Nambah Ilmu Tentang Dasar Teori Organisasi

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

MAKALAH

DASAR – DASAR ORGANISASI

DISUSUN OLEH : Dr. SUTOPO PATRIA JATI, MM

PELATIHAN MANAJEMEN KEMAHASISWAAN BAGI MAHASISWA BARU FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS DIPONEGORO SEMARANG 15 – 17 SEPETEMBER 2000 Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

DASAR –DASAR ORGANISASI I.

PENDAHULUAN Sering kita mendengar kata “ organisasi” dalam kehidupan dilingkungan

masyarakat maupun dunia pekerjaan atau kampus, namun terkadang kita sering dibingungkan oleh definisi dari organisasi dengan segala aspek dan istilah yang menyertainya. Banyak referensi dan pendapat dari para pakar manajemen dan organisasi di dunia , namun secara umum dapat didefinisikan pengertian organisasi sebagai suatu kesatuan sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama ( sekelompok tujuan ). Istilah Struktur Organisasi menunjukkan bagaimana tugas akan dibagi, siapa melapor kepada siapa, dan mekanisme koordinasi yang formal serta pola interaksi yang akan diikuti. Struktur organisasi memiliki tiga komponen berupa : • Kompleksitas : mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada , termasuk tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan dalam hirarki, serta tingkat penyebaran secara geografis • Formalisasi : menunjukkan tingkat sejauh mana organisai menyandarkan diri pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku anggotanya. • Sentralisasi : mempertimbangkan dimana letak dari pusat pengambilan keputusan. Sedangkan pengertian “Disain Organisasi “ lebih menekankan sisi manajemennya dengan mempertimbangkan konstruksi dan mengubah struktur untuk mencapai tujuan organisasi. Perspektif Sistem menggambarkan bagaimana cara kerja sebuah organisasi, sedangkan karakteristik dari sistem terbuka meliputi : -

Kepekaan terhadap lingkungan; ketergantungan antara sistem dengan lingkungannya

-

Umpan balik

-

Cyclical character

-

Negatif enthropy; menunjukkan kemampuan memperbaiki diri untuk menghindari kehancuran Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

Perspektif Daur Hidup menunjukkan pola perubahan organisasi yang dapat diramalkan dengan mengikuti tahapan perkembangan yang konsisten dan bukan kejadian yang random. Secara jelas tiap tahapan daur hidup dapat dilihat dalam gambar 1.1 dibawah ini : Gambar 1.1 : Daur Hidup Organisasi

Formasi Tahap Kewiraswas taan: Tujua n tidak jelas Kreati vitas tinggi

Pertumbuhan Tahap Kebersamaa n: Komu nikasi & strukt ur infor mal Komit men tinggi

Tahap formalisasi & kontrol: Forma lisasi aturan Strukt ur stabil Focus efisien si

Kedewasaan Tahap perluasan struktur: Lebih komplek Desentra lisasi Variasi pasar

Kemunduran

Tahap kemunduran : Turn over SDM tinggi Konflik tinggi sentralisasi

Sumber : Stephen P. Robbins, Teori Organisasi, tahun 1990, hal. 24

I.

PERKEMBANGAN TEORI ORGANISASI Pendekatan awal terhadap teori organisasi pada permulaan abad 19

menganggap organisasi sebagai alat mekanis untuk mencapai tujuan , dengan perhatian difokuskan pada pencapaian efisiensi di dalam fungsi-fungsi intern organisasi ( Teoritikus Tipe 1 ). Pada teoritikus Tipe 2 yang melaksanakan dibawah asumsi system tertutup namun menekankan hubungan informasl dan motivasi –motivasi non-ekonomis yang beroperasi didalam organisasi. Organisasi tidak selalu berjalan secara mulus dan bukan merupakan mesin yang sempurna. Manajemen dapat merancang hubungan dan aturan formal , namun disciptakan juga persahabat informal untuk memenuhi kebutuhan social anggotanya.

