Modul2 Septembrie 2018_tic.suport De Curs.pdf

CORPUL EXPERȚILOR CONTABILI ȘI CONTABILILOR AUTORIZAȚI DIN ROMÂNIA

TEHNOLOGIA INFORMAȚIEI ȘI COMUNICAȚIEI - SUPORT DE CURS -

AUTORI: Prof. univ. dr. MIRELA GHEORGHE Conf. univ. dr. MIRELA STAN Conf. univ. dr. DANA BOLDEANU Conf. univ. dr. CRISTINA ȚARȚAVULEA Conf. univ. dr. ALEXANDRU GAVRILĂ

Modul 14 – 16 septembrie 2018

CUPRINS 1. BAZE DE DATE ÎN EXCEL ............................................................................................ 3 1.1.

Filtrarea datelor în Excel ............................................................................................... 3

1.1.1.

Metoda filtrului standard (automat) ..................................................................... 3

1.1.2.

Metoda filtrului avansat (elaborat) ....................................................................... 5

1.2.

Utilizarea funcţiilor de tip bază de date ....................................................................... 9

1.3.

Validarea datelor .......................................................................................................... 11

2. INSTRUMENTE DE SINTETIZARE A DATELOR .................................................. 15 2.1.

Subtotaluri .................................................................................................................... 15

2.2.

Tabela pivot .................................................................................................................. 17

3. INSTRUMENTE DE SIMULARE ȘI OPTIMIZARE A DATELOR ........................ 26 3.1.

Instrumente de simulare a datelor .............................................................................. 26

3.1.1.

Scenariile ................................................................................................................... 27

3.1.2.

Tehnica Valorii Scop (Goal Seek) ........................................................................... 31

3.2.

Instrumente de optimizare a datelor – Solver ........................................................... 34

4. REPREZENTĂRI GRAFICE ........................................................................................ 37 4.1.

Crearea unei reprezentări grafice .............................................................................. 37

4.2.

Descrierea principalelor tipuri de grafice .................................................................. 42

4.3.

Tipuri noi de grafice în Microsoft Excel 2016 ........................................................... 51

4.4.

Diagramele Sparklines ................................................................................................. 56

2

1. BAZE DE DATE ÎN EXCEL În Excel noţiunea de bază de date este asociată cu cea de tabel şi poate fi definită ca o colecţie omogenă de date organizate bidimensional pe linii – numite înregistrări – şi pe coloane – denumite rubrici sau câmpuri. De regulă, numele câmpurilor sunt plasate ca anteturi de coloană (în cazul tabelelor orientate pe verticală), dar se pot regăsi şi sub forma anteturilor de linie (în cazul tabelelor orientate pe orizontală).

1.1.

Filtrarea datelor în Excel

Procesorul de tabele Excel oferă utilizatorilor două metode de filtrare a înregistrărilor dintr-o bază de date:  Metoda filtrului standard (automat)  Metoda filtrului avansat (elaborat). 1.1.1. Metoda filtrului standard (automat) Filtrarea automată reprezintă metoda de interogare care permite afişarea anumitor înregistrări în raport de o restricţie sau un set de restricţii aplicate asupra câmpurilor bazei de date (tabelului sursă). In mod tehnic, pentru aplicarea procedurii se plasează cursorul într-o celulă din interiorul tabelului şi se poate opta pentru una dintre variantele:  din tab-ul Home, grupul de comenzi Editing – Sort & Filter se alege opţiunea Filter;  din tab-ul Data, grupul de opţiuni Sort & Filter se activează butonul Filter;  din tab-ul Home, setul de comenzi Styles se alege opţiunea Format as Table care permite transformarea unui tabel de tip listă într-un tabel predefinit în cadrul căruia fiecare câmp din structura antetului va avea asociată o listă derulantă care prezintă aceleaşi opţiuni de sortare şi filtrare ca în cazul activării comenzii Filter. Indiferent de metoda aleasă pentru activarea butoanelor de interogare, listele derulante aferente câmpurilor din structura tabelului oferă utilizatorilor mai multe opţiuni de filtrare a înregistrărilor: a. filtrarea prin selecţie presupune bifarea/debifarea casetelor de validare de tip check box corespunzătoare elementelor din lista derulantă asociată câmpului respectiv care trebuie afişate/ascunse. Exemplu 1: Având drept sursă tabelul din figura de mai jos, se doreşte afişarea angajaților care au funcțiile de încadrare contabil și economist, restul înregistrărilor fiind ascunse vizualizării:

3

Fig. nr. 1 Exemplu de filtrare prin selecţie a angajaților care au funcția de încadrare contabil și economist

b. filtrarea în funcţie de valori se realizează prin definirea criteriilor de selecţie pe baza opţiunilor aferente fiecărui câmp din structura tabelului, în funcţie de tipul de date (Fig. nr. 2):  Text Filters – pentru date de tip text;  Number Filters – pentru valori numerice;  Date Filters – pentru date calendaristice. Printre opţiunile predefinite aferente listei derulante asociate fiecărui câmp se regăseşte şi Custom Filter care permite personalizarea restricţiilor de filtrare în funcţie de cerinţele aplicaţiei. Fig. nr. 2 Criterii de selecţie pe tipuri de date

În acest sens, în caseta de dialog Custom AutoFilter pot fi utilizate două simboluri speciale pentru reprezentarea caracterelor: ? – pentru reprezentarea unui singur caracter şi * - pentru reprezentarea mai multor caractere. Exemplu 2: Pentru exemplificare, plecând de la aceeaşi bază de date se doreşte afişarea angajaților al căror nume începe cu litera M și au salarii cuprinse între 2000 şi 2500 lei (Fig. nr. 3). 4

Fig. nr. 3 Exemplu de filtru automat utilizând opţiunea Custom Filter

c. filtrarea în funcţie de culori – se utilizează pentru afişarea înregistrărilor care sunt introduse în celule care au fost formatate prin aplicarea unei culori de fundal sau a unei culori pentru caractere. În situaţia în care în cadrul coloanei pentru care sunt accesate opţiunile de filtare nu au fost aplicate formatări de acest tip, opţiunea Filter by Color nu este activă. Anularea filtrului aplicat pentru o anumită coloană se realizează prin activarea butonului de selecţie aferent coloanei respective şi selectarea opţiunii Clear Filter. Pentru coloanele pentru care a fost aplicat un filtru, pictograma butonului de selecţie se modifică din în . Anularea filtrului aplicat asupra datelor din mai multe coloane ale unui tabel se realizează prin dezactivarea butonului Filter (din cadrul tab-ului Data - grupul Sort & Filter). 1.1.2. Metoda filtrului avansat (elaborat) Metoda de interogare prin filtru avansat reprezintă acea facilitate Excel care permite formularea unor criterii complexe de interogare ce pot conţine formule de calcul şi funcţii predefinite şi oferă opţiuni de amplasare a înregistrărilor generate în urma acţiunii de interogare a unei surse de date. Metoda filtrului avansat se aplică prin activarea tabului Data şi acţionarea butonului de comandă Advanced din grupul de opţiuni Sort&Filter.

5

La nivelul casetei de dialog Advanced Filter utilizatorul trebuie să ofere detalii în legătură cu:  tabelul sursă (List Range)  câmpul de criterii (Criteria Range)  zona rezultatelor (Copy to). a. Tabelul sursă poate fi identificat prin referinţe (adrese) absolute sau printr-un nume de câmp. b. Câmpul de criterii va conţine numele câmpurilor care restricţionează filtrarea (se recomandă ca acestea să fie copiate din tabelul sursă pentru eliminarea eventualelor diferenţe dintre numele câmpurilor) şi poate fi definit în aceeaşi foaie de calcul cu sursa de date sau într-o Fig. nr. 4 Caseta de dialog Advanced Filter foaie precizată de utilizator. Notă: Câmpul de criterii este compus din minim 2 linii şi „n” coloane:  Prima linie va conţine fie numele câmpurilor asupra cărora acţionează restricţiile cererii de interogare, fie celule vide sau care conţin şiruri de caractere, în cazul în care restricţiile se construiesc pe bază de formule.  A doua linie a câmpului de criterii conţine restricţiile impuse asupra câmpurilor tabelului sursă. Atunci când condiţiile se regăsesc pe o linie, ele vor opera concomitent şi sunt legate prin operatorul logic ŞI (AND).  Următoarele linii definesc restricţii opţionale, legate prin operatorul logic SAU (OR). c. Zona de rezultate reprezintă o zonă din foaia de calcul în care se vor copia înregistrările ce corespund restricţiilor din câmpul de criterii. Această zonă poate fi:  tabelul sursă – variantă care nu se recomandă deoarece nu există posibilitatea efectuării de comparaţii între tabelul iniţial şi rezultatul filtrării.  altă locaţie a foii de calcul. Notă: Dacă zona câmpului de criterii poate fi construită într-o altă foaie de calcul, extragerea rezultatelor se face obligatoriu în aceeşi foaie cu sursa de date.

6

Exemplu 1: Având drept sursă tabelul din figura nr. 1 se doreşte afişarea angajaților de la departamentele Contabilitate și IT care au salarii > 2000 lei astfel încât în zona de rezultate să se obţină doar câmpurile Nume Prenume, Departament, Funcția de încadrare și Salariul. Notă: câmpul de criterii şi zona rezultatelor (în cadrul căreia se copiază din tabelul sursă denumirile câmpurilor care se doresc a fi afişate) sunt prezentate în Fig. nr. 6: Fig. nr. 5 Caseta de dialog Advanced Filter aferentă exemplului 1

Fig. nr. 6 Câmpul de criterii şi zona de afişare a rezultatelor pt. exemplul 1

Exemplu 2: Plecând de la acelaşi tabel de analiză, se doreşte afişarea informaţiilor aferente salariaților angajați în ultimii 2 ani din provincie. 7

Fig. nr. 7 Câmpul de criterii, zona de afişare a rezultatelor şi caseta Advanced Filter pt. exemplul 2

Exemplu 3: Având drept sursă baza de date Salariati se urmăreşte afişarea angajaților de gen feminin, din București, care au salarii de încadrare cuprinse între 2000 și 3000 lei. Rezultatele vor fi afișate doar pentru câmpurile Nume Prenume, CNP, Filiala, Departament și Salariu de încadrare.

