Microsoft Word

BAB 4 MICROSOFT WORD

4.1

Pengenalan Microsoft Word merupakan perisian (software) pengolah kata, tujuannya

untuk membuat laporan, membuat surat, membuat label surat, membuat jadual pada dokumen dan mempunyai pelbagai lagi kegunaannya. 4.2

Cara menggunakan Microsoft Word

a) Membuka Microsoft Word Terdapat beberapa cara yang boleh digunakan antaranya :

i.

Pada tetingkap Microsoft Windows.

ii.

Klik pada ‘Start’ seterusnya pilih ‘All Programs’. Kemudian pilih dan klik Microsoft Word.

iii.

Double klik ikon Microsoft Word pada ‘desktop’ (jika telah tersedia ‘short cut’ Microsoft Word pada ‘desktop’)

iv.

Klik pada dokumen yang telah sedia ada dalam folder ‘My Document’.

36

Rajah 4.2.2 paparan layar Microsoft Word

‘Screen Layout’ ‘Screen Layout’ atau paparan layar, iaitu paparan yang ditunjukkan pada layar komputer ketika menjalankan program. Baris Tajuk Terdapat nama ‘file’ iaitu ‘Document 1’ jika dokumen tersebut belum disimpan dan ditukar nama dokumen tersebut. Pada masa yang sama, ‘file’ yang lain akan memaparkan nama ‘Document 2’, 3 dan seterusnya apabila membuka dokumen baru. Menu Terdapat beberapa pilihan cara kerja dalam Menu iaitu ‘File’, ‘Edit’, ‘View’, ‘Insert’, ‘Format’, ‘Tools’, ‘Table’, ‘Window’, dan ‘Help’.

37

‘Toolbar’ ‘Toolbar’ mempunyai beberapa ikon yang diguna untuk melakukan arahan yang ada pada menu. Cara menggunakannya dengan klikkan sahaja pada ikon pada baris ‘toolbar’ tersebut. b) Membuat Dokumen baru

i.

Klik pada tetingkap ‘Microsoft Word’, pilih menu ‘File’ dan klik ‘New’.

ii.

atau klik pada ikon ‘New Document’ yang ada pada baris ‘toolbar’.

c) Menyimpan Dokumen Penyimpanan bertujuan untuk mengelakkan kemungkinan kehilangan dokumen akibat komputer terpadam, terputus bekalan elektrik dan sebagainya. Cara-cara untuk menyimpan dokumen :

i.

Pada tetingkap ‘Microsoft Word’, pilih menu ‘File’ dan klik ‘Save’.

ii.

Pada layer komputer akan dipaparkan kotak dialog ‘Save’, pilih ‘folder’ tempat menyimpan fail dan selanjutnya tulis nama fail dokumen dan klik ‘Save’.

iii.

Selain itu, boleh klik pada ikon ‘save’.

d) Membuka Fail yang Telah Disimpan

i.

Pilih menu ‘File’ dan klik ‘Open’. Tetingkap ‘Open” akan dipaparkan.

ii.

Pilih lokasi dan nama fail pada komputer yang hendak dibuka.

iii.

Klik ‘Open’, maka fail yang hendak dibuka akan dipaparkan pada tetingkap Microsoft Word.

iv.

atau cara yang lain ialah dengan cara klik pada ikon ‘Open’ pada ‘Toolbar’.

38

e) Menutup file Dokumen

i.

Pada tetingkap ‘Microsoft Word’, pilih menu ‘File’ dan klik ‘Close’.

ii.

atau klik ikon ‘close’ pada baris ‘toolbar’.

f) Menutup Tetingkap Microsoft Word

i.

Pada tetingkap ‘Microsoft Word’, pilih menu ‘File’ dan pilh ‘Exit’, dengan itu tetingkap ‘Microsoft Word’ akan tertutup.

ii.

Selain itu, boleh klik pada ikon ‘Exit’ yang berada di atas sekali sebelah kanan.

4.3

Mengedit Teks/ Membetulkan teks Jika terdapat kesalahan pada teks perlu di betulkan dengan beberapa cara yang mudah iaitu:

i.

