Microsoft Word - Trabalho Gsi
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INSTITUTO SUPERIOR DE SANTARÉM ESCOLA SUPERIOR DE DESPORTO DE RIO MAIOR
GESTÃO DE ORGANIZAÇÕES DESPORTIVAS Unidade Curricular: Gestão de Sistemas de Informação Docente: Pedro Sobreiro
Trabalho a realizar: Software de Gestão de PHC Trabalho realizado por: Hélder Pedro nº25125 David Amorim nº25050 Pedro Andrade nº25008 2º Ano
Turma 9
Data de Entrega:
11/06/2007
---------------------------------Gestão das Organizações Desportivas----------------------------
Índice
Índice ................................................................................................................................ 2 Resumo do trabalho .......................................................................................................... 3 Apresentação das funcionalidades principais ................................................................... 4 Caracterização das tabelas principais (cliente fornecedores) ......................................... 18 Listagens (vendas) relatórios .......................................................................................... 21 Parametrização................................................................................................................ 22 Conclusão ....................................................................................................................... 23 Bibliografia ..................................................................................................................... 24
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Resumo do trabalho O trabalho apresentado consiste na análise detalhada do software de Gestão PHC. Ao longo do trabalho iremos apresentar as suas funcionalidades principais, caracterização das suas tabelas principais, listagens e relatórios bem como a sua parametrização. Por último será elaborada uma conclusão do mesmo. Procuramos deste modo dar a perceber a importância e relevância deste software no dia a dia das empresas que o possam adquirir para deste modo obterem um maior grau de funcionalidade e rendimento.
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Apresentação das funcionalidades principais O Módulo PHC Gestão é um programa que engloba três grandes áreas: clientes e vendas, fornecedores e compras e por último a área da tesouraria.
Na área de clientes e vendas esta aplicação apresenta finalidades ao nível:
●
Documentos
de
facturação:
ao
emitir
(integrada
e
automaticamente) facturas, vendas a dinheiro, guias de remessa ou notas de crédito a aplicação da baixa dos produtos automaticamente actualizando deste modo os stocks. Actualiza também as contas dos clientes, nomeadamente o seu saldo, e as suas fichas. Aqui é também possível alterar, consultar e eliminar toda a documentação.
● A gestão de stocks é outra das funcionalidades principais deste programa. Aqui é possível controlar as existências em armazém, lançar entradas de artigos, emitir listagens dos produtos que dão mais lucro à empresa, aqueles que são mais vendidos entre outros. A gestão de stocks permite também controlar os produtos que estão acima do stock máximo, aqueles que são precisos comprar e aqueles que estarão em ruptura completa.
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Outra das funções da gestão de stocks é lançar automaticamente, no ficheiro de movimentos de stock, as quebras ou sobras dos produtos, tudo isto aquando do inventário.
● A Gestão de clientes é uma ferramenta que permite arquivar e controlar os dados básicos dos clientes ou seja, nome, idade, morada, os saldos dos mesmos, os mais importantes. Permite também criar e enviar mailings para todos os seus clientes e saber a rentabilidade dos mesmos.
● A gestão de contas correntes permite gerir todos os movimentos a débito e a crédito como cheques, recibos e facturas para permitir os seus saldos. Tem ainda outras funcionalidades como listagem de dívidas em aberto, o historial e o monitor de cobranças.
● Os Dossiers Internos são outra ferramenta disponível neste programa. Aqui pode-se criar toda a quantidade necessária de dossiers internos que a empresa necessite, para que deste modo possa controlar áreas importantes como encomendas, consultas, propostas ou ainda folhas de obra. Cada dossier pode ter diferentes características (nome, campos, como é processado, o que movimenta, etc), sendo que estas são definidas pelo utilizador. Este é um ponto muito importante deste programa uma vez que permite utilizar este sistema para uma quantidade enorme de actividades, como por exemplo gerir encomendas de fornecedores e clientes. Toda a gestão das encomendas é feita automaticamente dado ser possível facturar a partir de um dossier. ---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação---------------------------
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Mais valias
- Dossiers Internos Permite desenvolver uma base de dados para cada cliente e para vários artigos
- Documentos de facturação Visa criar uma série de documentos de facturação e definir tudo acerca de cada um permitindo possuir em ficheiro orçamentos, facturas pró-formas e pedidos de facturação, entre outros.
- Impressão de Documentos de Facturação Define todas as componentes que devem aparecer na impressão, como por exemplo os descontos, as referências, etc.
- Actualização de Preços Permite escolher qual o preço, o método e o arredondamento a utilizar, actualizando somente os artigos desejados.
- Recibos de adiantamento Inclui nas vendas os recibos de adiantamento de modo a que sejam automaticamente abatidos nas mesmas.
- Controlo de Custos e Análise de Rentabilidade Permite ao utilizador obter de imediato os custos e a respectiva rentabilidade das vendas. Esta análise pode ser efectuada de várias formas: análise das vendas diárias, emissão de um mapa com os produtos vendidos e respectivo lucro.
