de Utrera Lic. Bexáis Pariata de Utrera 1ra Edición 2001 Copyright INCE Mayo 2001

QUÉ ES EL INCE? PRESENTACIÓN INTRODUCCIÓN OBJETIVOS ELEMENTOS DE LA COMPUTADORA........................................... Elementos lógicos.............................................................................. Componentes de un Computador y Partes......................................... Elementos Externos de la Computadora............................................. Elementos Internos de la Computadora.............................................. Memoria Principal o R.A.M. ................................................................ Sistemas numéricos y códigos binarios.............................................. Unidades de medida de la data.......................................................... Definición de Archivo......................................................................... Definición de Lenguaje....................................................................... Lenguajes interpretados.................................................................. Lenguajes Compilados.................................................................... Sistemas Operativos.......................................................................... Windows 98...................................................................................... Mouse o Ratón.................................................................................. Clic................................................................................................. Doble Clic....................................................................................... Clic Derecho................................................................................... Arrastrar.......................................................................................... Ventana............................................................................................. Maximizar ventana..........................................................................

10 10 10 11 11 12 13 17 18 20 21 21 21 22 23 23 24 24 24 24 25

Minimizar ventana........................................................................... Restaurar ventana........................................................................... Cerrar ventana................................................................................. Redimensionar ventana................................................................... Mover ventana................................................................................ Menú................................................................................................. Uso del botón derecho del ratón para organizar iconos...................... Dar formato a Discos......................................................................... ¿Qué es el Escritorio?......................................................................... Icono.............................................................................................. La Barra de Tareas y el botón Inicio................................................... Elementos del menú Inicio.............................................................. Mi PC................................................................................................. Copiar un archivo o una carpeta........................................................ Enviar un archivo o una carpeta........................................................ Mover un archivo o una carpeta........................................................ Crear un acceso directo..................................................................... Crear una carpeta.............................................................................. Eliminar un archivo o una carpeta...................................................... Buscar un archivo o una carpeta.......................................................

25 25 25 25 26 26 27 27 28 29 29 29 30 31 31 31 32 32 32 32

Configuración del escritorio................................................................ Configuración del menú Inicio o menú Programas............................. Instalar una Impresora....................................................................... Utilizar métodos abreviados en Windows.......................................... Utilizar métodos abreviados en cuadros de diálogo............................ Utilizar métodos abreviados en escritorio, Mi PC y Explorador............ Utilizar métodos abreviados en Mi PC.............................................. Utilizar métodos abreviados en Explorador...................................... Utilizar la tecla Windows.....................................................................

33 34 35 35 36 36 37 37 37

MICROSOFT WORD FOR WINDOWS...................................................... Como ejecutar Word para Windows................................................... Como salir de Word........................................................................... Como se introduce el texto................................................................ Como guardar el texto o documento en un archivo............................ Como cerrar el documento................................................................. Como cargar o abrir un documento del disco..................................... Como seleccionar un texto................................................................. Moverse por el documento................................................................. Como buscar un texto........................................................................ Como reemplazar un texto................................................................. Ver el documento............................................................................... Trabajar con bloques......................................................................... Dar formato al texto........................................................................... Cambiar el aspecto de los caracteres................................................ Cambiar el tipo de letra.................................................................. Cambiar el tamaño de la letra......................................................... Añadir efectos a las letras............................................................... Cambiar el aspecto de un párrafo...................................................... Cambiar la alineación..................................................................... Cambiar el interlineado................................................................... Espacio anterior y posterior............................................................ Sangrías en el texto........................................................................ Trabajar con tabuladores................................................................... Como establecer marcas de tabulación............................................. Formato del documento.................................................................... Autoformato mientras escribe............................................................ Hacer las cosas con estilo.................................................................. Como definir un estilo........................................................................ La galería de estilos de Word............................................................. Como colocar números de página..................................................... Como añadir una cabecera o un pie de página.................................. Escribir el texto en columnas............................................................. Como insertar una tabla..................................................................... Como borrar una tabla, fila, columna o celda.....................................

39 39 40 40 41 42 43 43 45 46 47 48 50 51 52 52 53 53 54 54 55 55 56 56 58 59 60 62 62 64 65 65 66 66 67

Como cambiar el ancho de una columna o el alto de una fila............. Columnas estilo periódico.................................................................. Ortografía, Gramática y Sinónimos..................................................... El corrector ortográfico.................................................................... La corrección automática................................................................ El diccionario de sinónimos............................................................ Impresión del documento..................................................................

67 68 68 68 70 71 72

MICROSOFT POWERPOINT................................................................... Menú Archivo..................................................................................... Menú Edición..................................................................................... Creación y modificación de Objetos................................................... Utilización de la Barra de Dibujo......................................................... Opciones del menú dibujo................................................................. Menú Autoformas.............................................................................. Inserción y modificación de texto....................................................... Utilización de WordArt........................................................................ Iconos de cambio de propiedades de objetos.................................... Estilo de línea..................................................................................... Girar o voltear un objeto..................................................................... Agregar texto...................................................................................... Seleccionar texto................................................................................ Agregar o cambiar una autoforma...................................................... Efecto especial de texto...................................................................... Agregar o cambiar un relleno............................................................. Agregar, cambiar o quitar una sombra de objetos.............................. Agregar, cambiar o quitar el efecto 3D de objetos.............................. Duplicar objetos................................................................................. Copiar los atributos de un objeto a otro.............................................. Recortar o cambiar el tamaño de objeto............................................. Agrupar, desagrupar o reagrupar objetos........................................... Formas de insertar imágenes en una presentación............................ Insertar y modificar una imagen...................................................... Agregar un logotipo........................................................................ La galería de imágenes................................................................... Trabajo con diapositivas.................................................................... Crear una diapositiva diferente del patrón de diapositivas................ Crear una plantilla............................................................................ Colores de combinación.................................................................. Presentación Computarizada.............................................................. Animar texto y objetos.................................................................... Crear diapositivas animadas........................................................... Agregar música, sonidos y video.................................................... Establecer y ensayar intervalos de la presentación.......................... Formas de ejecutar una presentación..............................................

74 78 83 85 86 87 89 89 90 91 92 92 93 93 94 95 96 96 96 97 98 98 98 98 100 100 101 102 103 104 105 107 107 108 108 111 111

Iniciar una presentación con diapositivas........................................... Presentaciones automáticas............................................................... Establecer intervalos.......................................................................... Agregar transiciones a una presentación............................................

112 113 114 115

MICROSOFT EXCEL.............................................................................. Hojas de Cálculo................................................................................ Hojas de cálculo y archivos............................................................... Filas, columnas, y hojas................................................................. Direcciones, celdas y referencias.................................................... Número y texto............................................................................... Referencias, rangos y nombres....................................................... Fórmulas y funciones...................................................................... Orden de los cálculos......................................................................... Orden de precedencia........................................................................ Ordenes............................................................................................. Ordenes de menú.............................................................................. Menú de contexto.............................................................................. Referencia de Funciones Excel.......................................................... Funciones de Base de Datos.......................................................... Funciones de Búsqueda y Referencia............................................. Funciones de Fecha y Hora............................................................ Funciones de Información............................................................... Funciones de Texto........................................................................ Funciones Estadísticas................................................................... Funciones Financieras.................................................................... Funciones Lógicas.......................................................................... Funciones Matemáticas y Trigonométricas......................................

116 116 116 117 117 117 118 119 120 121 122 122 123 123 123 129 137 143 146 155 159 166 169

El Instituto Nacional de Cooperación Educativa (INCE), es un organismo autónomo con personalidad jurídica y patrimonio propio, adscrito al Ministerio de Educación, creado por Ley el 22 de Agosto de 1959 y reglamentado por Decreto el 11 de Marzo de 1960. De acuerdo con Decreto publicado en la Gaceta Oficial Nº 34563 de fecha 28 de Septiembre de 1990, se reforma el reglamento de la Ley del INCE, con la finalidad de reorganizarlo y adecuarlo a los intereses del País y al proceso de reconversión industrial. El INCE es el ente Rector de la Formación Profesional en Venezuela, razón por la cual su acción ha estado dirigida a la formación y capacitación de la fuerza laboral, en consonancia con las necesidades de los sectores productivos y con las políticas de desarrollo económico y social del estado venezolano. El Instituto tiene como misión;

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que ha trabajado con el fin de ayudar a formarte en el curso que has seleccionado. El contenido se ajusta a un programa de estudio diseñado según los requerimientos del curso, para adquirir profundidad e incrementar los conocimientos recomendamos investigar en otras fuentes. Esperamos que aproveches al máximo la oportunidad que el INCE te brinda de convertirte en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente a las exigencias de tu área laboral y en ser humano modelo.

Este manual se ha diseñado con el objetivo de suministrar un conjunto de conocimientos teórico-prácticos que contribuyan a la operación eficiente de un Microcomputador. Su estructura didáctica contempla cuatro Unidades que han sido diseñadas considerando los conocimientos básicos que debe manejar un Operador de Micros para eficientemente, ayudar en las labores de una empresa. La primera unidad está dirigida al conocimiento del Micro, sus partes fundamentales y el Sistema Operativo Windows 98, configuraciones principales, accesorios y herramientas y manejo de la información en este ambiente de trabajo. La segunda unidad explica en detalle las operaciones básicas del procesador de texto más utilizado a nivel mundial como es Microsoft Word for Windows, herramienta fundamental para realizar trabajos con texto escrito y diferentes proyectos de texto, así como también utilización de tablas y diseño de formatos. La unidad tres nos introduce en el mundo de las presentaciones electrónicas por medio de la aplicación Microsoft PowerPoint for Windows, explicando la forma de diseñar sus diapositivas y ensamblar una presentación animada y con diversos elementos incluidos para aumentar el interés. La cuarta unidad explica la forma de diseñar y trabajar una hoja electrónica de cálculo mediante el programa Microsoft Excel for Windows, la creación de diseños automatizados para realizar cálculos complejos y la utilización de las funciones de este programa. Esperamos que sea de ayuda y que al introducirlos en este oficio los induzca a investigar e incrementar los conocimientos adquiridos mediante la práctica, la innovación y la consulta de otras fuentes.

Operador de Microcomputadoras

Elementos lógicos La computadora como máquina se compone de dos elementos básicos: Es una palabra compuesta, duro y equipo. De tal forma, este término define el equipo duro del computador, es decir, la parte perceptible o tangible, tal como el monitor, el teclado, la impresora, el C.P.U., etc. Es una palabra compuesta, suave y equipo. De tal forma, este término define el equipo suave del computador, es decir, la parte imperceptible o intangible, tal como los programas, los lenguajes, la data, el sistema operativo, etc. Pero la computadora como sistema se compone de otro elemento el , sin él no habría quien la opere. Este término define el equipo humano, es decir, el usuario o persona que combina Hardware con Software para emplearlos como herramienta de trabajo. Componentes de un Computador y Partes. El computador es una herramienta de trabajo que permite al individuo la realización de tareas de forma organizada, efectiva y sobre todo rápida. Con la utilización del computador, aquellas tareas que, usualmente requerían de un tiempo considerable de labor efectiva, tales como cálculos matemáticos, elaboración y corrección de informes o textos, realización y diseño de gráficos, entre otras, se minimicen en tiempo y calidad. Los componentes básicos de un computador son la Unidad Central de Procesos, las tarjetas controladoras de periféricos, las tarjetas de memoria, las unidades de almacenamiento, los dispositivos de entrada y de salida de datos, entre otros. Monitor

Impresora

C.P.U. Unidad de Control de Procesos.

Teclado

Mouse o Ratón

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Operador de Microcomputadoras

Elementos Externos de la Computadora Son aquellos que se pueden apreciar a simple vista, es decir, los que están en la parte externa del computador. Son las siglas que representan: Central Processing Unit (Unidad Central de Procesos). Este viene a ser el corazón del computador, debido a que es aquí donde se procesa la data proveniente de los dispositivos periféricos para luego ser devuelta a los mismos. Son los aparatos electrónicos y electromecánicos de los que dispone el computador para comunicarse con el ambiente que lo rodea. Estos permiten la captación o emisión de información desde y hacia el usuario. Se les denomina periféricos porque estos se encuentran en la periferia del C.P.U. Por analogía los dispositivos periféricos del hombre son los cinco sentidos, ya que estos nos permiten comunicarnos con el mundo exterior, captando y emitiendo información. Los dispositivos periféricos se clasifican en: Son aquellos dispositivos que establecen un canal de comunicación de entrada (lectura de datos) entre la memoria principal (R.A.M.) del computador y el mundo exterior. Ejemplos: El teclado, el Ratón, el Scanner, el CD, el DVD, la Lectora de Barras, entre otros. Son aquellos dispositivos que establecen un canal de comunicación de salida (escritura de datos) entre la memoria principal (R.A.M.) del computador y el mundo exterior. Ejemplos: El monitor, La Impresora (matricial de puntos, Inyección de tinta, Laser), el Plotter, etc. Son aquellos dispositivos que permiten la entrada/salida (lectura/escritura) de datos, desde estos a la memoria principal del computador. Ejemplos: Los diskettes o discos flexibles, el MODEM, el Disco Duro (Hard Disk), la Cinta Magnética, etc.

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Operador de Microcomputadoras

Elementos Internos de la Computadora. Son aquellos que no se pueden apreciar a simple vista, es decir, los que están en la parte interna del C.P.U.:

Memoria Principal o R.A.M. Las siglas representan Random Acces Memory (Memoria de Acceso Aleatorio). Es la memoria donde ocurren todos los procesos y está formada por un grupo de circuitos integrados (chips) alojados en la tarjeta madre del computador. La labor de esta memoria es encargarse de recibir los datos de los dispositivos de entrada y los aloja temporalmente, para que el procesador los convierta en información. En su momento, la información es transmitida a los dispositivos periféricos de salida (monitor, impresora, etc.) y/o almacenada en memorias secundarias (discos duros, diskettes, cintas magnéticas). La característica principal de la memoria R.A.M. es que es volátil, es decir, al cortar el fluido eléctrico se borra el contenido almacenado en ella. Para saldar esta característica se emplean memorias secundarias donde se aloja la data que se desea almacenar permanentemente para ser procesada en otro momento. Las memorias RAM pueden ser de los siguientes tipos: Es la más común de todas y las más baratas, pero también es la menos rápida. Para almacenar la información los integrados DRAM deben rescribir periódicamente sus contenidos, con un intervalo de 2 a 3 milisegundos. Normalmente vienen en capacidades de 1 Megabyte. No necesita rescribir periódicamente sus contenidos. Mejoran en Buena medida las operaciones de video. Son para control de video (imagen) y se encuentran instalados en la tarjeta madre. Read Only Memory o memoria de solo lectura, es un circuito integrado cuyo contenido es grabado permanentemente al momento de ser instalado, no puede ser alterado. Este es colocado por el fabricante y sirve para alojar un programa

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Operador de Microcomputadoras

llamado ROM-BIOS, cuya labor es evaluar el Hardware del computador y encargarse de buscar en disco y cargar el sistema operativo (Software) en la memoria RAM, para que el computador sea operable por el usuario. Es el verdadero cerebro de la computadora, este es un circuito integrado (chip) encargado de ejecutar los procesos de cálculo y comparación de data generando información. Es el elemento de la computadora que la identifica, dependiendo del tipo de procesador se sabrá que tipo de computadora es. Para realizar sus funciones, el procesador está dividido en dos módulos o partes principales: La que se encarga de administrar y controlar todas las operaciones o procesos de la máquina, es el centro nervioso de la computadora; y la , que tiene por función ejecutar todas las operaciones aritméticas de datos almacenados en la memoria principal o en el registro de instrucción, todo esto bajo la supervisión de la Unidad de control. También ejecuta la lógica de la computadora permitiendo establecer operaciones lógicas de comparación, basadas en operadores lógicos (<, >, <=, >=, =, <>, etc.) y valores cuantitativos. Esto acentúa las diferencias entre calculadoras y computadoras. Sistemas Numéricos y Códigos Binarios Sistemas Numéricos Entre los inventos más importantes del hombre está el sistema numérico. Uno de los primeros intentos para expresar información en forma numérica escrita fue el sistema numérico Indoárabigo, del que deriva el sistema decimal que actualmente empleamos. El Sistema decimal Es un sistema posicional que comprende diez símbolos (0,1,2,3,4,5,6,7,8,9), que representa unidades numéricas. Las cantidades son representadas por los símbolos y se determinan por la columna o posición que ocupan en una expresión. Ejemplo: a.-

7

5

4

3

b.-

3

4

5

7

Podemos observar que el valor (a) es mayor al valor (b), por que la primera columna es la que cuenta la cantidad de miles. El valor (a) representa siete (7)

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unidades de mil y el valor (b) sólo representa tres (3) unidades de mil, es decir, el valor (a) es mayor al valor (b). Independientemente de los valores que continúan en las siguientes columnas. Esto se debe a que las columnas en el sistema decimal se ocupan de derecha a izquierda en forma ascendente, partiendo de la columna de unidades. Para ocupar las siguientes columnas hay que agotar los diez símbolos del sistema y para representar los valores de las siguientes columnas es necesarios multiplicar el valor que representa la columna por diez. Es decir, unidades por diez son decenas, decenas por diez son centenas, centenas por diez son miles, etc. De tal forma, cada columna está ocupada por un dígito que representa un valor, ya sean unidades, centenas, miles, etc. El motivo por el cual empleamos el sistema decimal, es porque tenemos diez dedos (dígitos) en las manos y esto nos facilita los cálculos.

El Sistema Octal Es un sistema de base (8), es decir, emplea ocho (0,1,2,3,4,5,6,7) símbolos para representar cantidades. Este sistema también emplea la posición o columna para representar valores. El Sistema Hexadecimal Es un sistema de base dieciséis (16), es decir, emplea dieciséis (0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,A,B,C,D,E,F) símbolos para representar cantidades. Este sistema también emplea la posición o columna para representar valores. El Sistema Binario Es un sistema de base dos (2), es decir, emplea dos (0,1) símbolos para representar cantidades. Este también emplea la posición de la columna para representar valores. A este sistema en particular no se le había dado mayor importancia hasta que en el siglo XX se empleó como lenguaje para las computadoras. Al igual que nosotros empleamos el sistema decimal por tener diez dedos en las manos, la computadora emplea el binario por tener dos estados eléctricos: 1 encendido y 0 apagado. No existe otro estado.

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Operador de Microcomputadoras

De esta manera, es posible representar números con sólo dos símbolos haciendo infinitas combinaciones basadas en la posición de la columna y el estado de la misma. Ejemplo: 1

0

0

1

8

4

2

1

=

9

Como podemos apreciar el número (1001) en binario equivale al (9) en decimal, esto es fácil de deducir si observamos que los valores uno que significan encendido están bajo dos valores decimales (8 y 1) que sumados resultan el equivalente en decimal (9). De tal modo, es posible representar cualquier número en binario con sólo aumentar la cantidad de columnas. Ejemplo: 1

0

0

1

1

16

8

4

2

1

=

19

El número(11011) en binario equivale al (27) en decimal, los valores encendidos están bajo el (16,8,2 y 1) que sumados resultan el equivalente en decimal a (27). Como se puede apreciar, el valor de cada columna es el producto de la columna anterior por dos, es decir, de base dos. El problema de emplear números binarios bajo este formato, es que mientras más grande el número más columnas son requeridas. Detal manera, los fabricantes de computadoras emplean códigos que permiten solucionar este problema. Los códigos más empleados son: Código B.C.D. Con BCD (Binary Code Decimal o Código Binario Decimal) es posible representar el valor de un número en binario, de acuerdo a su valor en una columna decimal. Ejemplo: 154

0001

0101

0100

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Operador de Microcomputadoras

1

5

4

De este modo, cada dígito en decimal es representado en binario, conservando su jerarquía de acuerdo a la posición que ocupa en la representación decimal. Estas cuatro posiciones numéricas sólo alcanzan valores que van del cero al nueve (0-9). De tal forma, los valores 10, 11, 12, 13, 14 y 15 que pueden ser representados con cuatro bits, no son usados en BCD. Es decir, cualquier número de más de un dígito, se representan así: 13 en decimal, seria 0001 – 0011 en BCD. Una de las desventajas de el BCD de cautro bits es que sólo se pueden representar números. En el código BCD de sies bits, las cuatro posiciones del lugar numérico (8, 4 , 2 y 1) se conservan, incluyendo dos posiciones más llamadas bits de zona. Bits de Zona Zona

Bits Numéricos Zona

8

4

2

1

Carácter

Bits de Zona

Bits Numéricos

A

1

1

0

0

0

1

B

1

1

0

0

1

0

1

0

0

0

0

0

1

2

0

0

0

0

1

0

Con seis bits se puede lograr combinaciones de hasta 64 valores (2**6), empleando los dos primeros para distinguir valores numéricos de alfanuméricos. Pero no es suficiente para representar todos los caracteres alfabéticos (26 mayúsculas y 26 minúsculas), los numéricos (10) y los caracteres especiales (!, @, #, $, %, ^, &, etc.). En el código BCD de ocho bits, las cuatro posiciones del lugar numérico ( 8, 4, 2 y 1) se conservan, incluyendo cuatro posiciones más; también llamadas bits de zona.

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Bits de Zona Zona

Zona

Bits Numéricos Zona

Zona

8

4

2

1

Con ocho bits se puede lograr combinaciones de hasta 256 valores (2**8), empleando los cuatro primeros para distinguir valores numéricos de alfanuméricos. Código E.B.C.D.I.C. y Código A.S.C.I.I. Estos dos códigos de ocho bits (1 Byte) son los de mayor uso y están basados en el combinación de bits (Bits de Zona y bits numéricos) de la misma manera que el BCD. Código EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal Interchange Code o Código de Intercambio Extendido de Codificación Binario Decimal) fue desarrollado por la IBM para ser empleado en sus máquinas, aunque algunos fabricantes de otras marcas también lo utilizan. El ASCII (American Estándar Code for Information Intercahnge o Código Americano Estándar para Intercambio de Información) es el preferido para la transmisión de datos y es el más empleado para microcomputadoras. Carácter

EBCDIC

ASCII

0

1111 0000

0101 0000

1

1111 0001

0101 0001

2

1111 0010

0101 0010

4

1111 0100

1010 0100

A

1100 0001

1010 0001

B

1100 0010

1010 0010

C

1100 0011

1010 0011

De esta manera, podemos observar como se representan valores en ambos códigos.

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Operador de Microcomputadoras

UNIDADES DE MEDIDA DE LA DATA Nosotros empleamos unidades para expresar las características cuantitativas de objetos, tales como alto, ancho y grueso. También tenemos unidades de medida para expresar el peso de un objeto o su valor monetario. Estas medidas se representan en diferentes escalas, tales como las siguientes: UNIDADES DE MEDIDA 10 100 1000

Milímetros

1

Centímetro

Centímetros

1

Metro

Metros

1

Kilómetro

UNIDADES DE PESO 1000

Gramos

1000

Kilos

1

Kilo 1

Tonelada

La data se puede medir en forma física debido a que es intangible, de tal forma, se mide en forma lógica.

La mínima cantidad de data que puede ser representada en binario es un BIT (Binary dig, o dígito binario), es decir un (1) o un (0). Pero a nosotros no nos sirve por ser un dato muy pequeño, de tal forma, si agrupamos ocho Bits podemos formar un BYTE. Con ocho Bits se puede representar un dígito en decimal (tal como se mostró anteriormente) o un carácter (A-Z). Pero si deseamos almacenar un texto completo, al emplear Bytes se tendría que expresar con cantidades muy grandes. De tal modo, si agrupamos 1024 Bytes formaríamos un KILOBYTE (Kb), pasando a la otra escala. Y si agrupamos 1024 Kb formamos un MEGABYTE (Mb) y si nuevamente agrupamos 1024 Mb formamos un GIGABYTE (Gb). UNIDADES DE MEDIDA DE DATA

8

Bits

1

18

Byte

Operador de Microcomputadoras

1024

Bytes

1

Kilobyte (Kb)

1024

Kilobytes

1

Megabyte (Mb)

1024

Megabytes

1

Gigabyte (Gb)

A través de esta escala, se mide la capacidad de almacenamiento de la memoria principal y las memorias secundarias.

DEFINICIÓN DE ARCHIVO Todos los datos a ser grabados en memorias secundarias (discos duros, diskettes, etc.), deben estar bajo un formato de almacenamiento y con un nombre que lo identifique. Es decir, un archivo es un conjunto de caracteres, cada carácter codificado en un byte; agrupados, archivados bajo un formato y etiquetados con un nombre (nombre del archivo). De tal forma, un archivo es similar a una carpeta en donde se almacenan datos de clientes, pacientes, inventarios, etc.). Cuando se almacenan datos (textos, gráficos, fotografías, etc.), estos no pueden permanecer en memoria principal (RAM) debido a que esta es volátil. De tal manera, deben ser grabados en memorias secundarias, para recuperar lo almacenado cuando sea requerido. Los archivos se clasifican en dos tipos:

Datos Tipos de Archivos Textos

ARCHIVO DE DATOS Es aquel que almacena un conjunto de datos estructurados en unidades de acceso llamados registros (en un archivo de datos un registro equivale a una fila), cada registro almacena los datos comunes de ese conjunto.

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El archivo está organizado en campos, estos representan la cantidad de datos a almacenar y características de esos datos. Por cada dato a almacenar en un registro se tendrá un campo (cada campo equivale a una columna). Campo

Registro

Pasaporte

Nombre

Edad

Ciudad

País

892576

Juan

21

Caracas

Venezuela

102964

María

19

Bogotá

Colombia

702459

Miguel

30

México

México

Como se puede apreciar, este archivo permite almacenar 5 datos (Nº de Pasaporte, Nombre, Edad, Ciudad y País de procedencia) de un grupo de personas. Cada persona incluida en el archivo representa un registro o fila. Los archivos de datos, en el área administrativa se emplean para almacenar datos de clientes, productos, precios, etc.; para más tarde ser procesados al momento de una transacción. ARCHIVO TEXTO Un archivo de texto puede variar de acuerdo a su función, cuando un texto está dirigido al hombre (carta, memorando, gráfico, etc.) o cuando está dirigido a la máquina (programa). Cuando un archivo texto está dirigido a gente, está escrito en un lenguaje empleado por el hombre (Castellano, Inglés, Italiano, etc.) y se convierte en un medio de comunicación entre personas. Cuando un archivo texto está dirigido a la computadora, está escrito en un lenguaje empleado por la máquina (Clipper, dBASE, Pascal, etc.) y se convierte en un medio de comunicación entre hombre y máquina llamado programa. DEFINICIÓN DE LENGUAJE El hombre se destaca del resto de los animales porque pudo desarrollar y optimizar códigos de comunicación llamados lenguajes. Los lenguajes (castellano, ingles, etc.) son un sistema de transmisión y recepción que facilitan el intercambio de información entre personas.

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El código de comunicación o lenguaje que emplea el computador es el binario (lenguaje de máquina). Durante la primera generación de computadores, el código de comunicación entre hombre y máquina era el lenguaje binario. Para transmitir o recibir datos, el computador debía hacerlo en lenguaje de máquina, esto implicaba que el personal a cargo debía tener conocimientos técnicos avanzados. Por otra parte, el escribir un texto de comandos (programa) en binario era un trabajo tedioso y largo. Durante la segunda generación se invirtió mucho tiempo y esfuerzo en facilitar el trabajo de transmisión de datos entre hombre y máquina, evitando usar el código binario directamente. En ese período se desarrollaron lenguajes tales como: Fortran Cobol Algol PL/1 Basic Estos lenguajes toman palabras del Inglés que simbolizan en binario una operación a nivel de circuitos eléctricos. A partir de este momento, ya no era necesario conocer el código binario para poder programar, el personal podía estudiar un lenguaje (comandos) y programar la computadora a través de estos. Podemos dividir los lenguajes en dos grandes grupos: Son aquellos que se acercan más al lenguaje empleado por la máquina, por lo que son más difíciles de aprender, pero utilizan mejor los recursos de la máquina. Ejemplo: Assembler, Lenguaje C, etc. Son aquellos que se acercan más al lenguaje empleado por el hombre, son los más usados por su facilidad para el aprendizaje. Ejemplo: Basic, Dbase, Clipper, etc.

Para hacer funcionar un programa es necesario la intervención de una serie de recursos de la máquina. Primero se debe cargar el interprete (lenguaje) y luego el texto de comandos (programa) para alojarlos en la memoria principal. Una vez hecho esto se comienza la ejecución del programa. Como el programa no está escrito en lenguaje de máquina, no es posible que el procesador ejecute los comandos directamente. De manera que el lenguaje

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Operador de Microcomputadoras

dispone de un módulo que interpreta el código escrito en el texto de comandos y va enviando al procesador los comandos en binario, oración por oración. Una vez que pasan los comandos en binario, el procesador los ejecuta realizando los cálculos o procesos indicados.

Con los lenguajes compilados se trabaja en dos fases: El texto se escribe originalmente en el código del lenguaje utilizado y guardado en un archivo llamado fuente o programa fuente. Luego se carga el compilador (lenguaje) y el texto de comandos (programa) a la memoria principal. Una vez hecho esto, a través de comandos del lenguaje, se le ordena la compilación del programa. Este módulo del lenguaje traduce (compila) el texto a lenguaje de máquina y lo almacena en un segundo archivo llamado objeto. Al final se tienen dos archivos, la fuente codificada, el lenguaje empleado y el objeto, codificado en binario. Una vez compilado el programa, el procesador puede ejecutar los comandos escritos en él directamente, realizando los cálculos o procesos indicados.

SISTEMAS OPERATIVOS. Los sistemas operativos son programas hechos en lenguajes de bajo nivel, compuestos de un conjunto de normas y procedimientos para operar una computadora. Su labor principal es controlar sistemáticamente los recursos de la computadora el momento de ejecutar un proceso. De manera que, el sistema operativo es un programa maestro que supervisa el trabajo de los elementos del computador en conjunto con el usuario, haciendo las veces de interfase entre lo que este ordena (a través de comandos) y los elementos del computador que lo ejecutarán. Es el Software que opera el Computador. No es el software más básico que el computador emplea, este honor corresponde al BIOS, pero es el Sistema más básico al que los usuarios prestan mucha atención. El sistema operativo actúa, por una parte, como administrador del tráfico, pues controla el flujo de datos alrededor de la PC e inicia o interrumpe los procesos; y por otra parte, como un medio a través del cual el Software tiene acceso al Hardware y al software del Sistema. Esta facilidad se denomina Interfaz de usuario.

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Una de las tareas fundamentales del Sistema Operativo es controlar el acceso y almacenamiento en disco. Los primeros Sistemas Operativos tenían el acrónimo de DOS por sus siglas en ingles de Disk Operating System.

Windows 98. Es un Sistema Operativo de 32 bits que permite ejecutar aplicaciones teóricamente más rápidas que las actuales de 16 bits. Es también un Sistema Operativo multitareas y multihilos que puede controlar varios programas a la vez y que no permite la caída del sistema si alguna de las aplicaciones se traba. Tal vez lo más importante de Windows 98 es la Interfaz con el usuario ya que facilita la emisión de comandos al sistema. Este sistema hace una emulación del entorno de trabajo con un escritorio, en donde se pueden localizar los Iconos que representan objetos, estos pueden ser una Carpeta, un Programa o un Documento. Además están ubicados en ella los Iconos de Papelera de reciclaje, Mi PC, la carpeta de Mis documentos, Microsoft Explorer, etc. Se pueden agregar atajos o accesos directos al escritorio en forma de Iconos de varias formas para una rápida utilización. Puede también ubicar en el escritorio los recursos de su sistema para operaciones de arrastrar y soltar tales como creación, copia, borrado y traslado de archivos o carpetas con solo presionar un botón del ratón. La instalación y configuración de nuevos recursos, tales como fax/modem o Compact Disk, utiliza la tecnología Plug and Play (Inserte y Corra) que permite que el sistema operativo reconozca y controle cualquier periférico con solo hacer la instalación física del mismo. En la parte inferior de la pantalla se encuentra ubicada la Barra de Tareas la cual contiene el Botón de Inicio, el cual permite con solo hacer clic con el botón izquierdo del ratón, la aparición de un Menú emergente desde donde se pueden ejecutar todas las aplicaciones de su PC, apagar el equipo, configurar componentes, establecer comunicación con Internet, utilizar los accesorios del sistema y en fin casi cualquier tarea que el usuario desee. Además, muestra las ventanas de aplicaciones o documentos abiertas aun cuando se encuentren ocultas o solapadas y la información sobre la hora y fecha y los programas de memoria y tareas programadas.

Barra de Tareas

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Al hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier objeto representado por un Icono ubicado en el escritorio, obtendremos una caja de diálogo con información de ese objeto y opciones para realizar cambios en él; inclusive el tapiz, que es el fondo del escritorio puede ser modificado en su forma, color, resolución, etc. Ya que también es considerado como un objeto dentro del escritorio.

Mouse o Ratón. Es un dispositivo de entrada el cual es utilizado con la mano y que controla el movimiento de un puntero (llamado cursor) en la pantalla. Se utiliza para realizar tareas en el sistema las cuales anteriormente debían ser hechas en forma de comandos escritos o mediante las teclas de movimiento del cursor.

