Mis

MIS HERBERT SIMON (1960) เน้นความสำาคัญของ Decision Making เขากล่าวว่า “นักบริหารคือนัก ตัดสินใจ” การบริหารขอเพียงอย่างตัดสินใจผิดพลาดก็เพียงพอแล้ว การตัดสินใจเป็นเรื่องที่สำา คัญ เพราะ สถานการณ์แวดล้อมปัจจุบันมีความเสี่ยงสูง การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ต้องอาศัยข้อมูลที่มีคุณค่าที่เรียกว่า Intelligence ในช่วงที่ Simon เสนอแนวคิ ด Bounded Rationality Model เทคโนโลยี ค อมพิ ว เตอร์ ยั ง ไม่ พั ฒ นาทำา ให้ Comprehensive decision making ยั ง ไม่ มี โ อกาสทำา ได้ อ ย่ า งมี ป ระสิ ท ธิ ผ ล ตามที่ Simon เสนอ ใน ปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สามารถช่วยจัดการประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ที่มีจำานวนมาก ๆ (High Rich Information) เพื่อให้ได้ Intelligence มาใช้ในการตัดสินใจ ปัญหาหนึ่งที่อาจพบได้คือ ข้อมูลไม่มากพอ ส่งผลให้ระบบการตัดสินใจผิดพลาดใช้ Subjective มาก ไปในการตัดสินใจ เกิดผลเสียหายต่อองค์การ เช่นเดียวกัน บางครั้งก็พบว่า เวลาวางแผนเราใช้ข้อมูลมากมาย ประกอบการวางแผน แต่เวลาทำาจริงผู้บริหารใช้ดุลยพินิจ ไม่ใช้ข้อมูลในการตัดสินใจอาจเรียกได้ว่าเป็นปัญหา การเข้าถึงข้อมูลสารสนเทศ แบบหนึ่งได้ MIS เป็นระบบที่เราวางลงไปเพื่อพยายามจัดโครงสร้างการสร้างข้อมูลสารสนเทศไปใช้ในการบริหาร จัดการ การศึกษา MIS อาจมีแนวทางหลายแนวขึ้นกับการ approach ว่าจะมองไปทางไหน ถ้าพิจารณาในแง่ ที่ว่ามีคน 2 กลุ่มที่เกี่ยวข้องคือ 1) ด้าน user (ผูใ้ ช้ระบบ) ซึง่ หมายถึงสมาชิกในองค์การทั้งหมดที่จะเอาข้อมูล ข่าวสารไปใช้ในการปฏิบัติงานไปใช้ตัดสินใจกับ 2) ด้าน doer (ผูท้ ำาระบบ) ซึง่ หมายถึง ผู้จัดวางระบบ IS เพื่อ ให้ได้สารสนเทศไปให้ผู้อื่นใช้ * ด้าน user ต้องบอกความต้องการ ความคาดหวังจากระบบแก่ doer โดยที่ user จำา เป็นจะ ต้องมีความรู้ความเข้าใจบางส่วนเกี่ยวกับ IS และต้องร่วมมือกับ doer * ในด้าน doer ก็ต้องสร้างระบบที่ตอบสนองความต้องการของ user หรือขององค์การไม่ใช่ตอบ สนองตามความต้องการของตนเอง ผลลัพธ์ที่ได้จะทำาให้เราได้ระบบ IS ที่มีประสิทธิภาพเหมาะสมกับองค์การ นัน่ เอง GAP หรือปัญหาที่สำาคัญคือ GAP ระหว่าง user กับ doer ที่ไม่ประสานร่วมมือกัน และ doer จะทำา แค่ System Analysis ไม่เพียงพอ จะต้องทำา Organizational Analysis ด้วย ในช่วงแรกระบบ IS ที่ติด ตั้งในองค์การอาจยังไม่สมบูรณ์ อย่างไรก็ตามก็ต้องมีการ Continuous Improvement พัฒนาไปอย่างต่อ เนื่อง หลักการแนวใหม่ของระบบ IS คือ ไม่เน้น Complexity แต่สนใจ Simplicity ที่สะดวกง่ายต่อการใช้ งาน ทำำไมเรำจำำเป็นต้องมี MIS จะเห็นได้ว่า MIS จำาเป็นสำาหรับการจัดการสมัยใหม่ 1) เพื่อให้เกิด Improvement ใน 3 ด้าน (เป้าหมาย MIS 3 ด้าน)

