Microsoft Word 2000

Microsoft Word 2000

I - Khëi ®éng - Mµn h×nh Microsoft Word 1 - Khëi ®éng Microsoft Word

Th«ng thêng sau khi cµi ®Æt, Shortcut cña Microsoft Word ®îc ®Æt ë Programs trong Start menu. Cßn ë trªn ®Üa ch¬ng tr×nh nµy ®îc ®Æt trong C:\Program files\Microsoft Office\Office. V× vËy ®Ó khëi ®éng Word cã thÓ thùc hiÖn b»ng mét trong 2 c¸ch sau : C¸ch 1 : KÝch chuét vµo Start menu chän Programs råi chän Microsoft Word. C¸ch 2 (dïng khi kh«ng cã biÓu tîng cña Word) : KÝch chuét vµo Start menu chän Programs råi nhËp dßng lÖnh : "C:\Program Files\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE" 2 - Mµn h×nh Microsoft Word 2000.

VÒ c¬ b¶n cöa sæ Word t¬ng t nh cöa sæ cña c¸c phÇn mÒm øng dông kh¸c (®· tr×nh bµy ë phÇn Microsoft Windows), v× vËy ë ®©y chØ tr×nh bµy chi tiÕt c¸c thµnh phÇn ®Æc trng : <+> Thanh menu gåm : Tr×nh ®¬n File chøa c¸c lÖnh liªn quan ®Õn tÖp, Edit chøa c¸c lÖnh vÒ so¹n th¶o, View chøa c¸c lÖnh qu¶n lý khung nh×n, Edit chøa c¸c lÖnh phôc vô so¹n th¶o, Insert chøa c¸c lÖnh chÌn (nhóng) ®èi tîng, Format chøa c¸c lÖnh ®Þnh d¹ng v¨n b¶n, Tools chøa c¸c lÖnh lµ c«ng cô cña Word, Table chøa c¸c lÖnh vÒ b¶ng Red Heart

43

Microsoft Word 2000

biÓu, Windows chøa c¸c lÖnh thao t¸c víi cöa sæ tµi liÖu vµ Help híng dÉn sö dông Word. <+> Thanh c«ng cô chuÈn : Híng dÉn sö dông Microsoft Word KiÓm so¸t tØ lÖ cöa sæ tµi liÖu Èn/HiÖn c¸c dÊu ng¾t ®o¹n HiÖn tµi liÖu díi d¹ng b¶n ®å BËt/T¾t thanh c«ng cô vÏ T¹o cét cho v¨n b¶n ChÌn b¶ng tÝnh Excel vµo tµi liÖu ChÌn b¶ng vµo tµi liÖu (4

x

5)

BËt/T¾t thanh c«ng cô b¶ng vµ ®êng viÒn ChÌn c¸c ®èi tîng siªu liªn kÕt Thùc hiÖn l¹i c¸c lÖnh so¹n th¶o Huû thùc hiÖn c¸c lÖnh so¹n th¶o

Sao chÐp ®Þnh d¹ng D¸n v¨n b¶n, ®èi tîng tõ bé ®Öm ra mµn h×nh so¹n th¶o ChÐp v¨n b¶n, ®èi tîng vµo bé ®Öm Cut v¨n b¶n, ®èi tîng vµo bé ®Öm KiÓm tra ng÷ ph¸p vµ chÝnh t¶ tiÕng Anh Xem tríc trang in In tµi liÖu Ghi tµi liÖu lªn ®Üa Më tµi liÖu ®· cã trªn ®Üa Më tµi liÖu míi <+> Thanh tr¹ng th¸i :

44

Red Heart

Microsoft Word 2000

Thanh tr¹ng th¸i th«ng b¸o mét sè th«ng tin vÒ t×nh tr¹ng lµm viÖc hiÖn t¹i bao gåm

Sè thø tù cña hiÖn hµnh (trang chøa con trá) -

Page , vïng hiÖn t¹i, trang hiÖn t¹i trªn tæng sè trang - 3/9, t¹o ®é con trá hiÖn hµnh, nót lÖnh Record Macro, nót lÖnh theo dâi sù thay ®æi trong tµi liÖu, t×nh tr¹ng cña phÝm Insert, tr¹ng th¸i in khi thùc hiÖn in tÖp,…

<+> Thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng : §Æt mµu cho v¨n b¶n §Æt mµu nÒn cho v¨n b¶n ViÒn xung quanh khèi chän T¨ng kho¶ng thôt vµo so víi lÒ tr¸i Gi¶m kho¶ng thôt vµo so víi lÒ tr¸i T¹o dÇu nhÊn m¹nh cho ®o¹n v¨n b¶n §¸nh sè cho ®o¹n v¨n b¶n

C¨n th¼ng v¨n b¶n theo hai lÒ C¨n th¼ng v¨n b¶n theo lÒ ph¶i C¨n th¼ng v¨n b¶n theo gi÷a hai lÒ C¨n th¼ng v¨n b¶n theo lÒ tr¸i T¹o hiÖu øng g¹ch ch©n cho v¨n b¶n T¹o hiÖu øng nghiªng cho v¨n b¶n T¹o hiÖu øng ®Ëm cho v¨n b¶n Hép kÝch thíc ch÷ Red Heart

45

Microsoft Word 2000

Hép danh s¸ch kiÓu ch÷ Hép danh s¸ch thÎ ®Þnh d¹ng II - Thao t¸c víi tÖp tin tµi liÖu 1 - T¹o tµi liÖu míi theo mÉu chuÈn

Word lµ phÇn mÒm so¹n th¶o m¹nh tÝch gép trong bé ch¬ng tr×nh cña nã c¸c mÉu v¨n b¶n ®îc thiÕt kÕ s½n. Normal lµ kiÓu gåm c¸c ®Þnh d¹ng th«ng dông do ngêi dïng tù thiÕt lËp, khi dïng thÎ so¹n th¶o nµy chØ cÇn thay ®æi mét sè ®Þnh d¹ng nhá cho phï hîp víi lo¹i tµi liÖu cÇn so¹n th¶o. §Ó t¹o tÖp tµi liÖu míi víi thÎ Normal thùc hiÖn c¸c thao t¸c sau : +> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh New… +> Chän thÎ General, chän Blank Document, chän Document trong Create New sau ®ã nhÊn OK. 2 - Më tµi liÖu ®· cã trªn ®Üa

+> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Open…

+> Chän danh môc chøa tÖp cÇn më ë Look in.

