Modulo De Excel Basico I.docx

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Iniciar Excel 2016 Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2016. - Desde el botón Inicio, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Al hacer clic en Inicio, iremos a una pantalla con un nuevo menú. Para poder encontrar la aplicación de Excel deberemos pulsar el icono con forma de flecha hacia abajo, situado en la esquina inferior izquierda. Una vez hecho esto, veremos una nueva pantalla: la de aplicaciones. En ella aparece un listado de todas las aplicaciones que tenemos instaladas en nuestro equipo. Si no nos aparece el icono de Excel en pantalla, deberemos dejar el puntero del ratón en el lateral derecho de la pantalla, lo que provocará que se desplace el listado de aplicaciones. También podemos utilizar la barra de desplazamiento horizontal que aparece en la parte inferior de la pantalla para desplazarnos hasta encontrar el icono de Excel. Una vez localizado el icono acompañado del texto Excel 2016, sólo deberemos pulsar en él para abrir una nueva hoja de Excel.

- Desde el icono de Excel del escritorio si se nos ha instalado este acceso directo al instalar Office.

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Puedes iniciar Excel 2016 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. Aquí te explicamos cómo Trabajar con dos programas a la vez , para que puedas seguir el curso mientras prácticas. - Para cerrar Excel 2016, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: - Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. - También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4; con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento. - Hacer clic sobre el menú y elegir la opción 1.3. La pantalla inicial Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como esta:

.

Si abrimos un Libro en blanco, clicando sobre la primera opción del menú de la derecha, se nos mostrará una hoja de cálculo. Vamos a ver sus componentes fundamentales: así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

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INGRESO DE DATOS A LA HOJA DE CÁLCULO

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

INGRESO DE 2 DATOS EN UNA CELDA 1.- Ubicarse en la celda donde desea ingresar el dato. Docente del Curso Ing. Percy Morales Diego

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2.- Luego digitar el primer dato. 3.- Pulsar las teclas Alt + Enter 4.- Luego digitar el segundo dato y pulsar la tecla Enter.

EJEMPLOS

EJERCICIOS Nº 001 INSERTAR FILAS Y COLUMNAS: Comandos ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS: Comandos BORDES: CREACION Y ESTILOS (FORMA1) Los bordes son las líneas que rodean a una celda o a un rango de celdas. Por omisión las celdas de una hoja de cálculo no tienen bordes, pero Excel nos permite añadirlos y aplicarles formato con diferentes colores, estilos y grosores.

Pasos: 1.- Seleccionar las celdas. 2.- Haga cli en el icono. 3.- Selecciones la opción Todos los bordes.

Otra Forma: 1.- Haga clic en el icono borde. 2.- Seleccione dibujar bordes 3.- Empiece a dibujar los bordes: pude cambiar, estilos, color y usar el borrador para corregir. Docente del Curso Ing. Percy Morales Diego

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Para Borrar Utiliza el borrador o la opción de borrar borde de las herramientas

Combinar y centrar El procedimiento para unir o combinar dos celdas en Excel es muy simple. Simplemente seleccionamos todas las celdas que queremos unir (pueden ser muchas, no necesariamente dos) y presionamos el botón que está en la barra de arriba de la función Combinar y Centrar. En la siguiente imagen lo he señalado con una flecha roja para que lo encuentren más rápido. CREACION DE BORDES ( FORMATO DE CELDAS)

MÁS BORDES 1.- Seleccionar las celdas. 2.- Pulsar las teclas CONTROL + 1 ------- Formato de celdas

3.- Seleccione la ficha Bordes

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4

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6 5

4

7

Seleccionar las opciones para modificar los diferentes tipos de bordes en el cuadro de dialogo formato de celdas. -

Elegir color de borde, estilo, contorno e interior.

Haga cli en aceptar para realizar los cambios realizados en el siguiente cuadro de dialogo de Excel.

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EJEMPLOS:

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FORMATO DE CELDAS El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los datos presentados. Las herramientas de formato en Excel 2016 las podemos encontrar en tres ubicaciones: En la Cinta de opciones. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda. En el cuadro de diálogo Formato de celdas. Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel, podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer clic derecho sobre una celda o rango:

Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este cuadro de diálogo de diferentes maneras:   

Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos Fuente o Alineación de la ficha Inicio. Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú desplegable seleccionar la opción Formato de celdas. En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón Formato y seleccionar la opción Formato de celdas.

Además existen comandos de la Cinta de opciones que ofrecen la posibilidad de consultar más opciones y que nos llevarán a este mismo cuadro de diálogo. Por ejemplo, el comando Inicio > Alineación > Formato de alineación de celdas abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas en la sección correspondiente:

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Pero si ninguna de las opciones mencionadas hasta ahora te parece funcional, entonces podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas con tan sólo pulsar la combinación de teclado Ctrl + 1.

