Ms Word & Workshop

โปรแกรมประมวลผลคำำ  (Word Processing)  เป็นโปรแกรมที่ใช้สร้ำง แก้ไข  และผลิตเอกสำร   เนื่องจำกควำมสำมำรถในกำรพิมพ์  จัดรูปแบบตัวอักษร  แก้ไขข้อผิดพลำดจำกกำรพิมพ์ผิด  สำมำรถตรวจสอบคำำถูกผิดจำกพจนำนุกรม

Microsoft Word

Microsoft Word กำรสร้ำงและแก้ไขเอกสำร  กำรใช้ตัวอักษรเพื่อสร้ำงเอกสำร  กำรบันทึกและเปิดเอกสำรเพื่อใช้งำน  กำรตั้งชือ ่ ไฟล์ และโฟลเดอร์ใหม่  กำรแทรก (Insert) กำรลบ (Delete) กำรย้ำย (Move) กำรคัดลอก (Copy)  กำรค้นหำ (Find) และกำรค้นหำและแทนที่ (Replace) 

ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม          

Menu bar : แถบเมนูคำำสั่ง Menu Command : รำยกำรคำำสั่ง Tools bar : แถบคำำสั่ง Button  : ปุ่มคำำสั่ง Title bar : แถบหัวเรื่อง  Ruler bar : แถบไม้บรรทัด Insert Point : จุดแทรกข้อควำม Documents View Icon  : ปุ่มปรับมุมมองเอกสำร  Status bar : แถบแสดงสถำนะ Office Assistant : ผูค้ อยช่วยเหลือแนะนำำกำรใช้โปรแกรม

การแทนที่ตัวอักษรด้วย AutoCorrect และ Find & Replace เวิร์ดสำมำรถแก้ไขคำำที่พิมพ์ผิดให้ได้โดยอัตโนมัติ   ผู้ใช้สำมำรถเพิ่มคำำที่ต้องกำรให้เวิร์ด แก้ไขให้ถูกต้อง เมื่อพิมพ์ผิดได้    โดยกำำหนดเพิ่มที่ Tools > AutoCorrect    Find & Replace   ผู้ใช้สำมำรถใช้คำำสั่งเพื่อให้ Word ค้นหำ และแทนที่คำำที่ต้องกำรได้    โดยเลือกคำำสั่ง Edit > Find  หรือ Edit > Replace  

Example 1 Find and Replace : Executive Summary

การเปลี่ยนชุดรูปแบบของตัวอักษรในเอกสาร กำรเปลี่ยนชุดรูปแบบ (style) ของตัวอักษร   กำรใช้ข้อควำมอัตโนมัติ (AutoText Entry) ในเอกสำร   กำรเปลี่ยนแปลงรูปแบบของย่อหน้ำ    สร้ำงสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย (Bullet) หรือลำำดับเลข (Numbering) 

การเปลี่ยนแปลงชุดรูปแบบ (Style) ตัวอักษร กำรใช้ชุดรูปแบบตัวอักษร มีประโยชน์อย่ำงมำกในกำรจัดรูปแบบให้กับเอกสำร   จะทำำให้จัดเอกสำรได้อย่ำงรวดเร็ว และดูเป็นมืออำชีพ    ชุดรูปแบบตัวอักษร (Style)  เป็นชุดของกำรกำำหนดตัวอักษร (Font) ขนำดของตัวอักษร(Font size)  ลักษณะของตัวอักษร (Font style) สีของตัวอักษร (Font color) กำรย่อหน้ำ  (Paragraph) กำรกำำหนดระยะแท็บ (Tab) เส้นขอบ (Border)  หมำยเลขลำำดับ (Bullet)ให้กับข้อควำมที่ใช้ในเอกสำร    วิธก ี ำรเปลีย่ นแปลงรูปแบบตัวอักษร 

AutoText AutoText เป็นคำำหรือวลี ที่มีกำรใช้บ่อยๆ  เช่น   คำำขึ้นต้นที่ใช้ในจดหมำย คำำลงท้ำย   ผู้ใช้สำมำรถกำำหนดคำำ  หรือวลีที่ตนเองมีกำรใช้บ่อยๆ เช่น ชือ่ ของผู้ใช้เอง  ที่อยู่  ชือ่ สถำบัน  ให้เป็นAutoText ได้ง่ำยๆ    วิธก ี ารเลือกคำาจาก AutoText Entry บนเมนู Insert ให้ชี้ไปที่ Autotext  ชีไ้ ปที่category จำกนั้นคลิกเลือกคำำจำกรำยกำร   วิธก ี ารเพิ่มคำา AutoText บนเมนู Insert ให้คลิกเลือกคำำสัง่ Autotext  คลิกAutoText... พิมพ์ข้อควำมที่ต้องกำรลงในช่องEnter AutoText entries  here เมื่อพิมพ์ข้อควำมเสร็จให้คลิกที่ปุ่มAdd  คำำที่พิมพ์จะปรำกฏที่หมวดNormal  