Clic. Se conoce como Clic a la acción de apuntar con el cursor sobre cualquier objeto y pulsar el botón izquierdo o derecho del ratón.

Doble Clic. Es la acción de apuntar con el cursor sobre cualquier objeto y presionar y soltar rápidamente y sin mover el cursor, el botón izquierdo del ratón.

Arrastrar. Es la acción de apuntar con el cursor sobre cualquier objeto, presionar y mantener presionado el botón izquierdo y mover mouse hasta un sitio específico para luego soltarlo. Esto permite mover objetos, copiarlos de un sitio a otro, etc.

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Ventana.

Archivo Edición Ver Ir a Favoritos Ayuda

Atrás Dirección

Adelante

Subir

Mi PC

8 objetos

Mi PC

Parte rectangular de la pantalla que muestra un programa abierto o el contenido de una Carpeta o de un Disco. Contiene a su vez información necesaria en forma de menúes o Iconos, y puede ser modificada en su tamaño y ubicación. Pueden haber varias ventanas abiertas al mismo tiempo, estas pueden solaparse unas con otras y la superior, que muestra color en la barra de identificación, es la que maneja la aplicación que se está ejecutando en ese momento.

Al ubicar el puntero en el botón superior izquierdo de la ventana y hacer Clic con el botón izquierdo del ratón, la ventana se expandirá tomando toda la extensión posible de la pantalla. El botón entonces tomará la forma de restaurar.

Al ubicar el puntero en el botón superior izquierdo de la ventana y hacer Clic con el botón izquierdo del ratón, la ventana se reducirá dejando ver solo su Icono y el nombre de la aplicación en la barra de tareas. Para que la ventana de la aplicación vuelva a estar activa debe ubicar el puntero en el botón de la barra de tareas y hacer clic.

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Al ubicar el puntero en el botón superior izquierdo de la ventana y hacer Clic con el botón izquierdo del ratón, la ventana se reducirá a un tamaño que permita la visualización de otros sectores de la pantalla. El botón entonces tomará la forma de maximizar.

Al ubicar el puntero en el botón superior izquierdo de la ventana y hacer Clic con el botón izquierdo del ratón, la ventana se cerrará y con ella la aplicación que se está ejecutando. De ser el caso, aparecerá una caja de diálogo preguntando si desea grabar o no antes de cerrar.

Al ubicar el puntero en cualquiera de los laterales de la ventana, así como en su parte superior o inferior, este tomará la forma  ó  según sea el caso, pulsando el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado, traslade el puntero hasta el lugar en donde quiere que se ubique el lado en cuestión, modificando de esta manera el ancho, alto y el tamaño de la ventana. Para mover una ventana solamente ubique el cursor en la barra de identificación de esta (parte coloreada con el nombre de la aplicación y el Icono de esta), pulse el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo pulsado traslade la ventana hasta el lugar deseado.

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Es una ventana desplegable que contiene las diferentes opciones a seleccionar para ejecutar una acción, tal como abrir una aplicación, un documento, grabar, etc. Al ubicar el puntero sobre cualquiera de estas opciones, esta se resaltará con otro color de fondo diferente y otro color de letra, esto indica que si hace clic con el botón izquierdo del ratón, esta será la opción seleccionada. Algunas opciones de menú tienen una de las letras subrayadas, usualmente la inicial, esto indica que pulsando la tecla Alt y la letra que esté subrayada simultáneamente habrá seleccionado la opción deseada, igualmente algunas opciones tienen al final de la descripción un conjunto de caracteres (Ctrl-K), esto indica que pulsando simultáneamente las teclas descritas seleccionará de manera más rápida la opción indicada. Otras opciones tienen al final de la descripción el símbolo, esto indica que al apuntar con el puntero sobre esta opción se abrirá otro menú emergente con opciones a seleccionar. Uso del botón derecho del ratón para organizar Iconos. Al estar ubicado el puntero sobre el tapiz del escritorio de Windows 98 y hacer clic con el botón derecho del ratón, aparecerá un menú emergente con opciones referidas al escritorio, tales como Active Desktop, Organizar iconos, Alinear iconos, Pegar Acceso Directo, Nuevo y Propiedades; si selecciona la opción Organizar iconos aparecerá un menú emergente donde se podrán observar las opciones para esta organización que puede ser por nombre, tipo, tamaño, fecha y automática; seleccionando cualquiera de estas opciones los iconos ubicados en el escritorio se organizaran de la forma seleccionada. Además, al seleccionar la opción Nuevo, nos permitirá crear en el escritorio un nuevo objeto el cual puede ser una Carpeta (Directorio), un documento, etc.,

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Si seleccionamos la opción Propiedades, aparecerá una caja de diálogo con opciones para cambiar las propiedades de la pantalla y por ende del escritorio tales como: Fondo, Configuración, Apariencia, Efectos, Protector de Pantalla, etc.

Dar Formato a Discos. El dar formato a un Disco lo que hace es preparar la unidad física del disco para que reciba los datos a almacenar, esto crea unos sectores dentro de la unidad física dividiendo esta en Clusters o pequeños sectores de un tamaño determinado para la ubicación de los Archivos o Datos a almacenar. Esto va a permitir destinar una porción del disco a la ubicación de la tabla de datos y también a la capacidad de almacenaje que pudiera tener dicha unidad. El procedimiento para formatear un Disco es muy sencillo, si tiene un icono de unidad de disco en el escritorio, ubique el puntero sobre ese icono y haga clic con el botón derecho del ratón, aparecerá el menú de opciones para ese objeto y dentro de estas opciones esta la de formateo; ubique el puntero en esta opción y haga clic con el botón izquierdo del ratón, Windows se encargará de preparar el Disco seleccionado para su utilización. Si no tiene un icono de Disco en el escritorio, puede crearlo de forma que su ubicación para cualquier operación se haga más fácil. La forma de crear este icono es apuntar el icono Mi PC y hacer doble clic con el ratón, en la ventana que aparecerá seleccionar la unidad que requiera y apuntarla con el cursor, aquí puede tomar dos opciones: una puede mantener el botón izquierdo del ratón pulsado y arrastrar el icono hasta el escritorio o puede hacer clic con el botón derecho del ratón y aparecerá el menú de opciones para esa unidad. Estando en este paso bien puede crear el icono seleccionando Crear Acceso Directo o seleccionar la opción Formatear para dar formato desde esta ventana.

Después de iniciar Windows 98, lo primero que verá será el escritorio, el área de la pantalla en la que trabaja. El escritorio es como su espacio de trabajo personalizado. En la parte izquierda del escritorio hay varios iconos, o pequeñas imágenes. Cada icono representa un objeto, como una carpeta o un programa. Dependiendo de cómo esté configurado su equipo, sus iconos pueden ser distintos.

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Windows 98 hace una analogía del entorno de trabajo comparándolo con un escritorio, así podemos ver un tapiz de fondo, Archivos y Carpetas, Papelera de reciclaje, etc. Todos estos componentes integrados en un solo espacio de fácil manejo y complementados con la barra de tareas y el botón de inicio.

Escritorio

Es una imagen pequeña con una descripción que nos permite abrir ventanas específicas dentro del Escritorio. Los iconos son creados durante el proceso de instalación de Windows para manejar los diferentes programas, utilidades y archivos que vienen con Windows o que puedan existir ya en el sistema. Windows crea también iconos de arranque para archivos que reconoce. Para abrir cualquier ventana, aplicación, carpeta o archivo, solamente haga doble clic sobre el icono y la aplicación se cargará. La Barra De Tareas Y El Botón Inicio Puede utilizar la barra de tareas y el botón para desplazarse fácilmente a través de Windows 98. Ambas características están siempre disponibles en su escritorio, cualquiera que sea el número de ventanas abiertas.

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Los botones de la barra de tareas muestran qué ventanas están abiertas, incluso aunque haya algunas ventanas minimizadas u ocultas bajo otra ventana. Puede cambiar fácilmente a una ventana distinta, si hace clic en su botón en la barra de tareas. Con el botón puede realizar casi cualquier tarea. Puede iniciar programas, abrir documentos, personalizar su sistema, obtener Ayuda, buscar elementos en su equipo, etc. Algunos comandos del menú tienen una flecha hacia la derecha, lo que significa que existen opciones adicionales en un menú secundario. Si coloca el puntero sobre un elemento que tenga una flecha, aparecerá otro menú. Dependiendo de cómo esté configurado su equipo, el menú puede tener una apariencia ligeramente distinta de la estándar. solo debe hacer clic en el botón a continuación aparecerá el menú . Haga clic en el elemento que desee abrir o señale a los elementos que tengan flechas hacia la derecha para abrir los menús secundarios.

Inicio •

Ahora puede abrir sus sitios Web favoritos desde cualquier lugar en su equipo. De hecho, observará que su lista de elementos favoritos está disponible no sólo en el menú , sino en las barras de menús de Mi PC, de Entorno de red, del Explorador de Windows, del Panel de control e incluso de la Papelera de reciclaje.

•

Configura todos los elementos disponibles del sistema, desde la Barra de Tareas, las impresoras y todos los periféricos del sistema. Se han agregado dos nuevos comandos a este menú:

•

o

Puede abrir rápidamente el cuadro de diálogo Opciones de carpeta, donde puede cambiar configuraciones como la de doble clic.

o

Al utilizar este menú, puede personalizar el Active Desktop y activarlo o desactivarlo.

: Este menú presenta un nuevo comando: o

•

puede utilizar este comando para buscar en Internet.

puede cerrar rápidamente la sesión del equipo de forma que otro usuario pueda iniciar su sesión (así podrá iniciar de nuevo la sesión más adelante).

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Además, ahora puede reorganizar fácilmente el contenido de los menús y del menú si arrastra y coloca los iconos donde desee. El icono Mi PC contiene y muestra información acerca de las unidades de almacenamiento de nuestro sistema. Es útil si prefiere ver el contenido de una única carpeta o unidad. Al hacer doble clic en Mi PC en el escritorio, las unidades disponibles aparecen en una ventana nueva. Cuando hace doble clic en el icono de una unidad, aparece una ventana que muestra las carpetas contenidas en esa unidad. He aquí algunos de los iconos que pueden aparecer en su ventana Mi PC. Ver el contenido del disco duro, que normalmente se llama unidad C. Ver el contenido de una unidad de red, si su equipo está conectado a una. Ver el contenido de un CD en la unidad de CDROM, si su equipo tiene una. Ver herramientas que puede utilizar para modificar la configuración del equipo. Configurar una impresora y ver información acerca de las impresoras disponibles y el estado de las tareas de impresión. Programar o ver tareas para el mantenimiento del equipo. Ver información compartida en otro equipo mediante un módem. Ver el contenido de la carpeta. El manejo de archivos o carpetas bajo Windows es sumamente fácil e intuitivo con la capacidad de almacenar datos en el clipboard o portapapeles, y las ordenes copiar, cortar y pegar. Haga clic en el archivo o en la carpeta que desee copiar. En el menú , haga clic en haga clic en el icono copiar o pulse ctrl.+c. Abra la carpeta o el disco donde desee colocar la copia. En el menú , haga clic en haga clic en el icono pegar o pulse ctrl. + v. Para seleccionar más de un archivo o carpeta para copiar, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los elementos que desee o arrastre con el ratón marcando los elementos. Si está copiando un archivo o una carpeta a un disquete, inserte el disco en la unidad de discos. En o en el Explorador de Windows, haga clic en el archivo o

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en la carpeta que desee copiar. En el menú , seleccione y haga clic en la unidad a la que desea copiar el archivo o la carpeta. También puede utilizar el botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionar El envío de un archivo o una carpeta a un disco envía una copia. El archivo o la carpeta originales permanecen en la ubicación original. Haga clic en el archivo o en la carpeta que desee mover. En el menú , haga clic en haga clic en el icono cortar o pulse ctrl. + x. Abra la carpeta en la que desee colocar el archivo o la carpeta. En el menú , haga clic en haga clic en el icono pegar o pulse ctrl. + v. También puede mover archivos o carpetas si los arrastra hasta la ubicación deseada. Un acceso directo es una manera rápida de iniciar un programa o de abrir un archivo o una carpeta sin tener que ir a su ubicación permanente en el Explorador de Windows. Los accesos directos son especialmente útiles para programas, archivos y carpetas que utilice con frecuencia. Hay varias maneras de crear accesos directos: 1. En el menú contextual señalar y hacer clic en la opción Escritorio como acceso directo. 2. En el menú de la ventana, seleccione y luego crear acceso directo. 3. Arrastrando el icono hasta el escritorio. En el Explorador de Windows, haga doble clic en la unidad en la que desee crear una carpeta nueva. En el menú , seleccione y haga clic en . La nueva carpeta aparecerá con un nombre temporal. Escriba el nombre de la nueva carpeta y presione ENTER.

Haga clic en el archivo o en la carpeta cuyo nombre desee cambiar. En el menú , haga clic en . Escriba el nuevo nombre y, a continuación, presione ENTER. •

Un nombre de archivo puede contener un máximo de 255 caracteres, incluyendo espacios en blanco. No puede contener los caracteres siguientes: \ /: *? " < > |

Haga clic en el archivo o en la carpeta que desee eliminar. En el menú , haga clic en , haga clic en el icono eliminar o pulse la tecla Supr. Los archivos

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eliminados van directo hacia la papelera de reciclaje en donde estarán hasta que sea vaciada. Cualquier archivo dentro de la papelera puede ser restaurado a su carpeta original. Haga clic en , seleccione y, después, haga clic en . En el cuadro , escriba el nombre completo o parcial del archivo. Escriba una palabra o una frase en el cuadro si no conoce el nombre de un archivo pero sí sabe alguna palabra o frase distintiva que contiene. Si desea especificar la ubicación para iniciar la búsqueda, haga clic en . Haga clic en . También puede buscar archivos por fechas de modificación, creación o último acceso. El entorno de trabajo puede ser configurado para adaptarlo a nuestro gusto y necesidad, modificando el fondo del escritorio (también llamado tapiz), instalando un protector de pantalla, cambiando la apariencia y efectos, y configurando su monitor. Estas tareas se realizan desde el panel de control al hacer doble clic en el icono , o al apuntar al fondo del escritorio y hacer clic derecho y seleccionar . Configurar Pantalla

En , haga clic en el fondo que desea utilizar o haga clic en para elegir o modificar el actual. Si desea buscar una imagen para fondo pulse el botón y ubique el fondo. Haga clic en para ver los cambios antes de cerrar el cuadro de diálogo o haga clic en para aceptar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo. En la ficha podemos adaptar el entorno de trabajo a nuestro gusto. Si desea cambiar la apariencia de un elemento de pantalla, haga clic en ese elemento y,

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a continuación, cambie los valores en y para el elemento y su fuente. Si desea cambiar la apariencia de todos los elementos de la pantalla simultáneamente, haga clic en una de las combinaciones de la lista . En la ficha podemos cambiar tanto el área de pantalla como los colores del monitor. En la ficha podemos instalar un protector de pantalla de los que vienen en el sistema o cualquier otro que deseemos. Solo debe seleccionarlo en la lista y configurar lo que aparecerá y después de cuanto tiempo aparecerá. En la ficha podemos cambiar los iconos del sistema. Podemos agregar programas al menú inicio para un rápido acceso desde la opción Programas. Haga clic en , seleccione y, después, haga clic en . Haga clic en la ficha . Haga clic en y, después, haga clic en . Seleccione el programa que desee agregar y, a continuación, haga clic en . Haga clic en y, a continuación, haga doble clic en el menú en el que desee que aparezca el programa. Escriba el nombre que desee ver en el menú y, a continuación, haga clic en . Si Windows le pide que elija un icono, haga clic en alguno y, a continuación, haga clic en . Si queremos reorganizar los elementos del menú Programas solo Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en y, después, haga clic en para abrir el explorador. En el panel izquierdo de la ventana, busque la carpeta y haga clic en ella. Los programas y las carpetas que aparecen en el menú se muestran en el panel derecho de la ventana. Puede agregar o eliminar carpetas y programas, mover programas a otras carpetas o poner carpetas dentro de otras carpetas.

Barra de tareas. En las fichas haga clic en .

Para personalizar la barra de tareas o el menú Inicio haga clic en Inicio, seleccione Configuración y, después, haga clic en o , cambie la configuración y, a continuación,

Puede instalar fácilmente impresoras en su sistema mediante la opción Configurar del menú inicio. Haga clic en , seleccione , haga clic en y, a

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continuación, haga doble clic en . Aparecerá el asistente para instalación de impresoras, siga las instrucciones que aparecerán en la pantalla. Si desea imprimir una página de prueba, asegúrese primero de que la impresora está encendida y preparada para imprimir. Si desea cambiar la configuración de la impresora haga clic en Inicio, vaya a y después haga clic en . Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el icono de la impresora que esté utilizando y, después, haga clic en . Los valores que puede modificar dependen del tipo de impresora que utilice. Haga clic en las diferentes fichas para ver todas las opciones que puede establecer.

Activar la barra de menús en los programas Ejecutar el comando correspondiente de un menú

F10 ALT+ la letra subrayada en el menú Cerrar la ventana actual en programas con (MDI). CTRL+F4 Cerrar la ventana actual o salir de un programa ALT+F4 Copiar CTRL+C Cortar CTRL+X Eliminar SUPR Mostrar Ayuda acerca del elemento de cuadro de diálogo F1 seleccionado Mostrar el menú de sistema de la ventana actual ALT+ BARRA ESPACIADORA Mostrar el menú contextual del elemento seleccionado MAYÚS+F10 Mostrar el menú CTRL+ESC Mostrar el menú de sistema para programas MDI ALT+GUIÓN (-) Pegar CTRL+V Cambiar a la última ventana utilizada ALT+TAB -O bienCambiar a otra ventana si mantiene presionada ALT mientras presiona repetidamente TAB Deshacer

CTRL+Z

Cancelar la tarea actual Hacer clic en un botón si el control actual es un botón -O bien-

ESC BARRA ESPACIADORA

Activar o desactivar la casilla de verificación si el control actual es una casilla de verificación -O bienHacer clic en la opción si el control actual es un botón de opción Hacer clic en el comando correspondiente

ALT+

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la

letra

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subrayada Hacer clic en el botón seleccionado ENTRAR Retroceder a través de las opciones MAYÚS+TAB Retroceder a través de las fichas CTRL+MAYÚS+TAB Avanzar a través de las opciones TAB Avanzar a través de las fichas CTRL+TAB Abrir una carpeta de un nivel superior si hay una carpeta seleccionada RETROCESO en un cuadro de diálogo o . Abrir o en el cuadro de diálogo o F4 Actualizar el cuadro de diálogo o F5

Cuando un elemento está seleccionado, puede utilizar los siguientes métodos abreviados: Omitir la reproducción automática al insertar un disco compacto Copiar un archivo Crear un acceso directo

MAYÚS al insertar el CD-ROM CTRL mientras arrastra el archivo CTRL+MAYÚS mientras arrastra el archivo Eliminar un elemento inmediatamente en lugar de llevarlo a la MAYÚS+SUPR Papelera de reciclaje Mostrar F3 Mostrar el menú contextual de un elemento Tecla APLICACIÓN Actualizar el contenido de una ventana F5 Cambiar el nombre de un elemento F2 Seleccionar todos los elementos CTRL+E Ver las propiedades de un elemento ALT+ENTRAR o ALT+DOBLE CLIC

Puede utilizar la tecla Aplicación con un teclado Microsoft Natural Keyboard o con cualquier otro teclado compatible que incluya la tecla APLICACIÓN. Cerrar la carpeta seleccionada y todas sus carpetas MAYÚS mientras hace clic en el botón primarias (sólo para ) Retroceder a una vista anterior ALT+FLECHA IZQUIERDA Avanzar a una vista anterior ALT+FLECHA DERECHA Ver la carpeta de un nivel superior RETROCESO Contraer la selección actual si está expandida

FLECHA IZQUIERDA

-O bienSeleccionar la carpeta primaria Contraer la carpeta seleccionada Expandir la selección actual si está contraída

BLOQ NUM+SIGNO MENOS (-) FLECHA DERECHA

-O bienSeleccionar la primera subcarpeta Expandir todas las carpetas bajo la selección actual BLOQ NUM+*

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Expandir la carpeta seleccionada Cambiar entre los paneles izquierdo y derecho

BLOQ NUM+SIGNO MÁS (+) F6

Utilizar la tecla WINDOWS Recorrer cíclicamente los botones de la barra de tareas Mostrar Mostrar Mostrar la Ayuda Mostrar el comando Mostrar el menú Mostrar el cuadro de diálogo Mostrar el Explorador de Windows Minimizar o restaurar todas las ventanas Deshacer minimizar todas las ventanas

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WINDOWS+TAB WINDOWS+F CTRL+WINDOWS+F WINDOWS+F1 WINDOWS+R WINDOWS WINDOWS+PAUSA WINDOWS+E WINDOWS+D MAYÚS+WINDOWS+M

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Word para Windows es el procesador de texto más utilizado en el entorno Microsoft Windows. Con la nueva versión de Word 97 se da un nuevo paso adelante en la automatización de la elaboración de documentos por computadora, ya que incluye nuevas características que hacen más fácil su aprendizaje y uso, y en el aprovechamiento máximo de los recursos de hardware de su equipo (arquitectura + software de 32 bits). Deje que los asistentes le aconsejen en el formato del texto y su disposición y ubicación, son realmente buenos. Para ejecutar Word 97 vaya al menú Inicio, haga Clic sobre él y después lleve el apuntador a la opción Programas. Se desplegará un submenú en el cual encontrará el icono de Word. Para ejecutar o entrar en el programa haga Clic con el ratón sobre este icono. Después de la carga del sistema aparecerá en pantalla una ventana como la de la figura siguiente.

C

A

B J

D

H

Figura de Ventana Word

E G

I Ventana Word Vista Diseño de página

38

F

Operador de Microcomputadoras

Este es el entorno de trabajo de Word 97, en el cual podemos distinguir elementos coincidentes con otras ventanas del entorno Microsoft Windows:  La barra de título (): muestra el nombre del programa (Microsoft Word) y el nombre  

      

del documento en edición. La barra de menús (): contiene todos los menús desplegables de la aplicación. En estos menús se podrán seleccionar las opciones que realizarán acciones determinadas. Las barras de herramientas ( ) : le ayudarán a realizar las operaciones más habituales con solo hacer Clic en alguno de sus botones o iconos, como por ejemplo abrir un documento, guardarlo, aplicar estilo, cambiar tipo y tamaño de letra, etc. La regleta o regla (): se utiliza para controlar los márgenes, sangrados, tabulaciones y anchura de las columnas de las tablas. El área del documento (): es donde se editará el texto y otros objetos del documento. Las barras de desplazamiento (): le permitirán desplazarse cómoda y rápidamente por el documento. La línea de estado (): le proporcionará información sobre el documento, el estado de las teclas especiales, de la ortografía y la gramática del documento y el modo de trabajo que está utilizando. El punto de inserción (): le indica en todo momento dónde aparecerá el texto que escribe. Es la barra o línea vertical que aparece parpadeando. Botones de control de vista (): le permitirán ver el documento de diferentes formas y trabajarlo de diferentes modos. Ayudante (): un dibujo animado que le comunicará mensajes de Word, le hará preguntas para ayudarle en su trabajo con Word y al cual podrá dirigirse en cualquier momento de duda.

Para salir de Word hay cuatro métodos alternativos:

•

Pulsar la combinación de teclas Hacer doble Clic en el menú de control de la ventana de Word.

• •

Seleccionar la opción del menú .

•

Hacer Clic sobre el botón cerrar () en la esquina superior derecha de la ventana, sobre la barra de título.

Para introducir un texto simplemente hágalo desde el teclado. Verá como a medida que va escribiendo los caracteres van apareciendo de izquierda a derecha a partir del punto de inserción. Cuando el texto va a sobrepasar el margen derecho de la página, Word 97 se encarga de pasarlo a la siguiente línea de modo automático. No es necesario que pulse la tecla Enter o Intro

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como se haría en una máquina de escribir tradicional. Solo pulse Enter cuando necesite un retorno de carro para iniciar un nuevo párrafo, inserción de líneas en blanco o comenzar a escribir más abajo en la página. Si rellena una página completa tampoco debe preocuparse, ya que Word pasará el texto que no quepa en ella, a la página siguiente. La división entre páginas podrá observarse de diferentes formas según la vista seleccionada. Si desea insertar texto, sitúe el cursor (la barra intermitente) haciendo clic en el lugar donde desea escribir y teclee el texto. Verá como el texto nuevo va empujando al que está escrito a continuación sin borrarlo. Si lo borra a medida que lo escribe, pulse la tecla Insert y dejará de hacerlo.

Figura de texto introducido en Word.

Lo primero que debe hacer cuando escriba un texto con Word 97 es grabarlo en una unidad física de almacenamiento (Disco Duro, Diskette, etc.). Para realizarlo siga los pasos que se indican a continuación:

1. 2. 3.

Seleccione el menú y después la opción . Aparecerá en pantalla la ventana común . Seleccione la ubicación o dirección en donde se guardará el archivo en la barra de selección . Coloque el apuntador en la caja de texto Nombre de archivo y haga clic, aparecerá la barra de inserción; Word coloca como nombre probable de archivo las primeras palabras que consigue en el documento, si desea este nombre no lo borre y pase al

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Operador de Microcomputadoras

4.

otro paso; de lo contrario, borre el contenido de la caja y teclee el nombre que desee para el documento. Este nombre puede tener una longitud de más de 8 dígitos y se pueden incluir espacios. Haga clic en el botón . Se guardará en la ubicación seleccionada con el nombre dado. Por defecto Word almacena los documentos en una carpeta del Disco Duro llamada Mis Documentos, pero puede indicarle otra ubicación y predeterminarla mediante la opción del menú Si el documento ya ha sido guardado previamente, puede guardar cualquier cambio realizado en este de forma rápida de dos formas: Una es pulsar la combinación de teclas . La otra forma consiste en hacer clic en el icono con la figura de un diskette de la barra de herramientas Standard de Word.

Cuando haya terminado de trabajar con el documento puede salir de él cerrándolo. Para hacerlo, seleccione la opción Cerrar del menú Archivo. Si había guardado el documento previamente, Word cerrará la ventan del documento y la operación habrá finalizado. Si había modificado de cualquier forma el documento, Word le presentará un mensaje preguntándole si desea guardar los cambios realizados. Si selecciona la opción Si, estos cambios serán guardados, si contesta No, los cambios efectuados no serán guardados y se cerrará el documento; si selecciona la opción cancelar, podrá seguir trabajando en el documento ya que Word no lo cerrará.

Para recuperar un documento de cualquier ubicación en donde permanezca guardado debe seguir los pasos siguientes:

1.

Seleccione la opción del menú o haga clic en el icono de la barra de herramientas Standard. 2. Aparecerá la ventana común Abrir en pantalla. 3. Determine la ubicación del documento en la caja de selección Buscar en. Seleccione el archivo que desea recuperar haciendo clic sobre él y pulsando o el botón ó, haga doble clic sobre el documento que desea recuperar ó, colocando el

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Operador de Microcomputadoras

apuntador en la caja de texto Nombre de Archivo y pulsando . El documento será cargado a la ventana de trabajo. Para abrir rápidamente un documento use la combinación de teclas o haga clic en el icono Abrir de la barra de herramientas Standard. Figura de la ventana Abrir

Muchas de las operaciones que realizará con Word necesitarán que tenga seleccionado previamente un fragmento de texto. Por ejemplo, para borrar dos líneas de texto puede optar por borrar cada uno de los caracteres de cada línea utilizando la tecla Supr o Retroceso o seleccionar esas dos líneas y decir a Word que las borre. Esta última opción es mucho más eficiente y rápida en caso de que necesite borrar gran cantidad de texto. Hay varias formas de hacer la selección de texto las cuales explicaremos a continuación: Seleccionar una o más letras seguidas. 1. Con el ratón sitúe la barra de inserción a la izquierda de la letra o letras a seleccionar y haga clic manteniéndolo pulsado. 2. Arrastre el ratón hacia la derecha con suavidad procurando mantenerlo lo más horizontalmente posible. Verá como a medida que lo hace las letras se van marcando en vídeo inverso. 3. Cuando haya seleccionado las letras que desee suelte el botón del ratón y quedarán seleccionadas para cualquier operación.

Marcar una palabra completa. Marcar una o más líneas completas. 1. Desplace el puntero del ratón hacia el margen izquierdo del documento. La flecha del cursor del ratón aparece apuntando hacia la derecha. 2. Sitúe la flecha del ratón a la altura de la línea que desee seleccionar y haga clic. Comprobará como la línea completa se marca en vídeo inverso. 3. Si necesita marcar más de una línea, cuando haga clic manténgalo pulsado y arrastre el ratón hacia arriba o hacia abajo. Se marcarán las líneas completas a medida que vaya pasando el apuntador del ratón a su altura.

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Marcar un párrafo. 1. Sitúe el cursor del ratón a la izquierda del párrafo que desee seleccionar. La flecha apuntará de nuevo hacia la derecha. 2. Haga doble clic. Se seleccionará el párrafo completo.

Seleccionar todo el texto. Escoja la opción Seleccionar todo del menú Edición y se marcará todo el texto en vídeo inverso.

Cuando se está trabajando con un documento, es muy habitual tener que desplazar el punto de inserción a un lugar determinado. Por ejemplo, está terminando un escrito y necesita ir al principio para hacer una revisión visual del mismo, o se acuerda que tiene que insertar un texto a modo de introducción. En Word existen métodos para realizar esta tarea de forma rápida. Estos métodos pueden clasificarse en dos tipos: los que utilizan el ratón y los que se realizan con el teclado. Mediante el ratón. Los movimientos que se pueden realizar mediante el ratón son:

• • •

•

Arriba o abajo una línea: Haga clic en la flecha que apunta hacia arriba o hacia abajo en la barra de desplazamiento vertical. Arriba o abajo una pantalla: Haga clic sobre la barra de desplazamiento vertical arriba o abajo del cuadrado que hay en ella. Arriba o abajo una cantidad variable: Haga clic en el cuadrado de la barra de desplazamiento vertical. Sin soltar el botón del ratón arrástrelo hacia arriba o hacia abajo cuanto desee. Si lo lleva hasta arriba del todo llegará al principio del documento y si lo lleva hasta abajo del todo irá al final del documento. A un lugar visible: Sitúe el cursor del ratón en el lugar donde desee colocarlo y haga clic.

Si inicia un documento y quiere colocar el cursor a mitad de la página no podrá hacerlo. Primero debe insertar líneas en blanco o de texto hasta llegar a la mitad de la página. Como regla general, debe saber que el punto de inserción sólo puede colocarse donde se haya escrito algún texto. De igual forma y para ver partes de un documento ocultas se podrá trasladar de forma horizontal utilizando la barra de desplazamiento horizontal. Mediante el teclado Para moverse por el documento mediante el teclado tiene las siguientes posibilidades:

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• • • • • • • • • • •

Un carácter a la izquierda o a la derecha: Pulse una vez la tecla o . Arriba o abajo una línea: pulse una vez la tecla o . Una palabra a la izquierda o a la derecha: Pulse o . Un párrafo hacia arriba o hacia abajo: Pulse la combinación o . Principio de una línea: Pulse la tecla . Final de una línea: Pulse la tecla . Arriba o abajo una pantalla: Pulse las teclas o . Inicio o fin de una pantalla: Pulse la combinación de teclas o . Inicio del documento: Pulse la combinación de teclas . Fin del documento: Pulse la combinación de teclas . A una página o un elemento especial: Pulse la tecla de función . Aparecerá una ventana de diálogo en el que se indica una serie de elementos a los que ir. Seleccione en la lista de la izquierda Página, en el recuadro central indique el número de la página y a continuación pulse .

Buscar un texto es una operación que puede resultar muy útil. Para buscar un texto en un documento se utiliza la opción Buscar... del menú Edición. Al seleccionar esta opción aparece en pantalla la ventana de diálogo Buscar y reemplazar. Introduzca el texto a buscar y comience la búsqueda haciendo clic en el botón Buscar siguiente que se encuentra en la parte superior derecha. En este momento Word comenzará la búsqueda. Si queremos finalizar la búsqueda haremos clic en el botón Cancelar. Si lo que queremos hacer es buscar la siguiente vez que aparezca esa palabra en el texto deberemos hacer clic de nuevo en el botón Buscar siguiente. Opciones de Buscar... La operación de búsqueda tiene varias opciones que afectan al resultado final. Estas son:

•

•

Buscar: esta opción consta de una lista desplegable que contiene las opciones necesarias para indicar hacia donde buscará Word. La opción Todo busca en el documento desde el inicio hasta el final. Las opciones Hacia atrás o Hacia delante buscan el texto desde donde se encuentre el punto de inserción y en la dirección indicada. Coincidir mayúsculas y minúsculas: Esta opción hace que Word busque el texto tal y como lo hemos escrito, teniendo en cuenta las mayúsculas y las minúsculas. Si por ejemplo, escribimos para buscar un texto en mayúsculas y tenemos activada esta opción, recibirá un mensaje del ayudante de Word, indicándole que no se ha encontrado el texto.