2 1.1) Performance เพื่อพัฒนาปรับปรุงผลการปฏิบัติงาน (operation) ในกระบวนการต่าง ๆ นำาไปสู่การเปลี่ยนกระบวนการทำางานที่ใช้เทคโนโลยีมากขึ้น เช่น ATM มาแทนพนักงานธนกรในธนาคาร 1.2) Management เพื่อพัฒนาระบบการวางแผน ตัดสินใจ ควบคุม เป็นต้น 1.3) Environment เพื่อควบคุมและจัดการกับสิ่งแวดล้อมขององค์การได้ดีขึ้น องค์การสมัย ใหม่เป็นระบบเปิด Ext. factor มีความสำา คัญกว่า Int. factor เช่น ลูกค้า, คู่แข่ง , supplier เป็นต้น สิ่ง แวดล้อมปัจจุบันมีการแข่งขันสูง ทำาให้องค์การจะต้องดึงทรัพยากรในด้านต่าง ๆ (เช่น ข้อมูลข่าวสาร) จากสิ่ง แวดล้อมให้ได้มากที่สุด องค์การจึงจะประสบความสำาเร็จ MIS มาช่วยตรงนี้ 2) Parker and Case กล่าวถึง The 7 Demand for MIS หมายถึง direct benefit ที่องค์การ ต้องการได้รับจาก MIS 7 ประการ 1. Operational Efficiency ประสิทธิภาพการปฏิบัติที่ดีขึ้น 2. Functional Effectiveness บรรลุภารกิจต่าง ๆ ภารกิจหน้าที่แต่ละด้านขององค์การบรรลุ เป้าหมาย วัตถุประสงค์ ได้รวดเร็วขึ้น 3. Better Services การบริก ารดีขึ้น เช่น ร้า นอาหาร fastfood รับ order ผ่านระบบ IT คือ ห้องครัวจัดระบบแบ่งกลุ่มการผลิต 4. Product Creation and Improvement เช่น คอมพิวเตอร์ จะเข้าไปตัวลูกค้า บันทึกข้อมูล การซื้อขายของลูกค้า 5. Altering The Basis of Competition (พื้นฐานการแข่งขันได้รับการพลิกแพลงสารสนเทศ ทำาให้การเลือกในการแข่งขันมากขึ้น ศักยภาพการแข่งขันดีขึ้น) 6. Identifying & Exploiting Business Opportunities สามารถหาช่องทางโอกาสทางธุรกิจ ได้ดีขึ้น, โอกาสที่จะเสียไปเราสามารถแก้ไขกู้คืนกลับมาได้ 7. Client Look In/Competitor Lock Out * รักษาลูกค้าให้อยู่กับเรา เพราะความพอใจมากขึ้น * ขจัดคูแ่ ข่งออกไป เพราะศักยภาพในการแข่งขันของเรามากขึ้น ควำมหมำยของ MIS I Walter J.Kennervan (1991) “เป็นพิธีการจัดระบบสารสนเทศสำา หรับกำรจัดกำร โดยครอบคลุมข้อมูลสารสนเทศตั้งแต่ใน อดี ต/ปัจจุบั น/อนาคต ทั้งจากภายในของภายนอกองค์การ เพื่อให้ บริการสารสนเทศแก่บุ คคลต่าง ๆ ที่ เกี่ยวข้องกับองค์การ” * จะเห็นว่า MIS ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อการบริหารจัดการโดยเฉพาะ ดังนั้นจะติดตั้งระบบ MIS จะ ต้องศึกษาระบบการบริหารจัดการในองค์การก่อนสร้าง MIS

3 * จะเห็นว่าหัวใจสำาคัญคือ Information ไม่ใช่ Computer ซึ่งตัว Information นี้จะต้องได้รับ การรวบรวม วิเคราะห์ตั้งแต่ในอดีตมาเพื่อใช้ในปัจจุบัน และบางส่วนก็เป็น Information ที่แสดงภาพการ พยากรณ์อนาคตว่าจะเป็นอย่างไรด้วย * ข้อมูลจากภายนอกได้จาก ลูกค้า คู่แข่ง เศรษฐกิจสังคมง * ข้อมูลทั้งจากภายใน ภายนอก สำาคัญมาก เพราะเป็นเรื่องของการแข่งขัน ข้อมูลจากภายในองค์การ

ข้อมูลจากภายนอกองค์การ

การผลิต สารสนเทศ สำาหรับองค์การ

สารสนเทศที่ได้จะ ต้องสอดคล้องกับ องค์การของเรา

กระบวนการ จัดการ สารสนเทศ

กระบวนการใช้ สารสนเทศ

เมื่อผลิตได้แล้วต้องมีกระบวนการ จัดการเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ถูกต้อง และมีคุณค่าเรียกว่า IMS 999

II Parker & Case “เป็นระบบที่จัดหาทั้งข้อมูล และสารสนเทศให้แก่สมาชิกในองค์การ โดยข้อมูล และสารสนเทศ ดังกล่าวเกี่ยวกับการทำางานขององค์การ ระบบสารสนเทศมุ่งสนองกิจกรรมของสมาชิกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ไม่ว่าลูกจ้าง เจ้าของ ผู้บริโภค และอื่น ๆ” TPS จึ งเป็นกระบวนการขนาดใหญ่ที่เ ชื่อมโยงลู กค้า องค์การ โรงงาน ผู้ สนั บ สนุน และสิ่ ง แวดล้อมต่าง ๆ ไว้ด้วยกัน ด้วยกิจกรรมจำานวนมากที่สลับซับซ้อน ในทัศนะของ Parker & Case เขามองว่า MIS ประกอบด้วยระบบย่อยที่สำาคัญดังนี้ 1) Transaction Processing System (TPS) * 1 Transaction เท่ากับ 1 วัตถุประสงค์ในการทำางาน * TPS เป็นระบบประมวลผลข้ อมู ลที่เ กิด จากการทำา งานประจำา ในแต่ ล ะวั น ถ้า เปรียบเทียบกับการทำางานโดย Manual TPS เปรียบเหมือนกับการทำางานของพนักงานธนากร * เป็น การนำา ข้ อมู ลดิ บ ใส่ เ ข้า ไปในเรื่อ งคอมพิว เตอร์ +คำา สั่ ง จะได้ผ ลลั พธ์ ต าม ต้องการ เช่น ตัวเลขความสูงของนักเรียนทุกคน+คำาสั่งหาค่าเฉลี่ย จะได้ค่าเฉลี่ยความสูง 2) Management Reporting System (MRS) * นักบริหารสามารถเรียกมาดูข้อมูลดังกล่าวได้ตลอดเวลา

4 * อาจารย์ยกตัวอย่าง การบันทึกรายการการตรวจรักษาวินิจฉัย ในคอมพิวเตอร์ที่ แพทย์เรียกออกมาจากประวัติในการรักษาทีผ่ ่านมาได้ 3) Decision Supporting System (DSS) * สร้างขึ้นมาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ เสนอทางเลือกเพื่อลดความไม่แน่นอน 4) Office Information System (OIS) * เพื่อให้การสื่อสาร การทำา งานในสำา นักงานดีขึ้น เช่น การจัดเก็บเอกสารให้เป็น ระบบ Office Automation (OA) ก็ถือเป็นส่วนหนึ่งของ OIS หัวข้อนี้ให้อ่ำนในส่วนของ อ.พิชิต จะเข้ำใจ III Davis & Olson (1995) “เป็นระบบบูรณาการระหว่างผู้ใช้ และเครื่องจักร เพื่อจัดหาสารสนเทศไว้สำาหรับบริการผู้ปฏิบัติ และผู้จัดการ ให้สามารถตอบสนองต่อภาระหน้าที่ในการตัดสินใจขององค์การ ระบบดังกล่าวอาศัยอุปกรณ์ และเครื่องมือต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ มือ ตัวแบบสำาหรับการวิเคราะห์ รวมทั้งต้องอาศัยระบบฐานข้อมูลที่ดี ด้วย” * แสดงว่าไม่ได้ทิ้ง Manual ไปเลย * Data Base คือหัวใจที่สำาคัญที่สุดของถนน Provide = ผลิต, จัดหา, แจกจ่าย MIS IS An Integrated User – Machine System