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Alineación de celdas De manera predeterminada Excel alinea los valores numéricos a la derecha y el texto a la izquierda pero es posible modificar esta alineación utilizando los comandos de la ficha Inicio > Alineación.

1. Alineación vertical: Con estos tres botones podemos alinear el contenido de una celda verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o media de la celda. 2. Alineación horizontal: Alinea el contenido de la celda a la izquierda, derecha o al centro de la misma. 3. Orientación: Nos da la oportunidad de girar el texto a un ángulo específico lo cual es de utilidad cuando necesitamos cambiar la orientación del título de una columna muy estrecha. 4. Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre el borde de la celda y su contenido. 5. Ajustar texto: Si tienes un texto que no se muestra en su totalidad dentro de una celda, este comando ajustará el texto en varias líneas para mostrar todo el contenido. 6. Combinar y centrar: Combinará las celdas seleccionadas para hacer una sola celda y además centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del menú desplegable se mostrarán algunas opciones adicionales como la de volver a separar las celdas.

Estos mismos comandos de alineación los podemos encontrar en el cuadro de diálogo Formato de celdas dentro de la sección Alineación.

Estilos de celda Excel nos ofrece la posibilidad de elegir un estilo de celda predefinido de manera que no tengamos que hacer cada modificación por nuestra cuenta sino que solamente seleccionamos el estilo de nuestra preferencia desde la ficha Inicio > Estilos > Estilos de celda:

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Dicha opción ofrece el modo de vista previa el cual refleja el estilo de la celda con solo posicionar el ratón sobre alguna de las opciones. Para hacer efectiva la aplicación del estilo debes hacer clic sobre la opción deseada. Si por alguna razón deseas regresar al estilo predeterminado de una celda, entonces debes seleccionar la opción Normal. PRACTICA DE FORMATO DE CELDAS -

Una vez realizada la siguiente practica

-

Blanquear la hoja de trabajo antes o después de realizar el laboratorio

-

Utiliza los comandos para blanquera la hoja de trabajo.

-

Al finalizar la práctica guarde su archivo

NOMBRE: PRACTICA DE FORMATO DE CELDAS.

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FORMULAS Y OPERADORES EN EXCEL

¿Qué son las fórmulas de Excel? Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda. Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula para la celda A1 ingresada en la barra de fórmulas:

Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el resultado calculado por Excel y el cual será mostrado en la celda A1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual al inicio de una fórmula de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro texto. Observa lo que sucede en la celda B1 al no especificar el signo igual al inicio del texto:

Partes de una fórmula de Excel Todas las fórmulas de Excel consisten en cualquier de los siguientes elementos: 

Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula pero siempre deberá estar encerrado por dobles comillas como “Marzo”.

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

Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula



Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos operadores matemáticos que conocemos como el símbolo + para la suma o el símbolo * para la multiplicación.

Operadores en Excel Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es un símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excelasí como su precedencia, es decir, el orden en que se realizan las operaciones. Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales: 1. 2. 3. 4.

Operadores aritméticos Operadores de comparación Operadores de texto Operadores de referencia

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Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar los cálculos y operaciones específicas de cada grupo. A continuación enlistaré los operadores de cada grupo.

1. Operadores aritméticos Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel:

Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará que Excel realice una división entre 100 de manera automática.

2. Operadores de comparación Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A continuación tenemos la lista de operadores de comparación:

Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de Excel que nos permiten ejecutar una acción al cumplirse la condición establecida.

3. Operadores de texto Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto. Docente del Curso Ing. Percy Morales Diego

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4. Operadores de referencia Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia.

Recuerda que si tu sistema tiene la configuración regional de España, entonces el operador de unión será el punto y coma (;) y no la coma como aparece en la imagen.

Cómo controlar el orden de precedencia La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia de operadores en Excel es utilizando paréntesis. Al colocar paréntesis alrededor de un cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho cálculo y por lo tanto se realizará primero. En la siguiente imagen puedes observar cómo se modifica el resultado de una fórmula al incluir paréntesis.

Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos con el paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un mismo paréntesis existen varios operadores, entonces se aplicarán las reglas de precedencia antes vistas. De esta manera los paréntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los cálculos es una fórmula de Excel. PRACTICA DE FORMULAS

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El autorellenado en Excel El autorrelleno de Excel es una de las mayores utilidades que nos da Excel que nos permite ahorrar mucho trabajo, ya que nos permite simplemente arrastrando con el ratón, nos copie valores, que siguen un orden (1, 2, 3, etc.), y formulas. Empecemos con los días de la semana, simplemente escribimos lunes, en la parte de la hoja que queramos. Veremos que, en la esquina inferior derecha, la esquina es más grande y si posamos el ratón ahí el icono cambiara a una cruz más fina. Ahora solo debemos arrastrar y veremos que pondrá el nombre de lo que incluirá la celda.

