Sommaire I. Présentation générale du niveau Organisationnel..................................................................................2 II. Le Modèle Organisationnel des Traitements........................................................................................2 A. Définition de solutions d'organisation..............................................................................................2 B. Les concepts des traitements organisationnels.................................................................................3 1. Le poste de travail.........................................................................................................................3 2. L'événement/résultat – message....................................................................................................4 3. L'état..............................................................................................................................................4 4. La tâche.........................................................................................................................................5 5. La règle de traitement (ou action).................................................................................................6 6. Le sous-schéma conceptuel / organisationnel de données............................................................6 7. Les ressources...............................................................................................................................7 8. La phase.........................................................................................................................................7 9. La procédure organisationnelle.....................................................................................................7 10. Notions complémentaires............................................................................................................7 C. Démarche d'élaboration d'un MOT..................................................................................................8 1. Critères de changement de tâche...................................................................................................9 2. Découpage des tâches homme/machine........................................................................................9 D. Documentation finale.......................................................................................................................9 III. Confrontation données/traitements...................................................................................................10
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I.
Modèle Organisationnel des Traitements
Présentation générale du niveau Organisationnel
Les modèles conceptuels ont permis de décrire les données et les activités majeures du domaine, sans référence aux ressources nécessaires pour en assurer l'utilisation et le fonctionnement : on s'est concentré sur le QUOI et le POURQUOI. La construction des modèles du niveau organisationnel ou logique se concentre sur : -
QUI fera le QUOI ?
-
QUAND sera fait le QUOI ?
-
OU sera fait le QUOI ?
Il s'agit de rassembler tous les choix organisationnels afin de pouvoir les représenter. A la différence des modèles conceptuels (données ou traitements), l'élaboration d'un modèle organisationnel ne présente pas de difficulté théorique liée à l'effort de raisonnement. Par contre, l'extrême diversité des solutions d'organisation envisageables ou le niveau de détail nécessaire rendent cette phase parfois délicate.
II.
Le Modèle Organisationnel des Traitements A. Définition de solutions d'organisation
La construction d'un MOT nécessite un important effort de la part de l'équipe de projet, pour plusieurs raisons. Une solution d'organisation doit préciser au minimum : -
l'organisation prévue pour les personnels, avec les différents postes de travail et/ou services;
-
la circulation des informations entre ces centres d'activité;
-
les différentes tâches à réaliser dans les postes de travail, et quelle chronologie et/ ou périodicité adopter.
Le niveau de détail de cette description doit tenir compte de l'étape en cours (étude du système existant ou du système futur), mais il doit toujours permettre une compréhension immédiate pour un futur utilisateur. Il y a, en général, plusieurs solutions qui doivent toutes être décrites. Chaque solution d'organisation doit aussi être évaluée selon quatre types de critères :
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- critères économiques (La solution à évaluer est-elle plus efficiente que la solution actuelle? Les coûts et les délais sont-ils acceptables pour l'organisation ?); - critères techniques (La variante à évaluer est-elle réalisable avec les technologies utilisées dans l'entreprise ou disponibles sur le marché ?); - critères ergonomiques (Les tâches prévues sont-elles bien adaptées aux futurs opérateurs?); - critères d'ordre social (La solution envisagée est-elle conforme aux orientations de l'entreprise en matière de personnel ? Quel serait son impact en matière d'emploi et de qualifications ? Cette solution est-elle acceptable par les futurs utilisateurs ?). La construction d'un MOT pose ainsi tout le problème du changement dans l'entreprise. Ce n'est pas un problème purement technique; il est donc important, en respectant les choix de l'entreprise, de favoriser une approche ouverte de ce changement, approche sociotechnique et participative.
B. Les concepts des traitements organisationnels 1.
Le poste de travail
Le poste de travail type (ou poste type) constitue l'une des principales dimensions du modèle organisationnel. C'est un centre d'activités élémentaire du domaine comprenant tout ce qui est nécessaire à l'exécution de traitements. Pour spécifier un poste de travail type, on décrit : -
Les compétences et aptitudes requises par les personnes intervenant dans ce poste type.
-
La description générale du matériel informatique sans rentrer dans les spécifications techniques.
-
L'aménagement général du poste et sa localisation dans l'espace.
Un poste type peut, selon les cas, comprendre : -
Une personne associée à un matériel.
-
Plusieurs personnes partageant un matériel (ex: une imprimante).
-
Une ou plusieurs personnes sans matériel (ex: manutention)
-
Du matériel sans personne spécialisé (ex: lecteur de badge).