Fig. nr. 8 Câmpul de criterii, zona de afişare a rezultatelor şi caseta Advanced Filter pt. exemplul 3

8

1.2.

Utilizarea funcţiilor de tip bază de date

Funcţiile de tip bază de date, cunoscute şi sub numele de funcţii de grup, operează asupra unui ansamblu de date calculând diferite valori (suma, medie, maxim, minim, numar, etc.) conform unui criteriu de selecţie. Sintaxa generală a funcţiilor este: = denumire_functie(Tabel sursă;“Denumire camp”/Numar_ordine_camp; Camp de criterii)  Tabelul sursă poate fi specificat prin adrese absolute sau printr-un nume de câmp.  Denumire camp/Numar de ordine semnifica fie:  Numele rubricii (plasat între ghilimele) asupra căruia operează calculul funcţiei.  Numărul de ordine câmp (începe cu 1) asupra căruia operează calculul funcţiei.  Adresa absolută aferentă celulei ce conţine numele rubricii asupra căreia operează calculul funcţiei.  Câmp de criterii reprezintă adresa aferentă câmpului de criterii sau un nume asociat acestuia. Principalele funcţii de tip bază de date sunt: Funcţia

Descriere

DSUM

Suma valorilor unei rubrici.

DPRODUCT

Rezultatul multiplicării valorilor unei rubrici.

DMAX

Cea mai mare valoare corespunzătoare unei rubrici.

DMIN

Cea mai mică valoare corespunzătoare unei rubrici.

DAVERAGE

Media aritmetică corespunzatoare unei rubrici.

DCOUNT

Numărul de elemente numerice corespunzatoare unei rubrici, fără a fi considerate celulele vide.

DCOUNTA

Numărul de elemente alfanumerice corespunzătoare unei rubrici, fără a fi considerate celulele vide.

DGET

Conţinutul unei rubrici.

DSTDEV

Deviaţia standard a unei populatii statistice pe baza unui eşantion, corespunzatoare unei rubrici. 9

DSTDEVP

Deviaţia standard a unei corespunzătoare unei rubrici.

populaţii

DVAR

Varianţa pe baza unui esantion statistic, corespunzătoare unei rubrici.

DVARP

Varianţa pe baza întregii corespunzătoare unei rubrici.

populaţii

statistice,

statistice,

Exemplu 1: Să se afișeze numărul de salariați angajați în ultimul an, pentru filiala care va fi selectată dintr-o listă derulantă:

Fig. nr. 9 Exemplu de utilizare a funcţiei DCOUNTA

Notă: Formula concatenează mai multe tipuri de informaţii (şiruri de caractere, funcţii, referinţe celulare) prin intermediul caracterului special &; numărul de angajați va fi actualizat în mod dinamic în celula în care se afişează rezultatul în funcţie de filiala selectată în câmpul de criterii din lista derulantă.

Exemplu 2: Să se afișeze Numele și prenumele salariatului cu cel mai mare salariu (maxim):

10

Fig. nr. 10 Exemplu de utilizare a funcţiei DGET

Exemplu 3: Să se afișeze totalul salariilor pentru angajații de la departamentul Contabilitate, filiala Constanța care au salarii de încadrare peste media tuturor angajaților:

Fig. nr. 11 Exemplu de utilizare a funcţiei DSUM

1.3.

Validarea datelor

Procesorul de tabele Excel oferă facilităţi suplimentare de restricţionare a intrărilor în celulele unei foi de calcul, procedeu cunoscut sub denumirea generică de validare a datelor. Aplicarea atributelor de validare impune parcurgerea următoarelor etape:  Se selectează celula sau domeniul de date pentru care se vor aplica atributele de validare,  Se activează comanda DATA VALIDATION, din meniul Data-Data Tools.  În caseta Data Validation se vor realiza urmatoarele specificatii: o în pagina Settings se vor defini regulile de validare; o în pagina Input Message se poate stabili o etichetă de comentariu pentru câmpul validat şi un mesaj; 11

o în pagina Error Alert se poate declara un mesaj de atenţionare în situaţia în care utilizatorul a introdus o dată ce nu respectă condiţia de validare impusă. Definirea regulilor de validare se realizează în pagina Settings, prin opțiunile rubricii Allow specifice urmatoarelor tipuri de date: Tip de dată Any value Whole number Decimal List Date Time Text lenght Custom

Descriere permite introducerea oricărui tip de dată (opţiune implicită) Sunt permise numai numere întregi Sunt permise numai valori numerice cu zecimale Sunt permise date dintr-o listă derulantă Sunt permise valori introduse ca date calendaristice Sunt permise valori introduse ca date de tip oră Sunt permise şiruri de caractere de o anumită lungime Permite validarea datelor prin formule

După ce a fost ales tipul de dată, se alege din rubrica Data un operator de restricţie: between (cuprins între), not between (nu este cuprins între), equal to(egal cu), not equal to (nu este egal cu), greater than (mai mare decât), less than (mai mic decât), greather than or equal to (mai mare sau egal cu), less than or equal to (mai mic sau egal cu). Exemplul 1. Să se valideze valorile introduse în coloana „Marca” astfel încât aceste valori să fie cuprinse intre 1000 si 1200, cu mesaj de introducere a datelor şi cu mesaj de eroare (Stop). Se vor selecta valorile coloanei Marca şi se va activa comanda Data Validation; în paginile Settings si Input Message utilizatorul va realiza următoarele setări:

Fig. nr. 12 Exemplu de validare a datelor numerice

12

Exemplul 2. Să se valideze valorile coloanei „Nume Prenume” astfel încât lungimea sa fie cuprinsă între 7 și 30 de caractere.

Fig. nr. 13 Exemplu de validare a datelor de tip text

Exemplul 3. Funcția de încadrare va fi definită ca listă derulantă cu opțiunile din domeniul L2:L8. Intrările în listă pot fi editate în caseta Source fie sub forma unei succesiuni de elemente separate prin virgulă sau punct şi virgulă (depinde de separatorul setat), fie sub forma unui câmp definit prin adrese absolute, care să conţină intrările în respectiva listă derulantă).

Fig. nr. 14 Exemplu de validare a datelor de tip lista derulanta

Exemplul 4. Să se valideze valorile câmpului Data angajării astfel încât să fie acceptate date calendaristice din ultimii 5 ani.

13

Fig. nr. 15 Exemplu de validare a datelor calendaristice

Declararea etichetelor de comentariu pentru câmpul validat precum şi a mesajului de introducere date se realizează prin pagina Input Message, în casetele Title respectiv Input message.

Fig. nr. 16 Casetele de dialog Input Message și Error Alert

Mesajele de eroare pot fi definite în pagina Error Alert prin declararea unui titlu pentru caseta de eroare (Title), alegerea unui semnal de alarmă (Style:Stop, Warning sau Information) şi introducerea unui mesaj de atenţionare (Error message - Fig. nr. 16). Marcarea datelor invalide

14

Validarea datelor se poate impune atat asupra unor date care există în foaia de lucru cât şi asupra unor date ce urmează a fi introduse. Atunci cand validarea se impune pentru date existente, marcarea datelor care nu respectă condiţia de validare se poate realiza prin apelarea comenzii CIRCLE INVALID DATA, din meniul Data - Data Tools – Data Validation. Efectul comezii va fi reprezentat prin încercuirea celulelor invalide (figura nr. 17).

Fig. nr. 17 Marcarea datelor invalide

2. INSTRUMENTE DE SINTETIZARE A DATELOR 2.1.

Subtotaluri

Procesorul de tabele Excel oferă posibilitatea sintetizării informaţiilor din foile de calcul prin organizarea lor pe niveluri de grupare; la nivelul fiecărui grup se pot aplica diferite funcţii de agregare care vor oferi rezultate semnificative prin generarea de totaluri şi subtotaluri. Aceste funcţii agregat vor realiza:  Sum – însumarea valorică a elementelor unui grup  Count – numără elementele dintr-un grup  Average – calculează valoarea medie a elementelor dintr-un grup  Max – identifică cea mai mare valoare dintr-un grup  Min – identifică cea mai mica valoare dintr-un grup  Product – calculează produsul tuturor elementelor dintr-un grup  Count Nums - numără elementele dintr-un grup care are valori numerice  Var – calculează valoarea estimată a variaţiei elementelor dintr-un grup

15



Varp - calculează valoarea estimată a variaţiei elementelor comparată cu întreaga populaţie.

Exemplificarea se va realiza pe baza de date Salariați; scopul sintetizării și grupării datelor este de a calcula totalul salariilor de încadrare pe departamente. Generarea subtotalurilor se realizează în mai multe etape:  Etapa 1: sortarea prealabilă a bazei de date după câmpul care constituie criteriu de grupare – în exemplul ales Departament;  Etapa 2: plasarea cursorului în interiorul tabelului sursă și selectarea grupului de comenzi Data – Outline – Subtotal.  la nivelul casetei de dialog Subtotal, utilizatorul va declara elementele necesare regrupării datelor prin opţiunile:  At each change in – se selectează câmpul în funcţie de care se doreşte gruparea datelor. Nu se poate selecta decât un singur element - în exemplul propus s-a ales câmpul Departament;  Use function – se alege tipul funcţiei de subtotalizare – Sum;  Add subtotal to – se selectează caseta de validare aferentă câmpului (câmpurilor) asupra căruia se aplică funcţia agregat– Salariul de încadrare.