- Informação para o Gestor -PAINEL DE BORDO Este programa é útil para o gestor, pois é dada informação sobre o total facturado e o lucro ---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação---------------------------
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bruto em termos mensais e acumulado, podendo este ser comparado com o ano anterior.
- Vantagens da Integração Completa Este software permite uma gestão rápida de informação, por exemplo a partir das várias fichas existentes pode-se observar uma série de componentes. (quem fez propostas aos artigos, quem já os vendeu, quem é que encomendou).
- Gestão de Comissões e Vendedores possibilita controlar os produtos vendidos por vendedor conjuntamente com uma tabela de comissões.
- Emissão AUTOMÁTICA de Facturação é utilizado um sistema especial para a emissão automática de facturação que pode ter várias formas de aplicação. Pode ser utilizado para emitir de uma só vez todas as facturas já emitidas, emitir os contratos que tenha registado, ou facturar as encomendas.
- Encontro de contas Cliente/Fornecedor Se uma entidade for igualmente cliente e fornecedor pode ser emitido um mapa com o encontro de contas correntes ou emitir os respectivos pagamentos.
- Gestão de cheques em carteira ou outros títulos de tesouraria possibilita gerir os cheques em carteira de modo a poder visualizar os vencidos e ainda não depositados, com a possibilidade igualmente de poder efectuar automaticamente o depósito.
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- Análise de encomendas Pode ser obtida a qualquer momento uma lista de encomendas de clientes que podem ser satisfeitas e das encomendas que ainda se encontram em aberto.
- Promoções e Campanhas permite criar promoções para os seus produtos definindo a data de início e de fim da promoção havendo ainda a possibilidade da parametrização poder ser feita por tipo de cliente ou para todos os clientes. O desconto pode ser de quantidade, desconto fixo, redução de preço ou um preço fixo.
- Quantidade alternativa Para cada artigo existe a unidade de acondicionamento principal e a unidade alternativa para que possa deste modo registar as compras numa unidade e as vendas noutra unidade.
- Cativos Esta funcionalidade permite cativar stock a partir da emissão de dossiers internos configurados para o efeito, em todo o tipo de artigos. Permite saber de forma rápida qual a quantidade cativada.
- Pré-Cativos possibilita pré-cativar stock numa encomenda a fornecedor para determinada encomenda de cliente através de dossiers internos.
- Tabela de Preços com Validade permite usar várias tabelas de preços num ano, para os mesmos artigos, mas para intervalos de datas diferentes. Deste modo, quando é mudada a data, o preço do artigo muda automaticamente. Podem ser criadas tabelas de preços para diversos clientes ou criar tabelas de preços para cada cliente.
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- Integração OnLine através do módulo Contabilidade, é possível efectuar a integração online de documentos de facturação, recibos de clientes e recibos de adiantamento de clientes.
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Relativamente aos fornecedores e compras, outra área do Módulo PHC Gestão, é um conjunto de programas que pode ser utilizado isolado ou em conjunto como outros programas, que tem como objectivo gerir toda a área de compras e fornecedores, estando incluídas várias áreas, tais como: fornecedores, com contas correntes; compras; pagamentos, normais ou adiantados; e encomendas, consultas e outros dossiers internos. Este módulo tem o ponto forte de ser prático, pois ao lançar o documento (por
exemplo
uma
factura
de
um
fornecedor),
é
actualizado
automaticamente o volume de compras normal e a conta corrente do fornecedor, o stock actual do artigo, e o volume de compras ao fornecedor.
•
A Gestão de Fornecedores e Contas Correntes tem uma estrutura semelhante à gestão de clientes e contas correntes, pelo que a única diferença é ser uma ferramenta que permite arquivar e controlar os dados básicos dos fornecedores.
•
Os dossiers internos permitem recriar todos aqueles dossiers que a empresa utiliza para controlar algumas áreas internas. Como nos clientes, uma das características é consultar toda a informação sobre os fornecedores (por exemplo as encomendas) através da ficha do fornecedor. Dado que é possível facturar a partir de um dossier, toda a gestão das encomendas é feita automaticamente. O utilizador define por completo todas as características de cada dossier escolhendo os campos a serem utilizados e os respectivos nomes, a respectiva impressão e os movimentos. Este sistema pode ainda ser utilizado para vários tipos de actividades. Para além de poder ser possível facturar toda a gestão das encomendas por um dossier, pode ser feita a gestão de
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encomendas de fornecedores, e ainda ser utilizado como consultas a fornecedores, pois pode ser controlado a partir de cada ficha de artigo quais as consultas feitas a cada fornecedor e qual o melhor preço.
Mais Valias
- Dossiers Internos permite criar uma base de dados de cada fornecedor e dos vários artigos.