Un poste type peut se matérialiser par plusieurs occurrences sur le terrain (même comportement mais situations différentes). Les postes sont formalisés graphiquement sous la forme de colonnes dans lesquelles sont représentées les tâches réalisées au sein des postes. Selon différents usages, des colonnes complémentaires peuvent accueillir : -
les acteurs externes et leur échanges (événements résultats) avec les postes;
-
l'échelle de temps de la chronologie/périodicité des tâches.
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Représentation des postes de Représentation des postes de travail Chronologie Chronologie
Extérieur Extérieur
travail
Domaine Domaine
ASSURE
Secrétariat Secrétariat
Rédacteur Rédacteur
Décalration d'accident
J0
A
Enregistrement
Dossier A
Instruction J + 1
2.
L'événement/résultat – message
Les concepts d'événement et de résultat sont les mêmes qu'au niveau conceptuel. Par ailleurs, tous les événements et les résultats externes décrits dans le MCT doivent se retrouver dans le MOT (éventuellement sous une forme plus éclatée). A la différence du MCT, dans un MOT, la présence d'un événement formalisant le déclenchement d'une tâche n'est pas obligatoirement représenté sur le modèle. Par contre, tout changement de poste ou de phase doit faire apparaître un message qui assure la retransmission de l'activité.
3.
L'état
Cette notion est d'introduction récente dans la modélisation des traitements. Les états expriment des situations du système d'information, plus particulièrement au niveau des données mémorisées, et constituent : -
soit des conditions préalables à une tâche,
-
soit des résultats conditionnels à une tâche.
L'état peut s'exprimer : -
par une valeur prise par une information (ex: dossier ouvert),
-
par le fait qu'une activité a été réalisée (ex: calcul des pénalités effectué),
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Modèle Organisationnel des Traitements
par une règle de traitement (ex: délai de règlement dépassé de 15 jours).
En résumé, dans un MOT, les états se comportent comme des événements et des résultats qui permettent de préciser les conditions de fonctionnement des procédures organisationnelles, l'enchaînement des tâches restant l'objectif principal de cette modélisation. Exemple d'état :
4.
Dossier ouvert
La tâche
La tâche type modélise un ensemble nommé d'activités élémentaires, perçues comme homogènes, concourant à un même but. La symbolisation graphique de la tâche reprend celle de l'opération et des concepts secondaires associés définis au niveau conceptuel : synchronisation, description et règles d'émission. La tâche type est caractérisée par les paramètres suivants : -
le poste type auquel la tâche est affectée. Cette affectation est unique. Elle se modélise en représentant la tâche dans la colonne du poste correspondant.
-
Le degré d'automatisation. une tâche peut être manuelle (M); durant son déroulement, seule la ressource humaine est mobilisée. une tâche peut être conversationnelle (C); ou interactive (I) ou automatisé immédiat (AI), durant son déroulement, les ressources humaines et informatiques sont mobilisées (par exemple, une saisie ou l'enregistrement d'une commande). une tâche peut être automatique (A); durant son déroulement, seule la ressource informatique est mobilisée. L'intervention humaine pour le lancement ou la récupération des résultats de la tâche ne remet pas en cause le caractère automatique, car la ressource humaine n'est pas impliquée dans l'activité de la tâche (par exemple, le calcul d'une quittance, l'édition d'un relevé…).
-
le délai de réponse de la tâche. Ce délai exprime la rapidité de prise en compte d'une nouvelle occurrence d'événement, à condition que l'ensemble des ressources nécessaires à l'exécution de la tâche soit disponible. On distingue 2 valeurs : réponse immédiate (I); dès la survenance de l'événement et si les ressources sont disponibles, la tâche traite l'événement. réponse différée (D); le déclenchement de la tâche n'est pas seulement lié à la survenance de l'événement, mais attend une condition complémentaire – délai, intervalle de temps, un ordre du pilote généralement programmé (la fin de journée, le début du mois…). Les occurrences de l'événement attendent ce top extérieur qui permettra à la tâche de les traiter
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Modèle Organisationnel des Traitements
le mode de fonctionnement de la tâche. Comment prend-elle en compte les différentes occurrences d'événement présentes ? ce mode de fonctionnement peut prendre deux valeurs: unitaire (U); la tâche et les ressources associées traitent les occurrences d'événement une par une. A la fin de la tâche, les ressources libérées redeviennent disponible soit pour prendre une nouvelle occurrence en attente sur la même tâche, soit pour permettre à une autre tâche de démarrer. par lot (L); la tâche et les ressources associées prennent en charge un lot d'occurrences et restent mobilisées jusqu'à la fin du traitement du lot.