Tekan pada papan kekunci ‘BacksSpace’ untuk memadam karakter di kiri kursor.

ii.

Tekan pada papan kekunci ‘Delete’ untuk memadam karakter di kanan kursor.

iii.

Untuk kembali kepada teks yang sebelumnya perlu klik pada ikon ‘Undo’.

iv.

Untuk melakukan pengulangan dari teks yang baru dibuat perlu klik ikon ‘Redo’.

a) Menyalin Teks atau ‘Copy’

i.

Tarik bahagian teks yang akan disalin menggunakan kursor pada tetikus.

39

ii.

Kemudian pilih menu ‘Edit’ dan klik ‘Copy’.

iii.

Tempatkan kursor di lokasi baru.

iv.

Kemudian pilih menu ‘Edit’ dan klik ‘Paste’.

b) Memadam Teks atau ‘Delete’.

i.

Tarik teks yang akan dipadam.

ii.

Pilih menu ‘Edit’ dan klik ‘Clear’ seterusnya pilih ‘Contents’ atau tekan papan kekuncil ‘Delete’.

c) Memindahkan Teks atau ‘Cut’

i.

Tarik bahagian teks yang akan dipindahkan menggunakan kursor pada tetikus.

ii.

Terus pilih menu ‘Edit’ dan klik ‘Cut’.

iii.

Tempatkan kursor pada lokasi baru.

iv.

Lalu pilih dan klik menu ‘Edit’ dan klik ‘Paste’.

d) Format teks Pilih atau tarik bahagian teks yang akan diformat, susun format yang sesuai seperti yang dikehendaki. Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font) Setiap jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Verdana, Comic Sans MS, Courier dan lain-lain.

i.

Tarik teks yang akan diubah jenis perkataannya.

40

ii.

Seterusnya pilih menu ‘Format’ dan klik ‘Font’.

Tetingkap ‘Font’ akan

dipaparkan. iii.

Setelah menukar bentuk huruf selepas itu klik OK.

Mengubah Ukuran Huruf (Font Size) Semua teks yang digunakan pada dokumen baru akan memakai pilihan asal bentuk huruf ‘Times New Roman’ dengan ukuran huruf 10 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari teks yang sebelumnya. Caranya :

i.

Pilih atau tarik teks yang hendak diubah ukurannya.

ii.

Pilih dan klik ukuran yang diinginkan pada tombol daftar pilihan ‘Font Size’ yang terdapat pada baris ‘toolbar formatting’.

Memilih Gaya Tampilan Huruf (Font Style)

i.

Tarik teks yang hendak diubah.

ii.

Untuk membuat “huruf tebal”, klik pada ikon ‘Bold’ yang terdapat pada baris ‘toolbar Formatting’.

iii.

Untuk membuat “huruf miring”, pilih dan klik ikon ‘Italic’ yang terdapat pada baris ‘toolbar Formatting’.

iv.

Untuk membuat “garis bawah teks”, pilih dan klik ikon ‘Underline’ yang terdapat pada baris ‘toolbar Formatting’.

Menentukan Warna Huruf (Font Color)

i.

Pilih atau tarik teks yang akan diubah warnanya.

ii.

Pilih dan klik warna yang dikehendaki pada ikon ‘Font Color’ yang terdapat pada baris ‘toolbar Formatting’.

41

4.4

Menyusun Format ‘Paragraph’ ‘Paragraph’ merupakan suatu yang akan diakhiri dengan menekan papan

kekunci ‘Enter’.

‘Paragraph’ biasanya seperti judul laporan, bahagian suatu

daftar, barisan kosong di antara dua paragraph, satu ayat dan sebagainya. Cara format ‘paragraf’ :

i.

Pilih paragraf yang akan kita format, seterusnya atur formatnya sesuai yang dikehendaki.

ii.

Tempatkan kursor pada posisi awal petikan ‘paragraf’ atau formatnya, kemudian,

iii.

klik ‘paragraf’ yang dikehendaki.

iv.