For Providing Information

To Support the Operation, Management, Analysis, Decision Making Function, in Organization

The System Utilize Computer Hw/Sw

Manual Procedure

Model for Analysis, Planning, Control, and Decision Making

Data Base

Database จะได้จากเนื้อหาของการบริหารจัดการทั้งหมด หมายถึงระบบงาน, กระบวนการทำา งาน, ทรัพยากรมนุษย์ ฯลฯ

5 MIS Process in Organization ข้อมูลที่ต้องการ

รวบรวมข้อมูลจากภายใน และภายนอกองค์การ - อดีต - ปัจจุบัน - อนาคต

ความต้องการใช้สารสนเทศขององค์การ (Organizational Information Requirement)

กระบวนการผลิตสารสนเทศ - Computer Hw/Sw - Manual - Model for Analysis - Data Base Organizational Information which Support: - Operation - Analysis - Management - Decision - Communication - Learning etc

Maintenance & Update

Users: - Operation - Executives - Planners

- Manager - Technicians - Customers

อาจารย์ให้ความสำาคัญมากที่สุดที่ Organization Information Requirement โครงสร้ำงของระบบ MIS (Structure of MIS) องค์ประกอบพื้นฐานมี 3 องค์ประกอบ 1) Organizational & Management Component (OM) 2) Information Component 3) Information Technology Component (IT) * จากภาพข้างล่างจะเห็นว่า ปัจจัยลักษณะขององค์การและการบริหารภายในองค์การจะเป็นตัว กำาหนดความต้องการสารสนเทศว่าควรมีอะไรบ้าง แบบไหน ฯลฯ นั่นคือกำาหนด Information demand

6 * ลักษณะของ Information จะไปกำาหนดลักษณะของตัวเทคโนโลยีว่าต้องการเทคโนโลยีใดมา ช่วยบ้าง อย่างไร คือ ตัว IT จะตอบสนองสารสนเทศกลับไปตามความต้องการขององค์การ และระบบบริหาร ขององค์การว่าต้องการสารสนเทศอะไรบ้างในที่สุด The Three Basic Components of MIS Information Demand

Organizational & Management Component

Information Supply

Information Component IT-Demand

IT-Supply Information Technology Component

จากภาพแสดงว่าองค์ประกอบพื้นฐาน 3 องค์ประกอบมีผลต่อกัน ดังนั้น การทำา ความเข้ าใจโครงสร้า งในรายละเอียดจะต้ องไปศึ กษาลั กษณะละเอียดในแต่ ล ะองค์ ประกอบว่าสามารถแยกแยะรูปแบบลักษณะอย่างไรได้บ้าง และแต่ละรูปแบบมีผลต่อกันอย่างไร เพื่อให้ทราบว่าแต่ละองค์การต่างกันเช่น ผู้บริหารมีรสนิยมความต้องการต่างกัน ซึ่งจะพูดในมิติต่าง ๆ ของ Q&M จะได้ทราบว่ามิติส่วนไหนของ Information Component ที่จะไปตอบสนองมิติส่วนไหนของ องค์การ ระดับ Operation/Performance (ระดับการปฏิบัติ) ก็ต้องการสารสนเทศเกี่ยวกับ * การประมวลรายการสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการปฏิบัติในแง่มุมต่าง ๆ * การสืบค้นหาข้อมูล/ความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน Organization and Management Component สามารถวิเคราะห์แยกแยะได้ 5 แนวทาง 1) Classified by Hierarchy (or level) of Management Activities 2) Classified by Management Process 3) Classified by Management Techniques 4) Classified by The System of Management 5) Classified by Organization Functions or Department

7 1) พิจารณา Hierarchy (or level) of Management Activities Classified by Hierarchy (or Level) Of Management Activities

* วางแผนยุทธศาสตร์ นโยบายการ ตัดสินใจระดับสูง

Strategic Planning TOP

* วางแผนยุทธวิธี, นำาแผนไปปฏิบัติ ควบคุมแผนระดับโครงการ

Middle

* จัดทำากำาหนดการจัดการให้มีการ ปฏิบัติควบคุมการปฏิบัติ

Bottom or Front line

* ปฏิบัติหน้าที่ตามความรับผิดชอบที่ผู้ บริหารกำาหนด

Operation / Performance

Tactical Planning Operational Planning Transaction Processing Inquiry Response

แนวทางนี้มององค์การเป็น 2 ส่วน คือส่วน Management กับส่วน Operation หรือ Performance และในส่วนของ Management ยังเแบ่งเป็น * Top Management ผู้บริหารสูงสุด ทำาหน้าที่ Strategic Management กล่าว คือ กำา หนด Vision Mission และกลยุ ทธ์ หน้ าที่ดั งกล่า วต้ องการทราบข้อมูลเช่น จุดแข็ ง จุดอ่อนของ องค์การของคู่แข่งภายนอก โอกาสและภาวะคุกคาม เป็นต้น * Middle Management ผู้บริหารระดับกล่าวทำาหน้าที่ Tactical Management กล่าวคือนำากลยุทธ์จากระดับบนมาจัดทำารายละเอียดเพิ่มขึ้น เอาเป้าหมายจากระดับบนมากำาหนด แผนงานที่ ดีที่สดุ (Tactic) ถือเป็นระดับ Program Management * Bottom/Front Line Management ผู้ บ ริ ห ารระดั บ ต้ น ทำา หน้ า ที่ Operation Management กล่าวคือรับเอา Tactical Plan จากระดับกลางมาแตกย่อยเป็นโครงการ และดูว่าพนักงาน แต่ละคนจะต้องทำา อะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ ถือเป็นระดับ Project Management และทำา หน้าที่ Supervise ระดับปฏิบัติอีกด้วย เพราะฉะนั้นระดับนี้อาจต้องการข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานมากขึ้น เพราะฉะนั้นจะเห็นว่า ในแต่ละระดับจะต้องการ MIS ทีแ่ ตกต่างกัน CSF = Critical Success Factor KPI = Key Performance Indicator

