Monografia De Documentacion.docx

“AÑO DEL BUEN SERVICIO AL CIUDADANO”

FACULTAD: AGRONOMIA TEMA: DESCRIPCION MORFOLOGICA DEL PERFIL DE SUELO ASIGNATURA: MANEJO Y CONSERVACION DE SUELO DOCENTE: ING. ANGEL MENDOZA ALUMNA: MONJARÁS MACEDO, EVELYN MARIEL AÑO Y SECCION: VII CICLO B

ICA-PERÚ 2017 2017 2017 0

DOCUMENTACIÓN

DEDICATORIA Los integrantes que conforman el presente grupo, dedicamos este trabajo monográfico a Dios y a nuestros padres. A Dios porque ha estado con nosotros a cada paso que damos, cuidándonos y dándonos fortaleza para continuar. A nuestros padres, quienes a lo largo de nuestra vida han velado por el bienestar y educación de cada uno de nosotros, siendo un gran apoyo en todo momento. Depositando su entera confianza en cada reto que se nos presentaba sin dudar ni un solo momento en nuestra inteligencia y capacidad.

DOCUMENTACIÓN

ÍNDICE Introducción………………………………….……..…….….Pág.2 Archivos…………………………………………….………...Pág.3 Importancia de los Archivos………………………………..Pág.4 Funciones de los archivos………………………………….Pág.5 Conservación de la información………………………….Pág.6 Normas que regulan la conservación de documentos….Pág.7 Condiciones de un buen archivo………………..………..Pág.8 Actitudes ante el archivo..…………………………………Pág.9 Mecánica del archivo……………………..………………..Pág.10 Principales consejos para archivar con facilidad….……Pág.11 Control de seguimiento, traslado y destrucción…….....Pág.12 Equipos y sistemas de conservación de documentos…Pág.14 Clasificación de los archivos según el grado de utilización………………….…………….………...........…..Pág.15 Archivos Activos...………………………..………….…......Pág.16 Documentos de sector activo……………………………..Pág.17 Archivo Semiactivo...……………………………........…..Pág.18 Documentos del sector inactivo………………………… Pág.19 Archivo Inactivo…………………………….………….…...Pág.20 Organización de los sectores dentro de un archivador de tres gavetas………………………………………………….......Pág.21 Conclusión……………………….………….……………....Pág.22 Bibliografía…………………………………………………..Pág.23

DOCUMENTACIÓN

INTRODUCCIÓN En este trabajo monográfico se dará a conocer la manera de clasificación de los archivos según su uso. Debido a que las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente. El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento de clasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

22

DOCUMENTACIÓN

ARCHIVOS El término archivo proviene del latín archīvum, se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. El archivo es un conjunto de documentos generados como producto de una gestión, por lo general instituciones, que una vez cumplido su trámite, deben ser conservados orgánicamente, esto es, dentro de la sección responsable de su trámite, en el mismo orden en el que se formó el expediente (orden natural) e íntegramente para que se garantice la continuidad de los hechos o actividades y actuaciones administrativas y que será consultado posteriormente con fines administrativos. La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

32

DOCUMENTACIÓN

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS La finalidad de un archivo es tener por meta disponer de manera organizada la documentación que conservan, de la manera que mejor permita la recuperación e integridad de la información institucional y su preservación. El archivo representa tanto para los individuos como para las organizaciones la evidencia memorística de la conservación de documentos, físicos y digitales, teniendo en consideración que sólo se conservan aquellas evidencias de real importancia y utilidad. La importancia de los archivos se deriva de ser consustanciales a la organización y funcionamiento del Estado, son también una parte fundamental y constitutiva de la administración, instrumentos básicos en la definición de las políticas y finalidades de las instituciones, son manifestaciones concretas de la gestión y soporte de la modernización, permiten tomar decisiones basadas en antecedentes y por sus valores se convierten en fuentes para la historia y componentes del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

42

DOCUMENTACIÓN

FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS La principal función del archivo consiste en: La conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. La de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

52

DOCUMENTACIÓN

CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores condiciones de seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios básicos:  Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos: Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios, instalaciones eléctricas, estanterías, etc.) Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc. Restauración de documentos deteriorados. Reproducción de la documentación más representativa.  Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y ordenación) según las normas de la teoría archivística. Realmente solo existe archivo cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

