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ISO 9001: 2015, ISO 14001: 2015 e ISO 45001: 2018 Sistemas de Gestión Integrados - HSEQ

ISO 9001:2015 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD - REQUISITOS CONTENIDO 0

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 3

0.1

GENERALIDADES .............................................................................................................................. 3

0.2

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD .............................................................................. 3

0.3

ENFOQUE A PROCESOS .................................................................................................................. 3

0.4

RELACIÓN CON OTRAS NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN .................................................. 4

1.

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN .................................................................................................. 5

2.

REFERENCIAS NORMATIVAS ............................................................................................................. 5

3.

TÉRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................................... 5

4

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................................... 5

4.1

COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO .......................................................... 5

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS……………………………………………………………………………………………………….5 4.3

DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ...................... 6

4.4

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS ....................................................... 6

5

LIDERAZGO ........................................................................................................................................... 7

5.1

LIDERAZGO Y COMPROMISO .......................................................................................................... 7

5.2

POLÍTICA............................................................................................................................................. 8

5.3

ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN ............................... 8

6

PLANIFICACIÓN .................................................................................................................................... 8

6.1

ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES ...................................................... 8

6.2

OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS ....................................... 9

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6.3 7

PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS…………………………………………………………………….9 APOYO ................................................................................................................................................. 10

7.1

RECURSOS ....................................................................................................................................... 10

7.2

COMPETENCIA ................................................................................................................................. 12

7.3

TOMA DE CONCIENCIA ................................................................................................................... 12

7.4

COMUNICACIÓN .............................................................................................................................. 12

7.5

INFORMACIÓN DOCUMENTADA .................................................................................................... 12

8

OPERACIÓN ........................................................................................................................................ 13

8.1

PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL ............................................................................. 13

8.2

REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS ................................................................. 14

8.3

DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS……………………………………15

8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE…………………………………………………………………………………………………..17 8.5

PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO………………………………………………………….19

8.6

LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS…………………………………………………...20

8.7

CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES……………………………………………………….21

9

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ...................................................................................................... 21

9.1

SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN ............................................................... 21

9.2

AUDITORIA INTERNA ...................................................................................................................... 22

9.3

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ...................................................................................................... 23

10

MEJORA ............................................................................................................................................ 24

10.1

GENERALIDADES .......................................................................................................................... 24

10.2

NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS ................................................................ 24

10.3

MEJORA CONTINUA ...................................................................................................................... 25

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0. INTRODUCCIÓN 0.1 GENERALIDADES La adopción de un sistema de gestión de la calidad es una decisión estratégica para una organización, que puede ayudar a mejorar su desempeño global y proporciona una base sólida para las iniciativas de desarrollo sostenible. Los beneficios de implementar un sistema de gestión de la calidad son: a) la capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables; b) facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente; c) abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y sus objetivos; d) la capacidad de demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de la calidad específicos. Esta Norma Internacional emplea el enfoque basado en procesos, que incorpora el ciclo Planificar - Hacer - Verificar - Actuar (PHVA) y el pensamiento basado en riesgos. El pensamiento basado en riesgos permite a una organización determinar los factores que podrían causar que sus procesos y su sistema de gestión de la calidad se desvíen de los resultados planificados, para poner en marcha controles preventivos para minimizar los efectos negativos y para hacer un uso máximo de las oportunidades a medida que surjan. 0.2 PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD Los principios de la gestión de la calidad son: • Enfoque al Cliente; • Liderazgo; • Compromiso de las Personas; • Enfoque a Procesos; • Mejora; • Toma de Decisiones Basada en la Evidencia; • Gestión de las Relaciones. 0.3 ENFOQUE A PROCESOS 0.3.1 GENERALIDADES Esta Norma Internacional promueve la adopción de un enfoque a procesos al desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente cumpliendo los requisitos del cliente. La aplicación del enfoque basado en procesos en un sistema de gestión de la calidad permite: a) la comprensión y la coherencia en el cumplimiento de los requisitos; Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original. AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018 3

b) la consideración de los procesos en términos de valor agregado; c) el logro del desempeño eficaz del proceso; d) la mejora continua de los procesos con base en la evaluación de los datos y la información. 0.3.2 CICLO PLANIFICAR-HACER-VERIFICAR-ACTUAR El ciclo PHVA, se aplica a todos los procesos y al SGC como un todo, y puede describirse así: -

-

-

Planificar: establecer los objetivos del sistema y de sus procesos, y los recursos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización; Hacer: implementar lo que se planificó; Verificar: realizar el seguimiento y (cuando sea aplicable) la medición de los procesos y los productos y servicios resultantes respecto a las políticas, los objetivos y los requisitos, e informar sobre los resultados; Actuar: tomar acciones para mejorar el desempeño de los procesos, cuando sea necesario.

0.3.3 PENSAMIENTO BASADO EN RIESGOS El pensamiento basado en riesgos es fundamental para lograr un SGC eficaz. Abordar los riesgos y las oportunidades es la base para aumentar la eficacia del SGC, lograr resultados mejorados y prevenir los efectos negativos. El riesgo es el efecto de la incertidumbre y dicha incertidumbre puede tener efectos positivos o negativos. Una desviación positiva que surge de un riesgo puede proporcionar una oportunidad, pero no todos los efectos positivos del riesgo tienen como resultado oportunidades. 0.4 RELACIÓN CON OTRAS NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN Esta Norma Internacional permite a una organización utilizar el enfoque a procesos, en conjunto con el ciclo PHVA y el pensamiento basado en riesgos, para alinear o integrar su SGC con los requisitos de otras normas de sistemas de gestión. Esta Norma Internacional relaciona la Norma ISO 9000 y la Norma ISO 9004 así: - ISO 9000, Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario proporciona una referencia esencial para la comprensión e implementación adecuadas de esta Norma Internacional - ISO 9004, Gestión para el éxito sostenido de una organización. Enfoque de gestión de la calidad proporciona orientación para las organizaciones que elijan ir más allá de los requisitos de esta Norma Internacional.

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1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN Esta Norma Internacional especifica los requisitos para un sistema de gestión de la calidad cuando una organización: a) necesita demostrar su capacidad para proporcionar regularmente un producto o servicio que satisfaga los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, y b) aspira a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema, incluidos los procesos para la mejora continua del sistema y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables. Todos los requisitos de esta Norma Internacional son genéricos y son aplicables a todas las organizaciones, sin importar su tipo, tamaño y el producto suministrado. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS ISO 9000:2015, Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ISO 9000:2015, Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO La organización debe establecer las cuestiones externas e internas relacionadas con su propósito y su direccionamiento estratégico y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos del SGC. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre las cuestiones externas e internas. NOTA 1 Las cuestiones pueden incluir factores positivos y negativos o condiciones para su consideración. NOTA 2 La comprensión del contexto externo puede verse facilitada al considerar cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local. NOTA 3 La comprensión del contexto interno puede verse facilitada al considerar cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Debido al efecto real y potencial en la capacidad de la organización de entrega regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe identificar: Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original. AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018 5

a) Las partes interesadas pertinentes al SGC; b) Los requisitos de estas partes interesadas para SGC. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la anterior información. 4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD La organización debe identificar los límites y la aplicabilidad del SGC para definir su alcance. Cuando se define alcance, se debe considerar: a) Las cuestiones externas e internas analizadas en el numeral 4.1; b) Los requisitos de las partes interesadas mencionadas en el numeral 4.2; c) Los productos y servicios de la organización. La organización debe cumplir todos los requisitos de esta Norma Internacional, si son aplicables al alcance del SGC. El alcance del SGC debe estar disponible y mantenerse como información documentada. El alcance debe definir e incluir los tipos de productos y servicios cubiertos, y justificar cualquier requisito que la organización defina que no es aplicable para el alcance de su SGC. El cumplimiento con la norma, sólo se declara si los requisitos definidos como no aplicables, no afectan la capacidad o la responsabilidad de la organización de asegurarse de la conformidad de sus productos y servicios y del aumento de la satisfacción del cliente. 4.4 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS 4.4.1 La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un SGC con sus procesos necesarios e interacciones, de acuerdo con los requisitos de la Norma. La organización debe identificar los procesos necesarios para el SGC y su aplicación a través de la organización, y debe: a) Definir las entradas requeridas y las salidas esperadas de los procesos; b) Definir la secuencia e interacción de los procesos; c) Definir e implementar criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, la medición y los indicadores del desempeño relacionados) para asegurarse de la eficaz operación y control de los procesos; d) Definir y asignar los recursos necesarios para los procesos. e) Definir las responsabilidades y autoridades para los procesos; f) Abordar los riesgos y oportunidades identificados de acuerdo con los requisitos del apartado 6.1; g) Evaluar los procesos e implementar cualquier cambio necesario, para asegurar que logran los resultados previstos; h) Mejorar los procesos y el SGC. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original. AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018 6

4.4.2 Cuando sea necesario, la organización debe: a) Mantener información documentada para apoyar la operación de los procesos; b) Conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado. 5. LIDERAZGO 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO 5.1.1 GENERALIDADES La alta dirección debe evidenciar liderazgo y compromiso con el SGC: a) Asumiendo la responsabilidad y obligación de rendir cuentas de la eficacia del SGC; b) Asegurando que se establezcan para el SGC: la política de la calidad y los objetivos de la calidad y que éstos sean compatibles con el contexto y el direccionamiento estratégico de la organización; c) Asegurando la integración de los requisitos del SGC en los procesos de negocio; d) Promoviendo el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos; e) Asegurando que los recursos necesarios para el SGC estén disponibles; f) Comunicar la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del sistema; g) Asegurando que el SGC logre los resultados previstos; h) Comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema; i) Incentivando la mejora; j) Apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en sus áreas de responsabilidad. 5.1.2 ENFOQUE AL CLIENTE La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente asegurándose de: a) Determinar, comprender y cumplir en forma constante los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios; b) Identificar y tratar los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad de los productos y los servicios y a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente; c) Mantener el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente.

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5.2 POLÍTICA 5.2.1 ESTABLECIMIENTO DE LA POLÍTICA DE LA CALIDAD La Alta Dirección debe definir, implementar y mantener una política de la calidad que: a) Sea adecuada al propósito y contexto de la organización y apoya su direccionamiento estratégico. b) Proporciona un marco de referencia para la definición de los objetivos de la calidad; c) Compromiso de cumplir los requisitos aplicables; d) Compromiso con la mejora continua del SGC. 5.2.2 COMUNICACIÓN LA POLÍTICA DE LA CALIDAD La política de la calidad debe: a) Estar disponible y mantenerse como información documentada; b) Comunicarse, entenderse y aplicarse dentro de la organización; c) Estar disponible para las partes interesadas, según corresponda. 5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN La Alta Dirección debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades para los roles se asignen, comuniquen y comprendan dentro de la organización. La Alta Dirección debe otorgar la responsabilidad y autoridad para: a) Asegurar que el sistema es conforme con los requisitos de la Norma; b) Asegurar que los procesos generan las salidas previstas; c) Comunicar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema y sobre las oportunidades de mejora; d) Asegurar el enfoque al cliente a través de la organización; e) Asegurar que se mantiene la integridad del sistema de gestión de la calidad cuando se planifican e implementan cambios en el sistema. 6. PLANIFICACIÓN 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 6.1.1 Al planificar el sistema, la organización debe considerar las cuestiones internas y externas analizadas en el numeral 4.1 y los requisitos de partes interesadas definidos en el numeral 4.2, e identificar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de: a) b) c) d)

Asegurar que el sistema logre los resultados previstos; Incrementar los efectos deseables; Prevenir o reducir efectos no deseados; Lograr la mejora

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6.1.2 La organización debe planificar: a) b) 1. 2.

Acciones para abordar los riesgos y oportunidades identificados; La manera de: Integrar e implementar las acciones en los procesos del sistema (véase 4.4.); Evaluar la eficacia de estas acciones.

Las acciones establecidas e implementadas para abordar los riesgos y oportunidades deben ser proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y los servicios. NOTA 1 Las alternativas para enfrentar los riesgos y oportunidades se pueden orientar hacia: evitar, asumir riesgos para lograr una oportunidad, eliminar la fuente de riesgo, cambiar la probabilidad o las consecuencias, compartir o mantener riesgos mediante decisiones informadas. NOTA 2 Las oportunidades se pueden enfocar a: adopción de nuevas prácticas, lanzamiento de nuevos productos, apertura de nuevos mercados, atraer nuevos clientes, establecimiento de asociaciones, uso de nuevas tecnologías y/o posibilidades factibles para la organización.

6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS 6.2.1 La organización debe definir los objetivos de la calidad para las funciones, niveles y procesos del sistema. Los objetivos de la calidad deben: a) b) c) d)

Coherentes con la política de la calidad; Medibles; Tener en cuenta los requisitos aplicables; Relacionados con la conformidad de los productos y servicios y el aumento de la satisfacción del cliente; e) Ser objeto de seguimiento; f) Comunicarse; g) Actualizarse, según corresponda. La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos de la calidad. 6.2.2 Al planificar el logro de sus objetivos de la calidad, la organización debe definir: a) b) c) d) e)

Qué va a hacer; Qué recursos se requieren; Quién será responsable; Cuando se finalizarán; Cómo se evaluarán los resultados.

6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Cuando la organización identifique una necesidad de cambios en el SGC, se deben llevar a cabo de manera planificada y sistemática. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original. AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018 9

La organización debe analizar: a) b) c) d)

El propósito de los cambios y sus consecuencias; La integridad del SGC; Disponibilidad de recursos; Definición o redefinición de responsabilidades y autoridades.

7. APOYO 7.1 RECURSOS 7.1.1 GENERALIDADES La organización debe definir y suministrar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema. La organización debe analizar: a) Las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes; b) Qué necesita obtener de proveedores externos. 7.1.2 PERSONAS La organización debe establecer y asignar las personas necesarias para la implementación eficaz del SGC y para la operación y control de sus procesos. 7.1.3 INFRAESTRUCTURA La organización debe establecer, asignar y mantener la infraestructura necesaria para que la operación de los procesos sea eficaz y se logre la conformidad de los productos y servicios. NOTA La infraestructura puede incluir: edificios y servicios asociados; equipo, incluyendo hardware y software; recursos de transporte; tecnologías de la información y la comunicación.

7.1.4 AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS La organización debe establecer, asignar y mantener el ambiente requerido para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios. NOTA: ambiente adecuado puede ser una combinación de factores humanos y físicos, como: a) Sociales (por ejemplo, no discriminatorio, calmado, libre de conflictos); b) Psicológicos (por ejemplo, libre de estrés, prevención del agotamiento); c) Físicos (por ejemplo, temperatura, calor, humedad, luz, circulación del aire, higiene, ruido).

Estos factores pueden diferir dependiendo de los productos y servicios suministrados.

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7.1.5 RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN 7.1.5.1 GENERALIDADES La organización debe establecer, asignar los recursos necesarios para asegurar la validez y fiabilidad de los resultados, cuando el seguimiento o la medición se utiliza para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos. La organización debe asegurarse que los recursos asignados: a) Son adecuados para el tipo específico de actividad(es) de seguimiento y medición; b) Se mantienen para asegurarse de la adecuación continua para su propósito. La organización debe conservar la información documentada pertinente como evidencia de la idoneidad de los recursos para su propósito. 7.1.5.2 TRAZABILIDAD DE LAS MEDICIONES Cuando la trazabilidad de la medición sea un requerimiento, o se considerada fundamental por la organización para proporcionar confianza en la validez de los resultados de la medición, el equipo de medición debe: a) Calibrarse o Verificarse, o ambas, a intervalos especificados, o antes de su utilización, comparando con patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales; cuando no existan tales patrones, debe conservarse como información documentada la base utilizada para la calibración o la verificación; b) Identificarse para determinar su estado; c) Protegerse contra ajustes, daño o deterioro que pudieran invalidar el estado de calibración y los posteriores resultados de la medición. La organización debe identificar si la validez de los resultados de medición previos se ha visto afectada de manera negativa, cuando el equipo de medición se considere no apto para su propósito, y debe tomar las acciones correspondientes en caso de ser necesario. 7.1.6 CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN La organización debe establecer los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para la conformidad de los productos y servicios. Estos conocimientos deben protegerse y estar disponibles en la extensión necesaria. Cuando se tratan las necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe tener en cuenta sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir conocimientos adicionales necesarios las actualizaciones requeridas. NOTA 1 Los conocimientos de la organización se obtienen con la experiencia. Es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización. NOTA 2 Los conocimientos de la organización pueden provenir de: Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original. AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018 11

a)

b)

Fuentes internas (propiedad intelectual; conocimientos resultantes de la experiencia; lecciones aprendidas y proyectos de éxito; capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados; los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios); Fuentes externas (por ejemplo, normas; mundo académico; conferencias; recopilación de conocimientos provenientes de los clientes o de proveedores externos).