Seguimos con las horas, vamos a suponer que el horario es desde las 8:00 de la mañana hasta las 14:00, como antes solo haría falta escribir 8:00 y autorrellenar, así es como lo vemos.

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FORMATO CONDICIONAL

Excel nos ofrece la posibilidad de cambiar el color, estilo, subrayado y tamaño de fuente, así como los bordes de una celda cuando el valor que aparece cumple unas determinadas condiciones. El formato condicional es la manera de decirle a Excel que aplique formato a todas las celdas que respondan a uno o más criterios. ¿Por qué utilizar el formato condicional?

Se puede cambiar manualmente el formato de las celdas que cumplan un criterio, pero esto sería un proceso engorroso y repetitivo, especialmente si tienes un gran conjunto de valores o sus valores cambian con frecuencia. Es por ello que debes utilizar el formato condicional, para cambiar el formato de forma automática cuando una celda cumpla con ciertos criterios. Por ejemplo, puede utilizar el formato condicional para mostrar automáticamente los saldos vencidos en 30 días en texto rojo, en cursiva, o que nos resalte con color azul las ventas superiores a 10,000 y con color rojo las ventas menores a 10,000. Así, podremos identificar fácilmente las celdas que cumplan con cualquiera de las condiciones. Si nos tocó trabajar con una lista de 3,000 datos, es indudable la utilidad que pueden tener los formatos condicionales. Procedimiento: Seleccione la ficha Inicio/grupo Estilos/botón "Formato Condicional"

Tipos de formato condicional:

Resaltar reglas de celdas Reglas superiores e inferiores Barras de datos Conjunto iconos Nueva Regla

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1.

RESALTAR REGLAS DE CELDAS

Sirve para dar formato a un rango de celdas específicas basándose en un operador de comparación. Ejercicio:

Aplicar formato condicional con relleno rojo claro a la columna Sueldo Básico que sea mayor a 800.

Solución: 1. Seleccione el rango B3:B12 2. Seleccionar Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones 3. Seleccionar el tipo: Resaltar Reglas de Celdas 4. Luego el operador de comparación: Es Mayor que

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A Apellidos y Nombres

2.

C D Descuentos porAFP Aporte Prima Üblig. Seg. 75 13 61 14 64 15 72 17 E4 13 13 63 16 72 17 58 14 74 13

U í

Alza “erres Juan 3erites Rubio Carla Buerc Csorc Erika .ara Tuesta Isabel Quispe Farías Andrés ^ufcio HLertas Miguel ^iz Ganoza Mímica Salas Yepes Luis Yunque Luna Andrea Le pez Pesro Zapata

B Sueldo Básico 950 75C SOC SOC 33C 7CC 3EC SOC 7ZC &3C

E Total Dsctos. &4 7E 79 09 67 69 34 39 71 BZ

F Sueldo Neto 3E6 685 721 311 31: 631 7?t 311 34& 333

REGLAS SUPERIORES E INFERIORES

Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que especifique. Ejercicio:

Aplicar Formato condicional color de relleno verde a los 3 sueldos netos más altos. Solución: 1. Seleccione el rango F3:F12 2.

Seleccionar Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones

3.

Seleccionar el tipo: Reglas superiores e inferiores/10 superiores

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3.

BARRAS DE DATOS

Ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos. Ejercicio: Aplicar Formato condicional Barra de Datos a la columna Aporte Oblig.

Solución: 1. Seleccione el rango C3:C12

4.

2.

Seleccionar Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones

3.

Seleccionar el tipo: Barras de datos y elija su relleno.

ESCALAS DE COLOR

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos o tres colores. El tono de color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más rojo. Ejercicio:

Aplicar Formato Escala de color a la columna Prima de Seguro.

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Solución: 1. Seleccione el rango D3:D12

5.

2.

Seleccionar Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones

3.

Seleccionar el tipo: Escalas de color y elija su relleno.

CONJUNTO DE ICONOS

Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar datos de tres a cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Así tenemos que la flecha verde hacia arriba representa valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representa valores medios y la flecha hacia abajo rojo representa valores más bajos. Ejercicio:

Aplicar Formato condicional Conjunto de Íconos de Flecha a la columna Total Dsctos.

1.

Seleccione el rango E3:E12

2.

Seleccione Formato condicional y elija Conjunto de iconos.

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PRACTICA DE LABORATORIO

} }

Ejercicio 02

     

Aplicar formato a la columna Ventas Las dos ventas más altas deben de decir “Excelente” Las dos ventas más bajas deben de decir “Pésimo” Las ventas que están entre 5000 y 10000 deben de decir “Regular” Aplicar formato Condicional Barra de datos, para la columna Porcentaje de ventas. Aplicar Formato Condicional Conjunto de íconos, para la columna Porcentaje de Ventas.