62

DOCUMENTACIÓN

NORMAS QUE REGULAN LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

LIBROS OFICIALES: LIBROS OBLIGATORIOS: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas . LIBROS AUXILIARES: Facilitan el almacenamiento de la información: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los códigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo. LIBROS DE REGISTRO: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrán de: Libro de Registros facturas emitidas, Libro de Registros de facturas recibidas, Libro de Registros de bienes de inversión.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

72

DOCUMENTACIÓN

CONDICIONES DE UN BUEN ARCHIVO  SER DE FÁCIL USO: Cualquiera puede buscar en él.  DEBE SER RÁPIDO: Que se tarde poco en encontrar la documentación que se busca.  DEBE SER FLEXIBLE: Debe permitir oscilaciones razonables del volumen sin crear grandes dificultades  DEBE SER EFICAZ: Ha de ser continuamente comprobado en cuanto a su eficacia  DEBER SER SEGURO: Los documentos deteriorarse por la humedad, roedores.

no

deben

En general, deben ser rentables, es decir, que su eficacia sea máxima a un coste mínimo. Como norma, el coste del archivo, más el coste de la búsqueda de documentación en el mismo deben ser menores que el gasto que se ocasiona por la falta del documento, entendiendo gasto en un sentido amplio

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

82

DOCUMENTACIÓN

ACTITUDES ANTE EL ARCHIVO Para que la tarea de archivo se más agradable y útil a todo el mundo se deben tener en cuenta estas cinco reglas:

Elige un método de archivo adecuado, que sea simple, preciso, cómodo y flexible. Archiva al día. No acumules los papeles y respeta el tiempo dedicado al archivo. Divide el trabajo en diferentes operaciones, pero de la misma manera cada día: primero clasificar y rotular, después separar por epígrafes y después guardar. Haz fácil la búsqueda por distintos medios: marca con rotulador fluorescentes los títulos, incrementa la visibilidad de los datos, usa colores, pon referencias. Controla los préstamos fijando plazos de devolución, anotando los datos de quien lo retira, reclamando los préstamos a su vencimiento.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

92

DOCUMENTACIÓN

PASOS PARA ARCHIVAR Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:     

Inspección. Clasificación. Codificación. Pre archivo. Archivo.

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el ordenador se tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

102

DOCUMENTACIÓN

LOS PRINCIPALES CONSEJOS PARA ARCHIVAR CON FACILIDAD SON LOS SIGUIENTES:  Archivar sobre la marcha.  Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.  Usar separadores.  Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.  Sujetar los papeles con grapas.  Unir las copias de las respuestas.  Alinear los bordes de los papeles que se archivan.  No recargar cajones.  Archivar la correspondencia por asuntos.  Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.  Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.  Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.  Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.  Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.  Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.  Destinar un sitio a cada cosa.  Todas las normas establecidas para los métodos manuales

son

aplicables

a

los

procedimientos

informáticos.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

112

DOCUMENTACIÓN

CONTROL DE SEGUIMIENTO, TRASLADO Y DESTRUCCIÓN Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional de la materia y que se encargará de establecer:    

Normas para el funcionamiento del archivo. Normas para el control de los documentos. Normas para transferencia de documentos. Normas para eliminación de archivos.

Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza el archivo, teniendo en cuenta sus necesidades. El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad para imponer que se sigan las normas. Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se sacan para dar información. Todo documento debe llevar un control sobre las personas que lo tienen. Para llevar este control podemos disponer de:  Archivo recordatorio.  Archivo de asuntos pendientes. Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:     

Formulario de registro de salida. Formulario de comprobante. Hojas de colores. Archivo recordatorio. Archivo de pendiente.

Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un período de transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de empresa y del tipo de documentos. Esto implicará decidir que archivos son Semiactivos o Inactivos y expurgar los archivos antes de transferir.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

122

DOCUMENTACIÓN

Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que expurgar. Se tiene que guardar un índice de los archivos transferidos. Los pasos para la transferencia son: Preparar lista de carpetas transferidas. Preparar cajas de transferencia. Sacar un índice de lo que se transfiere. El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al archivo histórico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar. El archivo de departamento está formado por documentos recientes, en plena vigencia jurídica y administrativa, de consulta continua. El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen menor vigencia jurídica y administrativa y deben ser tratados por el archivero. El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los documentos que tienen menos uso. El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión principal es servir de fuente para la investigación histórica.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

132

DOCUMENTACIÓN

EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en mente algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:  Estandarización de los equipos.  La colocación de los despachos.  Tipo de documentos.  La durabilidad.  La estética. PARA GUARDAR LOS DOCUMENTOS TENEMOS:  Archivos verticales.  Archivos horizontales.  Archivos de anillas.  Carpetas colgantes.  Subcarpetas.  Guías para el archivo. También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las siguientes ventajas:  La información puede ser intercalada.  Se puede suprimir información.  Se puede arreglar la información. La microfilmación es un sistema de conservación de documentos que permite ahorrar espacios. Sus ventajas son:  Menor capacidad de espacio.  Ahorro de tiempo.  Mayor seguridad.  Mayor economía. SUS INCONVENIENTES SON:  Es un procedimiento costoso.  Hay que utilizar compañías externas.  Se necesitan lectores para los documentos.  Las películas tienen una vida relativa.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

142

DOCUMENTACIÓN

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL GRADO DE UTILIZACIÓN La información es un recurso indispensable para el desarrollo de la gestión administrativa. La base para una decisión correcta es una información correcta, precisa y oportuna. Estas variables dependen, en gran medida, de la clasificación y ordenación que con anterioridad se le da a la información que se va a archivar. Esto se debe a que la información que se recibe es heterogénea y empleada para las diferentes situaciones. La información tiene, además, la connotación de ser dispersada por cuanto la necesitan las demás personas de las organizaciones o de otras organizaciones en un momento dado. Por las razones expuestas, es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar esta información. Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso activo, semiactivo, e inactivo.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

152

DOCUMENTACIÓN

ARCHIVO ACTIVO También llamados archivo corriente, vigente o de gestión. Se caracteriza porque la información que conserva es de consulta permanente. El archivo activo está compuesto por documentos del año actual, o de los años anteriores que estén en tramitación o pendientes de esta. En este archivo se conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente por otros traslados al archivo semiactivo. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de archivos son los Oficios, el Curriculum, Carta comercial, Código de barra y huella, Cuaderno o tarjeta de asistencia.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

162

DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTOS DEL SECTOR

CORRESPONDENCIA DE ENTRADA

ACTIVO

CARTAS DE PEDIDO

CARTAS DE INFORMACION

CARTAS DE DOCUMENTACION

CARTAS PERSONALES Y CONFIDENCIALES

SE CLASIFICAN POR ASUNTOS

SE CLASIFICAN POR ORDEN CRONOLÓGICO

SE CLASIFICAN POR ORDEN ALFABÉTICO

SE CLASIFICAN POR ASUNTOS

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

172

DOCUMENTACIÓN

ARCHIVO SEMIACTIVO Se denomina también intermedio o central. Es el archivo constituido por documentos que ya cumplieron su trámite, pero que por razones legales, fiscales o administrativos aún siguen vigentes. Se caracteriza por ser un documento que es revisado ocasionalmente, por lo que su actividad es clasificada como moderada o media. Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. El porcentaje de información es de más o menos un 60%. Este tipo de archivos se mantienen durante un período de tiempo estipulado, después se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