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

Kerasionalan kembali menjadi tema sentral pada teoritikus Tipe 3, diperkirakan sejak 1960 sampai awal 1970-an para teoritikus melihat organisasi menjadi alat untuk mencapai tujuan. Mereka memfokuskan pada sasaran, teknologi, dan ketidak pastian lingkungan sebagai variable-variabel kontingensi utama yang menentukan struktur yang tepat dan seharusnya berlaku dalam organisasi., dengan kata lain struktur yang sesuai dengan variable-variabel kontingensi tersebut akan membantu pencapaian tujuan organisasi, sebaliknya penerapan struktur yang salah akan mengancam kelangsungan hidup organisasi. Akhirnya pendekatan mutakhir untuk memahami organisasi sangat dipengaruhi oleh para teoritikus Tipe 4. Perspekstif social digunakan kembali, namun dalam kerangka kerja system terbuka. Hasilnya adalah pandangan bahwa struktur bukanlah merupakan usaha yang rasional dari para manajer untuk menciptakan struktur paling efektif, namun merupakan hasil dari suatu pertarungan

politis

diantar

koalisi-koalisi

didalam

organisasi

untuk

memperebutkan kendali / kekuasaan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pembagian masing-masing tipe dari teoritikus organisasi dalam gambar 2.1 berikut ini: Gambar 2.1. Evolusi Teori Organisasi Kontemporer Kerangka waktu Perspektif system

1900-1930 Tertutup

1930-1960 Tertutup

1960-1975 Terbuka

1975- ? Terbuka

Perspektif tujuan

Rasional

Social

Rasional

Sosial

Tema utama

Efisiensi

Orang dan

Desain – desain

Kekuasaan dan

mekanis

hubungan

kontingensi

politis

Tipe 1

manusia Tipe 2

Tipe 3

Tipe 4

Klasifikasi Teoritis

Sumber : W. Richard Scott “Theoritical Perspectives”, dalam Buku Teori Organisasi oleh Stephen P. Robbinson , 1990 hal.34

II.

PRINSIP DAN DISAIN ORGANISASI Agar suatu organisasi dapat berjalan dengan baik perlu diperhatikan

beberapa prisip organisasi , meliputi antara lain : a. Perumusan tujuan secara jelas, sebab tujuan bagi organisasi berfungsi untuk : •

Pedoman kearah mana organisasi akan dibawa

•

Landasan bagi organisasi tersebut Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

•

Menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan

•

Menentukan program, prosedur dan kiss me ( koordinasi, integrasi, simplifikasi, sinkronisasi dan mekanisme )

b. Pembagian tugas dan pekerjaan, yang dapat dibedakan menjadi : •

Pembagian atas dasa r wilayah atau teritorial

•

Pembagian atas dasar jenis produk yang dihasilkan

•

Pembagian atas dasar sasaran / obyek kegiatan

•

Pembagian atas dasar fungsi

•

Pembagian atas dasar waktu

c. Delegasi kekuasaan, agar dapat efektif maka perlu diperhatikan hal sebagai berikut : -

Harus diikuti adanya pertanggung jawaban

-

Diberikan kepada orang yang tepat

-

Dibarengi pemberian motivasi

d. Rentangan kekuasaan, menurut seorang pakar dikatakaan bahwa batas jumlah maksimum yang dapat dikendalikan secara efektif seorang pimpinan adalah berkisar antara lima sampai delapan orang bawahan. Faktor lain yang berpengaruh adalah : kejelasan tugas, wewnang dan tanggung jawab tiap orang; kompleksitas jalinan hubungan kerja; kemampuan dari tiap orang; corak pekerjaan; stabilitas organisai dan tenaga kerja; serta jarak dan waktu. e. Tingkatan pengawasan, diusahakan agar tercipta “ flat –top organization” yaitu yang berbentuk pipih dan tidak menjulang tinggi. f. Kesatuan perintah dan tanggung jawab, dengan prisnip “ an employee should recieve orders from one superior only” g. Koordinasi, dengan menciptakan efek siinergis dari segala komponen utnuk mencapai tujuan organisasi Menurut pola hubungan kerja, serta alur wewenang dan tanggung jawab, maka disain bentuk organisasi dapat dibedakan menjadi : 2. Organisasi Garis Ciri – cirinya adalah organisasi masih kecil, jumlah anggota sedikit, pimpinan dan bawahan semua saling kenal dan spesialisai kerja sedikit.

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

Kelemahannya yaitu seluruh organisasi bergantung kepada satu orang, kecenderungan bersikap otoriter dan kesempatan berkembang anggota terbatas Kelebihannya adalah kesatuan perintah terjamin baik, proses pembuatan keputusan cepat dan rasa solidaritas antar anggota tinggi. Contoh skema organisasi garis terlihat pada gambar 4.1 berikut ini : Gambar 4.1 Organisasi Garis

3. Organisasi Fungsional Cirinya beberapa atasan tidak memiliki bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memeberi perintah bawahan sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut. Kelemahannya adalah karena ada spesialisasi maka kesulitan melakukan tour of duty dan bawahan lebih mementingkan bidangnya sendiri sehingga sulit melakukan koordinasi. Kelebihannya yaitu pembidangan tugas jelas, spesialisasi tenaga dapat berkembang dan dimanfaatkan maksimal dan telah dipakai tenaga ahli yang sesuai bidangnya. Contoh bentuk organisasi ini adalah sebagai berikut: Gambar 4.2 Organisasi Fungsional