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La tabla aparece asi:

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TIPOS DE FORMULAS O REFERENCIAS Una referencia le indica a Excel donde buscar los valores que se desean utilizar en una fórmula. Existen 3 tipos de referencias: Referencias relativa, Referencias absolutas Y Referencias mixtas También tenemos la posibilidad de trabajar con celdas que no se encuentran dentro de la misma hoja, para ello tenemos que poner el nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda por ejemplo hoja1!A1. Por último podemos también hacer referencia a una celda que está en otra hoja que a su vez se encuentra en otro libro, a esto son lo que se le denomina referencias tridimensionales o 3D, para esto tenemos que poner el nombre del libro entre corchetes a continuación el nombre de la hoja una exclamación y el nombre de la celda, por ejemplo [libro.xls]hoja1!A1. Estas son las tres maneras que tenemos de hacer referencia a una celda. Pero aparte de esto podemos decir que hay tres tipos: 

Referencias Relativas (Son aquellas que varían si cambia su posición)



Referencias Absolutas (Son aquellas que se mantienen fijas independientemente de su posición)



Referencias Mixtas o híbridas (Son aquellas en las que se mantiene fija o bien la columna o bien la fila)

PRACTICAS DE REFERENCIAS

EJERCICIOS

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DEFINICIÓN DE GRÁFICOS ESTADÍSTICOS Un gráfico es una representación visual de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más sencilla e inmediata. TIPOS DE GRÁFICOS El tipo de gráfico dependerá de los datos a graficarse. Los tipos más utilizados son de: columnas, líneas, circular, barras, áreas, dispersión, entre otros. CREACIÓN DE GRÁFICOS Gráfico 1: Se desea crear un gráfico tipo columna que represente la comparación entre las ventas realizadas por 6 vendedores en los primeros 3 meses del año. A continuación se adjunta la tabla con los datos.

Solución:

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

Selecciona datos

los

que

desea

representar: A2:D8. Como se muestra a la derecha.



Ahora,

haz

clic

en

la

ficha

Insertar

y selecciona el tipo y subtipo

de gráfico a usar, para este caso Columna y Columna Agrupada.



Ahora,

ya

gráfico,

tenemos

pero

debe

creado

el

cambiar

su

ubicación.

Gráfico 2: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico de columnas

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1. Selecciona el rango B3:D7 2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo Columnas y como subtipo elige Columna agrupada 3D. El resultado es el siguiente:

3. Selecciona las leyendas que se muestran a lado derecho y elimínala. 4. De la ficha Presentación, selecciona la opción Tabla de datos. Elige la opción Mostrar la tabla de datos con clave de leyendas. 5. Luego, coloca título y rótulo en el eje vertical, para mostrase así:

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Gráfico 3: Ingresa los siguientes datos y elabora un gráfico circular.

1. Selecciona el rango A2:B4 2. De la ficha Insertar, selecciona el gráfico tipo Circular y como subtipo elige Circular.

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3. Cambia el título y elimina las leyendas. 4. De la ficha Presentación, selecciona la opción Etiqueta de datos. Luego selecciona la última opción Más opciones de la etiqueta de datos.

Mostrará la siguiente ventana:

5.

Activa las casillas Nombre de categoría y Porcentaje y selecciona el botón de opción Extremo interno, para que las etiquetas de datos se muestren en el interior de cada sector. Desactiva la casilla Valor.

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¿QUE SON LOS NOMBRES DE RANGO? Los nombres de rango permiten Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, es muy útil a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos. Para poder realizar funciones entre ellas, debemos de nombrar a las celdas.

Nombrar Rangos Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre de cuatro productos

Pasos para crear el nombre de rango: 1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero

2) En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas, escribimos el nombre que pondremos al rango. Escribimos Febrero.

3) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nombrado el rango de datos Hágamos otros dos ejemplos, nombremos el rango de Martillos y Clavos a) Sombreamos todos los datos relacionados a Martillos

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b) Escribimos en el Cuadro de nombre, Martillos. Y pulsamosEnter en el teclado

Para los Clavos: 1) Sombreamos datos de ventas de los clavos

2) Escribimos en el Cuadro de nombre, Clavos. Y pulsamos Enter en el teclado

Otra forma de Crear Nombres de Rango 1) Sombreamos el rango que queremos nombrar. 2) Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas

3) Seleccionamos el ícono Asignar nombre a un rango

4) Se abrirá el cuadro de dialogo 5) Escriba el Nombre de Rango y haga cli en Aceptar. ADMINISTRAR NOMBRES DE RANGO Para editar o ampliar un rango de celdas, haga lo siguiente: 1. Ubique la ficha "Fórmulas" 2. Haga clic en "Administrar nombres".