182

DOCUMENTACIÓN

DOCUMENTOS DEL SECTOR SEMIACTIVO

UNA COPIA SE CLASIFICA POR ORDEN NUMÉRICO. LA SEGUNDA COPIA SE CLASIFICA POR ORDEN CRONOLÓGICO

TIPOS DE DOCUMENTOS

FACTURAS DE VENTAS

SE CLASIFICAN POR ORDEN NUMÉRICO O ALFABÉTICO

FACTURAS DE COMPRAS

DOCUMENTOS CONTABLES

SE CLASIFICAN POR ASUNTOS

DOCUMENTOS FISCALES

SE CLASIFICAN POR ASUNTOS

POR ASUNTOS O CRONOLÓGICOS

CONTRATOS

CORRESPONDENCIA

DOCUMENTOS DE DEPARTAMENTO DE PERSONAL

DOCUMENTOS BANCARIOS

SE CLASIFICAN POR ORDEN ALFABÉTICO O CRONOLÓGICO

SE CLASIFICAN POR ORDEN ALFABÉTICO

SE CLASIFICAN POR ORDEN CRONOLÓGICO

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

192

DOCUMENTACIÓN

ARCHIVO INACTIVO También conocidos como históricos o inactivos. En él se suelen guardar aquellos documentos que no se consultan o si se hace, se hará de forma esporádica. El archivo permanente contiene la información vital para la compañía y la que va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Comprende el traspaso definitivo de los papeles, para su conservación perpetua de acuerdo con disposiciones legales. El archivo inactivo recibe información del archivo semiactivo o directamente del activo. Un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos documentales o históricos que representan un valor simbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos documentos a su destrucción definitiva.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

202

DOCUMENTACIÓN

ORGANIZACIÓN DE LOS SECTORES DENTRO DE UN ARCHIVADOR DE TRES GAVETAS ENTRADA DE DOCUMENTOS

ARCHIVO ACTIVO 1°GAVETA

ARCHIVO SEMIACTIVO 2°GAVETA

ARCHIVO INACTIVO 3°GAVETA

  

     

CARTAS PENDIENTES DE CONTESTACIÓN. CARTAS CONTESTADAS QUE FORMAN PARTE DE UNA GESTIÓN EN TRÁMITE. CARTAS CONTESTADAS FUENTES DE INFORMACIÓN.



FACTURAS. DOCUMENTOS CONTABLES. DOCUMENTOS FISCALES. CONTRATOS. CORRESPONDENCIA CONTESTADA. DOCUMENTOS DE DEPARTAMENTO DE PERSONAL. DOCUMENTOS BANCARIOS.

  

DOCUMENTOS FISCALES MANUALES DE OFICINA ARCHIVO HISTÓRICO

TRANSFERENCIA

ARCHIVO PERPETUO

LIBRO DE DESTRUCCION DESTRUCCION DE DOCUMENTOS ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

212

DOCUMENTACIÓN

CONCLUSIÓN: Para concluir con el presente documento podemos decir que, de esta forma, la permanencia de los expedientes o documentos, en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen. Y cuando un documento carece de importancia, rápidamente pasa de un Archivo Activo, aquellos que son consultados con gran frecuencia por los usuarios, a un Archivo Semiactivo, donde sigue estando a disposición de las búsquedas y consultas escazas. No obstante, cuando el Archivista repara en que ha pasado determinado tiempo sin que nadie consulte este tipo de documentos, o incluso su pertinencia ya no representa algo importante, el documento es pasado a un Archivo Inactivo, en miras de su eliminación, a fin de abrir espacio para los nuevos documentos. Un archivo, que este bien organizado es fundamental para el desarrollo de información en cualquier oficina, ya que sin esta organización en una empresa, su funcionamiento no sería factible y existiría una gran pérdida de información.

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

222

DOCUMENTACIÓN

BIBLIOGRAFÍA http://archivistica-archivistica.blogspot.pe/2008/06/archivo.html https://es.m.wikipedia.org/wiki/Archivo_de_documentos http://gestionadministrativasena.bligoo.com.co/4-3-caracteristica-delos-documentos-de-archivo#.WINKSdLhDcs http://www.mailxmail.com/curso-archivo-claisifaciondocumentos/clasificacion-documentos http://es.slideshare.net/dianhy/diapositivas-archivistica http://slideplayer.es/slide/2473960/ http://www.si-forma.net/cursos/sistema-de-clasificacion-de-archivo/ https://educacion.elpensante.com/documento-semiactivo/ http://es.slideshare.net/dianhy/diapositivas-archivistica http://html.rincondelvago.com/documento-registro-yarchivo_concepto-y-descripcion.html http://html.rincondelvago.com/archivo-y-fichero.html http://www.mundoarchivistico.com/?menu=articulos&id=290 http://www.gsijuman.es/archivo-concepto-tipos-y-funciones/

ARCHIVOS ACTIVOS, SEMIACTIVOS E INACTIVOS

232