Dengan cara ini, semua ‘paragraf’ yang diklik mula dari posisi kursor akan mengikuti format yang kita pilih sehingga melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi kursor ke bahagian lain pada dokumen.

a) Menyusun Perataan teks dalam ‘Paragraph’ Perataan teks dalam paragraph (paragraph) dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (left-align), rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan (justify). Cara untuk memilih perataan dalam ‘paragraph’ :

i.

Pilih dan tempatkan kursor pada ‘paragraph’ yang akan diformat.

ii.

Pilih dan klik menu ‘Format’ seterusnya klik ‘Paragraph’. Kotak dialog ‘paragraph’ akan ditampilkan.

42

iii.

Pada kotak dialog ‘Paragraph’ tab ‘Indent and Spacing’ lihat bahagian ‘General’ dan pilih daftar pilihan ‘Alignment’, pilih perataan teks yang dikehendaki.

•

‘Left’ untuk perataan kiri

•

‘Centered’ untuk penempatan di tengah

•

‘Right’ untuk perataan kanan.

•

‘Justified’ untuk perataan penuh di kiri dan kanan.

b) Menyusun Indentasi Indentasi paragraf dapat mengaturkan format teks yang dikehendaki terhadap margin kiri, margin kanan atau keduanya. Selain itu, membuat indentasi hanya pada baris pertama dari paragraf atau membuat indentasi gantung juga dapat dilakukan. Langkah-langkah untuk membuat indentasi : i.

ii.

Pilih dan tempatkan kursor pada paragraf yang akan kita format. Pilih dan klik menu ‘Format’ seterusnya klik ‘Paragraph’. Kotak dialog ‘Paragraph’ akan ditampilkan.

iii.

Pada kotak dialog ‘tab Indents and Spacing’, pilih bahagian ‘Indentation’, dan aturkan indentasi yang diingini.

•

‘Left’, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri.

•

‘Right’, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kanan.

•

‘Special’, untuk menentukan indentasi khusus dengan jarak sesuai dengan yang diisi pada kotak ‘By’. Terdapat beberapa pilihan, antara lain:

•

(none), jika tiada indentasi khusus.

•

‘First line’, jika indentasi kiri hanya untuk baris pertama saja.

43

•

‘Hanging’, jika ingin membuat indentasi gantung, yang diindentasi adalah baris lain selain baris pertama.

iv.

Contoh format paragraf yang dipilih, dapat dilihat pada bahagian kotak ‘Preview’.

v.

Klik ‘OK’ untuk melanjutkan. c) Menyusun Jarak Langkau Baris (Line Spacing)

i.

Pilih atau tempatkan kursor pada paragraf yang akan diformat.

ii.

Pilih dan klik menu ‘Format’ dan klik ‘Paragraph’. Kotak dialog ‘Paragraph’ akan dipaparkan. Pada kotak ‘tab Indents and Spacing’, tentukan jarak langkau baris pada bahagian ‘Spacing’.

•

‘Before’, jarak ruang sebelum paragraf

•

‘After’, jarak ruang selepas paragraf.

iii.

Kotak daftar pilihan ‘Line Spacing’, diisi dengan jarak baris yang diinginkan.

•

‘Single’ untuk jarak langkau(space) satu.

•

‘1.5 lines’, untuk jarak langkau(space) satu setengah.

•

‘Double’, untuk jarak langkau dua.

•

‘At least’, untuk menentukan jarak langkau minimal.

•

‘Exactly’, untuk menentukan jarak langkau yang pasti.

•

‘Multiple’, untuk menggandakan jarak ‘Single’ menjadi Dua, 1.5 lines menjadi Tiga dan Double menjadi Empat.

iv.

Contoh format paragraf yang dipilih dapat dilihat pada kotak ‘Preview’.

v.

Klik ‘OK’ jika sudah selesai.

44

4.5

Menyusun Format Halaman

a) Mengubah ukuran kertas

i.

Pilih menu ‘File’ dan pilih ‘Page Setup’. Pada masa yang sama, kotak dialog Page Setup akan dipaparkan.

ii. iii.