3.- Aparece el cuadro de dialogo de los nombres de rangos creados, donde Ud. Podar eliminar y eliminar uno de ellos. PRACTICA DE APRENDIZAJE

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Comentarios en Excel Excel permite agregar comentarios a cualquier celda de una hoja. Estos comentarios son útiles para hacer una revisión, dar alguna instrucción o simplemente una explicación detallada del contenido de una celda. Agregar un comentario a una celda El primer paso es seleccionar la celda a la que se agregará un comentario y posteriormente ir a la ficha Revisar y dentro del grupo Comentarios pulsar el botón Nuevo Comentario. Al hacer clic sobre ese botón se mostrará el recuadro necesario para introducir el comentario.

Introduce tu comentario en el recuadro y al terminar haz clic fuera del recuadro. Si necesitas agrandar el recuadro solamente posiciona el puntero del ratón sobre alguna de las esquinas y arrastra el borde hasta tener el tamaño deseado. Excel identificará una celda con comentario a través de un pequeño triángulo en la esquina superior derecha de la celda. Para poder ver el comentario de una celda solamente deberás posicionar el puntero del ratón sobre dicha celda y Excel mostrará el comentario. Modificar o eliminar un comentario Al seleccionar una celda que contiene un comentario se habilitarán

los botones Modificar comentario y Eliminar.

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ORDENAMIENTO Ordenar los datos es una parte esencial del análisis de datos. Puede que desee poner una lista de nombres en orden alfabético, compilar una lista de niveles de inventario de productos de mayor a menor u ordenar filas por colores o por iconos. Ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces.

FILTROS Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar. Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros. EJERCICIOS 1.- Seleccionar las celdas 2.- Haz clic en la Opción Datos y clic en el icono Ordenar

3.- Luego Seleccione de la lista de ordenar el campo a ordenar. 4.- haz clic en botón Aceptar

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EJERCICIOS DE FILTROS ** Seleccionar las celdas de la tabla que contiene los datos.

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En la siguiente captura se han filtrado los datos por País, seleccionando solo aquellos registros/filas que sean de Perú, lo mismo puedes hacer con todas las columnas ya que todas tienen la opción de Filtro

MÁS EJEMPLOS:

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CREACION DE LISTAS En Excel se pueden crear listas desplegables con la finalidad de elegir una de las opciones que contiene esa lista. Como por ejemplo elegir un mes, un nombre, un producto, etc. En Excel 2013 las lista se crean en Datos-> Validación de Datos-> Listas. En Excel 2010 no cambia sino la ubicación del menú. Al seleccionar la opción de validación de datos tenemos el siguiente cuadro de dialogo:

En “Permitir” elegimos la opción de Lista como aparece en la imagen. En “Origen” se colocan los datos que conformarán la lista desplegable. En este caso las diferentes opciones se escriben directamente seguidas por el punto y coma, y dependiendo de la configuración de su sistema, la separación se hace con una coma. Sin embargo, los datos que conforman la lista desplegable que en nuestro ejemplo son los meses del año, se pueden tomar de un rango de celdas. De esta manera en una una columna de Excel escribimos los meses y en Origen se coloca la siguiente fórmula: =$E$1:$E$12

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Significa que los datos que conformar la lista desplegable están en la columna E desde la fila 1 a la fila 12. Los datos que componen la lista también se pueden llamar utilizando nombres de rango. Esto es que en lugar de utilizar =$E$1:$E$12, lo que se hace es que al rango E1:E12 se le asigna un nombre y la fórmula a utilizar cambia a =Meses suponiendo que al rango E1:E12 le colocamos cono nombre la palabra Meses. Consultar como definir nombres de rango en Excel. Una gran ventaja que tiene hacer listas desplegables utilizando nombres de rangos, es que se pueden hacer dinámicos. Esto es que la lista desplegable se ajuste automáticamente en la medida en que se eliminen o agreguen opciones, muy útil cuando se hacen listas de empleados o productos, donde la cantidad puede varias.

EJERCICIO DE EXCEL

MATRICEZ EN EXCEL Fórmulas de matriz en Excel Las fórmulas de matriz en Excel son las que nos permitirán realizar cálculos sobe varios elementos que pertenecen a una matriz. Pero antes de que te parezca más complicada la explicación te mostraré un ejemplo. Considera los siguientes datos:

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Nuestra intención será multiplicar los valores de la columna B por los valores de la columna C y el resultado lo colocaremos en la columna D. El ejemplo es muy sencillo pero me ayudará a demostrarte la funcionalidad básica de las fórmulas de matriz en Excel, así que pon mucha atención. Ahora selecciona el rango de celdas D2:D11 y en la barra de fórmulas ingresa la siguiente función pero NO oprimas Entrar: =B2:B11*C2:C11

Antes de oprimir cualquier tecla lee esto con atención. Una vez que has escrito la fórmula deberás oprimir la combinación de teclas CTRL + MAYUS + ENTRAR. Oprimir esa combinación de teclas es muy importante. Después de hacerlo Excel mostrará el siguiente resultado:

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Observa cómo la fórmula ha sido rodeada por {} (llaves). Eso indica que estamos haciendo uso de una fórmula de matriz en Excel. Mientras tanto, toda la columna D se llenó de los resultados esperados. ¿Puedes observar el gran potencial de este tipo de fórmulas? Con una sola fórmula pudimos multiplicar toda la columna C por los datos de la columna D.