8 2) พิจารณาตาม Management Process Planning

Controlling

Organizing

Leading

กระบวนการบริหารจัดการประกอบด้วย * Planning (การวางแผน) ต้องการข้อมูลสถานการณ์ปัจจุบัน อนาคต จุดแข็งจุด อ่อน * Organizing (การจัดองค์การ) ต้องการสารสนเทศเกี่ยวกับการจัดระบบงาน * Leading (การนำาองค์การ) จะต้องการข้อมูล เช่น พนักงานคนไหนมีพฤติกรรม อย่างไร ต้องการอะไร จะได้จูงใจได้เหมาะสม * Controlling จะต้ องการข้ อมู ล เกี่ยวกับ ผลการดำา เนิน งาน และเป้ า หมายการ ดำาเนินงาน 3) พิจารณาตาม Management Techniques ที่จะนำามาใช้ในการบริหารองค์การ เช่น * Management by Objectives ที่เน้นเป้าหมาย ผลงาน การมีส่วนร่วม * Organization Development มุ่ ง เน้ น เสริ ม สร้ า งพฤติ ก รรมคนให้ ส อดคล้ อ งกั บ แนวทางขององค์การ คือ ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมศาสตร์ของบุคคล * Quality Management ต้ องการ improve ทุ กอย่า งทั้ ง ระบบให้ ส มบู รณ์ แ บบ คื อ ต้องการข้อมูลที่บ่งบอกถึงคุณภาพของระบบงานทั้งหมดในองค์การ * BSC, CSF, KPI * ฯลฯ 4) พิจารณาตาม The System of Management คือ CIPP Model Contexts / Environment Inputs / Conditions Process / Performance Outputs / Products Outcomes / Impacts * อาจารย์จะพูดรายละเอียดในภายหลัง

9 5) พิจารณาตาม Organization Functions or Department Classified by Organization functions or Department Production A Vision Goal

Production Strategy

Mission

Marketing

Business Unit (BU)

Administrative - Personnel - Financial - Logistics etc

Departmentation By BU.

Departmentation By Functions

Production B Market A Market B

จากกลยุทธ์ขององค์การนำาไปจัดโครงสร้างขององค์การได้ 2 แบบ 5.1) แบ่งหน่วยงานตามภาระหน้าที่ที่รับผิดชอบ (Functions) เช่น * ฝ่ายผลิต * ฝ่ายการตลาด * ฝ่ายอำานวยการ สนับสนุน 5.2) แบ่งหน่วยงานเป็นหน่วยธุรกิจ (Business Unit) ทศท. จัดแบบ BU ในปัจจุบัน แต่ มีปัญหาเพราะวัฒนธรรมมองหน่วยย่อยทุกหน่วยเป็น BU หมด โดยจาก BU จะมีความอิสระในการวางแผน อิสระในการดำาเนินงาน สามารถบริหารจัดการเบ็ดเสร็จในตัวเอง สารสนเทศจะมี serve ให้กับแต่ละ department แตกต่างกันออกไป โดยสรุป จะเห็นว่าเราสามารถวิเคราะห์ลักษระองค์การได้ในหลายแนวทาง แต่ละแนวทาง จะมีประเด็นย่อย ๆ ในรายละเอียดทีป่ ระกอบขึ้นเป็นองค์การ หรือกระบวนการบริหารแต่ละประเด็นย่อยเหล่า นี้จะมีผลต่อความต้องการสารสนเทศที่แตกต่างกันไป ดั ง นั้น เราจำา เป็ น จะต้ องวิ เ คราะห์ องค์ การให้ ไ ด้ เสี ยก่ อนที่ จ ะไปกำา หนด Information Component และ Information technology นั่นคือระบบ MIS ในแต่ละองค์การจะต้องถูกสร้างขึ้นให้สอดคล้องกับองค์การนั้น ๆ เท่านั้น

10 Information Component ต้องดูระบบ MIS ให้ครบทั้งวงจร ถ้าไม่ใส่ใจในทุกขั้นตอน คือ MIS fail Information cycle in MIS (วงจรสารสนเทศในระบบ MIS) Strategy Tactics Operations Provision & Evaluation Information Supply 5 W’S

Work System

POLC Function

Analysis

- Traditional - CBIS Information System Development

Information Demand & Requirement - CSF - KPI - Data - 5W’S

- Data Collection - Data processing - Information - Intelligent

ประกอบด้วย 4 ระ pt 1) วิเคราะห์ Work System * เช่น มี Strategy, Tactics ในการบริหารอย่างไร, แนวทางการปฏิบัติงานเป็น อย่างไร * รูปแบบการบริหารในเชิง POLC เป็นอย่างไร * มีการจัดโครงสร้างอย่างไร แบ่งหน้าที่แบ่งเป็นหน่วยงานอย่างไร 2) กำาหนด Information Demand & Requirement * จากการวิ เ คราะห์ ร ะบบงานในระยะที่ 1 จะทำา ให้ ท ราบว่ า องค์ ก ารต้ อ งการ สารสนเทศอะไรบ้าง โดยภาพรวมองค์การจะกำาหนดประเด็นที่ใช้ประเมินองค์การออกมาในลักษณะว่ามีปัจจัย บ่งบอกความสำา เร็จที่สำา คัญ (Critical Success Factor : CSF) อะไรแต่ละ CSF มี KPI กี่ตัว และแต่ละ KPI ต้องการ Data อะไรบ้าง เป็นต้น