-
des caractères tels que la périodicité, la fréquence et la durée peuvent compléter la description organisationnelle de la tâche.
La tâche est décrite par l'ensemble des activités homogènes à réaliser et comporte entre autres : -
des règles de traitement exécutées sans attente par la tâche;
-
des actions effectuées par la tâche sur des données mémorisées, constituant un sous-schéma de données. Ces actions, de mise à jour ou de consultation, mettent en jeu les informations présentes sur les messages, les informations impliquées dans les règles de traitement et les informations déjà mémorisées par un sous-schéma du MCD.
-
Des choix et des décisions effectués par l'utilisateur lors de l'exécution de la tâche.
5.
La règle de traitement (ou action)
Une règle de traitement est un ensemble structuré sous forme algorithmique : d'expressions logiques (ex : si conditions respectées), d'expressions arithmétiques (ex : quantité X prix unitaire = montant), d'actions (ex : ranger le dossier). Le contenu détaillé de la règle peut être exprimé sous la forme de langage structuré (naturel ou pseudo-code). La mise en évidence des règles de traitement et leur modélisation autonome dès le modèle organisationnel favorisera leur implémentation informatique ultérieure.
6.
Le sous-schéma conceptuel / organisationnel de données
Un sous-schéma conceptuel / organisationnel de données est un sous-ensemble d'entités types et de relation types définies sur le MCD. Ce sous-schéma est associé à une tâche. Cette tâche effectue des actions sur les occurrences de ces entités et relations. On peut également associer un sous-schéma à une procédure organisationnelle, à une phase, voire à une règle de traitement ou à un état.
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7.
Modèle Organisationnel des Traitements
Les ressources
Le formalisme préconisé par Merise, au niveau organisationnel traitement, ne propose pas explicitement de modélisation et de représentation graphique des ressources utilisées, de leur disponibilité et de leur consommation. Cependant le formalisme des réseaux de PÉTRI (base théorique de la modélisation des traitements dans Merise) permettrait de représenter cette disponibilité et consommation d'une ressource, en la modélisant sous un concept au comportement équivalent à celui d'un événement/résultat, avec de préférence un symbole différent. Il est certain que les consommations de ressources par les tâches du MOT permettent une approche du dimensionnement technique et organisationnel (effectif et charge de travail des ressources humaines, caractéristiques des ressources techniques).
8.
La phase
La phase est une succession de tâches exécutées consécutivement au sein d'un même poste. Dès qu'une occurrence d'événement déclenche la première tâche de la phase, les ressources humaines et informatiques nécessaires à l'exécution des tâches de la phase restent mobilisées (même si elles ne sont pas utilisées par certaines tâches) jusqu'à la fin du traitement de l'occurrence. la phase pourra alors traiter une nouvelle occurrence d'événement. En fait, la phase permet de reconstituer une séquence d'activités qui ne peuvent être interrompues par d'autres événements. La notion de phase est intéressante à plusieurs titres : -
Elle permet une meilleure analyse de l'utilisation optimale des ressources dans le cas où certaines d'entre elles ne seraient pas utilisées tout au long de la phase.
-
Elle offre un découpage des rythmes de travail au sein du poste.
-
Elle met en évidence des points d'attente entre les phases, en particulier, entre les postes de travail, qui risquent de générer des files d'attente.
9.
La procédure organisationnelle
C'est un enchaînement de tâches et/ou de phases, d'intérêt pour l'organisation. La procédure prend en compte un événement type (ou plusieurs synchronisés), appelé événement initial de la procédure, et produit tous les résultats types qui en découlent.
10. Notions complémentaires Les concepts de base présentés suffisent généralement pour construire un MOT. Toutefois, certaines situations à modéliser rendent nécessaires des éléments complémentaires tels que : -
La fréquence d'un événement. Elle peut être constante (ex : 100 commandes / jour), ou variable (ex : loi de distribution dans le temps).
-
La capacité d'un événement, nombre maximum d'occurrence qu'un événement type peut accepter. Par défaut, cette valeur est infinie.
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Modèle Organisationnel des Traitements
-
La participation d'un événement à une synchronisation, nombre d'occurrences différentes de l'événement nécessaires au déclenchement de la synchronisation. Par défaut, cette valeur est 1.
-
La durée de contribution d'un événement à une synchronisation, temps d'attente maximum entre la survenance de l'événement et sa consommation par la tâche ; au-delà, cet événement d'occurrence disparaît. Une valeur typique est 0, indiquant que l'événement doit survenir en dernier si l'on veut démarrer la tâche.