- Programa completo para Gestão de Compras através da criação dos dossiers, este programa permite satisfazer todas as necessidades do circuito de compras, assim como a sua aprovação para pagamento. - Emissão de Encomenda a Fornecedores este programa actualiza imediatamente a ficha dos artigos escolhidos, após ser escolhido o fornecedor e ser emitida a respectiva encomenda, podendo ser imediatamente copiada da respectiva consulta e corrigida se necessário. - Recepção da Encomenda após a chegada da encomenda, é lançada uma compra. Através do programa, é copiado automaticamente a respectiva encomenda, onde será actualizada imediatamente a conta corrente do fornecedor, as quantidades encomendadas e as quantidades em stock. É muito útil pois o utilizador precisa apenas de digitar uma só vez a informação desejada, dado que a partir daí o programa emite as outras consultas copiando as referências anteriores, emitindo a encomenda a partir da consulta, e lançando a compra a partir da encomenda ---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação--------------------------- 11
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- Informação Completa sobre o Fornecedor devido à ficha do fornecedor é possível ver todos os documentos de compras, os artigos comprados (quanto custaram e quando), assim como todas as encomendas e consultas efectuadas.
- Assistente de emissão de pagamentos permite, através de um critério pré-definido, gerar automaticamente os pagamentos a efectuar.
- Vantagens da Integração Completa uma das maiores vantagens é a sua gestão rápida de informação. Com este software, a partir da ficha do artigo, é possível observar para quem é vendido, a quem foram feitas as consultas, que preços foram fornecidos, entre outros. A partir da ficha do fornecedor podem ser observadas rapidamente as encomendas que foram feitas, as facturas emitidas e os respectivos dados.
- Emissão Automática de Encomendas a Fornecedores este programa permite determinar o historial de cada artigo (quando foi encomendado, etc) e determinar automaticamente qual a quantidade óptima a encomendar.
- Análise de encomendas permite obter, sempre que desejado, uma lista das encomendas a fornecedores que se encontram em aberto.
- Sugestão de encomendas a fornecedores este programa tem como função emitir uma sugestão de encomendas a fornecedores, analisando e aprovando o que é comprado e a quem, antes de serem emitidas as respectivas encomendas.
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- Emissão automática de pagamentos a fornecedores pode ser emitido os pagamentos, sendo desta forma esta área automatizada e sendo poupado tempo administrativo aos utilizadores.
- Adiantamentos a Fornecedores neste programa consegue-se incluir os adiantamentos nas compras, abatendo deste modo automaticamente ao total da factura.
- Retenção de IRS pode ser feita através de Compras, Pagamentos ou Adiantamentos a Fornecedores, sendo válida tanto para os fornecedores nacionais como estrangeiros.
- Lançar compras em valor permite lançar uma diferença de preço ou um desconto efectuado pelo fornecedor, influenciando apenas o preço de custo médio ponderado (PCMP) do artigo.
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A terceira e última área abordada no Módulo PHC Gestão é a Tesouraria, que serve para controlar tudo o que envolva dinheiro, incluindo desde gestão de tesouraria diária, gestão bancária e reconciliação de extractos, gestão de previsões de tesouraria, e orçamentos de tesouraria e análise de desvios.
•
A tesouraria real é a área onde são efectuados todos os movimentos que envolvam dinheiro (cheques, recibos, pagamentos bancários). Com a ajuda desta base de dados é possível apurar-se rapidamente saldos de caixa e de bancos, as receitas e/ou despesas mensais, podendo ainda registar os talões de deposito efectuados, bem como imprimilos. Além disso poderão ser obtidos mapas de análise a qualquer momento,
com
recebimentos
e
pagamentos,
divididos
por
códigos/rubrica, bem como os saldos mensais e acumulados. Esta análise pode ser imprimida, exportada para a folha de cálculo ou ainda ser observada através de um gráfico para qualquer linha.
•
A Gestão Bancária é usada para controlar os saldos e respectivos movimentos das contas bancárias. Este programa tem a vantagem de ser simples e de ser rigoroso na reconciliação com os extractos bancários, pois assim assegura a exactidão dos saldos imediatamente.
•
A área de Gestão de Previsões de Tesouraria é muito importante para as Empresas pois encontra-se ligada à área de gestão diária de tesouraria que permite apresentar automaticamente a evolução do saldo previsível de tesouraria da empresa, baseando-se no saldo actual de tesouraria e através do lançamento das várias despesas e recitas previstas no futuro. Deste modo, facilita ás empresas verificar quando poderão vir a ter problemas de tesouraria e em que montantes. Este programa ajuda ainda a antecipar e a corrigir
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situações de tesouraria que poderiam apresentar problemas de liquidez por uma questão de timing, ao serem realçados os lançamentos que já ultrapassaram a data limite prevista.
•
Na área de Orçamentos de Tesouraria é possível introduzir todos os dados relativamente à previsão de tesouraria por período, obtendo deste modo o mapa do orçamento de tesouraria podendo a qualquer momento ainda analisar os desvios para o real, tanto para um determinado período como para o desvio acumulado.
Mais Valias
- Controlo Imediato este programa ajuda o gestor a controlar o seu dinheiro, bem como controlar a evolução das suas disponibilidades ao saber sempre a cada momento quanto dinheiro a empresa tem exactamente e quanto vai ter (na evolução dos saldos; do que deve e do que devem à empresa).