7.2 COMPETENCIA La organización debe: a) Establecer la competencia requerida de las personas que realizan un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del SGC; b) Asegurar que las personas sean competentes, basados en la educación, formación o experiencia adecuadas; c) Implementar acciones para alcanzar la competencia necesaria de las personas y evaluar la eficacia de las acciones tomadas; d) Conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia. NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes.

7.3 TOMA DE CONCIENCIA La organización debe asegurar que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización toman conciencia de: a) La política de la calidad; b) Los objetivos de la calidad; c) Su contribución a la eficacia del SGC, incluyendo los beneficios de una mejora del desempeño; d) Las consecuencias de no cumplir los requisitos del SGC. 7.4 COMUNICACIÓN La organización debe definir las comunicaciones internas y externas al SGC, que incluyan: a) b) c) d) e)

Qué comunicar; Cuando comunicar; A quién comunicar; Cómo comunicar; Quién comunica.

7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA 7.5.1 GENERALIDADES El SGC de la organización debe incluir: a) La información documentada requerida por esta Norma; b) La información documentada que la organización define como necesaria para la eficacia del SGC. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original. AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018 12

NOTA La extensión de la información documentada en SGC es diferente de una organización a otra, debido a: - El tamaño de la organización, tipo de actividades, procesos, productos y servicios; - La complejidad de los procesos y sus interacciones; - La competencia de las personas.

7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN La organización debe asegurar cuando se crea y actualiza información documentada: a) La identificación y descripción (ej: título, fecha, autor o número de referencia); b) El formato (ej: idioma, versión del software, gráficos) y sus medios de soporte (papel, electrónico); c) La revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación. 7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA 7.5.3.1 La información documentada requerida por el SGC y por la Norma se debe controlar para asegurarse de: a) Disponibilidad y adecuación para su uso, dónde y cuándo se necesite; b) Esté protegida adecuadamente (contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad). 7.5.3.2, La organización debe establecer las siguientes actividades, para el control de la información documentada: a) b) c) d)

Distribución, acceso, recuperación y uso; Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; Control de cambios (ej: control de versión); Conservación y disposición.

La información documentada de origen externo, determinada por la organización como necesaria para la planificación y operación del SGC, se debe identificar según sea adecuado y controlar. La información documentada que se conserva como evidencia de la conformidad, debe protegerse contra modificaciones no intencionadas. NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.

8. OPERACIÓN 8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos (véase 4.4) necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de productos y servicios, y para implementar las acciones definidas en el capítulo 6, a través de: Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original. AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018 13

a) La identificación y conocimiento de los requisitos para los productos y servicios; b) La definición de criterios para: 1. los procesos; 2. la aceptación de los productos y servicios; c) La asignación de los recursos para lograr la conformidad con los requisitos de los productos y servicios; d) La implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios; e) La determinación, mantenimiento y la conservación de la información documentada en la medida necesaria para: 1. Confiar en que los procesos se llevan a cabo según lo planificado; 2. Demostrar la conformidad de los productos y servicios con sus requisitos. La salida de esta planificación debe ser adecuada a las operaciones de la organización. La organización debe controlar los cambios planificados y revisar el impacto de los cambios no previstos, implementando acciones para mitigar consecuencias negativas. La organización debe asegurarse que los procesos contratados externamente estén controlados. (Véase 8.4). 8.2 REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 8.2.1 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE La comunicación con los clientes debe incluir: a) Brindar la información de los productos y servicios; b) Atención de las consultas, contratos o pedidos, incluyendo los cambios; c) Recibir la retroalimentación de los clientes relacionada con los productos y servicios, incluyendo las quejas de los clientes; d) Manejar o controlar las propiedades del cliente; e) Definir los requisitos específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente. 8.2.2 DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS Cuando se definan los requisitos para los productos y servicios, que se van a ofrecer a los clientes, la organización debe asegurar: a) Los requisitos para los productos y servicios son definidos, incluyendo: 1. Requisito legal y reglamentario aplicable; 2. Los que sean considerados necesarios por la organización; b) La organización puede cumplir con las declaraciones acerca de los productos y servicios que ofrece.

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8.2.3 REVISIÓN DE LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 8.2.3.1 La organización debe asegurarse que tiene la capacidad de cumplir los requisitos para los productos y servicios que ofrece a los clientes. La organización debe revisar, antes de comprometerse a proporcionar productos y servicios a un cliente, para incluir: a) Requisitos definidos por el cliente y los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma; b) Los requisitos no definidos por el cliente, pero requeridos para el uso especificado o para el uso previsto, cuando sea conocido; c) Los requisitos definidos por la organización; d) Los requisitos legales y reglamentarios adicionales aplicables a los productos y servicios; e) Las diferencias existentes entre los requisitos de contrato o pedido y los expresados previamente. La organización debe asegurarse de que se resuelven las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente. Cuando el cliente no proporcione una declaración documentada de sus requisitos, la organización debe constatar los requisitos antes de la aceptación. NOTA En algunas ocasiones, como las ventas por internet, es irrealizable llevar a cabo una revisión formal para cada pedido. En su lugar la revisión puede cubrir la información del producto pertinente, como catálogos.

8.2.3.2 La organización debe conservar la información documentada sobre: a) Resultados de la revisión; b) Cualquier requisito nuevo para los productos y servicios. 8.2.4 CAMBIOS EN LOS REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS Cuando se cambien los requisitos para los productos y servicios, la organización debe asegurar que la información documentada correspondiente sea modificada, y que las personas sean conscientes de los requisitos modificados. 8.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS 8.3.1 GENERALIDADES La organización debe establecer, implementar y mantener un proceso de diseño y desarrollo que sea apropiado para garantizar la posterior elaboración de productos y/o prestación de servicios. 8.3.2 PLANIFICACIÓN DEL DISEÑO Y DESARROLLO Al definir las etapas y controles para el diseño y desarrollo, la organización debe analizar: a) La naturaleza, duración y complejidad de las actividades de diseño y desarrollo; b) Las fases del proceso y las revisiones del diseño y desarrollo aplicables; c) Actividades requeridas de verificación y validación del diseño y desarrollo; Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original. AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018 15

d) Responsabilidades y autoridades involucradas en el proceso de diseño y desarrollo; e) Las necesidades de recursos internos y externos. f) El requerimiento de control de las interfaces entre las personas implicadas en el proceso de diseño y desarrollo; g) La necesidad de involucrar a los clientes y usuarios en el proceso de diseño y desarrollo; h) Los requerimientos para la provisión de productos y servicios; i) El nivel de control del proceso de diseño y desarrollo esperado por los clientes y otras partes interesadas pertinentes; j) La información documentada necesaria para demostrar que se han cumplido los requisitos del diseño y desarrollo. 8.3.3 ENTRADAS PARA EL DISEÑO Y DESARROLLO La organización debe definir los requisitos fundamentales para los tipos específicos de productos y servicios que se van a diseñar y desarrollar. La organización debe analizar: a) b) c) d) e)

Los requisitos funcionales y de desempeño; La información proveniente de actividades de diseño y desarrollo previas similares; Los requisitos legales y reglamentarios; Normas o códigos de prácticas que la organización se ha comprometido a implementar; Las consecuencias probables del fracaso debido a la naturaleza de los productos y servicios;

Las entradas deben ser apropiadas para el diseño y desarrollo, estar claros y completos. Deben resolverse las diferencias existentes en las entradas del diseño y desarrollo. La organización debe conservar la información documentada sobre las entradas del diseño y desarrollo. 8.3.4 CONTROLES DEL DISEÑO Y DESARROLLO La organización debe implementar controles al proceso de diseño y desarrollo para garantizar que: a) Los resultados a alcanzar están definidos; b) Las revisiones se realizan para valorar la capacidad de los resultados del diseño y desarrollo para cumplir los requisitos; c) Las actividades de verificación aseguran que las salidas del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de las entradas; d) Las actividades de validación aseguran que los productos y servicios resultantes satisfacen los requisitos para su uso previsto; e) Se implementan acciones sobre los problemas identificados durante las revisiones, o las verificación (es) y validación( es); f) Se conserva la información documentada de estas actividades. NOTA La revisión, la verificación y la validación tienen propósitos distintos. Pueden realizarse de forma separada o en cualquier combinación, según sea adecuado para los productos y servicios de la organización.

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8.3.5 SALIDAS DEL DISEÑO Y DESARROLLO La organización debe garantizar que las salidas del diseño y desarrollo: a) Cumplen los requisitos de las entradas; b) Son apropiadas para los procesos posteriores para la provisión de productos y servicios; c) Mencionan o incluyen los requisitos de seguimiento y medición, cuando sea apropiado, y a los criterios de aceptación; d) Detallan las características de los productos y servicios, que son fundamentales para su propósito previsto y uso seguro y correcto. La organización debe conservar información documentada sobre las salidas de diseño y desarrollo. 8.3.6 CAMBIOS DEL DISEÑO Y DESARROLLO La organización debe establecer, examinar y controlar los cambios realizados durante el diseño y desarrollo de los productos y servicios, o después si es necesario, para asegurar que no haya un impacto adverso en la conformidad con los requisitos. La organización debe conservar la información documentada sobre: a) b) c) d)

Los cambios del diseño y desarrollo; Los resultados de las revisiones; La autorización de los cambios; Las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos.

8.4 CONTROL DE LOS PROCESOS, PRODUCTOS Y SERVICIOS SUMINISTRADOS EXTERNAMENTE 8.4.1 GENERALIDADES La organización debe garantizar que los procesos, productos y servicios proporcionados externamente cumplen con los requisitos. La organización debe definir los controles a implementar en los procesos, productos y servicios obtenidos externamente cuando: a) Los productos y servicios de proveedores externos serán incorporados en los propios productos y servicios de la organización; b) Los productos y servicios son entregados directamente a los clientes por proveedores externos en nombre de la organización; c) Un proceso, o parte de un proceso, es suministrado por un proveedor externo, por decisión de la organización. La organización debe definir e implementar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, teniendo en cuenta Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original. AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018 17

su capacidad para suministrar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos. La organización debe conservar la información documentada de estas actividades y de la(s) acción(es) que se generan de las evaluaciones. 8.4.2 TIPO Y ALCANCE DEL CONTROL La organización debe asegurar que los procesos, productos y servicios proporcionados por proveedores externos, no afectan de manera negativa la capacidad de la organización de proporcionar productos y servicios conformes a sus clientes. La organización debe: a) Asegurar que los procesos proporcionados por proveedores externos están controlados en el SGC; b) Establecer los controles que aplicará al proveedor externo y a las salidas resultantes; c) Tener en cuenta: 1. El impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la capacidad de la organización de cumplir los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables; 2. La eficacia de los controles implementados por el proveedor externo; d) Definir la verificación, u otras actividades para asegurar que los procesos, productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos. 8.4.3 INFORMACIÓN PARA LOS PROVEEDORES EXTERNOS La organización debe asegurar la pertinencia de los requisitos antes de su comunicación al proveedor externo. La organización debe informar a los proveedores externos sus requisitos para: a) Los procesos, productos y servicios que suministrarán; b) La aprobación de: 1. Productos y servicios; 2. Métodos, procesos y equipo; 3. La liberación de productos y servicios; c) La competencia y la calificación de las personas, si es requerida. d) El relacionamiento del proveedor externo con la organización; e) El control y seguimiento del desempeño que la organización realizará al proveedor externo; f) Las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente, pretenden llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo.

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8.5 PRODUCCIÓN Y PRESTACIÓN DEL SERVICIO 8.5.1 CONTROL DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO La organización debe llevar a cabo la producción y prestación del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir: a) Se dispone de la información documentada que describa: 1) características de los productos a producir, los servicios a prestar, o las actividades a desempeñar; 2) los resultados a alcanzar; b) Disponibilidad y uso de los recursos de seguimiento y medición apropiados; c) Llevar a cabo actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas, para verificar el cumplimiento de los criterios para el control de los procesos o las salidas, y los criterios de aceptación para los productos y servicios. d) Utilizar la infraestructura y el ambiente adecuados para la operación de los procesos; e) Contar con las personas competentes, con la calificación requerida, si es necesario. f) La validación y revalidación a intervalos regulares, de la capacidad para alcanzar los resultados de los procesos de producción y de prestación del servicio, cuando la salida(s) obtenida, no pueda verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores; g) La realización de acciones para prevenir errores humanos; h) La realización de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega. 8.5.2 IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD La organización debe usar medios apropiados para identificar las salidas, que permitan asegurar la conformidad de los productos y servicios. A través de la producción y prestación del servicio, la organización debe identificar el estado de las salidas, con respecto a los requisitos de seguimiento y medición. Cuando la trazabilidad sea un requisito, la organización debe controlar la identificación única de las salidas, y debe conservar la información documentada para permitir la trazabilidad.

8.5.3 PROPIEDAD PERTENECIENTE A LOS CLIENTES O PROVEEDORES EXTERNOS Se debe cuidar la propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos, cuando esté bajo el control de la organización o esté siendo utilizada por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar la propiedad de los clientes o de los proveedores externos entregada para la utilización o incorporación, dentro de los productos y servicios.

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Si la propiedad del cliente o proveedor externo se pierde, deteriora o se considere inadecuada para su uso, la organización debe informarle al cliente o proveedor externo, y conservar la información documentada sobre lo ocurrido. NOTA: La propiedad de un cliente o de un proveedor de un proveedor de un cliente puede incluir: materiales, componentes, herramientas y equipos, instalaciones, propiedad intelectual y datos personales.

8.5.4 PRESERVACIÓN La organización debe resguardar las salidas durante la producción y prestación del servicio, en lo que sea necesario para asegurar la conformidad con los requisitos. NOTA: puede incluir identificación, manipulación, control de la contaminación, el embalaje, el almacenamiento, la transmisión de la información o el transporte, y la protección.

8.5.5 ACTIVIDADES POSTERIORES A LA ENTREGA La organización debe cumplir los requisitos para las actividades posteriores a la entrega asociadas con los productos y servicios. Al establecer el alcance de las actividades que se realizarán luego de la entrega, la organización debe analizar: a) b) c) d) e)

Los requisitos legales y reglamentarios; Las consecuencias probables no deseadas, asociadas con sus productos y servicios; La naturaleza, el uso y la vida útil prevista de sus productos y servicios; Los requisitos del cliente; Retroalimentación del cliente;

NOTA: Pueden incluir: garantías, servicios de mantenimiento, y servicios suplementarios como el reciclaje o la disposición final.

8.5.6 CONTROL DE LOS CAMBIOS La organización debe examinar y controlar los cambios para la producción o la prestación del servicio, para asegurar la conformidad continua con los requisitos detallados. La organización debe conservar información documentada que describa los resultados de la revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y cualquier acción como resultado de la revisión. 8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS La organización debe llevar a cabo las actividades planificadas, en las etapas adecuadas, para comprobar que se cumplen los requisitos de los productos y servicios.

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La liberación de los productos y servicios al cliente no debe realizarse, hasta que se completen satisfactoriamente las actividades planificadas, a menos que sea aprobado de otra forma por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente. La organización debe conservar la información documentada de la liberación de los productos y servicios. La información documentada debe incluir: a) Evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación; b) Trazabilidad a las personas autorizaron la liberación. 8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES 8.7.1 La organización debe asegurar que las salidas que no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencional. La organización debe establecer e implementar acciones de acuerdo a la naturaleza de la no conformidad y el efecto sobre la conformidad de los productos y servicios. Esto se debe hacer también a los productos y servicios no conformes identificados después de la entrega de los productos, durante o después de la provisión de los servicios. La organización debe dar manejo a las salidas no conformes, con alguna o algunas de las siguientes maneras: a) b) c) d)

Corrección; Separación, contención, devolución o suspensión de la provisión de productos y servicios; Informar al cliente; Obtener autorización para su aceptación bajo concesión.