Fig. nr. 18 Caseta de dialog Subtotal

În zona inferioară a ferestrei Subtotal sunt afişate casete de validare care corespund următoarelor opţiuni:  Replace current subtotal – se marchează atunci când în foaia de lucru curentă există subtotaluri calculate care urmează să fie înlocuite cu rezultatele obţinute prin aplicarea altor funcţii agregat. Dacă subtotalurile se generează pentru prima dată nu este necesară validarea acestei casete;  Page break between group – permite saltul la o pagină nouă pentru fiecare subtotal, împreună cu înregistrările aferente;  Summary below data – asigură afişarea subtotalurilor deasupra setului de înregistrări aferente dacă nu este selectată, respectiv sub fiecare grup în cazul în care se marchează această casetă. Ierarhizarea datelor este permisă prin intermediul a trei butoane (numerotate 1,2,3) plasate lângă bara de identificare a coloanelor care au următoarele semnificaţii:  butonul 3 permite vizualizarea în detaliu a datelor care au contribuit la obţinerea subtotalurilor intermediare şi a totalului general, inclusiv a acestor niveluri de grupare.  butonul 2 asigură vizualizarea datelor doar la nivel de grup şi total general.  butonul 1 permite vizualizarea datelor numai la nivelul totalului general. 16

Fig. nr. 19 Rezultatul generării subtotalurilor

Eliminarea subtotalurilor din foaia de calcul şi afişarea bazei de date în forma iniţială se va realiza prin selectarea tabelului (sau poziţionarea cursorului într-o celulă din interiorul acestuia) şi alegerea opţiunii Remove All din caseta de dialog Subtotal.

2.2.

Tabela pivot

Tabela pivot reprezintă un instrument de sintetizare care permite o analiză multidimensioală a elementelor dintr-o tabel Excel, oferind facilităţi avansate de permutare a informaţiilor distribuite pe linie şi pe coloană în scopul obţinerii unor situaţii cât mai semnificative pentru procesul de luare a deciziilor la nivelul unei organizaţii. Un avantaj important al tabelei pivot îl constituie faptul că, odată înţelese conceptele de bază aferente acestuia, este un instrument relativ uşor de implementat. O altă caracteristică semnificativă a tabelelor pivot o constituie flexibilitatea acestora, fapt care le permite utilizatorilor ca, în momentul asocierii câmpurilor tabelului sursă, să beneficieze de facilităţi de regrupare şi prezentare a datelor în mod sintetic şi într-o manieră interactivă. Excel 2016 oferă utilizatorilor opţiuni suplimentare de utilizare a tabelei pivot prin apariţia unor modificări atât în ceea ce priveşte design-ul său, cât şi prin introducerea unor facilităţi noi în gestionarea informaţiilor dintr-un tabel sursă, fapt care consolidează poziţia acestuia de instrument de sintetizare cu performanţe deosebite. În procesul de creare a tabelei pivot se parcurg următoarele etape: Etapa 1. Se selectează baza de date (sau se plasează cursorul în interiorul tabelului sursă pentru a evita selecția ulterioară a acestuia) şi din meniul Insert – Tables se activează comanda Pivot Table. 17

În fereastra Create Pivot Table (Fig. nr. 20) se precizează sursa de date care va fi analizată şi zona în care se va afişa Tabela pivot.  Sursa de date care va fi analizată poate fi:  o bază de date Excel, un tabel sau un domeniu de valori;  o bază de date externă  Locaţia în care se va afişa raportul de tip Tabela Pivot:  o nouă foaie de calcul Excel  foaia de calcul curentă.

Fig. nr. 20 Caseta de dialog Create Pivot Table

Etapa 2. Proiectarea machetei Tabelei Pivot care va sta la baza obţinerii tabelului pivot. În cadrul ferestrei PivotTable Fields sunt afişate toate câmpurile bazei de date. Aceste câmpuri vor fi plasate în machetă folosind tehnica Drag &Drop (glisarea cu mouseul) către rubricile:  Row Labels - câmpurile distribuite pe linie.  Column Labels – câmpurile distribuite pe coloane.  ∑ Values – câmpurile asupra cărora vor acţiona funcţiile agregat: Sum, Count, Min, Max, Average, etc.  Filters – câmpurile în funcţie de care se restricţionează afişarea în mod dinamic (interactiv). În cazul în care se doreşte modificarea operaţiilor de calcul aplicate asupra rubricilor din secţiunea ∑ Values se activează opţiunea Value Field Settings care generează caseta de dialog cu acelaşi titlu. În cadrul acesteia, prin fişa de lucru Summarize by, se alege funcţia de calcul dorită şi se validează operaţia cu ajutorul butonului OK. Fig. nr. 21 Panoul Pivot Table Fields

18

Exemplu 1: Să se calculeze și să se afiseze prin intermediul unui tabel pivot totalul salariilor de încadrare pe departamente și pe funcții de încadrare, restricționând afișarea în mod interactiv pe filiale.

Fig. nr. 22 Proiectarea machetei şi afişarea tabelei pivot pentru exemplul 1

Notă: afișarea tabelului pivot în format clasic (în locul etichetelor Row Labels și Column Labels vor fi afișate denumirile câmpurilor plasate în zonele respective) se realizează selectând din meniul contextul (activat prin click pe butonul dreapta mouse) opțiunea Pivot Table Options – fişa Display – caseta de validare Classic Pivot Table layout.

Fig. nr. 23 Afișarea tabelului pivot în format clasic și caseta de diloag PivotTable Options

19

 Extragerea sub formă tabelară a informaţiilor aferente unei valori din tabelul pivot Un aspect interesant al rapoartelor obţinute prin intermediul tabelelor pivot constă în faptul că oferă posibilitatea extragerii sub formă tabelară, într-o foaie de calcul nouă, a informaţiilor complete aferente unei valori din interiorul tabelei pivot, potrivit unuia sau mai multor criterii de selecţie. Extragerea informaţiilor devine operaţională prin executarea unui dublu-clic pe valoarea unui element sintetiza. Error! Reference source not found. ilustrează un exemplu de extragere a informaţiilor referitoare la salariații de la departamentul Contabilitate care au funcția de contabil (informațiile sunt afișate într-o altă foaie de calcul). Pentru obţinerea acestor rezultate, se plasează cursorul în celula D5 situată la intersecţia celor două criterii de grupare (funcţia contabil şi departamentul Contabilitate) şi se execută dublu-clic succesiv.

Fig. nr. 24 Extragerea sub formă tabelară a datelor complete din structura unui tabel pivot

 Gruparea informaţiilor aferente tabelei pivot pe mai multe niveluri de centralizare O altă facilitate importantă oferită de tabela pivot constă în posibilitatea grupării mai multor rubrici din baza de date pe linie, pe coloană sau la nivel de raport, fapt care permite o agregare a informaţiilor „în cascadă” şi asigură o viziune mai sintetică în ceea ce priveşte analiza şi reprezentarea datelor. Exemplu 2: Să se calculeze și să se afișeze prin intermediul unui tabel pivot salariul de încadrare mediu pe funcții de încadrare și pe ani de angajare, restricționând afișarea in mod interactiv pe filiale.

20

Fig. nr. 25 Macheta tabelei pivot şi gruparea datelor pe ani pt exemplul 2

Notă:  Sintetizarea datelor la nivelul fiecărui an se va realiza prin selecţia câmpului Data angajării din raportul de sinteză şi apelarea comenzii Group din meniul contextual. Efectul comenzii este activarea casetei de dialog Grouping în care utilizatorul va opta pentru gruparea datelor pe ani selectând opţiunea Years. Anularea grupării elementelor se realizează selectând setul de valori respectiv şi acţionând comanda Ungroup din meniul contextual.  Gruparea datelor nu se poate aplica în mod direct la nivelul secţiunii Filters. Dacă cerinţele aplicaţiei impun efectuarea unui astfel de demers, în prealabil se impune efectuarea grupării la nivel de linie (Row labels) sau de coloană (Column Labels), rubrica respectivă fiind permutată ulterior în zona Filters. 21

 Modalități de afișare a datelor sintetizate prin fișa Show Value As Fişa de lucru Show values as oferă modalităţi diferite de afişare a datelor sintetizate în cadrul tabelului pivot. Aceste modalităţi de afişare se referă la rubricile de sintetizare a tabelei pivot (Base field) şi se aplică elementelor conţinute de aceste rubrici (Base item). Exemplu 3: Să se calculeze și să se afișeze prin intermediul unui tabel pivot totalul salariilor de încadrare pe departamente în anul 2017 prin diferență fată de 2016. Notă: Deoarece comparația se efectuează între anii 2016 și 2017 se inhibă afișarea anului 2018 (prin dezactivarea acestuia din lista de valori aferentă câmpului Data angajării). Afișarea rezultatelor prin diferență între cei 2 ani se realizează prin selectarea celulei în care este afișată expresia Sum of Salariul de încadrare, activarea opțiunii Show Values as – Difference from.... În cadrul casetei Show Values As la rubrica Base Field se selectează câmpul la nivelul căruia se realizează comparația (Data angajării), iar în zona Base item anul care constituie baza de raportare (2016).

Fig. nr. 26 Afișarea datelor din tabela pivot prin diferență – exemplul 3

 Utilizarea obiectelor de tip Slicer și Timeline în cadrul tabelelor pivot Microsot Excel 2016 oferă utilizatorilor componente noi pentru realizarea filtrării în cadrul unui Pivot Table prin intermediul obiectelor de tip Slicer sau Timeline.