4. Organisasi Garis dan Staff Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

Cirinya terdapat satu atau beberapa orang staff yaitu orang yang ahli dalam bidang tertentu yang bertugas memberi nasehat kepa pimpinan. Kelemahannya adalah anggota tidak saling mengenal sehingga solidaritasnya rendah, karena rumit / kompleksnya organisasi maka kesulitan dalam koordinasi. Kelebihannya yaitu dapat digunakan oleh stiap organisasi besar, pengambilan keputusan lebih berbobot karena adanya staff, dan konsep “ the rigth man on the rigth place” dapat lebih terjamin. Contoh bentuk organisasi garis dan staff seperti terlihat berikut ini : Gambar 4.3 Organisai Garis dan Staff

5. Organisasi Fungsional dan Staff Merupakan kombinasi dari bentuk organisai fungsional dan bentuk organisai garis dan staff. Kelebihan dan kelemahannya seperti dalam masing-masing bentuk organisasi yang dikombinasikan tersebut. II.

KEEFEKTIFAN ORGANISASI Pada tahun 1950-an efektivitas organisasi diartikan sebagai sejauh mana

sebuah organisasi mewujudkan tujuan-tujuannya, namun hal ini masih mempunyai makna ganda yang kadang sulit dimengerti oleh para manajer. Sehingga perlu didefinisikan tentang kefektifan tersebut menjadi sejauh mana organisasi tersebut mampu mempertahankan kelangsungan hidup-nya Namun dalam perkembangannya ternyata timbul kompleksitas mengingat semakin bervariasinya tujuan dan jenis organisasi yang memiliki kespesfikan masingmasing . Oleh karena itu dibutuhkan beberapa pendekatan untuk menilai kefektifan organisasi, yaitu antara lain meliputi : 1. Pendekatan Pencapaian Tujuan (goal attainment approach) yang menyatakan bahwa kefektifan organisasi harus dinilai sehubungan dengan pencapaian tujuan ( ends ) ketimbang caranya ( means ) yang perlu diperhitungkan adalah

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

bottom line-nya. Ada beberapa asumsi yang dibutuhkan, yaitu : Pertama, organisai harus mempunyai tujuan akhir; Kedua, tujuan tersebut harus diidentifkasi dan ditetapkan dengan baik agar dapat dimengerti; Ketiga, tujuan tersebut harus dedikit agar mudah dikelola; Keempat, harus ada konsesus atau kesepakatan umum mengenai tujuan tersebut; Kelima, kemajuan kearah tujuan tersebut harus dapat diukur. Masalah potensial yang ada antara lain berasal dari asumsi awal tersebut diatas; adanya tujuan yang majeemuk maupun perbedaan antara jangka pendek dengan jangka panjang menyebabkan ketidak cocokan dan saling bersaing, atau standar ukuran yang ditetapkan berorientasi pada performa masa lalu bukan dalam ukuran yang ideal / obyektif. 2. Pendekatan Sistem menyatakan sebuah organisasi juga harus dinilai berdasarkan

kemampunnya

menyalurkan

keluarannya,

memperoleh dan

masukan,

memepertahankan

memprosesnya, stabilitas

dan

keseimbangan. Model-model system menekankan criteria yang akan meningkatkan kelangsungan hidup jangka panjang dari organisasi – seperti kemampuan memperoleh sumber daya, mempertahankan dirinya secara internal sebagai organisme social, dan berintegrasi secara berhasil dengan lingkungan. Jadi pendekatan system berfokus bukan pada tujuan akhir tertentu, tetapi pada cara yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan tersebut. Asumsi yang mendukung pendektan system antara lain, organisasi terdiri atas sub bagian yang saling berhubungan; harus ada kesadaran dan interaksi yang baik dengan konstituen lingkungannya; kelangsungan hidup membutuhkan penggantian yang terus menerus pada sumber daya yang digunakan. Sedangkan beberapa masalah potensialnya antara lain berkaitan dengan kesulitan dalam pengukuran dari variable proses dan apakah cara / metode yang diterapkan memang sudah sesuai atau optimal, serta kadang terjebak dalam sikap yang lebih mementingkan proses daripada hasil atau tercapainya tujuan akhir. 3. Pendekatan Konstituen –Strategis, yaitu apabila organisasi dapat memenuhi kebutuhan / tuntutan dari konstituen kritisnya yang terdapat dalam lingkungan organisasi dan menjadi pendukung kelanjutan eksistensi organisasi tersebut. Asumsi yang berlaku antar lain bahwa organisasi dianggap sebagai arena politik tempat kelompok yang berkepentingan saling bersaing menguasai sumber daya agar dapat memenuhi tuntutan konstituen kritisnya. Pihak Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