Cuando las salidas no conformes se corrigen, se debe verificar la conformidad con los requisitos. 8.7.2 La organización debe conservar la información documentada que describa: a) b) c) d)

La no conformidad; Las acciones tomadas; Las concesiones obtenidas; La identificación de la autoridad que ha decidido la acción con respecto a la no conformidad.

9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN 9.1.1 GENERALIDADES La organización debe definir: a) A qué es necesario hacer seguimiento y qué es necesario medir; Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original. AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018 21

b) Los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación para asegurar resultados válidos; c) Cuando se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición; d) Cuando se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la medición. La organización debe valorar el desempeño y la eficacia del SGC. La organización debe conservar la información documentada como evidencia de los resultados. 9.1.2 SATISFACCIÓN DEL CLIENTE La organización debe llevar a cabo el seguimiento de las percepciones de los clientes, respecto al cumplimiento de sus necesidades y expectativas. La organización debe definir los métodos para conocer, realizar seguimiento y revisar esta información. NOTA: ejemplos: encuestas a clientes, retroalimentación del cliente sobre productos y servicios entregados, reuniones con los clientes, análisis de las cuotas de mercado, felicitaciones, garantías utilizadas e informes de agentes comerciales.

9.1.3 ANÁLISIS Y EVALUACIÓN La organización debe examinar y valorar los datos y la información originada del seguimiento y la medición. Los resultados del análisis deben emplearse para evaluar: a) b) c) d) e) f) g)

La conformidad de los productos y servicios; El nivel de satisfacción del cliente; El desempeño y la eficacia del SGC; Si lo planificado se ha implementado de forma eficaz; La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades; El desempeño de los proveedores externos; La necesidad de mejoras en el SGC.

NOTA Los métodos para analizar los datos pueden incluir técnicas estadísticas.

9.2 AUDITORÍA INTERNA 9.2.1 La organización debe realizar auditorías internas a intervalos planificados para brindar la información acerca de si el SGC: a) Cumple: 1. Los requisitos propios de la organización para el SGC; 2. Los requisitos de esta Norma Internacional; b) Se implementa y mantiene en forma eficaz.

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9.2.2 La organización debe: a) Planificar, establecer, implementar y mantener un(os) programa(s) de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes, que deben tener en cuenta la importancia de los procesos, los cambios que afecten a la organización y resultados de las auditorías previas; b) Para cada auditoría, definir los criterios de la auditoría y el alcance. c) Seleccionar los auditores asegurando la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría; d) Asegurar que los resultados de las auditorías son informados; e) Llevar a cabo las correcciones, e implementar las acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada; f) Conservar la información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y los resultados de la auditoría. 9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 9.3.1 GENERALIDADES La alta dirección debe analizar el SGC de la organización a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con el direccionamiento estratégico de la organización. 9.3.2 ENTRADAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La revisión por la dirección debe planificarse y realizarse incluyendo evaluar: a) b) c)

d) e) f)

El estado de acciones de revisiones anteriores; Cambios en el contexto (cuestiones internas y externas) de la organización pertinentes al SGC; La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema, incluyendo las tendencias de: 1. Satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes; 2. El grado en que se han cumplido los objetivos de la calidad; 3. Desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios; 4. No conformidades y acciones correctivas; 5. Resultados de seguimiento y medición; 6. Resultados de las auditorías; 7. El desempeño de los proveedores externos; La adecuación de los recursos; La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades (véase 6.1); Oportunidades de mejora.

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9.3.3 SALIDAS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Las salidas de la revisión por la dirección deben establecer las decisiones y acciones relacionadas con: a) Las oportunidades de mejora; b) Necesidad de cambio en el SGC; c) Las necesidades de recursos. La organización debe conservar información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección. 10. MEJORA 10.1 GENERALIDADES La organización debe identificar y elegir las oportunidades de mejora e implementar las acciones para cumplir los requisitos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente. Estas deben enfocarse a: a. Mejorar los productos y servicios para cumplir los requisitos, así como responder a las necesidades y expectativas; b. Corregir, prevenir o reducir los efectos indeseados; c. Mejorar el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad. NOTA Los ejemplos de mejora pueden incluir corrección, acción correctiva, mejora continua, cambio abrupto, innovación y reorganización.

10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA 10.2.1 Cuando se presenta una no conformidad, incluso si es originada por quejas, la organización debe: a) Responder ante la no conformidad, y cuando se requiera: 1) establecer acciones para controlarla y corregirla; 2) hacer frente a las consecuencias; b) Evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte, a través de: 1) revisar y analizar la no conformidad; 2) identificar las causas de la no conformidad; 3) establecer si existen no conformidades similares, o que potencialmente podrían ocurrir; c) Implementar las acciones requeridas; d) Verificar la eficacia de las acciones implementadas; e) Si se requiere, actualizar los riesgos y oportunidades definidos durante la planificación; f) Si es necesario, hacer cambios al SGC.

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Las acciones correctivas deben ser adecuadas a los efectos de las no conformidades encontradas. 10.2.2 La organización debe conservar información documentada como evidencia de: a) La naturaleza de las no conformidades y cualquier acción posterior tomada; b) Los resultados de cualquier acción correctiva.

10.3 MEJORA CONTINUA La organización debe mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del SGC. La organización debe considerar los resultados del análisis y la evaluación, y las salidas de la revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u oportunidades que deben tratarse como mejora continua.

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ISO 14001:2015 SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL - REQUISITOS

CONTENIDO

0

INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................................3

0.1

ANTECEDENTES ...........................................................................................................................3

0.2

OBJETIVO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ...........................................................3

0.3

FACTORES DE ÉXITO ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

0.4

CICLO PLANEAR – HACER – VERIFICAR – ACTUAR ...............................................................4

0.5

CONTENIDO DE ESTA NORMA. ..................................................................................................5

1

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN .............................................................................................5

2

REFERENCIAS NORMATIVAS ........................................................................................................6

3

TÉRMINOS Y DEFINICIONES ..........................................................................................................6

4

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ........................................................................................... 11

4.1

COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO .................................................. 11

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS ..................................................................................................................................... 11 4.3

DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ..................... 11

4.4

SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL ........................................................................................ 12

5

LIDERAZGO .................................................................................................................................. 12

5.1

LIDERAZGO Y COMPROMISO .................................................................................................. 12

5.2

POLÍTICA AMBIENTAL .............................................................................................................. 12

5.3

ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN ....................... 13

6

PLANIFICACIÓN ............................................................................................................................ 13

6.1

ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES .............................................. 13

6.2

OBJETIVOS AMBIENTALES Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS ................................. 15

7

SOPORTE ...................................................................................................................................... 16

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1

7.1

RECURSOS ................................................................................................................................. 16

7.2

COMPETENCIA ........................................................................................................................... 16

7.3

TOMA DE CONCIENCIA ............................................................................................................. 17

7.4

COMUNICACIÓN ........................................................................................................................ 17

7.5

INFORMACIÓN DOCUMENTADA .............................................................................................. 18

8

OPERACIÓN .................................................................................................................................. 19

8.1

PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL ....................................................................... 19

8.2

PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS ......................................................... 19

9

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ................................................................................................ 20

9.1

SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN ......................................................... 20

9.2

AUDITORIA INTERNA ................................................................................................................ 21

9.3

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ................................................................................................ 22

10

MEJORA ...................................................................................................................................... 23

10.1

GENERALIDADES .................................................................................................................... 23

10.2

NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS .......................................................... 23

10.3

MEJORA CONTINUA ................................................................................................................ 23

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0.INTRODUCCIÓN 0.1 ANTECEDENTES El logro de equilibrio entre los subsistemas ambiental, social y económico dentro del sistema global se considera esencial para satisfacer las necesidades del presente sin poner en riesgo la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus necesidades. Este concepto de los “tres pilares” de la sostenibilidad es la meta del desarrollo sostenible. Las expectativas de la sociedad en cuanto a desarrollo sostenible, transparencia y la obligación de rendir cuentas han evolucionado dentro del contexto de legislaciones cada vez más estrictas, presiones crecientes con relación a la contaminación del ambiente y al uso ineficiente de recursos, la gestión de residuos, el cambio climático y la degradación de los ecosistemas y de la biodiversidad. Esto ha conducido a que las organizaciones adopten un enfoque sistemático con relación a la gestión ambiental, mediante la implementación de sistemas de gestión ambiental cuyo objetivo es contribuir al “pilar ambiental” de la sostenibilidad.

0.2 OBJETIVO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL El propósito de esta Norma Internacional es proporcionar a las organizaciones un marco de referencia sistemático para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales cambiantes, en equilibrio con las necesidades socioeconómicas, mediante la especificación de requisitos para un sistema de gestión ambiental que posibilita que una organización mejore su desempeño ambiental mediante: Un enfoque sistemático a la gestión ambiental puede suministrar información a la alta dirección para alcanzar el éxito a largo plazo y crear opciones para contribuir al desarrollo sostenible mediante: - La protección del medio ambiente, mediante la prevención o reducción de impactos adversos al medio ambiente; - La mitigación del impacto potencial adverso de las condiciones ambientales sobre la organización; - La asistencia en el cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento; - La mejora del desempeño ambiental; - El control o la influencia sobre la forma en la que la organización diseña, fabrica, distribuye, consume y lleva a cabo la disposición final de productos o servicios, usando una perspectiva de ciclo de vida que pueda prevenir que las cargas ambientales cambien inadvertidamente a cualquier otro lugar dentro del ciclo; - El logro de beneficios financieros y operacionales que puedan ser el resultado de implementar alternativas ambientales respetuosas con el medio ambiente que fortalezcan la posición de la organización en el mercado; - La comunicación de la información ambiental a las partes interesadas pertinentes. - El desarrollo e implementación de una política y objetivos ambientales; Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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- La identificación de aspectos de sus actividades, productos y servicios que puedan provocar impactos ambientales significativos; - El establecimiento de procesos sistemáticos que consideren su contexto y que tengan en cuenta los aspectos ambientales significativos, el riesgo asociado con amenazas y oportunidades y sus obligaciones de cumplimiento; - Una mayor toma de conciencia de su relación con el medio ambiente; - El establecimiento de controles operacionales para gestionar sus aspectos ambientales significativos y sus obligaciones de cumplimiento; - La evaluación del desempeño ambiental y la toma de acciones, según sea necesario.

0.3 FACTORES DE ÉXITO El éxito de un sistema de gestión ambiental depende del compromiso de todas las funciones y niveles de la organización, bajo el liderazgo de la alta dirección. Ellos pueden aprovechar las oportunidades de reducir o eliminar impactos ambientales, particularmente los que tienen implicaciones estratégicas y de competitividad. La alta dirección puede tener en cuenta eficazmente estas oportunidades mediante la integración de la gestión ambiental a sus procesos de negocio, estrategia y toma de decisiones, alineándolas con otras prioridades de negocio, e incorporando la gobernanza ambiental a su sistema de gestión global. La demostración de la implementación exitosa de esta Norma Internacional se puede usar para asegurar a las partes interesadas que se ha puesto en marcha un sistema de gestión ambiental apropiado. Sin embargo, la adopción de esta Norma Internacional no garantiza en sí misma resultados ambientales óptimos. Dos organizaciones pueden llevar a cabo actividades similares pero pueden tener diferentes obligaciones de cumplimiento, diferentes compromisos de política ambiental, diferentes tecnologías ambientales en uso y diferentes metas de desempeño ambiental, y aun así ambas pueden cumplir los requisitos de esta Norma Internacional. El nivel de detalle y complejidad, el alcance de la documentación y los recursos necesarios para un sistema de gestión ambiental dependerán de varios factores, tales como el contexto de la organización, su tamaño y ubicación, sus obligaciones de cumplimiento, el alcance del sistema y la naturaleza de sus actividades, productos y servicios, incluidos sus aspectos ambientales e impactos potenciales.

0.4 ENFOQUE PLANIFICAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR La base para el enfoque que subyace a un sistema de gestión ambiental se fundamenta en el concepto de Shewhart de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PFVA), que Deming hizo popular. El modelo PHVA demuestra un proceso reiterativo usado por las organizaciones para lograr la mejora continua. Se puede aplicar a un sistema de gestión y a cada uno de sus elementos individuales, y se puede describir brevemente así: - Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política de la organización. - Hacer: implementar los procesos de la manera planificada. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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- Verificar: hacer el seguimiento y la medición de los procesos respecto a la política, incluidos sus compromisos, objetivos y controles operacionales, e informar sobre los resultados. - Actuar: emprender acciones para mejorar continuamente. 0.5 CONTENIDO DE ESTA NORMA INTERNACIONAL Esta norma conforme con los requisitos de ISO para normas de sistemas de gestión. Estos requisitos incluyen estructura de alto nivel, texto esencial idéntico y términos comunes con definiciones esenciales, establecidas para beneficiar a los usuarios para implementación de diferentes normas ISO de sistemas de gestión; no incluye requisitos específicos de otro sistema de gestión como los de gestión de calidad, seguridad y salud ocupacional de la energía o financiero. Sin embargo permite el enfoque de uso común de un pensamiento basado en riesgo para integrar el sistema de gestión ambiental con otros sistemas de gestión. Esta norma incluye los siguientes anexos: anexo A proporciona aclaración sobre la interpretación de los requisitos de la norma; anexo B presenta una correspondencia entre la edición anterior y actual. La guía de implementación para sistemas de gestión ambiental se incluye en la norma ISO 14004. La información incluida como nota en los diferentes requisitos está prevista para ayudar a la compresión o uso del documento. Los términos y definiciones del capítulo 3 están ordenados conceptualmente. 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN Esta Norma Internacional especifica los requisitos de un sistema de gestión ambiental para organizaciones que buscan establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un marco de referencia con el fin de gestionar sus responsabilidades ambientales de una forma que contribuya al “pilar ambiental” de la sostenibilidad. Los resultados previstos de un sistema de gestión ambiental aportan valor para el medio ambiente, la organización y sus partes interesadas. En coherencia con la política ambiental de la organización, los resultados previstos de un sistema de gestión ambiental incluyen: - La mejora del desempeño ambiental; - El cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos; - El logro de los objetivos ambientales. Esta Norma Internacional es aplicable a cualquier organización, independientemente de su tamaño, tipo y naturaleza, y se aplica a los aspectos ambientales que la organización determina que puede controlar o sobre los que puede influir, desde una perspectiva de ciclo de vida. No establece criterios específicos de desempeño ambiental ni aumenta ni modifica las obligaciones legales de una organización. Esta Norma Internacional se puede usar total o parcialmente para mejorar la gestión ambiental, pero todos los requisitos están previstos para su incorporación a un sistema de gestión ambiental y para su cumplimiento, sin ninguna excepción, si una organización declara conformidad con esta Norma Internacional.

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2. REFERENCIAS NORMATIVAS No se citan referencias normativas. Este capítulo se incluye con el propósito de conservar la alineación numérica con otras normas ISO de sistemas de gestión. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES 3.1 RELACIONADOS CON LA ORGANIZACIÓN Y LIDERAZGO 3.1.1 Sistema de Gestión Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para el logro de estos objetivos. Nota 1: Un sistema de gestión puede tratar una sola disciplina o varias disciplinas (por ejemplo, calidad, medio ambiente, salud y seguridad en el trabajo). Nota 2: Los elementos del sistema incluyen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación y la operación, la evaluación y la mejora del desempeño. Nota 3: El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identificadas de la organización, secciones específicas e identificadas de la organización, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones. 3.1.2 Sistema de Gestión Ambiental Parte del sistema de gestión usado para gestionar aspectos ambientales cumplir con las obligaciones legales y los requisitos voluntarios, y tener en cuenta el riesgo asociado con las amenazas y oportunidades. 3.1.3 Política Ambiental Intenciones y dirección de una organización, como las expresa formalmente su alta dirección, relacionadas con el desempeño ambiental. 3.1.4 Organización Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones y responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos. Nota 1: El concepto de organización incluye, entre otros, un trabajador independiente, compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, sociedad, organización benéfica o institución, o una parte o combinación de éstas, ya estén constituidas o no, públicas o privadas. 3.1.5 Alta Dirección Persona o grupo de personas que dirige y controlan una organización al más alto nivel. Nota 1: La alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursos dentro de la organización. Nota 2: Si el alcance del sistema de gestión comprende solo una parte de una organización, entonces “alta dirección” se refiere a quienes dirigen y controlan esa parte de la organización.

