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SOMMAIRE :

1. Objectifs: ................................................................................................................ 4 2. Jour 1 : .................................................................................................................... 4 2.1.

PROJET D’ENTREPRISE ..........................................................................................................4

2.2.

NOTIONS ET STRATEGIES DE CHANGEMENT ..........................................................................4

2.3.

METHODE DE CONDUITE DU CHANGEMENT ..........................................................................8

2.4.

ANALYSER L’EXISTANT ........................................................................................................9

a)

Activité du Domaine ............................................................................................................9

b)

Structure du domaine .........................................................................................................10

c)

Flux d’informations ou matières ........................................................................................10

d)

Modèle de représentation ...................................................................................................10

2.5.

ETAPE 2 : CRITIQUER L’EXISTANT ......................................................................................11

3. Jour 2 : .................................................................................................................. 11 3.1.

LA GESTION DES CHANGEMENTS ........................................................................................12

a)

Prévoir les Activités / Tâches.............................................................................................13

b)

Estimer Quoi ? ...................................................................................................................13

c)

Estimer les gains ................................................................................................................13

d)

Ne pas confondre Charges et Délais ..................................................................................13

3.2.

ORGANISER LE CHANGEMENT .............................................................................................13

4. Rappels J1 & J2 : .................................................................................................. 16 4.1.

METTRE EN ŒUVRE LE CHANGEMENT.................................................................................16

4.2.

METHODE ET OUTILS ..........................................................................................................16

4.3.

CINQ PRINCIPES DE LA CONDUITE DU CHANGEMENT ...........................................................16

4.4.

ETAPES 5 : METTRE EN ŒUVRE LA SOLUTION ....................................................................17

4.5.

OUTILS DU CHANGEMENT ...................................................................................................18

4.6.

DYNAMIQUE DU CHANGEMENT...........................................................................................18

4.7.

ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT ...............................................................................18

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1. Objectifs: Ce cours concerne la partie installation et administration de la base de données ORACLE 10g. Développer et Administrer une stratégie de changement Construire des outils personnalisés pour mesurer à bien les changements nécessaires. Détails des jours de formation : J1 : Changer l’existant : Objectifs J2 : Diagnostiquer et choisir une solution J3 : Mettre en œuvre le changement J4 : Mettre en œuvre le changement et déployer J5 : Suivre, ajuster et conclure le changement.

2. Jour 1 : 1234567-

2.1.

Introduction et Objectifs Notions et Stratégies de changement Méthodes de conduite du changement Etape 1 : Analyser l’existant Etape2 : Critiquer l’existant Les outils du changement TD

PROJET D’ENTREPRISE

Le projet d’entreprise : de 6mois à 3 ans. 2.2.

NOTIONS ET STRATEGIES DE CHANGEMENT

Changement = Une transformation ou une modification des ressource, des technologies, voir des objectifs durant la vie d’une entreprise. EN ECONOMIE D’ENTREPRISE : La conduite du changement vise à maîtriser la gestion. Le processus de transformation d’entreprise dans un contexte de changement décidé ou subi.

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ENJEUX ECONOMIQUES : -

Motiver les équipes Améliorer la capitalisation de l’expérience Homogénéiser des projets multiples.

ENJEUX SOCIOLOGIQUES : -

Réorganisation Impact humain

INTERVENANTS : -

Accompagnateur du changement Coach Médiateurs MoA (Maîtres d’ouvrage)

CONDUIR OU SUBIR, il faut choisir : -

Résoudre la problématique d’organisation Accompagner le projet (Conduite de Projet) Prendre en compte la dimension humaine

VALEURS CULTURE RESISTANCE AU CHANGEMENT Remarque : Règles du jeu nouvelles via une démarque de participation, de communication, de formation et coaching. SELON LE DEGRE DU CHANGEMENT : -

Amélioration : Réglage / Reforme Rupture : Restructuration / Refondation

Remarque : On a un impact pour le management, la structure, les systèmes. CONDUITE DE PROJET : - Fabriquer le changement par étapes (démarche professionnelle) et : (CYCLE DE CONCEPTION) en parallèle (CYCLE DE DECISION): - Objectifs (Fonctionnalités) - Contrôler - Décider budgets - Décider délais. DE FREITAS Sérgio