46

Red Heart

Microsoft Word 2000

+> Chän tªn tÖp cÇn më ë hép néi dung cña danh môc ®· ®îc chän → Open. * - Lu ý ë Files of type cÇn chän All Word Documents th× ë danh s¸ch míi hiÓn thÞ tªn c¸c tÖp tµi liÖu hiÖn cã ë danh môc ®îc chän. 3 - CÊt gi÷ tÖp tµi liÖu

+> ChuyÓn tÖp cÇn ghi thµnh hiÖn hµnh. +> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Save. +> NhËp tªn tÖp tµi liÖu sÏ ®îc ghi t¹i File name +> Chän danh môc chøa tÖp cÇn ghi ë hép Save in. +> Chän kiÓu ghi tÖp ë Save as type (Word Document, Text Only hoÆc Word 6.0/95 v.v…) → Save. 4 - §ãng tÖp

Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Close. +> NÕu tÖp ®îc ®ãng kh«ng cã sù thay ®æi g× th× nã ®îc ®ãng vµ gi¶i phãng khái bé nhí. +> Trong trêng hîp tÖp ®îc ®ãng lµ tÖp míi hoÆc tÖp ®· ghi nhng cã sù thay ®æi th× th«ng b¸o sau xuÊt hiÖn :

- NÕu ngêi dïng chän Yes mµ tÖp ®îc ®ãng lµ tÖp míi th× Word cho hiÓn thÞ hép tho¹i Save as ®Ó yªu cÇu cung cÊp thªm th«ng tin cho lÖnh ghi, cßn nÕu lµ tÖp ®· ®îc ghi tèi thiÓu mét lÇn th× Word tiÕn hµnh ghi l¹i nh÷ng sù thay ®æi råi ®ãng tÖp. - NÕu chän No th× Word sÏ ®ãng tÖp mµ kh«ng lu l¹i c¸c thay ®æi. - Chän Cancel ®Ó quay vÒ so¹n th¶o. 5 - ThiÕt lËp trang

+> ChuyÓn tÖp cÇn ®Æt trang thµnh hiÖn hµnh. +> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Page Setup... Hép tho¹i Page Setup gåm nhiÒu thÎ ®Ó thiÕt lËp tõng lo¹i thuéc tÝnh cña trang v¨n b¶n. Red Heart

47

Microsoft Word 2000

a - §Æt lÒ

+> Chän thÎ Margin.

+> §Æt kÝch thíc cña lÒ t¹i c¸c môc Top (lÒ trªn), Bottom (lÒ díi), Left (lÒ tr¸i), Right (lÒ ph¶i); KÝch thíc cña tiªu ®Ò trªn (Header), díi (Footer) t¹i môc From edge. +> Chän Mirror margins trong trêng hîp muèn in v¨n b¶n 2 mÆt. +> NhÊn OK ®Ó thùc hiÖn lÖnh, nÕu muèn lu c¸c tuú chän vµo thÎ Normal nhÊn nót Default… b - §Æt khæ giÊy

+> Chän thÎ Paper Size.

48

Red Heart

Microsoft Word 2000

+> Chän khæ giÊy ë hép Paper size (Lu ý : C¸c khæ chØ ®îc thiÕt lËp khi ®· cµi m¸y in vµo Windows). +> Chän híng giÊy theo chiÒu däc (Portrait) hoÆc ngang (Landscape) t¹i môc Orientation → OK (Default). c - §Æt nguån giÊy

+> Chän thÎ Paper Source.

+> §Æt kiÓu nguån giÊy cho trang ®Çu ë môc First page cã thÓ lµ : Khay giÊy ngÇm ®Þnh [Default tray (Auto Select)], Tù ®éng chän [Auto Select] hoÆc n¹p b»ng tay (Manual Feed). Red Heart

49

Microsoft Word 2000

+> §Æt kiÓu nguån giÊy cho c¸c trang cßn l¹i ë môc Other page. +> Chän OK (Default…). III - So¹n th¶o v¨n b¶n trong Word 1 - Ph¬ng thøc gâ tiÕng ViÖt kiÓu Telex

aw → ¨

AW → ¡

f → DÊu huyÒn

aa → ©

AA → ¢

s → DÊu s¾c

dd → ®

DD → §

r → DÊu hái

ee → ª

EE → £

oo → «

OO → ¤

j → NÆng

ow ([) → ¬

OW({) → ¥

z → Xo¸ dÊu

x → DÊu ng·

uw (]) → UW (}) → ¦ Ph¬ng thøc nµy bá dÊu theo kiÓu mò-trùc-tiÕp-dÊu-tù-®éng B¹n chuyÓn ®æi sang chÕ ®é kh«ng bá dÊu b»ng tæ hîp phÝm SHIFT-SHIFT hoÆc Alt-Z hay Ctrl - ~ . VÝ dô: B¹n gâ dßng ch÷ : "Níc ch¶y ®¸ mßn" b»ng d·y c¸c phÝm sau Nuwowcs chayr < phÝm c¸ch> ddas monf 2 - Nguyªn t¾c nhËp v¨n b¶n trong Word

§èi tîng xö lý cña Word lµ tõng kÝ tù, tõng tõ, tõng c©u, tõng ®o¹n thËm chÝ c¶ tÖp tµi liÖu. Nhng ®o¹n v¨n b¶n lµ ®èi tîng chñ yÕu Word quan t©m xö lý. Do ®ã, trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o nªn cè g¾ng ph©n biÖt ®o¹n mét c¸ch râ rµng. §o¹n ®îc b¾t ®Çu b»ng dÊu Enter vµ kÕt thóc còng b»ng dÊu nµy, c¸c c©u trong ®o¹n ph¶i ®îc nhËp liªn tôc vµ khi hÕt chç trªn mét dßng Word sÏ tù ®éng chuyÓn con trá xuèng dßng díi ®Ó nhËp tiÕp. 3 - Thao t¸c ®èi víi khèi

a - Chän v¨n b¶n - §èi tîng

<+> Chän v¨n b¶n : +> Chän b»ng bµn phÝm : Thùc hiÖn viÖc chän v¨n b¶n b»ng c¸ch Ên gi÷ phÝm Shift råi gâ c¸c phÝm di chuyÓn. +> Chän b»ng chuét : - KÝch chuét ë vÞ trÝ ®Çu vµ kÐo ®Õn vÞ trÝ cuèi ®Ó chän mét khèi v¨n b¶n. 50

Red Heart

Microsoft Word 2000

- KÝch liªn tiÕp ba lÇn trong mét ®o¹n ®Ó chän toµn ®o¹n ®ã. <+> Chän ®èi tîng : §Ó chän ®èi tîng b»ng c¸ch ®Æt chuét lªn ®èi tîng ®ã råi bÊm chän. §èi tîng ®îc chän sÏ cã ®êng viÒn bao quanh. b - C¾t

Chän v¨n b¶n hoÆc ®èi tîng cÇn c¾t sau ®ã kÝch chuét vµo nót Cut trªn thanh c«ng cô hay thùc hiÖn lÖnh Edid\Cut, néi dung bÞ c¾t sÏ ®îc chuyÓn vµo bé ®Öm (Clip board). c - Sao chÐp

Chän v¨n b¶n hoÆc ®èi tîng cÇn sao chÐp råi kÝch vµo nót Copy trªn thanh cung cô hay thùc hiÖn lÖnh Edid\Copy, néi dung cña v¨n b¶n còng ®îc chuyÓn vµo ClipBoard. d - D¸n

§Æt con trá t¹i vÞ trÝ cÇn d¸n råi thùc hiÖn lÖnh Edid\Paste hoÆc kÝch vµo nót Paste trªn thanh c«ng cô, néi dung trong bé ®Öm sÏ ®îc d¸n ra mµn h×nh so¹n th¶o t¹i vÞ trÝ con trá e - Di chuyÓn

- B¶n chÊt lµ thùc hiÖn thao t¸c c¾t vµ d¸n. - §Ó thùc hiÖn nhanh thao t¸c b»ng chuét trong hép tho¹i Opition thÎ Edid chän môc Drag-and-Drop text Editing. Chän v¨n b¶n (®èi tîng) cÇn di chuyÓn sau ®ã ®Æt chuét vµo vïng chän råi thùc hiÖn thao t¸c kÝch vµ kÐo ®Õn vÞ trÝ míi. f - Huû bá lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn

§Ó huû bá lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn vµo tr×nh ®¬n Edit chän lÖnh Undo. g - LÆp l¹i lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn

§Ó lµm l¹i lÖnh so¹n th¶o ®· thùc hiÖn vµo tr×nh ®¬n Edit chän lÖnh Redo. 4 - T×m kiÕm vµ thay thÕ v¨n b¶n

+> Më tr×nh ®¬n Edit chän lÖnh Replace… Chän thÎ Replace

Red Heart

51

Microsoft Word 2000

+> NhËp v¨n b¶n cÇn t×m vµo hép Find What vµ v¨n b¶n cÇn thay thÕ vµo hép Replace with. +> §Ó thiÕt lËp tuú chän t×m kiÕm nhÊn chuét vµo nót More, hép tho¹i Find and Replace sÏ ®îc më réng thªm mét phÇn xuèng phÝa díi. Chän : - All (Up/Down) ë hép Search ®Ó x¸c ®Þnh ph¹m vi t×m kiÕm. - Match case : t×m cã phÇn biÖt ch÷ hoa vµ ch÷ thêng. - Find whole words only : t×m riªng tõng tõ. - Use wildcards : t×m theo kÝ tù ®¹i diÖn. - Sounds like : t×m theo phiªn ©m. - Find all word forms : t×m c¶ c¸c tõ biÓu mÉu. +> KÝch nót Find Next ®Ó b¾t ®Çu t×m kiÕm. +> Khi t×m thÊy v¨n b¶n Word tù ®éng chän tõ ®îc t×m thÊy vµ dõng l¹i chê quyÕt ®Þnh cña ngêi dïng. Lóc nµy, cã thÓ chän nót Replace ®Ó thay thÕ hoÆc chän Replace All th× Word sÏ tù ®éng thay thÕ tÊt c¶ c¸c tõ ®îc t×m thÊy, cßn nÕu chän Find Next th× Word bá qua v¨n b¶n ®îc t×m thÊy vµ tiÕm tôc t×m kiÕm. +> KÕt thóc t×m kiÕm Word ®a ra th«ng b¸o :

KÝch OK ®Ó kÕt thóc råi kÝch Cancel ®Ó ®ãng hép tho¹i Find and Replace. IV - Biªn tËp biÕn ®æi thuéc tÝnh v¨n b¶n 1 - §Þnh d¹ng kiÓu ch÷

52

Red Heart

Microsoft Word 2000

+> Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng kiÓu ch÷ råi thùc hiÖn lÖnh Font trong tr×nh ®¬n Fomat → Chän thÎ Font. +> Chän kiÓu ch÷ ë hép Font. +> §Ó thay ®æi kÝch thíc ch÷ chän kÝch thíc t¹i môc Size. +> Hép Font Style cho phÐp g¸n c¸c kiÓu d¸ng ch÷ cña mét Font cho v¨n b¶n gåm cã : Regular cho kiÓu ch÷ b×nh thêng, Italic cho kiÒu ch÷ nghiªng , Bold cho kiÒu ch÷ ®Ëm , Bold Italic cho kiÓu d¸ng ch÷ ®Ëm vµ nghiªng . +> Hép Underline dïng lùa chän c¸c kiÓu g¹ch ch©n. +> Môc Effect dïng ®Æt c¸c hiÖu øng cho v¨n b¶n nh : - Strikethough : t¹o hiÖu øng g¹ch bá v¨n b¶n b»ng dÊu g¹ch ®¬n. - Double strikethough : t¹o hiÖu øng g¹ch bá v¨n b¶n b»ng dÊu g¹ch ®«i. - Superscript : t¹o hiÖu øng chØ sè trªn. - Subscript : t¹o hiÖu øng chØ sè díi. - Shadow, Outline, Emboss, Engrave : BËt/t¾t hiÖu øng t¹o ch÷ bãng, viÒn ngoµi, lµm næi vµ hiÖu øng kh¾c s©u. - Small caps, All caps, Hidden : BËt/t¾t hiÖu øng t¹o ch÷ hoa nhá, ch÷ hoa ®Çy ®ñ vµ Èn v¨n b¶n.

Red Heart

53

Microsoft Word 2000

Sau khi ®· thùc hiÖn song toµn bé c¸c thay ®æi, chän nót OK ®Ó ¸p dông, nÕu chän Default… Word sÏ ghi c¸c tuú chän nµy vµo tÖp Normal.DOT (®Æt chÕ ®é ngÇm ®Þnh). 2 - §Þnh d¹ng ®o¹n v¨n b¶n

+> Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®Þnh d¹ng råi thùc hiÖn lÖnh Pragraph… trong tr×nh ®¬n Fomat → Chän thÎ Indents and Spacing. +> Chän c¸c chiÒu canh chØnh trong hép Aligment gåm : Left canh chØnh th¼ng theo lÒ tr¸i, Center canh chØnh th¼ng gi÷a theo hai lÒ, Right canh chØnh th¼ng theo lÒ ph¶i, Justify canh ®Òu theo hai lÒ. +> Môc Indentation dïng ®Æt kho¶ng thôt so víi hai lÒ : - Left, Right : thôt dßng so víi lÒ tr¸i hoÆc ph¶i. - Thôt dßng ®Æc biÖt (Special) víi First line (dßng ®Çu), Hanging thôt dßng kiÓu treo. +> §Æt kho¶ng c¸ch gi÷a c¸c ®o¹n vµ c¸c dßng trong ®o¹n t¹i môc Spacing.

54

Red Heart

Microsoft Word 2000

+> KÝch OK ®Ó ¸p dông c¸c tuú chän vµ ®ãng hép tho¹i. 3 - So¹n th¶o v¨n b¶n nhiÒu cét

Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn t¹o cét råi thùc hiÖn lÖnh Colums…trong tr×nh ®¬n Format.

C¸c môc tuú chän :

Red Heart

55

Microsoft Word 2000

+> Môc Presets cho phÐp chän 1 trong 5 mÉu ®Þnh cét cã s½n hoÆc dïng hép Number of Columns ®Ó t¹o sè cét tuú ý. +> Môc Width and Spacing dïng ®Æt réng vµ kho¶ng c¸ch cña c¸c cét víi ®iÒu kiÖn tuú chän Equal column width ®· ®îc t¾t. +> Chän Line between nÕu muèn t¹o ®êng kÎ gi÷a c¸c cét. +> Hép Apply dïng ®Ó chän ¸p dông : Whole Document toµn bé v¨n b¶n , This Point Forward ¸p dông tõ vÞ trÝ con trá vÒ cuèi tÖp tµi liÖu. +> Chän Start New Colums nÕu muèn thiÕt lËp cét b¾t ®Çu tõ trang míi . +> KÝch OK ®Ó thiÕt lËp c¸c th«ng sè ®· chän vµ ®ãng hép tho¹i. 4 - Cµi ®Æt tab

+> Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®¹t TAB råi chän lÖnh Tabs… trong tr×nh ®¬n Format.