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3.1.6 Parte Interesada Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad. Nota 1: Las partes interesadas pueden incluir personas y grupos involucrados con el desempeño ambiental de una organización, o afectados por éste. Nota 2: “Percibirse como afectado” significa que esta percepción se ha dado a conocer a la organización. Nota 3: Las partes interesadas pueden incluir a los clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, organizaciones no gubernamentales, inversores, empleados. 3.2 RELACIONADOS CON LA PLANIFICACIÓN 3.2.1 Medio Ambiente Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, la tierra, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. Nota 1: El entorno en este contexto puede abarcar desde el interior de una organización hasta el sistema local, regional y global. Nota 2: El entorno se puede describir en términos de biodiversidad, ecosistemas, clima u otras características. 3.2.2. Aspecto Ambiental Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que interactúa o puede interactuar con el medio ambiente. Nota 1: Un aspecto ambiental puede provocar uno o varios impacto(s) ambiental(es). Un aspecto ambiental significativo es aquel que tiene o puede tener un impacto ambiental significativo. Nota 2: La organización determina los aspectos ambientales significativos, mediante la aplicación de uno o más criterios. 3.2.3 Condición Ambiental Estado o característica del medio ambiente, determinado en un punto específico en el tiempo. 3.2.4 Impacto Ambiental Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización. 3.2.5 Objetivo Resultado a lograr. Nota 1: Un objetivo puede ser estratégico, táctico u operativo. Nota 2: Los objetivos pueden referirse a diferentes disciplinas (como financieras, de salud y seguridad y ambientales) y se pueden aplicar en diferentes niveles (como estratégicos, para toda la organización, para proyectos, productos, servicios y procesos. Nota 3: Un objetivo se puede expresar de otras maneras, por ejemplo, como un resultado Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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previsto, un propósito, un criterio operativo, un objetivo ambiental, o mediante el uso de términos con un significado similar (por ejemplo, finalidad o meta). 3.2.6 Objetivo Ambiental Objetivo establecido por la organización, coherente con la política ambiental. 3.2.7 Prevención de la Contaminación Utilización de procesos, prácticas, técnicas, materiales, productos, servicios o energía para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinación) la creación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir los impactos ambientales adversos. Nota 1: La prevención de la contaminación puede incluir la reducción o la eliminación en la fuente, cambios en el proceso, producto o servicio, uso eficiente de recursos, sustitución de materiales y energía, reutilización, recuperación, reciclaje, recuperación y tratamiento. 3.2.8 Requisito Necesidad o expectativa que está establecida, generalmente implícita u obligatoria. Nota 1: "Generalmente implícita" significa que es una costumbre o práctica común en la organización y en las partes interesadas que la necesidad o expectativa que se considera esté implícita. Nota 2: Un requisito especificado es el que está declarado, por ejemplo, en información documentada. Nota 3: Los requisitos diferentes de los legales se convierten en obligatorios cuando la organización decide cumplirlos. 3.2.9 Requisitos Legales y Otros Requisitos Requisitos legales que una organización que debe cumplir y otros requisitos que decide cumplir. Nota 1: Los requisitos legales y otros requisitos están relacionados con el sistema de gestión ambiental Nota 2: Los requisitos legales y otros requisitos pueden surgir de requisitos obligatorios, tales como: leyes y reglamentaciones aplicables, o de compromisos voluntarios, tales como normas de organizaciones o de la industria, relaciones contractuales, códigos de buenas prácticas y acuerdos con grupos dela comunidad u organizaciones no gubernamentales. 3.2.10 Riesgo Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos. Nota 1: Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo. Nota 2: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. Nota 3: El riesgo se caracteriza con frecuencia por referencia a “eventos” potenciales (como se definen en la Guía ISO 73:2009, 3.5.1.3) y a "consecuencias" (según se definen en la Guía ISO 73:2009, 3.6.1.3), o a una combinación de éstos. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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Nota 4: Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias de un evento (incluye cambios en las circunstancias) y la “probabilidad” asociada (como se define en la Guía ISO 73:2009, 3.6.1.1) de que ocurra. 3.2.11 Riesgos y Oportunidades Efectos potenciales adversos (amenazas) y efectos potenciales beneficiosos (oportunidades) 3.3 RELACIONADOS CON SOPORTE Y OPERACIÓN 3.3.1 Competencia Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos

3.3.2 Información Documentada Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio en el que está contenida. Nota 1: La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente. Nota 2: La información documentada puede hacer referencia a: - El sistema de gestión ambiental, incluidos los procesos relacionados; - La información creada para la operación de la organización (documentación); - La evidencia de los resultados alcanzados (registros). 3.3.3 Ciclo de Vida Etapas consecutivas e interrelacionadas de un sistema de producto o servicio, desde la adquisición de materia prima o su generación a partir de recursos naturales hasta el tratamiento al finalizar su vida. Nota 1: Las etapas del ciclo de vida incluye la adquisición de materias primas, el diseño, la producción, el transporte, entrega el uso, tratamiento al final de la vida y disposición final 3.3.4 Contratar Externamente Establecer un acuerdo mediante el cual una organización externa realiza parte de una función o proceso de una organización. Nota 1: Una organización externa está fuera del alcance del sistema de gestión, aunque la función o proceso contratado externamente forme parte del alcance. 3.3.5 Proceso Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforman elementos de entrada en elementos de salida. 3.4 RELACIONADOS CON LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO Y CON LA MEJORA 3.4.1 Auditoría

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Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener las evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los criterios de auditoría. Nota 1: Una auditoría interna la realiza la propia organización o una parte externa en su nombre. Nota 2: Una auditoría puede ser una auditoría combinada (combinando dos o más disciplinas). Nota 3: La independencia se puede demostrar por la ausencia de responsabilidad con relación a la actividad que se audita, o ausencia de sesgo y conflicto de intereses. Nota 4: La “evidencia de auditoría” consiste en registros verificables, declaraciones de hechos y demás información pertinente a los criterios de auditoría; los “criterios de auditoría” son el conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia, contra los cuales se compara la evidencia de auditoría, como se define en la Norma ISO 19011. 3.4.2 Conformidad Cumplimiento de un requisito. 3.4.3 No Conformidad Incumplimiento de un requisito. Nota 1: La no conformidad se relaciona con los requisitos de esta Norma Internacional y los requisitos adicionales del sistema de gestión ambiental que una organización establece para sí misma. 3.4.4 Acción Correctiva Acción para eliminar la causa de una no conformidad y prevenir que vuelva a ocurrir. 3.4.5 Mejora continua Actividad recurrente para mejorar el desempeño. 3.4.6 Eficacia Grado en el cual se realiza las actividades planificadas y se logran los resultados planificados. 3.4.7 Indicador Representación medible de la condición o estado de las operaciones, de la gestión o de las condiciones. 3.4.8 Seguimiento Determinación del estado de un sistema, un proceso (3.26) o una actividad. Nota 1: Para determinar el estado puede ser necesario verificar, supervisar u observar en forma crítica. 3.4.9 Medición Proceso (3.26) para determinar un valor. 3.4.10 Desempeño Resultado medible. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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Nota 1: El desempeño se puede relacionar con hallazgos cuantitativos o cualitativos. Nota 2: El desempeño se puede relacionar con la gestión de actividades, procesos, productos (incluidos servicios), sistemas u organizaciones). 3.4.11 Desempeño ambiental Desempeño relacionado con la gestión de aspectos ambientales. 4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN 4.1 CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión ambiental. Estas cuestiones incluyen las condiciones ambientales capaces de afectar o de verse afectadas por la organización. 4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS La organización debe determinar: a) Las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión ambiental; b) Las necesidades y expectativas pertinentes (es decir, requisitos) de estas partes interesadas; c) Cuáles de estas necesidades y expectativas se convierten en obligaciones de cumplimiento. 4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión ambiental para establecer su alcance. Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar: a) Las cuestiones externas e internas referidas en 4.1; b) Los requisitos legales y otros requisitos a que se hace referencia en 4.2; c) Las unidades, funciones y límites físicos de la organización; d) Sus actividades, productos y servicios; e) Su autoridad y capacidad para ejercer control e influencia. Una vez que se defina el alcance del sistema de gestión, incluir en el SGA todas las actividades, productos y servicios de la organización que estén dentro de ese alcance El alcance se debe mantener como información documentada y debe estar disponible para las partes interesadas.

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4.4 SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Para mejorar su desempeño ambiental, la organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión ambiental, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. Al establecer y mantener el sistema de gestión ambiental, la organización debe considerar el conocimiento logrado en 4.1 y 4.2. 5. LIDERAZGO 5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión ambiental: a) Asumiendo la obligación de rendir cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión ambiental; b) Asegurando que se establezcan la política ambiental y los objetivos ambientales, y que estos sean compatibles con la dirección estratégica y el contexto de la organización; c) Asegurando la integración de los requisitos del sistema de gestión ambiental dentro de los procesos de negocio de la organización; d) Asegurando que los recursos necesarios para el sistema de gestión ambiental estén disponibles; e) Comunicando la importancia de una gestión ambiental eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión ambiental; f) Asegurando que el sistema de gestión ambiental logre los resultados previstos; g) Dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión ambiental; h) Promoviendo la mejora continua; i) Apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo aplicado a sus áreas de responsabilidad. NOTA: En esta Norma Internacional se debería interpretar el término “negocio” en su sentido más amplio, es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para los propósitos de la existencia de la organización.

5.2 POLÍTICA AMBIENTAL La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política ambiental que, dentro del alcance definido de su sistema de gestión ambiental: a) Sea adecuada al propósito y contexto de la organización, incluida la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios. b) Proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos ambientales. c) Incluya compromisos para la protección del medio ambiente, incluida la prevención de la contaminación y otros compromisos pertinentes al contexto de la organización. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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NOTA: Otros compromisos específicos de protección del medio ambiente pueden incluir el uso sostenible de recursos, la mitigación y adaptación al cambio climático y la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas, y otras cuestiones ambientales pertinentes (véase 4.1).

d) Incluya un compromiso para cumplir los requisitos legales y otros requisitos; e) Incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión ambiental para mejorar el desempeño ambiental. La política ambiental debe: - Mantenerse como información documentada; - Comunicarse dentro de la organización a todas las personas; - Estar disponible para las partes interesadas 5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para las funciones pertinentes se asignen y comuniquen dentro de la organización. La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para: a) Asegurarse de que el sistema de gestión ambiental es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional; e b) Informar a la alta dirección sobre el sistema de gestión ambiental, incluido su desempeño.

6. PLANIFICACIÓN 6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 6.1.1

GENERALIDADES

La organización debe planificar, implementar y mantener los procesos para cumplir los requisitos de 6.1.1 a 6.1.4. Al planificar el sistema de gestión ambiental, la organización debe considerar: a) Las cuestiones referidas en el numeral 4.1 b) Los requisitos referidos en el numeral 4.2. c) El alcance de su sistema de gestión ambiental. y determinar los riesgos y oportunidades relacionados con sus: - Aspectos ambientales (véase 6.1.2) - Requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3) - Otras cuestiones y requisitos identificados en 4.1 y 4.2

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Que necesitan abordarse para: - Brindar seguridad de que el sistema de gestión ambiental puede lograr sus resultados previstos. - Prevenir o reducir los efectos indeseados, incluido el potencial de qué condiciones ambientales externas afecten la organización, - Lograr la mejora continua. Dentro del alcance del sistema de gestión ambiental, la organización debe determinar las situaciones de emergencia potenciales, incluidas las que pueden tener un impacto ambiental. La organización debe mantener la información documentada de sus: - Riesgos y oportunidades que es necesario abordar; - Los procesos exigidos en 6.1.1 a 6.1.4, en el grado necesario para tener confianza de que se llevan a cabo de manera planificada. 6.1.2 ASPECTOS AMBIENTALES De acuerdo al alcance definido del sistema de gestión ambiental, la organización debe determinar los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios que puede controlar y de aquellos en los que puede influir y sus impactos ambientales asociados, desde una perspectiva de ciclo de vida. Cuando se determinan los aspectos ambientales, la organización debe tener en cuenta: a) Los cambios, incluidos los desarrollos nuevos o planificados, y las actividades, productos y servicios nuevos o modificados; b) Las situaciones anormales y de emergencia potencial identificadas. La organización debe determinar aquellos aspectos que tengan o puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente, es decir, aspectos ambientales significativos mediante el uso de criterios establecidos. La organización debe comunicar sus aspectos ambientales significativos entre los diferentes niveles y funciones de la organización. La organización debe mantener información documentada adecuada de: - Sus aspectos ambientales e impactos ambientales asociados; - Los criterios usados para determinar sus aspectos ambientales significativos; - Sus aspectos ambientales significativos. NOTA: Los aspectos ambientales significativos pueden dar como resultado el riesgo asociado con los impactos ambientales adversos (amenazas) o los impactos ambientales beneficiosos (oportunidades).

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6.1.3 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS La organización debe: a) Identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos ambientales; b) Determinar cómo se aplican estos requisitos legales y otros requisitos a la organización. c) Tener en cuenta estos requisitos legales y otros requisitos cuando se establezca, implemente, mantenga y mejore continuamente su sistema de gestión ambiental. La organización debe mantener información documentada de sus requisitos legales y otros requisitos NOTA: Los requisitos legales y otros requisitos pueden de dar como resultado el riesgo asociado con los impactos adversos (amenazas) o los impactos beneficiosos (oportunidades) para la organización.

6.1.4 PLANIFICACIÓN DE ACCIONES La organización debe planificar: a) La ejecución de actividades para abordar sus: 1. Aspectos ambientales significativos. 2. Requisitos legales y otros requisitos. 3. Riesgos y oportunidades identificados en 6.1.1 b) La manera de: 1) Integrar e implementar las acciones en los procesos de su sistema de gestión ambiental (véase 6.2, 7, 8 y 9.1) u otros procesos del negocio. 2. Evaluar la eficacia de estas acciones (véase 9.1) Cuando se planifiquen estas acciones, la organización debe considerar sus opciones tecnológicas y sus requisitos financieros, operacionales y del negocio. 6.2 OBJETIVOS AMBIENTALES Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS 6.2.1 OBJETIVOS AMBIENTALES La organización debe establecer los objetivos ambientales en las funciones y niveles pertinentes teniendo en cuenta los aspectos ambientales significativos, sus requisitos legales y otros, y considerando sus riesgos y oportunidades. Los objetivos ambientales deben ser: a) Ser coherentes con la política ambiental; b) Ser medibles (si es posible); c) Ser objeto de seguimiento; d) Ser comunicados; Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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e) Ser actualizados, según sea apropiado. La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos ambientales. 6.2.2 PLANIFICACIÓN AMBIENTALES

DE

ACCIONES

PARA

CUMPLIR

LOS

OBJETIVOS

Cuando se realiza la planificación para lograr sus objetivos ambientales, la organización debe determinar: a) Que se va a hacer; b) Qué recursos se requerirán; c) Quiénes serán responsables; d) Cuándo se finalizará; e) Cómo se evaluarán los resultados, incluidos los indicadores de seguimiento de los avances para el logro de objetivos ambientales medibles (véase 9.1.1). La organización debe considerar cómo se pueden integrar las acciones para el logro de los objetivos ambientales en los procesos de negocio de la organización.

7. SOPORTE 7.1 RECURSOS La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión ambiental. 7.2 COMPETENCIA La organización debe: a) Determinar la competencia necesaria de las personas que realizan bajo su control, un trabajo que afecta a su desempeño ambiental y su capacidad para cumplir sus requisitos legales y otros requisitos; b) Asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia adecuadas; c) Determinar las necesidades de formación asociadas con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental. d) Cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas. NOTA: Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación de personas competentes.