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les 4 axes : -

Cycles : Démarche par étapes Thèmes : Mise en exercices sujets transverses Management : Mise en musique de toutes les activités Documentation sur la fabrication

Les 3 caractéristiques du projet de changement : -

Organisation Méthodes techniques Communication

MANAGER LE PROJET : -

Définir le projet (contexte) Organiser le projet (hommes/instances) Planifier les tâches à effectuer Estimer les coûts Gérer les ressources Gérer les risques (aléas) Suivre la mise en œuvre et reporter

APPROCHE SYSTEMIQUE : 1. Entreprise = Système complexe ouvert Boite Noir avec réseaux E, C, S, M

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Produits finis

ENTREPRISE

COURBE SIGNOIDE (S inclinés) : Rétroactive positive puis négative => GRAND CHANGEMENT Paradigme = Façon de voir les choses, un modèle cohérent de vision du monde qui repose sur une base définie (matrice disciplinaire, modèle théorique ou courant de pensée). PROJET DE CHANGEMENT : -

Rapide Mobilise toute l’entreprise pour sa survie ou son développement.

TYPOLOGIE (DEGRES/TYPES) : Exemple : -

Se lancer dans le e-commerce Lancer un nouveau produit Obtenir une certification ISO 9001 Fusionner Etre rachetée Déménager Se lancer dans un nouveau métier. Se recentré sur une activité principale Automatiser une activité. Finaliser Délocaliser Installer une ERP/PGI.

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2.3.

METHODE DE CONDUITE DU CHANGEMENT

Il y a 6 étapes : 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Analyser l’existant (Observer) Critiquer l’existant (Comprendre) Réaliser le diagnostic (Comprendre) Elaborer et choisir des solutions (Agir) Mettre en œuvre la solution (Agir) Suivre et Ajuster (Agir)

1

2

3

4

5

6

Décision Observer

Comprendre

Agir Plan de Communication

Accompagnement / Conduite du Projet

CADRAGE DU PROJET : Il y a trois axes d’objectifs : -

Fonctionnalités Délais Coûts (Budgets)

-

DoP (Document d’objectif du Projet). Fonctionnalités / Limites (examens) Coûts Délais Contraintes : Méthode / Technique / Outils / Autres… (Organisation).

Objectifs :

Produits à livrer du projet.

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2.4.

ANALYSER L’EXISTANT

Domaine cadre de l’existant. Lois

Règles

Matières

M

Main d’oeuvre

M Domaine de Projet

Finances Informations

F I

Documents / Réunion

Remarque : Les trois niveaux de système : -

Pilotage Informatique Opérationnel

L’analyse de l’existant est un recueil c' est-à-dire une évaluation objective de la situation + la documentation. Volumétrie : -

Indicateurs de mesures Variations Critères

Des Analyses de l’existant

Critique

a) Activité du Domaine -

Principaux services Principaux clients ou utilisateurs Chiffres significatifs

La valeur ajoutée est la différence entre les volumes des processus. DE FREITAS Sérgio

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b) Structure du domaine Structure hiérarchique (organigramme) Activités et fonctions des services Topologies des sites

c) Flux d’informations ou matières Diagramme de Flux :

d) Modèle de représentation -

Terminologie

Glossaire de signes

Modèles de représentation : -

Boite Noire Boite Blanche Diagramme de Flux (Merise)

Réseau = enchaînement des taches Diagramme de PERT / GRANT DESCRIPTION DES PROCEDURES : Flux entre acteurs (modèles organisationnelles) : exemple en matrice. Recueil des règles : -

de gestion (conceptuel. Quoi ?) d’organisation (Qui ? ou ?Quand ?) techniques (informatique) (Comment ?)

Volumétrie (en termes utilisateurs) Rétro documentation Lié à la recomposition DOSSIER DE SYNTHESE Bilan d’existant

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2.5.