11 * Data ที่ต้องการจะต้องพิจารราด้วยว่า ต้องการข้ อมูลอะไร (What), ทำา ไมถึง ต้องการข้อมูลดังกล่าว (Why), จะได้ข้อมูลมาจากไหน (Where), ในช่วงเวลาไหน (When), จากใคร และใคร ต้องการ (Who) คือ 5 W’S 3) พัฒนาระบบสารสนเทศ (Information System Development) * พิจารณาว่าจะใช้ระบบเดิม (Traditional) หรือใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาช่วยที่ เรียกว่า Computer base IS : CBIS * ในตัวระบบสารสนเทศ ประกอบด้วยขั้นตอน รวบรวม ประมวลผล สารสนเทศ ซึ่งถ้ามี transaction ซำ้า ๆ ถ้าสารสนเทศจะกลายเป็น Intelligent 4) ส่งมอบสารสนเทศ (Information Supply) * เช่นเดียวกับการส่งมอบ จะคำานึงถึงหลัก 5 W’S ด้วยเช่นกัน ว่าจะส่งมอบข้อมูล ใดบ้าง, ทำาไม, ที่ไหน, เมื่อไหร่, ให้ใคร และหลังการส่งมอบควรมีขั้นตอนประเมินผลการส่งมอบกับผู้รับด้วย เสมอ Types of Information for MIS มีรูปแบบการแบ่งประเภทของตั วสารสนเทศได้ 4 รูป แบบ 1) Classified by Hierarchy of Management 2) Classified by Sources of Information 3) Classified by Degree of Transaction 4) Classified by Purpose of Information 1) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Hierarchy of Management * Top Management จะต้องการสารสนเทศในลักษณะ Aggregated/Holistic/ และ Abstract คือ ต้องการสารสนเทศที่เป็นภาพรวม ค่อนข้างสรุป และมีมิติเชิงนามธรรม อาจจำาเป็นต้องนำา มาแปลความตามความรู้สึกของผูใ้ ช้อีก เพราะ ปัญหามองกันคนละมุม * Middle Management จะต้องการสารสนเทศในลักษณะ Segregate/Partial/ Specific คือ ต้องการสารสนเทศที่อาจแบ่งเป็นส่วน ๆ และเฉพาะเจาะจงกับประเด็นมากขึ้น * Bottom Management จ ะต้ อง กา รส า รส น เ ทศ ใ น ลั กษ ณ ะ Detailed/ Practicality คือ ต้องการสารสนเทศที่มีรายละเอียดมากขึ้น เป็นรูปธรรม นำาไปปฏิบัติได้ในงานประจำา 2) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Sources of Information Scientific M.

Objec t Scientific data Empirical data Objective data

Subject

Non Scientific M. Non-Scientific data Normative data Subjective data

12 Source of Information Scientific Source Non – Scientific Sources

Types of Data & Information Scientific/or Empical or Objective Information Non-Scientific/or Normative/ Or Subjective Information

2.1) ได้ข้อมูลจากบุค คล (Subject) จึงใช้การสังเกต ความรู้สึกเป็น หลั กถึงเป็น Non-Scientific Source แหล่งข้อมูลแบบนี้ คือ มีความคลาดเคลื่อนได้มากกว่า 2.2) ได้ข้อมูลจากวั ตถุ (Object) ได้จากการวัดเชิงประจักษ์ ถือเป็น Scientific Source ข้อมูลจะมี Reliability สูงกว่า (วัดกี่ครั้งได้เหมือนกัน) คือ มีความหมายถูกต้องแม่นยำามากกว่า Knowledge คือ Information ทีไ่ ด้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นจริงถูกต้อง 3) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Degree of Transaction Data

Transaction

Intelligence

Higher degree Of Transaction

Information

จะเห็นว่าคุณค่าของข้อมูลจะเพิ่มขึ้นตามจำานวนครั้งที่ผ่าน Transaction ยิ่งมากยิ่ง เพิ่มความสามารถในการสื่อให้รับรู้มากขึ้น เกิดสารสนเทศในระดับที่เรียกว่า Intelligence ตัวอย่างเช่น * Payback Period * GDP * ในแง่การสื่อเพื่อนำา ไปใช้ในการตัดสินใจ Simon จะเลือกสารสนเทศในระดับ Intelligence 4) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Purpose of Information * สารสนเทศประเภทนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อบรรยายวิธีการจะทำาสิ่งหนึ่งสิ่งใดอย่างไร (บอกวิธีทำา) เช่น วิธีการปรุงอาหาร (ทำาให้นักบริหารรู้ว่าควรทำาอย่างไร)