La organización debe conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia.

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7.3 TOMA DE CONCIENCIA La organización debe asegurar que las personas que realizan trabajos bajo el control de la organización tengan conciencia de: a) La política ambiental; b) Los aspectos ambientales significativos y los impactos reales o potenciales relacionados, asociados con su trabajo; c) Su contribución a la eficacia del sistema de gestión ambiental, incluidos los beneficios de un mejor desempeño ambiental; d) Las implicaciones de no cumplir los requisitos del sistema de gestión ambiental, incluido el incumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de la organización. 7.4 COMUNICACIÓN 7.4.1 GENERALIDADES La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos para las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión ambiental, que incluya: a) Qué comunicar; b) Cuándo comunicar; c) A quién comunicar; d) Cómo comunicar. Cuando

se

planifica

el

proceso

de

comunicaciones,

la

organización

debe:

- Tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos; - Asegurar que la información ambiental comunicada sea coherente con la información generada dentro del sistema de gestión ambiental, y que sea fiable. La organización debe responder las comunicaciones pertinentes sobre su sistema de gestión ambiental. La organización debe conservar la información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según corresponda. 7.4.2 COMUNICACIÓN INTERNA La organización debe: a) Comunicar entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluidos los cambios al sistema de gestión ambiental, según corresponda; b) Asegurarse de que su proceso de comunicación posibilite que cualquier persona que trabaje bajo el control de la organización contribuya a la mejora continua.

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7.4.3 COMUNICACIÓN EXTERNA La organización debe comunicar externamente la información pertinente al sistema de gestión ambiental, según se determine en su proceso de comunicación y como se requiera por sus requisitos legales y otros requisitos. 7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA 7.5.1 GENERALIDADES El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir: a) La información documentada requerida por esta Norma Internacional; b) La información documentada que la organización ha determinado que es necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental. NOTA: El alcance de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede ser diferente de una organización a otra, debido a: - El tamaño de la organización y a su tipo de actividades, procesos, productos y servicios; - La necesidad de demostrar el cumplimiento de sus obligaciones de cumplimiento y otras obligaciones. - La complejidad de los procesos y sus interacciones, y - La competencia de las personas.

7.5.2 CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN Cuando se crea y actualiza información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado: a) La identificación y descripción (por ejemplo: título, fecha, autor o número de referencia); b) El formato (por ejemplo: idioma, versión del software, gráficos) y medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico); c) La revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación. 7.5.3 CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA La información documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que: a) Esté disponible y sea adecuada para su uso, dónde y cuándo se necesite; b) Esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad). Para el control de la información documentada, la organización debe tratar las siguientes actividades, según sea aplicable: c) Distribución, acceso, recuperación y uso; d) Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; e) Control de cambios (por ejemplo, control de versiones); Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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f) Retención y disposición. La información documentada de origen externo, que la organización ha determinado que es necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental, se debe identificar y controlar, según sea adecuado. NOTA: El acceso implica una decisión concerniente al permiso solamente para revisar la información documentada, o al permiso y la autoridad para consultar y modificar la información documentada.

8. OPERACIÓN 8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL La organización debe establecer, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios para cumplir los requisitos del sistema de gestión ambiental y para implementar las acciones determinadas en los apartados 6.1 y 6.2, mediante: - El establecimiento de criterios para los procesos; - La implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios de operación. NOTA: Los controles pueden incluir controles de ingeniería y procedimientos documentados, etc. Se pueden implementar siguiendo una jerarquía (por ejemplo: eliminación, de sustitución, administrativa) y se pueden usar solos o combinados.

La organización debe controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar los efectos adversos, cuando sea necesario. La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén controlados o que se tenga influencia sobre ellos. Dentro del sistema de gestión ambiental se debe definir el tipo y grado de control o influencia que se va a aplicar a estos procesos. De acuerdo con la perspectiva del ciclo de vida, la organización debe: a) Establecer controles para asegurar que los requisitos ambientales se aborden en el proceso de diseño y desarrollo del producto o servicio, considerando cada etapa de su ciclo de vida. b) Determinar los requisitos ambientales para la compra de productos y servicios, según corresponda; c) Comunicar los requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos los contratistas; d) Considerar la necesidad de suministrar información acerca de los impactos ambientales significativos potenciales asociado con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento al finalizar la vida y a disposición final de sus productos o servicios. La organización debe mantener la información documentada necesaria para tener la confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado. 8.2 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios acerca de cómo prepararse y responder a las situaciones potenciales de emergencia identificadas en 6.1.1. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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La organización debe: a) Prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir o mitigar los impactos ambientales negativos por situaciones de emergencia. b) Responder ante situaciones de emergencias reales. c) Emprender acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones de emergencia ambiental, apropiadas a la magnitud de la emergencia o accidente y al impacto ambiental potencial; d) Periódicamente, poner a prueba el procedimiento cuando sea factible; e) Revisar periódicamente los procesos y la respuesta planificada, específicamente después de que hayan sucedido situaciones de emergencia o de que se hayan realizado pruebas. f) Proporcionar información y formación pertinentes con relación a la preparación y respuesta ante emergencias, según corresponda a las partes interesadas correspondientes, incluidas las personas que trabajan bajo su control. La organización debe mantener la información documentada necesaria para tener confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera planificada. 9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO 9.1 SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN 9.1.1 GENERALIDADES La organización debe realizar seguimiento, medir, analizar y evaluar su desempeño ambiental. La organización debe determinar: a) A qué es necesario hacer seguimiento y qué es necesario medir. b) Los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación, según sea aplicable, para asegurar resultados válidos; c) Los criterios contra los cuales la organización evaluará su desempeño ambiental, mediante el uso de indicadores apropiados; d) Cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición; e) Cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la medición. La organización debe asegurarse de que se usan y mantienen equipos de seguimiento y medición calibrados o verificados. La organización debe evaluar su desempeño ambiental y la eficacia del sistema de gestión ambiental. La organización debe comunicar externa e internamente la información pertinente a su desempeño ambiental, según este identificado en su proceso de comunicación y como se exija en sus requisitos legales y otros requisitos. La organización debe conservar la información documentada adecuada como evidencia de los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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9.1.2 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos. La organización debe: a) Determinar la frecuencia con la que se evaluará el cumplimiento; b) Evaluar el cumplimiento y emprender las acciones que sean necesarias; c) Mantener el conocimiento y la comprensión de su estado de cumplimiento. La organización debe conservar información documentada como evidencia de los resultados de la evaluación del cumplimiento. 9.2 AUDITORÍA INTERNA 9.2.1 GENERALIDADES La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados, para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión ambiental: a) Cumple: 1. Los propios requisitos de la organización para su sistema de gestión ambiental; 2. Los requisitos de esta Norma Internacional; b) Se implementa y mantiene eficazmente. 9.2.2 PROGRAMA DE AUDITORÍA INTERNA La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación, y la elaboración de informes de sus auditorías. Cuando se establezcan el programa de auditoria interna, la organización debe tener en cuenta la importancia ambiental de los procesos involucrados, los cambios que afectan la organización y los resultados de las auditorías previas. La organización debe: a) Definir los criterios y el alcance para cada auditoría; b) Seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría; c) Asegurarse de que los resultados de las auditorías se informan a la dirección pertinente. La organización debe conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de ésta.

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9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN La alta dirección debe revisar el sistema de gestión ambiental de la organización a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continuas. La revisión por la dirección debe incluir consideraciones sobre: a) El estado de las acciones desde revisiones por la dirección previas; b) Los cambios en: 1. Las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión ambiental; 2. Las necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidas los requisitos legales y otros requisitos; 3. Sus aspectos ambientales significativos; 4. Los riesgos y oportunidades; c) El grado en el cual se han cumplido los objetivos ambientales; d) La información sobre el desempeño ambiental de la organización, incluidas las tendencias relativas a: 1. No conformidades y acciones correctivas; 2. Resultado de seguimiento y mediciones; 3. Cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos; 4. Resultados de la auditoría; e) Adecuación de recursos f) Las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas; g) Las oportunidades de mejora continua; Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir: - Las conclusiones sobre la conveniencia, adecuación y eficacia continuas del sistema de gestión ambiental; - Las decisiones relacionadas con las oportunidades de mejora continua; - Decisiones relacionadas con cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión ambiental, incluidas las necesidades de recursos; - Las acciones necesarias, cuando no se hayan cumplido los objetivos ambientales; - Las oportunidades de promover la integración del sistema de gestión ambiental a otros procesos del negocio, si se requiere. - Cualquier implicación para la dirección estratégica de la organización. La organización debe conservar información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección.

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10. MEJORA 10.1 GENERALIDADES La organización debe determinar las oportunidades de mejora (véase 9.1, 9.2, 9.3) e implementar las acciones necesarias para lograr los resultados previstos en su sistema de gestión ambiental. 10.2 NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS Cuando ocurra una no conformidad, la organización debe: a) Reaccionar ante la no conformidad, y según sea aplicable: 1. Tomar acciones para controlarla y corregirla; 2. Hacer frente a las consecuencias, incluida la mitigación de los impactos ambientales adversos; b) Evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir en ese mismo lugar o en otro diferente, mediante: 1. Revisión de la no conformidad; 2. Determinación de las causas de la no conformidad; 3. Determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente podrían ocurrir; c) Implementar cualquier acción correctiva necesaria; d) Revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada; e) Si es necesario hacer cambios al sistema de gestión ambiental. Las acciones correctivas deben ser adecuadas a la importancia de los efectos de las no conformidades encontradas, incluidos los impactos ambientales. La organización debe conservar información documentada adecuada, como evidencia de: - La naturaleza de las no conformidades y cualquier acción posterior tomada, y - Los resultados de cualquier acción correctiva. 10.3 MEJORA CONTINUA La organización debe mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y eficacia del sistema de gestión ambiental, para mejorar el desempeño ambiental.

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ISO 45001:2018 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - REQUISITOS

CONTENIDO

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INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 3

0.1

ANTECEDENTES ................................................................................................................................ 3

0.2

OBJETIVO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SST .................................................................. 3

0.3

FACTORES DE ÉXITO ........................................................................................................................ 3

0.4

CICLO PLANEAR – HACER – VERIFICAR – ACTUAR .................................................................... 4

0.5

CONTENIDOS DE ESTE DOCUMENTO. ........................................................................................... 5

1

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN .................................................................................................. 6

2

REFERENCIAS NORMATIVAS ............................................................................................................. 6

3

TÉRMINOS Y DEFINICIONES ............................................................................................................... 7

4

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN ................................................................................................. 14

4.1

COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO ........................................................ 14

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS TRABAJADORES Y DE OTRAS PARTES INTERESADAS ............................................................................................................. 14 4.3

DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SST ............................. 14

4.4

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SST ................................................................................................ 14

5

LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES .......................................................... 15

5.1

LIDERAZGO Y COMPROMISO ........................................................................................................ 15

5.2

POLÍTICA DE LA SST ....................................................................................................................... 15

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES, RENDICIÓN DE CUENTAS Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN ........................................................................................................................................ 16 5.4

CONSULTA Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES ......................................................... 16

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1

6

PLANIFICACIÓN .................................................................................................................................. 16

6.1

ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES .................................................... 16

6.2

OBJETIVOS DE LA SST Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS ............................................... 22

7

APOYO ................................................................................................................................................. 23

7.1

RECURSOS ....................................................................................................................................... 23

7.2

COMPETENCIA ................................................................................................................................. 23

7.3

TOMA DE CONCIENCIA ................................................................................................................... 23

7.4

COMUNICACIÓN .............................................................................................................................. 23

7.5

INFORMACIÓN DOCUMENTADA .................................................................................................... 25

8

OPERACIÓN ........................................................................................................................................ 26

8.1

PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL ............................................................................. 26

8.2

PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS ............................................................... 28

9

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ...................................................................................................... 29

9.1

SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO .............................. 29

9.2

AUDITORIA INTERNA ...................................................................................................................... 30

9.3

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ...................................................................................................... 31

10

MEJORA ............................................................................................................................................ 32

10.1

GENERALIDADES .......................................................................................................................... 32

10.2

INCIDENTES, NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS ........................................ 32

10.3

MEJORA CONTINUA ...................................................................................................................... 33

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0 0.1

INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES

Una organización es responsable por la seguridad y salud en el trabajo, en adelante SST, de sus trabajadores y de otras personas que puedan afectarse por sus actividades. Esta responsabilidad incluye la promoción y la protección de su salud física y mental. La adopción de un sistema de gestión de la SST, en adelante SGSST tiene la intención de permitirle a una organización proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables, prevenir lesiones relacionadas con el trabajo y/o el deterioro de la salud y a mejorar su desempeño de SST. 0.2

OBJETIVO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SST

El propósito de este sistema de gestión es brindar un marco de referencia para que la organización gestione sus riesgos. Los resultados previstos son prevenir lesiones y/o deterioro de la salud a los trabajadores y proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables; en consecuencia, es imprescindible que la organización elimine los peligros y minimice los riesgos de SST tomando medidas preventivas y de protección eficaces. Cuando estas medidas son aplicadas por la organización por medio de su sistema de gestión, mejora su desempeño en SST. Cuando se toman acciones con anticipación para tratar oportunidades de mejora del desempeño, el sistema de gestión puede ser más eficaz y eficiente. La implementación de un SGSST de acuerdo con esta norma le permite a la organización administrar sus riesgos de SST y mejorar su desempeño de SST. Un SGSST puede ayudarle a una organización a cumplir sus requisitos legales y otros requisitos. 0.3

FACTORES DE ÉXITO

La implementación de un SGSST es una decisión estratégica y operacional para una organización. El éxito del SGSST depende del nivel de liderazgo, compromiso y participación de todos los niveles y todas las funciones de la organización. La implementación y mantenimiento de un SGSST, su eficacia y su capacidad para lograr los resultados previstos dependen de una serie de factores clave que pueden incluir: a) El nivel de liderazgo, compromiso, responsabilidad y rendición de cuentas de la alta dirección; b) Que la alta dirección desarrolle, lidere y promueva una cultura que apoye los resultados previstos del SGSST en la organización; c) Comunicación; d) La consulta y la participación de los trabajadores, y cuando existan, de sus representantes; e) La disponibilidad de los recursos necesarios para su mantenimiento;

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f) Las políticas de SST y su compatibilidad con los objetivos estratégicos generales y con la dirección de la organización; g) Que los procesos sean eficaces para la identificación de los peligros, controlar riesgos y aprovechar las oportunidades de SST; h) La evaluación continua del desempeño y el seguimiento del SGSST para mejorar el desempeño en SST; i) La integración del SGSST en los procesos de negocio de la organización; j) Que los objetivos de SST se alineen con las políticas de SST y tengan en cuenta los peligros de la organización, los riesgos y las oportunidades de la SST. k) El cumplimiento de requisitos legales y otros requisitos. Demostrar la implementación exitosa de este documento puede ser utilizado por una organización para asegurar a los trabajadores y a otras partes interesadas que se cuenta con un sistema de gestión de la SST eficaz. Sin embargo, la adopción de este documento no garantiza por sí misma la prevención de las lesiones y/o del deterioro de la salud de los trabajadores relacionados con el trabajo ni la provisión de lugares de trabajo seguros y saludables para mejorar el desempeño en SST. El nivel de detalle, la complejidad, la extensión de la información documentada y los recursos requeridos para asegurar el éxito del sistema de gestión de la SST de una organización depende de varios factores tales como:  El contexto de la organización (por ejemplo, el número de trabajadores, tamaño, geografía, cultura, requisitos legales y otros requisitos);  El alcance del SGSST de la organización;  La naturaleza de las actividades de la organización y los riesgos relacionados. 0.4

CICLO PLANEAR – HACER – VERIFICAR – ACTUAR

El enfoque del SGSST aplicado en este documento se basa en el concepto del ciclo PlanearHacer-Verificar-Actuar (PHVA). El concepto PHVA es un proceso iterativo utilizado por las organizaciones para lograr la mejora continua. Puede aplicarse a un sistema de gestión y a cada uno de sus elementos individuales, como sigue:  Planificar: determinar y evaluar los riesgos y oportunidades de SST, así como otros riesgos y oportunidades, establecer los objetivos y los procesos de SST necesarios para lograr los resultados de acuerdo con la política de SST de la organización.  Hacer: implementar los procesos según lo planeado.

