Modul 3 Bekerja Dengan Outlook

IDT 462 – e-Setiausaha 1.

Modul 3 Menggunakan emel (Bekerja dengan Outlook)

BEKERJA DENGAN OUTLOOK

Microsoft Office Outlook 2003 adalah program pengurusan maklumat peribadi yang boleh membantu anda menguruskan masa dan maklumat dengan lebih berkesan dan membolehkan anda berkongsi maklumat dan bekerjasama dengan orang lain dengan lebih senang. Modul ini akan membincangkan cara Outlook disetup dan apa yang ada di dalamnya bila kita memulakannya. Kemudian anda akan belajar bagaimana untuk membuat, membaca, membalas dan mencetak emel, menyertakan fail ke dalam emel dan membuat dan menggunakan buku alamat. Dalam modul ini anda akan belajar :








Memulakan Outlook buat pertama kali Membaca emel Membalas emel Membuat emel Menggunakan buku alamat Mengepilkan fail kepada emel Menghantar dan menerima emel

1.1

MEMULAKAN OUTLOOK

Outlook 2003 menyokong akaun emel yang bekerja dengan komputer yang menggunakan Microsoft Exchange Server atau komputer yang menggunakan Internet Mail Server. Jika anda bersambung dengan Rangkaian Setempat (LAN) yang menggunakan Microsoft Exchange Server, anda menghantar dan menerima emel dengan dua hala iaitu dalaman dan luaran (internet). Jika anda menggunakan komputer yang tidak dirangkaikan, untuk menggunakan emel anda perlu mendaftar dengan Internet Service Provider (ISP). Yang mana anda akan mengggunakan modem dan talian telefon untuk disambungkan ke internet. Walau apa cara sekali pun anda mendapatkan perkhidmatan internet, untuk menghantar dan menerima emel dari internet anda perlu tahu nama pelayan (server) yang mengendalikan emel keluar masuk, nama pengguna dan kata laluan anda. Outlook 2003 menyokong 3 jenis akaun emel iaitu :
Post Office Protocol 3 (POP3) – sejenis emel akaun yang biasa diberikan oleh ISP, dengan akaun ini anda boleh disambungkan ke pelayan emel (e-mail server) dan memuat turun emel ke komputer anda.
Internet Message Access Protocol (IMAP) – ianya sama dengan POP3 tetapi emel anda disimpan di dalam pelayan. Anda disambungkan ke pelayan untuk membaca tajuk emel dan pilih emel mana yang anda mahu muat turun ke komputer anda.

Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

1/8

IDT 462 – e-Setiausaha

Modul 3 Menggunakan emel (Bekerja dengan Outlook)


Hypertext Transfer Protocol (HTTP) – ia digunakan bila anda akses kepada laman web yang ada di internet. Bila HTTP digunakan sebagai protocol, emel akan di simpan, dicapai dan dipaparkan sebagai laman web. Contoh : Hotmail dan Yahoo mail. MEMULAKAN OUTLOOK Jika anda pertama kali menggunakan outlook di komputer anda, anda akan diminta mewujudkan profile. Untuk melengkapkan langkah ini anda perlu memasukkan maklumat maklumat tentang akaun emel, nama pengguna, kata laluan dan nama pelayan emel anda. Untuk pembelajaran ini anda hanya perlu memasukkan nombor komputer anda sebagai nama dan akaun emel anda. LATIHAN 1 SETTING E-MAIL MENGGUNAKAN MS-OUTLOOK

1. Buka Outlook - Klik butang start, pergi ke All Programs, pergi ke Microsoft Office dan klik Microsoft Office Outlook 2003. 2. Klik menu Tools > Emails Account - Skrin berikut akan dipaparkan

3. Tandakan di Add a new email account 4. Klik butang Next

Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

2/8

IDT 462 – e-Setiausaha

Modul 3 Menggunakan emel (Bekerja dengan Outlook)

5. Tandakan di POP3 6. Klik butang Next

7. Isikan maklumat yang diperlukan 8. Klik More Setting

8. Klik Tab Advanced

Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

3/8

IDT 462 – e-Setiausaha

Modul 3 Menggunakan emel (Bekerja dengan Outlook)

9. Taipkan “1010” di ruang Incoming Server (POP3) 10. Klik OK 11. Klik Next 12. Klik OK

a. 1.2

Setelah selesai memasukkan maklumat, program Outlook akan dipaparkan. MEMBACA EMEL

Bila anda memulakan Outlook, mana-mana emel baru di dalam pelayan akan dipaparkan ke dalam Inbox anda. Dengan Outlook anda boleh membaca emel dengan berbagai cara :
Anda boleh melihat terus isi emel dengan menggunakan AutoPreview, yang mana ianya akan memaparkan terus 3 baris pertama isi kandungan emel tanpa membuka emel tersebut.
Anda boleh membaca emel tanpa membukanya dengan melihatnya di Reading Pane.
Anda boleh membuka emel dalam tetingkapnya sendiri untuk pemandangan yang lebih luas dengan klik dua kali pada tajuk emel di dalam Inbox.

Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

4/8

IDT 462 – e-Setiausaha

Modul 3 Menggunakan emel (Bekerja dengan Outlook)

Navigation Pane

Toolbar

Reading Pane

1.3

MEMBALAS EMEL

Anda boleh menjawab emel dengan beberapa cara :
Anda boleh menjawab emel hanya kepada orang yang menghantar emel (reply)
Anda boleh menjawab hanya kepada orang yang menghantar emel dan kepada semua orang yang nama mereka ada di senarai. (reply to All)
Anda boleh menghantar emel tersebut kepada orang lain yang nama mereka tiada dalam senarai emel tersebut. (Forward)

Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

5/8

IDT 462 – e-Setiausaha

Modul 3 Menggunakan emel (Bekerja dengan Outlook)

1.4 MEMBUAT EMEL BARU a. Pada toolbar klik butang New Mail Message Satu emel tanpa tajuk akan dipaparkan. b. Dalam kotak To, taipkan nama penerima (contoh : [email protected]) c. Dalam kotak Cc taipkan ([email protected]) jika emel ada salinan kepada. d. Dalam kotak Subject taipkan tajuk emel tersebut. e. Klik ke dalam kawasan kosong di bawah, dan taipkan isi emel. Klik butang Send menghantar emel.

1.5

untuk

BUKU ALAMAT

Anda boleh menyimpan alamat emel dalam Outlook supaya anda tidak perlu menaip semua alamat emel mereka setiap kali ingin menghantar emel baru. LATIHAN 2 ( MEMBUAT BUKU ALAMAT) a. Pada menu Tools klik Address Book. Tetingkap buku alamat akan dipaparkan. b. Klik anak panah ke bawah di sebelah kanan kotak Show from the dan klik Contacts dalam senarai.

Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

6/8

IDT 462 – e-Setiausaha

Modul 3 Menggunakan emel (Bekerja dengan Outlook)

b. Pada toolbar klik New Entry, Kotak New Entry akan dipaparkan c. Dalam kotak Select the entry type, klik New Contact dan klik OK d. Dalam kotak full name taipkan nama (pc3) e. Dalam kotak E-mail taipkan alamat emel ([email protected]) f.

Klik butang Save and Close - Borang akan tertutup dan nama akan dipaparkan dalam tetingkap Buku alamat.

g. Begitulah seterusnya untuk menambah nama. Untuk latihan ini sila masukkan sekurang-kurangnya enam nama.

1.6

MENGKEPILKAN FAIL KEPADA EMEL

Cara mudah untuk menghantar fail seperti dokumen word atau Excel kepada orang lain adalah dengan menkepilkan fail tersebut bersama dengan emel. LATIHAN 3 (MENGKEPILKAN DOKUMEN WORD KEPADA EMEL) a. Pada toolbar klik butang New Mail Message satu emel kosong dipaparkan b. Dalam kotak To taipkan alamat penerima ([email protected]) c. Dalam kotak Subject taipkan tajuk emel (“percubaan attach file”) d. Pada toolbar klik butang Insert File, kotak dialog akan dipaparkan e. Pilih fail mana yang nak dikepilkan, klik butang Insert, fail tersebut akan dikepilkan bersama dengan emel dan klik butang Send untuk menghantar emel bersama dengan fail yang dikepilkan

Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

7/8

IDT 462 – e-Setiausaha

1.7

Modul 3 Menggunakan emel (Bekerja dengan Outlook)

MENGHANTAR DAN MENERIMA EMEL

Bergantung kepada akaun dan rangkaian anda, emel yang anda hantar boleh dihantar terus atau disimpan ke Outbox sehingga anda menghantarnya kemudian. Jika anda disambungkan ke internet, selalunya emel anda akan dihantar terus. Jika anda tidak bersambung dengan internet (contohnya jika anda menggunakan sambungan dial-up) emel anda akan disimpan ke dalam Outbox sebingga anda disambungkan ke internet. Bagaimana anda menerima emel juga bergantung kepada jenis akaun emel dan konfigurasi Outlook. Outlook mungkin menyemak emel baru secara berkala dan akan memuat turun emel secara otomatik. Atau anda perlu menyemak emel baru secara manual. Salinan emel yang dihantar disimpan di dalam folder Sent Items. LATIHAN 4 Dalam latihan ini anda akan menghantar emel, menyemak emel baru t dan membuang emel. a.

Pada toolbar klik butang New Mail Message, Borang emel baru akan dipaparkan

b.

Dalam ruang To, taipkan alamat emel sendiri

c.

Klik di ruang Subject dan taip “percubaan menerima dan menghantar emel “

d.

Tekan kekunci Tab dan dalam ruang pesanan taipkan “Cuba aaan!!!!” dan klik butang Send. Emel akan ditutup.

e.

Jika emel tidak dibuka, klik ikon Mail pada Navigation Pane.

f.

Dalam senarai All Mail Folders, Klik Outbox. Kandungan dalam Outbox akan dipaparkan. Jika emel yang anda hantar dipaparkan dalam Outbox anda mesti menghantar emel secara manual. Jika Outbox kosong, emel anda telah dihantar secara otomatik.

g.

Untuk menghantar emel dalam Outbox anda dan menyemak jika anda ada menerima emel baru klik butang Send / Receive. Outlook akan menyambungkan ke pelayan emel dan menghantar dan menerima emel. Bila emel anda dihantar, ia akan hilang dari Outbox. Bila emel baru diterima ianya akan dipaparkan di Inbox

h.

Dalam senarai Favorite folders, klik Inbox untuk melihat emel baru, kandungan dalam Inbox akan dipaparkan.

Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi

8/8