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•

Palabras completas: esta opción hace que el texto buscado no forme parte de una palabra. Por ejemplo si está buscando la palabra Word y no tiene activada esta opción, Word encontrará, por ejemplo, las palabras Word, WordPerfect, WinWord y WordStar ya que contienen la palabra Word. Si queremos que se detenga únicamente en Word deberemos activar esta opción.

Al hacer la revisión de un texto, es bastante habitual querer cambiar un término por otro. Word puede hacer la búsqueda de un término y sustituirlo por el nuevo de forma automática. La opción Reemplazar del menú Edición realiza esta operación. Para llamar rápidamente esta opción pulse la combinación de teclas Control+L. Al ejecutar esta opción aparece la ventana Buscar y reemplazar en la ficha Reemplazar. Su estructura es muy parecida a la de la opción Buscar... En el recuadro etiquetado como Buscar se inserta el texto que se quiere sustituir y en el recuadro Reemplazar con: se escribe la palabra o las palabras que sustituirán a la anterior o anteriores. Para pasar del recuadro Buscar al recuadro Reemplazar con pulse la tecla Tab. También puede hacerlo ubicando el cursor del ratón sobre el cuadro y hacer clic. Si quiere que Word pida confirmación a la hora de reemplazar haga clic en el botón Buscar siguiente. Si hace clic en el botón Reemplazar todos, Word no se detendrá y sustituirá el texto en el documento completo. Si hace clic en Buscar siguiente, Word buscará la primera vez que aparece el texto y se detendrá. En este momento podemos decirle que lo sustituya haciendo clic en el botón Reemplazar. Una vez que lo ha sustituido, Word busca la siguiente vez que aparece el texto y se vuelve a detener. Cuando haya terminado todo el proceso haga clic en el botón Cancelar. Opciones de Reemplazar...

La operación de reemplazo tiene las mismas opciones que la opción Buscar. Word ofrece la posibilidad de visualizar el texto en pantalla de formas diferentes. Las opciones de visualización en pantalla se encuentran en el menú Ver. La opción Normal presenta en pantalla el texto, el formato de

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los párrafos, líneas, secciones, saltos de página y la alineación de párrafos y tabulaciones. La opción Diseño en pantalla es una nueva característica de Word 97. Optimiza la visualización para hacer más sencilla la lectura en pantalla del documento. El texto aparece más grande y no se muestra como realmente se imprime. Esta opción añade un panel de desplazamiento, que se puede cambiar de tamaño, denominado Mapa del documento, que muestra el esquema de la estructura del documento. Al hacer clic en un tema del esquema, se puede ir directamente a esa sección del mismo. La opción Diseño de página presenta en pantalla el documento tal y como se va a imprimir. Se puede modificar el documento, añadir, borrar texto, mover los objetos y el texto con el ratón, etc. La opción Pantalla completa hace desaparecer todos los elementos de la ventana y deja toda la pantalla para el documento. Para volver al modo normal o Diseño de página haga clic en el botón Cerrar en la parte inferior derecha de la pantalla. La opción Zoom... le permitirá acercarse o alejarse del documento. Al seleccionar esta opción aparece una ventana de diálogo con las siguientes opciones:

Ventana Zoom

200%, 100%, 75%: Le permiten acercarse o alejarse del documento con estos factores predeterminados. El Zoom de tamaño normal es del 100%. Ancho de página: Ajusta el tamaño del documento para que quepa en el ancho de la zona de trabajo. El ancho del documento se ajustará a la hoja de trabajo. Porcentaje: en este recuadro se puede especificar un porcentaje de zoom personalizado. Toda la página: Ajusta la visualización para que veamos la página completa en pantalla.

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Varias páginas: Permite ver varias páginas en la pantalla. Para indicar el número haga clic en el botón que tiene dibujado una pantalla (previa selección de la opción). Aparecerá un recuadro de 3 elementos por 2 elementos. Haga clic en el primer elemento y dejando el botón pulsado, arrástrelo hacia abajo y a la derecha hasta conseguir el número de páginas que quiere ver. En el centro del cuadro de diálogo se puede ver una muestra del tamaño de la letra del documento que variará dependiendo del porcentaje de zoom seleccionado. Así podremos tener una idea de cómo veremos el texto del documento.

Antes que nada el primer concepto que debe conocer es el de bloque. Un bloque es una selección de texto, ya sea una letra, un espacio, una palabra, una línea, un párrafo o el documento entero. Para definir un bloque debemos seleccionar el carácter o conjunto de caracteres que conformarán el bloque de la forma que ya se explico anteriormente. Las operaciones básicas que se pueden realizar con los bloques son: • • •

Copiar Cortar Mover

Como copiar un bloque. Copiar EdiciónCopiar PegarEdiciónPegar Como cortar un bloque. Como mover un bloque. La operación de mover un bloque consiste en hacerlo desaparecer de su ubicación original para situarlo en una nueva posición. Para realizarlo debemos primero seleccionar el texto a mover y Cortar, luego ubicar el punto de inserción al lugar donde queremos mover el bloque y haga clic en Pegar.

Una vez que tenemos escrito el texto completo, el siguiente paso es asignarle un determinado aspecto, para que sea algo más que una simple consecución de palabras. Para esto contamos con las herramientas de formato de texto. Con estas herramientas podemos cambiar el aspecto de los caracteres del documento, el tamaño de los caracteres, el espaciado interlineal, la orientación de la página, los márgenes del documento, etc.

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Todas estas herramientas se encuentran en el menú Formato. Comenzaremos por lo más básico que es cambiar el formato de los caracteres.

Para cambiar el aspecto de los caracteres primero debe marcar el bloque de texto que desea modificar. Cuando lo haga seleccione la opción Fuente... del menú Formato. Aparecerá la ventana de diálogo Fuente en donde se pueden observar varias opciones algunas de las cuales vamos a ver en profundidad.

En la parte superior izquierda de la ventana Fuente podemos ver la opción Fuente: El tipo de letra seleccionado es Mariah. Bajo este recuadro hay una lista en la que se encuentran las fuentes disponibles. Hay algunos tipos de letra que son propios de la impresora que tenga instalada Windows. Hay otras fuentes, denominadas True Type, que son las que tienen instaladas en Windows y que son independientes de la impresora. Las fuentes True Type se imprimirán igual de bien (o así debería ser) en una impresora matricial, en una de inyección de tinta o en la impresora láser más sofisticada. Para seleccionar una nueva fuente solo tiene que hacer clic sobre su nombre en la lista que contiene todas las fuentes. La fuente seleccionada se

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aplicará al texto que ha elegido. En la parte inferior de la ventana aparece una muestra de cómo quedará el texto con el tipo de letra especificado. Para realizar esta operación con mayor rapidez podemos utilizar la barra de herramientas Formato y elegir el tipo de fuente sin utilizar en menú Formato. En la ventana Fuente se encuentra la opción Tamaño: Bajo ésta se encuentra una lista con diferentes números que representan el tamaño en puntos de la letra. Los tamaños disponibles dependen del tipo de letra y de la tecnología que utilice su impresora. Una impresora láser tendrá más tipos de letra disponibles que una matricial. Como ejemplo de diferentes tamaños incluiremos un cuadro con diferentes tamaños de la letra Arial: ARIAL 10 PUNTOS

ARIAL 24 PUNTOS

En la parte inferior izquierda aparece el apartado Efectos: El estilo de un carácter se cambia normalmente para resaltarlo. Las diferentes posibilidades son las que se muestran y para activarlos solo haga clic sobre el tipo de efecto y en la casilla a la izquierda del tipo de efecto aparecerá una marca y podrá observar el cambio que sufra el texto en la ventana de vista previa. Para dar un efecto de subrayado haga clic en el botón de la derecha del recuadro etiquetado como Subrayado: Se desplegará una lista con las diferentes opciones de subrayado. También se pueden asignar los formatos Negrita, Cursiva y Subrayado simple con los botones de la barra de herramientas Formato. Seleccione el texto y haga clic en el botón correspondiente. En la opción de formato de caracteres puede encontrar la posibilidad de poner color a los caracteres. La opción por defecto es automático, pero puede seleccionar un color cualquiera de los que se incluyen en la lista Color. Si no posee una impresora a color puede que no obtenga los resultados que desea, un texto en amarillo,

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por ejemplo, puede no verse con claridad en una impresora en blanco y negro. Un párrafo está formado por uno o más caracteres. Al final lleva siempre un retorno de carro (). Independientemente del formato de los caracteres que integran el párrafo, Word puede hacer que estos se dispongan de diferentes formas. La alineación, las sangrías y el espaciado son varios de las opciones a la hora de dar formato a un párrafo. El formato de un párrafo se controla seleccionando la opción ... del menú Formato. Al hacer la selección verá que aparece una ventana de diálogo con las opciones que vamos a ver con más detenimiento más adelante.

Ventana Párrafo

La alineación de un párrafo es la colocación de las líneas del texto con respecto a los márgenes del documento. En la ventana Párrafo encontrará la opción : en la parte superior derecha. Si hace clic en el botón que se encuentra a la derecha del cuadro se desplegará una lista que contiene las opciones: • • • •

Izquierda Centrada Derecha Justificada En el cuadro que sigue tiene una muestra de cómo va a quedar el texto después de aplicar la alineación.

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Alineación Izquierda: Coloca todos los caracteres de comienzo de línea pegados al margen izquierdo del documento, mientras que los caracteres del lado derecho no quedan pegados al margen derecho. Alineación Centrada: Coloca todos los caracteres de la línea centrados con respecto a los márgenes izquierdo y derecho del documento Alineación Derecha: Coloca todos los caracteres del final de línea pegados al margen derecho del documento, mientras que los caracteres del principio de línea no quedan pegados al margen izquierdo. Alineación Justificada: Coloca todos los caracteres del principio y final de línea pegados al margen izquierdo y derecho del documento. Es la opción más utilizada para una óptima presentación.

Puede aplicar los diferentes tipos de alineación utilizando los iconos de la barra de herramientas Formato. Seleccione el texto y haga clic en el botón que represente la alineación deseada. •

Izquierda

•

Centrada

•

Derecha

•

Justificada

En la parte central de la ventana de diálogo de Párrafo se encuentra la opción . Haga clic en el botón de la derecha del recuadro. Se desplegará una lista con valores establecidos por defecto por el programa. Para seleccionar una opción de la lista solo tiene que hacer clic sobre ella. También puede especificar un valor utilizando la opción : Haga clic en los botones de la derecha del recuadro para aumentar o reducir los valores del interlineado. Podrá observar los cambios realizados al texto seleccionado en el recuadro Vista Previa de la ventana de diálogo. El espacio anterior y posterior se utiliza, entre otros usos, para dar formato a los títulos. Por lo general los títulos van separados de los párrafos que los anteceden o preceden por una cantidad de líneas especificadas por nosotros mismos. Con el uso de esta opción podemos establecer una cantidad en puntos de espacio entre el título y los párrafos. Así conseguimos que todos los títulos tengan el mismo espacio anterior y posterior y no confundirnos si tenemos que dar dos retornos de carro antes y uno después.

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En al misma ventana de diálogo Formato de párrafo se encuentran las opciones para establecer sangrías al párrafo seleccionado. Hay cuatro tipos de sangría:

• Izquierda: Es el espacio que hay entre el margen izquierdo del documento y la parte izquierda del párrafo. • Derecha: Es el espacio que hay entre la parte derecha del párrafo y el margen derecho del documento. • Primera línea: Independientemente de los valores que tengan las sangrías izquierda y derecha, podemos especificar la sangría de la primera línea. Se utiliza cuando no hay espacios entre párrafos y están todos pegados. De esta forma se ve fácilmente el comienzo de otro párrafo. • Francesa: La sangría francesa mantiene la primera línea pegada al margen izquierdo del documento y las demás líneas del párrafo con una sangría izquierda de un valor específico. En la figura siguiente se pueden ver las cuatro sangrías distintas: Izquierda: Es el espacio que hay entre el margen izquierdo del documento y la parte izquierda del párrafo. Derecha: Es el espacio que hay entre la parte derecha del párrafo y el margen derecho del documento. Primera línea: Independientemente de los valores que tengan las sangrías izquierda y derecha, podemos especificar la sangría de la primera línea. Se utiliza cuando no hay espacios entre párrafos y están todos pegados. De esta forma se ve fácilmente el comienzo de otro párrafo. Francesa: La sangría francesa mantiene la primera línea pegada al margen izquierdo del documento y las demás líneas del párrafo con una sangría izquierda de un valor

Los tabuladores son unas posiciones medidas que se utilizan para colocar y alinear texto en un lugar determinado de la página. Vamos seguidamente a ver, con un ejemplo, la utilización de los tabuladores. En la siguiente tabla vemos que el texto está alineado perfectamente. Se ha utilizado solo la para alinear los rótulos y cifras. El tipo de letra utilizado es el Courier New. Este tipo de letra no tiene espaciado proporcional. O sea, cada carácter ocupa el mismo espacio. Así, cuatro caracteres de espacio ocupan el mismo espacio que cuatro letras “m”. 2100

1232 333 2333 34 2233 453 2331 3456 74 43 22 1450 1234 1564 4536 3867 4235

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El problema viene cuando utilizamos un tipo de letra con espaciado proporcional, en el que una “i” ocupa menos espacio que una “M”. En la siguiente figura se puede ver la misma tabla pero esta vez con un tipo de letra Arial. Puede ver que todo se ha desalineado. 2100 1232 333 2333 34 2233 453 2331 3456 74 43 22 1450 1234 1564 4536 3867 4235

Para solventar este problema se utilizan las marcas de tabulación o tabuladores. Existen cuatro tipos de tabuladores:

• Izquierda: Coloca el texto a la derecha de la marca de tabulación. El principio del texto queda pegado a la marca de tabulación.

• Centro: Coloca el texto centrado respecto a la marca de tabulación. • Derecha: Coloca el texto a la izquierda de la marca de tabulación. Así el final del texto queda pegado a la marca de tabulación. Se utiliza para poner números enteros en columna para después sumarlos. • Decimal: Coloca la parte entera de un número a la izquierda de la marca de tabulación, la coma decimal queda justo en la marca de tabulación y la parte decimal se coloca a la derecha de la marca de tabulación. Tabulación izquierda 1234567890 123456789 12345678 1234567 123456 12345 1234 123 12 1

Tabulación centrada 1234567890 123456789 1245678 1234567 123456 12345 1234 123 12 1

Tabulación derecha 1234567890 123456789 12345678 1234567 123456 12345 1234 123 12 1

Tabulación decimal 1,234567890 1,23456789 1,2345678 1,234567 1,23456 1,2345 1,234 1,23 1,2 1234554,567890

Hay dos formas de establecer marcas de tabulación. Una mediante la opción Tabulaciones... del menú Formato. Al seleccionarla aparece la ventana de diálogo siguiente:

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Para establecer un tabulador escriba en el recuadro la distancia en centímetros de la marca de tabulación con respecto al margen izquierdo del documento. Después seleccione la alineación de la tabulación. Para terminar haga clic en . La otra opción es mediante la utilización de la regla o regleta del documento y el ratón. Con el apuntador se selecciona el tipo de tabulador haciendo clic en el cuadro a la izquierda de la regleta. Luego se va con el apuntador a la regla, hacemos clic y mantenemos pulsado. Podemos ver una línea punteada que nos sirve como referencia para ubicar la marca. Cuando tengamos el tabulador en la posición deseada soltamos el botón del ratón. El tabulador quedará establecido. Para quitar los tabuladores solo arrástrelos con el ratón hacia la izquierda de la regleta o utilice la opción de la ventana El documento completo también tiene formato. La opción que debe seleccionar para dar formato al documento está en el menú y su nombre es Al seleccionar esta opción aparecerá en pantalla la ventana de diálogo Configurar página. En ella podemos ver que se pueden modificar cuatro características del formato de página: los márgenes, el tamaño del papel, la fuente del papel y el diseño de la página. Puede activar cada una de estas opciones haciendo clic en la solapa de ficha de la ventana. La opción Márgenes se utiliza para cambiar los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior. La opción Encuadernación permite dejar espacio adicional a la izquierda

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del documento para que, al encuadernar, engrapar o pegar las hojas, el texto se pierda en el lomo del libro. Haga clic en la solapa Tamaño del papel. Aparecerá otra ficha en donde puede especificar el largo y ancho del papel o seleccionar una de las opciones de la lista Tamaño del papel. La orientación del papel puede ser Horizontal o Vertical haciendo clic en la opción que desee activar.

La solapa Fuente de papel hace que aparezca otra ficha en donde le podemos indicar a Word de que bandeja de la impresora se tiene que cargar el papel para imprimir. Por ejemplo, puede imprimir la primera hoja del documento de la bandeja superior, que tiene papel de color y las restantes de la bandeja inferior, que tiene papel normal. Esto, obviamente, solo es aplicable a las impresoras que posean bandejas para cargar papel. La solapa Diseño de página muestra en pantalla la ficha del mismo nombre en donde se pueden especificar las opciones para la cabecera y pies de página, saltos de sección, alineación vertical y números de línea.

Ficha Diseño de página

Word 97 puede crear un marco a la página y darle un formato especial. Para ello seleccione la opción Bordes y sombreado... del menú Formato. En la ventana que aparece seleccione la ficha Borde de página.

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Despliegue la lista de la opción Arte: y verá los estilos de borde que puede aplicar a la página.

El Autoformato es una opción de Word que permite aplicar un formato a un texto mientras se está escribiendo. Las opciones de autoformato se encuentran disponibles en la opción denominada Autocorrección... del menú Herramientas. Al seleccionar dicha opción aparece una ventana de diálogo del tipo fichas. Seleccione la solapa Autoformato. En esta ventana podrá seleccionar activar o desactivar las siguientes opciones: Títulos, Bordes, Listas automáticas con viñetas y con números. Si, por ejemplo, está numerando títulos de apartados siguiendo el formato 1.1.1., 1.1.2., etc., Word interpretará perfectamente lo que está haciendo y aplicará el formato predefinido para los titulares que estén escritos con dicha nomenclatura, es más llevará la cuenta automáticamente. Igualmente, si escribe una línea comenzando con mayúsculas y sin terminar con punto final, Word interpretará que es un título, aplicándole el formato adecuado. Esta tecnología llamada IntelliSence está siempre latente cuando trabajamos con Word y está pendiente de los posibles fallos que podamos cometer. Igualmente se harán cambios mientras escribe a ciertos elementos tipográficos, como por ejemplo la conversión de comillas normales a tipográficas (abrir y cerrar), Ordinales en superíndice, las fracciones como un solo carácter, etc. La Autocorrección mientras escribe es la segunda de las funciones IntelliSence de Word. Su propio nombre indica lo que hace. Seleccionando la opción del menú aparece la ventana de diálogo de opciones de la función de autocorrección. Las opciones de dicha ventana son: • •

Corregir dos mayúsculas seguidas. Poner la primera letra en mayúsculas después de un punto. • Corregir el uso accidental de la tecla . • Reemplazar caracteres o combinaciones de caracteres especiales por su equivalente en símbolo.

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Ficha Autocorrección Para casos que no siguen estas normas existe también una lista de excepciones que Word se encargará igualmente de comprobar. Para añadir palabras a la lista de excepciones haga clic en el botón ... del cuadro de diálogo y aparecerá una nueva ventana. En ella hay dos solapas que contienen listas de excepciones. Basta con añadir la palabra escrita de la manera correcta. Un estilo es la definición de un formato de texto (de un párrafo o de un fragmento), esto es, que tipo de letra, de párrafo, tabuladores, marco, borde e idioma va a llevar. Cada estilo tiene un nombre que podemos asignarle libremente. La razón de la existencia de los estilos estriba en automatizar al máximo las operaciones de características para un documento. Si, por ejemplo, tenemos un documento de 100 páginas con 50 títulos, 40 subtítulos y 600 párrafos de texto normal y tuviéramos que establecer las características de cada elemento seria bastante engorroso además de lento. Para definir un estilo seleccione la opción del menú . Aparecerá la ventana de diálogo Estilo. Podemos observar cinco partes en esta ventana. La primera nos muestra todos los estilos disponibles que cumplan la condición impuesta en la opción Lista, situada más abajo. También se puede ver una muestra de un párrafo al que se le ha aplicado el estilo seleccionado en la lista antes mencionada. De igual manera se muestra el tipo de letra del estilo y una descripción de las características que definen al mismo.

Ventana Estilo

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En la parte inferior del cuadro aparecen una serie de botones que tienen las siguientes funciones:

• : Aplica el estilo seleccionado al párrafo donde se encuentre el punto de inserción. • : Cancela la orden y cierra la ventana sin hacer cambio alguno.

• : Crea un nuevo estilo, operación que veremos a continuación con más detalle. • : Modifica el estilo seleccionado en la lista.

• : Borra el estilo seleccionado en lista. El programa mostrará una ventana que pedirá confirmación para realizar esta operación. • : Permite copiar estilos de un documento o plantilla a otro.

• : Muestra ayuda sobre los estilos. Para crear un nuevo estilo se hace clic en el botón . Aparecerá la ventana de diálogo Nuevo estilo.

Ventana Nuevo estilo

Si vamos a crear un estilo nuevo, lo primero que debemos hacer es dar nombre al estilo a crear. Para ello se escribe el nombre en el recuadro Nombre: Los nombres de estilo pueden tener hasta 253 caracteres con separadores y pueden incluir cualquier combinación de caracteres y espacios, excepto (\), (;) y ({}).

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Los nombres pueden ser en mayúsculas o minúsculas o una combinación de ellas ya que Word no toma en cuenta este detalle. TUTULAR y Titular se consideran el mismo estilo. Como segundo paso debemos indicar si el estilo va a ser de párrafo o de carácter. Un estilo de párrafo se aplica a un párrafo completo, incluso si se ha seleccionado una parte del mismo o el punto de inserción se encuentra al lado de un carácter del párrafo. Un estilo de carácter se aplica a una palabra o un fragmento de texto seleccionado. Seleccione Tipo de estilo y escoja párrafo o carácter. Una vez que ya hemos dado estos pasos, lo que debemos hacer es establecer las características del texto. Para ello hay que hacer clic en el botón que se encuentra a la derecha del cuadro de diálogo. Al pulsarlo aparece un menú con diferentes opciones. En este menú se pueden seleccionar las opciones del formato del estilo. Cada una de estas opciones despliega una ventana de diálogo.

Si quiere ahorrarse trabajo a la hora de definir los estilos de su documento puede utilizar la galería de estilos de Word. Esta contiene múltiples estilos predefinidos agrupados atendiendo al tipo de documento que se quiere escribir. La galería de estilos aparece en pantalla al seleccionar la opción del menú . En esta ventana aparece a la izquierda una lista de documentos ejemplo con una serie de estilos predefinidos. Al seleccionar uno de ellos se puede ver una muestra de los estilos aplicados al documento en la parte derecha denominada Vista previa: Haga esta operación siempre que quiera comenzar un documento nuevo con los estilos especificados por un tipo concreto. Para completar el aspecto del documento podemos añadir ciertos elementos especiales como, cabeceras, pies de página, número de página, gráficos, columnas, tablas, etc. Antes que nada coloque el punto de inserción al principio del documento. Para poner el número de pagina se utiliza la opción del menú . Al ejecutar esta opción aparece en pantalla la ventana Números de página.

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En esta ventana especifique la posición del número de página, que puede ser en la parte inferior o superior de la hoja y a la izquierda, centro o derecha de la página. Haga clic en el botón Formato... y aparecerá un nuevo cuadro. En la lista desplegable seleccione el formato que más le guste e indique con que número desea que comience la numeración en el recuadro Numeración. Si no se ha numerado la primera página regrese a la ventana anterior y active la casilla Número en la primera página. Para añadir una cabecera al documento seleccione la opción del menú . La pantalla mostrará una ventana con las opciones de selección tanto para encabezado como para pie de página y un recuadro (parte superior para cabecera y parte inferior para pie de página) destinado a albergar todos los elementos incluidos imágenes, logotipos, formatos de texto, etc. y a la vez agregar por medio de las opciones de la ventana: Fecha (con el icono calendario), hora (con el icono del reloj), número de página (con el icono #) o pulsando el icono + incluye el número de páginas totales del documento, para hacer una numeración del tipo 1/10, 2/10, 3/10, ..... 10/10. En el botón se pueden seleccionar los valores más frecuentes que se suelen incluir en la cabecera o en el pie de página.

Hay dos formas de escribir un texto en columnas. Una es utilizando tablas y la otra es definiendo unas columnas tipo periódico. Vamos a comenzar por ver la forma de tablas.

Las tablas se utilizan para organizar la información en filas y columnas. La intersección de una fila con una columna se llama celda. Cada celda puede contener un formato (estilo) diferente de las otras. De esta forma, cada celda es un elemento independiente, aunque esté unida a otras celdas de la tabla.

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Para insertar una tabla en el texto ubique el punto de inserción al lugar donde desee colocar la tabla y seleccione la opción del menú Podrá ver en pantalla la ventana siguiente En este cuadro indique el número de filas y columnas que tendrá la tabla. También puede dar el valor del tamaño que quiere que tenga cada columna. La opción por defecto del programa es Automático, que distribuye por igual el ancho de las columnas entre los márgenes del documento. La opción nos pone a disposición una gran cantidad de formatos prediseñados de tabla para poder seleccionar. La forma más fácil y rápida de crear tablas es mediante la barra de herramientas Tablas y bordes. Ella nos permite crear nuestras filas y divisiones tan sencillas como seleccionar el lápiz y dibujar líneas, las cuales siempre van a estar rectas. Dispone también de un borrador para eliminar los trazos no deseados y todas las opciones de bordes y sombras. Para comenzar a escribir en la tabla, haga clic sobre la celda que desee. Al pulsar pasamos a la siguiente línea dentro de la misma celda y el alto de la fila completa va aumentando. Para pasar de una celda a otra solo haga clic sobre ella o pulse la tecla .

Para borrar un elemento de una tabla lo primero que debemos hacer es seleccionarlo. Para seleccionar la tabla completa coloque el punto de inserción dentro de cualquier celda de la tabla y pulse o seleccione la opción del menú . Si queremos borrar el contenido de la tabla se pulsa directamente la tecla . Si lo que queremos es borrar la tabla completa como elemento hay que seleccionar la opción del menú y si queremos que el contenido quede en memoria haga clic en el icono . Si queremos eliminar una columna, seleccione eliminar un grupo de celdas.

en el menú o

si lo que queremos es

Para ajustar el ancho de columnas y el alto de filas proceda como sigue: Haga clic en una de las celdas de la columna o fila que desea modificar. Seleccione la opción del menú . En la ventana de diálogo del tipo fichas que

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aparece puede especificar el ancho de cada columna en la ficha Columnas así como el espacio entre las mismas. Si quiere que se ajuste el ancho de la columna automáticamente al texto más largo contenido en ella haga clic en el botón . En la ficha Fila puede definir el alto de cada fila para que sea automático, mínimo o exacto. Además puede dar una altura a la fila en puntos utilizando el recuadro y darle una sangría a la izquierda al texto. Tiene la opción para romper filas entre páginas y opciones para alinear el texto contenido en ellas. Para cambiar la alineación vertical del contenido de una celda debe seleccionar la o las celdas (no funciona para la tabla completa), haga clic sobre la selección con el botón derecho del ratón y en el menú emergente seleccione la opción . Esta opción despliega un nuevo menú en el que podrá seleccionar cualquiera de las tres opciones (superior, centro o inferior). También utilizando la barra de herramientas Tablas y bordes y seleccionando uno de los tres iconos de alineación vertical podemos realizar esta operación

Si va a trabajar con columnas estilo periódico, lo primero que debe hacer es un boceto preliminar para definir lo que desea exactamente. Debe tomar en cuenta si quiere que lleve cabecera, el formato de los párrafos, el número de columnas, la distancia entre las columnas, los márgenes, etc. Para crear una cabecera teclee el texto que desee y asignele el formato que quiera. Para definir las columnas se utiliza la opción del menú . Al seleccionar esta opción aparecerá la ventana Columnas en donde puede especificar el número de columnas, la distancia entre ellas y si desea una línea entre ellas. En la opción : indique De aquí en adelante, para que el texto de la cabecera no se disponga en forma de columnas. Para ver el texto en columnas debe activar la vista del menú . Para ver las líneas entre columnas debe ir a del menú . Si las columnas tienen un largo establecido debe ir a la opción del menú y seleccionar la opción con el punto de inserción ubicado en el sitio hasta donde deben llegar las columnas, esto hará que el texto se distribuya entre el número de columnas de forma pareja (no todo el tiempo funciona de la forma deseada).

Word posee herramientas muy importantes que le harán mejorar su documento estas

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son el corrector ortográfico, el corrector gramatical y el diccionario de sinónimos.

El corrector ortográfico de Word 97 comprueba todas las palabras del documento con las que tiene en su diccionario particular. Cuando en el documento hay una palabra que no encuentra en el diccionario se detiene y nos avisa y además sugiere cual palabra debería ser la correcta. Word solamente compara palabras y no considera el contexto. De forma que si escribimos “cada” en vez de “cara”, dará esta palabra por válida, ya que existe en el diccionario. Antes de comenzar la revisión lo primero que debe hacer es situar el punto de inserción al principio del documento. Otra forma más rápida de llamar al corrector ortográfico, es haciendo clic en el botón de corrección de la barra de herramientas Standard. Para revisar la ortografía de una sola palabra selecciónela y pulse la tecla .

Ventana Ortografía y gramática En esta ventana, el recuadro muestra la palabra que Word desconoce o el sector de texto donde se ubica el error gramatical. El recuadro muestra la

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palabra o lista de palabras que, según el programa, cree que son las posibles palabras correctas o da sugerencias del error gramatical y su posible solución. A partir de aquí es usted quien toma la decisión de acuerdo con los botones que van apareciendo a la derecha de la ventana: • • • • • • • • •

Como bien indica, ignora la palabra solo esa vez, la deja como está y prosigue con la revisión. Ignora la palabra esa vez y todas las demás veces que aparezca en el documento. Cambia la palabra resaltada por la que tenga seleccionada en la lista de sugerencias. Cambia la palabra resaltada por la que contiene el recuadro Cambiar por, esa vez y todas las demás que aparezcan en el documento. Añade la palabra al diccionario. Compruebe antes que la palabra esté bien escrita. Deshace la última acción. Termina la revisión y vuelve al documento. Presenta una ventana de diálogo en donde se pueden modificar las opciones de corrección. Nos presenta la ventana Autocorrección.

El control de la corrección automática se lleva desde la ventana de diálogo del menú . Este cuadro de diálogo contiene en su parte superior cuatro opciones: • • • •

Con esta opción activada automáticamente, si llegamos a escribir dos mayúsculas seguidas, serán corregidas. Por si se nos olvida alguna vez que después de un punto siempre se comienza con mayúscula. Si se nos olvida desconectar la tecla Bloque de mayúsculas, Word lo detecta, lo desactiva y corrige automáticamente el texto. Word detecta ciertos casos de errores de tecleo o escritura que corrige automáticamente sin preguntar.

En la parte central de la ventana se pueden ver dos recuadros para añadir los casos a reemplazar mientras escribe a la lista que se encuentra debajo. En muchas oportunidades el corrector gramatical se equivoca en la evaluación que hace de los errores, esto debido a la gran riqueza del castellano y a las numerosas posibilidades de construcción de oraciones.

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El diccionario de sinónimos le permitirá buscar palabras equivalentes y términos relacionados con la palabra previamente seleccionada. Se utiliza para evitar repeticiones de palabras en nuestro documento. Se activa desde el menú y en la opción seleccionando aparecerá un cuadro de diálogo donde encontrará los siguientes recuadros: • • •

Donde se encuentra la palabra seleccionada. Que da una lista de los diferentes significados de la palabra. Contiene la lista de palabras por las que se puede sustituir.

Las acciones que se pueden tomar son: • • • • •

Para buscar más significados y sinónimos de la palabra haga clic en . Para buscar sinónimos de una palabra de la lista haga clic en la palabra y después en . Para buscar sinónimos de una palabra que no esté en la lista, teclee la palabra en el recuadro Reemplazar por el sinónimo y haga clic en Cuando encuentre la palabra idónea haga clic en . Para terminar la operación haga clic en .

Ya tenemos nuestro documento escrito, formateado y revisado, lo que nos resta por hacer es imprimirlo. Pero antes podemos ver como va a quedar impreso utilizando la del menú o el icono de la barra de herramientas Standard. Al ejecutar esta opción aparece en la pantalla una presentación de la página tal y como va a quedar impresa. En la parte superior de la pantalla aparecen una serie de botones que tienen las siguientes funciones: • •

• •

• •

Imprimir: Es el botón que tiene dibujada una impresora. Si se pulsa, se imprimirá el documento completo. Aumentar: Amplía el detalle de visualización del documento. El cursor del ratón aparece como una lupa, al hacer clic aumenta y al hacer de nuevo clic se reduce. El icono correspondiente es el que muestra una lupa y una hoja. Una página: Solo muestra una página en la presentación. Es el icono que tiene dibujada una página. Varias páginas: Muestra en pantalla varias páginas simultáneamente (como en la figura). Es el icono que tiene dibujadas varias páginas y se utiliza arrastrando el ratón hasta el número de páginas deseado. Zoom: Muestra la vista de la página con un porcentaje. Ver regla: Muestra una regla sobre el documento.