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 Verificar: realizar el seguimiento y la medición de las actividades y los procesos relacionados con la política y los objetivos de SST, e informar sobre los resultados.  Actuar: tomar acciones para la mejora continua del desempeño en SST para alcanzar los resultados previstos. 0.5

CONTENIDOS DE ESTE DOCUMENTO.

Este documento es conforme con los requisitos de ISO para las normas de sistemas de gestión. Estos requisitos incluyen una estructura de alto nivel, idéntico texto esencial, y términos comunes con definiciones iguales, diseñada para beneficiar a los usuarios cuando implementen diferentes sistemas de gestión. Este documento no incluye requisitos específicos para otros sistemas de gestión, tales como los relativos a la gestión de la calidad, responsabilidad social, ambiental, seguridad o financiera, aunque sus elementos pueden alinearse o integrarse con los de otros sistemas de gestión. Esta norma contiene los requisitos que pueden utilizarse por una organización para implementar un SGSST y evaluar la conformidad. Una organización que desee demostrar la conformidad con este documento también puede hacerlo:  haciendo una autodeterminación y una auto declaración, o  buscando la confirmación de su conformidad por partes que tengan un interés en la organización, tales como los clientes, o  buscando la confirmación de su auto declaración por una parte externa a la organización, o  buscando la certificación / registro de su sistema de gestión de SST por parte de una organización externa. Los capítulos 1 a 3 establecen el alcance, las referencias normativas y los términos y definiciones que aplican para el uso de este documento, mientras que los capítulos del 4 al 10 contienen los requisitos que pueden utilizarse para evaluar la conformidad con esta Norma. Los términos y definiciones del capítulo 3 están organizados en orden conceptual. En este documento, se utilizan las siguientes formas verbales:  “Debe” indica un requisito;  “debería” indica una recomendación;  “Puede” indica permiso; una posibilidad o una capacidad; La información identificada como “NOTA” se presenta a modo de orientación para la comprensión o clarificación del requisito asociado. Las “Notas a la entrada” utilizadas en el capítulo 3 proporcionan información adicional que suplementa los términos y pueden contener disposiciones relativas al uso de un término.

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SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. REQUISITOS CON ORIENTACIÓN PARA SU USO 1

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

Este documento especifica los requisitos para un SGSST, y da orientación para su uso, con el fin de permitirle a una organización proporcionar lugares de trabajo seguros y saludables, a través de la prevención de las lesiones y/o el deterioro de la salud relacionados con el trabajo, así́ como mejorando de manera proactiva su desempeño en SST. Esta norma se aplica a cualquier organización que desee establecer, implementar y mantener un SGSST para mejorar la seguridad y salud en el trabajo, eliminar los peligros y minimizar los riesgos de SST (incluyendo las deficiencias del sistema), aprovechar las oportunidades de SST y tratar las no conformidades del sistema de gestión asociadas a sus actividades. Con este documento una organización puede alcanzar los resultados previstos de su SGSST. En consistencia con la política de SST de la organización, los resultados previstos de un sistema de gestión de SST incluyen: a) la mejora continua de su desempeño de la SST; b) el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos; c) el logro de los objetivos de SST. Esta norma aplica a cualquier organización sin importar su tamaño, tipo y actividades. Es aplicable a los riesgos de SST bajo el control de la organización, teniendo en cuenta factores tales como el contexto en el que opera la organización y las necesidades y expectativas de sus trabajadores y otras partes interesadas. Este documento no establece los criterios específicos para el desempeño en SST, ni establece el diseño específico de un sistema de gestión de SST. Este documento le permite a una organización, a través de su SGSST, integrar otros aspectos de la salud y la seguridad, tales como el bienestar del trabajador. Este documento no trata cuestiones tales como la seguridad del producto, el daño a la propiedad o los impactos ambientales, más allá́ de los riesgos a los trabajadores y a otras partes interesadas pertinentes. Este documento puede ser utilizado total o parcialmente para mejorar de manera sistemática la gestión de la SST. Sin embargo, las afirmaciones de conformidad con este documento serán inaceptables a menos de que todos sus requisitos se incorporen al SGSST de una organización y se cumplan sin ninguna exclusión. 2

REFERENCIAS NORMATIVAS

No hay referencias normativas en el presente documento.

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3

TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para los propósitos del siguiente documento, se aplican los términos y definiciones siguientes 3.1 Organización Persona o grupo de personas que tiene sus propias funciones con responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos (3.16). NOTA 1 a la entrada: El concepto de organización incluye, pero no se limita a un trabajador independiente, compañía, corporación, firma, empresa, autoridad, sociedad, organización benéfica o institución, o una parte o una combinación de éstas, ya estén constituidas o no, públicas o privadas. NOTA 2 a la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.2 Parte interesada Persona u organización (3.1) que puede afectar, o verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad. NOTA 1 a la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.3 Trabajador Persona que realiza trabajo o actividades relacionadas con el trabajo que están bajo el control de la organización (3.1). NOTA 1 A la entrada: Personas que realizan trabajo o actividades relacionadas con el trabajo bajo diversos acuerdos, pagados o no pagados, tales como de manera regular o temporal, intermitente o estacional, esporádica o a tiempo parcial. NOTA 2 A la entrada Los trabajadores incluyen la alta dirección (3.12), personas directivas y no directivas. NOTA 3 A la entrada El trabajo o las actividades relacionadas con el trabajo realizadas bajo el control de la organización puede ser realizado por trabajadores empleados por la organización, trabajadores de proveedores externos, contratistas, individuos y trabajadores de agencia y por otras personas en la extensión en que la organización comparte el control sobre su trabajo o sus actividades relacionadas con el trabajo de acuerdo con el contexto de la organización.

3.4 Participación Involucramiento en la toma de decisiones. NOTA 1 A la entrada: La participación incluye la vinculación de comités de salud y seguridad y de los representantes de los trabajadores, cuando existan.

3.5 Consulta Buscar opiniones antes de tomar una decisión. NOTA 1 A la entrada: La consulta incluye la vinculación de comités de salud y seguridad y a los representantes de los trabajadores, cuando existan.

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3.6 Lugar de trabajo Lugar bajo el control de la organización (3.1) donde una persona necesita estar o a donde necesita ir por razones de trabajo. NOTA 1 a la entrada: Las responsabilidades de la organización bajo el sistema de gestión de SST (3.11) para el lugar de trabajo dependen del grado de control sobre el lugar de trabajo.

3.7 Contratista Organización (3.1) externa que proporciona servicios a la organización de acuerdo con las especificaciones, términos y condiciones acordados. NOTA 1 a la entrada: Los servicios pueden incluir actividades de construcción.

3.8 Requisito Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. NOTA 1 A la entrada “Generalmente implícita” significa que es habitual o práctica común para la organización (3.1) y las partes interesadas (3.2) que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implicada. NOTA 2 A la entrada: Un requisito especificado es uno que se ha establecido, por ejemplo, en la información documentada (3.24). NOTA 3 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.9 Requisitos legales y otros requisitos Requisitos legales que una organización (3.1) tiene que cumplir y otros requisitos (3.8) que una organización tiene que cumplir o que elige cumplir. NOTA 1 a la entrada: Para los propósitos de este documento, los requisitos legales y otros requisitos son aquellos que son pertinentes para el sistema de gestión de SST (3.11). NOTA 2 A la entrada Los requisitos legales y otros requisitos pueden incluir las disposiciones de acuerdos colectivos. NOTA 3 A la entrada Los requisitos legales y otros requisitos incluyen aquellos que identifican a las personas que son los representantes de los trabajadores (3.3) de acuerdo con las leyes, los reglamentos, los acuerdos colectivos y la práctica.

3.10 Sistema de gestión Conjunto de elementos de una organización (3.1) interrelacionados o que interactúan para establecer políticas (3.14) y objetivos (3.16) y procesos (3.25) para lograr esos objetivos. NOTA 1 A la entrada: Un sistema de gestión puede considerar una sola disciplina o varias disciplinas. NOTA 2 A la entrada: Los elementos del sistema incluyen la estructura de la organización, los roles y las responsabilidades, la planificación, la operación, la evaluación del desempeño y la mejora. NOTA 3 A la entrada: El alcance de un sistema de gestión puede incluir la totalidad de la organización, funciones específicas e identificadas de la organización, secciones específicas e identificadas de la organización, o una o más funciones dentro de un grupo de organizaciones. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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NOTA 4 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.11 Sistema de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo; Sistema de gestión de la SST Sistema de gestión (3.10) o parte de un sistema de gestión utilizado para alcanzar la política de SST (3.15). NOTA 1 A la entrada: Los resultados previstos del sistema de gestión de SST son evitar lesiones y/o deterioro de la salud (3.18) a los trabajadores (3.3) y proporcionar un lugar de trabajo (3.6) seguro y saludable. NOTA 2 A la entrada: Los términos “salud y seguridad en el trabajo” y “seguridad y salud en el trabajo” tienen el mismo significado.

3.12 Alta Dirección Persona o grupo de personas que dirige y controla una organización (3.1) al más alto nivel. NOTA 1 A la entrada: La alta dirección tiene el poder para delegar autoridad y proporcionar recursos dentro de la organización siempre que se conserve la responsabilidad última del sistema de gestión de SST (3.11). NOTA 2 A la entrada Si el alcance del sistema de gestión (3.10) comprende sólo una parte de la organización, entonces alta dirección se refiere a quienes dirigen y controlan esa parte de la organización. NOTA 3 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.13 Eficacia Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se logran los resultados planificados. NOTA 1 a la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.14 Política Intenciones y dirección de una organización (3.1) como las expresa formalmente su alta dirección (3.12). NOTA 1 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.15 Política de seguridad y salud en el trabajo; política de SST Política (3.14) para evitar las lesiones y/o el deterioro de la salud (3.18) relacionados con el trabajo a los trabajadores (3.3) y para proporcionar uno o varios lugares de trabajo (3.6) seguros y saludables. 3.16 Objetivo Resultado a lograr. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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NOTA 1 A la entrada: Un objetivo puede ser estratégico, táctico u operativo. NOTA 2 A la entrada: Los objetivos pueden referirse a diferentes disciplinas (tales como financieras, de salud y seguridad y ambientales) y se pueden aplicar en diferentes niveles (tales como estratégicos, para toda la organización, para proyectos, productos y procesos (3.25)). NOTA 3 A la entrada Un objetivo se puede expresar de otras maneras, por ejemplo, como un resultado previsto, un propósito, un criterio operativo, un objetivo de SST (3.17) o mediante el uso de términos con un significado similar (por ejemplo, finalidad o meta). NOTA 4 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.17 Objetivo de seguridad y salud en el trabajo; objetivo de SST Objetivo (3.16) establecido por la organización (3.1) para lograr resultados específicos coherentes con la política de SST (3.15) 3.18 Lesión y/o deterioro de la salud Efecto adverso en la condición física, mental o cognitiva de una persona. NOTA 1 A la entrada: Estas condiciones adversas incluyen afección profesional, enfermedad y muerte. NOTA 2 A la entrada: El término “lesión y/o deterioro de la salud” implica la presencia de la lesión, o del deterioro de la salud por si mismos o en combinación.

3.19 Peligro Fuente con un potencial para causar lesión y/o deterioro de la salud (3.18). NOTA 1 a la entrada Los peligros pueden incluir fuentes con el potencial de causar lesión, situaciones peligrosas y circunstancias con el potencial de exposición que conduzca a lesiones o deterioro de la salud.

3.20 Riesgo Efecto de la incertidumbre. NOTA 1 a la entrada: Un efecto es una desviación de lo esperado – positiva o negativa. NOTA 2 a la entrada: Incertidumbre es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad. NOTA 3 a la entrada: Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a “eventos” potenciales (según se define en la Guía ISO 73:2009, 3.5.1.3), y “consecuencias” (según se define en la Guía ISO 73:2009, 3.6.1.3), o una combinación de éstos. NOTA 4 a la entrada: Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las consecuencias de un evento (incluidos cambios en las circunstancias) y la “probabilidad” (según se define en la Guía ISO 73:2009, 3.6.1.1) asociada de que ocurra. NOTA 5 a la entrada: En este documento, cuando los términos riesgos y oportunidades se utilizan juntos significa riesgos para la SST, oportunidades para la SST y otros riesgos y oportunidades para el sistema de gestión. NOTA 6 a la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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3.21 Riesgo para la seguridad y salud en el trabajo; riesgo para la SST Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligrosa relacionado con el trabajo y la severidad de la lesión y/o deterioro de la salud (3.18) que puede causar el evento o exposición 3.22 Oportunidad para la seguridad y salud en el trabajo; oportunidad para la SST Circunstancia o conjunto de circunstancias que pueden conducir a la mejora del desempeño en SST (3.28). 3.23 Competencia Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades con el fin de lograr los resultados previstos. 3.24 Información documentada Información que una organización (3.1) tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene. NOTA 1 A la entrada: La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente. NOTA 2 A la entrada: La información documentada puede hacer referencia a: a) El sistema de gestión (3.10); incluidos los procesos (3.25) relacionados; b) La información generada para que la organización opere (documentación); c) La evidencia de los resultados alcanzados (registros). NOTA 3 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.25 Proceso Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforma las entradas en salidas. NOTA 1 a la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.26 Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (3.25). NOTA 1 a la entrada: Los procedimientos pueden estar documentados o no. NOTA 2 a la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.27 Desempeño Resultado medible. NOTA 1 A la entrada: El desempeño se puede relacionar con hallazgos cuantitativos o cualitativos. Los resultados pueden determinarse y evaluarse por métodos cualitativos o cuantitativos.

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NOTA 2 A la entrada El desempeño se puede relacionar con la gestión de actividades, procesos (3.25), productos (incluidos servicios), sistemas u organizaciones (3.1). NOTA 3 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.28 Desempeño de la seguridad y salud en el trabajo; desempeño de la SST Desempeño (3.27) relacionado con la eficacia (3.13) de la prevención de las lesiones y/o deterioro de la salud (3.18) para los trabajadores (3.3) y la provisión de lugares de trabajo (3.6) seguros y saludables. 3.29 Contratar externamente (verbo) Establecer un acuerdo mediante el cual una organización (3.1) externa realiza parte de una función o proceso (3.25) de una organización. NOTA 1 A la entrada: Una organización externa está fuera del alcance del sistema de gestión (3.10), aunque la función o proceso contratado externamente forme parte del alcance. NOTA 2 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.30 Seguimiento Determinación del estado de un sistema, un proceso (3.25) o una actividad. NOTA 1 A la entrada: Para determinar el estado, puede ser necesario verificar, supervisar u observar en forma crítica. NOTA 2 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.31 Medición Proceso (3.25) para determinar un valor. NOTA 1 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.32 Auditoría Proceso (3.25) sistemático, independiente y documentado para obtener las evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en el que se cumplen los criterios de auditoría. NOTA 1 A la entrada Una auditoría puede ser una auditoría interna (primera parte) o una auditoría externa (segunda parte o tercera parte), y puede ser una auditoría combinada (combinando dos o más disciplinas). NOTA 2 A la entrada La auditoría interna la realiza la propia organización (3.1), o una parte externa en su nombre. NOTA 3 A la entrada “Evidencia de la auditoría” y “criterios de auditoría” se definen en la Norma ISO 19011.

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NOTA 4 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.33 Conformidad Cumplimiento de un requisito (3.8). NOTA 1 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.34 No conformidad Incumplimiento de un requisito (3.8). NOTA 1 A la entrada: La no conformidad está relacionada con requisitos de este documento y con requisitos adicionales del sistema de gestión de SST (3.11) que una organización (3.1) establece por sí misma. NOTA 2 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.35 Incidente Sucesos que surgen del trabajo o en el transcurso del trabajo que podrían tener o tienen como resultado lesiones y/o deterioro de la salud (3.18). NOTA 1 A la entrada: En ocasiones se denomina “accidente” a un incidente donde se han producido lesiones y/o deterioro de la salud. NOTA 2 A la entrada Un incidente donde no se han producido lesiones y/o deterioro de la salud, pero tiene el potencial para causarlos puede denominarse un “cuasi-accidente”. NOTA 3 A la entrada, Aunque puede haber una o más no conformidades (3.34) relacionadas con un incidente, un incidente también puede producirse cuando no hay ninguna no conformidad.