ETAPE 2 : CRITIQUER L’EXISTANT

Outils : -

Modèle de représentation Histogramme Camembert Radar Résolution de problème Diagramme d’Ishikawa (causes/effet)

Outils de créativité : -

Brain Sortming Liste ouverte QQOCQP (Qui Quoi Ou Comment Quand Pourquoi) Notations 3 experts Post-it. Interviews Aides Audiovisuelles

Rapport de critique de l’existant : -

Points Forts / Faibles Axes d’amélioration Idées de changement

3. Jour 2 : Plan : 1. 2. 3. 4. 5.

La gestion des changements Organiser le changement Etape 3 : Vérifier le diagnostic Etape 4 : Elaborer et choisir une solution Les 5 principes de la conduite du changement

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3.1.

LA GESTION DES CHANGEMENTS LES LEVIERS A ACTIONNER

Logique d’amélioration Réglage

Management

Structure

Logique de rupture

Culture Pas d’effet

Initiative MGT Opérationnel

Reforme

Systèmes Impact sur circuits

Fort effet a long terme

Restructurations

Détérioration

Initiatives à hauts niveaux

Secteurs Clés

Fort effet immédiat

Refondations

Dégradation générale

Changement MGT autorité extérieure

Impact direct toute la structure

Fort effet à court et à moyen terme

Impact direct systèmes

Révolution culturelle

BOUCLE INFERNALE

Incidents

Réclamation Corriger / Changer

Changements

Génèrent

Moins on charge moins il y a d’incidents parfois on gèle les changements GROUPER LES CHANGEMENTS ET LES CONTROLER ANTICIPER SUR LA GESTION DES CHANGEMENTS : Règles de gestion.

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GESTION ECONOMIQUE DU CHANGEMENT : -

Prévoir Décision d’engagement Document d’objectifs de projet Tenir les engagements (marge 5%) Bilan du Projet

a) Prévoir les Activités / Tâches Ressources

b) Estimer Quoi ? -

Les charges et délais de production Retour sur Investissement Les charges opérationnelles du projet Les charges de pilotage et coordination et supports. Les charges d’information et communication Les ressources humaines et matérielles du projet Provision coûts / marges Les risques et aléas Les incertitudes ou qualité des estimations Le coût total Budget Fin Projet

c) Estimer les gains d) Ne pas confondre Charges et Délais Charges = Quantité de ressources requises pour une tâche. (J/H – M/H – A/H) Délais = L’intervalle de temps pour réaliser la tâche. (J – M – A) Remarque : En général les changements déterminent les coûts en . En utilisant : LE RESPONSABLE DU PROJET est responsable des estimations de son projet

3.2.

ORGANISER LE CHANGEMENT -

Une méthode de gestion de changement (6 étapes) Des méthodes de conduite de projet (pour la mise en œuvre) Techniques de modélisation et de communication Outils de support Impact du changement majeur sur toute l’entreprise

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Remarque : Répartition entre MoA, MoE et médiateur : -

MOA Décider des investissements Exprime son besoin Architecture solution Contrôle le projet en MoE Pilote le changement Finance

EST MESUREE SUR L’EFFICACITE DU PROJET

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LIE - Propose utiliser la solution - Conçoit la solution - Réalise et achète - Responsable de la cohérence et la pérennité du système - Exploite - Facture à la MoA EST ASSUREE SUR L’EFFICACITE DE LA SOLUTION

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CYCLES D’UN PROJET DECISION : MOA ETAPES DU PROJET SES PHASES PRISE DE DECISION : Fonctionnalités / Coûts / Délais CYCLE DE VIE : MOE / MOA ETAPES DU PROJET PHASES DE DECISION et ABSTRACTION PLANNING CYCLE D’ABSTRACTION MOE ETAPES DU PROJET SES PHASES DIAGNOSTIC

D.O.P = Documents d’Objects du Projet

CHOISIR UNE SOLUTION TEC : Travail Etude Complet

Synthèse de recommandation

Proposer des solutions

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4. Rappels J1 & J2 : 4.1.

METTRE EN ŒUVRE LE CHANGEMENT

APPROCHE SYSTEMIQUE Contraintes

Entrées

CHANGEMENT

Objectifs

Moyens

4.2.