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•

•

•

Reducir hasta ajustar: Reduce el tamaño de la letra hasta que quepa en una sola página. El botón es el que tiene dibujado unas hojas con una flecha. Pantalla completa. Muestra el documento a pantalla completa. El icono es el que presenta una pantalla. Cerrar: Muestra el documento en vista

normal.

Para imprimir un documento lo primero que hay que hacer es seleccionar y configurar la impresora. Esto se realiza solo una vez al instalar Windows y significa indicar el tipo de impresora que tenemos conectada a la computadora, donde está conectada y el tipo de papel que utiliza. Una vez configurada la impresora seleccione en Word la opción del menú . Aparecerá en pantalla una ventana que puede variar de acuerdo al tipo de impresora y en donde se pueden observar los siguientes rótulos: • • • • • • •

indica el nombre de la impresora que está instalada y activada como predeterminada en su computadora. Indica el estado de la impresora. Indica el tipo de la impresora. Donde está situada la impresora, en caso de tratarse de una conexión de red. Para impresoras compartidas. Selecciona lo que se va a imprimir. Es el número de copias a imprimir. Puede reducir o aumentar el número utilizando los botones que se encuentran a la derecha del recuadro. Si selecciona la opción , las copias las imprimirá después del documento entero o cada página. • Si desea imprimir el documento entero, la página donde se encuentra el punto de inserción o un intervalo

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especificado por el número de las páginas. Para especificar páginas sueltas ponga sus números separados por comas. Para especificar un rango de páginas continuas introduzca el número de página inicial y el final separados por un guión.

También se puede imprimir todo el documento haciendo clic en el icono de la barra de herramientas Standard.

Para comenzar a imprimir haga clic en el botón . Si quiere cambiar la impresora selecciónela en la lista de impresoras instaladas. El botón muestra una ventana en donde se pueden seleccionar los parámetros de impresión tales como calidad, anotaciones, resumen, etc.

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PowerPoint es un generador de Diapositivas Electrónico para crear y diseñar Presentaciones computarizadas. Para esto Microsoft PowerPoint utiliza la analogía de un proyector de Diapositivas, solo que además permite animación de estas y de los objetos dentro de estas dentro del marco de la presentación electrónica. También cuenta con asistentes que simplifican aquellas tareas de difícil o complicada ejecución, los cuales van guiando al usuario hasta el logro de la tarea específica. Microsoft PowerPoint trabaja con las mismas características estandarizadas de cualquier aplicación bajo Windows, lo que permite un ahorro de tiempo en la familiarización de la ventana, las herramientas y una interacción sencilla para el usuario. Para entrar en el ambiente de trabajo de Microsoft PowerPoint y una vez estando dentro de Windows, hay varias formas de ingresar: si tenemos activada la Barra de Office pulsar el icono de PowerPoint. Si hemos creado un acceso directo a PowerPoint en el Escritorio de Windows, solo debemos hacer Doble Clic sobre el acceso directo. También puede hacer Clic en el botón inicio, seleccionar Programas y seleccionar PowerPoint. La Ventana PowerPoint, al igual que otras ventanas en Windows, está compuesta por la barra de identificación de la ventana, una Barra de Menú desplegables compuesto por las opciones de: Archivo Edición Ver Insertar Formato

Herramientas

Presentación

Ventana

?

Además presenta una Barra de herramientas Standard con los usuales Iconos de: Nuevo Abrir Guardar Imprimir Autocorrección Cortar

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Copiar Pegar E iconos especiales de PowerPoint como son: Imágenes Prediseñadas Nueva Diapositiva Diseño de la Diapositiva Aplicar Diseño Ejemplo de la Barra de Herramientas Standard de PowerPoint: Imprimir

Abrir

Copiar Copiar Formato

Rehacer

Herram. Web Hoja Excel Imagen Predis. Diseño

Color Ayuda Blanco y Negro

100% Nuevo

Guardar

Autocorrección Cortar Pegar

Deshacer

Hipervínculo

Tabla Word Gráfico

Nueva Diapositiva

Aplicar Diseño

Zoom %

Podemos observar también una Barra de herramientas de formato para texto, con menúes desplegables para los tipos de fuente de texto, el tamaño de la fuente, los iconos de forma del texto como negrita , Cursiva K, Subrayado S, etc.; los iconos de justificación de párrafos, sangría, espacios entre párrafos (reducir o aumentar), tamaño de Fuente (disminuir o aumentar), etc. Tipo de Fuente Times New Roman

Aumentar/Disminuir Aumentar/Disminuir Nivel Tamaño de FuenteCursiva Sombra Centrado Justificado espacio entre párrafos 12

N

K S

S

Negrita SubrayadoAlin. Izq, Alin. Der. Sangría

Aumentar/Disminuir Efectos de Animación Tamaño de Fuente

El área de trabajo o de diseño de la diapositiva, en donde podremos observar reglas que miden la posición del apuntador dentro de la diapositiva, así como también el tamaño de la dispositiva en sí, y una serie de iconos colocados en la extrema inferior izquierda, los cuales representan lo que será representado en el área de trabajo como es:

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Área en la cual se realiza el diseño de la diapositiva y que iremos estudiando con más detenimiento más adelante. En donde la Presentación aparecerá como un esquema compuesto por los títulos y el texto principal de cada diapositiva. Es el mejor método para organizar y desarrollar el contenido de la presentación; aparecerá también la Barra de herramientas , con una serie de herramientas que se podrán utilizar para organizar rápidamente la presentación: Cambiar la sangría, mover una viñeta o una diapositiva entera hacia arriba o hacia abajo dentro del esquema, ver y ocultar formato, expandir o contraer texto, etc. Mover Arriba / Abajo

Contraer Todo Contraer

Resumen Mostrar Formato

Expandir Aumentar/Disminuir Nivel

Expandir Todo

En la vista Clasificador de Diapositivas se podrá observar la presentación completa, lo cual facilita el agregar, quitar y mover las diapositivas. Se podrá también utilizar la Barra de Herramientas para configurar intervalos de presentación, así como para seleccionar transiciones animadas para pasar de una diapositiva a otra. Efectos de Progresión Texto

Transición Sin Transición

Intervalos

Mostrar Formato

Disolver

Tipo podrá de Transición En esta vista escribir las notas del orador Ocultar que desee utilizar Resumendurante la presentación. Además podrá imprimir una copia de las notas y mantenerla como referencia.

. En esta vista se podrán agregar elementos tales como el logotipo de su organización o dar el formato que desee que aparezca en cada diapositiva, página de notas o documento. Para cambiar a la vista Patrón, presione mayúsculas y haga Clic en un Icono de vistas.

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Además encontramos en la ventana PowerPoint la Barra de Herramientas en donde podemos observar iconos como:

Seleccionar Dibujo Menú Dibujo

Menú Autoformas

Flecha

Elipse

WordArt

Relleno

Fuente

Tipo Línea

Sombra

Autoformas Girar

Línea

Rectángulo Texto

Voltear

Línea

Estilo LíneasEstilo Flecha 3D

Ventana de Trabajo en la Vista Diapositiva En esta ventana podemos observar las Barras de Herramienta previamente vistas, así como también las reglas o regletas, las barras de desplazamiento, las cuales permiten ubicarnos en cualquier lugar de la diapositiva en cualquier porcentaje del Zoom. De igual forma puede observar la diapositiva en sí, que es el área blanca en el centro de la ventana, aunque también en el área gris

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podemos trabajar en modificaciones de objetos o en creación de estos para luego pasarlos al área de la diapositiva. En la Barra del Menú Principal podemos observar tres botones de acción como son Minimizar, Restaurar o Maximizar y Cerrar, estos tres botones son exactamente iguales a los botones de la Ventana PowerPoint y están ubicados bajo ellos; debemos tener mucho cuidado con estos botones ya que los ubicados en la Barra de Menú Principal se refieren a la Diapositiva que se está trabajando, y por lo tanto, en un descuido podemos perder el trabajo realizado.

Dentro del Menú Principal de PowerPoint, haciendo Clic con el botón izquierdo del ratón, podemos observar un Menú desplegable con una serie de opciones a seleccionar como las siguientes: Nuevo... Abrir...

Ctrl+U Ctrl+A

Cerrar Guardar

Ctrl+G

Guardar como... Guardar como HTML... Presentaciones portátiles Configurar página... Imprimir...

Ctrl+P

Enviar a Propiedades 1 Barras Salir

Este es el Menú desplegable de la opción Archivo, el cual se despliega al hacer Clic o al pulsar al mismo tiempo las teclas Alt y A. Al igual que la mayoría de los programas o Software que están diseñados para trabajar bajo el Sistema Operativo Windows, en esta opción donde podrá crear archivos nuevos, abrir archivos anteriormente guardados, cerrar, Guardar, Configurar la Diapositiva, Imprimir, enviar su diapositiva o presentación a un

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buzón de correo e-mail o a Internet, ver y cambiar las propiedades de la ventana y salir de PowerPoint. Al seleccionar Nuevo, se abre la ventana de selección de tipo de Diapositiva:

Elija un Autodiseño: Aceptar Cancelar

En Blanco

Nuwva Diapositiva Esta misma ventana se despliega cuando pulsamos el icono diseño de diapositiva en la Barra de Herramientas Standard de PowerPoint. En esta ventana se presentan muchos tipos de diapositivas, algunos de los autodiseños son los siguientes: : En donde el programa predetermina un lugar de la diapositiva para colocar el título de la presentación con solo hacer Clic. : Es un diseño de diapositiva en donde se predetermina un lugar para el título y un sector para ingresar listas de texto con viñetas incluidas con solo hacer Clic e incluir el texto. : Se predeterminan el lugar para el título y dos columnas para el ingreso de texto.

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: En este autodiseño se establecen un lugar para el título y otro sector dentro del cual al hacer doble Clic se nos presenta una ventana con todas las opciones para generar una tabla de Microsoft Word. Debemos tener cuidado al manejar esta opción y solo utilizar la tabla para listar elementos ordenados en celdas, ya que si queremos delimitar las líneas de la tabla se nos pueden presentar problemas. : Estos son dos autodiseños iguales, en donde se establecen los lugares para el título, una columna para el texto y otra columna en donde al hacer doble Clic se abre una ventana con todas las opciones para diseñar un gráfico, entre las cuales podemos mencionar: color, Datos del gráfico, Fondo, tipos de gráficos, Gráficos personalizados, opciones de 3D, etc.; la única diferencia entre los dos es la colocación del sector para el texto y para el gráfico : En este autodiseño además del lugar predeterminado para el título, se puede observar un sector grande dentro del cual, al hacer doble Clic, haremos aparecer la ventana Microsoft Organization Chart, con la cual podremos diseñar cualquier organigrama organizacional con todas las opciones tanto de Tipo de organigrama, Color de cuadros, texto y líneas, Sombras, Fondo, etc. : En donde podremos ver los lugares prediseñados para el título y un sector grande de pantalla dentro de donde podremos disponer de la ventana de diseño de gráficos. : Estos también son dos autodiseños iguales, en donde se establecen los lugares para el título, una columna para el texto y otra columna donde al hacer doble Clic llamamos a la ventana de imágenes prediseñadas, la cual nos permite seleccionar una imagen, dibujo, sonido, vídeo que ya vienen prediseñados de fábrica y que se pueden seleccionar tanto de Diskettes, CDs e inclusive en Internet, si hay conexión. Estos diseños se diferencian en la posición para el texto y para la imagen. : En donde se preselecciona solo el lugar para el título de la diapositiva. : Este es el autodiseño que más se utiliza ya que podremos ubicar en el todas las opciones antes mencionadas y en los lugares de nuestra preferencia. : Dos autodiseños iguales con la diferencia de la ubicación de espacios predeterminados para la colocación de texto y un Objeto cualquiera.

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: En este autodiseño se establece un solo lugar para la ubicación de un objeto o varios objetos. Al seleccionar la opción Abrir, se abrirá la ventana de diálogo Abrir (esta ventana es común para todos los programas que trabajan bajo Windows), en donde se debe seleccionar en primer lugar en donde buscar el archivo que se quiere abrir, en esta opción podremos ubicar carpetas, unidades de disco, CDs, etc., y podemos ver los archivos como listas, detalles, y con vistas previas. Todos los iconos y cajas de selección están diseñados para facilitar la operación de búsqueda, selección y apertura de un archivo. La opción Cerrar, como su nombre lo indica, cierra la diapositiva actual, no sin antes preguntar si desea guardar los cambios hechos, en el caso de que los hubiera. Las opciones Guardar y Guardar como, al igual que la opción Abrir, despliega una ventana de diálogo común para todos los programas bajo Windows; esta dispone de opciones para ubicar donde guardar, el nombre del archivo a guardar y los tipos de formato como se puede guardar el archivo. Como ejemplo describiremos como guardar la diapositiva o presentación actual (la cual llamaremos PRUEBA) en el Diskette de “A”: En primer lugar apuntar con el cursor o apuntador la opción Archivo del Menú Principal, en el menú desplegado ubicar la opción Guardar como y hacer Clic, al aparecer la ventana, apunte a la flecha de la caja de selección y ubique la dirección donde quiere guardar su archivo, en este caso Disco 3/2” “A”, a continuación ubique la caja de texto para el Nombre del Archivo y haga Clic; esto le permitirá la entrada de texto por teclado, teclee el nombre PRUEBA; como predeterminado, PowerPoint ubica el tipo de archivo como presentación, pero en caso de que desee cambiarlo haga Clic en la caja de selección (flecha) y allí podrá seleccionar un nuevo tipo de archivo. A continuación y como último paso deberá ubicar y hacer Clic en el botón de comando Grabar. De esta forma quedará grabado su archivo en el Diskette ubicado en “A”. La opción Guardar como HTML, nos permite guardar el archivo como una página de Hipertexto (HTML es el lenguaje de vinculación de hipertexto), o lo que es lo mismo, una dirección para World Wide Web. Para realizar esto nos presenta una ventana del tipo Asistente en la cual vamos a ir respondiendo algunas preguntas que nos hará el programa y al final el mismo asistente realizará la conversión del archivo.

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La opción Presentaciones Portátiles nos permite, por medio de una ventana del tipo Asistente, la ejecución de una presentación en otro equipo, el asistente empaqueta juntos, en el mismo disco, todos los archivos y fuentes que se hayan utilizado en la presentación. Si se piensa ejecutar la presentación en un equipo que no tenga instalado PowerPoint, también se empaquetará en el disco, por medio de una opción, el PowerPoint Viewer, el cual es un visor para ejecución de presentaciones portátiles. La opción Configurar Página nos lleva a una ventana en donde podrá definir el tamaño de la diapositiva, la orientación y las notas y esquemas. La opción Imprimir nos abre la ventana Imprimir (común para los programas bajo Windows), en donde podremos seleccionar la impresora y sus propiedades, la forma de impresión, el número de copias y la calidad de la presentación. La opción enviar nos permite enviar el archivo a un destinatario de correo o de distribución electrónica, convertir el archivo a una carpeta Exchange y exportarla al programa para intercambio en Internet Microsoft Exchange, o enviar una diapositiva a Microsoft Word. La opción Propiedades nos abre una ventana del tipo Fichas, en donde podremos ver y modificar las propiedades de la presentación que se encuentra activa o abierta en ese momento. El área siguiente del menú Archivo nos muestra los últimos cuatro archivos que han sido utilizados o creados para una más fácil ubicación, ya que solo al hacer Clic el archivo deseado es buscado y traído a la ventana de trabajo. La última opción del menú es la opción Salir, la cual al igual que el icono de cerrar de la ventana, nos permite salir de la ventana PowerPoint.

Al ubicar el apuntador en la opción Edición del Menú Principal de PowerPoint, se despliega una ventana con opciones para editar o cambiar los objetos, texto, etc. Ubicados en la diapositiva. Esta ventana es como sigue:

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Deshacer

La primera opción de este menú nos permite deshacer la última acción realizada, además nos muestra cual fue esa última acción (Deshacer duplicar). Si se pulsa consecutivamente podemos deshacer las últimas acciones una a una hasta un límite de diez. Tiene la misma función del icono deshacer de la Barra de herramientas Standard pero con la diferencia de que el icono tiene una opción adicional; al pulsar el icono de flecha situado al su lado derecho, aparecerá una ventana indicando cuales fueron las últimas acciones realizadas, de esta forma podemos seleccionar varias acciones y deshacerlas de una vez.

Ctrl+Z

Repetir

Ctrl+Y

Cortar

Ctrl+X

Copiar

Ctrl+C

Pegar

Ctrl+V

Pegado especial... Pegar como hipervínculo Borrar

Supr

Seleccionar todo

Ctrl+E

Duplicar

Ctrl+M

Eliminar diapositiva Buscar...

Ctrl+B

Reemplazar...

Ctrl+L

Ir a Propiedad...

La opción Rehacer tiene igual funcionamiento que la anterior, solo Objetos de Texto que rehace las ultimas acciones. Un ejemplo puede ser el borrar por accidente un objeto o texto, al pulsar deshacer el objeto o texto aparece de nuevo en pantalla, pero al fin nos damos cuenta que el objeto no era el deseado, es entonces cuando pulsamos la opción rehacer para borrar el objeto. Además, esta opción, en determinadas oportunidades cambia a la opción repetir, lo que nos permite repetir acciones que el programa determina que pueden ser repetitivas y difíciles. Vínculos...

Las opciones siguientes nos permiten la manipulación de objetos en el programa o ventana de PowerPoint e inclusive entre PowerPoint y otras ventanas. La opción Cortar nos permite la eliminación de objetos de nuestra diapositiva. Para eliminarlos solo debe apuntar y hacer Clic sobre el objeto que desea eliminar y luego hacer Clic sobre la opción Cortar. Tiene la misma función que el icono Cortar de la Barra de herramientas Standard. La opción Copiar nos permite ubicar dentro de la analogía de un portapapeles cualquier objeto u objetos que previamente hayamos seleccionado. Podemos realizar la opción de copiar y luego salir PowerPoint, el o los objetos se mantendrán en el portapapeles inclusive al entrar en otro programa o ventana.

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La opción Pegar es el complemento de la opción anterior, nos permite ubicar el contenido del portapapeles en la ventana activa. Estas opciones están representadas en la Barra de herramientas Standard para su más rápida utilización. Las opciones Pegado especial y Pegar como Hipervínculo nos permiten pegar objetos cambiando su forma y propiedades dentro de la diapositiva. Podemos pegar un objeto importado de otro programa que tengamos en el portapapeles y que no sea compatible con PowerPoint o inclusive un objeto normal como un objeto que vincula a otra diapositiva u otra página de otra ventana (Hipervínculo). Para hacer esto nos presenta una ventana de diálogo con opciones para realizar la acción. La siguiente opción tiene la misma función que la tecla Supr del teclado y que la opción Cortar, borra objetos previamente seleccionados y sobre todo texto o parte de él. Seleccionar todo, como su nombre lo indica nos permite hacer una selección de todos los objetos ubicados en el área de trabajo. Esto nos permitirá luego Borrarlos, Moverlos, Cambiar su tamaño, Cambiar sus propiedades, Agruparlos para formar un solo objeto, Copiarlos, etc. La opción Duplicar nos permite crear una copia exacta de un objeto o grupo de objetos previamente seleccionados. Si duplicamos un objeto y ubicamos la copia en un lugar determinado equidistante del original y mantenemos la selección de la copia, al realizar la duplicación de la copia, esta será duplicada y mostrada en un lugar equidistante de la copia. Original

Copia Origin.

Copia de copia

La opción Eliminar diapositiva elimina la diapositiva actual del área de trabajo y de la presentación activa. Se debe tener mucho cuidado ya que esta opción elimina la diapositiva en pantalla sin realizar preguntas, lo que nos indica que, si no tenemos grabado en disco el contenido de esta, perderemos el contenido de la misma.

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Las Opciones Buscar y Reemplazar son opciones para búsqueda y búsqueda y reemplazo de texto, esto lo realiza mediante una ventana de diálogo la cual nos pregunta la palabra a buscar, la palabra por la que se va a reemplazar, si se busca desde el inicio o desde el sitio hacia abajo, etc.

| ‘| ’ | ‘ | 10 | ‘ | ‘ | ‘ 8 | ‘ | ‘ | 6 | ‘ | ‘ | | ‘ | ‘ | ‘ 2 || ‘ | ‘ | ‘ 0

La opción vínculos permite la modificación de objetos vinculados, o sea, que un objeto creado en un programa se encuentre insertado en PowerPoint manteniendo la información y el vínculo con el programa de origen. Si el objeto es modificado en PowerPoint, estas modificaciones se reflejaran en el programa creador.

2| ‘| ’ | ‘ | 10 | ‘ | ‘ | ‘ 8 | ‘ | ‘ | 6 | ‘ | ‘ | ‘ 4 | ‘ | ‘ | ‘ | ‘ 4 | ‘ | ‘ | ‘ 2 || ‘ | ‘ | ‘ 0

Dibujo

Pulsar y arrastrtar Relleno con Efectos Línea Soltar Sombra

Autoformas

Color de Color o Efectos de Línea RELLENO

RECTÁNGULO

Tipos de Sombra y Configuración

Para crear objetos en PowerPoint solo tiene que seleccionar el objeto que desea crear en la barra de herramientas Dibujo y hacer Clic, pasar el apuntador al área de trabajo y crear el objeto. Después podrá ser modificado utilizando la misma barra de herramientas. A modo de ejemplo, crearemos y modificaremos un Rectángulo: De acuerdo a la figura, debemos hacer Clic en el icono Rectángulo y luego llevar el apuntador al área de trabajo, este tomará la forma de una cruz pequeña (en la figura, de color verde), pulsamos y mantenemos pulsado el botón izq. del ratón y arrastramos de forma diagonal hasta el vértice opuesto (puede ser de izquierda a derecha o a la inversa) hasta que obtengamos el

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tamaño deseado, luego soltamos el botón del ratón y ya tenemos dibujado el objeto rectángulo en la diapositiva. Para modificar el área interna del rectángulo debemos hacer Clic en el icono Color de Relleno (Flecha de selección), y seleccionar el color de relleno o los efectos de relleno (efectos, trama, textura, imagen), así como también si deseamos relleno o no. Para modificar el color de línea se debe seleccionar el objeto y hacer Clic en el icono Color de Línea (Flecha de selección), seleccionando después si deseamos o no líneas, y el color de las mismas. Para la creación del efecto de sombreado, debemos seleccionar el rectángulo y luego pulsar el icono Sombra, aparecerá una ventana de selección en donde podremos escoger el tipo de sombra predeterminado o pulsar la opción configuración de sombra para personalizar las propiedades de la sombra (color, ubicación, tamaño, etc.).

Como podemos darnos cuenta, la Barra dibujo es una de los contenedores de herramientas de mayor importancia dentro de PowerPoint. La barra contiene los iconos para la creación de diferentes objetos tales como: líneas, rectángulos, flechas, elipses, autoformas, cajas de texto y WordArt. Posee también iconos y menúes para cambiar las propiedades de los objetos creados, estas propiedades son: color o efectos de relleno, color de línea, tipo de línea, estilo de línea o flecha, Sombra y efecto de tres dimensiones.

Seleccionar Dibujo Menú Dibujo

Menú Autoformas

Flecha

Elipse

WordArt

Relleno

Fuente

Tipo Línea

Sombra

Autoformas Girar

Línea

Rectángulo Texto

Voltear

Línea

Estilo Cines Estilo Flecha

El botón Dibujo nos presenta al ser seleccionado, un menú desplegable con opciones para el cambio de propiedades de uno o varios objetos dentro del área de trabajo. Este menú y sus menús relacionados son:

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3D

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Agrupar Desagrupar Reagrupar

Traer al frente Enviar al fondo Traer adelante Enviar atrás A la cuadrícula A la forma

Ordenar Ajustar Empujar Alinear o distribuir Girar o voltear Redistrib Redistribuir conectores Modificar puntos Cambiar autoforma Valores predeterminados de autoforma

Arriba Abajo Izquierda Derecha Girar libremente Girar a la izquierda Girar a la derecha Voltear horizontalmente Voltear verticalmente

Alinear a la izquierda Alinear verticalmente Alinear a la derecha Alinear en la parte superior Alinear horizontalmente Alinear en la parte inferior Distribuir horizontalmente Distribuir verticalmente Con relación a la diapositiva

Las opciones de agrupar y reagrupar, convierten a varios objetos seleccionados en un solo objeto, el cual se comporta como tal, de tal forma, si cambiamos a un objeto agrupado alguna de sus propiedades, todos los objetos involucrados cambiaran también esta propiedad. El agrupamiento puede ser deshecho mediante la opción desagrupar. La opción Ordenar nos permite seleccionar la ubicación de un objeto seleccionado con respecto a otros objetos dentro del área de trabajo. El menú emergente nos trae opciones para traer al frente, llevar al fondo, las cuales ubican al objeto u objetos seleccionados bien al fondo o al frente de otros objetos; las opciones traer adelante y llevar atrás ubica al objeto seleccionado adelante o atrás de cada objeto en el área de trabajo uno a uno por cada Clic. La opción Ajustar nos permite, por medio de un menú de opciones, ajustar el objeto u objetos seleccionados a las guías o a la cuadrícula de la diapositiva, o bien ajustarlo al objeto más cercano.

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La opción Empujar nos permite mover nuestro objeto seleccionado determinada distancia una vez cada Clic bien sea hacia arriba, abajo, a la derecha o a la izquierda según la opción escogida en el menú. La opción alinear o distribuir permite que varios objetos seleccionados sean alineados con respecto a una de las ubicaciones seleccionadas, bien sea arriba, abajo, a la derecha o a la izquierda. Ejemplo:

Sin Alinear parte superior

Alineados en la

Al igual, la opción distribuir nos permite hacer una distribución de los objetos seleccionados en línea, de acuerdo a la opción escogida, que puede ser verticalmente y horizontalmente. La opción Girar o voltear nos permite, mediante la escogencia de una opción en un menú emergente, hacer que el o los objetos seleccionados puedan girar libremente, girar a la derecha o a la izquierda, voltear horizontal o verticalmente. La opción girar libremente permite girar a cualquier ángulo el objeto seleccionado, para esto cambia el aspecto de la selección de objeto a cuatro círculos verdes ubicados en cada vértice del objeto, al ubicar el apuntador con la forma girar manteniendo en el centro el círculo verde hacemos Clic y mantenemos pulsado hasta girar el objeto hasta donde deseemos.

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La opción Modificar puntos permite la edición de un objeto seleccionado en sus puntos de creación permitiendo el cambio de su forma mediante la acción de arrastrar los diferentes puntos, eliminación de puntos, creación de puntos, etc. Los objetos para los que se activa esta opción son aquellos creados mediante el botón de Autoformas en sus opciones de líneas, curvas y forma libre. La opción Cambiar autoforma permite cambiar un objeto de autoforma por otro que seleccionemos en el menú emergente.

Mediante la selección del menú autoformas podremos dibujar en nuestra diapositiva diversas formas ya diseñadas con solo ubicar el cursor en la forma deseada, llevarlo al área de trabajo y arrastrar el apuntador hasta obtener el tamaño deseado y otras que podemos crear de forma libre y que podemos transformar luego modificando sus puntos.

Para insertar texto en una diapositiva solo tenemos que seleccionar el icono cuadro de texto de la barra de herramientas Dibujo o seleccionando la opción cuadro de texto en el menú Insertar. A continuación ubicamos el apuntador en el área de la diapositiva deseada, inclusive, podemos seleccionar cualquier objeto dentro del área de trabajo para convertirlo en un contenedor de texto. Después de ubicar el texto, tecleamos el contenido y podemos proceder a cambiar sus atributos. Para realizar esto solo tenemos que marcar el texto deseado ubicando el apuntador en un extremo y arrastrándolo hasta el otro extremo; la parte seleccionada quedará de color inverso y resaltado. Ejemplo:

Una vez marcado, podremos utilizar la Barra de

para cambiar: El tipo de

Prueba de marcado de texto. Marcamos hasta aquí. Fuente o letra, el tamaño de la Fuente, su forma (Negrita, Cursiva, Subrayada,

Sombreada), Su alineación con respecto a la diapositiva o, si está contenido en un objeto, con respecto al objeto (Alineación Izquierda, Centrada, Derecha y Ajustada), agregar sangría, aumentar o disminuir: espacio entre párrafos, Nivel, Tamaño de Fuente, etc.

Tipo de Fuente Times New Roman

Tamaño de Fuente Cursiva Sombra Centrado Justificado 12

N

K S

Aumentar/Disminuir Aumentar/Disminuir espacio entre párrafos Nivel

S

También podemos cambiar estos atributos utilizando la opción Formato del Aumentar/Disminuir NegritaSubrayadoAlin. Izq, Alin. Der. Sangría Efectos de Animación de Fuente Otra menú principal y seleccionando las opciones: Fuente, viñeta yTamaño Alineación.

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forma de cambiar el color de fuente de forma más sencilla es utilizando el icono color de Fuente de la Barra de herramientas

WordArt es una forma prediseñada de texto el cual puede ser utilizado mediante la selección del icono del mismo nombre en la barra de o seleccionando la opción Imágenes en la opción Insertar del menú principal y luego seleccionando WordArt. Al realizar la selección, aparecerá una ventana con las diferentes opciones prediseñadas, a seleccionar una; aparecerá después una ventana con el texto a ingresar, el tipo de fuente y el tamaño de la fuente. Al terminar se insertará en el área de trabajo el Arte seleccionado con los atributos dados y podrá ubicarlo en el sitio deseado. Al seleccionar el objeto WordArt o haciendo Clic con el botón derecho del ratón,

podremos obtener la Barra de herramientas de WordArt, desde donde podemos realizar las modificaciones de tipo, texto, color, forma de WordArt, espaciado entre letras, alineación, etc. Para realizar cambios en el color o efectos del relleno de las fuentes, el color de las líneas, la sombra y los efectos de 3D, solo deben utilizar los iconos de la Barra de que nos proveen de esas funciones.

Los iconos para cambio de propiedades poseen funciones específicas para cambiar los atributos visibles de cualquier objeto. Para esto tenemos que seleccionar previamente el objeto y luego seleccionar el icono deseado. Los iconos pueden ser los siguientes: Este icono nos permite, no solo cambiar el color de relleno, también nos permite darle efectos al relleno del objeto seleccionado. Estos cambios los realiza seleccionando con el apuntador la flecha ubicada a su lado derecho, después de lo cual aparecerá una ventana de diálogo con opciones de: color, más colores (en donde podemos personalizar los colores), Sin relleno, efectos de relleno (en donde por medio de una ventana del tipo fichas podemos cambiar el degradado de colores, la textura, la trama o agregarle una imagen como relleno al objeto). La línea de color ubicada en la parte inferior del icono nos indica el color (solo color) seleccionado por última vez, si queremos repetir este color para otro objeto solo tenemos que hacer Clic sobre el icono después de seleccionar el objeto.

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Este icono nos permite cambiar el color de las líneas de cualquier objeto previamente seleccionado (u objetos) y también cambiar la trama de las líneas. La forma de utilizarlo es semejante a la del icono anterior a la vez que mantiene también el último color seleccionado en su parte inferior. Este icono solo nos permite el cambio de color de una fuente o fuentes (palabras o letras) previamente seleccionadas. Mantiene también el último color seleccionado para su repetición a otras fuentes con mayor facilidad.

Con la utilización de este icono podremos cambiar el estilo de las líneas de un objeto u objetos previamente seleccionados. Al seleccionar este icono se abre una ventana de selección con diferentes opciones prediseñadas de estilos y también una opción de más líneas en donde podemos personalizar el estilo.

Se utiliza de la misma forma que el icono anterior y nos permite el agregar un estilo de flecha a una línea previamente seleccionada.

Como su nombre lo indica, este icono nos permite añadir el efecto de sombra a un objeto previamente seleccionado. Está provisto de una ventana de selección de sombras prediseñadas para una fácil selección pero también nos provee de una opción de configuración de sombra en donde podremos personalizar el tamaño de la sombra, la perspectiva y el color.

Mediante la selección de este icono, el cual se utiliza de la misma forma del anterior, podemos añadir y modificar el efecto de tres dimensiones de un objeto

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previamente seleccionado. También provee de una opción para configurar el efecto, mediante la cual podremos cambiar la dirección, aspecto, textura, ubicación de luz y color del bisel.

Es posible girar un objeto hacia la derecha o hacia la izquierda 90 grados o situarlo en cualquier otro ángulo. También puede voltearlo horizontal o verticalmente. Podrá optar por girar o voltear un solo objeto, un conjunto o un grupo de objetos. Si gira o voltea una autoforma que tenga texto adjunto, dicho texto girará o se volteará con la forma. No obstante, no es posible girar ni voltear algunas imágenes, gráficos y organigramas importados que no se hayan creado en PowerPoint. Si consigue desagrupar un objeto importado y, a continuación, reagrupar sus componentes, podrá girarlo o voltearlo. Sin embargo, no podrá hacer lo mismo con mapas de bits.