13 IT Components IT เป็ น เรื่ อ งสุ ด ท้ า ยที่ เ ราควรคำา นึ ง ถึ ง ในเรื่ อ ง MIS เมื่ อ เราได้ ท ราบถึ ง Information Component เราจึงจะมากำาหนดลักษณะ IT ที่เหมาะสมที่จะนำามาใช้ในองค์การประกอบด้วย 3 ส่วน 1) Physical Subcomponent : นักคอมพิวเตอร์จะช่วยในส่วนนี้ * Hardware * Software (มีทั้ง System Software เช่น Window และ application software เช่น spss ฯลฯ) * Database ยากที่สุด คือ การออกแบบ Software ที่เหมาะสม * Procedure หมายถึง ระเบียบขั้นตอนที่ถูกกำาหนดขึ้นเพื่อให้ผู้ใช้เครื่องต้องปฏิบัตเิ ป็น ขั้น ๆ เพื่อให้คนและเครื่องทำางานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ * Operations Personnel คือผู้ทำางานร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบ MIS เป็นทีมคอย Backup ช่วยเชื่อมโยง user กับต่อระบบ เช่นแก้ปัญหาข้อขัดข้องต่าง ๆ 2) Processing Function Subcomponent (ภาระหน้ า ที่ ข องระบบ) มี Basic function 5 ด้าน * Process Transaction (การประมวลรายการ) ช่วยทำางานแทนคนในงานประจำาซำ้า ๆ ซาก ๆ * Maintain Master Files (การบำา รุ ง รั ก ษาแฟ้ ม หลั ก ) ต้ อ งทำา ให้ เ ป็ น ปั จ จุ บั น โดย อัตโนมัติ และถูกต้องตลอดเวลา * Produce Reports (การผลิตรายงานต่าง ๆ) ให้แก่บุคลากรต่าง ๆ อย่างสมำ่าเสมอตาม กำาหนด * Process Inquiries (การประมวลการสืบค้นสารสนเทศ) เพื่อหาคำาตอบให้กับข้อสงสัย ต่าง ๆ ที่มผี ู้สงสัยใคร่รู้ โดยใส่ “ข้อสืบค้น” เข้าไปในระบบ คือ คำาถาม * Process Interactive Support Application (การประมวลการโต้ตอบเพื่อสนับสนุน โปรแกรมประยุกต์) การโต้ตอบกันไปมาระหว่างคนกับเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อให้ได้ผลผลิตสุดท้ายตามที่ โปรแกรมประยุกต์ได้ออกแบบไว้แล้ว 3) Users Subcomponent * Output for Users ที่เข้าใจง่าย สอดคล้องกับความต้องการของตนมี 5 ประเภท 1. Transaction Document (เอกสารจากการประมวลรายการ) 2. Preplanned Reports (เอกสารล่วงหน้าต่าง ๆ) ได้แก่ รายงานประจำาที่สร้างขึ้น ก่อนจะมีการวางแผน และการดำาเนินการตามแผนจริง ๆ ทั้งนี้เพื่อให้ทราบสถานการณ์ล่วงหน้า 3. Preplanned Inquiry Responses (เอกสารเบื้องต้นก่อนการสืบค้น) 4. Ad hot reports and Inquiry respond (รายงานเฉพาะกิจ และรายงานการ สืบค้น)

14 5. User-machine dialog results (ผลการโต้ตอบระหว่างเครื่องกับผู้ใช้) * Types of user มี 7 ประเภทในทุกองค์การได้แก่ 1. Executive 2. Manager 3. Operators 4. Planners 5. Analysts 6. Technical Staff 7. Customers Analysis of System, Management Activities And Information Demands I D Contexts 1. Primary Layers: - Customers - Suppliers - Competiters - Complementers 2. Secondary Layers: Domestic Condition - Socio-Economic - Legal-Politic - Gov’t Policy & Administration 3. Tertiary Layer: Global condition - Socio-Economic - Politic - Agreement

Management Issue: Mg’t Levels, POLC, D etc D Mg’t Technique, Decision Making, I I D I Inputs Process Outputs 1. Resources: 3M 2. Technology 3. SWOT 4. Knowledge/ Learning Condition 5. Working Condition - physical - Culture - Mindset 6. Constrain/Support - Policy - Rule/Regulation - Based Wage/Salary - Accountability

1. Work Process& Collaboration - Individual - Group-Team - Organization - Corporation 2. Work Structure - Hierarchy - Position&Power - Authority - Relation 3. Work Standard 4. Managerial Influence - Motivation& compensation - Empowerment - Creative 5. Accountability

1. Products: - Goods - Service 2. Markets - Size - New - Price - Place - Promotion

PRODUCT D

I Outcomes 1. Goal Attain - Profit - Utility 2. Satisfaction - Employee - Customer 3. Competitive ness & Development - Market Shared - Degree of Diffirentiation - Rank 4. Survival& Sustain-ability - Growth rate - Adaptability - Maintenantability

I หมายถึง Information D หมายถึง Decision Maring * มองระบบการทำางานโดยใช้ตัวแบบ CIPP Model (Product คือ Output outcomes)

15 ถ้าเราเข้าใจและวิเคราะห์ระบบทั้งหมดได้ดี คือ ทราบ Information Demands ในแต่ละส่วนว่า ควรมีลักษณะอย่างไร ต่อไปนั่นเอง (วิเคราะห์ประเด็นต่าง ๆ ที่ประกอบอยู่ในระบบการทำางานนัน่ เอง) * ระหว่าง Contexts (บริบท) ซึ่งมีหลายชั้น คือ Output, Outcomes ต้องการกระบวนการบริหาร จัดการที่มีประสิทธิภาพในทุกระดับของการบริหารจัดการ โดยคำานึงถึงองค์ประกอบการบริหาร POLC, คำานึง ถึงเทคนิคเครื่องมือที่นำามาใช้ และกระบวนการตัดสินใจที่เหมาะสม ทันเวลา มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ฯลฯ * จะเห็นว่าในกระบวนการบริหารจัดการต้องการ Information จากแต่ละจุดของ CIPP เข้ามาใน กระบวนการ และได้ผลลัพธ์เป็นการตัดสินใจกลับเข้าไปในแต่ละจุดของ CIPP เช่นกัน * Contexts ไม่ ใ ช่ แ ค่ สิ่ ง แวดล้ อ ม แต่ เ ป็ น เปลื อ กนอกของระบบ ระบบจะถู ก ห่ อ หุ้ ม เป็ น ชั้ น ๆ Contexts จะมีผลต่อ Input Process Product เพราะฉะนั้น องค์การในปัจจุบันอยู่ในระบบเปิดเป็นองค์การ ที่มีปฏิสัมพันธ์กับปัจจัยภายนอก * Contexts มี 3 ชั้น มีต้องวิเคราะห์ว่าแต่ละส่วนต้องการสารสนเทศชนิดใด 1) Primary Layer : - Customers มีความต้องการ ความพึง พอใจอย่า งไร, มีกี่ประเภท, รสนิยม? ความ สามารถในการซื้อ - Suppliers มีจำานวนกี่ราย, ราคาที่ส่ง, วิธีการส่งวัตถุดิบ, คุณภาพการบริการ, คุณภาพ วัตถุดิบ, เวลาที่เหมาะสมที่ส่งให้เรา, เครดิต, ความซื่อสัตย์ที่มี ฯลฯ ถ้าเรามีข้อมูลพวกนี้สมบูรณ์ จะสามารถ ควบคุม Suppliers ได้ - Competitors เช่น มีกี่ราย, ความสามารถของคู่แข่ง, ส่วนแบ่งการตลาด, กลยุทธ์ที่เขา ใช้คืออะไร ฯลฯ - Complementers (ผูท้ ี่สนับสนุนเรา) 2) Secondary Layers : เงื่ อ นไขสภาพแวดล้ อ มในประเทศ (Domestic Conditions) เช่ น วัฒนธรรมทางสังคมในประเทศ, แนวโน้มทางศูนย์กลาง, ตลาดหุ้น, กฎหมายที่ใช้เป็นประโยชน์หรืออุปสรรค ต่อเรา, การเมืองเป็นอย่างไร ตัวอย่าง FTA นโยบายรัฐบาล (เช่น 30 บาทรักษาทุกโรค กระทบองค์การมาก น้อยแค่ไหน) 3) Tertiary Layers : เงื่อนไขสภาพแวดล้อมระดับโลก (Global Conditions) เช่น ค่าเงินหลัก ของโลก ราคานำ้ามัน การก่อการร้ายสากล * Input ขององค์การมี 6 ด้าน (ต้องวิเคราะห์ให้ครบทุกด้าน) 1) Resources ทั้ง 3 ด้าน Man Money Material มีมากน้อยแค่ไหน คุณภาพเป็นอย่างไร 2) Technology ที่เราใช้เหมาะสมหรือไม่ 3) Swot ออกมาเป็นอย่างไรที่วิเคราะห์เพื่อนำาไปใช้วางแผนกลยุทธ์เพื่อตัดสินใจ 4) Knowledge/Learning Condition สภาพการเรียนรู้ขององค์การ ความรู้ขององค์การที่มี การจัดการความรู้