22

a. Slicer-ele sunt componente de filtrare care oferă posibilitatea de a defini criterii de filtrare în funcţie de mai multe elemente; atunci când datele din tabelele pivot sunt modificate, slicer-ul este actualizat în mod automat.  Crearea unui Slicer se realizează prin plasarea cursorului în interiorul tabelei pivot şi selectarea din tab-ul Analyze, grupul de comenzi Filter - butonul Insert Slicer care generează fereastra Insert Slicers în cadrul căreia utilizatorul alege din structura bazei de date câmpurile de filtrare. In foaia de calcul se inserează o fereastră cu numele câmpului de filtrare care include toate valorile acelui câmp, utilizatorul selectând criteriul de filtrare dorit. Exemplu 4: Să se afișeze prin intermediul unui tabel pivot numărul de salariați pe fiecare departament și să se definească două slicere pentru criteriile de filtrare filiala - București şi funcția de încadrare – economist.

Fig. nr. 27 Crearea obiectelor Slicer în tabela pivot – exemplul 4

Notă:  Personalizarea unui slicer presupune modificarea stilului de afişare şi se poate realiza prin selectarea slicer-ului respectiv şi alegerea unui stil predefinit din tab-ul Options, grupul Slicer Styles.  Modificarea sursei de date aferentă unui slicer se poate realiza prin selectarea acestuia şi activarea butonului Report Connections din meniul contextual sau din tab-ul Options, grupul de opţiuni Slicer.

23

Fig. nr. 28 Caseta de dialog Report Connections

b. Excel 2016 oferă o facilitate suplimentară – Timeline - prin intermediul căreia se pot defini criterii de filtrare la nivelul factorului timp: ani, trimestre, luni, zile. Definirea unui Timeline se realizează prin plasarea cursorului în interiorul tabelului pivot și selectarea opțiunii Insert Timeline din tab-ul Analyze, grupul de opțiuni Filter. Exemplu 5: Să se calculeze prin intermediul unui tabel pivot numărul total de angajați pe fiecare departament și să se filtreze datele pe ani printr-un timeline.

Fig. nr. 29 Crearea obiectelor Timeline în tabela pivot – exemplul 5

 Diagramele pivot O altă modalitate interesantă de a obţine şi afişa rapoarte de sinteză o reprezintă construirea diagramelor pivot. Excel oferă această facilitate prin intermediul comenzii Pivot Chart care poate fi activată prin setul de comenzi Insert – Charts (prin opțiunea PivotChart&PivotTable se afișează atât tabelul pivot, cât și graficul aferent acestuia). În mod implicit, meniul este extins cu o serie de opţiuni de formatare şi personalizare a diagramei pivot.

24

Exemplu 6 constituie un model de grafic prin care se reprezintă structura salariilor de încadrare totale pe filiale prin intermediul unei diagrame pivot (Fig. nr. 30).

Fig. nr. 30 Diagrama Pivot – structura salariilor de încadrare totale pe filiale

Notă: Graficul afișat inițial este de tip histogramă (coloane verticale); schimbarea tipului de grafic se realizează prin alegerea opțiunii Change Chart Type din meniul contextual (pentru diagramele de structură se va alege unul dintre subtipurile graficelor Pie sau Doughnut. Exemplu 7 reprezintă o diagramă pivot prin care se pot reprezenta pe același grafic serii de date cu valori necomparabile: numărul total de salariați și salariile totale pe departamente, restricționând afișarea în mod dinamic în funcție de anul angajării. Notă: deoarece valorile reprezentate sunt incomparabile ca ordin de mărime (numărul de salariați este foarte mic în raport cu totalul salariilor), se impune alegerea unui tip de grafic care să permită reprezentarea pe aceeași diagramă celor 2 serii de date analizate. În acest sens, din meniul contextual se selectează Change Chart Type, tipul Combo și pentru fiecare serie de date se alege un anumit tip de grafic (pe exemplul ales, numărul de angajați este reprezentat prin grafic de tip line, iar salariile totale prin grafic de tip histogramă); pentru unul dintre fenomenele reprezentate se bifează opțiunea Secondary Axis (Fig. nr. 31)

25

Fig. nr. 31 Diagrama Pivot – numărul total de salariați și salariile totale pe departamente cu afișare interactivă pe ani

3. INSTRUMENTE DE SIMULARE ȘI OPTIMIZARE A DATELOR Pe lângă capacitatea de a efectua calcule tabelare complexe, o parte importantă din cadrul instrumentelor de asistare a deciziei Excel o reprezintă instrumentele de simulare și optimizare a datelor. Cu ajutorul Excel pot fi create și gestionate modele dinamice cu aplicabilitate economică, cu ajutorul cărora pot fi urmărite efectele apărute cu ocazia modificării diverșilor parametrii ai modelului economic.

3.1.

Instrumente de simulare a datelor

Ca și restul instrumentelor de asistare a deciziei, și instrumentele de simulare a deciziei sunt destinate în principal persoanelor cu funcții manageriale, modelele create cu ajutorul Excel permițând efectuarea de diverse analize complexe ale datelor alături de impunerea respectării unor restricții diverse. Specificul acestor instrumente este un tip special de analiză denumită generic „What-If…” (Ce se întâmplă dacă…). Metodele și tehnicile „What-If” de analiză a datelor pot fi grupate, în funcție de principiul după care funcționează, în două mari categorii: 



tehnici de analiză în sens direct: constau în observarea implicațiilor pe care le-ar putea avea modificările datelor de intrare pentru o anumită situație (de exemplu: Cum s-ar modifica profitul unei afaceri dacă se mărește cu 5% cursul valutar?) tehnici de analiză în sens invers: observă care ar fi trebuit să fie valoarea unei variabile de tip dată de intrare din modelul economic analizat pentru ca rezultatul generat de aceasta 26

să atingă un anumit prag (absolut sau relativ). Exemplu: care ar trebui să fie numărul de produse vândute pentru a ajunge la o cifră de afaceri de 5000 Euro? Excel asociază fiecărei tehnici din aceste două categorii anumite instrumente de simulare și optimizare specifice, prin care poate gestiona modele foarte sofisticate, ce își găsesc suportul în analiza statistică sau matematică a datelor. Dintre cele mai uzuale instrumente Excel pentru analiza „What-If” în sens direct, vom prezenta, cu titlu de exemplu, tehnica scenariilor (Scenario Manager), iar pentru analiza în sens invers, se vor prezenta tehnica de căutare a scopului (Goal Seek) și instrumentul de simulare și optimizare Solver. Toate aceste instrumente sunt grupate în Excel la meniul Data – What If Analysis, sau direct în meniul Data, pentru Solver, după cum se vede în Fig. nr. 32:

Fig. nr. 32 Instrumentele de simulare și optimizare a datelor din Excel 2016

3.1.1. Scenariile Scenariile reprezintă instrumente de asistare a deciziei ce se utilizează pentru a compara anumite valori care generează rezultate diferite. Astfel, se pot modela diverse strategii pentru a analiza avantajele și dezavantajele diferitelor moduri de abordare pentru anumite probleme date. Avantajul principal al scenariilor este constituit de posibilitatea de a genera un raport comparativ în care vor fi prezentate simultan atât datele de intrare care sunt modificate cât și efectele acestor modificări asupra modelului studiat. Scenariile stochează de fapt diferite seturi de valori care vor fi utilizare pentru a genera situațiile comparative ale modelului studiat. Fiecare versiune a modelului poate fi salvată într-o foaie Excel separată sau chiar pot fi combinate mai multe versiuni („Merge Scenario…”). Utilizarea scenariilor ușurează analiza diferitelor tipuri de situații ce se preconizează că pot interveni asupra modelului studiat, în sensul că nu este necesară efectuarea calculelor din model decât pentru o singură variantă, nu și pentru toate celelalte care sunt luate în calcul. Pentru exemplificare, se consideră un mic model de analiză a sumei obținute de un investitor după 1 an de zile, timp în care are o depunere inițială la banca în valoare de 1000 de Euro și ulterior 27

acesta mai depune lunar o anumită sumă de bani. Se consideră că Rata anuală a dobânzii este de 5%. Pentru a analiza diversele variante pe care investitorul se așteaptă să intervină în funcție de evoluțiile pieței financiare și a situației economice în general, poate fi utilizat instrumentul Scenario Manager din Excel. În general, pentru analiza situațiilor ce pot apare în viitor sunt luate în calcul cel puțin 2 situații, și anume scenariul optimist și scenariul pesimist. În cadrul scenariului optimist, investitorul reușește să mai depună lunar, în afară depunerii inițiale de 1.000 de euro, încă 300 de euro, iar cursul monedei euro după 1 an este de 4.6 lei/euro. În varianta pesimistă, investitorul reușește să depună lunar doar 200 de euro, iar cursul monedei euro după 1 an este de 4.8 lei/euro. Suma obținută la final se va calcula cu ajutorul unei funcții financiare, și anume FV (Future Value). Funcția FV(Future Value) este o funcție financiară care calculează valoarea viitoare a unei investiții pe baza unei rate a dobânzii constante.  

Sintaxa este: =FV(rată,nper,pmt,[pv],[tip]) Este important să ținem cont, la fel ca la toate funcțiile financiare, că rata dobânzii luate în calcul în formulă este cea aferentă perioadei la care se face depunerea, deci în exemplul nostru rata dobânzii anuale va fi împărțită la 12, și, de asemenea, faptul că orice sumă care iese din buzunarul nostru se va trece cu semnul „-” (minus).