Pada kotak dialog ‘Page Setup’, klik ‘tab Paper’. Pada tombol daftar pilihan ‘Paper Size’, pilih ukuran kertas yang akan digunakan atau gunakan kotak ‘Width’ untuk menentukan lebar kertas, dan kotak ‘Height’ untuk menentukan tinggi kertas sesuai.

iv.

Pada tombol daftar pilihan ‘Apply To’, pilih dan klik bahagian dokumen yang akan digunakan pada ukuran kertas dan orientasi yang baru.

•

‘Whole Document’, pengaturan akan dijalankan ke atas semua halaman muka surat.

•

‘This Point Forward’, ‘Microsoft Word’ akan menyisipkan tanda pemisah ‘Continuous’

pada kursor dan pengaturan baru akan dimulai pada

bahagian yang baru.

v.

Pada kotak ‘Preview’ akan menunjukkan hasil yang dibuat dan klik ‘OK’ untuk menutup kotak dialog ‘page setup’.

b) Menyusun margin dan orientasi pencetakan Margin adalah jarak antara tepi daerah petikan teks dengan tepi halaman kertas. Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika kita telah memilih teks tertentu atau membahagi dokumen dalam jumlah yang diingini. Langkah-langkah menyusun margin dan orientasi pencetakan :

i.

Pilih menu ‘File’ dan seterusnya klik ‘Page Setup’, Kotak dialog ‘Page Setup’ akan dipaparkan.

45

ii. iii.

Pada kotak dialog ‘Page Setup’, klik ‘tab Margins’. Pada ‘tab margins’, tentukan jarak dari batas margin yang dikehendaki.

•

‘Top’, untuk menentukan batas margin atas.

•

‘Bottom’, untuk menentukan batas margin bawah.

•

‘Left’, untuk menentukan batas margin kiri petikan.

•

‘Right’, untuk menentukan batas margin kanan petikan.

•

‘Gutter’, untuk menambahkan ruang lebih pada margin

•

‘Gutter Position’, posisi gutter terdapat dua pilihan iaitu ‘left’ (bahagian kiri halaman) dan ‘top’ (bahagian atas halaman)

iv.

Pada bahagian pilihan ‘orientation’, pilih orientasi pandangan :

v.

•

‘Potrait’, untuk posisi teks dokumen tegak.

•

‘Lanscape’, untuk posisi teks dokumen melintang.

Pada kotak pilihan ‘Apply To’, pilih dan klik bahagian mana dari dokumen yang akan memakai margin tersebut.

vi.

Hasilnya pada kotak ‘Preview’, dan klik ‘OK’ untuk menutup kotak dialog.

c) Memberi Nombor Halaman

i.

Pilih dan klik menu ‘Insert’ dan klik ‘Page Numbers’, kotak dialog ‘Page Numbers’ akan dipaparkan.

ii.

Pada ikon daftar pilihan ‘Position’, pilih dan klik posisi nombor halaman yang dikehendaki.

•

‘Top of Page’(Header), untuk menempatkan nombor halaman di atas.

•

‘Bottom of Page’(Footer), untuk menempatkan nombor halaman di bawah.

46

iii.

Pada ikon daftar pilihan ‘Alignment’, pilih dan klik perataan nombor halaman yang dikehendaki.

•

‘Left’, untuk penempatan nombor di sisi kiri.

•

‘Center’, untuk penempatan nombor di tengah.

•

‘Right’, untuk penempatan nombor di sisi kanan.

•

‘Inside’, untuk penempatan nombor di bahagian dalam halaman dengan dua muka.

•

‘Outside’, untuk penempatan nombor di bahagian luar halaman dengan dua muka.

iv.

Nombor halaman akan muncul di seluruh halaman yang ada dalam dokumen mula dari halaman pertama.

v.

Klik tombol perintah ‘Format’, untuk memilih format nombor yang akan digunakan.

vi. 4.6

Klik ‘OK’. Memasukkan ‘clip art’, ‘word art’ dan fail gambar ke dalam dokumen

a) Memasukkan ‘Clipart’

i.

Pilih menu ‘Insert’ dan klik ‘Picture’ seterunya ‘Clip art’.

ii.