SUBTOTALES Y EXCEL La función SUBTOTALES en Excel nos ayuda a calcular el subtotal de una lista de valores. Lo interesante es que podemos indicar a la función SUBTOTALES el tipo de operación que deseamos aplicar sobre los valores.

Sintaxis de la función SUBTOTALES



 

Núm_función (obligatorio): Valor numérico (del 1 al 11) que indica el tipo de función que debe ser utilizada en el cálculo como SUMA, CONTAR, PROMEDIO, etc. Ref1 (obligatorio): El rango que contiene los valores. Ref2 (opcional): Un segundo rango con valores adicionales a considerar. Este argumento es opcional y hasta el argumento 254 para proveer rangos adicionales.

A continuación la tabla de valores numéricos que indican las operaciones que deseamos realizar con la función SUBTOTALES:

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Ejemplo de la función SUBTOTALES Tengo una lista de valores en el rango A1:A10 y deseo utilizar la función SUBTOTALES para calcular el promedio para lo cual utilizaré la siguiente fórmula:

Observa que al especificar el número 1 como el primer argumento de la función SUBTOTALES estamos indicando que se utilice la función PROMEDIO. Si por otro lado quisiera obtener la suma de dos listas de números puedo utilizar la función SUBTOTALES de la siguiente manera:

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Filas ocultas con la función SUBTOTALES Un posible inconveniente de la función SUBTOTALES es que al momento de ocultar alguna de las filas que tienen valores incluidos en la operación se tiene un impacto en el resultado. En la siguiente imagen puedes observar un ejemplo donde hago una cuenta de los elementos del rango A1:A10.

Sin embargo, si oculto las filas 4 y 5, la función SUBTOTALES no refleja ningún cambio y sigue tomando en cuenta las filas ocultas:

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Si queremos pasar por alto los valores ocultos podemos hacer uso de un identificador de función diferente para el primer argumento de la función SUBTOTALES:

Para el ejemplo anterior, si utilizamos el valor 102 en lugar de 2 como el primer argumento de la función SUBTOTALESobtendremos el siguiente resultado:

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En este caso la función SUBTOTALES ha pasado por alto los valores de las filas ocultas. Es importante mencionar que esta funcionalidad de no tomar en cuenta los valores ocultos solamente funcionará con filas ocultas y no con columnas ocultas. Recuerda que la función SUBTOTALES en Excel siempre aplicará la función indicada sobre los rangos de celdas proporcionados como argumentos.

EJEMPLOS DE SUBTOTALES

Con Excel es posible calcular subtotales de los diferentes elementos o componentes de una base de datos, de manera tal que podemos agrupar elementos para así identificar la suma de sus valores. Supongamos un listado de vendedores, de productos y sus respectivas ventas. Podemos agrupar por vendedores y por productos, de manera que Excel puede calcular cuánto vendió cada trabajador, ya sea de un producto determinado o de todos los productos. Igualmente agrupar por productos de tal forma que Excel pueda calcular cuánto se vendió de cada producto y cuánto vendió cada empleado. Supongamos la siguiente tabla: Vendedor

Producto

Venta

Juan Carlos

Producto 3

2,187,000

Pedro

Producto 1

3,050,000

Alirio

Producto 1

1,180,000

Pedro

Producto 3

1,450,000

Alirio

Producto 2

2,789,000

Juan Carlos

Producto 1

3,200,000

Pedro

Producto 2

2,100,000

Alirio

Producto 1

1,956,000

El primer paso es ordenar los datos según el criterio que queremos subtotalizar. Si queremos agrupar y determinar los subtotales de los

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vendedores ordenaremos la columna de los vendedores, o la de productos si es la que queremos agrupar y subtotalizar. En nuestro caso queremos averiguar las ventas de cada empleado, por lo que ordenaremos de menor a mayor la columna de los vendedores. Una vez ordenados los datos, seleccionamos nuestra tabla y en la opción “Datos de la barra de tarea de Excel, ubicamos la opción “Subtotal”: Allí seleccionamos la opción Vendedor

y Ventas como aparece en la

siguiente imagen:

Si quisiéramos agrupar y subtotalizar los productos, ordenamos la columna de producto y en las opciones de subtotales en Excel aparecerán marcadas por defecto las opciones productos y ventas, y tendríamos lo siguiente:

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Este un ejemplo muy sencillo que muestra la bondades de los subtotales en Excel, ya que nos presenta un esquema gráfico de fácil comprensión. Los subtotales también se pueden lograr con tablas dinámicas y con funciones como SUMAR.SI o BDSUMA. PRACTICA DE SUBTOTALES

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TABLAS DINAMICAS Las Tablas dinámicas sirven para resumir tablas de datos y obtener subtotales, promedios, porcentajes, máximos, mínimos... Pero, antes de hacer nada debemos tener muy claro lo que deseamos obtener. Por ejemplo, partimos de una tabla de los años 2007 a 2012 con los Beneficios mensuales y los gastos de Compras, Impuestos e I+D.

