Modul-07-mengoperasiakan-basis-data-ww.doc

MODUL 07 MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKASI BASIS DATA I. A.

PENDAHULUAN DISKRIPSI Modul “ Mengoperasikan Perangkat Lunak Basis Data ” merupakan Modul yang membahas tentang bagaimana kita dapat Mengoperasikan Microsoft Access, mengenal perintah-perintah pada Microsoft Access, seperti membuat tabel, membuat query, membuat dan mengelola form serta membuat report..

B.

PRASARAT Untuk mempelajari modul ini unit kompetensi dan pengetahuan yang dikuasai sebelumnya yaitu : 1. mengoperasikan PC stand alone dengan sistem operasi berbasis GUI 2. mengoperasikan program aplikasi spread sheet.

C.

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Pembelajaran yang dilaksanakan menggunakan system Self Based Training atau system pembelajaran mandiri. Diharapkan seluruh peserta didik dapat belajar secara aktif dengan mengumpulkan berbagai sumber selain modul ini, misalnya melalui majalah media elektronik maupun melalui internet. 1. Dalam modul ini dituntut adanya tersedianya bahan ajar yang lengkap yang meliputi: 2. Unit computer yang siap digunakan. 3. Sistem operasi yang legal dan Aplikasi yang siap digunakan. 4. Buku manual system operasi 5. SOP dalam menghidupkan dan mematikan computer 6. Setelah menyelesaikan modul ini, peserta didik dapat melanjutkan ke modul 8 Pengenalan Internet. 7. Guru atau Instruktur berperan sebagai fasilitator dan pengarah dalam semua materi di modul ini sehingga diharapkan dapat terjadi komunikasi timbale balik yang efektif dalam mempercepat proses penguasaan kompetensi peserta didik

D.

TUJUAN Setelah mempelajari modul ini, peserta didik diharapkan untuk dapat : 1. melakukan pengoperasian program pengolahan Basis data. 2. melakukan pembuatan Tabel 3. melakukan pembuatan Query. 4. melakukan pembuatan Form 5. melakukan pembuatan Report

E. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

MATERI PEMBELAJARAN prosedur pengoperasian untuk memasuki program Microsoft Access melakukan pengoperasian program pengolahan Basis data. melakukan pembuatan Tabel melakukan pembuatan Query. melakukan pembuatan Form melakukan pembuatan Report

Mengoperasikan Software Basis Data

1

F.

TES KEMAPUAN AWAL Apabila Anda dapat menjawab seluruh soal dibawah ini, berarti sudah kompeten, Anda dipersilakan untuk langsung mengambil modul berikutnya yaitu : Mengolah Data Aplikasi. Soal Teori 1. Yang termasuk Program Aplikasi basis data yaitu …. 2. Untuk memulai membuka Microsof Access komputer harus mempunyai sistem Operasi …. 3. Langkah membuka Ms Access yaitu …. 4. Langkah menutup program aplikasi Ms Access yaitu …. 5. Pada aplikasi MS Access, terdiri dari beberapa objek yaitu ….. 6. Langkah - membuat tabel yaitu …. 7. Primery Key yaitu …. 8. Langkah - langkah membuat primery key yaitu …. 9. Ketentuan pada penulisan nama field yang benar yaitu …. 10. Untuk membuka jendela data Sheet dari tabel dapat menjalankan perintah 11. Untuk membuka jendela tampilan desain dari tabel yaitu …. 12. Query yaitu …. 13. Langkah - langkah membuat Query yaitu …. 14. Langkah - langkah memformat angka pada Ms Access yaitu …. 15. Langkah menuliskan rumus pada query yaitu …. 16. Form yaitu …. 17. Langkah - langkah membuat Form yaitu …. 18. Report yaitu …. 19. Langkah - langkah membuat Report yaitu …. 20. Langkah - langkah melakukan pencetakan Report yaitu … Soal Praktek Buatlah sebuah data base dengan mengikuti langkah sebagai berikut. 1. Lakukan langkah - langkah membuka microsoft access pada windows 2. Lakukan langkah - langkah membuat satu database dengan nama databasenya adalah Belajar 3. Lakukan langkah - langkah Bagaimana membuat suatu tabel dengan nama mahasiswa 4. Lakukan langkah - langkah membuat query 5. Lakukan langkah - langkah membuat form 6. Lakukan langkah - langkah membuat report