+> NhËp kho¶ng c¸ch ®iÓm dõng tÝnh tõ lÒ tr¸i ë hép Tab Stop Position. +> Chän chiÒu canh chØnh t¹i dÊu Tab t¹i môc Alignmemt gåm : - Left : canh chØnh th¼ng theo mÐp tr¸i cña ®iÓm Tab. - Center: lÊy ®iÓm Tab lµm t©m canh chØnh ®Òu v¨n b¶n sang 2 bªn . - Right : canh chØnh th¼ng theo mÐp ph¶i cña ®iÓm Tab. - Decimal: chØnh th¼ng cét sè liÖu theo dÊu chÊm thËp ph©n.

56

Red Heart

Microsoft Word 2000

- Bar : chÌn v¹ch th¼ng ®øng t¹i ®iÓn Tab. +> Chän kiÓu dÉn ®Õn ®iÓm Tab t¹i môc Leader. +> §Æt ®iÓm Tab ngÇm ®Þnh trong hép Default Tab Stop. +> Chän Set ®Ó thiÕt lËp ®iÓm dõng vµ ®a vµo danh s¸ch . +> Chän Clear (Clear All) nÕu muèn xo¸ ®iÓm dõng trong hép Tab Stop Position. +> KÝch OK ®Ó thiÕt lËp c¸c tuú chän. * Ngoµi cßn cã thÓ ®Æt Tab trùc tiÕp trªn thíc b»ng c¸ch : Chän kiÓu ®iÓm dõng t¹i nót bªn tr¸i cña thíc (

) råi kÝch chuét lªn thíc t¹i

c¸c ®iÓn muèn ®Æt Tab . Muèn ®iÒu chØnh l¹i ®iÓm dõng trªn thíc ta bÊm lªn dÊu Tab vµ kÐo ®Õn ®iÓm míi. Muèn xo¸ dÊu Tab bÊm chuét lªn nã vµ kÐo ra khái thíc. 5 - §¸nh sè vµ t¹o dÊu nhÊn m¹nh cho ®o¹n v¨n b¶n

+> Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn ®¸nh sè hay t¹o dÊu nhÊn m¹nh. Råi thùc hiÖn lÖnh Bullets and Numbering… trong tr×nh ®¬n Format.

+> §Ó t¹o dÊu nhÊn m¹nh : Chän thÎ Bullsted sau ®ã chän c¸ch t¹o nhÊn m¹nh råi kÝch chuét vµo nót OK. +> §Ó ®¸nh sè cho c¸c ®o¹n : Chän thÎ Nummbered chän c¸ch ®¸nh sè vµ kÝch chuét vµo nót OK.

Red Heart

57

Microsoft Word 2000

* Lu ý chän nót Customize… ®Ó ®iÒu chØnh chi tiÕt kiÓu ®¸nh sè hoÆc nhÊn m¹nh ®· chän. Muèn huû bá ®¸nh sè vµo dÊu nhÊn m¹nh cho ®o¹n v¨n b¶n tríc hÕt chän ®o¹n v¨n b¶n ®· ®îc ®¸nh sè hoÆc t¹o dÊu nhÊn m¹nh råi bËt nót Bullets hoÆc Numbering trªn thanh ®Þnh d¹ng. 6 - Phãng to kÝ tù ®Çu ®o¹n v¨n b¶n

+> Chän kÝ tù cÇn ®Þnh d¹ng . +> Chän lÖnh Drop Cap… trong tr×nh ®¬n Format. +> Chän kiÓu drop cap t¹i ë môc Position gåm : - None : Kh«ng t¹o drop cap. - Dropped : Phãng to kÝ tù. - In Margin : Phãng to kÝ tù vµ ®Æt n»m trªn cét riªng .

+> Chän kiÓu ch÷ cho kÝ tù phãng to ë hép Font. +> Chän sè dßng chøa kÝ tù ®îc phãng to t¹i môc Lines to drop. +> Môc Distance from Text dïng ®Æt kho¶ng c¸ch tõ kÝ tù phãng to ®Õn v¨n b¶n . +> Chän OK ®Ó thùc hiÖn lÖnh vµ ®ãng hép tho¹i . 7 - ThÎ ®Þnh d¹ng

a - T¹o thÎ

+> Chän ®o¹n v¨n b¶n chøa c¸c ®Þnh d¹ng cÇn ®a vµo thÎ. +> Më tr×nh ®¬n Format chän lÖnh Style…

58

Red Heart

Microsoft Word 2000

+> Chän nót New… khi xuÊt hiÖn hép tho¹i nhËp tªn thÎ cÇn t¹o vµo hép Name. +> NÕu muèn lu thÎ vµo tÖp Normal.dot kÝch chän Add to template. +> NÕu muèn g¸n tæ hîp phÝm t¾t cho thÎ chän nót Shortcut key… khi xuÊt hiÖn hép tho¹i Customize Keyboard nhÊn tæ hîp phÝm t¾t lµ phÝm di chuyÓn, phÝm xo¸, Insert hoÆc tæ hîp phÝm ph¶i b¾t ®Çu b»ng phÝm Ctrl, Alt hay Shift. Sau ®ã chän Assign råi kÝch Close. +> Chän Close (Apply) ®Ó kÕt thóc viÖc t¹o thÎ vµ ®ãng hép tho¹i. b - Sö dông thÎ

Muèn g¸n thÎ ®· t¹o cho ®o¹n v¨n b¶n ®îc chän nhÊn phÝm t¾t hoÆc chän tªn thÎ trªn hép Style cña thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng hay më hép tho¹i Style chän tªn thÎ cÇn g¸n råi nhÊn nót Apply. c - HiÖu chØnh thÎ ®· t¹o

§Ó hiÖu chØnh thÎ ®· t¹o më hép tho¹i Style chän tªn thÎ cÇn hiÖu chØnh sau ®ã chän nót Modify… råi tiÕn hµnh hiÖu chØnh b»ng c¸ch nhÊn chän nót Format. d - Xo¸ thÎ

Red Heart

59

Microsoft Word 2000

Xo¸ thÎ b»ng c¸ch më hép tho¹i Style chän tªn thÎ cÇn xo¸ råi chän Delete. 8 - Sao chÐp ®Þnh d¹ng

Chän ®o¹n v¨n b¶n ®· chøa ®Þnh d¹ng cÇn sao chÐp, sau ®ã nhÊn nót lÖnh Format Painter trªn thanh c«ng cô Standard, khi con trá so¹n th¶o chuyÓn sang d¹ng

chän ®o¹n v¨n b¶n muèn sao chÐp

®Õn. V - T¹o vµ biªn tËp b¶ng 1 - ChÌn b¶ng vµo v¨n b¶n ®ang so¹n th¶o

§Æt con trá t¹i vÞ trÝ muèn chÌn b¶ng, råi chän Table… trong Table\Insert.

+> NhËp sè cét vµ sè hµng cña b¶ng muèn chÌn t¹i Number of Columns vµ Number of Rows. +> X¸c ®Þnh ®é réng cña cét ë môc AutoFit behavior gåm c¸c tuú chän : - Fixed column width : ngêi dïng ®Æt chÝnh x¸c ®é réng hoÆc ®Ó Word tù ®éng x¸c ®Þnh ®é réng cña c¸c cét, thêng chän Auto. - AutoFit to contents : Word tù ®éng ®iÒu chØnh ®é réng cña cét sao cho lu«n ®ñ chøa néi dung cña c¸c « trong cét. - AutoFit to windows : lÊy ®é réng cét t¬ng øng víi kÝch thíc cña cöa sæ tµi liÖu. +> KÝch chuét vµo vµo nót OK ®Ó chÌn b¶ng.