Nuestro objetivo es hallar los totales de cada año en los cuatro conceptos descritos. Algo semejante a esto:

Con Tabla dinámica resolveremos este problema en unos pocos segundos. Hacemos clic en cualquier celda de la tabla de datos y accedemos a Insertar + Tabla dinámica. En el cuadro de diálogo correspondiente observaremos que

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Excel ha seleccionado todo el rango de la tabla en el apartado Tabla o rango. Podemos poner la tabla dinámica en nuestra hoja de cálculo o en otra nueva. En nuestro ejemplo, la dejaremos en nuestra propia hoja a partir de la celda I5.

Cuando pulsemos Aceptar se abrirá un panel en la parte derecha de la pantalla y un recuadro donde irá laTabla dinámica.

De acuerdo con el esquema que hemos creado a mano para saber donde deben ir las cosas, bastará arrastrar cada campo al lugar que le corresponda. Así, Año lo arrastraremos al apartado Etiquetas de fila; Compras,I+D, Impuestos y Beneficios los arrastraremos al apartado ∑ Valores. El orden en que los pongamos en dicho apartado

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será el mismo que muestre la Tabla dinámica. En el apartado Etiquetas de columna se mostrará automáticamente ∑ Valores.

La tabla está creada. Ahora podemos personalizarla tanto como se nos ocurra, pero la tabla está creada y no nos ha costado mas que unos pocos segundos. ¡Y no hemos puesto ninguna fórmula! Si nos interesan únicamente los años pares, abrimos la lista Etiquetas de fila y desmarcamos los años impares:

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Resultado:

Las filas muestran las sumas de los diferentes conceptos acumulando las cantidades de todos los meses de los años pares. Con esta tabla no podemos conocer el total de los Beneficios habidos en el año 2008 durante los meses de enero, febrero y marzo. Para conseguirlo necesitaríamos un filtro que nos permitiera eliminar los meses no deseados. Eso es tan sencillo como arrastrar el campo Mes al apartado Filtro de informe.

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Ahora, abrimos la lista que ha aparecido en la parte superior de la Tabla dinámica y dejamos marcados únicamente los tres primeros meses. Como es lógico, la nueva tabla tiene valores más bajos.

Si intercambiamos el campo Mes y el campo Año, el filtro general permitirá elegir los años y las etiquetas de las filas serán los meses (que también podremos filtrar).

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Partiendo de esta situación, nos interesa agrupar la tabla por trimestres. ¿Cómo se hace? Seleccionamos los tres primeros meses (enero, febrero y marzo) y, en el menú contextual, elegimos la opción Agrupar.

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Enero, febrero y marzo se agrupan dentro del apartado Grupo1. La expresión Grupo1 no nos dice nada, así que la sustituimos por Trimestre1. Repetimos el mismo proceso con los meses restantes agrupándolos de tres en tres y sustituyendo las etiquetas Grupo2, Grupo3 y Grupo4 por Trimestre2, Trimestre3 y Trimestre4, respectivamente.

En el panel de la derecha ha aparecido un nuevo campo, llamado Mes2, aunque sería más adecuado llamarle Trimestre. Para cambiar el nombre, hacemos clic con el botón derecho en Trimestre1 y, en el menú contextual, elegimos Configuración de campo.

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En el apartado Nombre personalizado, cambiamos Mes2 por Trimestre y pulsamos Aceptar. El cambio se reflejará en el panel de la derecha.

Se pueden hacer muchísimas cosas, pero terminaremos este artículo viendo cómo se cambia el formato por defecto de la Tabla. Para ello, accedemos a Herramientas de tabla dinámica + Diseño y elegimos un estilo en el grupo Estilos de tabla dinámica.

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También podemos ir a Herramientas de tabla dinámica + Diseño + Diseño de informe y elegir, por ejemplo, Mostrar en forma de esquema. Si queremos mostrar la

suma de los conceptos en cada trimestre, iremos a Herramientas de tabla dinámica + Diseño + Subtotales y elegiremos Mostrar todos los subtotales en la parte superior del grupo (o en la inferior). Para poner puntuación de miles en los números, seleccionamos J6:N22, pulsamos Ctrl + 1 para abrir la ventana Formato de celdas y, en la categoría Número, ponemos cero decimales y separador de miles. Marcamos Filas con bandas yColumnas con bandas. Terminamos desmarcando Ver en el apartado Líneas de cuadrícula del grupo Opciones de hoja de la pestaña Diseño de página.