- Simulações da sua situação financeira através desta função é possível efectuar análises para saber qual o saldo da empresa se um dado cliente não pagar ou se a empresa não tem dinheiro para pagar quais deverão ser os pagamentos a adiar de forma a manter a liquidez da empresa.
- Integração Completa esta função encontra-se completa com as restantes áreas de gestão. Por exemplo, os recibos são automaticamente lançados em caixa ou bancos. Ou, um pagamento a fornecedor, além de ---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação--------------------------- 15
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regularizar a conta corrente do fornecedor, actualiza os movimentos bancários e os saldos da conta.
- Análise Gráfica do Controlo de Receitas e Despesas é possível, através deste programa, observar e analisar a evolução mensal das receitas e despesas. Pode além disso ainda ser permitida a análise gráfica de cada rubrica sendo deste modo mais fácil a visualização das despesas que se encontram a aumentar com maior preocupação ou o decréscimo das receitas.
- Painel de Bordo poderão ser observados os totais de recebimentos e pagamentos acumulados e do mês, os saldos por conta, e a revisão da evolução de saldos através deste programa, conjuntamente com o resumos de dívidas a receber e a pagar.
- Talões de depósito pode ser efectuada a introdução de todos os valores depositados num talão e imprimi-lo no impresso próprio do banco, ao lançar um depósito.
- Gestão de Contas Caucionadas podem ser feitas estas contas através das contas de tesouraria ao ser definido para cada uma delas o plafond respectivo e o juro a aplicar. A análise de saldos por conta ajuda a controlar o “valor por utilizar” e o “valor por juro diário”.
- Ficheiro de Auditoria Fiscal Normalizado (SAF-T PT) as empresas que exerçam a titulo principal uma actividade de natureza comercial, industrial ou agrícola, e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos ficam obrigadas a produzir este ficheiro, a partir de dia 1 de Janeiro de 2008. Esse ficheiro contém dados contabilísticos fiáveis que se ---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação--------------------------- 16
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podem exportar de um sistema contabilístico original por um período de tempo específico.
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Caracterização das tabelas principais (cliente fornecedores) Do trabalho realizado retirámos 5 tabelas vistas como principais à orientação e execução do software de Gestão PHC.
Facturação
•
Extremamente útil e de utilização fácil sem necessitar do uso do rato.
•
É possível emitir automaticamente a facturação
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Stocks e Serviços
•
Possibilita a inactivação de um artigo de forma a não permitir o lançamento do mesmo nos documentos.
•
A partir da ficha do artigo controla tudo o que lhe está relacionado.
•
Permite visualizar vários gráficos sobre os seus dados e movimentos
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Clientes
•
A partir da ficha do cliente pode-se observar todas as informações desde o prazo médio recebimento até à facturação e rentabilidade, entre outros.
Compras
•
Pode introduzir todos os dados sobre qualquer documento de compra a fornecedor.
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Fornecedores
•
Possibilita inactivar um fornecedor, impossibilitando o lançamento de novos documentos para o mesmo.
Listagens (vendas) relatórios O programa analisado permite fazer listagens e relatórios das compras efectuadas, dos clientes da empresa bem como dos seus fornecedores permitindo uma análise da sua evolução ao longo do ano. Através dos dados recolhidos é possível elaborar gráficos representativos. O programa é extremamente útil para uma listagem correcta e orientada de todas as receitas e custos da empresa em diferentes sectores.
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Parametrização Os parâmetros utilizados no sistema de Gestão PHC devem estar de acordo com as características particulares de cada empresa específica. Estes têm como função definir o modo de funcionamento do programa nas diversas vertentes na elaboração das diversas funções. Um único software de gestão permite, através da sua configuração, adaptar-se a diferentes empresas com funcionalidades e características próprias. Os parâmetros encontrados no software de gestão foram parâmetros gerais (número de linhas por documento e casas decimais), parâmetros de bancos (desde depósito de cheques a depósito de numerários ou movimentos actualizadores de saldos e de emissão de cheques), parâmetros integração com bancos (recebimentos e pagamentos), parâmetros de Internet (e-mails para vendas e aquisição de stocks), parâmetros de stocks e parâmetros de contas correntes (clientes e fornecedores).
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Conclusão
Após a elaboração do trabalho em causa ficámos sensibilizados para a importância que um sistema de informação tem no mercado actual, para uma boa gestão de uma organização. O PHC é destinado para todo e qualquer tipo de organização dando resposta a clientes e fornecedores, conta correntes e stocks, encomendas e orçamentos, folhas de obra, facturação e compras, recibos e pagamentos, adiantamentos, tesourarias e bancos. O PHC tem vários benefícios nomeadamente na sua facilidade de utilização, sendo completo em funcionalidades, totalmente integrado e é orientado para o aumento de produtividade dos utilizadores. Com o modelo de gestão PHC poderá gerir clientes e fornecedores, stocks e encomendas, propostas e folhas de obra, tesouraria e bancos, enfim todas as áreas vitais de uma organização. Executa e controla de uma forma eficaz toda a gestão comercial e financeira a sua empresa.