16 5) Worrine Condition สภาพในการทำา งาน จะสร้างสภาพการทำา งานในองค์การอย่างไรที่จะ ทำาให้ทำางานได้เกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ไม่ว่าจะเป็นทางกายภาพ วัฒนธรรม และ Mindset (ชุดของ ความรู้สึกนึกคิดของคนในองค์การ) เป็นอย่างไร 6) Constraint/Support เช่น นโยบาย, กฎระเบียบ, ค่าตอบแทน, ความสามารถในการตรวจ สอบ * Process กระบวนการภายในองค์การที่ต้องวิเคราะห์มี 6 ด้าน 1) Work Process 4 Collaboration (กระบวนการทำางานและการประสานงาน) ไม่วา่ จะในระดับ บุคคล, กลุ่มทีม, องค์การ, บรรษัท (เหนือองค์การ) 2) Work Structure (โครงสร้ า งการทำา งาน) ลำา ดั บ ชั้ น มีม ากน้ อ ยแค่ ไ หน, อำา นาจของแต่ ล ะ ตำา แหน่ งที่เ กี่ย วข้ อง มีความเหมาะสมอย่ า งไร Authority of Command เป็นอย่า งไร ความสั ม พัน ธ์ ใ น โครงสร้างเป็นอย่างไร 3) Work Standard มาตรฐานการทำางานมีหรือไม่ เป็นอย่างไร 4) Managerial Influence ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการบริหารจัดการเป็นอย่างไรเช่น แรงจูงใจ, ผล ตอบแทน ระบบรางวัล, การ Empowerment ฯลฯ 5) Accountability มุง่ ตรวจสอบใน 2 ด้าน 1. ในเชิงกฎหมายตามหลักการ และ 2.ในความเป็นเหตุเป็นผล (สมเหตุสมผล) * Outputs จะดู 2 ระดับที่ต้องวิเคราะห์ 1) Products สินค้าหรือบริการมีคุณภาพตอบสนองความต้องการ? การใช้งาน? 2) Markets (ตลาด) มีขนาดเป็นอย่างไร, มีตลาดใหม่ ๆ หรือไม่อยู่ที่ไหน, ราคาของเรากับราคา ของคู่แข่ง, สถานที่ที่จะวางตลาดได้, Promotion เป็นอย่างไร? * Outcomes ควรวิเคราะห์ใน 4 ประเด็น 1) Goal Attain (การบรรลุเ ป้าหมายขององค์ การ) ไม่ว่าจะเป็น ข้อมูล ต่า ง ๆ เกี่ยวกับกำา ไร, อรรถประโยชน์ต่อสังคม, ต่อตัวเรา 2) Satisfaction (ความพึงพอใจ) ของพนักงาน, ของลูกค้า เป็นอย่างไร 3) Competitiveness & Development (ความสามารถการแข่งขัน และการพัฒนา) ดูได้ที่ - Market Share - ระดับการขยายตัวในตัวสินค้า/บริการ - ระดับความสามารถในการแข่งขัน 4) Survival & Sustainability (ความอยู่รอด, ความยั่งยืนคงทนถาวร) - Growth Rate ดูที่อัตราการเจริญเติบโต - Adaptability ความสามารถในการปรับตัว - Maintenantability ความสามารถในการบำารุงรักษาตนเอง

17 Information Demands จะตอบสนองต่อ 1) Management Activity Level (MAL) การบริ ห ารในแต่ ล ะระดั บ เช่ น ในระดั บ TOP หรื อ Executive เป็ น การบริ ห ารด้ า นกลยุ ท ธ์ (Strategic M.) ดั ง นั้ น ระบบสารสนเทศที่ ต้ อ งการจึ ง เรี ย กว่ า Strategic IS หรืออื่น ๆ ตามตาราง เพราะฉะนั้น MIS จึงมีระบบย่อย ๆ มากมาย MAL Top/Executive Middle Managers Operation Managers Operation/Performance

Types of Management Strategic Mg’t Tactical Mg’t Operation Mg’t Operation/Performance

Types of Information Subsystem Strategic Information System Tactical or Program Inf.system Operation Management Inf.System Operation/Information System