METHODE ET OUTILS

DEGRES Réglage Reforme Restructure Refondation

4.3.

PERF

LEVIERS Management Structure Systèmes Culture

CINQ PRINCIPES DE LA CONDUITE DU CHANGEMENT Obtenir l’adhésion pour transférer l’entreprise Etre « Psy » Communiquer Coordonnées les équipes Savoir gérer dans le temps

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4.4.

ETAPES 5 : METTRE EN ŒUVRE LA SOLUTION

Lancement du projet Clarifier les objectifs et reformuler Organiser le changement Estimer les charges Planifier les taches Affecter les ressources Gérer les risques Communiquer Proposer des solutions de MEO. CLARIFIER OBJECTIFS et REFORMULER Contrôles / Régler

RP

PROJET

Objectifs COM

Moyens

ORGANISER o Acteurs Majeurs (identifier): -

Sponsor Accompagnateur MOA Médiateurs Coachs Utilisateurs MOA MOE

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o PROPOSER un ORGANIGRAMME o DEFINIR LES INSTANCES DE DECISION o FAIRE UN PLANNING DIRECTEUR ou MACRAO PLANNING (cycle de décision) ESTIMER LES CHARGES -

Méthodes Expériences PLANIFIER les TACHES :

-

Projet Etape 1 Plans Activité… AFFECTER RESSOURCES AUX TACHES

-

Acteurs majeurs Autres : MoE

4.5.

OUTILS DU CHANGEMENT

4.6.

DYNAMIQUE DU CHANGEMENT

4.7.

ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT

5. J5 : Conduite du changement 5.1.

ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT GERER LES RISQUES DU PROJET :

Un Risque = événement incertain Facteur du risque = situation ou contrainte pouvant conduire a la concentration du risque Types :

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-

Internes au projet Management de projet Fabrication ou Production

Estimer les risques en début de projet. Provisionner le Projet.

Point de Contrôle

Identifier Evaluer l’impact

Analyser et Réduire Mettre à jour le plan d’actions Contrôler et Suivre Bilan et Capitalisation

FREINS AU CHANGEMENT : Homéostasie = Résistance au changement -

Maintient de la structure par une activité d’équilibre dynamique

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5.2.

LES 10 CLES LES 10 CLES DU C HANGEMENT :

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

5.3.

Définir la vision stratégique Mobiliser Catalyser Piloter Concrétiser Faire participer Gérer les aspects émotionnels

ETAPE 6 : SUIVRE, AJUSTER, CONDUIRE Suivre et reporter pour controler et ajuster la fin du projet.

Avancement Opérationnel du Projet -

Passé Enseignements Futur Reste à faire Avancement Panifié – (consommé + reste à faire)

Piloter 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Obtenir l’info Connaître Comprendre Anticiper Piloter Maîtriser le Projet Reporting : -

Projet : CR des comités / Tableau de Bord / Planning Hiérarchique : Détails

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Véhicule

Projet

Destination Trajet nominal Etapes sur carte Essence Pilote au volant Conduire en respectant son TdB Respecter le code de la route Gérer les refus

Objectifs Choix solution et référence Planifier et formuler Vérifier coûts et budgets Responsable + Equipe Gérer le TdB Respecter les réfus de conduite Gérer les risques

Conseils pratiques : -

Piloter par objectif (décomposer)

-

Prendre de l’altitude (recomposer) CONCLURE :

Clore le projet a une date négociée Une transaction Projet Produit Une transaction Projet Processus La fin de toutes les activités projet (sauf plan d’actions à court terme) Bilans Capitalisation de l’expérience Documents (Archivage) / Audits BILANS DE PROJET : -

5.4.

Objectifs Contraintes Conduite de projet Qualité Sécurité Financier

DOCUMENTATION

1. Du Projet Etude Specs Tests et recette Mise en production Accompagnement DOP DE FREITAS Sérgio

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2. Produit fini Specs Recette Production Description produite Bilans PARTAGER UN REFERENTIEL : DOCUMENTAIRE : -

Créer une base Communiquer S’appuyer sur des guides

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