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Bibliografia
www.phc.pt (Site do Software de Gestão PHC)
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GESTÃO DE ORGANIZAÇÕES DESPORTIVAS Unidade Curricular: Gestão de Sistemas de Informação Docente: Pedro Sobreiro
Trabalho a realizar: Software de Gestão de PHC Trabalho realizado por: Hélder Pedro nº25125 David Amorim nº25050 Pedro Andrade nº25008 2º Ano
Turma 9
Data de Entrega:
11/06/2007
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Índice
Índice ................................................................................................................................ 2 Resumo do trabalho .......................................................................................................... 3 Apresentação das funcionalidades principais ................................................................... 4 Caracterização das tabelas principais (cliente fornecedores) ......................................... 18 Listagens (vendas) relatórios .......................................................................................... 21 Parametrização................................................................................................................ 22 Conclusão ....................................................................................................................... 23 Bibliografia ..................................................................................................................... 24
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Resumo do trabalho O trabalho apresentado consiste na análise detalhada do software de Gestão PHC. Ao longo do trabalho iremos apresentar as suas funcionalidades principais, caracterização das suas tabelas principais, listagens e relatórios bem como a sua parametrização. Por último será elaborada uma conclusão do mesmo. Procuramos deste modo dar a perceber a importância e relevância deste software no dia a dia das empresas que o possam adquirir para deste modo obterem um maior grau de funcionalidade e rendimento.
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Apresentação das funcionalidades principais O Módulo PHC Gestão é um programa que engloba três grandes áreas: clientes e vendas, fornecedores e compras e por último a área da tesouraria.
Na área de clientes e vendas esta aplicação apresenta finalidades ao nível:
●
Documentos
de
facturação:
ao
emitir
(integrada
e
automaticamente) facturas, vendas a dinheiro, guias de remessa ou notas de crédito a aplicação da baixa dos produtos automaticamente actualizando deste modo os stocks. Actualiza também as contas dos clientes, nomeadamente o seu saldo, e as suas fichas. Aqui é também possível alterar, consultar e eliminar toda a documentação.
● A gestão de stocks é outra das funcionalidades principais deste programa. Aqui é possível controlar as existências em armazém, lançar entradas de artigos, emitir listagens dos produtos que dão mais lucro à empresa, aqueles que são mais vendidos entre outros. A gestão de stocks permite também controlar os produtos que estão acima do stock máximo, aqueles que são precisos comprar e aqueles que estarão em ruptura completa.
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Outra das funções da gestão de stocks é lançar automaticamente, no ficheiro de movimentos de stock, as quebras ou sobras dos produtos, tudo isto aquando do inventário.
● A Gestão de clientes é uma ferramenta que permite arquivar e controlar os dados básicos dos clientes ou seja, nome, idade, morada, os saldos dos mesmos, os mais importantes. Permite também criar e enviar mailings para todos os seus clientes e saber a rentabilidade dos mesmos.
● A gestão de contas correntes permite gerir todos os movimentos a débito e a crédito como cheques, recibos e facturas para permitir os seus saldos. Tem ainda outras funcionalidades como listagem de dívidas em aberto, o historial e o monitor de cobranças.
● Os Dossiers Internos são outra ferramenta disponível neste programa. Aqui pode-se criar toda a quantidade necessária de dossiers internos que a empresa necessite, para que deste modo possa controlar áreas importantes como encomendas, consultas, propostas ou ainda folhas de obra. Cada dossier pode ter diferentes características (nome, campos, como é processado, o que movimenta, etc), sendo que estas são definidas pelo utilizador. Este é um ponto muito importante deste programa uma vez que permite utilizar este sistema para uma quantidade enorme de actividades, como por exemplo gerir encomendas de fornecedores e clientes. Toda a gestão das encomendas é feita automaticamente dado ser possível facturar a partir de um dossier. ---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação---------------------------
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Mais valias
- Dossiers Internos Permite desenvolver uma base de dados para cada cliente e para vários artigos
- Documentos de facturação Visa criar uma série de documentos de facturação e definir tudo acerca de cada um permitindo possuir em ficheiro orçamentos, facturas pró-formas e pedidos de facturação, entre outros.
- Impressão de Documentos de Facturação Define todas as componentes que devem aparecer na impressão, como por exemplo os descontos, as referências, etc.
- Actualização de Preços Permite escolher qual o preço, o método e o arredondamento a utilizar, actualizando somente os artigos desejados.
- Recibos de adiantamento Inclui nas vendas os recibos de adiantamento de modo a que sejam automaticamente abatidos nas mesmas.
- Controlo de Custos e Análise de Rentabilidade Permite ao utilizador obter de imediato os custos e a respectiva rentabilidade das vendas. Esta análise pode ser efectuada de várias formas: análise das vendas diárias, emissão de um mapa com os produtos vendidos e respectivo lucro.
- Informação para o Gestor -PAINEL DE BORDO Este programa é útil para o gestor, pois é dada informação sobre o total facturado e o lucro ---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação---------------------------
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bruto em termos mensais e acumulado, podendo este ser comparado com o ano anterior.