Se va crea modelul în Excel din Fig. nr. 33. Înainte de a introduce in instrumentul de simulare datele celor 2 scenarii și a genera raportul comparativ care va prezenta situațiile ce se preconizează a fi obținute, este recomandat să fie urmate câteva etape. Astfel, este foarte important ca în foaia Excel unde este introdus modelul analizat, fiecare celulă care conține date ce se modifică și de asemenea fiecare celulă care conține date rezultat (adică valori pe care le urmărim) să aibă definit un nume personalizat. Se evită astfel situația ca în raportul final să apară adresele absolute ale celulelor (de exemplu: $B$9) în locul unor etichete text mult mai lizibile (de exemplu: Curs Euro). Pentru definirea de nume personalizate la celulele Excel, se selectează celula respectivă după care la meniul contextual alegem opțiunea Define Name. Alternativ, poate fi folosită caseta de nume (Name Box) care apare în stânga barei de formule Excel, sau opțiunea Define Name din cadrul meniului Formulas. Pentru modelul definit anterior, vor trebui definite nume pentru celulele modificabile, adică B7 (Suma depusă lunar) și B9 (Cursul Euro), și de asemenea mai trebuie denumită și celula rezultat, adică B10 (Suma obținută la final).

28

Fig. nr. 33 Crearea scenariilor în Excel 2016

Introducerea valorilor din cele 2 variante (scenariul optimist și cel pesimist) va fi realizată la meniul: Data – What-If-Analysis – Scenario Manager. Va apărea o fereastră (Fig. nr. 34Error! Reference source not found.) unde ni se spune inițial că nu este definit nici un scenariu (No scenarios defined). Pentru adăugarea scenariilor se va acționa butonul Add, după care se completează numele noului scenariu și care sunt adresele celulelor ale căror valori se vor modifica. În cazul în care avem mai multe celule care se modifică, selectăm toate aceste celule cu ajutorul tastei Control. În fereastra următoare, se vor introduce valorile de la primul scenariu, după care se vor repeta pașii pentru fiecare dintre scenariile adăugate. La final, fereastra Scenarios Manager va arăta precum în Fig. nr. 35.

29

Fig. nr. 35 Lista scenariilor adăugate

Fig. nr. 34 Adăugarea unui nou scenariu

După ce au fost introduse valorile pentru toate scenariile ce se dorește a fi luate în calcul, poate fi generat raportul final, care ne arată în mod comparativ atât valorile variabilelor ce au fost luate în calcul, cât și valorile celulelor ce conțin rezultatele așteptate (Fig. nr. 36). În plus, raportul ne arată în prima coloană și valorile inițiale ale modelului de simulare (Current Values).

30

Fig. nr. 36 Raportul final comparativ generat de către Excel

În noua foaie de calcul generată de raportul de scenarii apar, în stânga raportului, butoane de afișare (+) sau de inhibare (-) a unor detalii: 

 

butonul “+” (plus) în linia de antet (Scenario Summary) determină afişarea comentariilor declarate în caseta de dialog Add Scenario, numele autorului scenariului şi data sistem când a fost creat scenariul; butonul “-“ (minus) în zona Changing Cells inhibă afişarea celulelor modificabile, adică a parametrilor simulării; butonul “-“ în zona de rezultate (Results Cells) inhibă afişarea rezultatelor simulării.

3.1.2. Tehnica Valorii Scop (Goal Seek) Tehnica valorii scop sau de căutare a rezultatului, cum se mai numește, este unul dintre cel două instrumente Excel care utilizează tehnica de analiză în sens invers. Poate fi apelat tot din meniul Data – What-If Analysis, la fel ca și instrumentul văzut anterior (Scenariile). Acest instrument se folosește pentru calcularea valorii finale returnate de o formulă ce ia în calcul un parametru de care depinde acea formulă. El se pretează de exemplu atunci când 31

cunoaștem rezultatul la care vrem să ajungem, dar nu știm cum să ajungem la acest rezultat. Cu ajutorul acestui instrument putem modifica un singur parametru dintre cei de care depinde rezultatul final al unei formule. În cazul în care avem nevoie să modificăm mai mulți parametri, se va utiliza instrumentul Solver, care, în plus, permite și impunerea unor anumite restricții în modelul analizat. Pentru exemplificarea acestui instrument de simulare, putem sa ne folosim tot de exemplul tratat anterior, la Scenarii. Este vorba deci de investitorul care depune o suma de bani inițială (1000 de euro) la o bancă ce-i oferă o rata a dobânzii anuale fixă de 5%, după care, timp de 1 an, depune la sfârșitul fiecărei luni 250 de euro în același cont. Suma obținută la finalul celor 12 luni va fi calculată cu ajutorul funcției financiare FV (Future Value).

Fig. nr. 37 Apelarea instrumentului Goal Seek

Se observă din argumentele funcției FV că rezultatul final (celula B9) depinde de toate celulele de deasupra ei. Instrumentul Goal Seek ne permite să modificăm pe oricare dintre celulele B5:B8, astfel încât rezultatul final din celula B9 să fie cel pe care noi ni-l dorim. După apelarea Goal Seek din meniul What-If Analysis pe ecran va apărea o mică fereastră cu doar 3 casete: -

Set Cell: permite alegerea celulei în care se află valoarea rezultat (scopul). To value: permite alocarea valorii dorite către celula obiectiv (scopul); By changing cell: permite indicarea celulei a cărei valoare o vom modifica astfel încât să ne obținem scopul.

Pentru funcționarea acestui instrument este foarte important ca în celula trecută la prima casetă să se afle o formulă, care să implice (direct sau indirect) valoarea celulei trecută la caseta 32

By changing cell. De asemenea, celula trecută la a treia casetă NU trebuie să conțină o formulă, deoarece va fi suprascrisă de către Excel cu valoarea (constantă) care va permite să se atingă scopul urmărit. Să presupunem că o primă cerință ar fi: Să se determine care este suma inițială pe care trebuie să o depună la bancă investitorul astfel încât suma finală obținută să fie 20.000 de lei? După crearea în Excel a modelului (Fig. nr. 37) și apelarea instrumentului Goal Seek, vor trebui completate la fel ca în imagine cele trei casete și apoi acționarea butonului OK. După o scurtă perioadă de analiză, Excel ne indică faptul că pentru a obține după 1 an de zile suma de 20.000 de lei, suma inițială depusă la bancă trebuie să fie de 1171 de euro (Fig. nr. 38). Dacă se apasă butonul OK, celula B5 din modelul Excel va fi actualizată cu noua valoare. Dacă se acționează butonul Cancel, atunci se va reveni la valoarea inițială a celulei B5.

Fig. nr. 38 Rezolvarea cu ajutorul Goal Seek

După cum am arătat și anterior, instrumentul Goal Seek nu permite modificarea decât a unui singur parametru, pentru lucruri mai complexe necesitând folosirea Solver. Modul de lucru al Goal Seek este de a întreprinde un mare număr de iterații, de fiecare dată înlocuind valoarea din celula unde se află parametrul cu o altă valoare, până când în sfârșit se ajunge la valoarea dorită la celula obiectiv. Din cauza faptului ca fereastra instrumentului Goal Seek nu permite nici un fel de configurare, nici a numărului de iterații ce va fi realizat, și nici a preciziei care se dorește (cât de mult să se apropie de valoarea obiectiv), este posibil ca în unele situații, dacă este rulat de mai multe ori, instrumentul Goal Seek să obțină rezultate diferite de fiecare dată.

33

3.2.

Instrumente de optimizare a datelor – Solver

Solver sau „Rezolvatorul de probleme” este un instrument mult mai puternic decât Goal Seek. Principalele avantaje ale acestuia sunt faptul că permite mai multe celule modificabile, nu doar una singură precum în Goal Seek și de asemenea permite impunerea unor restricții pentru modelul analizat. În plus, nu mai este necesar să specificăm o anumită valoare pentru funcția obiectiv (deși este în continuare posibil și acest lucru), ci putem să specificăm faptul că dorim valoarea maximă sau minimă care poate fi obținută în respectivul model. Putem deci sa specificăm, de exemplu, că ne dorim ca profitul să fie maxim, sau ca cheltuielile să fie minime. Pentru că Solver ne oferă o valoare optimă (fie maximă, fie minimă) pentru o formulă dintr-o celulă, considerată funcția obiectiv, ținând cont de anumite restricții impuse modelului analizat, este considerat un instrument de optimizare. Solver lucrează cu un grup de celule, numite celule modificabile, ce participă la formula funcției obiectiv, modificându-le valorile conform restricțiilor impuse, până ce este obținută valoarea dorită în model (cea optimă). Obiectivul, celulele modificabile, restricțiile și formulele ce leagă aceste celule formează un model Solver. Ultimele valori găsite de Solver reprezintă soluția pentru acest model. Pentru găsirea soluției, Solver utilizează o varietate de metode și algoritmi, de la programare liniară sau non lineară la algoritmi genetici sau evolutivi. Folosirea instrumentului Solver necesită crearea în prealabil a modelului de analiză într-o foaie Excel. De asemenea, înainte de prima utilizare a Solver, este necesar să se realizeze (o singură dată pe calculatorul respectiv) activarea programului de tip addin Solver. Acest lucru se face mergand în meniul File – Options – Addins – apoi clic pe butonul Go din dreptul optiunii Manage Excel Addins, și în sfârșit, bifarea opțiunii Solver Addin din fereastra care apare. După această operațiune, instrumentul Solver poate fi lansat direct din meniul Data, de obicei fiind ultima opțiune din partea dreaptă care apare în acest meniu. Pentru exemplificare, o să rezolvăm o problemă de optimizare a investirii bugetului pentru un investitor. Presupunem că un anumit investitor dispune de un buget de 100 milioane de lei. Prospectând piața, observă trei oportunități de investiție a bugetului, (A, B și C), despre care avem următoarele informații:

Cost

T1 FL 1

T2 FL 2

A

100

300

50

B

50

50

200

Cele trei oportunități de investiții au fiecare un anumit cost, C 50 50 150 prezentat în coloana Cost, și fiecare dintre cele trei oportunități aduce venituri pe parcursul următorilor doi ani de la investiția realizată (la momentele T1 și respectiv T2). Se consideră Rata de actualizare de 10% (necesară pentru calculul VAN – Valoarea

34

actuală netă). De asemenea, se presupune că cele trei oportunități de investiții sunt unice. (Deci nu se poate investi în mai multe proiecte de același fel). Rezolvarea problemei necesită crearea în Excel a unui model de analiză – optimizare, în care să fie introduse toate datele de intrare, și, de asemenea, să fie realizate toate calculele necesare formulelor ce duc la atingerea obiectivului (Fig. nr. 39).