60

Red Heart

Microsoft Word 2000 2 - Biªn tËp l¹i d¹ng thøc cña b¶ng

a - Di chuyÓn con trá so¹n th¶o trong b¶ng

Tab : Di chuyÓn con trá ®Õn « kÕ tiÕp. Shift + Tab : Di chuyÓn con trá vÒ « tríc. Alt + Home : Di chuyÓn con trá vÒ « ®Çu tiªn cña hµng hiÖn thêi. Alt + End : Di chuyÓn con trá ®Õn « cuèi cïng cña hµng hiÖn thêi. Alt + PageUp : Di chuyÓn con trá vÒ « trªn cïng cña cét hiÖn thêi. Alt + PageDown : Di chuyÓn con trá xuèng « díi cïng cña cét hiÖn thêi. b - Chän «

<+> Chän « ®¬n : §Æt chuét ®Õn vïng chän cña « vµ bÊm ®¬n. <+> Chän c¸c « liªn tiÕp : BÊm chuét ë « ®Çu vµ kÐo ®Õn « cuèi (nÕu dïng bµn phÝm: Ên gi÷ phÝm Shift + phÝm di chuyÓn con trá ®Ó chän. <+> Chän 1 hoÆc nhiÒu cét : §Æt chuét lªn trªn cét cÇn chän khi chuét chuyÓn sang d¹ng  kÝch chuét ®Ó chän 1 hoÆc nhiÒu cét liªn tiÕp. <+> Chän 1 hoÆc nhiÒu hµng liªn tiÕp : §Æt chuét ra ngoµi hµng cÇn chän khi chuét chuyÓn vÒ d¹ng ngÇm ®Þnh kÝch chuét ®Ó chän 1 hoÆc nhiÒu hµng liªn tiÕp. c - Xo¸ néi dung v¨n b¶n trong «

Chän « cÇn xo¸ råi bÊn phÝm Delete. d - Xo¸ «, hµng, cét hoÆc c¶ b¶ng

+> Chän « cÇn xo¸ +> Më tr×nh ®¬n Table → Delete : - Chän Table xo¸ toµn bé b¶ng. - Chän Columns ®Ó xo¸ cét chøa « ®· ®îc chän. - Chän Rows ®Ó xo¸ hµng chøa « ®· ®îc chän. - Chän Cells… khi hép ®èi tho¹i xuÊt hiÖn tiÕp tôc x¸c ®Þnh tuú chän xo¸ : Shift Cells Left xo¸ « ®îc chän vµ kÐo « bªn tr¸i vÒ. Shift Cells Up xo¸ « ®îc chän vµ ®a néi dung ë « bªn díi lªn. Delete Entire Row xo¸ hµng chøa « ®îc chän. Delete Entire Column xo¸ cét chøa « ®îc chän. - Chän nót OK ®Ó tiÕn hµnh xo¸. Red Heart

61

Microsoft Word 2000

e - ChÌn thªm mét hµng hoÆc mét cét

+> Chän cét hµng hoÆc cét trªn b¶ng ®Ó x¸c ®Þnh vÞ trÝ chÌn. +> Më tr×nh ®¬n Table → Insert, råi chän : - Columns to the Left : chÌn c¸c cét vµo bªn tr¸i ®iÓm chän. - Columns to the Right : chÌn c¸c cét vµo bªn ph¶i ®iÓm chän. - Rows Above : chÌn c¸c hµng lªn tríc ®iÓm chän. - Rows Below : chÌn c¸c hµng xuèng phÝa díi ®iÓm chän. - Cells…

X¸c ®Þnh tuú chän chÌn råi nhÊn nót OK. +> Muèn chÌn mét hµng vµo cuèi b¶ng ®Æt con trá ®Õn « cuèi cïng cña b¶ng vµ nhÊn phÝm Tab mét hµng míi sÏ ®îc t¹o thªm vµo cuèi b¶ng. f - Thay ®æi ®é réng cña cét

§Æt chuét ®Õn biªn bªn ph¶i cña cét cÇn thay ®æi khi con trá chuyÓn sang d¹ng  kÝch vµ kÐo chuét ®Ó thay ®æi kÝch thíc. * Lu ý : Víi chiÒu cao cña hµng nã sÏ ®îc tù ®éng më réng khi nhËp v¨n b¶n ®Çy « hoÆc nhÊn phÝm Enter. g - T¹o ®êng viÒn cho b¶ng

+> HiÓn thÞ thanh c«ng cô Tables and Borders (nÕu nã bÞ t¾t hiÓn thÞ). +> Chän kiÓu nÐt viÒn trong hép Line Style trªn thanh Tables and Borders (nÕu muèn bá nÐt kiÒn chän Line Style lµ No Border). +> NhÊn nót Draw Table råi thùc hiÖn thao t¸c vÏ trªn c¸c ®êng cÇn t¹o nÐt viÒn hoÆc muèn xo¸ nÐt viÒn ®i. h - Xo¸ ®êng trong b¶ng

§Ó xo¸ ®êng trong b¶ng nhÊn nót Eraser råi thùc hiÖn thao t¸c vÏ trªn c¸c ®êng muèn xo¸. VI - Thay ®æi d¹ng thøc hiÓn thÞ tµi liÖu

62

Red Heart

Microsoft Word 2000 1 - C¸c chÕ ®é tr×nh bµy mµn h×nh

a - ChÕ ®é thêng

§Ó gi¶m thêi gian xö lý tµi liÖu ngêi ta thêng lµm viÖc ë chÕ ®é Normal. ChÕ ®é nµy cho phÐp quan s¸t tÊt c¶ c¸c ®Þnh d¹ng ®Æc biÖt trªn mµn h×nh rÊt gièng khi in ra giÊy. Tuy nhiªn mét sè ®Æc ®iÓm kh¸c nh : tiªu ®Ò, ®êng ranh giíi v¨n b¶n… kh«ng ®îc hiÖn hoÆc ®¬n gi¶n ho¸ ®Ó t¨ng tèc ®é so¹n th¶o. §Ó chuyÓn sang chÕ ®é nµy chän lÖnh Normal trong tr×nh ®¬n View hoÆc bÊm vµo nót ®Çu tiªn gãc díi bªn tr¸i thanh cuén ngang ®Ó chän. b - ChÕ ®é tæ chøc tµi liÖu díi d¹ng trang Web

ë chÕ ®é nµy tµi liÖu ®îc hiÓn thÞ gièng nh ®îc duyÖt bëi mét tr×nh duyÖt Web. Muèn chuyÓn sang chÕ ®é nµy chän lÖnh Web Layout trong tr×nh ®¬n View hoÆc bÊm vµo nót thø hai gãc díi bªn tr¸i thanh cuén ngang ®Ó chän. c - ChÕ ®é tr×nh bµy trang

§©y lµ chÕ ®é tr×nh bµy trang gièng nh khi in ra giÊy. Nã hiÖn tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn hiÖn cã cña 1 trang tµi liÖu. Nhîc ®iÓm cña chÕ ®é nµy lµ lµm cho tèc ®é xö lý cña Word gi¶m ®i ®¸ng kÓ. Chän lÖnh Print Layout tõ tr×nh ®¬n View hoÆc bÊm nót biÓu tîng thø ba ë thanh cuén ngang ®Ó chuyÓn sang chÕ ®é Print Layout. d - ChÕ ®é tæng quan