-
Des conditions locales d'une synchronisation, expression logique portant sur les valeurs des messages permettant de sélectionner des occurrences d'événements devant participer à la synchronisation.
-
La durée limitée de la synchronisation, temps maximum d'attente entre la survenance du premier événement contributif et l'activation de la synchronisation. Si ce délai est dépassé, toutes les occurrences en attente sur cette synchronisation sont purgées.
-
Le délai de synchronisation, temps passé entre le moment où la condition est vraie et le moment où la tâche est déclenchée. Par défaut, cette valeur est 0.
-
La durée de la tâche, temps passé entre le déclenchement de la tâche et la production de résultat. Cette durée peut être variable suivant les conditions d'émission des résultats.
-
La périodicité de la tâche, période ou cycle de répétition d'une tâche (ex : quotidienne, mensuelle…)
-
La duplication d'un résultat, nombre d'occurrences identiques d'un résultat émis par la tâche. Par défaut, cette valeur est 1.
Les notions de fréquence, de périodicité et de durée sont essentielles, et dès l'étude de l'existant, il est nécessaire de les connaître avec une précision suffisante. On indiquera pour chaque estimation la valeur minimale, la valeur maximale et la valeur la plus probable.
C. Démarche d'élaboration d'un MOT Les principes généraux de construction d'un MOT sont : -
Faire le choix des postes de travail, en spécifiant les ressources humaines et informatiques.
-
Décomposer chaque opération en tâches, les ordonner (le nouvel enchaînement des tâches n'est pas nécessairement celui des actions des opérations), les affecter aux postes, préciser les différentes caractéristiques (degré d'automatisation, délai de réponse, mode de travail).
-
S'assurer de la faisabilité des tâches par rapport aux ressources composant le poste.
-
Préciser les différentes phases.
-
Evaluer l'ergonomie générale (qualité de l'interface homme – machine) de chaque poste de travail par rapport à l'ensemble des phases à assurer; évaluer si la nature des tâches assignées est compatible avec les qualifications des personnes affectées au poste, avec les conditions générales de l'environnement.
-
Envisager des solutions alternatives : variantes de procédure.
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1.
Modèle Organisationnel des Traitements
Critères de changement de tâche.
Il y aura changement de tâche lorsque : -
les actions successives vont nécessiter un changement de poste de travail;
-
les actions successives se déroulent à des périodicités ou des chronologies différentes;
-
les actions successives mettent en jeux des natures de traitement différentes (degré d'automatisation, délai de réponse et mode de fonctionnement).
2.
Découpage des tâches homme/machine
Cette étape de conception ne sera réalisée que pour les traitements conversationnels. La représentation du MOT se fera dans deux colonnes. L'une contiendra les tâches effectuées par l'homme (utilisateur), l'autre celles réalisées par la machine.
Tâches H O M M E
T â c h e s M A C H IN E
D. Documentation finale Du point de vue documentation, pour exprimer les solutions d'organisation, on présentera les éléments suivants :
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III.
Modèle Organisationnel des Traitements
-
description de postes;
-
schéma d'enchaînement des tâches présenté par procédure organisationnelle;
-
suivant le nécessité, présentation de quelques variantes de la procédure;
-
liste des phases par poste;
-
pour chaque tâche, description (succincte ou détaillée suivant le niveau de l'étude) : -
des événements et états en entrée;
-
des règles de traitements exprimées en termes d'algorithme;
-
du sous-schéma conceptuel ou organisationnel de données;
-
des actions effectuées sur les données mémorisées;
-
des résultats et états produits;
-
des conditions de production de ces résultats.
Confrontation données/traitements
IV. La confrontation cherche à vérifier la cohérence entre les modélisations des données et des traitements. C'est une technique spécifique aux concepteurs et propre à la méthode Merise. Le MCD a été élaboré sans approfondir les conditions d'utilisation des informations modélisées. Le MCT et le MOT ont pu être élaborés sans insister sur les informations utilisées. Ont doit donc confronter : -
une perception globale, unitaire, abstraite représentée par le MCD et connue des seuls concepteurs.
-
Une juxtaposition de perceptions partielles, redondantes, dépendantes de traitements, représentées par les messages et partagées par tous les utilisateurs.
Cette confrontation consiste schématiquement à : -
vérifier si les traitements disposent bien des données nécessaires.
-
Contrôler si les données sont utilisées dans les traitements.
La confrontation des données et des traitements est la prise en compte des défaillances humaines, la simple mais indispensable reconnaissance du droit à l'erreur. La confrontation terminée, on parle désormais de MCD VALIDE (point invariant), à partir duquel on réalisera le Modèle Logique des Données statique (MLD statique).
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