La mayoría de las veces, la manera más sencilla de agregar texto a una diapositiva es escribirlo directamente en cualquier marcador de posición de la diapositiva. Cuando desee agregar texto fuera de un marcador de posición o una forma, por ejemplo, para agregar un título o llamadas a los gráficos, puede utilizar la herramienta Cuadro de texto de la barra de herramientas Dibujo. Para agregar texto que no se ajuste automáticamente, como por ejemplo un título, haga clic en la herramienta, haga clic en el lugar en que desee agregar el texto y comience a escribir. Para agregar texto que se ajuste automáticamente, haga un cuadro arrastrando el ratón en el lugar en que desee agregar el texto y comience a escribir. Para agregar texto a una autoforma, haga clic en la forma y escriba el texto. El texto se adjunta a la forma, y se mueve y gira con ella según la forma se mueva o gire. Puede agregar texto a la mayoría de las autoformas, excepto a las líneas, conectores y formas libres. Para ajustar el espaciado automáticamente al agregar o eliminar palabras debe activar el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Edición. Active la casilla Usar Cortar y pegar inteligentemente. El espacio que rodea al texto agregado o eliminado se ajustará para agregar un espacio entre palabras o eliminar un espacio antes de un punto. Para cambiar el aspecto del texto seleccione el texto que desee modificar y en el menú Formato, haga clic en Fuente y seleccione el tipo de fuente que desee,

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además puede cambiar el color, tamaño y estilo de la fuente utilizando los iconos de la barra de herramientas o las opciones del menú Formato.

Para seleccionar una palabra haga doble clic en la palabra. Un párrafo o, en la vista Esquema, un párrafo y todos sus subpárrafos haga clic tres veces en cualquier parte del párrafo. Todo el texto de un objeto o, en la vista Esquema, el esquema completo presione CTRL+E. Para seleccionar automáticamente palabras completas en el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Edición. Active la casilla de verificación Selección automática de palabras. Agregar, cambiar o quitar el sombreado o el efecto de grabado de un texto Según el efecto que prefiera, podrá sombrear o aplicar relieve a un texto de tres modos distintos. El primero consiste en sombrear el texto directamente mediante el botón Sombra de la barra de herramientas Formato. Si utiliza este método, no podrá cambiar características del sombreado tales como el desplazamiento o el color. Un segundo método consiste en sombrear un objeto sin relleno que contenga texto. De este modo, el texto adoptará las mismas opciones de sombreado que el objeto, y podrá controlar y cambiar las características de sombreado. El tercer método es utilizar la herramienta WordArt de la barra de herramientas Dibujo para insertar un efecto especial de texto: un objeto de dibujo que contiene texto.

PowerPoint incorpora un conjunto de formas creadas previamente para usar en las presentaciones. Las formas se pueden cambiar de tamaño, girar, voltear, colorear y combinar con otras para crear formas más complejas. Muchas de ellas tienen un controlador de ajuste que puede utilizarse para cambiar las características más notables de una forma. Por ejemplo, se puede cambiar el tamaño de la punta de una flecha. El menú Autoformas de la barra de herramientas Dibujo contiene varias categorías de formas entre las que se encuentran líneas, conectores, formas básicas, cintas y estrellas, elementos de diagramas de flujo y llamadas. Se puede agregar texto a las autoformas simplemente haciendo clic en la forma y escribiendo. El texto que se agrega se incorpora a la forma; si ésta se gira o se voltea, el texto gira o se voltea con ella.

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Para agregar una línea en la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Autoformas, señale Líneas y, a continuación, haga clic en el estilo de línea que desee. Luego arrastre con el ratón para trazar la línea. Para limitar la línea a un trazado de ángulos de 15 grados desde su punto inicial, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS mientras arrastra. Para alargar la línea en dirección opuesta al primer extremo, mantenga presionada la tecla CTRL mientras arrastra. Si sólo desea trazar una línea recta, haga clic en Línea herramientas Dibujo.

de la barra de

Para cambiar el color de una línea o de un borde seleccione el objeto que desee cambiar. En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en la flecha situada junto a Color de línea. Para cambiar el color predeterminado, haga clic en Automático. Para cambiar a un color de la combinación de colores, haga clic en uno de los ocho colores situados bajo Automático. Para cambiar a un color que no aparece en la combinación de colores, haga clic en Más colores de línea. Haga clic en el color que desee en la ficha Estándar, o bien haga clic en la ficha Personalizado para mezclar su propio color y, a continuación, en Aceptar. Nota Si cambia a un color que no es parte de la actual combinación de colores, el color de la línea se mantendrá igual aunque más tarde cambie la combinación de colores

Es posible agregar un efecto especial de texto utilizando la herramienta WordArt de la barra de herramientas Dibujo. También se puede crear texto sombreado, oblicuo, girado y alargado, así como un texto que se ajuste a unos bordes definidos previamente. Dado que un efecto especial de texto es un objeto de dibujo, también puede utilizar las herramientas de la barra de herramientas Dibujo para cambiar el efecto, por ejemplo, llenar un efecto de texto con una imagen. La herramienta WordArt sustituye al programa WordArt, aunque aún dispondrá de este programa en su equipo si tiene instalado un programa anterior de Microsoft que lo contenga, como Office o Publisher 95. Recuerde que un efecto especial de texto es un objeto de dibujo y no es tratado como texto. No podrá ver el efecto del texto en la vista Esquema, ni revisar la ortografía como lo haría con un texto normal.

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Es posible rellenar objetos con colores sólidos o degradados (sombreados), un entramado, una textura o una imagen. Cada vez que se rellena un objeto, el nuevo relleno sustituye al antiguo. Si cambia el relleno de un objeto, podrá fácilmente restablecer el relleno predeterminado.

Podrá agregar una sombra a cualquier objeto que cree, incluidos cuadros de texto, así como cambiar el tamaño, la dirección y el color de las sombras. Al cambiar el color de una sombra, este cambio afectará sólo a la sombra y no al propio objeto. También podrá agregar un efecto de relieve o de grabado a un objeto, así como algunos tipos de sombras (por ejemplo, una sombra desplazada) a los bordes de las imágenes.

Es posible agregar efectos 3D (tridimensionales) a las líneas, autoformas y objetos de formas libres. Con las opciones tridimensionales podrá cambiar la profundidad (la extrusión) del objeto, así como su color, ángulo, dirección de la iluminación y la textura de la superficie. Al cambiar el color de un efecto tridimensional, este cambio afectará sólo al efecto 3D del objeto y no al propio objeto. Podrá aplicar sombreado o un efecto 3D a un objeto, pero no ambos, ya que si aplica un efecto 3D a un objeto sombreado, la sombra desaparecerá. Podrá agregar efectos 3D a un texto activando la casilla de verificación Relieve en el cuadro de diálogo Fuente (menú Formato), o bien insertando un efecto de texto especial para que tenga también un efecto 3D. Para seleccionar objetos o cancelar la selección de objetos haga esto: Para seleccionar un objeto rellenado haga clic en cualquier punto dentro del objeto. La aparición de los controladores de tamaño indicará que el objeto está seleccionado. Para seleccionar un objeto sin relleno haga clic en el borde del objeto. Para cancelar la selección de un objeto haga clic fuera del objeto. Para seleccionar varios objetos, presione la tecla MAYÚSCULAS y no la suelte mientras hace clic en cada objeto. Para cancelar alguno de los objetos seleccionados, vuelva a hacer clic en el mismo mientras mantiene presionada la tecla MAYÚSCULAS. Para seleccionar un objeto oculto detrás de otro presione la tecla TAB para avanzar (o MAYÚS+TAB para retroceder) en la pila de objetos hasta que aparezcan los controladores de tamaño en el objeto que desee seleccionar.

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Si el objeto en el que desea trabajar está en una pila, podrá colocarlo encima de la misma. En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Dibujo, señale Ordenar y, a continuación, haga clic en Traer al frente.

Es posible duplicar rápidamente un objeto mientras se trabaja en una diapositiva o efectuar múltiples duplicados para crear matrices y barridos. También se puede copiar un objeto en otra diapositiva o en cada una de las diapositivas de una presentación. Puede también crear la imagen reflejada de un objeto seleccionando el objeto del que desee crear una imagen reflejada. En el menú Edición, haga clic en Duplicar. En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Dibujo, señale Girar o voltear y, a continuación, haga clic en Voltear horizontalmente o en Voltear verticalmente. Arrastre y sitúe el objeto duplicado de manera que aparezca como una imagen reflejada del objeto original. Para crear la imagen reflejada de una imagen prediseñada, primero deberá convertir ésta en un objeto de PowerPoint. Para ello, inserte la imagen prediseñada, selecciónela y, a continuación, haga clic en Dibujo de la barra de herramientas Dibujo. Haga clic en Desagrupar, haga clic en Agrupar y, a continuación, siga los pasos anteriores. Para crear diferentes formas del mismo tamaño (el objeto seleccionado debe ser una autoforma). Seleccione la autoforma cuyo tamaño desee copiar. En el menú Edición, haga clic en Duplicar. En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Dibujo, señale Cambiar autoforma, seleccione una categoría y, por último, haga clic en la forma que desee.

Podrá copiar todos los atributos de un objeto (por ejemplo, el color de relleno y el borde de una autoforma) y aplicar dichos atributos a otro objeto, o bien copiar sólo los atributos de texto (fuente, color, tamaño, etc.) y aplicarlos a otro texto.

Al seleccionar un objeto, aparecerán los controladores de tamaño en las esquinas y bordes del rectángulo de selección. Podrá cambiar el tamaño de un objeto arrastrando sus controladores de tamaño, o bien, si desea hacerlo con mayor precisión, especificando un porcentaje para el alto y el ancho del objeto. Si el objeto es una imagen (por ejemplo, una fotografía, un mapa de bits o una imagen prediseñada), podrá recortarla, lo que le permitirá restaurarla más tarde a su forma original.

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La agrupación de objetos consiste en combinarlos, de manera que sea posible trabajar con ellos como si fueran un solo objeto. Es posible voltear, girar, cambiar el tamaño o la escala de todos los objetos de un grupo como si se tratase de una sola unidad. También se pueden cambiar los atributos de todos los objetos de un grupo simultáneamente; por ejemplo, puede modificar el color de relleno o agregar un sombreado a todos los objetos del grupo. Por otra parte, podrá crear grupos dentro de grupos, lo que le resultará de utilidad para crear dibujos complejos. Los grupos de objetos pueden agruparse o desagruparse en cualquier momento y es posible reagruparlos fácilmente seleccionando cualquiera de los objetos previamente agrupados.

PowerPoint incorpora su propia colección de imágenes en Galería de imágenes. Esta galería incluye una amplia variedad de imágenes prediseñadas que le ayudarán a ilustrar las presentaciones con imágenes de diseño profesional. Allí encontrará desde mapas hasta imágenes humanas, y desde edificios hasta fondos panorámicos. Puede seleccionar una imagen haciendo clic en Insertar imagen prediseñada y, a continuación, en las fichas Prediseñada o Imagen. La Galería de imágenes incluye una práctica función Buscar que le ayudará a encontrar las imágenes más adecuadas para la presentación. Incluye asimismo un sistema de Ayuda, donde encontrará información acerca de cómo agregar sus propias imágenes a la Galería, cómo mantenerla actualizada y cómo personalizarla a la medida de sus necesidades. Para utilizar la función Buscar u obtener ayuda, haga clic en Buscar o en Ayuda en la ficha Prediseñada o Imagen. También podrá utilizar el comando Autoimagen en el menú Herramientas, que busca conceptos en la presentación y, a continuación, sugiere imágenes de la Galería de imágenes que podría utilizar para expresar sus ideas. Además, podrá insertar imágenes y fotografías procesadas con escáner, denominadas imágenes o gráficos importados, desde otros programas y lugares. Para insertar una imagen desde otro programa, señale Imagen en el menú Insertar y, a continuación, en Desde archivo. Una vez seleccionada la imagen, aparecerá la barra de herramientas Imagen, que contiene herramientas que podrá utilizar para recortar o cambiar el color de la imagen, agregarle un borde y ajustar su brillo y contraste. Para insertar una fotografía procesada con escáner, señale Imagen en el menú Insertar y, a continuación, en Desde

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escáner. La imagen aparece en Microsoft Photo Editor, un programa que puede usar para modificar la imagen. Existen dos tipos de imágenes: mapas de bits, que no pueden desagruparse, e imágenes como metarchivos que sí pueden desagruparse, convertirse en objetos de PowerPoint y, a continuación, modificarse con las herramientas de dibujo de PowerPoint. La mayoría de las imágenes prediseñadas aparecen en formato de metarchivo. Para desagrupar y convertir una imagen prediseñada en objeto de PowerPoint, selecciónela y, a continuación, haga clic en Desagrupar en el menú Dibujo. Entonces podrá modificarla como lo haría con cualquier otro objeto dibujado. Por ejemplo, podrá insertar la imagen de una persona, desagruparla, cambiar el color de su vestimenta y, a continuación, agregar la imagen modificada a otra imagen prediseñada. También podrá dibujar sus propias imágenes utilizando las herramientas de dibujo de PowerPoint. Para obtener más información acerca de cómo dibujar, haga clic en. PowerPoint reconoce una amplia variedad de formatos de imagen. Como todos los programas de Office comparten los mismos filtros de gráficos, si instaló un filtro de gráficos al instalar otro programa de Office, como por ejemplo Word, podrá utilizar el mismo filtro en PowerPoint. Para obtener más información acerca de los formatos de imagen y los filtros de gráficos, haga clic en.

Podrá insertar una imagen prediseñada o una imagen de la Galería de imágenes, o bien insertar imágenes o fotografías procesadas por escáner importadas de otros programas y lugares. Al insertar una imagen prediseñada, podrá convertirla en objeto de PowerPoint y, a continuación, utilizar las herramientas de dibujo para modificar los objetos; por ejemplo, para cambiar los colores relleno o de líneas, reorganizar partes o combinar imágenes. Al seleccionar una imagen, aparecerá la barra de herramientas Imagen con herramientas que podrá emplear para cambiar el brillo o contraste de la imagen, o recortarla, cambiarle el color o agregarle un borde.

Agregar un logotipo a la presentación es muy sencillo. Podrá utilizar imágenes digitalizadas o de un escáner, o bien crear un logotipo empleando las imágenes prediseñadas y las herramientas de dibujo. Si agrega el logotipo al patrón de diapositivas, aparecerá en todas las diapositivas de la presentación. Si se utilizan imágenes prediseñadas para crear un logotipo, es posible emplear los comandos de PowerPoint para cambiar el relleno y el color de las líneas, separarlo e incluso combinarlo con otras imágenes prediseñadas, dibujos y

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texto. Si no instaló la Galería de imágenes al instalar PowerPoint, vuelva a ejecutar el programa de instalación. Podrá dibujar un logotipo o, por ejemplo, agregar una imagen dibujada como marco para el logotipo empleando las herramientas de la barra de herramientas Dibujo. Para generar imágenes compuestas, utilice las herramientas del menú Autoformas. Para agregar efectos especiales al logotipo o al nombre de su organización, como por ejemplo texto oblicuo, girado, tridimensional o curvado, utilice la herramienta WordArt. Para desagrupar y modificar una imagen prediseñada, en la vista Diapositiva, seleccione la imagen prediseñada que desee modificar. En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en Dibujo y, a continuación, en Desagrupar. Si la imagen es un mapa de bits no podrá desagruparla. Para continuar desagrupando, haga clic en Sí cuando aparezca el cuadro de mensaje. Para modificar un objeto individual dentro de la imagen, continúe seleccionando y desagrupando objetos hasta que esté disponible el que desee modificar. Para modificar el objeto, utilice la barra de herramientas Dibujo. Por ejemplo, podrá reorganizar partes de la imagen, combinar dos o más imágenes, o cambiar los colores del relleno y de las líneas. Para restaurar los objetos individuales en una sola imagen, seleccione todos los grupos que la constituyen y, a continuación, haga clic en Agrupar.

La Galería de imágenes contiene una amplia variedad de imágenes prediseñadas, imágenes, clips de sonido y clips de vídeo que podrá insertar inmediatamente y utilizar en sus presentaciones. Para agregar un clip a una diapositiva, haga clic en Insertar imagen prediseñada. La Galería de imágenes incluye una práctica función de búsqueda que le ayudará a encontrar las imágenes o clips adecuados para cada presentación. Incluye asimismo un sistema de Ayuda, donde encontrará todo tipo de información, como por ejemplo cómo agregar sus propios clips o imágenes a la galería, cómo mantenerla actualizada y cómo adaptarla a sus necesidades. Para utilizar la función de búsqueda o consultar la Ayuda, haga clic en Buscar o en Ayuda de la Galería de imágenes. Para agregar una imagen a la Galería de imágenes haga clic en Insertar imagen prediseñada y, a continuación, en la ficha correspondiente al tipo de imagen prediseñada que desee agregar. Haga clic en Importar imágenes. Busque la carpeta que contenga la imagen prediseñada que desee agregar. Seleccione la imagen prediseñada y, a continuación, haga clic en Abrir. Seleccione las

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categorías en las que desee guardar la imagen, o bien cree una nueva. A continuación, haga clic en Aceptar. Tipos de archivos gráficos que puede usar PowerPoint Es posible insertar un gran número de formatos de archivo de gráficos en una presentación directamente o mediante el uso de filtros de gráficos. No es necesario tener instalado ningún filtro para insertar los siguientes formatos de archivo: · · · · ·

Metarchivo mejorado (.emf) Joint Photographic Experts Group (.jpg) Portable Network Graphics (.png) Mapa de bits de Windows (.bmp, .rle, .dib) Metarchivo de Windows (.wmf)

Una diapositiva es la parte fundamental de una presentación computarizada; es por ello que debemos referirnos a las técnicas para su diseño y manipulación. Es posible cambiar el aspecto del fondo de la diapositiva modificando el color, el sombreado, la trama o la textura. También podrá utilizar una imagen como fondo, aunque sólo se puede utilizar un tipo de fondo en una diapositiva o patrón. Por ejemplo, podrá elegir un fondo sombreado, con textura o con una imagen de fondo, aunque uno solo en cada diapositiva. Al cambiar el fondo, podrá aplicar el cambio sólo a la diapositiva actual o a todas las diapositivas y al patrón de diapositivas. Al crear una nueva diapositiva, podrá seleccionar entre 24 autodiseños. Cada uno ofrece un diseño diferente, según lo que desee hacer. Por ejemplo, hay un diseño que tiene marcadores de posición para un título, texto y un gráfico. Hay otro con marcadores de posición para un título e imágenes prediseñadas. Los marcadores de

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posición del título y del texto siguen el formato del patrón de diapositivas de la presentación. Podrá mover y cambiar el tamaño de los marcadores de posición, a fin de que se diferencien del patrón de diapositivas. Para crear una nueva diapositiva, haga clic en Nueva diapositiva en la barra de herramientas Tareas comunes. Para escribir texto en un marcador de posición de título o de texto, bastará con que haga clic y escriba. También puede cambiar el diseño de una diapositiva después de crearla. Haga clic en Diseño de diapositiva en la barra de herramientas Tareas comunes y seleccione un diseño. Si el nuevo diseño no incluye los marcadores de posición que necesita (por ejemplo, si creó un gráfico y el nuevo diseño no incluye un marcador de posición de gráfico), la información no se perderá. Todos los objetos se mantendrán en la diapositiva, aunque tendrá que reorganizarlos para ajustarlos al nuevo diseño. Para cada presentación existen dos patrones: un patrón de diapositivas y un patrón de títulos. El patrón de diapositivas controla el formato de todas las diapositivas. Al cambiar el formato en el patrón de diapositivas, como por ejemplo el tamaño de fuente, también se cambia en el patrón de títulos. Si se aplica una nueva plantilla de diseño, se modifica el color o el tamaño de los títulos de las diapositivas, o bien el color de fondo del Patrón de diapositivas, estos cambios se reflejarán en todas las diapositivas. Si se agrega un gráfico al Patrón de diapositivas, aparecerá en todas las diapositivas. Del mismo modo, si se modifica el diseño del Patrón de títulos, las diapositivas que haya designado como diapositivas de título también se modificarán. Sin embargo, si crea diapositivas únicas, como por ejemplo diapositivas con fondos diferentes de los colores del patrón o de relleno que no son parte de la combinación de colores del patrón, estas diapositivas mantendrán su singularidad aunque modifique el patrón. Si más tarde cambia de idea, siempre podrá restaurar el formato del patrón a las diapositivas que haya modificado. Por ejemplo, si en una diapositiva tiene elementos de fondo ocultos, podrá volver a verlos haciendo clic en Fondo en el menú Formato y, a continuación, desactivando la casilla de verificación Omitir gráficos del fondo del patrón.

No todas las diapositivas tienen que seguir el patrón de diapositivas en todos los detalles. Por ejemplo, una diapositiva puede usar un color de fondo o una trama de sombreado diferente de la del patrón También puede desear suprimir un gráfico de fondo, tal como el logotipo de una organización, con el fin de que no aparezca en una determinada diapositiva. Para otra diapositiva, puede preferir usar un tamaño o color diferente para el formato del título o del texto o

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tener información diferente en un encabezado o pie de página Una diapositiva puede usar también una combinación de colores diferente de la del patrón. Es posible que desee modificar el formato predeterminado de la presentación en blanco si, por ejemplo, siempre utiliza una determinada combinación de colores, o si desea que aparezca el logotipo de su organización en cada presentación. Abra una presentación existente o cree una nueva. Modifique la plantilla para que se ajuste a sus necesidades. Por ejemplo: modifique la combinación de colores, aplique una plantilla de diseño diferente o utilice el patrón de diapositivas para modificar los elementos del fondo. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. Haga clic en Plantillas de presentación. En el cuadro Guardar como tipo. En la carpeta Office, abra la carpeta Plantillas. Haga clic en Presentación en blanco y, a continuación, haga clic en Guardar. Para reemplazar el antiguo formato predeterminado, haga clic en Sí en el cuadro de mensaje que aparece en pantalla.

PowerPoint incluye dos tipos de plantillas: plantillas de diseño y plantillas de contenido. Las plantillas de diseño contienen formatos prediseñados y combinaciones de colores que puede aplicar a cualquier presentación para darle una apariencia personalizada. Las plantillas de contenido contienen formatos y combinaciones de colores como las plantillas de diseño, además de sugerencias de contenido para temas específicos. Puede modificar cualquier plantilla para que se ajuste a sus necesidades, o bien puede crear una nueva plantilla según una presentación ya existente. Si crea una plantilla según una presentación existente, todos los textos, gráficos y diapositivas de esa presentación aparecerán en la nueva plantilla. Será necesario que elimine todas las partes de la presentación que no desea que aparezcan cada vez que utilice la plantilla. Combinación de colores Una combinación de colores representa establecer los colores de cada objeto a ser presentado dentro de una diapositiva o presentación. Para crear una combinación de colores, en el menú Formato, haga clic en Combinación de colores de la diapositiva y, a continuación, en la ficha Estándar. Seleccione la combinación de colores más aproximada al tipo que desee y, a continuación, haga clic en la ficha Personalizada. Bajo Combinación de colores, haga clic en el color que desee cambiar y, a continuación, en Cambiar color. Haga clic en la ficha Estándar para seleccionar en la paleta de colores, o bien en la ficha Personalizado para mezclar el color que desee. En la paleta de colores Estándar, haga clic en el color que desee y, a continuación, en Aceptar.

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En la paleta de colores Personalizado, arrastre el puntero en forma de cruz para seleccionar un color, arrastre la barra de desplazamiento para ajustar el brillo y, por último, haga clic en Aceptar. Repita el proceso para cada uno de los colores que desee cambiar. Para guardar la combinación de colores con la presentación, haga clic en Agregar como combinación estándar. Para aplicar el nuevo color sólo a una diapositiva, haga clic en Aplicar. Para aplicarlo a todas las diapositivas de la presentación, haga clic en Aplicar a todo. Para cambiar la combinación de colores. En el menú Formato, haga clic en Combinación de colores de la diapositiva y, a continuación, en la ficha Personalizada. Bajo Combinación de colores, haga clic en el color de la característica que desee cambiar y, a continuación, en Cambiar color. Haga clic en la ficha Estándar para seleccionar en la paleta de colores, o bien haga clic en la ficha Personalizado para mezclar el color que desee. En la paleta de colores Estándar, haga clic en el color que desee y, a continuación, en Aceptar. En la paleta de colores Personalizado, arrastre el puntero en forma de cruz para seleccionar un color, arrastre la barra de desplazamiento para ajustar el brillo y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para guardar la combinación de colores con la presentación, haga clic en Agregar como combinación estándar. Para aplicar el nuevo color sólo a una diapositiva, haga clic en Aplicar. Para aplicarlo a todas las diapositivas de la presentación, haga clic en Aplicar a todo.

Debe saber que tiene a su disposición muchos más colores que los que aparecen en la combinación de colores. Cada vez que utilice uno, se agregará automáticamente a todos los menús de color, para poder aplicarlos a textos, sombreados, viñetas, fondos y líneas. Los colores que agregue aparecerán debajo de los ocho colores de la combinación de colores. Podrá agregar y ver en pantalla hasta ocho colores. Si agrega más de ocho, en la paleta aparecerá primero el más reciente, y el más antiguo desaparecerá.

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Los colores que se agreguen a los menús de color permanecerán aunque cambie la combinación de colores. Del mismo modo, el texto o los objetos que tengan estos colores se mantendrán sin modificación. Por ejemplo, si dibuja una señal de Stop, la rellena con un rojo que no aparece en la combinación de colores y, a continuación, cambia la combinación de colores, la señal de Stop conservará el rojo que haya seleccionado. Esto resulta de utilidad cuando se necesita utilizar con frecuencia colores específicos que no aparecen en la combinación de colores. Mover, copiar o duplicar diapositivas Podrá ahorrarse mucho tiempo duplicando diapositivas de una presentación. Por ejemplo, si desea una configuración animada en cada diapositiva con viñetas, podrá crearla una sola vez y, seguidamente, duplicarla para todas las diapositivas con viñetas de la presentación. También podrá copiar o mover diapositivas entre presentaciones, así como insertar todas las diapositivas de otra presentación. Para aplicar la combinación de colores de una diapositiva a otra, en la vista Clasificador de diapositivas, seleccione una diapositiva que tenga la combinación de colores que desee utilizar. Haga clic una vez en Copiar formato para cambiar el color de una diapositiva, o bien haga doble clic para cambiar el color de más de una. Seleccione la diapositiva o diapositivas a las que desee aplicar la combinación de colores. Si va a cambiar el color de más de una diapositiva, presione ESC una vez que haya terminado para cancelar Copiar formato. Si va a cambiar el color de una sola, Copiar formato se cancelará automáticamente. También puede aplicarse la combinación de colores de una presentación a otra. Abra ambas presentaciones, haga clic en Organizar todas en el menú Ventana y, a continuación, siga los pasos anteriores. Si lo desea puede copiar una diapositiva de una presentación a otra, solo seleccione la diapositiva detrás de la cual desee insertar otra. En el menú Insertar, haga clic en Diapositivas de archivos. Busque y seleccione la presentación de la que desee copiar una diapositiva. Seleccione la o las diapositivas que desee copiar y, a continuación, haga clic en Insertar. Para copiar una presentación íntegra, haga clic en Insertar todas.

Una presentación computarizada es una serie de diapositivas que van a ser puestas en pantalla con una secuencia lógica, con efectos especiales añadidos como: video, sonido, animación de objetos y texto, etc. Al realizar una presentación con diapositivas, es el contenido el que debe centrar la atención de los espectadores. Seguramente deseará que las

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herramientas utilizadas, como las animaciones y transiciones, sirvan para resaltar sus argumentos, y no para llamar la atención del público hacia los efectos especiales. Si su público lee de izquierda a derecha, diseñe diapositivas animadas para que los argumentos se desplacen hacia la izquierda. Entonces, para hacer hincapié en un elemento específico, intente hacer que se desplace desde la derecha. El cambio atraerá la atención del público y reforzará el contenido. El mismo principio es válido para el sonido. Unas notas ocasionales de música o de sonido durante una transición o una animación atraerán la atención del público hacia la presentación. Sin embargo, el uso frecuente de los efectos de sonido podrá tener el efecto de que los presentes se distraigan y no capten el contenido. También el ritmo de la presentación influye en la respuesta del público: proyectar las diapositivas con excesiva rapidez cansará al público, y hacerlo con lentitud les aburrirá. Podrá utilizar las características de PowerPoint para ensayar el ritmo antes de realizar la presentación. Durante el ensayo, no olvide comprobar el efecto visual de las diapositivas. Demasiado texto o imágenes pueden distraer al público. Si observa que ha utilizado demasiado texto, intente convertir una diapositiva en dos o en tres y, a continuación, aumente el tamaño de la fuente del texto.

Puede animar texto, gráficos, sonidos, películas y otros objetos en las diapositivas para poder centrar la atención en puntos importantes, controlar el flujo de información y dar mayor interés a su presentación. Puede hacer que cada viñeta principal aparezca con independencia de los demás, o puede hacer que los objetos aparezcan progresivamente, uno tras otro. Puede configurar cada viñeta u objeto según desee que aparezcan en la diapositiva, por ejemplo, que entren volando desde la izquierda, y en función de si desea que otras viñetas u objetos se atenúen o cambien de color cuando agregue un nuevo elemento. Una nueva función de PowerPoint 97 es la capacidad de animar elementos de un gráfico.

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También puede cambiar el orden y el intervalo de las animaciones y establecerlas para que se produzcan automáticamente sin tener que hacer clic con el mouse (ratón). Para establecer y obtener una vista previa de la animación del texto y de los objetos, haga clic en Personalizar animación en el menú Presentación.

Puede utilizar el comando Personalizar animación del menú Presentación para establecer todos los efectos de animación que desee aplicar a una diapositiva. Por ejemplo, puede establecer que el texto aparezca letra a letra, por palabras o por párrafos. Puede hacer que las imágenes gráficas y otros objetos, como gráficos y películas, aparezcan progresivamente, e incluso puede animar los elementos de un gráfico. También puede cambiar el orden en que aparecen los objetos en una diapositiva y establecer los intervalos de cada objeto.

PowerPoint incluye música, sonidos y vídeos que podrá reproducir durante las presentaciones. Encontrará algunos sonidos, como el de aplausos o el de la máquina de escribir, en la barra de herramientas Efectos de animación. En la Galería de imágenes encontrará otros sonidos, así como piezas de música y vídeos. Para utilizar la Galería de imágenes, señale Películas y sonidos en el menú Insertar y, a continuación, haga clic en Película de la Galería o en Sonido de la Galería. Podrá insertar un clip de música, de sonido o de vídeo en cualquier lugar de la diapositiva que desee para reproducirlo durante una presentación con diapositivas. El sonido o el vídeo están predeterminados para comenzar a reproducirse al hacer clic en sus respectivos iconos durante una presentación con diapositivas. Para cambiar la manera de iniciar el clip o para agregarle un hipervínculo, haga clic en Configuración de la acción en el menú Presentación. También podrá agregar efectos de animación y cambiar la configuración de reproducción haciendo clic en Personalizar animación en el menú Presentación. Por ejemplo, podrá configurar un sonido o un vídeo para que se reproduzcan automáticamente en una secuencia de animación. Los sonidos, la música y los vídeos quedan insertados como objetos de PowerPoint. No obstante, si desea reproducir un sonido o un vídeo como objeto del Reproductor de medios, haga clic en Objeto en el menú Clip multimedia. Este método utiliza el Reproductor de medios, instalado con Windows 95, para reproducir el sonido o el vídeo. El Reproductor de medios reproduce archivos de multimedia y controla diversos dispositivos de reproducción, como los de

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discos compactos y de vídeo. Si desea más información acerca del Reproductor de medios, utilice la Ayuda del Reproductor de medios. Para reproducir música, sonido y vídeos en su equipo, deberá utilizar equipos especiales. Para saber qué tiene instalado y qué configuración utilizar, compruebe las categorías Multimedia y Sonidos del Panel de control de Windows. Para insertar una pista de audio de CD en una diapositiva, en la vista Diapositiva, presente la diapositiva a la que desee una pista de audio de CD. En el menú Insertar, señale Películas y sonidos y, a continuación, haga clic en Reproducir pista de audio de CD. Seleccione la pista y las opciones de sincronización que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar. En la diapositiva aparecerá un icono de CD . Es posible que desee agregar una narración a su presentación por cualquiera de las siguientes razones: · Para personas que no pueden asistir a la presentación · Para presentaciones automáticas · Para tener acceso a una presentación con diapositivas en Internet · Para archivar una reunión, de manera que los moderadores puedan revisarla más tarde y hacer comentarios durante la presentación. Para grabar una narración, su equipo deberá contar con una tarjeta de sonido y un micrófono. Podrá grabar la narración antes de proyectar la presentación, o bien durante la misma para incluir los comentarios de los presentes. Si no desea que la narración se extienda durante la totalidad de la presentación, podrá también grabar sonidos separados o comentarios en diapositivas u objetos seleccionados. Si decide cambiar algo en la narración grabada, tendrá que borrarla entera y volverla a grabar. Como la narración sonora tiene prioridad ante todos los demás sonidos, si está realizando una presentación que incluye tanto narración como otros sonidos, sólo se reproducirá la primera. Para insertar un vídeo en una diapositiva, en la vista Diapositiva, presente la diapositiva a la que desee agregar vídeo. En el menú Insertar, señale Películas y sonidos. Para insertar un vídeo de la Galería de medios, haga clic Película de la galería y, a continuación, haga doble clic en el vídeo que desee. Para insertar un vídeo desde otro lugar, haga clic en Película de archivo, busque la carpeta que contenga el vídeo y, a continuación, haga doble clic en el vídeo que desee.