Muncul paparan ‘insert clip art’ baru (task pane) di sebelah kanan, lalu pada bahagian bawah ‘task pane’ klik ‘Clip Organizer’.

iii.

Setelah klik ‘clip organizer’ terpapar tetingkap ‘clip art’.

iv.

Pada tetingkap ‘clip organizer’ pilih tanda ‘plus’ (+) pada ‘office collections’ untuk menampilkan kategori ‘clipart’ dan pilih kategori tersebut.

47

v.

Untuk memasukkan ‘clip art’ ke dalam dokumen pilih (klik) salah satu gambar ‘clip art’, lalu pada menu ‘edit’ pilih ‘Edit’ dan klik ‘Copy’.

vi.

Kembali ke tetingkap ‘Microsoft word’, caranya adalah dengan klik aplikasi ‘Microsoft word’ pada ‘task bar’.

vii.

Pada ‘Microsoft word’, klik ‘Edit’ dan pilih ‘Paste’, akan muncul gambar ‘clip art’ yang dipilih.

b) Memasukkan ‘Word art’

i.

Pilih menu ‘Insert’ dan klik ‘Picture’ seterusnya ‘Word art’.

ii.

Tetingkap ‘word art gallery’ akan dipaparkan, pilih salah satu gaya ‘word art’ dan klik ‘OK’.

iii.

Setelah itu, tetingkap ‘edit word art text’, tulis teks yang akan dimunculkan pada dokumen pada tetingkap ini :

iv.

•

Pilih ‘Font’ untuk menentukan jenis paparan huruf.

•

Pilih ‘Size’ untuk menentukan besar paparan huruf.

Setelah selesai klik ‘OK’, maka ‘word art’ akan muncul pada dokumen tersebut.

c) Memasukkan Fail Gambar

i.

Pilih menu ‘Insert’ dan klik ‘Picture’ seterusnya klik ‘From file’.

ii.

Maka muncul tetingkap ‘browse file’ gambar pada ‘My Pictures’.

iii.

Pilih gambar dengan klik nama fail atau tampilan gambar dan klik tombol ‘insert’.

iv. 4.7

dan gambar akan muncul pada dokumen tersebut. Mencetak dokumen

48

i.

Pilih dan klik menu ‘File’ dan pilih ‘Print’.

Kotak dialog ‘Print’ akan

ditampilkan.

ii.

Pada tombol daftar pilihan ‘Name’, pilih dan klik nama pencetak (printer) yang dimahukan.

iii.

Untuk menentukan halaman yang akan dicetak dengan cara melakukan pemilihan dan pengisian pada kotak ‘Page Range’.

•

Klik pilihan ‘All’ bermaksud mencetak seluruh isi dokumen.

•

Klik pilihan ‘Current page’, jika hanya mencetak halaman yang tampil di layar.

iv.

•

Klik pilihan ‘Selection’ apabila ingin mencetak teks yang dipilih.

•

Klik pilihan ‘Pages’ bila hendak mencetak dokumen yang dipilih.

Apabila hendak mencetak dokumen tersebut lebih dari satu kali, isi pada kotak isian ‘Number of Copies’ dengan jumlah salinan yang diinginkan.

v.

Pada tombol daftar pilihan ‘Print what’, pilih ‘Document’ bila ingin mencetak isi dokumen.

vi. •

Tentukan halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan ‘Print’.

‘All pages in range’, jika ingin mencetak halaman ganjil mahupun halaman genap.

•

‘Odd pages’ jika hendak mencetak halaman ganjil saja.

•

‘Even pages’ mencetak halaman genap saja.

vii.

Klik ‘OK’.

viii.

Untuk mencetak dokumen, boleh juga dilakukan dengan klik ikon ‘Print’ pada baris ‘toolbar’.

49

4.8

Mengakhiri Microsoft Word

i.

Cara pertama : Pilih menu ‘File’ dan klik Exit’

ii.

Cara kedua : Klik tombol bertanda silang pada hujung kanan atas tetingkap ‘Microsoft Word’.

50