3.36 Acción correctiva Acción para eliminar la causa de una no conformidad (3.34) o un incidente (3.35) y evitar que vuelva a ocurrir. NOTA 1 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

3.37 Mejora continua Actividad recurrente para mejorar el desempeño (3.27). NOTA 1 A la entrada: Mejorar el desempeño está relacionado con el uso del sistema de gestión de SST (3.11) para lograr la mejora en el desempeño de SST (3.28) coherente con la política de SST (3.15) y los objetivos de SST (3.17). NOTA 2 A la entrada: Continua no significa ininterrumpida de manera que no es necesario que la actividad tenga lugar en todas las áreas de forma simultánea.

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NOTA 3 A la entrada: Este constituye uno de los términos comunes y definiciones principales para las normas de sistemas de gestión de la ISO dadas en el Anexo SL del Suplemento Consolidado de la ISO a las Directivas ISO / IEC, Parte 1.

4 4.1

CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y SU CONTEXTO

La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y que afectan su capacidad para alcanzar los resultados previstos de su sistema de gestión de la SST. 4.2

COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS TRABAJADORES Y DE OTRAS PARTES INTERESADAS

La organización debe determinar: a) Las otras partes interesadas, además de sus trabajadores, que son pertinentes al sistema de gestión de la SST; b) Las necesidades y expectativas (por ejemplo, los requisitos) pertinentes de los trabajadores y de otras partes interesadas; c) Cuáles de estas necesidades y expectativas son o podrían convertirse en requisitos legales y otros requisitos aplicables. 4.3

DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SST

La organización debe determinar los límites y el nivel de aplicabilidad del sistema de gestión de la SST para establecer su alcance. Cuando determine su alcance, la organización debe: a) Considerar las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1; b) Tener en cuenta los requisitos indicados en el apartado 4.2; c) Tener en cuenta las actividades relacionadas con el trabajo desempeñado. El sistema de gestión de la SST debe incluir las actividades, productos y servicios dentro del control o la influencia de la organización y que puedan tener un impacto en su desempeño de la SST. El alcance debe estar disponible como información documentada. 4.4

SISTEMA DE GESTIÓN DE SST

La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la SST, incluyendo los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de este documento. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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5 5.1

LIDERAZGO Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES LIDERAZGO Y COMPROMISO

La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la SST a través de: a) Asumir la responsabilidad y la rendición de cuentas finales para la prevención de las lesiones y/o deterioro de la salud relacionados con el trabajo, así́ como proporcionar lugares de trabajo y actividades seguras y saludables; b) Asegurar que se establezcan la política de SST y los objetivos de SST correspondientes y que éstos sean compatibles con la dirección estratégica de la organización; c) Asegurar la integración de los procesos y los requisitos del sistema de gestión de la SST con los procesos de negocio de la organización; d) Asegurar que los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión de la SST estén disponibles; e) Comunicar la importancia de una gestión eficaz y conforme con los requisitos del SGSST; f) Asegurar que el sistema de gestión de la SST logre los resultados previstos; g) Dirigir y apoyar a las personas, para que contribuyan a la eficacia del SGSST; h) Asegurar y promover la mejora continua; i) Apoyar a otros roles pertinentes de la dirección, para que demuestren su liderazgo según aplique a sus áreas de responsabilidad; j) Desarrollar, liderar y promover una cultura en la organización que apoye los resultados previstos del sistema de gestión de la SST; k) Proteger a los trabajadores de cualquier represalia cuando reporten incidentes, peligros, riesgos y oportunidades; l) Asegurar que la organización establezca e implemente uno o varios procesos para la consulta y la participación de los trabajadores (véase 5.4); m) Apoyar el establecimiento y funcionamiento de comités de seguridad y salud [véase 5.4 e) 1)]. NOTA: En este documento se puede interpretar el término “negocio” en su sentido más amplio para referirse a aquellas actividades que son esenciales para los propósitos de la existencia de la organización.

5.2

POLÍTICA DE LA SST

La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política que: Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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a) Incluya un compromiso de proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables para prevenir lesiones y/o deterioro de la salud relacionados con el trabajo y que sea apropiado al propósito, tamaño y contexto de la organización y a la naturaleza específica de sus riesgos y oportunidades de SST; b) Proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de SST; c) Incluya un compromiso de cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos; d) Incluya un compromiso de eliminar los peligros y reducir los riesgos de SST (véase 8.1.2); e) Incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de SST; f) Incluya un compromiso para la consulta y la participación de los trabajadores, y cuando existan, de sus representantes. La política de la SST debe:  Estar disponible como información documentada;  Ser comunicada dentro de la organización;  Estar disponible para las partes interesadas, según sea apropiado;  Ser pertinente y apropiada. 5.3

ROLES, RESPONSABILIDADES, RENDICIÓN DE CUENTAS Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN

La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes dentro del SGSST se asignen y comuniquen en todos los niveles dentro de la organización, y se mantengan como información documentada. Los trabajadores en cada nivel de la organización deben asumir la responsabilidad por aquellos aspectos del SGSST sobre los que tengan control. NOTA: Mientras que la responsabilidad y la autoridad se pueden asignar, en última instancia, la alta dirección sigue siendo el último responsable del funcionamiento del sistema de gestión de SST.

La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para: a) Asegurarse de que el SGSST es conforme con los requisitos de este documento; b) Reportar a la alta dirección sobre el desempeño del SGSST. 5.4

CONSULTA Y PARTICIPACIÓN DE LOS TRABAJADORES

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos para la consulta y la participación de los trabajadores a todos los niveles y funciones aplicables, y cuando existan, de sus representantes, en el desarrollo, planificación, implementación, evaluación del desempeño y las acciones para el mejoramiento del sistema de gestión de la SST. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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La organización debe: a) Proporcionar los mecanismos, el tiempo, la formación y los recursos necesarios para la consulta y la participación; NOTA 1: La representación de los trabajadores puede ser un mecanismo para la consulta y la participación.

b) Proporcionar el acceso oportuno a información clara, comprensible y pertinente sobre el SGSST; c) Determinar y eliminar los obstáculos o barreras a la participación y minimizar aquellas que no puedan ser eliminadas; NOTA 2: Los obstáculos y barreras pueden incluir el no responder a la retroalimentación o a las sugerencias de los trabajadores, a las barreras de idioma o de alfabetización, las represalias o amenazas de represalia y las políticas o prácticas que desalienten o penalicen la participación del trabajador.

d) Enfatizar la consulta a los trabajadores no directivos acerca de lo siguiente: 1) Determinación de las necesidades y expectativas de las partes interesadas (véase 4.2); 2) Establecimiento de la política de SST (véase 5.2); 3) Asignación de roles, responsabilidades y autoridades de la organización según sea aplicable (véase 5.3); 4) Determinación como cumplir los requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3); 5) Establecimiento de los objetivos de la SST y de la planificación para lograrlos (véase 6.2); 6) Determinación de los controles aplicables para la contratación externa, las adquisiciones y los contratistas (véase 8.1.4); 7) Determinación de qué necesita ser objeto de seguimiento, medición y evaluación (véase 9.1); 8) Planificación, establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios programas de auditoría (véase 9.2.2); 9) Aseguramiento de la mejora continua (véase 10.3); e) Enfatizar la participación de los trabajadores no directivos en lo siguiente: 1) Determinación de los mecanismos para su consulta y participación; 2) Identificación de los peligros y evaluación de los riesgos y oportunidades (véase 6.1.1 y 6.1.2); Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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3) Establecer las acciones para eliminar los peligros y reducir los riesgos de SST (véase 6.1.4); 4) Determinación de los requisitos de competencia, las necesidades de formación, la formación y la evaluación de la formación (véase 7.2); 5) Determinación de la información que se necesita comunicar y como comunicarse (véase 7.4); 6) Determinación de medidas de control y su implementación y uso eficaces (véanse 8.1, 8.1.3 y 8.2); 7) Investigación de los incidentes y no conformidades y determinación de las acciones correctivas (véase 10.2). NOTA 3: El enfatizar la consulta y la participación de los trabajadores no directivos pretende aplicarse a las personas que llevan a cabo actividades de trabajo, pero no pretende excluir, por ejemplo, a los directivos que son impactados por actividades de trabajo o por otros factores de la organización. NOTA 4: Se reconoce que la provisión de formación sin costo para los trabajadores y la provisión de formación durante el horario de trabajo, cuando sea posible, puede eliminar barreras significativas para la participación de los trabajadores.

6

PLANIFICACIÓN

6.1 6.1.1

ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES GENERALIDADES

Al planificar el SGSST, la organización debe considerar las cuestiones referidas en el apartado 4.1 (contexto), los requisitos referidos en el apartado 4.2 (partes interesadas) y 4.3 (el alcance de su SGSST) y determinar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de: a) Asegurar que el sistema de gestión de la SST pueda lograr sus resultados previstos; b) Prevenir o reducir efectos no deseados; c) Lograr la mejora continua. Al determinar los riesgos y oportunidades para el SST y sus resultados previstos que es necesario abordar, la organización debe tener en cuenta.  los peligros  los riesgos de SST y otros riesgos (véase 6.1.2.2)  las oportunidades de SST y otras oportunidades (véase 6.1.2.3);  los requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3); La organización, en sus procesos de planificación, debe determinar y evaluar los riesgos y oportunidades que son pertinentes para el resultado previsto del sistema de gestión de SST asociados con los cambios en la organización, sus procesos, o el sistema de gestión de la SST. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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En el caso de cambios planificados, permanentes o temporales, esta evaluación debe realizarse antes de que el cambio sea implementado (véase 8.1.3). La organización debe mantener información documentada de:  Riesgos y oportunidades;  Los procesos y acciones necesarios para determinar y abordar sus riesgos y oportunidades (véase desde 6.1.2 hasta 6.1.4), en la medida en que sea necesario para tener la confianza de que se llevan a cabo según lo planificado.

6.1.2

6.1.2.1

IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y VALORACIÓN DE LOS RIESGOS Y LAS OPORTUNIDADES IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos para la identificación de los peligros que sea continuo y proactivo. Estos procesos deben tener en cuenta, pero no limitarse a: a) Cómo se organiza el trabajo, factores sociales (incluyendo la carga de trabajo, horas de trabajo, victimización, acoso e intimidación), liderazgo y la cultura de la organización; b) Las actividades y situaciones rutinarias y no rutinarias, incluyendo los peligros que surgen de: 1) La infraestructura, equipos, materiales, sustancias y las condiciones físicas del lugar de trabajo; 2) El diseño, investigación, desarrollo, pruebas, producción, ensamble, construcción, servicios de entrega, mantenimiento y disposición final del producto y del servicio; 3) Factores humanos; 4) Cómo se realiza el trabajo; c) Incidentes anteriores pertinentes, internos o externos a la organización, incluyendo emergencias, y sus causas; d) Las situaciones de emergencia potenciales; e) Las personas, incluyendo la consideración de: 1) Aquellas con acceso al lugar de trabajo y sus actividades, incluyendo trabajadores, contratistas, visitantes y otras personas; 2) Aquellas en las inmediaciones del lugar de trabajo que pueden verse afectadas por las actividades de la organización; 3) Trabajadores en una ubicación que no está́ bajo el control directo de la organización; Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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f) Otras cuestiones, incluyendo la consideración de: 1) El diseño de las áreas de trabajo, procesos, instalaciones, maquinaria / equipo, procedimientos de operación y organización del trabajo, incluyendo su adaptación a las necesidades y capacidades de los trabajadores involucrados; 2) Situaciones que ocurren en las inmediaciones del lugar de trabajo causadas por actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización; 3) Situaciones no controladas por la organización y que ocurren en las inmediaciones del lugar de trabajo que pueden causar lesiones y/o deterioro de la salud a personas en el lugar de trabajo; g) Cambios reales o propuestos en la organización, sus operaciones, procesos, actividades y su sistema de gestión de la SST (véase 8.1.3); h) Cambios en el conocimiento de, y la información acerca de los peligros. 6.1.2.2

EVALUACIÓN DE LOS RIESGOS DE SST Y OTROS RIESGOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SST.

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos para: a) Valorar los riesgos de SST a partir de los peligros identificados, teniendo en cuenta la eficacia de los controles existentes; b) Determinar y evaluar los otros riesgos relacionados con el establecimiento, implementación, operación y mantenimiento del sistema de gestión de la SST Las metodologías y criterios de la organización para la valoración de los riesgos de SST deben definirse con respecto a su alcance, naturaleza y momento en el tiempo, para asegurarse de que son más proactivas que reactivas y que son utilizadas de un modo sistemático. Estas metodologías y criterios deben mantenerse y conservarse como información documentada. 6.1.2.3

EVALUACIÓN DE LAS OPORTUNIDADES DE SST Y OTRAS OPORTUNIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SST

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos para evaluar: a) Las oportunidades de SST para mejorar el desempeño en SST, teniendo en cuenta los cambios planeados a la organización, sus políticas, procesos o sus actividades y: 1) Las oportunidades para adaptar el trabajo, la organización del trabajo y el ambiente de trabajo a los trabajadores; 2) Las oportunidades de eliminar peligros y reducir los riesgos de SST; b) Otras oportunidades de mejora del SGSST. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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NOTA: Los riesgos y las oportunidades de SST pueden dar como resultado riesgos y oportunidades para la organización.

6.1.3

DETERMINACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

La organización debe establecer, implementar y mantener un o varios procesos para: a) Determinar y tener acceso a los requisitos legales actualizados y otros requisitos que sean aplicables a sus peligros, sus riesgos de SST y su SGSST; b) Determinar cómo aplican esos requisitos legales y otros requisitos a la organización y qué es necesario comunicar; c) Tener en cuenta estos requisitos legales y otros requisitos al establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente su sistema de gestión de la SST. La organización debe mantener y conservar información documentada sobre sus requisitos legales y otros requisitos y debe asegurarse de que se actualiza para reflejar cualquier cambio. NOTA: Los requisitos legales y otros requisitos pueden dar como resultado riesgos y oportunidades para la organización.

6.1.4

PLANIFICACIÓN DE ACCIONES

La organización debe planificar: a) Las acciones para: 1) Abordar los riesgos y oportunidades (véanse 6.1.2.2 y 6.1.2.3); 2) Abordar los requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3); 3) Prepararse y responder a las situaciones de emergencia (véase 8.2); b) La manera de: 1) Implementar las acciones en sus procesos del SGSST o en otros procesos del negocio; 2) Evaluar la eficacia de estas acciones. La organización debe tener en cuenta la jerarquía de los controles (véase 8.1.2) y los resultados del sistema de gestión de la SST cuando planifique la toma de acciones. Al planificar sus acciones la organización debe considerar las mejores prácticas, las opciones tecnológicas y los requisitos financieros, operacionales y del negocio.

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6.2

OBJETIVOS DE LA SST Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS

6.2.1

OBJETIVOS DE LA SST

La organización debe establecer objetivos de SST para las funciones y niveles con el fin de mantener y mejorar continuamente el SGSST y el desempeño en SST (véase 10.2). Los objetivos de SST deben: a) Ser coherentes con la política de la SST; b) Ser medibles (si es posible) o ser susceptible de evaluación del desempeño; c) Tener en cuenta: 1) Los requisitos aplicables; 2) Los resultados de la evaluación de los riesgos y las oportunidades (véanse 6.1.2.2 y 6.1.2.3); 3) Los resultados de la consulta con los trabajadores (véase 5.4), y cuando existan, con los representantes de los trabajadores; d) Ser objeto de seguimiento; e) Comunicarse; f) Actualizarse, según corresponda. 6.2.2

PLANIFICACIÓN PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS DE LA SST

Al planificar como lograr sus objetivos de SST, la organización debe determinar: a) Qué se va a hacer; b) Qué recursos se requerirán; c) Quien será́ responsable; d) Cuando se finalizará; e) Cómo se evaluarán los resultados, incluyendo los indicadores para el seguimiento; f) Cómo se integrarán las acciones para lograr los objetivos de SST en los procesos de negocio; La organización debe mantener y conservar información documentada sobre los objetivos de SST y los planes para lograrlos.