- Vantagens da Integração Completa Este software permite uma gestão rápida de informação, por exemplo a partir das várias fichas existentes pode-se observar uma série de componentes. (quem fez propostas aos artigos, quem já os vendeu, quem é que encomendou).
- Gestão de Comissões e Vendedores possibilita controlar os produtos vendidos por vendedor conjuntamente com uma tabela de comissões.
- Emissão AUTOMÁTICA de Facturação é utilizado um sistema especial para a emissão automática de facturação que pode ter várias formas de aplicação. Pode ser utilizado para emitir de uma só vez todas as facturas já emitidas, emitir os contratos que tenha registado, ou facturar as encomendas.
- Encontro de contas Cliente/Fornecedor Se uma entidade for igualmente cliente e fornecedor pode ser emitido um mapa com o encontro de contas correntes ou emitir os respectivos pagamentos.
- Gestão de cheques em carteira ou outros títulos de tesouraria possibilita gerir os cheques em carteira de modo a poder visualizar os vencidos e ainda não depositados, com a possibilidade igualmente de poder efectuar automaticamente o depósito.
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- Análise de encomendas Pode ser obtida a qualquer momento uma lista de encomendas de clientes que podem ser satisfeitas e das encomendas que ainda se encontram em aberto.
- Promoções e Campanhas permite criar promoções para os seus produtos definindo a data de início e de fim da promoção havendo ainda a possibilidade da parametrização poder ser feita por tipo de cliente ou para todos os clientes. O desconto pode ser de quantidade, desconto fixo, redução de preço ou um preço fixo.
- Quantidade alternativa Para cada artigo existe a unidade de acondicionamento principal e a unidade alternativa para que possa deste modo registar as compras numa unidade e as vendas noutra unidade.
- Cativos Esta funcionalidade permite cativar stock a partir da emissão de dossiers internos configurados para o efeito, em todo o tipo de artigos. Permite saber de forma rápida qual a quantidade cativada.
- Pré-Cativos possibilita pré-cativar stock numa encomenda a fornecedor para determinada encomenda de cliente através de dossiers internos.
- Tabela de Preços com Validade permite usar várias tabelas de preços num ano, para os mesmos artigos, mas para intervalos de datas diferentes. Deste modo, quando é mudada a data, o preço do artigo muda automaticamente. Podem ser criadas tabelas de preços para diversos clientes ou criar tabelas de preços para cada cliente.
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- Integração OnLine através do módulo Contabilidade, é possível efectuar a integração online de documentos de facturação, recibos de clientes e recibos de adiantamento de clientes.
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Relativamente aos fornecedores e compras, outra área do Módulo PHC Gestão, é um conjunto de programas que pode ser utilizado isolado ou em conjunto como outros programas, que tem como objectivo gerir toda a área de compras e fornecedores, estando incluídas várias áreas, tais como: fornecedores, com contas correntes; compras; pagamentos, normais ou adiantados; e encomendas, consultas e outros dossiers internos. Este módulo tem o ponto forte de ser prático, pois ao lançar o documento (por
exemplo
uma
factura
de
um
fornecedor),
é
actualizado
automaticamente o volume de compras normal e a conta corrente do fornecedor, o stock actual do artigo, e o volume de compras ao fornecedor.
•
A Gestão de Fornecedores e Contas Correntes tem uma estrutura semelhante à gestão de clientes e contas correntes, pelo que a única diferença é ser uma ferramenta que permite arquivar e controlar os dados básicos dos fornecedores.
•
Os dossiers internos permitem recriar todos aqueles dossiers que a empresa utiliza para controlar algumas áreas internas. Como nos clientes, uma das características é consultar toda a informação sobre os fornecedores (por exemplo as encomendas) através da ficha do fornecedor. Dado que é possível facturar a partir de um dossier, toda a gestão das encomendas é feita automaticamente. O utilizador define por completo todas as características de cada dossier escolhendo os campos a serem utilizados e os respectivos nomes, a respectiva impressão e os movimentos. Este sistema pode ainda ser utilizado para vários tipos de actividades. Para além de poder ser possível facturar toda a gestão das encomendas por um dossier, pode ser feita a gestão de
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encomendas de fornecedores, e ainda ser utilizado como consultas a fornecedores, pois pode ser controlado a partir de cada ficha de artigo quais as consultas feitas a cada fornecedor e qual o melhor preço.
Mais Valias
- Dossiers Internos permite criar uma base de dados de cada fornecedor e dos vários artigos.