Dïng chÕ ®é tæng quan ®Ó t¹o ra nh÷ng phÇn tãm t¾t vµ ®Ó kiÓm tra cÊu tróc cña mét tµi liÖu. ë ®©y ta cã thÓ chän ®Ó chØ xem c¸c môc tiªu ®Ò lín cña tµi liÖu vµ dÊu ®i tÊt c¶ c¸c chi tiÕt, môc nhá h¬n trong c«ng viÖc xem c¸c tiªu ®Ò lín cïng víi c¸c v¨n b¶n phô ®i kÌm nã, hoÆc chuyÓn nã ®Õn mét vÞ trÝ míi. Muèn sö dông tèt ®Æc tÝnh nµy ta cÇn ph¶i g¸n c¸c kiÓu tr×nh bµy môc tiªu ®Ò cho c¸c tiªu ®Ò cña tµi liÖu. Th«ng thêng ®ã lµ c¸c kiÓu tr×nh bµy : Heading, List, Body text… T¸c dông : Hç trî m¹nh cho viÖc tæ chøc l¹i néi dung cña c¸c tµi liÖu lín, thay ®æi c¸c môc tiªu ®Ò, di chuyÓn hay sao chÐp c¸c néi dung v¨n b¶n… Vµo View vµ chän Outline ®Ó chuyÓn sang chÕ ®é nµy. Red Heart

63

Microsoft Word 2000 2 - Xem tµi liÖu tríc khi in

+> Më tr×nh ®¬n File chän lÖnh Print Preview. +> Tµi liÖu ®îc hiÓn thÞ díi d¹ng nh khi nã ®îc in ra giÊy. +> Thanh c«ng cô Print Priview. In tµi liÖu BËt/t¾t chÕ ®é phãng to t¹i vÞ trÝ ®îc trän. HiÓn thÞ chän vÑn 1 trang tµi liÖu trªn mµn h×nh Chän hiÓn thÞ nhiÒu trang tµi liÖu cïng mét lóc Thay ®æi tØ lÖ khung nh×n

Trî gióp theo ng÷ c¶nh §ãng chÕ ®é xem nhanh HiÓn thÞ ®Çy mµn h×nh Co l¹i tµi liÖu cho võa mét trang mµn h×nh BËt/t¾t hiÓn thÞ thíc +> Chän nót Close ®Ó quay vÒ tµi liÖu hiÖn hµnh. 3 - Thay ®æi tØ lÖ hiÓn thÞ tµi liÖu

§Ó thay ®æi tØ lÖ hiÓn thÞ tµi liÖu më tr×nh ®¬n View chän lÖnh Zoom råi chän tØ lÖ hiÓn thÞ ë môc Zoom to hay ®Æt tØ lÖ tuú ý t¹i hép Percent. 4 - BËt t¾t hiÓn thÞ c¸c thanh c«ng cô

§Ó bËt hay t¾t hiÓn thÞ c¸c thanh c«ng cô më tr×nh ®¬n View chän Toolbars råi chän thanh c«ng cô cÇn hiÖn hoÆc Èn. §Ó thªm hoÆc bít nót lÖnh trªn thanh c«ng cô chän lÖnh Customize… khi hép tho¹i Customize xuÊt hiÖn chän thÎ chän thÎ Commands, ®Ó l¹i bá nót lÖnh chØ cÇn kÝch vµo nót lÖnh ®ã råi kÐo nã ra khái thanh c«ng cô. Muèn thªn nót lÖnh cÇn chän lo¹i lÖnh ë môc Categories råi kÝch vµo nót lÖnh cÇn thªm trong hép Commands vµo kÐo nã vµo thanh c«ng cô cÇn ®Æt.

64

Red Heart

Microsoft Word 2000

Lu ý : Mét sè thanh c«ng cô sÏ tù hiÓn thÞ khi chän lµm viÖc víi ®èi tîng cña nã. VII - §èi tîng cña microsoft Word 1 - ChÌn kÝ hiÖu ®Æc biÖt

+> X¸c ®Þnh vÞ trÝ muèn chÌn kÝ hiÖu ®Æc biÖt vµo tµi liÖu so¹n th¶o. +> Thùc hiÖn lÖnh Symbol… trong thùc ®¬n Insert. +> Chän thÎ Symbol råi chän bé kÝ tù ®Æc biÖt trong hép Font. Chän font Symbol ®Ó hiÖn thÞ b¶ng danh s¸ch kÝ tù ®Æc biÖt hoÆc chän Wingdings ®Ó hiÖn thÞ b¶ng danh s¸ch biÓu tîng ®Æc biÖt.

+> Chän kÝ hiÖu cÇn chÌn råi kÝch chuét vµo nót Insert. +> Thùc hiÖn l¹i hai thao t¸c trªn ®Ó chÌn c¸c kÝ hiÖu kh¸c nhau. +> Chän Close ®Ó ®ãng hép tho¹i. 2 - ChÌn ¶nh vµo tµi liÖu

+> §Æt con trá t¹i vÞ trÝ muèn chÌn ¶nh. +> Thùc hiÖn lÖnh Picture → Clip Art… trong thùc ®¬n Insert. +> Khi hép tho¹i xuÊt hiÖn chän thÎ Pictures tiÕp theo chän lo¹i ClipArt. +> Chän ¶nh cÇn chÌn råi nhÊn nót Insert Clip. +> §Ó kÕt thóc lÖnh nhÊn nót Close ®Ó ®ãng cöa sæ Insert ClipArt. Red Heart

65

Microsoft Word 2000 3 - So¹n th¶o c«ng thøc

+> §Æt con trá ®Õn vÞ trÝ cÇn chÌn. +> Thùc hiÖn lÖnh Object.. trong tr×nh ®¬n Insert. +> Chän thÎ Creat New sau ®ã chän Microsoft Equation 3.0 trong hép Object Type. +> Word chuyÓn vµo m«i trêng so¹n th¶o Equation. Trªn cöa nµy c¸c thµnh phÇn ®¸ng quan t©m : - Thanh menu : chñ yÕu chøa c¸c lÖnh ®Þnh d¹ng c«ng thøc. - Vïng so¹n th¶o c«ng thøc. - Thanh c«ng cô Equation, thanh nµy gåm hai hµng nót c«ng cô : Hµng trªn trªn chøa c¸c nót dïng chÌn c¸c kÝ hiÖu ®Æc biÖt, hµng díi chøa c¸c nót t¹o c«ng thøc.