II. A.

PEMELAJARAN 1 TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah pembelajaran siswa dapat melakukan dengan baik dan benar hal – hal sbb : 1. Menjelaskan prinsip basis data 2. Mengoperasikan software aplikasi basis data. 3. Membuat tabel basis data. 4. Membuat query pada basis data 5. Membuat dan mengelola Form basis data Mengoperasikan Software Basis Data

2

B.

PRINSIP DASAR BASIS DATA Basis data atau data base adalah file yang disimpan dalam sebuah file yang berextention mdb. File data base terdiri atas bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan. Bagian-bagian dari file data base tersebut adalah : Tables, Queries, Form, Report, Pages, Macro dan Modules.  Tables : adalah kumpulan data yang merupakan komponen utama dari sebuah database artinya dalam membuat database yang pertamakali harus dibuat adalah tables terlebih dahulu.  Queries : digunakan untuk membuat rumus logika maupun perhitungan. Queries juga digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi syarat tertentu pada satu tabel atau lebih. Queries bisa juga digunakan untuk mengupdate data.  Forms : digunakan untuk membuat tampilan pemasukan data atau pengisian data agar tampil lebih menarik sesuai rancangan form yang dibuat sendiri.  Report : digunakan untuk membuat laporan.  Pages : digunakan untuk membuat halaman web  Macros : digunakan untu membuat perintah-perintah yang sama secara otomatis  Modules: digunakan untuk membuat rancangan berbagai macam aplikasi

C.

MEMBUAT TABEL, QUERY DAN FORM Pada modul ini akan dibahas mengenai Tables, Quieries, Form serta Report, dengan menggunakan program aplikasi basis data Microsoft Access. Adapun langkah mengoperasikan database dari pembuatan tables sampai dengan pembuatan laporan adalah sebagai berikut :

1. Klik Start, Program (atau All Program), kemudian Klik Microsoft Access, seperti pada gambar berikut :

Mengoperasikan Software Basis Data

3

2. Klik Blank Database, seperti gambar berikut :

3. Memberi Nama File Database. Contoh akan disimpan pada DATA (D:) maka Mengoperasikan Software Basis Data

4

pada Save in: cari DATA (D:) , kemudian klik pada File name, lalu ketik nama filenya misal : PENJUALAN, kemudian Klik Create

4. Aktifkan pada Tables , kemudian pilih Create table in Design view, kemudian Klik Design

5. Buat rancangan tables database dengan field name/ kepala kolom NO, KODE_BAR, NAMA_BAR, JML_AWAL, JM_AKHIR, HRG_SAT seperti berikut: NO dengan Data type AutoNumber Field Size Long Interger KODE_BAR dengan Data type Text Field Size 8 NAMA_BAR dengan Data type Text Field Size 20 JML_AWAL dengan Data type Number Field Size Long Interger JM_AKHIR dengan Data type Number Field Size Long Interger HRG_SAT dengan Data type Number Field Size Long Interger Mengoperasikan Software Basis Data

5

6. klik kanan pada KODE_BAR kemudian klik primary key, kemudian Tutup tabel dengan klik Close, jawab Yes, kemudian beri nama misalnya TABELJUAL, (apabila ada konfirmasi Do you want primary key Now ? jawab Yes) 7. Membuat Query untuk memasukkan data perhitungan, dengan klik Queries

kemudian, Klik Create Query by using wizard, kemudian Klik Design kemudian klik , keadaan layar seperti berikut:

,

Mengoperasikan Software Basis Data

6

Klik Next, keadaan layar seperti berikut :

Klik Next, keadaan layar seperti berikut:

Mengoperasikan Software Basis Data

7

Klik Finish, kemudian Klik

keadaan layar seperti berikut :

tambahkan Field JML_JUAL, HRG_SISA dengan perhitungannya, Field yang dikenakan perhitungan berada pada tanda [ ] sehingga Field yang dimasukkan seperti berikut :

 

JML_JUAL :([JML_AWAL]-[JM_AKHIR])*[HRG_SAT] HRG_SISA :[JM_AKHIR] * [HRG_SAT] Mengoperasikan Software Basis Data

8

Apabila selesai mengetik rumus kemudian kita akan mengisi data melalui table query, caranya : Klik Close, jika ada konfirmasi jawab Yes Keadaan layar seperti berikut : kemudian Klik TABELJUAL Query Klik Open

kemudian

Masukkanlah 10 data seperti pada contoh berikut : CATATAN :  No urut otomatis terisi karena bertype Autonumber  JML_JUAL otomatis terisi karena tadi diisi dengan rumus pada Query  HRG_SISA otomatis terisi karena tadi diisi dengan rumus pada Query

Mengoperasikan Software Basis Data

9

Apabila sudah selesai tutuplah dengan Klik Close (

), Jawab Yes

8. MEMBUAT TAMPILAN FORM Klik Form kemudian Klik Create form by using wizard

Keadaan layar seperti berikut : (pilih TABELJUALQuery

), kemudian klik

Kemudian Klik Next, Mengoperasikan Software Basis Data

10

kemudian pilih bentuk Columnar, kemudian Klik Next pilih bentuk Standard

Klik Next, keadaan layar seperti berikut :

Klik Finish, keadaan layar seperti berikut :

Kemudian Klik Design Keadaan layar seperti berikut : (layar dibesarkan):

Mengoperasikan Software Basis Data

11

Untuk mengetik kop LAPORAN PENJUALAN, Lebarkan pada daerah form Header, Kemudian untuk mengetik judul, Klik Kanan dalam area kerja Form Header Klik Toolbox, kemudian

Klik

ketiklah LAPORAN PENJUALAN kemudian

Enter (aturlah besar huruf, warna dan jenis huruf) , Klik lagi pada toolbox, Klik ketiklah BULAN PEBRUARI 2006 kemudian Enter (aturlah besar huruf, warna dan jenis huruf)

Aturlah tampilan pengetikan data seperti pada contoh diatas. Klik View sehingga tampilan seperti berikut :

Untuk pindah data Klik , tambahlah data penjualan anda 10 data lagi melalui tampilan Form ini. Mengoperasikan Software Basis Data

12

D.

EVALUASI PEMELAJARAN 1 Teori 1. Yang termasuk Program Aplikasi basis data yaitu …. 2. Untuk dapat menjalankan Microsof Access komputer harus mempunyai sistem Operasi …. 3. Langkah membuka Ms Access dari menu perintah Program yang ada pada menu Start yaitu …. 4. Langkah membuka Ms Access dari fasilitas Run yaitu …. 5. Langkah membuka Ms Access melalui icon yang ada pada desktop yaitu …. 6. Langkah membuka file Ms Access melalui windows Explorer yaitu .... 7. Langkah menutup program aplikasi Ms Access yaitu …. 8. Pada aplikasi MS Access, terdiri dari beberapa objek yaitu ….. 9. Langkah - membuat tabel yaitu …. 10. Primery Key yaitu …. 11. Langkah - langkah membuat primery key yaitu …. 12. Ketentuan pada penulisan nama field yang benar yaitu …. 13. Untuk membuka jendela data Sheet dari tabel dapat menjalankan perintah 14. Untuk membuka jendela tampilan desain dari tabel yaitu …. 15. Langkah penyisipkan kolom pada tabel yaitu .... 16. Query yaitu …. 17. Langkah - langkah membuat Query yaitu …. 18. Langkah edit query yaitu .... 19. Langkah - langkah memformat angka pada Ms Access yaitu …. 20. Langkah menuliskan rumus pada query yaitu …. 21. Form yaitu …. 22. Langkah - langkah membuat Form yaitu …. 23. Langkah – langkah edit Form yaitu .... 24. Langkah menghapus tabel yaitu ..... 25. Langkah menutup program aplikasi Ms Access yaitu .... Praktek 1.  Sebuah tabel  Sebuah Query dan  Sebuah form 2. menarik.