Fig. nr. 39 Instrumentul Solver

Se observă că pentru a putea compara veniturile aduse pe parcursul celor 2 ani de cele trei proiecte de investiții, a fost calculată coloana VAN (Valoarea actuală netă), după următoarea formulă: VAN=NPV(10%,C7,D7)-B7 Funcția NPV (Net Present Value) ne ajută să calculăm în Excel VAN (Valoarea actuală netă). Argumentele funcției sunt, în ordine, rata de actualizare, și apoi fluxurile de venituri aduse de proiectele de investiții din cei doi ani în care acestea sunt valabile. Pentru a ajunge la valoarea VAN, din rezultatul generat de funcția NPV trebuie scăzut costul proiectului de investiții. Soluția problemei de optimizare a investirii bugetului constă în alegerea sumei investite din fiecare oportunitate de investiții, astfel încât să se obțină o VAN Totală maximă. Astfel, la model a mai fost adăugată coloana „Ponderea investită”, ce va avea valori cuprinse între 0, dacă nu este realizată nici o investiție în respectivul proiect, și 1, dacă este realizată o investiție la întregul cost al proiectului. (Pot fi efectuate și investiții parțiale, de exemplu dacă nu se investesc decât 50 milioane în proiectul A, atunci pe coloana Pondere va fi trecută valoarea 0,5. Implicit, în

35

acest caz, VAN obținut de la proiectul A va fi ponderat cu procentul investit din costul respectivului proiect). Formula de la VAN Totală = E7*F7+E8*F8+E9*F9. Celula unde va fi calculată această valoare reprezintă „Obiectivul”. Valoarea investită în cele trei proiecte va fi suma costurilor celor 3 proiecte, ponderată cu procentul investit în fiecare. Restricțiile modelului sunt: cea de buget, și anume faptul că valoarea totală investită nu poate să depășească bugetul disponibil, și. În al doilea rând, restricții privitoare la ponderile investite din costul fiecărui proiect. (sunt cuprinse între 0 și 1). După introducerea tuturor elementelor de mai sus (celula obiectiv, celulele modificabile și restricțiile), pentru rezolvarea problemei și aflarea deci a procentelor ce trebuie investite din fiecare proiect se va acționa butonul Solve din fereastra instrumentului de optimizare. Astfel, Excel va oferi soluția optimă de investiție a bugetului, ce constă în investiția integrală a bugetului disponibil pe proiectele B și C. După găsirea unei soluții pentru problema analizată, Solver va afisa fereastra prin care va întreba utilizatorul cum trebuie să afişeze rezultatul: prin păstrarea valorilor iniţiale sau prin păstrarea valorilor care conduc la rezultatul găsit (Fig. nr. 40). Aceeaşi fereastră propune şi afişarea unor tipuri de rapoarte de sinteză care să prezinte situaţiile care au condus la găsirea rezultatului căutat.

36

Fig. nr. 40 Fereastra Solver Results

Dacă se va bifa opțiunea Keep Solver Solution (Păstrează soluția dată de Solver) observăm că valoarea maximă a celulei obiectiv este calculată și afișată în cadrul foii de calcul. În cazul în care nu se dorește păstrarea soluției găsite de Solver, se va acționa butonul Cancel.

4. REPREZENTĂRI GRAFICE O reprezentare grafică ilustrează mai bine datele numerice dintr-o foaie de calcul. Graficele permit o mai bună vizualizare a relaţiilor, tendinţelor sau anomaliilor ce se stabilesc între date în măsura în care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (coloane, linii, bare, cilindrii, conuri, felii, suprafeţe, etc). O reprezentare grafică este dinamică, se actualizează automat, ajustându-se la noile valori care au stat la baza construirii graficului. Punctul de bază în crearea unei reprezentări grafice sub Excel îl constituie un domeniu bine precizat şi delimitat al foii de calcul, ce conţine la rândul său date numerice organizate în serii de date.

4.1.

Crearea unei reprezentări grafice

Prima etapă în construirea unui grafic o reprezintă editarea şi selecţia sursei de date ce se doreşte a fi reprezentată grafic.

37

În selecţia domeniului ce va constitui baza generării graficului se cuprind şi elemente adiţionale de tip text, dar nu numai, ce vor constitui ulterior legendele diagramei şi etichetele axelor. Microsoft Excel 2016 vă permite să creați rapid diagrame utilizând opțiunea Quick Analysis, care afișează tipurile de diagrame recomandate pentru a sintetiza datele din sursa selectată. După ce selectați sursa de date pe care doriți să o reprezentați, apăsați butonul de acțiune din dreapta pe Tab-ul Charts. Se va afișa o previzualizare a fiecărei diagrame recomandate prin selectarea pictogramei reprezentând graficul respectiv.

Fig. nr. 41 Utilizarea opțiunii Quick Analysis pentru a insera o diagramă într-o foaie de calcul și previzualizarea tipului de grafic Clustered Column

Figura alăturată ilustrează un tabel de analiză pe baza căruia se va genera o reprezentare grafică (domeniul selectat (A2:C5)) prin metoda clasică existentă și în versiunile anterioare de Microsoft Excel.

Fig. nr. 42 Tabel de analiză baza reprezentare grafică

38

După selecţia datelor ce se doresc a fi reprezentate se alege tipul de grafic adecvat reprezentării, din meniul Insert → grupul de butoane Charts:  Se poate alege direct opțiunea Recommended charts sau  Cu ajutorul selectorului See all charts din colțul drept al grupului de opțiuni Charts se poate deschide caseta de dialog Insert Chart.

Fig. nr. 43 Meniul Insert – selecția unui tip de grafic

Pentru exemplificare s-a ales tipul de grafic cu coloane vertical Clustered Column. Figura alăturată conține graficul inserat în foaia de calcul cu elementele aferente ce permit editarea, adăugarea de noi componente și stiluri (Chart Elements, Chart Styles, Chart Filters)

39

Fig. nr. 43 Grafic de tip Clustered Column cu opțiuni de editare

Prin intermediul meniului Chart Tools-> Design se pot face modificări legate de tipul graficului realizat (Change Chart type), selecţia datelor (Select Data), aspectul, stilul şi locaţia acestuia. De asemenea, prin opțiunea Add Chart Element – echivalentă cu plusul verde (denumit Chart Elements) situat în partea dreaptă a graficului, se pot insera la nivelul obiectului grafic elemente de tip:  axe (Axes)  denumirele axelor (Axes Titles)  titlul graficului (Chart Title)  etichete și valori asociate (Data Labels)  sursa de date/tabelul (Data Tables)  bare de evidențiere a erorilor (Error Bars)  linii de grilă orizontale sau verticale (Gridlines)  legenda (Legend)  tendințe (Trendline) pentru previziunea datelor (liniară, logaritmică, exponențială, etc.).

40

Fig. nr. 44 Opțiunea Chart Elements

Selecţia datelor (Select Data), din punct de vedere al posibilităților de modificăre a seriilor de date ce sunt reprezentate și ale valorilor de pe abscisă, se poate face și din meniul contextual:  Seriile de date din legendă se pot edita (Edit) din punct de vedere al denumirii, precum și al sursei de date (Legend Entries (Series)).  Se pot adăuga sau șterge anumite serii de date (Add/Remove)  Abscisa, axa OX, se editează prin selectarea denumirii etichetelor (Horizontal (Category) Axis Labels).

Fig. nr. 45 Opțiunea de editare a seriilor de date reprezentate - Select Data

41

4.2.

Descrierea principalelor tipuri de grafice

Există 11 tipuri standard de diagrame, fiecare dintre ele având câteva variante (subtipuri). Diagramele Excel pot fi create într-un format bidimensional (2D) sau tridimensional (3D). Multe diagrame 3D sunt, în realitate, diagrame 2D cărora li s-a adăugat perspectivă pentru a obține un efect 3D. 1. Graficele cu histograme orientate vertical (Column) sunt diagrame ce ilustrează grafic modificările suferite în timp de diferitele date de reprezentat, precum şi comparaţia între anumite elemente analizate. o Reprezentările bidimensionale (normale sau în perspectivă) compară evoluţia fenomenelor studiate pe o singură ordonată (Y) în raport cu diferitele valori ale abscisei. Sub-tipurile acestei reprezentări grafice sunt:  histogramele simple  histograme cumulate - sunt formate din histograme dispuse în stivă (unele peste altele) şi evidenţiază relaţii stabilite între diferite elemente (serii de date). Barele unui grafic cumulat reprezintă totaluri, iar segmentele de bară semnifică părţi din acest total.  histograme cumulate 100% - reprezintă ponderea elementelor reprezentate grafic într-o stivă ce semnifică întregul. o Reprezentările tridimensionale (3D) compară evoluţia datelor în trei dimensiuni (X, Y şi Z). Graficele tridimensionale sunt mult mai sugestive, căpătând profunzime prin adâncimea pe care o capătă respectiva reprezentare.