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7

APOYO

7.1

RECURSOS

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del SGSST. 7.2

COMPETENCIA

La organización debe: a) Determinar la competencia necesaria de los trabajadores que afecta o puede afectar a su desempeño en SST; b) Asegurarse de que los trabajadores sean competentes (incluyendo la capacidad de identificar peligros), basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas; c) Cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir y mantener la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas; d) Conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia. NOTA: Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la provisión de formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación de personas competentes.

7.3

TOMA DE CONCIENCIA

Los trabajadores deben tomar conciencia de: a) La política de SST y los objetivos de SST; b) Su contribución a la eficacia del SGSST, incluyendo los beneficios de una mejora del desempeño en SST; c) Las implicaciones y las potenciales consecuencias de no cumplir los requisitos del sistema de gestión de la SST; d) Incidentes, y los resultados de investigaciones, que les sean pertinentes; e) Peligros, riesgos de SST y las acciones determinadas, que les sean pertinentes; f) La capacidad de alejarse de situaciones de trabajo que consideren que presentan un peligro inminente y serio para su vida o su salud, así́ como los arreglos para protegerles de las consecuencias indebidas de hacerlo. 7.4 7.4.1

COMUNICACIÓN GENERALIDADES

La organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las comunicaciones internas y externas pertinentes al SGSST, incluyendo la determinación de: Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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a) Qué comunicar; b) Cuando comunicar; c) A quién comunicar: 1) Internamente entre los diversos niveles y funciones de la organización; 2) Con los contratistas y visitantes en el lugar de trabajo; 3) Con otras partes interesadas; d) Como comunicar. e) La organización debe tener en cuenta aspectos de diversidad (por ejemplo, genero, idioma, cultura, alfabetización, discapacidad), al considerar sus necesidades de comunicación. La organización debe asegurarse de que se consideran las opiniones de partes interesadas externas al establecer sus procesos de comunicación. Al establecer sus procesos de comunicación, la organización debe:  Tener en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos;  Asegurarse de que la información de SST a comunicar es coherente con la información generada dentro del sistema de gestión de la SST, y es confiable. La organización debe responder a las comunicaciones relacionadas con su sistema de gestión de la SST. La organización debe conservar la información documentada como evidencia de sus comunicaciones, según sea apropiado. 7.4.2

COMUNICACIÓN INTERNA

La organización debe: a) Comunicar internamente la información pertinente entre los diversos niveles y funciones de la organización, incluyendo los cambios en el SGSST, según sea apropiado; b) Asegurarse de que sus procesos de comunicación les permiten a los trabajadores contribuir a la mejora continua. 7.4.3

COMUNICACIÓN EXTERNA

La organización debe comunicar externamente la información pertinente para el SGSST, según se establece en los procesos de comunicación de la organización y teniendo en cuenta sus requisitos legales y otros requisitos. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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7.5 7.5.1

INFORMACIÓN DOCUMENTADA GENERALIDADES

El SGSST de la organización debe incluir: a) La información documentada requerida por este documento; b) La información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la SST; NOTA: La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de SST puede variar de una organización a otra, debido a:  El tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;  La necesidad de demostrar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos;  La complejidad de los procesos y sus interacciones;  La competencia de los trabajadores.

7.5.2

CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado: a) La identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia); b) El formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico); c) La revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación. 7.5.3

CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada requerida por el SGSST y por este documento se debe controlar para asegurarse de que: a) Esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite; b) Esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra perdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o perdida de integridad). Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según aplique:  Distribución, acceso, recuperación y uso;  Almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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 Control de cambios (por ejemplo, control de versión);  Conservación y disposición final; La información documentada de origen externo que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del SGSST se debe identificar, según sea apropiado y controlar. NOTA 1: El acceso puede implicar una decisión en relación con el permiso solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada. NOTA 2: El acceso a la información documentada pertinente incluye el acceso por parte de los trabajadores, y cuando existan, de los representantes de los trabajadores.

8

OPERACIÓN

8.1 8.1.1

PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL GENERALIDADES

La organización debe planificar, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios para cumplir los requisitos del SGSST e implementar las acciones del capítulo 6 mediante: a) El establecimiento de criterios para los procesos; b) La implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios; c) El mantenimiento y la conservación de información documentada en la medida necesaria para confiar en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado; d) La adaptación del trabajo a los trabajadores. En lugares de trabajo con múltiples empleadores, la organización debe coordinar las partes pertinentes del SGSST con las otras organizaciones. 8.1.2

ELIMINAR PELIGROS Y REDUCIR LOS RIESGOS DE SST

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos para la eliminación de los peligros y la reducción de los riesgos de SST utilizando la jerarquía de control: a) Eliminar el peligro; b) Sustituir con procesos, operaciones, materiales, o equipos menos peligrosos; c) Utilizar controles de ingeniería y reorganización del trabajo; d) Utilizar controles administrativos, incluyendo la formación; e) Utilizar equipos de protección personal adecuados. Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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NOTA 1: En muchos países, los requisitos legales y otros requisitos incluyen el requisito de que los equipos de protección individual se proporcionen a los trabajadores sin costo.

8.1.3

GESTIÓN DEL CAMBIO

La organización debe establecer uno o varios procesos para la implementación y el control de los cambios temporales y permanentes que tienen un impacto en el desempeño del SST, incluyendo: a) Los nuevos productos, servicios y procesos o los cambios en los mismos, incluyendo:  Las ubicaciones de los lugares de trabajo y sus alrededores;  La organización del trabajo;  Las condiciones de trabajo;  Los equipos;  La fuerza de trabajo; b) Cambios en los requisitos legales y otros requisitos; c) Cambios en los conocimientos o la información sobre peligros y riesgos de SST; d) Desarrollos en conocimiento y tecnología. La organización debe revisar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso, cuando sea necesario. NOTA: Los cambios pueden dar como resultado riesgos y oportunidades

8.1.4 8.1.4.1

COMPRAS GENERALIDADES

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos para controlar la compra de productos y servicios de forma que se asegure su conformidad con su SGSST. 8.1.4.2

CONTRATISTAS

La organización debe coordinar sus procesos de compras con los contratistas, para identificar los peligros y para evaluar y controlar los riesgos de SST, que surjan de: a) las actividades y operaciones de los contratistas que tienen un impacto sobre la organización; b) las actividades y operaciones de la organización que tienen un impacto sobre los trabajadores de los contratistas; c) las actividades y operaciones de los contratistas que tienen un impacto sobre otras partes interesadas en el lugar de trabajo; Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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La organización debe asegurarse de que los contratistas y sus trabajadores cumplen los requisitos del SGSST. Los procesos de compras deben definir y aplicar criterios de la SST para la selección de contratistas. NOTA: Puede ser útil incluir los criterios de la seguridad y salud en el trabajo para la selección de los contratistas en los documentos contractuales. 8.1.4.3

CONTRATACIÓN EXTERNA

La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén controlados. La organización debe asegurarse de que sus acuerdos en materia de contratación externa son coherentes con los requisitos legales y los otros requisitos y con el logro de los resultados previstos del SGSST. El tipo y el grado de control que aplicar a estas funciones y procesos deben definirse dentro del SGSST. NOTA La coordinación con proveedores externos puede ayudar a una organización a abordar cualquier impacto que la contratación externa tenga sobre su desempeño en SST.

8.2

PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos necesarios para prepararse y para responder ante situaciones de emergencia potenciales, según se identifica en el apartado 6.1.2.1, incluyendo: a) El establecimiento de una respuesta planificada a las situaciones de emergencia, incluyendo la provisión de primeros auxilios; b) La provisión de formación para la respuesta planificada; c) Las pruebas periódicas y el ejercicio de la capacidad de respuesta planificada; d) La evaluación del desempeño y, cuando sea necesario, la revisión de la respuesta planificada, incluso después de las pruebas y en particular después de que ocurran situaciones de emergencia; e) La comunicación y provisión de la información pertinente a todos los trabajadores sobre sus deberes y responsabilidades; f) La comunicación de la información pertinente a los contratistas, visitantes, servicios de respuesta ante emergencias, autoridades gubernamentales, y, cuando sea apropiado, a la comunidad local; g) Tener en cuenta las necesidades y capacidades de todas las partes interesadas pertinentes y asegurados de su implicación, según sea apropiado, en el desarrollo de la respuesta planificada. La organización debe mantener y conservar información documentada sobre los procesos y sobre los planes para responder a situaciones de emergencia potenciales.

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9

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1

SEGUIMIENTO, MEDICIÓN, ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

9.1.1

GENERALIDADES

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos para el seguimiento, la medición y la evaluación del desempeño. La organización debe determinar: a) A qué es necesario hacer seguimiento y medición, incluyendo: 1) El grado en que se cumplen los requisitos legales y otros requisitos; 2) Sus actividades y operaciones relacionadas con los peligros, los riesgos y las oportunidades identificados; 3) El progreso en el logro de los objetivos de SST de la organización; 4) La eficacia de los controles operacionales y de otros controles; b) Los métodos para el seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño, según le aplique, para asegurar resultados validos; c) Los criterios frente a los cuales la organización evaluará su desempeño de SST; d) Cuando se debe realizar el seguimiento y la medición; e) Cuando se deben analizar, evaluar y comunicar los resultados del seguimiento y la medición. La organización debe evaluar el desempeño de SST, y determinar la eficacia del sistema de gestión de la SST. La organización debe asegurarse, de que el equipo de seguimiento y medición se calibra o se verifica según sea aplicable y de que se utiliza y mantiene según sea apropiado. NOTA: Puede haber requisitos legales u otros requisitos (por ejemplo, normas nacionales o internacionales) relativos a la calibración o verificación del equipo de seguimiento y medición.

La organización debe conservar la información documentada apropiada:  Como evidencia de los resultados del seguimiento, la medición, el análisis y la evaluación del desempeño;  Sobre el mantenimiento, calibración o verificación del equipo de medición. 9.1.2

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos para evaluar el cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos (véase 6.1.3). Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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La organización debe: a) Determinar la frecuencia y los métodos para evaluar el cumplimiento; b) Evaluar el cumplimiento y tomar acciones si es necesario (véase 10.2); c) Mantener el conocimiento y la comprensión de su estado de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos; d) Mantener la información documentada de los resultados de la evaluación del cumplimiento. 9.2

AUDITORIA INTERNA

9.2.1

GENERALIDADES

Se deben llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados, para obtener información acerca de si el SGSST: a) es conforme con: 1) los requisitos propios de la organización para su SGSST, incluyendo la política y los objetivos de SST; 2) los requisitos de este documento; b) Se implementa y mantiene eficazmente. 9.2.2

PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA

La organización debe: a) Planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría incluyendo la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, la consulta, los requisitos de planificación, y la elaboración de informes, que deben tener en consideración la importancia de los procesos involucrados y los resultados de las auditorias previas; b) Definir los criterios de la auditoría y el alcance para cada auditoría; c) Seleccionar auditores y realizar auditorías a fin de asegurar la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría; d) Asegurarse de que los resultados de las auditorías se informan a las direcciones pertinentes y de que se informa los hallazgos pertinentes a los trabajadores, y cuando existan, a los representantes de los trabajadores, y a otras partes interesadas pertinentes; e) Emprender acciones para tratar las no conformidades y mejorar continuamente su desempeño de SST (véase el capítulo 10);

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f) Conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de las auditorias. NOTA: Para más información sobre auditorías y la competencia de auditores, consultar Norma ISO 19011

9.3

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La alta dirección debe revisar el SGSST de la organización a intervalos planificados, para asegurarse de su idoneidad, adecuación y eficacia continuas. La revisión por la dirección debe tener en cuenta: a) El estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas; b) Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al SGSST, incluyendo: 1) Las necesidades y expectativas de las partes interesadas; 2) Requisitos legales aplicables y otros requisitos; 3) Los riesgos y las oportunidades de la organización; c) La medida en que se han cumplido la política de SST y los objetivos de SST; d) Información sobre el desempeño de SST, incluidas las tendencias relativas a: 1) Incidentes, no conformidades, acciones correctivas y mejora continua; 2) Resultados de seguimiento y medición; 3) Resultados de la evaluación del cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos; 4) Resultados de las auditorías; 5) Consulta y participación de los trabajadores; 6) Riesgos y oportunidades; e) Adecuación de los recursos para mantener un SGSST eficaz; f) Las comunicaciones pertinentes con las partes interesadas; g) Las oportunidades de mejora continua. Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las decisiones relacionadas con:  La idoneidad, adecuación y eficacia continuas del SGSST en el logro de sus resultados previstos; Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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 Las oportunidades de mejora continua;  Cualquier necesidad de cambios en el SGSST;  Los recursos necesarios;  Las acciones, si son necesarias;  Las oportunidades de mejorar la integración del SGSST con otros procesos de negocio;  Cualquier implicación para la dirección estratégica de la organización. La alta dirección debe comunicar los resultados pertinentes de las revisiones por la dirección a sus trabajadores, y si los hay, a los representantes de los trabajadores (véase 7.4). La organización debe conservar información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección. 10 MEJORA 10.1

GENERALIDADES

La organización debe determinar las oportunidades de mejora (véase el capítulo 9) e implementar las acciones necesarias para lograr los resultados previstos de su SGSST. 10.2

INCIDENTES, NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procesos que incluyan la elaboración de informes, la investigación y la toma de acciones, para determinar y gestionar los incidentes y las no conformidades. Cuando ocurra un incidente o una no conformidad, la organización debe: a) Reaccionar de manera oportuna ante el incidente o la no conformidad, y según sea aplicable: 1) Emprender acciones para controlarlo y corregirlo; 2) Responder a las consecuencias; b) Evaluar, con la participación de los trabajadores (véase 5.4) y el involucramiento de otras partes interesadas pertinentes, la necesidad de acciones correctivas para eliminar las causas raíz del incidente o la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte, mediante: 1) La investigación del incidente o la revisión de la no conformidad; 2) La determinación de las causas del incidente o la no conformidad; 3) La determinación de si han ocurrido incidentes similares, si existen no conformidades, o si pudieran ocurrir potencialmente; Este documento es una traducción propia y de uso exclusivo de SGS Academy Colombia con fines académicos No pretende superar al estándar original AC-GA-I-F-01-01 V2 – Septiembre 2018

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c) Revisar las evaluaciones existentes de los riesgos de SST y otros riesgos, cuando sea apropiado (véase 6.1); d) Determinar e implementar cualquier acción necesaria, incluyendo acciones correctivas, de acuerdo con la jerarquía de los controles (véase 8.1.2) y la gestión del cambio (véase 8.1.3); e) Antes de tomar acciones, evaluar los riesgos de SST relacionados con peligros nuevos o modificados; f) Revisar la eficacia de cualquier acción tomada, incluyendo las acciones correctivas; g) Si es necesario, hacer cambios al SGSST; Las acciones correctivas deben ser adecuadas a los efectos o los efectos potenciales de los incidentes o las no conformidades encontradas. La organización debe conservar información documentada, como evidencia de:  La naturaleza de los incidentes o las no conformidades y de cualquier acción tomada posteriormente;  Los resultados de cualquier acción correctiva, incluyendo su eficacia. La organización debe comunicar esta información documentada a los trabajadores pertinentes, y cuando existan, a los representantes de los trabajadores, y las partes interesadas pertinentes. NOTA: La elaboración de informes e investigación de los incidentes sin demora puede ayudar rápidamente a la eliminación de peligros y a minimizar los riesgos de SST.

10.3

MEJORA CONTINUA

La organización debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del SGSST a través de: a) Mejorar el desempeño de SST; b) Promover una cultura que apoye al sistema de gestión de SST; c) Promocionar la participación de los trabajadores en la implementación de acciones para la mejora continua del SGSST d) Comunicar los resultados pertinentes de la mejora continua a sus trabajadores, y cuando existan, a los representantes de los trabajadores; e) Mantener y conservar información documentada como evidencia de los resultados de la mejora continua.

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