Buatlah sebuah data base yang terdiri dari :

Lakukanlah pengelolaan Form tersebut sehingga lebih

Mengoperasikan Software Basis Data

13

III.

PEMELAJARAN 2

A.

TUJUAN PEMBELAJARAN Setelah pembelajaran siswa dapat : 1. membuat laporan sebuah basis data dengan baik dan benar, 2. melakukan pencetakan report basis data sesuai instruksi kerja.

B.

MEMBUAT LAPORAN (REPORT) Klik Report

Kemudian Klik Create report by using wizard Kemudian Klik Design Pilih TABELJUALQuery :

Klik

, Klik Next

Mengoperasikan Software Basis Data

14

Layar seperti berikut :

Klik Next Kemudian Finish Keadaan layar seperti berikut :

Mengoperasikan Software Basis Data

15

Kata TABJUAL Query dihapus kemudian gantilah dengan Kata LAPORAN PENJUALAN kemudian tariklah ke tengah agar Kop ini menjadi Centering

Mengoperasikan Software Basis Data

16

kemudian Klik menu VIEW kedian Klik Layout Preview

Hasilnya seperti berikut :

Klik Setup

Mengoperasikan Software Basis Data

17

Klik Page kemudian pilih Landscape

pada Size Pilih Legal

Hasilnya seperti berikut :

Lebarkan tampilan kepala kolom agar semua kata pada kepala kolom bisa tampil utuh, pada Kode_Bar yang nampak hanya Kode_B, maka lebarkan dengan Klik tahan tarik ke kanan, dst sampai kepala kolom tampil seperti pada tampilan di atas. Jika sudah selesai mengedit kepala kolom, tampilkan hasilnya dengan Klik Print Preview sehingga hasilnya nampak seperti berikut :

Mengoperasikan Software Basis Data

18

C.

PENCETAKAN REPORT BASIS DATA Untuk mencetak laporan basis data maka langkah - langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Membuka file basis data  membuka Report yang akan dicetak Setelah report terbuka, kemudian: 2. Klik menu File  pilih menu perintah Print  klik

maka akan muncul dialog print sebagai berikut :

Mengoperasikan Software Basis Data

19

3.

Memilih printer yang digunakan untuk mencetak laporan, dengan langkah : Klik tanda segitiga pada Name  pilih printer dan klik

4.

Tentukan Print Range : All, Page from atau Selected Record (untuk menentukan halaman yang dicetak)

5.

Tentukan Copies : Number of Copies = jumlah rangkap; Collate ( untuk menentukan urutan pencetakan)

6.

Setelah semua ditentukan sesuai instruksi maka untuk mencetak tekan tombol OK

D. 1. 2. 3.

EVALUASI PEMELAJARAN 2 Report yaitu …. Langkah membuat report yaitu …. Langkah mengedit Report yaitu …. Mengoperasikan Software Basis Data

20

4.

Langkah melakukan pencetaan report basis data yaitu ….

5.

Print Range Selected Record(s) maksudnya ….

IV.

EVALUASI KOMPETENSI SOAL EVALIASI KOMPETENSI Program Diklat : KKPI Standar Kompetensi : Mengoperasikan Program Aplikasi Basis Data Program keahlian : Semua Program Keahlian Bidang Keahlian : Semua Bidang Keahlian Alokasi waktu : 30 menit

No.Soal

Isilah dengan memilih jawaban yang paling benar dari jawaban - jawaban yang tersedia pada soal, dengan memberi tanda  huruf A, B, C, D atau E pada lembar jawab yang tersedia.