- Programa completo para Gestão de Compras através da criação dos dossiers, este programa permite satisfazer todas as necessidades do circuito de compras, assim como a sua aprovação para pagamento. - Emissão de Encomenda a Fornecedores este programa actualiza imediatamente a ficha dos artigos escolhidos, após ser escolhido o fornecedor e ser emitida a respectiva encomenda, podendo ser imediatamente copiada da respectiva consulta e corrigida se necessário. - Recepção da Encomenda após a chegada da encomenda, é lançada uma compra. Através do programa, é copiado automaticamente a respectiva encomenda, onde será actualizada imediatamente a conta corrente do fornecedor, as quantidades encomendadas e as quantidades em stock. É muito útil pois o utilizador precisa apenas de digitar uma só vez a informação desejada, dado que a partir daí o programa emite as outras consultas copiando as referências anteriores, emitindo a encomenda a partir da consulta, e lançando a compra a partir da encomenda ---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação--------------------------- 11
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- Informação Completa sobre o Fornecedor devido à ficha do fornecedor é possível ver todos os documentos de compras, os artigos comprados (quanto custaram e quando), assim como todas as encomendas e consultas efectuadas.
- Assistente de emissão de pagamentos permite, através de um critério pré-definido, gerar automaticamente os pagamentos a efectuar.
- Vantagens da Integração Completa uma das maiores vantagens é a sua gestão rápida de informação. Com este software, a partir da ficha do artigo, é possível observar para quem é vendido, a quem foram feitas as consultas, que preços foram fornecidos, entre outros. A partir da ficha do fornecedor podem ser observadas rapidamente as encomendas que foram feitas, as facturas emitidas e os respectivos dados.
- Emissão Automática de Encomendas a Fornecedores este programa permite determinar o historial de cada artigo (quando foi encomendado, etc) e determinar automaticamente qual a quantidade óptima a encomendar.
- Análise de encomendas permite obter, sempre que desejado, uma lista das encomendas a fornecedores que se encontram em aberto.
- Sugestão de encomendas a fornecedores este programa tem como função emitir uma sugestão de encomendas a fornecedores, analisando e aprovando o que é comprado e a quem, antes de serem emitidas as respectivas encomendas.
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- Emissão automática de pagamentos a fornecedores pode ser emitido os pagamentos, sendo desta forma esta área automatizada e sendo poupado tempo administrativo aos utilizadores.
- Adiantamentos a Fornecedores neste programa consegue-se incluir os adiantamentos nas compras, abatendo deste modo automaticamente ao total da factura.
- Retenção de IRS pode ser feita através de Compras, Pagamentos ou Adiantamentos a Fornecedores, sendo válida tanto para os fornecedores nacionais como estrangeiros.
- Lançar compras em valor permite lançar uma diferença de preço ou um desconto efectuado pelo fornecedor, influenciando apenas o preço de custo médio ponderado (PCMP) do artigo.
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A terceira e última área abordada no Módulo PHC Gestão é a Tesouraria, que serve para controlar tudo o que envolva dinheiro, incluindo desde gestão de tesouraria diária, gestão bancária e reconciliação de extractos, gestão de previsões de tesouraria, e orçamentos de tesouraria e análise de desvios.
•
A tesouraria real é a área onde são efectuados todos os movimentos que envolvam dinheiro (cheques, recibos, pagamentos bancários). Com a ajuda desta base de dados é possível apurar-se rapidamente saldos de caixa e de bancos, as receitas e/ou despesas mensais, podendo ainda registar os talões de deposito efectuados, bem como imprimilos. Além disso poderão ser obtidos mapas de análise a qualquer momento,
com
recebimentos
e
pagamentos,
divididos
por
códigos/rubrica, bem como os saldos mensais e acumulados. Esta análise pode ser imprimida, exportada para a folha de cálculo ou ainda ser observada através de um gráfico para qualquer linha.
•
A Gestão Bancária é usada para controlar os saldos e respectivos movimentos das contas bancárias. Este programa tem a vantagem de ser simples e de ser rigoroso na reconciliação com os extractos bancários, pois assim assegura a exactidão dos saldos imediatamente.
•
A área de Gestão de Previsões de Tesouraria é muito importante para as Empresas pois encontra-se ligada à área de gestão diária de tesouraria que permite apresentar automaticamente a evolução do saldo previsível de tesouraria da empresa, baseando-se no saldo actual de tesouraria e através do lançamento das várias despesas e recitas previstas no futuro. Deste modo, facilita ás empresas verificar quando poderão vir a ter problemas de tesouraria e em que montantes. Este programa ajuda ainda a antecipar e a corrigir
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situações de tesouraria que poderiam apresentar problemas de liquidez por uma questão de timing, ao serem realçados os lançamentos que já ultrapassaram a data limite prevista.
•
Na área de Orçamentos de Tesouraria é possível introduzir todos os dados relativamente à previsão de tesouraria por período, obtendo deste modo o mapa do orçamento de tesouraria podendo a qualquer momento ainda analisar os desvios para o real, tanto para um determinado período como para o desvio acumulado.
Mais Valias
- Controlo Imediato este programa ajuda o gestor a controlar o seu dinheiro, bem como controlar a evolução das suas disponibilidades ao saber sempre a cada momento quanto dinheiro a empresa tem exactamente e quanto vai ter (na evolução dos saldos; do que deve e do que devem à empresa).
- Simulações da sua situação financeira através desta função é possível efectuar análises para saber qual o saldo da empresa se um dado cliente não pagar ou se a empresa não tem dinheiro para pagar quais deverão ser os pagamentos a adiar de forma a manter a liquidez da empresa.