2) The System of Management (CIPOO) ถ้าพิจารณาในประเด็นย่อยของระบบเราก็จะเรียก IS ตามการตอบสนองต่อประเด็นย่อยนั้น ๆ เช่น Input IS จะมีความสำาคัญต่อผู้ช่วยฝ่ายบริหาร HR เป็นต้น หรือ Contextual IS มีความสำาคัญต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อใช้กำาหนด Vision, Mission, กลยุทธ์ เป็นต้น System Element Context/Enveironment

Information Subsystem Contextual! IS

Input

Input IS

Process

Process IS

Outputs

Output IS

Outcomes

Outcome IS

3) MAL พิจารณาร่วมกับ CIPOO (1+2) จะเห็นว่า Contextual IS มีประโยชน์ต่อการบริหารในทุก ระดับ แต่ต้องการในลักษณะไม่เหมือนกัน เช่น TOP M. ต้องการในลักษณะภาพรวมมากกว่า ส่วนผู้ปฏิบัติ ต้องการรู้ลึกลงไปในรายละเอียด เป็นต้น MAL Top M (Plan)

Contextual IS Aggregated Contextual Strategy Programm or Departmantal/Tac tical Context Mg’t

Middle M (Progra mm) Operati Project or on M Division/Opera (Project) tion Context Mg’t

Input IS Aggregated Inputs Strategy

Output IS Mission or General Objective

Outcome IS Vision and Direction

Programm or Departmantal/Tac tical Input Mg’t

Process IS Aggregated Alternative&Strat egy Programm or Departmantal/Tac tical Process Mg’t

Programm or Departmantal/ Targets

Departmantal Objective

Project or Division/Operatio nal Input Mg’t

Project or Division/Operatio n Process Mg’t

Operation Output or Departmental/P Project Output or rogramm Divition Output Targets

18 4) Management Process (POLC) เช่น Leading IS จะต้ องรู้ว่า แต่ ละคนมีลั กษณะอย่า งไร จะ จูงใจได้อย่างไร เป็นต้น Mg’t Process IS Support Information Demand For :

Planning

Planning IS

Organizing

Organizing IS

Leading

Leading IS

Controlling

Controlling IS

เช่น Leading IS จะต้องรู้ว่าแต่ละคนมีลักษณะอย่างไร จะจูงใจได้อย่างไร เป็นต้น 5) Management Techniques ต่าง ๆ เช่น .MBO เรียก MBO – IS .OD เรียก OD – IS .TQM เรียก TQM – IS .BSC, CSF, KPI เรียก BSC – IS Flow Of Information In Organization Users

Information

Analysis Work System [Break Down]

- Functions - MAL - CIPOO - POLCD - M.TECH - DM (decision making) - Communication - Operation - Learning

CBIS Qualited INF.

CSF KPI

What Why Who Where When

Data and Database design

- Work System - Users - Types of IS - Utilization - Quality

Data Process

- Gather - Edit - Entry - Processing - Retrieval - Maintenance - Update

IT

19 * จากการวิเคราะห์ระบบงาน (Work System) ในแง่มุมต่าง ๆ ที่กล่าวมาแล้วไม่ว่าหน้าที่ภารกิจ, ระดับการบริหาร, ระบบ CIPOO, เทคนิคการบริหารที่ใช้ ฯลฯ จะถูกแตกออกเป็นประเด็นสำา คัญย่อย ๆ มากมาย * ประเด็น ย่ อ ย ๆ เหล่ านั้ น จะถู ก สรุป ว่ า อะไรเป็ น ปั จ จั ย ความสำา เร็ จ ที่ สำา คั ญ (Critical Success Factor : CSF) ซึ่งหมายถึงปัจจัยที่สำา คัญมากมีผลต่อความสำา เร็จขององค์การแต่ละ CSF ควรมีตัวชี้วัด กิจกรรมที่เป็นกุญแจสำาคัญ (Key Performance Indicator : KPI) อะไรบ้างที่ใช้วัดปัจจัยความสำาเร็จ CSF ดังกล่าว * จาก CSF และ KPI เราจะต้องพิจารณาว่า ต้องการอะไร ทำาไมจึงต้องการ จะได้จากใครที่ไหนเมื่อไร * CSF ต่างกับ CSA (Critical Success Area) ซึ่งหมายถึงกิจกรรมหรือภารกิจใดขององค์การที่มี ความสำาคัญที่จุดต่อผลการดำาเนินงานขององค์การที่จะประสบความสำาคัญ ถ้าทำา CSA ไม่ดีจะ fail ไปทั้งหมด ทั้งองค์การ * จาก CSF และ KPI ขององค์การจะถูกนำาไปกำาหนดว่าต้องการข้อมูล (Data) อะไรบ้าง เพื่อคำานวณ ประเมิน KPI ได้, จะนำาไปออกแบบระบบฐานข้อมูล (Data Base Design) โดยคำานึงถึง - ระบบงานทั้งหมด - ผู้ใช้ - รูปแบบชนิดของ IS - ลักษณะการใช้งาน - คุณภาพของข้อมูล * จาก Data และ Database ทั้ ง หมดถู ก นำา ไปประมวลผลในระบบ IT, CBIS ได้ ส ารสนเทศ (Information) ที่มีคุณค่าต่อผู้ใช้ในการนำา ไปปรับปรุงพัฒนา หรือใช้ดำา เนินงานตามปกติทั่วไปในระบบงาน (Work System) * ในระบบประมวลผลข้อมูล (Data Process) จะมีขั้นตอนย่อย ๆ เช่น - Gather (รวบรวมข้อมูล) - Edit (การบรรณาพิกรณ์ แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง) - Entry (การนำาข้อมูลใส่เข้าไปในระบบ) - Processing (กระบวนการประมวลผล วิเคราะห์) - Retrie(การดึงเรียกข้อมูลสารสนเทศออกมาใช้) - Maintenance (การบำารุงรักษาดูแลข้อมูล) - Update (การปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้องทันสมัย) * ทั้งหมดแสดงให้เห็นว่าข้อมูล (Data) จะมีเส้นทางเดินเป็นวงกลม จากระบบงาน (Work System) กลับมาสู่ระบบงาน (Work System) นัน่ เอง