+> So¹n th¶o c«ng thøc, khi muèn kÕt thóc kÝch chuét ra mµn h×nh so¹n th¶o ®Ó quay vÒ cöa sæ tµi liÖu hiÖn hµnh. 4 - T¹o hiÖu øng ®Æc biÖt

+> BËt thanh c«ng cô Drawing råi chän nót Insert WordArt. +> Chän kiÓu WordArt ë danh s¸ch võa xuÊt hiÖn. +> NhËp néi dung cña WordArt trªn cöa sæ Edit WordArt Text → OK. +> TiÕn hµnh hiÖu chØnh hiÖu øng, c«ng viÖc nµy ®îc thùc hiÖn chñ yÕu trªn thanh c«ng cô WordArt vµ b»ng thao t¸c thay ®æi kÝch thíc cña hiÖu øng. * Thanh c«ng cô WordArt : ChÌn 1 WordArt míi Thay ®æi néi dung cña WordArt võa t¹o Thay ®æi kiÓu cña WordArt võa t¹o §Þnh d¹ng WordArt Thay ®æi h×nh d¸ng WordArt Xoay WordArt

66

Red Heart

Microsoft Word 2000

Thay ®æi ®é d·n cña v¨n b¶n trong hiÖu øng Canh chØnh v¨n b¶n trong hiÖu øng Xoay ®øng v¨n b¶n trong hiÖu øng T¨ng chiÒu cao cña v¨n b¶n trong hiÖu øng Thay ®æi kiÓu bao bäc cña v¨n b¶n víi WordArt 5 - HiÖu chØnh c¸c ®èi tîng

a - Thay ®æi kÝch thíc ®èi tîng

+> Chän ®èi tîng cÇn thay ®æi kÝch thíc, khi xuÊt hiÖn ®êng bao nh h×nh vÏ :

+> §Æt chuét t¹i c¸c nót  khi nã chuyÓn thµnh  th× kÝch kÐo ®Ó thay ®æi thay ®æi kÝch thíc cña ®èi tîng. b - HiÖu chØnh néi dông

§Ó hiÖu chØnh néi dông cña ®èi tîng nµo kÝch kÐp vµo ®èi tîng ®ã, khi ®· vµo m«i trêng t¹o ®èi tîng tiÕn hµnh hiÖu chØnh néi dung. vIII - §å häa trong Winword 1- C¸ch vÏ 1 chi tiÕt

+> Chän nót c«ng cô vÏ. +> KÐo con trá chuét ®Õn vÞ trÝ cÇn vÏ, lóc nµy con trá cã h×nh dÊu céng (+). +> KÝch gi÷ phÝm chuét t¹i vÞ trÝ xuÊt ph¸t råi kÐo vÒ híng muèn ph¸t triÓn h×nh . +> Khi trªn mµn h×nh xuÊt hiÖn nÐt vÏ nh mong muèn nh¶ tay ®Ó kÕt thóc vÏ. 2 - Thanh c«ng cô Drawing

Red Heart

67

Microsoft Word 2000

Nót hiÖu chØnh nÐt vÏ

(Group, UnGroup, Order, Grid, Rotate

and flip, Text Wrapping, Change AutoShape, Set AutoShape Default) Chän ®èi tîng Xoay tù do ®èi tîng C¸c c«ng cô vÏ h×nh víi kiÓu d¸ng thiÕt kÕ tríc C«ng cô vÏ ®êng th¼ng C«ng cô vÏ mòi tªn C«ng cô vÏ h×nh ch÷ nhËt C«ng cô vÏ h×nh trßn C«ng cô vÏ hép v¨n b¶n ChÌn hiÖu øng ®Æc biÖt ChÌn ¶nh vµo tµi liÖu

Thay ®æi mµu nÒn Thay ®æi mµu nÐt vÏ Thay ®æi mµu v¨n b¶n Thay ®æi kiÓu nÐt vÏ Thay ®æi kiÓu ®êng g¹ch ngang Thay ®æi kiÓu mòi tªn T¹o bãng 2 chiÒu T¹o bãng 3 chiÒu

VIII - Hoµn thiÖn vµ in tµi liÖu 1 - Tù ®éng ®¸nh sè trang

+> ChuyÓn tµi liÖu cÇn ®¸nh sè trang thµnh hiÖn hµnh. +> Chän lÖnh Page Number tõ menu lÖnh Insert.

68

Red Heart

Microsoft Word 2000

+> X¸c ®Þnh vÞ trÝ muèn ®¸nh sè trang ë hép Poisition : - Top of Page (Footer) : Chän ®¸nh sè ë ®Çu trang. - Bottom of Page (Header) : Chän ®¸nh sè ë cuèi trang. +> Trong hép Aligment chän Left, Center, Right, Inside, Outside ®Ó ®Æt trang ë bªn tr¸i, gi÷a, bªn ph¶i, phÝa trong hay phÝa ngoµi g¸y giÊy. +> NÕu muån ®¸nh trang b¾t ®Çu tõ vÞ trÝ bÊt kú nhÊn nót Format… råi nhËp gi¸ trÞ vµo hép Start at. +> OK ®Ó Word tiÕn hµnh tù ®éng ®¸nh sè trang. 2 - Thªm tiªu ®Ò cho trang tµi liÖu

+> ChuyÓn tµi liÖu cÇn t¹o tiªu ®Ò thµnh hiÖn hµnh. +> Vµo menu View vµ chän lÖnh Header and Footer phÇn diÖn tÝch dµnh cho tiªu ®Ò sÏ ®îc xuÊt hiÖn cïng víi thanh c«ng cô Header and Footer. +> ChuyÓn ®Õn tiªu ®Ò cÇn t¹o råi nhËp néi dung cho tiªu ®Ò ®ã. * Néi dung cña tiªu ®Ò cã thÓ ®Þnh d¹ng nh v¨n b¶n b×nh thêng. +> BÊm vµo nót Close ®Ó chuyÓn vÒ mµn h×nh so¹n th¶o. 3 - Xo¸ bá c¸c tiªu ®Ò vÒ sè trang

Muèn xo¸ bá tiªu ®Ò vµ sè trang, më hiÓn thÞ tiªu ®Ò cña mét trang bÊt råi xo¸ hÕt néi dung cña nã, sau ®ã ®ãng tiªu ®Ò nh vËy phÇn tiªu ®Ò sÏ tù ®éng ®îc lo¹i bá cho tÊt c¶ c¸c trang. 4 - In tµi liÖu

a - Thao t¸c in

+> Më hoÆc chuyÓn sang tµi liÖu cÇn in. +> KiÓm tra tµi liÖu tríc khi in.

Red Heart

69

Microsoft Word 2000

+> Chän lÖnh Print… trong tr×nh ®¬n File.

+> KiÓm tra l¹i c¸c thiÕt lËp cña m¸y in ngÇm ®Þnh ë môc Printer. +> Chän vïng in trong môc Page Range gåm c¸c tuú chän : All in toµn bé c¸c trang trong tµi liÖu; Current page in trang hiÖn thêi (trang chøa con trá so¹n th¶o); Selection in vïng v¨n b¶n ®· ®îc chon tríc; Pages in trang chØ ®Þnh, nÕu lµ c¸c trang liªn tiÕp dïng dÊu "-" ®Ó ng¨n c¸ch trang ®Çu vµ trang cuèi, c¸c trang kh«ng liªn tiÕp dïng dÊu "," ®Ó ng¨n c¸ch. +> §Æt sè lîng b¶n in vµo hép Copies; tuú chän Collate dïng ®Æt thø tù in. +> KiÓm tra ®èi tîng in ë

hép Print What ®¶m b¶o ®· chän

Document. +> X¸c ®Þnh trang in tron hép Print chän : - All Pages in Range in toµn bé c¸c trang trong tµi liÖu. - Old Pages in c¸c trang lÎ tong tµi liÖu. - Even Pages in c¸c trang ch½n trong tµi liÖu. +> NhÊn OK ®Ó b¾t ®Çu in tµi liÖu. b - Huû bá c«ng viÖc in

NhÊn ESC khi Word ®ang thùc hiÖn thñ tôc Background Printing, nÕu kh«ng kÞp h·y kÝch kÐp chuét nªn biÓu tîng tr¹ng th¸i in hoÆc