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El vídeo está predeterminado para comenzar a reproducirse al hacer clic en el mismo durante una presentación con diapositivas. Para cambiar la manera de iniciar un vídeo (por ejemplo, situando el mouse (ratón) encima del icono en lugar de hacer clic en él), haga clic en Configuración de la acción en el menú Presentación. Para establecer opciones para la ejecución de sonido o de vídeo durante una presentación con diapositivas, en la vista Diapositiva, seleccione el icono de vídeo o de sonido cuyas opciones desee establecer. En el menú Presentación, haga clic en Personalizar animación y, a continuación, en la ficha Configuración de la reproducción. Seleccione las opciones que desee, o bien haga clic en Más opciones. También tiene la posibilidad de animar un icono de vídeo o de sonido. Por ejemplo, podrá hacer que el icono de sonido vuele desde la izquierda para, a continuación, comenzar a reproducir una secuencia de animación.

Es posible establecer los intervalos de las diapositivas antes de ensayar, o bien establecerlos automáticamente durante el ensayo. Si los establece antes de ensayar, le resultará más fácil trabajar en la vista Clasificador de diapositivas, donde podrá ver miniaturas de cada una de las diapositivas de la presentación. Para establecer el intervalo de una o más diapositivas seleccionadas, haga clic en Transición de diapositiva de la barra de herramientas Clasificador de diapositivas y, a continuación, escriba el número de segundos que desee que las diapositivas aparezcan en pantalla. También podrá establecer un intervalo diferente para cada diapositiva; por ejemplo, puede hacer que la diapositiva del título aparezca durante 10 segundos, que la segunda diapositiva se mantenga durante 2 minutos, la tercera durante 45 segundos y así sucesivamente. Para ensayar los intervalos sólo tendrá que hacer clic en Ensayar intervalos en el menú Presentación. Podrá utilizar los botones del cuadro de diálogo Ensayar para pausar entre diapositivas, reiniciar una diapositiva y avanzar hasta la siguiente. PowerPoint efectúa un seguimiento de cuánto tiempo aparece cada diapositiva, y establece el intervalo en consecuencia. Si proyecta la misma diapositiva más de una vez, PowerPoint registrará el último intervalo. Cuando termine, podrá aceptar los intervalos o volver a intentarlo. Para ver los intervalos de ensayo durante una presentación con diapositivas, en el menú Presentación, haga clic en Configurar presentación. Bajo Avance de diapositivas, haga clic en Manual y, a continuación, en Aceptar. En el menú

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Presentación, haga clic en Ver presentación. Presione el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Medidor de diapositivas. El Medidor de diapositivas presenta una comparación de los intervalos actuales con los intervalos establecidos durante el ensayo. Si desea más información acerca del Medidor de diapositivas, haga clic en.

En función de sus necesidades, una presentación con diapositivas puede ejecutarse de tres formas diferentes. Dispone de las siguientes opciones al hacer clic en Configurar presentación en el menú Presentación. · Realizada por un orador (pantalla completa). Haga clic en esta opción para ejecutar la presentación en una pantalla completa (el método más habitual), donde normalmente existe un orador que dirige la presentación. El moderador controla por completo la presentación, pudiendo ejecutarla automática o manualmente, detenerla para agregar actas de reuniones o elementos de acción, e incluso grabar la narración a medida que evoluciona la presentación. También se utiliza este modo si se desea proyectar una presentación con diapositivas en una pantalla más grande o utilizar una presentación remota. · Examinada de forma individual (ventana). Haga clic en esta opción si desea ejecutar una presentación en una pantalla más pequeña (por ejemplo, si va a ser examinada de forma individual en la red de una organización). La presentación aparece en una ventana más pequeña, donde dispone de comandos para desplazarse a lo largo de la presentación y para modificar, copiar e imprimir diapositivas. Si opta por este modo, puede ir de una diapositiva a otra mediante la barra de desplazamiento y puede tener otros programas abiertos al mismo tiempo. Asimismo, puede mostrar la barra de herramientas Web, de forma que pueden examinarse otras presentaciones y documentos de Office. · Examinada en exposición (pantalla completa). Haga clic en esta opción para que la presentación se ejecute de forma automática (por ejemplo, en una feria o convención). Si tiene una cabina, una exposición u otra ubicación donde quiere que se ejecute automáticamente una presentación con diapositivas, puede configurar la presentación de forma que se ejecute con la mayoría de los menús y comandos no activos y que se reinicie automáticamente después de cada sesión.

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En función de sus intenciones o de los participantes que haya, puede iniciar una presentación con diapositivas de varias maneras. Una manera consiste en guardar una presentación de forma que al abrirla, comience siempre como una presentación con diapositivas. Otra manera es iniciar una presentación con diapositivas desde PowerPoint. O bien, si no desea iniciarla desde PowerPoint, puede crear un acceso directo en el escritorio e iniciar desde ahí la presentación con diapositivas. También puede establecer una presentación automática, por ejemplo, en una exposición o en una cabina, que se ejecute de forma continua.

Las presentaciones automáticas constituyen una buena manera de comunicar información sin necesidad de que una persona realice una presentación con diapositivas. Por ejemplo, tal vez desee configurar una presentación para que se ejecute sin supervisión en una cabina o exposición en una feria o convención. Excepto para utilizar el mouse (ratón) con el fin de hacer clic en ciertos elementos, puede hacer que la mayoría de los controles no estén disponibles para que los usuarios no puedan realizar cambios en la presentación. Una presentación automática se reinicia cuando termina y también después de estar parada en una diapositiva de avance manual durante más de 5 minutos. Al diseñar una presentación automática, conviene tener en cuenta el entorno, por ejemplo, si la cabina o exposición estarán en un lugar público no controlado, o si se dispondrá de supervisión. La respuesta le ayudará a determinar qué elementos va a agregar a la presentación, qué grado de control va a conceder a los usuarios y cómo prevenir los usos incorrectos, por ejemplo, cómo evitar que alguien detenga o cambie una presentación con diapositivas o la manipule mediante un teclado disponible para el usuario.

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Para configurar una presentación automática, abra la presentación, haga clic en Configurar presentación en el menú Presentación y, a continuación, en Examinada en exposición (pantalla completa). Al hacer clic en esta opción, Repetir el ciclo hasta presionar "Esc" se selecciona automáticamente. Las opciones que puede utilizar al diseñar una presentación automática incluyen: · Intervalos automáticos o manuales. Puede establecer una presentación con diapositivas para que se ejecute por sí sola con intervalos automáticos, o bien puede establecerla de forma que los usuarios puedan desplazarse por ella a su propio ritmo utilizando el mouse para hacer clic en los botones. Los clics se pasan por alto a menos que se hagan en objetos con los que haya creado hipervínculos. · Hipervínculos. Puede establecer hipervínculos para desplazarse por la presentación con diapositivas o para saltar a otras diapositivas y programas. · Narración sonora. Puede agregar narración grabada que se reproduzca con su presentación con diapositivas. · Controles ActiveX. Puede utilizar los controles ActiveX incluidos con PowerPoint para crear una diapositiva de respuesta en su presentación. Por ejemplo, puede agregar un cuadro de texto para que las personas escriban en él su nombre y dirección con objeto de recibir más información. Para configurar una presentación con diapositivas para que se repita el ciclo continuamente 1 2

En el menú Presentación, haga clic en Configurar presentación. Active la casilla de verificación Repetir el ciclo hasta presionar 'Esc'.

Si desea una presentación con diapositivas automática (por ejemplo, en una exposición de una feria) haga clic en Examinada en exposición (pantalla completa) en el cuadro de diálogo Configurar presentación. Con ello la presentación con diapositivas se mostrará una y otra vez y se evitará que los usuarios puedan cambiarla.

Si no desea desplazarse manualmente de una diapositiva a otra en la presentación, existen dos métodos que podrá utilizar para establecer el tiempo en que una diapositiva aparecerá en pantalla. El primero consiste en establecer manualmente un intervalo para cada diapositiva y, a continuación, ejecutar la presentación y ver los intervalos establecidos. El segundo es utilizar la función

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de ensayo, con la que podrá registrar los intervalos automáticamente a medida que ensaye. También podrá ajustar los intervalos que ya haya establecido y después ensayar los nuevos.

Una transición es simplemente la forma de cómo se van presentando las diapositivas en una presentación. Podemos seleccionar el efecto visual o de sonido que se verá cuando cambie la diapositiva y podemos escoger si el cambio será manual o automático. Para agregar transiciones debe estar en la vista diapositiva o Clasificador de diapositivas, seleccione la diapositiva o diapositivas a las que desee agregar una transición. En el menú Presentación, haga clic en Transición de diapositiva. En el cuadro Efecto, haga clic en la transición elegida y, a continuación, seleccione las demás opciones que desee. Para aplicar la transición a la diapositiva seleccionada, haga clic en Aplicar. Para aplicar la transición a todas las diapositivas, haga clic en Aplicar a todas. Para ver las transiciones, haga clic en Presentación con diapositivas.

Transición de Diapositivas

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Excel está considerado un programa de hoja de cálculo, aunque tiene tres componentes que realizan tres tareas distintas: el componente hoja de cálculo muestra y analiza texto y números en filas y columnas, el componente base de datos manipula listas de información y el componente gráfico produce gráficos. Cada componente es realmente una forma distinta de ver e interactuar con los datos que tienen una estructura común basada en filas y columnas. Esta estructura común es la hoja de cálculo. Puede contener datos de los otros componentes, pero siempre es la misma estructura, lo que permite que Excel esté integrado (transfiere y manipula datos entre los tres componentes).

La manera más fácil de pensar en una hoja de cálculo es considerar una hoja de contabilidad multicolumnas. Normalmente hay una columna ancha a la izquierda para las etiquetas de texto que hacen la descripción de lo que sigue a la derecha. A la derecha hay varias columnas para introducir números. Se utilizan en diferentes operaciones contables y administrativas. La hoja de cálculo de Excel es una hoja de cálculo multicolumna electrónica, que es mucho más flexible que su homónima de papel. Excel proporciona hasta 255 hojas de cálculo, cada una puede tener 256 columnas y 16.384 filas. Cada columna puede tener entre 0 y 255 caracteres de ancho y se pueden mezclar números y texto como sea necesario. Excel permite muchos tipos de cálculo entre filas, columnas y hojas de cálculo, copiar y mover información, etc.

Tanto las hojas de cálculo en papel como las de Excel son modos de analizar datos organizándolos en filas y columnas. Las hojas de Excel, sin embargo, están almacenadas en el disco duro de su PC en archivos llamados libros de trabajo. Un libro es un archivador de hojas de cálculo, aunque también pueden contener gráficos y páginas de módulos de programación. Cuando se crea un libro se hace en la memoria de la computadora. Hay que guardar el libro en un archivo en disco para que sea permanente. Después de guardado se puede volver a leer, revisar, alterar y volver a guardar. Además, se puede compartir el trabajo a otra computadora que ejecute Excel.

La estructura de filas y columnas de una hoja de cálculo tradicional ha sido expandida en Excel a una estructura tridimensional de filas, columnas y hojas. Esta estructura proporciona una potente infraestructura para el análisis

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financiero. Las filas horizontales y las columnas verticales forman una cuadrícula bidimensional y las hojas le añaden una tercera dimensión de profundidad. Las filas se enumeran de 1 a 16.384, mientras que las 256 posibles columnas están etiquetadas de a ( a , luego a , a , y así hasta ). Las hojas se etiquetan de principio Hoja 1 a Hoja 255, pero se les puede poner cualquier nombre que tenga hasta 31 caracteres. De esta forma se podría calcular una fórmula que, por ejemplo, añadiera la columna de la fila 24 a la fila 32 o sumase Hoja1 a Hoja4, o se podría crear un gráfico con los datos de la fila 15 de la columna hasta la columna .

Cuando se introduce información en una hoja, se guarda en una ubicación específica. Esta ubicación se conoce por la fila y columna en la que está la información. Por medio de esta intersección se puede dar a la información una dirección; por ejemplo, columna D, fila 7. Las direcciones en Excel se escriben con una referencia de la columna primero, seguida de la fila. Usando este convenio, se puede escribir la dirección del ejemplo como . Para añadir una referencia de la hoja, se coloca un signo de exclamación (¡) delante de la columna y fila: Hoja1!D7. Una dirección, la intersección de columna-fila en una hoja se llama celda. Se puede pensar en una hoja como en una colección de más de cuatro millones de celdas. Por supuesto, la cantidad de memoria instalada en la computadora limita el número de celdas que se pueden usar a la vez.

Una celda puede contener tanto números como texto. A los números, incluyendo fórmulas que devuelven números, se les puede dar varios formatos, incluyendo monedas, porcentaje, fechas u horas. El texto puede incluir números y se pueden usar como títulos, etiquetas de filas y columnas o notas en una hoja. La diferencia principal entre números y texto es que se pueden realizar cálculos aritméticos con números, pero no con texto. Basándose en lo que se escribe, Excel determina si la entrada es un número o texto. Si solo se introducen números (0 a 9) o los siguientes símbolos: , Excel considera la entrada un número. Si se introduce un valor de fecha u hora en uno de los formatos predefinidos de Excel, se considera un número. Finalmente, una fórmula o función que sea reconocible y devuelva un número se trata como un número. Todo lo demás es texto. Se pueden introducir números desde –1E-307 a 9.9999999999999-9E307 y darles varios formatos. Por ejemplo, se pueden introducir 3.25, 3.25%, 3.25 Pts., 3 2/5, 32.5E-1 o 3,250,325.25. En otras palabras, se pueden incluir comas,

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signos monetarios, fracciones y signos de porcentajes en números y Excel los tratará correctamente.

Una referencia identifica una o más celdas para que se usen en una fórmula o en una instrucción. Una referencia puede ser una sola celda como D14; un grupo de celdas identificadas de la forma C5:E12; o un nombre o nombres que se refieren a una o más celdas, como ‹‹Salarios››. Los operadores de referencia, sus nombres y sus significados son:

: (dos puntos)

Rango, un grupo rectangular de celdas adyacentes.

, (coma)

Unión, la combinación de dos referencias.

(espacio)

Intersección, las celdas comunes a dos referencias.

Después de las direcciones individuales de celda, la referencia más común es el rango. Pueden existir cuatro tipos de rango: Una fila de celdas, una columna de celdas, un bloque rectangular o una sola celda. Un rango no puede tener forma de u otra forma no rectangular; tiene que ser un rectángulo completo. Un rango también se puede extender por múltiples hojas y se puede copiar al escritorio para guardar temporalmente información importante como un recorte. Los rangos se usan en muchas órdenes de Excel para especificar un grupo de celdas en las que se desea trabajar. Para especificar un rango en una orden o función se pueden usar un par de direcciones que representan la primera y la última celda del rango (las esquinas superior izquierda y la inferior derecha respectivamente) separadas por dos puntos, como en . También se puede resaltar el rango en la pantalla o usar un nombre que se haya asignado previamente a esa referencia particular de celda. Si se quiere hacer referencia a una fila, o columna, o secuencia de filas, o columnas completas, se puede hacer sin identificar el segundo elemento. Por ejemplo, para identificar toda la fila 6 se podría introducir A6:IV6, pero se puede abreviar a 6:6. De manera similar, si se quiere hacer referencia a todas las columnas desde la C a la E se puede introducir C:E. Las uniones e intersecciones se usan para describir grupos de celdas que no se pueden describir con un rango, como por ejemplo: Las uniones pueden describir referencias en forma de , como E3:H3,I3:I12, así como referencias disjuntas, como I3:I12,I16. Las intersecciones describen el grupo de celdas que están a la vez en otras dos referencias. Por ejemplo, la intersección C6:C14 B10:E17 produce el rango C10:C14. A las uniones e intersecciones se les hace referencia usando otras

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dos referencias separadas por una coma o un espacio, respectivamente. Alternativamente se puede resaltar una unión o una intersección manteniendo pulsada mientras se resaltan las celdas en pantalla o se puede usar un nombre de referencia previamente definido. Un nombre de referencia es una cadena de texto que empieza con una letra, puede tener hasta 255 caracteres de longitud y no contiene ningún espacio. Se utiliza frecuentemente ya que es más fácil de recordar y tiene más significado que una referencia de dirección como G16:T16. Muchas de las funciones aritméticas de Excel usan referencias como argumentos y, cuando se sustituye la dirección por un nombre, son muy descriptivas. Por ejemplo, para calcular el total de un grupo de celdas que contienen salarios se puede usar la función si se ha definido previamente el nombre “Salarios”.

La habilidad de introducir texto y números no es muy útil a menos que se pueda hacer algo con ellos. Es necesario poder calcular la suma de columnas de números, calcular porcentajes y realizar otras muchas operaciones matemáticas. La forma de hacer esto es por medio de fórmulas. Las fórmulas pueden operar sobre números, otras fórmulas o texto. Cuando una fórmula usa texto, se llama fórmula de texto y puede contener el operador de texto (&) para la concatenación (combinar dos cadenas de texto). Las fórmulas que contienen operadores aritméticos + - * / ^ %, son fórmulas numéricas y las que contienen operadores de comparación <> <= >= < >, son fórmulas lógicas que producen el valor lógico True o False. Las fórmulas usan notación algebraica estándar con paréntesis anidados si es necesario y normalmente empiezan con un signo de igual (=). También se puede introducir para comenzar el signo de suma (+) o resta (-) y Excel añadirá automáticamente un signo de igual delante del signo de suma o resta. Las fórmulas normalmente usan datos en otros lugares de la hoja referenciando una celda, un grupo de celdas o un nombre. Ejemplo:

=B5

El contenido de B5

=C6-C7

El resultado de restar el contenido de C7 al contenido de C6.

=.45*1590

El producto de 0.45 por 1590

=subtotal*impuestos

El producto de las referencias llamadas Subtotal e Impuestos.

=<>&D5

La combinación de la cadena de caracteres <> con el contenido de D5.

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=Fecha < =Hoy()

El valor lógico True si la referencia que se llama Fecha es menor o igual que la función llamada Hoy(), que produce la fecha actual; en caso contrario, el valor será False.

Excel calcula o evalúa una fórmula en un orden particular determinado por el número de precedencia de los operadores que se están usando y los paréntesis. Los operadores con un número de precedencia menor se aplican antes en el cálculo. Cuando dos operadores en una fórmula tienen el mismo número de precedencia, Excel los evalúa secuencialmente de izquierda a derecha. Los paréntesis en una fórmula cambian el orden de los cálculos. Por ejemplo, para añadir dos cantidades antes de multiplicarlas por una tercera, no se puede usar la fórmula =A1 + B1 * C1, ya que la multiplicación se realiza antes que la suma, de acuerdo al orden del cálculo. Cuando se colocan paréntesis alrededor de la suma, la fórmula se convierte en =(A1 + B1) * C1, y se realiza primero la suma. Excel tiene varias fórmulas predefinidas, llamadas funciones, que se pueden usar dentro de otras fórmulas o se pueden usar solas. Las funciones siempre empiezan con un signo de igualdad e incluyen cálculos de los siguientes tipos: matemáticos y trigonométricos, información, fecha y hora, búsqueda y referencia, base de datos, lógicas. Texto, financieras y estadísticas. Una función puede ser de texto o numérica

:

Rango de Celdas

1

(un espacio)

Intersección de celdas

2

,

Unión de celdas

3

-

Negación

4

%

Porcentaje (/100)

5

^

Exponenciación

6

*

Multiplicación

7

/

División

7

+

Adición

8

-

Sustracción

8

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&

Concatenación

9

=

Igual a

10

<

Menor que

10

>

Mayor que

10

<=

Menor o igual que

10

>=

Mayor o igual que

10

<>

Distinto a

10

=SUMA(A4:A7,A9)

Suma A4, A5, A6, A7 y A9

=AHORA()

Produce la fecha y hora actual.

=PI()*G3^2

Calcula el área de un círculo cuyo radio está en G3.

=VA(C4,F6,B1) =DERECHA(T22,5)

Calcula el valor actual de una serie de pagos iguales con una razón de interés contenida en C4, para el número de períodos en F6 y la cantidad de pagos contenida en B1. Muestra los cinco caracteres de la derecha de una cadena de texto contenida en T22.

Algunas funciones de Excel

Se puede dar órdenes a Excel de seis maneras: • • • • • •

Eligiendo una opción de un menú de la barra de menú. Eligiendo una opción de un menú de contexto. Seleccionando una herramienta en una barra de herramientas. Usando el ratón directamente en la hoja. Pulsando teclas particulares en el teclado. Activando una macro guardada.

Una vez abierto un menú, se puede elegir una opción de tres formas: pulsar en la opción con el ratón, pulsar la tecla subrayada en el nombre de la

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opción de menú o usar las teclas de cursor para resaltarla y pulsar ENTER para elegirla. Ejemplo de selección del menú Edición y elegir la opción Copiar. 1. Pulsar en el menú Edición 2. Pulsar en la opción Copiar 1. Pulsar Alt, F10 o /. 2. Pulsar E (Mayúscula o minúscula), la letra subrayada d Edición 3. Pulsar C, la letra subrayada de Copiar. 1. 2. 3. 4.

Pulsar Alt, F10 o /. Pulsar Cursor Derecha una vez. Pulsar Cursor Abajo cuatro veces. Pulsar ENTER.

Usando el botón derecho del ratón, Excel abre un menú de contexto, que proporciona acceso directo a las órdenes más usuales. Por ejemplo, al pulsar el botón derecho en la celda activa se abre un menú con opciones de edición y formato, incluyendo la opción copiar. También hay menús de contexto para manipular barras de herramientas, filas, columnas y hojas y para editar y dar formato a gráficos y bases de datos.

Debido a que Microsoft Excel no presenta documentación escrita en papel acerca de sus funciones, en esta sección daremos una referencia de las funciones más comúnmente utilizadas en Excel. Para información sobre las funciones restantes o información adicional acerca de las funciones que aquí tratamos, elija Ayuda, Contenido e índice en Excel y luego haga Clic en la ficha Índice y busque “funciones”. NOTA: En toda esta sección, los argumentos de la función aparecen en cursiva. En las líneas de sintaxis, todos los argumentos requeridos están indicados en cursiva negrita; los argumentos adicionales aparecen únicamente en cursiva.

Las funciones de base de datos proporcionan estadísticas resumidas sobre una base de datos o una lista de la hoja de cálculo. Estas funciones le

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permiten analizar si los valores de la lista cumplen o no con una condición específica o criterio. Todas las funciones de bases de datos de Excel utilizan los mismos argumentos: base_de_datos, nombre_de_campo y criterios . Estos argumentos pueden representar cualquier rango que usted especifique en la hoja de cálculo. Para el argumento base_de_datos de cualquier función de base de datos, se puede especificar un rango de celda (A5:G20), o un nombre de rango (BASE DE DATOS). Asegúrese de incluir la fila de los encabezados en el rango de la base de datos o en el nombre del rango. El argumento nombre_de_campo indica la columna que quiere promediar. Se puede especificar el campo por su nombre de campo entre comillas (“ciudad”), por medio de una referencia que contenga el nombre de campo (E5), o por medio de un número; el número 1 siempre representa el primer campo (o columna) de la base de datos, 2 el segundo, y así sucesivamente. El argumento criterios puede ser un rango de celda (A1:G3), o un nombre de rango (CRITERIOS). Los criterios o condiciones que se introduzcan no deberán rebasar la base de datos. Sintaxis: =BDCONTAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función DBCONTAR (DCOUNT) cuenta las celdas que contienen números dentro del campo de la base de datos para aquellos registros que satisfagan los criterios. Si se omite el argumento nombre_de_campo, BDCONTAR contará todos los registros dentro de la base de datos que satisfagan los criterios. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. La cuenta total de las celdas dentro de la columna de la lista que tengan números y coincidan con las condiciones que usted especificó.

Sintaxis: =BDCONTARA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función BDCONTARA(DCOUNTA) cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro del campo de la base de datos para aquellos registros que satisfagan las condiciones. Si se omite el argumento nombre_de_campo, BDCONTARA contará todos los registros dentro de la base de datos que satisfagan los criterios. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango.

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La cuenta total de las celdas dentro de la columna de la lista que no están en blanco y que coincidan con las condiciones que usted especificó.

estándar Sintaxis: =BDDESVEST(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función BDDESVEST(DSTDEV) calcula la desviación estándar para una población de muestra, con base en los números en el campo de la base de datos para aquellos registros que cumplan con los criterios. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. La desviación estándar de la población de muestra, con base en los valores que se encuentran dentro de la columna de la lista y que coincidan con las condiciones que usted especificó.

Sintaxis: =BDDESVESTP(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función BDDESVESTP(DSTDEVP) calcula la desviación estándar de toda la población, con base en los números en el campo de la base de datos para aquellos registros que cumplan con los criterios. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. La desviación estándar de toda la población, con base en los valores que se encuentran dentro de la columna de la lista y que coincidan con las condiciones que usted especificó.

Sintaxis: =BDEXTRAER(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función BDEXTRAER(DGET) extrae de la base de datos un único registro que coincide con los criterios. Si ningún registro coincide con las condiciones se regresará #!VALOR! (#!VALUE!). Si más de un registro coincide con los criterios, se regresará #!NUM! (#!NUM!). base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. El registro que coincide con las condiciones que usted especificó (o #!VALOR! si ningún registro coincide, o #!NUM! si coincide más de un registro).

Sintaxis: =BDMAX(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios)

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La función BDMAX(DMAX) encuentra el número más grande dentro del campo de la base de datos para aquellos registros que cumplan con los criterios. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. El valor máximo de la columna de la lista y que coincidan con los criterios o condiciones que usted especificó.

Sintaxis: =BDMIN(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función BDMIN(DMIN) encuentra el número más pequeño dentro del campo de la base de datos para aquellos registros que cumplan con los criterios. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. El valor mínimo de la columna de la lista y que coincidan con los criterios o condiciones que usted especificó.

Sintaxis: =BDPRODUCTO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función BDPRODUCTO(DPRODUCT) multiplica todos los valores dentro del campo de la base de datos para aquellos registros que cumplan con los criterios. Esta función es similar a BDSUMA, pero los valores se multiplican en lugar de sumarse. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. El producto de todos los valores en la columna de la lista y que coincidan con los criterios o condiciones que usted especificó.

Sintaxis: =BDPROMEDIO(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función BDPROMEDIO(DAVERAGE) promedia los números del nombre de campo para aquellos registros que cumplan con los criterios. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. El promedio de los números que se encuentran dentro de la columna de la lista y que coincidan con los criterios o condiciones que usted especificó.

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En la siguiente fórmula, la base de datos que va a ser analizada reside en B10:G75, el campo que va a ser promediado tiene el título ELEMENTOS, y los criterios están dentro de un rango con el nombre CRIVENTAS. No olvide utilizar las comillas cuando haga referencia a un nombre de campo específico. =BDPROMEDIO(B10:G75;”ELEMENTOS”;CRIVENTAS)

Sintaxis: =BDSUMA(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función BDSUMA(DSUM) obtiene un total de todos los números dentro del campo de la base de datos para aquellos registros que cumplan con los criterios. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. La suma de todos los valores en la columna de la lista y que coincidan con los criterios o condiciones que usted especificó.

Sintaxis: =BDVAR(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función BDVAR(DVAR) calcula la varianza (como se desvía la muestra del promedio) de una población de muestra, con base en los números en el campo de la base de datos para aquellos registros que cumplan con los criterios. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. La varianza estimada de una población de muestra, con base en los valores que se encuentran dentro de la columna de la lista y que coincidan con las condiciones que usted especificó.

Sintaxis: =BDVARP(base_de_datos;nombre_de_campo;criterios) La función BDVARP(DVARP) calcula la varianza de toda la población, con base en los números en el campo de la base de datos para aquellos registros que cumplan con los criterios. base_de_datos como el rango de celdas o nombre del rango de toda la lista; nombre_de_campo(opcional) como el nombre del campo entre comillas, la referencia de celda del nombre de campo, o la posición del número de campo dentro de la base de datos; criterios como un rango de celdas o nombre del rango. La varianza de toda la población, con base en los valores que se encuentran dentro de la columna de la lista y que coincidan con las condiciones que usted especificó.

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Las funciones de búsqueda permiten a sus hojas de cálculo obtener un valor desde dentro de una tabla. Puede utilizar la función INDICE, por ejemplo, para extraer valores específicos que están dentro de un arreglo. Las funciones de referencia son necesarias cuando se tiene que determinar el contenido de la celda, los rangos o las áreas seleccionadas. Algunas de ellas, como DESREF, también se utilizan en las hojas para macros. Sintaxis: =AREAS(ref.) La función AREAS devuelve el número de áreas de la referencia. Utilice la función AREAS para encontrar cuantas selecciones hay dentro de un área. ref. como la referencia para una o más celdas o rangos. El número de áreas en la referencia. Cada área puede ser una sola celda o un rango de celdas. La siguiente fórmula devuelve un 2 cuando el rango llamado AREAIMPR es definido como dos rangos independientes: =AREAS(AREAIMPR)

Sintaxis: =BUSCAR(valor_buscado;matriz) La función BUSCAR (LOOKUP) es similar a BUSCARH y BUSCARV. BUSCAR busca una coincidencia para el valor_buscado en la primera fila o en la primera columna de la matriz, dependiendo de la forma de la matriz. Si la matriz es cuadrada o más ancha que alta, BUSCAR busca en la primera columna el valor_buscado. Si la matriz es más alta que ancha, la búsqueda se realiza por la primera columna. Si BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, entonces buscará el valor más grande por debajo del valor_buscado . Si el valor_buscado es menor que el valor más pequeño de la fila o columna que está siendo examinada, se devolverá el mensaje #N/A. El valor devuelto se toma de la última fila o columna de la matriz que coincida con el valor_buscado. La fila o columna que está siendo examinada para el valor_buscado deberá estar ordenada en forma ascendente. valor_buscado como un número, texto, nombre o valor lógico que usted esté buscando; y matriz como un rango de celdas que contenga números, texto, nombre o valores lógicos con los que pueda comparar el valor_buscado. Un valor de un rango de una fila o una columna o de una matriz.

Sintaxis: =BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) La función BUSCARH (HLOOKUP) busca en la fila superior del rango definido por matriz_buscar_en hasta que se encuentra el valor_buscado; entonces busca en esa columna la fila especificada por indicador_filas. El ordenado es un valor lógico (VERDADERO o FALSO). Si el valor es VERDADERO u omitido, BUSCARH devolverá

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una coincidencia aproximada. Si es FALSO, BUSCARH devolverá una coincidencia exacta o #N/A si no se encuentra ninguna. Los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deberán estar en orden ascendente, tanto alfabéticamente como numéricamente. El valor_buscado y los valores de la primera fila de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. Indicador_filas comienza con el número 1. Para devolver un valor de la primera fila, utilice el 1; de la segunda fila, el 2; y así sucesivamente. Si el indicador_filas es menor que 1, BUSCARH produce un error #!VALOR!, Si el indicador_filas es mayor que el número de filas de la tabla, se mostrará un error #!REF!. valor_buscado como un valoro, referencia o cadena de texto de la primera fila de la tabla; matriz_buscar_en como una referencia al rango de la tabla; indicador_filas como el número de fila en la tabla para el valor que usted está buscando; y ordenado (opcional) como un valor lógico VERDADERO o FALSO. Un valor que se encuentra en la misma columna que el valor_buscado en una tabla con base en la fila que usted especifique; o #N/A si no se encuentra ninguna coincidencia.

Sintaxis: =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) La función BUSCARV (VLOOKUP) busca en la columna de la izquierda de la matriz_buscar_en hasta que se encuentra el valor_buscado; entonces busca en esa fila la columna especificada por indicador_columnas. El ordenado es un valor lógico (VERDADERO o FALSO). Si el valor es VERDADERO u omitido, BUSCARH devolverá una coincidencia aproximada. Si es FALSO, BUSCARH devolverá una coincidencia exacta o #N/A si no se encuentra ninguna. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deberán estar en orden ascendente, tanto alfabéticamente como numéricamente. El valor_buscado y los valores de la primera fila de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. valor_buscado como un valoro, referencia o cadena de texto de la primera fila de la tabla; matriz_buscar_en como una referencia al rango de la tabla; indicador_columnas como el número de columna en la tabla para el valor que usted está buscando; y ordenado (opcional) como un valor lógico VERDADERO o FALSO. Un valor que se encuentra en la misma fila que el valor_buscado en una tabla con base en la columna que usted especifique; o #N/A si no se encuentra ninguna coincidencia.