Fig. nr. 46 Subtipuri de grafice Column

2. Graficele lineare (Line) sunt reprezentări sub formă de linii frânte sau curbe pentru a evidenţia evoluţia şi tendinţa fenomenelor analizate. Diagramele lineare pot fi simple, cumulate sau cumulate 100% (cu sau fără marcarea punctelor de intersecţie ale abscisei cu ordonata).

Fig. nr. 47 Subtipuri de grafice Line

42

3. Graficele sectoriale (Pie) sunt diagrame de structură ce raportează mărimile părţilor unui element analizat, la un întreg. Graficele sectoriale mai sunt folosite pentru a pune în evidenţă un element semnificativ dintr-un întreg. Notă: Pentru construirea unui grafic sectorial, se va alege numai o singură serie de date, deoarece este vorba de disocierea unui element în părţile sale component

Fig. nr. 48 Subtipuri de grafice de structură (Pie)

Graficele concentrice (Doughnut) sunt un subset al graficelor sectoriale, semilare ca formă şi semnificaţie cu excepţia faptului că pentru construirea lor pot fi alese mai multe serii de date. Potrivit unei astfel de abordări multiserie, fiecare cerc concentric (inel) reprezintă o serie de date. Inserarea pe fiecare felie a diagramei a ponderilor corespunzătoare în locul valorilor numerice se realizează din meniul contextual prin selectarea optiunii Add Data Labels. Ulterior, se selectează valorile numerice și se alege opțiunea Format Data Labels. Inițial se bifeaza opțiunea Percentage și Category Name, ulterior se debifează optiunea Value.

Fig. nr. 49 Caseta de dialog Format Data Labels

43

Exemplu: Dorim să evidențiem structura veniturilor încasate în funcție de opțiunile de livrare a pachetelor. Sursa de date va fi prelucrată folosim o tabelă pivot (conform descrierii aferente din capitolul 2.2). Datele se vor sintetiza în așa fel încât pe linii vom avea plasat câmpul Optiunile livrare pachete și în caseta Values – Sum of Venituri din livrari.

Fig. nr. 50 Sursa de date și tabela pivot bază pentru graficul de structură

Pe baza tabelei pivot din meniul PivotTable Tools Analyze se va alege opțiune PivotChart Pie. Se poate alege varianta bidimensională (Pie) sau tridimensională (3-D Pie). În exemplul nostrum alegem opțiunea tridimensională. Pentru a vizualiza graficul fără butoanele generate de tabela pivot, din meniul PivotTable Tools Analyze se va bifa opțiunea Hide All din Field Buttons.

Fig. nr. 51 Eliminarea din grafic a butoanelor de selecție aferente tabelei pivot sursă

44

Se editează titlul graficului, din Chart Elements, legenda se poate plasa sub grafic (Legend Bottom) și se pot adăuga valorile procentuale la feliile reprezentate prin Data Labels  More Options Label Options -> Percentage.

Fig. nr. 52 Graficul de structură 3 – D Pie

4. Graficele cu histograme orientate orizontal (Bar) sunt identice din punctul de vedere al conţinutului şi al semnificaţiei reprezentării cu diagramele de tip Column (prezentate anterior), cu deosebirea că histogramele ce reprezintă evoluţia fenomenelor studiate sunt dispuse orizontal.

Fig. nr. 53 Subtipuri de grafice Bar

Exemplu: Diagrama Gantt este un grafic de tip histograme orientate orizontal (tipul Bar cu subtipul Stacked Bar), care permite analiza datelor prin furnizarea unei evoluţii în timp a unei anumite activităţi sau eveniment. Dorim să reprezentăm prin acest tip de grafic gestiunea proceselor unui proiect IT desfăşurat pe perioada februarie – august 2016. Sursa de date este definită prin opt obiective fiecare dintre ele reprezentate prin datele de debut şi durata fiecărui obiectiv în parte (exprimată în zile).

45

Fig. nr. 54 Sursa de date pentru diagrama Gantt

  

Graficul se poate realiza parcurgând următoarele etape: Se selectează coloana de date ce conţine „Data de debut” a obiectivelor (D4:D12) . Se alege tipul de grafic Bar (Insert →Charts →Bar) cu subtipul Stacked Bar. Din meniul contextual Chart se selectează opţiunea Select Data şi se adaugă o nouă serie de date „Durata (zile)” (F4:F12) prin acţionarea butonului Add. Se editează etichetele abscisei prin selecţia plajei de valori „Denumire activitate” (C4:C12) Graficul rezultat până în acest moment poate fi vizualizat în Fig. nr. 55:

Fig. nr. 55 Prima formă a diagramei Gantt





Se selectează pe grafic seria de date „Data de debut” şi din meniul contextual se apelează comanda Format Data Series. În caseta de dialog Format Data Series, la fişa Fill se alege No Fill, iar din fişa Border Color se optează pentru No Line. Se selectează valorile axei OX şi apelând meniul contextual se alege comanda Format Axis. În fişa Axis Options se selectează opţiunea Categories in reverse order, pentru a afişa obiectivele începând de sus în jos. 46

 

Se şterge din legenda graficului, generată în mod automat, seria „Data de debut” prin selecţie şi apăsarea tastei Delete. Se selectează valorile axei OY şi se foloseşte din meniul contextual comanda Format Axis. In cadrul acestei ferestre, în fişa Axis Options se fac următoarele setări:  Minimum – Fixed – 42424 (este valoarea datei de debut a proiectului 24/02/2016 exprimată ca valoare numerică)  Maximum – Fixed – 42604 (este valoarea datei de sfârşit a proiectului 22/08/2016 exprimată ca o valoare numerică)  Major unit – Fixed 15 (reprezentarea valorile etichetelor pe axa OY din maxim 15 în 15 de zile)  Minor unit – Fixed 5 (unitate minimă de 5 zile).  În fişa Number se alege ca tip de dată Date, cu un format predefinit (zi.lună – d.mmm;@).

Se personalizează graficul cu elemente legate de titlu, fontul etichetelor axelor, caroiajul, culoarea de fundal a seriilor de date reprezentate, a obiectului grafic reprezentat, etc.

Fig. nr. 56 Reprezentarea completă a gestiunii de activități ale proiectului prin diagrama Gantt

5. Diagrama în arii (Area) este asemănătoare celor cu linii, fiind utilizată în situații de același gen, pentru a ilustra variații în timp și poate atrage atenția asupra valorii totale în 47

funcție de o tendință. Singura diferență (față de diagramele cu linii) constă în faptul că zonele dintre linii sunt pline. Au ceva în comun și cu diagramele concentrice, în sensul că pot prezenta elementele comparativ.

Fig. nr. 57 Subtipuri de grafice Area

6. Graficele de tip “nor de puncte” (Scatter) – sunt diagrame statistice de regresie ce pun în evidenţă gradul de corelaţie între una sau mai multe variabile cantitative (explicative) şi o variabilă calitativă (de explicat).

Fig. nr. 58 Subtipuri de grafice Scatter

7. Graficele bursiere (Stock) – sunt diagrame ce reprezintă grafic amplitudinile fenomenelor studiate. Aplicaţiile unor astfel de grafice se regăsesc de regulă în domeniul financiar unde se analizează amplitudinile şi fluctuaţiile cursului unei acţiuni la bursă sau variaţia înregistrată de cursul valutar pe o anumită perioadă Seriile de date utilizate de graficele bursiere pot fi: • valoarea cotaţiei maxime atinsă de o valoare mobiliară într-o zi (High) • valoarea cotaţiei minime (Low) • valoarea cotaţiei la deschiderea sesiunii de licitaţie (Open) • valoarea cotaţiei la închidere (Close) • volumul capitalizării bursiere pentru ziua respectivă (Volume). Potrivit acestor elemente predefinite ale seriilor de date, se pot deosebi patru subtipuri de grafice bursiere:  HLC: High, Low, Close  OHLC: Open, High, Low, Close  VHLC: Volume, High, Low, Close  VOHLC: Volume; Open; High, Low, Close

48

Fig. nr. 1 Subtipuri de grafice Stock

8. Diagrama în suprafață (Surface) este o diagramă ce încearcă să reprezinte optimul combinaţiilor între diferitele serii de date. Cele mai uzuale aplicaţii ale acestor reprezentări grafice sunt în domeniul hărţilor topo-geografice unde diferitele culori şi motive ale elementelor analizate indică situarea suprafeţelor în aceleaşi plaje de valori.

Fig. nr. 59 Subtipuri de grafice Surface

9. Graficele polare (Radar) – reprezintă seriile de date corespunzătoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial, faţă de un punct central. Pe fiecare axă în parte sunt reprezentate seriile de date prin puncte. Pentru că reprezintă datele aflate la o distanţă faţă de un punct central, graficele polare sunt utile pentru a pune în evidenţă simetria sau uniformitatea datelor (compararea mărimilor prognozate cu cele realizate).

Fig. nr. 60 Subtipuri de grafice Radar

10. Diagrama Combo (grafic în două axe OY) este tip particular de grafic utilizat în situaţia în care se doreşte reprezentarea într-un singur grafic a unor serii de date cu valori necomparabile (de exemplu, fondul de salarii sau venitul cu valori foarte mari și numărul de salariați sau angajați cu valori foarte mici, date care nu se pot reprezenta pe aceeași scală de valori). Dacă seriile de date au valori necomparabile, scala de reprezentare se va adapta automat după seriile de date ce cuprind valorile mai mari.