Mengoperasikan Software Basis Data

21

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Cara membuat database baru yang 8. diberikan oleh MS Access secara bertahap yaitu dengan : A. Blank Data Access Page B. Blank Access DataBase C. Project Existing Data D. Open end existing file E. project new data Langkah-langkah yang benar untuk 9. membuka database baru yang masih kosong pada Microsoft Access adalah…. A. Klik tombol File  New B. Klik tombol File  Open C. Klik tombol File  Get External Data D. Tekan Ctrl + O E. Tekan Ctrl + W 10. Untuk membuat data base baru yang masih kosong sehingga Anda dapat menambahkan obyek Tabel, Query, Form, Report pada Ms Access, dapat memilih…. A. blank access database B. open an existing file C. blank data access page D. project existing data 11. E. project new data Dari gambar tampilan MS Access di bawah, yang ditunjuk anak panah adalah…. A. Tool Bar B. Title Bar C. Menu Bar D. Status Bar E. Area Kerja Langkah untuk menutup file data base 12. adalah…. A. klik icon close yang terletak dibagian kanan atas B. pilih close pada file C. pilih close pada menu view D. tekan tombol kombinasi Ctrl + X E. tekan tombol kombinasi Alt + F4 Pada pembuatan blank database,langkah yang harus dilakukan setelah memilih blank database adalah mengisi…. 13. A. create name B. Create table C. File Name D. Update Data E. Update Table

Tipe data yang digunakan untuk nilai mata uang adalah …. A. Currency B. Text C. number D. auto number E. date/time Yang digunakan untuk menerangkan field name adalah …. A. Description B. Caption C. Field Size D. Format E. Inpu Mask Setelah mengisi nama tabel yang kita buat, langkah selanjutnya adalah menekan tombol…. A. Enter B. Cancel C. Esc D. Ctr + W E. Ctr + X Salah satu cara menetukan primary key adalah…. A. Meng klik tanda Primary key yang ada di tool bar B. Page view pada menu view C. Field view pada menu view D. Data Outline E. Properties Untuk menghasilkan tampilan dalam bentuk kolom maka pada form wizard dipilih …. A. column B. Tabular C. Data Sheet D. Justified E. Horizontal Untuk mengakhiri perancangan form wizard, klik tombol …. A. finish B. close C. exit D. back Tipe data yang merupakan gabungan E. cancel dari Alfabetic dan Numeric adalah…. 14. Jika ingin langsung menampilkan dan A. text mengisi form yang sudah dirancang, klik B. number tombol …. C. memo A. Open the form to view or enter D. currency information E. date/time B. What title do you want for your form Mengoperasikan Software Basis Data

143

C. Modyfy the form's deign D. New D. Display help on working with the form E. Open E. What layout would you like for your 18. Untuk menghapus field tertentu yang form dipilih digunakan tombol…. 15. Untuk menyimpan hasil perancangan A. Delete field query, kecuali …. B. Delete table A. File  save as C. Delete coloum B. File  save D. Delete row C. Ctrl + W E. Delete D. Ctrl + S 19. Untuk menambahkan record baru E. File  save digunakan tombol…. 16. Untuk mengurutkan data dari kecil ke A. Update Record besar, pilihannya pada Sort adalah …. B. Update Data A. Not Ascending C. Insert Row B. Not Sorted D. Insert Data C. Not Descending E. Insert Record D. Ascending 20. Layout style yang terdapat dalam form E. Descending wizard adalah…. 17. Untuk membuka tabel yang sudah ada, A. columnar digunakan perintah …. B. tabel A. Datasheet view C. data base B. Primary Key D. field C. Design E. column

Mengoperasikan Software Basis Data

144