Sintaxis: =COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia) La función COINCIDIR(MATCH) devuelve la posición de coincidencia para el valor_buscado en la matriz_buscada. El tipo de coincidencia está determinado por el argumento tipo_de_coincidencia. El valor_buscado puede ser un número, un texto, un

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valor lógico o una referencia de celda. COINCIDIR devuelve la posición de la fila o columna dentro de la matriz del elemento encontrado, no su valor ni su referencia de celda. Cuando se combina con la función INDICE, la función COINCIDIR le permite encontrar las coincidencias exactas para un valor_buscado, o devuelve un mensaje de error. Esto evita la posible utilización de un valor incorrecto devuelto por BUSCARV, BUSCARH o BUSCAR. Los tipos de coincidencia se enumeran en la siguiente tabla, con una descripción de lo que cada tipo de coincidencia busca.

Tipo de coincidencia

Busca valor_buscado matriz_buscada tipo_de_coincidencia

valor_buscado matriz_buscada

valor_buscado como el valor que usted utiliza para buscar el valor que quiere; matriz_buscada como un rango de celdas que contiene los posibles valores de búsqueda, una matriz de valores o una referencia a una matriz; y tipo_de_coincidencia, (opcional) como el número 1, 0 o –1, que indica que valor se va a devolver según la tabla. La posición de coincidencia para el valor_buscado en la matriz_buscada.

Sintaxis: =DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) Devuelve la referencia a la celda a partir de una referencia dada por un número de filas o un número de columnas. La referencia utilizada es el argumento ref. La referencia puede ser una sola celda o un rango. El alto y ancho de un rango devuelto puede ser controlado por los valores alto y ancho. Si se omiten, DESREF utilizará el alto y ancho de la referencia. Utilice DESREF para alcanzar datos de una tabla de información. Con las funciones SELECCIÓN Y FORMULA de las macros de Excel, para seleccionar rangos o para introducir valores en las hojas de cálculo. El utilizar DESREF para especificar la celda en que se va a actuar es mucho más rápido que concatenar las referencias de texto.

Si el valor devuelto se extiende más allá del límite de una hoja de cálculo, o si la fila o la altura es menor que 1, la función DESREF devuelve un mensaje #!REF.

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ref. como una referencia a uno o más rangos de celdas en los cuales usted quiere basar el valor devuelto; filas como el número de filas a las que quiere que haga referencia la celda superior izquierda del resultado; columnas como el número de columnas a las que quiere que haga referencia la celda superior izquierda del resultado; alto (opcional) como la altura en número de filas que quiere que tenga el resultado; y ancho (opcional) como el ancho en número de columnas que quiere que tenga el resultado Una referencia a un rango que es un número específico de filas y columnas de una celda o rango. La siguiente fórmula devuelve el valor almacenado en la celda E9: =DESREF(B7;2;3)

Sintaxis: =DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) La función DIRECCION(ADDRESS) produce una referencia de celda en forma de texto para la celda que es indicada por los argumentos fila y columna. Utilice uno de los cuatro valores de abs para especificar el tipo de referencia: referencia absoluta (predeterminado) 1; fila absoluta-columna relativa 2; fila relativa-columna absoluta 3; y referencia relativa es 4. Si el argumento a1 es VERDADERO, o se omite, Excel devuelve referencias de celda estilo A1. Si es FALSO, devuelve referencias de celda estilo R1C1. El argumento hoja es el nombre de la hoja de cálculo u hoja de macro utilizado por la referencia. fila como el número de fila para la referencia de la celda; columna como el número de columna para la referencia de la celda; a1 (opcional) como un valor lógico que especifica el estilo de referencia; y hoja (opcional) como el nombre de la hoja de cálculo que se va a utilizar como referencia externa. Una referencia de celda en forma de texto para la celda indicada por el número de fila y el número de columna que se especifique. La siguiente fórmula devuelve $B17: =DIRECCION(17;2;3;verdadero)

Sintaxis: =ELEGIR(índice;valor1;valor2;...) La función ELEGIR(CHOOSE) selecciona un valor de la lista de valores que corresponda a índice. Por ejemplo, cuando el índice es 2, la función elige el valor2. ELEGIR despliega #!VALOR! cuando índice es menor que uno o mayor que el número de elementos que hay en la lista. índice como un número entre el 1 y el 29, especificando qué argumento de valor es seleccionado; valor1 como un argumento de referencia de celda, nombre, fórmula, función o texto; valor2 como un argumento de referencia de celda, nombre, fórmula, función o texto; y así sucesivamente hasta un máximo de 29 valores.

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El valor o acción que se va a realizar de una lista de valores, basado en índice. La siguiente fórmula devuelve 27 cuando la celda A10 contiene 4: =ELEGIR(A10;21;7;19;27)

Sintaxis: =HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo) La función HIPERVINCULO(HYPERLINK) inserta un hipervínculo dentro de su hoja de cálculo, el cual salta hacia una ubicación vinculada específica, como un archivo del disco duro o de una red, o una dirección Internet. El argumento ubicación_del_vínculo es toda la ruta de acceso y el nombre de archivo, o el URL (Uniform Resource Locator [o LOU: Localizador de Origen Uniforme]) para una dirección Internet. El argumento nombre_descriptivo es el texto o valor que se muestra realmente en la celda. Si usted no incluye un argumento nombre_descriptivo se mostrará el valor del argumento ubicación_del_vínculo. ubicación_del_vínculo como la ruta de acceso y el nombre de un archivo, o una dirección URL; y nombre_descriptivo (opcional) como el texto que quiere mostrar en la celda (en vez de la ruta de acceso y el nombre del archivo). Utilice comillas con el argumento nombre_descriptivo. El hipervínculo, insertado en la celda actual de la hoja de cálculo. Haga clic en el hipervínculo para saltar al archivo especificado o a la dirección Internet. Usted debe tener acceso a Internet para utilizar un hipervínculo que salte a una dirección Internet.

Sintaxis: =INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna) En la forma de matriz de la función INDICE(INDEX), núm_fila y núm_columna devuelven el valor de una celda dentro de la matriz. Las definiciones de los argumentos núm_fila y núm_columna son las mismas que las descritas en la versión de referencia de la función INDICE. matriz como un rango de celdas o matriz constante; núm_fila como la fila desde la cual va a devolver un valor; y núm_columna (opcional) como la columna desde la cual va a devolver un valor. Un valor o una referencia a un valor dentro de una tabla o rango. La siguiente fórmula devuelve 10: =INDICE({2;3;4;10;11;12 ;2;1)

Sintaxis: =INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área) La forma de referencia de la función INDICE(INDEX), produce una referencia de celda desde el interior de la referencia especificada, y en la inserción de núm_fila y núm_columna. Si ref. es una sola fila o columna, entonces cualquiera de los argumentos núm_fila o núm_columna pueden omitirse (aunque no ambos). Otras

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funciones convierten el valor devuelto por INDICE a una referencia de celda o un valor anidados conforme se necesite. El área a la que se hace referencia corresponde a ref. Si esta área contiene varios rangos, encierre la referencia dentro de paréntesis, con cada uno de los rangos separados por comas. Si referencia contiene más de un área, núm_área puede elegir las áreas. Los argumentos núm_fila y núm_columna eligen una celda del área especificada. La primera fila o columna corresponde a 1. Si se omite núm_fila o núm_columna o se utilizan ceros, se devuelve una referencia para toda la fila o columna. Una segunda forma de la función INDICE se utiliza con matrices. Si núm_fila o núm_columna ocurre fuera del área de referencia especificada, la función INDICE produce un mensaje #!REF. ref. como una referencia a uno o más rangos de celdas; núm_fila como la fila desde la cual va a devolver un valor; núm_columna (opcional) como la columna desde la cual va a devolver un valor; y núm_área (opcional) como un rango dentro de la referencia desde el cual se va a devolver un valor.. Un valor o una referencia a un valor dentro de una tabla o rango. La siguiente fórmula devuelve una referencia o un valor en la celda C5, que es la segunda fila y la tercera columna de la primera área: =INDICE((A4:D7;F10;J15);2;3;1)

Sintaxis: =COLUMNA(ref.) La función COLUMNA(COLUMN), produce el número de columna de la celda de referencia. Si la referencia es un arreglo o rango, entonces los números de columna de cada una de las columnas del rango regresan como arreglo horizontal. Si el argumento ref. no se especifica, COLUMNA produce el número de columna de la celda que contiene la función. La ref. no puede contener varias áreas. ref. como una referencia de celdas o rango. El número de columna de la referencia de celda, o un arreglo si la ref. es un rango.

Sintaxis: =FILA(ref.) La función FILA(ROW), produce el número de fila de la celda de referencia. Si la referencia es un rango, FILA produce una matriz vertical de los números de las filas. Si el argumento ref. no se especifica, FILA produce el número de fila de la celda en que la función fue insertada. La ref. no puede contener varias áreas. ref. como una referencia de celdas o rango. El número de fila de la referencia de celda.

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La siguiente fórmula produce 12:

=FILA(A12) Sintaxis: =TRANSPONER(matriz) La función TRANSPONER(TRANSPOSE), transpone la matriz actual de manera que la primera fila de la matriz se convierta en la primera columna de la nueva matriz, que la segunda fila de la matriz se convierta en la segunda columna de la nueva matriz y así sucesivamente. Debido a que la función TRANSPONER produce como resultado una matriz, usted deberá introducir esta función como una fórmula de matriz. matriz como un rango de celdas o matriz de valores. Un rango vertical de celdas a manera de un rango horizontal, o un rango horizontal de celdas a manera de un rango vertical.

Aunque Excel puede mostrar fechas y horas en muchos formatos diferentes, en realidad almacena todas las fechas como números seriales y todas las horas como fracciones. El número serial representa el número de días desde el 1 de enero de 1900, hasta la fecha que usted especifique; una hora es una fracción decimal de 24 horas. Los números seriales le permiten realizar más fácilmente los cálculos relacionados con las fechas, como el número de días que hay entre dos fechas. El número serial para el 1 de julio de 1997, a las 3:00 p.m., es 35612.625, en donde 35612 es el número de días que hay desde principios de siglo y .625 es la fracción de decimal de 24 horas que representa a las 3:00 p.m. Cuando una función de fecha u hora incluye el argumento núm_de_serie, usted puede suministrar un número de fecha serial o una referencia de celda que contenga una fecha o una hora.

Sintaxis: =AHORA() La función AHORA(NOW), calcula el número serial de la fecha y hora del reloj de la computadora. Excel actualiza la fecha y hora cuando la hoja de cálculo se abre o se vuelve a calcular. Asegúrese de incluir los paréntesis vacíos al introducir esta función. AHORA no utiliza ningún argumento. Utilice la función AHORA para marcar una hoja de cálculo con la fecha y hora. Escriba =AHORA() dentro de una celda. Si el resultado no aparece como fecha y hora, déle formato a la celda con el formato de fecha u hora deseado.

únicamente el nombre de la función seguido por paréntesis vacíos. La fecha y hora actuales, en el formato d/m/aa h:mm (como 6/11/97 21:41).

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Sintaxis: =HOY() La función HOY(TODAY), calcula el número serial de la fecha actual de la computadora. Esta actúa de la misma forma que la función AHORA pero no devuelve la parte decimal del número de serie (hora). Excel actualiza el número serial cuando la hoja de cálculo se abre o se vuelve a calcular. Utilice la función AHORA para marcar una hoja de cálculo con la fecha actual. Escriba =HOY() dentro de una celda. Si el resultado no aparece como fecha , déle formato a la celda con el formato de fecha deseado. únicamente el nombre de la función seguido por paréntesis vacíos. La fecha actual, en el formato d/m/aa (como 6/11/97).

Sintaxis: =AÑO(num_de_serie) La función AÑO(YEAR), convierte el número de serie en el año. númdeserie como un número entre 0 y 2958465, o como un formato de fecha que reconozca Excel. Un número, entre el 1900 y el 9999, que representa el año. Si Excel muestra un resultado en un formato de fecha cambie el formato de la celda a General para ver el número serial. La siguiente fórmula produce el año 1997: =AÑO(35627)

Sintaxis: =DIA(num_de_serie) La función DIA(DAY), convierte un número de serie en el número de día del mes entre 1 y 31. Déle formato de número a la celda. númdeserie como un número entre 0 y 2958465, o como un formato de fecha que reconozca Excel. Un número, entre el 1 y el 31, que representa el día del mes. Si Excel muestra un resultado en un formato de fecha cambie el formato de la celda a General para ver el número serial. Cada una de las siguientes fórmulas produce el número de día 16: =DIA(35627) =DIA(“16-jul-97”)

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Sintaxis: =DIASEM(num_de_serie,tipo) La función DIASEM(WEEKDAY), convierte el número de serie en el día de la semana. El resultado es un número del 1 (domingo) al 7 (sábado). El argumento opcional tipo determina con que día de la semana se va a comenzar. Con un tipo 1 (o sin un tipo), el número 1 corresponde al domingo y el 7 al sábado. Con un tipo 2, el número 1 corresponde al lunes y el 7 al sábado. Con un tipo 3, el número 0 corresponde al lunes y el 6 al domingo. númdeserie como un número entre 0 y 2958465, o como un formato de fecha que reconozca Excel; tipo (opcional) como un número entre 1 y 3. Un número, del 1 al 7, que representa el número de día de la semana. Si Excel muestra un resultado en un formato de fecha cambie el formato de la celda a General para ver el número serial. La siguiente fórmula produce 5 (viernes): =DIASEM(“4-JUL-97”;2)

Sintaxis: =FECHA(año;mes;día) La función FECHA (DATE), procesa el número de serie para una fecha específica. Utilice FECHA para calcular un número serial en las fórmulas que producen un año, mes o día numérico. Por ejemplo, puede utilizar esta función para determinar la cantidad de días que tiene de vencida una cuenta, calculando la diferencia entre los números de serie de la fecha de vencimiento y la actual.

año como un número entre 1900 y 9999, o una referencia de celda que contenga un número de año; mes como un número del 1 al 12, o una referencia de celda que contenga un número de mes; y día como un número del 1 al 31, o una referencia de celda que contenga un número de día. Un número serial que representa la fecha específica. Si Excel muestra un resultado en un formato de fecha cambie el formato de la celda a General para ver el número serial. La siguiente fórmula produce el número de serie 35612 si la celda C20 contiene el número de día 1: =FECHA(1997;7;C20)

Sintaxis: =HORA(num_de_serie) Las horas se incluyen en la parte fraccionaria de un día en un número de serie. La función HORA(HOUR), devuelve el número de hora (basándose en un reloj de 24

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horas) para el día fraccionario en el num_de_serie. Déle formato de número a las celdas. núm_de_serie como un número entre 0 y 2958465, o como un formato de fecha que reconozca Excel. Un número que representa la hora del día, entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.). Si Excel muestra un resultado en un formato de Hora cambie el formato de la celda a General para ver el número serial. La siguiente fórmula produce el número de hora 18: =HORA(35627,75)

Sintaxis: =NSHORA(hora;minuto;segundo) La función NSHORA(NSHOUR), calcula el número serial cuando se da la hora, el minuto y el segundo de una hora para en un reloj de 24 horas. El formato de tiempo 0:00:00 representa las 12:00:00 a.m., y el formato 23:59:59 representa las 11:59:59 p.m. La hora como un número entre 0 y 23 o como una referencia de celda que contiene el número de hora; el minuto como un número de 0 a 59, o como una referencia de celda que contiene un número de minuto; y el segundo como un número de 0 a 59 o como una referencia de celda que contiene el número de segundo. Un número decimal de 0 a 0,999988426 que representa la hora específica. Si Excel muestra un resultado en un formato de Hora cambie el formato de la celda a General para ver el número decimal. La siguiente fórmula produce el número decimal ,903646 en el formato general: =NSHORA(21;41;15)

Sintaxis: =MES(num_de_serie) La función MES(MONTH), convierte el num_de_serie en el número del mes (del 1 al 12). Déle formato de número a la celda. núm_de_serie como un número entre 0 y 2958465, o como un formato de fecha que reconozca Excel. Un número entre 1 y 12, que representa el mes del año. Si Excel muestra un resultado en un formato de Fecha cambie el formato de la celda a General para ver el número serial. La siguiente fórmula produce el número de mes 7:

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=MES(35627)

Sintaxis: =MINUTO(num_de_serie) La función MINUTO(MINUTE), devuelve el número de minutos de un num_de_serie. La parte fraccionaria del día está basada en un reloj de 24 horas. Déle formato de número a la celda. núm_de_serie como un número entre 0 y 2958465, o como un formato de hora que reconozca Excel. Un número entre 0 y 59, que representa el minuto de la hora. Si Excel muestra un resultado en un formato de Hora cambie el formato de la celda a General para ver el número serial. La siguiente fórmula produce el número de minuto 7: =MINUTO(35627,755)

Sintaxis: =SEGUNDO(num_de_serie) La función SEGUNDO(SECOND), convierte el num_de_serie en el número de segundos (entre 0 y 59) en la porción fraccionaria del número de serie. Déle formato de número a la celda. núm_de_serie como un número entre 0 y 2958465, o como un formato de hora que reconozca Excel. Un número entre 0 y 59, que representa el segundo de la hora. Si Excel muestra un resultado en un formato de Hora cambie el formato de la celda a General para ver el número serial.

Las funciones de información se han proporcionado principalmente para tener compatibilidad con las hojas de cálculo de otros fabricantes. Estas funciones le permiten probar algunas condiciones, como qué hojas de cálculo están abiertas, si una celda tiene un formato con Times Román en cursiva, si la hoja de cálculo está corriendo en una Macintosh o una PC, cuanta memoria tiene disponible, etc.

Sintaxis: =ESfunción(valor)

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Excel proporciona 11 funciones que determinan si una celda cumple con ciertas condiciones, como si está en blanco o contiene un valor de error. Dependiendo del estado de la celda, la función ES(IS) produce un valor o . Las funciones ES son más útiles cuando se usan con la función SI(IF) para probar si una celda o rango está en blanco o contiene números, texto o errores. También puede utilizar las funciones ES para probar el tipo de entrada apropiada. Las funciones ES y sus resultados se enumeran en la siguiente tabla. Función

Resultado

valor valor valor número valor valor valor valor número valor valor

valor como el valor que quiere probar; el valor puede hacer referencia a una celda, un nombre o una fórmula. VERDADERO o FALSO, dependiendo del resultado de la prueba. La siguiente fórmula incluye una función SI para probar si la celda C10 contiene o no un número. Si la celda C10 contiene un número, entonces la celda que contiene la fórmula despliega ; de lo contrario, la celda desplegará . =SI(ESNUMERO(C10); “Entrada Válida”; “Por favor introduzca un número”)

Sintaxis: =INFO(tipo) La función INFO devuelve información sobre el entorno operativo actual. Utilice el argumento tipo para indicar que tipo de información quiere. En la siguiente tabla se enumeran los argumentos específicos que puede utilizar para tipo. tipo Tipo

Valor devuelto

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tipo como el texto entre comillas que especifica el tipo de información que quiere en el entorno operativo actual. Es el valor devuelto, basado en el argumento tipo que especificó. La siguiente fórmula devuelve si su hoja de cálculo está configurada para cálculo automático: =INFO(“recalc”)

Sintaxis: =TIPO(valor) La función TIPO(TYPE) determina el tipo de contenido de una celda y produce un código correspondiente, como se muestra en la tabla siguiente: Valor

Resulatado

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valor como un valor, una referencia a una celda o una fórmula. 1,2,4,8,16 o 64, dependiendo del tipo de contenido de la celda. La siguiente fórmula da como resultado un 1 si la celda J24 contiene un número; 2 si la celda J24 contiene texto: =TIPO(J24)

Sintaxis: =NOD() La función NOD(NA), siempre produce el valor de error #N/A, lo que significa “Valor no disponible”. NOD no utiliza un argumento, pero es necesario el paréntesis. Puede escribir #N/A directamente dentro de una celda para obtener el mismo resultado. Utilice esta función para marcar las celdas vacías de la hoja de cálculo y para evitar incluir accidentalmente celdas en blanco en sus cálculos. Si usted, por ejemplo, introduce #N/A dentro de celdas con entradas en blanco, las fórmulas que dependen de esas celdas dan como resultado #N/A. Únicamente el nombre de la función seguido de un par de paréntesis vacíos. El valor #N/A.

Las funciones de texto le permiten manipular cadenas de texto. Puede extraer partes del texto de grandes cadenas de texto, o le es posible cambiar los números y datos a texto para que puedan exceder el ancho de una celda sin generar una celda llena de #####. Los números o datos que se convierten a texto pueden ser incluidos en el texto, oraciones y rótulos. Las funciones de texto también son útiles para manipular texto que usted quiera convertir a archivos ASCII. Sintaxis: =CARACTER(número) La función CARACTER(CHAR), produce el carácter correspondiente al número del código ASCII entre el 1 y el 255. número como un número entre 1 y 255 que especifica el carácter que desea. El carácter especificado por el número del código, con base en el conjunto de caracteres que utiliza su computadora.

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Sintaxis: =DERECHA(texto;num_de_caracteres) La función DERECHA(RIGHT), produce el número de caracteres del extremo derecho de una cadena de texto. El valor num_de_caracteres deberá ser mayor que cero. Si se omite el num_de_caracteres, se tomará como 1. texto como la cadena de texto que contiene el o los caracteres que quiere extraer; y num_de_caracteres (opcional) como el número de caracteres que desea extraer. El número especificado de caracteres al extremo derecho de la cadena de texto. La siguiente fórmula devuelve IN como la cadena de texto: =DERECHA(“Indianápolis, IN”;2)

Sintaxis: =IZQUIERDA(texto;num_de_caracteres) La función IZQUIERDA(LEFT), produce el número de caracteres del extremo izquierdo de una cadena de texto. El valor num_de_caracteres deberá ser mayor que cero. Si se omite el num_de_caracteres, se tomará como 1. texto como la cadena de texto que contiene el o los caracteres que quiere extraer; y num_de_caracteres (opcional) como el número de caracteres que desea extraer. El número especificado de caracteres al extremo izquierdo de la cadena de texto. La siguiente fórmula devuelve 3ª cuando la celda E20 contiene “3ª Edición”: =IZQUIERDA(E20;2)

Sintaxis: =CODIGO(texto) La función CODIGO(CODE), produce el código ASCII de la primera letra del texto especificado. texto como la cadena de texto del cual quiere extraer el código del primer carácter. Un código numérico para el primer carácter de una cadena de texto, con base en el conjunto de caracteres que utiliza su computadora.

Sintaxis: =IGUAL(texto1;texto2) La función IGUAL(EXACT), compara los argumentos texto1 y texto2. Si son exactamente iguales, IGUAL devuelve el valor lógico VERDADERO; si no son iguales, IGUAL devuelve FALSO. En estos argumentos se toma en cuenta la diferencia entre mayúsculas y minúsculas.

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texto1 como la primera cadena de texto; y texto2 como la segunda cadena de texto a comparar. VERDADERO si los argumentos coinciden exactamente, o FALSO si no coinciden.

Sintaxis: =CONCATENAR(texto1;text2;...) La función CONCATENAR(CONCATENATE), une texto1 y texto2. CONCATENAR puede tomar hasta 30 argumentos. Los argumentos pueden incluir cadenas de texto, números o referencias a una sola celda. texto1 como la cadena de texto que quiera incluir en una sola cadena; texto2 (opcional) como la segunda cadena de texto que quiera incluir en una sola cadena; y así sucesivamente hasta un máximo de 30 argumentos. Una sola cadena de texto que reúne a todas las cadenas de texto proporcionadas como argumentos. Usted puede utilizar la función CONCATENAR para unir cadenas de texto en una base de datos de direcciones. Por ejemplo, la siguiente fórmula devuelve Anne M. Miller cuando la celda A3 contiene Anne, la celda B3 contiene M. Y la celda C3 contiene Miller: =CONCATENAR(A3;” “;B3;” “;C3) Note que los argumentos segundo y cuarto del ejemplo anterior se utilizan para insertar espacios en blanco entre los argumentos de nombre, segundo nombre y apellido.

Sintaxis: =TEXTO(valor;formato) La función TEXTO(TEXT), convierte el valor numérico en texto y lo muestra con el formato especificado por el argumento formato. El resultado toma la apariencia de un número con formato, pero en realidad es texto. Utilice uno de los formatos numéricos predefinidos o personalizados para especificar el formato del valor. El formato no puede contener un asterisco (*), ni puede estar en formato General. valor como un número o una referencia a celda y formato como un formato de número en forma de texto, del cuadro Categoría (Category), en la ficha Número (number) del cuadro de diálogo Formato de celdas (Format Cells), que no sea General. Un valor convertido en texto con el formato de número especificado. La siguiente fórmula devuelve $1.234,56: =TEXTO(1234,56;”$#.##0,00”)

Sintaxis: =DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)

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La función DECIMAL(FIXED), redondea el número a los decimales especificados y lo muestra como texto en un formato decimal fijo, con comas. Si usted omite el argumento decimales, el número es redondeado a dos lugares decimales. Si usted especifica un número negativo de decimales, la función redondea el número hacia la izquierda del punto decimal. Cuando no_separar_millares es VERDADERO, las comas se eliminan del resultado. Si se omite no_separar_millares, las comas aparecerán en el resultado. número como el número que quiere redondear y convertir a texto; decimales (opcional) como el número de dígitos a la derecha del punto decimal; y no_separar_millares (opcional) como VERDADERO cuando no quiera mostrar las comas de los millares en el resultado, o FALSO cuando quiera mostrar las comas. Un número redondeado al número especificado de decimales, ya sea con o sin comas. La siguiente fórmula devuelve 1.234,57: =DECIMAL(1234,567) La siguiente fórmula devuelve 1200: =DECIMAL(1234,567;-2;VERDADERO)

Sintaxis: =ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;num_inicial) Comenzando en el num_inicial, la función ENCONTRAR(FIND) busca el texto especificado por el argumento dentro_del_texto para localizar el texto_buscado. Si se encuentra el texto_buscado, la función ENCONTRAR(FIND), produce la ubicación del carácter donde se inicia el texto_buscado. Si el num_inicial está fuera de límites o no se encuentra coincidencia, se despliega un valor de error #!VALOR!. Si el num_inicial no se ha especificado, se tomará como 1, que es el carácter inicial. Al contrario de la función HALLAR, ENCONTRAR es sensible a las mayúsculas y minúsculas y no acepta comodines. texto_buscado como el texto que usted quiere encontrar; dentro_del_texto como el texto que contiene el texto a encontrar; y num_inicial (opcional) como la posición del carácter en el cual quiere iniciar la búsqueda. El número de la posición inicial de la cadena encontrada dentro del texto. La siguiente fórmula devuelve 4 cuando la celda C5 contiene X: =ENCONTRAR(C5;”123XYZ”)

Sintaxis: =EXTRAE(texto;posición_inicial;num_de_caracteres)

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La función EXTRAE(MID), extrae caracteres de un texto especificado, comenzando con el carácter de la posición_inicial y extendiéndose el num_de_caracteres especificado. texto como la cadena de texto que contiene el o los caracteres que desea extraer; posición_inicial como la posición del primer carácter que usted desea extraer (el primer carácter del texto equivale al número 1); y num_de_caracteres como el número de caracteres que quiere extraer. El número especificado de caracteres de una cadena de texto, iniciando en la posición que usted especifique. La siguiente fórmula devuelve BX512A: =EXTRAE(“Número de parte BX512A no disponible”;17;6)

Sintaxis: =HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;num_inicial) La función HALLAR(SEARCH) Comience en el num_inicial del argumento dentro_del_texto para localizar el texto_buscado. Si se encuentra el texto_buscado, la función HALLAR, produce la ubicación del carácter donde se inicia el texto_buscado. Si el num_inicial está fuera de límites o no se encuentra coincidencia, se despliega un valor de error #!VALOR!. Si el num_inicial no se ha especificado, se tomará como 1, que es el carácter inicial. HALLAR ignora las diferencias entre mayúsculas y minúsculas. El comodín puede utilizarse en el texto_buscado para especificar cualquier carácter individual de esa ubicación dentro del texto que quiere hallar. El comodín puede usarse en texto_buscado para especificar cualquier grupo de caracteres de esa ubicación dentro del texto que quiere hallar. texto_buscado como el texto que usted quiere encontrar; dentro_del_texto como el texto que contiene el texto a encontrar; y num_inicial (opcional) como la posición del carácter en el cual quiere iniciar la búsqueda. El número de la posición inicial de la cadena hallada dentro del texto. La siguiente fórmula devuelve 17: =HALLAR(“BX*”;“Número de parte BX512A no disponible”)

Sintaxis: =LIMPIAR(texto) La función LIMPIAR(CLEAN) quita del argumento de texto especificado cualquier carácter que sea inferior a ASCII 32 o superior a ASCII 127. Estos caracteres no se

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imprimirán. Esta función es útil para quitar los códigos de control, símbolos y caracteres que no sean ASCII de un texto importado. texto como el texto que usted quiere limpiar. La cadena de texto que excluye todos los caracteres que no se puedan imprimir.

Sintaxis: =NOMPROPIO(texto) La función NOMPROPIO(PROPER) cambia el texto del argumento a minúsculas, pero haciendo mayúscula la letra inicial de cada palabra. texto como el texto que usted quiere convertir al tipo nombre propio. La cadena de texto con mayúscula para la primera letra de cada palabra.

Sintaxis: =ESPACIOS(texto) La función ESPACIOS(TRIM) quita todos los espacios del texto excepto los normales entre palabras. Esto puede ser útil para limpiar texto utilizado en bases de datos o texto importado a Excel o exportado de éste. texto como el texto que usted quiere quitar los espacios en blanco excedentes. La cadena de texto que excluye todos los espacios en blanco demás.

Sintaxis: =REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;num_caracteres;texto_nuevo) La función REEMPLAZAR(REPLACE) reemplaza los caracteres del texto_original con texto_nuevo, iniciando con el carácter que se encuentra en num_inicial y continuando el num_caracteres específico. El primer carácter del texto_original es el 1. texto_original como la cadena de texto en la que usted quiere reemplazar los caracteres; num_inicial como la posición del primer carácter del texto_original que quiere reemplazar con el texto_nuevo; num_caracteres como el número de caracteres del texto_original que quiere reemplazar; y texto_nuevo como el texto que reemplazará a los caracteres del texto_original. La cadena de texto con el texto_original reemplazado por el texto_nuevo. La siguiente fórmula devuelve como la cadena de texto: =REEMPLAZAR(“Año: 1999”;6;4;”2000”)

Sintaxis: =REPETIR(texto;num_veces)

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La función REPETIR(REPT) repite el texto un determinado num_veces. El valor de num_veces deberá ser positivo y diferente de cero. El número máximo de caracteres resultantes es 255. texto como la cadena de texto que usted quiere repetir; y num_veces como el número de veces que quiere repetir el texto. La cadena de texto repetida tantas veces como se especifique. La siguiente fórmula devuelve como la cadena de texto: =REPETIR(“#_”;3)

Sintaxis: =SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;num_ocurrencia) La función SUSTITUIR(SUBSTITUTE) sustituye el texto_nuevo en el texto_original que está dentro del texto especificado. Si el texto_original aparece más de una vez, el num_ocurrencia especifica que ocurrencia se va a reemplazar. Si num_ocurrencia no está especificado, se reemplazarán todas las ocurrencias del texto. SUSTITUIR es sensible a mayúsculas y minúsculas. Cuando usted quiera reemplazar texto específico de una cadena de texto, utilice SUSTITUIR. texto como el texto en el cual usted quiere sustituir los caracteres; texto_original como el texto que se va a reemplazar; texto_nuevo como el texto que reemplazará al original; y num_ocurrencia (opcional) como un número que indica que ocurrencia del texto_original quiere reemplazar. La cadena de texto con el texto_original sustituido por el texto_nuevo, en la ocurrencia especificada (o en todas las ocurrencias si se omite num_ocurrencia).

Sintaxis: =MAYUSC(texto) La función MAYUSC(UPPER) cambia todo el texto del argumento a mayúsculas. texto como la cadena de texto que usted quiere convertir a mayúsculas. La cadena de texto con todas las letras en mayúsculas. La siguiente fórmula devuelve cuando la celda B7 contiene. =MAYUSC(B7)

Sintaxis: =MINUSC(texto) La función MINUSC(LOWER) cambia todo el texto del argumento a minúsculas. texto como la cadena de texto que usted quiere convertir a minúsculas.

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La cadena de texto con todas las letras en minúsculas. La siguiente fórmula devuelve cuando la celda B7 contiene. =MINUSC(B7)

Sintaxis: =T(valor) La función T devuelve texto cuando el valor es texto, o comillas (texto vacío) cuando el valor no es texto. valor como el valor que usted quiere probar. El texto al que se hace referencia en valor, o un texto vacío cuando valor no es texto.