49

Fig. nr. 61 Sursa de date a graficului combo

Putem restructura datele din tabelul de mai sus pentru a crea o diagramă în două axe OY sau o diagramă combo, care utilizează două axe verticale pentru a afișa ambele seturi de valori (unul cu valori de ordinul zecilor de mii și altul de ordin unitar) în aceeași diagramă. Pentru a crea o diagramă cu două axe OY se parcurg următorii pași: 1. Selectați datele pe care doriți să le vizualizați (tabelul situat pe plaja B4:D9) 2. Meniul Insert grupul Charts Combo Chart 3. Faceți clic pe subtipul de diagramă combo pe care doriți să o creați. Sau Faceți clic pe Custom Combo și utilizați setările din categoria Combo pentru a defini graficul combo.

Fig. nr. 62 Setările pentru a defini graficul Combo (în 2 axe OY)

50

Seria de date ”Nr angajați” este reprezentată pe axa secundară printr-un grafic linear. Seria principală ”Fond salarii luna agugust 2018” este reprezentată printr-un grafic de tip coloane verticale. Dupa ce se aleg tipurile de diagrame și modul de reprezentare pe axe, se fac setări la nivel de vizualizare a datelor.

Fig. nr. 63 Exemplu particularizat de grafic Combo (în 2 axe OY)

4.3.

Tipuri noi de grafice în Microsoft Excel 2016

Microsoft Excel 2016 a introdus 6 tipuri noi de diagrame.

Fig. nr. 64 Tipuri noi de grafice introduse în Microsoft Excel 2016

1) Diagrama Treemap oferă o vedere ierarhizată a datelor și ajută la identificarea mai facilă a modelelor, cum ar fi, de exemplu, ce tip de produs sau serviciu are cele mai bune vânzări în cadrul unui magazin/zonă.

51

2) Diagrama Sunburst (raze de soare) este ideală pentru a afișa date ierarhice. Fiecare nivel al ierarhiei este reprezentat de un inel sau un cerc, iar cercul din centru reprezintă partea de sus a ierarhiei. O diagramă raze de soare fără date ierarhice (un nivel de categorii) arată asemănător cu o diagramă inelară. Diagrama raze de soare este cea mai eficientă pentru a arăta cum se împarte un inel în părțile sale constituente, în timp ce alt tip de diagramă ierarhică, diagrama Treemap este ideală pentru compararea dimensiunilor relative.

Fig. nr. 65 Comparație între rezultatul unei grafic de tip Sunburst și unul Treemap

3) Diagrama Histogram (histogramă) pentru explorarea unei distribuții și analiza acestei distribuții (mai exact, este utilizat în mod obișnuit în analize statistice, afișând în mod automat frecvența de apariție în cadrul unei distribuții). Diagrama Pareto este un subtip al diagramei histogramă și combină o diagramă de bare combinată cu un grafic cumulativ. Barele sunt ordonate descrescător şi prin înălţimea lor reflectă frecvenţa sau impactul unei anumite probleme. Graficul cumulativ arată care este contribuţia procentuală a barelor.

Fig. nr. 66 Diagrama histogramă cu subtipul Pareto

52

Exemplu: Diagramă Pareto care combină o histogramă și un grafic linear pentru a arăta atât contribuțiile de valori pe categorii evidențiate pe axa OX (opțiunile de livrare a pachetelor, de exemplu, peste noapte, prioritar peste noapte, standard, la 2 zile sau la 3 zile) cât și frecvențele de apariție pentru fiecare categorie. Pe axa OX categoriile reprezentate sunt așezate descrescător, pe axa OY în stânga se reprezintă valorile relative ale venitului, iar in a doua axa OY, amplasată în partea dreaptă, frecvențele cumulative ca pondere.

Fig. nr. 67 Sursa de date prelucrată pe baza unei tabele pivot și diagrama Pareto

4) Diagrama Box and Whisker (grafic boxplot) este un grafic utilizat în analizele statistice. Pe o singură diagramă este evidențiată distribuția datelor în quartile, combinând mai multe măsuri statistice, inclusiv prima1 și a treia2 quartilă, mediana, media, valori minime și maxime dintr-o serie de date. Aceste diagrame oferă o imagine compactă și informativă a datelor din punct de vedere statistic.

Fig. nr. 68 Sursa de date și diagrama Box and Whisker

1 2

Prima quartilă (Q1) delimitează cele mai mici 25% din date. A treia quartilă (Q3) delimitează cele mai mari 25% din date

53

5) Diagrama Waterfall (în cascadă) – utilă în reprezentarea situațiilor financiare, dar și nonfinanciare. O diagramă în cascadă este o modalitate de vizualizare a datelor care vă ajută să înțelegeți cum ați ajuns de la un rezultat financiar la altul. Acestea sunt comune pentru analizele financiare - vă permit să vedeți evoluția profitului - cum ați obținut din vânzările brute venitul net sau modul în care câștigurile s-au modificat de anul trecut până în acest an.

Fig. nr. 69 Sursa de date a diagramei Waterfall

Exemplu:  Se selectează sursa de date din plaja A2:B7.  Din meniul InsertChartsAll ChartsWaterfall Diagrama este utilă pentru a înțelege cum o valoare inițială (de exemplu, balanța inițială) este afectată de o serie de valori pozitive și negative. Coloanele sunt colorate astfel încât să puteți identifica rapid valorile pozitive (venituri) și negative (cheltuieli). Coloanele cu valoarea inițială și valoarea finală încep de pe axa orizontală (OX), în timp ce valorile intermediare (pozitive și negative) sunt flotante. Din această cauză diagrama prezintă aspectul de cascadă, fiind denumită și diagramă pod. Dacă datele includ valorile care sunt considerate subtotaluri sau de adunare, cum ar fi profitul sau rezultatul net, puteți să setați acele valori, astfel încât să înceapă pe axa orizontală OX de la zero şi să nu fie "flotantă". Faceți dublu click pe valoarea reprezentată în grafic, în exemplul nostru pe valoarea Rezultat pentru a deschide panoul de activități Format Data Point Series Options și bifați opțiunea Set as total.

54

Fig. nr. 70 Panoul de activități Format Data Point

Liniile conector creează o legătură între sfârșitul fiecărei coloane și începutul coloanei următoare, ajutând la afișarea fluxului de date din diagramă. Pentru a ascunde liniile conector, faceți click dreapta pe seria de date pentru a deschide panoul de activități Format Data Series și debifați caseta Show connector lines Legenda diagramei afisează cele trei tipuri diferite de intrări care grupează puncte de date din grafic: mărire (Increase), micșorare (Decrease) și Total. Dacă selectați o intrare din legendă, aceasta va evidenția toate coloanele din diagramă care alcătuiesc acel grup.

Fig. nr. 71 Diagrama Waterfall

55

Notă: Utilizați tab-urile Design și Format din meniul Chart Tools pentru a particulariza aspectul diagramei din punct de vedere al stilului și formatului. 6) Diagrama Funnel (tip pâlnie) arată valorile alocate pe mai multe etape într-un proiect sau proces. De exemplu, ați putea utiliza o diagramă de tip pâlnie pentru a afișa perspectiva cheltuielilor aferente fiecărei etape în parte definită pentru un proiect IT. În mod obișnuit, valorile scad treptat, permițând barelor să semene cu o pâlnie.

Fig. nr. 72 Sursa de date și diagrama Funnel

4.4.

Diagramele Sparklines

Diagramele Sparklines sau diagramele mici încapsulate într-o singură celulă sunt utilizate pentru a rezuma vizual tendinţele unor serii date. Deoarece diagramele Sparklines afişează tendinţele într-un spaţiu restrâns, ele sunt utile mai ales pentru tablouri de bord, rapoarte sau situaţii unde este necesar să se afişeze un instantaneu al afacerii curente într-un format vizual uşor de înţeles. Inserarea acestora se face prin selecţia datelor ce se doresc a fi reprezentate, din meniul Insert  grupul de butoane Sparklines tipul de reprezentare vizuală dorită. Tipul diagramelor este asemănator graficelor clasice de reprezentare a evoluţiei fenomenelor: grafic linear sau grafic cu histograme şi diagrame bursiere.

Fig. nr. 73 Subtipuri de diagrame Sparklines

56

Asociat fiecărui grafic Sparkline se găseşte bara de instrumente Sparklines Tools, cu meniul Design:  Sursa de date a graficului poate fi editată prin selecţia butonului Edit Data din grupul de opţiuni Sparkline.  Tipul diagramei poate fi modificat din grupul de opţiuni Type.  Stilul reprezentării se poate edita pe baza grupului de opţiuni Style. Se pot adăuga markeri pentru a evidenţia cele mai mari sau cele mai mici valori ale seriei, valorile negative, etc.

Fig. nr. 74 Reprezentarea diagramelor Sparlines pentru sursele de date selectate

 Pentru crea o diagramă Sparklines se plasează cursorul în celula în care se doreşte a fi generată diagrama, în cazul nostru celula Q3. Din grupul de butoane Sparklines se selectează subtipul Win/Loss. Se va deschide caseta de dialog Create Sparklines unde se solicită selecţia sursei de date care va fi reprezentată (Data Range - plaja M3:P3).  Eliminarea unei diagrame de tip Sparklines se realizează prin selecţia acesteia iar din grupul de butoane Group se alege opţiunea Clear sau din meniul contextul se selecteaza optiunea Sparklines -> Clear selected sparklines. Notă: Deoarece o diagramă Sparkline este o diagramă încorporată într-o celulă, aveţi posibilitatea să introduceți şi text în celula respectivă şi să utilizaţi diagrama Sparkline ca fundal.

57