70

Red Heart

Microsoft Word 2000

chuyÓn sang tr×nh ®iÒu khiÓn m¸y in trong lÖnh Purge Print Documents. §Ó thiÕt lËp chÕ ®é Background Printing sö dông hép tho¹i Option thÎ Print. IX - C«ng cô cña Word 1 - Auto Text

a - T¹o AutoText

+> Chän ®o¹n v¨n b¶n cÇn t¹o Auto Text. +> Chän lÖnh AutoCorrect… trong tr×nh ®¬n Tools. +> Chän thÎ AutoText råi nhËp tªn AutoText cÇn t¹o ë môc Enter AutoText entries here, sau ®ã kÝch nót Add. b - Sö dông AutoText

+> §Æt con trá t¹i vÞ trÝ muèn chÌn AutoText gâ vµo tªn cña AutoText cÇn chÌn råi nhÊn phÝm F3. c - Xo¸ AutoText

Më hép tho¹i AutoCorrect chuyÓn ®Õn thÎ AutoText chän AutoText cÇn xo¸ vµ kÝch vµo nót Delete. 2 - Tù ®éng söa lçi khi nhËp v¨n b¶n

a - §Þnh nghÜa chuçi AutoCorrect

+> Më tr×nh ®¬n Tools chän lÖnh AutoCorrect… → ThÎ AutoCorrect.

Red Heart

71

Microsoft Word 2000

+> NhËp néi dung sÏ ®îc thay thÕ t¹i môc Replace (chuçi cã thÓ dµi ®Õn 14 kÝ tù nhng kh«ng ®îc chøa kho¶ng tr¾ng). +> NhËp néi dung cÇn thay thÕ t¹i môc With. +> KÝch nót Add ®Ó ®a tõ võa ®Þnh nghÜa vµo danh s¸ch. +> KÝch OK ®Ó kÕt thóc lÖnh. b - Tù ®éng söa lçi

C«ng cô nµy cho phÐp tù ®éng söa c¸c tõ bÞ lçi khi gâ v¨n b¶n thµnh c¸c tõ chÝnh x¸c ®· cµi ®Æt tríc. V× vËy cã thÓ lîi dông c«ng cô nµy ®Ó t¹o ra c¸c côm tõ gâ nhanh gièng nh AutoText. Khi sö dông ta chØ cÇn gâ côm tõ thay thÕ, sau phÝm SpaceBar néi dung thay thÕ sÏ hiÖn ra mµn h×nh so¹n th¶o. 3 - T¹o vµ thùc hiÖn mét Macro

Macro lµ mét ch¬ng tr×nh nhá gåm mét nhãm c¸c lÖnh, cã thÓ g¸n cho tæ hîp phÝm nãng. Khi thùc hiÖn Macro chØ viÖc bÊm tæ hîp phÝm nãng, c¸c lÖnh trong ch¬ng tr×nh cña Macro lÇn lît ®îc tiÕn hµnh. a - T¹o mét Macro

72

Red Heart

Microsoft Word 2000

+> Më tr×nh ®¬n Tools → Macro chän lÖnh Record New Macro…

+> §Æt tªn cho Macro trong hép Macro Name råi chän OK hoÆc chän g¸n macro cho thanh c«ng cô hoÆc bµn phÝm. +> Thùc hiÖn c¸c lÖnh cÇn ghi vµo Macro, ®Ó t¹m dõng ghi c¸c lÖnh vµo Macro chän nót lÖnh Pause, kÕt thóc viÖc nhËp kÝch chuét t¹i nót Stop. +> Thùc hiÖn lÖnh Save all trong tr×nh ®¬n File ®Ó lu c¸c lÖnh vµo Macro võa t¹o. b - Ch¹y mét Macro

Cã hai c¸ch ®Ó thùc hiÖn macro : +> Chän Macro tõ ®èi tîng mµ nã ®· ®îc g¸n. +> Dïng hép tho¹i: - Chän lÖnh Macros… trong tr×nh ®¬n Tools\Macro. - Trong hép tho¹i Macro name chän tªn cña Macro cÇn ch¹y. - Chän nót Run Word sÏ ®ãng hép héi tho¹i vµ thùc hiÖn c¸c lÖnh trong Macro . c - Xo¸ Macro

Më hép tho¹i Macros, chän tªn Macro cÇn xo¸ trong hép Macro name råi kÝch chuét vµo nót Delete. 4 - Kü thuËt trén tµi liÖu

<+> T¹o tÖp tµi liÖu chÝnh

+> So¹n th¶o néi dung cña tµi liÖu chÝnh. +> Më tr×nh ®¬n Tools chän lÖnh Mail Merge…

Red Heart

73

Microsoft Word 2000

+> Khi hép tho¹i Mail Merge Helper xuÊt hiÖn nhÊn nót Creat chän Form Letters… råi chän tiÕp Active Windows. <+> T¹o c¬ së d÷ liÖu nguån

+> Trªn hép tho¹i Mail Merge Helper nhÊn nót Get Data ë môc Data Source råi chän tiÕp lÖnh Creat Data Source…

+> Khai b¸o c¸c trêng xuÊt hiÖn trong CSDL nguån b»ng c¸ch : - NhËp tªn trêng ë hép Field name. - NhÊn nót Add Field Name. §Ó bá trêng ®· thªm vµo Field names in header row chän tªn cña nã råi nhÊn Remove Field Name. - NhÊn OK ®Ó kÕt thóc khai b¸o. +> Thùc hiÖn thao t¸c ghi tÖp CSDL nguån lªn ®Üa. +> Chän nót lÖnh Edit Data Source.

74

Red Heart

Microsoft Word 2000

+> NhËp d÷ liÖu b¶n ghi cho tÖp CSDL nguån trªn c¸c trêng ®· khai b¸o. +> NhÊn nót Add New ®Ó t¹o b¶n ghi míi, nhÊn OK ®Ó kÕt thóc nhËp. <+> KÕt hîp CSDL nguån víi tµi liÖu chÝnh

+> §Æt con trá so¹n th¶o ®Õn vÞ trÝ muèn chÌn trêng CSDL nguån. +> NhÊn nót Insert Merge Field trªn thanh c«ng cô Mail Merge khi b¶ng danh s¸ch xuÊt hiÖn chän tªn trêng cÇn chÌn. +> NhÊn nót View Merge Data trªn thanh c«ng cô Mail Merge ®Ó hiÓn thÞ CSDL nguån ®· ®îc kÕt hîp vµo tµi liÖu chÝnh. <+> Thanh c«ng cô Mail Merge

ChÌn c¸c trêng cÇn kÕt hîp do ngêi dïng t¹o ra ChÌn c¸c trêng cÇn kÕt hîp do Word t¹o s½n Xem d÷ liÖu ®· ®îc kÕt hîp Xem b¶n ghi ®Çu tiªn Xem b¶n ghi tríc B¶n ghi hiÖn hµnh Xem b¶n ghi kÕ tiÕp Xem b¶n ghi cuèi cïng

HiÓn thÞ hép tho¹i Mail Merge Helper KiÓm tra lçi kÕt hîp KÕt hîp CSDL nguån ®· t¹o víi mét tµi liÖu míi In tµi liÖu kÕt hîp T¹o kÕt hîp T×m kiÕm b¶n ghi So¹n söa tÖp CSDL nguån

Red Heart

75