Las funciones estadísticas le pueden ayudar con problemas sencillos, como encontrar un promedio o contar elementos. Estas funciones también pueden realizar análisis estadísticos simples, como encontrar la desviación estándar y la varianza de una serie de números. Sintaxis: =CONTAR(ref1;ref2;...;ref30) La función CONTAR(COUNT) produce una cuenta de los números de los argumentos. Los argumentos ref. pueden ser números, referencias de caedla o matrices que contengan números. El texto, los valores lógicos, los errores y las celdas en blanco no serán contados. Usted puede incluir hasta 30 argumentos ref. en CONTAR. A pesar de que en los argumentos de la función CONTAR se puede hacer referencia a rangos que incluyan texto y números, en realidad sólo se cuentan los números. ref1 como el primer número o rango que usted quiera contar; ref2 como el segundo número o rango que desee incluir en la cuenta; y así sucesivamente hasta 30 argumentos. La cuenta total de los números en los argumentos especificados.

Sintaxis: =CONTAR.SI (rango; criterio) La función CONTAR.SI (COUNTIF) cuenta el número de celdas dentro de un rango que coincidan con el criterio. Sólo se incluyen en la cuenta las celdas que no están en blanco. El argumento criterio puede ser un número, texto, o una expresión. Si el criterio no es sólo un número, usted deberá encerrarlo entre comillas.

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rango como el rango de celdas que usted quiera contar; y criterio como la condición que define qué celdas contar. El número de celdas en el rango que cumplen con el criterio. La siguiente fórmula devuelve si el rango B1:B4 contiene los números. =CONTAR.SI (B1:B4;”>100”)

Sintaxis: =DESVEST (num1; num2;...; num30) La función DESVEST (STDEV) calcula la desviación estándar de una población, con base en una población de muestra. DESVEST puede tomar hasta 30 argumentos. Si los argumentos incluyen a toda la población, utilice en su lugar DESVESTP. num1 como el primer número o referencia que usted quiera incluir en la muestra; num2 como el segundo número o referencia que desee incluir en la muestra; y así sucesivamente hasta 30 argumentos. La desviación estándar basada en una muestra de valores de la población.

Sintaxis: =DESVEST (num1; num2;...; num30) La función DESVESTP (STDEVP) calcula la desviación estándar de una población, cuando la población total está listada en los argumentos. Si los argumentos no incluyen a toda la población, utilice en su lugar DESVEST. num1 como el primer número o referencia que usted quiera incluir en la población; num2 como el segundo número o referencia que desee incluir en la población; y así sucesivamente hasta 30 argumentos. La desviación estándar basada en todos los valores de la población.

Sintaxis: =PROMEDIO (num1; num2;...; num30) La función PROMEDIO (AVERAGE) devuelve el promedio (media) de los argumentos. Los argumentos pueden ser valores sencillos, celdas, o rangos. Los rangos pueden contener números, referencias de celdas o matrices que contengan números. El texto, los valores lógicos los errores y las celdas en blanco son ignoradas. PROMEDIO puede tomar hasta 30 argumentos. num1 como el primer número o referencia que usted quiera promediar; num2 como el segundo número o referencia que desee incluir en el promedio; y así sucesivamente hasta 30 argumentos. El promedio, o media aritmética de los argumentos proporcionados.

Sintaxis: =MAX (num1; num2;...; num30)

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La función MAX devuelve el valor más grande de los argumentos. MAX puede tomar hasta 30 argumentos. Los argumentos que sean valores de error o texto que no pueda ser interpretado como números se ignorarán. Dentro de una matriz o rango al que se hace referencia, cualquier celda vacía, valor lógico, texto o valor de error será ignorado. num1 como el primer número o rango para el que quiera el número máximo; num2 como el segundo número o rango que desee incluir; y así sucesivamente hasta 30 argumentos. El valor más grande que hay en los argumentos proporcionados.

Sintaxis: =MEDIANA (num1; num2;...; num30) La función MEDIANA (MEDIAN) devuelve el valor medio de los argumentos. El valor medio es el valor que se encuentra en una serie de números. Puede tomar hasta 30 argumentos. Si la MEDIANA incluye un número par de argumentos, ésta calcula el promedio de los dos valores centrales. num1 como el primer número o rango que usted quiera el valor medio; num2 como el segundo número o rango para el que desee el valor medio; y así sucesivamente hasta 30 argumentos. El valor medio (central) de los argumentos proporcionados. La siguiente fórmula devuelve 4: =MEDIANA (1; 4; 2; 6; 9) La siguiente fórmula devuelve 5 (el promedio de los dos valores centrales 4 y 6): =MEDIANA (1; 4; 2; 6; 9; 10)

Sintaxis: =MIN (num1; num2;...; num30) La función MIN devuelve el valor más pequeño de los argumentos. Los argumentos que no sean números serán ignorados. Puede tomar hasta 30 argumentos. Si el argumento no contiene números, MIN produce un valor de cero. num1 como el primer número o rango que usted quiera el valor mínimo; num2 como el segundo número o rango para el que desee el valor mínimo; y así sucesivamente hasta 30 argumentos. El valor más pequeño que hay en los argumentos proporcionados.

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Sintaxis: =VAR (num1; num2;...; num30) La función VAR calcula la varianza de una población, con base en una muestra de la población. Si los argumentos contienen la población total utilice VARP. num1 como el primer número o referencia que usted quiera incluir en la muestra; num2 como el segundo número o referencia para el que desee incluir; y así sucesivamente hasta 30 argumentos. La varianza, basada en una muestra de los valores de la población.

Sintaxis: =VARP (num1; num2;...; num30) La función VARP calcula la varianza de una población, cuando la población total está listada en los argumentos. Si los argumentos contienen sólo una muestra de la población total utilice VAR. num1 como el primer número o referencia que usted quiera incluir en la población; num2 como el segundo número o referencia para el que desee incluir; y así sucesivamente hasta 30 argumentos. La varianza, basada en todos los valores de la población.

En lugar de introducir y calcular manualmente ecuaciones financieras complejas, puede usted utilizar las funciones financieras de Excel para facilitar en gran medida esta tarea. Excel proporciona varias funciones financieras que resuelven problemas sobre anualidades. Una anualidad es una serie de flujos de efectivo que se da en un período. Por ejemplo, los flujos de efectivo pueden ser pagos de rentas que ocurren de acuerdo con un período regular. Excel también incluye funciones financieras para analizar flujos de efectivo irregulares y para calcular la depreciación utilizando el método de depreciación por doble disminución de saldo. Sintaxis: =SLN (costo; valor_residual; vida) La función SLN devuelve la cantidad anual de depreciación directa cuando se proporciona el costo inicial de un artículo, el valor_residual al final de la vida económica del artículo, y la vida económica del mismo. costo como el costo inicial de un bien; valor_residual como el valor residual al final de la vida del bien; vida como la vida útil del bien. La depreciación directa de un bien para un período, expresada en una cantidad de pesos.

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La siguiente fórmula da como resultado la depreciación de $900 por año: =SLN (12000; 7500; 5)

Sintaxis: =SYD (costo; valor_residual; vida; período) La función SYD calcula la depreciación para el período, utilizando el método de depreciación por anualidades. Usted debe indicar el costo inicial, el valor_residual al final de la vida económica del artículo, y la vida económica del mismo. costo como el costo inicial de un bien; valor_residual como el valor residual al final de la vida del bien; vida como la vida útil del bien; período como el tiempo. La depreciación de las anualidades para un bien en un período específico, expresada en una cantidad de pesos. La siguiente fórmula da como resultado la depreciación de $1.500 en el primer año, y $1.200 en el segundo año para el mismo bien: =SYD (12000; 7500; 5; 1) =SYD (12000; 7500; 5; 2)

Sintaxis: =DVS (costo; valor_residual; vida; período_inicial; período_final; factor; sin_cambios) La función DVS calcula la depreciación de un bien para el período que usted indique. Los argumentos costo, valor_residual y vida tienen la misma definición descrita en las funciones anteriores. El período_inicial es el período en el cual usted quiere iniciar el cálculo de la depreciación y el período_final es el del fin del cálculo. Ambos deben estar en las mismas unidades que la vida. El factor es la tasa a la cual disminuye el saldo. Si se omite el factor, este se asumirá como 2 (para doble disminución de saldo). Sin_cambios es un argumento lógico que indica si DVS debe cambiar a la depreciación directa cuando es mayor que la depreciación por disminución de saldo. Con VERDADERO para sin_cambios se evita el cambio al método de línea directa; con FALSO u omitiendo el argumento sin_cambios se cambia al método de línea directa. Todos los argumentos tienen que ser positivos. costo como el costo inicial de un bien; valor_residual como el valor residual al final de la vida del bien; vida como la vida útil del bien; período_inicial como el período para comenzar a calcular la depreciación; período_final como el período para finalizar el cálculo; factor (opcional) como la tasa a la cual disminuye el saldo; sin_cambios como VERDADERO para evitar cambiar a SLN, o FALSO para cambiar a SLN.

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La depreciación por disminución variable de saldo de un bien en un período determinado, expresada en una cantidad de pesos.

Sintaxis: =NPER (tasa; pago; va; vf; tipo) La función NPER calcula la depreciación el número de períodos requeridos para crear la anualidad especificada por los argumentos dados. Si no se introducen valores para vf ni para tipo, estos serán considerados como cero. tasa como la tasa de interés por período; pago como la cantidad a pagar en cada período; va como el valor actual; vf como el valor futuro (opcional); tipo (opcional) como 0 si el pago es al final del período, o 1 si es al principio del período. El número de períodos para una inversión. La siguiente fórmula calcula el número de períodos requeridos para una anualidad que totaliza $10.000, con pagos de $500 por período al 10 % de interés: =NPER (0,10/12;-500; 10000)

Sintaxis: =PAGO (tasa; nper; va; vf; tipo) La función PAGO (PMT) calcula el pago periódico para diferentes tipos y valores futuros (vf) de inversiones dada la tasa de inversión, el plazo (nper) y el valor actual (va). Si no se introducen valores para vf ni para tipo, estos serán considerados como cero. tasa como la tasa de interés por período; nper como el número total de periodos; va como el valor actual; vf como el valor futuro (opcional); tipo (opcional) como 0 si el pago es al final del período, o 1 si es al principio del período. El pago periódico de un préstamo, expresado en una cantidad de pesos. La siguiente fórmula calcula el pago periódico para un préstamo que totaliza $120.000 en 30 años a un interés del 10%: =PAGO (,1/12; 360; 120000) El resultado es $-1.053,09. Es negativo debido a que representa la cantidad a pagar.

Sintaxis: =PAGOINT (tasa; período; nper; va; vf; tipo) La función PAGOINT (IPMT) calcula la parte de interés de un pago de una anualidad. Usted puede utilizar esta función para calcular el interés pagado por una hipoteca en cierto periodo, dentro del plazo de la hipoteca nper. El valor del periodo deberá estar dentro del rango 1 para nper. Si no se introduce ningún valor para vf ni para tipo, estos se considerarán como cero.

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tasa como la tasa de interés por período; periodo como el número de períodos; nper como el número total de periodos; va como el valor actual; vf como el valor futuro (opcional); tipo (opcional) como 0 si el pago es al final del período, o 1 si es al principio del período. El pago de los intereses para el período especificado, expresado en una cantidad de pesos. La siguiente fórmula calcula cuanto se pagó de interés en el décimo mes, para una hipoteca a tasa fija de $130.000 realizada al 9% de interés para 20 años: =PAGOINT (,09/12; 10; 240; 130000) El resultado es $-961,46. Es negativo debido a que representa la cantidad que usted pagó.

Sintaxis: =PAGOPRIN (tasa; período; nper; va; vf; tipo) La función PAGOPRIN (PPMT) calcula la porción principal de un pago hecho en una inversión hipotecada o amortizada. Esta porción es la parte de la función PAGO que reduce el balance de un crédito. Si no se introduce ningún valor para vf ni para tipo, estos se considerarán como cero. tasa como la tasa de interés por período; periodo como el número de períodos; nper como el número total de periodos; va como el valor actual; vf como el valor futuro (opcional); tipo (opcional) como 0 si el pago es al final del período, o 1 si es al principio del período. La parte principal de un pago para el período especificado, expresado en una cantidad de pesos. La siguiente fórmula calcula cuanto se pagó al capital en el décimo mes, para una hipoteca a tasa fija de $130.000 realizada al 9% de interés para 20 años: =PAGOINT (,09/12; 10; 240; 130000) El resultado es $-208,18. Es negativo debido a que representa la cantidad que usted pagó.

Sintaxis: =TASA (nper; pago; va; vf; tipo; estimar) La función TASA (RATE) calcula la tasa de interés para la anualidad que usted defina. Si no se introduce ningún valor para vf ni para tipo, estos se considerarán como cero. Si usted no introduce una tasa de interés estimada para estimar, Excel utiliza el 10 por ciento (,1). La función TASA puede devolver más de una solución, dependiendo del valor utilizado para estimar. Si el valor estimar está demasiado lejos del valor correcto, Excel tal vez no pueda hacer una estimación y puede devolver el mensaje de error #! NUM!

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nper como el número total de periodos; pago como la cantidad a pagar; va como el valor actual; vf como el valor futuro (opcional); tipo (opcional) como 0 si el pago es al final del período, o 1 si es al principio del período; estimar (opcional) como su estimación sobre cual será la tasa. La tasa de interés por período, expresado en un porcentaje. La siguiente fórmula da como resultado una tasa de interés mensual del 1,02 por ciento: =TASA(36;-400;1200)

Sintaxis: =VA (tasa; nper; pago; vf; tipo) La función VA (PV) calcula el valor actual de una serie de flujos de efectivo futuros para cantidades de pago iguales, a realizar en períodos regulares para plazos nper a una tasa de interés constante. VA es la cantidad en pesos actuales que equivale a un flujo de efectivo en el futuro. Si las cantidades de flujo de efectivo no son regulares, utilice la función VNA. Si no se introduce ningún valor para vf ni para tipo, estos se considerarán como cero. tasa como la tasa de interés por período; nper como el número total de periodos; pago como la cantidad a pagar; vf como el valor futuro (opcional); tipo (opcional) como 0 si el pago es al final del período, o 1 si es al principio del período. El valor actual de una inversión (la cantidad total que vale en la actualidad una serie de pagos futuros), expresada en una cantidad de pesos. La siguiente fórmula calcula la cantidad total de un crédito para automóvil que usted puede afrontar si sabe que puede pagar $300 mensuales por los siguientes cuatro años al 11% de interés: =VA (,11/12; 48;-300) El resultado es $11.607,43.

Sintaxis: =VF (tasa; nper; pago; va; tipo) La función VF (FV) calcula el valor futuro de una serie de flujos de efectivo futuros para cantidades de pago iguales, a realizar en períodos regulares para períodos nper a una tasa de interés constante. Una suma total, va, puede ser invertida al principio del periodo. Si no se introduce ningún valor para vf ni para tipo, estos se considerarán como cero. El interés periódico (tasa) debe tener la misma unidad que el nper; es decir, el número de períodos (como pueden ser los meses) en la duración del flujo de efectivo. Por ejemplo, si los pagos o los cobros son mensuales, la tasa de interés anual deberá dividirse entre 12.

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tasa como la tasa de interés por período; nper como el número total de periodos; pago como la cantidad a pagar; va como el valor actual (opcional); tipo (opcional) como 0 si el pago es al final del período, o 1 si es al principio del período. El valor futuro de una inversión, expresada en una cantidad de pesos. La siguiente fórmula calcula el valor de una inversión al final del período, si usted invierte $1.000 como suma total y agrega $200 al inicio de cada mes durante 5 años (60 meses) a una tasa de interés del 8% mensual: =VF (,08/12; 60;-200;-1000; 1) El resultado es $16.283,19. Note que las cantidades que usted paga están expresadas con números negativos.

Sintaxis: =VNA (tasa; valor1; valor2;...; valor29) La función VNA (NPV) calcula el valor neto presente de una serie de flujos de efectivo encontrados en el rango o arreglo del valor1, valor2, etc., dada una tasa de descuento igual a la tasa. El valor neto presente es el valor que representa un flujo en términos del efectivo con que se cuenta hoy, dado el hecho de que el efectivo futuro puede ser invertido para ganar el porcentaje de la tasa. Se entiende que los flujos de efectivo se han de efectuar al final de cada período y que no tienen que ser cantidades iguales. La tasa es la tasa de interés por período. tasa como la tasa de descuento por período; valor1 como el primer flujo de efectivo; valor2 (opcional) como el segundo flujo de efectivo; y así sucesivamente hasta un máximo de 29 cantidades de flujo de efectivo. El valor neto presente, expresada en una cantidad de pesos.

Las funciones lógicas le permiten agregar pruebas de toma de decisiones y pruebas lógicas a sus hojas de cálculo. El enunciado SI (IF) es útil para probar condiciones y tomar decisiones con base al contenido de una celda. Las funciones Y (AND) y O (OR) pueden probar varios criterios o probar condiciones para utilizar en las funciones SI. Sintaxis: =FALSO () La función FALSO (FALSE) siempre produce un resultado lógico FALSO y no utiliza argumentos. Usted puede escribir la función FALSO con o sin los paréntesis. Únicamente el nombre de la función, o el nombre de la función seguido de paréntesis vacíos. No utiliza argumentos. Siempre FALSO.

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Sintaxis: =NO (valor_lógico) La función NO (NOT) invierte el resultado del argumento valor_lógico de VERDADERO a FALSO, o de FALSO a VERDADERO. Utilice esta función para devolver la condición opuesta de la pruebal_lógica en un enunciado SI. valor_lógico como cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. FALSO para un resultado VERDADERO, o VERDADERO para un resultado FALSO. La siguiente fórmula prueba si la celda D17 contiene el resultado 10 o el 30, y produce el mensaje cuando la celda no contiene ninguno de estos resultados; de lo contrario, la fórmula da como resultado : =SI (NO (d17=10; D17=30));”No es 10 ni 30”;”Contiene 10 o 30”)

Sintaxis: =O (valor_lógico1; valor_lógico2;...; valor_lógico30) La función O (OR) une condiciones de prueba y devuelve VERDADERO si uno o más argumentos lógicos son VERDADERO, o FALSO únicamente cuando todos los argumentos son FALSOS. La función O está limitada hasta 30 argumentos. Los argumentos no pueden ser celdas en blanco, valores de error ni texto. valor_lógico1 como la primera condición que quiere probar; valor_lógico2 (opcional) como la segunda condición; y así hasta 30 condiciones. VERDADERO si cualquier argumento valor_lógico es VERDADERO o FALSO si todos los argumentos valor_lógico son FALSO. La siguiente fórmula prueba si la celda D17 contiene el resultado 10 o el 30, y produce el mensaje cuando así sucede; de lo contrario, la fórmula da como resultado : =SI(O (D17=10; D17=30));”Contiene 10 o 30”;”No es 10 ni 30”)

Sintaxis: =SI (prueba_lógica1; valor_si_verdadero; valor_si_falso) La función SI (IF) produce valor_si_verdadero cuando la prueba_lógica se evalúa como VERDADERA; o produce valor_si_falso cuando la prueba_lógica se evalúa como FALSO. Si se omite el valor_si_verdadero, Ecel devuelve cuando la prueba_lógica se evalúe como VERDADERO, o si se evalúa como FALSO y se omite el valor_si_falso. SI es una de las funciones más valiosas de Excel; esta función puede probar las celdas y tomar decisiones con base en el contenido de las mismas. Para tomar decisiones, utilice Y, O y NO como argumento prueba_lógica para la función SI.

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prueba_lógica como cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO; valor_si_verdadero (opcional) como el valor que va a ser devuelto si la prueba_lógica es ; y valor_si_falso (opcional) como el valor que va a ser devuelto si la prueba_lógica es . Utilice las comillas como valor cuando se vaya a devolver texto. El argumento valor_si_verdadero si la prueba se evalúa como VERDADERA; o valor_si_falso si la prueba se evalúa como FALSA. La siguiente fórmula devuelve si el contenido de la celda D17 es mayor y menor que 30; de lo contrario, devolverá . =SI (Y (D17>10; D17<30));”Válido”;”No válido”)

Sintaxis: =VERDADERO () La función VERDADERO (TRUE) siempre produce un resultado lógico VERDADERO y no utiliza argumentos. Usted puede escribir la función VERDADERO con o sin los paréntesis. Únicamente el nombre de la función, o el nombre de la función seguido de paréntesis vacíos. No utiliza argumentos. Siempre VERDADERO.

Sintaxis: =Y (valor_lógico1; valor_lógico2;...; valor_lógico30) La función Y (AND) une condiciones de prueba y devuelve VERDADERO cuando todos los argumentos lógicos son VERDADEROS; y FALSO si cualquiera de los argumento es FALSO. La función Y está limitada hasta 30 argumentos. Los argumentos no pueden ser celdas en blanco, valores de error ni texto. valor_lógico1 como la primera condición que quiere probar; valor_lógico2 (opcional) como la segunda condición; y así hasta 30 condiciones. VERDADERO si todos los argumentos valor_lógico son VERDADEROS o FALSO si cualquier argumento valor_lógico es FALSO. La siguiente fórmula da como resultado VERDADERO solo cuando D15 no es cero y G23 es menor que 30: =Y (D15; G23<30)

Muchas de las funciones que usted utiliza en los cálculos de las hojas de cálculo caen dentro de la categoría de funciones matemáticas y trigonométricas.

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Además de las funciones comúnmente utilizadas como SUMA y REDONDEAR, esta categoría también incluye funciones científicas y de ingeniería más complejas. Las funciones trigonométricas utilizan ángulos que se miden en radianes. Utilice las siguientes ecuaciones para convertir los radianes a grados y viceversa:

Sintaxis: =ACOS (número) La función ACOS produce el arco-coseno del número, expresado en radianes. ACOS es la inversa de la función COS. El número deberá estar en el rango de –1 a 1. El ángulo resultante estará en el rango de 0 a radianes (de 0 a 180 grados). número como el coseno del ángulo que quiere, entre –1 y 1. El arco-coseno de un número, en radianes. La siguiente fórmula devuelve 1,047198 (radianes): =ACOS (0,5)

Sintaxis: =ASENO (número) La función ASENO (ASIN) produce el arco-seno del número, expresado en radianes. Cuando se da un número, el resultado de una función de seno, ASENO, da como resultado el ángulo original medido en radianes. El número deberá estar en el rango de –1 a 1. El ángulo resultante estará en el rango de - /2 a /2 radianes (de -90 a 90 grados). número como el seno del ángulo que quiere, entre –1 y 1. El arco-seno de un número, en radianes. La siguiente fórmula devuelve 0,523599 (radianes): =ASENO (0,5)

Sintaxis: =ATAN (número) La función ATAN produce el arco-tangente del número, como un ángulo en radianes. ATAN es la inversa de la función TAN. El ángulo resultante estará en el rango de - /2 a /2 radianes (de -90 a 90 grados). número como la tangente del ángulo que quiere. El arco-tangente de un número, en radianes.

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Sintaxis: =ATAN2 (coord_x; coord_y) La función ATAN2 produce el arco-tangente para los valores de las coordenadas coord_x y coord_y. El ángulo resultante estará en el rango de - a radianes (de -180 a 180 grados) excluyendo - (-180 grados). Si tanto coord_x como coord_y son cero, la función devuelve el mensaje #! DIV/0! coord_x como la coordenada x del punto; y coord_y como la coordenada y del punto. El arco-tangente de coord_x y coord_y, en radianes.

Sintaxis: =COMBINAT (número; tamaño) La función COMBINAT (COMBIN) produce la combinación de elementos sin importar el orden. Por ejemplo, si existen 15 calcetines en un cajón y usted saca dos, hay equivalente a =COMBINAT (15; 2) combinaciones diferentes de donde usted podría elegir (la respuesta es 105). número como el número total de los elementos; y tamaño como el número de elementos que usted eligió. El número posible de combinaciones para un número dado de elementos.

Sintaxis: =COS (número) La función COS produce el coseno del número, como un ángulo en radianes. número como el ángulo en radianes. El coseno del ángulo.

Sintaxis: =REDONDEA.IMPAR (número) La función REDONDEA.IMPAR (ODD) produce un número redondeado hasta el próximo entero impar. número como el valor que quiere redondear al número impar superior. El número redondeado hasta el próximo entero impar. La siguiente fórmula devuelve 75: =REDONDEA.IMPAR (73,5)

Sintaxis: =REDONDEA.PAR (número) La función REDONDEA.PAR (EVEN) produce un número redondeado hasta el próximo entero par. Los números negativos se redondean al lado opuesto del cero. número como el valor que quiere redondear al número par superior. El número redondeado hasta el próximo entero par.

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La siguiente fórmula devuelve 12: =REDONDEA.PAR (10,6)

Sintaxis: =ENTERO (número) La función ENTERO (INT) redondea el número al entero inferior más próximo. Los números negativos son redondeados al lado opuesto del cero. Utilice ENTERO para redondear un número al entero inferior más próximo. Utilice TRUNCAR para truncar un número quitando la parte decimal, para un número específico de dígitos. Utilice REDONDEAR para redondear un número a un número específico de espacios a la derecha o a la izquierda del punto decimal.

número como el número que quiere redondear al entero inferior más próximo. El número redondeado al entero inferior más próximo. La siguiente fórmula devuelve 9: =ENTERO (9,6) La siguiente fórmula devuelve -10: =ENTERO (-9,6)

Sintaxis: =EXP (número) La función EXP devuelve e, la base del logaritmo natural, elevado a la potencia del número. EXP es la inversa de la función LN. El valor de es 2,71828182845904. número como el exponente aplicado a la base . elevado a la potencia de número especificado. La siguiente fórmula devuelve 2,718282: =EXP (1)

Sintaxis: =FACT (número) La función FACT devuelve el factorial del número, el cual deberá ser un número positivo. Un número que no sea un entero será truncado. número como el número del que usted quiera obtener el factorial. El factorial del número. La siguiente fórmula devuelve 120(1*2*3*4*5):

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=FACT (5) La siguiente fórmula devuelve 6(1*2*3): =FACT (3,7)

Sintaxis: =GRADOS (ángulo) La función GRADOS (DEGREES) convierte los radianes a grados. ángulo como el número de radianes del ángulo especificado. El número de grados del ángulo especificado.

Sintaxis: =LN (número) La función LN devuelve el logaritmo natural número con base . LN es la inversa de la función EXP. El valor del número deberá ser positivo. número como el número positivo para el cual quiere obtener el logaritmo natural. El logaritmo natural del número. La siguiente fórmula devuelve 1,252763: =LN (3,5)

Sintaxis: =LOG (número; base) La función LOG devuelve el logaritmo del número, el cual deberá ser un número positivo, en la base especificada. Cuando el argumento base es omitido, LOG utiliza la base 10. número como el número positivo para el que quiere el logarotmo; y base (opcional) como la base del logaritmo. El logaritmo de un número para la base especificada. La siguiente fórmula devuelve 2,26186: =LOG (12; 3)

Número aleatorio Sintaxis: =ALEATORIO () La función ALEATORIO (RAND) produce un número decimal aleatorio entre 0 y 1. La función no toma un argumento entre los paréntesis. Para producir un nuevo número aleatorio, presione F9 para volver a calcular la fórmula. Para inmovilizar un número aleatorio, copielo con Edición, Copiar y péguelo en la misma celda utilizando Edición, Pegado especial, con las opciones valores en Pegar y Ninguna en Operación. Si usted

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recibe un mensaje de error al tratar de utilizar esta función, corra el programa de configuración (Setup) para instalar la Herramienta de análisis. Puede utilizar la función ALEATORIO: ENTRE para encontrar un número aleatorio entre dos números cualesquiera. Para encontrar un número aleatorio entre 20 y 50, por ejemplo, utilice la fórmula =ALEATORIO: ENTRE (20; 50). Solo el nombre de la función y dos paréntesis. Un número aleatorio entre el 0 y el 1.

PI matemático Sintaxis: =PI () La función PI devuelve el valor de . Se utiliza una aproximación para 3,14159265358979. Se deben incluir los paréntesis.

de

Solo el nombre de la función y dos paréntesis. El valor de . El número de decimales desplegado en la celda depende del ancho de la columna, aunque los cálculos son realizados con todos los decimales.

Producto Sintaxis: =PRODUCTO (num1; num2;...; num30)) La función PRODUCTO (PRODUCT) multiplica el num1 por el num2 y el resto de los argumentos. Usted puede especificar hasta 30 argumentos. Los argumentos que sean celdas en blanco, valores lógicos, valores de error o texto serán ignorados. El texto que pueda convertirse a un valor numérico será convertido. num1 como el primer número que quiere multiplicar; num2 como el segundo número que quiere multiplicar; y así sucesivamente hasta 30 números. El producto de todos los números suministrados como argumentos. La siguiente fórmula devuelve 24 cuando las celdas A1:A4 contienen los números 1, 2,3 y 4: =PRODUCTO (A1:A4)

Radianes Sintaxis: =RADIANES (ángulo) La función RADIANES (RADIANS) convierte grados a radianes. ángulo como el ángulo en grados que usted quiera convertir. Los radianes del ángulo especificado.

Raíz cuadrada

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Sintaxis: =RAIZ (número) La función RAIZ (SQRT) devuelve la raíz cuadrada de un número, el cual debe ser positivo. num1 como el número positivo del cual quiere extraer la raíz cuadrada. La raíz cuadrada del número. La siguiente fórmula devuelve 7,937254: =RAIZ (63)

Sintaxis: =REDONDEAR (número; num_dec) La función REDONDEAR (ROUND) redondea el número para el número de dígitos especificado en num_dec. Si nunm_dec es positivo, el número se redondea los lugares decimales especificados a la derecha del punto decimal. Si num_dec es cero, el número se redondea al entero más próximo. Si es negativo, el número se redondea a la izquierda del punto decimal. Utilice ENTERO para redondear un número al entero inferior más próximo. Utilice TRUNCAR para truncar un número quitando la parte decimal, para un número específico de dígitos. Utilice REDONDEAR para redondear un número a un número específico de espacios a la derecha o a la izquierda del punto decimal. número como el número que quiere redondear; y num_dec como el número de dígitos a los cuales quiere redondear el número. El número redondeado al número de decimales especificado. La siguiente fórmula devuelve 102,93: =REDONDEAR (102,927; 2) La siguiente fórmula devuelve 103: =REDONDEAR (102,927; 0) La siguiente fórmula devuelve 100: =REDONDEAR (102,927;-2)

Residuo Sintaxis: =RESIDUO (número; num_divisor) La función RESIDUO (MOD) produce el residuo del número dividido entre el num_divisor. Si el num_divisor es cero, aparecerá el error #! DIV/=!

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num1 como el número para el cual quiere encontrar un divisor después de la división; num_divisor como aquel entre el cual va a dividir el número. El residuo, después de que el número haya sido dividido entre el num_divisor. La siguiente fórmula devuelve 2: =RESIDUO(27;5)

Seno Sintaxis: =SENO (número) La función SENO (SIN) produce el seno para el número del ángulo en radianes. número como el ángulo en radianes para el cual usted quiera el seno. El seno del ángulo.

Suma Sintaxis: =SUMA (núm1; num2;...; num30) La función SUMA (SUM) calcula la suma de los argumentos, que pueden ser valores individuales o rangos hasta un máximo de 30. Los argumentos no pueden convertir texto a número ni ignorar valores de error. num1 como el primer número, celda o rango que quiera sumar; num2 (opcional) como el segundo número, celda o rango a sumar; y así sucesivamente hasta 30 argumentos. La suma de los argumentos suministrados.

Tangente Sintaxis: =TAN (número) La función TAN produce la tangente del número de ángulos en radianes. número como el ángulo en radianes para el cual quiere la tangente. La tangente del ángulo.

Truncar número Sintaxis: =TRUNCAR (número; num_dec) La función TRUNCAR (TRUNC) cambiar el número a un entero, cortando o truncando la parte correspondiente a la fracción decimal. Si se omite num_dec este se tomará como cero. número como el número que quiere truncar; num_dec (opcional) como un número que inicia la precisión con que se va a truncar el número.

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El número truncado al número de decimales especificado. La siguiente fórmula devuelve 5,63: =TRUNCAR (5,6357; 2)

Valor absoluto Sintaxis: =ABS (número) La función ABS devuelve el valor absoluto (positivo) de un número. número como el número del cual quiere el valor absoluto, o una referencia a una celda que contenga un número. El valor absoluto del número (el número sin el signo). La siguiente fórmula devuelve 18 cuando la celda A10 contiene -18: =ABS (A10)

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Manual de Bolsillo Word 97. México: Mc Graw Hill.

Excel 97 Soluciones Instantáneas. México: Prentice Hall Hispanoamericana, S. A. Excel 2000 Enter Plus. Santa Fé de Bogotá: Mc Graw Hill.

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La Gerencia General de Formación Profesional pone en vigencia el presente material a partir de la fecha de su edición. Se agradece que los instructores y especialistas del área, realicen una evaluación del mismo, a fin de incorporar las correcciones pertinentes y garantizar su actualización.

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