Si se modifica algún valor de la tabla de datos, la Tabla dinámica no refleja el cambio. Hay que actualizarla manualmente abriendo el menú contextual y eligiendo Actualizar. EJERCICIOS DE TABLAS DINAMICAS

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Lo primero que tenemos que hacer es situarnos sobre cualquier celda de nuestra lista, nos situamos en la pestaña INSERTAR y hacemos click en TABLA DINÁMICA

Nos aparecerá la siguiete ventana, donde se nos pide el rango que ocupan los datos con lo que conformaremos nuestra tabla, y nos preguntará donde queremos crear la tabla, en la misma hoja donde estamos trabajando o en ontra nueva, marcaremos Hoja nueva y aceptar.

Lo siguiente que nos aparece es la estructura de la tabla, el esqueleto, y un panel derecho donde a golpe de click podemos configurar todos los datos y operaciones que queremos que aparezcan en la tabla, así como los filtros.

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Tan solo se trata de arrastrar los campos que nos aparecen en la parte de arriba a las areas donde queremos que éstos aparezcan: Filtro de informe: Aqui arrastraremos los campos que queremos que actuen de filtros para nuestra tabla. Etiquetas de columna: Los campos que queremos que conformen las columnas Etiquetas de fila: Los campos que queremos que conformen las filas Valores: Aquí es donde van los datos que componen la tabla y, sobre ellos, podremos además configurar las operaciones que queremos que se realicen. Vamos a ver un ejemplo: DESCARGAR BASE DE DATOS DE EJEMPLO Queremos resumir todos esos 3000 registros de operaciones con inmuebles en una tabla dinámica en la que nos aparezcan los ingresos generados por cada vendedor de la empresa, tanto por alquiler como por venta, así como calcular el total general y queremos poder filtrar esos datos por la fecha de venta en que se produce cada operación.

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El panel lo configuraríamos entonces de la siguiente forma...

y el resultado final de ello es la siguiente tabla...

Podemos ver como en apenas 1 minuto, hemos resumido una lista con miles de registros en una tabla dinámica maquetando sólo aquellos datos que nos interesan. Si nos fijamos en el área valores de nuestro panel, observaremos que al introducir en ese área el campo PRECIO DE VENTA, nos pone automáticamente SUMA DE PRECIO DE

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VENTA, eso sucede porque es en éste área donde se realizan las operaciones con los valores que indiquemos. Supongamos que en vez de la suma, queremos ver el promedio de las cantidades alquiladas y vendidas por cada vendedor. Tan sólo deberíamos hacer click sobre el campo SUMA DE PRECIO DE VENTA y en el desplegable que nos aparecerá seleccionar CONFIGURACIÓN DE CAMPO DE VALOR

Cambiaremos la SUMA por el PROMEDIO en el asistente que nos aparece y listo.

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Nuestra nueva tabla queda de la siguiente forma...

Gráficos dinámicos Al igual que podemos crear tablas dinámicas de nuestros datos, podemos hacer lo mismo con los gráficos, de hecho el funcionamiento es el mismo. La diferencia entre crear una tabla dinámico y un gráfico dinámico es que el crear un gráfico dinámico incluye la creación de la tabla (no como en el proceso de creación de la tabla dinámica, que sólo se creaba ésta).

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Para ello, debemos tomar como origen nuevamente un listado de datos (NO una tabla dinámica ya creada) y hacer el mismo proceso. Nos dirigiremos a la pestaña INSERTAR pero esta vez seleccionaremos GRÁFICO DINÁMICO Una vez hayamos indicado en el asistente el rango de los datos sobre los que vamos a trabajar y la ubicación del nuevo gráfico dinámico, nos aparecerá el

panel de configuración del gráfico, que sigue el mismo sistema que las tablas, pero si nos fijamos, a la izquierda de la pantalla ahora nos aparece tanto el esqueleto de la tabla dinámica como del gráfico.

Para este ejemplo, vamos a cambiar la tabla creada anteriormente, ahora queremos obtener la cantidad de operaciones que ha realizado cada vendedor según el tipo de inmueble (bien sea alquiler o venta la operación).

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Asi que configuramos nuestro panel de la siguiente forma, en las filas colocamos los VENDEDORES, en las columnas los TIPOS DE INMUEBLES y como valores la CUENTA DE PRECIO DE VENTA

Finalmente el gráfico resultante queda de la siguiente forma:

Una utilidad a tener en cuenta en los gráficos dinámicos, es la posibilidad de filtrar sobre los campos que hemos incluido en los ejes de éste, si nos fijamos tanto en TIPO como en VENDEDOR nos aparece al lado una flecha hacia abajo, son filtros con los que podemos configurar "al vuelo" nuestros gráficos. Por ver un ejemplo, vamos a filtrar el tipo de inmueble por CASA solamente y el nuevo gráfico resultante quedaría así

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