manajemen dalam memilih tujuan menjadi tidak bebas nilai , tergantung jenis konstituen yang akan dipenuhi tuntutannya. Sedangkan permasalahan potensial yang dapat timbul antara lain kesulitan dalam identifkasi konstituen strategis karena perubahan lingkungan yang cepat termasuk mendapatkan informasi yang valid tentang harapan dari konstituen tersebut. 4. Pendekatan Nilai-nilai Bersaing, melaui identfikasi seluruh empat variabel utama ( laba atas investasi; pangsa pasar; pembaharuan produk dan keamanan kerja ) dan menentukan bagaimana variabel – variabel tersebut saling berhubungan. Hal ini tergantung dari siapa sebenarnya anda dan siapa yang anda wakili. Asumsi yang barlaku bahwa tidak ada tujuan tunggal yang dapat disetujui semua pihak atau tidak ada konsesus yang memutuskan tujuan mana yang harus didahulukan , karena tergantung subyektivitas para pelaku dengan nilai pribadi , prefernsi dan minat mereka masing-masing. Selain pengakuan adanya pilihan tujuan yang berbeda, maka diasumsikan seluruh pilihan tersebut dapat dikonsolidasikan melalui kesamaan dari elemen umum yang mendasari kriteria penilaian semua pilihan. Berikut ini disusun perbandingan dari ke-empat pendekatan tentang keefektifan organisasi seperti yang terlihat dalam Gambar 3.1. dibawah ini : Gambar 3.1. Perbandingan dari Pendekatan Keefektifan Organisasi DEFINISI Organisai efektif sampai sejauh

BERGUNA SAAT Pendekatan lebih disukai

Pencapaian Tujuan

……… Organisasi dpt mencapai tujuan

pada saat …… Tujuan jelas, dibatasi waktu

Sistem

yg ditetapkan Orgns memperoleh

sumber

dan dpt diukur Ada hubungan yg jelas antar

Kosntituensi-Strategis

yang dibutuhkan Semua konstituen

strategis

masukan dgn keluaran Konstituen punya pengaruh

PENDEKATAN

paling tidak dipenuhi Nilai-nilai Bersaing

Fokus

pada

empat

kuat variabel

dan harus dipenuhi

tuntutannya Organisasi

tidak

punya

utama sesuai preferensi dari

prioritas yang jelas atau

konstituen

perubahan

minat

dalam

jangka waktu tertentu

III.

MODEL PERTUMBUHAN ORGANISASI Model pertumbuhan yang paling dikenal dan dikembangkan pada tahun

1970-an oleh Larry Greiner yang menyatakan bahwa karakteristik tahap Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000

Makalah Dasar-dasar Organisasi oleh dr. Sutopo Patria Jati ,MM

pertumbuhan yang panjang dan tenang

(disebut evolusi ) akan diikuti oleh

periode-periode kekacauan internal (disebut

revolusi). Setiap tahap evolusi

menciptakan krisis tersendiri, dan pemecahan suatu krisis akan melahirkan suatu tahap evolusi baru. Proses evolusi – krisis – evolusi tersebut akan memenciptakan lima tahap seperti yang terlihat dalam gambar dibawah ini : Gambar 5.1. Lima Tahap Pertumbuhan Organisasi TAHAP 1

TAHAP 2

TAHAP 3

BESARAN ORGANISASI

BESAR

TAHAP 5 5.Krisis ??

4.Krisis BIROKRASI 3.Krisis KONTROL

5. Pertumbuhan mll KOLABORASI

2.Krisis OTONOMI 1.Krisis KEPEMIMPINAN

4. Pertumbuhan mll KOORDINASI

2. Pertumbuhan mll PENGARAHAN

KECIL

TAHAP 4

3. Pertumbuhan mll PENDELEGASI AN

1. Pertumbuhan mll KREATIVITAS

MUDA

USIA ORGANISASI

MATANG

DAFTAR PUSTAKA Robbin P. Stephen. 1994. Teori Organisasi. Struktur. Desain & Apliklasi. Edisi 3. Terjemahan Jusuf Udaya. Jakarta: Penerbit Arcan.

Disampaiakn dalam Pelatihan Manajemen Kemahasiswaan Untuk Mahasiswa Baru FKM UNDIP, Semarang 15 – 17 September 2000