การจัดรูปแบบย่อหน้า กำรจัดรูปแบบกำรย่อหน้ำ (paragraph)   จุดสิ้นสุดของย่อหน้ำอยู่ที่ใด  สัญลักษณ์ของจุดสิน ้ สุดย่อหน้ำ  สำมำรถกำำหนดให้แสดงหรือไม่แสดงจุดสิ้นสุดย่อหน้ำได้  โดยคลิกไอคอนที่แถบเครื่องมือ (Tool bar)  

การจัดรูปแบบการย่อหน้าแบบใช้แถบบรรทัด (Ruler bar)            

กำรย่อหน้ำบรรทัดแรก (First Line Indent)  กำรย่อหน้ำเยื้อง  (Hanging Indent) กำรเว้นระยะทำงซ้ำย (Left Indent) กำรสิน้ สุดของข้อควำมทำงขวำ (Right Indent) กำรกำำหนดระยะแท็บ... แท็บชิดขวำ (Right Tab)... แท็บกลำง (Center Tab)... แท็บทศนิยม (Decimal Tab)... แท็บแนวตั้ง (Bar Tab)... ระยะห่ำงระหว่ำงย่อหน้ำ ... กำำหนดระยะหลังย่อหน้ำ (After Paragraph)  วิธีกำำหนดระยะห่ำงระหว่ำงย่อหน้ำ

ระยะห่างระหว่างย่อหน้า กำรกำำหนดระยะก่อนย่อหน้ำ (Before Paragraph) ระยะก่อนย่อหน้ำเป็นกำรกำำหนดให้ก่อนย่อหน้ำ  มีกำรเว้นระยะก่อนที่จะขึ้นย่อหน้ำ โดยมีหน่วยเป็น Point   กำำหนดระยะหลังย่อหน้ำ (After Paragraph) ระยะหลังย่อหน้ำเป็นกำรกำำหนดให้หลังย่อหน้ำ  มีกำรเว้นระยะเมื่อจบย่อหน้ำ โดยมีหน่วยเป็น Point   วิธก ี ำำหนดระยะห่ำงระหว่ำงย่อหน้ำ 

การสร้างสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย หรือลำาดับเลข วิธกี ำรสร้ำงสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย หรือลำำดับเลข  คลิก  Format >  Bullets and Numbering   คลิกเลือก Tab >  Numbering หรือ Bullets เพื่อเลือกสไตล์ของ Bullets and  Numbering 

Example 2 : Proposal and Contracts

การบันทึกแฟ้มข้อมูล 

กำรบันทึกเอกสำร จะต้องเก็บไว้ในรูปของแฟ้มข้อมูล  ที่จะต้องประกอบด้วย ตำำแหน่งที่อยู่ของไฟล์ (Save in):จะต้องจดจำำให้ได้วำ่ บันทึกไว้ที่ใด  ชื่อของแฟ้มข้อมูล (File name):ควำมยำวไม่เกิน 255 ตัวอักษร  ห้ำมมีอักขระต้องห้ำม  ประเภทของแฟ้มข้อมูลที่จะบันทึก (Save as type):โดยปกติค่ำ Default  จะเป็นWord Document (*.doc) 

บันทึกแฟ้มข้อมูลเพื่อใช้กับโปรแกรมอื่น เวิร์ดอนุญำตให้สำมำรถบันทึกแฟ้มข้อมูลในรูปแบบอื่นได้  นอกเหนือจำกรูปแบบของเวิร์ด  ซึง่ จะช่วยให้สำมำรถใช้แฟ้มข้อมูลของโปรแกรมเวิร์ด  ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ ได้    ไฟล์ที่เวิร์ดสำมำรถใช้ร่วมด้วยได้ ดูได้จำก Option "Save as Type"  จำกกำรสัง่ บันทึกแบบ Save As   วิธบ ี ันทึกเป็น Web page  (จะมีนำมสกุลเป็น htm หรือ html และสำมำรถเปิดได้ด้วยโปรแกรม Web  browser) 

Example 3: Html File

Example 4 : Mail Merge

Formal Dinner Invitation

WorkShop : MS Word

Calendar 2006 : August – December, 2006