- Integração Completa esta função encontra-se completa com as restantes áreas de gestão. Por exemplo, os recibos são automaticamente lançados em caixa ou bancos. Ou, um pagamento a fornecedor, além de ---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação--------------------------- 15
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regularizar a conta corrente do fornecedor, actualiza os movimentos bancários e os saldos da conta.
- Análise Gráfica do Controlo de Receitas e Despesas é possível, através deste programa, observar e analisar a evolução mensal das receitas e despesas. Pode além disso ainda ser permitida a análise gráfica de cada rubrica sendo deste modo mais fácil a visualização das despesas que se encontram a aumentar com maior preocupação ou o decréscimo das receitas.
- Painel de Bordo poderão ser observados os totais de recebimentos e pagamentos acumulados e do mês, os saldos por conta, e a revisão da evolução de saldos através deste programa, conjuntamente com o resumos de dívidas a receber e a pagar.
- Talões de depósito pode ser efectuada a introdução de todos os valores depositados num talão e imprimi-lo no impresso próprio do banco, ao lançar um depósito.
- Gestão de Contas Caucionadas podem ser feitas estas contas através das contas de tesouraria ao ser definido para cada uma delas o plafond respectivo e o juro a aplicar. A análise de saldos por conta ajuda a controlar o “valor por utilizar” e o “valor por juro diário”.
- Ficheiro de Auditoria Fiscal Normalizado (SAF-T PT) as empresas que exerçam a titulo principal uma actividade de natureza comercial, industrial ou agrícola, e que organizem a sua contabilidade com recurso a meios informáticos ficam obrigadas a produzir este ficheiro, a partir de dia 1 de Janeiro de 2008. Esse ficheiro contém dados contabilísticos fiáveis que se ---------------------------------Gestão de Sistemas de Informação--------------------------- 16
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podem exportar de um sistema contabilístico original por um período de tempo específico.
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Caracterização das tabelas principais (cliente fornecedores) Do trabalho realizado retirámos 5 tabelas vistas como principais à orientação e execução do software de Gestão PHC.
Facturação
•
Extremamente útil e de utilização fácil sem necessitar do uso do rato.
•
É possível emitir automaticamente a facturação
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Stocks e Serviços
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Possibilita a inactivação de um artigo de forma a não permitir o lançamento do mesmo nos documentos.
•
A partir da ficha do artigo controla tudo o que lhe está relacionado.
•
Permite visualizar vários gráficos sobre os seus dados e movimentos
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Clientes
•
A partir da ficha do cliente pode-se observar todas as informações desde o prazo médio recebimento até à facturação e rentabilidade, entre outros.
Compras
•
Pode introduzir todos os dados sobre qualquer documento de compra a fornecedor.
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Fornecedores
•
Possibilita inactivar um fornecedor, impossibilitando o lançamento de novos documentos para o mesmo.
Listagens (vendas) relatórios O programa analisado permite fazer listagens e relatórios das compras efectuadas, dos clientes da empresa bem como dos seus fornecedores permitindo uma análise da sua evolução ao longo do ano. Através dos dados recolhidos é possível elaborar gráficos representativos. O programa é extremamente útil para uma listagem correcta e orientada de todas as receitas e custos da empresa em diferentes sectores.
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Parametrização Os parâmetros utilizados no sistema de Gestão PHC devem estar de acordo com as características particulares de cada empresa específica. Estes têm como função definir o modo de funcionamento do programa nas diversas vertentes na elaboração das diversas funções. Um único software de gestão permite, através da sua configuração, adaptar-se a diferentes empresas com funcionalidades e características próprias. Os parâmetros encontrados no software de gestão foram parâmetros gerais (número de linhas por documento e casas decimais), parâmetros de bancos (desde depósito de cheques a depósito de numerários ou movimentos actualizadores de saldos e de emissão de cheques), parâmetros integração com bancos (recebimentos e pagamentos), parâmetros de Internet (e-mails para vendas e aquisição de stocks), parâmetros de stocks e parâmetros de contas correntes (clientes e fornecedores).
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Conclusão
Após a elaboração do trabalho em causa ficámos sensibilizados para a importância que um sistema de informação tem no mercado actual, para uma boa gestão de uma organização. O PHC é destinado para todo e qualquer tipo de organização dando resposta a clientes e fornecedores, conta correntes e stocks, encomendas e orçamentos, folhas de obra, facturação e compras, recibos e pagamentos, adiantamentos, tesourarias e bancos. O PHC tem vários benefícios nomeadamente na sua facilidade de utilização, sendo completo em funcionalidades, totalmente integrado e é orientado para o aumento de produtividade dos utilizadores. Com o modelo de gestão PHC poderá gerir clientes e fornecedores, stocks e encomendas, propostas e folhas de obra, tesouraria e bancos, enfim todas as áreas vitais de uma organização. Executa e controla de uma forma eficaz toda a gestão comercial e financeira a sua empresa.
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Bibliografia
www.phc.pt (Site do Software de Gestão PHC)
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